‘IEDEREEN MEE’ – voorjaar 2014 Informatiesesies naar het personeel
Welkom. • • • •
Welkom Presentatie Gelegenheid om vragen te stellen Hapje en drankje
IEDEREEN MEE Inhoud 1. Lopende projecten OCMW 2. Synergie OCMW/ stad: gelijkschakeling arbeidsvoorwaarden, faciliteiten en voordelen 3. Maatregelen in kader van werkdrukvermindering 4. Personeelstevredenheid 5. Tevredenheidsmetingen bij cliënten 6. Intern communicatieplan 7. Extern communicatieplan
LOPENDE PROJECTEN OCMW ‘IEDEREEN MEE’ – voorjaar 2014
LOPENDE PROJECTEN OCMW Basis • OCMW beleidsplan 2014-2019 (reeds toegelicht vorig jaar) • Financieel meerjarenplan
• Krachtdadig en eigentijds sociaal beleid • Seniorenzorg en thuiszorg
• Interne keuken
LOPENDE PROJECTEN OCMW Krachtdadig en eigentijds sociaal beleid • Uitgangspunt: • Verschil maken voor de inwoners die op onze dienstverlening aangewezen zijn. • In het oog springende beleidsinitiatieven: • Realisatie Welzijnshuis • Oprichting nieuw Opleidings- en Oriëntatiecentrum • Opmaak en implementatie van gecoördineerd armoedeplan • Proactief armoede bestrijden via meer huisbezoeken • Oprichting van een huurwaarborgfonds OCMW staat klaar om komende jaren doelgericht en krachtdadig sociaal beleid te voeren!
LOPENDE PROJECTEN OCMW Krachtdadig en eigentijds sociaal beleid Welzijnshuis • Maart 2013: aanvang werken • September 2013: eerste steen • 12 november 2014: ingebruikname • Laagdrempelig aanspreekpunt voor alle inwoners met welzijnsvragen door bundeling welzijnsdiensten stad en OCMW. • In combinatie met zelf meer naar mensen stappen via proactieve huisbezoeken: • Afspraken met andere organisaties • Uitbreiding sociale dienst
• Ondersteund door vernieuwd extern communicatiebeleid.
LOPENDE PROJECTEN OCMW Krachtdadig en eigentijds sociaal beleid Opleidings- en Oriëntatiecentrum • OOC: motor voor activering mensen die moeilijk aan werk geraken. • Mei 2014: bouwwerken gestart in de Nobelspeelmanstraat. • Klaar in november
LOPENDE PROJECTEN OCMW Krachtdadig en eigentijds sociaal beleid Lokaal Armoedeplan • Stad en OCMW, samen met middenveld, bundelen inspanningen op vlak van armoedebestrijding. • 71 nieuwe acties – bijkomende investering in 2014 van 1,5 miljoen euro • Acties opgebouwd rond thema’s: • Dienstverlening • Kinderarmoede • Wonen en energie • Activering • Gezondheid • Vrije tijdsparticipatie • Onderwijs • Menswaardig inkomen
LOPENDE PROJECTEN OCMW Seniorenzorg en thuiszorg Afwerken vorig Zorgstrategisch Plan • Bouw nieuw WZC met dienstencentrum – Gerda • Aantal bedden van 75 naar 120 • Bouwvergunning ingediend najaar 2013 • Streefdatum start werken: 2015
LOPENDE PROJECTEN OCMW Seniorenzorg en thuiszorg Uit het vorig Zorgstrategisch Plan • Voltooiing WZC Het Lindehof Belsele: verhuis bewoners vanuit WZC Sint-Katharina eind 2013.
