Tennisvereniging Schatzenburg

Tennisvereniging Schatzenburg Rypsterdyk 23 C 9036 JE Menaam telefoon: e-mail: website:

06-39660435 [email protected] www.tvschatzenburg.nl

Tennisvereniging Schatzenburg Beleidsplan 2014 – 2018

Beleidsplan Tennisvereniging Schatzenburg 2014 - 2018

1

Inhoud: hoofdstuk

onderwerp

bladzijde

1

Inleiding

3

1.2 1.3 1.4

Verandering en trends Beleidsplan Opbouw beleidsplan

3

2

Huidige stand van zaken

5

2.1 2.2 2.3 2.4 2.5 2.6

Tennisvereniging Schatzenburg Het bestuur Commissies Lidmaatschappen Tennislessen Reglementen

5

3

Beleidsplan

7

3.1 3.2 3.3 3.4 3.5 3.6 3.7 3.8 3.9 3.10 3.11 3.12 3.13 3.14

De Tennisvereniging Senioren Junioren Leden Vrijwilligers Accommodatie Financiën Communicatie Kantine Sponsoring AED, EHBO en verlichting Tennislessen Ledenwerving Maatschappelijke stage

7

4

Organisatie

16

Bestuur Technische Commissie (TC) Jeugdcommissie (JC) Communicatiecommissie (CC) Sponsorcommissie (SC) Kantinecommissie (KC) Accommodatiecommissie (AC) Ledenadministratie

16

Samenvatting

18

5

4

6

8 9 10 11 12 13 14 15

17


2

1.

Inleiding.

1.1

De vereniging.

Tennisvereniging Schatzenburg is opgericht op 24 mei 1973. In 2013 is het 40 jarig jubileum met de leden groots gevierd. De tennisvereniging beschikt over een schitterende accommodatie met een in 2012 gerenoveerd clubgebouw en 4 voortreffelijke kunstgrasbanen. Dit alles mooi centraal in het sportcomplex Schatzenburg tussen de dorpen Dronryp en Menaam. Tennisvereniging Schatzenburg wil een tennisvereniging zijn waar gezelligheid een belangrijke rol speelt. Deze eigen identiteit willen we niet veranderen. Waar ieder lid op zijn eigen manier speelt, van recreatief tot prestatief. Per 1 december 2013 heeft de vereniging 220 leden, waarvan er 33 leden jonger zijn dan 18 jaar. De tennisvereniging prijst zich gelukkig met de vele vrijwilligers die zich inzetten voor vereniging. 1.2

Veranderingen en trends.

Er zijn een aantal factoren die invloed (kunnen) hebben op de ontwikkeling van Tennisvereniging Schatzenburg. Hieronder een kleine opsomming van zowel externe als interne factoren: -

De vergrijzing. Individualisering van de maatschappij. De financiële crisis. Steeds meer ouders werken beide. Georganiseerd sporten staat onder druk. Concurrentie van andere sporten.

Mede als gevolg van deze factoren zien we ons ledental in de afgelopen jaren gestaag teruglopen. Maar er zijn ook kansen: -

Er is veel aandacht voor gezond bewegen. Bewegen levert een belangrijke bijdrage aan een gezond lichaam, maar vooral ook aan een gezonde geest. Invloed van social media (e-mail, smartphones, twitter, facebook) etc.

Fit zijn is “hot”. 1.3

Beleidsplan.

Dit is de eerste keer dat TV Schatzenburg een beleidsplan aan haar leden voorlegt. Waarom nu dit beleidsplan? In de afgelopen jaren hebben we niet stil gezeten. Vele activiteiten en vernieuwingen zijn opgepakt en gerealiseerd. Waaronder de nieuwsbrief, het huishoudelijk reglement, een nieuwe trainer en ons clubgebouw. Allemaal zaken die de tennissport faciliteren.


3

Maar we moeten ook zoals eerder gezegd constateren dat we in een veranderende tijd leven. Het georganiseerd sporten staat onder druk. Het wordt steeds moeilijker om vrijwilligers te vinden voor bestuurlijke functies en het wordt steeds lastiger leden te motiveren om deel te nemen aan activiteiten. Aan de andere kant zijn er ook veel kansen. We hebben een prachtig tenniscomplex, we zijn financieel gezond en vanuit diverse organisaties wordt het sporten/bewegen als bijzonder aandachtspunt genoemd. Tijd om de puntjes eens op de i te zetten en te kijken hoe we op al deze veranderingen kunnen inspelen en daar waar mogelijk verbeterpunten te realiseren. De volgende uitgangspunten zijn hierbij van belang: 1.4

Het in stand houden van TV Schatzenburg en het behartigen van de belangen van haar leden; Het faciliteren van het beoefenen van de tennissport door haar leden; In goede staat houden van de tennisbanen en andere voorzieningen; De kwaliteit van het clubgebouw met kantine, kleedkamers en sanitaire voorzieningen op hoog niveau houden (milieu, veiligheid, comfort); Het voeren van een verantwoord financieel beleid; Het leden bestand minimaal op het huidige niveau behouden en maatregelen nemen om het te verhogen; De communicatie/pr binnen de vereniging en daar buiten verbeteren; Het belang van vrijwilligerswerk binnen de vereniging meer uitdragen.

Opbouw beleidsplan.

