IK-SPORT RAPPORTAGE TENNISVERENIGING WTV WOUW

IK-SPORT RAPPORTAGE TENNISVERENIGING WTV WOUW

IKSport-scan WTV Wouw

Colofon Publicatie Sportservice West-Brabant, december 2011

Samenstelling Martijn Gommeren IKSport auditor

Correspondentieadres Sportservice West-Brabant Martijn Gommeren Postbus 3112 4700 GC Roosendaal Telefoon: 013-534 90 27 Fax: 013-534 78 66 E-mail: [email protected] Mobiel: 06-41904109 Internet: www.brabantsport.nl

Rapportage Naam vereniging Contactpersoon Adres Postcode, plaats Telefoon E-mail Website Sportbond Auditor Datum audit

: WTV Wouw : Arnold Melkert : Neerakker 9 : 4725 DP Wouw : 0165-303209 : [email protected] : www.wtv-wouw.nl : Koninklijke Nederlandse Lawn Tennis Bond : Martijn Gommeren : 14 december 2011

2


Inhoudsopgave

Samenvatting ........................................................................................................................................... 4 1

Inleiding ............................................................................................................................................ 6

2

IKSport: wat is dat? ........................................................................................................................... 7 2.1 Wat is ‘kwaliteit’?.............................................................................................................................7 2.2 Hoe werkt een IKSport-scan?...........................................................................................................9

3

Algemene informatie vereniging ............................................................................................... 11

4

Uitkomsten per aandachtsgebied .............................................................................................. 12 Strategische planning & marketing management ........................................................................ 12 Procedures en interne werking (communicatie) .......................................................................... 16 Externe communicatie / image building ....................................................................................... 19 Clubsfeer & cultuur / nevenactiviteiten ....................................................................................... 22 Bestuur management en structuur .............................................................................................. 24 Human resource management ..................................................................................................... 27 Effectiviteit .................................................................................................................................... 29 (Semi-)Individuele sporten................................................................................................................ 29 Teamsporten ..................................................................................................................................... 29

4.1 4.2 4.3 4.4 4.5 4.6 4.7 A) B) 5

Conclusies en aanbevelingen.......................................................................................................... 30 5.1 Conclusies ..................................................................................................................................... 30 5.2 Aanbevelingen .............................................................................................................................. 31 5.3 Vervolgtraject................................................................................................................................ 32

3


SAMENVATTING

Kerngegevens audit De IKSport audit ten behoeve van WTV Wouw heeft plaatsgevonden op woensdag 14 december 2011. De vereniging werd vertegenwoordigd door: • Kees Baas voorzitter • Arnold Melkert secretaris • Monique Kerkhofs jeugdcommissie • Jan Deelen organisatie mix-avonden • Edwin van Linden lid • Brechje van Ginderen lid WTV Wouw is een vereniging met 616 leden (waarvan circa 112 jeugdleden) en maakt gebruik van een eigen accommodatie, gelegen aan de Waterstraat 5 te Wouw. De vereniging is recreatief ingesteld waarbij waarde gehecht wordt aan sfeer, gezelligheid en het sociale aspect. Resultaten audit Aandachtsgebieden Strategische planning & marketing management Procedures en interne communicatie Externe Communicatie Clubsfeer & cultuur Bestuur, management, structuur Vrijwilligersbeleid / personeelsbeleid (HRM) Effectiviteit van individueel en/of kampioenschappen Effectiviteit team en/of regelmatige competitie

Score in % 64% 63% 73% 64% 60% 32% 82% 79%

Score voldoende voldoende goed voldoende voldoende onvoldoende goed goed

Op zeven van de acht kwaliteitsgebieden scoort de vereniging “voldoende” of “goed”. Gemiddeld over de eerste zes aandachtsgebieden scoort WTV Wouw een cijfer van 59%, voldoende dus. Conclusie: Geconcludeerd kan worden dat WTV Wouw de organisatie van de vereniging grotendeels op orde heeft. De aanbevelingen (verbeterpunten) die uit de scan voortvloeien, zullen bijdragen aan een betere continuïteit voor de vereniging, zowel op lange als op kortere termijn.

4


De belangrijkste aanbevelingen worden hieronder kort toegelicht. De overige aanbevelingen zijn terug te vinden in hoofdstuk 4 (en in overzicht in 5.2). De belangrijkste aanbeveling heeft betrekking op het ontbreken van een heldere visie naar de toekomst toe. Het is zaak dat WTV Wouw op zo kort mogelijke termijn een beleidsplan maakt voor de lange termijn, gekoppeld aan een actieplan voor de korte termijn. Een dergelijk plan dient als leidraad waar de activiteiten en keuzes van de vereniging aan kunnen worden getoetst. Om met de trainers aan de slag te gaan met het jeugdbeleid is al een belangrijke stap. De volgende aanbeveling is om voor nieuwe leden dan wel potentiële leden een informatiebrochure te ontwikkelen. D.m.v. deze brochure is het voor nieuwe leden dan wel potentiële leden duidelijk wat er van hen wordt verwacht. De volgende aanbeveling is om actief opzoek te gaan naar een PR functionaris te werven, dat zal in positieve zin invloed hebben op de vereniging. Het opbouwen en onderhouden van een extern netwerk (lokale media, gemeente, sportraad, stichtingen, collegae uit het verenigingsleven, scholen) zal op lange termijn vruchten afwerpen. Een andere aanbeveling is om het sponsorbeleid verder te concretiseren d.m.v. het uitbreiden van de sponsorcommissie en het ontwikkelen van een goed sponsordossier. Op het gebied van verzekering is het een aanbeveling om eens te informeren naar de vrijwilligersverzekering van de gemeente Roosendaal. De laatste aanbeveling is om actief verder te gaan met de ontwikkelingen om als vereniging Maatschappelijke actief te worden, door clinics aan te bieden op basisscholen.

5


1

INLEIDING

Sportverenigingen, en dan in het bijzonder de besturen ervan, krijgen er steeds meer verantwoordelijkheden en taken bij. Hierdoor komt de organisatie van de kerntaken (zoals de sportactiviteiten), maar ook met name de vrijwilligers, in toenemende mate onder druk staan. Dit is de reden waarom de gemeente Roosendaal besloten heeft om uitvoering te geven aan de Impuls brede school, sport en cultuur. De visie van de gemeente Roosendaal op het thema ‘sport’ is dat sport eenvoudig toegankelijk moeten zijn voor jeugd in de leeftijd van 4 tot 18 jaar. Hierbij wordt ingezet op sport als doel op zich. Uiteraard zullen door de inzet van sport als doel, ook diverse maatschappelijke effecten worden gerealiseerd. De Impuls wordt in de gemeente Roosendaal uitgevoerd door Sportservice West-Brabant. Een onderdeel van de Impuls is het verenigingsadvies. De doelstellingen die hierbij behoren zijn: • Professionaliseren van de sportverenigingen; • Toeleiden van kinderen richting de sportvereniging; Om sportverenigingen op de juiste manier te ondersteunen is het van belang dat er een duidelijk beeld is van de sportverenigingen. Hiervoor is de IKSport-scan (Integrale Kwaliteitszorg Sportclubs) een goed instrument. IKSport, wat is dat? IKSport (Integraal Kwaliteitszorg Sportclubs) is ontwikkeld door NOC*NSF en geeft informatie over het reilen en zeilen van de vereniging als organisatie. Via een vragenlijst worden de positieve en ontwikkelpunten van de vereniging opgespoord. De onderwerpen die daarbij aan de orde komen zijn gerubriceerd in zeven aandachtsgebieden die alle verenigingen raken (zie hoofdstuk 2). Voor alle duidelijkheid, IKSport gaat dus niet om de sportieve of sporttechnische kwaliteiten van de club of het trainerskorps. Opbouw verslag De opbouw van het verslag is als volgt. Na de inleiding volgt in hoofdstuk 2 een theoretische uitleg over de achtergrond van de IKSport-methodiek. Daarbij wordt gekeken naar de definitie van kwaliteit en wordt wat dieper ingegaan op de zeven verschillende aandachtsgebieden. Hoofdstuk 3 geeft beknopt een algemene indruk van de vereniging. In hoofdstuk 4 worden de positieve zaken en de verbeterpunten per aandachtsgebied toegelicht. In hoofdstuk 5 tenslotte staan de conclusies en de aanbevelingen centraal. Ook wordt daarbij een doorkijk gemaakt naar het vervolgtraject.

