IDENTIFIKASI FUNGSI DAN TUGAS PUBLIC RELATIONS DI PT. FRISIAN FLAG INDONESIA SKRIPSI. Disusun Oleh

IDENTIFIKASI FUNGSI DAN TUGAS PUBLIC RELATIONS DI PT. FRISIAN FLAG INDONESIA

SKRIPSI

Disusun Oleh Nama

: Maria Irmina Wula

NIRM

: 4420411-061

Jurusan

: Public Relations

FAKULTAS ILMU KOMUNIKASI UNIVERSITAS MERCUBUANA JAKARTA 2007

i

FAKULTAS ILMU KOMUNIKASI UNIVERSITAS MERCUBUANA

LEMBAR PERSETUJUAN SIDANG SKRIPSI

Nama

: Maria Irmina Wula

NIM

: 4420411-061

Bidang Studi

: Hubungan Masyarakat

Judul Skripsi

: Identifikasi Fungsi dan Tugas Public Relations di PT. FRISIAN FLAG INDONESIA

Menyetujui, Pembimbing I

(Irmulan Sati T., SH., M.Si)

ii


LEMBAR PENGESAHAN SIDANG SKRIPSI

Nama

: Maria Irmina Wula

NIM

: 4420411-061

Bidang Studi


Judul Skripsi


1. Ketua Sidang ( Dra. Agustina Zubair, M. Si )

…………………………..

2. Penguji Ahli ( Ida Anggraeni Ananda, SS, M. Si )

…………………………..

3. Pembimbing I (Irmulan Sati T., SH., M.Si)

…………………………..

iii


LEMBAR PENGESAHAN PERBAIKAN SKRIPSI

Nama

: Maria Irmina Wula

NIM

: 4420411-061

Bidang Studi


Judul Skripsi


Jakarta, September 2007 Disetujui dan diterima oleh : Pembimbing I

(Irmulan Sati T., SH., M.Si) Mengetahui, Dekan

Ketua Bidang Studi

Fakultas Ilmu Komunikasi

Hubungan Masyarakat

(Dra. Diah Wardhani., M.Si)

(Irmulan Sati, SH.,M.Si)

iv


LEMBAR PENGESAHAN TANDA LULUS SIDANG SKRIPSI

Nama

: Maria Irmina Wula

NIM

: 4420411-061

Bidang Studi


Judul Skripsi


Jakarta, September 2007 Disetujui dan diterima oleh : Pembimbing I

(Irmulan Sati T., SH., M.Si) Mengetahui, Dekan

Ketua Bidang Studi

Fakultas Ilmu Komunikasi

Hubungan Masyarakat

(Dra. Diah Wardhani., M.Si)

(Irmulan Sati, SH.,M.Si)

v

Fakultas Ilmu Komunikasi Maria Irmina Wula (4420411-061) Bidang Studi Public Relations Identifikasi Fungsi dan Tugas Public Relations di PT. Frisian Flag Indonesia Bibliografi (1987-2005) (V Bab + 89 Halaman + 2 Tabel + 1 Modul + 16 Lampiran + 1 Biodata Penulis) ABSTRAK Public Relations memiliki fungsi dan tugas yang berbeda, untuk itu perlu dilakukan identifikasi untuk memperjelas kedua pengertian tersebut. Salah satu fungsi dari Public Relations adalah menjaga reputasi perusahaan supaya dikenal baik oleh seluruh masyarakat khususnya konsumen susu. Tugas Public Relations adalah menjaga sinkronisasi antara informasi dari perusahaan dengan reaksi dan tanggapan publik. Dari kedua pengertian tersebut dapat diartikan bahwa fungsi dan tugas Public Relations sangat berkaitan dan harus saling mendukung untuk menghasilkan sinergi positif bagi perkembangan perusahaan. Tujuan penelitian adalah penulis ingin mengidentifikasi bagaimana fungsi dan tugas Public Relations di PT. Frisian Flag Indonesia. Ingin mengetahui apa ada perbedaan antara tugas dan fungsi Public Relations yang selama ini dipahami sebagai dua hal yang berkaitan dan saling mendukung. Penelitian dilakukan dengan menjabarkan kerangka pemikiran dimulai tentang pengertian komunikasi, Public Relations samapai dengan pengertian beberapa ahli tentang fungsi dan tugas Public Relations agar semakin jelas dan mudah dipahami bagi yang membacanya. Dalam mengidentifikasikan fungsi dan tugas Public Relations tidak lepas dengan peranan dalam kegiatan sehari-hari baik didalam maupun diluar perusahaan. Untuk itu penulis menjelaskan sedikit mengenai peranan Public Relations dalam suatu perusahaan menurut beberapa ahli. Metode penelitian yang digunakan adalah eksploratif – snow ball dimana penelitian ini bergantung terutama kepada perkenalan pribadi yang menghubungkan penulis dengan informan-informan yang pada gilirannya menghubungkannya kepada informan-informan berikutnya. Berdasarkan hasil pengamatan diperusahaan ini dapat disimpulkan bahwa fungsi dan tugas Public Relations tidak hanya bergantung para peran Public Relations Manager (Marketing Service Manager) semata melainkan membutuhkan kerjasama dari seluruh tim dalam departemen itu sendiri, disamping itu pula fungsi dan tugas Public Relations dijalankan oleh pihak ketiga (agency) dimana pada bagian ini melakukan tugas kepada pihak eksternal yaitu konsumen dengan cara verbal.

vi

KATA PENGANTAR

Puji dan syukur penulis panjatkan kepada Tuhan Yang Maha Esa karena dengan rahmat dan perlindunganNya penulis dapat menyelesaikan skripsi di PT. Frisian Flag Indonesia yang beralamat di Jalan Raya Bogor Km.5 Pasar Rebo, Jakarta 13760 Dalam menjalani proses penyelesaian skripsi ini, penulis mengalami tidak sedikit kendala yang dihadapi. Semuanya dapat terlaksana dan dapat diatasi dengan banyak bantuan dan dukungan dari berbagai pihak. Adapun tujuan dari pembuatan skripsi ini adalah untuk memenuhi persyaratan gelar Sarjana (S-1) Fakultas Ilmu Komunikasi Universitas Mercubuana. Skripsi ini disusun atas bimbingan, pengarahan serta dukungan baik secara langsung maupun secara tidak langsung dari segenap karyawan PT. Frisian Flag Indonesia. Oleh karena itu dalam kesempatan ini penulis ingin menyampaikan ucapan terima kasih yang sebesar-besarnya kepada : 1. Irmulan Sati T., SH.M.Si, pembimbing yang selalu mengingatkan serta mendorong penulis untuk segera menyelesaikan skripsi secepat mungkin, agar tidak ditunda-tunda penyelesaiannya. 2. Mama, yang selalu mendoakan, memberikan perhatian kepada penulis dengan menanyakan progress bimbingan setiap kali menemui dosen pembimbing. 3. Dhyoti Rororasmi Basuki, Marketing Service Manager PT. Frisian Flag Indonesia yang turut mendukung penulis dengan data-data dan informasi yang dibutuhkan penulis. 4. Teman-teman di PT. Frisian Flag Indonesia yang telah bersedia memberikan data-data sebagai tambahan penulis yaitu Refa, Hana Arifah, Yeni Novianti, Marcel, Henny K, Sulis, Fajar, Helen. 5. Teman-teman Universitas Mercubuana angkatan V yaitu Ria A, Egha, Lita, Dewi, Andriana, Zainal Fanani dan bersama-sama kita jalani perkuliahan sabtu-minggu ini dengan penuh semangat dan harapan segera mencapai gelar sarjana 6. Semua pihak yang penulis tidak dapat sebutkan satu-persatu. Penulis menyadari bahwa skripsi ini memiliki banyak kekurangan dan jauh dari sempurna. Oleh karena itu penulis dengan senang hati menerima saran dan kritik guna mencapai hasil yang lebih maksimal. Penulis berharap semoga skripsi ini dapat memberikan manfaat kepada semua pihak yang memerlukan.

Jakarta, 10 September 2007

Penulis

vii

DAFTAR ISI

HALAMAN JUDUL ………………………………………..…….

i

LEMBAR PERSETUJUAN SKRIPSI …………………………… ii LEMBAR PENGESAHAN SIDANG SKRIPSI…………………. iii LEMBAR PENGESAHAN PERBAIKAN SKRIPSI……………. iv PENGESAHAN TANDA LULUS SIDANG SKRIPSI……….....

v

ABSTRAK …………………………………………………………. vi KATA PENGANTAR……………………………………………… vii DAFTAR ISI ………………………………………………………. viii BAB I - PENDAHULUAN 1.1. Latar Belakang Masalah....…………………………………………..… 1 1.2 Perumusan Masalah ………………………...................……………….. 6 1.3 Tujuan Penelitian………………………….......................……… …….. 6

1.4 Signifikansi Penelitian ……………………..…......……………………. 6 BAB II – KERANGKA PEMIKIRAN 2.1. Komunikasi ..………………………………………………………......

8

2.1.1 Komunikasi Organisasi ……………………………………………

9

2.1.1.1 Komunikasi Internal ……………………………………… 12 2.1.1.2 Komunikasi Kebawah …………………………………….

13

2.1.1.3 Komunikasi Keatas……………………………………….. 21 2.1.1.4 Komunikasi Horizontal……….………………………….. 2.1.2 Perencanaan Komunikasi Karyawan…………………………….…

23 28

2.2 Public Relations 2.2.1 Pengertian Public Relations …………………………………...…

33

2.2.2 Fungsi Public Relations …………………………………………..

34

2.2.3 Tugas-Tugas Public Relations …………………………………...

34

2.3 Internal Public Relations ……………………………………………....

40

2.4 Eksternal Public Relations ………………………………….................

41

viii

2.5 Kedudukan Public Relations Dalam Perusahaan ………………………

44

2.6 Metode Pekerjaan Public Relations ……………………………………

46

BAB III – METODOLOGI PENELITIAN 3.1.

Tipe Penelitian …………………………………………………....…….…

49

3.2.

Metode Penelitian ……………………………………..…………………..

49

3.3.

Teknik Pengumpulan Data ……………………………..……….….……..

50

3.4.

Key Informan …………………………………………….…….………....

51

3.5.

Definisi & Fokus Penelitian………… ……………………...………….....

52

3.6.

Fokus Penelitian ………………………………………………………….. 54

3.7.

Analisa Data ……………………………...…………………..………...…

56

Bab IV- GAMBARAN OBYEK PENELITIAN 4.1

Obyek Gambaran Umum Sejarah PT. Frisian Flag

Indonesia……….....

58

4.1.1 Visi – Misi dan Nilai PT. Frisian Flag Indonesia………………………..

59

4.1.1.1 Visi Perusahaan ………………………………………………..

60

4.1.1.2 Misi Perusahaan ………………………………………………

60

4.1.1.3 Nilai Perusahaan ………………………………………………

61

4.1.1.4 Struktur Organisasi Perusahaan ………………………………

62

4.1.2 Job Description ………………………………………………………....

65

4.2

Hasil Penelitian …………………………………………………………… 68

4.3

Analisa Data ………………………………………………………………

81

BAB V- KESIMPULAN DAN SARAN 5.1 Kesimpulan ………………………………………………………………..… 86 5.2 Saran .…………………………………………………………………..…....

88

DAFTAR PUSTAKA………………………………………….…………………. ix LAMPIRAN ………………………………………………………………………

viii

x

BAB I PENDAHULUAN

1.1

Latar Belakang Masalah Berbagai bentuk pertanyaan muncul dibenak penulis tentang pengertian

fungsi dan tugas Public Relations. Apakah keduanya sama atau berbeda. Untuk menghilangkan salah pengertian atau salah persepsi penulis melakukan penelitian berupa identifikasi fungsi dan tugas Public Relations di PT. Frisian Flag Indonesia. PT. Frisian Flag Indonesia adalah salah satu perusahaan produsen susu terkemuka yang sampai saat ini memiliki angka penjualan produk susu tertinggi di Indonesia. Perusahaan yang bergerak dalam bidang fast moving consumer goods (FMCG) ini berdiri sejak tahun 1971 namun dapat dikatakan masih relatif baru dalam menerapkan fungsi Public Relations (PR). Sesuai dengan tuntutan dan kompetisi pasar produk susu yang semakin ketat, Public Relations perusahaan ini mulai didirikan pada awal tahun 2000-an. Pihak-pihak atau karyawan yang memiliki fungsi dan tugas Public Relations di perusahaan tersebut tergabung pada sebuah departemen yang disebut sebagai departemen Marketing Service. Pentingnya pelaksanaan dari fungsi dan tugas PR dalam kelangsungan perusahaan yang bergantung pada keberadaan dan kepuasan konsumen seperti PT. Frisian Flag Indonesia, dipandang penulis sebagai suatu hal yang menarik karena Public Relations merupakan salah satu tulang punggung perusahaan dalam mencapai tujuan bisnisnya. Atas dasar latar belakang diatas, timbul pertanyaan dan keingintahuan penulis untuk melakukan identifikasi terhadap fungsi dan tugas Public Relations

1

2

di perusahaan tersebut. Untuk menggali lebih dalam tentang kedua hal tersebut diatas, penulis melakukan penelitian dengan studi literatur, observasi, dan mewawancarai pihak-pihak atau karyawan terkait di PT. Frisian Flag Indonesia. Perubahan alur informasi yang cepat juga memiliki pengaruh terhadap peran Public Relations dalam menciptakan manajemen Public Relations yang modern dan tangguh, karena menuntut pengujian kemampuan setiap praktisi Public Relations baik dari segi kemampuan manajerial, maupun segi teknis untuk mengelola Manajemen Public Relations dan Manajemen Organisasi pada sebuah organisasi atau perusahaan, yang ingin maju dan bersiap untuk menghadapi berbagai tantangan dalam era kompetisi tajam pada era informasi terbuka seperti saat ini. 1

Aktivitas Public Relations sehari-hari pada hakikatnya merupakan bagian

dari teknik kegiatan berkomunikasi dengan ciri khas menyelenggarakan komunikasi timbal balik ( Two Way Communications ) antara perusahaan atau suatu lembaga dengan pihak publik. Public Relations meletakkan komunikasi dalam kerangka manajemennya. Dalam hal ini, komunikasi dapat diibaratkan sebagai kegiatan dalam sistem syaraf. Perusahaan yang menyalurkan informasi ke seluruh bagian dan merupakan landasan bagi seluruh upaya untuk mencapai tujuan perusahaan melalui cara yang sistematis. Melalui komunikasi, perusahaan akan dapat menjaga kelangsungan hubungannya dengan publiknya dan perkembangan yang sedang terjadi dengan tujuan untuk menciptakan saling pengertian dan dukungan bagi tercapainya suatu tujuan tertentu, kebijakan, kegiatan produksi barang atau pelayanan jasa, dan

1

Kustadi Suhandang, Public Relations Perusahaan, Penerbit Nuansa, Bandung, 2004, hal.43

3

sebagainya, demi kemajuan perusahaan atau citra positif bagi perusahaan atau lembaga yang bersangkutan. Dalam komunikasi ke dalam, Public Relations berperan menjembatani antar pimpinan dengan karyawan, atau karyawan dengan pimpinan dalam suatu organisasi atau instansi Perusahaan, yang bertujuan untuk menciptakan iklim kerja yang menyenangkan mengkomunikasikan aktivitas instansi atau kebijakan pimpinan dalam menumbuhkan sikap positif karyawan. Untuk memperjelas asal pengertian Public Relations itu sendiri maka penulis akan menjelaskan hal tersebut dibawah ini. 2

Istilah Public Relations, yang ada di Indonesia secara umum diterjemahkan

menjadi Hubungan Masyarakat atau disingkat Humas. Sangat boleh jadi karena terjemahannya dirasakan kurang tepat, maka penggunaan istilahnya pun tidak seragam. Ada yang mempertahankan istilah (Public Relations), ada juga yang menggunakan terjemahannya (Humas). Karena istilah bahasa selalu mengacu pada etimologinya, dan kedua istilah itu dibedakan oleh bahasa yang berlatar belakang berbeda, sudah barang tentu operasionalisasi dan aktualisasinya pun menjadi berbeda. Padahal maksud dari kedua istilah itu sama (aslinya) yaitu Public Relations. Sebagai acuan, salah satu definisi Humas atau PublicRelations, berbunyi : a. “Public Relations activity is management of communications between an organization and its publics”. (Aktivitas Public Relations adalah mengelola komunikasi antara organisasinya dan publiknya.)

2

Kustadi Suhandang, Public Relations Perusahaan, Penerbit Nuansa, Bandung, 2004, hal. 15

4

b. “Public Relations practice is deliberate, planned and sustain effort to establish and maintain mutual understanding between an organizations and its public”. (Praktik Public Relations adalah memikirkan, merencanakan dan mencurahkan daya untuk membangun dan menjaga saling pengertian antara organisasi dan publiknya.) Organisasi atau perusahaan itu dapat bermakna gabungan dari orang-orang atau kumpulan orang-orang yang bekerja dan berusaha bersama-sama dengan kesatuan tujuan yang ingin dicapai. Secara teoritis, kunci suatu organisasi dapat berhasil biasanya dikarenakan komunikasi yang baik dan efektif disinilah peranan Public Relations diuji dan dituntut pandai dalam menempatkan diri dalam organisasi. Keharmonisan di antara sesama perusahaan serta lembaga-lembaga lainnya di kalangan masyarakat pun dapat terjalin baik, apabila di masing-masing perusahaan memiliki instrumen yang lengkap untuk dapat digunakan dalam berkomunikasi dengan semua pihak terkait. Salah satu medium dalam hal berkomunikasi demikian adalah Public Relations. Sebab berhasil tidaknya suatu perusahaan, terutama dalam berkomunikasi dengan semua pihak terkait, tergantung dari misi Public Relations yang dijadikan ”aparatnya”. Dapat diterima atau tidaknya suatu perusahaan oleh masyarakat, disukainya atau tidaknya produk-produk perusahaan itu oleh masyarakat, semuanya tergantung pada hasil karya Public Relations dari perusahaan itu sendiri. Meskipun demikian, dalam kenyataan di lapangan serta didukung penelitian dari beberapa pakar komunikasi, diperoleh kesimpulan bahwa masih banyak terdapat kekurang-pahaman akan peranan dan vitalitas Public Relations ini,

5

sehingga masih banyak terlihat, bahwa organisasi Public Relations yang tidak ditempatkan pada posisi yang semestinyanya. Masih banyak pengusaha atau pimpinan perusahaan yang menganggap sepele terhadap kedudukan Public Relations. Apalagi ilmu Public Relations ini masih merupakan cabang ilmu pengetahuan baru, dan masih belum begitu populer adanya. Para pengusaha atau para pemimpin perusahan lebih mementingkan sarjana-sarjana dari disiplin ilmu lain ketimbang sarjana Public Relations, untuk mengisi lowongan jabatan Kepala Humas atau PRO (Public Relations Officer) di perusahaannya. Fenomena yang mendorong terbentuknya kegiatan Public Relations yang tergabung dalam departemen Marketing Service di PT. Frisian Flag Indonesia disebabkan oleh semakin besarnya tuntutan pasar untuk menjalin hubungan yang baik dengan konsumen. Public Relations juga diperlukan untuk mendukung segala kegiatan pemasaran dan penjualan dalam upaya perusahaan untuk menarik konsumen baru dan menciptakan konsumen yang loyal. Begitu pesatnya kemajuan jaman dewasa ini menuntut perusahaan untuk dapat lebih peka terhadap keinginan pasar serta mengetahui benar kebutuhan konsumen. Untuk itu, keberadaan perwakilan perusahaan yang berfungsi mensosialisasikan

atau

mengkomunikasikan

pesan-pesan

perusahaan

ke

konsumennya sangatlah diperlukan. Objek penelitian yang dikaji penulis disini adalah kegiatan Public Relations yang tergabung dalam departemen Marketing Service, dimana penelitian akan lebih difokuskan pada pengidentifikasian fungsi dan tugas-tugas yang dilakukan sehari-hari oleh karyawan terkait yang mendukung tujuan bisnis perusahaan. Penulis mendapat kemudahan dalam melakukan penelitian ini karena penulis merupakan salah satu karyawan yang bekerja di perusahaan tersebut. Adapun

6

batasan waktu atau periode penelitian adalah selama satu tahun, mulai dari bulan Juli 2005-Juli 2006, periode penelitian adalah mulai dari bulan januari 2006-juli 2007. Peneliti mengambil waktu tersebut dengan pertimbangan bahwa departemen ini melakukan pengembangan struktural. Sebelumnya dalam tubuh departemen ini tidak memiliki Nutrition Specialist dan Customer Relations Specialist yang memiliki peran sangat penting dalam menjalankan fungsi Public Relations di PT. FFI.

1.2. Rumusan Masalah Setelah memahami latar belakang masalah yang mendasari pemikiran ini, maka timbul suatu masalah yang dianggap penting oleh penulis untuk mengetahui guna mendapatkan informasi dalam menyelesaikan penelitian ini yaitu “Bagaimana Identifikasi Fungsi dan Tugas Public Relations di PT. Frisian Flag Indonesia ?”

1.3. Tujuan Penelitian Penulis ingin mengidentifikasi bagaimana fungsi dan tugas Public Relations di PT. Frisian Flag Indonesia ?