LOPENDE PROJECTEN OCMW Seniorenzorg en thuiszorg Naar een nieuw Zorgstrategisch Plan • Bevraging bij 65 +: gebeurd. • Uitwerken van een toekomstvisie voor: – Site Sinaai – Site Nieuwkerken – Stadscentrum – WZC De Plataan en WZC Ter Wilgen • Zomer 2014: ontwerp geactualiseerd ZSP klaar • 16 miljoen euro voorzien om investeringen ZSP te financieren
LOPENDE PROJECTEN OCMW Seniorenzorg en thuiszorg Ontwikkeling site Ter Beke - Sinaai • Principebeslissing: gebouw vroeger rusthuis wordt overgedragen aan Sint-Niklase Maatschappij voor Huisvesting • Gebouw herinrichten tot 18 of 24 sociale appartementen met prioriteit voor senioren • Met dienstencentrum uitgebaat door OCMW
LOPENDE PROJECTEN OCMW • Studie afgerond met voorstel voor ontwikkeling site • Besluitvorming is lopend
LOPENDE PROJECTEN OCMW Seniorenzorg en thuiszorg Nieuwkerken • WZC Populierenhof voldoet niet meer aan normen (bouwfysisch, architectonisch en infrastructureel). • Economisch: WZC met 120 bedden efficiënter (ipv huidige 80) • Voorstel: – grondige renovatie/ uitbreiding; of – nieuwbouwproject op nabijgelegen gronden van OCMW. • + Mogelijkheden bekijken voor bouw bijkomende seniorenwoningen (ism Sint-Niklase Maatschappij voor de Huisvesting).
LOPENDE PROJECTEN OCMW Seniorenzorg en thuiszorg WZC Plataan en WZC Ter Wilgen • Gelijkaardige uitdaging voor WZC De Plataan. • WZC Ter Wilgen: bewoners verhuizen binnen enkele jaren naar nieuw WZC op Gerdasite.
LOPENDE PROJECTEN OCMW Seniorenzorg en thuiszorg Thuiszorg • Uitgebreid aanbod aan thuiszorg • ‘Dementievriendelijke gemeente’: sterke klemtoon op sensibilisering, zanggroep Cantanos ism WZC, ...
• Stijgende vraag ---> sterke groei thuiszorg • Thuiszorgontwikkelingen meenemen in nieuw ZSP
LOPENDE PROJECTEN OCMW Interne keuken – synergie • Voorjaar 2013: beslist tot verregaande synergie: • Welzijnsdiensten Welzijnshuis stad en OCMW • Personeelsdiensten stadhuis • Aankoopdienst en magazijn non food site Stadswerkplaatsen • Technische dienst site Stadswerkplaatsen (in een 2e fase)
• Belangrijk: – Voorbereiding – Aanpassing voor betrokken medewerkers
• Daarom: • Projectstructuur met stuurgroep en werkgroepen • Inspraak van betrokken personeelsleden • Veel aandacht voor overleg en communicatie • Ondersteuning door extern bureau = Möbius • Najaar 2014: start diverse verhuisbewegingen
SYNERGIE OCMW - STAD GELIJKSCHAKELING ARBEIDSVOORWAARDEN, FACILITEITEN EN VOORDELEN ‘IEDEREEN MEE’ – voorjaar 2014
ARBEIDSVOORWAARDEN, FACILITEITEN EN VOORDELEN Principe Medewerkers van OCMW en stad die op dezelfde plaats/ dienst werken en gelijkaardig werk doen op gelijke manier behandelen: • arbeidsvoorwaarden; • faciliteiten; • voordelen.
ARBEIDSVOORWAARDEN, FACILITEITEN EN VOORDELEN Stap 1: Arbeidsvoorwaarden, faciliteiten en voordelen OCMW en stad: in kaart gebracht. – Arbeidsvoorwaarden: • Vb. uurregeling/permanentie, glij- en stamtijden, externe preventiedienst,… – Faciliteiten: • Vb. parkeren, koffie, soep, …
– Verschillende soorten premies: geboorte, huwelijk, anciënniteit, pensioen, … • Activiteiten voor personeel: Sinterklaasfeest, nieuwjaarsreceptie, personeelsreis, groepsbevorderende activiteiten, … • Sociale hulpverlening en vertrouwenspersoon: voorschotten, tussenkomsten, … • Diverse voordelen: sportmogelijkheden, eretekens, personeelskortingen (Dreamland, pretparken, …),…
ARBEIDSVOORWAARDEN, FACILITEITEN EN VOORDELEN Stap 2: Overleg syndicale organisaties stad en OCMW • Bezig • Voorstellen bekeken als één ‘korf’ in zijn geheel onderhandeld. • Zoeken naar zo gunstig mogelijke regeling voor iedereen, binnen bestaande budgetten. • Toekomst Sociale diensten personeel stad en OCMW: nauwe samenwerking vanuit een gemeenschappelijke personeelsdienst
MAATREGELEN IN KADER VAN WERKDRUKVERMINDERING ‘IEDEREEN MEE’ – voorjaar 2014
WERKDRUKVERMINDERING • Laatste wijziging personeelsformatie (november 2013): maatregelen genomen voor werkdrukvermindering.
