III. Fájlkezelés, nyomtatás Fájlkezelés A dokumentumokat fájlokban tároljuk. A fájlok megnyitásakor (másképpen: betöltésekor) a dokumentum a háttértárolóról (például a merev- vagy hajlékonylemezrõl) a szövegszerkesztõ programba kerül, ahol módosíthatjuk. A fájlok mentésekor a szerkesztett dokumentum a háttértárolóra kerül, ahol a számítógép árammentes állapotában is megõrzõdik. A mentésnek két változata létezik: • Ha a fájlnak új nevet akarunk adni (esetleg azért, mert nem is volt neve), vagy más meghajtóra, illetve könyvtárba szeretnénk helyezni, válasszuk a Mentés másként… lehetõséget. • Ha a fájl nevét, helyét, szerkezetét nem kívánjuk változtatni, a Mentést válasszuk. Ilyenkor a régi helyen és néven a megváltoztatott dokumentum fog tárolódni. (Ebben az esetben az elõzõ tartalom természetesen elvész!) Munka közben gyakran mentsük dokumentumainkat, mert ha valamilyen gond adódik (áramszünet, esetleg a Windows vagy a Word lefagyása), könnyen kárba veszhet a munkánk! Biztonságosabb megoldás, ha a dokumentumot több különbözõ néven és helyre is mentjük. A Word-ben automatikus mentés is beállítható. Ilyenkor bizonyos idõközönként a beavatkozásunk nélkül is menti a program a szerkesztett dokumentumot.
Dokumentumtípusok WORD DOKUMENTUM A Word alapértelmezett dokumentumtípusának kiterjesztése DOC. Ebben a saját állománytípusban tudja a Word a dokumentumok formáját, tartozékait (például a nyelvi beállítást, a makrókat4, a jelszót) teljesen megtartani. Ezért minden dokumentumot mentsünk Word dokumentum formátumban! Az egymás után következõ Word-változatok mindegyike DOC kiterjesztésû állományt hoz létre, de ezek némileg különböznek és a fájlnévben nem jelzik, hogy melyik Word-del készült. Ez akkor gond, ha egy késõbbi változattal létrehozott szöveget olvasnánk be egy elõzõvel. Mivel ez nem feltétlenül mûködik, ha olyan helyre viszünk anyagot, ahol feltételezhetõleg korábbi Word-öt használnak, mentsünk megfelelõ formátumban. A Word dokumentum tartalmazhat jelszót, de sokat ne várjunk a jelszavas védelemtõl, könnyen feltörhetõ. Kétféle jelszót is használhatunk egy dokumentumhoz: • Jelszó a megnyitáshoz: A dokumentum csak a jelszó ismeretében nyitható meg. • Jelszó a módosításhoz: A dokumentum csak a jelszó ismeretében szerkeszthetõ. Ha valaki ismeri a megnyitási jelszót, nem feltétlenül módosíthatja a dokumentumot. 4
A makró, névvel rendelkezõ automatikusan induló utasítás sorozat.
10 Informatikai füzetek
SZÖVEGFÁJL Az egyszerû szerkesztõprogramok (például: Jegyzettömb) által létrehozott szöveges állományokat (az ún. ASCII fájlokat) a Word-ben összefoglalóan szövegfájlnak nevezik. Ezek általában TXT kiterjesztésûek. A legegyszerûbb szövegfájl jellemzõi: • Semmilyen, szabályosan használható formázási lehetõséget nem tartalmaz. (Egyedi megoldásokkal – például több szóközzel – persze úgy-ahogy lehet „formázni” a szöveget.) • Karaktereken kívül semmilyen más dolgot nem tartalmaz. Nem tartalmazhat például hasábokat, képet, jelszót, vagy makrót (így makróvírusokat sem!). • Az egyszerû szövegfájlok sokszor nem tartalmaznak ékezetes betûket sem (régebben sohasem tartalmaztak). • A fájl kisméretû. Többféle szövegfájl létezik. • A legegyszerûbb szövegfájlt a Word Csak szöveg-nek nevezi. Az így mentett fájlban levõ ékezetes betûket a grafikus felületû egyszerû szerkesztõk (például a Jegyzettömb) általában képesek helyesen elolvasni, a parancssoros (DOS-os) programok azonban nem. • Az MS-DOS szöveg-ként mentett dokumentumban levõ ékezetes betûknél éppen fordított a helyzet: ezeket a DOS-os programok jelenítik meg helyesen, míg a windowsos szövegszerkesztõk nem tudják értelmezni a bennük levõ ékezetes betûket. • A Csak szöveg és az MS-DOS szöveg típusoknak létezik olyan változata, amely formázási lehetõségként tartalmazza a sortörést (vagyis ekkor nem egy sor az egész dokumentum).
