1. JUDUL/IDENTIFIKASI PROYEK a. Judul Dalam Rencana Proyek Perubahan ini akan dibuat INTEGRASI KELITBANGAN DAN PENGELOLAAN DATA BERBASIS PARTICIPATORY DALAM PROSES PERENCANAAN PEMBANGUNAN DI KABUPATEN TEGAL b. Deskripsi Judul Mendasari Undang Undang nomor 25 tahun 2004 tentang Sistem Perencanaan Pembangunan Nasional dan Undang Undang nomor 18 tahun 2002 tentang Sistem Nasional Penelitian, Pengembangan dan Penerapan Ilmu Pengetahuan dan Teknologi, fungsi penelitian pengembangan dan fungsi Perencanaan sejatinya adalah dua fungsi penunjang pemerintahan yang berdiri sendiri. Namun demikian mendasari Undang Undang nomor 23 Tahun 2014 tentang Pemerintahan Daerah yang telah diubah dengan Undang-Undang nomor 9 Tahun 2015 tentang Perubahan Kedua Atas Undang Undang nomor 3 Tahun 2014 tentang Pemerintahan Daerah kedua fungsi tersebut merupakan penunjang kinerja penyelengaraan pemerintahan daerah. Sehingga dalam Peraturan Pemerintah Nomor 18 Tahun 2016 tentang Perangkat Daerah kedua fungsi tersebut dapat diintegrasikan khususnya dalam memperkuat fungsi perencanaan pembangunan daerah. Untuk itu integrasi fungsi kelitbangan dalam perencanaan merupakan unsur pembentuk yang dapat mewarnai dan memperkuat proses perencanaan pembangunan. Dalam penyelenggaraan pemerintahan agar dapat berjalan dengan baik maka dapat dimulai dari perencanaan pembangunan yang baik. Untuk menghasilkan sebuah perencanaan pembangunan yang baik maka perlu adanya keterlibatan fungsi kelitbangan di dalamnya. Selanjutnya untuk memperkuat fungsi kelitbangan di Kabupaten Tegal diperlukan adanya keterlibatan lebih intensif dari setiap OPD, pemerintah desa, tokoh masyarakat dan organisasi kemasyarakatan dalam mekanisme kelitbangan yang dikoordinasi oleh Bidang Kelitbangan dan Pengelolaan Data pada Bappeda dan Litbang Kabupaten Tegal. Hal penting lainnya yang perlu mendapat perhatian adalah bahwa sesuai dengan Permendagri nomor 54 tahun 2010 tentang Pelaksanaan PP nomor 8 tahun 2008 tentang Tahapan, Tata cara Penyusunan, Pengendalian dan Evaluasi Perencanaan Pembangunan Daerah bahwa dalam mendukung terwujudnya proses perencanaan pembangunan yang baik maka dibutuhkan adanya data dan 1
informasi pembangunan. Untuk memperkuat pengelolaan data dan informasi pembangunan daerah agar tersedia data yang akurat maka diperlukan adanya sistem pengelolaan data dan informasi pembangunan daerah dalam mendukung proses perencanaan pembangunan daerah. Karena tanpa adanya data dan informasi pembangunan daerah yang memadai maka tidak mungkin tersusun dokumen perencanaan pembangunan daerah yang baik. Berdasarkan pada penjelasan di atas maka perlu adanya keterlibatan secara aktif dari segenap pemangku kepentingan dalam proses kelitbangan dan pengelolaan data secara partisipatif. Untuk itu maka diajukan rencana proyek perubahan untuk dapat mengoptimalkan integrasi kelitbangan dan pengelolaan data berbasis participatory dalam proses perencanaan pembangunan di kabupaten tegal dengan fokus pada manajemen perubahan dengan hasil yang diharapkan terbangunnya perubahan pola pikir, budaya kerja, komitmen, partisipasi, & perubahan perilaku serta penataan tata laksana dengan hasil sistem, proses dan prosedur kerja yang jelas, efektif, efisien, terukur dan sesuai dengan prinsip-prinsip good governance sesuai dengan Permenpan nomor 11 tahun 2015 tentang Road Map Reformasi Birokrasi 2015-2019. 2. LATAR BELAKANG 2.1 Struktur Organisasi Bappeda dan Litbang Kabupaten Tegal Dengan diberlakukannya Peraturan Pemerintah nomor 18 tahun 2016 tentang Perangkat daerah maka Pemerintah Kabupaten Tegal menindaklanjuti melalui Peraturan Daerah Kabupaten Tegal nomor 12 Tahun 2016 tentang Pembentukan dan Susunan Perangkat Daerah di Kabupaten Tegal. Berdasarkan pada Perda tersebut maka terjadi penggabungan beberapa fungsi penunjang penyelengaraan pemerintahan daerah diantaranya adalah fungsi penelitian pengembangan dengan fungsi penunjang perencanaan yang digabung dalam satu organisasi perangkat daerah yaitu Bappeda dan Litbang. Selanjutnya pelaksanaan tugas pokok dan fungsi serta tata kerja dari setiap unit kerja dalam Bappeda dan Litbang diatur dalam Peraturan Bupati nomor 72 tahun 2016 tentang Kedudukan, Susunan Organisasi, Tugas dan Fungsi serta Tata Kerja Badan-Badan Daerah Kabupaten Tegal. Maksud
dari
pengabungan
tersebut
disamping
sebagai
efisiensi
kelembangaan juga untuk peningkatan kinerja kelembagaan khususnya dalam 2
mendung pencapaian visi Kabupaten Tegal yaitu Terwujudnya Masyarakat Kabupaten Tegal Yang Mandiri Unggul Berbudaya Religius dan Sejahtera. Struktur organisasi dari Bappeda dan Litbang Kabupaten Tegal adalah sebagai berikut :
Kepala Badan Sekretaris
Jabatan
pFungsional
Subag Perencanaan dan Keuangan
Bid Perencanaan dan Penganggaran
Bid Pengendalian dan Evaluasi
Bid Ekonomi dan Pengembangan Infrastruktur
Subag Umum & Kepegawaian
Bid Pemerintahan Umum & kesos
Bid Kelitbangan & Pengelolaan Data Pasar
Subid Perencanaan
Subid Pengendalian
Subid Perekonomian
Subid Penganggaran
Subid Evaluasi Pelaporan
Subid Pengembangan Infrastruktur
Subid Pemerintahan Umum
Subid Kelitbangan, inovasi, Peng. Teknologi
Subid Kesejahteraan Sosial
Subid Pengelolaan Data & Informasi
Gambar 1 Struktur Organisasi Bappeda dan Litbang Kabupaten Tegal
2.2 Tugas Pokok dan Fungsi Bidang Kelitbangan dan Pengelolaan Data Kepala Bidang Kelitbangan dan Pengelolaan Data sebagai unit kerja mempunyai tugas pokok membantu Kepala Badan dalam melaksanakan kelitbangan meliputi penelitian, pengembangan, pengkajian, perekayasaan dan pengoperasian, inovasi dan pengembangan ilmu pengetahuan teknologi serta penyediaan pengelolaan data dan informasi perencanaan pembangunan yang akurat dan dapat dipertanggungjawabkan sebagai bahan perumusan kebijakan perencanaan pembangunan daerah. Sedangkan fungsi dari unit kerja yaitu : (a). Penyiapan bahan penyusunan rencana kerja; (b). Penyiapan
bahan
perumusan
kebijakan
teknis
kelitbangan
meliputi
penelitian, pengembangan, pengkajian, perekayasaan dan pengoperasian, inovasi dan pengembangan ilmu pengetahuan teknologi serta penyediaan pengelolaan data dan informasi perencanaan pembangunan ; 3
(c). Pelaksanaan, sosialisasi dan hilirisasi hasil-hasil kelitbangan ; (d). Pelaksanaan penyediaan pengelolaan data dan informasi perencanaan pembangunan yang akurat dan dapat dipertanggungjawabkan sebagai bahan perumusan kebijakan perencanaan pembangunan daerah ; (e). Pengendalian,
evaluasi
dan
pelaporan
pelaksanaan
tugas
bidang
Kelitbangan dan Pengelolaan Data. Selain tugas pokok dan fungsi sebagaimana di atas maka Bidang Kelitbangan dan Pengelolaan Data mempunyai beberapa uraian tugas dalam mendukung fungsi perencanaan pembangunan antara lain : 1. Menyiapkan bahan penelitian sebagai bahan perumusan perencanaan umum daerah dan pemecahan masalah strategis daerah ; 2. Melaksanakan penyediaan Pengelolaan Data dan Informasi Perencanaan Pembangunan yang akurat dan dapat dipertangungjawabkan sebagai bahan perumusan kebijakan perencanaan pembangunan daerah ; 3. Menyiapkan bahan koordinasi dalam rangka pengembangan, inovasi dan alih teknologi ; 4. Melaksanakan penyusunan sistem informasi data pembangunan daerah Untuk dapat menjalankan tugas pokok dan fungsi serta uraian tugas dari bidang Kelitbangan secara optimal maka perlu adanya analisis untuk untuk melihat kondisi yang ada saat ini, khususnya terkait dengan kendala dan hambatan yang berpengaruh terhadap kinerja organisasi.