In hoofdstuk 1 wordt in het kort beschreven welke factoren invloed hebben op Tennisvereniging Schatzenburg en de reden van het beleidsplan. In hoofdstuk 2 wordt in grote lijnen de huidige situatie van Tennisvereniging Schatzenburg beschreven. In hoofdstuk 3 zijn vanuit de verschillende onderdelen de noodzakelijke aandachts- en verbeterpunten benoemd. In hoofdstuk 4 wordt de organisatiestructuur weergegeven. Tot slot worden in hoofdstuk 5 de uit het beleidsplan voorkomende acties samengevat.


4

2.

Huidige stand van zaken.

2.1

Tennisvereniging Schatzenburg.

Tennisvereniging Schatzenburg werd opgericht op 24 mei 1973 met als doel het beoefenen en bevorderen van de tennissport. De tennisvereniging beschikt over 4 goed verzorgde kunstgrasbanen en een in 2012 gerenoveerd clubgebouw. Hoewel de kunstgrasbanen en het clubgebouw eigendom zijn van de tennisvereniging pacht de tennisvereniging de grond van de gemeente Menameradiel. Het clubgebouw wordt in eigendom geëxploiteerd. Het ledenbestand is per 1 december 2013 als volgt samengesteld. Junior 21 12 33

Man Vrouw Totaal 2.2

Senior 112 75 187

Totaal 133 87 220

Het bestuur

Het bestuur bestaat uit 7 personen, te weten: − − − − − − −

Voorzitter Secretaris Penningmeester Bestuurslid Jeugdcommissie Bestuurslid Technische Commissie Bestuurslid Redactie Bestuurslid Kantinecommissie/Sponsorcommissie

Het bestuur vergadert 7 maal per jaar aan de hand van een agenda. De agenda is standaard en wordt uitgebreid met actuele zaken. Eenmaal per jaar organiseert het bestuur een Algemene Ledenvergadering. Deze vergadering vindt in de regel in de maand januari plaats. 2.3

Commissies.

Tennisvereniging Schatzenburg heeft 5 vaste commissies, te weten: − − − − −

Technische Commissie (TC) Jeugdcommissie (JC) Kantinecommissie Sponsorcommissie Redactie

Deze commissies worden geleid door de betreffende bestuursleden. De Verenigings Competitieleider (VCL) functioneert binnen de TC. Evenals het coördinatieteam van de Friesland Cup. Daarenboven zijn er nog een drietal zelfstandig functionerende functies, te weten:


5

− − − 2.4

Ledenadministratie Groundsman Webmaster Lidmaatschap

Medio 2013 heeft de vereniging 33 jeugdleden en 187 seniorleden. De vereniging heeft 4 soorten lidmaatschappen (contributies): − − − −

Junior lidmaatschap Senior lidmaatschap Student lidmaatschap Erelidmaatschap

Daarenboven heeft de tennisvereniging een gezinskorting met een maximum gezinscontributie. 2.5

Tennislessen

Tennislessen worden verzorgd door een contractueel aan de vereniging gebonden tennistrainer. Het werkgeverschap is uitbesteed aan STK Fryslân. 2.6

Reglementen

De volgende reglementen zijn voor de leden van Tennisvereniging Schatzenburg van toepassing: − − − − −

Huishoudelijk reglement Baanreglement Regels kantinedienst Introducé regeling Afhangsysteem


6

3.

Beleidsplan.

3.1

De Tennisvereniging.

Tennisvereniging Schatzenburg wil een gezellige tennisvereniging met een ons kent ons gevoel. Een plek waar men elkaar ontmoet, recreatief en competitief tennist en gezellig na afloop wat drinkt. Waar alle leeftijden van jong tot oud zich welkom voelen. De vereniging is toegankelijk en betaalbaar, met de mogelijkheid om tennissen te leren en vaak de mogelijkheid hebben om te tennissen. De tennisvereniging heeft voldoende baancapaciteit voor leden uit Dronryp en Menaam en naaste omgeving. Het tennispark is goed bereikbaar en ligt op een mooie rustgevende locatie in het sportcomplex Schatzenburg. 3.2

Senioren.

Jaarlijks worden er diverse activiteiten georganiseerd voor de leden. Voor elke doelgroep is er wat te bieden. Deze activiteiten vallen uiteen in “evenementen” en “competitief”. Evenementen waarbij de tennisvereniging gelegenheid biedt aan alle leden om te kunnen tennissen op het niveau dat past bij de individuele mogelijkheden en behoeften. Deze zijn vooral gericht op de sociale aspecten binnen de vereniging. Zoals: − − − − − − −

Midwintertoernooi (inde hal). Open dag. Openingstoernooi. Lesserstoernooi (in overleg met trainer). Slottoernooi. Klaverjastoernooi. Tossen.

Competitief is meer gericht op het organiseren en begeleiden van de officiële KNLTB activiteiten en clubkampioenschappen. Zoals: − − − − − −

Competitie (organisatie en aanmelding). De VCL (Verenigings Competitie Leider) heeft hierin een coördinerende rol. De afsluiting van de competitie met een barbecue. Het Autobedrijf Edelmantoernooi. (woensdagavond competitieteams) Friesland Cup (begeleiding en selectie). Plannen van extra trainingen t.b.v. de Friesland Cup (in overleg met trainer). Clubkampioenschappen. De clubkampioenschappen zijn voor het eerst in 2011 gecombineerd. De Technische Commissie en de Jeugdcommissie werken gedurende deze periode intensief samen. Het combineren van beide clubkampioenschappen is zowel voor de spelers, het publiek als de commissies aantrekkelijk.

