IMPLEMENTATIE RAPPORT

Tabel 1

IMPLEMENTATIE RAPPORT ESTINEA Project:

Advise an E-business solution

Projectgroep:

Peter Kruit Marjolijn Venderbosch Sjors Palm Carlijn Roelofs Joost Kuipers

Opdrachtgever:

Ria van Houwelingen (Estinea)

Begeleiding vanuit school:

Jan Hugo Wijbenga

Versie:

1.0

24-6-2013

Implementatie Rapport

24 juni 2013

Product

Verantwoordelijke 1

Verantwoordelijke 2

Situatie Analyse

Sjors Palm

Marjolijn Venderbosch

Versie 0.1

Verandering Opzet document.

Persoon Carlijn Roelofs

0.2

Tekst 2.0, 2.1en 2.3 in document.

0.3

Inleiding en 2.4 in document.

Carlijn Roelofs en Marjolijn Venderbosch Carlijn Roelofs

0.4

Managementsamenvatting in document.

Marjolijn Venderbosch

0.5

Inleiding, aanleiding en doel Business case

Sjors Palm

0.6

Businesscase afgemaakt

Sjors Palm & Peter Kruit

0.7

Eindredactie

Carlijn Roelofs

0.8

Laatste toevoeging Managementsamenvatting Oplevering document

Sjors Palm

1.0

1


24 juni 2013

INHOUDSOPGAVE Inleiding ................................................................................................................................................... 4 Managementsamenvatting ..................................................................................................................... 5 1.0

Business case ............................................................................................................................... 6

Inleiding ............................................................................................................................................... 6 1.1

Aanleiding ................................................................................................................................ 6

1.2

Doel ......................................................................................................................................... 6

1.3

Huidige situatie en tekortkomingen ........................................................................................ 6

1.3.1 Hoofdprobleem ....................................................................................................................... 7 1.3.2 Subprobleem: Informatie van de organisatie richting de cliënt ............................................. 7 1.4

Nieuwe ICT systemen .............................................................................................................. 7

1.4.1 E-learning ................................................................................................................................ 7 1.4.2 ookjij.nl – TaraPlatform ..................................................................................................... 8 1.4.3 Impact op de ICT ................................................................................................................... 10 1.5

Kwaliteitseisen....................................................................................................................... 11

1.5.1

Kwaliteitseisen................................................................................................................... 12

1.6

Stakeholders .......................................................................................................................... 12

1.7

Baten ..................................................................................................................................... 14

1.8

Kosten .................................................................................................................................... 15

1.9

Beheer ................................................................................................................................... 16

1.9.1 Tijdens de implementatie: .................................................................................................... 16 1.9.2 Na de implementatie: ........................................................................................................... 16 1.10 2.0

Risico...................................................................................................................................... 17 Implementatie advies ................................................................................................................ 18

2.1

Optredende veranderingen ................................................................................................... 18

2.2

Acceptatie en kwaliteit Pilot.................................................................................................. 20

2.3

Aanpak en werkwijze............................................................................................................. 21

2

Implementatie Rapport 2.3.1 2.4

24 juni 2013

Virale Campagne................................................................................................................ 22 Projectbeheersing ................................................................................................................. 24

Bibliografie ............................................................................................................................................ 25

3


24 juni 2013

INLEIDING Dit rapport bevat een implementatieplan over de toepassing e-Learning dat is geadviseerd in de Visie Notatie. Het rapport is opgedeeld in twee aparte hoofdstukken: een business case en een implementatie advies. De business case bevat informatie over de technische aspecten die komen kijken bij het implementeren van e-Learning. De volgende onderwerpen komen aan bod: aanleiding en doel van eLearning, de huidige situatie en tekortkomingen, nieuwe ICT systemen, kwaliteitseisen, stakeholders, baten, exploitatie en beheer, kosten en risico’s. Het implementatie advies bevat informatie over het goed kunnen implementeren van e-Learning. Hierbij wordt een advies gegeven hoe Estinea het beste de implementatie van e-Learning kan gaan aanpakken. Hierbij wordt ingegaan op de volgende onderwerpen: optredende veranderingen, acceptatie en kwaliteit pilot, aanpak en werkwijze, virale campagne en projectbeheersing.

4


24 juni 2013

MANAGEMENTSAMENVATTING Aan de hand van deze managementsamenvatting is er een duidelijk overzicht van wat er in het Implementatie Rapport is beschreven. Hierin staan de belangrijkste aspecten van dit rapport. Uit de Visie Notatie is gebleken dat e-Learning het beste communicatiehulpmiddel is om te adviseren voor het verbeteren van de cliëntcommunicatie binnen Estinea. Dit advies bestaat uit een business case en het implementatie advies. In de Business case staat beschreven wat de details rondom e-Learning precies zijn. De huidige situatie van Estinea en de tekortkomingen zullen kort worden beschreven. De mogelijke ICTsystemen worden onder de loep genomen. Voorbeelden van Ookjij.nl en Tara worden beschreven. De kenmerken van het Taraplatform zullen verder worden uitgewerkt omdat dit een e-Learning toepassing is die door Estinea goed in gebruik kan worden genomen en om deze reden nader bekeken dient te worden. Ook is de software architectuur en netwerk architectuur (de onderdelen die invloed hebben op e-Learning) uitgewerkt. Verder zijn de kwaliteitseisen van de implementatie uitgewerkt. Deze eisen geven een duidelijk beeld van de progressie van de implementatie. Als aan alle eisen is voldaan is de implementatie geslaagd. De stakeholders (mensen die invloed hebben op het project) zijn beschreven en kosten voor de implementatie (hardware, software en licenties) zijn uitgewerkt. Het beheer tijdens de implementatie en de nazorg zijn behandeld en de risico’s zijn uitgewerkt. In het implementatie advies is beschreven wat de optredende veranderingen zijn voor Estinea met betrekking tot e-Learning. Begeleiders en cliënten gaan werken met e-Learning. Om e-Learning in te kunnen voeren moet er een contract worden opgesteld met DLA, taken moeten binnen de begeleiders verdeeld worden en er moeten iPads of computers aanwezig zijn voor de toepassing. Deze apparatuur heeft een internetverbinding nodig, omdat e-Learning via een online platform werkt. Er is ICT ondersteuning nodig om de software die bij e-Learning bijgevoegd zit te installeren op de computers en tablets waarop e-Learning gedraaid gaat worden. Belangrijk is ook dat familie en vrienden op de hoogte worden gebracht wanneer e-Learning wordt geïntroduceerd. Voordat e-Learning binnen de gehele organisatie wordt toegepast, wordt er eerst een pilot gedraait. Binnen de zes regio’s waarin Estinea werkt, is er één zelfsturend team per regio die de pilot gaan draaien. In de aanpak en werkwijze staat beschreven dat begeleiders training krijgen in het werken met e-Learning. Twee begeleiders per zelfsturend team nemen deel aan de training en gaan dus met de toepassing werken, afhankelijk van de grootte van een team, kan dit verschillen per regio. Deze training vindt plaats voordat de pilot van start gaat. Wanneer de pilot positieve invloed heeft gehad op de cliënten, kan de toepassing ingevoerd worden in de gehele organisatie. E-Learning zal eerst bekend moeten worden gemaakt onder de medewerkers van Estinea. Een virale campagne is een uitstekend hulpmiddel om medewerkers te informeren. Door middel van een virale campagne wordt e-Learning binnen Estinea snel en gemakkelijk bekend gemaakt. Het implementeren van e-Learning kan na de pilot, binnen circa drie maanden in de gehele organisatie gebeurd zijn. Dit zijn de belangrijkste onderdelen die er in het Implementatie Rapport naar voren komen.