1.4. Signifikansi Penelitian Mengacu kepada latar belakang maka kegunaan dari hasil penelitian ini tergolong kedalam signifikansi akademis dan signifikansi praktis. Signifikansi Akademis : Penulis ingin memperdalam pengertian peran dan fungsi Public Relations untuk dapat secara jelas memahami perbedaan kedua pengertian tersebut sehingga

7

proses identifikasi dapat berjalan dengan baik sesuai dengan yang diharapkan. Identifikasi dilakukan agar pengertian tugas dan fungsi tidak saling tumpangtindih sehingga menyebabkan salah pengertian. Penelitian ini secara akademis diharapkan memperkaya khasanah keilmuan yang bermanfaat bagi kegiatan akademis di perguruan tinggi dan juga bermanfaat bagi peneliti dan juga pembaca skripsi ini. Signifikansi Praktis : Penulis mengharapkan konsep-konsep yang telah dirangkum diatas dapat memberikan kontribusi positif khususnya keberhasilan tugas dan fungsi Public Relations di PT. Frisian Flag Indonesia. Kontribusi positif salah satunya adalah menciptakan hubungan yang harmonis antara Public Relations dengan publiknya (eksternal dan internal Perusahaan). Dalam proses akademis kedua pengertian diatas maknanya harus benar-benar tepat sehingga dalam aplikasinya tidak menyimpang untuk identifikasi secara mendalam harus dilakukan.

BAB II KERANGKA PEMIKIRAN 2.1

Komunikasi Komunikasi memiliki bermacam-macam definisi yang berbeda-beda

menurut para ahli. Berikut ini adalah definisi komunikasi : Definisi komunikasi menurut Hovland, Janis, dan Kelley (1981) adalah ”communication is the process by which and individual transmits stimuly (usually verbal) to modify the behavior of other individuals”. Dengan kata lain komunikasi adalah proses individu mengirim stimulus yang biasanya dalam bentuk verbal untuk mengubah tingkah laku orang lain. Pada definisi ini mereka menganggap komunikasi sebagai suatu proses bukan sebagai suatu hal. Pengertian komunikasi menurut Forsdale (1981) ahli komunikasi dan pendidikan, ” communication is the process by which a system is established, maintained, and altered by means of shared that operate according to rules”. Komunikasi adalah suatu proses memberikan signal menurut aturan tertentu, sehingga dengan cara ini suatu sistem dapat didirikan, dipelihara dan diubah. Pada definisi ini komunikasi juga dipandang sebagai suatu proses. Pengertian komunikasi menurut Brent D. Rubben (1988) adalah suatu proses melalui mana individu dalam hubungannya, dalam kelompok, dalam organisasi dan dalam masyarakat menciptakan, mengirimkan dan menggunakan informasi untuk mengkoordinasi lingkungannya dan orang lain. Pengertian komunikasi menurut Seller (1988) adalah proses dengan mana simbol verbal dan non verbal dikirimkan, diterima, dan diberi arti. Menurut Dr. Arni Muhammad (2000) komunikasi adalah pertukaran pesan verbal maupun non verbal antara si pengirim dan si penerima pesan untuk

8

9 mengubah tingkah laku. Secara umum dapat disimpulkan pengertian komunikasi adalah proses individu (pengirim pesan) mengirimkan stimulus (pesan) kepada orang lain (penerima pesan) untuk mempengaruhi orang lain tersebut agar melaksanakan apa yang dikatakan pengirim pesan.

2.1.1

Komunikasi Organisasi Komunikasi Organisasi terdiri dari dua konsep yakni Komunikasi dan

Organisasi. Penulis akan membahas kedua konsep tersebut berikut ini. Menurut Katz dan Robert Khan, dua ahli psikologi sosial dari Pusat Riset Survei Universitas Michigan, Komunikasi adalah pertukaran informasi dan penyampaian makna yang merupakan hal utama dari suatu sistem sosial atau organisasi. Jadi komunikasi sebagai suatu “proses penyampaian informasi dan pengertian dari satu orang ke orang lain. Dan satu-satunya cara mengelola aktivitas dalam suatu organisasi adalah melalui proses komunikasi”. 3

Disamping itu menurut Brent D. Ruben (1998) memberikan definisi

mengenai komunikasi manusia yang lebih komprehensif sebagai berikut : Komunikasi manusia adalah suatu proses melalui mana individu dalam hubungannya, dalam kelompok, dalam organisasi dan dalam masyarakat menciptakan, mengirimkan dan menggunakan informasi untuk mengkoordinasi lingkungan dan orang lain. Ruben menggunakan istilah informasi untuk maksud itu, yang diartikannya sebagai kumpulan data, pesan (message), susunan isyarat dalam cara tertentu yang memiliki arti atau berguna bagi sistem tertentu. Istilah menciptakan informasi adalah tindakan menyandikan (encoding) pesan yang berarti, kumpulan data. Sedangkan istilah mengirimkan informasi adalah proses 3

Rosady Ruslan, Manajemen Public Relations dan Media Komunikasi ,Penerbit RajaGrafindo Persada, Jakarta, 2005, hal.89

10 yang mana pesan dipindahkan dari si pengirim kepada orang lain atau dari satu tempat ke tempat lain. Istilah pemakaian informasi menunjuk kepada peranan informasi dalam mempengaruhi tingkah laku manusia baik secara individual, kelompok maupun masyarakat. Jadi jelas bahwa tujuan komunikasi menurutnya adalah untuk mempengaruhi tingkah laku orang lain. 4 Penelitian membuktikan bahwa komunikasi adalah fungsi yang sangat penting dalam sebuah organisasi bahkan dalam sebuah penelitian juga terbukti bahwa korelasi antara komunikasi dan efektifitas organisasi sangatlah tinggi. Responden yang teliti setuju bahwa komunikasi dapat diibaratkan sebagai perekat organisasi, minyak pelumas yang melicinkan fungsi organisasi, benang pengikat sistem, kekuatan yang meliputi organisasi, alat pengikat yang mendasari hubungan dalam perusahaan. 5 Kemudian, pembahasan tentang Organisasi. Berbicara tentang manajemen maka kita tidak dapat lepas dari organisasi. Kapan kita berorganisasi? Sering kali kita tidak merasa bahwa kita pernah terlibat dalam organisasi karena mungkin di dalam benak kita organisasi adalah selalu formal dan kita harus sebagai pelaku dalam organisasi tersebut. Kemudian muncul pertanyaan, apa itu organisasi ? Organisasi adalah suatu kesatuan sosial dari sekelompok manusia, yang saling berinteraksi menurut suatu pola tertentu sehingga setiap anggota organisasi memiliki fungsi dan tugasnya masing-masing, yang sebagai suatu kesatuan mempunyai tujuan tertentu dan mempunyai batas-batas yang jelas, sehingga bisa dipisahkan secara tegas dari lingkungannya. Pada dasarnya sebuah organisasi terdiri dari dua sumber daya penting yaitu teknologi dan manusia. Sumber daya

4

Arni Muhammad, Komunikasi Organisasi , Penerbit Bumi Aksara, Jakarta, 1989,hal. 4 Goldhaber 1990;hal. 5

5

11 teknologi meliputi bahan mentah, peralatan dan perlengkapan, dan modal sedangkan sumber daya manusia yang meliputi berbagai hal yang berhubungan atau menjadi bawaan dari manusia yaitu pekerjaan/kerja, ide serta ketrampilan. Singkatnya dapat disimpulkan bahwa sebuah organisasi dapat eksis karena berkumpulnya dari sumber-sumber tersebut dan berkumpulnya individu yang mencurahkan potensi bersama-sama (sinergi keseluruhan dari sumber daya yang ada). 6 Pengertian lain organisasi ada dua macam pendekatan. Pertama, Secara Objektif: organisasi adalah bersifat fisik dan konkret dan merupakan sebuah struktur dengan batasan-batasan yang pasti. Organisasi eksis seperti sebuah keranjang, dan semua unsur yang membentuk organisasi tersebut ditempatkan dalam wadah itu. Organisasi secara khas dianggap sebagai kata benda. Kedua, Secara Subjektif : memandang organisasi sebagai kegiatan yang dilakukan orangorang. Organisasi terdiri dari tindakan-tindakan, interaksi dan transaksi yang melibatkan orang-orang. Mereka menganggap organisasi sebagai struktur, sesuatu yang stabil. Pengorganisasian (organizing) dianggap sebagai kata kerja (Weick, 1979) 7 Dengan demikian, komunikasi organisasi dapat diartikan secara umum sebagai suatu pendekatan untuk mensurvai sikap, persepsi, ekspektasi dan kepuasan karyawan sehingga memberikan informasi mengenai komunikasi dan iklim organisasi atau perusahaan dari sudut pandang anggota-anggota organisasi atau perusahaan. R. Wayne Pace & Don F. Faules mendefinisikan komunikasi organisasi sebagai suatu pertunjukan dan penafsiran pesan di antara unit-unit komunikasi

6

Ispawatyasri, Diktat Komunikasi Organisasi Jakarta, 2006, hal.15 R. Wayne Pace & Don F. Faules, Komunikasi Organisasi-Strategi Meningkatkan Kinerja Perusahaan, 2004, hal.11

7

12 yang merupakan bagian dari suatu organisasi atau perusahaan tertentu. Suatu organisasi terdiri dari unit-unit komunikasi dalam hubungan-hubungan hierarkis antara yang satu dengan lainnya dan berfungsi dalam suatu lingkungan. Berdasarkan definisi tradisional (fungsional dan objektif) komunikasi organisasi adalah menekankan kegiatan penanganan-pesan yang terkandung dalam suatu “batas organisasional (organizational boundary)”. Sedangkan dari segi subjektif adalah proses penciptaan makna atas interaksi yang merupakan organisasi. Komunikasi organisasi adalah “perilaku pengorganisasian” yang terjadi dan bagaimana mereka terlibat dalam proses itu bertransaksi dan memberi makna atas apa yang sedang terjadi.

2.1.1.1

Komunikasi Internal Organisasi adalah komposisi sejumlah orang-orang yang menduduki

posisi atau peranan tertentu. Di antara orang-orang ini saling terjadi pertukaran pesan. Pertukaran pesan itu melalui jalan tertentu yang dinamakan jaringan komunikasi. Bila pesan tersebut mengalir melalui jalan resmi yang ditentukan oleh hierarki resmi organisasi atau oleh fungsi pekerjaan maka pesan itu disebut komunikasi internal. Komunikasi internal atau Internal Communication adalah komunikasi yang dikirimkan kepada seluruh anggota dalam suatu organisasi atau dengan kata lain dalam komunikasi internal pihak penerima pesan adalah orang dalam organisasi. Ada tiga bentuk utama dari arus pesan dalam jaringan komunikasi internal dalam organisasi yang mengikuti garis komunikasi seperti yang digambarkan dalam struktur organisasi yaitu :

13 Komunikasi ke bawah atau downward communication Komunikasi ke atas atau upward communication Komunikasi horizontal atau horizontal communication

2.1.1.2

Komunikasi ke bawah (downward communication) Komunikasi ke bawah menunjukkan arus pesan yang mengalir dari para

atasan atau para pimpinan kepada para bawahannya. Kebanyakan komunikasi ke bawah digunakan untuk menyampaikan pesan-pesan yang berkaitan dengan tugastugas dan pemeliharaan. Pesan tersebut biasanya berhubungan dengan pengarahan, tujuan disiplin, perintah, instruksi. Media yang dipergunakan dalam bentuk komunikasi lisan (perintah dan istruksi) dan tulisan (nota dinas, peraturan, surat edaran dan lain-lain). Tujuan dari komunikasi ini adalah untuk menyampaikan tujuan, merubah sikap, membentuk pendapat, mengurangi ketakutan dan kecurigaan yang timbul karena salah informasi, mencegah kesalahpahaman karena kurang informasi dan mempersiapkan anggota organisasi untuk menyesuaikan diri dengan perubahan. 8

Disamping itu pula ada pengertian lain komunikasi dengan karyawan

secara lisan dapat pula menggunakan media cetak ( Surat Manajemen untuk karyawan, majalah karyawan, papan pengumuman, pameran produk, dsb) atau grafik, semuanya dapat dilakukan secara bersamaan. Sumber-sumber tersebut lebih disukai oleh karyawan sebuah perusahaan industri kimia, seperti yang ditunjukkan melalui penelitian yang dilaksanakan oleh Biro Penelitian Opini: pengawas terdekat, 53 persen, papan pengumuman, 38 persen, majalah

8

H. Frazier Moore, Hubungan Masyarakat, PT. Remaja Rosdakarya, 2000,hal. 9

14 perusahaan, 36 persen, surat kabar perusahaan, 35 persen, rapat, 33 persen, film tentang perusahaan, 28 persen, teman kerja, 3 persen. a. Komunikasi Lisan Komunikasi lisan antarpersona merupakan metode yang paling efektif. Percakapan informal antara manager, supervisor dan karyawan merupakan sarana yang cepat dan ekonomis tentang hal-hal yang mempengaruhi mereka dan pekerjaannya. Para karyawan lebih menyukai komunikasi lisan karena komunikasi ini memungkinkan pertanyaan, penolakan, serta penjelasan. Akan tetapi, komunikasi lisan memiliki kelemahan, dan ia tidak mengandalkan penggunaan media lainnya. Pesan yang diucapkan acapkali disalahartikan dan disalahtafsirkan, didengar secara semu dan cepat dilupakan. Arti pesan yang sebenarnya mungkin hilang dalam penyampaiannya. Kebanyakan orang adalah komunikator yang kurang baik, tidak sanggup menyatakan maksudnya dengan jelas. Para supervisor mungkin tidak menyadari pentingnya karyawan untuk selalu diberikan informasi. Mereka mungkin meletakkan penafsirannya sendiri pada pesan manajemen, mewarnainya dengan sentimen pribadi, atau dengan sengaja tidak

mengkomunikasikan informasi dari

karyawannya. Meskipun banyak keterbatasan ini, namun para pelaksana, supervisor dan manager merupakan saluran komunikasi dua arah yang paling penting antara manajemen dan karyawan. Untuk melengkapi komunikasi lisan secara perorangan, maka digunakan metode kelompok; sistem pidato, sistem informasi melalui telepon, rapat diskusi, siaran televisi terbatas, gelanggang terbuka (open house) dan kunjungan pelaksana ke bagian-bagian.

15 Sistem Pidato Sistem ini dipabrik atau di kantor biasanya digunakan untuk menyebarkan informasi penting secara cepat dan tepat, tanpa harus memanggil karyawan dari pekerjaannya. Siaran dari manajemen puncak bersifat otoritatif dan impresif serta dapat mengajukan imbauan pribadi lewat suara si pembicara.

Sistem Informasi melalui telepon Untuk memberikan informasi kepada karyawan tentang perusahaan, beberapa perusahaan besar telah menggunakan pelayanan informasi melalui telepon kepada karyawannya. Karyawan yang ingin mendapat berita memutar nomor tertentu pada sistem telepon internasional dan mendengarkan rekaman yang direkam oleh pelaksana manajemen puncak. Informasi tersebut direkam dan diubah setiap hari. Lebih dari satu juta panggilan telepon setiap tahunnya dilakukan oleh karyawan Chrysler Corporation yang tertarik oleh berita terakhir dari perusahaannya.

Rapat Manajemen dan Karyawan Rapat manajemen karyawan merupakan media komunikasi yang lazim dilaksanakan dengan para karyawan. Rapat tersebut memberikan kesempatan kepada pimpinan untuk berbicara secara langsung kepada karyawannya tentang kebijaksanan, produk, metode, dan masalah internal baru. Program tersebut meliputi diskusi panel oleh pelaksana dengan pertanyaan yang diajukan oleh karyawan, konferensi meja bundar, dan film. Manajemen dapat bertemu dengan sekelompok kecil karyawan untuk membicarakan kegiatan perusahaan selama satu jam. Pelaksana manajemen dapat menyelenggarakan forum informasi karyawan setiap bulannya untuk membahas

16 masalah keuangan, pabrik, keuntungan, posisi perusahaan dalam industri, serta masalah perusahaan lainnya.

Program Televisi Internal Siaran televise terbatas internal yang menggambarkan kemajuan dan pelaksanaan perusahaan digunakan dalam melakukan komunikasi dengan para karyawan di perusahaan besar. Melalui pesawat televise yang dipasang disetiap bagian, para karyawan dapat melihat dan mendengarkan pemimpin perusahaannya menyampaikan berita perusahan dan pesan instituisional yang penting. Informasi melalui siaran internalm baik secara langusng atau direkam, dapat di ulang siarkan dalam programa radio atau televisi umum.

Gelanggang terbuka untuk karyawan dan keluarganya Suatu gelanggang terbuka (open house) yang ditunjukkan untuk karyawan dan keluarganya memberikan kesempatan untuk berkomunikasi dengan para karyawan. Manajemen dan manager dapat memaparkan dan menunjukkan kepada para karyawan ciri dan macam produk yang dihasilkan, investasi modal, fasilitas dan perlengkapan yang semakin meningkat dan baru, serta tugas perorangan yang pentinfa dalam pelaksanaan perusahaan secara keseluruhan.

Kunjungan pelaksana utama ke berbagai bagian Kunjungan yang dilakukan oleh direktur utama dan pelaksana manajemen senior ke kantor dan pabrik untuk mengadakan pembicaraan informal dengan sekelompok kecil karyawan memberi kesempatan kearah terselenggaranya komunikasi dua arah yang baik. Direktur British American Oil Company, Canada,

17 yang akan memasuki masa pensiun mengunjungi 60 fasilitas perusahaan utama di 17 kota untuk memperkenalkan penggantinya dan ketiga dewan pengurus kepada 5000 karyawan di kantor dan pabrik 9 .

b. Komunikasi Cetak dan Grafik Media cetak dan grafik digunakan untuk melengkapi komunikasi lisan dengan para karyawan. Media tersebut tidak terlalu mahal, dan dapat menyampaikan pesan kepada orang lebih banyak dalam waktu yang lebih singkat, serta memaparkan kisah yang tersusun secara lebih baik dan lengkap. Akan tetapi, media cetak kurang bersifat pribadi, tidak seketika, tidak fleksibel, tidak menimbulkan umpan balik, dibandingkan dengan komunikasi lisan. Gabungan komunikasi lisan dengan media cetak adalah efektif.

Surat Manajemen untuk Karyawan Surat manajemen yang memaparkan masalah perusahaan yang penting disebarkan kepada para karyawan oleh supervisor atau dikirimkan kerumah karyawan.

Dalam

hal

yang

terakhir,

surat

tersebut

mungkin

harus

dipertimbangkan secara lebih hati-hati oleh karyawan dan keluarganya.

Majalah Karyawan Majalah atau surat kabar karyawan adalah penting. Majalah karyawan menyajikan komunikasi dua arah, memberikan informasi kepada karyawan tentang masalah perusahaan, serta memberikan kesempatan kepada karyawan untuk menyatakan pendapatnya dalam majalah tersebut. Media ini menimbulkan

9


18 minat baca oleh banyak orang, memperhatikan kepentingan pembaca, serta memberikan ruang untuk memaparkan kisah yang lengkap dan menghindari terjadinya desas-desus.

Papan Pengumuman Salah satu media komunikasi kelompok dengan karyawan yang paling murah, paling diacuhkan, dan paling efektif adalah papan pengumuman. Apabila ditempatkan dan diawasi secara layak, maka papan pengumuman ini menarik perhatian karyawan, lebih banyak dibaca oleh khalayak daripada mereka mendengarkan siaran pidato, dan diberi tanggapan oleh karyawan secara individual. Ia harus ditempatkan ditempat dimana ia dapat dilihat dan dibaca dengan baik. Dikamar kecil, disamping lift, di kafetaria. Ia harus di tutupi kaca dan dijaga agar bebas dari debu, jamur dan pemberitahuan yang sudah tidak berlaku.

Materinya

harus

diubah

setiap

minggu.

Seseorang

harus

bertanggungjawab menjaganya agar tetap kelihatan rapid an baru. Informasi yang dipasang di papan pengumuman meliputi daftar makanan kafetaria, berita kesejahteraan masyarakat, pemberitahuan kelompok karyawan, kebijaksanaan dan berita perusahaan, pemberitahuan hari libur dan pakansi, serta informasi tentang penutupan.

Pameran Produk Pameran bahan baku dan produk akhir memberikan kesan kepada karyawan berkenaan dengan peranannya dalam menghasilkan produk tersebut. Pameran produk mencakup foto yang diperbesar, contoh yang representatif atau model

19 kerja dengan menggunakan grafik dan diagram untuk menggambarkan ciri-ciri penting serta menjelaskan pelaksanaannya.

Laporan Keuangan Sementara dan Tahunan Untuk memberikan informasi kepada karyawan tentang keuangan perusahaan dan memperbaiki kesalahpahaman tentang penghasilan maka laporan keuangan sementara dan tahunan disebarkan kepada para karyawan. Edisi laporan tahunan untuk karyawan, yang ditulis dalam bahasa yang sederhana serta diberikan ilustrasi agar mudah dipahami, dapat dibagikan kepada para karyawan atau diterbitkan dalam majalah karyawan. Laporan tahunan untuk karyawan memaparkan jumlah karyawan, daftar gaji secara keseluruhan, jumlah satuan yang diproduksi, pendapatan pemegang saham, keuntungan bersih per dolar, hasil industri perusahaan, pelaksanaan setiap bahian perusahaan, serta informasi keuangan lainnya.