2.3 Gambaran Umum Operasionalisasi Tugas Pokok dan fungsi Bidang kelitbangan dan pengelolaan data dalam proses perecanaan harus dapat
menjadi
unit
yang
terkoordinasi
dalam
setiap
rangkaian
proses
perencanaan mulai dari tahap penyusunan dokumen rencana, pengendalian atas pelaksanaan dokumen rencana maupun evaluasi terhadap hasil pelaksanaan dokumen rencana. Dengan demikian akan tercipta harmonisasi yang utuh antara fungsi kelitbangan dan pengelolaan data dengan fungsi perencanaan dalam proses
perencanaan
pembangunan
untuk
mewujudkan
perencanaan
pembangunan yang lebih baik. Harmonisasi tersebut harus tertuang dalam distribusi tanggungjawab yang harus diemban oleh masing-masing fungsi secara proporsional. Sehingga tidak lagi mengedepankan adanya dominasi sektoral dalam pertanggungjawaban 4
penyelesaian pelaksanaan masing-masing fungsi. Dengan kata lain meskipun peran kelitbangan dan pengelolaan data adalah sebagai fungsi pendukung dalam alur perencanaan namun tetap mempunyai tanggungjawab yang sama dengan fungsi perencanaan, meskipun dalam proporsi yang berbeda, dalam terwujudnya dokumen rencana kerja yang berkualitas dan juga proses perencanaan pembangunan daerah yang berjalan dengan baik. Implementasi dari pemikiran tersebut secara sederhana dapat tertuang dalam skema sebagai berikut : 1.Fungsi Kelitbangan, Inovasi dan pengembangan teknologi Akifitas kelitbangan harus menjadi satu kesatuan dalam proses penyusunan rencana kerja di tingkat OPD atau Renja OPD maupun di tingkat pemerintah daerah atau RKPD. Untuk itu dalam memperkuat aktifitas kelitbangan di lingkungan OPD perlu adanya penguatan kelembagaan dalam praktek-praktek penelitian agar dapat terdokumentasikan dengan baik sehingga dapat menjadi bahan dalam penyusunan rencana kerja. Untuk dapat memperkuat kelembagaan aktifitas kelitbangan di lingkungan pemerintah daerah atau OPD diperlukan adanya fasilitasi yang memadai oleh bidang kelitbangan dan pengelolaan data melalui sub bidang kelitbangan, inovasi dan pengembangan teknologi sehingga aktifitas-aktifitas tersebut dapat terkoordinasi dengan baik. Skema fasilitasi dan koordinasi kelitbangan tersebut dapat terintegrasi dalam tahapan penyusunan dokumen rencana kerja secara sederhana skema tersebut dapat tergambarkan sebagai berikut :
Gambar 2 Skema Integrasi Kelitbangan dan Inovasi dalam proses perencanaan
2.Integrasi fungsi pengelolaan data dan Informasi Dalam proses pengumpulan data dan informasi perencanaan pembangunan dibutuhkan keterlibatan fungsi pengelolaan data. Hal tersebut dimaksud agar pengelolaan data dan informasi dapat secara terpadu sehingga tidak lagi
5
sektoral. Dengan demikian tingkat keseragaman dan validitas data yang tersaji dalam dokumen rencana akan lebih dapat dipertangungjawabkan karena terkompilasi dalam satu sumber data. Skema integrasi fungsi pengelolaan data dalam proses perencanaan secara sederhana dapat dilihat dalam gambar berikut ini :
Gambar 3 Skema Integrasi fungsi Pengelolaan Data dan Informasi dalam proses perencanaan
Dalam skema ini maka sub unit pengolahan data dan informasi yang merupakan bagian dari unit kelitbangan dan pengelolaan data berperan sebagai koordinator terhadap pengumpulan dan analisa data yang bersumber dari data primer sektoral maupun data sekunder yang bersumber dari lembaga penyedia data yang berkompeten seperti BPS atau lembaga penyedia data lainnya.
2.4 Arah Kebijakan Fungsi Kelitbangan Sesuai dengan Permendagri Nomor 17 tahun 2016 tentang Pedoman Penelitian dan Pengembangan di Lingkungan Kemendagri dan Pemerintah Daerah serta Surat Mendagri Nomor : 060/2700/Litbang perihal Pedoman Arah Penataan Kelembagaan Litbang di Lingkungan Pemda Sesuai PP nomor 18 tahun 2016 tentang Organisasi Perangkat Daerah maka terdapat arah kebijakan fungsi kelitbangan antara lain : 1. Kepala Daerah dalam perumusan RPJMD, RKPD dan Renja SKPD memperhatikan : a. Memperkuat kebijakan penyelenggaraan pemerintahan daerah dengan berbasis kelitbangan terapan dan tematik; b. Mengarahkan kegiatan kelitbangan (Penelitian, Pengkajian, Pengembangan, Perekayasaan,
Penerapan,
Pengoperasian
dan
Evaluasi
Kebijakan)
berdasarkan visi, misi, strategi dan kebutuhan daerah; 6
c. Mengarahkan kegiatan kelitbangan sesuai arah dan kebutuhan perumusan kebijakan pemerintahan daerah; d. Mengarahkan penguatan Kebijakan Inovasi Daerah; e. Menguatkan kebijakan sektor unggulan di daerah masing-masing; f. Menguatkan kebijakan yang mengarah kepada penggalian sumber daya alam lokal; g. Mempelopori
pencegahan
pemborosan
birokrasi
pemerintah
daerah
(penghematan/efisiensi) dan pencegahan inisiasif anti korupsi dilingkup pemerintah daerah; h. Meningkatkan kapasitas Badan Penelitian dan Pengembangan diantaranya: penataan kelembagaan, peningkatan kualitas tenaga fungsional peneliti dan perekayasa, penyusunan system dan prosedur yang berstandar, dan pengembangan sarana dan prasarana yang memadai dan membangun jejaring yang relevan. 2. Arah kegiatan fungsi kelitbangan adalah : a. Format Kelitbangan (Penelitian, Pengkajian, Pengembangan, Perekayasaan, Penerapan, Pengoperasian dan Evaluasi Kebijakan) dalam penyusunan regulasi terkait perumusan kebijakan penyelenggaraan pemerintahan daerah; b. Fasilitasi, Advokasi, Supervisi, dan Edukasi tindak lanjut implementasi Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor 17 Tahun 2016 tentang Pedoman Penelitian
dan
Pengembangan
di
Kementerian
Dalam
Negeri
dan
Pemerintahan Daerah; c. Melakukan asistensi penyusunan RPJMD, Evaluasi RKPD dan APBD serta Evaluasi Kinerja Perangkat Daerah setiap tahun; d. Menyiapkan wahana publikasi hasil-hasil kelitbangan dalam bentuk majalah berkala ilmiah (Jurnal), Expo/Pameran dan berpartisipasi aktif dalam berbagai kompetisi karya tulis ilmiah nasional di bidang pemerintahan dalam negeri. Mendasari pada penjelasan tersebut maka penguatan fungsi kelitbangan pada bidang kelitbangan dan Pengelolaan Data dalam proyek perubahan ini untuk mendukung proses perencanaan pembangunan adalah pada pengkajian khususnya mengenai isu-isu strategis pembangunan daerah yang didukung oleh sistem pengelolaan data dan informasi yang memadai. 7
2.4 Diagnosa Permasalahan Berdasarkan kondisi yang ada saat ini maka dalam melaksanakan tugas pokok dan fungsinya Bidang Kelitbangan dan Pengelolaan Data masih cenderung sektoral dalam arti belum terbentuk sinergi yang kuat dalam mendukung proses perencanaan pembangunan secara optimal dengan seluruh OPD maupun bidangbidang lain pada Bappeda dan Litbang Kabupaten Tegal, khususnya dalam penyusunan dokumen perencanaan pembangunan seperti RKPD ataupun Renja OPD. Hal tersebut didasari pada belum adanya dokumentasi hasil-hasil kajian kelitbangan yang secara formal menjadi dasar penyusunan RKPD maupun Renja OPD. Demikian pula dengan pengelolaan data dan informasi dari OPD maupun instansi vertikal, belum ada proses pengelolaan data yang memadai meliputi pengumpulan, pengolahan dan penyajian sehingga seringkali ketika data dibutuhkan tetapi tidak tersedia. Demikian pula metode pengelolaan yang masih manual sehingga data dan informasi belum dapat dikelola dengan baik. Sumber data masih tersebar di masing-masing OPD dan belum terintegrasi dalam satu Basis Data secara terpadu. Untuk mengetahui kondisi organisasi saat ini maka telah dilakukan analisis menggunakan alat analisis Weishboard’s Six Box Model. Berdasarkan hasil diagnosis dapat ditemukan penyebab belum optimalnya fungsi kelitbangan dan pengelolaan data dalam mendukung proses perencanaan pembangunan pada Bappeda dan Litbang Kabupaten Tegal yaitu pada kategori Tata Hubungan, yaitu belum ada mekanisme formal kelitbangan dalam proses perencanaan serta pengelolaan data dan informasi perencanaan pembangunan belum didukung adanya sistem. Ditambah pula kondisi SDM yaitu jumlah yang sangat terbatas dan belum adanya fungsional peneliti dan juga SDM yang memiliki kompetensi operasional pengelolaan data sehingga menjadi kendala dalam pelaksanaannya.
8
Tabel 1 Kondisi Sumber Daya Manusia pada Bidang Kelitbangan dan Pengelolaan Data Bappeda dan Litbang Kabupaten Tegal No 1 2 3 4 5 6 7
Jabatan Kabid Kelitbangan dan Pengelolaan Data Kasubid Kelitbangan, Inovasi dan Pengembangan Teknologi Kasubid Pengelolaan data Fungsional Perencana Fungsional Statistik Fungsional Umum 2 orang Pengelola Website Bappeda dan Litbang
Pendidikan Strata 2 Strata 2
Status PNS PNS
Strata 2 Strata 1 Strata 1 Strata 1 dan SMA SMK
PNS PNS PNS PNS THL
Sumber : Bappeda dan Litbang, 2017
Dengan kondisi tersebut menyebabkan saat ini dalam dokumen RKPD belum menyajikan isu-isu strategis secara tahunan tetapi baru menyajikan isu–isu strategis jangka menengah dari RPJMD 2014-2019 karena belum ada mekanisme kajian yang bersifat formal dalam menggali permasalahan pembangunan dan isuisu strategis secara tahunan. Demikian pula keterisian data dukung dalam dokumen RKPD belum dapat menyajikan data sesuai ketentuan (H-2) secara menyeluruh. Hal tersebut dapat dilihat dalam tabel berikut : Tabel 2 Data Ketersajian Isu-Isu Strategis dan Elemen Data Dalam RKPD No 1
Elemen Penyajian Isu-isu Strategis
2
Data dan Informasi Perencanaan Pembangunan
RKPD 2016 Jumlah Isu : 12 Merupakan isu-isu jangka menengah dari dokumen RPJMD 2014-2019 Jumlah Elemen Data tahun (H-2): 73 dari 104 elemen data (70,2%)
RKPD 2017 Jumlah Isu : 10 Merupakan isu-isu jangka menengah dari dokumen RPJMD 2014-2019 Jumlah Elemen Data (H-2) : 76 dari 99 elemen data (76,7%)
Ranc. RKPD 2018 Jumlah Isu : 12 Merupakan isu-isu jangka menengah dari dokumen RPJMD 2014-2019 Jumlah Elemen Data (H-2) : Belum dapat tersaji
Sumber : Bappeda dan Litbang Kabupaten Tegal, 2017 (diolah)
Selanjutnya dari hasil benchmarking ke Pemerintah Kota Mataram provinsi Nusa Tenggara Barat saya mendapatkan best pactices dalam aspek kepemimpinan, administrasi, manajemen dan organisasi berupa : 1. Komitmen pimpinan adalah kunci sukses sebuah inovasi perubahan, pimpinan harus mampu melakukan advokasi kepada stakeholder kunci dan
mampu
menggerakkan seluruh stakeholder internal yang terkait rencana inovasi 9
perubahan sehingga proses pelaksanaan inovasi perubahan menjadi cepat dan sesuai tujuan (kerjasama tim). 2. Strategi untuk menggerakkan semua komponen SDM untuk berkomitmen tinggi dan bekerja sama dalam suatu tim adalah melalui keterlibatan atau partisipasi
pihak
terkait
sehingga
memperlancar
pelaksanaan
inovasi
perubahan terkait aturan administrasi keuangan yang tetap tidak melanggar aturan yang ada. 3. Pola hubungan yang harmonis dengan semua stakeholders internal/pegawai sehingga dapat memperlancar pelaksanaan kegiatan juga pemberian reward kepada stakeholders internal/pegawai sebagai bentuk penghargaan atas prestasi stakeholders internal/pegawai. Berdasarkan hal trsebut maka perlu adanya keterlibatan secara aktif dari segenap pemangku kepentingan dalam proses kelitbangan dan pengelolaan data secara partisipatif. Untuk itu perlu adanya rencana proyek perubahan untuk memperbaiki tata hubungan dalam bidang Kelitbangan dan Pengelolaan Data
pada
kelembagaan Bappeda dan Litbang untuk optimalisasi integrasi kelitbangan dan pengelolaan data dalam proses perencanaan pembangunan di Kabupaten Tegal melalui integrasi kelitbangan dan pengelolaan data berbasis participatory dalam proses perencanaan pada bappeda dan litbang kabupaten tegal.
