OPIPP1 1 77 79 1 .1 PIP 11/11
t 4
a
REGI ON A AL
it[ARCHIEF t DORDRECHT
III
MPGSD2O1 4012110580338
GSD
21.01.2014
0338
ONDERDEEL VAN 00RORECHTS MUSEUM
Postadres: Postbus 8 3300 AA DORDRECHT
Gemeente Sliedrecht t.a.v. Het college van Burgemeester en Wethouders Postbus 16 3360 AA Sliedrecht
Regionaal Archief Dordrecht Stek 13 DORDRECHT T 078 770 8708 www.reoionaalarchiefdordrecht.n1
Contactpersoon R. Lassche T 078-7705327 E
[email protected]
Datum Ons kenmerk Uw kenmerk Bijlage(n) Betreft
17-01-2014 1108495 Verslag Verslag van de gemeentearchivaris betreffende de toestand van de informatiehuishouding 2013
Geacht College, Bijgaand zend ik u het v erslag v an de gemeentearchiv aris inzake de toestand van de informatiehuishouding conf orm artikel 14 van de Archiefv erordening 2004 van de gemeente Sliedrecht. U wordt in het kader v an het horizontale toezicht geacht dit v erslag mee te delen aan de provinciearchiv aris van Zuid-Holland. Ik hoop u hiermee voldoende te hebben geïnf ormeerd. Hoogachtend, De gemeentearchivaris van Sliedrecht,
drs. T.J. de Bruijn.
Pagina 1/1
0
PI P1 1 1 / P r I P' Pl o i r Pr I PI PI P PI PI P PI r r PIPIPT IIIPIPIPIP
ii
E G I O N A AL 1 F
Iii R
DORDRECHT
ONDERDEEL VAN OORORECHTS MUSEUM
Verslag van de gemeentearchivaris betreffende de toestand van de informatiehuishouding in de gemeente Sliedrecht over 2013
Uitgevoerd door de
gemeentelijke archiefinspectie Dordrecht R. Lassche BMIC, gemeentelijk archiefinspecteur
in opdracht van de Gemeentearchivaris van Sliedrecht, drs. T.J. de Bruijn
Regionaal Archief Dordrecht januari 2014
Inleiding Conform artikel 14 van de Archiefverordening van de gemeente Sliedrecht brengt de gemeentearchivaris verslag uit omtrent de uitoefening van het toezicht op de informatiehuishouding aan het college van Burgemeester en W ethouders.' Het college dient hieromtrent op zijn beurt verantwoording af te leggen aan de gemeenteraad. Het verslag is gebaseerd op de Key Performance Indicators (KPI's) opgesteld door de VNG2. Hierin worden tien indicatoren benoemd op grond waarvan de kwaliteit van de inform atiehuishouding van een organisatie kan worden geanalyseerd. Op 12 novem ber 2013 is deze vragenlijst voorgelegd aan de afdeling documentaire informatievoorziening in u w organisatie3. Op 13 decem ber 2013 ont ving ik de ingevulde lijst vanuit uw organisatie retour. Deze is als bijlage meegezonden en vorm t, naast observaties van de archiefinspecteur, de basis van dit verslag. Op 1 januari 2013 zijn Erfgoedcentrum DiEP, de Dordtse Musea en het Centrum Beeldende Kunst formeel samengevoegd tot één organisatie. De naam van deze nieuwe organisatie is Dordrechts Museum. In de loop van 2013 is besloten om de naam Erfgoedcentrum DiEP te veranderen in Regionaal Archief Dordrecht. Als sluitstuk van deze reorganisatie is in januari 2013 de heer T.J. de Bruijn door het college van Burgemeester en Wethouders van Dordrecht definitief benoemd tot gemeentearchivaris van Dordrecht en daarmee tegelijkertijd tot gemeentearchivaris van u w gemeente. Het digitaliseringsproject dat medio 20 1 2 is gestart in verband met de verhuizing van het Regionaal Archief Dordrecht naar het Hof in 2014 werd in 2013 voortgezet. De overgebrachte doop-, trouw- en begraaf boeken, repertoria op de notariële archieven, de registers van de burgerlijke stand, huwelijkse bijlagen, bevolkingsregisters, kadastrale leggers en beeldcollectie van uw gemeente worden integraal in dit project meegenomen en zullen uiterlijk begin 201 5 via de website van het Regionaal Archief Dordrecht zijn te raadplegen. Op verzoek van de gemeentearchivaris is in 20 13 door het Nationaal Archief te Den Haag de aanvulling op de notariële archieven (1926 - 1935) aan uw gem eente vervreem d en in de archief bewaarplaats opgenomen.
1. Lokale regelgeving De gemeente beschikt over een archiefverordening. Deze is op 28 juni 2004 vastgesteld. De wet Dualisering gemeentelijke medebewindsbevoegdheden is hierin opgenomen. Het besluit informatiebeheer is vastgesteld op 8 juni 2004. De gemeente m eldt dat de verordening en het besluit zijn medegedeeld aan GS. Op dit m om ent wordt vanuit het SCD gewerkt aan de actualisatie van zowel de verordening als het besluit. Op 8 augustus 2013 zijn concepten hiervan voorgelegd aan de archiefinspectie. Het daaruit voortvloeiende commentaar is inmiddels verwerkt.4 Naar verwachting wordt de verordening en het besluit spoedig respectievelijk door de gemeenteraad en het college van Burgemeester en W ethouders vastgesteld.
