w
C12265 RWS
ns rtf
Resultaatgericht beleid Advies bij bi
/ikkeling, communicatie en samenw
"De activiteiten van het ministerie van Verkeer en Waterstaat hebben grote gev (Beleids) onderwerpen worden steeds complexer en het wordt steeds moeilijker een balans te vindentiissen verschillende: ; .:: ïtëlangen. Gevolg daarvan is dat steeds m0>00inWiijd.
_
uitloopt en soms ook vastloopt. Ons werk doen zonfiet daarbij de interne en externe omgeving in een vroeg sta te betrekken, beteken t een gemiste kans. I).e vaak ervaren en kundige betrokkenen kunnen ons helpen bij het juist formuleren van de daadwerkelijke beleidsproblemen en oorzaken. Op deze manier werken we vanuit een vroeg stadium ook aan het benodigde draagvlak voor oplossingen en de haalb0arh§id daarvan. Het ministerie stimuleert beleidsontwikkelaars in het maken vaneen dergelijk omgevingsgericht beleid. Ik beveel u vanharte aan daarbij gebruik te maken van de faciliteiten en de hulp van medewerkers van Adviesunit Resultaatgericht Beleid"
Tanja van Beek, plv, secretaris-generaal
Resultaatgericht beleid Advies bij beleidsontwikkeling, communicatie en samenwerking
Beleid maken en uitvoeren is moeilijk. Er wordt veel tijd en energie in gestoken, maar de resultaten in de praktijk vallen vaak tegen. Het beleid wordt niet goed opgepikt en de doelstellingen niet gehaald. Dat is maatschappelijk ongewenst en bovendien zonde van de inspanning, demotiverend en een teleurstelling voor degenen die er met veel enthousiasme aan hebben gewerkt. Ook is het jammer omdat op relatief eenvoudige wijze is te anticiperen op veel faalfactoren. Zo vergeet men bij het maken van beleid vaak al in het begin een aantal cruciale vragen te stellen: Hebben we goed door wat er aan de hand is en wat we moeten aanpakken? Voor wie maken we dit beleid? Verkeer en Waterstaat is bewust bezig de organisatie zakelijker, omgevingsgerichter en dus resultaatgerichter te maken. Dit is nodig om de taken van het ministerie in een veranderende omgeving te kunnen blijven vervullen. In de afgelopen periode zijn daarvoor al verschillende instrumenten ontwikkeld. Het afstemmen met de omgeving van vastgesteld beleid, bijvoorbeeld van geplande infrastructuur, kan onder andere met behulp van de aanpak van Infraplan. Voor beleidsontwikkeling is het belangrijk aan te sluiten bij de wensen van de V CX i l l l c l .
;<
-
omgeving: dat we geen problemen gaan oplossen die ondergeschikt zijn of die weer
; nieuwe problemen creëren. Bij het maken van een dergelijk resultaatgericht beleid
Q.TQ W I M J-jC II V u i l ,
op een nieuwe manier staan drie kernbegrippen centraal: 'beleidsontwikkeling in samenspraak met de omgeving', 'communicatie' en 'samenwerking'. Ook hiervoor
': U C C J O H Q C is een praktijkgerichte benadering samengesteld. G Adviesunit Resultaatgericht Beleid (voorheen Steunpunt Ketenbenadering) is een .
'
.
interne dienst, ingesteld om medewerkers van Verkeer en Waterstaat een handvat te
C i I C L < L C r 1 I I d d - I il Ifc.1» bieden bij het ontwikkelen en uitvoeren van resultaatgericht beleid. De faciliteiten !
van Adviesunit Resultaatgericht Beleid (ARB) lopen uiteen van workshops en
V vJ f- W 'fc».F V t> F I fc. f y Cl I I presentaties tot op maat gesneden advisering aan beleidsontwikkelaars. UÜÜl
Ü C ü i I I H C v i n g , ARB hanteert hierbij het zogenaamde Ketenmodel, dat binnen het ministerie is
erbij te betrekken. Resultaatgericht, uitvoerbaar en naleefbaar beleid, kortom: beleid Mat werkt!"
ontwikkeld.