5


24 juni 2013

1.0 BUSINESS CASE INLEIDING In dit document wordt beschreven wat Estinea allemaal moet ondernemen om e-Learning succesvol te integreren in het bedrijf. De gemaakte keuzes worden toegelicht om aan te tonen waarom er niet voor een andere oplossing gekozen is. Tevens zal wordt er beschreven op wie e-Learning effect heeft. Ook de prijs zal worden uitgewerkt en of Estinea er alleen maar geld voor moet betalen of dat er mogelijk ook kans is om een deel van de investering terug te verdienen. Als laatste wordt gekeken wat de risico’s zijn van e-Learning en hoe deze opgelost kunnen worden. Ook wordt er gekeken hoe de kans op deze risico’s zo klein mogelijk gehouden kan worden.

1.1 AANLEIDING In de voorgaande documenten is er beschreven wat de mogelijkheden voor Estinea zijn op het gebied van cliëntcommunicatie optimalisering. Zoals in de Visienotatie te lezen was, is er uiteindelijk gekozen om e-Learning uit te werken. In de komende hoofdstukken zal per onderdeel beschreven worden wat de invloed van de e-Learning implementatie is.

1.2 DOEL Dit document is geschreven om Estinea te helpen bij de implementatie van e-Learning binnen hun bedrijf. Het zal gaan dienen als naslagwerk voor de desbetreffende personen die uiteindelijk de opdracht krijgen om e-Learning te implementeren binnen Estinea. Dit document zal dienen als de basis voor de implementatie.

1.3 HUIDIGE SITUATIE EN TEKORTKOMINGEN Estinea heeft eigen regie hoog in het vaandel. Het communiceren van informatie is daarin zeer belangrijk. Dit loopt echter niet altijd soepel. Hieronder wordt het hoofdprobleem en de subproblemen beschreven.

6


24 juni 2013

1.3.1 HOOFDPROBLEEM De manier waarop informatie wordt overgebracht is niet voor elke cliënt te begrijpen. Sommige cliënten hebben andere middelen dan tekst en pictogrammen nodig om informatie tot zich te nemen. Op het moment zit Estinea met het probleem dat de communicatie met elke cliënt niet optimaal is. 1.3.2 SUBPROBLEEM: INFORMATIE VAN DE ORGANISATIE RICHTING DE CLIËNT In de zorg voor mensen met een verstandelijke beperking verandert veel. Vooral de laatste tijd zijn er veel veranderingen vanuit de overheid. Het betreft hier vooral hervormingen in de WMO en bezuinigingen. Estinea heeft zichzelf tot doel gesteld, in het kader van eigen regie, de cliënten te informeren over veranderingen. Op het moment is dit de verantwoordelijkheid van de begeleiders en Estinea. De manier waarop cliënten worden geïnformeerd moet aangepast worden. Vanuit de organisatie komt er een brief, meestal vanuit de Raad van Bestuur, met daarin informatie over de veranderingen. Deze is geheel tekstueel en wordt eventueel aangevuld met pictogrammen. Veel cliënten hebben echter moeite met het lezen en begrijpen van deze teksten. De organisatie wil elke cliënt informeren op een manier die hij/zij begrijpt.

1.4 NIEUWE ICT SYSTEMEN 1.4.1 E-LEARNING E-Learning is een verzamelnaam voor leeromgevingen, zowel formeel als informeel met behulp van ICT, voornamelijk met behulp van internet. E-Learning wordt door veel bedrijven en organisaties gebruikt voor cursussen voor de werknemers. In het geval van Estinea zal het gaan om een interactieve website waarbij cliënten en werknemers kunnen leren. Met e-Learning kunnen cliënten dagelijkse routine activiteiten makkelijker uit het hoofd leren, bijvoorbeeld met behulp van afbeeldingen, video en geluid. Dit zal in het begin moeizaam gaan, maar wanneer een cliënt deze handelingen steeds vaker herhaald zullen de dagelijkse routine activiteiten steeds meer vanzelf gaan. De cliënten die van deze toepassing gebruik maken zijn licht verstandelijk beperkten en matig verstandelijk beperkten. Deze toepassing is te hoog gegrepen voor ernstig meervoudig beperkten, omdat de cognitieve ontwikkelingsleeftijd tot en met 3 jaar gaat. De begeleiders van de cliënten kunnen ook gebruik maken van e-Learning. De begeleiders kunnen meer leren over hoe ze met bepaalde situaties moeten omgaan. Het zou de trainingen die de begeleiders al moeten volgen (gedeeltelijk) kunnen vervangen.