Archiefveror dening Sliedrecht 2004, artikel 16. Zie ledenbrief VNG betreffende horizontale verantwoording gemeentelijke archief keten d.d.21-06-2011. Mozaiek znr: 1108495: E-mai l d.d. 12- 11- 2013 R . Las sche aan A. Zw aan: KPI' s t.b.v. het ver slag van de gemeentearchivaris. Mozaiek znr: 10 60 46 6 2
2
2. Interne kwaliteitszorg en toezicht In de gemeente Sliedrecht is geen kwaliteitssysteem in gebruik waaraan de kwaliteit van de informatiehuishouding wordt getoetst. Wel maakt het SCD gebruik van diverse processen en werkinstructies om de uniformiteit en kwaliteit te borgen. Tevens wordt rekening gehouden met de door de archiefinspectie gestelde eisen'.
3. Ordening, authenticiteit, context, toegankelijkheid en duurzaamheid archiefbescheiden Onderstaande beschrijving m et betrekking tot punt drie van de KPI's is integraal gekopieerd uit het verslag van vorig jaar.' Er heeft in 2013 geen concrete verbetering plaatsgevonden op dit gebied. 'Het SCD maakt gebruik van het Mid-Officesysteem Mozaiek dat fungeert als DMS. De afgelopen jaren is het systeem uitvoerig onderzocht door de archief inspectie en beschreven in het integrale kwaliteitsinspectierapport door dhr. L. Scheuneman. Hieruit blijkt dat het systeem niet voldoet aan de wettelijk gestelde normen. Er is onvoldoende garantie dat de ordening, authenticiteit, context, toegankelijkheid en duurzaamheid van archief bescheiden zijn geborgd. Dit vor m t een ernstige bedreiging voor het goed functioneren van de gemeente Sliedrecht.'
4. Digitale archiefbescheiden Onderstaande beschrijving met betrekking tot punt vier van de KPI's is integraal gekopieerd uit het verslag van vorig jaar. Er heeft in 2013 geen concrete verbetering plaatsgevonden op dit gebied. 'Uit de integrale kwaliteitsinspectie uitgevoerd door de heer Scheuneman blijkt dat de digitale informatiehuishouding zeer matig op orde is. Mozaiek blijkt onvolledig en onbetrouwbaar. Het systeem dient zo spoedig mogelijk verbeterd te worden zodat het voldoet aan de criteria die zijn geformuleerd in het integrale kwaliteitsinspectierapport van dhr. Scheuneman.'
5. Vernietiging Onderstaande tabel geeft de stand van zaken rond de vernietiging van archief bescheiden weer. De gemeente heeft nog geen machtiging aangevraagd voor het vernietigingsjaar 2013. Gelet op de Archiefwet 1995, artikel 3, dient de gemeentelijke overheid zorg te dragen voor een tijdige vernietiging van archiefbescheiden. Om die reden is het van belang dat de gemeente zo spoedig mogelijk een machtiging tot vernietiging aanvraagt teneinde het achterstallige vernietigingswerk te kunnen verrichten. Mozaiek Zaaknummer 995 412 en 10 9 80 7 8
Aanvraag machtiging 18-03 -2013
Machtiging verleend 14-05-2013
Procesverbaal vernietiging 24-10-2013
Archiefblok
Vernietigingsjaar
Sliedrecht
20 12
6. Overbrenging van archiefbescheiden naar de openbare archiefbewaarplaats
Burgerlijke stand Op 10 december 2013 zijn de registers van de burgerlijke stand voor zover deze openbaar zijn, overgebracht naar de archiefbewaarplaats.8 5 Dit punt is overgenomen uit het verslag van vorig jaar. Mozaiek znr : 939191 Mozai ek znr: 939191
3
Opschorting overbrengingstermijn bouwdossiers De gemeente heeft geen opschorting van de overbrengingstermijn van de (bouw)dossiers die ouder zijn dan 20 jaar aangevraagd bij GS. Dit dient z.s.m. te gebeuren. Ook in het jaarverslag over 2012 is dit reeds opgemerkt.
7. Archiefbewaarplaatsen, archiefruimten en e-depots De gemeente Sliedrecht beschikt over een geschikte archiefruimte. Deze is echter niet recentelijk getoetst aan de eisen die gesteld worden in de Archiefregeling. De archiefinspecteur zal het komende jaar de ruimte op basis van deze regeling toetsen.
8. Ter beschikkingstelling van naar de archiefbewaarplaats overgebrachte archiefbescheiden De archiefbescheiden opgemaakt en ontvangen door de gemeente Sliedrecht die conform de Archiefwet 1995 zijn overgebracht naar de archief bewaarplaats zijn toegankelijk en beschikbaar voor het publiek. De archiefinventarissen zijn beschikbaar via de website van het Regionaal Archief Dordrecht. De archief bescheiden kunnen kosteloos fysiek op de studiezaal worden geraadpleegd voor zover er geen openbaarheidbeperkingen zijn opgenomen. Onderstaande tabel geeft een overzicht van de bezoekcijfers van het Regionaal Archief Dordrecht in 2 013. Studiezaal
Bezoeken 4. 08 4
Website via archieven.n1
Zoekacties 808 .1 27
Paginaweergaves 9.6 44 .2 07
Website inclusief Beeldbank
Bezoeken 379. 205
Paginaweergaves 3. 34 6. 39 6
9. Rampen, calamiteiten en veiligheid De gem eente Sliedrecht beschikt niet over een calam iteitenplan met betrekking tot hét behoud van archiefbescheiden, zowel papier als digitaal, in bijzondere omstandigheden. Het is van belang dat dit plan zo spoedig mogelijk wordt vastgesteld. Dit punt werd reeds gem eld in het verslag van 2012.
