TAHAP PERENCANAAN
DAFTAR ISI Judul Ruang Lingkup Proyek Tujuan Jadwal Proyek Struktur organisasi Manajemen Komunikasi Manajemen Perubahan Lampiran
Contoh Judul
PEMBANGUNAN SISTEM INFORMASI PENGGAJIAN KEPEGAWAIAN PT. SELALU BAHAGIA
PERENCANAAN MANAJEMEN PROYEK (PROYEK MANAGEMENT PLAN)
Penulis Tanggal Revisi Terakhir Referensi Dokumen Versi
:
: :::1
Contoh
RUANG LINGKUP PROYEK Proyek pembangunan sistem informasi penggajian pegawai adalah proyek untuk membangun sistem informasi kepegawaian PT. Selalu Bahagia. Sistem Informasi tersebut harus dapat : -Mengeluarkan daftar gaji pegawai -Mencetak slip gaji -Mencetak Data Indek Pegawai -Melakukan absensi karyawan secara otomatis (menggunakan finger print) -Mengeluarkan daftar absensi pegawai beserta jumlah jam kerjanya -Mencetak absensi tiap pegawai yang digunakan sebagai laporan ke bagian SDM Gaji yang diterima = gaji pokok+tunjangan-potongan Tunjangan Jabatan : sesuai dengan jabatan Istri/Suami berdarakan golongan Anak, sampai dengan anak ke 3 dan berdasarkan golongan Uang makan dan transport berdasarkan golongan dan dikalikan kehadiran Lembur, indeks lembur sesuai golongan Potongan Potongan koperasi, sesuai dengan besar pinjaman pegawai Asuransi Kesehatan, besarnya tergantung golongan Asuransi JHT, besarnya tergantung golongan Basensi Dilakukan dua kali, masuk dan pulang Dilakukan dengan finger print
Contoh
TUJUAN Membangun sistem yang dapat memberikan informasi yang berkaitan dengan permasalahan kepegawaian, khususnya permasalahan penggajian dan absensi pegawai dibuat secara otomatis oleh sistem.
Contoh
JADWAL PROYEK
Untuk mengerjakan proyek pembangunan sistem informasi kepegawaian ini diperlukan: Pembangunan sistem : 80 hari kerja Maintenance : 20 hari kerja Waktu tambahan perubahan pekerjaan dan meeting : 15 hari Total waktu yang disediakan untuk membangun proyek ini, dari waktu mulai proyek sampai dengan penutupan proyek adalah 115 hari kerja. Rincian proyeknya adalah sebagai berikut :
Contoh Rincian jadwal
STRUKTUR ORGANISASI
Peran dan tanggung jawab Uraikan peran dan tanggung jawab masing-masing bagian
MANAJEMEN KOMUNIKASI
-
Perencanaan Komunikasi Menjabarkan kebutuhan komunikasi reguler antar angggota tim yang terlibat dalam pembangunan proyek. Komunikasi tidak harus dilakukan secara formal saja, komunikasi secara terbuka dan informal untuk memfasilitasi trasnfer pengetahuan antar semua pihak yang terlibat. Perencanaan Pertemuan Mendistribusikan agenda meeting selambat-lambatnya satu hari sebelumnya Mendistribusikan materi meeting, agenda serta lokasi dan waktu Setiap anggota tim bertanggung jawab untuk emlakukan persiapan, hadir dan berpartisipasi aktif dalam meeting Pemimpin meeting dan fasilitator memastikan meeting berjalan pada jalurnya dan efektif Meeting minimal membahas : kemajuan proyek, aktivitas yang segera dilakukan, pembahasan ulang kontrol perubahan
MANAJEMEN PERUBAHAN
-
-
-
Prosedur Kontrol Setiap modifikasi yang telah disetujui, ataupun perubahan pada jadwal dan biaya proyek harus mengacu pada prosedur Pengajuan eprubahan dapat berasal daris etiap anggota tim apabila diperlukan, terutama untuk perubahan yang akan mempengaruhi jadwal dan runga lingkup kerja Persetujuan pada form permintaan perubahan merupakan persetujuan terhadap perubahan pada jadwal Pengajuan Perubahan Suatu perubahan dapat diajukan ke menajer proyek melalui komunikasi formal atau non-formal Mengisi form permintaan perubahan Catat permintaan perubahan pada catatan permintaan perubahan Monitor Perubahan Apabila form permintaan perubahan disetujui, pekerjaan dapat dimulai Manager proyek akan mengubah jadwal proyek Kemajuan dalam kontrol perubahan akan dilaporkan dalam meeting proyek
LAMPIRAN 1 PERENCANAAN KOMUNIKASI
LAMPIRAN 2. FORMULIR PERMINTAAN PERUBAHAN
LAMPIRAN 3. STRUKTUR RINCIAN PEKERJAAN DAN PENUGASAN TIM PROYEK