7


24 juni 2013

1.4.2 OOKJIJ.NL – TARAPLATFORM STICHTING OOKJIJ.NL Stichting Ookjij.nl maakt internet toegankelijk voor mensen met een lichtelijk verstandelijke beperking, die niet of nauwelijks kunnen lezen. Op de website kan de gebruiker zich laten informeren, plezier maken en contacten leggen met anderen in zijn of haar vrije tijd. De bezoeker doet informatie op over allerlei onderwerpen. De kennis die de bezoekers verwerven draagt bij aan het ontwikkelen van een positief zelfbeeld, waardoor hij of zij beter in staat is te integreren in de samenleving. Het doel van Stichting Ookjij.nl is om te stimuleren, dat vele internetapplicaties geschikt worden gemaakt voor mensen met beperkte verstandelijke en taalvermogens, waarin de doelgroep zelfstandig zijn weg kan vinden. De kenmerken van de website zijn: veilig, herkenbaar, interessant en leuk. (Doelstelling, missie en visie, 2012) TARA Mensen met een (verstandelijke) beperking zijn gebaat bij een zo groot mogelijke zelfstandigheid, omdat er in toenemende mate een beroep op die zelfstandigheid gedaan zal worden. Leren gebeurd binnen deze doelgroep vooral door de leerstof te herhalen. Het ontbreken van tijd die een hulpverlener ter beschikking heeft, kan er voor zorgen dat het veelvuldig herhalen niet constant is. De stichting Ookjij.nl heeft hier samen met zorgorganisaties een oplossing voor bedacht: TARA, een toegankelijk digitaal platform. Door middel van TARA kunnen de juiste middelen in een eigen online leeromgeving aangeboden worden, aangevuld met modules voor het activeren en onderhouden van mantelzorg en het sociale netwerk van de cliënt. Door gebruik te maken van dit platform kan de eigen verantwoordelijkheid toenemen met als gevolg dat de touwtjes meer in eigen hand komen te liggen, wat de zelfstandigheid ten goede kan komen. Hierbij is herhaling erg belangrijk voor de cliënt. KENMERKEN TARA Het platform ondersteunt verschillende manieren van navigeren; -

muis/toetsenbord; 2-knopsbediening; 1-knopsbediening.

Ook kan de bezoeker gebruik maken van audio-ondersteuning. Applicaties zijn toepasbaar op gebruikersniveau en hebben een eigen unieke kleur. De beheerkant is toegankelijk voor beheerders, begeleiders, coaches en familie en zijn eenvoudig en te beheren. De TARApro variant biedt de mogelijkheid om een eigen identiteit aan het platform te geven door middel van een eigen startpagina, een eigen logo en een eigen kleur in het hoofdmenu.

8


24 juni 2013

INDIVIDUEEL LEREN EN BEGELEIDEN De TARA leeromgeving maakt gebruik van een leermethode die aansluit bij zowel onderwijs, als de zorg. Het aangeboden materiaal is afgestemd op de doelgroep. TARA werkt met 9 verschillende thema’s; 1. Sociale vaardigheden; 2. Voeding; 3. Zelfzorg en gezondheid; 4. Huishoudelijk werk; 5. Reizen; 6. Geld; 7. Administratie; 8. Stage en werk; 9. Vrije tijd. De thema’s zijn onderverdeeld in leerobjecten welke bestaan uit fotoverhalen, gekoppeld aan verschillende niveaus. De leerobjecten zijn zelfstandig te doorlopen en kunnen eindeloos herhaald worden. Begeleiding en coaching kan plaatsvinden op afstand via e-mail of beeldbellen.

SOCIALE OMGEVING TARA kent het belang van sociale media bij mensen met een beperking. Het internet en de bijbehorende gangbare communicatiemiddelen zijn vaak te onoverzichtelijk voor deze groep. TARA biedt de mogelijkheid om vanuit een veilige omgeving te chatten, mailen of een video-chat uit te voeren, wat kan bijdragen aan een positief sociale omgang met anderen. (changinghealthcare, 2013)

9


24 juni 2013

1.4.3 IMPACT OP DE ICT SOFTWARE-ARCHITECTUUR Qua software heeft E-learning vrij weinig nodig. Vanwege de beveiligde omgeving zit Citrix opgenomen. Op externe computers kan dit eventueel zelfs worden weggelaten. Via een browser (Internet Explorer, Chrome, Firefox, etc.) wordt verbinding gelegd met E-learning op Estinea. E-learning haalt vervolgens zijn gegevens uit een database.

10


24 juni 2013

NETWERK-ARCHITECTUUR Hieronder is de ICT-architectuur van E-learning bij Estinea uitgewerkt. E-learning zal worden geïnstalleerd op de server voor Extern gebruik. Zo kan vanaf iedere locatie worden ingelogd op de server. Gebruikers kunnen via hun laptop of tablet of via de algemene terminals verbinding maken met deze server. Locatie 1

Locatie 2

Internet

Centraal Bureau

Externe Server

1.5 KWALITEITSEISEN De toepassing die de cliënten en medewerkers in staat gaat stellen om gebruik te maken van eLearning moet voldoen aan een aantal eisen, mits de implementatie van de toepassing geslaagd is. In de tabel hieronder zullen de eisen vermeld worden waaraan minimaal voldaan moet worden.