10. Middelen en mensen De div-werkzaamheden van de gem eente Sliedrecht worden uitgevoerd door medewerkers van het SCD. De form atie div is sinds de start van het SCD gaandeweg verder afgebouwd in het kader van het uitgangspunt van volledig digitaal werken. Het college van Burgemeester en Wethouders stelt beschikbaar. Dit bedrag is gebaseerd op de bijdrage aan het SCD. Daarnaast is geen afzonderlijke post opgenomen voor overige uitgaven archiefzorg en archief beheer. Verslag aldus vastgesteld door de gemeentearchivaris van Sliedrecht, Dordrecht I
20 1 4
drs. T.J. de Bruijn 8
Mozai ek znr: 731195
C -L
4
BIJLAGE: Key Performance Indicators (KPI's) Behorende tot het Verslag van de gemeentearchivaris betreffende de toestand van de informatiehuishouding Ingevuld door medewerkers van de afdeling IB/DIV
Ja/ nee
Verdere handelingen /uitleg ,s, , , -,w,,:
Toelichting
,
1.1
Gemeente
1.1.1
Gemeente
1.2
Gemeente
Aw art. 30.1 Model verordening LOPAI Aw art. 30.1 Model verordening LOPAI Aw art. 32.1
Model verordening LOPAI
1.1. Verordening archiefzorg
Beschikt de gemeente over een geactualiseerde, door de gemeenteraad vastgestelde archiefverordening inzake de archiefzorg die voldoet aan de vigerende wet- en regelgeving?
ja
1.1. Verordening archiefzorg
Is deze medegedeeld aan gedeputeerde staten?
nee
E
Exemplaar m
Nee
t
t
1.2. Verordening toezicht Beschikt de gemeente over een geactualiseerde, door de gemeenteraad vastgestelde Archiefverordening inzake het toezicht archiefbeheer op het bij of krachtens de Archiefwet bepaalde ten aanzien van het beheer van nog niet naar archiefbewaarplaats overgebrachte archiefbescheiden ?
Archiefverordening vastgesteld op 10 december
Dit zal op korte termijn plaatsvinden
ja
Ja
Eventuele opmerkingen
Archiefverordening vastgesteld op 10 december
1.1 .2
Gemeente
Aw art. 30.1 Model verordening LOPAI
1.1. Verordening archiefzorg
Is deze medegedeeld aan gedeputeerde staten?
nee
Nee
Exemplaar meesturen
Dit zal op korte termijn plaatsvinden
1.3
Gemeente
Model- besluit Lopai
1.3. Besluit informatiebeheer
Beschikt de gemeente over een door het college als archiefzorgdrager vastgesteld Besluit informatiebeheer van de Archiefbewaarplaats en van de niet naar de archiefbewaarplaats overiebrachte archiefbescheiden?
nee
Ja
Eventuele opmerkingei
Actualisatie vindt momenteel plaats
1.4
Gemeente
Aw art. 4
1.4. Wijziging overheidstaken
Treft het college als archiefzorgdrager voorzieningen omtrent de archiefbescheiden bij opheffing, samenvoeging, splitsing of overdracht van taken aan een ander (tijdelijk) overheidsorgaan? Zo ja, welke?
ja
Ja
Zo ja, welke? Geef een toelichting
Er worden passende maatregelen genome v Q d e archiefbesche `" opheffing, splitsin overdracht van takOfl
1.5
Gemeente
Aw art. 40;
1.5. Gemeenschappelijke Treft het college als archiefzorgdrager, bij de instelling van een gemeenschappelijke regeling waarin de gemeente participeert, regelingen voorzieningen omtrent de zorg voor de archiefbescheiden?
nee
nee
Nee
nee
Ja
1.5.1
Gemeente
Wgr art. 27
1.5. Gemeenschappelijke Houdt de zorgdrager een register bij? regelingen
1.6
Gemeente
Awb Titel 10.1
1.6. Uitbesteden archiefzorg
Beschikt de gemeente over een vastgestelde mandaatregeling bedoeld om namens de zorgdrager besluiten te nemen, niet zijnde regelgeving/het stellen van regels?
exemplaar gerneenschappelfj ' regeling meesturen Geef eefltbelIchtIn4 Toel
Eventuele opmerldr1be:2,
,
1.7
Gemeente
BW Boek 6; Gw art. 160-169
1.7. Uitbesteden archiefbeheer
Indien (aspecten van) het archiefbeheer / archiefbeheerstaken zijn nee uitbesteed aan een privaatrechtelijke partij of publiekrechtelijke partij, zijn hiervan dan dienstverleningsovereenkomsten waarin rekening gehouden wordt met de wettelijke gemeentelijke eindverantwoordelijkheid?
nee
Exemplaar meesturen, Eventuele opmerkingen
2. INTERNE KWAUTEITSZORG EN TOEZICHT Hoofdvraag: Werkt de gemeente structureel aan de kw Iltelt(sverbeterIng) van haar InformatlehulshoudIng? 1 1 1 ~ 1 ~ 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 ~ ~ ~ 1 k 2.
2.1
Beide
Ar art. 16; Link met NEN-ISO 15489:2001
2.1. Kwaliteitssysteem archiefbeheer
Maakt het college als zorgdrager voor het beheer van te bewaren archiefbescheiden gebruik van een kwaliteitssysteem waarvoor toetsbare eisen zijn geformuleerd?
Nee
2.1.1
Beide
Ar art. 16; Link met NEN-ISO 15489:2001
2.1. Kwaliteitssysteem archiefbeheer
Zo ja, - welk?
2.1.2
Beide
Ar art. 16; Link met NEN-ISO 15489:2001
2.1. Kwaliteitssysteem archiefbeheer
- En voldoet het beheer van de archiefbeschieden aan de eisen van ja dat kwaliteitssyteem?
