hoofden financiële en salarisadministratie en medewerkers personeels administratie en P&O-managers Hoofdredacteur Marianne Schiltmans-Verhoeven

Vak antiedagen

Themadossier Salaris Rendement is een periodiek verschijnend themadossier voor professionals die verantwoordelijk zijn voor de loon- en personeelsadministratie, zoals salarisadministrateurs, hoofden financiële en salarisadministratie en medewerkers personeels administratie en P&O-managers Hoofdredacteur Marianne Schiltmans-Verhoeven Eindredactie Ravestein & Zwart Medewerkers Anne-Marie van der Aa, Justus Bottenheft, Jasmijn Bovendeert, Bastiaan Geleijnse, Nanouk van Gennip, Jony Jaspers, Tycho van der Klip, Ellen Kraft, John Reid, Esther van Tienen, Jean-Marc van Tol Algemeen hoofdredacteur Robert Hiemstra Uitgever Marnix Hoogerwerf Basisontwerp Pino Design, Arnhem Druk Ten Brink, Meppel Abonnementen Dossier Salaris Rendement verschijnt 6× per jaar. De prijs voor een abonnement op Dossier Salaris Rendement bedraagt voor abonnees op Salaris Rendement € 179 per jaar. Losse nummers: € 49. Alle prijzen zijn inclusief verzendkosten en exclusief BTW.

(Proef)abonnementen kunnen ieder moment ingaan, maar slechts worden beëindigd indien uiterlijk twee maanden voor het einde van de abonnementsperiode schriftelijk is opgezegd. Zonder of bij niet-tijdige opzegging wordt het abonnement automatisch met een periode van een jaar verlengd. Abonnementen zijn zakelijk en derhalve is de consumentenwetgeving niet van toepassing. Rendement behoudt zich het recht voor om prijzen en inhoud van de algemene voorwaarden te wijzigen. U kunt onze algemene voorwaarden en privacybeleid ook nalezen op www.rendement.nl/av. ISSN 1871-6369 © 2013 Rendement Uitgeverij BV Postbus 27020, 3003 LA Rotterdam tel:. (010) 243 39 33 fax: (010) 243 90 28 e-mail: [email protected] website: www.rendement.nl Niets uit deze uitgave mag, noch geheel, noch gedeeltelijk, worden overgenomen en/of vermenigvuldigd zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van de uitgever. Hoewel aan de totstandkoming van deze uitgave uiterste zorg is besteed, aanvaarden de auteur(s), redacteur(en) en de uitgever geen aansprakelijkheid voor eventuele fouten en onvolkomenheden, noch voor de gevolgen hiervan.

Vak antiedagen

Vakantie levert u extra werk op

10

R e n d e ment

pres ent eer t :

Excel voor financials & managers en Excel PRO voor financials & managers

vo kor % o t Re r leze ing nd rs em va en n t

Stapsgewijs naar een perfecte beheersing van Excel

Dé praktijkopleidingen voor financials en managers Twee complete opleidingsprogramma’s waarin u optimaal gebruik leert maken van de vele mogelijkheden van Excel. Financials en managers krijgen steeds meer gegevens te verwerken. Er wordt van u ver wacht dat u deze data in overzichtelijke en betrouwbare analyses presenteert. Alleen hier mee kan uw organisatie de juiste beslissingen nemen voor de toekomst. De spreadsheets van Excel bieden hierbij uitkomst. Maar in de praktijk blijkt dat meer dan de helft van het programma niet wordt gebruikt. En juist deze nuttige onderdelen zorgen voor professionele rapportages en tijdwinst. Rendement heeft speciaal voor haar lezers praktijkopleidingen ontwikkeld die u als financial of manager leren optimaal gebruik te maken van de vele mogelijkheden. Meer weten? Ga naar www.exceldag.nl

Voorwoord Het is mogelijk dat u als salarisadministrateur de administratie van vakantiedagen van de werknemers in uw onderneming verzorgt. In ieder geval zal uw afdeling verantwoordelijk zijn voor de betaling van het loon van werknemers tijdens hun vakantie. Om dit proces in goede banen te leiden, moet u de weten regelgeving omtrent vakantiedagen goed kennen. Sinds de invoering van de nieuwe vakantiewetgeving per 1 januari 2012 is dat nog geen sinecure! Er zijn verschillende soorten vakantiedagen. De werknemers in uw onderneming hebben volgens de wet op jaarbasis in ieder geval recht op viermaal het aantal werkuren aan vakantie. Wie 16 uur per week werkt, kan dus 64 uur vakantie opnemen. De meeste ondernemingen geven daarnaast ook nog een aantal bovenwettelijke vakantiedagen. Voor elk type vakantiedagen gelden verschillende regels voor de termijn waarbinnen de werknemer deze kan opnemen en of het ook mogelijk is om ze uit te betalen. En als uw onderneming van de wettelijke bepalingen wil afwijken, mag dat soms wel en soms niet. Vaak hangt dit af van de bepalingen in de cao. Daar kunnen trouwens ook nog afspraken in staan over ATV-dagen en allerlei vormen van verlof. Hoewel in het dagelijkse spraakgebruik ‘verlof’ en ‘vakantie’ nogal eens aan elkaar gelijkgesteld worden, is verlof toch echt iets anders dan vakantie. Waar werknemers – tot op zekere hoogte – vrij zijn om hun vakantiedagen op te nemen, is verlof gekoppeld aan bepaalde gebeurtenissen. Hierbij kunt u denken aan een bevalling, calamiteiten of de zorg voor een ziek kind of een zieke ouder. De overheid heeft voor zulke situaties een aantal wettelijke verlofregelingen in het leven geroepen.

5

Kortom: het is essentieel dat u de regels voor het opbouwen, administreren, berekenen, opnemen en betalen van vakantiedagen kent. Omdat het te veel regels zijn om uit het hoofd te leren, heeft Salaris Rendement er een handzaam boekje van gemaakt. Met dit naslagwerk op uw bureau staat u nooit meer met uw mond vol tanden als een werknemer een lastige vraag over vakantiedagen voor u heeft! Marianne Schiltmans-Verhoeven Hoofdredacteur Salaris Rendement

Aanvulling op themadossier Rendement Uitgeverij is overgestapt op een handzamere vorm van themadossiers. Dit pocketformaat is erg prettig leesbaar. Bovendien zijn de vertrouwde bijlagen voortaan online toegankelijk. U heeft als trouwe abonnee namelijk toegang tot het nieuwe Premium-account! Onbeperkt downloaden Door een samenwerkingsverband met MKB Vaktools heeft Rendement toegang gekregen tot een grote database aan vaktools. Deze database delen wij graag met u als Premium-abonnee. Download nu onbeperkt vaktools! De vaktools helpen u op weg Op rendement.nl/salarisdossier vindt u in aanvulling op de onderwerpen in dit themadossier bijbehorende vaktools. Bij vaktools kunt u denken aan modelcontracten en -brieven, rekentools, stappenplannen, naslagwerken en checklists. Deze zeer praktisch toepasbare hulpmiddelen helpen u bij uw dagelijkse werkzaamheden.

6

Inhoudsopgave 1 Nieuwe vakantieregels 9 1.1 Vakantiewet per 1 januari 2012 9 1.2 Zieke werknemers 13 1.3 Gevolgen voor uw administratie 14 1.4 Communiceren 16 2 Soorten vakantiedagen 17 2.1 Wettelijke vakantiedagen 17 2.2 Bovenwettelijke vakantiedagen 19 2.3 ATV-dagen 21 2.4 Afwijken van de regels 23 3 3.1 3.2 3.3 3.4 3.5 3.6

Opbouwen en opnemen 25 Vakantiedagen opbouwen 25 Vakantiedagen opnemen 26 Voorschieten 28 Vakantiedagen verkopen 28 Vakantiedagen kopen 30 Het cafetariamodel 31

4 4.1 4.2 4.3 4.4 4.5

Zieke werknemers 33 Opbouw bij ziekte 33 Vakantie en re-integratie 36 Vakantiedagen opnemen 36 Ziek gedurende vakantie 37 Ziekteverzuimprotocol 40

5 5.1 5.2 5.3 5.4

Werkwijze bij vertrek 43 Vakantiebijslag 44 Vakantiedagen 44 Opnemen 45 Uitbetalen 47

7

6 Administratie 51 6.1 Verschillende regels administreren 51 6.2 Vakantiedagen vastleggen 54 6.3 Administratiemethoden en -systemen 57 7 Vakantiedagen berekenen en betalen 59 7.1 Vakantiedagen berekenen 59 7.2 Vakantiedagen uitbetalen 61 8 Vakantiereglement 65 8.1 Aandachtspunten 65 8.2 Aanvraagformulieren 67 9 Feestdagen 69 9.1 Geen vakantiedag 69 9.2 Officiële feestdagen 70 9.3 Niet-officiële feestdagen 73 9.4 Afspraken in de cao 74 10 Verlof 75 10.1 Soorten wettelijk verlof 75 10.2 Buitengewoon verlof 82 11 Vakantiebijslag 83 11.1 Vakantiebijslag berekenen 83 11.2 Vakantiebijslag betalen 85 11.3 Afwijken van de standaardregels 86 11.4 Vakantiebijslag verwerken 87 12 All-inloon 89 12.1 Wettelijk versus bovenwettelijk 90 12.2 Betekenis voor all-inloon 90 12.3 Rechtszaken 91 12.4 Aandachtspunten 92 12.5 Waarde van de vakantiedagen 92

8

1 Nieuwe vakantieregels Vakantie is bedoeld om bij te komen van de drukte en inspanning tijdens werkweken. Vandaar dat de wet van oudsher bepaalt dat elke werknemer recht heeft op vakantiedagen. Als salarisadministrateur heeft u onder andere te maken met het vastleggen en berekenen van deze vakantiedagen en natuurlijk met de uitbetaling van de vakantiebijslag. Op 1 januari 2012 zijn de regels rondom vakantie echter behoorlijk veranderd. Voldoende rust en ontspanning zijn van groot belang voor de motivatie en productiviteit van werknemers. Vakantie is daarom niet alleen prettig voor werknemers, maar ook goed voor hun gezondheid en dus gunstig voor de productiviteit van uw onderneming. Met de komst van de nieuwe vakantiewetgeving is met name de regelgeving omtrent het behouden van vakantiedagen die werknemers niet opnemen behoorlijk omgegooid. Als werknemers hier niet goed van op de hoogte zijn, kunnen zij achteraf ontdekken dat hun oude vakantiedagen zijn komen te vervallen. U bent als salarisadministrateur de persoon bij uitstek om ervoor te zorgen dat de werknemers in uw onderneming weten hoe het met de houdbaarheid van hun vakantiedagen gesteld is.

1.1 Vakantiewet per 1 januari 2012 Het is van groot belang dat werknemers zo nu en dan een langere periode tot rust komen zodat ze zich weer kunnen opladen voor een nieuwe werkronde. Dit is precies waar vakantie voor bedoeld is. Vakantie is goed voor de gezondheid

9

vakantie wetgeving

Vak antiedagen

van de werknemers, vindt de wetgever. De nieuwe vakantiewet stelt dat werknemers – ziek of niet – jaarlijks aan vakantie recht hebben op minimaal viermaal de overeengekomen arbeidsduur per week. Dit zijn de zogeheten wettelijke vakantiedagen.

Een werknemer die 32 uur per week werkt, heeft recht op 4 x 32 uur per jaar vakantie. Dit komt neer op 128 uur, wat bij werkdagen van acht uur betekent dat de werknemer minimaal 16 vrije dagen per jaar heeft.

ziekte

Arbeidsongeschikte werknemers Het grote verschil ten opzichte van de oude regels geldt voor werknemers die langdurig uitvallen door ziekte. Zij bouwden voorheen alleen over de laatste zes maanden van hun arbeidsongeschiktheid vakantiedagen op. Nu hebben ze recht op net zo veel vakantiedagen als hun gezonde collega’s. Meer hierover leest u later in dit hoofstuk. De nieuwe vakantiewet motiveert werknemers bovendien meer dan voorheen om ook daadwerkelijk regelmatig vakantie op te nemen. Sinds 1 januari 2012 vervallen de wettelijke vakantiedagen van werknemers namelijk een halfjaar na het jaar van opbouw. Vóór de ingang van de nieuwe vakantiewet bleven wettelijke vakantiedagen vijf jaar geldig.

Krijgt een werknemer in 2013 alleen het minimum aan vakantiedagen (viermaal de arbeidsduur) en neemt hij geen vakantie? Dan moet hij zijn dagen opnemen vóór 1 juli 2014, anders vervallen ze. Uw onderneming moet hem ook de gelegenheid geven om deze dagen op te nemen.