• Sneller aanwerven/vervangen • Delegatie personeelsaanstellingen naar secretaris • Vereenvoudigen proces personeelsaanstellingen • Werking pool/mobiele equipe • Belangrijk! Terugdringen van absenteïsme via aanwezigheidsbeleid.
WERKDRUKVERMINDERING Delegatie personeelsaanstellingen naar secretaris •
2013: aanstellingsbevoegdheid gedelegeerd naar Vast Bureau
•
2014: delegatie naar secretaris: Aanstellingen/vervangingen: nu wekelijks, vroeger maandelijks.
•
Ook ontslag- en tuchtbevoegdheid gedelegeerd aan secretaris.
•
Uitzondering: –
•
wettelijke graden, leden MT en personeelsleden waarvan secretaris rechtstreekse leidinggevende is.
Afstemming met de stad in kader van synergie: personeelsaanstellingen door adjunct-secretaris.
WERKDRUKVERMINDERING Vereenvoudiging proces personeelsbeslissingen •
Bestaand proces grondig geanalyseerd en bijgestuurd
•
Belangrijke elementen: •
Coördinatie voortaan vanuit werving en selectie
•
Alle personeelsinformatie: digitaal gecentraliseerd in CIPAL via toepassing ‘bezettingen’.
•
Verouderde sjablonen (grotendeels) afgeschaft
WERKDRUKVERMINDERING Pool/ mobiele equipe • Equipe medewerkers die niet verbonden zijn aan 1 WZC.
• Doelstelling: – Onmiddellijke vervanging afwezige personeelsleden voor beperkte duur – Vermijden uurroosterwijzigingen – Verminderen werklast • Niet gebruikt voor langdurige vervangingen.
WERKDRUKVERMINDERING Pool/ mobiele equipe •
Ruime inzetbaarheid, polvalentie en flexibiliteit.
•
Gerichte werving (intern/ extern) noodzakelijk.
•
Beperkte start om medewerkers vertrouwd te maken met pool.
•
Aantallen: • 6,5 FTE verzorgende; • 4 FTE verpleegkundige; • 3 FTE hoteldienst; • 1 FTE kok; • 1,5 FTE keukenhulp.
WERKDRUKVERMINDERING Pool/ mobiele equipe • Medewerkers met vast uurrooster, ingezet in diverse diensten seniorenzorg. • Verpleging/ verzorging: • Weekdagen (verzorging ook op zaterdagen). • Voornamelijk in voormiddag (piekmomenten). • Late diensten overgenomen door vaste medewerkers van de ‘bovenbouw’. • Hoteldienst, koks en keukenhulpen: • Weekdagen • Voor- en namiddag
WERKDRUKVERMINDERING Pool/ mobiele equipe •
Vraag: enkel door dagelijks verantwoordelijke of hoofdverpleegkundige.
•
Toewijzingsprioriteiten: • Onmiddellijke vervanging onvoorziene afwezigheden (ziekte, dwingende reden,…) tot max. 5 dagen. • Onmiddellijke vervanging geplande afwezigheden korte duur tot max. 5 dagen. • Buitengewone vermeerdering werklast.
•
2 aanvragen met zelfde prioriteit? Keuze bepaald op basis van vastgelegde indicatoren.
WERKDRUKVERMINDERING Pool/ mobiele equipe •
Medewerkers toegewezen aan ‘moederafdeling’ met telkens verantwoordelijke. •
Beslist over dagdagelijkse werking en praktische zaken zoals uurrooster, badge, functionerings- en evaluatiegesprekken, werkoverleg, …
•
Verantwoordelijken: • Verpleging/ verzorging: dagelijks verantwoordelijke WZC Ter Wilgen. • Hoteldienst: coördinator hoteldienst. • Koks en keukenhulpen: hoofd voedingsdienst.
•
Werking pool: 2-maandelijkse opvolging
WERKDRUKVERMINDERING Pool/ mobiele equipe •
Alvorens opstarten mobiele equipe, aantal voorafgaande acties.