6


2

IKSPORT: WAT IS DAT?

Met behulp van het kwaliteitswaarderingssysteem IKSport-scan kan gemeten worden hoe het staat met de kwaliteitszorg binnen sportverenigingen. De afkorting ‘IK’ staat daarbij voor Integrale Kwaliteitszorg. Alvorens in te gaan op het waarderingssysteem is het zinvol kort in te gaan op het begrip ‘kwaliteit’. Kwaliteit is een behoorlijk diffuus begrip dat voor meerdere vormen van uitleg interpreteerbaar is.

2.1

WAT IS ‘KWALITEIT’?

Allereerst is kwaliteit geen eenduidig begrip. Dat blijkt wel uit onderstaande uitspraken over kwaliteit: • Kwaliteit: de verwachtingen van de leden overtreffen • Kwaliteit: iets waarover je samen afspraken hebt gemaakt • Kwaliteit: een factor die de sport zelf in handen heeft en dus zelf ook kan beïnvloeden • Kwaliteit: de beste voorbereiding op competitie • Kwaliteitszorg als een wedren zonder finish • Door kwaliteit naar kwantiteit Kwaliteit is bovendien een dynamisch begrip. Zo onderscheiden we: • kwaliteit die moet (bijvoorbeeld de veiligheid van de sportmaterialen) • kwaliteit die hoort (de wijze waarop de les of training wordt gegeven) • kwaliteit die kan (een op en top sportaccommodatie). Kortom, het moge duidelijk zijn dat het begrip kwaliteit op meerdere manieren interpreteerbaar is. Dit blijkt ook als gekeken wordt naar de verschillende indelingen van kwaliteit die onderscheiden kunnen worden. We onderscheiden kwaliteit daarbij grofweg in vier categorieën: A) B) C) D)

Maatschappelijke kwaliteit Gebruikerskwaliteit Productkwaliteit Proceskwaliteit

7


A) Maatschappelijke kwaliteit Definitie: De sport beantwoordt aan de (gerechtvaardige) verwachtingen van de maatschappij wanneer: • Iedereen aan sport kan deelnemen • De bewegingsmogelijkheden van goede kwaliteit zijn • De sportbeoefening die continuïteit nastreeft • Talentvolle sporters optimale ontplooiingskansen krijgen B) Gebruikerskwaliteit Definitie: De sport beantwoordt aan de mogelijkheden, de wensen en de verwachtingen van de deelnemers zelf. Kenmerken: • De wensen en verwachtingen van de sporters zijn bekend • De activiteiten worden als plezierig en haalbaar ervaren • Er is geen “druk” van ouders en/of begeleiders • De sporters, trainers, begeleiders en ouders worden voldoende betrokken C) Productkwaliteit Definitie: De sport beantwoordt aan de door experts vastgestelde criteria: • Er is sprake van keuzevrijheid voor de sporter • Er is sprake van een brede psychomotorische opleiding • Er zijn voldoende keuzemogelijkheden voorhanden • Er wordt voldoende bewogen • Er wordt veelzijdig bewogen • Er is voldoende afwisseling D) Proceskwaliteit Definitie: De sport wordt op een effectieve en efficiënte wijze georganiseerd: • Er is een vlotte doorstroming van het bewegingsonderwijs naar de georganiseerde sport door een efficiënt samenwerkingsverband tussen de school, de schoolsport en de georganiseerde sport • De introductie van nieuwe leden verloopt vlot • De organisatie van trainingen, wedstrijden en nevenactiviteiten verloopt vlot • Sporters worden betrokken bij de keuze, de planning, de organisatie en de evaluatie van activiteiten. Om eerdergenoemde kwaliteitsbegrippen objectief te kunnen beoordelen is het evaluatie- en registratiesysteem IKSport NL ontwikkeld.

8


2.2

HOE WERKT EEN IKSPORT-SCAN?

Een IKSport-scan is een geautomatiseerd toetsingsinstrument, waarmee op een snelle en objectieve manier het ‘momentane kwaliteitsniveau’ of de ‘intrinsieke waarde’ van een sportvereniging bepaald wordt vanuit een breed perspectief. Een IKSport-scan wordt afgenomen door een gediplomeerde IKSport-auditor. Aan de hand van een uitgebreide vragenlijst wordt de vereniging doorgelicht. Bij de vraagstelling is er veel aandacht voor de tevredenheid van de leden. De club wordt op die manier een spiegel voorgehouden. Uiteindelijk mondt de audit uit in een aantal aandachtspunten en concrete handvatten om bepaalde zaken binnen de vereniging op te pakken en te verbeteren. Elke vereniging waar een audit is afgenomen krijgt een uitgewerkt verslag van de bevindingen toegestuurd. De resultaten van IKSport worden bepaald op basis van de zeven verschillende aandachtsgebieden waarmee het verenigingsmanagement wordt geëvalueerd. Deze aandachtsgebieden zijn: 1. Strategische planning en marketing management • Heeft de vereniging een duidelijke missie of visie over de te volgen koers en is dit ook bij iedereen bekend? • Beschikt de vereniging over een beleidsplan en wordt de effectiviteit ervan regelmatig geëvalueerd en bijgesteld? • Wordt bij de samenstelling van het activiteitenprogramma of de toekenning van de middelen aan de diverse trainingsgroepen rekening gehouden met de missie van de vereniging, de vrijwilligers, de leden en de wensen en behoeften van de leden? 2. Procedures en interne communicatie • Hoe is de informatie naar leden, ouders, vrijwilligers en trainers binnen de vereniging georganiseerd? • Welke overlegsituaties vinden er plaats? 3. Externe communicatie en image building • Wordt er voldoende aandacht besteed aan het creëren van het gewenste imago? • Wordt er voldoende aandacht besteed aan externe relaties? • Is er sprake van een eenduidige en herkenbare identiteit? 4. Clubsfeer & cultuur / nevenactiviteiten • Is er sprake van een “wij” gevoel? • Kenmerkt de vereniging zich door een ‘voor en door leden’ cultuur? 5. Bestuur, Management en structuur • Hoe is de verdeling van administratieve en organisatorische functies, taken, bevoegdheden, verantwoordelijkheden en wat is de effectiviteit en efficiëntie ervan? • Welk oordeel wordt geveld over de intrinsieke waarde van het bestuur en commissies?