Bovenwettelijke vakantiedagen Voor de bovenwettelijke vakantiedagen gelden in de nieuwe wet andere regels dan voor wettelijke vakantiedagen.

10

Nieuwe vak antieregels

In principe verjaren die pas na vijf jaar. Hieraan is door de invoering van de nieuwe vakantiewet niets veranderd. Bovenwettelijke vakantiedagen die een werknemer opbouwt in 2013 verjaren dus pas op 1 januari 2019. Het is echter mogelijk dat hierover andere afspraken zijn gemaakt in de cao die voor uw onderneming geldt. In dat geval moet u natuurlijk de regels uit de cao volgen.

cao

Van oude naar nieuwe regels Voor werknemers die aan het einde van 2011 ziek zijn geworden en van wie de ziekte voortduurt in 2013, geldt tot en met 31 december 2011 de oude wetgeving. Tot die datum hoeven ze dus alleen vakantierechten te krijgen als ze in de laatste zes maanden van hun arbeidsongeschiktheid zitten. Sinds 1 januari 2012 bouwt de zieke werknemer altijd wettelijke vakantierechten op.

1.1.1 Vervaltermijn versus verjaringstermijn De nieuwe vakantiewetgeving maakt een juridisch verschil tussen een vervaltermijn en een verjaringstermijn van vakantiedagen. Een verjaringstermijn is in juridisch opzicht juridisch anders dan een vervaltermijn. Het verschil tussen beide termijnen is belangrijk voor uw administratie. Vervallen Wettelijke vakantiedagen kunnen vervallen. De werknemer kan deze alleen binnen de voorgeschreven termijn opnemen. Gebeurt dat niet, dan vervalt het recht om na afloop van de termijn de dagen alsnog op te nemen. In de nieuwe vakantiewetgeving vervallen vakantiedagen zes maanden na het einde van de periode waarin ze zijn opgebouwd. Vakantiedagen die de werknemer in 2013 opbouwt, vervallen dus per 1 juli 2014. Het is echter mogelijk om individueel of in een cao een afwijkende (langere) vervaltermijn af te spreken.

11

langere termijn

Vak antiedagen

Conflicten over vakantie De nieuwe wetgeving voorkomt dat werknemers een stuwmeer aan vakantiedagen opbouwen. Het vergroot echter ook de kans op conflicten over vakantieplannen. Bovendien wordt de administratie van vakantiedagen een stuk ingewikkelder. De werkgever profiteert dus van de nieuwe regels, maar alleen als iedereen op de hoogte is van de consequenties van de nieuwe regels. De werknemers moeten bovendien weten dat ze – voor eventuele vragen – bij u terechtkunnen. Als salarisadministrateur bent u natuurlijk volledig op de hoogte van de regels omtrent vakantie!

stuiten

Verjaren Bij bovenwettelijke vakantiedagen is er sprake van verjaring na vijf jaar. Dit betekent dat de werknemer deze vakantiedagen na de vervaltermijn van vijf jaar niet meer kan afdwingen. Voorheen gold deze termijn van vijf jaar voor álle vakantiedagen, bovenwettelijk of niet. Om verjaring te voorkomen, kan de werknemer de opgebouwde vakantiedagen opnemen of de verjaring ervan onder bepaalde voorwaarden tegenhouden (dit heet ook wel ‘stuiten’), waardoor er een nieuwe verjaringstermijn gaat lopen. Dit laatste is niet mogelijk bij wettelijke vakantiedagen.

1.1.2 Redelijkerwijs Is een werknemer ‘redelijkerwijs’ niet in staat om zijn wettelijke vakantiedagen op te nemen – bijvoorbeeld vanwege enorme drukte op het werk of vanwege bepaalde persoonlijke omstandigheden – dan vervallen zijn wettelijke vakantiedagen niet zes maanden na het jaar van opbouw. verjarings De werknemer kan dan een beroep doen op een verjaringstermijn termijn van vijf jaar na het jaar van opbouw, waardoor de wettelijke dagen uit 2013 in principe pas per 1 januari 2019 vervallen. U kunt ook afwijkende afspraken maken over

12


een langere geldigheidsduur. Het is voor uw onderneming meestal niet erg aantrekkelijk om vakantiedagen langer houdbaar te laten zijn dan de wet voorschrijft. De werkgever moet daarom niet al te snel meegaan in de bewering van een werknemer dat hij niet in de gelegenheid is geweest om vakantie op te nemen. Verstandhouding Tegelijkertijd vormt touwtrekken over de status van vakantiedagen een fors risico voor de goede verstandhouding binnen de arbeidsrelatie. Probeer daarom, voor zover mogelijk, de werknemer in staat te stellen om zijn vakantiedagen te gebruiken. Zo beperkt u het aantal openstaande vakantiedagen én de kans op arbeidsconflicten in de onderneming. Energieke werknemers Verder is vakantie natuurlijk bedoeld om werknemers te laten bijkomen en de kans te geven zich weer op te laden. Het is geen verstandige bedrijfsvoering om werknemers steeds maar te laten doorwerken zonder dat ze daarvan kunnen herstellen. Op den duur kunnen ze daarvan overwerkt raken, met alle gevolgen voor hun productiviteit van dien. Ziekteverzuim ligt dan op de loer. Uw onderneming heeft uiteindelijk baat bij uitgeruste werknemers. Daarvoor moet u hun wel op regelmatige basis vakantie gunnen.

Het is belangrijk om u te realiseren dat ATV-dagen, tijdvoor-tijdregelingen en overuren geen vakantierechten zijn in de zin van de wet. Hiervoor gelden dus niet de wettelijke regels van een verval- of verjaringstermijn, die wel gelden voor (bovenwettelijke en wettelijke) vakantiedagen.

1.2 Zieke werknemers De nieuwe vakantiewetgeving bepaalt dat zieke werknemers hetzelfde aantal wettelijke vakantiedagen opbouwen en op-

13

arbeids conflicten

overwerkt

Vak antiedagen

arbeidsongeschiktheid

volledige periode

cao

bijkomen

nemen als werknemers die niet arbeidsongeschikt zijn. Voorheen bouwden zieke werknemers alleen vakantiedagen op over de laatste zes maanden van hun arbeidsongeschiktheid. Bij kortdurende ziekte was de opbouw van vakantiedagen dus al gelijk aan die van gezonde werknemers. Sinds 1 januari 2012 geldt deze basisregel echter voor de volledige ziekteperiode van een werknemer. Ook als een werknemer vanwege ziekte voor langere tijd verzuimt, blijft hij dus gewoon wettelijke vakantiedagen opbouwen. Werknemers die geheel of gedeeltelijk arbeidsongeschikt zijn, bouwen sinds 1 januari 2012 volledig wettelijke vakantie-uren op (144 wettelijke vakantie-uren per jaar bij een werkweek van 36 uur). Bovenwettelijke dagen Maar let op! Deze regel geldt niet voor bovenwettelijke vakantiedagen. Bij gehele of gedeeltelijke arbeidsongeschiktheid bouwt een werknemer alleen over de laatste 26 weken volledig bovenwettelijke vakantie-uren op. Verder bouwt een werknemer alleen bovenwettelijke vakantie-uren op over de uren dat hij arbeidsgeschikt is, tenzij hierover andere afspraken zijn vastgelegd (bijvoorbeeld in de cao). Re-integratie Het is nadrukkelijk de bedoeling van de nieuwe wet dat de herstellende werknemer tijdens zijn re-integratie niet alleen vakantiedagen opbouwt, maar deze ook opneemt. Zo kan hij bijkomen van de inspanningen die nodig zijn om terug te keren in het arbeidsproces. Meer informatie over het opbouwen en opnemen van vakantiedagen tijdens ziekte vindt u in hoofdstuk 4.

1.3 Gevolgen voor uw administratie Met de komst van de nieuwe vakantiewetgeving staat u de komende jaren voor een administratie waarin verschillende soorten vakantiedagen naast elkaar bestaan. U heeft in ieder geval te maken met:

14


▪▪ wettelijke en bovenwettelijke dagen opgebouwd tot 2012, die een verjaringstermijn hebben van vijf jaar;

▪▪ wettelijke vakantiedagen die zijn opgebouwd vanaf 2012 en een vervaltermijn hebben van zes maanden na het jaar van opbouw; ▪▪ bovenwettelijke vakantiedagen die zijn opgebouwd vanaf 2012 en in principe een verjaringstermijn van vijf jaar hebben. Daarnaast kunt u nog te maken hebben met ATV-dagen met wéér een andere geldigheidsduur. Welke dagen Door de nieuwe vakantiewetgeving is de administratie van vakantiedagen er dus niet bepaald eenvoudiger op geworden. Het mag duidelijk zijn dat het de komende periode bittere noodzaak is om een goede administratie te voeren. Maar er speelt nog een andere kwestie: welke dagen kunnen de werknemers het beste als eerste opnemen? Vroeger was het zo dat een werknemer de oudste dagen als eerste opnam. Die logica gaat nu niet meer op. Door de nieuwe wet kan het immers zo zijn dat een werknemer oudere (bovenwettelijke) dagen later verliest dan de (wettelijke) dagen die hij daarna heeft opgebouwd. Doordat de dagen die werknemers vóór 2012 opbouwden nog vijf jaar geldig zijn en de wettelijke dagen daarna maar een halfjaar, zullen werknemer eerst hun nieuwe vakantiedagen opnemen en daarna pas hun oudere. In de wet is hierover niets specifiek vastgelegd. Het is aan u om dit allemaal goed te registreren.

De werkgever is altijd gebonden aan de principes van redelijkheid en billijkheid. Op grond daarvan ligt het voor de hand om de dagen af te boeken van het vakantietegoed die het eerste vervallen of verjaren.

Als straks alle vakantiedagen die werknemers vóór 2012 hebben opgebouwd verjaard zijn, wordt het weer wat over-

15

ATV-dagen

goede administratie als eerste opnemen

Vak antiedagen

zichtelijker. Sommige bedrijven en cao’s hebben afgesproken dat álle vakantiedagen nog steeds pas na vijf jaar komen te vervallen, zodat de administratie van de vakantiedagen én de uitleg daarvan aan de werknemers eenvoudig kan blijven.

1.4 Communiceren

communicatieplan

informatiebijeenkomst

Als de regels voor vakantiedagen in uw onderneming niet voor alle werknemers duidelijk zijn, doet u er verstandig aan om een handzaam communicatieplan te (laten) maken. Hierin moet zijn opgenomen hoe u de informatie onder de aandacht van werknemers brengt, via welke middelen u dit doet en wanneer u er aandacht aan besteedt. Uitleg Verder is het belangrijk dat de regelingen goed worden uitgelegd, zodat elke werknemer weet wanneer hij er aanspraak op kan maken. Dit kan bijvoorbeeld tijdens een teamvergadering of op een speciale informatiebijeenkomst. Dan kunt u direct vragen beantwoorden en bent u meteen in beeld als aanspreekpunt voor werknemers. Vergeet ook het introductietraject van nieuwe werknemers niet!

Kortere vervaltermijn Omdat de vervaltermijn van de wettelijke vakantiedagen een stuk korter is geworden, is het mogelijk dat er in uw onderneming in 2013 meer vakantiedagen dan normaal worden aangevraagd. Het is slim om vast te leggen hoe uw onderneming met dit probleem omgaat. Eventueel kunt u in overleg met de werknemers een overgangsregeling afspreken. Het minste wat u kunt doen, is de werknemers in uw onderneming wijzen op de kortere vervaltermijn. Zo voorkomt u dat zij opgebouwde vakantierechten aan hun neus voorbij laten gaan.

16

2 Soorten vakantiedagen Zoals u in hoofdstuk 1 heeft kunnen lezen, zijn er wettelijke en bovenwettelijke vakantiedagen. Bij het vastleggen en berekenen van deze vakantiedagen moet u rekening houden met de verschillende regels én de uitzonderingen daarop. U moet natuurlijk ook op de hoogte zijn van de regels die in uw onderneming gelden voor arbeidstijdverkorting (ATV) en overwerk, want deze zijn weer anders. In dit hoofdstuk leest u alles over de verschillende regels. Volgens de wetgever is vakantie essentieel voor werknemers om bij te komen van de drukte en inspanning tijdens de werkweken. Vandaar dat in de wet staat dat elke werknemer recht heeft op een bepaald aantal vakantiedagen. Een goede vakantie heeft bovendien positieve gevolgen voor de motivatie en productiviteit van werknemers. Na twee weken Spaanse costa of Zwitserse alp zitten ze weer fris en fruitig op hun werkplek.

productiviteit

2.1 Wettelijke vakantiedagen Omdat het volgens de wetgever belangrijk is dat werknemers voldoende vakantie krijgen, is er een wettelijk minimum vastgelegd. Dit zijn de wettelijke vakantiedagen. Het maakt hierbij niet uit of een werknemer voltijd of deeltijd in dienst is en of hij een vaste aanstelling heeft of op tijdelijke basis aan de onderneming is verbonden. Alle werknemers hebben per jaar dus recht op een minimumaantal vakantiedagen van viermaal de overeengekomen arbeidsduur per week. Uw onderneming kan hier niet aan tornen.