•
Doelstellingen: • Functies huidige pool ‘vrij’ krijgen. • Vereenvoudigen contracten waardoor invulling personeel eenvoudiger en sneller kan verlopen. • Betere en stabielere contracten geven.
•
Acties: • Optrekken verzorgenden residentiële seniorenzorg van D naar C. • Uitbreiding deeltijdse statutairen (voor degenen die wensen), mits voorwaarden. • Selectieprocedures ‘interne mobiliteit’ voor functie verzorgende statutair en contractueel onbepaalde duur.
PERSONEELSTEVREDENHEID ‘IEDEREEN MEE’ – voorjaar 2014
PERSONEELSTEVREDENHEID Meting 2009-2010 • Kwantitatief: meting 2009 • Kwalitatief: werkgroepen 2010 • Actieplan MT: 12 actiepunten.
Nieuwe meting 2014-2015 • Kwantitatief luik: meting 2014 • Kwalitatief luik: werkgroepen 2015
PERSONEELSTEVREDENHEID Kwantitatief luik - meting 2009 • Oktober/ november 2009 door externe preventiedienst Securex (Zebrazone): ‘Wel in je vel – jouw mening telt’. • Globale tevredenheidscore: 6,47/10. • In lijn met benchmark ‘overheid’: 6,61/ 10. • Lager dan benchmark ‘privé-bedrijven’: 6,76/10. • Gelijktijdig ook RIE (risico inventarisatie en evaluatie): 6,6/10. • Wettelijke verplichting. • 4 specifieke stressgebieden: arbeidsinhoud, arbeidsomstandigheden, arbeidsvoorwaarden en arbeidsverhoudingen. • Participatiegraad 49,61% - 446 respondenten op 899.
PERSONEELSTEVREDENHEID Kwalitatief luik: werkgroepen mei/ juni 2010 •
Diepgaander onderzoek naar aandachtspunten uit meting –
Waarom was personeel minder tevreden over bepaalde zaken? •
Onder begeleiding van Zebrazone: 8 werkgroepen met personeelsleden uit verschillende departementen/ disciplines: • uitdiepen knelpunten; • uitwerken verbetervoorstellen.
PERSONEELSTEVREDENHEID Actieplan MT: 12 actiepunten •
Op basis van voorstellen uit 8 werkgroepen.
•
Selectie op basis van: • Haalbaarheid (budget, wettelijke bepalingen, middelen,…). • Impact actie op algemene tevredenheid en dienstverlening • Effect actie op korte en middellange termijn.
•
Goedgekeurd door BC Personeelsbeleid en Organisatie 17 januari 2011.
•
Besproken met vakbonden.
PERSONEELSTEVREDENHEID Stand van zaken uitvoering actieplan 1. Opmaak van een aangepast intern communicatieplan •
Onder begeleiding van Communicado Int.
•
Goedgekeurd door Raad 25 april 2013.
= gecommuniceerd via personeelsblad. •
Telkens actiepunt in werking treedt: communicatie via Nieuwsflits met campagnelogo.
•
Acties: nieuw intranet, maandelijkse nieuwsflits, nieuw personeelsmagazine ‘Dialoog’, werkoverleg (met communicatieparagraaf), mededelingenborden,…
•
Regelmatig opvolging en evaluatie => tot 20 juni 2014: eerste monitor interne communicatie bij personeel
PERSONEELSTEVREDENHEID Stand van zaken uitvoering actieplan 2. Uitwerken van gericht aanwezigheidsbeleid •
Ondersteuning van SD Worx in 2013
•
Belangrijkste elementen: • • • • •
Investeren in aangename werkomgeving Duidelijke regels en afspraken bij (opvolging) ziekte Verzuimgesprekken Opvolging aanwezigheidscijfers Promoten gratis griepvaccinatie
PERSONEELSTEVREDENHEID Stand van zaken uitvoering actieplan Samenwerking tussen cliëntgerichte en ondersteunende diensten verbeteren
3.
