BIJLAGE 3.1 VOORGESCHIEDENIS/HUIDIGE SITUATIE HISTORISCH ARCHIEF C.A. Voorgeschiedenis, huidige situatie Noordwijkerhout is op dit moment één van de vier gemeenten in Zuid-Holland (van de in totaal 60 gemeenten) die niet bij een regionale archiefdienst zijn aangesloten en/of zelf een archivaris hebben aangesteld. Opvallend is dat er binnen Zuid-Holland voornamelijk een “witte vlek” is binnen de Duinen Bollenstreek: de andere niet aangesloten gemeenten binnen onze streek zijn Katwijk (uitgezonderd “oude” gemeente Rijnsburg) en Lisse. Verder is Zederik niet aangesloten. In 2009 heeft ons college besloten niet op de aanbeveling van de Commissaris van de Koningin van Zuid-Holland in te gaan voor samenwerking met de Regionale archiefdienst Leiden. Voornaamste reden was toen dat het historisch archief van Noordwijkerhout zich in een goedgekeurde archiefbewaarplaats bevond met een uitstekende klimaatbeheersing, waarmee voldaan werd aan de wettelijke eisen. Bovendien waren er noodzakelijke restauratie- en conserveringswerkzaamheden aan de oude archiefbescheiden verricht. Om die redenen en gezien de financiële situatie van onze gemeente is toen afgezien van de samenwerking. In het kader van het project is (kosteloos) een quick scan “Formatieve verkenning DIV” verricht door de Regionale archiefdienst van Leiden in samenspraak met de provinciearchivaris (zie bijgaand uittreksel in bijlage 2). Onderdeel van deze quick scan is: 1. onder 2.6 de huidige situatie van de archiefbewaarplaats; in de bijlage geven wij aan welke maatregelen zijn genomen op de gesignaleerde tekortkomingen; 2. onder 2.7 mogelijke aansluiting bij de Regionale archiefdienst Leiden. BIJLAGE 3.2 INFORMATIE UIT QUICK SCAN 2.6 Archiefbewaarplaats In het verslag over 2013 dat gebaseerd is op de Archief-KPI’s concludeert de gemeente dat de archiefbewaarplaats voldoet aan de gestelde wettelijke eisen. Tijdens de quick scan is echter gebleken dat het beheer en de inrichting van de archiefbewaarplaats niet voldoen. Een voorbeeld is de ondeugdelijke werking van het klimaatbeheersingssysteem.(1) De temperatuur in de ruimte was op het moment van controle veel te hoog en gegevens over de relatieve luchtvochtigheid (RV) en temperatuur (T) ontbreken en worden ook niet standaard bijgehouden en/of gecontroleerd. Er wordt niet ingegrepen bij schommelingen in RV en/of T. De archiefbewaarplaats is bedoeld voor de bewaring van de historische archieven (het collectieve geheugen) van de gemeente. Dit culturele erfgoed moet conform de wettelijke eisen in een goede en veilige omgeving worden bewaard. Toegang tot de archiefbewaarplaats moet beperkt blijven tot uitsluitend geautoriseerde personen. (2). In de praktijk staat de toegang tot deze ruimte ook open voor andere medewerkers (b.v. Milieu en Burgerzaken). Toezicht op de (ver)plaatsing en uitlening van archiefbescheiden is hierdoor niet mogelijk. In de ruimte staan verder voorwerpen die zich hier volgens de Archiefregeling niet in mogen bevinden omdat ze schade kunnen toebrengen aan de archiefbescheiden. (3) Ze trekken vocht, schimmels en ander ongedierte aan en zorgen voor stofophoping. Een calamiteitenplan voor de bewaarplaats ontbreekt.(4) Er wordt weinig onderzoek gedaan in de historische, openbare archieven van de gemeente. Het bezoekersaantal beperkt zich tot hooguit twee per maand. De bezoeker kan na afspraak zijn/haar stukken inzien in het kantoor van de medewerker Archief waar ook andere collega's hun bureau hebben, omdat een studiezaal ontbreekt. Professionele begeleiding kan niet geboden worden.(5)