3. TUJUAN DAN MANFAAT Tujuan merupakan hasil yang akan dicapai apabila terlaksananya kegiatankegiatan dalam proyek perubahan. Kegiatan-kegiatan dari proyek perubahan tersebut antara lain terlaksananya kajian-kajian kelitbangan partisipatif dalam mendukung proses perencanaan pembangunan tahun 2018, terbangunnya Sistem Pengelolaan Data dan Informasi Perencanaan Pembangunan Daerah dan terlaksananya kajian-kajian kelitbangan partisipatif dalam asistensi pengendalian operasional dan evaluasi RKPD tahun berjalan. Berdasarkan hasil pelaksanaan kegiatan maka tujuan yang akan dicapai dalam proyek perubahan ini adalah : 1. Termanfaatkannya hasil kajian kelitbangan berbasis participatory sebagai bahan penyusunan dokumen RKPD Kabupaten Tegal tahun 2018 khususnya terkait isu-isu strategis pembangunan.
10
2. Terbangunnya basis data dan informasi perencanaan pembangunan daerah berbasis online melalui sistem aplikasi sebagai bahan penyusunan dokumen RKPD Kabupaten Tegal tahun 2018. 3. Tewujudnya mekanisme formal integrasi fungsi Kelitbangan dalam proses perencanaan pembangunan sejalan proses tahapan penyusunan perencanaan pembangunan daerah. 4. Terwujudnya integrasi basis data dan informasi perencanaan pembangunan berbasis online dengan data dan informasi dalam dokumen perencanaan pembangunan daerah. Manfaat yang diharapkan dapat diambil dari proyek perubahan ini adalah : a. Manfaat dalam mendukung kinerja organisasi dalam rangka Reformasi Birokrasi : - Bagi Bappeda dan Litbang secara umum yaitu meningkatkan kualitas dokumen perencanaan pembangunan, khususnya terkait dengan penyajian isu-isu strategis pembangunan Kabupaten Tegal. Serta data dan informasi perencanaan pembangunan - Bagi Bidang Kelitbangan dan Pengelolaan data secara umum yaitu meningkatnya sinergisitas tugas pokok dan fungsi bidang Kelitbangan dan Pengelolaan Data dengan seluruh OPD Kabupaten Tegal dan Unit kerja-unit kerja pada Bappeda dan Litbang dalam proses perencanaan khususnya yang mendukung proses perencanaan pembangunan dengan lebih baik dan meningkatnya kapasitas kelembagaan bidang Kelitbangan dan Pengelolaan Data dalam mendukung tugas pokok dan fungsinya b. Manfaat dalam mendukung peningkatan/perbaikan layanan publik Secara umum dengan adanya gagasan proyek perubahan ini diharapkan dapat meningkatkan kinerja penyelenggaraan pemerintahan di Kabupaten Tegal khususnya dalam mewujudkan misi I yaitu Mewujudkan aparatur birokrasi yang kompeten dalam rangka pemenuhan hak-hak dasar masyarakat, yaitu melalui perencanaan pembangunan daerah yang lebih berkualitas. c. Manfaat bagi stakeholder yaitu : 1) OPD Kabupaten Tegal : - Sekretariat
Daerah,
dapat
memberikan
informasi
sebagai
bahan
penyusunan kebijakan dalam koordinasi pemerintahan.
11
- Inspektorat,
dapat
untuk
penguatan
pengawasan
dalam
proses
perencanaan pembangunan. - BPPKAD, dapat memberikan informasi sebagai dasar penyusunan Rencana Kerja dan Anggaran (RKA) - Bagi Dinas Teknis dapat meningkatkan kualitas dokumen renja Perangkat Daerah karena adanya keterkaitan antara program dan kegiatan dengan isu-isu strategis tahunan dalam dokumen RKPD khususnya yang menyangkut urusan pemerintahan yang menjadi tupoksi OPD dan juga meningkatnya kualitas pengolahan data-data perencanaan pembangunan daerah yang menjadi kewenangan OPD karena terintegrasi dalam satu basis data sehingga tidak tersebar di masing-masing OPD. 2) Pemerintah
Desa,
dapat
lebih
terlibat
dalam
proses
perencanaan
pembangunan daerah dengan lebih baik. 3) Bagi masyarakat secara umum dapat lebih terlibat dalam proses perencanaan pembangunan daerah dengan memberikan informasi yang lebih terkini tentang hasil-hasil pelaksanaan pembangunan yang tersaji dalam dokumen perencanaan pembangunan. 4) Instansi
vertikal,
dapat
lebih
terlibat
dalam
proses
perencanaan
pembangunan daerah melalui penyediaan sumber data dan informasi pembangunan yang lebih dapat dipertanggungjawabkan.
4. RUANG LINGKUP PERUBAHAN Ruang lngkup dalam proyek perubahan ini adalah : 1. Pengorganisasian; 2. Basis data perencanaan pembangunan; 3. Kajian Partisipatif Kelitbangan dalam proses perencanaan; 4. Sistem pengelolaan data dan informasi perencanaan pembangunan daerah; 5. Diseminasi dan pelatihan; 6. Mekanisme fungsi kelitbangan dalam perencanaan pembangunan; 7.
Pelaksanaan monitoring dan evaluasi ;
5. PENTAHAPAN (MILESTONES) Berdasarkan
hasil
analisis
diagnostic
reading
terhadap
kebutuhan
organisasi pada proyek perubahan dengan menggunakan Weishboard’s Six Box 12
Model, maka dilakukan perubahan terhadap organisasi melalui rencana mekanisme
kelitbangan
berbasis
participatory
dengan
didukung
sistem
pengelolaan data dan informasi dengan pentahapan (milestones) yang akan dilaksanakan sebagai berikut :
Tabel 3 Pentahapan (Milestones) Rencana Proyek Perubahan No.
Tahapan Kegiatan
Output Tahapan
Alokasi Waktu
A. JANGKA PENDEK (2 BULAN) 1. 1.
Persiapan Pembentukan Tim Kerja sebagai Tim Efektif Terbentuknya Tim Minggu II Bulan Pelaksanaan Program dengan SK Tim April 2017
Pengumpulan dan inventarisasi data dan Terkumpul dan informasi perencanaan pembangunan terinventarisasinya data dan informasi perencanaan pembangunan 2. Pelaksanaan 3. Kajian kelitbangan secara partisipatif Tersusunnya tentang Isu-isu strategis perencanaan dokumen Isu-isu pembangunan 2018 strategis pembangunan 2018
Minggu II – IV Bulan April 2017
4.
Pembangunan purwarupa aplikasi sistem purwarupa aplikasi pengelolaan data dan informasi perencanaan pembangunan daerah dan Pelaksanaan uji coba purwarupa aplikasi
Minggu II April – Minggu I Mei 2017
5.
Pelaksanaan diseminasi dan pelatihan Diseminasi sistem pengelolaan data dan informasi pelatihan perencanaan pembangunan daerah
6.
Pelaksanaan diseminasi dan publikasi isu- Diseminasi, isu strategis perencanaan pembangunan publikasi 2018 serta penyajian dalam dokumen perencanaan pembangunan
7.
Pelaksanaan monitoring dan evaluasi
2.
Minggu II April – Minggu IV Mei 2017
dan Minggu II Bulan Mei 2017 Minggu III Mei 2017
Kegiatan monitoring Minggu IV- I dan evaluasi Mei 2017
B. JANGKA MENENGAH (6 – 12 BULAN) 1.
Diskusi dan Kajian kelitbangan secara partisipatif dalam rangka asistensi pengendalian operasional dan evaluasi pelaksanaan RKPD tahun berjalan
Tersusunnya hasil Bulan Juli, kajian asistensi Oktober, pengendalian dan Desember 2017 evaluasi pelaksanaan RKPD berjalan
13
2.
Penyempurnaan aplikasi pengelolaan data dan perencanaan pembangunan
sistem Kegiatan input data Bulan Juli informasi dan penyempurnaan Desember 2017 aplikasi
C. JANGKA PANJANG (> 12 BULAN) 1.
Diskusi dan kajian Kelitbangan secara partisipatif 1 tahunan, 5 tahunan (RKPD, RPJMD) tentang Isu-isu strategis perencanaan pembangunan.
Isu-isu strategis perencanaan pembangunan jangka pendek, menengah
Januari-Maret
2.
Pembaharuan data dan informasi Data Terbaharui perencanaan pembangunan daerah
3.
Diskusi dan kajian Tim Koordinasi Tersusunnya hasil Semester I Juli Kelitbangan tentang asistensi pengendalian kajian asistensi dan Semester II dan evaluasi pelaksanaan RKPD pengendalian dan Desember evaluasi pelaksanaan RKPD
Januari Maret
-
6. Tim Efektif dan Struktur Organisasi Pelaksana 6.1 Pemetaan Stakeholders berdasarkan
perkembangan
dalam
pelaksanaan
kegiatan
terdapat
penambahan stakeholders yaitu Wakil Bupati dan Sekretaris Daerah dengan alur hubungan antar stakeholders dalam pemetaan stakeholders sebagai berikut :
Gambar 1 Pengaruh dan Hubungan Antar Stakeholder
14
Keterangan : Stakeholders Eksternal Pemerintah
Stakeholders Internal
Stakeholders Eksternal non Pemerintah.