•
Diverse structurele overlegmomenten gecreëerd
•
Installatie helpdesk dienst personeelszaken voor medewerkers met vragen
PERSONEELSTEVREDENHEID Stand van zaken uitvoering actieplan 4. Ondersteuning leidinggevenden via geïndividualiseerd vormingstraject •
•
In 2013: vormingsplan voor leidinggevenden uitgewerkt met extra aandacht voor coaching, feedback geven, goede evaluatiegesprekken voeren,… Bij opmaak plan uitgegaan van individuele behoeften. 5. Meer informatie over loonbeleid en personeelsgerelateerde materies (RPR)
• •
Bij wijzigingen RPR: schriftelijke informatie aan personeel gegeven. Voor bepaalde personeelsgroepen (keukens, hoteldienst, thuiszorg,…): informatiesessies
PERSONEELSTEVREDENHEID Stand van zaken uitvoering actieplan 6. Toepassing versnelde selectieprocedures • •
In 2013: aanstellingsbevoegdheid naar Vast Bureau. In 2014: aanstellingsbevoegdheid naar secretaris - wekelijkse aanstellingen. 7. Medewerkers dichter bij elkaar brengen
• •
Jaarlijks budget voor groepsvormende activiteiten (10 euro per personeelslid). In 2013: 22 activiteiten.
PERSONEELSTEVREDENHEID Stand van zaken uitvoering actieplan 8. Aanpassing organisatie/structuur hoteldienst •
Vanaf 2012: functie ploegverantwoordelijke hoteldienst voorzien in elke WZC –
Naast leidinggevende taken ook uitvoerende taken.
9. Andere organisatie werkposten thuiszorg • •
•
Vanaf 2014: nieuw forfaitair systeem vervoerskosten. Problematiek vele verplaatsingen en verschillende werkposten: oorsprong in wetgeving (aanbieden van kleinere urenpakketten). Belang en reden toegelicht aan medewerkers.
PERSONEELSTEVREDENHEID Stand van zaken uitvoering actieplan 10. Aanpassen accommodatie spreekruimten sociale dienst • • •
‘thin cliënt’ in elke spreekruimte Telefoon in spreekplaatsen: 10 gsm’s voor collectief gebruik in afwachting van verhuis Welzijnshuis Afspraken over telefoons cliënten bij afwezigheid MA: op punt gezet. 11. Duidelijke rol- en taakafbakening maatschappelijk assistenten sociale dienst
• • •
Uitwerking kwaliteitsproject sociale dienst. Taken MA’s duidelijk vastgelegd. Ook taakafbakening tussen verschillende teams en administratie. Afspraken met baliemedewerkers rond beheer agenda’s MA’s.
PERSONEELSTEVREDENHEID Stand van zaken uitvoering actieplan 12. Acties rond invoering van nieuwe centrale keuken • • • • • • • •
Nieuwe centrale keuken in gebruik sinds september 2012. Systeem van ontkoppeld koken: gefaseerd ingevoerd. Personeel: mee kiezen plaats van tewerkstelling. Voorbereidingen bezig decentrale keuken WZC De Plataan Uurroosters aangepast in centrale keuken als decentrale keukens. In decentrale keukens: overal zelfde uurregelingen Afwezigheden/verloven: opgevangen via pool. Alle veranderingen: uitgebreid besproken via personeelsvergaderingen.
PERSONEELSTEVREDENHEID Meting 2014-2015 • Kwantitatief luik: september/ oktober 2014. • • • •
Door huidige externe preventiedienst Provikmo. Digitaal via online vragenlijst. Enquête kan ook op werkvloer worden ingevuld. Begeleidingssessies door Provikmo voor invullen van enquête.
• Kwalitatief luik: voorjaar 2015. • 8 werkgroepen uit diverse departementen/ disciplines. • Ingaan op resultaten meting: • verder uitdiepen knelpunten; • uitwerken verbetervoorstellen. • Op basis van voorstellen zal MT nieuw actieplan opmaken.
TEVREDENHEIDSMETINGEN CLIËNTEN ‘IEDEREEN MEE’ – voorjaar 2014
TEVREDENHEIDSMETINGEN CLIËNTEN • Bevraging cliënten in samenwerking met de Plantijn Hogeschool Vrij hoge gemiddelde scores algemene tevredenheid cliënten: – Cliënten Sociale Dienst: 7,9/10 – Bewoners WZC: 8/10 – Cliënten thuiszorg: 8,85/10 – Cliënten poetsdienst: 8,5/10 Ook belangrijke aandachtsgebieden en verbeterpunten! • Toekomst: – Regelmatig bevraging herhalen – Binnen enkele jaren.