Het Westergo Toernooi wordt gespeeld in het eerste weekend van augustus. Dit invitatietoernooi wordt georganiseerd (inclusief sponsoring en afstemming over kantinedienst) door een aparte “Westergotoernooi Commissie”, waarbij goede afstemming plaatsvindt met TC en KC.


7

Voor de aanvang van het tennisseizoen worden door TC en JC gezamenlijk alle te organiseren toernooien en evenementen vastgelegd in een Seizoenagenda en is er publicatie in de Baanbreker, op de website en in de kantine. Aandachtspunten. − − − − 3.3

In verband met de continuïteit een 2e (reserve) VCL benoemen, die tevens de betreffende cursus volgt. Stimuleren van senioren om deel te (blijven) nemen aan de competitie en clubkampioenschappen. De TC kan in overleg met het bestuur activiteiten aanpassen en/of uitbreiden. De communicatie en organisatie van het Friesland Cup team moet verbeteren. Enerzijds naar de trainer en anderzijds naar de vereniging. Junioren.

De Jeugdcommissie (JC) is verantwoordelijk voor de begeleiding van de juniorleden in al zijn aspecten. Tennisvereniging Schatzenburg wil dat elk jeugdlid zich op zijn eigen niveau kan ontplooien. Het is de bedoeling om de jeugd te binden aan de vereniging. In 2012 is gestart met het zogenaamde Rood Oranje Groen (ROG) tennis. Het resultaat mag er zijn. De kinderen zijn enthousiast en zeker ook de ouders. Op deze wijze pakken de kinderen het tennis sneller op. Met deze vorm gaan we de komende jaren door. De Jeugd Commissie heeft als doel het gehele jaar organiseren van sportieve en leerzame evenementen voor alle jeugdleden. Trainingen zijn goed maar het enthousiasme om te tennissen krijg je ook als je regelmatig buiten de trainingen om naar de tennisbaan gaat. Om dit doel te bereiken worden een aantal standaard evenementen georganiseerd zoals: − − − −

Het indoortoernooi in de Buurfrou (Vrouwenparochie). Verrassingstoernooi. Clubkampioenschappen (samen met de TC). Slottoernooi.

Daarnaast wordt samen met omliggende tennisverenigingen een R.O.G. competitie gespeeld. Voor het eerst in 2013. Dit was een groot succes en dat verdient voortzetting. Voorafgaand aan het tennisseizoen (februari/maart) vindt er promotie van het tennissen plaats op de basisscholen in Dronryp. Dit schooltennisproject wordt uitgevoerd door de tennistrainer in samenwerking met de JC. Dit is een belangrijke bron van nieuwe jeugdleden. Aandachtspunten: −

− −

De jeugd moet ook worden gestimuleerd deel te nemen aan tennislessen, competitie en PIP-toernooien. De JC en de trainer hebben hierin een belangrijke rol en dat vraagt ook om regelmatig overleg en afstemming. Doorstroming naar bondstrainingen zal in overleg met de trainer en op voordracht van de JC geschieden. Periodiek een ouderavond organiseren met informatie en voorlichting over de jeugdactiviteiten.

Sponsoractiviteiten zoals de Poiesz actie en de Grote Club Actie worden gecoördineerd door de JC. De motivatie en het succes worden mede beïnvloed door vooraf enkele doelen te


8

benoemen waar de gelden aan worden besteed. Bijv. lespakketten of aan te schaffen materiaal. De JC kan in overleg met het bestuur activiteiten aanpassen en/of uitbreiden. Gezien de veelheid van taken is het aan te bevelen ouders hier bij te betrekken. 3.4

Leden.

De ledenadministratie is verantwoordelijk voor het ledenbestand van Tennisvereniging Schatzenburg. Aanmeldingen en afmeldingen, wijzigingen van leden moeten altijd via de ledenadministratie lopen. Naast de ledenadministratie worden de volgende activiteiten uitgevoerd: − − − − 3.5

Verzenden van informatie aan leden via de e-mail. Verzorgen van procedures t.a.v. de KNLTB. Uitgifte ledenpasjes. Coördinatie tennislessen (contactpersoon met de trainer, inschrijfformulier, aanmeldingen etc.). Vrijwilligers.

Vrijwilligers zijn de olie in de vereniging. Zonder hen kan een vereniging niet draaien. Hoewel wij tot op heden niet te klagen hebben over het aanbod moeten we toch nadenken hoe het in de toekomst gaat. Het is belangrijk dat de vaste commissies goed zijn ingevuld i.v.m. de continuïteit van de activiteiten en dus ook de tennisvereniging. Er moet voor gewaakt worden dat te veel taken bij één persoon of commissie komen te liggen. Voor tijdelijke ondersteuning kan daarnaast ook een beroep worden gedaan op leden van de vereniging. Om meer vrijwilligers te werven zullen we alle leden rechtstreeks en via e-mail benaderen om de interesse en vaardigheden te inventariseren. Meer nadruk leggen op het vrijwilligerswerk en de mogelijkheden daarvan binnen de vereniging. Bij het inschrijfformulier van nieuwe leden wordt gevraagd of het lid zich vrijwillig in wil zetten voor de vereniging. In principe moeten alle leden zich mede verantwoordelijk voelen voor het groeien en bloeien van de vereniging. Vrijwilligers worden jaarlijks in het zonnetje gezet. Het zij met een kerstgeschenk hetzij met een gezellige avond. 3.6

Accommodatie.

