Beleidsplan Tennisvereniging LTC Steenwijk

Beleidsplan LTC 2013-2018

Beleidsplan Tennisvereniging LTC Steenwijk 2014 – 2019

Tennisvereniging LTC Steenwijk / KNLTB 68809

Oprichtingsdatum

: 16 maart 1923

Parklocatie

: J.H.W. Pasmanweg 10 te Tuk ( Overijssel )

Accommodatie

: 6 kunstgrasbanen en 3 gravelbanen

Huidig leden aantal : januari 2014: 408

Datum

Versie: 02

: maart 2014

Pagina

1

Beleidsplan LTC 2013-2018 Beleidsplan 2013 – 2018

Tennisvereniging LTC Steenwijk

INHOUDSOPGAVE :

Pagina :

Inleiding

Pagina : A. Missie LTC Steenwijk ( visie en beleid ) Pagina : B. Bestuurlijke inrichting Pagina :

C. Financieel beleid

Pagina :

D. Beheer ( accommodatie en baanbeheer )

Pagina :

E. Bedrijfsvoering kantine

Pagina :

F. Sociale uitstraling ( beleving, omgangsvormen, normen en waarden )

Pagina : G. Regelgeving ( reglementen, de vastlegging, monitoren en naleving ) Pagina : H. Vrijwilligers werk Pagina :

I. Trainers en sporteducatie

Pagina : J. Digitale communicatie Pagina :

K. PR / Imago beleid

Pagina :

L. Sponsoring

Pagina :

M. Competities, toernooien en evenementen

Pagina :

N. Milieu gerichte bedrijfsvoering

Versie: 02

Pagina

2


Pagina

3

Inleiding

LTC Steenwijk beschikte t/m 2 jaar geleden (nog) niet over een beleidsplan. Het bestuur ziet dit als een gemis, want juist met een goed plan kan je richting geven aan de activiteiten binnen de vereniging en wordt er open en eerlijk met alle leden gecommuniceerd. Dit was de aanleiding waarom we twee jaar geleden besloten om een beleidsplan op te stellen. Gelukkig was er binnen de vereniging voldoende kennis en kunde aanwezig om dit in eigen beheer te kunnen uitvoeren en met een groep(18) enthousiastelingen zijn we van start gegaan. Er was gekozen voor een grotere groep (beleids)vrijwilligers om zodoende te weten wat er binnen de vereniging speelt, maar ook om draagvlak te krijgen voor de geformuleerde doelen. Het opstellen van dit plan heeft voor de vrijwilligers veel tijd en inspanning gekost, namens de vereniging wil ik hen allen bedanken voor hun inzet. We hebben ervoor gekozen om een compact plan op te stellen, met per onderwerp een overzicht waar we nu staan, waar we de komende jaren naar toe willen en wie hiervoor de uitvoeringsverantwoordelijke is. Tijdens de algemene leden vergadering wordt dit pan aan de leden voorgelegd en verzocht om hiermee in te stemmen, daarmee is het dan een plan van ieder van ons geworden. De planfase is dan afgerond en kunnen we beginnen met invulling geven aan de doelen voor de komende jaren. Het moet natuurlijk niet bij een papieren exercitie blijven, we hopen dat alle leden zich inzetten om de doelen te bereiken, want alleen dan heeft het opstellen van dit beleidsplan nut gehad.

Het bestuur.

Versie: 02


Pagina

Missie van Tennisvereniging LTC Steenwijk

" Een veelzijdige, sportieve en gezellige ontmoetingsplaats voor jong en oud "

Tennisvereniging LTC Steenwijk is een open ontmoetingsplaats waar iedereen welkom is voor recreatief tennis ( met open toss avonden en plezierige tennislessen ), maar ook de competitieve speler vindt zijn of haar uitdaging, ondersteund door gekwalificeerde en gemotiveerde tennisleraren. Daarnaast vormt het terras en de kantine de ontmoetingsplaats voor zowel jonge spelers als voor oudere spelers (30+ en 50 +) met een vernieuwde eigentijdse gezellige inrichting, waar nieuwe leden zich snel welkom voelen .