17

minimum

Vak antiedagen

Er zijn wettelijke en bovenwettelijke vakantiedagen

uitrekenen

Minimum U kunt voor elke werknemer in uw onderneming uitrekenen op hoeveel vakantiedagen hij per kalenderjaar recht heeft. Dit doet u door het aantal dagen en dagdelen dat de werknemer per week werkt, te vermenigvuldigen met het getal vier. ▪▪ Een werknemer die voltijd in dienst is, heeft dus recht op twintig vakantiedagen per jaar (4 × 40 = 160 uur, gedeeld door 8 uur per werkdag = 20 dagen). ▪▪ Een werknemer die twee dagen per week voor uw onderneming werkt, krijgt op jaarbasis minstens acht werkdagen vrij (4 × 16 = 64 uur, gedeeld door 8 uur per werkdag = 8 dagen). Voor beide werknemers is dit dus voldoende om vier hele weken vakantie op te nemen.

18

Soorten vak antiedagen

Het minimumaantal vakantiedagen voor werknemers is wettelijk en onaantastbaar. Alleen bij ontslag gelden er andere regels. Hierover leest u meer in hoofdstuk 5.

2.2 Bovenwettelijke vakantiedagen Een werkgever kan natuurlijk méér vakantiedagen beschikbaar stellen dan het wettelijk minimum. Zulke ‘bovenwettelijke’ vakantiedagen kunt u zelf regelen via het bedrijfsreglement of de individuele arbeidsovereenkomst. Ook in veel cao’s is afgesproken dat werknemers meer vakantiedagen hebben dan de wettelijke twintig (bij een fulltime contract).

Uitzonderingen De basisregel voor vakantieopbouw is dat een werknemer vakantiedagen opbouwt aan de hand van zijn gewerkte uren. De eerste uitzondering op deze regel is de opbouw van vakantiedagen tijdens ziekte. Tijdens de hele periode van verzuim en re-integratie gaat de opbouw van wettelijke vakantiedagen namelijk gewoon door – zie ook hoofdstuk 4. Verder zijn er nog diverse andere uitzonderingen, waarbij de werknemer niet werkt maar wel vakantiedagen opbouwt: ▪▪ zwangerschapsverlof; ▪▪ bevallingsverlof; ▪▪ onbetaald politiek verlof; ▪▪ verlof vanwege leerplicht; ▪▪ verlof vanwege vakbondsvergaderingen; ▪▪ onvrijwillige werkloosheid door stakingen; ▪▪ verlof vanwege kortdurende overheidsverplichtingen. Tot slot gaat de vakantieopbouw gewoon door als de werknemer vakantiedagen opneemt die hij heeft meegenomen van zijn vorige werkgever.

19

cao’s

Vak antiedagen

Functieniveau Het aantal bovenwettelijke vakantiedagen kan per functieniveau verschillen. Werknemers in een hogere functieschaal kunnen bijvoorbeeld recht hebben op extra bovenwettelijke vakantiedagen, zolang alle leden uit diezelfde schaal maar dit hogere aantal krijgen.

Iedere werknemer heeft natuurlijk wel recht op hetzelfde aantal wettelijke vakantiedagen. Waar het de wettelijke vakantiedagen betreft moet u elke werknemer gelijk behandelen.

Leeftijdsdiscriminatie Het is aantrekkelijk om oudere werknemers binnen uw onderneming extra vrije dagen te geven. Zo kunt u hen enigszins ontlasten en zo lang mogelijk vitaal aan de slag houden. Dit is echter een problematische regeling, omdat die al snel kan leiden tot leeftijdsdiscriminatie. Jongere werknemers worden immers in feite benadeeld. Uw onderneming moet hier dus erg voorzichtig mee zijn. Extra seniorendagen worden alleen toegestaan als uw onderneming een ‘breder leeftijdbewust personeelsbeleid’ voert, maar vaak ontkomt u er niet aan om iedereen dezelfde vakantierechten te geven.

afkopen

scheiden

Administratie Als het gaat om het vervallen van vakantiedagen en de mogelijkheid tot afkopen, gelden voor de bovenwettelijke vakantiedagen andere regels dan voor de wettelijke vakantiedagen. Daarom is het uitermate belangrijk dat u beide typen in uw administratie steeds goed scheidt. De wetswijziging heeft het er voor u zeker niet eenvoudiger op gemaakt. Zorg er ook voor dat werknemers zich op de hoogte kunnen stel-

20


len van deze administratie. Zo krijgen zij inzicht in het aantal en het soort vakantiedagen dat zij opbouwen en nog kunnen opnemen. Dit voorkomt misverstanden en verkleint de kans op conflicten.

inzicht

Wilt u voor uw administratie niet rekenen in uren maar in dagen, dan moet u eventuele halve dagen altijd naar boven afronden. U mag er bij het berekenen van de vakantiedagen dus geen vakantie-uren afsnoepen!

2.3 ATV-dagen Het is ook mogelijk dat werknemers in uw onderneming ATV-dagen krijgen. ATV staat voor arbeidstijdverkorting. Hierbij werken alle werknemers minder dan de standaard werkweek van veertig uur (vaak 38 of 36 uur). Voor de overige uren krijgen zij ter compensatie – vrije – ATV-dagen. In veel sectoren is ATV inmiddels zo gewoon dat het een normale arbeidsvoorwaarde is geworden. Er zijn geen wettelijke regels voor arbeidstijdverkorting. Afspraken hierover kunt u alleen vinden in de cao of in het personeelsreglement. Dat betekent dus ook dat uw onderneming veel meer invloed heeft op de invulling van ATVdagen dan van vakantiedagen. Zo is er geen wet die een minimumaantal ATV-dagen voorschrijft. De nieuwe vakantiewetgeving heeft dus ook geen invloed op ATV-dagen en hun geldigheid. De afspraken in cao, individuele arbeidsovereenkomst of bedrijfsregeling blijven gewoon van kracht.

geen wettelijke regels

bedrijfs regeling

2.3.1 Opnemen ATV-dagen Als het goed is, bevat uw cao of bedrijfsreglement afspraken over de manier waarop werknemers hun ATV-dagen opnemen. Werknemers moeten ze bijvoorbeeld elke maand elke maand opnemen, of uw onderneming bepaalt dat ze op bepaalde dagen collectief moeten worden opgenomen (bijvoorbeeld op de vrijdag na Hemelvaart). Geef ook aan wanneer ATV-

21

Vak antiedagen

vervallen

dagen komen te vervallen als ze niet op tijd worden opgenomen – na een kwartaal is gebruikelijk. De afspraken hierover moeten duidelijk zijn, zodat de regeling u geen onnodig werk en de werknemers geen onnodige verwarring oplevert.

Aangeven in de administratie In de praktijk van veel ondernemingen ervaren werknemers weinig verschil tussen het opnemen van vakantiedagen of ATV-dagen. Toch is er juridisch gezien wel een verschil: voor vakantiedagen bestaat een wettelijk minimum en ze kunnen vervallen, terwijl de regels voor ATV-dagen niet in de wet staan. Ook voor uw administratie is er een verschil: omdat ATV-dagen een andere vervaltermijn hebben, moet u ze anders boeken dan vakantiedagen.

2.3.2 Afspraken wijzigen Uw onderneming kan de wetswijziging natuurlijk wel aangrijpen om de afspraken over ATV-dagen te wijzigen, als ze cao tenminste niet via de cao zijn vastgelegd. Dan moet u voorlopig wel een onderscheid in uw administratie maken tussen ATV-dagen die zijn opgebouwd vóór en ná de wijziging. U kunt nu bijvoorbeeld in het vakantiereglement van uw onderneming laten opnemen dat ATV-dagen worden behandeld als bovenwettelijke vakantiedagen, tenzij hierover iets anders is bepaald in de cao.

Als een werknemer langdurig ziek is, bouwt hij over de periode van arbeidsongeschiktheid geen ATV-dagen op – bij (wettelijke) vakantiedagen gebeurt dit dus wel.

Instemming Voor een dergelijke wijziging van de arbeidsvoorwaarden heeft de werkgever wel instemming van de werknemers no-

22


dig. Een werkgever mag niet op eigen houtje de arbeidsvoorwaarden wijzigen. Als u de vervaltermijnen van ATV-dagen wilt gelijktrekken met die van vakantiedagen, moeten werknemers daarmee akkoord gaan. Heeft uw onderneming een ondernemingsraad, dan moeten behalve de individuele werknemers ook de leden van de OR instemmen met de wijziging.

ondernemingsraad

Overwerk en compensatie-uren Net zoals bij ATV-dagen geldt voor overwerk en compensatie-uren dat de arbeidsovereenkomst of de cao leidend is. In principe gelden nog dezelfde regels voor het meenemen van deze opgebouwde uren als in 2011. De werkgever moet er natuurlijk wel op letten dat werknemers redelijkerwijs in staat zijn om deze uren op te nemen. Nu de vervaltermijn van de wettelijke vakantiedagen een stuk korter is dan vroeger, kunnen werknemers ineens met een flink aantal vrije dagen zitten die ze snel moeten opnemen. Zorg ervoor dat uw werknemers dit risico kennen en ga met hen in overleg over de beste manier om met deze overgangssituatie om te gaan.

2.4 Afwijken van de regels Het is – zoals vermeld – mogelijk om bij cao van de regels voor wettelijke vakantiedagen af te wijken. Dit mag alleen ten gunste van de werknemer: de vervaltermijn mag nooit korter worden dan wettelijk is bepaald. Langer mag wel. Zoals vermeld hebben veel cao’s hebben inmiddels een ruimere vervaltermijn opgenomen dan het wettelijk vastgelegde halfjaar. Sommige cao’s hanteren zelfs de oude verjaringstermijn van vijf jaar, zodat er in de praktijk geen verschil is tussen wettelijke en bovenwettelijke vakantiedagen. Dat maakt het administreren van vakantiedagen ook een stuk simpeler.

23

vervaltermijn

verjarings termijn

Vak antiedagen

Bij het vastleggen en berekenen van vakantiedagen gaat u natuurlijk na of er in de cao waaronder uw onderneming valt afwijkende regels zijn vastgelegd. Deze moet u immers volgen!

Arbeidsvoorwaarden Sommige ondernemingen vallen niet onder een cao. In dit geval is het mogelijk om in de arbeidsvoorwaarden – ten gunste van de werknemers – van de regels voor wettelijke vakantiedagen af te wijken. Ook daar kan dus staan dat de werknemers hun wettelijke vakantiedagen langer dan zes maanden mogen bewaren.

24

3 Opbouwen en opnemen U weet nu dat alle werknemers recht hebben op een wettelijk aantal vakantiedagen. Werkgevers kunnen ervoor kiezen om daarbovenop nog extra vakantiedagen te geven. Deze bovenwettelijke dagen kunnen ook vastgelegd worden in de cao. Voor u als salarisadministrateur is het van belang om te weten hoe werknemers deze dagen opbouwen en wanneer en hoe zij deze mogen opnemen. De basisregels voor het opbouwen en opnemen van vakantie zijn eenvoudig, maar in de praktijk komt er nogal wat bij kijken. Het kan bijvoorbeeld gebeuren dat werknemers in uw onderneming op een gegeven moment meer of minder uren gaan werken. Wat doet dit voor de vakantieopbouw? In dit hoofdstuk leest u hoe u het aantal vakantiedagen precies kunt vastleggen en uitrekenen.

meer uren werken

3.1 Vakantiedagen opbouwen Zoals u in hoofdstuk 2 heeft kunnen lezen, hebben alle werknemers – wettelijk gezien – recht op een minimumaantal vakantiedagen van viermaal de overeengekomen arbeidsduur per week. U kunt voor elke werknemer uitrekenen op hoeveel vakantiedagen hij per kalenderjaar recht heeft. Dit doet u door het aantal dagen en dagdelen dat de werknemer per week werkt, te vermenigvuldigen met vier. Een werknemer die voltijd in dienst is, heeft dus recht op twintig vakantiedagen per jaar (4 × 40 = 160/8 = 20). Wie drie hele dagen per week werkt, krijgt minstens (4 × 24 = 72/8 =) 12 werkdagen vrij.