11


24 juni 2013

1.5.1 KWALITEITSEISEN Zie Tabel 2 – Kwaliteitseisen voor een overzicht van de eisen. # 1 2 3 4 5 6 7

Kwaliteitseis De gebruiker moet kunnen zoeken op leer onderwerpen. De gebruiker moet makkelijk kunnen vinden wat hij of zij zoekt. In de toepassing moeten minimaal de standaard dagelijkse situaties1 behandelt worden. De gebruiker moet de geboekte voortgang bij kunnen houden (bijvoorbeeld met behulp van een profiel). Hulpmiddelen voor mensen met een fysieke beperking die hen belemmerd gebruik te maken van e-Learning. Als de tijd verstrijkt zullen er meer onderwerpen moeten worden toegevoegd om te leren. Toepassing mag niet worden tegengehouden door Ad- of pop-up blockers.

Tabel 2 – Kwaliteitseisen

1.6 STAKEHOLDERS Het implementeren van e-Learning zal weerstanden met zich meebrengen voor Estinea. Op het moment dat er een plan is om een van deze toepassingen te implementeren zullen verschillende medewerkers van Estinea hier woorden over uit wisselen. Medewerkers van Estinea hebben bijvoorbeeld moeite met het implementeren van de toepassing omdat ze geen kennis hebbe van de toepassing of de techniek. Hoe de weerstand zal zijn voor e-Learning wordt beschreven aan de hand van Figuur 1 - Weerstandsroos. WEERSTAND E-LEARNING EN BEELDZORG In Figuur 1 - Weerstandsroos is te zien welke weerstanden er mogelijk zullen voorkomen bij Estinea wanneer het bedrijf e-Learning wil gaan implementeren. Hierin zijn verschillende kleuren te herkennen. De rode kleur is wat in ieder geval gaat voorkomen binnen Estinea wanneer ze de toepassingen willen gaan implementeren. De oranje kleur zijn weerstanden die niet direct voor zouden kunnen komen, maar in een later stadium tijdens de implementatie. De weerstanden zitten in verschillende categorieën, maar zullen het meest voorkomen in de weerstandsroos van Kunnen punt 5. Kennis en ervaring (rood). De kennis en ervaring omtrent eLearning maar ook de techniek zal bij medewerkers en begeleiders van Estinea bijgeschoold moeten worden. Vooral begeleiders krijgen veel te maken met e-Learning, als deze toepassing voor cliënten wordt geïmplementeerd. Cliënten zullen met e-Learning gaan werken, maar begeleiders zullen hen in het begin veel moeten helpen met het gebruik van de toepassingen. Begeleiders en medewerkers zullen geschoold moeten worden in het gebruik en begeleiden van cliënten die met e-Learning willen en gaan werken. Er zullen workshops en cursussen gegeven moeten worden, om de medewerkers en begeleiders die met de toepassingen in aanraking gaan komen kennis en ervaring op te laten doen. Wanneer medewerkers en begeleiders in de toepassingen kennis en ervaring op doen, zal er minder weerstand zijn in het implementeren van deze toepassingen.

12


Figuur 1 - Weerstandsroos

24 juni 2013

In een later stadium van implementatie zal de weerstand Willen punt 3 (oranje). Meerwaarde kunnen voorkomen binnen Estinea. Voor enkele medewerkers van Estinea kan het nog onduidelijk zijn waarom de toepassingen worden geïmplementeerd. Er zijn medewerkers die nog geen benul hebben van het nut van de toepassingen en wat ze daar allemaal mee kunnen. Wanneer dit zo is moeten zij worden overtuigd van de meerwaarde van de toepassing. Dit zal gebeuren in gesprekken, workshops en brandbrieven voor nut en noodzaak.

Een andere weerstand dat eveneens in een later stadium van implementatie kan voorkomen binnen Estinea is weerstand Kunnen punt 8. Complexiteit (oranje). Wanneer de meerwaarden van de toepassingen voor de medewerkers en begeleiders duidelijk zijn, en medewerkers en begeleiders bijgeschoold zijn over de toepassingen, kan het nog onduidelijk zijn welke medewerker of begeleider bepaalde taken heeft bij een toepassing. Bij het implementeren van de toepassingen zullen begeleiders en/ of medewerkers verantwoordelijk zijn voor bepaalde taken bijvoorbeeld: begeleiding voor cliënten tijdens het gebruik van de toepassingen. Tijdens het implementeren van de toepassingen zullen de taken bij beide toepassingen moeten worden verdeeld onder de medewerkers en begeleiders die met de toepassingen gaan werken.

13


24 juni 2013

1.7 BATEN Vanuit strategisch oogpunt, werkt Estinea door middel van e-Learning aan de volgende punten. Strategisch punt Informatie aan cliënten aanbieden zodat zij zelf keuzes kunnen maken. Techniek beschikbaar stellen zodat cliënten hun netwerk kunnen vergroten en onderhouden. Medewerkers op de hoogte stellen van de techniek en haar mogelijkheden op het gebied van cliëntcommunicatie. Onderzoeken hoe de kwaliteit van zorg gelijk kan blijven of verbeterd kan worden door efficiënter te werken met het oog op de transitie van AWBZ naar WMO in 2015, en de algehele vergrijzing in de zorgsector. Toepassingen onderzoeken en uitwerken/testen waarmee cliënten informatie, op een voor hen begrijpelijke manier, tot zich kunnen nemen.

Uitwerking Cliënten kunnen mogelijk zelfstandig keuzes maken over het onderdeel waar zij een e-Learning-cursus over gevolgd hebben. Dit is afhankelijk van de aard van de cursus, de cliënt in kwestie en de begeleiding die de cliënt krijgt. Het is mogelijk cliënten sociale vaardigheden aan te leren door middel van e-Learning. e-Learning is niet het medium voor dit doel, maar wel een middel waarmee het doel bereikt kan worden. Door medewerkers te laten ervaren en zien welke effecten eLearning op hun eigen cliënten heeft.

Door e-Learning kunnen cliënten zelf handelingen aanleren, waardoor ze later minder zorg nodig hebben. Daarnaast kunnen ze deels zelfstandig leren, en is hier minder tijd voor nodig. Toch is hier nog goede begeleiding voor nodig vanuit de Persoonlijk begeleiders.

Door e-Learning in eerste instantie tijdelijk te testen, kan een goed beeld geschept worden in welke mate dit een goede methode is voor Estinea om informatie over te dragen aan cliënten.