Het model BELEID
:
REGELGEVING
ORGANISATIE
UITVOERING
..tttïlu.
De theorie: het Ketenmodel Beleid wordt meestal gemaald in de eerste kolom: door de beleidsmakers. Wat zij beslissen is bepalend voor het werk van de betrokkenen en belanghebbenden in de volgende kolommen: de regelgevers, de uitvoerders en de handhavers van het beleid. Toch komt het zelden voor dat zij geconsulteerd worden bij het ontwikkelen van nieuw beleid. Over hun ervaringen met het beleid dat er al is bijvoorbeeld, of over hun inschatting van de problematiek. Het is dan ook geen uilzondering als beleid moeilijk uitvoerbaar blijkt te zijn (middelen sluiten niet aan op de doelen, tegenstrijdige procedures) of niet handhaafbaar (onduidelijke regels, lage pakkans). Het werken met het Kctcnmodel maakt beleidsmakers, maar ook degenen in de andere kolommen, bewust van de samenhang van de verschillende schakels. Hel is van belang dat er een uitwisseling is van informatie en ervaring. Dit stelt nieuwe eisen aan de organisatie (de vijfde kolom).
Resultaatgericht beleid in de praktijk Maar hoe gaat dat in de praktijk? Met het Ketenmodel als uitgangspunt is een praktische werkwijze ontwikkeld voor resultaatgerichte beleidsontwikkeling: de Ketenbcnadering. Deze aanpak benadrukt dat men bij het ontwerpen van beleid constant moet kijken naar de vier overige schakels uit het Ketenmodel. liet vereist verder een sterk procesmatige en omgevingsgerichte manier van werken. Inmiddels is verschillende jaren ervaring opgedaan met deze benadering en zijn praktijkgerichte methoden ontwikkeld bij de hieronder beschreven processtappen. De ervaring leert
titiii^i/lnuixH
}<»-,• "Wijhebben
in de beginfase van ons project zestig opinieleiders geïnterviewd over de relatie tussen goederenvervoeren milieuvervuiling. Als je een project op deze manier neerzet, laat je zien dat je niet domweg aan de gang bent gegaan, maar dal je eerst in de omgeving hebt gekeken wat men vindt van de probleemstelling en de oplossingsrichtingen. We weten nn goed in welk kader we bezig zijn en wat de verwachtingen en beperkingen zijn. Ik zou een volgend project, zeker in de beginfase, weerzo aanpakken."
dat de aansturing bij een volledige toepassing idealiter gebeurt door een hiervoor vrijgemaakt projectteam.
De werkwijze UITVOERING
MONITORING
DDD OPLOSSINGSRICHTINGEN, ACTIES
STREEFBEELD, DOELEN
O AFWEGING
AKKOORD
1
PROBLEEM- EN OORZAKEN ANALYSE
o CONSULTATIERONDE
INVENTARISATIE OMGEVING
PROBLEEMVERMOEDEN
•
•
i
ANDER ONDERZOEK
Het proces gaat stap-voor-stap: Beleidsontwikkeling begint doorgaans met een geconstateerd probleem. Het is belangrijk om dit probleem in het beginstadium van beleidsontwikkeling te kwalificeren als probleemvermoeden. Zodat vanaf nu dit vermoeden in de verdere aanpak daadwerkelijk en exact ingevuld gaat worden.
Vervolgens moet men zo vroeg mogelijk in het proces de relevante omgeving inschakelen. Dit zijn bijvoorbeeld deskundigen, formeel betrokkenen, degenen die het beleid straks gaan uitvoeren en handhaven en degenen voor wie het beleid gemaakt wordt. In een serie interviews kunnen sleutelfiguren uit deze omgeving hun invulling geven van het probleemvermoeden. Zij geven hun visie op de verwachte ontwikkelingen, de problemen, mogelijke oorzaken, hun streefbeelden en doelen en hun mogelijke eigen bijdrage aan oplossing van het probleem.