Iklan Surat Kabar Perusahaan Iklan yang dipasang dalam surat kabar perusahaan memberikan informasi kepada karyawan dan keluarganya tentang kegiatan perusahaan. Iklan surat kabar relatif murah dan fleksibel, ia dipusatkan dalam masyarakat sekitar, dan pemasang iklan mengontrol pesannya. Kebanyakan karyawan membaca surat kabar lokal, dan minat pembaca tentang berita masyarakat begitu besar.

20 Buku Penuntun dan Pedoman Karyawan Buku penuntun dan pedoman karyawan digunakan untuk memberikan informasi kepada karyawan tentang kebijaksanaan, prosedur, jam kerja, gaji, keuntungan, serta ketentuan dan peraturan.

Amplop Daftar Gaji Media komunikasi karyawan yang murah dan baik sekali adalah sisipan daftar gaji. Ia digunakan untuk memberikan informasi kepada karyawan tentang perubahan gaji, pensiunan, dan asuransi kelompok.

Kaset , Film dan slide Kaset video, film dan slide adalah media komunikasi karyawan yang utama. Pita serta film digunakan untuk memberikan informasi kepada karyawan baru tentang sejarah perusahaan, organisasi, produk dan ketentuan, karyawan. Pita dan film laporan tahunan tentang keuangan perusahaan, penjualan, pendapatan, dan perluasan perusahaan diperlihatkan kepada karyawan dan digunakan dalam program pendidikan ekonomi karyawan untuk menjelaskan sistem perusahaan bebas (free enterprise system).

Rak baca Media komunikasi karyawan yang murah adalah rak baca yang diisi buku mini tentang masalah perusahaan; masalah politik, ekonomi dan sosial; kesehatan penghematan, keamanan, hobi, masakan, olahraga dan hal-hal menarik lainnya untuk para karyawan. Rak ditempatkan di lokasi yang mudah dicapai oleh karyawan.

21 Suatu program rak baca dapat ditangani oleh bagian hubungan masyarakat atau perusahaan pemasok rak baca dari luar yang menyediakan rak baca serta memasoknya dengan buku mini yang ditulis oleh pengarang terkenal. Pemakai rak baca yang ekstensif untuk komunikasi karyawan adalah Western Electric Company, kurang lebih dari 600 juta buku minidan laporan didistribusikan dari rak baca setiap tahun kepada para karyawannya. Bagian hubungan masyarakat menghasilkan satu per empat buku mini dan memperoleh sisinya dari sumber luar.

2.1.1.3 Komunikasi ke atas (upward communication) Komunikasi yang berlangsung dari pihak karyawan kepada para pimpinan perusahaan. Misalnya berbentuk pelaksanaan perintah berbentuk tulisan dan lisan, atau laporan hasil dari pekerjaan, serta sumbang saran dari pihak pekerja kepada pimpinan perusahaan. Media komunikasi baik dalam bentuk tulisan maupun tulisan (laporan dan informasi) mengenai pelaksanaan tugas. Tujuan dari komunikasi ini adalah untuk memberikan balikan, memberikan saran dan

mengajukan

pertanyaan.

Komunikasi

ini

mempunyai

efek

pada

penyempurnan moral dan sikap karyawan, tipe pesan adalah integrasi dan pembauran. 10

Komunikasi dengan atasan memberikan kesempatan kepada karyawan

untuk menyatakan pendapatnya tentang masalah yang berkaitan dengan tugasnya serta manajemen dan kebijaksanaan perusahaan. Metode yang digunakan karyawan untuk berkomunikasi dengan manajemen adalah melalui penelitian sikap karyawan dalam manajemen perusahaan; dan percakapan informal dengan pengawas. 10


22 Penelitian sikap karyawan memberikan kesempatan kepada karyawan untuk menyatakan pendapatnya tentang perusahaan, dan memungkinkannya untuk menurunkan harga dan meningkatkan efisiensi. Penelitian sikap karyawan dilaksanakan melalui wawancara, esai, kuisioner lewat pos, kuesioner kelompok, atau gabungan dari metode tersebut diatas. Penelitian ini membantu manajemen dalam meningkatkan komunikasinya dengan karyawan dengan cara mengungkapkan kesalahpahaman tentang praktik serta kebijaksanaan perusahaan kepada karyawan. Karyawan memiliki kesempatan untuk mengecam praktik serta kebijaksanaan perusahaan melalui komunikasi formal dan informal tentang keluhannya kepada manajemen. Kecaman karyawan dapat menimbulkan kesalahpahaman dan kegagalan manajemen untuk melakukan komunikasi secara efektif dengan memberikan kesempatan kepada karyawan untuk menyuarakan keluhannya, maka manajemen mampu memperbaiki kesalahpahaman melalui komunikasi yang terus ditingkatkan. Suatu kebijaksanaan pintu terbuka memberikan kesempatan kepada karyawan untuk membicarakan kebijaksanaan dan pelaksanaan perusahaan dengan manajemen. Keinginan dari sebagian supervisor untuk mendengarkan karyawan akan meningkatkan komunikasi dan pengertian. Karyawan diundang untuk bertemu dengan perwakilan manajemen guna mengadakan diskusi. Panitia manajemen – karyawan tidak hanya memberikan kepada karyawan rasa partisipasi dalam urusan perusahaan. Pejabat pelaksana, pengawas, dan manager berperan penting dalam melakukan komunikasi informal dengan karyawan.

23 2.1.1.4

Komunikasi Horizontal (horizontal communication) Komunikasi horizontal adalah pertukaran pesan di antara orang-orang

yang sama tingkatan otoritasnya di dalam organisasi.

Pesan yang mengalir

menurut fungsi dalam organisasi diarahkan secara horizontal. Pesan ini biasanya berhubungan dengan tugas-tugas atau tujuan kemanusiaan, seperti koordinasi, pemecahan masalah, penyelesaian konflik dan saling memberikan informasi. Tujuan komunikasi ini adalah untuk : mengkoordinasikan tugas-tugas, berbagi informasi untuk perencanaan dan aktivitas-aktivitas, memecahkan masalah yang timbul di antara orang-orang yang berada pada tingkat yang sama, menjamin pemahaman yang sama, mengembangkan sokongan interpersonal, menyelesaikan konflik di antara anggota yang ada dalam bagian organisasi dan juga di antara bagian dengan bagian lainnya. 11

Kebijaksanaan Personalia – Landasan Hubungan karyawan yang baik Landasan bagi hubungan karyawan yang baik adalah kebijaksanaan

personalia yang logis yang mendorong perusahaan untuk memberikan pekerjaan yang teratur, kondisi pekerjaan yang baik, upah yang memadai, kesempatan untuk memperoleh kemajuan, penghargaan terhadap prestasi , pengawasan yang baik, kesempatan untuk mengemukakan pendapat serta keuntungan yang diinginkan bagi karyawan. Kebijaksanaan kepuasan kepada karyawannya sehingga mereka akan memberikan kecakapan dan kesetiaannya secara maksimum kepada perusahaan tersebut. Suatu program hubungan karyawan tidak akan memperoleh kebaikan serta pengertian dalam sebuah perusahaan yang memberikan gaji yang kecil,

pekerjaan

yang

banyak

dan

tidak

memperhatikan

kesejahteraan

karyawannya. Apa yang dikatakan kepada karyawannya sama sekali tidak akan

11


24 berarti apabila kata-kata tersebut tidak didukung oleh kebijaksanaan personalia dan prktik manajemen yang baik.

12

Kebijaksanaan dan Praktik komunikasi bagi para karyawan Untuk memastikan pemahaman tentang filsafat, kebijaksanaan dan

praktiknya, maka sebuah perusahaan harus memelihara suatu program komunikasi dua arah yang dimaksudkan untuk memelihara informasi serta sarana kepada karyawan untuk menyatakan pendapatnya tentang masalah perusahaan. Program seperti itu harus memberikan informasi kepada karyawan tentang praktik perusahaan dimana mereka memiliki kepentingan pribadi seperti, pekerjaan, tunjangan tambahan, produk baru, penelitian dan pengembangan, keuangan perusahaan, gaji, perluasan pabrik, daftar gaji, personalia, promosi, dan masalah lain yang mempengaruhi pekerjaan dan kesejahteraan.

Tanggung Jawab Terhadap Hubungan Karyawan Perencanaan dan pelaksanaan suatu program informasi dan komunikasi karyawan biasanya harus terletak pada seksi hubungan karyawan dari bagian hubungan masyarakatnya. Nasihat serta kerjasama manajemen dan staf, pelaksana yang melaksanakan hubungan personalia, karyawan atau industri, harus diusahakan dalam menentukan tujuan, media dan pesan dari program komunikasi. Koordinasi yang erat antara seksi hubungan karyawan dengan seluruh staf serta bagian pelaksanaan perusahaan adalah penting.

12

Ibid.,hal. 4

25 Pentingnya Komunikasi Karyawan Kegagalan dalam menyajikan informasi kepada karyawan tentang kebijaksanaan

dan

perkembangan

perusahaan

yang

mempengaruhi

kepentingannya, akan menimbulkan kesalahpahaman, desas-desus palsu, dan kecaman. Apabila tidak diberikan informasi tentang hal seperti itu, maka karyawan akan membuat asumsinya sendiri, yang mungkin salah, atau mereka akan mendengarkan sumber dari luar, yang mungkin memberikan informasi yang tidak tepat. Para karyawan juga ingin menyatakan pendapatnya pada manajemen tentang pekerjaan,

kondisi

pekerjaan,

dan

hal-hal

lain

yang

mempengaruhi

kepentingannya. Pelaksanaan komunikasi dua arah yang memberikan kesempatan kepada karyawan untuk mengajukan pertanyaan dan memberikan usulan kepada manajemen adalah penting. Hubungan yang baik dengan masyarakat sekitar dan masyarakat umum dimulai dengan komunikasi karyawan yang baik. Sebuah perusahaan jangan berharap memperoleh hubungan komunitas yang baik apabila karyawannya tidak diberikan informasi atau diberikan informasi yang salah. Tetanggan seorag karyawan akan memberikan kepercayaannya yang lebih besar kepada apa yang dikatakan karyawan tersebut dibandingkan apa yang dikatakan majikannya. “ Program Public Relations sebuah perusahaan, agar berhasil harus memulai kegiataannya diluar dan didalam pabrik, “ kata Paul Garret.” Apabila keluarga dekat tidak merasa bahagia dan tidak diberikan informasi, maka mereka yang diluar tidak akan demikian adanya. Bagi orang luar, mereka yang bekerja dalam perusahaan adalah teman-temannya, orang luar menilai perusahaan melalui orangorang yang mereka ketahui dalam perusahaan itu.”

26 Kelemahan dalam Komunikasi Karyawan Kegagalan

yang

serius

dalam

komunikasi

karyawan

menciptakan

kelambanan pegawai, ketidakefisienan, penurunan hasil, penurunan semangat kerja, pemogokan yang merugikan, kepailitan, serta masalah lainnya yang menimbulkan dampak yang merugikan pada penjualan, keuntungan, dan citra publik. Dalam suatu penilaian yang ekstensif tentang komunikasi manajemen karyawan, yang dilaksanakan oleh Biro Penelitian Opini, 86 persen karyawan yang ditanya menyatakan bahwa pada saat perusahaan memberikan informasi kepadanya, mereka telah mendengarkan dari sumber lain; 70 persen karyawan honorer menyatakan bahwa mereka kurang diberikan informasi tentang rencana, kebijaksanaan, dan pelaksanaan perusahaan; dan 67 persen staf teknik harus menyandarkan pada “selentingan” untuk mendapatkan informasi tentang perusahaan; 60 persen karyawan kantor menginginkan informasi yang lebih banyak tentang masalah perusahaannya. Alasan utama mengapa karyawan sampai tidak mendapatkan informasi tentang perusahaannya, menurut hasil penelitian, karena informasi tersebut tidak mengalir dari manajemen puncak melalui beberapa tingkat perusahaan sampai kepada kebanyakan karyawan. Informasi penting hilang disetiap tingkat pimpinan. Pesan yang berhasil disampaikan mungkin diabaikan karena alasan pesan tersebut tidak dipahami atau tidak diterima oleh para karyawan. Ciri yang paling lemah dalam saluran komunikasi karyawan adalah ditingkat pengawasan. 64 persen pengawas yang ditanyai menyatakan bahwa atasannya melampaui mereka dalam menyebarkan informasi dari manajemen. 62 persen mandor mengeluh bahwa serikat kerja mendapatkan informasi lebih dahulu

27 daripada mereka. Manajemen puncak gagal untuk menganggap pengawas sebagai komunikator serta membuktikan kenyataan bahwa komunikasi merupakan tanggung jawab yang penting dari posisinya. Oleh karena itu, para pengawas, mandor, dan kepala bagian tidak menganggap penting untuk berkomunikasi dengan bawahannya, sehingga akibatnya, terjadi kesenjangan informasi diantara karyawan. Suatu penjelasan yang memungkinkan tentang ketidakefektifan pengawas sebagai juru bicara manajemen adalah kurangnya latihan untuk berkomunikasi dan kurangnya keyakinan bahwa manajemen menginginkan mereka untuk menyebarkan informasi kepada karyawan. Mereka juga percaya bahwa mereka memiliki pekerjaan lain yang jauh lebih penting daripada berkomunikasi dengan bawahannya. Jadi, arus informasi dari manajemen ke karyawan acapkali tersumbat oleh hambatan pribadi dari para pengawas. Para karyawan dapat cenderung untuk menyampaikan kepada pengawasnya hanya informasi yang mereka pikir akan didengarkan oleh manajemennya. Dengan demikian, mereka memberikan kepada pemimpinnya suatu pandangan yang menyimpang dari kenyataan. Persaingan diantara bagian dapat menimbulkan kesulitan komunikasi antar bagian. Komunikasi sering disalah tafsirkan, sehingga menimbulkan kecurigaan dan permusuhan serta menyebabkan komunikasi tersebut tidak efektif. Beberapa pelaksana merasa enggan untuk mendengarkan pendapat bawahannya, sehingga akibatnya para karyawan merasa frustasi dan tidak berusaha untuk berkomunikasi. Pelaksana yang bersaing untuk memperoleh kemajuan mungkin cenderung untuk tidak menyampaikan informasi penting demi keuntungan pribadi yang diidam-idamkan, seperti peningkatan citra atau bahkan

28 kekhawatiran dengan menginformasikannya itu menyebabkan dirinya menjadi bawahan dengan status yang sama 13 .

2.1.2

Perencanaan Komunikasi Karyawan Suatu program komunikasi karyawan harus didahului oleh suatu

penelitian untuk menentukan apa yang diketahui dan tidak diketahui oelh karyawan tentang kebijakan, problem, keuangan, dan hal-hal penting lainnya untuk menentukan informasi apa yang perlu diinformasikan. Para karyawan tertarik oleh informasi tentang perusahaan, latar belakang serta organisasinya sekarang ini; bagaimana produk dihasilkan dan digunakan; kebijaksanaan yang memperngaruhinya; informasi tentang perubahan dalam metode dan prospek pekerjaan yang berkesinambungan; pendapatan perusahaan serta keuntungan dan kerugiannya; dan kemungkinan pemberhentian. Asas-Asas Komunikasi Karyawan Komunikasi dua arah yang baik antara manajemen dan karyawan didasarkan pada asas-asas sebagai berikut : Manajemen harus bersedia secara sadar memberikan informasi kepada karyawannya. Setiap pelaksanaan harus memahami bahwa komunikasi merupakan tanggung jawab utama, dan dalam evaluasi pelaksanaan secara keseluruhan, tanggung jawab komunikasi yang diberikan adalah sangat berat. Komunikasi harus berfungsi sebagai suatu system yang lengkap antara manajemen dan karyawan. Pesan tertulis harus digunakan untuk menghindari penyimpangan arti yang mungkin terjadi dalam komunikasi lisan. Pesan harus disampaikan dalam dengan menggunakan kata-kata yang lazim sesuai dengan tingkat pendidikan

13


29 karyawan. Media komunikasi harus dipilih dan pesan harus disiapkan oleh komunikator yang berpengalaman. Terutama yang penting bahwa komunikasi tentang informasi penting tidak dipercayakan kepada orang dengan pengalaman komunikasi yang terbatas. Komunikasi jangan secara sengaja disalahgunakan atau disesatkan tetapi harus factual, saksama, dan tidak memihak. Informasi harus diberikan tepat pada waktunya dan pesan harus disampaikan dengan cepat untuk menghindari kesalahpahaman. Pengulangan adalah penting dalam komunikasi karyawan yang baik. Informasi harus diulang dalam cara yang berlainan agar mudah dipahami. Infromasi harus dikomunikasikan dalam jumlah yang kecil agar mudah dipahami. Tanggung jawab terhadap komunikasi karyawan yang bersifat formal harus diserahkan kepada staf Public Relations.

2.2 Public Relations Dalam buku Effective Public Relations, Cultip dan Centre mengemukakan bahwa : “Public Relations is the communication and interpretation, and the communications and ideas from an institution to its publics, and the communications of information, ideas, and opinion from those publics, and the communications, in a sincere effort to establish mutuality of interest and this achieves the harmonious adjustment of an institution to its community”. 14 Public Relations adalah suatu kegiatan komunikasi dan penafsiran, serta komunikasikomunikasi dan gagasan-gagasan dari suatu lembaga kepada publiknya, dan mengkomunikasikan infomasi, gagasan-gagasan serta pendapat dari publiknya itu kepada lembaga tadi, dalam usaha yang jujur untuk menumbuhkan kepentingan

14


30 bersama sehingga dapat tercipta suatu penyesuaian yang harmonis dari lembaga itu dengan masyarakatnya. Dari definisi tersebut tergambar adanya ciri khas dari Public Relations, yaitu suatu kegiatan timbal balik antara lembaga dan publiknya. Tidak saja melakukan kegiatan kepada public yang ada diluar lembaga, tetapi juga pihak publiknya melakukan kegiatan terhadap lembaga itu, sehingga terjadilah suatu pengertian bersama dalam meraih kepentingan bersama. Dengan pengertian demikian kita bisa mengetahui adanya sifat komunikasi dua arah dalam Public Relations. Dalam proses komunikasinya, Public Relations tidak hanya menyampaikan infomasi, tetapi juga menerima informasi dari publiknya. Sifat timbal balik itu bukan hanya memberi, tetapi juga menerima. Jadi, untuk berkomunikasi dengan tiap-tiap publik akan menimbulkan dua jalur penghubung karena itu pula Public Relations harus ditulis dan diartikan jamak (dengan menambah ‘s’ pada kata relation). Menurut Dozier & Broom Peranan Public Relations dalam suatu organisasi dapat dibagi dalam empat kategori15 : 1.