2.2
Archief
Aw art. 32.2
2.2. Gekwalificeerde gemeentearchivaris
Heeft het college als archiefzorgdrager een gemeentearchivaris benoemd voor het toezicht op het beheer van niet-overgebrachte archiefbescheiden en het beheer van de wel-overgebrachte?
nee
Ja
2.2.1
Archief
Aw art. 32.2
Zo ja, is deze in het bezit van een diploma archivistiek?
ja
Ja
2.3
Archief
Aw art. 32.2
2.2. Gekwalificeerde gemeentearchivaris 2.3. Verslag toezicht archiefbeheer
nvt
Brengt de gemeentearchivaris regelmatig verslag uit aan het college nee als archiefzorgdrager van de wijze waarop hij het toezicht op het beheer van de niet overgebrachte archiefbescheiden uitoefent en zijn bevindingen daarbij?
nvt
Er vinden wel kwaliteitscontroles plaats, maar hiervoor wordt geen kwaliteitssysteem gebruikt.
Geef aan welk kwaliteitssysteem
Niet van toepassing
Niet van toepassing
Ja
2.4
Archief
Aw art. 32.1. Modelverordening LOPAI
2.4.verslag beheer archiefbewaarplaats
Brengt de gemeentearchivaris regelmatig verslag uit aan het college nee als archiefzorgfrager van de wijze waarop het beheer van naar de archiefbewaarplaats overgebrachte archiefbescheiden uitoefent en zijn bevindingen daarbij?
3, ORDENING, AUTHEN11CITEIT, CONTEXT, TOEGANKELIJKHEID EN DUURZAAMHEID ARCHIEFBESCHEIDEN Hoofdvraag: Geschiedt de ordening planmatig, waarborgen het systeem en de materialen de authenticiteit, context en toegankelijkheid en de duurzaam held van de archiefbescheiden?
3.
3.1
Beide
3.1. Geordend overzicht Aw art. 3 en 21.2; Ab art. 12; Ar art. 18 en 23;
Beschikt de gemeente over een actueel, compleet en logisch samenhangend overzicht van (te bewaren) archiefbescheiden, geordend overeenkomstig de ten tijde van de vorming van het archief daarvoor geldende ordeningsstructuur'?
Nee
3.2
Beide
art. 17 en 19
3.2. Authenticiteit en context
Heeft het college als archiefzorgdrager ervoor gezorgd dat van elk der ontvangen of opgemaakte (te bewaren) archiefbescheiden met behulp van metagegevens(schema) kan worden vastgesteld:
3.2.1
Beide
Ar art 17
- de inhoud, structuur en verschijningsvorm;
Nee
3.2.2
Beide
Ar art 17
3.2. Authenticiteit en context 3.2. Authenticiteit en context
- wanneer, door wie en uit hoofde van welke taak of werkproces het werd ontvangen of opgemaakt;
Nee
3.2.3
Beide
Ar art 17
- de samenhang met andere archiefbescheiden;
Nee
3.2.4
Beide
Ar art 17
- de uitgevoerde beheeractiviteiten;
Nee
3.2.5
Beide
Ar art 17
3.2. Authenticiteit en context 3.2. Authenticiteit en context 3.2. Authenticiteit en context
- de besturingsprogrammatuur of toepassingsprogrammatuur inzake de archiefbescheiden.
Nee
3.3
Gemeente
Aw art. 3 en 21.2 Ab art. 12 Ar art. 20
3.3. Systeem voor toegankelijkheid
Waarborgt het archiveringssysteem de toegankelijke staat van (te bewaren) archiefbescheiden zodanig dat elk van de archief bescheiden binnen een redelijke termijn kan worden gevonden en leesbaar of waarneembaar te maken is?
Nee
3.4
Gemeente
Aw art. 21.1 Ab art. 11 Ar art. 3-8 en 14-15
3.4. Duurzame materialen Gebruikt de gemeente duurzame (fysieke en audiovisuele) materialen en gegevensdragers bij het opmaken en beheren van (te en gegevensdragers bewaren) archiefbescheiden?
3.5
Beide
Aw art. 21.1 Ab art. 11 Ar art. 9-13
Gebruikt de gemeente duurzame verpakkingsmaterialen 3.5. Duurzame verpakkingsmaterialen bij voor de opslag van blijvend te bewaren archiefbescheiden? opslag
nvt
Nee
ja
Ja
Toelichting
Diverse overzichten zijn mogelijk, maar niet één compleet en logisch samenhangend overzicht.
3.6
Beide
Ab. Art. 11
3.6 Systeem voor duurzaamheid
Waarborgt het archiveringssysteem c.q zijn er naast 3.4 en 3.5 zodanige voorzieningen dat bij het raadplegen van te bewaren archiefbescheiden na ten minste honderd jaar geen noemenswaardige achteruitgang te constateren zal zijn. Dat wil zeggen: worden de archiefbescheiden in goede materiele staat gebracht en gehouden?
4. Di e All ARCHIEFBESCH IDEN , Hoofdvraag: Werkt de gemeente inzake digitale archiefbeschelden
4.
In.ist
Nee
.. -
-
systematische aan digitaal informatiebeheer en voldoet ze aan ,
._
Gemeente
Model- referentie 4.1. Opbouw digitaal kader RODIN informatiebeheer BRAIN
4.2
Gemeente
Ar art. 17, 21 en 22
4.2. Functionele eisen
Zijn de functionele eisen qua inhoud, structuur, verschijningsvorm en gedrag i.v.m. authenticiteit van de digitale archiefbescheiden vastgesteld en geïmplementeerd?
Nee
4.3
Gemeente
Ar art. 19, 24
4.3. Aanvullende Metagegevens
Zijn er aanvullende metagegevens ontworpen en geimplementeerd? nee (zie ook 3.2)
Nee
4.4
Gemeente
Ar art. 26.1
4.4. Opslagformaten
Worden opslagformaten gebruikt die aan een open standaard voldoen, tenzij dit redelijkerwijs niet kan worden verwacht?
