De definitie van een
Standaard Implementatie van FlexService
Auteur(s) Datum Versie Status
: : : :
Dirk van Dijk Oktober 2006 002 Draft
Inhoudsopgave Inleiding .........................................................................................................4 Bureau............................................................................................................4 Model .............................................................................................................6 Component......................................................................................................7 Statussen & controles .......................................................................................7 Soorten...........................................................................................................9 Autorisatie..................................................................................................... 10 Inrichting grootboek / overdracht naar fin. Pakket.............................................. 10 Criteriumboom............................................................................................... 14 Documenten .................................................................................................. 14 Factuur en Loonslip ........................................................................................ 14 Medewerker................................................................................................... 14 Tabblad inrichting........................................................................................... 15 Rapporten algemeen (anders dan loonslip en factuur)......................................... 15
2 / 11
Inleiding Dit document beschrijft de standaard implementatie van FlexService, oftewel, welke handelingen vallen binnen de implementatie van FlexService indien een standaard implementatie wordt afgenomen.
Bureau In de bureaustructuur omvat de standaard implementatie het inrichten van 1 holding, met 1 werkmaatschappij en maximaal 3 vestigingen.
Voorbeeldfiguur: 1 holding 1 werkmaatschappij 3 vestigingen
Ook als er eigenlijk geen sprake is van een holding, wordt er een (dummy) holding aangemaakt, zodat als er te zijner tijd extra werkmaatschappijen bij komen, deze eenvoudig toe te voegen zijn. Is er ten tijde van de implementatie sprake van meer werkmaatschappijen en vestigingen dan valt het aanmaken hiervan buiten de standaard implementatie.
3 / 11
Model In de modellen-range omvat de standaard implementatie het inrichten van 3 componentmodellen en hulp bij het aanmaken van 1 tekstmodel.
Voorbeeldfiguur: 3 componentmodellen 1 tekstmodel mee helpen maken / uitleggen hoe het werkt De reden dat we bij tekstmodellen uitleggen hoe het werkt / helpen met het aanmaken, is dat we vinden dat het belangrijk is dat u als klant snel wijzigingen kunt doorvoeren in de tekstmodellen. Daarvoor moet u niet afhankelijk zijn van FlexService; als er een extra alinea in de bevestiging naar klanten moet komen, dan moet dit zo snel mogelijk, en zonder kosten doorgevoerd worden. Vandaar dat het belangrijk is deze kennis in de eigen organisatie te hebben. Ten aanzien van de componentmodellen blijkt het in de praktijk dat er met 3 modellen vaak voldoende mogelijkheden zijn. In bovenstaand voorbeeld is sprake van: 1. Fase A Administratief/Medisch 2. Fase A Administratief/Medisch vakantiekrachten 3. Fase B/C Maar als u niet met vakantiekrachten werkt, maar wel Technisch/Industrieel uitzendt is het volgende ook mogelijk: 1. Fase A Administratief/Medisch 2. Fase A Technisch/Industrieel 3. Fase B/C Zijn er nog meer componentmodellen nodig, dan is dat zondermeer mogelijk, alleen valt de inrichting van die extra modellen buiten de standaard implementatie.
4 / 11
Component FlexService wordt opgeleverd met een uitgebreide componenten-bibliotheek, met een uitgebreide range aan uursoorten, vergoedingen en inhoudingen. Mocht u zelf echter speciale inhoudingen, vergoedingen of uursoorten kennen, die op een bijzondere manier verantwoord dienen te worden in het grootboek, dan behoort het aanmaken van vier van dergelijke inhoudingen/vergoedingen/uursoorten tot de standaard implementatie. Het is uiteraard mogelijk om meer dan 4 maatwerk vergoedingen/inhoudingen/uursoorten aan te maken, maar dit valt buiten de standaard implementatie.
Statussen & controles FlexService wordt opgeleverd met standaard statussen voor klanten, kandidaten, aanvragen en plaatsingen.