B. Bestuurlijke inrichting

LTC Steenwijk kent een bestuur die wordt ondersteund door diverse commissies. Het bestuur bestaat uit een voorzitter, een secretaris, een penningmeester en enkele leden van commissies. De organisatie van het bestuur is in 2012 aangepast. Het bestuur en de commissies bestaan uit een groep gemotiveerde vrijwilligers welke de ruggengraat vormen van de vereniging. Doel voor de komende jaren; Alle bestuursfuncties zijn gevuld door enthousiaste vrijwilligers. Uitvoeringsverantwoordelijk; Het gehele bestuur.

Versie: 02

4


Pagina

5

C. Financieel beleid

De onderliggende waarden van het tennispark (met name de grond / perceel) zijn moeilijk vermarktbaar. Dit komt omdat het tennispark ligt op een zogenaamde corridor, een verplichte bufferzone tussen een bestemmingsplan wonen en industrie zone. M.a.w. het heeft geen verkoopwaarde voor bebouwing voor woon of industrieel gebruik. Het vertegenwoordigt derhalve bij gedwongen vertrek (bijvoorbeeld wanneer de vereniging door een te grote afname van het aantal leden wil / moet uitwijken naar een nieuwe en kleinere locatie) een geringe waarde op de totaal balans van de vereniging). De contributie gelden vormen voor meer dan 80 % de inkomstenbron van de. De inkomsten uit sponsoring (reclameborden, advertenties, ed.) zijn vergeleken met andere tennisverenigingen beneden gemiddeld. Daarbij geldt dat het behoud van deze sponsoren in een tijd van laagconjunctuur al als een goede prestatie mag worden gezien. Een variabele inkomstenbron vormt de verkregen subsidie van de gemeente Steenwijkerland, deze subsidie is altijd in de vorm van een bijdrage in een noodzakelijke investering, zoals bijvoorbeeld baan vernieuwing. De gemeente Steenwijkerland heeft LTC Steenwijk in 2008 een aanzienlijke subsidie verleend (bijdrage in de kosten voor de aanleg van 3 nieuwe kunstgrasbanen), waarmee de vereniging voor de komende jaren “ weer achter in de rij “ staat als het gaat om behoorlijke nominale subsidie. LTC Steenwijk is echter financieel gezond, heeft nog een hypotheek van ca 70.000 euro, met een jaarlijkse aflossing van 10.000 euro, en een eigen vermogen van ca 20.000 euro. Doel voor de komende jaren; De vereniging is hypotheek vrij en heeft een gezonde reserve. Uitvoeringsverantwoordelijk;

Penningmeester

Versie: 02


Pagina

6

D. Beheer ( accommodatie en baanbeheer )

De accommodatie en het baanbeheer kent een loyale groep vrijwilligers die behoorlijk veel uren besteden aan het onderhoud van het tennispark. Het grootste probleem waar deze groep vrijwilligers mee te maken heeft is dat het ontbreekt aan de financiële middelen om het oude gereedschap te kunnen vervangen. Ondanks deze beperkte middelen spreken bezoekende tennissers van andere verenigingen van een buitengewoon mooi park, grootse kantine en dat de banen er uitstekend bijliggen. Het `plaatje` aan de buitenkant van het tennispark met een architectonisch fraai kantine gebouw mag dan bijzonder goed zijn, veel leden ervaren het kantinegebouw als “iets wat ongezellig, te groot en te hoog“. Doel voor de komende jaren; De accommodatie is goed onderhouden en voldoet aan de door de KNLTB gestelde eisen. Het park heeft een gezellige, sportieve uitstraling, waar leden graag even langs gaan om te genieten van tennis en gaan zitten op het terras. Uitvoeringsverantwoordelijk; Accommodatie commissie.