RICH TEXT FORMAT A legtöbb szövegszerkesztõ ismeri és használja ezt a formátumot. Kiterjesztése RTF. Mentéskor a legtöbb formázási lehetõséget megtartja, viszont a jelszót nem õrzi meg. HTML DOKUMENTUM A szerkesztett szöveget weblapként is menthetjük. Ne várjunk nagy dolgokat, a Word nem weblapszerkesztõ! Nem minden formázás jelenik meg pontosan úgy a weblapon, mint ahogy azt a Word-ben látjuk. A fájl kiterjesztése HTM.
Konvertálás Minden szövegszerkesztõnek van egy saját fájlformátuma, amiben képes a lehetõségeit (formázás, beállítások, makró, jelszó stb.) teljesen kihasználni. A felhasználó viszont azt szeretné, ha dokumentumai átvihetõk lehetnének más szövegszerkesztõ programokba (esetleg weblapszerkesztõkbe) is. A szövegfájl-formátumokat több-kevesebb sikerrel egymásba alakíthatjuk. Az átalakítást idegen szóval konvertálásnak nevezzük. Ha például a Jegyzettömbben megszerkesztett egyszerû szövegfájlt a Worddel nyitjuk meg, a program automatikusan átalakítja azt.
Szövegszerkesztés 11 A Word, ha egy fájlt megnyitunk, alapbeállítás szerint automatikusan átalakítja, de sajnos a fájl típusát idõnként rosszul állapítja meg. Például a TXT fájlokat automatikusan Csak szöveg-ként tölti be, így az MS-DOS szöveg-ként mentett fájlokban az ékezetes betûk nem lesznek olvashatók. A Word-öt beállíthatjuk (az Eszközök/Beállítások ablak Általános lapján), hogy átalakítás elõtt megjelenítsen egy ablakot, ahol mi adhatjuk meg, hogy az adott fájl milyen típusú.
ECDL – fájlkezelés A vizsgán a fájlkezelés (megnyitás, mentés) olyan alapszintû mûvelet, amelyért nem jár pont. Ha a vizsgázó nem tudja a fájlt megnyitni vagy menteni, a vizsgája sikertelen! A mentésbe nem értendõ bele a nem DOC formátumú mentés. Az „csak” pontlevonással jár.
Több dokumentum együttes használata* Nagymértékben megkönnyítheti a szövegszerkesztési munkát, hogy a már meglévõ anyagainkat vagy azok egy részét is felhasználhatjuk a jelenlegi munkánkhoz. A beillesztésre több lehetõségünk van: • Egy teljes fájlt szúrunk be a dokumentumba. • Egy másik szövegbõl kivágjuk a minket érdeklõ részt, és átmásoljuk a szövegbe a vágólap segítségével. Ehhez a másik dokumentumot is be kell töltenünk a szövegszerkesztõbe (esetleg egy másik programba). A Word-ben egyszerre több dokumentumot is megnyithatunk, különbözõ munkaterületeken. Ezek közül többnyire csak az utoljára megnyitott látszik. Az újonnan megnyitott dokumentumok a már használttól függetlenül, új munkaterületen jelennek meg. (A dokumentumba beszúrt fájl nem új dokumentum!) Minden megnyitott fájl erõforrást igényel, ezért lassítja a gépet. A fölösleges dokumentumokat csukjuk be.