Stakeholder baru
Hubungan Komando Hubungan Koordinasi Hubungan Partisipasi Hubungan Konsultatif
6.2 Pergeseran Kuadran Posisi Stakeholders Pengelompokan stakeholder didasarkan pada besar kecilnya pengaruh serta kepentingan secara langsung terhadap Proyek Perubahan dengan menggunakan analisa kwadran semula tersaji sebagai berikut :
(+) LATENS
PROMOTORS
- Kasubid,Kasubag Bappeda&Litbang non Bid. Kelit &Peng Data - Pejabat Fungsional Perencana Bappeda&Litbang - OPD se Kab Tegal
- Ka. Bappeda&Litbang - Sekretaris Bappeda& Litbang - Para Kabid Bappeda& Litbang - Kasubid Bidang Kelitbangan&Peng Data
(-)
(+)
APETHETIC
DEFENDER
- Instansi Pusat: BPPT, BIG, BPP Kemendagri, - Bappeda Provinsi; - Instansi vertikal : BPS, BPN; - BUMN/D: PLN, Telkom, pdam - Pemdes, Tomas, Ormas
- Fungsional Umum Bid Kelit&Peng Data Bappeda&Litbang
(-) Gambar 2 Kuadran Posisi Stakeholders semula
15
Namun dalam perkembangan pelaksanaan kegiatan terdapat penambahan dan pergeseran kuadran stakeholders sebagai berikut : (+) LATENS -
- Kasubid,Kasubag Bappeda&Litbang non Bid. Kelit &Peng Data - OPD se Kab Tegal - Instansi Vertikal : BPS, BPN - BUMN/D:PLN, Telkom, PDAM - Pemdes, Tomas, Ormas
-
PROMOTORS Wakil Bupati Sekretaris Daerah DPRD Kab Tegal Ka. Bappeda&Litbang Sekretaris Bappeda& Litbang Para Kabid Bappeda& Litbang Kasubid Bidang Kelitbangan&Peng Data Pejabat Fungsional Perencana Bappeda&Litbang
-
(-)
(+) APETHETIC
DEFENDER
- Instansi Pusat: BPPT, BIG, BPP Kemendagri, - Bappeda Provinsi;
- Fungsional Umum Bid Kelit&Peng Data Bappeda&Litbang
(-) Gambar 3 Kuadran Posisi Stakeholders semula Keterangan : = Influence (Pengaruh) = Interest (Kepentingan)
Penjelaan dari perubahan dan pergeseran stakeholders tersebut adalah sebagai berikut : 1. Penambahan stakeholders Wakil Bupati Tegal ibu Dra Umi Azizah, DPRD Kabupaten Tegal melalui Wakil Ketua DPRD dari fraksi PDIP bapak Drs. 16
Rustoyo dan Sekretaris Daerah bapak dr. Widodo Joko Mulyono M.Kes sebagai stakeholdes promoters. Wakil Bupati berkepentingan terhadap pelaksanaan kegiatan karena beliau berharap semakin banyak kesempatan melalui kegiatan-kegiatan yang melibatkan pihak-pihak yang berkepentingan untuk berpartisipasi dalam perencanaan pembangunan Kabupaten Tegal, khususnya masyarakat. Wakil Ketua DPRD dari fraksi PDIP yang berasal dari daerah pemilihan 4 yang berkenan hadir dalam salah satu kegiatan kelitbangan partisipatif yaitu di Kecamatan Suradadi yang merupakan dapil beliau. Dalam pengarahannya beliau menyampaikan perlunya komunikasi yang
intensif
antara
DPRD
dan
OPD
khususnya
dalam
mengatasi
permasalahan-permasalahan pembangunan di wilayah. Sedangkan Sekretaris Daerah menekankan pada pentingnya ketersediaan basis data perencanaan pembangunan secara terpadu sehingga dapat meningkatkan kualitas data dalam proses perencanaan pembangunan. 2. Pergeseran stakeholders pada pejabat fungsional perencana yang semula pada kuadran Latens menjadi kuadran Promotors, hal tersebut disebabkan pelaksanaan kegiatan dapat member kredit point bagi para pejabat fungsional dalam mengumpulkan angka kredit. 3. Pergeseran stakeholders juga terjadi pada instansi vertikal dan BUMN/D yang semula Apathetic menjadi Latens, karena setelah melalui kegiatan diseminasi para stakeholders tersebut berkenan mendukung dalam pengelolaan data dan informasi melalui sistem berbasis online. 6.3. Realisasi Pembagian Tugas Tim Efektif (a). Mentor -
Memberikan arahan kepada anggota Tim terkait dengan materi-materi kegiatan.
-
Memberikan keputusan atas rencana pelaksanaan kegiatan terkait waktu pelaksanaan, tempat pelaksanaan dan peserta kegiatan.
-
Memberikan persetujuan atas hasil pelaksanaan kegiatan berupa hasilhasil kajian dan operasionalisasi sistem
(b) Project Leader -
Memimpin pelaksanaan kegiatan.
-
Memimpin
rapat-rapat
teknis
untuk
persiapan
dan
evaluasi
hasil
pelaksanaan kegiatan. 17
-
Menyusun hasil pelaksanaan kegiatan berupa kajian dan operasionalisasi sistem.
-
Memberikan keputusan atas teknis pelaksanaan kegiatan di lokasi kegiatan.
(c) Coach -
Memberikan arahan dan motivasi kepada project leader atas rencana pelaksanaan kegiatan
-
Membantu memberikan masukan atas solusi berbagai kendala yang dihadapi dalam pelaksanaan kegiatan.
(d) Sekretariat : - Mempersiapkan administrasi kegiatan berupa surat menyurat. - Membantu teknis pelaksanaan kegiatan di lokasi seperti konsumsi, transportasi. - Mendokumentasikan pelaksanaan kegiatan berupa dokumen visual dan audio visual. - Mempersiapkan dukungan pembiayaan atas pelaksanaan kegiatan. (e) Tim Kerja Kelitbangan Partisipatif - Mempersiapkan materi kegiatan kajian kelitbangan partisipatif - Mempersiapkan teknis pelaksanaan kegiatan kajian kelitbangan partisipatif - Melakukan koordinasi terkait kepesertaan dan lokasi pelaksanaan kegiatan - Menyusun laporan atas hasil pelaksanaan kegiatan kepada project leader. (f) Tim
Kerja
Sistem
Pengelolaan
Data
dan
Informasi
Perencanaan
Pembangunan - Mempersiapkan purwarupa software sistem - Mempersiapkan koordinasi dan sinkronisasi database sistem - Melakukan ujicoba purwarupa sistem - Melaksanakan teknis peluncuran sistem - Melaporkan hasil pelaksanaan kegiatan kepada project leader. 6.4 Mekanisme Kerja Realisasi dari mekanisme kerja yang telah disepakati bersama adalah : - Dalam pelaksanaan kegiatan ProPer, tim kerja berpedoman pada jadwal yang telah disusun bersama
18
- Dalam pelaksanaan kegiatan ProPer, tim kerja menerapkan budaya kerja dengan perilaku kerja yang tercermin antara lain : kerja keras, ulet, disiplin, produktif, tanggung jawab, kreatif, konsisten dan responsif. - Rapat koordinasi tim kerja dilaksanakan untuk membahas progres ProPer juga hambatan dan kendala dilapangan. - Laporan progres ProPer tim kerja dibuat setiap selesai pelaksanaan kegiatan. - Tim kerja saling koordinasi dan komunikasi sehingga terjalin keharmonisan dan sinergi antar tim Kerja sesuai dengan tahapan (milestone). - Apabila membutuhkan biaya untuk mendukung ProPer, tim kerja akan melakukan
koordinasi
kepada
project
leader,
yang
selanjutnya
akan
dilaksanakan sesuai dengan tata kelola keuangan yang ada
7. HASIL PELAKSANAAN PROYEK PERUBAHAN Penjelasan atas hasil pelaksanaan kegiatan sesuai dengan ruang lingkup kegiatan yang dimasukan dalam tahapan (milestone) kegiatan sebagai berikut : I.
Ruang Lingkup : Pengorganisasian Dalam ruang lingkup ini ditetapkan tahapan Persiapan. Beberapa kegiatan untuk mendukung tahapan ini adalah : a. kegiatan konsultasi, yaitu konsultasi dengan Wakil Bupati Tegal, Sekretaris Daerah dan Kepala Bappeda dan Litbang selaku mentor. Kegiatan dilaksanakan pada minggu pertama BT II yaitu tanggal 10 April 2017 sampai dengan 12 april 2017 bertempat di Kantor Wakil Bupati Tegal, Kantor Sekretaris Daerah dan ruang kepala Bappeda dan Litbang Kabupaten Tegal. Konsultasi dilaksanakan oleh project leader dalam rangka persiapan pelaksanaan proyek perubahan. Hasil konsultasi adalah berupa arahan dari Wakil Bupati Tegal, Sekretaris Daerah dan Kepala Bappeda dan Litbang selaku mentor. Arahan-arahan tersebut adalah sebagai bentuk dukungan terhadap pelaksanaan kegiatan-kegiatan dalam proyek perubahan. b. Kegiatan koordinasi, yaitu berupa rapat-rapat dengan jajaran personil di Bappeda dan Litbang dalam rangka pembentukan Tim Efektif, yaitu Tim Kerja yang akan melaksanakan kegiatan dalam proyek perubahan. Tim efektif tersebut
meliputi Tim
Kelitbangan Partisipaif, Tim Penyusun
Sistem
Pengelolaan Data dan Informasi Perencanaan Pembangunan yang diberi nama Simpan DI Renbang dan Sekretariat kegiatan. Kegiatan dilaksanakan 19
tanggal 10 – 11 April 2017 bertempat di ruang rapat bidang Kelitbangan dan Pengelolaan Data. Rapat pembentukan Tim Efektif dihadiri dihadiri oleh semua pejabat dan fungsional umum di bidang Kelitbangan dan Pengelolaan data. Hasil dari rapat berupa Surat Keputusan Kepala Bappeda dan Litbang Kabupaten Tegal tentang Pembentukan Tim Efektif pelaksana proyek perubahan. Setelah pembentukan Tim Efektif dilanjutkan dengan rapat kerja Tim dalam rangka persiapan pelaksanaan kegiatan yaitu dalam rangka menyusun materi kegiatan, surat pemberitahuan rencana kegiatan kepada pihak kecamatan dan desa serta surat pemberitahuan rencana penyusunan purwarupa sistem kepada pihak penyedia. Rapat Tim Kelitbangan Partisipatif dilaksanakan pada hari Senin tanggal 10 april 2017 pukul 13.00 WIB bertempat di ruang rapat bidang
Kelibangan
dan
Pengelolaan
Data.