De accommodatie bestaat uit 4 kunstgrasbanen, een oefenkooi, een clubgebouw, een terras, een garage voor opslag van materialen en groenvoorziening. Tennisvereniging Schatzenburg heeft de gronden van het tenniscomplex in eeuwigdurende erfpacht. De tennisvereniging heeft bovendien nog eens optie op grond van de gemeente voor de aanleg van 2 tennisbanen. Deze optie loopt tot 2018. Vooralsnog wordt hiervan geen gebruik gemaakt. Beleidsplan Tennisvereniging Schatzenburg 2014 - 2018

9

De groundsman is verantwoordelijk voor het structureel baan- en parkonderhoud. Het jaarlijks onderhoud van de kunstgrasbanen wordt uitgevoerd door Arcadis. Bij extreme weersomstandigheden bepaalt de groundsman of er getennist mag worden op de banen. In het voor- en najaar wordt een schoonmaakdag gehouden voor het totale tenniscomplex. Dit wordt gedaan door een schoonmaakploeg. Het clubgebouw wordt wekelijks schoongemaakt. In de periode van de competitie vindt dit schoonmaken frequenter plaats. Het clubgebouw is pas gerenoveerd, derhalve zijn naast het gebruikelijke onderhoud geen verbouwingen/investeringen gepland voor de komende jaren. Het is belangrijk een verantwoordelijke (aanspreekpunt) te benoemen voor het clubgebouw (onderhoud, reparatie, container etc.) en verlichting van de banen. Het wekelijkse schoonmaken van het clubgebouw is ondergebracht bij de Kantinecommissie. Aandachtspunten: − − − − 3.7

Onderhoud hekwerk (stormschade, “vernieling”) in 2013/2014.. Vervanging baan 1 en 2 in 2016. Vervanging baan 3 en 4 in 2018. Het realiseren van een miniveldje. Financiën

Tennisvereniging Schatzenburg heeft een gezonde financiële basis. Dat houdt ook in dat de vereniging in staat moet zijn ook op langere termijn de noodzakelijke investeringen te doen, waarvan de vervanging van de kunstgrasbanen de belangrijkste is. Het ledental is zoals eerder aangegeven gedaald naar 220 leden. De contributie is relatief laag en dat willen we in de toekomst ook zo houden. De met de leden afgesproken jaarlijkse verhoging met het prijsindexcijfer blijft gehandhaafd. Echter om ook in de toekomst tegenvallers op te kunnen vangen en/of eventuele investeringen te doen dient het aantal leden in de komende jaren te groeien naar 210 seniorleden en 40 jeugdleden. Bar-inkomsten, baansponsoring en advertentieopbrengsten blijven cruciaal voor de exploitatie van de tennisvereniging. Zie ook de respectievelijke hoofdstukken. Ook sponsoring vanuit de Poiesz-actie, Grote Clubactie en de Rabo Coöperatie Fonds verdienen continue de aandacht. Tennislessen, deelname aan competitie en toernooien zijn in principe kostenneutraal. Met andere woorden de kosten worden opgebracht door de leden die hieraan deelnemen. Uitgangspunt is dat jaarlijks een sluitende begroting wordt gepresenteerd. Vanaf 2014 zullen de volgende acties worden opgepakt: −

Voor de leden:

De mogelijkheid om de contributie en /of de kosten van de tennislessen gespreid te betalen.


10

− 3.8

Voor de penningmeester:

Betaling van contributie en tennislessen door middel van automatische incasso.

Communicatie.

De interne communicatie is primair gericht op de leden. Daarnaast is de communicatie tussen de verschillende commissies/bestuur van groot belang. Het bestuur komt jaarlijks 7 keer bijeen. Jaarlijks vindt er een Algemene Ledenvergadering plaats. De commissies vergaderen periodiek over de te organiseren activiteiten. Vormen van interne communicatie: a.

Veel aandacht gaat uit naar de samenstelling en verspreiding van de “Baanbreker”. Door middel van dit clubblad worden de leden geïnformeerd over belangrijke zaken, nieuwtjes, tennislessen, competitie etc. De “Baanbreker” wordt door de leden erg gewaardeerd. Vooralsnog willen we dit blad graag behouden. Hierbij zijn een paar voorwaarden van belang. Uitgangspunt is dat het uitbrengen van de “Baanbreker” kostendekkend moet zijn. Er zullen dus altijd voldoende adverteerders moeten zijn. De redactie moet voldoende kopij krijgen van commissies/bestuur en leden. Een alternatief is om op termijn de nieuwsbrief digitaal uit te brengen. Deze optie is nog niet aan de orde.

b.

De leden via de e-mail geïnformeerd over evenementen. De coördinatie ligt in handen van de Ledenadministratie. Deze nieuwe vorm van communicatie werkt goed en daar gaan we mee door.

c.

Belangrijk middel om de leden te bereiken is de website www.tvschatzenburg.nl . Met actuele informatie over toernooitjes, tennislessen, competitie kan ieder lid op de hoogte zijn van de laatste en meest noodzakelijke informatie.