25

minimumaantal

Vak antiedagen

Dit minimum is wettelijk en onaantastbaar. Uw werkgever mag bijvoorbeeld niet eisen dat werknemers wettelijke vakantiedagen opnemen om een ziek kind te verzorgen.

De basisregel voor vakantieopbouw is – in het geval van wettelijke vakantiedagen – dat een werknemer vakantiedagen opbouwt aan de hand van gewerkte uren.

inkopen

Vakantiebonnen In de cao van uw branche kan afgesproken zijn dat werknemers vakantiebonnen krijgen. Deze bonnen verdienen de werknemers op basis van het aantal dagen dat ze werken. Uw onderneming kan de bonnen inkopen bij een fonds en verstrekken aan de werknemers. Zij kunnen de bonnen vervolgens weer verzilveren bij het fonds. Vakantiebonnen geven recht op vakantiebijslag en doorbetaling van het loon tijdens de vakantieperiode.

De manier waarop werknemers eventuele bovenwettelijke vakantiedagen opbouwen is afhankelijk van de afspraak die er in de cao of arbeidsvoorwaarden over is gemaakt. Doorgaans worden deze dagen echter ook opgebouwd aan de hand van het gewerkte aantal uren.

3.2 Vakantiedagen opnemen

ziekte

De werkgever moet zijn werknemers stimuleren om vakantie op te nemen, in ieder geval eenmaal per jaar een aaneengesloten periode van twee weken. Ook langdurig zieke werknemers moeten de gelegenheid krijgen om vakantie te nemen. Zij zijn dan tijdelijk vrijgesteld van hun re-integratieverplichtingen. Door de nieuwe vervaltermijn is het verder wenselijk dat werknemers de dagen die zij in een jaar opbouwen in datzelfde jaar nog opnemen.

26

Opbouwen en opnemen

Vakantie-uren inhouden Het kan altijd gebeuren dat een werknemer privé te maken krijgt met een calamiteit. Ook kan een werknemer wegens scholingsactiviteiten afwezig zijn. Dan mag u alleen vakantie-uren inhouden als de werknemer hiermee akkoord gaat. De werknemer kan er echter ook voor kiezen om kortdurend zorgverlof op te nemen (in bepaalde situaties) of onbetaald verlof op te nemen (zie hiervoor hoofdstuk 10).

calamiteit

3.2.1 Verplichte opname Als een werknemer vakantiedagen op wil nemen, moet de werkgever dat – als de werkzaamheden dit redelijkerwijs toestaan – accepteren. Het initiatief tot het opnemen van va- initiatief kantie ligt bij de werknemer. De werkgever kan zijn werknemers in principe niets verplichten. Dat kan alleen als: ▪▪ de wens van de werknemers om geen vakantie op te nemen in strijd zou zijn met goed werknemerschap; ▪▪ zich een situatie voordoet waarbij het – naar maatstaven van redelijkheid en billijkheid – onaanvaardbaar zou zijn dat de werknemer geen vakantiedagen zou opnemen. In de praktijk komen zulke situaties haast nooit voor. 3.2.2 Collectieve vakantie Er zijn ook gevallen waarin werknemers niet zelf kunnen bepalen wanneer ze vakantie opnemen. Denk maar aan de bouwvak voor werknemers in de bouw of leraren die gebonden zijn aan de schoolvakanties. Ondernemingen zijn ook vaak de vrijdag na Hemelvaart of tussen kerst en oud en nieuw gesloten. Dit is dan opgenomen in de cao of in de individuele arbeidsovereenkomst. Een werkgever mag echter niet zomaar bepalen dat werknemers – bijvoorbeeld – voortaan allemaal dezelfde twee weken vrij moeten nemen als daar geen afspraken over op papier staan. Hij moet daar met de werknemers individueel overeenstemming over bereiken overeen en ook nog met de ondernemingsraad als uw onderneming stemming deze heeft. In incidentele gevallen geldt hetzelfde: de werkgever mag werknemers niet verplichten om vakantiedagen

27

Vak antiedagen

op te nemen zodat de onderneming een week kan sluiten wegens een ingrijpende verbouwing.

3.3 Voorschieten

uitrekenen

gemiddeld

Werknemers bouwen het recht op vakantiedagen op over de dagen dat ze werken. U kunt in principe dus pas aan het eind van het kalenderjaar zeggen op hoeveel vakantiedagen een werknemer in dat jaar recht had. In de praktijk weet u echter van veel werknemers al op hoeveel dagen zij recht hebben – ervan uitgaand dat de werknemer niet in de loop van het kalenderjaar uit dienst gaat. Aan de hand van de omvang van het dienstverband rekent u dit eenvoudig uit. Zo weet elke werknemer hoeveel dagen hij op jaarbasis vrij kan nemen en kan hij ook aan het begin van het jaar een langere vakantie opnemen. Bij het spreiden van vakanties van werknemers in een team of afdeling kan dit een groot voordeel opleveren. Geen vaste omvang Bij werknemers die geen vaste omvang van hun dienstverband hebben, weet u niet vooraf hoeveel uren zij gaan werken. U kunt dan ook niet van tevoren vaststellen hoeveel vakantiedagen zij in het kalenderjaar zullen opbouwen. In dat geval kunt u aan het eind van het jaar alle gewerkte uren optellen en delen door het aantal weken. Dit levert een gemiddeld aantal gewerkte uren per week op. Dit gemiddelde vermenigvuldigt u vervolgens met vier. Zo berekent u alsnog het precieze aantal opgebouwde vakantiedagen.

3.4 Vakantiedagen verkopen

regels

Sommige werknemers bouwen in de loop van de tijd zo veel vakantiedagen op, dat ze een aantal dagen willen verkopen. Hierbij moet u rekening houden met een aantal regels. U mag allereerst tussentijds alleen de bovenwettelijke vakantiedagen uitbetalen aan werknemers. Hiermee wil de wetgever ervoor zorgen dat werknemers het minimale aantal

28

Opbouwen en opnemen

vakantiedagen waarop zij wettelijk gezien recht hebben, ook daadwerkelijk als vrije dagen opnemen.

3.4.1 Afkoop bovenwettelijke dagen Aan het verkopen van bovenwettelijke vakantiedagen zijn wel wat voorwaarden verbonden. Zo mogen deze vakantiedagen alleen worden afgekocht als deze mogelijkheid schriftelijk is vastgelegd in de cao of het vakantiereglement. Dat vakantie reglement moet dan wel zijn goedgekeurd door de OR of de reglement personeelsvertegenwoordiging. Afkopen mag ook niet zonder toestemming van de werknemer. Afspraken Als cao of vakantiereglement het afkopen van vakantiedagen toestaat, moet u vervolgens duidelijke schriftelijke afspraken maken over hoe het afkopen van bovenwettelijke vakantiedagen in uw onderneming precies plaatsvindt. Als de afspraken niet op schrift staan, zijn ze niet geldig. Rekenvoorbeeld Stel, een werknemer heeft wettelijk gezien recht op twintig vakantiedagen. De werkgever geeft de werknemer echter – op grond van de cao of arbeidsvoorwaarden – 25 vakantiedagen. In dit geval zijn vijf van deze vakantiedagen bovenwettelijk. Alleen deze vijf dagen mag u tussentijds van de werknemer ‘kopen’.

Wettelijke vakantiedagen zijn niet tussentijds af te kopen, zelfs niet na afloop van het kalenderjaar. Alleen bij uitdiensttreding is het afkopen van wettelijke vakantiedagen een optie.

3.4.2 Waarde bepalen De wet zegt niets over hoe u de waarde van een vakantiedag in geld moet uitdrukken. Dat mag uw onderneming dus zelf geld bepalen. Een handige manier om de waarde van de te verko-

29

Vak antiedagen

pen vakantiedagen te berekenen is op basis van het actuele bruto-uurloon. Hierbij neemt u de vakantiebijslag mee. Stel, een werknemer wil aan het einde van het jaar tien bovenwettelijke vakantiedagen laten uitbetalen. Hij werkt 36 uur in de week (gemiddeld dus 7,2 uur per dag) en heeft een bruto maandsalaris van € 2.482 en recht op 8% vakantiebijslag. We gaan uit van 260 loondagen in het jaar, dat is dus gemiddeld 21,67 dagen × 7,2 uur = 156 betaalde uren per maand. De werknemer verkoopt 10 dagen × 7,2 uur = 72 uur. Zijn uurloon is € 2.482 / 156 uren = € 15,91 bruto. De verkoop van de vakantiedagen levert de werknemer dus 72 × € 15,91 × 1,08 = € 1.237,16 bruto op.

3.4.3 Einde dienstverband Als een werknemer de onderneming verlaat, heeft hij recht op de loonwaarde van de bovenwettelijke én wettelijke vakantiedagen die hij nog heeft staan. In principe moet uw uitbetalen onderneming deze dagen uitbetalen, maar u kunt de werknemer ook aansporen om de vakantiedagen tijdens zijn opzegtermijn op te nemen. Het opnemen van vakantiedagen is echter niet de enige optie. De werknemer kan zijn vakantiedagen soms ook meenemen naar zijn nieuwe werkgever.

Er zijn met betrekking tot het afkopen van vakantiedagen bij ontslag ook andere mogelijkheden. Zo kunt u de loonwaarde ook storten in het pensioenfonds. De fiscus biedt regelmatig mogelijkheden om loon op deze manier in te zetten.

3.5 Vakantiedagen kopen

niets in de wet

Werknemers kunnen vakantiedagen overhouden, maar het kan ook zijn dat ze er te weinig hebben. Veel ondernemingen bieden de gelegenheid om vakantiedagen te kopen. Er staat niets in de wet over de (geldelijke) waarde van een vakantiedag, dus stel hier zelf heldere regels over op.

30

Opbouwen en opnemen

Waarde vakantiedag berekenen Als u wilt berekenen hoeveel het werknemers kost om een vakantiedag te kopen, kunt u het beste uitgaan van een vast loon per dag. Dit berekent u bijvoorbeeld als volgt: U neemt het bruto maandloon plus de vakantiebijslag plus andere vaste looncomponenten, zoals een 13e maand. Dit bedrag vermenigvuldigt u met 3 (van 3 maanden), deelt het door 13 (weken) en daarna door 5 (dagen). Ofwel: een werknemer die € 2.500 per maand verdient, 8% vakantiebijslag ontvangt en recht heeft op 25 vakantiedagen, verdient € 124,62 per dag. Dat moet hij dus ook betalen voor een vakantiedag.

Voordeel Als een werknemer zijn brutoloon inlevert voor extra vakantiedagen, levert dat uw onderneming een voordeeltje op. U bent dan namelijk minder premies werknemersverzekeringen en bijdrage Zorgverzekeringswet verschuldigd. U kunt dit voordeel echter ook doorberekenen aan de werknemer. Manieren van betalen Als werknemers vakantiedagen aankopen, kunt u dit het beste op één van de volgende drie manieren verwerken: ▪▪ De werknemer neemt onbetaald verlof op, en u houdt het bruto salaris in voor de dagen dat hij niet werkt. ▪▪ De werknemer spaart per maand voor zijn vakantiedagen, u houdt de vergoeding in op het brutosalaris. ▪▪ U verrekent het bedrag voor de vakantiedagen met de bruto vakantiebijslag, de 13e maand of een bonus.