Hasil
dari
rapat
adalah
disiapkannya materi untuk pelaksanaan kelitbangan partisipatif. Sedang Rapat Tim
Efektif
SistemPengelolaan
Data
dan
Informasi
Pembangunan
dilaksanakan pada hari Senin tanggal 10 April 2017 pukul 14.00 WIB di tempat yang sama. Hasilnya adalah menentukan pilihan penyedia jasa pembuatan sistem aplikasi. Rapat dipimpin oleh project leader dengan dihadiri oleh Tim Efektif Kelitbangan Partisipatif dan Tim Efektif Sistem Pengelolaan data dan Informasi Perencanaan Pembangunan.. II. Ruang Lingkup : Basis Data Perencanaan Pembangunan Dalam ruang lingkup ini ditetapkan tahapan Pengumpulan dan Inventarisasi Data dan Informasi Perencanaan Pembangunan. Kegiatan yang dilaksanakan untuk mendukung tahapan ini adalah rapat kerja Tim dalam rangka mencari pihak penyedia jasa untuk dapat membangun basis data dan informasi perencanaan pembangunan secara online untuk mendukung penyusunan dokumen perencanaan melalui sistem aplikasi pengelolaan data dan informasi. Rapat kerja dilaksanakan pada tanggal 11 April 2017. Hasil dari rapat tersebut adalah disepakati penunjukan terhadap penyedia jasa untuk penyusunan sistem aplikasi. Kendala yang dihadapi adalah berkaitan dengan biaya untuk pengadaan sistem karena tidak ada dalam anggaran. Kegiatan selanjutnya adalah rapat koordinasi dengan penyedia jasa bertempat di ruang rapat bidang Kelitbangan dan Pengelolaan Data pada tanggal 17 April 2017 dengan agenda tindak lanjut rencana membangun basis data dan informasi 20
perencanaan pembangunan secara online melalui sistem aplikasi dengan pihak penyedia. III. Ruang Lingkup : Kajian Partisipatif Kelitbangan dalam proses perencanaan Dalam ruang lingkup ini ditetapkan tahapan Kajian kelitbangan secara partisipatif tentang isu-isu strategis perencanaan pembangunan 2018. Kegiatan yang dilaksanakan dalam tahapan ini adalah Kelitbangan partisipatif di enam kecamatan untuk menggali permasalahan pembangunan di wilayah sebagai bahan perumusan isu-isu strategis tahun 2018. Pelaksanaan kegiatan tersebut yaitu : a, Kelitbangan partisipatif di Kecamatan Bojong dan Margasari. Sebelumnya dilaksanakan rapat Tim Efektif pada hari Selasa tanggal 11 april 2017 sebagai persiapan kegiatan. Kegiatan di Kecamatan Bojong dilaksanakan pada hari Rabu tanggal 12 April 2017 pukul 09.00 WIB sampai dengan selesai bertempat di kantor Kecamatan Bojong. Peserta adalah dari usur kecamatan, pemerintah desa, perwakilan tokoh masyarakat dan perwakilan organisasi masyarakat dari lima desa di Kecamatan Bojong. Hasil dari kegiatan adalah diperolehnya daftar panjang (Long List) permasalahan pembangunan di wilayah Kecamatan Bojong dan sekitarnya. Teknis pelaksanaan kegiatan dipandu oleh Tim Kelitbangan beserta project leader Kelitbangan direncanakan
partisipatif di
di
Kecamatan
Kecamatan
Bumijawa
Margasari, tapi
lokasi
karena
sebelumnya
masukan
dan
pertimbangan dari Tim Efektif dialihkan ke Kecamatan Margasari. Kegiatan dilaksanakan pada hari Kamis tanggal 13 April 2017 pukul 09.00 sampi dengan selesai. Semula direncanakan di pendopo Kecamatan Margasari tetapi karena bersamaan dengan adanya kegiatan lain sehingga dipindah ke Balai Desa Margasari. Peserta adalah dari unsur kecamatan, pemerintah desa, perwakilan tokoh masyarakat dan perwakilan organisasi masyarakat dari lima desa di Kecamatan Margasari. Hasil dari kegiatan adalah diperolehnya daftar panjang (Long List) permasalahan pembangunan di wilayah Kecamatan Margasari dan sekitarnya. Teknis pelaksanaan kegiatan dipandu oleh Tim Kelitbangan dan project leader.
21
b. Kelitbangan partisipatif di Kecamatan Dukuhturi dan Adiwerna. Sebelumnya dilaksanakan rapat Tim Efektif pada hari Selasa tanggal 18 april 2017 sebagai persiapan. Kegiatan di Kecamatan Dukuhturi dilaksanakan pada hari Rabu tanggal 19 April 2017 pukul 09.00 sampai dengan selesai bertempat di pendopo Kecamatan Dukuhturi. Peserta adalah dari usur kecamatan, pemerintah desa, perwakilan tokoh masyarakat dan perwakilan organisasi masyarakat dari lima desa di Kecamatan Dukuhturi. Hasil dari kegiatan adalah diperolehnya daftar panjang (Long List) permasalahan pembangunan di wilayah Kecamatan Dukuhturi dan sekitarnya. Teknis pelaksanaan kegiatan dipandu oleh Tim Kelitbangan dan project leader. Kelitbangan
partisipatif
di
Kecamatan
Adiwerna,
lokasi
sebelumnya
direncanakan di Pendopo Kecamatan Adiwerna tapi karena bersamaan dengan kegiatan lain maka dialihkan di balai desa Adiwerna. Kegiatan dilaksanakan pada hari Kamis tanggal 20 April 2017 pukul 09.00 WIB sampai dengan selesai. Peserta adalah dari usur kecamatan, pemerintah desa, perwakilan tokoh masyarakat dan perwakilan organisasi masyarakat dari lima desa di Kecamatan Adwerna. Hasil dari kegiatan adalah diperolehnya daftar panjang (Long List) permasalahan pembangunan di wilayah Kecamatan Adiwerna dan sekitarnya. Teknis pelaksanaan kegiatan dipandu oleh Tim Kelitbangan dan project leader. c. Kelitbangan
partisipatif
di
Kecamatan
Suradadi
dan
Kedungbanteng.
Sebelumnya dilaksanakan rapat Tim Efektif pada hari Selasa tanggal 25 April 2017 sebagai persiapan. Kegiatan di Kecamatan Suradadi dilaksanakan pada hari Rabu tanggal 26 April 2017 direncanakan pukul 09.00 sampai dengan selesai. Karena lokasi jauh maka waktu pelaksanaan mundur mulai jam 10.00 WIB. Kegiatan bertempat di pendopo Kecamatan Suradadi. Peserta adalah dari unsur kecamatan, pemerintah desa, perwakilan tokoh masyarakat dan perwakilan organisasi masyarakat dari lima desa di Kecamatan Suradadi. Pelaksanaan kegiatan mendapat dukungan dari Wakil Ketua DPRD Kabupaten Tegal dari fraksi PDID yaitu bapak Drs. Rustoyo yang berkenan hadir dan memberikan pengarahan. Hasil dari kegiatan adalah diperolehnya daftar panjang (Long List) permasalahan pembangunan di wilayah Kecamatan Suradadi dan 22
sekitarnya. Teknis pelaksanaan kegiatan dipandu oleh Tim Kelitbangan dan project leader. Kelitbangan partisipatif di Kecamatan Kedungbanteng, lokasi sebelumnya direncanakan di Kecamatan Warureja tapi karena pertimbangan dan masukan Tim Efektif maka dipindah ke Kecamatan Kedungbanteng. Kegiatan dilaksanakan pada hari Kamis tanggal 27 April 2017 pukul 09.00 WIB sampai degan selesai. Peserta adalah dari unsur kecamatan, pemerintah desa, perwakilan tokoh masyarakat dan perwakilan organisasi masyarakat dari lima desa di Kecamatan Kedungbanteng. Hasil dari kegiatan adalah diperolehnya daftar panjang (Long List) permasalahan pembangunan di wilayah Kecamatan Kedungbanteng dan sekitarnya Teknis pelaksanaan kegiatan dipandu oleh Tim Kelitbangan dan project leader. Secara umum kegiatan dapat berjalan dengan baik dan mendapat dukungan penuh dari segenap stakeholders yang terlibat. Namun demikian masih terdapat kendala dalam pelaksanaan antara lain masalah pendanaan karena sebelumnya belum ada anggaran untuk kegiatan tersebut. IV. Ruang Lingkup: Sistem pengelolaan data dan informasi perencanaan pembangunan daerah Dalam ruang lingkup ini ditetapkan tahapan Pembangunan purwarupa aplikasi sistem pengelolaan data dan informasi perencanaan pembangunan daerah dan pelaksanaan ujicoba purwarupa aplikasi. Tahapan ini adalah untuk menindaklanjuti kegiatan pembangunan basis data dan informasi perencanaan pebangunan secara online. Kegiatan yang dilaksanakan untuk mendukung tahapan ini adalah penyusunan purwarupa aplikasi SimPanDIRenbang sekaligus pelaksanaan uji coba purwarupa sistem aplikasi. Kendala yang dihadapi adalah durasi waktu pembangunan aplikasi yang cukup lama kurang lebih 5 minggu. Kendala berikutnya adalah terkait dengan konektivitas data dan stabilitas jaringan karena berbasis online. Kemudian untuk ujicoba operasionalisasi sistem aplikasi telah diajukan permohonan subdomain pada server milik pemerintah Kabupaten Tegal yang dikelola oleh Dinas Kominfo. Hasil dari kegiatan ini adalah terbangunnya purwarupa sistem aplikasi SimPanDIRenbang dengan alamat website yaitu simpandirenbang.tegalkab.go.id. V. Ruang lingkup : Diseminasi dan Pelatihan