2.7 Regionale archiefdienst De gemeentesecretaris van Noordwijkerhout is formeel de beheerder van de archiefbewaarplaats. Hem ontbreekt de kennis en ervaring op dit terrein. De medewerker Archief is verantwoordelijk voor het beheer van de archiefbewaarplaats. In de praktijk is de enige verantwoordelijke voor de uitvoering van het beheer van de archiefbewaarplaats en het beschikbaar stellen van de stukken de medewerker Archief, die hiertoe geen gespecialiseerde opleiding heeft genoten, zoals een VVA (Voortgezette Vorming Archiefbeheer) of Archivistiek. Er lopen geen projecten om de archieven beter te ontsluiten, te indiceren, te digitaliseren of beschikbaar te stellen aan een breder publiek. Samenwerken met andere archiefinstellingen in de regio, historische verenigingen of andere culturele organisaties is eveneens niet aan de orde. Aangezien het tot de wettelijke taak van de gemeente behoort om haar historische archieven goed te beheren en beschikbaar te stellen voor onderzoek, is het aan te bevelen om aan te sluiten bij een archiefdienst. Een aantal gemeenten in de regio, waaronder Noordwijk, Hillegom en Teylingen, zijn al aangesloten bij de regionale archiefdienst in Leiden. Een mogelijke samenwerking met de regionale archiefdienst in Leiden moet worden onderzocht. Voordeel van aansluiting bij de archiefdienst in Leiden is dat er wordt gezorgd voor een professioneel beheer van de historische archieven in een goedgekeurde archiefbewaarplaats. In het geval van aansluiting wordt de gemeentearchivaris van Leiden aangewezen als gemeentearchivaris van Noordwijkerhout. Hij/zij bemiddelt in o.a. zaken als vervreemding van archieven door instellingen als het Nationaal Archief. Aansluiting betekent ook dat de historische archieven beter toegankelijk worden gemaakt, beschikbaar worden gesteld en onder de aandacht worden gebracht van een breder publiek. Het nader toegankelijk maken van een archief of archiefbestanddelen kan met begeleiding van de vaste medewerkers van de archiefdienst door vrijwilligers worden gedaan. Voor het nader toegankelijk maken van archiefbestanddelen worden naast vaste medewerkers ook vrijwilligers ingezet. Een ander voordeel is het krijgen van toezicht (inspectie en advies) op de nog niet naar de archiefbewaarplaats overgebrachte archiefbescheiden en het informatiebeheer van de gemeente. Tegelijkertijd zal de archiefbewaarplaats nog wel in gebruik blijven voor het beheer van de semi-statische en vernietigbare archieven. Het beheer moet dus in ieder geval worden aangepakt en voor de dagelijkse praktijk worden belegd bij de huidige medewerker Archief of een van de andere medewerkers van de nieuwe eenheid. De archiefinspecteur van Leiden zal daarbij, in het geval de gemeente aansluit, een adviserende rol spelen.
Reactie naar aanleiding van gesignaleerde tekortkomingen in de archiefbewaarplaats: 1. Ondeugdelijke werking klimaatbeheersingssysteem: het systeem is niet ondeugdelijk, de fouten worden op korte termijn hersteld. 2. Toegang beperken tot geautoriseerde personen:de archiefmedewerker ziet toe op de toegang , er is geen sprake van ongeautoriseerde toegang, 3. Verwijderen voorwerpen niet zijnde archiefbescheiden: deze voorwerpen zullen in het tweede kwartaal van 2015 worden geïnventariseerd en verwijderd. 4. Ontbreken calamiteitenplan: in het kader van de informatiebeveiliging word een calamiteiten in brede zin uitgewerkt; dit jaar wordt bezien of het archiefaspect hierin voldoende is meegenomen. 5. Onvoldoende professionele begeleiding van bezoekers: zie hiervoor de adviezen die thans gegeven worden om dit knelpunt op termijn op te heffen.