9


6. Human recource management (vrijwilligersbeleid / personeelsbeleid) • Welke voorzieningen zijn getroffen voor de vrijwilligers en het personeel? 7. Effectiviteit (prestatiemeting) Bij het onderdeel effectiviteit wordt op voorhand onderscheid aangebracht tussen verenigingen die gericht zijn op (semi-)individuele sporten en verenigingen die gericht zijn op teamsporten • Kernvraag is, zijn de resultaten van de vereniging positief? Aan de hand van de uitkomsten op de verschillende aandachtsgebieden wordt een totaalbeeld gevormd over het functioneren van de sportvereniging. De aanbevelingen kunnen vervolgens eenvoudig worden afgeleid uit de (ontbrekende) scores.

10


3

ALGEMENE INFORMATIE VERENIGING

WTV Wouw is een tennisvereniging> die gericht is op recreatieve sporters. De vereniging staat open voor jeugdleden en/of volwassenen, van beide geslachten en alle nationaliteiten. In eerste instantie kunnen alleen sporters uit de kerkdorpen van de vroegere gemeente Wouw zich aanmelden. Het gaat hierbij om de volgende dorpen: Wouw, Wouwse Plantage, Heerle en Moerstraten. De vereniging maakt gebruik van een eigen accommodatie met een eigen kantine, gelegen aan de Waterstraat 5 in Wouw. De vereniging kent 616 leden, waarvan 112 jeugdleden. Het percentage jeugdleden bedraagt daarmee 18 %. De vereniging is qua ledenaantal dalende. Vijf jaar geleden kende de vereniging nog 627 sportende leden, vorig jaar waren dat er 645. Het aantal jeugdleden daalde dit jaar met 11% van 126 naar 112. Momenteel nemen 55 teams, zoals volwassene als jeugd deel aan de competitie van de KNLTB. WTV Wouw beschikt over 2 trainers. Beide trainers beschikken over een sportdiploma en over een EHBOdiploma. Verder beschikt de vereniging over ± 110 kaderleden (vaste verenigingsmedewerkers).

11


4

UITKOMSTEN PER AANDACHTSGEBIED

De IKsport-scan meet de kwaliteit van de sportvereniging aan de hand van de zeven reeds genoemde aandachtsgebieden. In dit hoofdstuk worden de belangrijkste bevindingen per aandachtsgebied op een rij gezet. De cijfers achter de kop geven de scores weer per onderdeel.

4.1

STRATEGISCHE PLANNING & MARKETING MANAGEMENT

64

Positieve punten Financiën Voor wat betreft het financiële beleid wordt er jaarlijks een begroting opgesteld die, tussentijds (tenminste 2 keer per jaar), wordt gecontroleerd door het bestuur. Tevens wordt de eindbalans op het einde van het jaar vergeleken met de begroting. Hieruit blijkt dat WTV Wouw een financieel gezonde vereniging is. Peiling tevredenheid De vereniging heeft afgelopen jaar voor de eerste keer de tevredenheid en de wensen en verwachtingen van alle leden gepeild. De resultaten van dit onderzoek zijn gepubliceerd op de website. Toegankelijkheid De vereniging staat open voor jeugd, senioren, alle nationaliteiten en mensen met een verstandelijke en/of lichamelijke beperking. In eerste instantie alleen voor sporters uit de kerkdorpen van de vroegere gemeente Wouw. Bij de vereniging is een vraag weggelegd of er een aanbod voor mensen met een beperking gerealiseerd kan worden. Momenteel wordt onderzocht of de accommodatie ook toegankelijk is voor mensen met een beperking. Deelname aan competities en activiteiten De vereniging is recreatief ingesteld. Echter leden, zowel jeugd als senioren, hebben ook de mogelijkheid om deel te nemen aan competities.

12


Verbeterpunten Beleidsplan (lang / kort) De vereniging heeft niet de beschikking over een beleidsplan voor de lange termijn. Een dergelijk plan geeft antwoord op vragen als: “Wie zijn we, wat willen we en hoe denken we daar te komen?”. Een dergelijk plan biedt de vereniging houvast voor de toekomst op velerlei beleidsterreinen. Voordeel van het op papier zetten van de verenigingsstructuur, beleid en actieplannen is dat ze beter te evalueren zijn en tussentijds bij te stellen zijn. Verder is het voor het bestuur en de leden duidelijk wat de vereniging in de komende jaren wilt bereiken en op welke wijze de vereniging dat wil bewerkstelligen. In het verlengde hiervan ontbreekt het aan een actieplan voor de korte termijn. In een dergelijk actieplan kunnen concrete doelstellingen, activiteiten en dergelijke worden geformuleerd op sporttechnisch vlak en op het gebied van administratief beleid en het jeugdsportbeleid. Het is zaak om die doelstellingen SMART (Specifiek, Meetbaar, Acceptabel, Realistisch, Tijdgebonden) te definiëren. Zo worden de wensen in het plan omgezet naar concrete taken met verantwoordelijke personen en deadlines. Beleidsdoelstellingen jeugd Binnen de vereniging is i.s.m. de trainers een start gemaakt om doelstellingen te formuleren voor het sportieve beleid voor de jeugdafdeling. De trainers gaan op deze manier betrokken worden bij de sportieve beleidsvoering voor de jeugd. Dit dient nu verder uitgewerkt te worden.

13


Conclusies & aanbevelingen De score van 60 punten op dit aandachtsgebied is voldoende. Wel is het opvallend dat het binnen de vereniging ontbreekt aan een verenigingsbeleidsplan. Beleidsplan/-doelstellingen Het is voor een vereniging met een ledenaantal van 616 leden aan te bevelen een beleidsplan te ontwikkelen waarbij een visie/missie, SWOT analyse (sterkte, zwakte, kansen en bedreigingen) en doelstellingen voor o.a. de beleidsterreinen sportstimulering (ledenwerving en behoud), vrijwilligersbeleid, deskundigheidsbevordering, accommodatie en beheer, in- en externe communicatie, financieel beleid en tot slot sporttechnisch beleid uitgewerkt worden. Een beleidsplan is pas een goed en werkbaar document als ook een fasering is aangebracht en prioriteiten zijn gesteld. Een dergelijk plan kan tevens gebruikt worden als leidraad waarlangs de vereniging jaarlijks geëvalueerd wordt. Het gaat dan om vragen als: wat waren we van plan, wat is ervan terechtgekomen, wat is wel gelukt en wat niet en waarom, wat gaan we bijstellen en wat komt volgend seizoen aan de orde. Mogelijke onderwerpen voor een beleidsplan zijn: • Omvang en groei van de vereniging Uit hoeveel leden bestaat de vereniging? Is er autonome groei? Naar welke omvang wordt gestreefd? Wat is de verhouding jeugd/senioren? Is er concurrentie? Op welk gebied / welke regio richt de vereniging zich? • Accommodatie Wat zijn de doelstellingen omtrent zaalgebruik? • Bestuurlijke structuur Wat zijn de kernfuncties binnen de vereniging? Op welke wijze kan het één en ander zo efficiënt mogelijk functioneren? • Financiën Wat zijn de doelstellingen omtrent de omvang van het eigen vermogen, financiële onafhankelijkheid en hoogte van de contributie? • Communicatie Hoe wordt de in- en externe communicatie gestalte gegeven? • Ledenbetrokkenheid Op welke wijze wordt de ledenbetrokkenheid binnen de vereniging bevorderd/vergroot? • Sponsoring Wat heeft de vereniging te bieden aan de sponsors? welk percentage van de begroting of welke activiteiten moeten gedekt worden door sponsorinkomsten? • Samenwerking Op welke gebieden kan de vereniging samenwerken met derden, zoals andere verenigingen of organisaties / bedrijven. Het beleidsplan kan jaarlijks ook een richtlijn zijn bij het evalueren van de vereniging. Dit document kan een onderdeel zijn van de algemene ledenvergadering (ALV). De volgende vragen kunnen gesteld worden: 1. wat waren we van plan 4. wat gaan we bijstellen 2. wat is ervan terechtgekomen 5. wat komt volgend seizoen aan de orde 3. wat is wel gelukt en wat niet en waarom