23
Dalam ruang lingkup ini tahapan yang ditetapkan adalah Pelaksanaan diseminasi
dan
pelatihan
sistem
pengelolaan
data
dan
informasi
perencanaan pembangunan daerah. Kegiatan yang mendukung tahapan ini adalah peluncuran sistem pengelolaan data dan informasi perencanaan pembangunan
serta
input
data
dan
pembaharuan
data
perencanaan
pembangunan oleh OPD. Kegiatan ini dilaksanakan pada tanggal 15 Mei 2017 bertempat di ruang rapat Bappeda dan Litbang dengan peserta pejabat/staf pengelola data pada OPD dan instansi dengan mengenalkan sistem pengelolaan data dan informasi perencanaan pembangunan daerah atau SimPanDI Renbang sebagai alat untuk membangun basis data perencanaan pembangunan secara online. Pelaksanaan kegiatan dipandu oleh Project Leader dan Tim Efektif. Secara umum kegiatan dapat berjalan dengan baik dan sistem dapat beroperasional secara online serta mendapat dukungan dari peserta yang hadir. Namun terdapat kendala dalam kegiatan ini yaitu sistem aplikasi masih berupa purwarupa sehingga masih terdapat beberapa kekurangan di dalamnya. Untuk itu dalam kesempatan tersebut diminta kepada seluruh OPD dan instansi yang menjadi
pengguna
sistem
aplikasi
untuk
memberikan
masukan
untuk
perbaikannya. Selanjutnya untuk mendukung input data dari OPD dan instansi telah dikeluarkan surat Sekretaris Daerah nomor : 555/23/2345 tanggal 16 Mei 2017 perihal pengisian data dan informasi melalui aplikasi sistem pengelolaan data dan informasi perencanaan pembangunan (SimPan DI Renbang). Namun kendala selanjutnya belum semua petugas pengelola data pada OPD melalukan input data sehingga belum semua basis data dan informasi dalam sistem terisi. VI. Ruang lingkup : Mekanisme fungsi kelitbangan dalam perencanaan pembangunan Dalam ruang lingkup ini ditetapkan tahapan Pelaksanaan diseminasi dan publikasi isu-isu strategis pembangunan 2018 serta penyajian dalam dokumen RKPD 2018, Integrasi Hasil Kajian kelitbangan partisipatif mengenai isu-isu strategis pembanguan dalam dokumen RKPD dan Integrasi output sistem pengelolaan data dan informasi perencanaan pembangunan dalam dokumen RKPD. Dalam rangka efisiensi maka pelaksanaan diseminasi atas isu-isu strategis 2018 kepada OPD dan Instansi bersamaan dengan diseminasi sistem pengelolaan data dan informasi perencanaan pembangunan daerah yaitu tanggal 15 Mei 2017 bertempat di 24
ruang rapat Bappeda dan Litbang. Kegiatan itu didahului kegiatan publikasi berupa pembuatan buku hasil kegiatan Kelitbangan Partisipatif yang memuat mengenai permasalahan pembangunan kewilayahan dan isu-isu strategis tahun 2018. Penyusunan buku tersebut melalui diskusi Tim Efektif yang melibatkan anggota yaitu Sekretaris dan jajaran Kepala Bidang di Bappeda dan Litbang. Diskusi dilaksanakan pada hari Selasa 2 Mei 2017 bertempat di ruang rapat Bidang Pengendalian dan Evaluasi bersamaan dengan diskusi mengenai tugastugas kedinasan lainnya. Selanjutnya hasil dari diskusi tersebut dituangkan dalam buku dan diajukan kepada Kepala Bappeda dan Litbang untuk dimintakan masukan dan koreksi serta persetujuan. Buku tersebut telah mendapat persetujuan dan ditandatangani oleh Kepala Bappeda dan Litbang pada tanggal 10 Mei 2017. Kegiatan selanjutnya yaitu berupa integrasi hasil kajian kelitbangan partisipatif mengenai isu-isu strategis pembanguan dalam dokumen RKPD. Kegiatan dilaksanakan tanggal 18-19 Mei 2017 yaitu dengan memasukan isu-isu strategis hasil kajian ke dalam dokumen RKPD tahun 2018 sebagai pengkayaan terhadap materi analisis isu-isu strategis yang sudah ada sebelumnya di dokumen RKPD. Kegiatan selanjutnya yaitu integrasi output sistem pengelolaan data dan informasi perencanaan pembangunan dalam dokumen RKPD. Kegiatan dilaksanakan tanggal 16-29 Mei 2017 melalui sinkronisasi data-data dalam dokumen
RKPD
2018
dengan
basis
data
online
yang
ada
dalam
SimPanDIRenbang. VII. Asistensi Pengendalian Operasional dan Evaluasi pelaksanaan RKPD tahun 2017 Sesuai dengan milestone yang ditetapkan maka kegiatan asistensi pengendalian operasional dan evaluasi pelaksanaan RKPD akan dilaksanakan pada tahapan jangka menengah yaitu bulan Juli, Oktober dan Desember. Namun demikian atas disposisi dari Kepala Bappeda dan Litbang kepada Kabid Kelitbangan dan Pengelolaan data tanggal 15 Mei 2017 nomor 01476 atas surat Sekretaris Daerah nomor 050/01.07/2209 tanggal 8 Mei 2017 perihal pelaksanaan pengadaan barang/jasa tahun 2017, maka bidang kelitbangan dan pengelolaan bersama dengan bidang Pengendalaian dan Evaluasi melaksanakan diskusi untuk menindaklanjuti disposisi tersebut pada hari Senin tanggal 29 mei 2017 bertempat di ruang rapat bidang Pengendalian dan Evaluasi Pembangunan dan 25
dihadiri oleh Kabid Pengendalian dan Evaluasi beserta jajaran dan Kabid Kelitbangan dan Pengelolaan Data beserta Kasubid Kelitbangan, Inovasi dan Pengembangan Iptek. Hasil diskusi berupa bahan laporan kepada Kepala Bappeda dan Litbang mengenai perkembangan pelaksanaan APBD dan pelaksanaan pengadaan barang dan jasa sampai dengan bulan Mei 2017. VIII. Ruang Lingkup : Pelaksanaan monitoring dan evaluasi Pelaksanaan monitoring dan evaluasi adalah untuk menata hasil-hasil kegiatan dalam jangka pendek selama pelaksanaan BT II sebagai bahan penyusunan Laporan
Pelaksanaan
Laboratorium
Kepemimpinan.
Kegiatan
itu
telah
dilaksanakan pada tanggal 29 Mei sampai dengan 3 Juni 2017. Disamping itu juga sebagai evaluasi atas pelaksanaan kegiatan sehingga dapat dihasilkan kesimpulan dan rekomendasi sebagai tindak lanjut atas hasil pelaksanaan kegiatan dan juga persiapan untuk pelaksanaan kegiatan pada tahapan jangka menengah Perbandingan atas rencana dan realisasi kegiatan dalam masa BT II untuk jangka pendek secara matrik dapat dilihat dalam tabel berikut ini.
26
Tabel Rencana dan Realisasi Kegiatan dalam BT II No I
Rencana Kegiatan Jangka Pendek ( 2 Bulan )
1
Pembentukan Tim Kerja sebagai Tim EEfektif Pelaksanaan Program
Output Kegiatan Terbentuknya Tim dengan SK Tim
Waktu
No
Minggu II April 2017 1.1
1.2
1.1 .
1.2 .
2.
Melaporkan kepada mentor tentang persipan pelaksanaan proyek perubahan dan pembentukan Tim Efektif Rapat Tim Kerja rencana kegiatan kajian kelitbangan partisipatif di Kecamatan dan penyususan sistem pengelolaan data dan informasi perencanaan pembangunan
Pengumpulan dan Inventarisasi Data dan Informasi Perencanaan Pembangunan
SK Tim Efektif, SK Tim Kerja
10 April 2017
1.3
Materi Kegiatan, 10 Aril 2017 surat pemberitahuan rencana kegiatan kepada pihak kecamatan dan desa, surat pemberitahuan rencana penyusunan purwarupa sistem kepada pihak penyedia Terkumpul dan Minggu II – terinventarisasiny IV April 2017 a data dan informasi
1.4
Realisasi Kegiatan
Output Kegiatan
Pembentukan Tim Kerja sebagai Tim EEfektif Pelaksanaan Program Konsultasi dengan Wakil Bupati Dukungan Wakli Tegal Bupati atas pelaksanaan proyek perubahan Konsultasi dengan Sekretaris Dukungan Sekretaris Daerah Daerah atas pelaksanaan proyek perubahan Melaporkan kepada mentor Arahan Mentor atas tentang persipan pelaksanaan pelaksanaan proyek proyek perubahan dan perubahan pembentukan Tim Efektif Rapat Pembentukan Tim SK Tim Efektif Efektif Materi Kegiatan, Surat pemberitahuan rencana kegiatan kepada pihak kecamatan dan desa,
Waktu
10 April 2017
10 April 2017
12 April 2017
10 April 2017
27
2.1 .
Koordinasi Penyusunan purwarupa sistem pengelolaan data dan informasi perencanaan pembangunan dengan pihak penyedia dan pengumpulan data base sistem
3.
