III III IIIII III llllll IIII 15ink04627

Memo Aan: Cc: Van: Datum: Kenmerk: Onderwerp:

Gemeenteraad Oude IJsselstreek Lieneke van Tilburg 5 oktober 2015 15ini02700 Stand van zaken informatiehuishouding gemeente Oude IJsselstreek

Bijgevoegde documenten krijgt u toegezonden omdat de gemeenteraad bij de inwerkingtreding van de wet Revitalisering Generiek Toezicht in oktober 2012, verantwoordelijk is geworden voor het opstellen van de kaders voor het Archieftoezicht én het controleren van de uitvoering van het archiefbeheer. Het college van B&W is verantwoordelijk voor de uitvoering van het archiefbeheer en moet hierover verantwoording afleggen aan de gemeenteraad. Op basis van het ‘instrument’ Kritische Prestatie Indicatoren’ is er door de gemeentearchivaris van het Erfgoedcentrum Achterhoek en Liemers (ECAL) een rapportage opgesteld. In deze rapportage zijn een groot aantal verbeterpunten opgenomen. Het college van B&W heeft de gemeentelijke organisatie (i.c. het team Documentaire informatievoorziening) gevraagd om de verbeterpunten op te pakken. Eind 2017 zal in een nieuw rapport verslag gedaan worden over de voortgang van alle actiepunten.

Gemeente Oude IJsselstreek Ontvangen: 17/03/2015

III III IIIII III llllll IIII 15ink04627

Gemeente Oude IJsselstreek t.a.v. het College van Burgemeester en Wethouders Postbus 42 7080 AA Gendringen Doetinchem

maandag 16 maart 2015

Ons kenmerk

2015-U-0043/EM/HV

Onderwerp

Archief KPI-verslag

Bijlage

-1-

Geacht college, Hierbij stuur ik u als gemeentearchivaris het Archief KPI-verslag toe van 2014. Conform artikel 12 van de Archiefverordening van de gemeente Oude IJsselstreek brengt de gemeentearchivaris verslag uit omtrent de uitoefening van het toezicht op de informatiehuishouding aan het college van Burgemeester en Wethouders. Het college dient hieromtrent op zijn beurt verantwoording af te leggen aan de gemeenteraad volgens artikel 8 van bovengenoemde verordening. Het verslag is gebaseerd op de Archief Kritische Prestatie Indicatoren (KPI's). Deze KPI's zijn opgesteld door de VNG in het kader van de Wet Revitalisering generiek toezicht (Wet Rgt), die 1 oktober 2012 in werking trad. Omdat de externe toezichthouder (de provincie) bij de invoering van de Wet Rgt op grotere afstand is komen te staan van de gemeente, zijn de KPI's vastgesteld om de horizontale verantwoording te versterken. In de KPI's worden tien indicatoren benoemd op grond waarvan de kwaliteit van de informatiehuishouding van een organisatie kan worden geanalyseerd. In 2014 en februari 2015 is deze vragenlijst besproken met de afdeling documentaire informatievoorziening in uw organisatie. De ingevulde lijst vormt de basis voor het verslag. Het verslag schetst een beeld van de stand van zaken van het archief- en informatiebeheer in uw gemeente en de mate waarin de gemeente voldoet aan de vereisten van de Archiefwet- en regelgeving. Het verslag is opgebouwd naar de tien KPI's. Graag ontvang ik uw reactie op dit verslag, en word ik geïnformeerd over uw verantwoording aan de gemeenteraad en de toezending van het verslag aan de provinciale toezichthouder. Uiteraard ben ik bereid het verslag nader toe te lichten. Hoogachtend,

Femia Siero, Gemeentearchivaris

historisch

onderzoek

| archiefbeheer

| erfgoededucatie

| acquisitie

Dsselkade 13 7001 AN Doetinchem Postbus 68G 7000 AR Doetinchem

| publicaties

t. e. i.

| streektaal | bibliotheek |

0314-78 70 78 info(5>ecal.nu www.ecal.nu

archie/inspecti

Bijlage bij brief 2015 U 0043/EM/HV

Inleiding

Het voorliggende KPI-verslag gemeente Oude IJsselstreek is gebaseerd op de Kritische Prestatie Indicatoren (KPI's) voor de gemeentelijke archieftaken zoals die zijn opgesteld door de VNG (ledenbrief 'Horizontale verantwoording gemeentelijke archiefketen' van 21 juli 2011). De archief-KPI's omvatten tien hoofdvragen die bij het beantwoorden daarvan een beeld vormen

van de kwaliteit van de informatiehuishouding en van de mate waarin de gemeente aan de archiefwettelijke eisen

voldoet.

Het verslag beschrijft per KPI-categorie de stand van zaken binnen de gemeente Oude IJsselstreek. Per categorie wordt in een korte conclusie de vraag beantwoord in hoeverre de gemeente aan de archiefwettelijke eis voldoet. De aanbevelingen worden apart benoemd.

De KPI-vragenlijst van 29 augustus 2014 is ingevuld door Aafke Slutter (adviseur DIV gemeente Oude IJsselstreek), Mark Heister (adviseur DIV gemeente Oude IJsselstreek), Femia Siero (gemeentearchivaris Erfgoedcentrum Achterhoek en Liemers [Erfgoedcentrum]) en Eleonore Manning (archiefinspecteur Erfgoedcentrum). Iedere KPI-categorie bestaat uit een hoofdvraag en deelvragen, de wettelijke grondslag van de KPI-vraag, een oordeel of al dan niet voldaan wordt aan de wettelijke eis en of er eventueel sprake is van taakverwaarlozing op grond waarvan de provinciale toezichthouder kan besluiten in te grijpen. Ook bevat het een toelichting en actiepunten. De KPI-vragenlijst die overigens is op te vragen bij de afdeling DIV, vormt de basis van het onderliggend KPI-verslag.

1.

Lokale regelgeving

Voldoen de gemeentelijke

regelingen aan de wettelijke

eisen?

Archiefverordening en Besluit Informatiebeheer De gemeente beschikt over een door de gemeenteraad vastgestelde Archiefverordening (15 september 2011) en een door B&W vastgesteld Besluit Informatiebeheer (23 augustus 2011). Het Besluit Informatiebeheer is echter niet ondertekend. De Archiefverordening is niet aan Gedeputeerde Staten medegedeeld.

Wijziging overheidstaken De laatste 5 jaren heeft overdracht van taken plaatsgevonden. Verklaringen van overdracht van archiefbescheiden zijn opgesteld en in kopievorm zijn archiefbescheiden (personeelsdossiers) ter beschikking gesteld aan de desbetreffende organisaties (VNOG, vrijwillige brandweer en gemeente Doetinchem [automatisering]). Archieven zijn vervolgens afgesloten. Ten aanzien van bovengenoemde voorzieningen is de archivaris niet tijdig op de hoogte gesteld (zie o.a. art. 13 van de Archiefverordening en art. 28 van het Besluit Informatiebeheer).

Gemeenschappelijke regelingen

Bijlage bij brief 2015-U 0043/EM/HV "

De gemeente beschikt over een register van gemeenschappelijke regelingen. Deze is niet actueel. De laatste versie is van 27 juni 2 0 0 7 .

Bij andere samenwerkingsvormen waarbij uitvoering van taken op afstand worden gezet in overheidsstichtingen, NV's en publiek-private samenwerkingsverbanden is het eveneens van belang om bepalingen ten aanzien van het archiefbeheer op te nemen. In dit kader zijn de volgende samenwerkingsverbanden te noemen waar geen voorzieningen omtrent de zorg voor archiefbescheiden zijn getroffen: N.V. Nuon DRU Industriepark

Het is mogelijk dat meerdere samenwerkingsverbanden zijn aangegaan. Ten tijde van de

beantwoording van de

KPI-vragen was dat verder niet bekend.

Conclusie De gemeentelijke regelingen voldoen ten dele aan de wettelijke eisen. De Archiefverordening is niet medegedeeld aan Gedeputeerde Staten. Het Besluit Informatiebeheer is bij vaststelling door B&W niet ondertekend. Bij het overdragen van taken aan een ander overheidsorgaan zijn de afspraken in de Archiefverordening en het Besluit Informatiebeheer slechts ten dele gevolgd.

Het register van gemeenschappelijke regelingen is niet actueel, juist en volledig.

Aanbevelingen Stuur de Archiefverordening aan Gedeputeerde Staten toe. Actualiseer het register van gemeenschappelijke regelingen en vul aan.

Interne kwaliteitszorg en t o e z i c h t

Werkt de gemeente structureel aan de kwaliteit(sverbetering)

van haar

informatiehuishouding?

De gemeente werkt op onderdelen aan de kwaliteit van haar informatiehuishouding, maar beschikt niet over een kwaliteitssysteem met toetsbare eisen zoals is geformuleerd in art. 16 van Archiefregeling. Er worden controles uitgevoerd op het juist invullen van diverse metadata bij de inkomende, uitgaande en interne stukken.

De door de gemeente benoemde gemeentearchivaris brengt in het algemeen en dagelijks bestuur jaarlijks verslag uit over het toezicht op het beheer van niet-overgebrachte archiefbescheiden en over het beheer van de archiefbewaarplaats. Het verslag wordt tevens aan de betrokken wethouder verstuurd.

Conclusie Bij de gemeente ontbreekt een archiefwettelijk voorgeschreven toetsbaar kwaliteitssysteem voor het archiefbeheer.

Bijlage bij brief 2015-U -0043/EM/HV

Aanbevelingen Stel een kwaliteitssysteem op voor de informatiehuishouding dat in overeenstemming is met de verantwoordelijkheden en uit te voeren taken. Bij het nalaten / ontbreken hiervan is dit een vorm van taakverwaarlozing. Formuleer vervolgens toetsbare eisen. Zie in dit kader art. 16 van Archiefregeling 2 0 0 9 . Bij het nalaten / ontbreken hiervan is dit een vorm van taakverwaarlozing.

O r d e n i n g , authenticiteit, c o n t e x t , toegankelijkheid en d u u r z a a m h e i d a r c h i e f b e s c h e i d e n

Geschiedt de ordening planmatig, toegankelijkheid

waarborgen het systeem en de materialen de authenticiteit,

en de duurzaamheid

van de

context en

archiefbescheiden?

Bij de gemeente Oude IJsselstreek is sprake van een hybride situatie. Op 21 februari 2012 heeft B&W het Handboek vervanging te vernietigen archiefbescheiden vastgesteld. Daarmee kon men overgaan tot vervanging van te vernietigen archiefbescheiden door digitale reproducties. Uiteraard wordt sindsdien daar uitvoering aan gegeven. Daarnaast worden alle te bewaren archiefbescheiden in dossiers in hun context opgeborgen. Het gevolg van de hybride situatie is dat de toegankelijkheid van analoge en digitale gegevens onder druk kan komen te staan. Dat kan zich voordoen indien contextuele gegevens in analoge en digitale vorm voorkomen. Verder is door het ontstaan van achterstanden in het fysiek opbergen van archiefbescheiden (1150 uur) en het digitaal archiveren van archiefbescheiden ( 6 . 2 2 4 uur) de toegankelijkheid en duurzaamheid van archiefbescheiden onder grote druk komen te staan. Zie voor nadere uitleg de beantwoording bij vraag 10 van de KPI's.

Wat verder ontbreekt is een stuk waarin is vastgelegd wanneer bepaalde archiefbescheiden in analoge of digitale vorm als origineel wordt beschouwd. Momenteel is daar slechts een mondelinge afspraak over.

De gemeente heeft een Documentair Structuur Plan (DSP) opgesteld waarin op basis van werkprocessen structuur en samenhang tussen archiefbescheiden is beschreven. In hoeverre het DSP wordt bijgehouden is onbekend. Het beheer en ontsluiting van archiefbescheiden gebeurt met behulp van Corsa op basis van de Basis Archief Code (BAC). Archiefbescheiden die betrekking hebben op een zaak worden tot dossiers gevormd en in het D M S / R M A beheerd. Er is een metadataschema Corsa op stukniveau opgesteld die nagenoeg actueel is. Het schema voldoet aan NEN 23081. In Corsa is het momenteel niet mogelijk om gegevens over vernietiging, overdragen, vervreemden of overbrenging vast te leggen. Men beschikt over een overzicht 'applicatiearchitectuur alle connecties' met als laatste wijziging 3 september 2013, versie 0 . 6 8 . In dit overzicht worden o.a. de koppelingen tussen Corsa en andere applicaties zichtbaar. Gegevens in applicaties worden niet altijd bewaard. Dat is o.a. het geval bij de adressengids en gemeentegids. Gegevens uit diverse gemeentelijke databases worden verzameld in landelijke Basisregistraties. B&W is en blijft als zorgdrager verantwoordelijk voor de informatie die wordt gevormd, ontvangen en beheerd door de eigen organisatie.

Bijlage bij brief 2015-U-O043/EM/HV

De gemeente zal in de zomer van 2014 overgaan naar een nieuwe website. Nu wordt deze maandelijks gearchiveerd. In de toekomst zal meer aandacht worden besteed aan het duurzaam bewaren hiervan.

In principe worden digitale bestanden omgezet in P D F / A - 1 . Sommige bestanden kunnen momenteel (nog) niet worden omgezet naar dit bestandsformaat. Zij worden echter wel gearchiveerd.

Er wordt over het algemeen gebruik gemaakt van duurzame materialen om archiefbescheiden te bewaren en te beheren. Een verklaring van printers en toners ontbreekt niettemin. De archiefruimte van DIV is ca. twee jaar geleden aangepast aan de archiefwettelijke eisen.

De archiefruimte bij

Burgerzaken daarentegen niet. Beide archiefruimten zijn niet beoordeeld aan de hand van de bepalingen in de Archiefregeling 2 0 0 9 . De klimaatbeheersing wordt ook niet gemonitord. Voor wat betreft de serverruimte is het niet bekend of deze voldoet aan de Archiefwet. Een bewaarstrategie voor digitale bescheiden is niet aanwezig.

Bij het Erfgoedcentrum worden metagegevens van overgebrachte archieven in het archiefbeheerssysteem MaisFlexis (MF) geborgd per archief en voor de gehele collectie archieven.

Conclusie De informatie en daarmee de archiefbescheiden van de gemeente bevinden zich in een hybride situatie. Daarmee is het een kwetsbaar geheel wat o.a. tot uiting komt in het niet geheel hebben vastgelegd wat afspraken, richtlijnen en procedures zijn in dit kader. De gemeente loopt een risico omdat men beschikt over deels digitale en deels analoge dossiers. Er is mondeling afgesproken dat digitale dossiers volledig en compleet zijn.

De achterstanden in het fysiek en digitaal archiveren van archiefbescheiden zijn zorgelijk te noemen.

Aanbevelingen Ga over tot het opstellen en vaststellen van een Handboek vervanging archiefbescheiden. Zorg ervoor dat afspraken en procedures worden vastgelegd. Actualiseer en communiceer ze binnen de organisatie. Stel een plan op om de achterstanden van archiveren in te lopen en voer uit. Bij het nalaten / ontbreken hiervan is dit een vorm van taakverwaarlozing.

Digitale a r c h i e f b e s c h e i d e n

Werkt de gemeente inzake digitale archiefbescheiden voldoet ze aan de specifieke wettelijke

systematisch aan digitaal informatiebeheer

en

voorschriften?

De gemeente Oude IJsselstreek heeft een Handboek vervanging opgesteld voor te vernietigen archiefbescheiden. In de voorbereiding tot het nemen van een vervangingsbesluit door het college zijn procedures opgesteld,

Bijlage bij brief 2015-U-0043/EM/HV

afspraken gemaakt en o.a. Rodin (Referentiekader Opbouw Digitaal Informatiebeheer) ingevuld. Desondanks is er geen (geactualiseerd) beleid ten aanzien van het beheer van digitale archiefbescheiden. Men beschikt bovendien niet over een bewaarstrategie. In Rodin wordt opgemerkt dat beide stukken voorhanden zijn, desalniettemin konden ze niet worden overlegd.

De richtlijnen en procedures zoals in het handboek verwoord, worden overigens volledig uitgevoerd zodat vervanging van originele te vernietigen archiefbescheiden plaatsvindt.

De gemeente gebruikt de open standaard P D F / A - 1 als opslagformaat. Zoveel mogelijk worden archiefbescheiden overgezet in dit bestandsformaat. Daar waarbij dit niet mogelijk is worden de bescheiden in hun originele bestandsformaat opgenomen (bv. IMRO-bestanden). De gemeente maakt geen gebruik van compressie- e / o encryptietechnieken

Conclusie Binnen de gemeente bestaat onduidelijkheid over het hebben van vastgesteld beleid ten aanzien van digitaal informatiebeheer en een bewaarstrategie. Er zijn wel afspraken gemaakt, maar deze zijn niet altijd vastgelegd.

Aanbevelingen Stel beleid op ten aanzien van het vormen en beheren van digitale archiefbescheiden. Bij het nalaten / ontbreken hiervan is dit een vorm van taakverwaarlozing.

V e r n i e t i g i n g en v e r v r e e m d i n g v a n a r c h i e f b e s c h e i d e n

Weegt de gemeente zorgvuldig af wanneer het bezit van bescheiden niet meer van belang is voor de bedrijfsvoering,

democratische

controle en

cultuurhistorie?

De gemeente hanteert de geldende selectielijst voor archiefbescheiden en de lijst van voor vernietiging in aanmerking komende stukken voor het selecteren en vernietigen van archiefbescheiden. Men maakt vanaf 2010 geen gebruik meer van een aanvullende facultatieve lijst, de zgn. VOS-stukken (Voorselectie Onbelangrijke Stukken). In het metadataschema staat geen bewaartermijn vermeld. Het veld is echter wel beschikbaar. Vernietiging vindt op dossierniveau plaats. Te vernietigen archiefbescheiden worden echter niet altijd op het juiste moment vernietigd. Archiefbescheiden van de huidige gemeente zijn conform de wettelijke vereisten nog niet vernietigd met uitzonderingen van de archiefbescheiden van de voormalige gemeenten Gendringen en Wisch. In de verklaring van vernietiging is de categorie op grond waarvan vernietiging plaatsvindt, niet opgenomen.

Van archiefbescheiden die voor bewaring in aanmerking komen wordt in Corsa het jaar van overbrenging naar de archiefbewaarplaats niet vastgelegd.

Bijlage bij brief 2015 U ÜÜ43/EM/HV

De gemeente past vervanging toe van te vernietigen archiefbescheiden op grond van een collegebesluit van 21 februari 2012. Elke drie maanden na scanning vindt vervanging middels feitelijke vernietiging plaats. Dit gebeurt door middel van een permanente machtiging van vernietiging van archiefbescheiden die voor vervanging in aanmerking komen.

De afgelopen vijf jaar is het niet voorgekomen dat het college als archiefzorgdrager archiefbescheiden heeft vervreemd.

Conclusie Hoewel de gemeente selecteert en bewaart volgens de geldende Vernietigingslijst en Selectielijst lukt ze het niet geheel om te voldoen aan de verplichting van vernietiging.

Aanbevelingen

Zorg voor tijdige vernietiging van daarvoor in aanmerking komende archiefbescheiden.