3.6 Het cafetariamodel Met het cafetariamodel kunnen werknemers kiezen in welke vorm ze de waarde van hun loon en arbeidsvoorwaarden willen ontvangen. Dit geldt dus ook voor vakantiedagen. In

31

minder premies

Vak antiedagen

inruilen

onbelast

vrije ruimte

de praktijk kunnen werknemers hun bovenwettelijke vakantiedagen niet alleen inruilen voor geld, maar tot op zekere hoogte zelf kiezen waarvoor ze hun vakantiedagen inruilen. Bronnen en doelen Het cafetariasysteem werkt met bronnen en doelen. Werknemers hebben de beschikking over een aantal bronnen, zoals loon, winstdeling en vakantiedagen. Met het cafetariamodel ruilen ze deze bronnen tegen allerlei doelen. Soms kan dat zelfs (deels) onbelast. Voorbeelden van doelen zijn: ▪▪ auto of fiets van de zaak; ▪▪ bedrijfsfitness; ▪▪ cursussen, congressen, symposia, excursies, studiereizen en dergelijke; ▪▪ (bepaalde) kortingen op producten van het eigen bedrijf; ▪▪ openbaarvervoerkaarten; ▪▪ personeelsfeesten en -reizen; ▪▪ reiskosten ten behoeve van zakelijk verreden kilometers (waaronder woon-werkverkeer); ▪▪ (bepaalde) studiekosten; ▪▪ telefoonkosten (abonnement en gesprekskosten); ▪▪ verhuiskosten; ▪▪ werkkleding; ▪▪ werkruimte thuis. Werkkostenregeling Als uw onderneming gebruikmaakt van de werkkostenregeling, kunt u gewoon (blijven) gebruikmaken van het cafetariasysteem. Wel tellen onbelaste vergoedingen of verstrekkingen dan mee voor de vrije ruimte. Een uitzondering geldt als een vergoeding of verstrekking onder een gerichte vrijstelling valt of als nihil gewaardeerd mag worden.

Vergeet niet dat het uitruilen van het brutoloon in geld de fiscale loonsom van uw onderneming verlaagt. Dit heeft gevolgen voor de vrije ruimte: deze wordt dan kleiner!

32

4 Zieke werknemers Wat gebeurt er met de vakantiedagen van zieke werknemers? Loopt de opbouw gewoon door, en mag een zieke – of re-integrerende – werknemer eigenlijk wel vakantiedagen opnemen? Door veranderingen in de vakantiewetgeving bent u gebonden aan andere regels dan voorheen. Hier moet u als salarisadministrateur natuurlijk van op de hoogte zijn. Ziekteverzuim is vervelend voor de werknemer en uw onderneming: de werknemer is herstellende en werkt aan zijn re-integratie. Uw onderneming draagt hiervoor een flink deel van de financiële lasten en wil de werknemer dus het liefst zo snel mogelijk weer gezond op zijn werkplek terugzien. Tegelijkertijd houdt de werknemer recht op vakantie en dat is opnieuw een periode waarin hij niet beschikbaar is voor werk maar uw onderneming wel geld kost. U kunt zich goed voorstellen dat het tot spanningen kan leiden als vakantie en ziekteverzuim elkaar opvolgen. Met duidelijke procedures kunt u echter problemen voorkomen. Zorg ervoor dat uw werknemers op de hoogte zijn van alle afspraken en protocollen rondom vakantie en ziekte. Zo verkleint u de kans dat ergernissen uitgroeien tot een arbeidsconflict.

4.1 Opbouw bij ziekte Tijdens een ziekteperiode gaat de opbouw van wettelijke vakantiedagen gewoon door. Tot en met 2011 gold deze regel alleen voor het laatste halfjaar van de ziekte, maar sinds 1 januari 2012 geldt deze basisregel voor de volledige ziektepe-

33

financiële lasten

protocollen

Vak antiedagen

opbouwen

andere regeling

riode van een werknemer. Verzuimt de werknemer een langere tijd, dan blijft hij gedurende de volledige ziekteperiode gewoon wettelijke vakantiedagen opbouwen. In hoofdstuk 8 vindt u meer informatie en een aantal rekenvoorbeelden. Bovenwettelijke vakantiedagen De opbouw van de wettelijke vakantiedagen loopt tijdens een ziekteperiode dus door, maar voor de opbouw van de bovenwettelijke vakantiedagen hoeft dit niet te gelden. De werkgever kan in de arbeidsovereenkomst vastleggen dat voor de bovenwettelijke vakantiedagen een andere regeling geldt als werknemers langdurig ziek zijn. Het is ook mogelijk dat er in de cao regels over dit onderwerp zijn opgenomen. In dat geval moet u altijd minstens de cao volgen of een regeling aanbieden die voor de werknemers gunstiger is. Geen discriminatie De werkgever moet er dan wel op letten dat hij met deze regels geen groepen werknemers discrimineert. Voor elke werknemer binnen een functie(groep) moet op dit gebied dezelfde regeling gelden.

De afspraken in de cao zijn belangrijker dan de afspraken in individuele arbeidsovereenkomsten. Het is dus van belang dat u de cao die voor uw onderneming geldt als basis gebruikt voor de individuele afspraken met werknemers. Zorg ervoor dat u deze naleeft, ook als het gaat om vakantie en ziekte.

verval termijnen

Vakantiedagen beperken Gebruikt u de mogelijkheid om de opbouw van bovenwettelijke vakantiedagen te beperken bij langdurig verzuim? Dan moet u daar rekening mee houden bij de administratie van vakantiedagen. U moet dan namelijk niet alleen letten op de verschillende vervaltermijnen (zie hiervoor hoofdstuk 1) maar ook op de verschillende manieren van opbouw.

34

Zieke werknemers

Vanuit administratief oogpunt is het dus niet aan te raden om dit onderscheid te maken. Kostentechnisch kan het echter juist wel interessant zijn om de opbouw van bovenwettelijke vakantiedagen bij ziekte te beperken. Iedere vakantiedag die een werknemer opbouwt, is immers weer een niet-productieve dag voor de werknemer die uw onderneming toch moet doorbetalen. Als de financiële argumenten zwaarder wegen dan de administratieve en uw onderneming dus gebruik gaat maken van deze mogelijkheid, is het belangrijk dat dit duidelijk is voor alle werknemers. Zo voorkomt u dat een re-integrerende werknemer een extra tegenvaller te verduren krijgt.

Twee regelingen Het is mogelijk dat een werknemer langdurig ziek is geworden in 2011 en dit in 2013 nog steeds is. U krijgt dan te maken met twee verschillende regelingen voor de opbouw van (wettelijke) vakantiedagen bij ziekte. De nieuwe wetgeving is niet met terugwerkende kracht geldig. Dat betekent dat voor alle ziektedagen in 2011 geldt dat de werknemer alleen over de laatste zes maanden van zijn ziekte wettelijke vakantiedagen opbouwt. Vanaf 2012 bouwt de werknemer ‘normaal’ vakantiedagen op. De werknemer heeft in alle gevallen vakantieopbouw over minstens de laatste zes maanden. Deze voorbeelden kunnen dit verduidelijken: ▪▪ De werknemer werd ziek op 1 juni 2011 en was beter op 1 april 2012. Hij heeft recht op vakantieopbouw over de laatste zes maanden van zijn arbeidsongeschiktheid. ▪▪ De werknemer werd ziek op 1 juni 2011 en was beter op 1 augustus 2012. Hij heeft recht op vakantieopbouw over de laatste zeven maanden van zijn ziekte. ▪▪ De werknemer werd ziek op 1 juni 2011 en was beter op 1 oktober 2012. Hij heeft recht op vakantieopbouw over negen maanden.

35

kosten technisch

Vak antiedagen

4.2 Vakantie en re-integratie

duwtje

Vakantie en ziekteverzuim spelen een belangrijke rol bij de re-integratie van langdurig zieke werknemers. Als een werknemer langere tijd werkt aan zijn herstel, zal hij op den duur vakantie nodig hebben om uit te rusten. Het is zelfs mogelijk dat een vakantie hem precies dat duwtje in de rug geeft om weer aan de slag te kunnen. Als u samen met de bedrijfsarts inschat dat dit het geval is, moet u de werknemer stimuleren om vakantie op te nemen. Dit gaat dan wel ten koste van zijn wettelijke of bovenwettelijke vakantiedagen!

Het is ook mogelijk dat een vakantie het herstel van de werknemer juist in de weg zit of de ziekte van de werknemer zelfs erger maakt. Als de bedrijfsarts tot die conclusie komt, mag de werknemer niet op vakantie en mag u dus geen vakantiedagen afboeken.

4.3 Vakantiedagen opnemen

stimuleren

bedrijfsarts

Wil een zieke werknemer ondanks zijn arbeidsongeschiktheid op vakantie gaan en wordt zijn herstel of re-integratie hierdoor niet belemmerd? Dan moet de werkgever dit toestaan en zelfs stimuleren. De werknemer kan dan niet langer zijn vrije dagen als ziekteverzuim bestempelen. Zijn vakantieperiode kunt u dan van zijn beschikbare vakantiedagen afhalen. Het is immers niet eerlijk om zieke werknemers meer vakantietijd te gunnen dan hun gezonde collega’s. Als een werknemer op vakantie kán gaan, neemt hij dus vakantiedagen op. Voor vertrek Stel dat een werknemer vlak voor vertrek ziek wordt maar toch graag op vakantie wil. Mag hij dan op vakantie gaan? De bedrijfsarts moet in dat geval met zekerheid kunnen vaststellen dat de reis het herstel van de werknemer niet

36

Zieke werknemers

nadelig beïnvloedt. Alleen als de werknemer van het reizen zieker wordt, mag u verhinderen dat hij vertrekt. Dit komt in de praktijk echter niet vaak voor.

Is de werknemer tijdens het opbouwjaar en in de zes maanden daarna om medische redenen (of vanwege bijzondere omstandigheden) niet in staat om zijn wettelijke vakantiedagen op te nemen, dan vervallen deze wettelijke vakantiedagen in principe niet een halfjaar na het opbouwjaar.

Ziektewetuitkering Als een werknemer een Ziektewetuitkering ontvangt via UWV, is uw onderneming niet de enige die toestemming moet verlenen voor vakantie. Ook UWV moet instemmen met de plannen van de werknemer. Voor korte periodes is dit vrijwel nooit een probleem. De werknemer moet wel altijd aangeven waar hij te bereiken is, zelfs als hij maar enkele dagen op reis gaat. Gaat hij langer dan vier weken weg, dan moet hij dit uiterlijk twee weken van tevoren doorgeven aan UWV. U kunt werknemers wijzen op deze verantwoordelijkheid. Zo voorkomt u vervelende situaties.

4.4 Ziek gedurende vakantie Vakantie doet een mens goed. Toch kan het gebeuren dat een werknemer tijdens zijn vakantie ziek wordt. Het is niet de bedoeling dat de zieke werknemer zijn vakantie gebruikt om te herstellen van een ziekte. Daar is vakantie niet voor bedoeld. Daarom stopt de opname van vakantiedagen op het moment dat de werknemer zich ziek meldt bij uw onderneming. De

37

Vak antiedagen

werknemer kan die vakantiedagen dan een andere keer weer opnemen. De werknemer moet natuurlijk wel aan de re-integratieverplichtingen voldoen.

Daarom is het ook belangrijk dat werknemers weten welke procedure ze moeten volgen bij ziekte op vakantie en welke regels er bestaan. Zo voorkomt u gemor achteraf en biedt u direct duidelijkheid over de ontstane situatie

4.4.1 De gehele vakantie Een werknemer die zich op zijn eerste vakantiedag ziek meldt en zich pas weer beter meldt op de eerste werkdag na zijn vakantie is natuurlijk tamelijk verdacht. Maar het kan voorkomen. Sommige pechvogels worden zo ziek tijdens hun vakantie dat ze niet langer van hun vrije dagen kunnen genieten. Zij moeten zich dan officieel ziek melden bij de werkgever. Het hangt vervolgens van de ernst van de ziekte af of er ziekteverzuim sprake is van ziekteverzuim. Als de werknemer vanwege zijn ziekte direct naar huis moet, weet u in ieder geval hoe laat het is. Wie zo ziek is dat hij zijn vakantie moet afbreken, kan immers niet werken. Maar een werknemer die vanwege een lichte zonnesteek een paar dagen onder de parasol moet blijven, maakt natuurlijk geen aanspraak op ziekteverzuim.

Doktersverklaring overleggen Als de werknemer in het buitenland zit, mag uw onderneming van hem vragen om een doktersverklaring te overleggen en eventueel een declaratie van de zorgverzekeraar. De werknemer moet dan en arts bezoeken in de plaats waar hij verblijft. Anders weet u natuurlijk niet of die werknemer op Ibiza echt ziek is of gewoon nog wat langer wil blijven zonder vakantiedagen in te leveren.

38

Zieke werknemers

Ziekteverzuimprocedure In de ziekteverzuimprocedure van uw onderneming moet zijn vastgelegd hoe u omgaat met zulke situaties. In de praktijk ontstaan er namelijk vaak conflicten over de combinatie ziekte en vakantie, dus u kunt deze maar beter voor zijn. Pas als een werknemer zich bij uw onderneming ziek meldt, gelden zijn vakantiedagen officieel als ziektedagen en loopt hij geen vakantiedagen mis.