14


Beleidsdoelstellingen jeugd Binnen de vereniging is i.s.m. de trainers een start gemaakt om doelstellingen te formuleren voor het sportieve beleid voor de jeugdafdeling. De trainers gaan op deze manier betrokken worden bij de sportieve beleidsvoering voor de jeugd. Dit dient nu verder uitgewerkt te worden. Peiling tevredenheid Het uitvoeren van een (schriftelijk) tevredenheids- en wensenonderzoek onder leden, trainers en vrijwilligers (“0-meting”) levert input om de huidige koers bij te stellen en om de toekomstige koers te bepalen. Een belangrijke stap om te starten met het ontwikkelen van een beleidsplan. WTV Wouw heeft dit jaar voor het eerst zo'n soortgelijk onderzoek uitgevoerd. Belangrijk naar de leden toe is dat de resultaten ook bekend worden gemaakt, dat is echter (nog) niet gebeurd. Door de resultaten bekend te maken hebben de leden automatisch het gevoel dat ze nauw bij de vereniging betrokken worden. In het verlengde hiervan kan ook het ontwikkelen van een afmeldingsformulier bijdragen aan het verkrijgen van meer inzicht in datgene wat er onder leden leeft. Via een dergelijk formulier kan gevraagd worden waarom leden stoppen met hun sport of uitwijken naar een andere club in de regio. Ondersteuning beleidsontwikkeling Voor ondersteuning en begeleiding bij beleidsontwikkeling kan de vereniging hulp inroepen van de KNLTB of van Sportservice West-Brabant. Toegankelijkheid Bij de vereniging is een vraag weggelegd of er een aanbod voor mensen met een beperking gerealiseerd kan worden. Momenteel wordt onderzocht of de accommodatie ook toegankelijk is voor mensen met een beperking. • Sportservice West-Brabant kan ondersteunen bij het ontwikkelen van een aanbod voor mensen met een beperking . • ROGEP (Roosendaals Gehandicapten Platofrm) beoordeelt of winkels, bedrijven of (openbare) gebouwen toegankelijk zijn voor mensen met een handicap en/of een functiebeperking. Dit symbool is genoemd: R.T.S. (Roosendaals Toegankelijkheids Symbool). De accommodatie van WTV Wouw zou ook door ROGEP beoordeeld kunnen worden.

15


4.2

PROCEDURES EN INTERNE WERKING (COMMUNICATIE)

63

Positieve punten Informatie over vereniging website De vereniging beschikt over een uitgebreide website met daarop algemene verenigingsinformatie, huisregels, accommodatie, uitslagen en standen, bestuur en commissies, contributies, etc. Deze website is door leden, kaderleden en trainers te raadplegen. Ook potentiële leden kunnen voldoende informatie over de vereniging vinden op de website. nieuwsbrief In de nieuwsbrief die regelmatig verschijnt wordt naast allerlei informatie over het activiteitenprogramma, verslagen, standen en weetjes ook informatie gegeven over trainingsrooster, contributie, adressenlijsten/telefoonlijsten. Vele teksten uit het clubblad zijn te vinden op de functionele website. adressenlijsten De trainers en kaderleden beschikken over een actueel overzicht van bestuurders, commissieleden, overige trainers en een ledenlijst. Ook de leden beschikken over een actueel overzicht van bestuurders, commissieleden en trainers. Ledenregistratie De vereniging heeft een centrale (geautomatiseerde) ledenadministratie. Het programma is voor meerdere bestuursleden toegankelijk. Informatie t.b.v. trainers (en leden) De trainers ontvangen via het bestuur of via de bond allerlei informatie over (bij)scholingen en cursussen. De leden ontvangen via het bestuur allerlei informatie over (bij)scholingen en cursussen. Dit kunnen tennisgerelateerde cursussen zijn, maar ook cursussen m.b.t. administratief beleid of overige cursussen, welke van belang kunnen zijn voor de vereniging, zoals AED of IVA-instructie.

16


Verbeterpunten Nieuwe leden Nieuwe leden worden mondeling geïnformeerd over verenigingszaken. Dit gebeurt jaarlijks in maart als de nieuwe ledenpasjes worden uitgereikt. Relevante zaken worden doorgenomen met de nieuwe leden. Er is geen informatiebrochure of folder waarmee nieuwe leden op de hoogte gebracht kunnen worden met informatie over het reilen en zeilen van de vereniging. Bij de inschrijving wordt ook niet gevraagd om een medische gezondheidsverklaring. Informatie over vereniging De lijst met gegevens bestuursleden en commissieleden is opgenomen op de website. Het ontbreekt echter aan contactgegevens, waardoor het lastig is om bestuursleden en commissieleden te bereiken. Ongevallenverzekering De vereniging beschikt over een ongevallenverzekering. De formulieren voor ongevalaangifte liggen echter niet op een duidelijke plaats en zijn dus niet eenvoudig terug te vinden in voorkomende gevallen (ernstige blessures).

Conclusies & aanbevelingen Ten aanzien van procedures en interne communicatie scoort de vereniging voldoende. De informatievoorziening richting alle betrokkenen binnen de vereniging (dus zowel leden als kaderleden) gebeurt via de nieuwsbrief en de website. Nieuwe leden Nieuwe leden worden mondeling geïnformeerd over verenigingszaken. Dit gebeurt jaarlijks in maart als de nieuwe ledenpasjes worden uitgereikt. Relevante zaken worden doorgenomen met de nieuwe leden. Door een informatiebrochure of folder te ontwikkelen met onderstaande informatie, beschikken (nieuwe) leden altijd over alle relevante informatie over het reilen en zeilen van de vereniging. • informatie over administratieve regelingen • huishoudelijk reglement / richtlijnen voor trainingen • informatie over de betreffende sport • informatie over geschikte sportkleding • vermelding van bond • informatie over (extra) verzekeringsmogelijkheden (WA en ongevallenverzekering) Deze brochure kan tegelijkertijd met de pasjes uitgereikt worden. Inschrijfformulier Wat betreft de aanmeldingsprocedure zou op het inschrijfformulier de vraag naar de medische achtergrond gesteld kunnen worden. Zijn er nog medische zaken waar de vereniging/trainer rekening mee dient te houden? (bv. astma, epilepsie, suikerziekte, e.d.).