Verbeterpunten: −

− − −

Commissies/bestuur maar ook onze leden moeten attenter worden in het aanleveren van nieuws, gebeurtenissen, acties etc. Dit geldt zowel voor de “Baanbreker” als de website. Redactie van de “Baanbreker” en de webmaster zoeken meer contact met elkaar over welk medium daarbij het meest zinvol is. Te overwegen valt om in de komende tijd ook een internetaansluiting te hebben in het clubgebouw. Echter een groot probleem is dat de discipline ontbreekt om de webmaster actuele “content” aan te leveren. Een moderne sportvereniging mag deze vorm van communicatie niet verwaarlozen.

Doel van externe communicatie is: − − −

Lokale pers te informeren over de activiteiten van Tennisvereniging Schatzenburg. De omgeving via de “Gearfetter” en “Menaem yn ’t Ljocht” informeren over het wel en wee van Tennisvereniging Schatzenburg. Publiciteit verzorgen voor bestaande sponsors en adverteerders. Aandacht hiervoor via de sponsorcommissie.


11

−

De informatie flyer. Deze flyer bevat de noodzakelijke informatie om nieuwe leden wegwijs te maken binnen onze vereniging.

De redactie is daarbij een belangrijke schakel binnen de tennisvereniging. 3.9

Kantine.

De kantine is een ontmoetingsplaats voor alle leden. Primaire doelstelling is dat de kantine zorgt voor gezelligheid en de sociale contacten tussen de leden onderling. Het streven is een optimale openstelling van de kantine. Daarenboven zijn de inkomsten vanuit de bar een belangrijke inkomstenbron. De Kantinecommissie (KC) heeft de verantwoordelijkheid dat de kantine op een adequate wijze functioneert en dat de kantine en de aangeboden consumpties voldoen aan de daaraan wettelijk gestelde eisen en regelgeving. De KC is tevens verantwoordelijk voor de inkoop en goede marges op de consumpties. Het streven is een rendement van 60%. Jaarlijks stelt de KC een kantinelijst op met de planning van de kantinedienst. Deze kantinedienst wordt uitgevoerd door seniorleden van Tennisvereniging Schatzenburg. Om alle bardiensten gedurende het seizoen te kunnen vervullen is het noodzakelijk dat alle leden geacht worden 2 kantinediensten vervullen. De kantine is open op twee vaste avonden per week, nl. de woensdag en vrijdag zijnde de tosavonden. Uiteraard zal de kantine open zijn tijdens competities, toernooien en activiteiten. De kantinedienst tijdens de tosochtenden op de dinsdag en donderdag wordt door de tossers zelf opgepakt. Het verzorgen van hapjes e.d. tijdens toernooien en evenementen zal, om een goede samenwerking te waarborgen, door de betreffende commissie samen met de kantinecommissie worden verzorgd. Naast tennissen is het ook belangrijk ook gezellige activiteiten (Fun) te organiseren. Zoals: − − −

Nieuwjaarsborrel. Bijv. een wijnproeverij of Bingo. Ladies Day (KNLTB). Beschikbaar stellen van kantine en kleedruimtes.

Deze activiteiten vallen in principe onder de verantwoordelijkheid van de Kantinecommissie. Ook moet het mogelijk zijn altijd spontaan een activiteit te organiseren. Maar altijd in overleg. Aandachtspunten. -

-

Voordat kantinedienst gedraaid kan worden, wordt het geldzakje en sleutel van de kantine bij een contactpunt opgehaald. Op dit moment is er slechts één (in Dronryp bij Sjoerd Visser). Dat is niet optimaal en erg kwetsbaar. Of er moeten nieuwe contactpersonen komen in Dronryp en Menaam of er moet een ander betalingssysteem komen. De nieuwe drank- en horeca verordening van Gemeente Menameradiel is vanaf 1 januari 2014 van kracht. Belangrijke wijziging is dat geen alcoholische drank aan jongeren onder 18 jaar mag worden verstrekt. Zoals het nu lijkt blijven de openingstijden waarbinnen alcohol mag worden geschonken dezelfde. Dus 1 uur voor, tijdens en 1 uur na een activiteit. De gemeente zal hierop controleren (handhaven).


12

3.10

Sponsoring.

Sponsoring is voor onze tennisvereniging een belangrijke inkomstenbron, enerzijds om de contributie laag te houden en anderzijds om de noodzakelijke investeringen te doen. We kennen momenteel verschillende vormen van sponsoring: -

Winddoeken rondom de tennisbanen. Kledingsponsor voor diverse teams. Toernooi sponsoren. Sponsoring d.m.v. advertenties in het clubblad. Grote Club Actie. Poiesz actie. Rabo Coöperatie Fonds.

De Sponsorcommissie is verantwoordelijk voor de sponsoring op en rondom de tennisbanen. Over de vorm en financiering zijn binnen de vereniging afspraken gemaakt. Tennisteams kunnen zelf kledingsponsors zoeken. Met dien verstande dat hierover afstemming plaatsvindt met de Sponsorcommissie (SC). De SC bewaakt uniformiteit en afstemming met bestaande sponsoren. Daarnaast vindt er sponsoring plaats van evenementen en toernooien. Ook hier geldt dat de organisatoren zelf sponsoren kunnen werven. De SC bewaakt uniformiteit en afstemming met bestaande sponsoren. De uitgifte van de “Baanbreker” is alleen mogelijk door de vele adverteerders in het clubblad. Voorwaarden en mogelijkheden zijn vastgelegd in een protocol. Jaarlijks worden de adverteerders benaderd voor het plaatsen van de advertenties in het komende jaar. Jaarlijks bestaat er de mogelijkheid deel te nemen aan de Grote Club Actie en de Poiesz Actie. De gelden die we hiermee kunnen binnenhalen worden besteed ten behoeve van de jeugd. Waarbij de mogelijkheid bestaat specifieke investeringen te doen en kosten van tennislessen en contributie aantrekkelijker te maken. Jaarlijks wordt hiervoor een begroting aan de penningmeester overlegd. De verantwoordelijkheid van beide acties ligt bij de Jeugdcommissie. Aandachtspunten: −