4.4.2 Een deel van de vakantie Zeker als een werknemer voor een langere aaneengesloten periode vakantie opneemt, kan het gebeuren dat hij ziek wordt tijdens een deel van die vakantie. Ook dan moet hij zich aan het verzuimprotocol houden. Als hij zich ziek verzuim meldt, stopt de opname van vakantiedagen en beginnen de protocol ziektedagen te lopen.

Als de werknemer netjes de regels volgt, houdt hij recht op de vakantiedagen die hij wegens ziekte niet heeft kunnen genieten. Neem hierover regels op in het ziekteverzuimprotocol.

Valkuil Het vraagt behoorlijk wat van het vertrouwen van de werkgever als een werknemer zich ziek meldt vanaf zijn vakantieadres. U kunt immers zo snel niet controleren of de werknemer ziek is en hoe ernstig het werkelijk is. U kunt dus de neiging hebben om wantrouwend te reageren en te denken dat de werknemer een slaatje wil slaan uit zijn vakantie. Dit is een bekende valkuil. Het is verstandiger om de werknemer vriendelijk en geïnteresseerd te benaderen. Ook voor de werknemer is het namelijk vervelend dat hij ziek is. Grote kans dat hij ook zo snel mogelijk beter wil worden. In het merendeel van de gevallen kunt u dus het beste handelen vanuit vertrouwen in de oprechtheid van de werknemer.

39

niet controleren

vertrouwen

Vak antiedagen

Vervolgens is het zaak om zo snel mogelijk de feiten op tafel te krijgen, want dan weet u ook wat u moet gaan verwerken in uw administratie.

Weer beter na de vakantie De situatie kan zich voordoen dat een werknemer ziek is en laat weten dat hij na zijn vakantie weer beter zal zijn. Sommige werknemers proberen op die manier de periode van ziekteverzuim door te laten lopen tot de eerste werkdag na de vakantie. Dat scheelt immers vakantiedagen! Het is belangrijk dat u hierover duidelijke afspraken maakt met de werknemer. Is hij beter, dan moet hij zijn vakantiedagen gebruiken. Is hij ziek, dan is het ziekteverzuim. U mag de werknemer niet vragen naar details van zijn ziekte of controleren of hij hier eerlijk mee omgaat. U mag wel van de werknemer vragen om zich bij de bedrijfsarts te melden. Deze heeft immers de medische expertise en bevoegdheid om hierover te oordelen.

4.5 Ziekteverzuimprotocol

ziekmelding

U doet er goed aan om de werkwijze bij ziekte tijdens de vakantie in het ziekteverzuimprotocol van uw onderneming vast te leggen Zo weten alle werknemers wat de bedoeling is en aan welke regels ze zich moeten houden. De eerste stap in de procedure is de ziekmelding. De werknemer moet weten dat hij dit vanaf zijn vakantieadres op de eerste ziektedag moet doen. Zit hij op een afgelegen plek, dan kunt u hiervoor een termijn afspreken. Doktersverklaring Verder wilt u natuurlijk zo snel mogelijk weten hoe het precies is met de werknemer. Daarom kunt u vastleggen dat de werknemer een doktersverklaring opvraagt op zijn vakantie-

40

Zieke werknemers

adres. Tegenwoordig zijn er meestal voldoende communicatiemiddelen om dit te regelen. Mocht een werknemer kosten maken om de doktersverklaring bij u te kunnen krijgen, bijvoorbeeld voor het faxen ervan, dan is het netjes als u hem deze kosten vergoedt. Rol bedrijfsarts Het is nuttig om de ziekteverzuimprocedure op te stellen in samenwerking met de bedrijfsarts. Deze speelt in het kader van de Wet verbetering poortwachter namelijk een belangrijke rol bij de re-integratie van (langdurig) zieke werknemers. Ook is de bedrijfsarts beter in staat om een inschatting te maken van de gezondheidstoestand van werknemers op het vakantieadres. Verder kunt u gebruikmaken van de expertise van UWV bij het beoordelen van buitenlandse medische rapporten.

Rotte appels onder het personeel Het kan gebeuren dat een werknemer liegt over zijn gezondheidstoestand. Als de werkgever vermoedt dat dit het geval is of er zelfs bewijs voor in handen heeft, mag hij sancties opleggen. Meestal betekent dit dat hij de loondoorbetaling van de werknemer opschort of uiteindelijk zelfs stopzet. Loopt het conflict zo hoog op dat de werknemer na zijn vakantie niet meer op het werk verschijnt, dan kan de werkgever hem zelfs op staande voet ontslaan. De gang naar de kantonrechter is dan meestal onvermijdelijk. Het is dan van belang dat de werkgever kan aantonen dat hij correct heeft gehandeld. Hij moet een heldere ziekteverzuimprocedure hebben en zich in het kader van de re-integratie voldoende hebben ingespannen. Ook moet hij de nalatigheid van de werknemer kunnen aantonen. De salarisadministrateur speelt bij het opbouwen van dit dossier een sleutelrol.

41

re-integratie

UWV

Vak antiedagen

Als uw onderneming de ziekteverzuimprocedure op orde heeft, ervoor zorgt dat de werkgeversplichten worden nagekomen en vooral een goede relatie opbouwt met de werknemers, kunt u een escalatie voorkomen.

42

5 Werkwijze bij vertrek Als een werknemer uit dienst gaat, moet u de nodige zaken afhandelen. Zo heeft hij natuurlijk recht op uitbetaling van salaris voor de dagen die hij nog voor uw onderneming heeft gewerkt. Dat geldt ook voor de niet-opgenomen vakantiedagen en de vakantiebijslag. Neemt een werknemer zijn resterende vakantiedagen niet op, dan moet u deze uitbetalen. Daarbij moet u op een aantal zaken letten. Als een werknemer uit dienst gaat, moet er een eindafrekening komen. De werknemer krijgt dan alles uitbetaald waarop hij nog recht heeft, verrekend met wat hij uw onderneming nog schuldig is. Denk hierbij onder andere aan: ▪▪ loon tot het einde van het dienstverband; ▪▪ opgebouwde vakantiebijslag; ▪▪ niet-opgenomen vakantiedagen; ▪▪ verrekening van overuren; ▪▪ achterstallige declaraties; ▪▪ 13e maand (naar rato); ▪▪ terugbetaling studiekosten; ▪▪ terugbetaling lening; ▪▪ ontslagvergoeding.

Het loon tot het einde van het dienstverband moet u direct uitbetalen, maar de rest van de eindafrekening mag u ook een loontijdvak later doen. Vaak moet u hiervoor immers eerst het nog één en ander berekenen. U moet de werknemer hiervan wel op de hoogte stellen.

43

eindafrekening

Vak antiedagen

5.1 Vakantiebijslag

laatste loonbetaling

De werknemer heeft recht op het bedrag aan vakantiebijslag dat hij heeft opgebouwd tot het moment waarop hij uit dienst gaat. U betaalt dit bedrag met de laatste loonbetaling of met de eindafrekening mee uit. U wacht dus niet tot het gebruikelijke tijdstip waarop u de vakantiebijslag overmaakt, meestal in mei of juni. Stel dat een werknemer uit dienst gaat op 31 januari. De opbouw van de vakantiebijslag loopt van 1 juni tot en met 31 mei. De werknemer heeft dan in principe recht op een bedrag aan vakantiebijslag ter grootte van 8% van zijn loon over de maanden juni tot en met januari. Als er andere afspraken zijn gemaakt dan de wettelijke 8% vakantiebijslag, moet u zich daar natuurlijk aan houden.

5.2 Vakantiedagen

toekennen

naar rato

compenseren

Het is gebruikelijk om werknemers aan het begin van het kalenderjaar de vakantiedagen voor het volledige kalenderjaar toe te kennen. Op die manier kan de werknemer in februari al twee weken op wintersportvakantie, terwijl hij daarvoor in het kalenderjaar feitelijk nog niet voldoende vakantiedagen heeft opgebouwd. Als de werknemer in de loop van het kalenderjaar uit dienst gaat, loopt de opbouw van vakantiedagen door tot het einde van het dienstverband. U moet daarom uitrekenen op hoeveel vakantiedagen de werknemer naar rato nog recht heeft. Het kan dan ook zo zijn dat de werknemer al meer vakantiedagen heeft opgenomen dan hij tot het moment van uitdiensttreding daadwerkelijk had opgebouwd. In dat geval moet u met de werknemer een manier afspreken om dit te compenseren. Vervallen Houd er rekening mee dat sinds 1 januari 2012 wettelijke vakantiedagen sneller vervallen. Treedt een werknemer in de tweede helft van 2013 uit dienst, dan zijn inmiddels de

44

Werk wijze bij vertrek

openstaande wettelijke dagen van 2012 in principe vervallen, tenzij hier in de (collectieve) arbeidsvoorwaarden afwijkende afspraken over zijn gemaakt.

Restant vakantiedagen berekenen Een werknemer gaat eind juni uit dienst. Hij werkt fulltime en heeft recht op 26 vakantiedagen per jaar, 20 wettelijke en 6 bovenwettelijke. Omdat hij in dat kalenderjaar zes maanden in dienst is, heeft hij recht op 6/12 van 26 vakantiedagen = 13 vakantiedagen. Hij heeft in maart een week vakantie opgenomen en in mei nog twee dagen. Verder heeft hij van het jaar daarvoor nog vijf bovenwettelijke vakantiedagen over. Tot het eind van zijn dienstverband heeft hij daarom nog 13 – 7 + 5 = 11 vakantiedagen.

Restant De vraag is wat te doen bij uitdiensttreding met het restant aan vakantiedagen. Er zijn drie mogelijkheden: ▪▪ de vakantiedagen opnemen; ▪▪ de vakantiedagen uitbetalen; ▪▪ een combinatie van beide.

5.3 Opnemen Als een werknemer uit dienst gaat, kan hij zijn resterende vakantiedagen opnemen vlak voordat het dienstverband echt afloopt. Zijn laatste werkdag is dan niet gelijk aan zijn laatste dag in dienst van uw onderneming. Natuurlijk moet dit qua hoeveelheid werk mogelijk zijn. Moet de vertrekkende werknemer nog allerlei werkzaamheden aan collega’s of zijn opvolger overdragen, dan is het niet handig als hij al zijn vakantiedagen vóór zijn vertrek in één keer opneemt, zeker als hij nog een flinke voorraad aan vakantiedagen heeft.

45

niet handig

Vak antiedagen

Opties bij het opnemen van openstaande vakantiedagen

wensen werknemer

Verplicht opnemen Sommige werkgevers verplichten vertrekkende werknemers om hun vakantiedagen op te nemen aan het einde van hun dienstverband. Dat kan echter niet zomaar. Volgens de wet stelt de werkgever het begin en einde van de vakantie vast volgens de wensen van de werknemer. Is de werknemer het ermee eens dat hij vakantiedagen opneemt, dan is er natuurlijk geen probleem. Wil de werknemer zijn vakantiedagen niet opnemen, maar laten uitbetalen, dan staat de werknemer echter sterk. Verplicht uitbetalen Wil de werknemer juist vakantie opnemen, maar wil de werkgever dat de werknemer doorwerkt tot het einde van het dienstverband? Dan kan de werkgever de vakantie weigeren

46


als hij hiervoor goede redenen heeft, bijvoorbeeld dat het heel druk is. Ook al gaat de werknemer uit dienst, zolang de arbeidsovereenkomst voortduurt, blijven de normale regels voor het opnemen van vakantie gelden. De werkgever moet dan uiteraard de vakantiedagen uitbetalen als de werknemer uit dienst gaat.

Het is de werkgever niet toegestaan om af te dwingen dat de werknemer zijn nog openstaande vakantiedagen opneemt aan het einde van het dienstverband.

5.4 Uitbetalen Volgens de wet – artikel 7:641 van het Burgerlijk Wetboek – heeft de werknemer recht op uitbetaling van zijn resterende vakantiedagen als hij uit dienst gaat. Hoewel uitbetalen van vakantiedagen normaal gesproken alleen mag bij bovenwettelijke vakantiedagen, mag uw onderneming bij het einde van de arbeidsovereenkomst zowel wettelijke als bovenwettelijke vakantiedagen uitbetalen.