Penasehat Ahli (Expert Prescriber) Seorang praktisi pakar Public Relations yang berpengalaman dan memiliki kemampuan tinggi dapat membantu mencarikan solusi dalam penyelesaian masalah hubungan dengan publiknya (Public Relationship). Ketika praktisi menjalankan peran ahli, sehingga tentunya akan dipandang oleh pihak lain sebagai yang berwenang atas masalah dan penyelesaian hubungan masyarakat. Manajemen puncak menyerahkan hubungan masyarakat ditangan sang ahli dan mengambil peran yang relative pasif. Prakisi yang beroperasi sebagai

15

Cultip, Center and Broom, Effective Public Relations ,PT. Indeks kelompok Gramedia, Jakarta, 2005, hal. 32

31 praktisi ahli bertugas mendefinisi masalah, mengembangkan program, dan bertanggung jawab penuh atas penerapannya. 2. Fasilitator Komunikasi (Communication Fasilitator) Dalam hal ini, praktisi Public Relations bertindak sebagai komunikator atau mediator untuk membantu pihak manajemen dalam hal untuk mendengar apa yang diinginkan dan diharapkan oleh publiknya. Dipihak lain, dia juga dituntut mampu menjelaskan kembali keinginan, kebijakan dan harapan organisasi kepada publiknya 16 . Peran fasilitator komunikasi menjadikan praktisi sebagai pendengar yang sensitif dan pialang informasi. Mereka menjadi

wasit

interaksi,menetapkan

agenda

diskusi,

meringkas

dan

mengulangi pandangan, memancing reaksi, dan membantu partispan mendiagnosa dan mengoreksi kondisi yang menggangu hubungan komunikasi. Fasilitator komunikasi memegang peran rentang batas dan berfungsi sebagai penghubung antara organisasi dan publik. Mereka beroperasi dibawah anggapan bahwa komunikasi dua arah akan meningkatkan kualitas keputusan kebijakan, prosedur dan tindakan kedua belah pihak yang dibuat oleh organisasi dan publik. 3. Fasilitator Proses Pemecahan masalah (Problem Solving Process Fasilitator) Peranan Public Relations dalam proses pemecahan persoalan Public Relations ini merupakan bagian dari tim manajemen. Hal ini dimaksudkan untuk membantu pimpinan organisasi baik sebagai penasehat (advisor) hingga mengambil tindakan eksekusi (keputusan) dalam mengalami persoalan atau krisis yang tengah dihadapi secara rasional dan professional. Praktisi yang

16

Rosady Ruslan, Manajemen Public Relations dan Media Komunikasi, Penerbit RajaGrasindo Persada, Jakarta, 2005, hal.21

32 mengambil peran fasilitator pemecahan masalah bekerja sama dengan manajer lainnya dalam mendefinisi dan menyelasaikan masalah. Mereka menjadi bagian dari tim perencanaan startegis. Kerjasama dan konsultasi diawali dengan pertanyaan pertama, dan berlanjut hingga evaluasi program akhir. Praktisi pemecahan masalah membantu manajer lainnya dan organisasi dan menerapkan penggunaan proses manajemen langkah demi langkah terhadap hubungan masyarakatdalam menyelesaikan masalah organisasi lainnya. Fasilitator pemecahaan masalah dilibatkan dalam tim manajemen karena telah mendemostrasikan ketrampilan dan nilai dalam membantu manajer lain menghindari dan mengatasi masalah. Dengan demikian, pemikiran tentang hubungan masyarakat terfaktor dalam pengambilan keputusan manajemen. 4. Teknisi Komunikasi (Communication Technician) Berbeda dengan tiga peranan Public Relations professional sebelumnya yang terkait erat dengan fungsi dan peranan manajemen organisasi. Peranan communication technician ini menjadikan praktisi Public Relations sebagai journalist in resident yang hanya menyediakan layanan teknis komunikasi atau dikenal dengan method of communication in organization. Sistem komunikasi dalam organisasi tergantung dari masing-masing bagian atau tingkatan (level) yaitu, secara teknis komunikasi, baik arus maupun media komunikasi yang dipergunakan dari tingkat pimpinan dengan bawahan akan berbeda dari bawahan ketingkat atasan. Hal yang sama juga berlaku pada arus dan media komunikasi antara satu level, misalnya komunikasi antar karyawan satu departemen dengan lainnya (employee relations and communication

33 media model) 17 . Perekrutan teknisi komunikasi ditujukan untuk menulis dan menyunting majalah karyawan, menulis siaran pers dan cerita feature mengembangkan isi situs Web, dan berurusan dengan kontak media. Praktisi yang memegang peran ini biasanya tidak ikut serta saat manajemen mendefinisikan masalah dan mencari jalan keluar. Mereka baru dilibatkan untuk memproduksi komunikasi dan menerapkan program, yang terkadang tanpa bekal pengetahuan yang utuh tentang motivasi asal atau hasil yang diinginkan. 2.2.1

Pengertian Public Relations Public Relations kepentingan setiap organisasi, baik itu organisasi yang

bersifat komersial maupun yang non-komersial. Kehadirannya tidak bisa dicegah, terlepas dari kita menyukainya atau tidak. Anda tidak bisa memutuskan untuk menghadirkan atau sebaliknya meniadakan Public Relations. Sebenarnya, Public Relations dari semua bentuk komunikasi yang terselenggara antara organisasi yang bersangkutan dengan siapa saja yang menjalin kontak dengannya. Setiap orang pada dasarnya juga selalu mengalami Publuc Relations, kecuali jika ia terisolasi dan tidak menjalin kontak dengan manusia lainnya. Berikut ini beberapa pengertian Public Relations menurut beberapa pakar sebagai berikut : a. Definisi menurut (British) Institute of Public Relations (IPR) : “Public Relations adalah keseluruhan upaya yang dilakukan secara terencana dan berkesinambungan dalam rangka menciptakan dan memelihara niat baik (good will) dan saling pengertian antara suatu organisasi dengan segenap khalayaknya”. 17

Rosady Ruslan, Manajemen Public Relations dan Media Komunikasi, Penerbit RajaGrasindo Persada, 2005,hal. 21

34 b. Definisi menurut Frank Jefkins : “ Public Relations adalah semua bentuk komunikasi yang terencana, baik itu keluar maupun kedalam, antara suatu organisasi dengan semua khalayaknya dalam rangka mencapai tujuantujuan spesifik yang berlandaskan paling saling pengertian”. c. Definisi / Pernyataan berdasarkan hasil pertemuan asosiasi-asosiasi Public Relations di Mexico pada bulan Agustus 1978, menghasilkan pernyataan mengenai definisi Public Relations sebagai berikut : “Praktik Public Relations

adalah

sebuah

menganalisisberbagai

seni

sekaligus

kecenderungan,

ilmu

social

memperkirakan

yang setiap

kemungkinan konsekuensinya, memberi masukkan dan saran-saran kepada para pemimpin organisasi, serta menerapkan program-program tindakan yang terencana untuk melayani kebutuhan organisasi dan kepentingan khalayaknya”. 2.2.2

Fungsi Public Relations Peranan Public Relations dalam sebuah organisasi atau perusahaan sangat

berkaitan dengan tujuan utama dan fungsi-fungsi manajemen perusahaan. Fungsi dasar manajemen tersebut merupakan suatu proses kegiatan atau pencapaian suatu tujuan pokok dari organisasi dan biasanya berkaitan dengan memanfaatkan berbagai potensi sumber-sumber (sumber daya) yang dimiliki perusahaan tersebut. Unsur-unsur sumber daya tersebut dinamakan dengan 6-M, yaitu sumber daya Manusia (Men), sumber material/barang yang dikuasai (Material), alat atau perkakas mesin produksi yang dimiliki (Machine), kemampuan keuangan (Money), metode yang digunakan (Method), dan pemasaran yang hendak dituju (Market). Keberhasilan peran Public Relations dalam menunjang fungsi-fungsi manajemen perusahaan untuk mencapai tujuan bersama tergantung kepada

35 kemampuan untuk memanfaatkan unsur-unsur sumber daya (6-M sources) yang dimiliki oleh sebuah perusahaan. Artinya sebagai Public Relations, dituntut kemampuannya untuk mengkoordinasikan seluruh sumber daya yang ada dalam perusahaan yang bersangkutan. Mengingat fungsi dan manajemen Public Relations yang pada prinsipnya adalah menyelenggarakan hubungan baik dengan publiknya berdasarkan konsepkonsep mutual understanding, public supporting, public favourable dan good public opinion, yang kesemuanya ditujukan untuk mendapatkan citra positif, maka berdasarkan ciri khas kegiatan Public Relations, menurut pakar Humas International, Cutlip & Centre, Canfield 18 , fungsi Public Relations dapat dirumuskan sebagai berikut : 1. Public Relations berfungsi sebagai penunjang aktivitas utama setiap kegiatan manajemen dalam pencapaian tujuan utama perusahaan (fungsi melekat pada manjemen lembaga/organisasi); 2. Public Relations berfungsi untuk membina hubungan yang harmonis antara organisasi atau perusahaan dengan berbagai publik, baik publik internal maupun publik eksternal dalam upaya meningkatkan kerja sama yang baik dan positif. 3. Public Relations berfungsi mengidentifikasi segala sesuatu yang berkaitan dengan opini, persepsi dan tanggapan masyarakat terhadap organisasi atau perusahaan yang diwakilinya, atau sebaliknya. 4. Public Relations berfungsi untuk melayani publik sebaik mungkin dan memberikan sumbang saran kepada pimpinan manajemen demi tujuan dan manfaat bersama;

18

Definisi menurut Cultip dan Center, and Canfield (1982), makalah dosen

36 5. Menciptakan komunikasi dua arah timbal balik, dan mengatur arus informasi, publikasi serta pesan dari badan/organisasi ke publiknya atau sebaliknya, demi tercapainya citra positif bagi kedua belah pihak. 19

Dalam buku Public Relations: Teori dan Praktek yang ditulis oleh Djanalis

Djanaid (1993) disebutkan dua fungsi PR, yakni fungsi konstruktif dan fungsi korektif. 1. Fungsi Konstruktif Djanalis menganalogikan fungsi ini sebagai “perata jalan”. Jadi, humas “garda” terdepan yang dibelakangnya terdiri dari “rombongan” tujuantujuan perusahaan. Ada tujuan marketing, tujuan produksi, tujuan personalia, dan sebagainya. Peranan Public Relations dalam hal ini mempersiapkan

mental

publik

untuk

menerima

kebijakan

organisasi/lembaga, Public Relations menyiapkan “mental” organisasi /lembaga untuk memahami kepentingan publik, Public Relations mengevaluasi

perilaku

publik

maupun

perusahaan

untuk

direkomendasikan kepada manajemen, Public Relations menyiapkan prakondisi untuk mencapai saling pengertian, saling percaya dan saling membantu terhadap tujuan-tujuan publik organisasi/lembaga yang diwakilinya. Fungsi konstruktif ini mendorong Public Relations membuat aktivitas ataupun kegiatan-kegiatan yang terencana, berkesinambungan yang cenderung bersifat proaktif. Termasuk disini Public Relations bertindak secara preventif (mencegah).

19

Frida Kusumastuti, Dasar-Dasar Humas ,Penerbit Ghalia Indonesia, 2002, hal. 22

37 2. Fungsi Korektif Apabila kita mengibaratkan fungsi konstruktif sebagai “perata jalan”, maka fungsi korektif berperan sebagai “pemadam kebakaran” (Djanalis,1993). Yakni apabila api sudah terlanjur menjalar dan membakar perusahaan/lembaga, maka peranan yang dapat dimainkan oleh Public Relations adalah memadamkan api tersebut. Artinya, apabila sebuah perusahaan terjadi masalah-masalah (krisis) dengan publik, maka Public Relations harus berperan dalam mengatasi terselesaikannya masalah tersebut. Fungsi yang kedua ini memang menjadi berat, sama halnya dengan suatu penyakit, ketika orang sudah dalam keadaan sakit, maka upaya selanjutnya adalah mengobati menuju upya kesembuhan. Karena mengobati adalah salah satu upaya penyembuhan, maka dapat jadi upaya ini gagal total sehingga menyebabkan kematian. Pepatah mengatakan, “Mencegah lebih baik daripada mengobati”. Anehnya, Public Relations di Indonesia sering kali dipanggil pada saat terjadi krisis. Sementara pada saat situasi “aman-aman” saja Public Relations dibuat”nganggur” atau disfungsi. Lebih aneh lagi, seringkali Public Relations disalahkan bila dalam penanganan krisis menunjukkan tandatanda kegagalan. Inilah yang sejak lama menjadi unek-unek para praktisi Public Relations. Ibaratnya, dia hanya mendapat “kotoran kuda”, yang diminta mengendalikan kuda, tetapi tidak pernah diajak merawat kuda yang sedang berontak jauh sebelumnya. Berhasil tidaknya suatu perusahaan, terutama dalam berkomunikasi dengan semua pihak terkait, sangat tergantung dari Public Relations yang berfungsi sebagai

38 aparat perusahaan. Dapat diterima atau tidaknya suatu perusahaan oleh masyarakat, disukainya produk-produk perusahaan itu oleh masyarakat atau tidak, semuanya tergantung pada keberhasilan fungsi-fungsi Public Relations dari perusahaan itu. Dalam hal ini dapatlah disimpulkan, bahwa peran Public Relations turut pula menentukan berhasil dan hidup matinya sebuah perusahaan.

20

Pandangan lain tentang fungsi-fungsi PR adalah sebagai berikut : a. Edwin Emery dalam bukunya ” The planned and organized effort of a

company or institution to establish mutually beneficial through acceptable communications relationship with its various public”. (Upaya

yang

terencana dan teroganisasi dari sebuah perusahaan atau lembaga untuk menciptakan hubungan-hubungan yang saling bermanfaat dengan berbagai publiknya). b. Pada dasarnya PR adalah sebagai berikut : 1) Kegiatan yang bertujuan memperoleh goodwill, kepercayaan, saling adanya pengertian dan citra yangbaik dari publik atau masyarakat pada umumnya. (2) Memiliki sasaran untuk menciptakan opini publik yang bisa diterima dan menguntungkan semua pihak. (3). Unsur penting dalam manajemen guna mencapai tujuan yang spesifik, sesuai harapan publik, tetapi merupakan kekhasan organisasi/perusahaan. Sangat penting bagaimana organisasi memiliki warna, budaya, citra, suasana yang kondusif dan menyenangkan, kinerja meningkat dan produktivitas bisa dicapai dengan optimal.

20

Sr. Maria Assumpta Rumanti OSF, Dasar-dasar Public Relations, Grasindo, Jakarta, 2002, hal.32

39 (4).

Usaha

menciptakan

hubungan

yang

harmonis

antara

organisasi/perusahaan dengan publiknya, internal atau eksternal melalui proses timbal balik , sekaligus menciptakan opini publik sebagai efeknya, yang berguna sebagai input bagi organisasi/perusahaan yang bersangkutan. c.

Kegiatan

PR

haruslah

dilakukan

secara

menyeluruh

dan

berkesinambungan. d. Sukses PR dalam menjalankan fungsinya, merupakan keterlibatan semua individu dalam organisasi, masing-masing dala tugasnya, mulai dari top sampai staff management sampai tingkat yang paling bawah dalam manajemen. Disini komunikasi dan kerjasama sangat vital dalam pencapaian tujuan PR. e. PR haruslah dimulai dari masing-masing organisasi, dan organisasi itu sendiri. 2.2.3

Tugas-Tugas Public Relations 21

Inti tugas dari Public Relation adalah sinkronisasi antara informasi dari

perusahaan dengan reaksi dan tanggapan publik sehingga mencapai suasana saling pengertian dan kemudian muncul suasana yang menyenangkan dalam interaksi sebuah perusahaan dengan publik. Suasana saling pengertian yang menciptakan hubungan harmonis di mana satu sama lain memberi dan menerima hal-hal yang dapat menguntungkan kedua belah pihak. Berdasarkan adanya dua jenis publik bagi suatu organisasi atau perusahaan (publik intern dan ekstern), maka tujuan Public Relations pun diarahkan melalui dua macam tugas, yaitu di dalam dengan sebutan Internal Public Relations, dan diluar dengan sebutan External Public Relations. Dengan kata lain, Public Relations mengemban tugas atas tujuannya, yaitu berkomunikasi ke dalam

21

Kustadi Suhandang, Public Relations Perusahaan ,Penerbit Nuansa, Bandung, 2004, hal.73

40 organisasi dengan publik intern (dalam hal ini seluruh karyawan dari perusahaan yang bersangkutan), dan keluar organisasi dengan publik extern, yakni publik di luar perusahaan. 2.3

Internal Public Relations Target dari Internal Public Relations adalah suasana di dalam badan atau

perusahaan, terutama suasana di antara para karyawannya yang mempunyai hubungan langsung dengan perkembangan perusahaannya. Kegiatan Public Relations ke dalam perusahaan ini menjadi sangat diperlukan untuk memupuk adanya suasana yang menyenangkan di antara para karyawan, komunikasi antara bawahan dan pimpinan atau antar atasan agar tercipta suasana yang akrab dan tidak kaku, sekaligus akhirnya seluruh karyawan memiliki rasa tanggungjawab akan kewajibannya terhadap perusahaan dan diharapkan muncul kegairahan kerja diantara para karyawan. Untuk dapat menciptakan keadaan itu semua, kiranya perusahaan, melalui kebijakan Internal Public Relations, dapat menyelenggarakan beberapa kegiatan-kegiatan yang dapat mendorong terciptanya suasana gairah kerja seperti misalnya : pengumuman-pengumuman, buku pegangan pegawai, kontak-kontak pribadi, pertemuan-pertemuan berkala, kotak-kotak saran atau suara, hiburan dan darmawisata, olah raga, study tour atau pelatihan, hadiah serta penghargaan-penghargaan, klinik dan apotek bagi kesejahteraan karyawan dan keluarganya dan kegiatan-kegiatan lainnya. Adapun tugas utama atau problem yang biasanya harus dihadapi dalam kegiatan-kegiatan Internal Public Relations adalah : 1. Bagaimana Public Relations dapat menciptakan pola komunikasi yang baik, teratur dan tepat guna antara atasan dan bawahan atau antar atasan;

41 2. Bagaimana meningkatkan produktivitas sumber daya manusia (SDM) yang ada dalam perusahaan; 3. Bagaimana caranya menggerakan para pegawai agar dapat memberikan pelayanan kepada publik dengan sebaik-baiknya; 4. Bagaimana perusahaan memberikan hiburan dan kesempatan bersantai bagi buruh atau pegawai; 5. Bagaimana usaha meningkatkan ketertiban, kebersihan dan keindahan lingkungan kantor, pabrik dan lingkungannya; 6. Bagaimana perusahaan dapat memberikan kesejahteraan pegawai dan keluarganya atas usahanya sendiri; Dalam hal pelaksanaan tugas-tugas tersebut, sudah tentu dipilih hal-hal yang mampu dan sesuai dengan perkembangan perusahaan serta tergantung pula pada ambekparamarta (skala prioritas) dari perusahaan itu sendiri 22 .

2.4

Ekternal Public Relations Target dari External Public Relations adalah hubungan perusahaan dengan

publik di luar perusahaan. Hubungan yang harmonis antara perusahaan dengan publik di luar perusahaan hanya dapat tercapai apabila didasari oleh pengertian yang iklas dan tidak dengan paksaan, apalagi hubungan atau komunikasi yang berkembang di dalam sebuah masyarakat demokratis seperti di Indonesia saat ini. Semua komunikasi dengan publik extern hendaknya dilakukan perusahaan secara informatif dan persuafif. Informasi yang diberikan pada publik hendaknya juga diberikan secara jujur, teliti, sempurna dan berdasarkan fakta yang sebenarnya. Publik juga mempunyai hak untuk mengetahui keadaan sesuatu hal yang 22

Kustadi Suhandang, Public Relations Perusahaan ,Penerbit Nuansa, Bandung, 2004, hal.78

42 berhubungan dengan kepentingannya dan seringkali sangat kritis terhadap keadaan yang aktual dan tidak biasa. Karenanya tuntutan akan sifat yang ramah merupakan salah satu syarat yang dapat menentukan berhasil tidaknya usahausaha dari External Public Relations. Dengan cara-cara yang persuasif komunikasi dengan publik dapat dilakukan dengan dasar untuk membangkitkan perhatian komunikasi publik, sehingga timbul rasa tertarik akan pesan atau barang yang akan ditawarkan ke publik. Cara-cara penyajian atau penyampaian informasi yang bijaksana akan menimbulkan keinginan publik untuk mencoba memiliki produk-produk yang ditawarkan sekaligus menyesuaikan dirinya dengan pesan yang disampaikan, yang kemudian disusul dengan keputusannya untuk memiliki produk-produk yang ditawarkan. 23

Adapun tugas utama atau problem yang harus dihadapi dalam kegiatan-

kegiatan External Public Relations adalah : 1. Bagaimana Public Relations dapat memperkenalkan produksi perusahaan kepada masyarakat atau publik sekaligus memperluas pasar; 2. Bagaimana Public Relations mendapatkan penghargaan dan penerimaan dari publik maupun masyarakat terhadap perusahaannya; 3. Bagaimana Public Relations dapat memelihara hubungan yang baik serta menguntungkan dengan para pejabat pemerintahan atau negara; 4. Bagaimana Public Relations dapat mengetahui sikap dan pendapat publik terhadap perusahaan; 5. Bagaimana Public Relations dapat memelihara hubungan yang baik dengan pers dan para opinion leader;

23

Kustadi Suhandang, Public Relations Perusahaan , Penerbit Nuansa, Bandung, 2004, hal. 80

43 6. Bagaimana Public Relations dapat memelihara hubungan baik dengan para pemasok ataupun dengan publik-publik lain yang berhubungan dengan operasional perusahaan; 7. Bagaimana Public Relations dapat mengatasi problem-problem yang menyangkut perusahaan dengan masyarakat yang ada diluar perusahaan, untuk meraih rasa simpatik dan kepercayaan dari publik-publik yang ada dalam masyarakat. Dan masih banyak tugas-tugas lainnya yang merupakan tugas dan ruang lingkup pekerjaan dari External Public Relations, dalam usahanya untuk memperoleh dukungan serta kesediaan publik untuk bekerja sama dengan perusahaan. 24

Mengenai komunikasi langsung dengan publik di luar perusahaan,

kegiatan-kegiatan External Public Relations dapat dilakukan melalui berbagai macam bentuk-bentuk kegiatan

seperti misalnya : publisitas, periklanan,

demonstrasi, propaganda, promosi-promosi penjualan, pameran, penerbitan pamflet dan brosur, mengisi siara di berbagai media (radio, televisi dan film), konferensi pers, penerbitan majalah, open house (menerima atau mengundang tamu), dan usaha-usaha publikasi lainnya yang mengarah pada pengenalan, penerimaan, dan simpati publik (luar) terhadap perusahaan.