BIJLAGE 3.3 INFORMATIE OVER HET REGIONAAL ARCHIEF LEIDEN EN ERVARINGEN VAN AANGESLOTEN GEMEENTEN Kerninformatie over het regionaal archief: • Op dit moment zijn bij het archief aangesloten de gemeenten Alphen aan den Rijn, Nieuwkoop, Leiden, Leiderdorp, Oegstgeest, Hillegom, Katwijk (alleen voor voormalige gemeente Rijnsburg), Noordwijk en Teylingen • Aantal strekkende meters in beheer: 9 km • Aantal bezoekers studiezaal in 2013: 2491 • Aantal bezoekers website: 500.000 • Kosten bij mogelijke samenwerking: a. Kosten per strekkende meter archief voor beheer: € 100 per meter per jaar (met jaarlijks indexpercentage) b. Kosten toezicht archiefinspectie: 104 uren x € 50 = € 5.200 per jaar • Welke historische archieven worden overgebracht naar de archiefdienst als de samenwerking wordt aangegaan: 1. Het eigen historisch archief van de gemeente 2. Archieven burgerlijke stand uit het Nationale Archief 3. Oude waterschapsarchieven van het Hoogheemraadschap van Rijnland 4. Mogelijke particuliere archieven van burgers/ bedrijven e.d. Aantal meters op dit moment niet bekend maar staat in ieder geval in beperkte verhouding tot de 300 meter eigen historisch archief; hiertoe dient een schriftelijk verzoek te worden gedaan aan de betreffende instanties indien deze archieven overgebracht dienen te worden. Ervaringen aangesloten gemeenten binnen de Duin- en Bollenstreek: Hillegom Hillegom heeft in 2009 besloten tot deelname aan het regionaal archief voornamelijk omdat de archiefbewaarplaats afgekeurd was. De kosten bedragen op dit moment € 43.000 per jaar voor beheer van 260 meter historisch archief en voor advies, toezicht en inspectie. De ervaringen van Hillegom met de archiefdienst zijn goed waarbij met name de betrokkenheid en de goede ondersteuning worden genoemd. Noordwijk Noordwijk is in 2005 aangesloten bij de regionale archiefdienst: a. omdat de archiefbewaarplaats niet meer voldeed aan de gestelde eisen; b. vanwege het ontbreken van de vereiste opleiding VVA voor beheer van een archiefbewaarplaats; c. omdat het noodzakelijke toezicht bij bezoek van de archiefbewaarplaats en de professionele begeleiding van bezoekers niet geboden kon worden. Noordwijk is zeer tevreden met de ondersteuning van de archiefdienst waarbij met name de adviesfunctie in de brede zin van het woord onmisbaar is en men dit nooit zelf had kunnen invullen. De kosten bedragen op dit moment € 56.000 voor beheer van 326 meter historisch archief en voor advies, toezicht en inspectie. Teylingen De voormalige gemeente Warmond was bij de fusie van Sassenheim, Warmond en Voorhout reeds aangesloten bij de regionale archiefdienst. Bij de fusie is besloten voor de gehele nieuwe gemeente Teylingen aan te sluiten: a. de kosten vielen mee;
b. het toezicht door een gemeentesecretaris voldoet niet; aanstelling van een eigen archivaris had niet de voorkeur; c. de eisen voor een archiefbewaarplaats zijn relatief zwaar ten opzichte van de eisen voor een archiefruimte. Teylingen is zeer tevreden met de ondersteuning van de archiefdienst: “dit hadden we al veel eerder (voor Sassenheim en Voorhout) moeten doen gezien de kwaliteit, kennis en ondersteuning die de archiefdienst levert”. De kosten bedragen € 30.400 voor beheer van 455 meter archief en voor advies, toezicht en inspectie (Teylingen is destijds voor een lager tarief de dienstverleningsovereenkomst met de archiefdienst aangegaan maar zal na verloop van tijd ook het standaard-tarief gaan betalen). Overigens heeft Teylingen het bouwvergunningarchief in eigen huis gehouden omdat dit nauwelijks door bezoekers geraadpleegd wordt en dit nog regelmatig voor de eigen organisatie nodig is.