Kezelési leírások AZ AUTOMATIKUS KONVERTÁLÁS TILTÁSA* • Kattintsunk az Eszközök/Beállítások menüpontra. • Váltsunk az Általános lapra. • Kapcsoljuk be a Konvertálás jóváhagyása megnyitáskor kapcsolót! OK.
SZÖVEGFÁJL MEGNYITÁSA • Kattintsunk a Fájl/Megnyitás menüpontra. Megjelenik a Megnyitás ablak. • A Hely lista melletti nyílra kattintva a listából kattintással válasszuk ki azt a meghajtót, ahol a betöltendõ fájl található. • Az alatta lévõ ablakban kattintsunk duplán arra a könyvtárra, ahol a fájl található. • A Hely ablakban látható az aktuális könyvtár. • Válasszuk ki a Fájltípus listából, milyen típusú állományt szeretnénk betölteni. Ha nem Word dokumentumot akarunk betölteni, válasszuk a Minden fájl lehetõséget, így a könyvtárban található összes fájl látszani fog. • A könyvtárban található fájlok közül válasszuk ki azt, amelyiket meg szeretnénk nyitni, és kattintsunk a Megnyitás gombra.
12 Informatikai füzetek Aktuális könyvtár
Ugrás egy könyvtárral feljebb
Fájlok Fájltípus
MENTÉS MÁSKÉNT • Ha a dokumentumot más néven vagy más helyre szeretnénk menteni, kattintsunk a Fájl/Mentés másként menüpontra. • Ekkor a Mentés másként ablak jelenik meg, amely nagyon hasonlít a Megnyitás ablakhoz. • Az elõzõek alapján lépjünk be abba a könyvtárba, ahová menteni szeretnénk a dokumentumunkat. • A Fájlnév ablakba írjuk be a fájl nevét. • A Fájltípus ablakban válasszuk ki a megfelelõ formátumot. • A Mentés gombra történõ kattintással indítsuk el a mentést.
HTML mentés • A Mentés gombra kattintás után megjelenik a Microsoft HTML konverzió ablak (Csak a Word 97-ben, a Word 2000 azonnal ment!), ahol választani kell a nemzetiségnek megfelelõ „karakterkészletek” közül. A felkínált közép-európai általában megfelel. • A mentés tényleges megkezdéséhez az OK gombra kell kattintunk. Ha HTML-ben mentünk, a szövegszerkesztõ „átalakul”. Elõkerül a webes eszköztár és böngészõ nézetbe kerülünk. Ezek munka közbeni elkerülése végett érdemes a HTML mentést a feladatsor végére hagyni!
Egyéb formátumok • Ha nem Word dokumentum formátumban mentünk, figyelmeztetõ üzenetet kaphatunk, hogy formázásaink egy része vagy a jelszó elveszhet. Ilyenkor az OK gombra kattintva kezdõdik a tényleges mentés.
MENTÉS • Kattintsunk a Fájl/Mentés menüpontra. (Kattinthatunk a
gombra is.)
AUTOMATIKUS MENTÉS* • Kattintsunk az Eszközök/Beállítások menüpontra. • A Mentés lapon kapcsoljuk be az Automatikus mentés kapcsolót, és állítsuk be mellette, hány percenként készüljön mentés. OK.
Szövegszerkesztés 13 Minél kisebb idõt adunk meg, annál többször szakítja meg a Word a munkánkat – mentés közben nem mindig tudunk dolgozni, nagyobb dokumentumoknál pedig a mentés sokáig tarthat –, viszont minél nagyobb idõt adunk meg, annál több munkánk veszhet kárba egy esetleges rendellenesség miatt (az utolsó mentés óta létrehozott dolgok). Tapasztalataink szerint kb. 10-15 perc az optimális.