Kajian kelitbangan secara partisipatif tentang isu-isu strategis perencanaan pembangunan 2018
3.1
Rapat Tim Kerja persiapan kegiatan kajian kelitbangan partisipatif di Kecamatan Bojong dan Bumijawa
3.2
3.3
3.4
perencanaan pembangunan Rencana penyusunan Purwarupa Sistem
10 - 30 April 2017
Minggu II – IV April 2017
Kajian Kelitbangan Partisipatif di Kecamatan Bojong dan Bumijawa Penyusunan hasil kajian kelitbangan partisipatif tentang isu-isu strategis dari Kecamatan Bojong dan Bumijawa
Tersusunnya dokumen isu-isu strategis pembangunan 2018 Materi Kegiatan, surat pemberitahuan rencana kegiatan kepada pihak kecamatan dan desa Draft Hasil Kajian Kelitbangan Partisipatif Dokumen isu-isu strategis hasil kajian kelitbangan partisipatif
Rapat Tim Kerja persiapan kegiatan kajian kelitbangan partisipatif di Kecamatan Dukuhturi dan Adiwerna
Materi Kegiatan, surat pemberitahuan rencana kegiatan
2.1
Koordinasi Penyusunan purwarupa sistem pengelolaan data dan informasi perencanaan pembangunan dengan pihak penyedia dan pengumpulan data base sistem
Kajian kelitbangan secara partisipatif tentang isu-isu strategis perencanaan pembangunan 2018
11 April 2017
3.1
Rapat Tim Kerja persiapan kegiatan kajian kelitbangan partisipatif di Kecamatan Bojong dan Margasari
12 April 2017
3.2
13-14 April 2017
3.3
Kajian Kelitbangan Partisipatif di Kecamatan Bojong dan Margasari Penyusunan hasil kajian kelitbangan partisipatif tentang isu-isu strategis dari Kecamatan Bojong dan Margasari
17 April 2017
3,4
Rapat Tim Kerja persiapan kegiatan kajian kelitbangan partisipatif di Kecamatan Dukuhturi dan Adiwerna
Rencana Penyususnan Purwarupa Sistem, Surat pemberitahuan rencana penyusunan purwarupa sistem kepada pihak penyedia Tersusunnya dokumen isu-isu strategis pembangunan 2018 Materi Kegiatan, surat pemberitahuan rencana kegiatan kepada pihak kecamatan dan desa Draft Hasil Kajian Kelitbangan Partisipatif Dokumen permasalahan Pembangunan hasil kajian kelitbangan partisipatif di kecamatan Bojong dan Margasari Materi Kegiatan, surat pemberitahuan rencana kegiatan
11 April – 15 Mei 2017
12 April 2017
13-14 April 2017 15 April 2017
18 April 2017
28
3.5
3.6
Kajian Kelitbangan Partisipatif di Kecamatan dukuhturi dan adiwerna Penyusunan hasil kajian kelitbangan partisipatif tentang isu-isu strategis dari Kecamatan Dukuhturi dan Adiwerna
3.7
Rapat Tim Kerja persiapan kegiatan kajian kelitbangan partisipatif di Kecamatan Suradadi dan Warurejo
3.8
Kajian Kelitbangan Partisipatif di Kecamatan Suradadi dan Warurejo Penyusunan hasil kajian kelitbangan partisipatif tentang isu-isu strategis dari Kecamatan Suradadi dan Warurejo
3.9
4
4.1
Pembangunan purwarupa aplikasi sistem pengelolaan data dan informasi perencanaan pembangunan daerah dan pelaksanaan ujicoba purwarupa aplikasi. Ujicoba purwarupa sistem
kepada pihak kecamatan dan desa Draft Hasil Kajian Kelitbangan Partisipatif Buku isu-isu strategis hasil kajian kelitbangan partisipatif
19 April 2017
3.5
20-21 April 2017
3.6
Materi Kegiatan, surat pemberitahuan rencana kegiatan kepada pihak kecamatan dan desa Draft Hasil Kajian Kelitbangan Partisipatif Buku isu-isu strategis hasil kajian kelitbangan partisipatif
24 April 2017
3.7
Purwarupa aplikasi
Minggu II April – Minggu I Mei 2017
Terlaksananya
1-5 Mei 2017
26 April 2017
27-28 April 2017
Kajian Kelitbangan Partisipatif di Kecamatan dukuhturi dan adiwerna Penyusunan hasil kajian kelitbangan partisipatif tentang isu-isu strategis dari Kecamatan Dukuhturi dan Adiwerna
Rapat Tim Kerja persiapan kegiatan kajian kelitbangan partisipatif di Kecamatan Suradadi dan Kedungbanteng
Kajian Kelitbangan Partisipatif di Kecamatan Suradadi dan Kedungbanteng Penyusunan hasil kajian kelitbangan partisipatif tentang isu-isu strategis dari Kecamatan Suradadi dan Kedungbanteng
Pembangunan purwarupa aplikasi sistem pengelolaan data dan informasi perencanaan pembangunan daerah dan pelaksanaan ujicoba purwarupa aplikasi. Ujicoba purwarupa sistem
kepada pihak kecamatan dan desa Draft Hasil Kajian Kelitbangan Partisipatif Dokumen permasalahan Pembangunan hasil kajian kelitbangan partisipatif di kecamatan Dukuhturi dan Adiwerna Materi Kegiatan, surat pemberitahuan rencana kegiatan kepada pihak kecamatan dan desa Draft Hasil Kajian Kelitbangan Partisipatif Dokumen permaslahan Pembangunan hasil kajian kelitbangan partisipatif di Kecamatan Suradadi dan Kedungbanteng Purwarupa aplikasi
Terlaksananya
19-20 April 2017 21 April 2017
25 April 2017
26-27 April 2017 28 April 2017
1-5 Mei 2017
29
pengelolaan data dan informasi perencanaan pembangunan
ujicoba penggunaan sistem Diseminasi dan Pelatihan
5
Pelaksanaan diseminasi dan pelatihan sistem pengelolaan data dan informasi perencanaan pembangunan daerah
5.1
Rapat persiapan peluncuran sistem pengelolaan data dan informasi perencanaan pembangunan Peluncuran sistem pengelolaan data dan informasi perencanaan pembangunan
Materi rapat, undangan rapat, peralatan rapat
8 Mei 2017
Terlaksananya kegiatan peluncuran sistem
10 Mei 2017
5.3
Input data dan pembaharuan data perencanaan pembangunan oleh SKPD
15-19 Mei 2017
6.
Pelaksanaan diseminasi dan publikasi isu-isu strategis pembangunan 2018 serta penyajian dalam dokumen RKPD 2018 Integrasi Hasil Kajian kelitbangan partisipatif mengenai isu-isu strategis pembanguan dalam dokumen RKPD Integrasi output sistem pengelolaan data dan informasi perencanaan pembangunan dalam dokumen RKPD
Terlaksananya input data dan pembaharuan data sistem Diseminasi, publikasi
Terlaksananya integrasi hasil kelitbangan dalam dokumen perencanan Terlaksananya integrasi hasil output sistem pengelolaan data dan informasi perencanaan pembangunan dalam dokumen
15-19 Mei 2017
5.2
6.1
6.2
Minggu II Bulan Mei 2017
Minggu III Mei 2017
15-19 Mei 2017
pengelolaan data dan informasi perencanaan pembangunan Pelaksanaan diseminasi dan pelatihan sistem pengelolaan data dan informasi perencanaan pembangunan daerah
ujicoba penggunaan sistem
Rapat persiapan peluncuran sistem pengelolaan data dan informasi perencanaan pembangunan Peluncuran sistem pengelolaan data dan informasi perencanaan pembangunan Input data dan pembaharuan data perencanaan pembangunan oleh SKPD
Materi rapat, undangan rapat, peralatan rapat
10 Mei 2017
Terlaksananya kegiatan peluncuran purwarupa sistem Terlaksananya input data dan pembaharuan data sistem Diseminasi, publikasi
15 Mei 2017
Terlaksananya integrasi hasil kelitbangan dalam dokumen RKPD
8- 19 Mei 2017
Terlaksananya integrasi hasil output sistem pengelolaan data dan informasi perencanaan pembangunan dalam dokumen
16-29 Mei 2017
Pelaksanaan diseminasi dan publikasi isu-isu strategis pembangunan 2018 serta penyajian dalam dokumen RKPD 2018 Integrasi Hasil Kajian kelitbangan partisipatif mengenai isu-isu strategis pembanguan dalam dokumen RKPD Integrasi output sistem pengelolaan data dan informasi perencanaan pembangunan dalam dokumen RKPD
Diseminasi dan Pelatihan
16-29 Mei 2017
30
perencanaan Kegiatan monitoring dan Evaluasi Tersusunnya laporan pelaksanan proyek perubahan
7
Pelaksanaan Monitoring dan Evaluasi
7.1
Monitoring dan Evaluasi pelaksanaan kegiatan
II
Jangka Menengah (JuliDesember
1.
Diskusi dan Kajian kelitbangan secara partisipatif dalam rangka asistensi pengendalian operasional dan evaluasi pelaksanaan RKPD tahun berjalan
Bulan Juli, Oktober, Desember 2017
Rapat Tim Kerja persiapan kegiatan kajian kelitbangan partisipatif pengendalian dan evaluasi pelaksanaan RKPD tahun berjalan Kajian Kelitbangan Partisipatif pengendalian dan evaluasi pelaksanaan RKPD tahun berjalan Semester I
10 Juli 2017
1.1
1.2
11-13 Juli 2017
Minggu IV Mei - Minggu 1 Juni 2017 29 Mei s/d 2 Juni 2017
Materi rapat Undangan Daftar Hadir Notulensi Dokumentasi Materi Undangan kegiatan Daftar Hadir Dokumentasi
7
Pelaksanaan Monitoring dan Evaluasi Monitoring dan Evaluasi pelaksanaan kegiatan
Kajian kelitbangan pengendalian dan evaluasi pelaksanaan RKPD sampai dengan bulan Mei 2017
RKPD Kegiatan monitoring dan Evaluasi Tersusunnya laporan pelaksanan proyek perubahan
Tersusunnya bahan laporan pengendalian dan evaluasi pelaksanaan kegiatan
29 Mei – 3 Juni 2017
29 Mei 2017
31
8. PENYELESAIAN KENDALA DAN MASALAH Sebagaimana telah dijelaskan sebelumnya bahwa pelaksanaan kegiatan setiap tahapan dalam proyek perubahan ini terdapat beberapa kendala dan hambatan. Dalam bagian ini akan dijelaskan mengenai upaya-upaya penyelesaian kendala dan masalah yang diambil oleh Tim Efektif agar kegiatan tetap dapat beralan sesuai dengan rencana yang telah ditetapkan. Beberapa upaya tersebut antara lain : a. Pendanaan merupakan masalah utama dalam pelaksanaan kegiatan karena semua kegiatan yang akan dilaksanakan belum mempunyai anggaran. Upaya yang ditempuh oleh Tim Efektif untuk mengatasi pendanaan yaitu melalui konsultasi dengan mentor untuk mendapatkan sumber dana bagi pelaksanaan kegiatan. Atas arahan dari mentor maka dimungkinkan adanya sinkronisasi pelaksanaan kegiatan dalam proyek perubahan dengan program dan kegiatan yang ada di bidang Kelitbangan dan pengelolaan Data. Sebagai contoh kegiatan perjalanan dinas dalam daerah, rapat Tim Efektif dan FGD di Kecamatan dalam Kelitbangan Partisipatif dapat dilaksanakan sejalan dengan kegiatan perjalanan dalam daerah, rapat panitia dan FGD yang telah dianggarkan dalam kegiatan pada bidang Kelitbangan dan Pengelolaan Data sehingga kegiatan-kegiatan tersebut dapat berjalan dengan sinkron. Sedangkan pendanaan bagi pembuatan sistem aplikasi SimPanDIRenbang karena belum ada kegiatan yang sinkron maka biaya pembuatan purwarupa sistem aplikasi terlebih dahulu ditanggung secara pribadi oleh Project Leader. Sementara untuk pengembangannya telah diusulkan melalui APBD tahun 2018. b. Kendala berikutnya menyangkut teknis pelaksanaan Kelitbangan Partisipatif yaitu waktu pelaksanaan. Terdapat dua kegiatan Kelitbangan Partisipatif di Kecamatan bersamaan dengan kegiatan lain di tempat yang sama. Untuk mengatasi hal tersebut maka Tim Efektif jauh-jauh hari telah melakukan koordinasi dengan pihak Kecamatan, sehingga kegiatan dapat dialihkan di tempat lain apabila ada kegiatan yang bersamaan. Sebagai contoh kegiatan di Kecamatan Margasari dan Kecamatan Adiwerna bersamaan waktunya dengan pelaksanaan kegiatan lain di kecamatan sehingga lokasi kegiatan yang semula di pendopo kecamatan dialihkan ke balai desa terdekat dan kegiatan tetap dapat berjalan dengan baik. 32
c. Kendala lainnya adalah mengenai basis data (data base) online yang rentan terhadap serangan hacker. Kondisi tersebut pernah terjadi pada masa ujicoba operasional SimPanDIRenbang dimana basis data mengalami kerusakan akibat serangan virus sehingga sistem mengalami gangguan. Untuk mengatasi itu Tim Efektif telah meminta penyedia jasa untuk menyiapkan back up data secara rutin untuk mengantisipasi gangguan data base. Sehingga apabila terjadi gangguan terhadap data base dapat dilakukan recovery melalui back up data. d. Kendala selanjutnya adalah mengenai tingkat kehadiran undangan dalam pelaksanaan kegiatan. Sebagai contoh dalam kegiatan diseminasi hasil-hasil Kelitbangan Partisipatif dan diseminasi pelatihan ujicoba sistem aplikasi SimPanDIRenbang beberapa OPD dan instansi tidak dapat hadir secara langsung karena terdapat kegiatan rapat-rapat dinas yang waktunya bersamaan. Untuk itu Tim Efektif mengambil upaya untuk menginformasikan hasil-hasilnya melalui pengiriman materi kegiatan kepada OPD atau Instansi terkait atau mengunggah materi melalui website Bappeda dan Litbang..
