Tennisvereniging Hoog-Op Notulen Algemene ledenvergadering Tennisvereniging “HOOG-OP” Gehouden op donderdag 13 maart 2014 in het clubgebouw van TV. Hoog-Op. Aanvang 20.30 uur. 1. Opening Joost heet aan alle aanwezige leden hartelijk welkom op de ALV 2014; een jaar waarin wij als vereniging ons 40 jarig jubileum vieren. Vanavond zijn de tennisbanen, zoals gebruikelijk tijdens de jaarlijkse ALV, gesloten. Dit vanwege mogelijke verstoring van de vergadering. Cees-Jan van der Plas, is namens het bestuur, gevraagd te notuleren. Sommige van onze leden kunnen op deze ALV niet aanwezig zijn, door ziekte of andere problemen. Gedenken wij vanavond al onze zieke en overleden leden, ook laten, bij sommige leden, het overlijden van partners en/of familieleden diepe wonden achter het is het goed om vast te stellen dat wij, als grootste sportvereniging in de gemeente, ook aan hen denken. Terugblik op een mooi verenigingsjaar 2013: De voorzitter blikt terug op een mooi 2013 met veel activiteiten zoals; - Voorbereiding sloop oud clubgebouw door vele vrijwilligers - Plaatsen en inrichten tijdelijke units voor clubgebouw, en met alle ongemakken toch een prachtige “campingtijd” gehad. - “Fare-well party” oud clubgebouw voor leden en bruikbare spullen verkocht aan leden en niet-leden - Sloop clubgebouw - Tijdelijk weghalen van twee lichtmasten t.b.v. de nieuwbouw - Start nieuwbouw clubgebouw TV Hoog-Op - Open Tennisdag TV. Hoog-Op, gehouden op zondag 24 maart voor junior + senioren - Actieve werving van nieuwe leden ( flyer huis aan huis, in kranten en spandoek ) - Met JC geïnvesteerd in de basisscholen wat geleid heeft tot succesvolle samenwerking met schooltennis op basisscholen - Grote zelfwerkzaamheid bij nieuwbouw door Bouwteam en enthousiaste leden, gemetseld, geopperd enz. - Deelname aan succesvolle Sportfair op het zwembad terrein - Voorbereiding openingsactiviteiten v.h. nieuw clubgebouw door Opening Commissie - Aanleg bestrating terras en speelruimte jeugd - Feestelijke opening van het nieuwe clubgebouw op zaterdag 2 november 2013 - Voorbereiding jubileumjaar 40 jarig TV. Hoog-Op in 2014 2. Mededelingen en ingekomen stukken Ingekomen stuk is mail met afmeldingen van Theo Smit en Peter Konijn. Verder afmelding van Paula Feld, J Beuling.
1
3. Notulen van de algemene ledenvergadering van 14 maart 2013. (zie website ) De voorzitter vraagt aan vergadering of er nog vragen zijn over de notulen. Vanuit de vergadering komen geen vragen. De vergadering gaat akkoord met de notulen van de ALV 2013 waarna, de notulen worden vastgesteld. Joost bedankt Cees Jan voor het opstellen van de notulen. 4. Jaarverslagen van het bestuur en de commissies. (zie website) De voorzitter vraagt vervolgens of er vragen /opmerkingen zijn m.b.t. het jaarverslag van het bestuur. Vergadering heeft geen opmerking of vragen waarna ook deze wordt vastgesteld. 5. Voornemens voor het seizoen 2014 De voorzitter neemt de vergadering mee in alle voornemens die de vereniging heeft voor het komende seizoen. - Verwijderen units van het tijdelijke clubgebouw. Vervolgens tijd om terrein op te ruimen en vervolgens dient het nog verder opgeknapt te worden. E.e.a. zal via mail kenbaar gemaakt worden en leden op te roepen om mee te helpen. - Samenstelling “40 Love” commissie i.v.m. organisatie 40 jarig jubileum - Versturen “40 Love” kaart op Valentijnsdag met jubileumprogramma aan alle leden - Herinrichting terrein & entree tennispark TV. Hoog-Op - Open Tennisdag TV. Hoog-Op zondag 24 maart voor junior + sen. Doel om veel mensen in de omgeving te bereiken om aan te sporen te gaan tennissen. Flyer en huis aan huis om de Open dag te promoten. - Senior leden onder 600 leden, luxe van enkele jaren geleden niet meer dat er wachtlijsten zijn. Terugloop is geen uniek iets van onze tennisclub maar is landelijk beeld. Actieve werving van nieuwe leden ( flyer huis aan huis, in kranten en spandoek ) - Workshop ledenbehoud & werving op 1 april i.s.m. KNLTB voor commissieleden met als doelstelling om nieuwe initiatieven te ontwikkelen. Het blijkt dat 50% van nieuwe leden, bij sportclubs in het algemeen, gemiddeld na 3 jaar weer het lidmaatschap opzegt. Voorbeelden van andere verenigingen die initiatieven hebben ontplooit laten zien dat ledenaantallen stabiel blijven of weer toenemen. - Op het terrein worden oranje bakken voor plastic / kunststof afval geplaatst. - Alle standaard evenementen staan weer op de