JELSZÓ BEÁLLÍTÁSA* • Kattintsunk az Eszközök/Beállítások menüpontra, majd váltsunk a Mentés lapra. • Írjuk be, ha igényeljük, a megnyitáshoz szükséges jelszót a Jelszó a megnyitáshoz mezõbe. • Írjuk be, ha igényeljük, az átszerkesztéshez szükséges jelszót a Jelszó a módosításhoz mezõbe. • Kapcsoljuk be a Módosítása kerülendõ kapcsolót, ha nem akarjuk, hogy a jelszót módosíthassák. • OK. Megjelenik A jelszó megerõsítése ablak: – Ha csak egy jelszót adtunk meg, az ablakban azt kell még egyszer beírni. – Két jelszó esetén, a program elõbb a megnyitás jelszavát kéri megismételni (bár az ablak szövege ezt nem jelzi), másodszor a módosításét. • Kattintsunk az OK-ra.
DOKUMENTUMOK NYOMTATÁSA • Válasszuk a Fájl/Nyomtatás menüpontot. • Az ablak Nyomtatási tartomány részében állítsuk be, mit kívánunk nyomtatni: – Minden oldal – a teljes dokumentumot; – Aktuális oldal – a kurzort tartalmazó oldalt; – Oldalak – a kiválasztott oldalakat. A nyomtatandó oldalak számának megadása a következõképpen történik: 2-5 – a 2.-tól az 5.-ik oldalig, 2, 5, 9 – a 2., 5. és 9. oldalakat, -7 – a 7.-ik oldalig mindet, 5– az 5. oldaltól kezdve mindet.
• A Nyomatok részben állítsuk be a másolatok számát. • A Nyomtató rész Név listájában választhatunk a telepített nyomtatók közül, ha több is kapcsolódik a gépünkhöz (például hálózaton keresztül). • A Tulajdonságok gombra kattintva egy ablakban beállíthatjuk a nyomtató paramétereit. • Ha egy lapnak mindkét oldalára szeretnénk nyomtatni, és ezt a nyomtató nem tudja, érdemes a Nyomtatás lenyíló lista segítségével a Páratlan és Páros oldalakat külön-külön kinyomtatni.
14 Informatikai füzetek • A Word 2000 ugyanebben az ablakban még felkínálja a Nagyítás/kicsinyítés részben annak beállítását, hogy a papír egy oldalára a szöveg hány oldala kerüljön (Több oldal egy lapon). Ugyanitt adhatjuk meg a papírméretet is. (A tapasztalat szerint, ha több oldalt szeretnénk egy lapra nyomtatni, nem szabad az automatikus beállításon hagyni!) • A nyomtatást az OK gombra kattintva indíthatjuk el. SZÖVEGFÁJL BESZÚRÁSA • Lépjünk a kurzorral a szövegben oda, ahova a külsõ szöveget be szeretnénk illeszteni. • Kattintsunk a Beszúrás/Fájl menüpontra. • Keressük meg a beillesztendõ fájlt, és nyomjunk ENTER-t! A fájl a szövegmutató helyétõl kezdõdõen szúródik be.
ÚJ, ÜRES DOKUMENTUM LÉTREHOZÁSA • Kattintsunk a Szokásos eszköztár Új dokumentum
gombjára.
DOKUMENTUM BEZÁRÁSA • Kattintsunk a Fájl/Bezárás menüpontra. • Ha elõzõleg nem mentettük a fájlt az utolsó módosítás óta, megjelenik egy figyelmeztetõ ablak: Menti a … dokumentum módosításait? – Az Igen gomb választásával a dokumentumot mentjük és bezárjuk. – A Nem gomb választásával a dokumentumot bezárjuk, de nem mentjük (a változtatások elvesznek). – A Mégse gomb választásával visszavonjuk a kiadott parancsot, tehát nem mentünk és nem is zárjuk be a dokumentumot.
VÁLTÁS A MEGNYITOTT DOKUMENTUMOK KÖZÖTT* • Kattintsunk az Ablak menüre. • Az elválasztó vonal alatti részen válasszuk ki annak a dokumentumnak a nevét, amelyikkel dolgozni szeretnénk.