Verder zijn de baten dat cliënten op den duur zelfstandiger worden. Hierdoor kan Estinea kosten besparen, meer cliënten bedienen en de zorg kwalitatief verbeteren. Een manier waarop Estinea deze investering terug zou kunnen verdienen, is door cliënten binnen te halen die voorheen voor een andere zorginstellingen gekozen zouden hebben maar dankzij eLearning alsnog voor Estinea kiezen. Anders is Estinea gewoon afhankelijk van de overheid subsidiëring en huidige omzet. Een kwalitatieve bate is dat deze service mee helpt om Estinea beter door de veranderingen in de WMO te laten komen. Door e-Learning voor cliënten te laten zien als een Unique Selling Point en de gemeentes te laten zien hoe Estinea geld bespaard zou Estinea een streep voor kunnen hebben op andere zorgorganisaties.

14


24 juni 2013

1.8 KOSTEN De hardware waarop de E-Learning door cliënten gedaan kan worden, is reeds aanwezig. Op veel woon- , werken leerlocaties is een PC of dergelijke apparatuur aanwezig. Deze is nu (de uitzondering daargelaten) alleen nog beschikbaar voor begeleiders. Hierop zouden de cliënten gebruik kunnen maken van e-Learning. Als dit niet het geval is, moet er eventueel gebruik gemaakt worden van extra hardware, zoals computers of tablets en een draadloos netwerk. Uitgaande dat op iedere locatie twee terminals met randapparatuur geplaatst moeten worden, zijn de volgende investeringen nodig per locatie die gebruik willen gaan maken van e-Learning: # 1 2 3 4 5

Product Terminal Beeldscherm Toetsenbord Muis Accesspoint (optioneel) Totaal

Aantal 2 2 2 2 1

Totaalprijs (€) 1.000,00 400,00 40,00 30,00 300,00 1.770,00

Hierbij is alleen gekeken naar de ICT-benodigdheden. Plekken om te werken en eventueel bureaus zijn niet opgenomen in de kosten. Er wordt vanuit gegaan dat elke locatie toegang heeft tot het internet. Een accesspoint is niet voor elke locatie nodig. Alleen de locaties waar de terminals niet allebei dicht in de buurt van een router kunnen staan zullen een accesspoint nodig hebben om toch op beide terminals internettoegang te krijgen. Bijkomende kosten zijn mogelijk extra licenties voor Citrix. Voor de software zijn de volgende kosten van toepassing. We gaan uit van TARA Pro’s e-Learning platform. Dit is een oplossing waarbij de omgeving kan worden aangepast naar de eisen van Estinea. # 1

2 3

Product Implementatie TARA Pro Basisconfiguratie, bestaande uit: • Mijn Site • TARA leermodule (volledige toegang) • Berichten module • Vriendenboek • Video chat • Spelen Implementatie welkomstpagina en eigen URL Implementatie Module Extranet Totaal

Aantal 2

Totaalprijs (€) 2.750,00

2 2

2.000,00 3.000,00 7.750,00

15


24 juni 2013

Hiernaast komen nog de kosten van de licenties. Het gaat om jaarlijks terugkomende kosten. Aantal cliënten Minder dan 50 50 –100 100 –250 250 –500

Kosten (€) 2.000,00 3.000,00 5.000,00 8.000,00

Al met al is het een flinke investering voor Estinea om gelijk alle locaties die behoefte hebben aan eLearning uit te rusten met de benodigdheden. Daarom is het voor Estinea verstandig om eerst pilots te draaien. Door middel van deze pilots is het effect van e-Learning binnen Estinea veel beter meetbaar. Ook kan een locatie tot de conclusie komen dat e-Learning geen mogelijkheid is voor de cliënten van eerdergenoemde locatie.

1.9 BEHEER Tijdens en na de implementatie van e-Learning zal de toepassing beheerd moeten worden. Tijdens de implementatie zijn er een aantal dingen die gedaan moeten worden om een complete implementatie te accommoderen. Hieronder valt niet alleen de hardwarematige implementatie maar ook de software die bijgehouden moet worden. 1.9.1 TIJDENS DE IMPLEMENTATIE: -

Terminals of tablets gebruiksklaar maken op de locaties; Terminals of tablets cliëntvriendelijk maken (afschermen van de overbodige applicaties); Zorgen dat de terminal(s) of tablets in verbinding staan met het internet; Toepassing installeren en instellen op de terminals of tablets.

1.9.2 NA DE IMPLEMENTATIE: -

De kinderziektes die altijd na een implementatie de kop opsteken zullen in het begin veel tijd kosten; Een ander onderdeel van het beheer is het inwerken van de gebruikers. Begeleiders eerst die op hun beurt de cliënten inwerken; Bij storingen zullen de verantwoordelijk van het beheer zo snel mogelijk op locatie moeten komen om de storing te verhelpen; Software moet geüpdate worden. Denk hierbij niet alleen aan de interface en het gebruiksgemak maar ook de inhoud en de onderwerpen die behandeld gaan worden.

16

Implementatie Rapport 1.10

24 juni 2013

RISICO

De risico's die spelen tijdens en voor de implementatie zijn klein maar aanwezig. Tijdens de implementatie zelf zijn er weinig dingen die fout kunnen gaan. Hooguit kan er hardware kapot gaan tijdens de installatie. Een ander risico is de animo voor e-Learning. Als uiteindelijk blijkt dat weinig van de cliënten interesse heeft in e-Learning en het dus ook links laat liggen zal de investering voor niets blijken. Om de kans op dit risico te verkleinen en de schade die Estinea op zou lopen te minimaliseren kan gebruik gemaakt worden van de aanbieding voor een pilot van TARA. Een ander risico is dat het pakket, dat gekozen wordt door Estinea, niet goed aansluit op de wensen van de cliënten. Cliënten kiezen er dan voor om geen gebruik te maken van e-Learning of de cliënten krijgen de verkeerde informatie en leren uiteindelijk net zo weinig (het is mogelijk dat ze de verkeerde dingen gaan leren wat alleen voor verwarring zorgt).