−

−

− −

De voorkeur gaat uit naar meerjarige overeenkomsten met adverteerders (zoals bij de winddoeken). Een belangrijk voordeel hiervan is dat de vereniging weet wat de inkomsten per jaar zijn en daarnaast hoeven we niet elk jaar opnieuw langs de adverteerders te gaan. Sponsoren meer betrekken bij de vereniging. Een keer per jaar ontvangen de adverteerders reeds ons clubblad. Daarnaast gaan we 1 of 2 keer per jaar een actuele digitale nieuwsbrief verzenden aan onze sponsoren. Onderzoek doen of er belangstelling is voor een activiteit op de tennisbaan en/of in de kantine voor onze sponsoren. Hoewel nog geen optie is het wellicht te overwegen om de Baanbreker digitaal uit te brengen. De advertentiegelden om te zetten in sponsorgelden waar mee de tennissport wordt gestimuleerd. Bijvoorbeeld door kortingen te geven op tennislessen en het organiseren van evenementen. De link op de website wordt dan belangrijker. Mogelijkheden onderzoeken voor een hoofdsponsor. Plaatsen van 3 à 4 nieuwe winddoeken langs de tennisbanen.


13

3.11

AED, EHBO en verlichting.

Met andere gebruikers van het sportcomplex Schatzenburg (de voetbalverenigingen en Horeca Schatzenburg) zijn afspraken gemaakt over het gebruik van de AED (Automatische Externe Defibrillator). De AED is geplaatst in de scheidsrechterkamer van VV Foarút. De sleutel van deze kamer hangt in de hal van ons clubgebouw. Een belangrijk aandachtspunt hierbij is dat er continue voldoende leden moeten zijn met een AED-certificaat. Wellicht in de toekomst zelf een AED in het clubgebouw plaatsen. Financiering hiervan door middel van sponsoring. Zowel in de (dames)-kleedkamer als in de kantine is een gevulde EHBO-koffer aanwezig. Goede verlichting op en rondom de tennisbanen en permanent onderhoud van de tennisbanen dragen bij tot gezond en veilig sporten. 3.12

Tennislessen.

Ieder lid en adspirant lid wordt de mogelijkheid gegeven tennislessen te volgen. De tennisvereniging sluit hier een overeenkomst met een kwalificeerde tennisleraar. Zomerlessen worden op de maandag en dinsdag gegeven in een sessie van 16 lessen van 50 minuten. De winterlessen vinden plaats op de maandag in een sessie van 14 lessen van 50 minuten. Aanmeldingen voor tennislessen worden gecoördineerd door de ledenadministratie. De lessen worden ingedeeld door de tennisleraar. Onderdeel van de tennislessen is een lesserstoernooi. De coördinatie hiervan ligt in handen van de tennistrainer in samenwerking met respectievelijk de JC en TC. Voor de lessen stelt de tennisvereniging de banen 3 en 4 beschikbaar. Met de organisatie van evenementen op het park dient hiermee rekening te worden gehouden. De tennisleraar stimuleert de leden om lessen te nemen en aan competitie deel te nemen en waar mogelijk adviseert de tennisleraar de leden en/of ouders van leden over de tennislessen en eventuele bondstraining. Naast de lessen is de tennisleraar ook beperkt beschikbaar voor te organiseren activiteiten. Deze zogenaamde taakuren wordt voorafgaand aan het tennisseizoen afgesproken. De JC, TC en het bestuur moeten deze taakuren actief benutten. Te denken valt o.a. aan: − − − −

Training Friesland Cup. Clubkampioenschappen jeugd. ROG-jeugdtos. Lessers toernooien junioren en senioren.


14

−

Commissievergaderingen.

Aandachtspunten: − − − − 3.13

Het overleg met de tennisleraar verbeteren. In het clubgebouw moet een faciliteit komen waar de trainer zijn materiaal voor de tennislessen kan bewaren. De “Roelenga-hal” vastleggen om er voor te zorgen dat de jeugd altijd de tennislessen kan volgen. Dus ook in de wintermaanden. Voor de komende jaren moeten aantrekkelijk starterspakketten voor nieuwe leden worden ontwikkeld. Een combinatie van tennislessen en contributie. Ledenwerving.