Lépésrõl lépésre 1. MINTAFELADAT Vonjuk össze a KEPKESZ.DOC és VICCKESZ.DOC fájlokat! A KEPKESZ tartalma legyen elöl! Csatoljunk egy képet a dokumentum végére! Mentsük TXT formátumban is úgy, hogy az ékezetes betûk a DOSban is olvashatók maradjanak! A mentést hajlékonylemezre végezzük! A leírásban feltételezzük, hogy a fájlok a C:\DOCS könyvtárban vannak.
Fájl megnyitása • • • •
Kattintsunk a Fájl/Megnyitás menüpontra. Gördítsük le a Hely listát, és válasszuk ki a C: meghajtót. A Hely lista alatti ablakban kattintsunk duplán a könyvtár (DOCS) nevére! Ekkor belépünk a könyvtárba. Kattintsunk duplán a KEPKESZ fájlnévre, így megnyílik a fájl.
Szövegszerkesztés 15
Fájl beszúrása • • • • • • •
A jobb oldali gördítõmezõ segítségével menjünk a dokumentum végére. Kattintsunk az egérrel egyszer a mondat végi pont után. Üssük le az ENTER billentyût! A kurzor jelenlegi helyétõl fog kezdõdni a második dokumentumrészlet. Kattintsunk a Beszúrás/Fájl menüpontra. Gördítsük le a Hely listát, és válasszuk ki a C: meghajtót. A Hely lista alatti ablakban kattintsunk duplán a könyvtár (DOCS) nevére. Ekkor belépünk a könyvtárba. Kattintsunk duplán a VICCKESZ fájlnévre. Megjelenik a második dokumentumrészlet is.
Fájl csatolása • • • • • •
Nyissuk meg a Windows Intézõt. (A Word maradjon nyitva!) A Windows Intézõben jelöljük ki a C:\DOCS könyvtárban a csatolandó BEARS.GIF fájlt. Kattintsunk a Szerkesztés/Másolás menüpontra. (Még mindig a Windows Intézõben vagyunk.) A fájl a vágólapra kerül. A Word-ben kattintsunk az utolsó bekezdés végére. (Ide fog kerülni a csatolt fájl.) Ismét a Word-ben válasszuk a Szerkesztés/Irányított beillesztés menüpontot. A megjelenõ ablakban válasszuk a Csatolás lehetõséget, majd kattintsunk az OK-ra.
Mentés DOC formátumban Mentsük a dokumentumot, egyelõre DOC formátumban, a biztonság kedvéért! • • • • •
Kattintsunk a Fájl/Mentés másként menüpontra. Gördítsük le a Hely listát, és válasszuk ki az A: meghajtót. Alul, a Fájlnév mezõbe írjuk be a dokumentum nevét: OSSZEVON. Ellenõrizzük, hogy a Fájltípus listában az szerepel-e, hogy Word dokumentum. (Ha nem, akkor ezt válasszuk ki a listából.) Kattintsunk a Mentés gombra.
Mentés TXT formátumban • • • • •
Kattintsunk a Fájl/Mentés másként menüpontra. Gördítsük le a Hely listát, és válasszuk ki az A: meghajtót. Alul, a Fájlnév mezõbe írjuk be a dokumentum nevét: OSSZEV. A Fájltípus listából válasszuk az MS-DOS szöveg lehetõséget. Kattintsunk a Mentés gombra.
2. MINTAFELADAT Az elõbbi feladatban létrehozott dokumentumot töltsük be úgy, hogy látszódjanak az ékezetes betûk! Az utolsó viccet másoljuk külön dokumentumba, amit mentsünk VICC néven, a Weben közzétehetõ formátumban.
A konvertáló ablak megjelenítése • • • •
Nyissunk egy üres dokumentumot. Kattintsunk a Szokásos eszköztár Új üres dokumentum gombjára. Kattintsunk az Eszközök/Beállítások menüpontra. Váltsunk az Általános lapra. Kapcsoljuk be a Konvertálás jóváhagyása megnyitáskor kapcsolót. OK.