O v e r b r e n g i n g v a n a r c h i e f b e s c h e i d e n naar de o p e n b a r e a r c h i e f b e w a a r p l a a t s

Brengt de gemeente het principe van de Archiefwet 1995 'te bewaren archiefbescheiden overbrengen,

na 20 jaar

tenzij met redenen omkleed' correct in de praktijk?

Het grootste deel van de archiefbestanden van de gemeente Oude IJsselstreek van 20 jaar en ouder is overgebracht naar de archiefbewaarplaats en voldoet aan de wettelijke vereisten. De bouw- en milieuvergunningen samen met het tekeningenbestand van RO en gemeentewerken vormen hierop een uitzondering. De bouw- en milieuvergunningen van de voormalige gemeente Wisch vanaf 1920, de milieuvergunningen van de voormalige gemeente Gendringen vanaf 1905 alsmede de tekeningen van RO en gemeentewerken zijn nog niet overgebracht. De reden van het uitstellen van overbrenging ligt in het feit dat deze bestanden zich nog niet in de geordende en toegankelijke staat bevinden. Het college heeft geen machtiging tot opschorting van overbrenging van deze bestanden aangevraagd en ontvangen van Gedeputeerde Staten (GS). Rekening houdend met de wettelijke overbrengingstermijnen zijn de registers van de Burgerlijke Stand zover als mogelijk, overgebracht.

Conclusie Over het algemeen voldoet de gemeente aan de wettelijke overbrengingstermijn van 20 jaar, behoudens de bouwen milieuvergunningen en tekeningen van RO en gemeentewerken. Deze laatst genoemde bestanden vormen een uitzondering op de wettelijke regel van overbrenging van 20 jaar. Er is aandacht voor de juiste overbrengingstermijnen van de registers van de Burgerlijke Stand.

Bijlage bij brief 2Q15-U-O043/EM/HV

Aanbevelingen Bewerk die archiefbestanden die volgens de wettelijke termijn van 20 jaar voor overbrenging in aanmerking komen en zorg voor overbrenging of anders: vraag een machtiging tot opschorting aan bij Gedeputeerde Staten. Bij het nalaten / ontbreken hiervan is dit een vorm van taakverwaarlozing.

7.

A r c h i e f b e w a a r p l a a t s e n , a r c h i e f r u i m t e n en e - d e p o t s

Zijn de fysieke en digitale bewaaromstandigheden

op orde?

De gemeente Oude IJsselstreek heeft haar beheer omtrent de te bewaren archiefbescheiden belegd bij het Erfgoedcentrum Achterhoek en Liemers. De archiefbewaarplaats bevindt zich in Doetinchem. GS heeft de archiefbewaarplaats in juli 2012 goedgekeurd. De klimatologische omstandigheden worden voortdurend in de gaten gehouden middels een gebouwbeheersysteem. In de regel vindt tweewekelijks een controlemoment plaats.

In het gemeentehuis in Gendringen bevinden zich twee archiefruimten (1 voor DIV en 1 voor Burgerzaken) en een serverruimte. Het is niet vastgesteld of de ruimten voldoen aan alle in de Archiefregeling en -besluit genoemde eisen. Twee jaar geleden is de archiefruimte van DIV aangepast aan de wettelijke eisen. De ruimte is voorzien van klimaatbeheersing, brandkleppen zijn geplaatst, deuren worden zoveel mogelijk gesloten en de ruimte is opgeruimd. Regelmatige controle betreffende het klimaat wordt sporadisch uitgevoerd. In de archiefruimte van Burgerzaken is geen klimaatinstallatie aanwezig. Ook andere wettelijk vereiste voorzieningen zijn niet aangebracht.

Archiefbescheiden die voor blijvende bewaring in aanmerking komen, zoals

registers van de Burgerlijke Stand dienen in een goed geoutilleerde archiefruimte te worden bewaard. Dat is nu niet het geval. Bovendien staan de toegangsdeuren tot de archiefruimte van Burgerzaken open. De ruimte wordt ook gebruikt als werkruimte.

De gemeente beschikt nog niet over een e-depot voor de bewaring van haar digitale archiefbescheiden. Het Erfgoedcentrum onderzoekt momenteel de mogelijkheden om een e-depot in te richten of aansluiting te zoeken bij andere partijen.

Conclusie De archiefruimte bij Burgerzaken voldoet niet aan de wettelijke eisen. De checklist archiefruimte kan worden ingevuld om zekerheid te krijgen welke aanpassingen nodig zijn om aan de wettelijke eisen te voldoen. Of de serverruimte voldoet is niet geheel duidelijk. Voor de bewaarcondities van digitale archiefbescheiden zijn vooralsnog geen voorzieningen getroffen. In de nabije toekomst zal men voor dergelijke archiefbescheiden gebruik kunnen maken van een e-depot-achtige voorziening waarvoor vanuit het Erfgoedcentrum een onderzoek gaande is.

T

Bijlage bij brief 2015-U 0043/EM/HV

De archiefbewaarplaats van het Erfgoedcentrum voldoet volledig aan de eisen.

Aanbevelingen Zorg ervoor dat de archiefruimte die Burgerzaken in gebruik heeft, volledig voldoet aan de wettelijke eisen van een archiefruimte. Bij het nalaten / ontbreken hiervan is dit een vorm van taakverwaarlozing. Plaats in alle archiefruimten meetapparatuur om de klimatologische omstandigheden te meten en voortdurend te controleren.

8.

T e r b e s c h i k k i n g stelling v a n naar a r c h i e f b e w a a r p l a a t s o v e r g e b r a c h t e a r c h i e f b e s c h e i d e n

Voldoet de gemeente in de praktijk aan de openbaarheidseisen

van de Archiefwet

1995?

Na advies van de beheerder van de archiefbewaarplaats stelt de zorgdrager de verklaring van overbrenging op waarin desgewenst beperkingen van de openbaarheid zijn opgenomen. Archiefbescheiden die hierop betrekking hebben, staan vermeld in de verklaring. Echter de beperkingscriteria zijn niet opgenomen en er vindt geen besluitvorming in het college plaats. Regels omtrent een afwijzing van raadpleging of gebruik van archiefbescheiden zijn opgenomen in de huisregels van het Erfgoedcentrum.

Het Erfgoedcentrum hanteert het Kwaliteitshandvest Dienstverlening van Brain.

Conclusie Het college is als zorgdrager in het verleden onvoldoende betrokken geweest bij de besluitvorming omtrent openbaarheidsbeperkingen. Aanbevelingen Stel voortaan het besluit tot beperking van de openbaarheid op de juiste gronden op. Bij het nalaten / ontbreken hiervan is dit een vorm van taakverwaarlozing.

9.

R a m p e n , calamiteiten en veiligheid

Heeft de gemeente plannen voor het behoud van de (te bewaren) archiefbescheiden

bij bijzondere

omstandigheden ?

De gemeente beschikt over een risicoprofiel en een concept beleidsplan rampenbestrijding en risicobeheersing van 14 juni 2011. Op 21 december 2011 zou het beleidsplan worden vastgesteld. Er zijn geen procedures voorhanden met betrekking tot het verplaatsen of veiligstellen van objecten met cultuurhistorische waarden. Voor de digitale archiefbescheiden is er een uitwijk naar de gemeente Doetinchem.

8

Bijlage bij brief 2015-U 0043/EM/HV

De gemeente heeft geen veiligheidsplan voor de archiefruimten opgesteld met een calamiteitenplan en ontruimingsplan.

Bij het Erfgoedcentrum is een calamiteitenplan 2014 en een gecombineerd BHV-CHVplan (Bedrijfshulpverleningsen collectiehulpverleningsplan) voor de archiefbewaarplaats aanwezig. Bij calamiteiten zullen de archieven uit de archiefbewaarplaats verplaatst worden naar de archiefbewaarplaatsen in de regio, te weten bij de collegaarchiefdiensten van Waterschap Rijn en IJssel, Regionaal Archief Zutphen en Streekarchivariaat De Liemers en Doesburg.

Conclusie Er zijn geen plannen beschikbaar voor het behouden van analoge archiefbescheiden binnen de gemeentelijke organisatie. Voor digitale informatie is een uitwijk geregeld met de gemeente Doetinchem.

Aanbevelingen Stel plannen en procedures op ten aanzien van het behoud van de archiefbescheiden bij bijzondere omstandigheden en laat ze onderdeel uitmaken van de heersende plannen binnen de gemeentelijke organisatie.

10.

Middelen e n m e n s e n

Kan de gemeente beredeneerd aangeven, gelet op haar wettelijke taken voor de archief zorg en het archiefbeheer,

hoeveel middelen en mensen zij hiervoor ter beschikking stelt alsmede hun

kwaliteitsniveau ?

De gemeente heeft inclusief de leidinggevende (leider D) 7,1 fte in het Formatieplan 2015 opgenomen voor DIVmedewerkers. Ook andere medewerkers dan DIV zijn binnen de gemeentelijke organisatie betrokken bij de informatievoorziening en archiefwerkzaamheden. Zij zijn allen goed op de hoogte van interne richtlijnen om een goed informatiebeheer te kunnen garanderen. Men is van mening dat het kwaliteitsniveau van de medewerkers DIV voldoende is om alle wettelijke taken naar behoren uit te voeren.

Uit de begroting 2014 is op te maken dat voor DIV 6 4 8 . 5 6 9 , 7 0 euro is opgenomen. Ondanks de enorme inzet van de interne organisatie in het algemeen en de DIV-medewerkers in het bijzonder, zijn er sinds de herindeling in 2 0 0 5 achterstanden ontstaan. Ook het werken in een hybride omgeving zorgt ervoor dat er veel handelingen dubbel moeten worden uitgevoerd. Dat kost tijd. Tijd die ook benut zou kunnen worden om achterstanden in te halen of weg te werken. Volgens een eerste schatting zijn in totaal ruim 1150 uren te besteden aan het wegwerken van de fysieke achterstanden. Voor de digitale archieven en informatie ligt het aantal geschatte uren werk nog hoger. Dat wordt namelijk geschat op 6 . 2 2 4 uur voor het digitaal archiveren van ruim 17.000 cases en 28.693 archiefbescheiden. Zonder ingrijpen zullen achterstanden eerder groeien dan afnemen. Het opstellen -en daarmee uitvoeren- van een planning om de achterstanden weg te werken is een voorwaarde om te kunnen voldoen aan de wettelijke taken.

Bijlage bij brief 2015-U-0043/EM/HV

Ook het Erfgoedcentrum kampt met achterstanden in het bewerken van archieven van de gemeente Oude IJsselstreek. Er is 82 m1 archief (opname juli 2013) materieel te verzorgen. De omvang van archieven die nog niet voldoende zijn ontsloten en daarmee beschikbaar zijn voor het publiek bedraagt 167 ml (opname april 2014). Het Erfgoedcentrum is voortdurend bezig om haar achterstanden weg te werken.

De provinciale archiefinspectie heeft bij brief van 14 december 2 0 0 9 aandacht gevraagd voor diverse zaken omtrent het (digitale) archiefbeheer en het overbrengen van archiefbestanden van 20 jaar en ouder. Eveneens is de bezorgdheid uitgesproken over de toenmalige formatie en de kwaliteiten ten aanzien van de toekomst op het gebied van de digitale informatie.

Conclusie Sinds de herindeling en de invoering van (deels) digitaal werken heeft de gemeente een achterstand opgelopen in de informatie- en archiefhuishouding. Dat brengt grote risico's met zich mee op het gebied van verantwoording afleggen, juiste informatie beschikbaar stellen en transparant zijn. Hoewel de gemeente mondeling heeft afgesproken dat digitale dossiers volledig zijn, zal daarvoor, gezien de achterstanden bij het archiveren van zo'n 17.000 cases en ruim 2 8 . 0 0 0 archiefbescheiden, vooralsnog het nodige moeten gebeuren. Door alle achterstanden en de uren die benodigd zijn om de situatie te verbeteren, wordt het lastiger om ook voldoende tijd te vinden in het verbeteren van de huidige situatie en de overstap te maken naar volledig digitaal werken.

Het is tevens van belang om een verbeteringsslag in de kwaliteit te bewerkstelligen.

Aanbevelingen Stel een planning op om achterstanden op digitaal en analoog archiefgebied weg te werken en voer uit.

Overzicht van archief KPI’s met nadere toelichting Inleiding en leeswijzer De volgende pagina’s bevatten een overzicht van de archief KPI’s met daarbij een uitgebreide toelichting. De toelichting is opgesteld naar aanleiding van het Pilotproject Uitvoering archief KPI’s. In dit project zijn zeven gemeenten aan de slag gegaan met het maken van een verslag op basis van het raamwerk van archief KPI’s, zoals beschreven in de VNG-ledenbrief ‘Horizontale verantwoording gemeentelijke archiefketen’ van 21 juli 2011. Daarbij kwam in de eerste plaats naar voren dat er behoefte was aan een nadere toelichting. Daarnaast kwamen de volgende kritiekpunten naar voren: •

De beantwoording van de KPI’s laat weinig ruimte voor nuances: het is ja of nee.

• De relatie met de provinciale toezichtcriteria zijn onduidelijk. • Er wordt geen onderscheid gemaakt tussen overgebrachte en niet-overgebrachte archieven. • Niet ieder aspect heeft in de beleving hetzelfde belang of gewicht; hoe bepaal je hoe de gemeente presteert? • Hoe moeten de KPI’s worden gemeten? Hoe vergelijk je de score van de gemeente met andere gemeenten? Aan het oorspronkelijke raamwerk van archief KPI’s is daarom een aantal aanvullingen gedaan, een normering aangebracht en op onderdelen een stap genomen om de meetbaarheid en vergelijkbaarheid van een aantal KPI’s te bevorderen. Hieronder wordt dit toegelicht. Aanvullingen Aan de KPI-vragen zijn naar aanleiding van de evaluatie vijf elementen toegevoegd: • de kolom ‘Toelichting’ geeft, waar nodig, nadere uitleg over een KPI-subvraag of informatie waar meer uitleg is te vinden; • de kolom ‘Deelvragen’ helpt de invuller op weg om een subvraag genuanceerd te kunnen beantwoorden; • Enkele KPI-subvragen zijn niet op wetgeving gebaseerd. Deze zijn in cursief gesteld. • de kolom ‘TVW’ geeft aan of niet voldoen door de Provincie als taakverwaarlozing wordt aangemerkt; • de kolom ‘N-O/O’ geeft aan of een KPI-subvraag beantwoord moet worden voor de niet-overgebrachte archieven (N-O), voor de overgebrachte archieven (O), of voor beide (N-O+O); kernindicatoren Tien KPI-vragen zijn gemarkeerd met een asterisk ’*’. Het gaat daar om kernindicatoren: onderdelen uit de wetgeving die in elk geval op orde moeten zijn bij de gemeente, omdat veel aspecten daarmee samenhangen. Deze betreffen die wettelijke eisen, die voorwaardelijk zijn voor het voldoen aan andere – meer gedetailleerde – wettelijke eisen. Het gaat om: 2.1 Toepassing kwaliteitssysteem voor het beheer van te bewaren archiefbescheiden 3.1 Aanwezigheid overzicht van (te bewaren) archiefbescheiden 3.2 Gebruik metagegevensschema 3.6 Aanwezigheid bewaarstrategie papier en digitaal 5.1 Selectie van archiefbescheiden 5.3 Toepassing vervanging 6.1 Tijdige overbrenging van archiefbescheiden 7.2 Aanwijzing archiefbewaarplaats die aan de eisen voldoet 7.3 Aanwezigheid archiefruimte die aan de eisen voldoet 8.2 Correcte toepassing van openbaarheidbeperkingen De bovengenoemde 10 KPI’s zijn opgenomen in Waarstaatjegemeente.nl (zie verder paragraaf 3.3) De wettelijke bepalingen en regels waaraan de gemeenten moeten voldoen, zijn overigens vanuit juridisch oogpunt gezien allemaal van even groot gewicht. Het is van belang dat de gemeente op alle onderdelen de zaken op orde heeft.

1

E-formulier archief KPI’s Voor het beantwoorden van de archief KPI’s heeft BRAIN een e-formulier ontwikkeld, te downloaden van de website van de VNG. Het e-formulier leidt degene die invult op een gestructureerde manier door de KPI-vragen heen, biedt visualisaties op basis van de antwoorden en maakt het uploaden van gegevens naar Waarstaatjegemeente.nl mogelijk. Gebruikte juridische afkortingen Ab = Archiefbesluit Ar Aw Awb BW

= Archiefregeling = Archiefwet = Algemene wet bestuursrecht = Burgerlijk Wetboek

Gemw Wgr

= Gemeentewet = Wet gemeenschappelijke regelingen

De geldende wetsteksten zijn te vinden op www.wetten.nl.

2

Archief Kritische Prestatie Indicatoren Gemeente Oude IJsselstreek Startdatum: 4 oktober 2013 1e sessie: 25 oktober 2013 2e sessie: 1 november 2013 3e sessie: 2 december 2013 4e sessie: 19 december 2013 5e sessie: 15 januari 2014 6e sessie: 7 februari 2014 7e sessie: 7 maart 2014 8e sessie: 7 mei 2014 9e sessie: 21 mei 2014 10e sessie: 11 augustus 2014 Opsteller: Eleonore Manning (archiefinspecteur ECAL) in samenspraak met Aafke Slutter (adviseur DIV), Mark Heister (Adviseur DIV)

3

Archief KPI’s met toelichting 1 lokale regelingen Hoofdvraag: Voldoen de gemeentelijke regelingen aan de wettelijke eisen? Nr.

KPI-subvragen

1.1

Verordening archiefzorg

a

Beschikt de gemeente over een geactualiseerde, door de gemeenteraad vastgestelde archiefverordening inzake de archiefzorg die voldoet aan de vigerende wet- en regelgeving?

Grondslag

N-O/O

TVW

a w art. 30.1 Modelverordening LOPAI

N-O + O

TVW

Toelichting

Deelvragen

De meeste gemeenten beschikken over één archiefverordening waarin 1.1 en 1.2 beide zijn opgenomen. Geactualiseerd betekent dat relevante wetgeving in de Archiefverordening is verwerkt. Voor gemeenten houdt dit in dat in ieder geval de Wet Dualisering gemeentelijke medebewindbevoegdheden (2006) moet zijn verwerkt.

Als het antwoord ‘ja’ is: wanneer is de archiefverordening vastgesteld? Ja, op 15 september 2011 Besteedt deze aandacht aan (het zorgdragen voor): • het laten vaststellen van beheervoorschriften Ja, artikel 7: • het aanwijzen van beheerders Ja, artikel 3: • de aanstelling van voldoende deskundig personeel Ja, artikel 4 • de beschikbaarstelling van voldoende middelen Ja, artikel 6 • de vervaardiging en bewaring van de archiefbescheiden (nader uitgewerkt in het Besluit Informatiebeheer) Ja, artikel 5

• de aanwijzing van de archiefbewaarplaats Ja, artikel 2: • de periodieke verslaglegging aan de raad over de uitvoering van de zorg? Ja, artikel 8

Antwoord: De gemeente beschikt over een geactualiseerde door de gemeenteraad vastgestelde archiefverordening. Deze is vastgesteld op 15 september 2011. De deelvragen zijn beantwoord. (Documenten 1.1a en b archiefverordening) b

Is deze medegedeeld aan Gedeputeerde Staten?

a w art. 30.1 Modelverordening LOPAI

N-O + O

a w art. 32.2 Modelverordening LOPAI

N-O

Antwoord: Nee

1.2

Verordening toezicht archiefbeheer

a

Beschikt de gemeente over een geactualiseerde, door de gemeenteraad vastgestelde archiefverordening inzake het toezicht op het bij of krachtens de archiefwet bepaalde ten aanzien van het beheer van nog niet naar archiefbewaarplaats overgebrachte archiefbescheiden?