17


24 juni 2013

2.0 IMPLEMENTATIE ADVIES 2.1 OPTREDENDE VERANDERINGEN KENNIS EN ERVARING MEDEWERKERS Wanneer de toepassing e-Learning wordt geïmplementeerd, is het van belang dat als eerste de medewerkers van Estinea die de cliënten gaan begeleiden met e-Learning, leren werken met eLearning. Deze medewerkers zijn de begeleiders binnen de zelfsturende teams. Om deze kennis en ervaring eigen te maken, is het nodig dat de begeleiders worden bijgeschoold. Dit in de vorm van een training. De begeleiders moeten weten wat de toepassing e-Learning inhoudt, waarom deze toepassing wordt geïmplementeerd, voor wie deze toepassing bestemd is en hoe ze e-Learning moeten gebruiken. Ook is het belangrijk dat de begeleiders weten hoe ze de cliënten kennis laten maken met eLearning, en van daaruit begeleiden en ondersteunen. BEGELEIDING E-LEARNING De begeleiders moeten eerst kennis hebben van e-Learning en er zelfstandig mee kunnen werken. Dit is van belang omdat de begeleiders de taak hebben om de cliënten te leren omgaan met elearning. Hierin is herhaling erg belangrijk. E-Learning is er om de cliënt zelfstandiger te laten leven, maar heeft hier nog steeds de nodige begeleiding bij nodig. TAAKVERDELING Binnen de zelfsturende teams moeten de taken verdeeld worden wat betreft e-Learning. Elke cliënt heeft een andere aanpak nodig en moet individueel benaderd worden, ook bij e-Learning. Onderling moet er duidelijk zijn wie welke cliënt helpt met het gebruik van e-Learning, het updaten van modules, tevredenheid bijhouden en communiceren met de regiomanager. DLA Er moet een contract opgesteld worden met DLA wat betreft e-Learning. DLA zal de toepassing gaan beheren en updaten. AANWEZIGHEID VAN APPARATUUR Op de woon- en werklocaties van Estinea die gebruik gaan maken van e-Learning, moeten computers en/of iPads aanwezig zijn waarop e-Learning gedraaid kan worden. Het is noodzakelijk om voor goede computers en/of iPads te zorgen, omdat de cliënten die ermee gaan werken een goed beeld en geluid moeten hebben tijdens het gebruik van e-Learning. Wanneer zij geen goed beeld en/of geluid hebben op de computer en/of iPad, wordt het gebruik van e-Learning minder van kwaliteit. Voor cliënten is leren lastig en wanneer zij geen duidelijk beeld en/of geluid hebben zal dit nog trager verlopen.

18


24 juni 2013

Tijdens het gebruik van e-Learning is het belangrijk dat de module die de cliënt leert, vaak herhaald wordt. Hoe vaker leerstof herhaald wordt bij cliënten hoe meer positief effect het heeft op het begrip en onthouden van de leerstof. INTERNET VERBINDING Wanneer er genoeg kwalitatief goede computers en/of tablets aanwezig zijn op de woon- en werklocaties van Estinea die gebruik gaan maken van e-Learning, is het van groot belang dat er een goede draadloze internetverbinding is op de locatie. E-Learning kan alleen gedraaid worden via internet, het is dus van groot belang dat er op de locaties een goede (draadloze) internetverbinding aanwezig is. De vaste computers kunnen via een vaste internetverbinding werken met e-Learning, maar wanneer e-Learning gedraaid gaat worden op tablets, zal er een goede draadloze internetverbinding aanwezig moeten zijn. ICT ONDERSTEUNING Wanneer e-Learning geïmplementeerd gaat worden, is het bij de meeste pakketten zo dat er software bijgevoegd zit waarop de module moet gaan werken. Deze software zal geïnstalleerd moeten worden op de computers en tablets waarop e-Learning gedraaid gaat worden. De tablets en computers waar e-Learning op gedraaid zal worden, moeten ingesteld worden voor gebruik. Hier zal een ICT medewerker met een begeleider aan moeten werken om de computers zo juist mogelijk in te stellen voor de cliënten. Het is van belang dat de modules die ingezet gaan worden goed getest zijn op kwaliteit en begrip voor cliënten. Cliënten moeten alle informatie en interactie die op de modules staan begrijpen om er wat van te leren. Er moeten eveneens centrale oplaadpunten voor de tablets aanwezig zijn op de locaties. Voor het merendeel van de cliënten is structuur van belang. Wanneer adapters van tablets door de locaties rondslingeren kunnen zij in de war raken. Een centraal oplaadpunt per locatie zal noodzakelijk zijn. Wanneer tablets worden ingezet moet er gedacht worden aan hoezen en standaarden voor de tablets. FAMILIE INLICHTEN Wanneer e-Learning geïmplementeerd gaat worden bij Estinea, moeten de familie en vrienden van de cliënten ingelicht worden over het feit dat er e-Learning wordt geïmplementeerd bij Estinea. Als familie en vrienden van cliënten dit weten zullen zij het nieuws over e-Learning in de gaten gaan houden.