24


44

2.5

Kedudukan Public Relations Dalam Perusahaan 25

Secara institusional, suatu perusahaan adalah merupakan lembaga di

mana terdapat sekelompok orang yang secara tertentu melakukan kegiatankegiatan usaha. Pengelompokan orang tersebut terdiri atas beberapa golongan : 1). Administrator, yaitu orang-orang yang menetukan dan mempertahankan tujuan perusahaan, atau mereka yang menentukan policy (kebijakan) perusahaan, 2).Manager, yaitu mereka yang memimpin langsung kerja ke arah tercapainya cita-cita perusahaan secara kongkrit., 3). Tenaga Staf, yaitu orang-orang yang membantu, baik administrator maupun manager. Pada umumnya mereka terdiri dari para ahli dalam segala bidang yang terkait dengan usaha perusahaan yang bersangkutan, dan 4). Pegawai atau karyawan, yaitu orang-orang yang melaksanakan pekerjaan di lapangan sesuai dengan bidang usaha yang diperlukan perusahaan, baik yang bersifat administratif, teknik ataupun pekerjaan kasar. Kombinasi antara keempat golongan orang-orang yang ada dalam perusahaan tersebut, kemudian dipadukan melalui spesialisasi bidang kerja yang diperlukan sebagai aparat pendorong usaha perusahaan itu dalam mencapai tujuannya. Demikian pula halnya dengan Public Relations yang merupakan bagian yang tak dapat dipisahkan dalam menggerakan roda manajemen perusahaan ke arah sasaran dan tujuan perusahaan. Secara umum Public Relations dapat diartikan sebagai penyambung lidah perusahaannya di dalam hal mengadakan hubungan timbal balik dengan pihak luar dan dalam perusahaan. Public Relations tidak hanya bertugas sebagai a chanel of information (saluran informasi) dari perusahaan kepada publik, melainkan juga merupakan saluran informasi bagi publik di dalam perusahaan, terutama bagi pimpinan perusahaan. Karena itu, Public Relations 25

Ibid., hal. 182

45 bukan saja merupakan corong dari perusahaannya, namun juga merupakan pendengar, pencium, perasa dan menjadi mata bagi perusahaan. Bukan saja merupakan mulut perusahaan, tetapi sekaligus juga sebagai panca indera perusahaan. Dalam hal ini fungsi Public Relations bagi perusahaan analog dengan panca indera dalam tubuh manusia. Secara organisatoris, posisi Public Relations seharusnya berada di bawah kekuasaan pimpinan perusahaan, tetapi lebih atas daripada bagian bagian-bagian lain yang ada dalam perusahaan itu. Kedudukan dimaksud, diartikan dengan fungsi menurut hirarki kerja dari unsur-unsur yang ada dalam perusahaan, jika dilihat secara vertikal. Tetapi dalam perusahaan-perusahaan yang kecil, biasanya tugas Public Relations dipegang langsung oleh pimpinan perusahaan sendiri, seperti misalnya : toko-toko kecil, dokter-dokter yang berpraktek sendiri, konsultan, dan perusahaan-perusahaan lain yang organisasinya relatif lebih kecil. Dalam kehidupan sehari-hari pun di tiap-tiap rumah tangga, kepala keluarga secara tidak langsung bertindak juga sebagai Public Relations Officernya. Dengan demikian jelas Public Relations memiliki tempat kedudukan yang sama (sejajar) dengan pimpinan perusahaan, atau merupakan staf dari pimpinan perusahaan. Staf dalam arti salah satu unit kerja dalam wadah kerja pimpinan atau dibawahnya. Namun demikian, sebagai staf pimpinan perusahaan, Public Relations dapat juga ditempatkan menjadi bagian dari (dibawah) kekuasaan pimpinan perusahaan. Bahkan dapat juga menjadi seksi dari Bagian Tata Usaha. Dalam hal ini, adalah sangat tergantung dari bonafiditas dan besar serta kemampuan perusahaan yang bersangkutan.

46 2.6

METODE PEKERJAAN PUBLIC RELATIONS 26

Suatu perusahaan yang baik adalah perusahaan yang berhasil

mencapai cita - cita atau tujuannya dengan lancar. Untuk kelancaran jalannya perusahaan tersebut diperlukan cara-cara penyelenggaran kerja yang seefisien mungkin atas sesuatu tugas yang diperoleh dengan mengingat faktor-faktor tujuan, biaya, fasilitas, waktu dan tenaga. Dengan kata lain, perusahaan memerlukan suatu metode kerja, yang merupakan syarat mutlak bagi tercapainya suatu tujuan. Demikian pula halnya dengan Public Relations, yang juga mempunyai metode kerja tertentu. Selain berguna untuk mencapai tujuan perusahaan (Public Relations)-nya, metode kerja dimaksud bermanfaat pula untuk menunjang upaya perusahaannya dalam mencapai cita-cita atau tujuan yang telah ditentukannya. Metode pekerjaan Public Relations ditekankan pada penelitian terhadap public, penelitian untuk mngetahui sikap, pendapat dan tingkah laku public terhadap kegiatan yang dilakukan perusahaan. Dari hasil penelitian itu dapat ditemukan fakta dan data yang bisa dipakai untuk menyusun rencana kerja perusahaan selanjutnya. Namun demikian, meskipun telah dibuat rencana kerja, dan apa yang direncanakannya itu dilakukan, pelaksanaan kerja bukan tahap yang terakhir. Si pelaku pekerjaan itu harus melanjutkan kegiatannya dengan melakukan penelitan kembali terhadap hasil kerjanya, agar memperoleh bahan untuk menilai hasil kerja tersebut. Demikian pula halnya dengan kegiataan Public Relations tadi, tidak berhenti setelah melaksanakan apa yang 26

Kustadi Suhandang, Public Relations Perusahaan , Penerbit Nuansa, Bandung, 2004, hal.141

47 dirancang dalam rencana kerjanya, melainkan melanjutkan kegiatannya dengan penelitian lain guna menilai hasil kerjanya. Penelitian tersebut perlu dilakukan guna menjadi bahan perbaikan dalam menentukan rencana kerja selanjutnya. Terhadap nilai yang diperoleh, perlu dilakukan penelitian kembali guna menemukan cara atau bahan lain yang bias dipakai untuk memperbaiki hal-hal yang kurang memuaskan, dan untuk membuat kebijakan atau kegiatan perusahaan selanjutnya yang lebih baik, sehingga perbaikan yang direncakan terarah pada kemajuan perusahaan. Maka secara sistematis metode pekerjaan Public Relations dapat digambar menurut tahap pelaksanaanya sebagai berikut :

Penelitian Perencanaan

Pelaksanaan

Penilaian

27

Seperti telah dikemukakan tadi, bahwa pelaksanaan kegiatan

Public Relations tidak terbatas pada usainya tahap penilaian,melainkan terus berlangsung bergiliran sampai tujuan akhirnya tercapai. Maksudnya, bila tahap evaluasi (penilaian) selesai, kembali akan menelurkan masalah baru yang pasti memerlukan penyelidikan kembali guna memperoleh bahan penyusunan rencana kerja selanjutnya. Dengan demikian, selama tujuan organisasinya belum tercapai, metode kerjanya pun akan terus bergiliran

27

dari

penelitian

(research)Æ

perencanaan

(planning)Æ

Kustadi Suhandang, Public Relations Perusahaan , Penerbit Nuansa, Bandung, 2004, hal.142

48 pelaksanaan (action) Æ penilaian (evaluation), dan seterusnya kembali lagi pada penelitian serta dilanjutkan dengan perencanaa, pelaksanaan, dan terus berlanjut berputar sampai akhirnya berhenti beroperasi.

BAB III METODOLOGI PENELITIAN 3.1. Tipe Penelitian Menurut penulis tipe penelitian yang paling cocok untuk tema ini adalah eksploratif dengan pendekatan kualitatif.

11

Adapun kegiatan dari tipe penelitian

snow ball. Prosedur ini bergantung terutama kepada perkenalan pribadi yang menghubungkan penulis dengan informan-informan yang pada gilirannya menghubungkannya kepada informan-informan beriktunya (Burgess, 1984:55). Untuk memperoleh lebih banyak data, peneliti juga terlibat dalam aktivitasaktivitas orang yang diteliti, baik secara terbuka dalam peran penulis ataupun secara tersembunyi, artinya para subyek tidak tahu bahwa penulis sedang mengamati mereka. Penulis juga mengamati cara mereka berperilaku dan jawaban-jawaban mereka terhadap pertanyaan penulis.

3.2. Metode Penelitian Metode penelitian yang digunakan dalam penelitian ini adalah metode studi kasus yakni penelitian yang menggunakan pengkajian yang rinci, mendalam, meyeluruh atas objek tertentu yang biasanya relatif kecil selama kurun waktu dan lingkungan tertentu. Peneliti dapat berusaha bersama-sama dengan pengambil keputusan manajemen (misalnya didalam organisasi) menemukan hubungan factor-faktor yang dominan dengan permasalahan risetnya. Selain itu, peneliti dapat saja menemukan hubungan-hubungan yang tadinya tidak direncanakan atau terpikirkan. 11

Husein Umar, Metode Riset Komunikasi Organisasi, PT. Gramedia Utama, Jakarta, 2002, hal.38

49

50 Keunggulan dari metode Studi Kasus ini adalah bahwa hasilnya dapat mendukung studi-studi yang lebih besar dikemudian hari dan dapat memberikan hipotesis-hipotesis untuk riset lanjutan. Walaupun memiliki keunggulan, metode ini tidak luput dari kelemahan. Kelemahannya adalah kajiannya menjadi relatif kurang luas, sulit digeneralisasikan dengan keadaan yang berlaku umum, dan cenderung subyektif karena objek riset dapat mempengaruhi Prosedur penelitian yang harus dilakukan 12 .

3.3. Teknik Pengumpulan Data Metode Pengumpulan data yang akan digunakan dalam penelitian ini adalah teknik pengumpulan data : a.

Data Primer : Wawancara mendalam (in depth interview) adalah salah satu dari sekian

teknik pengumpulan data yang pelaksanaannya dapat dilakukan secara langsung dengan yang diwawancarai dalam hal ini ibu Dhyoti Rororasmi Basuki selaku Marketing Service Manager, dapat juga secara tidak langsung seperti memberikan daftar pertanyaan untuk dijawab dalam kesempatan lain. Instrumen yang digunakan dapat berupa pedoman wawancara. Jadi dengan wawancara, maka peneliti akan mengetahui hal-hal yang lebih mendalam tentang partisipan dalam mengintePretasikan situasi dan fenomena yang terjadi, dimana hal ini tidak bisa ditemukan melalui observasi. 13 Disamping itu juga wawancara merupakan hatinya penelitian sosial. Bila kita lihat jurnal dalam ilmu sosial, maka akan ditemui semua penelitian sosial didasarkan pada interview, baik yang standar maupun yang dalam. 12 13

Husein Umar, Metode Riset Komunikasi Organisasi , PT. Gramedia Utama,Jakarta,2002 , hal.41 Sugiono, Memahami Penelitian Kualitatif, CV. Alfabeta Bandung, 2005, hal. 72

51 b.

Data Sekunder : Melakukan observasi dan mengumpulkan daftar pustaka. Observasi adalah

dasar semua ilmu pengetahuan. Para ilmuan hanya dapat bekerja berdasarkan data yaitu fakta mengenai dunia kenyataan yang diperoleh melalui observasi. Data dikumpulkan dan sering dengan bantuan yang sangat kecil (proton dan elektron) maupun yang sangat jauh (benda ruang angkasa) dapat diobservasi dengan jelas. Manfaat observasi adalah peneliti lebih mampu memahami konteks data dalam keseluruhan situasi sosial, jadi akan diperoleh pandangan yang holistik atau menyeluruh. Daftar pustaka dikumpulkan untuk melengkapi informasi yang berkaitan dengan obyek yang sedang diteliti (buku-buku referensi).

3.4. Key Informan Melakukan in depth interview dengan : 1. Hana Arifah sebagai Customer Relations Specialist, melakukan in depth interview kepada Ibu Hana karena merupakan bagian dari departemen Marketing Service dan fungsi dan tugas yang diemban oleh beliau erat kaitannya dengan kepuasan pelanggan yang pada akhirnya merupakan fungsi External

Public

Relations yang harus menomorsatukan

konsumen. 2. Yeni Novianti sebagai Nutrition Specialist, melakukan in depth interview kepada Ibu Yenni karena merupakan bagian dari departemen Marketing Service yang tugasnya merupakan pusat informasi mengenai nutrisi dan masalah kesehatan khususnya susu kepada pihak internal dan eksternal perusahaan.

52 3. Liliaswari Wibowo sebagai Assistant to Marketing Service Manager, melakukan in depth interview kepada Ibu lily karena merupakan bagian dari departemen Marketing Service yang tugasnya sebagai asisten Marketing Service manajer apabila akan melakukan “Press conference”. Ibu Lily bertanggung jawab atas semua persiapan materi sebelum Press conference dilaksanakan, contohnya banner, designing undangan, barang-barang promosi dan sebagainya. 4. Roy Rozano, Organizational and Development Department, melakukan in depth intervieew kepada Bapak Roy karena beliau adalah perwakilan dari departemen HRD yang selama ini menjalankan komunikasi internal di PT. Frisian Flag Indonesia.

3.5. Definisi Konsep Identifikasi : Mengenali, menentukan identitas 1. Fungsi Public Relations. a. Fungsi utama Public Relations adalah sebagai penunjang aktivitas utama setiap kegiatan manajemen dalam pencapaian tujuan utama perusahaan (fungsi melekat pada manjemen lembaga/organisasi). b. Public Relations berfungsi untuk membina hubungan yang harmonis antara organisasi atau perusahaan dengan berbagai publik, baik publik internal maupun publik eksternal dalam upaya meningkatkan kerja sama yang baik dan positif. Contoh : menjalin hubungan dengan pihak internal dengan menerbitkan buletin maksudnya agar mengetahui siapa-siapa saja karyawan perusahaan yang memperoleh penghargaan karena prestasi kerja yang baik, dan juga menjalin hubungan dengan khalayak eksternal

53 maksudnya supaya konsumen merasa mendapat penerangan dari perusahaan mengenai produk-produk yang telah diluncurkan sehingga apabila ada hal-hal yang kurang jelas mengenai informasi produk maka dengan mudahnya konsumen memperoleh tambahan informasi. c. Public Relations berfungsi mengidentifikasi segala sesuatu yang berkaitan dengan opini, persepsi dan tanggapan masyarakat terhadap organisasi atau perusahaan yang diwakilinya, atau sebaliknya. Contohnya : apabila muncul di media cetak (koran) opini publik terhadap perusahaan, maka dengan cepat Public Relations menanggapi hal tersebut. d. Public Relations berfungsi untuk melayani publik sebaik mungkin dan memberikan sumbang saran kepada pimpinan manajemen demi tujuan dan manfaat bersama. Contohnya : Komplain dari konsumen mengenai kelemahan produk segera di tangani untuk menghindari masalah menjadi berkepanjangan tanpa ada solusi. Penanganannya bisa dilakukan dengan cara memberikan susu pengganti kepada konsumen. e. Menciptakan komunikasi dua arah timbal balik, dan mengatur arus informasi, publikasi serta pesan dari badan/organisasi ke publiknya atau sebaliknya, demi tercapainya citra positif bagi kedua belah pihak. Contohnya: melakukan konferensi pers setiap kali akan meluncurkan produk baru.

2. Tugas Public Relations. a. Inti tugas dari Public Relations adalah sinkronisasi antara informasi dari perusahaan dengan reaksi dan tanggapan publik sehingga tercipta suasana saling pengertian dan kemudian muncul suasana yang menyenangkan

54 dalam interaksi sebuah perusahaan dengan publik. Suasana saling pengertian yang menciptakan hubungan harmonis di mana satu sama lain memberi dan menerima hal-hal yang dapat menguntungkan kedua belah pihak. -

Berdasarkan adanya dua jenis publik bagi suatu organisasi atau perusahaan (publik intern dan ekstern), maka tugas Public Relations pun diarahkan melalui dua macam tugas, yaitu di dalam dengan sebutan Internal Public Relations, dan diluar dengan sebutan External Public Relations. Dengan kata lain, Public Relations mengemban tugas atas tujuannya, yaitu berkomunikasi ke dalam organisasi dengan publik intern (dalam hal ini seluruh karyawan dari perusahaan yang bersangkutan), dan keluar organisasi dengan publik extern, yakni publik di luar perusahaan. b. Secara khusus tugas Public Relations di PT. Frisian Flag Indonesia Banyak sekali kegiatan-kegiatan yang mengarahkan keberhasilan suatu departemen Public Relations yakni; menerima segala bentuk komplain dari khalayaknya dan berusaha menciptakan ”Win-win solutions” antara perusahaan dengan khalayak eksternal khususnya.

3.6 Fokus Penelitian KONSEP 1. Fungsi Public Relations

DIMENSI - Fungsi melekat pada manajemen; ¾ Reputasi perusahaan ¾ Mengabdi kepada kepentingan umum ¾ Memelihara komunikasi yang baik ¾ Menitik-beratkan moral dan tingkah laku yang baik

55

-

Membina hubungan harmonis perusahaan dengan publiknya. Kegiatan ini dilakukan dalam rangka mempererat komunikasi antara perusahaan dengan konsumennya, apabila terdapat masalah dapat diselesakan dengan cara damai dan saling menguntungkan.

- Identifikasi segala opini publik, maksudnya opini apapun yang dilontarkan publik kita tampung dan olah, mungkin masukkan itu dapat membantu untuk mengembangkan kualitas produk - Melayani publik sebaik mungkin dan memberikan sumbang saran kepada perusahaan,agar perusahaan masih diperhitungkan oleh publiknya - Komunikasi dua arah antara perusahaan dengan publiknya. Komunikasi dua arah agar bisa saling memberikan informasi dan pengetahuan 2. Tugas Public Relations

- Sinkronisasi antara informasi dari perusahaan dengan reaksi dan tanggapan publik. - Internal Public Relations dan External Public Relations. Target Internal Public Relations adalah suasana diantara para karyawan yang memiliki hubungan

langsung

dengan

perkembangan

56 perusahaan. External Public Relations juga tidak kalah

pentingnya

dengan

hubungan

dengan

internal saja, namun External Public Relations lebih kepada berhubungan dengan kelompok masyarakat

lain

yang

berbeda

budaya

dan

kebiasaan, kita tidak bisa terlepas dari mereka. Konsumennya kita berasal memiliki budaya dan kebiasaan yang beraneka ragam, jadi kita harus pandai-pandai berkomunikasi dan berinteraksi dengan mereka.

3.7 Analisa Data Dalam penelitian ini maka proses dalam teknik pengambilan data adalah dimulai dengan menelaah seluruh data yang tersedia dari berbagai sumber yaitu wawancara, pengamatan yang sudah dituliskan dalam catatan lapangan, dokumen pribadi, dokumen resmi, foto dan sebagainya. Dalam penelitian ini juga, untuk menguji kredibilitas data atau kepercayaan terhadap data hasil penelitian kualitatif dapat dilakukan trianggulasi yakni dapat diartikan sebagai teknik pengumpulan data yang bersifat menggabungkan dari berbagai teknik pengumpulan data dan sumber data yang telah ada. Dalam teknik ini peneliti menggunakan data yang berbeda-beda untuk mendapatkan data dari sumber yang sama, dan dari berbagai cara dan berbagai waktu. Peneliti menggunakan observasi partisipatif, wawancara mendalam dan dokumentasi untuk sumber data yang sama. 14

14

Sugiyono, Memahami Penelitian Kualitatif , Penerbit Alfabeta, 2005, hal. 83

57 15

Pengertian analisa data itu sendiri adalah proses penyederhanaan data kedalam

bentuk yang mudah dibaca dan diinterpretasikan. Analisa data kualitatif dapat diartikan sebagai upaya yang dilakukan dengan cara bekerja dengan data, mengorganisasikan data, memilah-milahnya menjadi satuan yang dapat dikelola, mensintesiskannya, mencari dan menemukan pola, menemukan apa yang penting dan apa yang dipelajari dan memutuskan apa yang dapat diceritakan kepada orang lain.

15

Lexy J Moloeng, Metodologi Penelitian Kualitatif edisi revisi, Bandung: PT. Rosdakarya, 2004, hal.280

BAB IV GAMBARAN OBYEK PENELITIAN

4.1

Obyek Gambaran Umum Sejarah PT. Frisian Flag Indonesia PT. Frisian Flag Indonesia yang berlokasi di Jalan Raya Bogor km.5 Pasar

Rebo Jakarta Timur telah berdiri sejak tahun 1971, dengan memulai produknya pertama dengan memproduksi susu kental manis. Dengan berbekal pengalaman lebih dari tujuh dasa warsa dalam produk susu, saat ini PT. Frisian Flag Indonesia telah dikenal sebagai produsen dan distributor terkemuka di Indonesia. Seiring dengan perjalanan dan perkembangan waktu, PT. Frisian Flag Indonesia, kemudian menjadi salah satu anggota grup produsen susu terbesar di dunia Friesland Coberco Dairy Foods. Perkembangan selanjutnya membuktikan bahwa dengan terjalinnya sinergi internasional dengan Friesland Coberco Dairy Foods, adalah merupakan dukungan yang sangat positif bagi PT. Frisian Flag Indonesia dalam mempertahankan kualitas produknya setinggi mungkin. 33

Dalam perjalanannya PT. Frisian Flag Indonesia kemudian menerapkan

Total Quality Management dan merupakan produk makanan pertama di Indonesia yang menerima sertifikat ISO 9001/9002. Selain itu, perusahaan juga telah berhasil memperoleh GMP Award dari pemerintah sebagai salah satu peusahaan terbaik yang melaksanakan Good Manufacturing Practices. Dalam sistem pengendalian mutu produknya, PT. Frisian Flag Indonesia kemudian menerapkan Hazard Analysis Critical Control Point (HACCP) untuk menjamin bahwa hanya produk yang berkualitas tinggi_lah yang diterima oleh konsumen.

33

Company Profile PT. Frisian Flag Indonesia, Jakarta, 2002, hal.2

58

59

Saat ini PT. Frisian Flag Indonesia memproduksi dan memasarkan serangkaian produk susu, seperti susu kental manis, susu bubuk dan susu cair siap minum. Produk-produk tersebut tersedia dalam berbagai bentuk dan ukuran kemasan yang dirancang sesuai dengan kebutuhan konsumen. Dengan didukung adanya outlets yang tersebar di seluruh wilayah Indonesia, akan memudahkan konsumen untuk memperoleh produk-produk PT. Frisian Flag Indonesia yang dipasarkan dengan mudah.