Toelichting

TVW

Deelvragen

4

Als het antwoord ‘ja’ is: wanneer is de archiefverordening vastgesteld? Ja, 15 september 2011 Besteedt deze aandacht aan: • het zorgdragen voor het aanwijzen van de toezichthouder Ja, artikel 9 • de informatieverstrekking van beheerders aan de toezichthouder Ja, artikel 11 • de informatieverstrekking door de toezichthouder aan de beheerder Ja, artikel 12 • de informatieverstrekking door de toezichthouder aan het college? Ja, artikel 12

Antwoord: De gemeente beschikt over een geactualiseerd, door de gemeenteraad vastgestelde archiefverordening. Deze is vastgesteld op 15 september 2011. De deelvragen zijn beantwoord. (Documenten 1.1a en b archiefverordening) b

Is deze medegedeeld aan Gedeputeerde Staten?

a w art. 32.2 Modelverordening LOPAI

N-O

Modelbesluit LOPAI

N-O + O

Antwoord: Nee

1.3

Besluit informatiebeheer Beschikt de gemeente over een door het college als archiefzorgdrager vastgesteld Besluit informatiebeheer inzake het beheer van de archiefbewaarplaats en van de niet naar de archiefbewaarplaats overgebrachte archiefbescheiden?

Toelichting

-

Deelvragen

-

5

Het Besluit Informatiebeheer is niet wettelijk verplicht. Wanneer een Besluit aanwezig is, moet dit wel geactualiseerd zijn. Een gemeente kan kiezen voor aparte besluiten voor het beheer van de archiefbewaarplaats en het beheer van de niet-overgebrachte archiefbescheiden in plaats van één Besluit Informatiebeheer.

Beheer van de archiefbewaarplaats Als het antwoord ‘ja’ is: wanneer is het besluit vastgesteld? Ja, deze is vastgesteld op 23 augustus 2011, maar niet ondertekend. Het besluit informatiebeheer is wel vastgesteld in het college. Besteedt dit besluit aandacht aan: • de dagelijkse leiding, indien relevant ook in relatie tot de functie van gemeentearchivaris Ja, artikel 3 • het laten vaststellen van beheervoorschriften Ja, artikel 6 • de overbrenging van archiefbescheiden en indien relevant de verwerving van archieven, collecties en andere documenten Ja, artikel 4 • de bewaring en het beheer van de archiefbescheiden Ja, artikel 3 • de beveiliging van archiefbescheiden tegen calamiteiten, diefstal e.d. Ja, artikel 6 • de raadpleging en het gebruik van archiefbescheiden Ja, artikel 5 en 6 • het onderzoek in de archiefbescheiden Ja, artikel 5 • het beschikbaar stellen van archiefbescheiden Ja, artikel 6 • de periodieke verslaglegging aan het college betreffende de uitvoering van het beheer? Ja, artikel 7 Beheer van de niet overgebrachte archiefbescheiden Als het antwoord ‘ja’ is: wanneer is het besluit vastgesteld? Ja, 23 augustus 2011 Besteedt dit besluit aandacht aan: • het toekennen van bevoegdheden en het beleggen van de taken en verantwoordelijkheden ten aanzien van het Informatiebeheer Ja, artikel 8 en 9 • de organisatorische inrichting van de informatiebeheerfunctie Ja, artikel 9 • het vaststellen van beheervoorschriften Ja, artikel 13 en 15 • (het waarborgen van) de ordening, duurzaamheid, de authenticiteit en de integriteit en toegankelijkheid van de informatie Ja, artikel 14, 16 en 22 • de informatiebeveiliging Ja, artikel 22 • de (ver)bouw, inrichting en het beheer van de archiefruimte Ja, artikel 21 • de vervanging van informatie Ja, artikel 26 • de overdracht, ter beschikking stelling en vervreemding van informatie Ja, artikel 23, 27 en 28 • de bewaartermijnen van informatie Ja, artikel 29 • de vernietiging van informatie Ja, artikel 29 en 30 • de overbrenging van informatie naar de archiefbewaarplaats? Ja, artikel 31

6

Antwoord: De gemeente beschikt over door het college als archiefzorgdrager vastgesteld besluit informatiebeheer. Vaststelling heeft plaatsgevonden in de vergadering van B en W op 23 augustus 2011. Het besluit is echter niet ondertekend. (Documenten 1.3 besluit informatiebeheer) (Documenten 1.3 collegebesluit besluit informatiebeheer)

1.4

-

Wijziging overheidstaken Treft het college als archiefzorgdrager voorzieningen omtrent de archiefbescheiden bij opheffing, samenvoeging, splitsing of overdracht van taken aan een ander (tijdelijk) overheidsorgaan? Zo ja, welke?

a w art. 4

N-O

Toelichting

Deelvragen

(Juridische) voorzieningen die de zorgdrager zou moeten treffen zijn het opstellen van een akte van terbeschikkingstelling, of een verklaring van overbrenging dan wel vervreemding. Daarnaast moet de gemeentelijke organisatie zorgen voor het afsluiten van archieven en de (voorbereiding van) terbeschikkingstelling,

Heeft er in de laatste vijf jaar een dergelijke situatie plaatsgevonden? Zo ja, welke? Welke voorziening(en) is/zijn getroffen?

TVW

overbrenging of vervreemding.

Antwoord: Ja, het college treft voorzieningen. In de laatste vijf jaar heeft overdracht van taken plaatsgevonden. Personeeldossiers van de VNOG, de vrijwillige brandweer en automatisering zijn in kopievorm ter beschikking gesteld. Hiervoor is een verklaring opgesteld en de archieven zijn afgesloten. De verklaring wordt ondertekend door de gemeentesecretaris. Er is geen collegebesluit en de archivaris wordt niet gehoord. (Documenten 1.4 voorbeeld verklaring overdracht) Het in kopievorm ter beschikking stellen van de personeeldossiers van de ODA (Omgevingsdienst Achterhoek) is nog niet voltooid.

1.5

Gemeenschappelijke regelingen

a

Treft het college als archiefzorgdrager, bij de instelling van - de gemeente een gemeenschappelijke regeling waarin participeert, voorzieningen omtrent de zorg voor de archiefbescheiden?

Toelichting

a w art. 40

N-O

Deelvragen

7

Het gaat hier om het op afstand zetten van de uitvoering van taken in gemeenschappelijke regelingen (GR). Dit kan alleen door middel van mandaat. Het college blijft dan archiefzorgdrager. [Wanneer een gemeente taken of bevoegdheden op basis van delegatie onder brengt in een GR, is sprake van de overdracht van taken zoals bedoeld in KPI 1.4. Het college is dan niet langer archiefzorgdrager.] Als medeoprichter van een GR is het college verantwoordelijk voor opname van een archiefparagraaf in de GR-tekst waarin tenminste de bestuurlijke verantwoordelijkheid wordt belegd voor het GR-archief. Als zorgdrager moet het college regels stellen aan creatie en beheer van gemeentelijke archiefbescheiden bij de GR, bijvoorbeeld door middel van dienstverleningsovereenkomsten. Sinds de invoering van de Aw 1995 zijn andere samenwerkingsverbanden in zwang gekomen waarover de wet niets zegt. Het is echter verstandig bij deze KPI ook te kijken naar het op afstand zetten van de uitvoering van taken in overheidsstichtingen en -NV’s en in publiekprivate samenwerkingsverbanden (BV, NV, VOF).

Heeft er in de laatste vijf jaar een dergelijke situatie plaatsgevonden? Zo ja, welke? Welke voorziening(en) is/zijn getroffen?

Neemt de gemeente in samenwerkingsovereenkomsten met private partijen bepalingen op over het archiefbeheer?

Antwoord: De afgelopen vijf jaar is er een gemeenschappelijke regeling met het ECAL ingesteld. Deze is op 1 juli 2011 in werking getreden. (Documenten 1.5a gemeenschappelijke regeling ECAL) In deze regeling zijn geen voorzieningen omtrent de zorg voor archiefbescheiden opgenomen. Er hebben wijzigingen plaatsgevonden in 2012 en 2013. Deze hebben geen invloed gehad op de voorzieningen omtrent de archiefbescheiden. Ook is er een gemeenschappelijke regeling met de ODA ingesteld. Deze is op 7 november 2012 in werking getreden. (Documenten 1.5a in werking treden ODA) In deze regeling zijn voorzieningen omtrent de zorg voor archiefbescheiden opgenomen. (Documenten 1.5a gemeenschappelijke regeling ODA) Er is een aandeelhoudersovereenkomst met o.a. N.V. Nuon. Er zijn geen bepalingen opgenomen over het archiefbeheer. Er is ook gekeken naar de DRU Cultuurfabriek. De gemeente (College en Raad) staat bovenaan in de beheerorganisatie van de Cultuurfabriek CultuurCluster. In de beheerorganisatie bevindt zich ook een Stuurgroep. Hierin zitten de portefeuillehouders Gietelinck en Financiën. De Stuurgroep bewaakt de voortgang van het bouwproces en de inrichting van de beheerorganisatie en de toekomstige beheerexploitatie tot de oplevering van het complex. Één en ander in nauwe samenwerking met de Stichting Cultuurfabriek DRU. Daarnaast is er een Stichting Cultuurfabriek DRU. Dat is een beleidsvormend bestuur. Veel bestuurlijke bevoegdheden zijn hier neergelegd. De bestuursleden van de Stichting worden benoemd door het college van B&W. In dit bestuur zitten geen college- of raadsleden. Verder heeft de gemeente een Budgetsubsidieovereenkomst gesloten met de Stichting Cultuurfabriek DRU. De documenten die de Stuurgroep en Projectgroepen produceren, worden gearchiveerd in het archief van de gemeente. Besluiten die worden genomen door de Stichting zullen naar waarschijnlijkheid ook in het gemeentearchief belanden, aangezien het college/raad boven in de beheersorganisatie staan. Er zal vermoedelijk sprake zijn van het afleggen van financiële verantwoordelijkheid door de organisatie DRU Cultuurfabriek aan raad/college van B&W. De gemeente houdt zich vooral bezig met het onderhoud aan de buitenkant van de gebouwen. Het gaat dan met name om de gebouwen: DRU Cultuurfabriek, Loonbureau, Afbramerij en SSP-hal. De uitvoering wordt door de stichtingen en SSP zelf gedaan. Jaarstukken worden aan de gemeente overlegd en meerdere keren per jaar vindt overleg plaats. (Documenten 1.5a folder DRU industriepark, p. 12 en 13) b

Houdt de zorgdrager een register bij van gemeenschappelijke

wgr art. 27

N-O

regelingen?

8

Toelichting

Deelvragen

Op te vragen bij de gemeentejurist of afdeling juridische zaken van de gemeente. Het register is openbaar.

Bevat het register per gemeenschappelijke regeling in ieder geval: de deelnemers; de wettelijke voorschriften waardoor de bevoegdheden van het samenwerkingsverband worden beheerst; de bevoegdheden die bij de regeling zijn overgedragen; het adres en de plaats van vestiging; of een openbaar lichaam of een gemeenschappelijk orgaan is ingesteld?

Antwoord: De zorgdrager houdt een register bij van gemeenschappelijke regelingen. Deze is niet actueel (versie 27 juni 2007), maar er is wel een overzicht van gemeenschappelijke regelingen en privaatrechtelijke rechtspersonen. (Documenten 1.5b gemeenschappelijke regelingen overzicht 2013-2014) (Documenten 1.5ab register gemeenschappelijke regelingen) Het register bevat per gemeenschappelijke regeling de deelnemers, de wettelijke voorschriften waardoor de bevoegdheden van het samenwerkingsverband worden beheerst, de bevoegdheden die bij de regeling zijn overgedragen, het adres en de plaats van vestiging en of een openbaar of een gemeenschappelijk orgaan is ingesteld.

1.6

Mandaatregeling archiefzorg Beschikt de gemeente over een vastgestelde mandaatregeling bedoeld om namens de zorgdrager besluiten te nemen, niet zijnde regelgeving/het stellen van regels?

a wb Titel 10.1

N-O + O

Toelichting

Deelvragen

Bijvoorbeeld voor de vervanging van archiefbescheiden.

Zo ja, voldoet deze aan de wettelijke voorschriften voor dergelijke regelingen? Houdt de gemeente zich daaraan, d.w.z. worden de diverse bevoegdheden uitgeoefend door de ter zake bevoegde ambtenaren?

Antwoord: De gemeente heeft geen mandaatregeling om namens de zorgdrager besluiten te nemen betreffende de archiefzorg. Er is wel een mandaatregeling voor de hele organisatie. (Documenten 1.6 collegebesluit mandaatoverzicht en mandaatoverzicht 2013)

1.7

Uitbesteden archiefbeheer(staken) Indien (aspecten van) het archiefbeheer/archiefbeheerstaken zijn uitbesteed aan een privaatrechtelijke partij of publiekrechtelijke partij, zijn hiervan dan dienstverleningsovereenkomsten waarin rekening gehouden wordt met de wettelijke gemeentelijke eindverantwoordelijkheid?

Bw Boek 6; N-O + O Gemw art. 160 en 165

Toelichting

Deelvragen

Denk bij het uitbesteden van archiefbeheerstaken of -diensten aan: inhuur personeel; huur archiefruimte, archiefbewaarplaats of e-depot; het extern laten bewerken of restaureren van papieren archieven; het laten hosten van digitale gegevens. Wanneer de hele documentaire informatievoorziening is uitbesteed (bijvoorbeeld in een shared service centre) of het beheer van de statische archieven is uitbesteed aan een externe archieforganisatie, dan is sprake van een op afstand gezette taak als bedoeld in KPI 1.5.

Per geval: Is er een dienstverleningsovereenkomst? Zo ja, in hoeverre is in de overeenkomst rekening gehouden met de wettelijke gemeentelijke eindverantwoordelijkheid? Zijn er maatregelen getroffen in het kader van faillissement, beslaglegging of inbeslagname bij betrokken private partijen?

9

Antwoord: Er worden op het gebied van inhuur personeel, huur personeel, huur archiefruimte of e-depot, het extern laten bewerken of restaureren van papieren archieven geen archiefbeheerstaken uitbesteed. De gemeentelijke website, intranet en het raadsinformatiesysteem worden gehost door Gemeenteoplossingen. Het digitaal loket wordt gehost door Exxellence Group. Group. Er zijn offertes opgesteld met Gemeenteoplossingen en Exxellence Group. (Documenten 1.7 offerte Exxellence Group) (Documenten 1.7 schematische weergave website 1 en 2) In de getekende offerte van Exxellence Group staat niets vermeld omtrent de wettelijke eindverantwoordelijkheid en welke maatregelen er getroffen worden bij een faillissement e.d. In de niet getekende offerte van Gemeenteoplossingen staat vermeld dat de gemeente eigenaar blijft van de content die zij in de software plaats. Verder zijn er geen maatregelen getroffen in het kader faillissement, beslaglegging of inbeslagname bij betrokken private partijen. (Documenten 1.7 offerte gemeenteoplossingen.nl). 2 interne kwaliteitszorg en toezicht Hoofdvraag: Werkt de gemeente structureel aan de kwaliteit(sverbetering) van haar informatiehuishouding? Nr.

KPI-subvragen

*2.1

Kwaliteitssysteem archiefbeheer

a

Maakt het college als zorgdrager voor het beheer van te bewaren archiefbescheiden gebruik van een kwaliteitssysteem waarvoor toetsbare eisen zijn geformuleerd?

Grondslag

N-O/O

TVW

ar art. 16 Link met NENISO 15489:2001 en ISO 30300 en 30301

N-O + O

TVW

Antwoord: Nee. Wanneer de archiefverordening en het besluit informatiebeheer worden omgevormd tot kwaliteitsnormen kan er al gesproken worden van een kwaliteitssysteem. Controles moeten dan wel toonbaar en toetsbaar zijn en vastgelegd worden. Er zijn controlelijsten waarin o.a. wordt gekeken of er een behandelaar is toegewezen, het document gescand is, de inhoudsomschrijving en andere metadata zijn ingevuld. Inkomende archiefbescheiden worden wekelijks gecontroleerd, uitgaande archiefbescheiden dagelijks en interne, initiatief archiefbescheiden en raadsvoorstellen maandelijks. In het handboek vervanging op termijn vernietigbare archiefbescheiden wordt de kwaliteit kort besproken. In Documenten 4.1 RODIN, 1.2 is opgenomen dat de organisatie ‘deels’ in staat is verantwoording af te leggen op basis van toetsbare eisen van een door haar toe te passen kwaliteitssysteem. Dit document is niet actueel en wordt verder besproken in KPI 4.1. b

Zo ja, welk systeem?

Toelichting

ar art. 16 N-O + O Link met NEN-ISO 15489:2001 Deelvragen

10

Een kwaliteitssysteem is het geheel van “organisatorische structuur, verantwoordelijkheden, procedures, processen en voorzieningen die nodig zijn voor het ten uitvoer brengen van de kwaliteitszorg” (ISO 8402). De archiefwetgeving schrijft niet voor hoe een kwaliteitssysteem vormgegeven moet worden, maar stelt in de toelichting op de Archiefregeling dat “elke overheidsorganisatie kwaliteitseisen stelt aan informatieen archiefmanagement in overeenstemming met haar verantwoordelijkheden en uitvoering van taken”. De organisatie moet kunnen aantonen dat beschreven is waar verantwoordelijkheden zijn belegd, hoe taken dienen te worden uitgevoerd om een vooraf bepaalde kwaliteit te bereiken en in hoeverre aan bepaalde standaarden wordt voldaan (bijvoorbeeld NEN 2082) en dat regelmatig interne toetsing en evaluatie plaatsvinden. Voor dit laatste is toepassing van de cirkel van Deming (Plan – Do – Check – Act) courant. Het opstellen van een informatiebeheerplan (bestaande uit de elementen die in de rechterkolom worden opgesomd) kan deel uitmaken van zo’n kwaliteitssysteem (zie http://stadsarchief.amsterdam. nl/stadsarchief/over_ons/archiefinspectie/toelichting_ beheerplan.pdf of http://stadsarchief.rotterdam.nl/ informatiebeheer/informatiebeheerplan). Een andere insteek bieden kwaliteitscontrolesystemen, waar men gebruik maakt van het principe van drie verdedigingslinies (lines of defence): het implementeren en gebruiken van interne controlesystemen voor kwaliteitscontrole; het onderzoeken van de effectiviteit van die systemen; en het monitoren van het proces door een externe partij.