agenda waarbij het thema“40 jaar” terug komt. - Voortzetting van succesvolle samenwerking met schooltennis op basisscholen - Verdere invoering IVA certificaat voor alle leden met kantinedienst - “40Love” jubileumprogramma met feestweekend en receptie op za. 4 oktober 6. Balans en staat van baten en lasten van 2013 en toelichting. Penningmeester Piet Kraakman licht de voorliggende financiële balans met de baten en lasten toe. - 15 maanden geleden, tijdens de buitengewone ALV, heeft het bestuur mandaat gekregen voor bouw van het nieuwe clubgebouw. - De bouw is binnen het budget van € 440.000,- gebleven. Uiteindelijk € 420.000,- uitgegeven. - Totale verbouwing uit eigen middelen kunnen betalen. - Zéér tevreden over hoe de balans er nu uitziet. - Gebouw per lopend boekjaar direct afgelost en dit staat nu voor € 1,- op de balans. - Na de totale betaling van de nieuwbouw evengoed een eigen vermogen van € 40.000,-
2
- De kantine heeft, ondanks de tijdelijke huisvestiging, een zéér goed resultaat behaald. - Dotatie van € 80.000,- uit de baten gehaald waardoor er wel een min van € 23.000,- staat maar, als dit niet was gedaan dan staat er een resultaat van + € 30.000,-. - Bestuurskosten zijn hoger dan begroot maar, hierin zitten niet begrootte kosten voor de feestelijke openingsdag voor de jeugd & senioren (4K) + de commissieavond. Na de duidelijke behandeling en toelichting van de financiën door de penningmeester, zijn er geen aanvullende vragen vanuit de leden over Balans en V&W. 7. Verslag van de kascontrole commissie 2013 - Toelichting dat Ad van der Fluit geen kans heeft gezien de kascontrole uit te voeren. - Riet Boelhouwers bereid gevonden om nogmaals de plaats van Ad in te nemen. - Binnengekomen brief van Koen Jansen & Riet Boelhouwers wordt door Riet voorlezen. - De vergadering wordt voorgesteld om, op basis van brief kascontrole, Piet Kraakman décharge te verlenen voor het boekjaar 2013. De vergadering gaat hiermee onder applaus akkoord. - Joost bedankt de kascontrole commissie en Piet Kraakman voor hun werk & inzet en vooral ook m.b.t. de cijfers omtrent de nieuwbouw. 8. Verkiezing van de kascontrolecommissie voor 2014 - volgens rooster treedt Koen Jansen af voor de commissie. Joost bedankt nogmaals Riet en Koen voor hun tijd en inzet. - Voorzitter vraagt de aanwezigen wie zich beschikbaar stelt om de plaats van Koen, naast Ad, voor de komende tweejaren in te nemen ? Jos Konijn stelt zich beschikbaar. - Joost feliciteert Jos Konijn met zijn benoeming 9. Begroting 2014 en toelichting door de penningmeester - Piet Kraakman licht de begroting voor 2014 toe. - Er wordt weer een dotatie “reserve renovatie” ingevoerd. Ondanks dat de verwachting is dat het nieuwe clubgebouw 30 jaar blijft staan, gaan we toch weer vanaf 2014 reserveren voor kosten / aanpassingen aan het clubgebouw in de toekomst. - Er staat bij bestuurskosten een post van € 8.000,-. In dit bedrag zijn ook kosten gereserveerd voor het 40 jarig jubileum en de te plannen activiteiten. - Dotatie “reserve banen” staat op € 0,-. Piet geeft aan dat het bedrag van € 130.000,-, dat gereserveerd staat, voldoende is om de toekomstige renovatie te laten doen. Toch moeten we doorgaan met reserveren omdat, naarmate de banen ouder worden de kosten voor renovatie hoger worden. ( ondergrond van betonplaten kunnen na 40 jaar extra gebreken opleveren. - Joost stelt de vergadering voor de voorliggende begroting voor 2014 vast te stellen. De begroting voor 2014 wordt voor akkoord vastgesteld. 10. Vaststellen contributie voor 2015 Zie sheets 2013 - senioren € 124,00 - aspiranten € 94,00 - junioren € 114,00*
2014 € 128,00 € 97,00 € 118,00*
* inclusief kosten zomertraining 3
2015 € 128,00 € 97,00 € 118,00*
Gezien de gezonde situatie van de vereniging en het feit dat de vereniging uit moet kijken dat zij niet BTW plichtig gaat worden, wordt voorgesteld om de contributie voor 2015 niet te verhogen. De vergadering gaat akkoord met dit besluit/voorstel. 