Voorbeeldfiguur: Standaard statussen voor kandidaten Het kan echter zijn dat u voor bijvoorbeeld kandidaten zelf extra statussen gedefinieerd hebt. Het inrichten van tot maximaal 4 extra statussen valt onder de standaard implementatie. Inschrijving Beschikbaar
Werkend
Afgewezen
Historisch
Leegloop
Voorbeeldfiguur Het kan zijn dat u zelf een afwijkend model hebt van statussen; dit kan geheel ingericht worden in FlexService, waarbij maximaal 4 extra statussen vallen onder de standaard implementatie
5 / 11
Soorten FlexService wordt uitgeleverd met standaard kandidaat, klant, aanvraag en plaatsings-soorten (zie figuur hieronder). Het “aan” en “uit” zetten van deze standaard soorten valt onder de standaard implementatie. Het toevoegen en inrichten van nieuwe soorten valt buiten de standaard implementatie.
6 / 11
Autorisatie Standaard is FlexService ingericht met een rechtengroep voor de Front- en BackOffice. Daarnaast is er ook een rechtengroep voor het functioneel beheer van FlexService. Meestal is dit voldoende. Het kan echter zijn dat u aanvullende rechten gedefinieerd wil hebben voor een of meerdere medewerkers binnen uw organisatie. Deze aanpassingen zijn zondermeer mogelijk, maar vallen buiten de standaard implementatie.
Inrichting grootboek / overdracht naar fin. Pakket In FlexService is sprake van een standaard grootboek. Indien voor de koppeling van FlexService naar uw eigen financieel pakket aanpassingen gemaakt dienen te worden in dit grootboek, dan is dit uiteraard mogelijk, maar het valt buiten de standaard parameterisatie. Hieronder de standaard grootboekrekeningen van FlexService. Grootboekrekening 114100 114200 120000 130000 133000 134000 134100 134200 140000 144100 144200 150000 151000 152000 153000 172000 172100 172200 172400 177000 178000 182000 191000 191500 210000 210100 210300 210400 210500
GROOTBOEKREKENINGNAAM BETALINGEN ONDERWEG FLEX AFGEDRAGEN LOONBESLAGEN FLEX KRUISPOSTEN DEBITEUREN KREDIETBEPERKING GEFACTUREERD KREDIETBEPERKING INKOOP TE FACTUREREN OMZET FLEX GEFACTUREERDE OMZET FLEX CREDITEUREN TE FACTUREREN INKOOP GEFACTUREERDE INKOOP AF TE DRAGEN BTW HOOG AF TE DRAGEN BTW LAAG TE VORDEREN BTW HOOG TE VORDEREN BTW LAAG SOCIALE LASTEN WA FLEX SOCIALE LASTEN WW FLEX SOCIALE LASTEN WAO FLEX SOCIALE LASTEN ZFW FLEX ZW-A VERZ FLEX AF TE DRAGEN BIJDRAGEN ZVW LOONBELASTING FLEX AF TE DRAGEN PENSIOENPREMIE FLEX AFGEDRAGEN PENSIOENPREMIE FLEX NETTOLONEN ONDERWEG FLEX NETTOLONEN BETAALD FLEX NETTO LONEN VOORSCHOT KAS BETAALD FLEX NETTO-LONEN VOORSCHOT BANK BETAALD FLEX CORRECTIES BETALINGEN FLEX
7 / 11
210900 213000 213100 214000 214100 235000 235100 235200 235300 235400 235500 235600 235700 236000 237000 237100 238000 238100 238200 238300 238400 238500 238600 239000 241000 241500 242000 242000 244000 244500 245000 245500 246000 246500 730000 730100 730200 730300 730500 730600 730700 730900 731000 731100 731400 731500 731600 731800 731900 732000