17


Ook op het gebied van "Vrijwilligerswerving" is het een mogelijkheid om bij het inschrijving te informeren naar de achtergrond van de nieuwe leden. Wat is het beroep van het nieuwe lid? Zou het nieuwe lid vrijwilligerswerk voor de vereniging willen uitvoeren? Welke vrijwilligerstaken zou het nieuwe lid voor de vereniging willen uitvoeren? Op deze manier is het voor de vereniging overzichtelijk welke leden ze voor welke vrijwilligerstaken kunnen benaderen. Nieuwe leden zijn natuurlijk niet verplicht om deze gegevens te delen met de vereniging. Zorg er als vereniging wel voor dat de vragen selectief gesteld worden, zodat er gemakkelijk een database van te maken is. Informatie over vereniging De lijst met gegevens van bestuursleden en commissieleden is opgenomen op de website. Het ontbreekt echter aan contactgegevens, waardoor het lastig is om bestuursleden en commissieleden te bereiken. Voeg de ontbrekende gegevens toe, zodat de bestuursleden en de verschillende commissies te bereiken zijn. Ongevallenverzekering De vereniging beschikt over een ongevallenverzekering. De formulieren voor ongevalaangifte liggen echter niet op een duidelijke plaats en zijn dus niet eenvoudig terug te vinden in voorkomende gevallen (ernstige blessures). Zorg ervoor dat de formulieren op een vaste plaats in de bestuurskamer liggen, zodat ze in voorkomende gevallen gebruikt kunnen worden.

18


4.3

EXTERNE COMMUNICATIE / IMAGE BUILDING

73

Positieve punten Consequent gebruik huisstijl De vereniging heeft een herkenbare huisstijl (verenigingsnaam, logo, briefpapier, enveloppen, e.d.). Voor het aankondigen van verenigingsevenementen maakt de vereniging ook gebruik van posters . Activiteiten De vereniging organiseert jaarlijks tal van activiteiten. De georganiseerde evenementen en toernooien worden aangemeld bij de bond . Samenwerking met verenigingen Er wordt samengewerkt met tennisverenigingen in de regio. Externe verenigingsondersteuning Er wordt gebruik gemaakt van de aangeboden diensten van Sportservice West-Brabant. Sponsoring Voor belangrijke verenigingsactiviteiten worden de huidige sponsoren uitgenodigd. De sponsors van WTV Wouw spelen daarnaast ook actief tennis bij WTV Wouw en zijn dus bij de club betrokken. Website De vereniging beschikt over een uitgebreide website met daarop algemene verenigingsinformatie, huisregels, accommodatie, uitslagen en standen, bestuur en commissies, contributies, etc. Deze website is door leden, kaderleden en trainers te raadplegen. Ook potentiële leden kunnen voldoende informatie over de vereniging vinden op de website.

Verbeterpunten Activiteiten De vereniging organiseert geen activiteiten met een ‘open dag’ karakter waarmee de vereniging zich kan profileren of waar de plaatselijke bevolking kennis kan maken met de vereniging. Maatschappelijke rol Momenteel wordt er i.s.m. Sportservice West-Brabant een opzet gemaakt om tennislessen aan te bieden aan het basisonderwijs tijdens de bewegingslessen. Op deze manier maken de leerlingen van het basisonderwijs kennis met tennis. Een vervolg stap kan zijn om voor deze leerlingen tennislessen aan te bieden op het sportpark. Dit dient nu verder uitgewerkt te worden. Proeflessen Door bovenstaande opzet is het ook van belang dat geïnteresseerde kinderen of instromende nieuwe (jeugd)leden gedurende een aantal weken (onder verzekerde omstandigheden) de tak van sport kunnen ‘uitproberen’. Dit wordt nu gerealiseerd binnen de vereniging.

19


Samenwerking met verenigingen Er wordt niet samengewerkt met andere sportverenigingen in Wouw. Lokale media De vereniging houdt de lokale media op de hoogte van het verenigingsgebeuren. Echter gebeurt dit wel te weinig. Hier kan meer uitgehaald worden zoals aankondigingen en redactionele artikelen van de verschillende activiteiten van de vereniging. Public relations PR-functionaris Binnen de vereniging is er momenteel een vacature voor een PR-functionaris die uitvoering zou moeten geven aan de externe communicatie. Eén van de taken die een PR-functionaris op zich moet nemen, is de externe communicatie (ook hier ligt link met verenigingsbeleidsplan, de vraag wat de vereniging precies wil uitdragen naar buiten). Deelname activiteiten gemeente Er wordt niet deelgenomen aan gemeentelijke activiteiten om de vereniging te promoten. Sponsoring WTV Wouw beschikt over een sponsorcommissie. Deze commissie bestaat echter uit slechts één persoon. De vereniging is dus niet actief met sponsoring bezig. Binnen de vereniging zijn weliswaar sponsorcontracten aanwezig met daarin onder andere vaste afspraken over sponsorbedragen, het ontbreekt binnen de vereniging echter aan een sponsordossier waarin de vereniging zichzelf voorstelt en waarin tevens de aanwezige sponsormogelijkheden zijn opgenomen (bv. kleding-, materiaal, project, opleiding-, eventsponsoring, e.d.). Gelet op het dorpse karakter en de grote aanwas van sponsoren, ligt hiertoe geen acute noodzaak. Het is wel iets om naar de toekomst toe te ontwikkelen.

Conclusies & aanbevelingen De vereniging heeft haar externe communicatie op orde. Door de eigen huisstijl treedt de vereniging eenduidig naar buiten. Activiteiten Winst kan nog geboekt worden door het met elkaar organiseren van open dagen en/of demonstratie rondom de accommodatie. Naast een stukje draagvlak naar buiten toe kan hierdoor ook het ‘wij gevoel’ verder versterkt worden. Maatschappelijke rol Momenteel wordt er i.s.m. Sportservice West-Brabant een opzet gemaakt om tennislessen aan te bieden aan het basisonderwijs tijdens de bewegingslessen. Op deze manier maken de leerlingen van het basisonderwijs kennis met tennis. Een vervolg stap kan zijn om voor deze leerlingen tennislessen aan te bieden op het sportpark. Dit dient verder uitgewerkt te worden.