Besteedt het systeem aandacht aan de volgende punten, en zo ja, hoe uitgebreid? • de organisatie van het informatiebeheer (strategisch, tactisch en operationeel) in relatie tot (het informatiebeleid van) de totale organisatie, haar werkprocessen, en (externe) ontwikkelingen die het informatiebeheer raken; • de periodieke toetsing van de stand van zaken van het informatiebeheer en verbeterplannen • het beleggen en vastleggen van bevoegdheden inclusief (onder)mandatering, verantwoordelijkheden en taken op het terrein van informatiebeheer • vastgelegde procedures voor informatiebeheer, zoals voor documentenbehandeling, dossiervorming, en vernietiging of overbrenging • (voldoende en voldoende geschoolde) mensen en middelen om het informatiebeheer uit te voeren • een correcte uitvoering van het informatiebeheer conform procedures • het bijhouden van een actueel, compleet en logisch samenhangend overzicht van de informatie, met een beschrijving van die informatie, de relatie met de werkprocessen waarop de informatie betrekking heeft, de vindplaats of de applicatie waarin de informatie is opgeslagen, de onderlinge relatie(s) – denk aan dossiervorming of de relatie tussen analoge en digitale informatie die op eenzelfde zaak betrekking heeft – , de bewaartermijn en andere metadata noodzakelijk voor het beheer op de lange(re) termijn • de duurzaamheid, zorg voor authenticiteit en beveiliging van de informatie

Antwoord: De gemeente beschikt niet over een kwaliteitssysteem. c

Zo ja, voldoet het beheer van de archiefbescheiden aan de eisen van dat kwaliteitssysteem?

Toelichting

ar art. 16; N-O + O Link met NEN-ISO 15489:2001

TVW

Deelvragen Is het interne toezicht op het informatiebeheer geregeld? Zo ja, hoe? In hoeverre zijn medewerkers (behandelaars) op de hoogte van de interne informatiebeheervoorschriften? Welke functionarissen/ vakdisciplines zijn bij het interne toezicht betrokken? Vindt periodiek interne toetsing van het kwaliteitssysteem plaats? Zo ja, worden daaruit consequenties getrokken?

Antwoord: N.v.t.

2.2

Gekwalificeerde gemeentearchivaris

a

Heeft het college als archiefzorgdrager een gemeentearchivaris benoemd voor het toezicht op het beheer van niet-overgebrachte archiefbescheiden en het beheer van de welovergebrachte?

a w art. 32.1, 32.2 N-O + O en 32.3

11

Antwoord: Ja, de gemeente heeft F. Siero benoemd als gekwalificeerde gemeentearchivaris. b

Zo ja, is deze in het bezit van een diploma archivistiek?

Toelichting

a w art. 32.1

N-O + O

TVW

Deelvragen Zo nee, is deze in opleiding? Hoe ver gevorderd?

Antwoord: Ja, deze is in het bezit van een diploma archivistiek.

2.3

Verslag toezicht archiefbeheer Brengt de gemeentearchivaris regelmatig verslag uit aan het college als archiefzorgdrager van de wijze waarop hij het toezicht op het beheer van de niet-overgebrachte archiefbescheiden uitoefent en zijn bevindingen daarbij?

a w art. 32.2 Modelverordening LOPAI

N-O

Toelichting

Deelvragen

Regelmatig betekent periodiek conform de Archiefverordening. In de modelverordening is jaarlijks of tweejaarlijks opgenomen.

Zo ja, op welke facetten en hoe diep wordt op de materie ingegaan? Wat wordt gedaan om de inhoud van het verslag bij het college onder de aandacht te krijgen? Wordt voldaan aan de wettelijk bepaalde regelmaat waarmee het verslag moet worden uitgebracht?

Antwoord: Ja, via het algemeen en dagelijks bestuur. In deze vergaderingen worden de betrokkenen geïnformeerd en zaken besproken en vastgesteld die betrekking hebben op o.a. het beheer van archiefbescheiden. Verslagen worden verstuurd naar de betrokken wethouder, secretaresse en medewerker cultuur. De vergaderingen vinden meerdere keren per jaar plaats.

2.4

Verslag beheer archiefbewaarplaats Brengt de gemeentearchivaris regelmatig verslag uit aan het college als archiefzorgdrager van de wijze waarop hij het beheer van naar de archiefbewaarplaats overgebrachte archiefbescheiden uitoefent en zijn bevindingen daarbij?

a w art. 32.1 Modelverordeni ng LOPAI

O

Toelichting

Deelvragen

Regelmatig betekent periodiek conform de Archiefverordening. In de modelverordening is jaarlijks of tweejaarlijks opgenomen.

Zo ja, op welke facetten en hoe diep wordt op de materie ingegaan? Wat wordt gedaan om de inhoud van het verslag bij het college onder de aandacht te krijgen? Wordt voldaan aan de wettelijk bepaalde regelmaat waarmee het verslag moet worden uitgebracht?

Antwoord: Ja, via het algemeen en dagelijks bestuur. In deze vergaderingen worden de betrokkenen geïnformeerd en zaken besproken en vastgesteld die betrekking hebben op o.a. het beheer van archiefbescheiden. Verslagen worden verstuurd naar de betrokken wethouder, secretaresse en medewerker cultuur. De vergaderingen vinden meerdere keren per jaar plaats.

3 Ordening, authenticiteit, context, toegankelijkheid en duurzaamheid archiefbescheiden Hoofdvraag: Geschiedt de ordening planmatig, waarborgen het systeem en de materialen de authenticiteit, context en toegankelijkheid en de duurzaamheid van de archiefbescheiden? Nr.

KPI-subvragen

*3.1

Geordend overzicht

Grondslag

N-O/O

TVW

12

Beschikt de gemeente over een actueel, compleet en logisch a w art. 3 en 21.2; ab art. 12; ar art. samenhangend overzicht van (te bewaren) 18 en 23 archiefbescheiden, geordend overeenkomstig de ten tijde van de vorming van het archief daarvoor geldende ordeningsstructuur?

N-O + O

TVW

Toelichting

Deelvragen

Bij deze KPI zijn twee zaken van belang: 1) de mate waarin de gemeente het gehele informatiebeheer in kaart heeft. Kijk niet alleen naar het post- of dossierregistratie-, zaak- of documentmanagementsysteem, ook de gemeentelijke website, verplicht digitaal te bewaren ruimtelijke plannen (DURP) en andere applicaties waarin zich te bewaren informatie bevindt, moeten in het overzicht zijn opgenomen. Denk daarom aan het opvragen van een compleet overzicht van systemen/applicaties die in gebruik zijn; 2) hoe groot het percentage archiefbescheiden is dat ter archivering wordt aangeboden (capture). In hoeverre leggen medewerkers bijvoorbeeld werkarchieven aan (in mailprogrammatuur, op netwerkschijven of op papier) die niet bij de afdeling DIV of in een te archiveren applicatie terechtkomen? De hoeveelheid e-mails die wordt gearchiveerd in vergelijking met het totaal aantal e-mails dat de organisatie binnenkomt, kan als indicatie dienen. Let ook op projecten die op andere locaties worden uitgevoerd en op het gebruik van sociale media. Het hier bedoelde overzicht in combinatie met een vastgesteld metadataschema (KPI 3.2) kan worden beschouwd als de moderne invulling van het Documentair Structuurplan (DSP). Wanneer het totaaloverzicht over een aantal overzichten is verdeeld, moeten de vervolgvragen in hoofdstuk 3 en 4 per overzicht worden beantwoord. Voor overgebrachte archieven kan gekeken worden naar de mate waarin aanwinsten en nog te bewerken archieven zijn opgenomen in het archiefbeheersysteem.

Gaat het om één overzicht of meer overzichten? In dat laatste geval, om hoeveel overzichten gaat het? Op welk niveau (documenten, dossiers, bedrijfssystemen, databases etc.) worden ze bijgehouden? Bestaan er relaties tussen de overzichten. Zo ja, welke? Welke soorten metadata worden geregistreerd in welk(e) overzicht(en)?

13

Antwoord: De gemeente beschikt over verschillende overzichten. Alleen in DMS Corsa (poststukken en dossiers), inventarissen en bestuursarchieven voormalig gemeente Wisch en Gendringen (dossiers) bevinden zich te bewaren archiefbescheiden. Inventarissen van overgebrachte archieven worden niet meer gebruikt om in te zoeken. Men zoekt nu naar de dossiers via de website van het Erfgoedcentrum. Er bestaat geen relatie tussen Corsa en de inventarissen. Er worden verschillende soorten metadata vastgelegd (Documenten 3.1 en 3.2 handboek vervanging bijlage 5 metadata) en er is een metadataschema vastgesteld op poststukniveau voor Corsa, zie 3.2. Voor de inventarissen zijn in ieder geval de volgende metadata vastgelegd: Bouwvergunningen: NAW-gegevens, omschrijving, datum/jaar vergunning, inventarisnummer en opmerkingen Milieuvergunningen: NAW-gegevens, omschrijving, datum vergunning, inventarisnummer en opmerkingen Burgerzaken beschikt niet over een applicatie of inventaris voor archiefbescheiden, maar beschikt wel over te bewaren archiefbescheiden. Archiefbescheiden worden fysiek opgeborgen in de archiefruimte op alfabet, adres, jaar, datum aangifte etc. Burgerzaken maakt o.a. gebruik van de BAG en GBA. In de BAG en GBA zijn metadata opgenomen. De gemeente beschikt over een compleet overzicht van systemen/ applicaties. (Documenten 3.1 informatieapplicatiearchitectuur OIJ, software bij applicatiearchitectuur en connecties bij applicatiearchitectuur) In dit overzicht zijn o.a. de koppelingen zichtbaar tussen Corsa en andere applicaties. Er is geen koppeling met Key2Financiën. In deze applicatie worden facturen geregistreerd en behandeld. Deze applicatie bevat alleen op termijn vernietigbare archiefbescheiden. De fysieke facturen (archiefbescheiden) worden bewaard bij DIV tot vernietiging plaatsvindt. De gemeentelijke website wordt maandelijks gearchiveerd. Er wordt een printscreen/foto van de website op dat moment gemaakt, welke vervolgens gearchiveerd wordt. Dit herhaalt zich elke maand. In de zomer komt er een nieuwe website. Het is de bedoeling dat er dan meer aandacht aan de archivering van de website wordt besteed. De digitaal te bewaren ruimtelijke plannen (DURP) worden geregistreerd en gearchiveerd in Corsa. Zipp-bestanden worden uitgepakt in Corsa en omgezet in PDF/A-1. Een aantal bestanden kunnen niet omgezet worden, deze worden wel gearchiveerd. De adressengids en gemeentegids worden niet bewaard. De agenda van het Raadsinformatiesysteem is gekoppeld aan Corsa. Poststukken worden handmatig geregistreerd in Corsa. De gemeente is verantwoordelijk voor het beheer van de gegevens uit de databases van o.a. GBA, BAG, WABO en WOZ. Deze gegevens zijn te vinden in verschillende applicaties. De gegevens van alle gemeenten worden verzameld in de landelijke Basisregistraties. Het is moeilijk in te schatten hoe groot het percentage archiefbescheiden is dat ter archivering wordt aangeboden. Om hier toch een antwoord op te kunnen geven is gekeken naar de hoeveelheid e-mails die wordt gearchiveerd in vergelijking met het totaal aantal e-mails dat de organisatie binnenkomt. In 2013 zijn er 6108 mails binnengekomen via [email protected]. (Dit betreft niet alle binnengekomen mails, maar wel het grootste gedeelte) Hiervan zijn 2713 mails geregistreerd. Dit is 44 procent van het totaal aantal binnengekomen mails. Het percentage is naar verwachting hoger uitgevallen dan het percentage werkelijk geregistreerde archiefbescheiden. In de organisatie registreren medewerkers zelf uitgaande post/mail en eventueel bij hen persoonlijk binnengekomen post/mail. Ze kunnen post/mail ook sturen naar DIV. DIV registreert en archiveert de archiefbescheiden. Er wordt bijgehouden hoeveel archiefbescheiden er per jaar geregistreerd worden. (Documenten 3.1 postregistratie 2005-2013) Voor de overgebrachte archieven geldt, dat aanwinsten en nog te bewerken archieven bij binnenkomst van een SARA-nummer worden voorzien. Dit nummer, alsmede de titel van het archiefblok, de omvangen en de plaatsbepaling worden in MaisFlexis (archiefbeheersysteem) opgenomen. Van archieven met een digitale inventaris worden in ieder geval alle metadata overgenomen in het archiefbeheersysteem. Overgebrachte archieven zijn over het algemeen analoog. (Documenten 3.1 sceenshots metadatavelden inventaris MaisFlexis)

*3.2

Authenticiteit en context Heeft het college als archiefzorgdrager ervoor gezorgd dat van elk der ontvangen of opgemaakte (te bewaren) archiefbescheiden met behulp van metagegevens(schema) kan worden vastgesteld:

Toelichting

ar art. 17 en 19; NEN-ISO 230811:2006 en NENISO 23081-2:2007

N-O + O

TVW

Deelvragen

14

Metagegevens beschrijven eigenschappen van archiefbescheiden (bijvoorbeeld datum ontvangst). Een metagegevensschema of metadataschema is een “logische structuur die het verband aangeeft tussen elementen van metagegevens, doorgaans door regels vast te stellen voor het gebruik en beheer van metagegevens, vooral met betrekking tot de semantiek, de syntaxis en de keuzevrijheid (mate van verplichting) van waarden” (NEN-ISO 23081-1:2006). De toelichting bij Ar art. 19 geeft aan dat het metagegevensschema gebaseerd moet zijn op NEN-ISO 23081. Afgeleid van NEN-ISO 23081 is de Richtlijn Metagegevens Overheidsinformatie (http://kennislab.files.wordpress.com/2010/01/richtlijn-metagegevens-overheid-schema-entiteiten-en-elementen-versie-2-5.pdf) die als basis kan dienen voor het metagegevensschema. Het gebruik van de Richtlijn bevordert de uitwisselbaarheid van gegevens, die steeds belangrijker wordt gezien de toename van het verwerken van

Heeft de organisatie de beschrijving van metagegevens vastgelegd in een metagegevensschema conform NENISO 23081? Zo ja, is dit schema vastgesteld en geïmplementeerd? Geef per overzicht, systeem, database etc. zoals bedoeld onder 3.1 aan, of dit voor de punten 3.2a.1 t/m 3.2a.5 het geval is

informatie in ketenverband.

15

Antwoord: Metadataschema Corsa op poststukniveau (Documenten 3.1 en 3.2 handboek vervanging bijlage 5 metadata) Metadata Soort stuk

Intern X

Inkomend

Uitgaand

X

X

DIV X

Behandelaar X

Afzender

X

X

Datum poststuk

X

X

Opmerkingen

X

X

X

X

Inhoudsomschrijving

X

X

X

X

X

Behandelaar

X

X

X

X

X

Dossiercode

X

X

X

X

Datum ontvangstbevestiging

X

X

Raadsstuk

X

X

Squitnummer

X

Aangemaakt door Laatst bewerkt door

X

X

X

X

X

X

Hoofd/deelproject

X

X

X

Stuknummer

X

X

X

Vertrouwelijkheid

X

X

X

Automatisch

X X X X

X

Onderwerp

X

X

Kenmerk

X

X

Ontvangstdatum

X

X

Classificatiecode

X

X

X

X

Registratiedatum

X

X

X

X

Vergaderorgaan

X

X

Openbaar (extern)

X

X

Aangemaakt door

X

X

X

Verzenddatum

X

X

Auteurcode

X

X

16

Invulling van KPI 3.2a.1 – 3.2a.5: Niet-overgebrachte archieven: Gegevens over archiefbescheiden worden vastgelegd in de metadatavelden van systemen. KPI 3.2 moet op verschillende niveaus worden beantwoord: 1) of de gebruikte (postregistratie-, zaak- of documentmanagement) systemen en applicaties beschikken over de vereiste metadatavelden om de hieronder bij KPI 3.2a.1 t/m 3.2a.5 geformuleerde vereisten vast te leggen. In dat geval kan worden volstaan met het kijken naar systeemspecificaties; 2) of de gemeente deze metadatavelden ook gebruikt; en 3) of deze metadatavelden consequent en kwalitatief goed zijn ingevuld. Voor dit laatste is een uitgebreider onderzoek noodzakelijk (bijvoorbeeld met behulp van een steekproef). Geef aan op welk niveau de KPI is beantwoord. Overgebrachte archieven: Voor overgebrachte archieven moeten de metagegevens zijn geborgd door een toegang (inventaris of plaatsingslijst op dossierniveau) per archief en een beheersysteem voor de gehele collectie.

Antwoord: De gemeente beschikt over een metadataschema Corsa op poststukniveau.(Documenten 3.1 en 3.2 handboek vervanging bijlage 5 metadata) Het schema voldoet aan de NEN-ISO 23081. (Documenten 3.2 handboek vervanging vernietigbare archiefbescheiden hoofdstuk 5.1 ordenen) Het schema is zo goed als actueel. Qua velden is er niets veranderd. Alleen de invloed van de behandelaar bij sommige velden is gewijzigd. Er worden controles in Corsa uitgevoerd. Bij verzending en aanlevering bij DIV worden van alle stukken de velden gecontroleerd. Alle int, uit, rvs en ini stukken worden later nogmaals gecontroleerd op archivering. Van inkomende stukken worden de velden wekelijks gecontroleerd. Ook de dossiers worden gecontroleerd. Van de overgebrachte archieven en dossiers voor 2005 zijn inventarissen gemaakt. Deze inventarissen zijn opgenomen in Maisflexis en zijn terug te vinden op de website van het ECAL. De nog niet overgebrachte dossiers voor 2005 staan in Excel inventarissen. In het beheersysteem MaisFlexis worden van archieven en collecties diverse gegevens vastgeld. In de bijlage is in een overzicht weergegeven welke gegevens dat zijn die voor het publiek benaderbaar zijn. (Documenten 3.1 metagegevensschema Maisflexis archief en dossier) Voor het interne beheer worden meer gegevens vastgelegd. (Documenten 3.1 sceenshots metadatavelden inventaris MaisFlexis) a.1

- de inhoud, structuur en verschijningsvorm;

ar art 17

N-O + O

Toelichting

Deelvragen

Eisen aan inhoud, structuur en verschijningsvorm zijn soms al vastgelegd in de sjablonen die voor documenten worden gebruikt.

Worden archiefbescheiden/dossiers inhoudelijk beschreven? Gaat het om (wat betreft de originele archiefbescheiden/ dossiers) analoge of digitale informatie? Ingeval van digitale archiefbescheiden: wordt het opslagformaat vastgelegd?

Antwoord: Corsa: Archiefbescheiden/dossiers worden inhoudelijk beschreven. Bij de gemeente is sprake van een hybride situatie. Er is hierdoor sprake van analoge en digitale informatie. Het opslagformaat wordt vastgelegd. Het origineel blijft toegankelijk en waar mogelijk wordt het origineel omgezet in PDF/A-1. Inventarissen: Archiefbescheiden/dossiers worden inhoudelijk beschreven. Het gaat hier om analoge informatie. a.2

- wanneer, door wie en uit hoofde van welke taak of

ar art 17

N-O + O

werkproces het werd ontvangen of opgemaakt; Toelichting

Deelvragen Wanneer? Door wie? Uit hoofde van welke taak of werkproces?