Nee
4.5.1
Gemeente
Ar art. 26.2-3
4.5. Voorzieningen compressie en encryptie
Zijn voorzieningen getroffen voor de toegankelijkheid en ordening van de archief bescheiden in het geval men gebruik maakt van compressie- en/of encryptietechnieken?
Nee
4.5.2
Gemeente
Ar art. 26.2-3
4.5. Voorzieningen compressie en encryptie
En zijn deze voorzieningen voldoende beveiligd is tegen inbreuk door derden?
Nee
4.5.3
Gemeente
Ar art. 26.2-3
4.5. Voorzieningen compressie en encryptie
Wordt in geval van ecryptie bij overdracht van archiefbescheiden aan de beheerder van de archiefbewaarplaats de encryptiesleutel verstrekt?
Nee
4.6
Gemeente
Ar art. 25
4.6. Converteren, migreren
Wordt er tijdig geconverteerd/gemigreerd in het geval niet meer aan de geordende en toegankelijke staat van de archiefbescheiden voldaan zal gaan worden?
Nee
4.6.1
Gemeente
Ar art. 25
4.6. Converteren, migreren
Is er een verklaring van de conversie / migratie opgemaakt?
Nee
5.1 .1
Werkt de gemeente op basis van het Referentiekader Opbouw Digitaal Informatiebeheer?
nee
4.1
Gemeente
Aw art. 5 Ab art. 2-5
5.1. Archiefselectielijst en Selecteert het college als archiefzorgdrager de gemeentelijke stukkenlijst archiefbescheiden?
M
.,
ja
_,..
Nee
5. VERNIETIGING EN VERVREEMDING VAN ARCHIEFBESCHEIDEN Hoofdvreag: Weegt de gemeente het bezit van bescheiden niet meer van belang is voor bedrijfsvoering, , . _ _ ., . .. _ ,. . ,., rle?,democratische controle :'
5,
Archiefbescheiden op de Noordendijk staan niet in goedgekeurde archiefruimte. Momenteel vinden er wel acties plaats om alle archiefbescheiden in goede,
Ja
i
5.1. Archiefselectielijst en Maakt het college als archiefzorgdrager bij de selectie van de gemeentelijke archiefbescheiden gebruik van de voor Nederlandse stukkenlijst gemeenten geldende selectielijst? 5.1. Archiefselectielijst en Werkt de gemeente aanvullend met een facultatieve stukkenhjst? stukkenlijst
ja
Ja
nee
Ja
5.1.2
Gemeente
Aw art. 5 Ab art. 2-5
5.1.3
Gemeente
Aw art. 5 Ab art. 2-5
5.2.1
Gemeente
Aw. Art. 3 Ab art. 5.2. Vernietiging en verklaringen 8
Vernietigt het college als archiefzorgdrager de daartoe in aanmerking ja komende archiefbescheiden?
Ja
5.2.2
Gemeente
Aw. Art. 3 Ab art. 5.2. Vernietiging en verklaringen 8
Ja
5.3.1
Gemeente
Aw art 7; AB art. 5.3 Vervanging, besluiten en verklaringen 6.1 Model
5.3.2
Gemeente
Ab art 6.2 en 8.
5.3 Vervanging, besluiten en verklaringen
5.3.3
Gemeente
Ab art 6.2 en 8.
5.3 Vervanging, besluiten en verklaringen
5.3.4
Gemeente
Aw art. 7; Ab art 5.3 Vervanging, besluiten en verklaringen 6.2 en 8.
5.4.1
Gemeente
Aw 3, 8 en 10
5.4 Vervreemding, besluiten en verklaringen
Maakt het college als archiefzorgdrager verklaringen van vernietiging ja op die ten minste een specificatie van de vernietigde archiefbescheiden en de grond en wijze van vernietiging bevatten? Past de gemeente vervanging toe [b.v. het vervangen van papieren nee archiefbescheiden door digitale reproducties of omgekeerd waarna de vervangen bescheiden worden vernietig«? zo ja op 5.3.1, - waarborgt het college als archiefzorgdrager dat de vervanging geschiedt met juiste en volledige weergave van de in de te vervangen archiefbescheiden voorkomende gegevens? Heeft het college als archiefzorgdrager een verklaring tot vervanging van op termijn te vernietigen en van blijvend te bewaren archiefbescheiden opgemaakt en het besluit daarover op de juiste wijze bekend gemaakt? Zo ja, heeft het college als archiefzorgdrager voor de vervanging van blijvend te bewaren archiefbescheiden tevoren een machtiging van gedeputeerde staten ontvangen obv art 7 AW ? Heeft het college als archiefzorgdrager in de afgelopen 5 jaar nee archiefbescheiden vervreemd?
5.4.2
Gemeente
Aw 3, 8 en 10
5.4.3
Gemeente
Ab art. 7
5.3. Vervreemding en verklaringen 5.3. Vervreemding en verklaringen
Indien 5.4.1 ja - heeft de zorgdrager daarvoor tevoren een machtiging van de minister van OCW ontvangen? heeft de zorgdrager de juiste deskundigen geraadpleegd bij de voorbereiding van het besluit tot vervreemding?
5.4.4
Gemeente
Ab art. 8
5.3. Vervreemding en verklaringen
heeft de zorgdrager een verklaring van de vervreemding opgemaakt ja en het besluit tot vervreemding op de juiste wijze bekend gemaakt?
beleidsregel
Geef een toelichting
Ja
Voor numeriek geordende documenten; in de toekomst voor Mozaiek DP stukken
Emails worden geprint. W ABO documenten van het OLO worden geprint
Nee
Nee
Nee
Nee
ja ja
6. OVERBRENGING VAN ARCHIEFBESCHEIDEN NAAR DE OPENBARE ARCHIEFBEWAARPLAATS Hoofdvraag: Brengt de gemeente het principe van de Archiefwet " te bewaren archiefbescheiden na 20 jaar overbrengen, tenzij met redenen omkleed' correct in de praktijk?