NETTO-LONEN VERREKENDE VOORSCHOTTEN FLEX AF TE DRAGEN SPAARLONEN FLEX AFGEDRAGEN SPAARLONEN FLEX AF TE DRAGEN BIJDRAGE LEVENSLOOPREGELING AFGEDRAGEN BIJDRAGE LEVENSLOOPREGELING OPB RES VAKGLD FLEX OPB RES VAKDGN FLEX OPB RES FEESTDGN COLLECTIEF FLEX OPB RES FEESTDGN INDIVIDUEEL FLEX OPB RES KORT VERZ COLLECTIEF FLEX OPB RES KORT VERZ INDIVIDUEEL FLEX OPB RES SCHOLING FLEX OPB RES POB FLEX RES SOC LN OVER RES FLEX OPB LEEGLOOP OPB ZIEKTE UITBET RES VAKGLD FLEX UITBET RES VAKDGN FLEX UITBET RES FEESTDGN COLLECTIEF FLEX UITBET RES FEESTDGN INDIVIDUEEL FLEX UITBET KORT VERZ COLLECTIEF FLEX UITBET RES KORT VERZ INDIVIDUEEL FLEX UITBET RES SCHOLING FLEX AFB SOC LN OVER RES FLEX RES CONTRACTVERP FLEX UITBET RES CONTRACTVERP FLEX RES SER FLEX RES SER FLEX RES ARBEIDSONG FLEX UITBET RES ARBEIDSONG FLEX RES SOC LN CONTRACTVERP EN ARBEIDSONG FLEX UITBET RES SOC LN CONTRACTVERP. EN ARBEIDSONG. FLEX RES VAKGLD OVER FEESTDGN FLEX UITBET VAKGLD OVER FEESTDGN FLEX NORMALE UREN FLEX OVERUREN FLEX TOESLAGUREN FLEX REISUREN FLEX REISKOSTEN ONBELAST FLEX KM VERGOEDINGEN BELAST FLEX EIGEN BIJDRAGE AUTO VAN DE ZAAK PENSIOENLASTEN FLEX SCHOLINGSBIJDRAGE FLEX ZW-A FLEX SOCIALE LASTEN WA FLEX SOCIALE LASTEN WW FLEX SOCIALE LASTEN WAO FLEX SOCIALE LASTEN ZFW FLEX WERKGEVERSBIJDRAGE ZVW WERKNEMERSBIJDRAGE ZVW
8 / 11
732600 732700 733000 733100 733200 733300 733400 733500 735000 735100 735200 735300 735400 735500 736000 741000 742000 744000 745000 746000 750000 751000 755000 756000 780000 781000 830000 830100 830200 830300 830500 830600 840000 850000 860000 861000 865000 866000 880000 881000
HEFFING SPAARLOON FLEX WVA-KORTING FLEX OVERIGE BRUTO VERGOEDINGEN FLEX OVERIGE NETTO VERGOEDINGEN FLEX OVERIGE BRUTO INHOUDINGEN FLEX OVERIGE NETTO INHOUDINGEN FLEX WACHTDAGCOMPENSATIE FLEX BIJDRAGE LEVENSLOOPREGELING WG OPB VAKGLD FLEX OPB VAKDGN FLEX OPB FEESTDGN FLEX OPB RES FEEST GN INDIVIDUEEL FLEX OPB KORT VERZ FLEX OPB RES KORT VERZ INDIVIDUEEL FLEX OPB RES SOC LN OVER RES FLEX OPB RES CONTRACTVERP FLEX OPB RES SER FLEX OPB RES ARBEIDSONG FLEX OPB RES SOC LN CONTRACTVERP EN ARBEIDSONG FLEX OPB RES VAKGLD OVER FEESTDGN FLEX BRUTO CORRECTIEVERGOEDING BRUTO CORRECTIE-INHOUDING NETTO CORRECTIEVERGOEDING NETTO CORRECTIE-INHOUDING KOSTEN UREN INLEEN DOORLEEN ZZP REISKOSTEN INLEEN DOORLEEN ZZP OMZET NORMALE UREN FLEX OMZET OVERUREN FLEX OMZET TOESLAGUREN FLEX OMZET REISUREN FLEX OMZET REISKOSTEN ONBELAST FLEX OMZET KM-VERGOEDINGEN BELAST FLEX OMZET BEMIDDELINGSVERG FLEX OMZET OVERIG FLEX OMZET BRUTO CORRECTIEVERGOEDING OMZET BRUTO CORRECTIE-INHOUDING OMZET NETTO CORRECTIEVERGOEDING OMZET NETTO CORRECTIE-INHOUDING OMZET UREN INLEEN DOORLEEN ZZP OMZET REISVERGOEDINGEN INLEEN DOORLEEN ZZP
9 / 11