20


Proeflessen Door bovenstaande opzet is het ook van belang dat geïnteresseerde kinderen of instromende nieuwe (jeugd)leden gedurende een aantal weken (onder verzekerde omstandigheden) de tak van sport kunnen ‘uitproberen’. Dit wordt nu gerealiseerd binnen de vereniging. Public Relations Indien de vereniging in staat is een PR functionaris te werven, dan zal dat in positieve zin invloed hebben op de vereniging. Het opbouwen en onderhouden van een extern netwerk (lokale media, gemeente, sportraad, stichtingen, collegae uit het verenigingsleven, scholen) zal op lange termijn vruchten afwerpen. Lokale media De vereniging houdt de lokale media op de hoogte van het verenigingsgebeuren. Echter gebeurt dit wel te weinig. Hier kan meer uitgehaald worden zoals aankondigingen en redactionele artikelen van de verschillende activiteiten van de vereniging. Samenwerking met verenigingen Ook samenwerking met andere sportverenigingen op het terrein van accommodatie en kennis behoort tot de mogelijkheden. Samen cursussen organiseren voor leden, zoals bijvoorbeeld een EHBSO-cursus. Sponsoring Verder is het aan te raden om het huidige sponsorbeleid wat verder te concretiseren d.m.v. goed sponsordossier. Het sponsordossier is als het ware een visitekaartje van de vereniging aan potentiële sponsoren. In dat kader kan het sponsordossier een vervolgstap zijn op het verenigingsbeleidsplan. Als potentiële sponsorobjecten kan bijvoorbeeld ook gedacht worden aan materiaalsponsoring, projectsponsoring of sponsoring voor opleidingen. Een belangrijk aandachtspunt voor WTV Wouw is het uitbreiden van de sponsorcommissie. Externe ondersteuning De vereniging kan overwegen om hulp in te roepen van externe dienstverlening om knelpunten, problemen en plannen aan te pakken of op te lossen. Deskundigheid is te halen bij de KNLTB of Sportservice West-Brabant.

21


4.4

CLUBSFEER & CULTUUR / NEVENACTIVITEITEN

64

Positieve punten Nevenactiviteiten Voor wat betreft sfeer en cultuur kan aangeven worden dat sprake is van een actieve en bruisende vereniging die tal van activiteiten organiseert. De Nieuwjaarsloop, Laddercompetitie, Oliebollentoernooi, ZomerAvondKompetitie, MiniMaxitoernooi, etc. behoren tot de jaarlijkse activiteiten. Cultuur binnen vereniging Er heerst duidelijk een leden-voor-leden cultuur. Van alle leden wordt verwacht de handen uit de mouwen te steken. Aangezien de kantine in eigen beheer is, is ieder seniorlid verplicht om bardienst te draaien. Of het daarnaast gaat om het meehelpen bij evenementen, schoonmaken of klussen die te maken hebben met onderhoud aan de accommodatie, maakt niet uit. Dit ‘wij gevoel’ wordt nog eens versterkt door de aanwezigheid van een clubhuis/kantine die door de vereniging zelf wordt geëxploiteerd en waar iedereen elkaar ontmoet. De meeste trainers en bestuursleden komen voort uit de vereniging of zijn reeds drie jaar actief binnen de vereniging waardoor een hechte band is ontstaan. Clubhistorie Jaarlijks wordt er een groepsfoto gemaakt van de deelnemers van de jeugdclubkampioenschappen. Ook beschikt de vereniging over een clubarchief met foto's en historie van de vereniging. Bovendien worden de behaalde sportieve prestaties (lange termijn) bijgehouden. Vrijwilligersbeleid De vereniging kent een sterk kader van vrijwilligers. Op 616 leden zijn circa 110 vrijwilligers.

Verbeterpunten Jeugdkamp Er worden geen kampen voor de jeugdleden van de vereniging georganiseerd. Wel kunnen jeugdleden op individuele basis deelnemen aan kampen die door de bond worden georganiseerd. Merchandising Het ontbreekt bij de vereniging aan een herkenbare outfit voor jeugd en senioren en merchandising producten voorzien van het verenigingsembleem. Clubhistorie Van competitieteams worden geen aparte foto's gemaakt. Het regelmatig schieten van een groepsfoto (bestuur, trainers, leden, commissies e.d.) kan helpen bij de vraag: ‘Wie zaten er toen ook alweer in het bestuur”? Verder is het jammer dat de vereniging niet beschikt over een knipselboek/krant waarin verschenen krantenknipsels zijn opgenomen.

22


Vrijwilligersbeleid Om vrijwilligers in voorkomende gevallen in het zonnetje te zetten zijn er geen vaste afspraken Financiële activiteiten De vereniging organiseert geen financiële acties welke een bijdrage kunnen leveren aan de clubkas. Conclusies & aanbevelingen Qua clubsfeer en cultuur heeft de vereniging haar zaken in beginsel goed op orde. De vereniging kan getypeerd worden als een gezellige vereniging waar een leuke en ontspannen sfeer heerst. Er worden veel activiteiten georganiseerd, mede dankzij een uitgebreid kader van vrijwilligers. Uitdragen clubgevoel Clubhistorie Het is te overwegen om krantenknipsels en/of een fotoboek bij te houden. Het is niet alleen ‘leuk’, maar ook functioneel. Dergelijke informatie komt later bijvoorbeeld van pas bij het opstellen van een sponsordossier en natuurlijk bij jubilea (historische info). Jeugdkamp Organisatie van een jeugd (sport)kamp zal een bijdrage leveren op de sportieve prestatie maar zeker in de homogeniteit in de jeugdafdeling van de vereniging. Merchandising De competitieteams voorzien van vaste tenues, draagt bij aan een eenduidige uitstraling naar buiten toe. Op deze manier is WTV Wouw "zichtbaar" aanwezig bij wedstrijden. Ook is het voor de overige leden leuk om in een tenue of T-shirt van WTV Wouw te kunnen tennissen. Vrijwilligersbeleid Om vrijwilligers in voorkomende gevallen in het zonnetje te zetten kunnen er in het huishoudelijk reglement vaste bepalingen opgenomen (wat te doen bij huwelijk, geboorte, langdurig ziek e.d.). Ook dit is een waardering richting de vrijwilligers Financiële activiteiten D.m.v. het organiseren van extra financiële activiteiten kan de clubkas gespekt worden waarmee extra activiteiten georganiseerd kunnen worden. Een voorbeeld van een financiële activiteit is de Grote Clubactie. Op www.clubactie.nl is meer informatie over de Grote Clubactie te vinden. Daarnaast is het mogelijk om de Grote Clubactie uit te laten voeren door Maatschappelijke Stagiaires. Ook hierover is meer informatie te vinden op www.clubactie.nl/mas. .