17

Antwoord: Corsa: Wanneer en door wie wordt vastgelegd. Uit hoofde van welke taak of werkproces wordt vastgelegd d.m.v. classificatie. Automatisch wordt een classificatiecode op stukniveau toegekend op het moment dat een stuk aan een dossier wordt toegekend. Handmatig vindt toekenning van classificatienummers plaats op dossierniveau. Alle dossiers krijgen een uniek nummer. a.3

- de samenhang met andere archiefbescheiden;

Toelichting

ar art 17

N-O + O

Deelvragen Worden archiefbescheiden logisch met elkaar in verband gebracht d.m.v. dossiervorming/zaakvorming? Is van archiefbescheiden vastgelegd dat ze in een bepaalde vorm (analoog/ digitaal) als origineel worden beschouwd?

Antwoord: Archiefbescheiden worden logisch met elkaar in verband gebracht d.m.v. dossiervorming. Alle archiefbescheiden worden gearchiveerd. Ook kunnen er relaties gelegd worden tussen archiefbescheiden en dossiers. Dit moet in ieder geval gedaan worden wanneer archiefbescheiden zich niet in hetzelfde dossier bevinden of er sprake is van een jaardossier. Het is mondeling afgesproken wanneer archiefbescheiden in een bepaalde vorm (analoog/digitaal) als origineel worden beschouwd, maar dit is niet vastgelegd. Wanneer archiefbescheiden digitaal binnenkomen wordt dit als origineel beschouwd. Op termijn vernietigbare archiefbescheiden die digitaal zijn gemaakt worden eveneens als origineel beschouwd. De analoge te vernietigen archiefbescheiden worden naar 3 maanden vernietigd. a.4

- de uitgevoerde beheeractiviteiten;

Toelichting

ar art 17

N-O + O

Deelvragen Wordt vastgelegd: de bewaartermijn van de archiefbescheiden; of archiefbescheiden zijn gewijzigd, vernietigd, overgedragen, vervreemd, overgebracht?

Antwoord: Corsa: De bewaartermijn van archiefbescheiden wordt vastgelegd op dossierniveau. Dit is niet opgenomen in het metadataschema. Zie documenten 3.1 en 3.2 handboek vervanging bijlage 5, p. 5. Dit is niet vastgelegd, omdat de bewaartermijn destijds niet altijd direct werd vastgelegd bij registratie van een nieuw dossier. In document 3.1 en 3.2 staan alleen de metadata die direct worden vastgelegd bij een nieuwe registratie. Wanneer een archiefstuk wijzigt komt er een nieuwe versie van het archiefstuk. Een wijziging in één of meerdere velden wordt vastgelegd. Alleen de laatst aangebrachte wijziging wordt vastgelegd. In Corsa bestaat de mogelijkheid om aan te geven of archiefbescheiden zijn vernietigd, overgedragen, vervreemd of overgebracht. Dit vereist aanpassing aan het systeem. Inventarissen: In Excel kun je alleen zien wanneer de inventaris voor het laatst is gewijzigd. Er worden wel verklaringen opgesteld in het geval van vernietiging, overdragen, vervreemding en overbrenging. a.5

- de besturingsprogrammatuur of

ar art 17

N-O + O

toepassingsprogrammatuur inzake de archiefbescheiden. Toelichting

Deelvragen

Dit moet worden vastgelegd wanneer men kiest voor emulatie als bewaarstrategie. Emulatie is de methode waarbij de technische omgeving die noodzakelijk is voor het uitvoeren van oude programma’s, softwarematig wordt nagebootst. Als gekozen wordt voor open formaten zijn deze gegevens minder relevant.

18

Antwoord: Metadata van de besturingsprogrammatuur of toepassingsprogrammatuur inzake de archiefbescheiden worden vastgelegd op de server. Dit is niet opgenomen in het metagegevensschema. Deze gegevens zijn niet over te dragen. De gegevens worden automatisch vastgelegd. Het is niet bekend waar deze gegevens zijn precies bevinden en hoe deze opgevraagd kunnen worden. Er is geen sprake van emulatie als bewaarstrategie. Er is ook geen bewaarstrategie vastgelegd. Er wordt gebruikt gemaakt van open formaten.

3.3

Systeem voor toegankelijkheid Waarborgt het archiveringssysteem de toegankelijke staat van (te bewaren) archiefbescheiden zodanig dat elk van de archiefbescheiden binnen een redelijke termijn kan worden gevonden en leesbaar of waarneembaar te maken is?

a w art. 3 en 21.2; ab art. 12; ar art. 20

N-O + O

TVW

Toelichting

Deelvragen

Het archiveringssysteem moet minimaal doorzoekbaar zijn met behulp van een van de onder 3.2a.1, 3.2a.2 en 3.2a.3 genoemde metagegevens. Wat als redelijke termijn beschouwd kan worden, hangt mede af van het werkproces. Bij een audit van de BAG wordt bijvoorbeeld 10% van de steekproef van op te vragen brondocumenten pas aan het begin van de auditdag bekend gemaakt (zie auditprotocol BAG, pag. 40-41, op http://www.rijksoverheid.nl/documenten-en-publicaties/ rapporten/2010/03/01/auditprotocol-voor-uitvoering-audit-wetbasisregistraties-uitwerking-artikel-42-wet-bag.html). Voor de overgebrachte archieven is beoordeling van ‘redelijke

Heeft de archieforganisatie de wachttijd voor de inzage van stukken

termijn’ afhankelijk van de afspraken die zijn vastgelegd in een Handvest Dienstverlening.

opgenomen in een Handvest Dienstverlening?

Antwoord Corsa: Het archiveringssysteem is doorzoekbaar met behulp van de onder 3.2a.1, 3.2a.2 en 3.2a.3 genoemde metagegevens. De terugvindbaarheid is besproken in het handboek vervanging op termijn vernietigbare archiefbescheiden. (Documenten 3.3 handboek vervanging hoofdstuk 6.3 terugvindbaarheid) en het programma van eisen voor het zaaksysteem. Hierin wordt de eis gesteld, dat pagina’s laden binnen drie seconden. Dat wordt overigens niet meer gecontroleerd. De eis van laden binnen 3 seconden geldt ook voor informatieobjecten, tenzij deze groter dan 10MB zijn. Hierbij dient rekening gehouden te worden met het aantal medewerkers. Voor de huidige situatie geldt dezelfde eis, deze is alleen niet vastgelegd. Overgebrachte archieven: Het ECAL volgt het Handvest Dienstverlening van BRAIN (zie BRAIN kwaliteitshandboek, (www.archiefbrain.nl) (Documenten 3.3 kwaliteitsmonitor dienstverlening BRAIN ECAL 2013) De wachttijd voor de inzage van stukken is hierin opgenomen en bedraagt maximaal 30 minuten. Bij het ECAL worden stukken per direct opgehaald en ter beschikking gesteld.

3.4

Duurzame materialen en gegevensdragers Gebruikt de gemeente duurzame (fysieke en audiovisuele) materialen en gegevensdragers bij het opmaken en beheren van (te bewaren) archiefbescheiden?

a w art. 21.1; ab N-O + O art. 11; ar art. 3-8 en 14-15

Toelichting

Deelvragen

Onder duurzaamheid verstaat men het “leesbaar en interpreteerbaar houden gedurende de wettelijk bepaalde bewaartermijn”. Een overzicht

Zo ja, kort aangeven welke.

TVW

van goedgekeurde printers is te vinden op http://www.cotnl.com/nl/laboratorium/printerkeuringen/printerkeuringen.html. Overzichten van papier, toners en gegevensdragers die aan duurzaamheidseisen voldoen zijn te vinden op de website van de LOPAI (http://www.lopai.nl/thema.duurzaamheid.downloads.php).

19

Antwoord: Audiovisuele gegevensdragers worden in Corsa vastgelegd. Geluidsopnames worden opgeslagen als MP3 formaat. Er wordt regelmatig gecontroleerd of deze nog toegankelijk zijn. De frequentie van controle is niet vastgelegd. Er is geen verklaring van de printer en toners. De gemeente gebruikt het papier Plano Superior van Papyrus. Dit papier voldoet aan de duurzaamheidseisen.

3.5

Duurzame verpakkingsmaterialen bij opslag Gebruikt de gemeente duurzame verpakkingsmaterialen voor a w art. 21.1; ab de opslag van blijvend te bewaren archiefbescheiden? art. 11; ar art. 9-13

N-O + O

Toelichting

Deelvragen

Onder verpakkingsmaterialen verstaan we: archiefmappen en – omslagen; tabstroken; archiefdozen; etiketten. Voor specificaties zie

Zo ja, kort aangeven welke.

TVW

bijlage 2 bij de Archiefregeling.

Antwoord: De gemeente gebruikt duurzame verpakkingsmaterialen voor de opslag van blijvend te bewaren archiefbescheiden. Het is niet duidelijk of lijmsoort van de etiketten hieraan voldoen. Dit is besproken met de archiefinspecteur. De verantwoordelijkheid hiervan ligt bij DIV/college van B en W.

*3.6

Systeem voor duurzaamheid Waarborgt het archiveringssysteem c.q. zijn er naast 3.4 en 3.5 zodanige voorzieningen dat bij het raadplegen van te bewaren archiefbescheiden na ten minste honderd jaar geen noemenswaardige achteruitgang te constateren zal zijn. dat wil zeggen: worden de archiefbescheiden in goede materiële staat gebracht en gehouden?

Toelichting

ab art. 11

N-O + O

Deelvragen

Voor papieren archiefbescheiden is het creëren van goede condities voor bewaring (zoals het verpakken in zuurvrije materialen en opslag in een archiefruimte die aan de eisen voldoet) in principe voldoende om te zorgen dat bewaarde bescheiden bij raadpleging na 100 jaar ‘geen noemenswaardige achteruitgang’ laten zien. Voor overgebrachte archieven is het regelmatig ompakken van papieren archieven noodzakelijk en het monitoren (en vastleggen) van de klimaatcondities van de bewaarplaats. Voor de duurzaamheid van digitale bescheiden zijn andere maatregelen nodig. Voor het leesbaar en toegankelijk houden van digitale archiefbescheiden is daarom een bewaarstrategie nodig waarin men beschrijft hoe te handelen wanneer een randvoorwaarde voor digitale bewaring (bijvoorbeeld opslagformaat of drager) wijzigt en wie daarvoor verantwoordelijk is. Een bewaarstrategie moet zijn vastgesteld en geïmplementeerd. Een veelgebruikte tool hiervoor is PLATO: http:// www.planets-project.eu/software/.

Antwoord: Analoge archiefbescheiden worden in goede materiële staat gebracht. Enige jaren geleden is de archiefruimte van DIV aangepast aan de eisen van de Archiefwet. Sinds die tijd is er een klimaatinstallatie geïnstalleerd, brandkleppen zijn geplaatst, deuren zijn gesloten en de ruimte wordt regelmatig schoongemaakt. Er wordt echter geen regelmatige controle uitgevoerd van op de tempratuur en luchtvochtigheid. De archiefruimte van Burgerzaken beschikt niet over een klimaatinstallatie om te garanderen dat o.a. de registers van de Burgerlijke Stand in de juiste condities worden bewaard. De ruimte wordt ook als werkplek gebruikt. Beide archiefruimten zijn niet gecheckt op basis van de checklist archiefruimten.

20

De overgebrachte archiefbescheiden worden in goede materiële staat gebracht en gehouden door het regelmatig controleren van de materiële toestand van papieren archieven en het monitoren (en vastleggen) van de klimaatcondities van de bewaarplaats. Er is geen bewaarstrategie voor digitale archiefbescheiden. In documenten 4.1 RODIN, 1.1c is opgenomen dat er een bewaarstrategie is. Dit is niet het geval. Dit document is niet actueel en wordt verder besproken in KPI 4.1. In het handboek vervanging op termijn vernietigbare archiefbescheiden hoofdstuk 5.4 beheersmaatregelen wordt kort de bewaarstrategie beschreven. (Documenten 3.6 en 4.6a handboek vervanging hoofdstuk 5.4 bewaarstrategie)

4 Digitale archiefbescheiden in het bijzonder Hoofdvraag: Werkt de gemeente inzake digitale archiefbescheiden systematisch aan digitaal informatiebeheer en voldoet ze aan de specifieke wettelijke voorschriften? Nr.

KPI-subvragen

4.1

Opbouw digitaal informatiebeheer Werkt de gemeente op basis van het Referentiekader Opbouw Digitaal Informatiebeheer?

Grondslag

N-O/O

Model referentiekad er RODIN BRAINLOPAI/WGA

N-O

TVW

Toelichting

Deelvragen

De brochure van RODIN is te vinden op de site van de LOPAI (http://www.lopai.nl/pdf/Brochure_RODIN_dubbelzijdig.pdf). Let op: het gebruik van RODIN is geen wettelijke verplichting.

Is er vastgesteld beleid ten aanzien van het beheer van digitale archiefbescheiden (‘digitale beheeromgeving’)? Als de gemeente niet op basis van het Referentiekader Opbouw Digitaal Informatiebeheer werkt: is de gemeente hiermee bekend of gebruikt ze een alternatief?

Antwoord: Bij het opstellen van het handboek is rekening gehouden met het Referentiekader Opbouw Digitaal Informatiebeheer (RODIN). Dit is gebeurd in overleg en met goedkeuring van de archiefinspecteur. Dit beheer geldt voor alle (ook te bewaren) digitale archiefbescheiden. (Documenten 4.1 RODIN) In 2010 is er een vertrouwelijk stuk geschreven, genaamd Integrale beveiliging en beleid. In dit stuk wordt beschreven hoe de organisatie kan komen tot een integraal beveiligings- en beleidsplan. (In hoeverre dit is uitgewerkt is niet duidelijk). De kosten om dit te realiseren bleken veel hoger dan verwacht. Er is in ieder geval geen vastgesteld beleid opgesteld ten aanzien van het beheer van digitale archiefbescheiden. Er zijn wel afspraken gemaakt, maar deze zijn niet samengevoegd in een beleidsplan. In documenten 4.1 RODIN wordt wel gesproken over een beleid. Eerder is al beschreven dat dit document niet meer actueel is. Een aantal vragen zijn niet objectief beantwoord of de situatie is gewijzigd.

4.2

Functionele eisen Zijn de functionele eisen qua inhoud, structuur, verschijningsvorm en gedrag i.v.m. authenticiteit van de digitale archiefbescheiden vastgesteld en geïmplementeerd?

Toelichting

ar art. 17, 21 en 22

N-O + O

TVW

Deelvragen

21

Het vastleggen van de metagegevens inhoud, structuur en Qua inhoud? Qua structuur? Qua verschijningsvorm is al aan de orde gekomen in KPI 3.2a.1. In een verschijning? Qua gedrag? digitale omgeving moet daarnaast ook het ‘gedrag’ worden vastgelegd. Het gaat vooral om informatieobjecten waarvan de functionaliteiten niet vanzelf bewaard blijven bij een conversie of migratie (zoals 3D-bestanden, rekenbladen, afbeeldingen, audio- en videobestanden en websites). De gemeente moet dus weten welke afwijkende informatieobjecten in de organisatie gebruikt worden en kiezen voor opslag in gestandaardiseerde open formaten die functionele eisen/gedrag behouden. Dit zou onderdeel moeten uitmaken van de in KPI 3.6 bedoelde bewaarstrategie.

Antwoord: De gemeente beschikt niet over een bewaarstrategie. In documenten 4.1 RODIN, 1.1c wordt vermeld dat er een bewaarstrategie. Deze is er niet. Zie KPI 4.1. De functionele eisen qua inhoud, structuur, verschijning en gedrag zijn hier dan ook niet in vastgelegd. Afwijkende informatieobjecten worden als origineel geregistreerd in Corsa en waar mogelijk ook omgezet in PDF/A-1. In het handboek vervanging op termijn vernietigbare archiefbescheiden hoofdstuk 5.4 beheersmaatregelen wordt kort de bewaarstrategie beschreven.

4.3

Aanvullende metagegevens Zijn er aanvullende metagegevens ontworpen en geïmplementeerd? (zie ook 3.2)

ar art. 24

Toelichting

Deelvragen

Onder ‘aanvullende’ metagegevens verstaat de archiefwetgeving technische metadata, die worden gebruikt om informatiedragers te beschrijven, bijvoorbeeld verwijzingen naar de hard- en softwareomgeving waarop/waarin de informatie is ontstaan, opslagformaten, compressiegegevens en gegevens omtrent de digitale handtekening. Systemen leggen dergelijke technische metadata doorgaans automatisch vast. Op dit moment genereren de bestaande e-depots bij overbrenging van digitale archiefbescheiden zélf technische metadata waardoor minder waarde wordt gehecht aan het vastleggen van technische metadata door de archiefvormer. Voor zover technische metadata wel worden vastgelegd, moeten ze

Zo ja: welke?

N-O + O

zijn opgenomen in het metagegevensschema (zie KPI 3.2).

Antwoord: Technische metadata, die worden gebruikt om informatiedragers te beschrijven, bijvoorbeeld verwijzingen naar de hard- en softwareomgeving, waarop/waarin de informatie is ontstaan, opslagformaten, compressiegegevens en gegevens omtrent de digitale handtekening worden automatisch vastgelegd op de server. Het is onduidelijk hoe dit precies in zijn werk gaat.

4.4

Opslagformaten Worden opslagformaten gebruikt die aan een open standaard ar art. 26.1 voldoen, tenzij dit redelijkerwijs niet kan worden verwacht?

N-O + O

TVW

Toelichting

Deelvragen

Het Forum Standaardisatie biedt een lijst met open formaten op https://lijsten.forumstandaardisatie.nl/lijsten/openstandaarden?lijst=Pas%20toe%20of%20leg%20uit&status%5B %5D=Opgenomen&pagetitle=pastoeof.

Schrijft de gemeente bepaalde opslagformaten verplicht voor? Welke? Indien gebruik wordt gemaakt van opslagformaten die niet aan een open standaard voldoen, kan de gemeente uitleggen waarom niet?

22

Antwoord: De gemeente gebruikt de open standaard PDF/A-1 als opslagformaat. Er wordt ook gebruik gemaakt van StUF. Waar mogelijk worden archiefbescheiden digitaal opgenomen als PDF/A-1, wanneer dit niet mogelijk is wordt het originele opslagformaat opgenomen. Deze voldoen niet aan een open standaard, bijvoorbeeld bij IMRO bestanden. Er is nog geen mogelijkheid om deze op een ‘goede’ manier te archiveren. Er zijn geen eisen gesteld aan de formaten waarmee de burger met de gemeente communiceert. (Documenten 4.4 handboek vervanging bijlage 13 opslagformaten)

4.5

Voorzieningen compressie en encryptie

a

Zijn voorzieningen getroffen voor de toegankelijkheid en ordening van de archiefbescheiden in het geval men gebruik maakt van compressie- en/of encryptietechnieken?

ar art. 26.2-3

Toelichting

Deelvragen

Voor uitleg van deze begrippen zie http://nl.wikipedia.org/wiki/ Datacompressie en http://nl.wikipedia.org/wiki/Encryptie. Gebruik van compressietechniek is alleen toegestaan voor zover verlies van informatie geen invloed heeft op de in de in de Archiefregeling gestelde eisen voor toegankelijke en geordende staat. Het meest wenselijke is als de compressie verliesvrij ongedaan kan worden gemaakt (lossless compressie).