19


24 juni 2013

2.2 ACCEPTATIE EN KWALIT EIT PILOT WIE GAAN ER MET E-LEARNING WERKEN? E-Learning gaat binnen Estinea gebruikt worden door de cliënten, die onder begeleiding staan van een (persoonlijk) begeleider. De begeleiders moeten dus ook de nodige kennis en ervaring van eLearning hebben. De cliënten die van deze e-Learning gebruik maken zijn LVB en MVB cliëntgroepen. Deze toepassing is te hoog gegrepen voor EMB, omdat de cognitieve ontwikkelingsleeftijd tot en met 3 jaar gaat. Een cliënt met deze cognitieve leeftijd kan niet leren via e-Learning hoe hij of zij bijvoorbeeld vrienden maakt, gebruik maakt van internetbankieren en social media. HOE METEN WE DE ACCEPTATIE VAN E-LEARNING EN DE TEVREDENHEID DAARVAN? (DE TEVREDENHEID VAN BEGELEIDERS EN CLIËNTEN) Om e-Learning te implementeren binnen de gehele organisatie is het belangrijk dat Estinea er zeker van is dat de toepassing daadwerkelijk gebruikt wordt bij de cliënten en van meerwaarde is. Om hier zeker van te zijn, moet er eerst een pilot worden gedraaid. Estinea heeft zes regio’s, met elk 13 tot 15 zelfsturende teams. Om een pilot te draaien wordt er geadviseerd om per regio één team de pilot te laten draaien. Welk team dit is, stemmen de zelfsturende teams op elkaar af. Op deze manier zijn de begeleiders van de andere zelfsturende teams wel op de hoogte van de toepassing en pilot. Er wordt vanuit gegaan dat de pilot drie maanden nodig heeft om te draaien, om te zien of e-Learning daadwerkelijk binnen Estinea past en er resultaat mee wordt geboekt. Binnen deze periode is het voor elke begeleider ook realistisch om zijn of haar kennis en ervaring te delen met de cliënt. Door middel van een enquête te houden binnen de aangewezen zelfsturende teams, moet blijken of gedurende de tijd dat de pilot draait er genoeg affiniteit met e-Learning is, er goed mee te werken is en dat deze leeromgeving een meerwaarde is voor de cliënten. Dit wordt bepaald naar aanleiding van drie enquêtes, die aan het einde van elke maand dat de pilot draait, worden gehouden. Een enquête bestaat uit vragen voor de begeleiders, waar op basis van deze vragen een duidelijk resultaat uit voort vloeit. Ook houden de begeleiders de voortgang van één of meerdere cliënten bij, door een progressie rapport dagelijks in te vullen per cliënt. Deze wordt ook meegenomen naar de beoordeling van de pilot. Na drie maanden moet blijken in hoeverre de acceptatie en tevredenheid wat betreft e-Learning is. Vanuit hier moet er worden overlegd of Estinea e-Learning wil implementeren in de gehele organisatie.

20


24 juni 2013

2.3 AANPAK EN WERKWIJZE CONTRACT DLA Wanneer Estinea ervoor kiest om na de pilot e-Learning in de gehele organisatie door te voeren, moet er allereerst een contract afgesloten worden met DLA. DLA gaat namelijk de toepassing onderhouden en updaten. TRAININGEN Voordat de pilot wordt gedraaid moeten er trainingen worden gegeven aan de begeleiders die met de toepassing gaan werken. Dit betekent dat niet elke begeleider, uit de gekozen teams, een training moet volgen. Niet alle begeleiders binnen deze zelfsturende teams gaan werken met de pilot, omdat er dan teveel begeleiders bezig zijn met e-Learning. Twee begeleiders nemen deel aan de training en gaan dus met de toepassing werken, afhankelijk van de grootte van een team, kan dit verschillen per regio. BEHEER/ONDERHOUD DLA gaat de toepassing onderhouden en beheren. Daarnaast zijn eventueel in overleg met DLA, andere medewerkers die affiniteit met techniek hebben, die worden aangewezen om zich ook bezig te houden met onderhoud en beheer van de toepassing. TAKEN VERDELEN (BEGELEIDERS) Doordat e-Learning een onderdeel wordt voor sommige begeleiders komen er taken bij kijken. Deze worden onderling verdeeld. De taken bestaan uit: -

Ondersteunen bij het gebruik van e-Learning door de cliënt; Progressie rapport bijhouden per cliënt; Updaten modules; Communiceren met de regiomanager over de voortgang van de e-Learning pilot.

TEVREDENHEID Wanneer de pilot goed is aangeslagen bij Estinea en de toepassing in het gehele bedrijf ingevoerd gaat worden, zal de tevredenheid van de cliënten, maar ook van hun begeleiders moeten worden getest. Hoe de tevredenheid tijdens de pilot zal worden getest is al beschreven. Tijdens de pilot zal iedere maand een enquête afgenomen worden. Als e-Learning in het gehele bedrijf ingevoerd gaat worden, moet er niet meer maandelijks een enquête afgenomen worden, maar zal dit ieder half jaar uitgebreid gedaan moeten worden. Het is beter om dit halfjaarlijks te doen, omdat er snel nieuwe toepassingen en modules voor e-Learning op de markt komen. Wanneer er iedere maand een enquête af wordt genomen met een oplossing om een nieuwe module in te voeren, kan het veel onnodige kosten met zich meebrengen wanneer de nieuwe module niet goed aanslaat bij de cliënten. Het is beter om halfjaarlijks een tevredenheidsonderzoek uit te voeren om de onnodige kosten te besparen.

21


24 juni 2013

2.3.1 VIRALE CAMPAGNE Om e-Learning bekender te maken onder de medewerkers van Estinea is het verstandig om een virale campagne omtrent e-Learning op te zetten. Met een virale campagne worden de medewerkers geïnformeerd over e-Learning. Een virale campagne is een marketingtechniek die probeert de bekendheid van e-Learning te vergroten door middel van het internet. Kenmerken van een virale campagne zijn: -

Groot bereik; Snelle manier van verspreiden (mond-tot-mondreclame); Goedkoop; Geven en nemen.

(Virale Marketing, 2013) CONCEPT Het idee is om een virale campagne op te zetten voor e-Learning. Het doel hiervan is om e-Learning bekender te maken bij de medewerkers van Estinea. Door middel van een virale campagne wordt eLearning bij Estinea snel en gemakkelijk bekend. Het is de bedoeling om de medewerkers te informeren over e-Learning. In de virale campagne moet naar voren komen en duidelijk worden: -

Wat e-Learning is; Wat de voordelen van e-Learning zijn; Hoe de toepassing er voor de cliënten uit gaat zien; Hoe de cliënten er mee leren werken.