11.Aftreden van bestuursleden en verkiezing nieuwe bestuursleden Volgens Rooster treden dit jaar Piet Kraakman, Anke Kamerik en Joep v.d. Berg af. Joep stelt zich herkiesbaar voor een nieuwe termijn. Piet en Anke stellen zich niet herkiesbaar, maar blijven nog in functie totdat er een nieuwe kandidaat is gevonden. Marije heeft René opgevolgd als voorzitter van de T.C. Joost bedankt zowel Anke als Piet voor alle inspanningen. Er wordt nog geen officieel afscheid genomen, dat volgt bij de ALV in 2015. De voorzitter vraagt Cees-Jan of er tegenkandidaten zijn voor de verschillende vacatures. Cees Jan geeft aan dat er zich geen tegenkandidaten aangemeld hebben en daarom vraagt voorzitter de vergadering om; Joep te benoemen voor een nieuwe termijn als bestuurslid en Marije te benoemen, als opvolger van René, namens de T.C. in het bestuur. Tevens vraagt de voorzitter de vergadering in te stemmen met de tijdelijke benoeming van Piet als penningmeester en Anke als tijdelijke vertegenwoordiger in het bestuur namens de J.C. Alle voorstellen worden door de vergadering goedgekeurd. Joost feliciteert Joep met zijn nieuwe termijn. Daarnaast wordt Marije succes gewenst met haar benoeming tot voorzitter van de TC en bestuurslid. Tot slot wordt afscheid genomen van René Langedijk als voorzitter van de TC. Joost overhandigd René een boeket bloemen en bedankt René voor zijn jarenlange betrokkenheid en inbreng als bestuurslid en voorzitter van de T.C.. Ook Cees Jan heeft aangegeven na deze ALV te stoppen met zijn bestuursfunctie als secretaris o.a. door het niet meer kunnen combineren met werk en andere activiteiten. Joost bedankt ook Cees Jan voor zijn inzet. 12. Verkiezing voorzitter Voorzitter geeft Frank het woord. Frank vraagt de vergadering om in te stemmen met een nieuwe termijn voor Joost als bestuurslid en hem te benoemen voor het komende jaar als voorzitter. De vergadering stemt in met het voorstel. Joost bedankt de vergadering voor het in hem gestelde vertrouwen. 13. Benoeming ereleden Het bestuur draagt de ALV dit jaar Siem Limmen voor als Lid van Verdienste. Helaas is Siem niet aanwezig maar, de vergadering gaat akkoord met deze benoeming. Joost feliciteert Siem met zijn benoeming en bedankt hem voor zijn betrokkenheid bij onze vereniging. De voorzitter spreekt met de vergadering af, dat de bloemen bij Siem worden afgegeven.
4
14. Rondvraag Ton Hoogland; Niet Sjaak bedanken voor de omzet van de kantine maar de mensen die op donderdag een mooie borrel drinken Cor Mul;
Er staat wel een mooie bar maar, er is geen nette prijslijst. Sjaak wil de muren schoon houden. De vergadering draagt hiervoor oplossingen aan.
Elisabeth Mul; Hoe staat het met de aansprakelijkheid van voeding? Dit, vanwege een stukje hierover in een blad. Wordt in het bestuur verder opgepakt. We moeten het alleen niet “enger” maken dan dat het is. Gaat niet alleen om de “kwaliteit” maar, ook over de kennis van de samenstelling van de producten die wij verkopen zoals een tosti. Ben Kamp;
Komen er nog voorzieningen voor de tassen in de hal? Voorzitter geeft aan dat wij daar nog niet uit zijn. Dit i.v.m. bijstellen van de begroting bij de nieuwbouw zijn de plannen voor lockers er uitgehaald. Bestuur / bouwteam bespreekt dit punt.
Dirk Bakker;
Bij een beetje regen staan de banen blank, nog nooit eerder gehad. Wat gaat de vereniging hier aan doen. Misschien drainage verstopt en zou dit doorgespoeld moeten worden. Er wordt contact opgenomen met leverancier en indien de drainage de reden is, dan wordt deze doorgespoten.
Siem van Langen;
We missen de Warsteiner windschermen zoals deze in het verleden naast het clubgebouw stonden. Boudewijn geeft aan dat het goed is om dit onderwerp mee te nemen in de herinrichting van het terrein.
Gijs Kalwij;
Stelt voor om de lampen die boven de tafels hangen een andere sfeer te gegeven. Mogelijk met het logo Hoog-Op er in. Voorstel wordt meegenomen met discussie rondom de verlichting.
Cor Appelman; Zit er schot in de herinrichting van het terrein, want nu is het een beetje een troep. Frank geeft aan dat afgelopen zaterdag hier een start mee is gemaakt. Sjaak Vlaar;
Sjaak heeft nog een kleine enveloppe met inhoud voor de J.C. De leden zijn het afgelopen jaar minder vrijgevig geweest maar, het bedrag bedraagt toch weer € 150,-. Deze enveloppe wordt zoals gewoonlijk overgedragen aan de J.C.. Anke bedankt Sjaak en de leden die hieraan hebben bijgedragen.
15. Sluiting Voorzitter bedankt de aanwezige leden voor hun bijdrage en hoopt dat dit jubileumjaar een prachtig en sportief jaar gaat worden voor alle leden! . 1 april wordt een belangrijke dag om samen met commissies een start te geven voor ledenbehoud en ledenwerving. Namens het bestuur biedt hij alle aanwezigen nog een consumptie aan, wenst iedereen een veilige terugreis en sluit de vergadering . Namens het bestuur, Joost Brockhoff (Voorzitter) 5