Criteriumboom Bij oplevering van FlexService bevat de z.g. “criteriumboom” oftewel alle kenmerken die aan kandidaten en klanten gehangen kunnen worden een uitgebreide selectie van items. Al deze items kunnen door u zelf aangepast en beheerd worden. We adviseren deze kennis binnen uw eigen organisatie vast te leggen, zodat u snel en zonder kosten kunt reageren op wijzigingen in marktomstandigheden en deze kunt vertalen naar gewenste kenmerken in de criteriumboom. In de standaard implementatie valt algemene uitleg over de inrichting van de criteriumboom. Indien u het onderhoud van de criteriumboom aan FlexService uitbesteedt (wat we niet aanraden) dan valt dit buiten de standaard implementatie.
Documenten Vanuit FlexService kunt u zelf mailings versturen en mergedocumenten aanmaken. Deze mailings en documenten worden samengesteld op basis van sjablonen die u zelf aan kunt maken in FlexService. We adviseren om deze kennis binnen uw eigen organisatie vast te leggen, zodat u snel en zonder kosten een mailing of een merge-document kunt samenstellen. In de standaard implementatie valt onbeperkt uitleg over het aanmaken van deze documenten. Indien u het aanmaken en beheren van merge-documenten aan FlexService uitbesteedt (wat we niet aanraden) dan valt dit buiten de standaard implementatie.
Factuur en Loonslip Het aanpassen van de lay-out van de standaard FlexService Factuur en standaard FlexService Loonslip valt binnen de standaard implementatie. Inhoudelijke aanpassingen aan beiden vallen er echter buiten, en zullen op nacalculatiebasis doorbelast worden.
Medewerker Uw eigen medewerkers van de Front- en BackOffice dienen aangemaakt te worden in module medewerker. Op basis hiervan kunnen logins aangemaakt worden, en kan het relatiebeheer van een klant, contactpersoon of kandidaat toegewezen worden aan die medewerker. In de standaard implementatie is geen limiet aan het aantal medewerkers en logins wat aangemaakt wordt.
Tabblad inrichting FlexService kent per module een groot aantal tabbladen. De volgorde waarin deze getoond worden, en welke tabbladen standaard aanstaan en welke naar wens opgeroepen kunnen worden wordt uitgeleverd volgens een “best practice”. Indien u af wil wijken hiervan (bijvoorbeeld een andere volgorde van tonen van tabbladen, danwel andere tabbladen standaard aan/uit), dan is dit mogelijk, maar dit valt buiten de standaard implementatie.
10 / 11
Rapporten algemeen (anders dan loonslip en factuur) FlexService wordt standaard uitgeleverd met enkele honderden rapporten. Deze rapporten zijn ontstaan vanuit klantwensen de afgelopen jaren. Het kan natuurlijk zo zijn dat uw specifieke proces een speciale rapportage vereist die nog niet bekend is in FlexService. Het maken van speciale maatwerkrapporten waar we het dan over hebben valt buiten de standaard implementatie van FlexService. Hiernaast ziet u een voorbeeld van een aantal rapporten.
11 / 11