Zo ja, welke?

N-O + O

TVW

Antwoord: Er zijn geen voorzieningen getroffen voor de toegankelijkheid en ordening van de archiefbescheiden bij gebruik van compressie- en/of encryptietechnieken. Er is onderzocht of er compressie wordt toegepast bij de plottertekeningen. Dit is niet het geval. (Documenten 4.5a handboek vervanging hoofdstuk 6.3 kwaliteit reproducties) b

En zijn deze voorzieningen voldoende beveiligd tegen inbreuk ar art. 26.2-3 door derden?

Toelichting

N-O + O

TVW

Deelvragen Hoe? Sluit de gemeente daarin aan op de informatiebeveiligingsnormen NEN-ISO/IEC 27001, 27002 en 27005?

Antwoord: N.v.t. c

Wordt in geval van encryptie bij overbrenging van archiefbescheiden aan de beheerder van de archiefbewaarplaats de encryptiesleutel verstrekt?

Toelichting

ar art. 26.2

N-O + O

TVW

Deelvragen Is in de laatste 5 jaar (of: sinds een vorige meting) encryptie toegepast?

Antwoord: De afgelopen vijf jaar heeft er geen encryptie plaatsgevonden bij overbrenging van archiefbescheiden.

4.6

Converteren en migreren

a

Wordt er tijdig geconverteerd/gemigreerd in het geval niet meer aan de eisen t.a.v. geordende en toegankelijke staat van de archiefbescheiden voldaan zal gaan worden?

Toelichting

ar art. 25

N-O + O

TVW

Deelvragen

23

Conversie is het omzetten van gegevens van het ene bestandsformaat naar het andere, migratie is het overgaan naar andere software. De tijdigheid van een conversie of migratie kan alleen worden vastgesteld in relatie tot een ICT-protocol waarin is beschreven wanneer en waarom een conversie of migratie wenselijk is. Dit zou onderdeel moeten uitmaken van de in KPI 3.6 bedoelde bewaarstrategie .

Is in de laatste 5 jaar (of: sinds een vorige meting) conversie/migratie toegepast? Is dit in het beleid zoals bedoeld onder 4.1 meegenomen? Indien conversie of migratie niet is toegepast, heeft de gemeente er dan zicht op of nog aan de eisen van geordende en toegankelijke staat wordt voldaan?

Antwoord: De afgelopen 5 jaar heeft er conversie plaatsgevonden. Er is overgegaan op het bestandsformaat PDF/A-1. Dit was nodig om machtiging te krijgen voor vervanging van op termijn vernietigbare archiefbescheiden. De eisen van geordende en toegankelijke staat worden kort besproken in het handboek vervanging op termijn vernietigbare archiefbescheiden. (Documenten 3.6 en 4.6a handboek vervanging hoofdstuk 5.4) Dit is niet meegenomen in het beleid zoals bedoeld onder KPI 4.1 en dit maakt ook geen onderdeel uit van de bewaarstrategie. In documenten 4.1 RODIN, 1.1c wordt vermeld dat conversie onderdeel uitmaakt van de bewaarstrategie. Dit is niet meer actueel, zie KPI 4.1. b

Is er een verklaring van de conversie of migratie opgemaakt?

ar art. 25

N-O + O

TVW

Toelichting

Deelvragen

De verklaring moet een specificatie bevatten van de digitale archiefbestanden die zijn geconverteerd/gemigreerd en aangeven op welke wijze en met welk resultaat is getoetst of nadien aan de eisen voor geordende en toegankelijke staat wordt voldaan. Het is wenselijk dat getoetst wordt op informatiebehoud van gegevens, raadpleegbaarheid van meegemigreerde brondocumenten en functionaliteit van het systeem. Zie http://www.breednetwerk.nl/forum/topic/show?id=2537796%3ATopic%3A56535&xgs =1&xg_source=msg_share_topic voor wat een migratieverklaring zou moeten bevatten.

Zo ja, maakt documentatie over de conversie/migratie deel uit van de verklaring?

Antwoord: Nee, de conversie maakt onderdeel uit van het handboek vervanging.

5 Vernietiging en vervreemding van archiefbescheiden Hoofdvraag: Weegt de gemeente zorgvuldig af wanneer het bezit van bescheiden niet meer van belang is voor bedrijfsvoering, democratische controle en cultuurhistorie? Nr.

KPI-subvragen

Grondslag

*5.1

Archiefselectielijst en stukkenlijst

a

Selecteert het college als archiefzorgdrager de gemeentelijke archiefbescheiden?

N-O/O

a w art. 5 en N-O 9; ab art. 2-5

TVW

TVW

Toelichting

Deelvragen

Voor het bepalen van de bewaartermijnen van gemeentelijke archiefbescheiden zijn twee lijsten van belang. Voor archiefbescheiden gedateerd t/m 1995 is dat de Lijst van voor vernietiging in aanmerking komende stukken in gemeentearchieven (1983), voor archiefbescheiden gedateerd vanaf 1996 is dat de Selectielijst voor archiefbescheiden van gemeentelijke en intergemeentelijke organen opgemaakt of ontvangen vanaf 1 januari 1996 (2005, geactualiseerd juni 2012)

Wordt van archiefbescheiden de bewaartermijn vastgelegd en is dat opgenomen in het metadataschema? Wordt van archiefbescheiden het jaar van vernietiging c.q. van overbrenging naar de archiefbewaarplaats vastgelegd? Op welk moment, direct of later?

24

Antwoord: Het college selecteert als archiefzorgdrager de gemeentelijke archiefbescheiden. De bewaartermijn is niet vastgelegd in het metadataschema. Op dossierniveau wordt de bewaartermijn en het jaar van vernietiging wel vastgelegd. Dit gebeurt deels direct, deels later. Het jaar van overbrenging wordt niet vastgelegd. b

Maakt het college als archiefzorgdrager bij de selectie van de gemeentelijke archiefbescheiden gebruik van de voor Nederlandse gemeenten geldende selectielijst?

Toelichting

a w art. 5; ab art. 2-5

N-O

TVW

Deelvragen Zo nee, is de geldende selectie- of vernietigingslijst bekend? Zijn er (voor onderdelen van de gemeentelijke organisatie) ook andere selectielijsten van kracht? Zo ja, welke?

Antwoord: Ja, het college maakt als archiefzorgdrager bij de selectie van de gemeentelijke archiefbescheiden gebruik van de voor Nederlandse gemeente geldende selectielijst. c

Werkt de gemeente aanvullend met een facultatieve stukkenlijst?

Toelichting

N-O

Deelvragen Zo ja, wordt die gebruikt voor alle archiefbescheiden? Indien nee, voor welk deel?

Antwoord: Nee, de gemeente werkt niet met een aanvullende facultatieve stukkenlijst. In 2010 is de gemeente gestopt met de Voorselectie Onbelangrijke Stukken VOS.

5.2

Vernietiging en verklaringen

a

Vernietigt het college als archiefzorgdrager de daartoe in aanmerking a w art. 3; komende archiefbescheiden?

N-O

TVW

ab art. 8

Toelichting

Deelvragen

De archiefzorgdrager is verplicht de archiefbescheiden waarvan de bewaartermijn is verstreken te vernietigen, uitzonderingen daargelaten. Dit geldt ook voor kopieën en back-ups.

Worden de wettelijke bewaartermijnen gehanteerd? Worden de behandelaars van de te vernietigen archiefbescheiden geraadpleegd voordat vernietiging gaat plaatsvinden? Is of wordt een machtiging tot vernietiging aangevraagd?

Antwoord: De vernietiging van daartoe in aanmerking komende archiefbescheiden gebeurt niet altijd op tijd. Dit heeft te maken met achterstanden. Alle archiefbescheiden en dossiers in Corsa vanaf 2005 die voor vernietiging in aanmerking komen zijn nog niet vernietigd. Behandelaars van te vernietigen archiefbescheiden worden geraadpleegd voordat vernietiging plaatsvindt. Vernietigingslijsten worden voor vernietiging besproken met de archiefinspecteur en worden pas vernietigd bij akkoord. Machtiging wordt afgegeven door de eerste ondertekening van de verklaring door het ECAL. b

Maakt het college als archiefzorgdrager verklaringen van vernietiging op die ten minste een specificatie van de vernietigde archiefbescheiden en de grond en wijze van vernietiging bevatten?

Toelichting

a w art. 3; ab art. 8

N-O

TVW

Deelvragen Worden de archiefbescheiden op dossierniveau (zo mogelijk in verzamelbeschrijvingen) gespecificeerd? Wordt van de vernietigde archiefbescheiden in de verklaring opgenomen op grond van welke categorie(ën) van welke selectielijst deze zijn vernietigd? Wordt aangegeven wanneer, hoe en door wie de vernietiging heeft plaatsgevonden?

25

Antwoord: Het college maakt als archiefzorgdrager verklaringen van vernietiging op. Archiefbescheiden worden op dossierniveau gespecificeerd. Er wordt gebruik gemaakt van de basisarchiefcode. In de verklaring is opgenomen op grond van welke selectielijst de archiefbescheiden worden vernietigd, wanneer, hoe en door wie deze worden vernietigd. Op grond van welke categorie van de selectielijst de archiefbescheiden worden vernietigd is niet opgenomen in de verklaring. (Documenten 5.2b voorbeeld verklaring van vernietiging) Na vernietiging ontvangt de gemeente een bewijs van vernietiging van het desbetreffende bedrijf waar vernietiging heeft plaatsgevonden. (Documenten 5.2b voorbeeld bewijs vernietiging bedrijf)

*5.3

Vervanging, besluiten en verklaringen

a

Past de gemeente vervanging toe [b.v. het vervangen van papieren archiefbescheiden door digitale reproducties of omgekeerd waarna de vervangen bescheiden worden vernietigd]?

a w art. 7; ab art. 6.1;

N-O +O

Toelichting

Deelvragen

In opdracht van het Nationaal Archief wordt gewerkt aan een Handreiking vervanging.

Zo ja, voor welke (categorieën) archiefbescheiden? Is daartoe per geval een besluit tot vervanging genomen? Zijn de originelen na vervanging daadwerkelijk vernietigd?

Antwoord: De gemeente past vervanging toe door het vervangen van papieren archiefbescheiden door digitale reproducties voor op termijn vernietigbare archiefbescheiden. Hiervoor is een handboek vervanging op termijn vernietigbare archiefbescheiden opgesteld. Er is een machtiging voor vervanging op termijn vernietigbare archiefbescheiden afgegeven. Drie maanden naar vervanging worden de analoge archiefbescheiden vernietigt. Er wordt geen verklaring van vervanging opgesteld voor de driemaandelijkse vernietiging i.v.m. vervanging. Volgens bijlage 8 procedure vernietigen, heeft de gemeente een permanente machtiging van vernietiging van archiefbescheiden die voor vervanging in aanmerking komen en die vervangen worden. (Documenten 5.3a machtiging vervanging) (Documenten 5.3a, b en c handboek vervanging vernietigbare archiefbescheiden) b

Zo ja, waarborgt het college als archiefzorgdrager dat de vervanging geschiedt met juiste en volledige weergave van de in de te vervangen archiefbescheiden voorkomende gegevens?

ab art. 6.1; Bw art. 2:10, lid 4.

N-O +O

TVW

Antwoord: Het college als archiefzorgdrager waarborgt dat de vervanging geschiedt met juiste en volledige weergave van de in de te vervangen archiefbescheiden voorkomende gegevens. Dit is opgenomen in het handboek vervanging op termijn vernietigbare archiefbescheiden. (Documenten 5.3a, b en c handboek vervanging vernietigbare archiefbescheiden) c

Zo ja, heeft het college als archiefzorgdrager een verklaring tot vervanging van op termijn te vernietigen en van blijvend te bewaren archiefbescheiden opgemaakt en het besluit daarover op de juiste wijze bekend gemaakt?

Toelichting

ab art. 6.2 en 8; ar art. 26b

N-O +O

TVW

Deelvragen

26

Uit jurisprudentie (zie Archiefrecht, A7-2) blijkt dat een dergelijk besluit niet als besluit in de zin van de Awb wordt beschouwd. Op grond daarvan zou publicatie achterwege kunnen blijven. Bij de beschrijving van de reikwijdte van het vervangingsproces moet ook worden vermeld of het gaat om retrospectieve vervanging, dat wil zeggen vervanging van archiefbescheiden die zijn gevormd voorafgaand aan het besluit, of om routinematige vervanging, dat wil zeggen vervanging van archiefbescheiden door digitale reproducties als onderdeel van de digitalisering van de gehele informatiehuishouding.

Wanneer het om blijvend te bewaren bescheiden gaat, komen de volgende aspecten van de vervanging in het besluit aan de orde: • de reikwijdte van het vervangingsproces, waartoe in elk geval worden gerekend een opgave van de organisatieonderdelen en de categorieën archiefbescheiden waarvoor het vervangingsproces geldt; • de inrichting van de apparatuur waarmee wordt vervangen, de gekozen instellingen en de randapparatuur; • voor zover van toepassing de software en de gekozen instellingen; • de criteria voor de keuze ter zake van reproductie in kleur, grijswaarden of zwart-wit; • de wijze waarop de reproductie tot stand komt, waartoe in elk geval worden gerekend de formaten, bewerkingen, metagegevens en, voor zover van toepassing, de keuze ter zake van reproductie per batch of per stuk; • de inrichting van de controle op juiste en volledige weergave en van het herstel van fouten; • het proces van vernietiging van de vervangen archiefbescheiden; • de kwaliteitsprocedures.

Antwoord: Er is een collegebesluit waar machtiging van vervanging op termijn vernietigbare archiefbescheiden is gegeven welke is gepubliceerd (Documenten 5.3a en c machtiging vervanging) (Documenten 5.3d openbare bekendmakingen vervanging archiefbescheiden) Er is sprake van vervanging vanaf het moment van het nemen van het besluit of te wel routinematige vervanging. d

Zo ja, heeft het college als archiefzorgdrager voor de vervanging van blijvend te bewaren archiefbescheiden tevoren een machtiging van gedeputeerde staten ontvangen op basis van art. 7 a w?

Toelichting

Deelvragen

Per 1 januari 2013 hoeft geen machtiging meer van gedeputeerde staten verkregen te worden.

Antwoord: N.v.t. Het gaat ten slotte om archiefbescheiden die op termijn te vernietigen zijn.

5.4

Vervreemding, besluiten en verklaringen

a

Heeft het college als archiefzorgdrager in de afgelopen 5 jaar archiefbescheiden vervreemd?

Toelichting

a w art. 3, 8 en 10

N-O +O

Deelvragen

Van vervreemding [overdracht van eigendom] is sprake Zo ja, welke? wanneer archiefbescheiden worden overgedragen aan een andere organisatie (zorgdrager of nietoverheidsorganisatie). In de meeste gevallen gebeurt dit als gevolg van de uitvoering van nieuwe wetgeving waarin de vervreemding van lopende dossiers/zaken expliciet wordt voorgeschreven. In dat geval is geen machtiging van vervreemding door de minister noodzakelijk.

Antwoord: Nee

27

b

Zo ja, heeft de zorgdrager daarvoor tevoren een machtiging van de

a w art. 8

minister van OCW ontvangen?

N-O

TVW

+O

Toelichting

Deelvragen

Zie 5.4a

Zo nee, waarom niet?

Antwoord: N.v.t. c

Zo ja, heeft de zorgdrager de juiste deskundigen geraadpleegd bij de ab art. 7 voorbereiding van het besluit tot vervreemding?

Toelichting

Deelvragen

Bij de voorbereiding van een besluit tot vervreemding moeten tenminste worden betrokken: een door de zorgdrager aangewezen persoon binnen de gemeentelijke organisatie die verantwoordelijk is voor de informatiehuishouding en de gemeentearchivaris, mits deze is benoemd. Zij vormen samen het Strategisch Informatieoverleg (SIO) als bedoeld in de Nota van Toelichting bij het gewijzigde Archiefbesluit.

Zo nee, waarom niet?

N-O +O

TVW

N-O +O

TVW

Antwoord: N.v.t. d

Zo ja, heeft de zorgdrager een verklaring van de vervreemding opgemaakt en het besluit tot vervreemding op de juiste wijze bekend gemaakt?

Toelichting

ab art. 8

Deelvragen

Uit jurisprudentie (zie Archiefrecht, A7-2) blijkt dat een besluit tot vervanging niet als besluit in de zin van de Awb wordt beschouwd. Uit de toelichting op artikel 8 van het Archiefbesluit 1995 blijkt dat een besluit tot vervreemding eveneens te zien is als een proces verbaal, een ambtshalve opgemaakt verslag van handelingen, en niet als besluit in de zin van de Awb wordt beschouwd. Daarom kan publicatie achterwege blijven.

Antwoord: N.v.t. 6 Overbrenging van archiefbescheiden naar de archiefbewaarplaats Hoofdvraag: Brengt de gemeente het principe van de Archiefwet ‘te bewaren archiefbescheiden na 20 jaar overbrengen, tenzij met redenen omkleed’ correct in de praktijk? Nr.

KPI-subvragen

*6.1

Overbrenging na 20 jaar

a

Zijn alle te bewaren archiefbescheiden van de gemeente, ouder dan 20 jaar, overgebracht naar de daarvoor aangewezen openbare archiefbewaarplaats? (Nee zonder reden is taakverwaarlozing)

Grondslag

N-O/O

TVW

a w art. 3 en 12-13; ab art. 9.1 en 12

N-O

TVW

Antwoord: Niet alle te bewaren archiefbescheiden van de gemeente, ouder dan 20 jaar, zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats.

28

b

Zo nee, welke archiefbescheiden zijn niet overgebracht?

Toelichting

a w art. 3 en 12-13; ab art. 9.1 en 12

N-O

Deelvragen Is er een overzicht van deze archiefbescheiden?

Antwoord: Ja, (Documenten 6.1 telling strekkende meters fysieke archief) De volgende archiefbescheiden zijn niet overgebracht: Bouwvergunningen Wisch 1920-2004 Milieuvergunningen Wisch 1920-2004 Milieuvergunningen Gendringen 1905-2004 Tekeningen RO en gemeentewerken c

Zo nee, wat is de reden c.q. zijn de redenen, principieel en/of praktisch, van de niet-tijdige overbrenging?

Toelichting

a w art. 3 en 12-13; ab art. 9.1 en 12

N-O

Deelvragen Is per archiefbestand aan te geven wat de reden is, bijv. nog niet gereed gemaakt voor overbrenging; nodig voor de bedrijfsvoering; andere reden

Antwoord: De archiefbescheiden zijn nog niet gereed voor overbrenging. De materiële verzorging is op orde, maar de inhoudelijke verzorging nog niet.

6.2

Verklaringen van overbrenging Maakt het college als archiefzorgdrager, samen met de beheerder ab art. 9.3 van de archiefbewaarplaats, van alle overbrengingen een verklaring op?