BW

5.4.1 Berekening De waarde van een overgebleven vakantiedag is gelijk aan het loon dat de werknemer normaal gesproken op een werk(of vakantie)dag zou ontvangen. Dit is gewoon loon in geld dat belast is voor alle loonheffingen. U gaat daarbij uit van loonheffingen het loon dat de werknemer verdient op de laatste dag dat hij bij uw onderneming in dienst is. Vakantiebijslag Over de uitbetaalde vakantiedagen moet u ook vakantiebijslag berekenen. Er mag namelijk geen verschil zijn tussen de situatie waarin de werknemer de vakantiedagen opneemt en de situatie waarin hij de vakantiedagen laat uitbetalen. Dat blijkt uit een recente uitspraak van de rechter (LJN: BX1486). De rechter oordeelde in deze zaak dat een werkne-

47

Vak antiedagen

nadeliger

mer bij de uitbetaling van niet-opgenomen vakantiedagen niet in een nadeliger positie mag komen dan wanneer hij de vakantie had opgenomen. Neemt hij de vakantiedagen op, dan bouwt hij er vakantiebijslag over op. En dat moet dus ook gebeuren als hij ze laat uitbetalen. Hetzelfde geldt trouwens voor andere vaste en variabele looncomponenten, zoals een 13e maand, het werkgeversdeel van de pensioenpremie en vaste bonussen.

Veel werkgevers laten de vakantiebijslag achterwege bij uitbetaling van de vakantiedagen. Maar werknemers hebben hier recht op en kunnen dit alsnog opeisen via de rechter, eventueel inclusief verhoging wegens te laat betalen en wettelijke rente. Zorg dus dat u dit voorkomt!

berekening

Terugbetalen Als de werknemer gedurende het kalenderjaar al meer vakantiedagen heeft opgenomen dan hij eigenlijk tot het moment van uitdiensttreding heeft opgebouwd, moet hij de dagen die hij te veel heeft opgenomen aan de werkgever terugbetalen. Voor deze terugbetaling is de berekening hetzelfde: u berekent de waarde van de vakantiedagen die de werknemer te veel heeft opgenomen precies op dezelfde manier als wanneer uw onderneming de resterende dagen uitbetaalt. Ook in dit geval moet u dus rekening houden met de opbouw van vakantiebijslag. In plaats van het uitbetalen van het restant aan vakantiedagen aan de werknemer brengt u deze dagen echter op het laatste loon van de werknemer of anders bij de eindafrekening in mindering.

5.4.2 Bijzondere beloning Bij het uitbetalen van de niet-opgenomen vakantiedagen en de bijbehorende vakantiebijslag moet u voor de berekening van de verschuldigde loonbelasting/premie volksverzekeringen de tabel voor bijzondere beloningen gebruiken.

48


U mag er soms ook voor kiezen om het bedrag op te tellen bij het laatste reguliere loon dat u de werknemer uitbetaalt. Dat mag echter alleen als de werknemer daardoor minder loonbelasting/premie volksverzekeringen betaalt dan het geval is als u de tabel voor bijzondere beloningen gebruikt.

Voorbeeldberekening Een werknemer heeft nog acht vakantiedagen tegoed als hij uit dienst gaat. Zijn brutomaandloon is € 2.500 voor een vijfdaagse werkweek. Omgerekend naar een brutodagloon is dat € 2.500 × 3/13 / 5 = € 115,38. Daar komt nog 8% vakantiebijslag bovenop. U betaalt de werknemer dus 8 × € 115,38 × 1,08 = € 996,92 bruto uit voor de niet-opgenomen vakantiedagen. Als de vertrekkende werknemer juist acht vakantiedagen méér heeft opgenomen dan hij tot aan het moment van uitdiensttreding had opgebouwd, berekent u € 996,92 aan negatief loon.

5.4.3 Verklaring Als de werknemer de vakantiedagen krijgt uitbetaald, moet de werkgever hem een verklaring geven waarin staat op hoeveel vakantiedagen hij nog recht heeft. De werknemer heeft namelijk het recht om deze vakantiedagen bij zijn volgende werkgever op te nemen. De nieuwe werkgever moet het toestaan dat zijn nieuwe werknemer zijn oude vakantiedagen in zijn dienst opmaakt. Hij hoeft deze werknemer tijdens die vakantie natuurlijk niet door te betalen. De werknemer heeft de vakantiedagen immers niet opgebouwd bij zijn nieuwe werkgever, maar bij zijn oude werkgever. Hij heeft de dagen al van zijn ex-werkgever betaald gekregen toen hij uit dienst ging. Let er dus ook op dat u nieuwe werknemers die eerst nog vakantiedagen van hun eerdere dienstverband opmaken niet uitbetaalt met het geld van uw onderneming.

49

niet doorbetalen

Vak antiedagen

Werkgevers geven deze verklaring zelden mee aan werknemers, maar volgens de wet zijn ze dit eigenlijk wel verplicht. Als de werknemer erom vraagt, moet de werkgever de verklaring sowieso verstrekken.

bovenwettelijk

Afwijken De nieuwe werkgever kan met de werknemer afspreken dat deze afziet van het opnemen van de vakantie die hij bij zijn vorige werkgever heeft opgebouwd. Dat moet schriftelijk vastgelegd worden. In feite kan deze afspraak alleen over de bovenwettelijke vakantiedagen worden gemaakt. Afzien van opname van de wettelijke vakantiedagen kan immers niet. Op jaarbasis blijft de werknemer dus recht houden op vier keer zijn wekelijkse arbeidsduur aan vakantie, voor zover hij die nog over heeft, uiteraard. Zijn nieuwe werkgever kan hem niet tegenhouden als hij deze wil opnemen.

50

6 Administratie De vakantiedagenadministratie is door de invoering van de nieuwe vakantiewetgeving een stuk gecompliceerder geworden. Naast de administratie van de vakantiedagen zoals opgebouwd vanaf 1 januari 2012, moet u namelijk ook een aparte administratie bijhouden voor de vakantierechten die werknemers op hebben gebouwd tot en met 31 december 2011. Hiervoor geldt namelijk nog de oude wetgeving en de verjaringstermijn van vijf jaar (die nu alleen geldt voor bovenwettelijke vakantiedagen). U zult begrijpen dat dit nogal wat van uw administratie vereist! De nieuwe vakantieregels kennen is natuurlijk belangrijk, maar u moet ze ook nog eens correct toepassen in uw administratie. Vaak moet u alle regels nalopen om het juiste aantal vakantiedagen voor een werknemer te berekenen. Als de werknemer een contractuitbreiding krijgt of juist minder gaat werken, kunt u opnieuw aan de slag. Daarnaast kunt u bij het vertrek van een werknemer te maken krijgen met het uitbetalen van vakantiedagen. Zeker met de nieuwe vervaltermijnen moet u goed opletten. Zorg er dus voor dat u de administratie op orde heeft en dat de afspraken niet alleen voor u, maar ook voor de werknemers duidelijk zijn!

6.1 Verschillende regels administreren Door de nieuwe vakantiewetgeving is er nogal wat veranderd. Wilt u de nieuwe regels goed toepassen, dan moet u de administratie hierop aanpassen. Deze operatie wordt ex-

51

contract uitbreiding

Vak antiedagen

tra ingewikkeld gemaakt doordat de werkgever aan al opgebouwde vakantierechten niet meer mag tornen. De komende jaren is uw administratie hierdoor des te ingewikkelder.

6.1.1 Wettelijk en bovenwettelijk Het is sinds de komst van de nieuwe wetgeving belangrijker dan ooit dat u een goede administratie bijhoudt van de opgevervaltermijn bouwde en opgenomen vakantiedagen. De nieuwe vervaltermijn van zes maanden is immers enkel van toepassing op de wettelijke vakantiedagen. ▪▪ U moet precies weten hoe lang de vakantiedagen geldig zijn. Zo kunt u werknemers tijdig wijzen op het vervallen of verjaren van vakantiedagen en de dagen als ze niet meer geldig zijn uit het systeem halen. De datum waarop opgebouwde dagen vervallen of verjaren moet dus duidelijk in uw systeem staan (zie ook hoofdstuk 1). ▪▪ U moet weten welke dagen de werknemer als eerste opneemt, want ook dat is door de nieuwe wetgeving veranderd. ▪▪ Als u vakantiedagen moet uitbetalen, is het van belang om te weten welke dagen wettelijk en welke bovenwettelijk zijn. Een werknemer mag wettelijke dagen immers niet tussentijds laten uitbetalen. Ook hiervoor moet u duidelijk administreren wat voor soort dagen de werknemer heeft opgebouwd én wat voor dagen hij wanneer opneemt. Hierover kunt u meer vinden in hoofdstuk 7. ▪▪ U moet goed weten hoeveel dagen de werknemer opbouwt als hij ziek is. Hierover staat meer in hoofdstuk 4. U moet uw administratie daarom aanpassen op deze verschillen tussen wettelijke en bovenwettelijke vakantiedagen. Dit maakt de administratie ingewikkelder, en mogelijk moet u het systeem aanpassen.

Een voorbeeld van een vakantiedagenadministratie waarin rekening is gehouden met de nieuwe wetgeving, vindt u op rendement/salarisdossier.

52

Administr atie

Welke dagen als eerste opnemen? In 1998 is door de Hoge Raad bepaald dat de oudste vakantiedagen – automatisch – als eerste worden opgenomen. Door de komst van de nieuwe vakantiewetgeving zorgt deze regel er juist voor dat vakantiedagen kunnen komen te vervallen. Als een werknemer bijvoorbeeld nog tien vakantiedagen uit 2011 over heeft, kan hij daar immers tot en met 2016 van profiteren, terwijl wettelijke vakantiedagen vanaf 2012 volgens de wet maar zes maanden geldig blijven. Daarom is nu bepaald dat de wettelijke vakantiedagen waarvan de vervaltermijn zes maanden na het jaar van opbouw bedraagt, eerder worden opgenomen dan de wettelijke vakantiedagen waarvoor nog de oude verjaringstermijn van vijf jaar geldt. Het is uw verantwoordelijkheid om de vakantiedagen af te schrijven die de kortste houdbaarheidsduur hebben.

6.1.2 Oude en nieuwe regels Daarnaast moet u er rekening mee houden dat de oude regels nog gelden voor wettelijke én bovenwettelijke vakantiedagen die de werknemers in uw onderneming hebben opgebouwd vóór 1 januari 2012, onder de oude vakantiewet- oude geving. Deze vakantiedagen zijn dus vijf jaar geldig. Voor wetgeving vakantiedagen die vanaf 1 januari 2012 zijn opgebouwd, gelden de nieuwe regels.

Het is goed mogelijk dat werknemers van uw onderneming in 2013 nog dagen hebben staan die ze vóór 2012 hebben opgebouwd. Die blijven dus voorlopig ook nog geldig, of ze nu wettelijk of bovenwettelijk zijn. Voor de wettelijke dagen van vóór 2012 kunt u daarom een aparte categorie opnemen in de administratie.

53

Vak antiedagen

6.2 Vakantiedagen vastleggen U moet uw administratie dus aanpassen aan de verschillende regels en zorgen dat de overgangsregeling hierin ook duidelijk naar voren komt. Per werknemer houdt u in ieder geval het volgende bij: ▪▪ de niet-opgenomen wettelijke vakantiedagen zoals opgebouwd tot en met 31 december 2011 (vijf jaar geldig); ▪▪ de niet-opgenomen bovenwettelijke vakantiedagen zoals opgebouwd tot en met 31 december 2011 (vijf jaar geldig); ▪▪ wettelijke vakantiedagen zoals opgebouwd vanaf 1 januari 2012 (zes maanden geldig); ▪▪ bovenwettelijke vakantiedagen zoals opgebouwd vanaf 1 januari 2012 (vijf jaar geldig). Daarbij moet u in 2013 ook nog bijhouden hoeveel vakantiedagen de werknemer in 2012 heeft opgebouwd en niet heeft opgemaakt.

Andere vrije dagen U moet ook goed opletten bij de administratie van andere vrije dagen. Daarvoor gelden immers weer heel andere regels dan voor vakantiedagen. Hierbij kunt u denken aan: ▪▪ ATV-dagen (zie hoofdstuk 2); ▪▪ opgenomen wettelijk verlof, zoals calamiteitenverlof (zie hoofdstuk 10); ▪▪ overuren of meeruren; ▪▪ tijd-voor-tijdregelingen; Welke regels voor dit soort dagen gelden, hangt af van de wettelijke regels (bijvoorbeeld die voor betaald verlof) en de afspraken hierover die in de cao staan of die in uw onderneming met de werknemers zijn gemaakt. Zorg er in ieder geval voor dat u deze dagen – die geen vakantiedagen zijn – apart verwerkt, eventueel zelfs in een apart systeem. Zo kan daarover in ieder geval geen verwarring ontstaan.