Fájl megnyitása • •
Kattintsunk a Fájl/Megnyitás menüpontra. Gördítsük le a Hely listát, és válasszuk ki az A: meghajtót.
16 Informatikai füzetek • • • •
A Fájltípus listából válasszuk a Minden fájl lehetõséget. Kattintsunk duplán az OSSZEV fájlnévre. Megjelenik a Fájl konvertálása ablak. Itt válasszuk az MS-DOS szöveg lehetõséget. OK. Megnyílik a fájl. (A képek és a hasábok hiányoznak, mivel TXT formátumban nincsenek ilyen objektumok.)
Szövegrészlet áthelyezése • • • • • •
A jobb oldali gördítõmezõ segítségével mozogjunk a dokumentum végére. Vigyük az egeret a „Bankba” sor elejére, amíg az egérmutató alakja jobbra felfelé mutató nyíl ) nem lesz. ( Tartsuk az egér bal gombját lenyomva és húzzuk lefelé, amíg a „Nem, revolverem…” sort is kijelöltük. Ott engedjük fel az egér gombját. A Másolás gombra kattintva helyezzük a kijelölt szöveget a vágólapra. Kattintsunk az Ablak menü Dokumentum1 pontjára. Így a feladat elején megnyitott üres dokumentumba kerülünk. Illesszük be a vágólapról a viccet a Beillesztés gombbal.
Mentés weblapként • • • • •
•
Kattintsunk a Fájl/Mentés másként menüpontra. Gördítsük le a Hely listát, és válasszuk ki az A: meghajtót. Alul, a Fájlnév mezõbe írjuk be a dokumentum nevét: OSSZEWEB. Weblap) lehetõséget. Válasszuk a Fájltípus listából a HTML dokumentum (W A Mentés gombra kattintás után megjelenik a Microsoft HTML konverzió ablak, ahol választani kell a nemzetiségnek megfelelõ „karakterkészletek” közül. Az alapértelmezés megfelelõ. (A Word 2000-ben nem jelenik meg új ablak, hanem azonnal ment!) A mentés tényleges megkezdéséhez kattintsunk az OK-ra.
Gyakorló feladatok 1. A kijelölt könyvtárban találjuk a HUMOR1.DOC, HUMOR2.DOC, …, HUMOR5.DOC fájlokat. a) Nyissuk meg a HUMOR1.DOC-ot! b) Fûzzük hozzá a többit úgy, hogy a HUMOR2 szövege a HUMOR1 elé, a többi mögé kerüljön, sorrendben! c) Mentsük az egyesített dokumentumot HUMOR néven, DOC, TXT, RTF és HTML formátumokban! 2. Töltsük be a KEPLEIR.TXT fájlt Csak szövegként, majd MS-DOS szövegként! Mi a különbség? 3. Az összevont HUMOR.DOC elsõ és utolsó három viccét tegyük át egy másik dokumentumba, amit mentsünk VICC néven, majd a Világhálón közzétehetõ formátumban is! 4. Töltsük be a VICCKESZ.DOC fájlt! Nézzük meg minden megjelenítési módban! Figyeljük meg a különbségeket! – Nézet/Oldalkép (Nyomtatási kép), Nézet/Normál, Fájl/Nyomtatási kép. 5. Töltsük be a KEPKESZ.DOC fájlt! Nézzük meg minden megjelenítési módban! Figyeljük meg a különbségeket! – Nézet/Oldalkép (Nyomtatási kép), Nézet/Normál, Fájl/Nyomtatási kép. 6.* Töltsük be a VICCKESZ.DOC fájlt! a) Lássuk el jelszóval a fájlt! Az olvasási jelszó legyen nyithat, a módosítási jelszó legyen modosit! b) Zárjuk be a dokumentumot, majd próbaként nyissuk meg és próbáljuk módosítani!