N-O en/ TVW of O

Antwoord: Ja, het college maakt als archiefzorgdrager, samen met de beheerder van de archiefbewaarplaats, van alle overbrengingen een verklaring op. (Documenten 6.2 en 8.2 voorbeeld verklaring van overbrenging)

6.3

Niet-overbrengen vanwege bedrijfsvoering Heeft het college als archiefzorgdrager voor archiefbescheiden die om redenen van bedrijfsvoering niet na 20 jaar overgebracht kunnen worden een machtiging tot opschorting van overbrenging aangevraagd en ontvangen van gedeputeerde staten?

a w art. 13.3-4

N-O

TVW

Antwoord: Nee, er is geen machtiging tot opschorting van overbrenging aangevraagd. 7 Archiefbewaarplaatsen, archiefruimten en e-depots Hoofdvraag: Zijn de fysieke en digitale bewaaromstandigheden op orde? Nr.

KPI-subvragen

7.1

Archieforganisatie/kwaliteitszorg/benchmark

a

Is er door de gemeente een (gemeentelijke of regionale) archiefinstelling aangewezen ten behoeve van de uitvoering van het beheer van de archiefbescheiden in de archiefbewaarplaats?

Grondslag

N-O/O

(a w art. 31)

O

TVW

29

Antwoord: Ja, het Erfgoedcentrum Achterhoek en Liemers (ECAL). Dit wordt beschreven in de archiefverordening en besluit informatiebeheer. b

Werkt de archieforganisatie op basis van een kwaliteitszorgsysteem?

Model DIVA (nu BRAIN)

O

Toelichting

Deelvragen

Branchevereniging BRAIN heeft een (niet wettelijk verplicht) kwaliteitszorgsysteem voor archieforganisaties ontwikkeld dat primair georiënteerd is op dienstverlening. Zie http://www.archiefbrain.nl/werk-in-uitvoering. php?subnav=3&pagina_id=57 voor het Kwaliteitshandvest. Let op: Een archieforganisatie moet daarnaast, net als een gemeente, beschikken over een kwaliteitssysteem voor het beheer van archiefbescheiden (zie KPI 2.1 op basis van Ar art. 16).

Zo ja, werkt de gemeente met het kwaliteitszorgsysteem van BRAIN of met een alternatief?

Antwoord: Ja, het Erfgoedcentrum volgt het Kwaliteitshandvest van BRAIN. c

Doet de archieforganisatie mee aan landelijke benchmarking?

Model DIVA

O

(nu BRAIN)

Antwoord: Ja, m.b.t. het Kwaliteitshandvest dienstverlening. Toelichting

Deelvragen

Zie http://www.archiefbrain.nl/werk-in-uitvoering. php?subnav=3&pagina_id=57 voor de Pilot Benchmarking van BRAIN.

*7.2

Archiefbewaarplaats

a

Is door het college als archiefzorgdrager een eigen gemeentelijke, een intergemeentelijke of een buiten de gemeente gelegen archiefbewaarplaats aangewezen waarvan is vastgesteld dat deze aan alle in de archiefbesluit- en regeling en genoemde eisen voldoen?

Toelichting

a w art. 21.1, O 31, 33.2 en 34; ab art. 13; ar art. 27-41, 4757 en 59

TVW

Deelvragen Zo ja, welke? Gaat het om een gemeentelijke, een intergemeentelijke of een buiten de gemeente gelegen archiefbewaarplaats? Geef voor elke archiefbewaarplaats aan of deze aan de eisen voldoet. Zo nee, aan welke eisen niet?

Antwoord: Ja, het ECAL. Deze archiefbewaarplaats ligt buiten de gemeente en voldoet aan de in de archiefbesluit- en regeling vastgestelde eisen. (Documenten 7.2a goedkeuring archiefbewaarplaats ECAL) b

Gebruikt het college deze archiefbewaarplaats t.b.v. de te bewaren overgebrachte archiefbescheiden?

a w art. 21.1, O 31, 33.2 en 34; ab art. 13; ar art. 27-41, 4757 en 59

TVW

Antwoord: Ja

30

c

Zo ja, zijn de plannen betreffende bouw, verbouwing, inrichting of verandering van inrichting van de archiefbewaarplaats goedgekeurd door gedeputeerde staten op basis van art. 33 a w?

Toelichting

a w. art. 21.1, O 31, 33.2 en 34; ab art. 13; ar art. 27-41, 4757 en 59

TVW

Deelvragen

Let op: De Archiefwet wordt per 1 oktober 2012 aangepast aan de nieuwe Wet revitalisering generiek toezicht, waarmee de goedkeuring van GS komt te vervallen.

Antwoord: Ja, zie de brief van Gedeputeerde Staten d.d. 10 juli 2012. (Documenten 7.2a goedkeuring archiefbewaarplaats ECAL)

*7.3

Archiefruimten

a

Beschikt de gemeente over een of meer archiefruimten waarvan is vastgesteld dat deze aan alle in de archiefregeling en -besluit genoemde eisen voldoen?

a w art. 21.1; ab art. 13; ar art. 27-46, 57 en 59

N-O

TVW

Toelichting

Deelvragen

Let op: aan serverruimten moeten ook eisen gesteld worden. Zie de checklist voor de bouw en inrichting van een serverruimte op http://www.gemeentearchief.rotterdam.nl/ informatiebeheer/instrumenten.

Door wie is dat vastgesteld? En wanneer? Zijn er archiefbescheiden extern geplaatst? Zo ja, waar? Geef voor elke archiefruimte aan of deze aan de eisen voldoet. Zo nee, aan welke eisen niet?

Antwoord: De gemeente beschikt over een archiefruimte voor DIV, één voor Burgerzaken en een serverruimte. Het is niet vastgesteld of deze archiefruimten voldoen aan alle in de archiefregeling en -besluit genoemde eisen. Er zijn geen archiefbescheiden extern geplaatst. Het is niet vastgesteld of de serverruimte voldoet aan alle eisen. (Documenten checklist serverruimtes en archiefruimte bij KPI 7.3a) b

Gebruikt het college deze archiefruimte(n) t.b.v. de te bewaren op a w art. 21.1; termijn naar de archiefbewaarplaats over te brengen ab art. 13; ar archiefbescheiden? art. 27-46, 57 en 59

N-O

TVW

Antwoord: Ja, en voor op termijn vernietigbare archiefbescheiden.

7.4

E-depot

a

Beschikt de gemeente over een eigen gemeentelijk, een intergemeentelijk of een buiten de gemeente gelegen e-depot voor de bewaring van digitale archiefbescheiden dat aan de eisen op basis van de archiefregeling voldoet?

a w art. 21.1; O ab art. 13; Model LOPAI ED3 (Eisen Duurzaam Digitaal Depot)

Toelichting

Deelvragen

E-depot is een niet-wettelijke benaming voor de digitale archiefbewaarplaats.

Zo ja, welke? Gaat het om een gemeentelijke, een intergemeentelijke of een buiten de gemeente gelegen e-depot? Wie heeft geconstateerd dat het aan de eisen voldoet? En wanneer? Geef voor het e-depot aan of dit aan de eisen voldoet. Zo nee, aan welke eisen niet?

Antwoord: Nee

31

b

Gebruikt het college dit e-depot t.b.v. de te bewaren archiefbescheiden?

a w art. 21.1; O ab art. 13; Model LOPAI ED3 (Eisen Duurzaam Digitaal Depot)

Antwoord: N.v.t.

8 Terbeschikkingstelling van naar de archiefbewaarplaats overgebrachte archiefbescheiden Hoofdvraag: Voldoet de gemeente in de praktijk aan de openbaarheidseisen van de Archiefwet? Nr.

KPI-subvragen

Grondslag

N-O/O

TVW

8.1

Beschikbaarheid originelen en dubbelen

a

Zijn de in de archiefbewaarplaats berustende archiefbescheiden

a w art. 14,

O

TVW

voor eenieder kosteloos te raadplegen?

17 en 19

a w art. 14, 17 en 19

O

TVW

a w art. 14, 17 en 19; Gemw art. 147.1

O

TVW

Antwoord: Ja b

Kan eenieder al dan niet op eigen kosten afbeeldingen, afschriften en bewerkingen van de archiefbescheiden (laten) maken?

Antwoord: Ja c

Heeft het college als archiefzorgdrager regels opgesteld over de genoemde kosten?

Antwoord: Ja, in het algemeen bestuur van het ECAL wordt de tarievenlijst met leges vastgesteld.

*8.2

Beperking openbaarheid na 20 jaar

a

In beginsel zijn archiefbescheiden openbaar op het moment van overbrenging, na uiterlijk 20 jaar. Heeft het college als archiefzorgdrager de eventuele beperking van de openbaarheid van bepaalde archiefbescheiden na overbrenging schriftelijk gemotiveerd op basis van artikel 15 van de archiefwet? de beperkingcriteria zijn: eerbiediging persoonlijke levenssfeer; belang van de Staat of zijn bondgenoten; voorkomen van onevenredige bevoor- of benadeling van betrokken natuurlijke of rechtspersonen dan wel van derden.

Toelichting

a w art. 15, O 15a en 16; ab art 9.3 en 10

TVW

Deelvragen Indien nee, bij welke overbrenging(en) niet?

Antwoord: Dit was in het verleden slechts minimaal beschreven in de verklaring. Dit wordt momenteel verbeterd en aangepast aan artikel 15.1 van de Archiefwet. b

Heeft het college als archiefzorgdrager tevoren advies ingewonnen van de beheerder van de archiefbewaarplaats?

Toelichting

a w art. 15, O 15a en 16; ab art 9.3 en 10

TVW

Deelvragen

32

Indien nee, bij welke overbrenging(en) niet?

Antwoord: Ja c

Heeft het college als archiefzorgdrager voldoende rekening gehouden met artikel 15a van de archiefwet die de beperking van de penbaarheid van archiefbescheiden inzake milieu-informatie inperkt?

Toelichting

a w art. 15, O 15a en 16; ab art 9.3 en 10

Deelvragen Indien nee, bij welke overbrenging(en) niet?

Antwoord: N.v.t. De archiefbescheiden inzake milieu-informatie zijn nog in bewerking, waardoor ze vanaf de start van vorming en ontstaan nog niet zijn overgedragen. d

Hebben het college als archiefzorgdrager en de beheerder van de archiefbewaarplaats het besluit tot de beperking aan de openbaarheid van bepaalde overgebrachte archiefbescheiden opgenomen in de verklaring van overbrenging?

Toelichting

a w art. 15, O 15a en 16; ab art 9.3 en 10

TVW

Deelvragen Indien nee, bij welke overbrenging(en) niet?

Antwoord: Ja, (Documenten 6.2 en 8.2 voorbeeld verklaring van overbrenging)

8.3

Beperking openbaarheid na 75 jaar Heeft het college als archiefzorgdrager voor de archiefbescheiden die ouder zijn dan 75 jaar en die het toch niet openbaar wil maken een machtiging tot opschorting van openbaarmaking aangevraagd en ontvangen van gedeputeerde staten?

a w art. 15

O

TVW

Antwoord: N.v.t.

8.4

Afwijzing raadpleging of gebruik

a

Heeft de beheerder van de archiefbewaarplaats regels geformuleerd omtrent afwijzing van raadpleging of gebruik van de archiefbescheiden wegens de slechte materiële toestand ervan of de onveiligheid van de verzoeker?

Toelichting

a w art. 17

O

Deelvragen

Dit moet zijn opgenomen in het klanten- of bezoekersreglement.

Antwoord: Ja, maar deze zijn niet opgenomen in het klanten- of bezoekersreglement. (8.4 tot 8.7 informatie en huisregels ECAL) b

Heeft de beheerder van de archiefbewaarplaats de afwijzing van een verzoek tot raadpleging of gebruik gemotiveerd?

a w art. 17

O

Antwoord: Ja, in ieder geval mondeling.

8.5

Uitleningen aan overheidsorgaan en deskundige instelling

a

Voldoet de beheerder van de archiefbewaarplaats aan zijn wettelijke verplichting om de overgebrachte archiefbescheiden voor bepaalde tijd uit te lenen aan het archiefvormende overheidsorgaan?

Toelichting

a w art. 3, 18 en 19

O

Deelvragen Is dit wel/niet voorgevallen?

33

Antwoord: Ja, aan de gemeente Oude IJsselstreek. b

Heeft de beheerder van de archiefbewaarplaats inhoudelijke en financiële voorwaarden geformuleerd waaraan de uitlening van archiefbescheiden aan deskundige externe instellingen is verbonden?

Toelichting

a w art. 3, 18 en 19

O

TVW

Deelvragen

Dit moet zijn opgenomen in het klanten- of bezoekersreglement.

Antwoord: Ja, voor o.a. musea. Deze inhoudelijke en financiële voorwaarden zijn geformuleerd in het uitleenformulier. Dit is niet opgenomen het klanten- of bezoekersreglement. (Documenten 8.5b formulier uitlening aan musea)

8.6

Regulering fysiek bezoek en gebruik

a

Is er een reglement voor het fysieke bezoek en gebruik van de

a w art. 14

publieksruimte bij de archiefbewaarplaats?

en 17

Toelichting

O

Deelvragen

Dit moet zijn opgenomen in het klanten- of bezoekersreglement.

Antwoord: Ja, dit is opgenomen in het klanten- of bezoekersreglement. b

Zo ja, maakt de archieforganisatie daarbij gebruik van een kwaliteitshandvest?

Model DIVA (nu BRAIN)

Toelichting

Deelvragen

Voor het Kwaliteitshandvest van BRAIN, zie http://www.archiefbrain.nl/werk-in-uitvoering.php?subnav=3&pagina_id=57.

Om welk handvest gaat het?

O

Antwoord: Ja, het ECAL hanteert het Kwaliteitshandvest Dienstverlening van BRAIN. c

Zo ja, werkt de archieforganisatie mee aan de

Model DIVA

monitor dienstverlening?

(nu BRAIN)

Toelichting

O

Deelvragen

Voor de Kwaliteitsmonitor Dienstverlening Archieven zie http://www.archiefbrain.nl/werk-in-uitvoering. php?subnav=3&pagina_id=57.

Antwoord: Ja, het ECAL werkt sinds 2013 weer opnieuw mee.

8.7

Regulering digitaal bezoek en gebruik Beschikt de archieforganisatie over een digitale frontoffice met tenminste een toegang tot de collectie (registratie) en het bezoek- en gebruiksreglement?

O

Antwoord: Ja, het ECAL heeft een website, waarbij je toegang hebt tot de collectie middels het doorzoeken van inventarissen. Er is geen toegang tot het bezoek- en gebruiksreglement. 9 Rampen, calamiteiten en veiligheid Hoofdvraag: Heeft de gemeente plannen voor het behoud van de (te bewaren) archiefbescheiden bij bijzondere omstandigheden?

34

Nr.

KPI-subvragen

9.1

Onderdeel gemeentelijk rampenplan Beschikt de gemeente/regio over een risicoprofiel, beleids- en crisisplan waarin ten minste procedures met betrekking tot de verplaatsing of veiligstelling van objecten met een cultuurhistorische waarde zoals (te bewaren) archiefbescheiden zijn opgenomen?

Grondslag

N-O/O

Wet veiligheidsre gio’s art. 3; Handreiking regionaal risicoprofiel, punt 6 Vitaal Belang

N-O + O

TVW

Toelichting

Deelvragen

Het regionaal risicoprofiel is een inventarisatie en analyse van de in een veiligheidsregio aanwezige risico’s, inclusief relevante risico’s uit aangrenzende gebieden. Het risicoprofiel moet zijn vastgesteld door de veiligheidsregio (en is daar ook op te vragen). De Handreiking is te vinden op http:// www.regionaalrisicoprofiel.nl/de_handreiking/. Deze herkent zes vitale belangen. Punt 6 betreft de veiligheid van cultureel erfgoed.

Zo ja, aan welke elementen wordt aandacht besteed? M.a.w.: hoe volledig is dit plan?

Antwoord: De gemeente beschikt over een risicoprofiel (Documenten 9.1 collegebesluit risicoprofiel) en een concept beleidsplan rampenbestrijding en risicobeheersing d.d. 14 juni 2011. Het beleidsplan zou op 21 november 2011 worden vastgesteld. (Documenten 9.1 rampenbestrijding en risicobeheersing) Er zijn geen procedures opgenomen met betrekking tot de verplaatsing of veiligstelling van objecten met een cultuurhistorische waarde. Wat betreft de digitale archiefbescheiden is er een uitwijk naar Doetinchem. (Documenten 9.1. uitwijk ICT)

9.2

Plan veiligheid, calamiteiten en ontruiming

a

Heeft de gemeente een veiligheidsplan voor de archiefruimten en Leidraad N-O + archiefbewaarplaats met een calamiteitenplan en ontruimingsplan? calamiteitenplan O archieven LOPAI

Toelichting

Deelvragen Zo ja, aan welke elementen wordt aandacht besteed? M.a.w.: hoe volledig is dit plan? Wordt het LOPAI-model gevolgd? Wordt er regelmatig mee geoefend, en zo ja, hoe vaak?

Antwoord: Nee, de gemeente heeft geen veiligheidsplan voor de archiefruimten met een calamiteitenplan en ontruimingsplan. (Documenten 9.2 ontruimingsplan, 9.2 BHV plattegrond, 9.2 aanvalsplan, 9.2 instructieboekje personeel). Het ECAL beschikt over een calamiteitenplan 2014 en een gecombineerd BHV-CHVplan (Bedrijfshulpverlenings- en collectiehulpverleningsplan). b

Heeft de gemeente daarin een verzamelplaats aangewezen voor te ontruimen archiefbescheiden o.b.v. prioriteiten in het collectieplan? (zie ook 9.1)

Toelichting

Modellen calamiteiten en collectieplan RCE/ICN

N-O + O

Deelvragen Zo ja, welke?

35

Antwoord: Er is geen verzamelplaats aangewezen voor de niet-overgebrachte archieven. De verzamelplek voor de overgebrachte archieven zijn de archiefbewaarplaats van het Waterschap Rijn en IJssel, het Regionaal Archief Zutphen of het Streekarchivariaat De Liemers en Doesburg. Dit is niet vastgelegd.

9.3

Regionaal en landelijk veiligheidsnetwerk

a

Stelt de gemeente de archieforganisatie in staat mee te doen aan een regionaal veiligheidsnetwerk voor erfgoedinstellingen?

Model Veiligheidsnet werk RCE/ICN

O

Stelt de gemeente de archiefbewaarplaats in staat mee te doen aan Model incidentenregistratie richting het landelijke veiligheidsnetwerk? incidentenreg istratie RCE/ KVCE

O

Toelichting

Deelvragen

Een regionaal veiligheidsnetwerk was/is een door de provincie ten behoeve van de opstart tijdelijk gesubsidieerd netwerk, dat mogelijk niet overal (meer) aanwezig is. Zie voor meer informatie over de netwerken veiligheidszorg en de uitvoering in de provincie http://www.kvce.nl/www.kvce. nl/www.kvce.nl/rubrieken/rubriek/netwerken/index.html. De website waarop het model veiligheidsnetwerk is te vinden is op dit moment in revisie.

Antwoord: Ja. b

Toelichting

Deelvragen

Zie https://veilig-erfgoed.nl/onderwerpen/dice-incidentenregistratie voor deelname aan de landelijke Database Incidenten Cultureel Erfgoed (DICE). Via die website is een registratieformulier op te vragen dat ook als lokaal model gebruikt kan worden. Voor achtergrondinformatie zie ook www.kvce.nl.