4.1.1 Visi - Misi dan Nilai PT. Frisian Flag Indonesia 34

Tanggapan mengenai visi, misi dan nilai menurut Bapak Johan Van

de Voort beliau adalah Consumer Marketing Director. Berikut ini penuturannnya : “Ditahun 2006, Direktorat Consumer Marketing memiliki visi dan misi untuk selalu berusaha keras meningkatkan “Market Shares” di industri “Dairy” atau susu di Indonesia. Hal tersebut diimplementasikan dengan komitmen dalam melakukan inovasi produk disertai strategi marketing untuk menyediakan produk nutrisi dan pelayanan konsumen dengan kualitas terbaik. Fokus utama Direktorat ini tahun 2006 adalah melakukan inovasi dan renovasi produk”. Di tahun 2007 mendatang, Direktorat Consumer Marketing berencana untuk terus bekerja keras dalam mewujudkan visi dan misinya. Dengan melakukan pendekatan yang focus, Direktorat Consumer Marketing mentargetkan untuk bisa melebihi kompetitor-kompetitor besarnya guna memperkuat posisi Frisian Flag Indonesia sebagai pemimpin pasar.

4.1.1.1 Visi Perusahaan 34

Berita bendera, Media komunikasi & informasi keluarga Besar Frisian Flag Indonesia, 2006, hal.17

60 35

Visi PT. Frisian Flag Indonesia adalah senantiasa berpartisipasi dalam

meningkatkan gizi masyarakat Indonesia. Visi yang lain adalah untuk tetap mempertahankan komitmen perusahaan kepada masyarakat, PT. Frisian Flag Indonesia akan terus menerus berupaya untuk mengembangkan produk-produk baru dengan menggunakan teknologi modern dan inovatif, seiring menyambut datangnya masa depan yang penuh tantangan dan peluang, visi yang berikutnya adalah untuk menjadi merek pemimpin dalam bidang nutrisi berbahan dasar susu dengan produk-produk dan format produk yang terjangkau untuk pelanggan diseluruh SES di Indonesia. Disamping itu pula menjadi Perusahaan yang memperhatikan kesejahteraan karyawannya dan memberikan gaji yang bersaing serta kesempatan untuk mengembangkan diri bagi karyawankaryawan yang berbakat, satu hal lain yang tidak bisa dilepaskan dari visi perusahaan PT. Frisian Flag Indonesia adalah mencapai hasil bersih yang memuaskan serta dapat dipertahankan bagi seluruh pemegang saham.

4.1.1.2 Misi Perusahaan Misi PT. Frisian Flag Indonesia “Dedikasi tinggi untuk senantiasa menjaga kualitas produk untuk membuahkan kepercayaan dan kepopuleran yang tinggi di mata konsumen. Di mana pun di pelosok-pelosok negeri ini, kita akan membuat konsumen akan selalu kenal slogan kami “ S u s u S a y a S usu Bender a ”. Misi lain yang diemban adalah menjadi #1 didalam pasar produk susu secara keseluruhan. Disamping itu pula kami menstimulasi konsumsi produk susu secara aktif dan mencapai pertumbuhan yang lebih cepat dibidang-bidang

61

penting pada dasar produk susu dibandingkan dengan para competitor dibidang tersebut. Kami juga memegang kuat posisi “Merek yang lebih disukai” dipikiran para pelanggan produk susu diseluruh SES, Kami juga mempunyai karyawan yang berkompetensi dan berdedikasi disemua tingkat serta memiliki succession planning untuk memastikan agar perusahaan dapat terus berkembang.

4.1.1.3 Nilai Perusahaan

Terpercaya -

Katakan apa yang akan anda kerjakan dan kerjakan apa yang anda katakan

-

Penuhi semua janji dan persetujuan

-

Mengakui dan memperbaiki kesalahan serta belajar dari kesalahan itu

35

-

Menjadi transparan tanpa politik maupun niat tersembunyi

-

Bangun kepercayaan

Berdedikasi -

Berorientasi kepada hasil dan bertanggungjawab mencapai target

-

Terbuka terhadap rekan kerja

-

Menerima dan bekerja sesuai dengan kebijakan perusahaan

-

Membangun sikap peduli

Vital -

Kreatif dan inovatif

-

Berani mengambil inisiatif

Berita bendera, Media komunikasi & informasi keluarga Besar Frisian Flag Indonesia, 2006, hal.17

62

-

Menetapkan target yang menantang

-

Terbuka pada perubahan

-

Meningkatkan efisiensi dan efektifitas

-

Galilah potensi diri sendiri

Kecepatan -

Memiliki rasa mendesak, jangan menunda

-

Selalu siap sedia dan dapat mengambil keputusan yang berkualitas

-

Jangan ada birokrasi

-

Buatlah petunjuk yang jelas dan sederhana

4.1.1.4 Struktur Organisasi Perusahaan Bentuk struktur organisasi PT. Frisian Flag Indonesia adalah struktur organisasi proyek dengan hubungan organisasi, terutama pada orang-orang yang bekerja pada proyek yang sama. Struktur organisasi perusahaan ini juga mempunyai beberapa kelompok yang menitikberatkan pada perkembangan produk tertentu (Lini Produksi). Kendali perusahaan berada pada Managing Director sebagai pucuk pimpinan dan pelimpahan tugas kepada bawahan melalui masing-masing manager departemen, yang kemudian diteruskan pada staf dan karyawan. Selanjutnya struktur organiasi PT. Frisian Flag Indonesia adalah sebagai berikut : 1. Managing Director 2. Consumer Marketing Director 3. Human Resources Director 4. Sales Director

63

5. Operations Director 6. Finance Director Consumer Marketing Director, Human Resources Director, Sales Director, Operations Director, Finance Director bertanggung jawab kepada Managing Director . Adapun susunan Dewan Direksi PT. Frisian Flag Indonesia adalah sebagai berikut : 1. Managing Director

: Cees Ruygrok

2. Consumer Marketing Director

: Xie Lie

3. Human Recources Director

: Hendro Harijogi Poedjoeno

4. Sales Director

: Cahyadi Heriantio

5. Finance Director

: Marc Rooding

64

Kedudukan / Posisi Public Relations Di PT. Frisian Flag Indonesia

Managing Director

Human Resource & General Affairs Director

Consumer Marketing Director

- Spokeperson Perusahaan - Penanggungjawab outside event

Corporate Public Relations

Corporate Level: • Publication • Image Building • Relationship • Events • Product Launching • Crisis Handling

4.1.2

Customer Relations

Consumer Relationship Officer • Product complaint handling • As a channel for consultation, information, complain towards FFI product CRM • Consumer data collection and analysis • How to build relationship with consumer • To improve their loyalty

Marketing Service Manager

Public Relations

Assistant to Marketing Services Manager

Marketing Service Executive • Create design, meet with 3rd parties (agency) and decide the design. • Support the materi if the manager need to arrange the press conference

Nutrition Specialist

Nutrition Information and Training • Source of communication about the ingredient all FFI products. • Sharing knowledge through training to Sales Dept and Marketing Dept (Consumer Care Line, Infant team).

65

Job Descriptions Struktur Departemen Public Relations PT. Frisian Flag Indonesia, secara garis besar dapat digambarkan sebagai berikut : 1. Assistant to Marketing Service Manager Bagian ini bertugas sebagai menampung segala pengajuan proposal untuk tujuan sponsorship, dimana segala bentuk proposal diterima, diperlajari dengan baik untuk kemudian diproses apakah layak dan patut diberikan donasi dari perusahaan, seorang assistant harus selektif dan jeli dalam mencek setiap proposal yang masuk. Seorang asisten juga bertugas untuk menyediakan barang-barang promo mulai dari bahan dasar sampai jadi, yang pada akhirnya digunakan untuk launching produk tertenu ataupun hadiah langsung dari suatu jenis produk tertentu ( dapat berupa mug, kaos, payung, paper bag). Proses pembuatan barang-barang promo ini dimulai dari design, berhubungan langsung dengan pihak ketiga (agency) sampai pada pengiriman barang-barang yang sudah jadi dari supplier. Tugas lain yang tidak kalah pentingnya adalah membantu dalam penyediaan materi apabila akan diadakan “press conference” oleh Marketing Service Manajer (support back-up materi).

2. Customer Relation Specialist Customer Relation Management (CRM) membawahi Customer Service Officer (CSO) dengan tugas utama CSO adalah menunggu telepon dari eksternal (in bond call) untuk konsultasi pihak luar (konsumen), komplain dan juga sebagai pusat informasi mengenai produk-produk FFI. Hubungan CSO dengan beberapa departemen pihak internal perusahaan adalah dengan Sales Team berhubungan untuk mengatur all promotion activity and handling market

66

complain, disamping itu juga berhubungan dengan Brand Manager mengenai pengetahuan tentang produk dan juga semua kegiatan promosi. Departemen lain yang tidak kalah pentingnya adalah QA-QC (Produksi) dengan melakukan cek produk, update procedur. Untuk itu tiap minggu CSO melakukan meeting dengan QA-QC untuk membahas segala sesuatu yang berhubungan dengan market complain dan kebijakan-kebijakan baru dari QA-QC departemen. Untuk melakukan updated Health dan Nutrition information CSO melakukan koordinasi dengan Nutritionist, dan juga melakukan refreshment product knowledge about new formula. Tugas utama CRM adalah build communication for maintain loyal customer and as partner with customer. CRM memiliki hubungan dengan pihak internal dengan Brand Management dan Sales Team, dimana kedua pihak tersebut dianggap sebagai sumber data konsumen yang mengkonsumsi produk-produk FFI, data diperoleh dari SPG (Sales Promotion Girl) dari masing-masing brand. Disamping itu tugas CRM yang lain adalah provide infrastructure dan membuat CRM planning (kegiatan dan budget) terhadap kegiatan setiap brand mendatang (support brand). Saluran komunikasi CRM adalah melalui email, komplain dapat dikirimkan melalui email, telepon, SMS dan surat. Dari semua saluran komunikasi diatas yang paling sering digunakan adalah telepon, karena dianggap paling cepat dan efektif, dimana konsumen bisa langsung berinteraksi dengan pihak FFI sehingga keluhan yang diperoleh dapat segera ditindak lanjuti.

3. Corporate Public Relations (PR) Tugas utama adalah sebagai “Spokeperson” khususnya untuk eksternal Perusahaan. Contoh : Pada saat terjadi gempa dan tsunami di Aceh pada akhir

67

Desember 2004 lalu mewakili Perusahaan untuk mendatangi dan memberikan sumbangan

kepada para korban bencana alam sebagai tanda kepedulian

Perusahaan terhadap kejadian yang banyak menimpa korban itu. Tugas penting yang tidak kalah menariknya adalah sebagai penanggung jawab outside event, contohnya: apabila akan diadakan launching produk tertentu (biasanya di mall), biasanya Public Relations diberitahu oleh brand manager yang akan mengadakan launching itu.

4. Nutrition Specialist (NS) Tugas utama adalah membantu semua departemen khususnya consumer marketing dan sales sebagai pusat informasi dan masalah kesehatan khususnya susu. Hubungan dengan sales khususnya dengan sales training manager dengan memberikan training kepada SPG (sales promotion girl) dalam hal ini adalah FRINA ( Frisian Flag Nutrition Advisor) dan medical detailing team (NR) ada pada GUM (Growing up Milk)Æ Infant. Secara keseluruhan fungsi Nutrition Specialist adalah sebagai pusat informasi mengenai nutrisi disetiap produk FFI dan mewakili FFI yang berhubungan dengan nutrisi(eksternal). Trainingtraining yang dilakukan oleh Nutrition Specialist ada dengan beberapa departemen, yaitu dengan Consumer Care Line atau Customer Service Officer (CSO) dengan memberikan training dalam bentuk bimbingan tentang nutrisi didalam setiap produk dan masalah kesehatan yang berhubungan dengan konsumsi susu disamping itu pula membantu memberikan jawaban atas pertanyaan konsumen yang berhubungan dengan kandungan nutrisi dalam produk. Segala pertanyaan yang diajukan oleh konsumen melalui CSO oleh NS akan dIbuat dokumen tanya-jawab dan di pelajari pertanyaan apa saja yang

68

sering muncul yang berkaitan dengan nutrisi. Hubungan NS dengan consumer marketing adalah membantu semua Brand manager dalam memproduksi brosur-brosur, leaflet-leaflet informasi mengenai nutrisi. Lalu Brand Manager dengan

Research

and

Development

(R&D)Æ

Departemen

Produksi

memberikan atau menyediakan product knowledge sehubungan dengan fungsi dan kandungan nutrisi yang digunakan “kekuatan”. Untuk urusan keluar FFI yaitu sebagai perwakilan PR sebagai mediator apabila ada talk show maupun seminar ( yang pernah diikuti adalah seminar mengenai pangan sebagai participant yang diundang dari pemerintah) mengenai nutrisi baik di media cetak maupun elektronik. 36

4.2

Hasil Penelitian Dalam bab ini, penulis membahas hasil penelitian mengenai

permasalahan yang telah dirumuskan dalam bab I yaitu mengidentifikasi bagaimana fungsi dan tugas Public Relations di PT. Frisian Flag Indonesia. Dalam pembahasan ini, penulis menguraikan hasil penelitian secara ekpalanatif-deskriptif berupa pertanyaan-pertanyaan yang dijawab oleh beberapa nara sumber yang dianggap penulis berkaitan dengan tugas dan fungsi Public Relations yaitu Marketing Service Manager yaitu Ibu Dyoti Rororasmi Basuki, Ibu Yenni Novianti sebagai Nutrition Specialist, Ibu Hana Arifah sebagai Customer Relations Specialist, Ibu Lilisawari sebagai Assisten Marketing Service Manager, Bapak Roy Rozano sebagai Organizational & Development (HR Development). Pertanyaan yang diajukan ini seyogyanya

36

Job description from Arsip HRD Dept PT. FFI

69

dapat membantu memperjelas fungsi dan tugas Public Relations di PT. Frisian Flag Indonesia. Dalam hasil

penelitian

ini,

pertanyaan

yang

diajukan

untuk

mengidentifikasi bagaimana fungsi dan tugas Public Relations sesuai dengan teori yang diungkapkan oleh Cutlip, Center dan Canfield (1982) apakah masih tetap menggunakan teori mereka secara keseluruhan maupun tidak mutlak dilakukan semua atau ada revisi ataupun tidak menggunakannya sama sekali. Dalam hubungannya dengan pihak internal perusahaan sebagai sarana komunikasi maka dIbuat bulletin Bendera sebagai sumber informasi kepada karyawan.

Peran

HRD

dalam

pembuatan

Bulletin

Bendera

berikut

penuturannya. Bapak Roy Rozano 37 “HR Development khususnya berperan dalam memilih topik yang akan disajikan dalam bulletin, dengan berkoordinasi dengan masing-masing divisi, dan juga message apa yang ingin disampaikan menajemen. Selain itu juga berperan dalam desain bulletin itu sendiri, pemilihan foto-foto dan komentar dari Managing Director. Beberapa koordinasi dengan tim kreatif dari event organizer tetap Frisian Flag Indonesia. Proof read dilakukan HR-GA Director sebelum release ke final printing hingga distrIbusi”. Dalam upaya meningkatkan ketertiban jam kerja kepada seluruh karywan, HR berperan penting. Demikian penuturan Bapak Roy Rozano tentang hal ini Bapak Roy Rozano 38 “Jam kerja diperusahaan kami adalah dari jam 08.00 – 16.30 agi karyawan kantor, jam 07.00 – 15.30 bagi karyawan pabrik. Perbedaan ini karena karyawan pabrik mengenal 3 shift yaitu shift 1 pukul 07.00-15.00. shift 2 pukul15.00-22.00, shift 3 pukul 22.00-07.00”. Setiap karyawan yang berprestasi akan mendapatkan penghargaan dari perusahaan. Berikut ini penjelasan dari departemen HR.

37 38

Wawancara dengan Bapak Roy Rozano, Organizational & Development Department (HRD) Wawancara dengan Bapak Roy Rozano, Organizational & Development Department (HRD)

70

Bapak Roy Rozano 39 “Karyawan yang berprestasi dapat dikategorikan sebagai karyawan yang telah berbakti kepda perusahaan selama 15, 20, 25, 30 tahun, biasanya akan mendapatkan piagam, cincin emas, kalung, dan sebagainya dari perusahaan”. Dalam menyebarkan informasi internal perusahaan HRD lebih mudah penyampaiannya kepada seluruh karyawan. Berikut ini adalah tanggapan dari pihak HRD mengenai pernyataan ini. Bapak Roy Rozano 40 ”Memang selama ini HR keseluruhan (Personnel pada umumnya) adalah fungsi yang mengkomunikasikan banyak informasi kepada karyawan. Informasi ini bisa berhubungan dengan pengenal atau perubahan system atau prosedur. Tergantung dari skala sensitifitas informasi yang disampaikan, komunikasi bisa dilakukan secara lisan maupun tulisan dari level supervisor dari HR hingga direkturnya sendiri. Sepertinya sudah natural HR melakukan tugasnya dalam memfasilitasi dan mensupport divisi lain, termasuk didalamnya menjadi juru bicara dalam penyampaian informasi baik kepada pihak internal (karyawan) maupun eksternal”. Selain Bulletin Bendera perusahaan juga menggunakan media papan pengumuman sebagai sarana komunikasi, bedanya papan pengumuman berisi info-info terbaru dalam 2-3 minggu terakhir sedangkan Bulletin Bendera berisi kegiatan-kegiatan yang telah dilakukan perusahaan semenjak 3 bulan yang lalu. Bulletin Bendera dikelola oleh HRD dan Marketing Service departemen; sedangkan papan pengumuman dikelola oleh HR. Berikut ini penuturannya. Bapak Roy Rozano 41 ”Papan pengumuman memang dikelola oleh HR. Kalaupun ada divisi lain yang perlu memberikan informasi apapun melalui media ini, HR perlu mengetahuinya karena HR ikut bertanggung jawab atas informasi apapun yang didapat oleh karyawannya selama informasi itu diperoleh dari dalam perusahaan, sedangkan Bulletin Bendera memang merupakan kerjasama dari pihak HR dan Departemen Marketing Service”. Karyawan yang bekerja di PT. Frisian Flag Indonesia dapat menyampaikan aspirasinya kepada perusahaan, tentunya yang berhubungan dengan pengembangan sumber daya manusia, peningkatan efisiensi serta hal39

Wawancara dengan Bapak Roy Rozano, Organizational & Development Department (HRD)

40

Wawancara dengan Bapak Roy Rozano, Organizational & Development Department (HRD)

71

hal positif lainnya yang dapat mengembangkan kualitas diri karyawan. Berikut ini penjelasan pihak HR. Bapak Roy Rozano 42 ”Selama ini belum ada media khusus yang disediakan oleh HR untuk kesejahteraan (Kalau ini berhubungan dengan salary/benefits), karena FFI sudah ada struktur tersendiri yang mengatur itu semua. Tapi kalau masalah job grade HR personnel selalu berkomunikasi dengan union (PUK) untuk level non hay. Personnel kemudian memfasilitasi prosesnya dengan berkonsolidasi job desc. dengan proses evaluasi jabatan yang dilakukan HRD. Untuk input lain dari karyawan tentang peningkatan efisiensi pekerjaan/lingkungan pekerjaan/hal-hal lain yang dapat meningkatkan kenyamanan karyawan untuk bekerja diperusahaan, FFI menyediakan media box. Karyawan bisa menyumbangkan ide dan sarannya melalui hardcopy maupun sistem internet”. Untuk menjalankan tugas dan fungsi HR sehari-hari HR tidak membahas Departemen

dengan Departemen Marketing Service karena secara fungsi Marketing Service hanya berhubungan dengan issue-issue

perusahaan yang mempunyai dampak ekternal. Berikut ini penjelasan dari Bapak Roy Rozano. Bapak Roy Rozano 43 ”Fungsi PR sendiri selama ini di FFI hanya dealing dengan issue-issue corporate yang mempunyai dampak eksternal. PR bekerjasama dengan HR berkomunikasi dengan media untuk menginformasikan kepada konsumen/publik mengenai hal-hal tertentu. Tapi secara internal, HR yang bertanggung jawab untuk menyampaikan informasi kepada karyawan, baik itu merupakan kebijakan manajemen maupun yang bersifat umum”. Departemen Marketing Service menjalankan fungsinya secara eksternal dibantu dengan HRD Director karena hal ini menyangkut image perusahan, sehingga dIbutuhkan

orang yang tahu benar mengenai perusahaan secara

keseluruhan. Bapak Roy Rozano 44 ”Di dalam HRD sendiri tidak ada pihak tertentu, tp dalam HR Corporate HR-GA Director lah yang menjadi partner PR dalam 41 42

43 44

Wawancara dengan Bapak Roy Rozano, Organizational & Development Department (HRD) Wawancara dengan Bapak Roy Rozano, Organizational & Development Department (HRD) Wawancara dengan Bapak Roy Rozano, Organizational & Development Department (HRD) Wawancara dengan Bapak Roy Rozano, Organizational & Development Department (HRD)

72

menyampaikan informasi ke eksternal, terutama apabila menyangkut image perusahaan/corporate. Director tentu akan berkomunikasi dengan pihak2 terkait internal untuk mendapatkan data/informasi yang akurat untuk dikomunikasikan secara eksternal, sebelum didiskusikan dengan PR dalam hal penyampaiannya untuk meraih hasil secara efektif”. Setiap tahun perusahaan menyelenggarakan “Family Day” yaitu kegiatan

dimana

perusahaan

mengadakan

rekreasi

bersama

dengan

mengundang keluarga dari karyawan (sudah menikah) untuk hadir dan mengikuti acara ini, gunanya untuk mempererat tali kekeluargaan diantara sesama karyawan perusahaan FFI dan sebagai sarana hIburan bersama karena telah bekerja selama 1 tahun (menghilangkan kepenatan bekerja). Kegiatan ini merupakan tanggung jawab HR karena dianggap berurusan langsung dengan karyawan dan HR tahu betul keinginan karyawan, acara apa yang digemari dan disenangi sehingga karyawan tidak kecewa dengan acara yang diselenggarakan . Bapak Roy Rozano 45 “Sebenarnya family day di FFI sepenuhnya tanggung jawab HR. Kecuali dalam event2 khusus (seperti 85th anniversary), PR akan bekerjasama dg HR utk menyampaikan perayaan tsb kepada publik. Tujuannya hanya 1 yaitu menginformasikan eksistensi dan achievement FFI kepada publik, yang diharapkan dapat meningkatkan kredibilitas masyarakat dan awareness mereka terhadap produk2 FFI”. Seperti diungkapkan diatas bahwa ada media khusus yang disediakan oleh HR untuk menyampaikan aspirasi karyawannya yang arahnya untuk pengembangan kualitas karyawan. Bapak Roy Rozano 46 ”Idea Box adalah sarana yang disediakan HR untuk karyawan dalam menyampaikan saran dan ide mereka yang dapat meningkatkan efisiensi (proses, biaya, waktu dll), kenyamanan bekerja, fasilitas pendukung dll, yang pada akhirnya membantu perusahaan dan karyawannya mencapai visi dan misi FFI. Seringkali saran/ide ini disalahartikan karyawan sebagai ajang bagi mereka utk berkeluh kesah, terutama tentang kesejahteraan mereka (grading, salary, benefits, beban kerja, 45 46

Wawancara dengan Bapak Roy Rozano, Organizational & Development Department (HRD) Wawancara dengan Bapak Roy Rozano, Organizational & Development Department (HRD)

73

atasan yg sulit dll). Krn idea box telah menetapkan kriteria-kriteria tertentu utk saran dan ide yang valid, inputan semacam tadi akan langsung didiskualifikasi dari idea box”. Kritikan yang membangun dapat memperkuat perusahaan, untuk itu segala bentuk input/masukkan kepada perusahaan ditampung oleh HR. Dibawah ini hasil wawancara dengan perwakilan HR. Bapak Roy Rozano 47 ”Karyawan sebaiknya mengutarakan kepada HR. HR akan menampungnya, akan langsung menjawab dan menindaklanjuti di tingkat supervisor / junior manager apabila memungkinkan. Apabila issuenya bersifat lebih sensitif, bukan tidak mungkin akan menjadi bahan diskusi di tingkat managerial hingga board of director”. Fungsi dan tugas PR & HRD hampir sama dalam beberapa hal (seperti menjalin komunikasi internal yang baik dengan sesama karyawan maupun dengan atasan). Namun tetap ada perbedaan dari kedua departemen tersebut. Bapak Roy Rozano 48 ”HR = mengkomunikasikan informasi dari perusahaan / management kepada internal (karyawan). PR = mengkomunikasikan informasi dari perusahaan / management kepada eksternal (media / publik)”. Untuk lebih memahami Departemen Marketing Service penulis melakukan wawancara dengan pihak-pihak terkait dengan kegiatan PR di PT. Frisian Flag Indonesia.