INTERN COMMUNICATIEBELEIDSPLAN ‘IEDEREEN MEE’ – voorjaar 2014
INTERN COMMUNICATIEBELEIDSPLAN • Opgemaakt met begeleiding van Communicado Int. geleid door Prof. em. dr. Jos Huypens. • Goedgekeurd door de OCMW-raad: 25.04.2013.
INTERN COMMUNICATIEBELEIDSPLAN Actiepunten • Communicatieparagraaf • Afspraken en sturing vanuit MT • Ingeschreven in werkingsregels werkoverleg: februari 2014 • Interne mededelingenborden personeel • In werking sinds april 2013 • Nieuwsflits • Maandelijkse nieuwsbrief (papier én elektronisch) met beleidsinfo/P&O-info sinds juni 2013
INTERN COMMUNICATIEBELEIDSPLAN Actiepunten • Netetiquette • Praktische gids voor e-mailgebruik en 10 praktische tips. • Zie intranet bij diensten, communicatie. • Regelmatig tips op homepagina intranet. • Intranet – Bevraging informatiebehoeften bij medewerkers: voorjaar 2013. – Lastenboek uitgeschreven (in synergie met de stad): november 2013. – Toewijzing nieuw intranet – firma Uniway: april 2014. – Uitwerking: mei-eind 2014. – Lancering nieuw intranet: begin 2015.
INTERN COMMUNICATIEBELEIDSPLAN Stand van zaken • Werkoverleg • Nieuwe werkwijze ingevoerd in diensten: februari 2014 • Minimaal 2-3 x werkoverleg/jaar op elke dienst! • Jaarlijkse evaluatie via stafmedewerkers of visitatiemethode: wordt nog uitgewerkt. • Toegankelijk schrijven • Opleiding ‘toegankelijk schrijven’ ism Wablieft VZW: december januari 2014. • Opleiding ‘kwalitatieve ontwerpbeslissingen maken’ ism Wablieft VZW: januari 2014. • Digitale tool om teksten te scannen op leesbaarheid: nog in uitvoering.
INTERN COMMUNICATIEBELEIDSPLAN Stand van zaken • Personeelsmagazine • Nieuw concept met uitgebreid redactieteam (vertegenwoordiging uit elk departement!) • 3 nummers per jaar. • Eerste nummer ‘Dialoog’: eind maart 2014. • Volgend nummer ‘Dialoog’: begin september 2014. • Telefonische communicatie/-gebruik • Bereikbaarheid diensthoofden thuiszorg: verbeteringen geïnstalleerd. • Telefoonpolicy uitgewerkt en gecommuniceerd via Nieuwsflits. • Uitwerking profielen bereikbaarheid/klantvriendelijk onthaal op diensten. • Opleiding telefonieverantwoordelijken gepland in juni 2014
INTERN COMMUNICATIEBELEIDSPLAN Opvolging en evaluatie • Medewerkers worden hierbij betrokken.
• Monitor interne communicatie = 3 jaarlijkse korte bevraging bij medewerkers: mei-juni 2014 via intranet in te vullen of op papier indien geen toegang tot computer.
• 1e bevraging= gelanceerd. Geef uw mening tot 20 juni 2014 via intranet of op papier. • Gebruikersjury/ reflectiegroep: – 1ste bijeenkomst: 23 juni 2014.
Extern communicatieplan • Opmaak in begeleiding met DenS Communicatie • Focus: – – – – –
Imago Alle inwoners beter informeren Meest kwetsbare doelgroepen beter bereiken Toegankelijke én heldere informatie Ruime betrokkenheid intern en extern (kerngroep, stuurgroep) gedragenheid!
• Analyse huidige kanalen en noden bij diverse doelgroepen: 10-tal focusgroepen (waaronder focusgroep medewerkers) en bevraging ‘Onbekend is Onbemind’ bij inwoners Sint-Niklaas van 15 mei – 5 juni 2014 via www.ocmwsintniklaas.be.
• Doelgroepen, strategie, communicatiemix en acties: juni-september • Plan klaar in oktober 2014