6.
6.1.1
Gemeente
Aw art. 3 en 12-13 Ab art. 9.1 en 12
6.1. Overbrenging na 20 jaar
Zijn alle te bewaren archiefbescheiden van de gemeente, ouder dan ja 20 jaar, overgebracht naar de daarvoor aangewezen openbare archiefbewaarplaats?
6.1.2
Gemeente
Aw art. 3 en 12-13 Ab art. 9.1 en 12
6.1. Overbrenging na 20 jaar
Zo nee, - welke archiefbescheiden zijn niet overgebracht?
nee
Nee
Nee zonder reden is taakverwaarlozing.
Momenteel wordt onderzocht of bouwvergunnigen worden overgebracht in 2014
Geef een overzicht
Bouwvergunningen 1932-1990
6.1.3
Gemeente
Aw art. 3 en 12-13 Ab art. 9.1 en 12
6.1. Overbrenging na 20 jaar
Zo nee, nee - wat is de reden c.q. zijn de redenen, principieel en/of praktisch, van de niet-tijdige overbrenging?
6.2
Gemeente
Ab art. 9.3
6.2. Verklaringen van overbrenging
Maakt het college als archiefzorgdrager, samen met de beheerder ja van de archiefbewaarplaats, van alle overbrengingen een verklaring op?
6.3
Gemeente
Aw art. 13
6.3. Niet-overbrengen vanwege bedrijfsvoering
Heeft het college als archiefzorgdrager voor archiefbescheiden die om redenen van bedrijfsvoering niet na 20 jaar overgebracht kunnen worden een machtiging tot opschorting van overbrenging aangevraagd en ontvangen van gedeputeerde staten?
7. ARCHIEFBEWAARPLAATSEN, ARCHIEFRUIMTEN EN E-DEPOTS
7.
Wat zijn de redenen waarom ze niet zijn overgebracht?
Praktische, frequente raadpleging
Ja
Nee
;
iiii
Hoofdvraag: Zijn de fysieke en digitale bewaaromstandigheden op orde? 7.1.1
Archief
Model DIVA (nu 7.1. Is er door de gemeente een (gemeentelijke of regionale) nee BRAIN) Archiefinstelling/kwaliteits archiefinstelling aangewezen ten behoeve van de uitvoering van het zorg/benchmark beheer van de archiefbescheiden in de archiefbewaarplaats?
Ja
7.1.2
Archief
Werkt de archieforganisatie op basis van een Model DIVA (nu 7.1. BRAIN) Archiefinstelling/kwaliteits kwaliteitszorgsysteem?
nee
Nee
7.1.3
Archief
Doet de archieforganisatie mee aan landelijke benchmarking? Model DIVA (nu 7.1. BRAIN) Archiefinstelling/kwaliteits
nee
Nee
7.2.1
Archief
Is door het college als archiefzorgdrager een eigen gemeentelijke, een intergemeentelijke of een buiten de gemeente gelegen archiefbewaarplaats aangewezen waarvan is vastgesteld dat deze aan alle in de Archiefbesluit- en regeling en genoemde eisen voldoen?
ja
Ja
7.2.2
Archief
Aw. Art. 21.1, 31, 7.2 Archiefbewaarplaats 33.2 en 34. Ab art. 13. Ae 27-41,
Gebruikt het college deze archiefbewaarplaats t.b.v. de te bewaren overgebrachte archiefbescheiden?
ja
Ja
7.2.3
Archief
Aw. Art. 21.1, 31, 7.2 Archiefbewaarplaats 33.2 en 34. Ab art. 13. Ae 27-41, 47-57 en 59
Zo ja op 7.2.2 zijn de plannen betreffende bouw, verbouwing, inrichting of verandering van inrichting van de archiefbewaarplaats goedgekeurd door gedeputeerde staten obv art. 33 AW ?
ja
Ja
7.3.1
Gemeente
Aw art. 21.1 Ab art. 13 Ar 27-46, 57 en 59 Aw art. 21.1 Ab art. 13 Ar 27-46, 57 en 59
Beschikt de gemeente over een of meer archiefruimten waarvan is
ja
Ja
ja
Ja
De inspectieverslagen worden op basis van het INKmanagementmodel ingericht
zorg/benchmark
7.3.2
Gemeente
zorg/benchmark Aw. Art. 21.1, 31, 7.2 Archiefbewaarplaats 33.2 en 34. Ab art. 13. Ae 27-41, 47-57 en 59
7.3. Archiefruimten
genoemde eisen voldoen? 7.3. Archiefruimten
Gebruikt het college deze archiefruimte(n) t.b.v. de te bewaren op termijn naar de archiefbewaarplaats over te brengen archiefbescheiden?
toelichting: in gemeente of buiten gemeente
Buiten gemeente
7.4.1
Archief
Aw art. 21.1 Ab art. 13
7.4. E-depot
Beschikt de gemeente over een eigen gemeentelijk, een intergemeentelijk of een buiten de gemeente gelegen e-depot voor de bewaring van digitale archiefbescheiden dat aan de eisen op basis van de Archiefregeling voldoet?
nee
Nee
7.4. E-depot
Gebruikt het college dit e-depot t.b.v de te bewaren archiefbescheiden.
nee
Nee
Model LOPAI ED3 (Eisen Duurzaam Digitaal Depot) 7.4.2
Archief
Aw art. 21.1 Ab art. 13
toelichting: in gemeente of buiten gemeente
Model LOPAI ED3 (Eisen Duurzaam Digitaal Depot) HIKKING STELUNG VAN NAAR ARCHI FBEWAARPLAATS OVERGEBRACHTE ARCHIEFBESCHEIDEN. Hoofdvraag: Voldoet de gemeente In de praktijk aan de openbaarheideeleen van de Archletwet?