Op grond van deze consultatieronde maakt de projectgroep een probleem- en oorzaakanalyse. Kerncitaten van de geïnterviewden worden geclusterd en anoniem in beeld gebracht en in een schema gezet. Dit maakt duidelijk wat de werkelijke problemen zijn, wat de oorzaken zijn en wat de relatie met de omgeving is.
Dit schema wordt vervolgens teruggekoppeld op de omgeving. Deze krijgt de kans om wijzigingen door te geven ofte bevestigen dat zij de probleem -en oorzaakanalyse onderschrijft. Op deze wijze werkt men in een vroeg stadium van de beleidsontwikkeling aan een gedeelde perceptie van de daadwerkelijke problemen, oorzaken en mogelijke oplossingen.
Op basis van het schema kan de projectgroep het ambitieniveau van de op te lossen problemen bepalen. Hierdoor ontstaan een streefbeeld en doelen.
Vervolgens brengt men samen met de omgeving de mogelijke oplossingen en acties in beeld, die bij dit streefbeeld en deze doelen horen. Ook wordt het verband gelegd met de analyse van problemen en oorzaken. Welke acties zijn gericht op welke dieperliggende oorzaken?
Tenslotte is het tijd om afspraken te maken over de uitvoering.
Het bovenstaande geeft in zeer grove lijnen het basisprincipe van het werken aan resultaatgericht beleid weer. Elk proces is natuurlijk anders en de precieze invulling is afhankelijk van de startsituatie, het probleem en de omgeving. Het is altijd maatwerk.
Essentieel is dat de omgeving vanaf een zeer vroeg stadium betrokken is bij de beleidsontwikkeling en bij het analyseren van problemen en mogelijke oplossingsideeën. Op deze wijze wordt beleid ontwikkeld dat fundamentele problemen aanpakt, meer dan de symptomen alleen dus. Dit hoeft geen beleid te zijn waarmee alle betrokkenen het onverdeeld eens zijn, maar het is wél beleid dat door de betrokkenen geaccepteerd wordt. Zo'n beleid levert 'op straat' wat op en blijft niet steken in papier.
Adviesunit Resultaatgericht Beleid kan meer informatie geven over varianten, technieken om de verschillende stappen te zetten en tips om een beleidsontwikkelingstraject succesvoller te maken. ARB kan op verschillende manieren van dienst zijn bij het ondersteunen van beleid maken en uitvoeren op een nieuwe manier. Het gaat hierbij uitdrukkelijk om een adviesfunctie: verantwoordelijkheid en zeggenschap ligt nog steeds bij de beleidsontwikkelaar zelf. tijdens het proces positief en dachten serieus mee, al zijn er
De rol van communicatie
iiiiliiiirlijk altijd kritische opmerkingen. De Tweede Kanier
Bij het ontwikkelen van resultaatgericht beleid besteedt Adviesunit Resultaat-
reageerde bij tic presentatie van
gericht Beleid expliciet aandacht aan communicatie met interne en externe
de Nota enthousiast. Men vond
betrokkenen. Dit gebeurt door advisering over de organisatie van communicatie.
het goed dat de
Net zoals het beleidsproces zelf, kan de communicatie aansluiten bij het Keten-
Rijksluchtvaartdienst zich
model: passende communicatie met alle partijen in de verschillende fasen van het
tijdens hel proces kwetsbaar hat opgesteld. Ook de overige
beleidsproces.
betrokkenen benaderden de
vastgestelde beleid. Ook hier wordt de relevante omgeving in beeld gebracht en
Nota constructief kritisch in
benaderd op basis van het Ketenmodcl. Ken dergelijke beleidscommunicatie
plaats van negatief kritisch.
versterkt de resultaatgerichtheid en het draagvlak voor ontwikkeld beleid.