Jaarlijks vindt voorafgaand aan het tennisseizoen een ledenwerfactie plaats in Dronryp en Menaam en omliggende dorpen. Hieraan gekoppeld een open dag. Met de actie “Maak kennis met Tennis” worden interessante aanbiedingen gedaan aan adspirant leden voor contributie en tennislessen. Deze ledenwerfactie wordt gecoördineerd door de TC, waarbij alle commissies en bestuur zijn betrokken. In de afgelopen jaren is deze actie (zonder jou is er geen bal aan) samen met de KNLTB gedaan. Aandachtspunten: −

− − − − −

De ledenwerfactie moet gericht zijn op resultaat. De ledenwerfactie in het voorjaar moet goed worden voorbereid, met goede communicatie, uitnodigende acties en diverse lidmaatschapsvormen. Na de zomervakantie wederom een ledenwerfactie. Met een aanbod van proeflessen en ledenaanbod voor het jaar daarop. De acties ook vooral richten op specifieke leeftijdscategorieën. Bijv. een 50+ actie. De tennisvereniging op de braderieën in Dronryp en Menaam promoten. De mogelijkheid van een stratentoernooi onderzoeken. Bij KNLTB succesvol. Nieuwe leden uitnodigen op een kennismakingsavond.

Voorbereiding van de ledenwerfacties door JC, TC en ledenadministratie in nauw overleg met de Redactie (marketing en PR). Een optie is hiervoor een specifieke Ledenwerf Commissie te benoemen met een vertegenwoordiging uit alle commissies. Dus à la “open dag”. 3.14

Maatschappelijke stage (oriëntatie op het beroep)

Scholieren in het voortgezet onderwijs zijn verplicht om zich op het beroepsleven te oriënteren. Een onbetaalde bijdrage aan de samenleving. Het doel van de oriëntatie op een beroep is om de jeugd kennis te laten maken met vrijwilligerswerk. Wellicht kan onze vereniging mogelijkheden bieden aan leerlingen in het voortgezet onderwijs. Voorbeelden zijn: (mede) organiseren toernooitjes, onderhoud van de tennisbaan (tuin), Grote Clubactie, ondersteuning bij de trainingen, commissies etc. Onze eigen jeugd kan hiervan ook gebruik maken.


15

4.

Organisatie.

De vereniging wordt door vrijwilligers vanuit de leden bestuurd. De wijze van benoeming van het bestuur is vastgelegd in de Statuten en het Huishoudelijk Reglement. De organisatie blijft in grote lijnen gelijk. Wel is het noodzakelijk dat de verantwoordelijkheden hier en daar worden aangescherpt. Bestuur. Het bestuur bestaat uit 7 personen. Het dagelijks bestuur bestaat uit 3 personen: Voorzitter coördinatie bestuurszaken, groundsman Secretaris secretariaat Penningmeester financiën Daarnaast hebben 4 portefeuillehouders zitting in het bestuur: − − − −

Voorzitter Technische Commissie Voorzitter Jeugdcommissie Voorzitter Kantine/Sponsorcommissie Voorzitter Communicatie Commissie

Tennisvereniging Schatzenburg heeft (krijgt) de volgende commissies: Technische Commissie (TC) De TC bestaat uit minimaal 5 personen (incl. VCL). In verband met de continuïteit is naast de VCL één van de TC-leden plaatsvervangend VCL. De leden van de TC hebben een gezamenlijke verantwoordelijkheid, eventueel met een specifieke taak per aandachtsgebied. De keuze en de aankoop van de competitieballen worden gedaan door de TC. Onderlinge toernooien, tossen en open dag. Competitie en Friesland Cup (VCL). Clubkampioenschappen.

3 personen 1 persoon 1 persoon

Jeugdcommissie (JC) De Jeugd Commissie bestaat uit minimaal 5 personen. De leden van de JC hebben een gezamenlijke verantwoordelijkheid, eventueel met een specifieke taak per aandachtsgebied. Onderlinge toernooien en clubkampioenschappen*. ROG-tennis, PIP en competitie**. Schooltennis en tennislessen

3 personen 2 personen 1 persoon

Algemeen: Poiesz actie en Grote Club actie. * **

samen met TC samen met VCL

Communicatie Commissie (CC) Binnen de vereniging vindt communicatie plaats tussen bestuur en commissies (formeel en informeel).


16

De communicatie naar de leden, maar ook naar de media is een taak van de communicatiecommissie. De CC bestaat uit vier personen; Baanbreker (redactie) Website (webmaster) E-mail (verzending door ledenadministratie) Beheer Facebook en Twitter (NIEUW) Contact met media.

2 personen 1 persoon 1 persoon

Om de redactie te ontlasten wordt een vrijwilliger gezocht om de distributie van de Baanbreker vanaf de drukker naar de “utsutelaars” te coördineren. Sponsorcommissie (SC) De SC bestaat momenteel uit 1 persoon. I.v.m. continuïteit en is vervanging noodzakelijk. Eén van de andere bestuurs-/commissieleden neemt deze taak op zich. Sponsoring (algemeen, winddoeken, e.d.) Advertenties

2 personen 2 personen

Specifieke sponsoractiviteiten ten behoeve van competitieteams, evenementen e.d. worden door de betreffende organisatoren in overleg met de Sponsorcommissie uitgevoerd. Kantinecommissie (KC) De KC bestaat uit 6 personen. De leden van de KC hebben een gezamenlijke verantwoordelijkheid met daarnaast een specifieke taak per aandachtsgebied. Inkoop voorraad ten behoeve van de kantine. 1 persoon Kantinelijst 1 persoon Coördinatie en beheer kantine 2 personen Kas 2 personen Schoonmaken van het clubgebouw uitbesteed Accommodatiecommissie (AC) Momenteel is er geen AC. Dat is op zich ook niet noodzakelijk als het maar duidelijk is wie verantwoordelijk is voor wat. Een goede aanvulling is daarom ook dat het beheer van het clubgebouw een heldere plaats krijgt. Ten behoeve van de het totale tenniscomplex onderscheiden we dan de volgende functies: Onderhoud tennisbanen, hekwerk en groen Beheer clubgebouw en baan verlichting* 2 x per jaar schoonmaak van het totale tenniscomplex.