Het idee voor de virale campagne is om een video te maken over e-Learning, met de bovenstaande aspecten in de video verwerkt. De kracht van de video is dat de medewerkers die het bekijken een concept kunnen insturen voor een leermodule van e-Learning. Het beste concept zal worden gerealiseerd in een echte leermodule voor cliënten. De persoon die het beste concept heeft bedacht zal als dank een dinerbon ontvangen. Dit is het ‘geven en nemen’ aspect dat een virale campagne sterk maakt. Nadat de virale campagne is afgelopen moet er een overleg worden gepland, om met verschillende medewerkers het beste concept uit te kiezen. Het beste concept zal via een nieuwsbrief, maar ook via de portal bekend worden gemaakt. DOELGROEP De doelgroep van de virale campagne zijn de medewerkers van Estinea. Veel medewerkers binnen Estinea hebben nog geen idee wat e-Learning precies is en wat cliënten er allemaal mee kunnen. Het is belangrijk dat medewerkers hier wel bewust van worden, vandaar dat een virale campagne een ideaal middel is om dit zo snel mogelijk voor elkaar te krijgen.

22


24 juni 2013

VERSPREIDING + MIDDEL De video zal worden verspreid door middel van de portal van Estinea. Wanneer de video op de portal wordt geplaatst heeft het gelijk een groot bereik. Medewerkers van Estinea maken veel gebruik van de portal dus zullen de video snel opmerken. Het is eventueel ook nog mogelijk om de video via een e-mail naar alle medewerkers te sturen. Zo is het gegarandeerd dat alle medewerkers de video te zien krijgen. TIJDSDUUR De video moet minimaal een maand lang beschikbaar worden gesteld op de portal om genoeg bereik te creëren. De medewerkers hebben zo ook ruim de tijd om een goed concept te bedenken die zij kunnen insturen. KOSTEN Een virale campagne opzetten en uit laten voeren is vergeleken met traditionele media of reclame relatief goedkoop. Omdat er is gekozen om een video te laten maken, zal er een bedrijf ingehuurd moeten worden om die video te ontwikkelen. De kosten van het maken van een video bij een professioneel bedrijf zal tussen de €500,00 en €15.000,00 bedragen. Het grote prijsverschil is afhankelijk van een aantal factoren: -

Arbeidsuren voor projectmanagement; Arbeidsuren voor het bedenken en bepalen van het concept; Arbeidsuren voor de productie (opnames en montage); Voice over kosten; Materiaal kosten (opnameapparatuur voor beeld en geluid); Kosten voor muziekrechten; Locatie kosten; Arbeidsuren voor de positionering.

(Kosten video laten maken) Om de kosten van het maken van een video voor de virale campagne te verlagen, is het eveneens mogelijk om studenten hiervoor in te huren. Studenten werken vaak vele malen goedkoper dan professionele bedrijven en de kwaliteit is vaak hetzelfde. Het concept van de virale campagne brengt alleen kosten met zich mee voor het ontwikkelen van de video, omdat de video op de portal en/of via e-mail wordt verspreid en niet over andere netwerken of kanalen.

23


24 juni 2013

2.4 PROJECTBEHEERSING TIJDSDUUR IMPLEMENTATIE De toepassing e-Learning implementeren bij Estinea kan in een korte periode gebeuren, maar om er zeker van te zijn dat de kwaliteit van de modules goed is en de toepassing ook aanslaat bij de cliënten zal er meer tijd ingepland moeten worden voor de implementatie. Zoals al is beschreven, is het aan te raden om een pilot over e-Learning te draaien voordat e-Learning in de gehele organisatie ingevoerd gaat worden. Deze pilot zal drie maanden gedraaid worden. Na die drie maanden wordt er besloten of de toepassing voor de gehele organisatie toepasbaar is. Wanneer dit blijkt te zijn, zal het implementeren vrij snel gebeuren. De toepassing kan binnen circa drie maanden klaar voor gebruik zijn. In die drie maanden moeten de volgende onderdelen georganiseerd worden: -

Contract afsluiten met DLA; Aanschaffen juiste apparatuur; Software en hardware installeren; Netwerk beschikbaar stellen voor toepassing; Trainingen voor medewerkers; Onderhoud/beheer; Taken verdelen; Tevredenheidonderzoek opstellen; Virale campagne e-Learning; Familie van cliënten inlichten

INFORMATIE Het verloop van het implementatieproces moet in de gaten gehouden worden door gegeven feedback van de medewerkers. De feedback zal gemelde problemen en ervaringen bevatten en moet zorgvuldig gehanteerd en verwerkt worden. Deze feedback moet indien nodig zo snel mogelijk verwerkt worden, zodat de verbeteringen zo snel mogelijk opgemerkt kunnen worden en hier weer feedback op ontvangen kan worden. Pas wanneer de medewerkers, die verantwoordelijk zijn voor de implementatie van e-Learning, overtuigd zijn dat de implementatiefase is afgerond, zal de nazorgfase in gang treden. Hierin wordt de toepassing onderhouden en wordt er halfjaarlijks een tevredenheidsonderzoek uitgevoerd.

24


24 juni 2013

BIBLIOGRAFIE changinghealthcare. (2013, 4 22). TARA, een toegankelijk platform voor mensen met een (verstandelijke) beperking. Opgeroepen op 6 19, 2013, van 2013: http://www.changinghealthcare.nl/tara-een-toegankelijk-platform-voor-mensen-met-eenverstandelijke-beperking/ Doelstelling, missie en visie. (2012). Opgeroepen op 6 19, 2013, van Ookjij.nl: http://www.stichtingookjij.nl/ Kosten video laten maken. (sd). Opgeroepen op 06 21, 2013, van Zoomworks: http://www.zoomworks.nl/kosten-video-laten-maken/ Virale Marketing. (2013, 03 12). Opgeroepen op 06 12, 2013, van Wikipedia: http://nl.wikipedia.org/wiki/Virale_marketing

25

IMPLEMENTATIE RAPPORT

Recommend Documents