23


4.5

BESTUUR MANAGEMENT EN STRUCTUUR

60

Positieve punten Vereniging algemeen De vereniging beschikt over een (wettelijke) aansprakelijkheidsverzekering. Een verzekering tegen aansprakelijkheid van iedereen die onder auspiciën van de vereniging, voor of namens de vereniging activiteiten verricht. Bestuur Over het algemeen is het op bestuurlijk niveau goed geregeld binnen de vereniging. Daarbij kan gedacht worden aan de structuur, de frequentie van vergaderingen (acht keer per jaar) en bijeenkomsten en de verslaglegging. Jaarlijks wordt er ook een ALV georganiseerd. Verder beschikt de vereniging over een organogram (bestuur inclusief de diverse commissies) en zijn taken en verantwoordelijkheden van bestuursleden en commissies via functieomschrijvingen omschreven. Ook zijn kennis van het besturen en organisatorische kwaliteiten getuige opleidingsniveau en beroepservaring in voldoende mate aanwezig. Jeugdkader Ondanks dat de vereniging met name gericht is op volwassenen beschikt de vereniging toch over een jeugdcommissie. Het is zinvol om oudere jeugdspelers te betrekken bij de jeugdcommissie. Op deze manier blijven oudere jeugdspelers betrokken bij de vereniging. Overig kader Naast het bestuur functioneren kent de vereniging diverse commissies, zoals Parkbeheercommissie, Paviljoencommissie , Sponsorcommissie, Jeugdcommissie, Mini-Maxi, Competitie, Commissie Open Toernooi en Commissie Clubkampioenschappen. Verbeterpunten Vereniging algemeen De vereniging beschikt niet over een bestuurdersaansprakelijkheidsverzekering. Functieomschrijvingen commissieleden Er zijn wel functieomschrijvingen van de commissies, maar van de commissieleden staan geen functieomschrijvingen op papier. Overig kader Qua kader ontbreken enkele verantwoordelijke personen voor verschillende functies, zoals technische commissie, kwaliteitsverantwoordelijke, vertrouwens-persoon seksuele intimidatie (VPSI). De vereniging zal zelf na moeten gaan of ze deze functies willen gaan invullen. In dat geval dienen zij wel een duidelijk takenpakket en een plaats in de vereniging te krijgen. Ook ontbreekt het binnen de vereniging aan een vrijwilligerscoördinator. Momenteel zijn ze binnen de vereniging hier wel mee bezig.

24


Conclusies & aanbevelingen Over het algemeen is het op bestuurlijk niveau goed geregeld binnen de vereniging. Er zijn voldoende bestuursleden, er wordt op frequente basis vergaderd en functieomschrijvingen van bestuursleden zijn netjes vastgelegd. Ook zijn kennis van het besturen en organisatorische kwaliteiten in voldoende mate aanwezig. Bestuur Momenteel beschikt het dagelijks bestuur van de vereniging over voldoende leden. Echter zijn er binnen de vereniging wel de volgende vacatures. • Voorzitter per 08-02-2012 • Parkbeheer • Jeugdcommissie • Paviljoencommissie per 01-01-2013 Over vrijwilligerswerving is in hoofdstuk 4.2 al gesproken. Verzekering WTV Wouw beschikt over een aansprakelijkheidsverzekering. Een verzekering tegen bestuurdersaansprakelijkheid ontbreekt echter. Voor WTV Wouw is het wellicht interessant om zich eens te verdiepen in de vrijwilligersverzekering van de gemeente Roosendaal. De gemeente heeft sinds 1 maart 2009 een verzekeringspakket afgesloten bij Centraal Beheer Achmea. Het pakket bestaat uit: Basis Polis: • Ongevallen- en persoonlijke eigendommenverzekering voor Vrijwilligers • Aansprakelijkheidsverzekering voor Vrijwilligers Plus Polis: • Aansprakelijkheidsverzekering voor Rechtspersonen • Bestuurdersaansprakelijkheidsverzekering voor Vrijwilligers • Verkeersaansprakelijkheidsverzekering voor Rechtspersoon • Rechtsbijstandverzekering voor Vrijwilligers De collectieve vrijwilligersverzekering is voor iedereen die in organisatorisch verband onverplicht en onbetaald werk verricht voor anderen en/of de samenleving. Hierbij wordt een maatschappelijk belang gediend. Invulling commissies Het ontbreekt binnen de vereniging aan verantwoordelijke personen voor verschillende functies en commissies (bv. technische commissie, verantwoordelijke PR & promotie, kwaliteitsverantwoordelijke, vertrouwenspersoon). De vereniging zal zelf moeten bepalen in hoeverre er ruimte en prioriteit gegeven moet worden aan de invulling van die functies. Daarnaast ontbreekt het binnen de commissies aan functieomschrijving van de commissieleden. Door omschrijvingen te hebben van alle functies wordt het ook makkelijker om vrijwilligers te zoeken voor deze functies. Door tijdens de commissievergaderingen de leden zelf een functieomschrijving te laten opstellen, kun je op relatief korte tijd en op een makkelijk manier in bezit komen van alle functieomschrijvingen.

25


Jeugdkader Ondanks dat de vereniging met name gericht is op volwassenen beschikt de vereniging toch over een jeugdcommissie. Het is zinvol om oudere jeugdspelers te betrekken bij de jeugdcommissie. Op deze manier blijven oudere jeugdspelers betrokken bij de vereniging.

26


4.6

HUMAN RESOURCE MANAGEMENT

32

Positieve punten Onkostenvergoedingen Binnen de vereniging heerst nog een klassieke vrijwilligerscultuur. De bestuursleden ontvangen geen vergoeding of onkostenvergoeding. In positieve zin valt op dat de vereniging de kosten van cursussen en bijscholingen. op zich neemt. WTV Wouw werkt samen met 2 trainers. 1 trainer is in dienst bij de vereniging en 1 trainer heeft een eigen tennisschool. De vergoeding voor de trainers wordt betaald door de leden die tennisles krijgen. Contact bestuur overige leden De bestuursleden hebben contact met de leden doordat zij zelf ook sportief actief zijn binnen de vereniging. Daardoor weten zij nog beter wat er leeft en speelt onder de leden.

Verbeterpunten Trainers De vereniging wilt jaarlijks een overleg inplannen met de hoofdtrainers plaats waarin het functioneren, de tevredenheid en wensen besproken worden. Tevens gaan de trainers betrokken worden bij het ontwikkelen van sportief beleid voor de jeugd. Dit wordt nu verder uitgewerkt. ARBO Binnen de vereniging is geen ARBO risico–inventarisatie en –evaluatie uitgevoerd. Gelet op eigen accommodatie en kantine verdient het wel aanbeveling om daarmee aan de slag te gaan. Clubtenue De trainers, maar ook de teams hebben geen kenmerkend tenues, T-shirts, polo's en trainingspakken van de vereniging en zijn daardoor niet herkenbaar als trainers of teams van WTV Wouw. Vrijwilligers Er wordt geen aandacht besteed aan het belonen van vrijwilligers. Vrijwilligers worden niet regelmatig in de bloemetjes gezet en ook worden er geen feestavonden voor de vrijwilligers georganiseerd. De vereniging beschikt niet over een lijst met potentiële beschikbare vrijwilligers die in geval van hand en span diensten benaderd kunnen worden. Gedragsregels De vereniging beschikt niet over gedragsregels met betrekking tot bijvoorbeeld respect en sportiviteit. Wel wordt er jaarlijks een sportiviteitprijs uitgereikt. Verenigingsmaterialen Er is geen inventarisatielijst beschikbaar die jaarlijks wordt bijgehouden en waarop het materiaal wordt gecontroleerd.

27


Opbergruimte eigen materiaal Naast de aanwezigheid van voldoende opbergruimte voor het eigen materiaal, beschikt de vereniging ook over een "opbergruimte" waar de trainers hun persoonlijke spullen veilig kunnen opbergen.