1 persoon (groundsman) 1 persoon Schoonmaakploeg

* Het schoonmaken van het clubgebouw is ondergebracht bij de Kantinecommissie. Ledenadministratie. De ledenadministratie bestaat uit 1 persoon. De ledenadministratie is bij diverse activiteiten afhankelijk van de bijdrage en participatie van andere bestuurs-/commissieleden. De specifieke participanten zijn bij benadering aangegeven. Beheer ledenadministratie.


1 persoon

17

Verzending informatie via e-mail. Coördinatie tennislessen. Inning contributie en trainingsgelden Ledenwerfacties.

5.

allen bestuur/trainer penningmeester Allen

Samenvatting

Het hiervoor beschreven beleidsplan is ambitieus en heeft alleen effect als er ook daadwerkelijk uitvoering aan wordt gegeven. Met al onze leden en de vele vrijwilligers moet dat ook lukken. De genoemde verbeteren aandachtspunten worden samengevat in een activiteitenoverzicht per verantwoordelijke commissie. Afstemming en overleg tussen de commissies is vaak noodzakelijk. De reeds uit te voeren activiteiten binnen de commissies lopen door zoals we gewend zijn en worden niet nader omschreven. Technische Commissie. − Stimuleren deelname aan competitie en clubkampioenschappen. − Gelijktijdig organiseren van de clubkampioenschappen voor senioren en junioren. − Verbetering communicatie en overleg met betrekking tot de Friesland Cup. − Onderzoek naar de mogelijkheden van een stratentoernooi. − De contacten met de tennisleraar meer aanhalen en verbeteren. − Het realiseren van een tweede VCL. Jeugdcommissie. − Stimuleren deelname aan competitie, clubkampioenschappen, tennislessen en PIPtoernooien. − Gelijktijdig organiseren van de clubkampioenschappen voor senioren en junioren. − Coördinatie van het schooltennis. − Organiseren van een ouderavond met informatie over jeugdactiviteiten − Roelenga-hal vastleggen voor schooltennis en tennislessen in de winter. − De contacten met de tennisleraar meer aanhalen en verbeteren. Kantinecommissie. − Coördineren en bewaken van de nieuwe drank- en horeca verordening van de gemeente. − Oplossing zoeken voor de kas (geldzakje). Eventueel een ander betalingssysteem. − Aanspreekpunt en coördinatie van het wekelijks schoonmaken van het clubgebouw. Sponsorcommissie. − Mogelijkheid onderzoeken voor een hoofdsponsor. − Plaatsen van 3 á 4 nieuwe winddoeken langs de tennisbanen. − Onderzoek naar de mogelijkheid om voor sponsors een activiteit te organiseren. − Digitale nieuwsbrief naar adverteerders en sponsoren. − Met adverteerders van de Baanbreker meerjarige afspraken maken. − I.v.m. continuïteit uitbreiding zoeken. Communicatiecommissie. − Instellen van een Communicatiecommissie. − Overleg tussen de redactie en webmaster aanhalen en verbeteren. − Een vrijwilliger zoeken voor de distributie van de Baanbreker.


18

Ledenadministratie. − Ontwikkeling starterspakketten voor nieuwe leden. − Nieuwe leden uitnodigen op een kennismakingsavond. − Inventarisatie nieuwe vrijwilligers op het inschrijfformulier. Penningmeester. − Mogelijkheden om contributie en/of lessen gespreid te betalen. − Contributie en tennislessen door middel van automatische incasso. Accommodatiecommissie. − Instellen van een accommodatiecommissie. − Verantwoordelijk voor vervanging baanverlichting en onderhoud clubgebouw. Trainer. − Stimuleren van de lessers om deel te nemen aan tennislessen, competitie en toernooien. − De contacten met de TC en JC meer aanhalen en verbeteren. Bestuur. − Coördinatie en aansturing. − Werving van vrijwilligers d.m.v. het inventariseren van interesse en vaardigheden van de leden. − Ontwikkeling van starterspakketten voor nieuwe leden. Toekomstige investeringen. − Onderhoud hekwerk (stormschade, “vernieling”) in 2013/2014. − Vervanging baan 1 en 2 in 2016. − Vervanging baan 3 en 4 in 2018. − Het realiseren van een miniveldje. − Internetaansluiting in het clubgebouw. − Faciliteiten voor het materiaal van de tennisleraar. − Een eigen AED in het clubgebouw, of samen met Horeca Schatzenburg. Algemeen. − Leden, commissieleden en bestuur activeren om materiaal aan te leveren voor de website en de Baanbreker.

Ledenwerving !!! − − − − −

Ledenwerfactie in het voorjaar (open dag). Ledenwerfactie na de zomervakantie (proeflessen en ledenaanbod voor het jaar daarop). Mogelijkheid onderzoeken naar promotie op braderieën in Menaam en Dronryp. Mogelijkheden onderzoek naar acties gericht op specifieke doelgroepen (bijv. 50+). Instellen van een Ledenwerfteam(s).


19

Tennisvereniging Schatzenburg

Recommend Documents