Versie: 02


Pagina

7

E. Bedrijfsvoering kantine LTC Steenwijk

Constatering Ook hier kent de vereniging zeer loyale en betrokken vrijwilligers die vanuit de kantinecommissie veel werk verzetten (veelal achter de schermen) om het voorraadbeheer, de indeling van het kantine rooster, het keukenbeheer, etc. en vele bijkomende zaken te managen. Een succesvolle bedrijfsvoering van de kantine (en keuken) van de vereniging staat of valt met de ondersteuning die bovengenoemde vrijwilligers krijgen van alle leden (met de nadruk op alle leden). Bij deze ondersteuning moet gedacht worden aan: 1 tot 2 maal per jaar een kantinedienst draaien en het in acht nemen van de kantine regels en je sociaal op stellen tegenover de persoon of personen die op dat moment hun kantinedienst draaien. Daarnaast heeft de wetgever bepaald dat er alleen een bardienst mag worden gedraaid als er ook gedurende de gehele bardienst minimaal 1 certificaathouder op het tennispark aanwezig is, (wetgeving 2010 ). De certificaathouder heeft de cursus “ verantwoord omgaan met alcohol “ met succes doorlopen). De inkomsten uit de omzet van de kantine staan ook onder druk omdat het kantinebezoek afneemt en ook de duur van het gemiddelde kantine bezoek per lid. Doel voor de komende jaren; De kantine is een gezellige ontmoetingsplaats waar alle leden zich thuis voelen. Vanuit de kantine worden de verschillende activiteiten op het park ondersteund, waarbij de bardiensten eerlijk onder de leden wordt verdeeld. Het netto rendement van de kantine stijgt jaarlijks met 5%. Uitvoeringsverantwoordelijk; kantinecommissie

Versie: 02


Pagina

8

F. Sociale uitstraling (beleving, omgangsvormen, normen en waarden)

De reden voor het opstellen van een nieuw beleidsplan heeft in grote mate te maken met dit belangrijke beleidspunt: de sociale uitstraling van de vereniging. Zoals iedere tennisvereniging bestaat deze uit meerdere groepjes die elkaar opzoekt om te gaan tennissen. Dit is enerzijds logisch omdat je aansluiting zoekt met overeenkomstige sociale interesses maar ook met een vergelijkbaar tennisniveau. De keerzijde hiervan is dat we als een gesloten vereniging overkomen en dat het voor nieuwe leden lastig is om aansluiting te vinden bij reeds bestaande tennisgroepen. Als je als nieuw lid nog niet precies weet hoe de gang van zaken binnen de vereniging is en je wordt hierop, helaas niet altijd even correct, aangesproken, dan kunnen dat redenen zijn om na korte tijd je lidmaatschap weer te beëindigen. Hiermee doen we de vereniging, maar ook onszelf te kort mee. We hebben leden nodig om de vaste lasten te kunnen bekostigen, we hebben ook leden nodig die zich willen inzetten voor de vereniging en als de uitstroom groter is dan de aanwas dan gaat het niet lukken. Alle leden moeten zich dat goed beseffen en zich dus inzetten om leden te werven en te behouden. Die doelstelling komt terug in de missie van onze vereniging. Doel voor de komende jaren; De tennisvereniging is een ontmoetingsplaats waar alle leden zich welkom voelen en er respect is voor iedereen. Leden kunnen elkaar, indien nodig, aanspreken op hun gedrag, zonder dat dit negatief wordt ervaren. Nieuwe leden voelen zich welkom en worden door “oudere” leden wegwijs binnen de vereniging gemaakt. Uitvoeringsverantwoordelijk; Gehele bestuur v.w.b. de organisatie, alle leden v.w.b. de uitvoering.