Ook is geïnformeerd bij de gedeeltelijk aangesloten gemeente Katwijk en bij Lisse waarom niet aangesloten is bij de archiefdienst. Katwijk Katwijk is voor het historisch archief van de voormalige gemeente Rijnsburg wel aangesloten bij de regionale archiefdienst, echter voor alle overige oude archieven nog niet. Katwijk heeft geen gemeentearchivaris, de gemeentesecretaris is verantwoordelijk. Naar aanleiding van het Jaarverslag 2013 in het kader van het vernieuwde provinciaal toezicht is besloten volledige aansluiting bij de archiefdienst te onderzoeken. Dit onderzoek is nog niet gestart. Katwijk geeft aan dat het een gemis is dat er op dit moment niets gedaan wordt met het historisch archief. Lisse Lisse vond/vindt de jaarlijkse kosten voor aansluiting te hoog.Lisse heeft geen gemeentearchivaris, de gemeentesecretaris heeft zijn wettelijke taak gedelegeerd aan de directeur bedrijfsvoering. Hoewel Lisse niet aangesloten is bij de regionale archiefdienst, zijn de contacten met het regionaal archief prima. Af en toe maakt men gebruik van expertise van de archiefdienst waarbij als tegenprestatie Lisse informatie uitwisselt over praktijkervaringen en ontwikkelingen. BIJLAGE 3.4 KEUZE SCENARIO’S Wij kunnen drie scenario’s van licht tot zwaar schetsen om de knelpunten aan te pakken waarbij we deze toetsen aan wettelijke eisen (minimumniveau waaraan we moeten voldoen), de drie K’s (kwetsbaarheid, kwaliteit en kosten) en het ambitieniveau. Scenario 1: de zgn minimum-variant: de gemeente behoudt zijn eigen archiefbewaarplaats en zorgt zowel kwantitatief als kwalitatief voor een goede personele bezetting, met een nadruk op voldoende ambitieniveau; Consequenties: - dit scenario kan gezien worden als de minimale variant om te voldoen aan de wettelijke eisen met voldoende kwaliteit en continuïteit; - de archiefbewaarplaats voldoet grotendeels aan de gestelde eisen, de geconstateerde gebreken worden spoedig verholpen; - structurele kosten voor uitbreiding van personeel: er is 0,5 formatieplaats (€ 33.000 per jaar) extra nodig voor beheer van de archiefbewaarplaats in de ruime zin van het woord; voorts is aanstelling/inhuur van een parttime archivaris vereist gedurende 1 of 2 dagen per week (€ 7.500 tot 15.000 per jaar) om de kwetsbaarheid van deze
-
“eenmanspost” op te heffen en voor de vereiste extra expertise; totale kosten bedragen minimaal € 40.500 en maximaal € 48.000; de structurele kosten voor beheer en onderhoud van de archiefbewaarplaats zijn beperkt tot de onderhoudskosten van € 700 per jaar en energiekosten; eenmalige kosten voor opleiding van de medewerker (VVA en oud schrift).
Voors: - de gemeente behoudt alles geheel in eigen beheer; - onze extra kosten beperken zich tot personele formatie; de archiefbewaarplaats voldoet grotendeels aan de richtlijnen; - er kan een beroep worden gedaan op een archivaris voor ondersteuning en expertise. Tegens: - de archiefmedewerker kan niet de focus leggen op zijn werkzaamheden voor de digitale archivering; - de meeste gemeente kiezen voor het aanstellen van de gemeente-archivaris van de Regionale archiefdienst Leiden tot eigen gemeente-archivaris; het inhuren van een parttime archivaris komt in de provincie Zuid-Holland alleen voor bij de gemeente Oegstgeest die de archivaris de gemeenten Voorschoten/Wassenaar en Oegstgeest inhuurt; omdat dit een uitzondering is die “een noodgreep lijkt” om het historisch archief in eigen beheer te houden is dit alternatief in de praktijk minder goed realiseerbaar; - de bezoeker moet op diverse locaties archieven raadplegen (denk aan het gemeentearchief, waterschapsarchief, burgerlijke stand bij Nationaal Archief en zo mogelijk archieven van buurgemeenten bij de gemeente zelf of bij de Regionale archiefdienst Leiden). Scenario 2: aansluiting bij het Regionale archiefdienst Leiden: Alle historische archieven die betrekking hebben op de gemeente worden geconcentreerd bij de archiefdienst Leiden en de gemeente-archivaris van Leiden wordt gemeente-archivaris van Noordwijkerhout. Deze variant betekent ook dat er meer ambitie getoond wordt, voldoende tot goed. Consequenties: - De kosten voor aansluiting bij de Regionale archiefdienst Leiden bedragen maximaal € 38.700 per jaar: voor naar schatting maximaal 300 strekkende meters archief: beheer ad € 30.000 en de kosten voor advies, inspectie en toezicht (is afhankelijk van aantal medewerkers per gemeente, voor 156 uur op jaarbasis, € 7.800. Buiten beschouwing zijn gelaten de meters historisch archief die thans elders ondergebracht zijn bij andere instanties en