Antwoord: Ja, hier is geen document van. Slechts een mondeling akkoord. 10 Middelen en mensen Hoofdvraag: Kan de gemeente beredeneerd aangeven, gelet op haar wettelijke taken voor de archiefzorg en het archiefbeheer, hoeveel middelen en mensen zij hiervoor ter beschikking stelt alsmede hun kwaliteitsniveau? Nr.

KPI-subvragen

Grondslag

N-O/O

TVW

10.1 Middelen Hoeveel middelen stelt het college als archiefzorgdrager na a w art. 30.2 goedkeuring door de raad ter beschikking om de kosten te dekken die zijn verbonden aan de uitoefening van de zorg voor c.q. het beheer van de archiefbescheiden van de gemeentelijke organen en het toezicht daarop? Toelichting

N-O + O

Deelvragen

36

De volgende kostensoorten zijn relevant: loonkosten personeel, externe inhuur personeel, opleidingskosten personeel, materialen voor het papieren archief (zippels, verpakking e.d.), externe bewerking archieven, vernietiging, bouw/inrichting archiefruimte (ook digitaal), huur archiefruimte of opslag, externe digitalisering archieven, scanners, software DMS/ RMA, software dsp, archiefdienst of aansluiting bij externe archieforganisatie (archiefbewaarplaats), aansluiting documentenwacht.

Wat is het totale bedrag dat is opgevoerd op de begroting van het lopende jaar? Welk bedrag is gereserveerd voor de in de linkerkolom benoemde kosten? NB er zijn kengetallen nodig om te kunnen bepalen of het gereserveerde bedrag redelijkerwijs voldoende is om de kosten te dekken.

Programmabegroting 2014 lasten € 82.857.899,baten € 80.649.102,resultaat voor bestemming € -2.208.797,bestemming resultaat € 2.407.108,resultaat na bestemming € 198.311,- (Documenten 10.1 programmabegroting 2014-2017, p. 47) Uit de begroting 2014 is op te maken dat voor DIV 643.569,70 euro is opgenomen. Dit is het totaal van onderstaande kosten. Loonkosten personeel: Externe inhuur personeel: Opleidingskosten personeel: Materialen voor het papieren archief: Externe bewerking archief en vernietiging Bouw/inrichting archiefruimte (ook digitaal): aanpassingen en renovaties worden door accommodatiebeheer en digitaal door ICT gedaan Huur archiefruimte of opslag: Externe digitalisering archieven: Scanners: (Onderhoud) software DMS/RMA: Software DSP: Archiefdienst of aansluiting bij externe archieforganisatie (archiefbewaarplaats): Aansluiting documentenwacht:

€ 436.920,n.v.t. € 5.000,- (team DIV) € 4.984,€ 6.643,- inclusief € 5.000,- ECAL n.v.t.

n.v.t. n.v.t. er zijn geen kosten meer verbonden aan de scanner, omdat de contractperiode is afgelopen ± €28.000,± €2000,€ 148.860 archieftaken € 11.162,70 streekeigentaken Nee

10.2 Mensen, kwantitatief t.b.v. beheer a

Hoeveel mensen (fte’s) stelt het college als archiefzorgdrager na goedkeuring door de raad ter beschikking om de kosten te dekken die zijn verbonden aan de uitoefening van de zorg voor c.q. het beheer van de archiefbescheiden van de gemeentelijke organen resp. voor en na overbrenging van de archiefbescheiden naar de archiefbewaarplaats? (Zie ook 2.2.)

Toelichting

a w art. 32

N-O + O

Deelvragen

37

Wat is de totale omvang van de organisatie in fte wat betreft informatieverwerkende en -beherende functies? Wat is de totale omvang in fte wat betreft informatiebeheerspecialisten? Zoals DIV, ICT, informatiemanagers, en hun leidinggevenden. Omvang per functiesoort aangeven. Zijn de informatieverwerkende medewerkers niet zijnde informatiebeheerspecialisten voldoende op de hoogte van de interne richtlijnen op informatiebeheersgebied om een goed informatiebeheer te kunnen garanderen? NB er zijn kengetallen nodig om te kunnen bepalen of de personeelsinzet voldoende is om het totaal aan beheerwerkzaamheden te verrichten.

38

Antwoord: (Documenten 10.2a formatieplan 2015) DIV: 0,5 fte Leider D 2,6 fte Adviseur D 1,7 fte Dienstverlener B 2 fte Ondersteuner C Totaal 6,8 fte Applicatiebeheerders en informatisering: 1 fte Adviseur B 3 fte Ondersteuner A 2 fte Ondersteuner B ICT: 1fte Technisch applicatiebeheer (in dienst bij gemeente Doetinchem) De archiefbescheiden worden alleen bij Financiën geregistreerd en gearchiveerd. Ze worden fysiek bewaard tot vernietiging bij DIV. Financiën: 1,5 fte Ondersteuner D De archiefbescheiden worden bij Burgerzaken (geregistreerd) en bewaard. Burgerzaken 1,5 fte Dienstverlener B/C De archiefbescheiden die bij deze teams geregistreerd en gearchiveerd worden, worden ook in Corsa geregistreerd en gearchiveerd. Ruimtelijke ordening: 0,33 fte Adviseur C Zorgloket: 1 fte Ondersteuner D/Dienstverlener A Vergunningen: 0,33 fte Dienstverlener B Totaal: 17,46 fte Totaal informatiebeheerspecialisten: 10,1 fte, waarvan: DIV: 0,5 fte Leider D 2,6 fte Adviseur D 1 fte Technisch applicatiebeheer Applicatiebeheerders en informatisering 1 fte Adviseur B 3 fte Ondersteuner A 2 fte Ondersteuner B ICT 1 fte Technisch applicatiebeheer (in dienst bij gemeente Doetinchem) De informatieverwerkende medewerkers zijn voldoende op de hoogte van de interne richtlijnen op informatiebeheersgebied om een goed informatiebeheer te kunnen garanderen. Bij het ECAL gaat het om 8,35 fte in totaal, verdeeld over 8 gemeenten in de Achterhoek. b

Zijn er achterstanden in de wettelijk verplichte werkzaamheden?

Toelichting

a w art. 32

N-O + O

Deelvragen

39

Het gaat hier om structurele achterstanden die binnen de dagelijkse uitvoering van de beheerwerkzaamheden met de normale personeelsbezetting en toegekende middelen niet zijn weg te werken. Voorbeelden niet-overgebrachte archieven: • analoge en digitale dossiervorming in behandelfase; • dossierregistratie; • beheer (ook materieel) van afgehandelde analoge en digitale dossiers; • bijhouden van een actueel, compleet en logisch samenhangend overzicht van de analoge cq. digitale informatie; • de (voorbereiding van de) vernietiging van informatie; • de (voorbereiding van de) overbrenging van de informatie naar de archiefbewaarplaats. Voorbeelden overgebrachte archieven: • ontsluiting; • materiële verzorging, • aanbrengen van openbaarheidbeperkingen; • beschikbaarstelling aan het publiek; • inrichten van – of op andere wijze voorzien in – een beheeromgeving voor digitale informatie (digitaal depot, e-depot). Let op: particuliere archieven die zijn opgenomen in de bewaarplaats vallen onder het regime van de Archiefwet. Dus ook achterstanden bij de particuliere archieven vermelden.

De deelvragen dienen apart beantwoord te worden ten aanzien van de niet-overgebrachte (N-O) en de overgebrachte (O) archieven. Zo ja, • van welke aard zijn de achterstanden? Zie de voorbeelden in de linkerkolom. • wat is de omvang van deze achterstanden fysiek (aantal m of MB, GB, TB)? • en in geschat aantal arbeidsuren om deze weg te werken? • waarom zijn deze achterstanden ontstaan? • zullen zonder ingrijpen deze achterstanden nog groeien? • is het wegwerken van de achterstanden in een planning opgenomen? • zo ja, op welke termijn worden de werkzaamheden opgepakt en afgerond? Beheerders van archiefbewaarplaatsen vermelden hier hoe groot het percentage voor het publiek ontsloten/niet ontsloten archieven is, gelet op het geheel aan archiefbescheiden en het percentage materieel goed/nog niet goed verzorgde archieven.

Antwoord: Er zijn achterstanden in fysieke en digitale dossiervorming, dossierregistratie (bijv. omgevingsvergunningen), de (voorbereiding van de) vernietiging van informatie en overbrenging naar de archiefbewaarplaats en achterstandstanden in de schoolarchieven. Fysieke omvang van achterstanden in m en geschatte aantal arbeidsuren: - Milieu Gendringen t/m 2004: 15 strekkende meter nog te bewerken archief t.b.v. overbrenging; schatting aantal arbeidsuren: 225 uren - Milieu Wisch t/m 2004: 27 strekkende meter nog te bewerken archief t.b.v. overbrenging; schatting aantal arbeidsuren: 300 uren - Bouw Gendringen 1993-2004: 34 strekkende meter nog te bewerken archief t.b.v. overbrenging; schatting aantal arbeidsuren: 150 uren - Bouw Wisch t/m 2004: afrondende werkzaamheden t.b.v. overbrenging: niet uit te drukken in strekkende meters; schatting aantal arbeidsuren: 150 uren - Beoordeling documenten voor wel of niet opname in bestuursarchieven Gendringen en Wisch: schatting 8 strekkende meter; schatting aantal arbeidsuren: 40 uren - Bewerking dynamisch archief Oude IJsselstreek t.b.v. verplaatsing naar semi-statisch archief en vernietiging 2005-heden: niet uit te drukken in strekkende meters; schatting aantal arbeidsuren: 300 uren (200 uren fysiek en 100 uren digitaal) - In 2012 is er een inventarisatie van de archieven bij de openbare scholen in de gemeente Oude IJsselstreek geweest. Hieruit blijkt dat er ruim 20 strekkende meter aan archieven/documenten aanwezig zijn die in aanmerking (kunnen) komen voor permanente bewaring. Deze dienen bewerkt en geïnventariseerd te worden. Het is moeilijk in te schatten hoeveel arbeidsuren hiervoor nodig zijn.

40

Digitale omvang van achterstanden en geschatte aantal arbeidsuren: (Documenten 10.2b achterstanden Corsa t/m 2012) De digitale vernietiging van archiefbescheiden is hier niet in opgenomen. Er is alleen gekeken naar de achterstand op het digitaal archiveren van archiefbescheiden. Dit betreft 17.257 cases en 28.693 archiefbescheiden welke nog gearchiveerd moeten worden. Het geschatte aantal arbeidsuren om deze achterstanden weg te werken is 6.224 uren. Ontstaan achterstanden: Voor een groot deel zijn deze achterstanden ontstaan als gevolg van de fusie tussen gemeenten Gendringen en Wisch en doordat er nog steeds sprake is van een hybride situatie. Groei achterstanden: Zonder ingrijpen zal waarschijnlijk de bewerking van het dynamisch archief OIJ t.b.v. verplaatsing naar semi-statisch archief, vernietiging archiefbescheiden 2005-heden en niet gearchiveerde digitale archiefbescheiden groeien. Planning: Het wegwerken van de achterstanden is niet opgenomen in een planning. Er wordt echter wel gewerkt aan de achterstanden. Dit wordt per week bekeken in relatie tot de dagelijkse werkzaamheden die moeten gebeuren. Het ECAL is verantwoordelijk voor de overgebrachte archieven. Er zijn achterstanden in de materiële verzorging. Er is nog 82 m (opname juli 2013) materieel te verzorgen archieven. Dat is ca. 8%. 51 archieven met een totale omvang van 167 m (opname april 2014) zijn nog niet ontsloten en daarmee niet beschikbaar voor publiek. Dat is ca. 16 %. (Documenten 10.2b achterstanden archiefbewaarplaats) c

Zijn er aanmerkingen geweest vanuit de externe provinciale toezichthouders?

Toelichting

a w art. 32

N-O + O

Deelvragen Zo ja, welke?

Antwoord: Ja, zie brief provinciale archiefinspectie d.d. 14 december 2009. Er zijn o.a. aanmerkingen geweest op de aandacht voor het archiveren van de website(s), het aanpassen van de archiefverordening en het Besluit informatiebeheer, het opstellen van een overzicht van digitale bestanden, het overbrengen van archieven van voormalig gemeenten Wisch en Gendringen en bouwvergunningen van 20 jaar en ouder. (Documenten 10.2c en 10.3c inspectie provincie)

10.3 Mensen, kwalitatief t.b.v. beheer a

Kan het college als archiefzorgdrager het kwaliteitsniveau waaronder de opleiding van het onder 10.2 bedoelde personeel aangeven alsmede hun mogelijkheden voor bij- en nascholing? (Zie ook 2.2.) Toelichting Deelvragen

a w art. 32

N-O + O

Per functie aangeven: vereiste opleiding, werk- en denkniveau; werkelijke opleidingsniveau van de medewerkers. Zijn er medewerkers in opleiding? Zo ja, welke opleiding en wanneer af te ronden? Wat is het opleidingsbudget (per medewerker / afdeling)?

41

Antwoord: Ja, (Documenten 10.3a FUROboek) DIV: Leider D 1 werknemer  HBO werk en denkniveau  Met zeer ruime ervaring in het integraal aansturen van organisatieonderdelen 1: SOD 1 en 2 en volgt LSEO Leergang Specialist Elektronische Overheid Adviseur D 3 werknemers  HBO bachelor  Met enige ervaring  Kennis van wet- en regelgeving, beleid en procedures  Vaardigheid in het opstellen van beleid en of adviezen 1: SOD 1 en 2 2: SOD 1 en 2 3: LARM Leergang Aankomend Recordsmanager, volgt IDM Informatiedienstverlening en -management afronding zomer 2014 Dienstverlener B 2 werknemers  MBO IV  Kennis en ruime ervaring op het vakgebied  Kennis van de gemeentelijke organisatie ten aanzien van beleid, regels en procedures 1: SOD 1 en 2 2: / Ondersteuner C 3 werknemers  MBO IV  Met kennis en eraring op het vakgebied  Kennis van regels en voorschriften  Kennis van organisatie en van organisatorische en functionele verhoudingen 1: SOD 1 2: SOD 1 3: / Van de onderstaande functies zijn de werkelijke opleidingen niet aangegeven. Applicatiebeheerders en informatisering: Adviseur B  HBO bachelor  Met zeer ruime ervaring  Ruime kennis van wet- en regelgeving, beleid en procedures  Inzicht in maatschappelijke, bestuurlijke en politieke verhoudingen  Vaardigheid in het opstellen van beleid en of adviezen Ondersteuner A  HBO bachelor  Met kennis en ervaring op het vakgebied  Kennis van regels en voorschriften  Kennis van de organisatie en van organisatorische en functionele verhoudingen Ondersteuner B  MBO VI  Met ruime kennis en ervaring op het vakgebied  Kennis van regels en voorschriften  Kennis van de organisatie en van organisatorische en functionele verhoudingen ICT: Technisch applicatiebeheer (in dienst bij gemeente Doetinchem)  Niet bekend

42

De archiefbescheiden worden alleen bij Financiën geregistreerd en gearchiveerd. Ze worden fysiek bewaard tot vernietiging bij DIV. Financiën: Ondersteuner D  MBO III  Met enige kennis en ervaring op het vakgebied  Kennis van regels en voorschriften

 

De archiefbescheiden worden bij Burgerzaken (geregistreerd) en bewaard. Burgerzaken Dienstverlener B  MBO VI  Kennis en ruime ervaring op het vakgebied  Kennis van de gemeentelijke organisatie ten aanzien van beleid, regels en procedures Dienstverlener C  MBO III  Kennis en ervaring op het vakgebied Kennis van de gemeentelijke organisatie ten aanzien van beleid, regels en procedures De archiefbescheiden die bij deze teams geregistreerd en gearchiveerd worden, worden ook in Corsa geregistreerd en gearchiveerd. Ruimtelijke ordening: Adviseur C  HBO bachelor  Met ruime ervaring  Ruime kennis van wet- en regelgeving, beleid en procedures  Inzicht in maatschappelijke, bestuurlijke en politieke verhoudingen  Vaardigheid in het opstellen van beleid en of adviezen Zorgloket: Ondersteuner D  MBO III  Met enige kennis en ervaring op het vakgebied  Kennis van regels en voorschriften Dienstverlener A  HBO bachelor  Kennis en ervaring op het vakgebied  Kennis van de gemeentelijke organisatie ten aanzien van beleid, regels en procedures Vergunningen: Dienstverlener B  MBO VI  Kennis en ruime ervaring op het vakgebied  Kennis van de gemeentelijke organisatie ten aanzien van beleid, regels en procedures Het opleidingsbudget is € 5.000,- voor team DIV (6,8 fte) b

kunnen alle soorten wettelijk verplichte werkzaamheden naar

a w art. 32

N-O + O

behoren worden gedaan? Toelichting

Deelvragen Zie 10.2b voor voorbeelden. Zo nee, welke niet?

Antwoord: De kwaliteit is er om alle soorten wettelijk verplichte werkzaamheden naar behoren uit te voeren, maar door omstandigheden lukt het niet om de achterstanden weg te werken. c

Zijn er aanmerkingen geweest vanuit de externe provinciale

a w art. 32

N-O + O

toezichthouders?

43

Toelichting

Deelvragen Zo ja, welke?

Antwoord: Ja, zie brief provinciale archiefinspectie d.d. 14 december 2009. Hierin staat o.a. dat DIV kwalitatief en kwantitatief onvoldoende toegerust is. (Documenten 10.2c en 10.3c inspectie provincie)

10.4 Mensen, kwantitatief t.b.v. toezicht Hoeveel formatieruimte heeft het college als archiefzorgdrager vastgesteld voor het toezicht op het beheer van de niet naar de archiefbewaarplaats overgebrachte archiefbescheiden? Dit betreft de gemeentearchivaris met de gemeentelijke archiefinspecteurs en/ of andere medewerkers. (Zie ook 2.2.)

Aw art. 32.2; Model LOPAI + WGA (nu BRAIN) Rekennorm formatie gemeentelijke archiefinspectie

N-O + O

Toelichting

Deelvragen

Gebruik de Rekennorm formatie (inter) gemeentelijke archiefinspectie om te bepalen of de archiefinspectie op sterkte is. De rekennorm is te vinden op http://www.lopai.nl/pdf/Rekennorm_definitief_v2_dec_2010.pdf.

Wat is de totale omvang van de gemeente in fte wat betreft informatieverwerkende en -beherende functies? Wat is de totale omvang in fte wat betreft de gemeentearchivaris (voor wat betreft diens toezichthoudende rol) en de gemeentelijke archiefinspecteurs en/of andere namens hem toezichthoudende medewerkers? Omvang per functiesoort aangeven. Nemen de informatiebeheerders actief contact op met de toezichthouder in de wettelijk bepaalde gevallen (zoals vernietiging, vervanging, overbrenging)?

Antwoord: De totale omvang van informatiewerkende en beherende functies bij de gemeente is 17,46 fte. De totale omvang in fte van de gemeentearchivaris is 1 fte voor 8 gemeenten. De totale omvang in fte van de archiefinspecteur in fte is 1,78 fte voor 8 gemeenten. De informatiebeheerders nemen contact op met de toezichthouder in de wettelijke bepaalde gevallen (zoals vernietiging, vervanging en overbrenging).

44

45