Versie: 02


Pagina

G. Regelgeving (reglementen, de vastlegging, monitoren en naleving)

De huidige regelgeving is soms gedateerd en hoewel aanwezig in de kantine en in publicaties in het clubblad, niet altijd eenvoudig toegankelijk voor de leden. Doel voor de komende jaren; De regelgeving is up to date en voor een ieder via internet eenvoudig benaderbaar. Uitvoeringsverantwoordelijk;

secretaris

Versie: 02

9


Pagina 10

H. Vrijwilligers werk

Een vereniging staat of valt met de inzet van een groot aantal vrijwilligers. De vereniging kent gelukkig een behoorlijke/aanzienlijke groep vrijwilligers die zich soms al jaren lang inzetten voor de vereniging. Veel zaken in dit beleidsplan vragen om de inzet van een nog veel grotere groep vrijwilligers dan er nu al zijn, dit betekent dat er actief geworven gaat worden naar leden die zich willen inzetten voor de club. Doel voor de komende jaren; De leden realiseren zich dat de vereniging van ons allen is en voelen zich betrokken bij de vereniging. De leden begrijpen dat de vereniging alleen blijft draaien door de inzet van vrijwilligers, de leden nemen hun verantwoordelijkheid en stellen zich beschikbaar voor vrijwilligerswerk. Uitvoeringsverantwoordelijk; Voorzitter

I. Trainers en sporteducatie

De tennistrainers vormen het belangrijkste visitekaartje van de club omdat zij veelal als eerste contact maken met de nieuwe leden en de drijfveren zijn achter de motivatie en het onderhouden van het tennisplezier van vele leden. Op dit moment heeft LTC Steenwijk een overeenkomst met Stichting Tennis Academie Drenthe(STAD), om invulling te geven aan professionele tennisles/begeleiding. De overeenkomst wordt jaarlijks door het bestuur geëvalueerd om te zorgen dat de invulling van de tennislessen blijft aansluiten aan de behoefte van de leden. Doel voor de komende jaren; De trainer realiseert zich dat hij het “uithangbord” van de vereniging is. De vereniging heeft een goede relatie met de trainer en communiceert open en eerlijk. 35% van de leden volgt tennisles. Uitvoeringsverantwoordelijk; Technische commissie

Versie: 02


Pagina 11

J. Digitale communicatie

Het gebruik van het internet heeft de afgelopen jaren onder de leden (zowel jong als oud) een enorme groei door gemaakt. Slechts enkele leden beschikken (nog) niet over internet en zullen via dit medium dus niet bereikbaar zijn. Door naast traditionele communicatie, zoveel mogelijk digitale communicatie in te zetten, kan er nog sneller en beter gecommuniceerd worden met de leden. Denk aan e-mailingen de website van LTC Steenwijk, facebook en twitter. Doel voor de komende jaren; De website is vernieuwd en sluit aan bij de wensen van de leden en voorziet goed in de communicatie met de leden, deze website dient wel actueel te blijven. Andere digitale middelen zoals facebook en twitter kunnen nog meer uitgenut worden. Uitvoeringsverantwoordelijk; PR functionaris

K. PR / Imago beleid

Allereerst vormen alle actieve leden het visitekaartje van de vereniging, het effect van positieve dan wel negatieve berichtgeving naar iedereen buiten de vereniging heeft veel impact, veel meer dan een artikel of een advertentie in een krant. Er is momenteel geen geschreven PR / Imago beleid. Er is wel een PR functionaris die er in is geslaagd de communicatie met de media en de digitale media in de afgelopen 5 jaren te verbeteren. Er worden acties opgezet voor de werving van nieuwe leden en er wordt ingespeeld op acties van derden ( bijvoorbeeld van de gemeente ) om het tennisspel en de vereniging onder de aandacht te brengen van zowel jong en oud. Doel voor de komende jaren; Er zijn gerichte activiteiten om de vereniging in de media te brengen en de naamsbekendheid van de vereniging in Steenwijkerland te vergroten. Uitvoeringsverantwoordelijk; Pr functionaris