Conclusies & aanbevelingen Op het gebied van human resource management scoort de vereniging onvoldoende. Voor deze score is echter een duidelijke verklaring. In dit hoofdstuk zijn veel vragen gericht op de vergoeding van vrijwilligers en trainers. WTV Wouw vergoedt de vrijwilligers en trainers niet. Deze vragen zijn dus allemaal negatief ingevoerd waardoor er een lage score uitrolt. Begeleiding trainers Het maken van een opleidingsplan voor de lange termijn zou toekomstgericht kaderproblemen (trainers) kunnen voorkomen. Ook het op papier zetten van taak- en functiebeschrijvingen voor trainers schept naar beide partijen duidelijkheid betreffende de verwachtingen. Middels voortgangsgesprekken met de hoofdtrainers kan het sportieve (jeugd)beleid en functioneren worden geëvalueerd en bijgesteld. Overige vrijwilligers Een continue aandachtspunt blijft de aandacht voor de grote groep vrijwilligers die actief zijn binnen de vereniging. Het is het ‘human capital’ van de vereniging, zij verrichten vele werkzaamheden achter de schermen en verdienen waardering en beloning. Zonder hen geen bruisende vereniging. In dat kader is het aan te bevelen om het beleid om vrijwilligers en medewerkers in het zonnetje te zetten wat strakker te organiseren. Inventaris Vergeet niet om jaarlijks een inventarisatie te maken van de materialen die eigendom zijn van de vereniging. ARBO Mede gelet op de aanwezigheid van een eigen accommodatie (kantine) verdient het aanbeveling om een ARBO-check uit te voeren. De vereniging kan deze zelf uitvoeren (meer informatie via www.vrijwilligershuis.nl/dynamisch/files/bibliotheek/13_arbocheck_voor_sportvereningen.pdf. Deze check is, zoals de titel feitelijk aangeeft, in principe verplicht voor sportverenigingen. Bij de ARBOcheck worden de arbeidsomstandigheden planmatig getoetst op de onderdelen veiligheid, gezondheid en welzijn van de werknemers en vrijwilligers. Een bestuur dat hier serieus werk van maakt en maatregelen treft om de risico’s te beperken, loopt aanzienlijk minder kans aansprakelijk te worden gesteld indien zich onverhoopt een ongeval of ander ernstig incident voordoet. Clubtenue De trainers, maar ook de teams hebben geen kenmerkende tenues, T-shirts, polo's en trainingspakken van de vereniging en zijn daardoor niet herkenbaar als trainers of teams van WTV Wouw.

28


4.7

EFFECTIVITEIT

Bij de effectiviteit worden de resultaten van de sportvereniging beoordeeld aan de hand van de eerdere antwoorden uit de scan. Aan de orde komen zaken als ledenverloop, ledenwerving, sportieve prestaties, financiële gezondheid, en het aandeel van gediplomeerde trainers in het geheel.

A)

(SEMI-)INDIVIDUELE SPORTEN

82

B)

TEAMSPORTEN

79

Gelet op het ledenbestand (continuïteit, aantallen, verloop, progressie, behoud), de financiële positie van de vereniging, het kaderbestand en de sportieve prestaties kan geconcludeerd worden dat de vereniging goed draait. Dit blijkt ook wel uit de score op het onderdeel effectiviteit. Het enig aandachtspuntje is het ledenverloop. Het ledenaantal is het afgelopen jaar gedaald van 645 naar 617. Aan de slag gaan met ledenwerving is raadzaam. Door het project wat ontwikkeld wordt voor de basisscholen is er al een belangrijke stap gezet om leden et werven op de basisscholen.

4.8

ACCOMMODATIE EN KANTINE:

Score Accommodatie 73 % Score Kantine 68 % Op het gebied van Accommodatie en Kantine worden er geen aanbevelingen gedaan.

29


5

CONCLUSIES EN AANBEVELINGEN

In dit hoofdstuk worden de belangrijkste aanbevelingen vanuit de IKSport-scan voor de vereniging op een rij gezet.

5.1

CONCLUSIES

De scores op de diverse aandachtsgebieden zijn als volgt:

Op 7 aandachtsgebieden scoort de vereniging “voldoende” of “goed”. Gemiddeld genomen over de eerste zes aandachtsgebieden scoort de vereniging een cijfer van 59%, voldoende dus. Geconcludeerd kan worden dat WTV Wouw de organisatie van de vereniging op orde heeft. De aanbevelingen en verbeterpunten die uit de scan voortvloeien (overzicht in 5.2), zullen bijdragen aan een betere continuïteit voor de vereniging, zowel op lange als op kortere termijn.

30


5.2

AANBEVELINGEN

Naar aanleiding van de uitkomsten van de verschillende aandachtsgebieden staan hieronder de aanbevelingen op een rijtje. De vereniging dient zelf te bepalen of ze de aanbevelingen ook kan/wil opvolgen (of er prioriteit aan wil geven). Een uitgebreidere toelichting is te vinden in de betreffende paragrafen. 1. Strategische planning & marketing management

•

2. Procedures en interne communicatie

•

•

• •

3. Externe communicatie / imago

• • • • •

4. Clubsfeer & cultuur / nevenactiviteiten

• • • • • •

5. Bestuur management en structuur

• • • • • •

6. Human resource management

• • • • •

7. Effectiviteit

• •

Ontwikkelen beleidsplan en doelstellingen Realiseren aanbod voor mensen met een beperking Ontwikkelen informatiebrochure/folder Gegevens van verenigingsmedewerkers toevoegen op de website Ongevalaangifteformulier dienen op een vaste plaats in de bestuurskamer te liggen Organiseren van een opendag in of buiten de accommodatie Maatschappelijke inzet op scholen met als doel ledenwerving Werven PR functionaris Opzetten en onderhouden extern netwerk Ontwikkeling sponsordossier Ga zo door !!! Vastleggen / documenteren historische gebeurtenissen en feitjes Organiseer jeugdkampen Creëer eenheid d.m.v. merchandising Bepalingen belonen/waarderen vrijwilligers Blijf aandacht houden voor uw vrijwilligers Ga zo door !!! Bekijk de vrijwilligersverzekering van de gemeente Roosendaal Benoemen enkele functies en personen en commissies Formuleer functieomschrijvingen Betrek de oudere jeugd bij de jeugdcommissie Organiseer extra Financiële activiteiten Sporttechnisch (opleidings)beleid Aandacht organiseren voor vrijwilligers (vrijwilligersbeleid) Inventariseer de materialen ARBO risico –inventarisatie & -evaluatie Creëer eenheid d.m.v. merchandising / tenue Ledenwerving lange termijn (>5%) Ledenbehoud

31


5.3

VERVOLGTRAJECT

Door deelname aan de IKSport heeft de vereniging inzicht gekregen in hoe de vereniging er kwalitatief voor staat. Uit het onderzoek zijn een aantal conclusies getrokken en zijn er aanbevelingen gedaan. Het is aan het bestuur van de vereniging om de volgende stap te maken. Wat willen en kunnen we aanpakken en heeft prioriteit. Maar doe dit stap voor stap. En mocht de vereniging daarbij ondersteuning nodig hebben, dan kan de combinatiefunctionarissen Dorpen van Sportservice WestBrabant daarin wellicht een helpende hand bieden. Mocht u na het lezen van de rapportage nog vragen en / of opmerkingen hebben, dan horen wij deze natuurlijk graag.

Martijn Gommeren IKSport Auditor

32

IK-SPORT RAPPORTAGE TENNISVERENIGING WTV WOUW

Recommend Documents