Salah satu kegiatan PR adalah memberikan training dan mengikuti seminar dalam upaya menyebarkan informasi. Ibu Yeni Novianti 49 ”Memberikan training dan mengikuti seminar di luar Frisian Flag Indonesia. Mengapa demikian, karena memberikan training adalah tugas PR untuk memberikan informasi kepada pihak lain dalam hal ini SPG - FRINA mengenai nutrisi yang terkandung didalam produk sehingga konsumen tidak kekurangan informasi dan merasa di layani dengan baik sebagai konsumen. Kalau mengenai seminar tentu saja itu merupakan tugas PR karena sebagai perwakilan perusahaan dalam menanggapi undangan 47

Wawancara dengan Bapak Roy Rozano, Organizational & Development Department (HRD) Wawancara dengan Bapak Roy Rozano, Organizational & Development Department (HRD) 49 Ibu Yeni Novianti, Nutrition Specialist 48

74

pihak luar, contohnya undangan dari pemerintah untuk hadir dalam seminar yang dilakukan melalui media elektronik (televisi")”. Peran serta Nutrition Specialist sebagai PR tidak kalah pentingnya dibandingkan dengan fungsi –fungsi lainnya yang ada dalam Departemen Marketing Service. Ibu Yeni Novianti 50 “Memberikan training dan mengikuti seminar di luar Frisian Flag. Mengapa demikian, karena memberikan training adalah bagian tugas PR untuk memberikan informasi kepada pihak lain (internal dan eksternal) Untuk internal dalam hal ini adalah SPG-FRINA mengenai nutrisi yang terkandung dalam produk sehingga konsumen tidak kekurangan informasi dan merasa dilayani dengan baik sebagai konsumen.Untuk urusan eksternal dengan megikuti seminar tentu saja itu merupakan tugas PR karena sebagai perwakilan perusahaan dalam menanggapi undangan pihak luar, contohnya undangan dari pemerintah untuk hadir dalam seminar yang disiarkan langsung melalui televisi”. Tugas-tugas saya sehari-hari dapat dikategorikan menjalankan fungsi PR di perusahaan. Ibu Yeni Novianti 51 “Saya membantu PR dalam pembuatan leaflet, brosur dan advertorial dalam bahasa konsumen (non scientific) yang berhubungan dengan kandungan nutrisi yang ada dalam kandungan setiap produk FFI, maksudnya untuk mempermudah konsumen dalam mengetahui isi dan manfaat dari masing-masing produk. Sebelum membuat leaflet dan brosur ini saya telah di brief oleh brand manager tentang kandungan gizi yang ada dalam produk sehingga dapat dikomunikasikan dengan baik sehingga mudah dipahami oleh konsumen dan konsumen juga tahu kegunaan dari kandungan tersebut. Disamping itu juga saya melakukan talk show dibeberapa radio terkemuka di Jakarta untuk mengkomunikasikan mengenai manfaat susu bagi kesehatan tubuh”. Setiap pekerjaan pasti ada kesusahannya sendiri, demikian pula di departemen marketing service. Berhubungan dengan orang lain yang berbeda tingkat pendidikannya itu bukanlah hal yang mudah, namun kita harus pandai-pandai dalam menyampaikan informasi/pesan agar tidak salah dalam penerimaannya. Kita harus menggunakan kata-kata yang umum sehingga mudah dipahami. Ibu Yeni Novianti 52 “Setiap pekerjaan pasti ada kesulitannya sendiri-sendiri termasuk dalam menjalankan tugas PR, namun setiap kendala yang muncul sejauh ini bisa saya tangani dengan baik. Contohnya dalam memberikan training kepada para SPG itu bukanlah hal yang mudah. Mereka tidak jarang kurang begitu paham mengenai produk yang mereka jual kepada konsumen, informasi yang mereka serap dari training yang saya berikan banyak yang mereka tidak mengerti dengan baik. 50

Ibu Yeni Novianti, Nutrition Specialist Ibu Yeni Novianti, Nutrition Specialist 52 Ibu Yeni Novianti, Nutrition Specialist 51

75 Umumnya mereka merasa sudah paham benar dengan produk-produk yang terkandung didalamnya namun untuk menghindari kesalahan penyampaian kepada konsumen biasanya saya memberikan tes ulang kepada mereka, sehingga saya tahu hal-hal apa yang kurang mereka mengerti dengan baik, sebagai seorang trainer saya bersemboyan “Konsumen harus diperlakukan sebagai raja, buat mereka nyaman dan cocok dengan produk FFI dan menganggap kita sebagai sahabat mereka”. Saya melakukan hubungan internal dan eksternal dalam menjalankan tugas sehari-hari.Berhubungan langsung dengan konsumen (eksternal) yang komplain mengenai produk FFI adalah pekerjaan sehari-hari departemen kami, namun disamping itu saya juga berhubungan dengan semua brand management . Berikut penuturan Ibu Hana Arifah. Ibu Hana Arifah 53 “Untuk menjalankan tugas dan fungsi PR saya membawahi staf-staf Customer Service Officer (CSO) untuk customer care line dan mensupervisi program Customer Relation Management (CRM) dimana pekerjaan-pekerjaan CRM saya tangani sendiri. Dari namanya saja sebagai tim CSO Anda pasti dapat mengerti tugas dan fungsi saya di perusahaan ini yaitu menerima segala komplain dari konsumen dan melayani segala pertanyaan yang berhubungan dengan produk dan juga undian berhadiah yang dilakukan oleh masing-masing brand manager. Secara keseluruhan tugas tersebut kita menyebutnya dengan “Layanan Peduli”. Dalam mensupervisi CSO, anak buah saya harus mengetahui segala kegiatan promosi yang saat ini sedang dilakukan sehingga apabila ada konsumen yang tidak paham dengan informasi yang telah disampaikan melalui media massa, mereka dengan mudah dapat langsung menghubungi layanan peduli yang tertera dipackaging. Semua CSO harus dibekali informasi yang memadai karena mereka sebagai “front liner” FFI, apabila mereka salah dalam memberikan informasi akibatnya fatal bagi nama baik perusahaan”. Selain itu juga ada tugas lain CRM yang sangat penting yaitu ……. Ibu hana Arifah 54 “Tugas lain CSO adalah menangani tanggapan konsumen terhadap PT. Frisisan Flag Indonesia, segala bentuk masukkan ditampung dengan baik oleh tim ini, sehingga kita mengetahui dengan jelas kemauan konsumen agar seperti apa perusahaan kita dan apa yang mereka inginkan dari perusahaan kita demi terjalinnya hubungan yang harmonis antara perusahaan dengan konsumennya”. Apakah tugas-tugs CRM dilakukan sendiri oleh PT. Frisian Flag Indonesia, dalam hal ini Ibu Hana sendiri ? Berikut penjelasan dari beliau. Hana Arifah 55 “Untuk tugas-tugas sebagai CRM dilaksanakan oleh outsoured company di luar Frisian Flag Indonesia dimana tugasnya yaitu memfollow up datadata customer yang ada di lapangan. Data dilapangan diperoleh dari SPG dan Medical Representative (Medrep). SPG biasanya meminta data dari setiap konsumen 53

Ibu Hana Arifah, Customer Relation Specialist Ibu Hana Arifah, Customer Relation Specialist 55 Ibu Hana Arifah, Customer Relation Specialist 54

76 yang membeli produk di outlet mereka (susu anak dan susu dewasa), bila medrep mendapat data customer dari bidan karena dikhususkan untuk bayi yang baru lahir. Setelah data terkumpul outsource company akan terus menjalin hubungan yang erat dengan konsumennya dengan terus menyampaikan produk-produk baru dari FFI sesuai dengan usia anaknya serta program-program undian apabila dilakukan oleh brand tersebut, jadi diusahakan semaksimal mungkin bahwa FFI adalah sahabat mereka dalam mendukung tumbuh kembang anak mereka. Saya dalam hal ini tugasnya hanya melakukan monitor terhadap kerja pihak outsorce ini. Inti dari tugas CRM agar kita tidak kehilangan konsumen-konsumen loyal yang selama ini ada dan menciptakan konsumen-konsumen baru yang lambat laun menjadi konsumen yang loyal”.

Seorang Marketing Service Manager membutuhkan asisten dalam menjalankan fungsi dan tugasnya, oleh karena itu beliau memiliki asisten Ibu Liliaswari. Berikut ini penuturannya. Ibu Liliawari 56 “Pada dasarnya tugas saya disini adalah sebagai supporting PR tools. Saya mempersiapkan design, produksi dan distrIbusi brosur, leaflet, spanduk, banner, merchandise, dll, apabila PR akan mengadakan acara-acara PR seperti press conference. Dalam pembuatan segala PR tool saya berhubungan langsung dengan pihak ketiga (supplier) dalam mendevelop materi dari awal sampai jadi. Untuk hubungan dengan media saya sama sekali tidak berhubungan, hanya Marketing Service Manager yang berhubungan langsung. Tugas saya lainnya adalah mendevelop, memantain FFI website supaya selalu update mengikuti perkembangan informasi mengenai produk FFI dan informasi kesehatan lainnya yang perlu diketahui konsumen FFI”.

Pekerjaan apa lagi yang menjadi tanggung jawab Ibu Liliaswari? Berikut ini penuturannya. Ibu Liliaswari 57 ”Tugas saya lainnya adalah memberikan sponsorship dalam rangka memelihara hubungan baik dengan perusahaan atau yayasan pemerintahan yang diberikan sponsorship (donasi) agar terjalin hubungan yang saling menguntungkan dengan pejabat pemerinatahan. Tetapi donasi yang diberikan tidak hanya kepada instansi pemerintahan tetapi juga yayasan sosial, yayasan pendidikan”. Berikut ini hasil wawancara penulis dengan Marketing Service Manager PT. Frisian Flag Indonesia, Ibu Dhyoti Rororasmi Basuki berkaitan dengan tugas utama beliau sehari-hari. Ibu Dhyoti R. Basuki 58 “Sebagai Marketing Service Manager, saya menjalankan secara penuh semua kegiatan PR perusahaan. Dalam menjalin hubungan dengan pihak eksternal, saya secara pribadi merupakan wakil atau juru 56

Ibu Liliaswari, Assisten to Marketing Service Manager Ibu Liliaswari, Assisten to Marketing Service Manager 58 Ibu Dhyoti R. Basuki, Marketing Service Manager 57

77 bicara perusahaan dan berhubungan langsung dengan media massa baik cetak maupun elektronik. Kegiatan yang saya lakukan dengan media massa umumnya dalam bentuk press conference pada event-event yang membawa nama perusahaan seperti product launching, corporate celebrations, talkshow, dan segala bentuk kegiatan yang ada hubungannya dengan corporate social rseponsibilities. Dalam menjaga corporate image, sebagai juru bicara perusahaan, saya mewakili pihak manajemen dalam memberikan konfirmasi kepada publik atas segala langkah-langkah atau kebijakan yang diambil berhubungan dengan para stake-holder (pihak-pihak di lingkungan perusahaan baik internal maupun eksternal). Berhubungan dengan image perusahaan, saya juga membawahi dan mengkoordinasikan segala kegiatan CR yang menangani segala masukan ataupun komplain dari konsumen. Pelaksanaan CR yang baik tujuan akhirnya adalah menjaga kepuasan konsumen agar loyalitas konsumen terhadap produk perusahaan tetap terjaga dengan baik dan untuk jangka panjang hal ini akan sangat membantu kelangsungan perusahaan. Saya juga mengkoordinasikan kegiatan PR internal melalui update atau monitoring berita pada media massa, yang tentunya berhubungan dengan ruang lingkup perusahaan dan kompetisinya”. Sebagai Marketing Service Manager, Ibu Dhyoti sangat peduli dengan masalah komunikasi khususnya komunikasi dengan konsumen, karena mereka adalah raja dan itu harus di maintain terus supaya mereka puas, percaya sehingga terus menerus menjadi konsumen yang loyal terhadap produk-produk FFI. Ibu Dhyoti R. Basuki 59 ”Tugas dan fungsi di PT. FFI sudah berjalan dengan semestinya, bahkan cakupan jadi lebih luas dengan adanya Nutrition Specialist dalam departemen ini, dapat dilihat bahwa Marketing Service Departemen sangat sungguhsungguh dalam memaintain konsumennya khususnya dalam hal nutrisi ataupun gizi yang terkandung didalam setiap kemasan produk FFI. Kami ingin konsumen di layani dengan optimal langsung dari ahli nutrisi atau gizi. Dari hasil wawancara penulis dapat dilihat bahwa departemen kami memiliki job description yang berbeda-beda namun pada akhirnya fungsi PR yang utama untuk melayani konsumen sebaik mungkin serta menjalin hubungan yang harmonis antara konsumen dan perusahaan, baik internal maupun eksternal dalam upaya untuk meningkatkan kerjasama yang baik dan positif”. Dalam rangka memperkenalkan produk-produk perusahaan kepada konsumen, PR melakukan kegiatan sebagai berikut. Ibu Dhyoti R.Basuki 60 “Usaha yang kami lakukan untuk memperkenalkan produk FFI adalah melalui media elektronik dalam hal ini televisi, kami gunakan media ini karena kami menganggap bahwa televisi selalu disaksikan oleh jutaan orang di Indonesia sehingga mudah dalam berkomunikasi dengan konsumen kami”. Untuk mendapatkan penghargaan dari konsumen karena kepuasan mereka terhadap produk kita, biasanya mereka melakukan kontak langsung via telepon dan

59 60

Ibu Dhyoti R. Basuki, Marketing Service Manager Ibu Dhyoti R. Basuki, Marketing Service Manager

78 menghubungi “LAYANAN PEDULI” ataupun dengan meningkatnya permintaan pasar terhadap produk-produk FFI.Berikut penuturan Marketing Service Manager. Ibu Dhyoti 61 ” Ungkapan rasa puas konsumen terhadap produk FFI beraneka ragam, salah satunya adalah langsung menghubungi layanan bebas pulsa kami, dan langsung berhubungan dengan CSO dengan mengungkapkan kepuasan mereka atau cukup dengan meningkatnya permintaan susu yang cukup besar di wilayah tertentu”. Perusahaan juga perlu untuk mejalin hubungan yang baik dengan pers.Berikut kutipan wawancara dengan Ibu Dhyoti. Ibu Dhyoti 62 “Pers adalah salah satu media yang sangat penting dalam perjalanan hidup perusahaan karena melalui pers kita melakukan “Press Conference” dalam rangka launching product, mengembalikan reputasi perusahaan karena ada statement tertentu dari lembaga/yayasan/sekelompok orang yang dapat merugikan perusahaan”. Perusahaan harus menjaga, memelihara hubungan yang baik dengan supplier. Begitu potongan kata-kata berdasarkan hasil wawancara dengan Ibu Dhyoti. Ibu Dhyoti 63 “Supplier mau tidak mau sudah merupkan bagian dari perusahaan karena mereka selalu berusaha untuk memenuhi kebutuhan kita dalam hal produksi. Contohnya: Supplier packaging selalu mengikuti request kita tentang bagaimana pembuatan packaging yang baik dan menarik bagi konsumen, supplier raw material (gula) harus mau menurunkan harganya sesuai dengan standar harga raw material (gula) perusahaan. Jadi perusahaan harus menjaga dan memelihara hubungan yang baik ddengan supplier, wujud penghargaan perusahaan terhadap supplier adalah dengan mengadakan gathering bersama supplier sehingga supplier merasa bagian dari keluarga besar PT. Frisian Flag Indonesia”.

NO.

FUNGSI PUBLIC

DIVISI

TUGAS PUBLIC

RELATIONS 1

61 62

63

RELATIONS

Menjaga nama baik perusahaan

dengan

Corporate PR

1.

produktivitas

citra

karyawan

dari

Internal:

Meningkatkan

cara mempertahankan positif

DIVISI

dengan

“BRAND” dan segera

memberikan

mengatasi

penghargaan kepada

kesalahapahaman

karyawan yang telah

dengan konsumennya

mencapai

Ibu Dhyoti R. Basuki, Marketing Service Manager Ibu Dhyoti R. Basuki, Marketing Service Manager Ibu Dhyoti R. Basuki, Marketing Service Manager

masa

HRD

79 sehingga

tercipta

reputasi

bakti15,20,25,30

perusahaan

tahun berupa cincin,

yang baik

kalung,

dan

sebagainya 2

Eksternal : Melayani konsumen sebaik

CRM

dengan mungkin,

sehingga

terjalin

hubungan

yang

harmonis

antara

perusahaan

Sebagai komunikator antara

perusahaan

dengan

karyawan.

Misalnya dengan

HRD

berkaitan perubahan

system dan prosedur.

dengan

konsumennya (Customer

Srvice

Officer) 3

Menciptakan

Corporate

komunikasi yang baik

PR

Internal

:

Bertanggung

jawab

dengan pihak internal

atas isi dari papan

(BRAND

pengumuman

MANAJEMEN,

dipasang di dinding

KARYAWAN) pihak

dan

yang

perusahaan.

eksternal

HRD

Karena

setia informasi yang

(KONSUMEN).

disampaikan kepada karyawan

menjadi

tanggung jawab HR. 4

Menjaga nama baik perusahaan

dengan

CRM

4.

Internal

Menggunakan

: idea

cara mempertahankan

box sebagai media

citra

untuk menyampaikan

positf

dari

“BRAND” dan segera

sumbang

mengatasi

kepada

komplain

saran perusahaan

yang diutarakan oleh

dalam

konsumen

terhadap

peningkatan efisiensi

produk

sehingga

pekerjaan,

tercipta

reputasi

perusahaan dengan

yangbaik mengatasi

rangka

sehingga

menimbulkna

rasa

aman bagi karyawan.

HRD

80 semua masalah yang timbul. 5.Internal

:

HRD

menyelanggarakan “Family

day”bagi

seluruh karyawan. 6.

Memberikan Nuttision

training

ke

SPG Specialist

sebagai

PR

perusahaan

kepada

konsumen

secara

langsung mengikuti

dan seminar

yang diselenggarakan oleh

institusi

dalam

lain

rangka

peningkatan gizi atau nutrisi dalam produk susu. 7.