Versie: 02


Pagina 12

L. Sponsoring

Sponsoring is alleen succesvol via een collectieve aanpak waarbij sponsoren ook actief bij de vereniging worden betrokken dan wel op handen gedragen. De afgelopen 10 jaar rustte het sponsorbeleid en alle activiteiten hieromtrent op 1 a 2 gemotiveerde leden. Dit moeten vooral mensen zijn die het Steenwijkse bedrijfsleven goed kennen en er een netwerk hebben omdat het verkrijgen van sponsorgelden bovenal een face tot face aangelegenheid is. Daarnaast is het onderhouden van een goed band met je sponsoren belangrijk, geen aandacht schenken betekent dat de sponsor bij de jaarlijkse te ontvangen factuur van bijvoorbeeld het reclamebord zich gaat bedenken en kan afhaken. Doel voor de komende jaren; De sponsorcommissie heeft een vijftal leden die zich actief willen inzetten om de sponsoropbrengsten jaarlijks met 5% te verhogen. Uitvoeringsverantwoordelijk; sponsorcommissie

Versie: 02


Pagina 13

M. Competities, toernooien en evenementen

Het aantal leden dat deelneemt aan de diverse (KNLTB) competities is redelijk te noemen. De deelname aan toernooien/evenementen die er binnen de vereniging worden georganiseerd, wordt door jeugdleden goed bezocht. De opkomst van senioren wisselt sterk. Bij de avondtoernooien is de opkomst redelijk te noemen. Bij de andere toernooien, op bijvoorbeeld de zondagen is de opkomst mager. Om voldoende inschrijvingen te verkrijgen vergt vaak veel doorzettingsvermogen van de organiserende leden. Gemiddeld trekt een ( intern ) toernooi 20 tot 40 deelnemers, m.a.w. 5 tot 10 % van het totale leden aantal. Ondanks verklaringen voor dit geringe aantal als : “ het is de tijdgeest “, “ mensen hebben het tegenwoordig te druk “, etc. , zijn er tennisverenigingen in de omgeving van Steenwijk er wel in slagen hoge aantal inschrijvingen op hun toernooien en evenementen te realiseren Doel voor de komende jaren; Er is een toernooicommissie die uit minimaal 3 leden bestaat. De commissie organiseert jaarlijks minimaal 1 open KNLTB toernooi en de clubkampioenschappen (voor junioren en senioren). De deelname vanuit de vereniging aan de activiteiten is 15-20% van de doelgroep. Uitvoeringsverantwoordelijk; Voorzitter v.w.b. de vulling van de toernooicommissie. De toernooicommissie v.w.b. de organisatie en uitvoering van het toernooi.

Versie: 02


Pagina 14

? . leden overzicht

Ledenoverzicht verdeeld naar leeftijdscategorie & geslacht: Ledenaantal

01-01-08

01-01-09

01-01-10

01-01-11

01-01-12

01-01-13

01-01-14

Jeugd jongens

28

39

49

52

46

56

57

Jeugd meisjes

25

28

26

25

31

37

37

Sub totaal jeugd

53

67

75

77

77

93

95

Senioren heren

189

191

184

168

178

172

177

Senioren dames

150

144

138

130

125

130

136

Sub totaal senioren

339

335

322

298

303

302

313

Totaal

392

402

397

375

380

395

408

De ondergrens van het aantal leden is ca 340. Onder dit aantal zullen de uitgaven hoger zijn dan de inkomsten en neemt de levensvatbaarheid van de vereniging af. Het aantal jeugdleden stijgt, als we deze leden voor langere tijd aan de vereniging kunnen binden is de verwachting dat directe familie ook zal gaan tennissen.

Versie: 02

Beleidsplan Tennisvereniging LTC Steenwijk

Recommend Documents