9. KESIMPULAN DAN REKOMENDASI Berdasarkan pada penjelasan yang telah disampaikan mengenai pelaksanaan kegiatan proyek perubahan pada masa BT II maka dapat diambil beberapa kesimpulan sebagai berikut : a. Bertambahnya stakeholders yang mendukung proyek perubahan dalam pelaksanaan kegiatan yang semula 13 menjadi 16 yaitu adanya dukungan dari Wakil Bupati Tegal, Wakil Ketua DPRD dari Fraksi PDIP dan Sekretaris Daerah. b. Semua tahapan dalam proyek perubahan selama masa BT II telah dapat dilaksanakan dengan baik sesuai dengan rencana yang telah ditetapkan dan mendapatkan dukungan yang baik dari segenap stakeholders yang terlibat di dalamnya. c. Terdapat capaian yang melebihi tahapan dalam pelaksanaan kegiatan, yaitu terlaksananya kegiatan kajian asistensi pengendalian dan evaluasi RKPD tahun 2017 yang akan dilaksanakan dalam jangka menengah pada bulan Juli, Oktober dan Desember 2017, namun salah satu kegiatan telah dapat dilaksanakan pada tanggal 29 Mei 2017. 33
d. Hasil-hasil dari kegiatan secara umum dapat mencapai tujuan yang diharapkan dan
memberikan
manfaat
bagi
masyarakat
dan
penyelenggaraan
pemerintahan di Kabupaten Tegal pada umumnya dan khususnya bagi Bappeda dan Litbang dalam proses perencanaan pembangunan. e. Pelaksanaan Kelitbangan Partisipatif dan Pengelolaan Data dan Informasi Perencanaan Pembangunan secara partisipatif melalui sistem aplikasi SimPanDIRenbang dapat mendukung integrasi fungsi Kelitbangan dan Pengelolaan Data dalam perencanaan pembangunan di Kabupaten Tegal. Berdasarkan pada kesimpulan-kesimpulan tersebut maka dapat disampaikan beberapa rekomendasi sebagai berikut : a. Perlu adanya kesinambungan mekanisme kerja dari Tim Efektif untuk dapat melaksanakan kegiatan-kegiatan pada tahapan jangka menengah dan jangka panjang. b. Perlu adanya dukungan pendanaan melalui APBD untuk peningkatan kapasitas pelaksanaan kegiatan. Untuk Kelitbangan Partisipatif adalah untuk memperluas jangkauan lokus kegiatan dan juga jumlah peserta yang lebih banyak. Untuk pengelolaan data dan informasi perencanaan pembangunan untuk memperluas variable data dan informasi yang terkait dengan perencanaan pembangunan.
10. LAMPIRAN-LAMPIRAN Untuk lampiran-lampiran pendukung kegiatan adaalah sebagai berikut :
34
LAMPIRAN I
MILESTONE : 1. Pembentukan Tim Kerja sebagai Tim Efektif Pelaksanaan Program 1.1 Konsultasi dengan Wakil Bupati Dokumentasi Foto 1.2 Konsultasi dengan Sekretaris Daerah Dokumentasi Foto 1.3 Melaporkan kepada mentor tentang persipan pelaksanaan proyek perubahan dan pembentukan Tim Efektif Dokumentasi Foto 1.2 Rapat Pembentukan Tim Efektif Portofolio : a. Undangan Rapat Pembentukan Tim b. Daftar Hadir Rapat Tim d. Notulen Rapat e. Dokumentasi Foto Rapat f. SK Tim Efektif g. Materi Kelitbangan Partisipatif h, Surat Pemberitahuan
35
LAMPIRAN II
2. Pengumpulan dan Inventarisasi Data dan Informasi Perencanaan Pembangunan Koordinasi Penyusunan purwarupa sistem pengelolaan data dan informasi perencanaan pembangunan dengan pihak penyedia dan pengumpulan data base sistem tanggal 12 April 2017 a. Undangan Rapat Tim Kerja b. Daftar Hadir Rapat Tim Kerja c. Notulen Rapat d. Dokumentasi foto rapat e. Surat Pemberitahuan kepada Penyedia Jasa f. Daftar Hadir Rapat penyusunan Sistem Pengelolaan Data dan Informasi g. Dokumentasi Foto rapat
36
LAMPIRAN IIIa
MILESTONE III 3. Kajian kelitbangan secara partisipatif tentang isu-isu strategis perencanaan pembangunan 2018 3.1Rapat Tim Kerja persiapan kegiatan kajian kelitbangan partisipatif di Kecamatan Bojong dan Margasari tanggal 11 April 2017 (semula lokasi Bumijawa diganti Margasari) a. Undangan Rapat Tim Kelitbangan b. Daftar hadir rapat c. Notulen Rapat d. Dokumentasi Foto Rapat 3.2 Kajian Kelitbangan Partisipatif di Kecamatan Bojong dan Margasari tanggal 12 dan 13 April 2017 a. Surat Pemberitahuan Pelaksanaan Kegiatan di Bojong dan Margasari b. Daftar Hadir Peserta c. Surat Dukungan e. Dokumentasi Foto Kegiatan di Bojong dan Margasari 3.3 Penyusunan hasil kajian kelitbangan partisipatif tentang isu-isu strategis dari Kecamatan Bojong dan Margasari tanggal 14 April 2017 Portofolio : a. Long List Permasalahan Pembangunan di Kecamatan Bojong b. Long List Permasalahan Pembangunan di Kecamatan Margasari
37
LAMPIRAN IIIb
3.4Rapat Tim Kerja persiapan kegiatan kajian kelitbangan partisipatif di Kecamatan Dukuhturi dan Adiwerna tanggal 18 April 2017 a. Undangan Rapat Tim Kelitbangan b. Daftar hadir rapat c. Notulen Rapat d. Dokumentasi Foto Rapat 3.5 Kajian Kelitbangan Partisipatif di Kecamatan Dukuhturi dan Adiwerna tanggal 19 dan 20 April 2017 a. Surat Pemberitahuan Pelaksanaan Kegiatan di Bojong dan Margasari b. Daftar Hadir Peserta c. Surat Dukungan d. Dokumentasi Foto Kegiatan di Dukuhturi dan Adiwerna 3.6 Penyusunan hasil kajian kelitbangan partisipatif tentang isu-isu strategis dari Kecamatan Dukuhturi dan Adiwerna tanggal 21 April 2017 a. Long List Permasalahan Pembangunan di Kecamatan Dukuhturi b. Long List Permasalahan Pembangunan di Kecamatan Adiwerna
38
LAMPIRAN IIIc
3.7 Rapat Tim Kerja persiapan kegiatan kajian kelitbangan partisipatif di Kecamatan Suradadi dan Kedungbanteng tanggal 25 April 2017 (semula Warureja diganti Kedungbanteng) a. Undangan Rapat Tim Kelitbangan b. Daftar hadir rapat c. Notulen Rapat d. Dokumentasi Foto Rapat 3.8 Kajian Kelitbangan Partisipatif di Kecamatan Suradadi dan Kedungbanteng tanggal 26 dan 27 April 2017 a. Surat Pemberitahuan Pelaksanaan Kegiatan di Suradadi dan Kedungbanteng b. Daftar Hadir Peserta c. Surat Dukungan d. Dokumentasi Foto Kegiatan di Suradadi dan Kedungbanteng 3.9 Penyusunan hasil kajian kelitbangan partisipatif tentang isu-isu strategis dari Kecamatan Suradadi dan Kedungbanteng 28 April 2017 Portofolio : a. Long List Permasalahan Pembangunan di Kecamatan Surdadi b. Long List Permasalahan Pembangunan di Kecamatan Kedungbanteng
39
LAMPIRAN IV
4. Pembangunan purwarupa aplikasi sistem pengelolaan data dan informasi perencanaan pembangunan daerah dan pelaksanaan ujicoba purwarupa aplikasi. 4.1Ujicoba purwarupa sistem pengelolaan data dan informasi perencanaan pembangunan tanggal 12 Mei 2017 a. Print out Purwarupa sistem b. Surat Permintaan domain kepada Dishubkominfo c. Dokumentasi dengan Dishubkominfo
40
LAMPIRAN V
5. Pelaksanaan diseminasi dan pelatihan sistem pengelolaan data dan informasi perencanaan pembangunan daerah 5.1 Rapat persiapan peluncuran sistem pengelolaan data dan informasi perencanaan pembangunan tanggal 10 Mei 2017 a. Undangan Rapat b. Notulen Rapat c. Daftar Hadir Rapat d. Dokumentasi foto rapat 5.1Peluncuran sistem pengelolaan data dan informasi perencanaan pembangunan tanggal 15 Mei 2017 a. Undangan Rapat kepada OPD/Instansi b. Materi Pelatihan Sistem c. Daftar Hadir Rapat OPD/Instansi d. Surat Dukungan Kolektif OPD/Instansi e. Dokumentasi foto peluncuran 5.2 Input data dan pembaharuan data perencanaan pembangunan oleh SKPD tanggal 22-29 Mei 2017 a. Surat Pemberitahuan dari Sekda b. Print out contoh hasil data
41
LAMPIRAN VI
6. Pelaksanaan diseminasi dan publikasi isu-isu strategis pembangunan 2018 serta penyajian dalam dokumen RKPD 2018 6.1 Integrasi Hasil Kajian kelitbangan partisipatif mengenai isu-isu strategis pembanguan dalam dokumen RKPD tanggal 15-19 Mei 2017 a. Buku hasil Kajian Kelitbangan Partisipatif b. Hasil Kelitbangan Partisipatif Dalam Dokumen RKPD 2018 c. Dokumentasi pelaksanaan diseminasi dengan OPD dan internal Bappeda dan Litbang 6.2 Integrasi output sistem pengelolaan data dan informasi perencanaan pembangunan dalam dokumen RKPD tanggal 22-29 Mei 2017 a. Print out contoh data dalam sistem
42
LAMPIRAN VII
Milestone Jangka Menengah 7. Diskusi dan Kajian kelitbangan secara partisipatif dalam rangka asistensi pengendalian operasional dan evaluasi pelaksanaan RKPD tahun berjalan a. Disposisi Kepala Bappeda dan Litbang b. Surat Pemberitahuan Kajian/Diskusi c. Daftar Hadir Kajia/Diskusi d. Materi hasil Kajian/Diskusi e. Dokumentasi Kajian/Diskusi
43