8.
ja
ja
ja
ja
Heeft het college als archiefzorgdrager regels opgesteld over de ja genoemde kosten? In beginsel zijn archiefbescheiden na 20 jaar openbaar: heeft het ja college als archiefzorgdrager de beperking van de openbaarheid van bepaalde archiefbescheiden na 20 jaar afdoende gemotiveerd gelet op artikel 15.1 van de Archiefwet? De beperkingscriteria zijn: eerbiediging persoonlijke levenssfeer; belang van de Staat of zijn bondgenoten; voorkomen van onevenredig bevoor- of benadeling van betrokken natuurlijke of rechtspersonen danwel van derden.
ja
Aw art. 15 en 16 8.2 Beperking Ab art 9.3 en 10 openbaarheid na 20 jaar
Heeft het college als archiefzorgdrager tevoren advies ingewonnen van de beheerder van de archiefbewaarplaats?
ja
ja
Beide
Aw art. 15 en 16 8.2 Beperking Ab art 9.3 en 10 openbaarheid na 20 jaar
nee
ja
8.2.4
Beide
Aw art. 15 en 16 8.2 Beperking Ab art 9.3 en 10 openbaarheid na 20 jaar
ja
ja
8.3
Beide
Aw art. 15
Heeft het college als archiefzorgdrager voldoende rekening gehouden met artikel 15.a van de Archiefwet die de beperking van de openbaarheid van archiefbescheiden inzake milieu-informatie inperkt? Hebben het collge als archiefzorgdrager en de beheerder van de archiefbewaarplaats het besluit tot de beperking aan de openbaarheid van bepaalde overgebrachte archiefbescheiden opgenomen in de verklaring van overbrenging? Heeft het college als archiefzorgdrager voor de archiefbescheiden die ouder zijn dan 75 jaar en die het toch niet openbaar wil maken een machtiging tot opschorting van openbaarmaking aangevraagd en ontvangen van gedeputeerde staten?
8.1.1
Archief
Aw. Art. 14, 17, en 19
8.1 Beschikbaarheid originelen en dubbelen
8.1.2
Archief
Aw. Art. 14, 17, en 19
8.1 Beschikbaarheid originelen en dubbelen
8.1.3
Archief
8.2.1
Beide
Aw. Art. 14, 17, en 19 Aw art. 15 en 16 Ab art 9.3 en 10
8.1 Beschikbaarheid originelen en dubbelen 8.2 Beperking openbaarheid na 20 jaar
8.2.2
Gemeente
8.2.3
8.3 Beperking openbaarheid na 75 jaar
Zijn de in de archiefbewaarplaats berustende archiefbescheiden berustende archiefbescheiden voor eenieder kosteloos te raadplegen? Kan eenieder al dan niet op eigen kosten afbeeldingen, afschriften en bewerkingen van de archiefbescheiden (laten) maken?
ja
ja
Er is geen overzicht van dergelijke archiefbescheiden
8.4 Afwijzing raadpleging Heeft de beheerder van de archiefbewaarplaats regels geformuleerd nee omtrent afwijzing van raadpleging of gebruik van de of gebruik archiefbescheiden wegens de slechte materiele toestand ervan of de onveiligheid van de verzoeker? 8.4 Afwijzing raadpleging Heeft de beheerder van de archiefbewaarplaats de afwijzing van een nee of gebruik verzoek tot raadpleging of gebruik gemotiveerd?
ja
8.5 Uitleningen aan overheidsorgaan en desundige instelling
Voldoet de beheerder van de archiefbewaarplaats aan zijn wettelijke nee verplichting om de overgebrachte archiefbescheiden voor bepaalde tijd uit te lenen aan het archiefvormende overheidsorgaan?
ja
8.5 Uitleningen aan overheidsorgaan en deskundige instelling
Heeft de beheerder van de archiefbewaarplaats inhoudelijke en financiele voorwaarden geformuleerd waaraan de uitlening van archiefbescheiden aan deskundige externe instellingen is verbonden? Is er een regelement voor het fysieke bezoek en gebruik van de publieksruimte bij de archiefbewaarplaats?
ja
ja
nee
ja
zo ja, maakt de archieforganisatie daarbij gebruik van een nee kwaliteitshandvest? zo ja, werkt de archieforganisatie mee aan de monitor nee dienstverlening? Beschikt de archieforganisatie over een digitale frontoffice met nee tenminste een toegang tot de collectie (registratie) en het bezoek- en gebruiksregelement?
ja
8.4.1
Archief
Aw. Art. 17
8.4.2.
Archief
Aw. Art. 17
8.5.1
Archief
Aw art. 3, 18 en 19
8.5.2
Archief
Aw art. 3, 18 en 19
8.6.1
Archief
Aw. Art. 14 en 17 8.6 Regulering fysiek bezoek en gebruik
8.6.2
Archief
8.6.3
Archief
Model DIVA (nu BRAIN) Model DIVA (nu BRAIN)
8.7
Archief
ja ja
9. RAMPEN, CALAMITEITEN EN VEILIGHEID Hoofdvraag: Heeft de gemeente plannen voor het behoud van de (te bewaren) archlefbeschelden bij blizonderhede omstandigheden?
9.