overgebracht mogen worden naar het archief van Leiden. Ook is het mogelijk dat de omgevings(bouw-)vergunningen niet overgedragen worden waardoor het totaal aantal over te dragen meters archief minder wordt. - Eenmalige kosten zijn kosten voor inventarisatie van het archief (heeft al gedeeltelijk plaatsgevonden) en het mogelijk “bestralen”/ ontschimmelen van archieven vóór overbrenging naar Leiden Voors: - Aangezien het beheer van het historisch archief volledig in handen komt van de Regionale archiefdienst Leiden is er geen personele uitbreiding nodig op dit punt noch is extra opleiding nodig; - De gemeente hoeft voor de archiefbewaarplaats niet meer te voldoen aan de zwaardere eisen voor deze bewaarplaats indien hierin historisch archief is ondergebracht; (structurele en eenmalige) kosten worden bespaard voor investeringen en onderhoud; - Het aangaan van samenwerking met de Regionale archiefdienst Leiden draagt bij aan de professionalisering van de archieffunctie (inclusief de begeleiding van de onderzoeker) ; expertise en kennis die “in huis ontbreken” worden binnengehaald en de continuiteit wordt verzekerd; de archiefdienst neemt daarbij ook actie om het vormen van een E-depot om de digitale archivering daarin onder te brengen;
-
De historische archieven worden beter toegankelijk gemaakt en op één locatie zijn voor de bezoeker alle relevante archieven te raadplegen omdat waterschapsarchieven en archieven van het Nationaal Archief mogen worden overheveld naar het archief in Leiden (deze kosten worden inzichtelijk wanneer schriftelijk opgave wordt gevraagd van het aantal meters archief dat overgaat); bovendien worden. Bovendien zijn de archieven van naburige gemeenten (gezien bijv. de historische relatie tussen Noordwijk en Noordwijkerhout) ook grotendeels voor bezoekers ter plaatse beschikbaar voor onderzoek. - De reeds bij de archiefdienst aangesloten gemeenten uit onze streek zijn zeer positief over de deskundigheid van en ondersteuning door de regionale archiefdienst; - De archiefmedewerker kan zich meer focussen op het digitale archief. Tegens: - De historische archieven komen letterlijk en figuurlijk wat meer “op afstand” inclusief de ondersteuning die vanuit Leiden moet komen; - Afhankelijk van de mate waarin wij omgevings(bouw-)vergunningen “in huis willen houden” behouden wij hiervoor het beheer; - Bezoekers hebben zich te houden aan meer “spelregels” en zijn wat minder vrij bij het raadplegen van oude archieven . Scenario 3: de Bollensamenwerking: de gemeenten binnen de Bollenstreek bundelen hun krachten als het gaat om alle DIV-taken door deze onder te brengen in één afdeling waarmee efficiënter gewerkt kan worden en met meer kwaliteit. Deze gemeenten zouden gezamenlijk een Bollenstreekarchivaris kunnen aanstellen die leiding geeft aan de medewerkers. Vraag daarbij is ook of de historische archieven dan bij Leiden blijven of dat een eigen streekbewaarplaats wordt ingericht. Onze gemeente kent reeds een dergelijke constructie nl. met een gezamenlijke P&Oafdeling. Een variant waarbij sprake is van een hoge ambitie. Consequenties: - Een streekbewaarplaats lijkt niet aan de orde; in de jaren 90 is deze vraag eerder gesteld doch hierop zijn de gemeenten niet ingegaan; gezien de tevredenheid bij de aangesloten gemeenten lijkt dit slechts een theoretische mogelijkheid; - We hebben dus hoe dan ook de kosten voor aansluiting bij de regionale archiefdienst; - Een besparing lijkt mogelijk bij bundeling van personeel - Meer kwaliteit mogelijk voor beheer van analoge en digitale archief - De kosten voor een Bollenstreekarchivaris worden gedeeld en daar tegenover staat bij elke gemeenten een kostenbesparing op leidinggevende capaciteit Voors: - Krachtenbundeling kan tot kostenbesparing en een betere kwaliteit leiden waarbij geprofiteerd wordt van elkaars kennis; - Met dezelfde mensen kan meer ambitie worden getoond waarbij de streekeigen historie beter wordt bediend Tegens: - We zijn in dit scenario afhankelijk van de keuzen van de andere vier Bollengemeenten; - Dubbele kosten voor zowel de archiefdienst Leiden als voor een eigen archivaris; - Het vormen van een gezamenlijke afdelingen door de gemeenten behorende tot de Bollenstreek ligt op dit moment gevoelig en lijkt voor de korte termijn zeker niet haalbaar; - Dit scenario is – hoewel besparingen mogelijk zijn – kostenverhogend ten opzichte van de andere twee scenario’s. Kort gezegd lijkt dit scenario voor dit moment geen realistisch scenario. Voor de langere termijn zou het wel mogelijk zijn als uitbreiding op scenario 2.