Een mogelijk onderdeel van de communicatie is voorlichting over het eenmaal
Dit winstpunt is bereikt door de open manier waarop we met de
Een nieuwe manier van werken beleidsterrein hebben Bij een veranderende overheid horen ook nieuwe werkwijzen en samenwerkingsvormen. Beleid maken en uitvoeren op basis van het bovenstaande concept, veronderstelt een sterk procesmatige aanpak. Hierbij hecht de beleidsontwikkelaar werkelijk belang aan aansluiting bij de samenleving en het verwerven van draagi Ni 1 1 U VVfc. vlak. In de toekomst zal het vermogen tot procesmatig werken en netwerksturing steeds belangrijker worden ten opzichte van inhoudelijke kennis van het beleids1 I" 4-• " 4- • - * K VVclI 1 LCI LSfc I •> C I I veld. In de organisatie geeft men hier onder meer via het lBO-project invulling aan. Dit geeft beleidsont wikkel aars instrumenten in handen om processen te sturen. VÖOr DcltlQS"
Adviesunit Resultaatgericht Beleid kan beleidsontwikkelaars vertrouwd maken met deze manier van werken, door middel van workshops, 'coaching' en 'training on
ontwikkeling, thejob-,
communicatie en samenwerking,"
Wat kan ARB voor u betekenen? Op verschillende manieren kan Adviesunit Resultaatgericht Beleid ook uw afdeling bijstaan bij beleidsontwikkeling, communicatie en samenwerking. Of het nu gaat om het vormgeven van beleid via het volledige traject van de Ketenbenadering, of om bruikbare onderdelen van de Ketenbenadering. H ieronder een overzicht van de producten:
Het op de werkvloer ondersteunen van een beleidstraject, vormgegeven via de Ketenbenadering. Het verzorgen van op maat gesneden presentaties, workshops of cursussen om groepen vertrouwd te maken met de principes van het Ketenmodel en resultaatgerichte beleidsontwikkeling (de Ketenbenadering). Advies en begeleiding bij het toepassen van onderdelen van de Ketenbenadering, zoals het doen van een omgevingsinventarisatie of het opstellen van een probleem- en oorzaakanalyse. Bezinning op succes- en risicofactoren en op basis daarvan strategiebepaling bij lopende of nieuwe projecten. Advisering over communicatie tijdens en na de o ntwikkeling van beleid. Ondersteuning van groepsprocessen tijdens de ontwikkeling van beleid. Individuele coaching van beleidsontwikkelaars of projectleiders.
Ook kunt u bij ARB diverse brochures met achtergrondinformatie bestellen.
Voor het werk dat ARB voor het ministerie van Verkeer en Waterstaat doet, worden geen kosten in rekening gebracht. Ook andere ministeries of organisaties kunnen een beroep doen op ARB. Oriënterende gesprekken en presentaties zijn gratis. Voor overige activiteiten kan op verzoek offerte worden gedaan.
Het team mr. Ronald Chr. Bos Hoofd ARB, Senior Adviseur Projectmanager met ervaring op het gebied van beleidsontwikkeling en communicatie.
drs. ErikSpaink Senior Adviseur Beleidsontwikkelaar met ervaring op vijf ministeries. Heeft met name ervaring op het gebied van overheidssturing en het ontwikkelen van omgevingsgerichte beleidsplannen.
drs. PetrouschkaWerther Senior Adviseur Afkomstig van een extern communicatiebureau. Ervaren in het werken voor en met de verschillende maatschappelijke partijen op het gebied van omgevingsgericht beleid.
Hermien Konings-Vosselman Management Assistent
Ook zet Adviesunit Resultaatgericht Beleid regelmatig externe adviseurs in die expert zijn op het gebied van de Ketenbenadering, (beleids)communicatie en procesmatig werken.
Ministerie van Verkeer en Waterstaat Adviesunit Resultaatgericht Beleid (ARB) Koninginnegracht 19 Postbus 20903 2500 EX Den Haag
Telefoon: (070)35174 55 Fax:
(070) 351 61 56
Colofon Redactie Adviesunit Resultaatgericht Beleid Vormgeving en illustraties BIKKER Creatie & Vormgeving BNO Lithografie Lithohouse Drukwerk Drukkerij Deltadruk
Den Haag, oktober 1997