9.1
8.6 Regulering fysiek bezoek en gebruik 8.6 Regulering fysiek bezoek en gebruik 8.7 Regulering digitaal bezoek en gebruik
Dit hoeft niet Onbekend of dit is voorgekomen te zijn, als voorgekomen dit het geval is, geef dat aan in de toelichting.
Beide
9.2.1
Beide
9.2.2
Beide
9.3.1
Archief
Wetveiligheidsre gio's art. 3 handreiking reg. Risico-profiel, punt 6 Vitaal Belang Leidraad calamiteitenplan archieven LOPAI Modellen coalamiteiten en collectieplan RCE/ICN Modellen coalamiteiten en collectieplan Of`
ills Al
Beschikt de gemeente/ regio over een risicoprofiel, beleids- en 9.1. Onderdeel gemeentelijk rampenplan cirisplan waarin ten minste procedures met betrekking tot de
nee
Nee
verplaatsing of veiligstelling van objecten met een cultuurhistorische waarde zoals (te bewaren) archiefbescheiden zijn opgenomen?
9.2. Plan veiligheid, calamiteiten en ontruiming
Heeft de gemeente een veiligheidsplan voor de archiefruimten en archiefbewaarplaats met een calamiteitenplan en ontruimingsplan?
nee
Nee
9.2. Plan veiligheid, calamiteiten en ontruiming
Heeft de gemeente daarin een verzamelplaats aangewezen voor te ontruimen archiefbescheiden o.b.v. prioriteiten in het collectieplan? (zie ook 9.1.)
nee
Nee
9.3. Regionaal en landelijk veiligheidsnetwerk
Stelt de gemeente de archieforganisatie in staat mee te doen aan een regionaal veiligheidsnetwerk voor encgoedinstellingen?
nee
Niet van toepassing
9.3.2
Archief
Model incidenten 9.3. Regionaal en registratie landelijk RCE/KVE veiligheidsnetwerk
Stelt de gemeente de archiefbewaarplaats in staat mee te doen aan nee incidentenregistratie richting het landelijke veiligheidsnetwerk?
Niet van toepassing
10. MIDDELEN EN MENSEN Hoofdvraag: Kan de gemeente beredeneerd aangeven gelet op haar wettelijke taken voor de archiefzorg en het archiefbeheer hoeveel middelen en mensen zij hiervoor ter beschikking stelt alsmede hun kwallteltsnlveau?
10.
Hoeveel middelen stelt het college als archiefzorgdrager na goedkeuring door de raad ter beschikking om de kosten te dekken die zijn verbonden aan de uitoefening van de zorg voor c.q. het beheer van de archiefbescheiden van de gemeentelijke organen en het toezicht daarop?
Hoeveelheid opgeven en Bedrag gebaseerd op bijdrage toelichten aan SCD. Daarnaast geen afzonderlijke post opgenomen voor overige uitgaven archiefzorg en archiefbeheer.
Aw art. 30.2
10.1. Middelen
10.2.1 Beide
Aw art. 32
10.2. Mensen, kwantitatief Hoeveel mensen (fte's) stelt het college als archiefzorgdrager na goedkeuring door de raad ter beschikking om de kosten te dekken die zijn verbonden aan de uitoefening van de zorg voor c.q. het beheer van de archiefbescheiden van de gemeentelijke organen resp. voor en na overbrenging van de archiefbescheiden naar de archiefbewaarplaats? (Zie ook 2.2.)
nee
Minimaal
Hoeveelheid opgeven en Taken zijn uitbesteed aan GR toelichten Drechtsteden
10.2.2 Beide
Aw art. 32
10.2. Mensen, kwantitatief Zijn er achterstanden in de wettelijk verplichte werkzaamheden?
nee
Ja
Geef een toelichting
10.2.3 Beide
Aw art. 32
Nee
Geef een toelichting
10.3.1 Beide
Aw art. 32
10.2. Mensen, kwantitatief Zijn er aanmerkingen geweest vanuit de externe provinciale nee toezichthouders? 10.3. Mensen, kwalitatief Kan het college als archiefzorgdrager het kwaliteitsniveau waaronder nee de opleiding van het onder 10.2 bedoelde personeel aangeven tbv beheer alsmede hun mogelijkheden voor bij- en nascholing? (Zie ook 2.2.)
10.3.2 Beide
Aw art. 32
Ja
Geef een toelichting
10.3.3 Beide
Aw art. 32
10.3. Mensen, kwalitatief tbv beheer 10.3. Mensen, kwalitatief tbv beheer 10.4 Mensen, kwantitatief tbv toezicht
Nee
Geef een toelichting
10.1
10.4
Beide
Archief
Aw art. 31.2 Model LOPAI + WGA (nu BRAIN) rekennormformat ie gem.
nee
Geef een overzicht in de Uitbesteed aan GR toelichting Drechtsteden
Kunnen alle soorten wettelijk verplichte werkzaamheden naar nee behoren worden gedaan? Zijn er aanmerkingen geweest vanuit de externe provinciale nee toezichthouders? Hoeveel formatieruimte heeft het college als archiefzorgdrager nee vastgesteld voor het toezicht op het beheer van de niet naar de archiefbewaarplaats overgebrachte archiefbescheiden. Dit betreft de gemeentearchivaris met de gemeentelijke archiefinspecteurs of andere medewerkers? (Zie ook 2.2.)
totaal bevestiging waar ja of nee van toepassing is totaal KPI categorieën
Archivering, overbrenging
2,5 Hoeveelheid en onderverdeling in de toelichting
Tkverw.
ja
49
39,0
nee 38,0 80 86 92
2 fte inspectie en 0,5 fte gemeentearchivaris.
nee waarvan met taakverwaarlozing 22,0 indien getal niet gelijk dan zijn er nog vragen onbeantwoord