Internal

:

Assistant to

Membantu PR dalam

Marketing

membuat

leaftlet,

Service

dan

manager

brosur, advertorial

dengan

bahasa yang mudah dipahami konsumen setiap

oleh dalam kemasan

produk Frisian Flag. 8. Eksternal : Melalui Nutrition SPG

Specialits

memperkenalkan produk konsumen

kepada dan

langsung mengetahui keingin

tahuan

81 konsumen

terhadap

produk FFI. 9.

Eksternal:

Assistant to

Departemen

PR

memberikan

donasi

Service

sponsorship

Manager

atau kepada

Marketing

pejabat

pemerintah

dan

yayasan-yayasan lainnya

yang

dianggap layak dan memberikan dampak positif

bagi

perusahaan. 10. Eksternal : PR memelihara

Corporate PR

dan

menjaga

hubungan

yang

harmonis

dengan supplier dan pers.

Keduannya

merupakan

bagian

dari kelaurga besar FFI.

4.3 Analisa Data Dalam penelitian ini, untuk menguji kredibilitas data atau kepercayaan terhadap data hasil penelitian kualitatif dapat dilakukan trianggulasi yakni dapat diartikan sebagai teknik pengumpulan data yang bersifat menggabungkan dari berbagai teknik pengumpulan data dan sumber data yang telah ada. Dalam hal ini yang dilakukan adalah dengan wawancara mendalam dengan pihakpihak terkait dengan departemen Marketing Service, yaitu semua anggota tim departemen dan HRD sebagai perwakilan dari pelaksana komunikasi internal

82

dan disamping itu analisa data diperoleh dari company profile perusahaan dan bulletin bendera yang terbit tiap 3 bulan sekali. Berdasarkan hasil dari analisa data yang dilakukan dapat disimpulkan bahwa fungsi dan tugas Public Relations di PT. Frisian Flag Indonesia tidak hanya dijalankan oleh seorang praktisi Public Relations tetapi juga semua tim dari departemen itu sendiri dan ditambah dengan Human Resource department yang mengambil bagian untuk menjalankan fungsi dan tugas Public Relations di dalam public internal. Berdasarkan struktur dan fungsi organisasi secara keseluruhan departemen Marketing Service terdiri dari Nutrition Specialist, Customer Relation Specialist, Assistan to Marketing Service Manajer mereka memiliki otorisiasi untuk menyelesaikan masalah yang dihadapi berdasarkan fungsinya, Marketing Service Manager dilibatkan juga dalam penyelesaian masalah apabila para specialist membutuhkan inputan dan dukungan dari manajernya. Otorisasi ini diberikan oleh Marketing Service Manager karena anak buahnya diyakini sudah memiliki kecakapan dalam bidangnya masing-masing. Yang menarik dari PR di perusahaan ini adalah tidak hanya dIbutuhkan peran dari seorang Public Relations saja, tetapi banyak pihak yang terkait yang tidak bisa lepas dari PR, yaitu HRD, CRS (CSO), Nutrition Specialist, Asisten to Marketing Manajer, para SPG (Frina) dan MedRep (Medical Representative), SPG dan MedRep ini menjalankan fungsi dan tugasnya sebagai PR langsung kepada konsumen (Eksternal) sehingga mereka harus diberikan training yang memadai sehingga semua konsumen mengetahui manfaat dan kegunaan dari susu yang diproduksi oleh FFI, tanpa ada kesalahan informasi yang disampaikan. Tim sukses dari PR PT. Frisian Flag sangat banyak dan saling mendukung satu

83

sama lain sehingga dapat memperkuat posisi Frisian Flag Indonesia di mata pesaing-pesaingnya khususnya dalam bidang consumer goods. Untuk dapat mengidentifikasi dengan jelas fungsi dan tugas PR di PT. Frisian Flag Indonesia, berikut ini analisa data dengan menyesuaikan antara kenyataan praktis dengan teori yang dikemukakan oleh beberapa ahli.

Dari pernyataan Bapak Roy Rozano dapat disimpulkan bahwa, fungsi PR adalah sebagai penunjang aktivitas utam setiap kegiatan manajemen. Apabila timbul isu negatif di masyarakat maka dengan sigap PR akan mencari jalan keluar bersama-sama dengan pihak manajemen perusahaan. Hal ini sangat penting karena apabila masalah yang ada tidak segera ditangani dapat berpengaruh terhadap citra perusahaan dimata konsumen dan pesaingnya. Untuk memulihkan nama baik atau citra tersebut biasanya PR membutuhkan dukungan dari media massa baik media cetak maupun elektronik. Berdasarkan hasil wawancara dengan Ibu Hana Arifah, fungsi PR yang diembannya adalah upaya membina hubungan yang harmonis antara perusahaan dengan konsumennya. Hal ini mencakup penanganan segala bentuk keluhan, pertanyaan, dan rasa ingin tahu dari konsumen yang menjadi tugas utama dari Customer Service Officer (CSO). CSO harus dapat memberikan informasi yang sejelas-jelasnya kepada konsumen agar tidak terjadi kesalahpahaman yang berakibat pada penurunan reputasi /image perusahaan. Selain itu, fungsi lain dari CSO adalah melakukan identifikasi segala sesuatu yang berkaitan dengan tanggapan masyarakat terhadap perusahaan. Hal yang dimaksud adalah upaya untuk menciptakan opini publik yang baik sehingga dapat menimbulkan kepercayaan mereka terhadap perusahaan dan produknya.

84

Identifikasi yang dilakukan juga mencakup informasi tentang kelebihan atau kekurangan produk berdasarkan masukan-masukan dari konsumen. Hal ini penting agar perusahaan dapat melakukan perbaikan di masa yang akan datang terhadap kekurangan-kekurangan yang ada. Selain itu, Ibu Hana Arifah juga menjelaskan mengenai fungsi PR yang harus melayani publik sebaik mungkin agar memberikan dampak positif bagi penciptaan nama baik perusahaan serta peningkatan jumlah konsumen loyal terhadap produk FFI. Berdasarkan hasil wawancara dengan Ibu Dhyoti R. Basuki selaku Marketing Service Manager, penciptaan komunikasi dua arah secara timbalbalik dengan upya publikasi demi tercapainya citra positif bagi perusahaan dan publik, peran media sangatlah penting. Kegiatan seperti Press Conference yang dilakukan untuk mengklarifikasi masalah yang berikaitan dengan produk perusahaan dan konsumen merupakan salah satu upaya perbaikan atau mempertahankan citra perusahaan dimata publik. Dalam melakukan klarifikasi terhadap pernyataan-pernyataan publik atau konsumen yang memberikan citra negatif terhadap perusahaan dan produknya, PR harus melakukan penanganan sebaik-baiknya agar tidak menimbulkan keresahan pada masyarakat khususnya bagi konsumen produk FFI.

Analisa data berdasarkan tugas PR di PT.Frisian Flag Indonesia. a. Internal PR : Berdasarkan wawancara dari Bapak Roy Rozano , untuk menjalankan komunikasi internal yang baik, teratur dan tepat guna diperlukan suatu media untuk meningkatkan produktivitas sumber daya manusia yang ada dalam

85

perusahaan sehingga mereka dapat bergerak untuk memberikan pelayanan yang maksimal kepada publiknya.

b. Eksternal PR : Dalam

upayanya

untuk

mengenalkan

produk

terbaru

kepada

masyarakat (konsumen, supplier, karyawan internal), perusahaan mengadakan kegiatan product launching. Disamping itu, selain dengan beriklan melalaui media

massa,

perusahaan

juga

mengandalkan

peran

SPG

untuk

mengkomunikasikan informasi mengenai produk kepada konsumen di tingkat retail toko atau supermarket. Kegiatan sponsorship juga menjadi salah satu kunci kegiatan PR karena sponsorship dapat mempererat hubungan perusahaan dengan lembaga atau insitusi lain. Dampak positif dari hubungan baik yang diharapkan adalah kerjasama saling menguntungkan antara kedua belah pihak. Tugas PR tidak hanya bergantung dengan praktisi PR itu sendiri karena peran dari pihak ketiga seperti SPG dari outsource company, para supplier dan pihak media turut berperan dalam mendukung pekerjaan PR.

BAB V KESIMPULAN DAN SARAN

5.1 KESIMPULAN Berdasarkan hasil penelitian yang dilakukan oleh penulis di PT. Frisian Flag Indonesia dengan mengutip teori yang diungkapkan oleh Cultip & Centre, and Canfield dapat di simpulkan bahwa : 1. Fungsi Public Relations di PT. Frisian Flag Indonesia sebagai penunjang aktivitas utama setiap kegiatan manajemen dalam mencapai tujuan utama perusahaan (fungsi melekat pada manajemen / organisasi). Hal ini merupakan tugas utama Marketing Service Manager di PT. FFI 2. Public Relations perusahaan juga membina hubungan yang harmonis antara perusahaan dengan publiknya (konsumen), baik publik internal maupun eksternal dalam upaya meningkatkan kerjasama yang baik dan positif. 3. Public Relations berfungsi mengidentifikasi segala sesuatu yang berkaitan dengan opini, persepsi dan tanggapan konsumen terhadap perusahaan yang diwakilinya atau sebaliknya. 4. Public Relations berfungsi untuk melayani konsumen sebaik mungkin dan memberikan sumbang saran kepada manajemen demi tujuan dan manfaat bersama 5. Menciptakan komunikasi dua arah timbal balik, dan mengatur arus informasi, publikasi serta pesan dari manajemen PT. FFI ke konsumen atau sebaliknya, demi tercapainya citra positif bagi kedua belah pihak.

Tugas-tugas Public Relations menurut Kustadi Kushandang adalah Menjalin hubungan yang harmonis dengan pihak internal dan eksternal di PT. Frisian Flag

86

87 Indonesia. Dengan pihak eksternal yaitu melakukan sinkronisasi antara informasi dari perusahaan dengan rekasi dan tanggapan konsumen sehingga mencapai suasana saling pengertian dan kemudian muncul suasana yang menyenangkan dalam interaksi sebuah perusahaan dengan konsumennya. Suasana saling pengertian yang menciptakan hubungan harmonis dimana satu sama lain memberi dan menerima hal-hal yang dapat menguntungkan kedua belah pihak. Dengan pihak internal Public Relations juga melakukan interaksi dengan karyawan secara umum, namun ruang lingkupnya tidak seluas dari pihak Departemen HR. Public Relations hanya menginformasikan mengenai hal-hal atau acara yang dipublikasikan ke pihak eksternal (media massa), dan umumnya berhubungan dengan kegiatan product launching, celebration (anniversary), dan CSR. Contoh kegiatan Public Relations untuk pihak internal baru-baru ini adalah event launching produk susu pertumbuhan (Growth Up Milk) dengan formula, klaim nutrisi, serta kemasannya yang terbaru. Secara internal, Public Relations juga berhubungan dengan pihak brand management untuk mengkoordinasikan penawaran / proposal sponsorship sesuai yang diajukan oleh pihak luar. Proposal sponsorship ini harus disesuaikan dengan brand-brand yang berhubungan dengan tema acaranya. Contohnya, bila ada penawaran sponsorship seminar kesehatan tentang osteoporosis, maka Public Relations akan mendistribusikannya untuk brand atau produk susu berkalsium tinggi.

Dari tugas dan fungsi Public Relations di PT. Frisian Flag Indonesia dapat disimpulkan bahwa Departemen Marketing Service sudah melakukan fungsi sesuai dengan teori yang diungkapkan oleh Cutlip & Centre, and Canfield dan tugas yang diungkapkan oleh Kustadi Suhandang.

88 5.2 SARAN Saran Praktis 1.

Secara internal fungsi dan tugas kedepannya Public Relations lebih banyak di kelola oleh Departemen HR. Mungkin Public Relations juga harus lebih fokus terhadap publik internal agar posisi departemen ini semakin kuat menjadi tempat pusat aspirasi karyawan, karena mengingat jumlah karyawan PT. Frisian Flag Indonesia yang hampir 1500 orang dapat dijadikan user yang potensial. Apabila Marketing Service dapat menyakinkan karyawan tersebut bahwa memang kualitasnya tidak diragukan lagi dan baik untuk kesehatan tubuh dapat menciptakan word of mouth yang efeknya dapat meningkatkan penjualan perusahaan dan mengurangi biaya promosi melalui media elektronik. Apabila kita memiliki karyawan yang kuat, penjualan ke konsumen pun lebih mudah dilakukan.

2.

Adanya Integrated Communication dengan Brand Management supaya ada koordinasi. Contohnya : seharusnya ada logo anniversary 85th Frisian Flag di Indonesia disetiap produk Frisian Flag.

3.

Bulletin bendera yang dikelola oleh HR dan Marketing Service sebaiknya tidak hanya menampilkan kegiatan-kegiatan yang sudah lalu melainkan berisi kegiatan-kegiatan yang akan diselenggarakan oleh perusahaan dalam waktu dekat seperti perlombaan minum susu antar departemen dan sebagainya.

89 Saran Akademis 1.

Dengan adanya penelitian ini, proses identifikasi fungsi dan tugas Public Relations dapat berjalan dengan baik dan manfaatnya diperoleh oleh seluruh pihak yang terkait ( Perguruan Tinggi, Penulis, Pembaca ).

2.

Hasil penelitian di PT. Frisian Flag Indonesia tentang identifikasi fungsi dan tugas Public Relations hendaknya dapat digunakan sebagai bahan referensi bagi siapa saja yang ingin menggali lebih dalam atau melanjutkan penelitian tentang judul ini.

DAFTAR PUSTAKA Asumpta, Maria Rumanti Sr, Dasar – Dasar Public Relations, Jakarta, Grasindo, 2002 Cultip, Broom, Effective Public Relations, Jakarta, Indeks, 2005

Jauch R.Lawrence & Glueck F. William, Manajemen Strategi dan Kebijakan Perusahaan, Jakarta, Erlangga, 1996

Jefkins, Frank, Public Relations, Jakarta, Erlangga, 2002

Kasali, Rhenald. 1994, Manajemen Public Relations, Konsep dan Apilikasinya di Indonesia, Jakarta : Grafitti.

Kuo Y.C Eddie & Chen J. S Peter, Kebijakan dan Perencanaan Komunikasi, Jakarta, Pustaka LP3ES, 1994

Kusumastuti, Frida, Dasar – Dasar Humas, Penerbit Ghalia Indonesia, 2002

Moleong J Lexy, Metode Penelitian Kualitatif, Bandung, PT. Remaja Rosdakarya 2005

Moor, H Frazier, Hubungan Masyarakat (Prinsip, Kasus, dan Masalah), PT. Remaja Rosdakarya, 2000

Muhammad, Arni, Komunikasi Organisasi, Jakarta, Bumi Aksara, 2005

Myers, GE & Myers. M.T. 1987, Teori - Teori Manajemen Komunikasi, Jakarta : Bahana Aksara

Pace Wayne & Faules F. Don, Komunikasi Organisasi, Bandung, PT. Remaja Rosdakarya, 2005

ix

Ruslan, Rosady, Manajemen Public Relations, Jakarta, PT. RajaGrafindo Persada, 2005 Rakhmat,

Jalaludin,

Metode

Penelitian

Komunikasi,

Bandung,

Remaja

Rosdakarya, 2000

Ruslan, Rosady. 1995. Praktik dan Solusi Public Relations dalam Suasana Krisis dan Pemulihan Citra. Jakarta : Ghalia Indonesia

Sugiyono, Memahami Penelitian Kualitatif, Bandung, Alfabeta, 2005

Suhandang, Kustadi, Public Relations Perusahaan, Bandung, Nuansa, 2004

Tjitono, Faudy, Manajemen Jasa. Yogyakarta : Andi, 2000

Umar, Husein, Metode Riset Komunikasi Organisasi, Jakarta, PT. Gramedia Pustaka Utama, 2002

Diktat Ispawatyasri, Diktat Komunikasi Organisasi, Jakarta, Penerbit Fakultas Ilmu Komunikasi Mencubuana, 2003

ix

MARIA IRMINA WULA

Home:

Jl. Tengah No. 36 RT 10/08 Kel. Gedong Ps. Rebo Jakarta Timur 13760 Hp : 0815.829.8283

Office :

PT. FRISIAN FLAG INDONESIA Jl. Raya Bogor Km.5, Ps. Rebo Jakarta Timur 13760 Tlp. : 021-8410945 ext. 121

Tempat, tanggal lahir

: Jakarta, 14 Mei 1980

Email Address

: [email protected]

Pendidikan Formal

:-

Alasan memilih Jurusan PR

: Keinginan penulis untuk lebih mengetahui selukbeluk pekerjaan PR yang lebih mendalam, karena menurut beberapa teman jurusan ini pelajarannya sangat menyenangkan.

Alasan kuliah di Univ. Mercubuana

: Waktu kuliah di hari sabtu dan minggu, suasana kelas yang santai namun serius dalam belajar. Yang tidak kalah pentingnya biaya kuliah yang terjangkau

LPK Tarakanita (1999-2002) SMU Fr. Asisi ( 1996-1999) SMP Ign. Slamet Riyadi ( 1993-1996) SD Ign. Slamet Riyadi ( 1986-1993)

SURAT KETERANGAN

Jakarta, 17 Oktober 2007 To. : UNIVERSITAS MERCUBUANA Meruya Selatan, Kebon Jeruk Jakarta Barat Attn : Ibu Irmulan Sati T.,SH, M.Si (Pembimbing I)

Dengan hormat, Yang bertanda tangan dibawah ini adalah : NAMA NIRM ANGKATAN PROGRAM

: Maria Irmina Wula : 4420411 - 061 : Lima (V) : Kuliah Sabtu - Minggu

Menyatakan bahwa skripsi ini dengan judul “ IDENTIFIKASI FUNGSI DAN TUGAS PUBLIC RELATIONS DI PT. FRISIAN FLAG INDONESIA ” adalah asli buatan penulis dan data yang diperoleh berdasarkan penelitian yang dilakukan di PT. FRISIAN FLAG INDONESIA yang beralamat di Jalan Raya Bogor Km.5 Pasar Rebo, Jakarta Timur. Demikian informasi ini penulis sampaikan. Semoga skripsi ini bermanfaat bagi semua pihak yang membacanya. Terima kasih. Hormat saya,

Maria Irmina Wula

Transkrip Wawancara Kepada Human Resource Department, Bapak Roy Rozano 1. Apakah peran HR dev (Human Resorce Department) dalam pembuatan bulletin Bendera 3 (tiga bulanan) di PT. Frisian Flag Indonesia ? 2. Selama ini HRD PT. Frisian Flag Indonesia sebagai corong komunikasi dengan karyawan. Apa tanggapan anda menghadapai hal ini ? 3. Untuk mensukseskan komunikasi internal, perusahaan menggunakan papan pengumuman sebagai media komunikasi. Apakah di PT. FFI dikelola oleh HRD ? 4. Untuk menyalurkan inspirasi karyawan ( khususnya tentang kesejahteraan) apakah ada media khusus untuk menampungnya ? 5. Apakah HRD selalu membahas bersama dengan Departemen Marketing Service mengenai masalah yang terjadi di internal perusahaan untuk menjalankan fungsi manajemen yang melekat pada Public Relations ? 6. Dalam HRD dept. apakah ada orang-orang yang specialis bersinggungan dengan Public Relations, maksudnya dalam menjalankan tugasnya sehari-hari tidak bisa terlepas dari Public Relations (Ada kerjasama antara Public Relations & HRD) ? 7. Acara “Family Day” di PT. FFI apakah sepenuhnya dikerjakan oleh Public Relations atau ada kontribusi dari HRD ? 8. Apakah kegunaan Idea Box ? 9. Apabila ada komplain dari karyawan tentang perusahaan, sebaiknya mengutarakan melalui HR atau Marketing Service Departemen? 10. Fungsi dan tugas Public Relations & HRD hampir sama dalam beberapa hal (seperti menjalin komunikasi internal yang baik dengan sesame karyawan maupun dengan atasannya). Tolong identifikasikan agar jelas perbedaan kedua departemen tersebut ? Kepada Nutrition Specialist, Ibu Yeni Novianti 1. Apakah tugas Nutrition Specialist juga merupakan bagian dari tugas dan fungsi Public Relations di PT. Frisian Flag Indonesia ? 2. Apakah tugas Nutrition Specialist juga merupakan bagian dari fungsi dan tugas Public Relations di PT. Frisian Flag Indonesia ? 3. Menurut anda tugas lain apa yang berhubungan dengan fungsi dan tugas Public Relations di PT. Frisian Flag Indonesia ? 4. Dalam melakukan fungsi dan tugas Public Relations di internal perusahaan apakah sering ditemukan kendala sehingga anda menemukan kesulitan yang berarti ?

Kepada Customer Relations Specialist, Ibu Hana Arifah 1. Apa tugas dan fungsi yang ibu lakukan sehari-hari di PT. Frisian Flag Indonesia ?

Kepada Asisten dari Marketing Service Manajer, Ibu Liliaswari 1. Apakah peranan Anda terhadap fungsi dan tugas Public Relations di PT. Frisian Flag Indonesia ? Kepada Marketing Sevice Manajer, Ibu Dhyoti R. Basuki 1. Sebagai Marketing Service Manajer di PT. Frisian Flag Indonesia dalam hal ini Public Relations perusahaan, apakah tugas utama yang ibu jalankan ? 2. Apa pendapat ibu mengenai fungsi dan tugas Public Relations di PT. Frisian Flag Indonesia ?

IDENTIFIKASI FUNGSI DAN TUGAS PUBLIC RELATIONS DI PT. FRISIAN FLAG INDONESIA SKRIPSI. Disusun Oleh

Recommend Documents