54

Administr atie

Geldigheid van wettelijke en bovenwettelijke dagen

6.2.1 Opbouwen en opnemen Werknemers bouwen grotendeels nog steeds op dezelfde manier vakantiedagen op als vanouds. Alleen voor zieke werknemers zijn de zaken veranderd, zoals u heeft kunnen lezen in hoofdstuk 4. Dat vereist echter slechts een kleine aanpassing in uw systeem. Wel is het nog meer van belang dat u alle benodigde gegevens opneemt als u de opgebouwde vakantiedagen administreert in uw systeem. U moet vermelden om wat voor soort dagen het gaat (wettelijk of bovenwettelijk), omdat het hiervan afhankelijk is of de dagen verjaren of vervallen. Hier- verjaren of voor moet u bovendien weten over welk jaar de dagen zijn vervallen opgebouwd, want voor de dagen van vóór 2012 gelden anderen termijnen dan voor die van erna. Voor het gemak kunt u meteen bijhouden tot welke datum de vakantiedagen gel-

55

Vak antiedagen

dig zijn. Als werknemers dagen willen opnemen, kunt u zo direct zien welke dagen ze als eerste moeten opnemen om niet in de knel te komen met de verval- of verjaringstermijn.

6.2.2 Overzicht houden Door alle verschillende soorten dagen goed te administreren, kunt u zelf het overzicht houden. Maar u kunt zo ook werknemers snel overzicht bieden in hun opgebouwde en opgenomen vakantiedagen en dus hun resterende saldo. Een uitgebreider vakantiesysteem biedt ongetwijfeld de uitdraai mogelijkheid om snel een uitdraai per werknemer te maken. Anders kunt u gewoon een overzichtje verschaffen met aantallen openstaande vakantiedagen of -uren en de bijbehorende vervaldata.

Oplossing voor administratieve rompslomp Ziet u het helemaal niet meer zitten met de administratie van vakantiedagen en alle verschillende regels die daarvoor nu gelden? Er is mogelijk een uitweg. De vervaltermijn van wettelijke vakantiedagen is namelijk niet in beton gegoten. Hoewel uw onderneming geen kortere termijn voor de wettelijke vakantiedagen mag hanteren, is het wel toegestaan om met de werknemers een langere geldigheidsduur overeen te komen. Uw onderneming kan er dus voor kiezen om ook wettelijke vakantiedagen gewoon als vanouds vijf jaar geldig te laten zijn. In diverse cao’s is dit intussen ook al afgesproken. Het voordeel voor werknemers is dat zij langer de tijd hebben om hun wettelijke vakantiedagen op te nemen. Het voordeel voor u is dat u minder tijd en moeite hoeft te steken in de administratie. Het is echter aan de werkgever of hij dit de moeite waard vindt. Er staat immers tegenover dat werknemers wel meer kans hebben om een stuwmeer aan vakantiedagen op te bouwen.

56

Administr atie

6.3 Administratiemethoden en -systemen Door de ingewikkelde regelgeving wordt de administratie een stuk gecompliceerder. Dat is zeker het geval als er nog veel werknemers met die wettelijke vakantiedagen die vóór 2012 zijn opgebouwd. Om het voor uzelf zo gemakkelijk mogelijk te maken, is het belangrijk dat u met een goed administratiesysteem werkt.

6.3.1 Passende methode Wilt u de administratie voor uzelf en de werknemers zo overzichtelijk mogelijk houden, dan is het belangrijk dat u een administratiemethode hanteert die goed past bij uw onderneming. Wilt u bijvoorbeeld de vakantiedagenadministratie combineren met de verlofadministratie of wilt u beide verlof zaken gescheiden houden? Moet er ook ruimte zijn voor administratie ATV-dagen of is dat voor uw onderneming niet relevant? Hoeveel mensen moeten (tegelijkertijd) met het systeem kunnen werken en is het handig als werknemers zelf ook toegang tot het systeem hebben? 6.3.2 Kiezen Als u op een rijtje heeft aan welke eisen uw systeem moet voldoen, kunt u nagaan of u uw oude systeem kunt moderniseren of dat u een nieuw systeem moet aanschaffen. Werkt u met een ouder systeem en merkt u dat de mogelijkheden beperkt zijn? Dan is nu waarschijnlijk een goed moment om over te stappen! Maatwerk of online U kunt voor uw onderneming een nieuw systeem laten bouwen of het oude laten aanpassen. Dit is niet altijd goedkoop, maar u heeft dan wel een systeem dat helemaal past bij uw onderneming. Er zijn ook mogelijkheden om online een vakantieadministratie bij te houden. Daarmee heeft u geen maatwerk, maar het is wel goedkoper. Vraag in zo’n geval wel goed naar de beveiliging van uw administratie. Het is niet de bedoeling dat onbevoegden er toegang toe hebben.

57

goedkoper

Vak antiedagen

gebruiks vriendelijk

Proef Wat u ook kiest, zorg ervoor dat u het systeem eerst een tijdje op proef kunt krijgen. Betaal niet voor een systeem dat niet gebruiksvriendelijk is of opties heeft waar uw onderneming toch geen gebruik van maakt. Merkt u dat het systeem niets voor uw onderneming is, dan weet u in ieder geval waar u de volgende keer op moet letten.

Administratieve fouten corrigeren Door alle nieuwe regels is natuurlijk ook de kans op administratieve foutjes groter geworden. Daarom helpt het als u in het systeem precies de laatste bewerkingen kunt zien. Zo kunt u gemakkelijk nagaan waar het fout is gegaan. In veel gevallen kunt u dit administratief gemakkelijk herstellen, bijvoorbeeld als u werknemers per abuis toch als eerste de vakantiedagen met de ruimste vervaldatum heeft laten opnemen. Goed overleg Andere fouten kunt u moeilijker terugdraaien, bijvoorbeeld als u per ongeluk wettelijke vakantiedagen heeft uitbetaald. Toch zijn er twee manieren om ook zo’n fout te herstellen. De beste manier is om het in goed overleg met de werknemer op te lossen. De werknemer stort het bedrag aan onterecht uitbetaalde vakantie-uren terug en u betaalt de werknemer loon door tijdens zijn vakantie. Heeft de werknemer geen zin om aan dit plan mee te werken, dan kunt u uw fout ook nog altijd rechttrekken zonder zijn hulp. Bij de salarisuitbetaling telt u de uitbetaalde vakantiedagen op bij het vakantiesaldo en trekt het onterecht uitbetaalde bedrag af van het salaris. Laat dit wel even aan de werknemer weten. Een lager bedrag op het loonstrookje is namelijk voor niemand leuk, laat staan als het onverwachts is.

58

7 Vakantiedagen berekenen en betalen Als salarisadministrateur bent u degene die de vakantiedagen berekent en uitbetaalt. Vooral nu de vakantiewetgeving is veranderd komt daar heel wat bij kijken. U moet natuurlijk rekening houden met allerlei veranderde regels, en u moet bovendien nieuwe rekenmethodes gaan gebruiken. U zult waarschijnlijk ook werknemers te woord moeten staan als zij vragen hebben. Gedegen kennis van de regels is één ding. Maar u moet ze nog toepassen. Daarnaast moet u natuurlijk ook op de hoogte zijn van afwijkende gevallen. Want hoe zit het bijvoorbeeld met de vakantieopbouw van werknemers die meer of juist minder zijn gaan werken? En wat gebeurt er met de nog openstaande vakantiedagen van een werknemer die uit dienst treedt? Ook dan moet u weten wat u moet doen!

7.1 Vakantiedagen berekenen Zoals u in de voorgaande hoofdstukken heeft kunnen lezen, is er een verschil tussen wettelijke en bovenwettelijke vakantiedagen. Een werknemer die veertig uur per week werkt, heeft recht op ten minste twintig vakantiedagen per jaar. Volgens de nieuwe wet geldt dit ook voor zieke werknemers. Iedere werknemer heeft jaarlijks recht op minimaal viermaal de arbeidsduur per week vakantie. Hier telt u eventuele extra – bovenwettelijke – vakantiedagen bij op die de werkgever beschikbaar stelt. Werkt een werknemer tijdelijk of in deeltijd, dan wordt de rekensom lastiger. Een uurtje hier of een dagje daar maakt dan al sneller het verschil.

59

zieke werknemers

Vak antiedagen

7.1.1 Deel van de maand Werknemers die een deel van de maand werken, hebben alleen recht op vakantie-uren over het deel van de maand dat ze werken.

Negentig uur per maand gewerkt Stel, een werknemer treedt halverwege de maand in dienst. Daardoor werkt hij die maand negentig uur. Hoe zit het dan met de opbouw van zijn vakantiedagen? Het beste kunt u dan rekenen in vakantie-uren. ▪▪ Een werknemer werkt 52 × 40 uur = 2.080 uur per jaar. Dit betekent 2.080 / 12 = 173,33 uur per maand. ▪▪ Twintig vakantiedagen komt neer op 160 vakantie-uren per jaar en dus 160 / 12 = 13,33 uur per maand. ▪▪ Een werknemer die 173,33 uur per maand werkt, bouwt daarover 13,33 uur vakantie op. ▪▪ Een werknemer die negentig uur per maand werkt, bouwt hierover 90 / 173,33 = 0,5192 × 13,33 = 6,92 vakantie-uren op.

7.1.2 Parttime Als een werknemer parttime werkt, berekent u de vakantienaar rato uren naar rato. Het kan best voorkomen dat de berekening van het aantal vakantie-uren bij een deeltijdbaan niet helemaal op een mooi rond getal uitkomt. Gaat een werknemer méér uren werken, dan neemt uiteraard ook het aantal vakantie-uren toe. Zie het kader hiernaast voor een voorbeeld.

Worden er in uw onderneming ook bovenwettelijke vakantiedagen toegekend, gebruik dan dezelfde rekenmethode als in het kader hierboven voor het berekenen van het aantal bovenwettelijke dagen.

60

Vak antiedagen berekenen en betalen

Contractuitbreiding Een ander voorbeeld: u heeft een werknemer in dienst die drie volle dagen per week bij u werkzaam is. Hij bouwt dan per jaar 12 wettelijke vakantiedagen op. Dit is namelijk viermaal de afgesproken arbeidsduur per week. Per maart krijgt deze werknemer contractuitbreiding aangeboden. Vanaf 1 maart werkt hij voltijds, dus vijf dagen per week. De volgende rekensom is dan van toepassing: ▪▪ In januari en februari werkt hij 60% van de uren. Hij bouwt 12 vakantiedagen per jaar op. De formule is dan: (12 dagen / 12 maanden) × 2 maanden = 2 vakantiedagen. ▪▪ Vanaf maart tot en met december werkt hij 100% van de uren, hij bouwt dan 20 vakantiedagen per jaar op. ▪▪ De formule is dan: (20 dagen / 12 maanden) × 10 maanden = 16,67 vakantiedagen. De werknemer bouwt dit jaar dus 18,67 vakantiedagen op.

7.2 Vakantiedagen uitbetalen Kan een werknemer zijn vakantiedagen niet opnemen, dan moet u deze dagen mogelijk uitbetalen. Hieraan zijn regels verbonden. Ook hier is het verschil tussen wettelijke en bovenwettelijke dagen van belang. Wettelijke vakantiedagen De wettelijke vakantiedagen mag u niet in geld uitbetalen zolang het arbeidscontract van de werknemer duurt. Als de werknemer nog bij uw onderneming werkt, is het dus niet mogelijk om wettelijke vakantiedagen uit te betalen. Bovenwettelijke vakantiedagen Heeft de werknemer ook bovenwettelijke vakantiedagen, dan moet u specifieke afspraken maken over het eventueel tussentijds uitbetalen van deze vakantiedagen. Zulke af-

61

Vak antiedagen

cao

spraken kunnen in een arbeidsovereenkomst staan, maar ook de cao bevat vaak regels over uitbetaling van bovenwettelijke dagen. Een werknemer hoeft trouwens niet akkoord te gaan met de uitbetaling van bovenwettelijke dagen. Hij behoudt altijd het recht om die dagen op te nemen.

Extra zakcentje? Tijdens de looptijd van een contract mag u alleen de bovenwettelijke vakantiedagen uitbetalen. Een klein rekenvoorbeeld: Een werkneemster heeft een extra zakcentje nodig om haar oprit opnieuw te bestraten. In juni vraagt ze of u haar vakantiedagen wilt uitbetalen. Ze heeft jaarlijks recht op twintig wettelijke en vier bovenwettelijke vakantiedagen. Van deze dagen heeft ze er al zes opgenomen. De rest wil ze graag uitbetaald krijgen. Dat is niet mogelijk, want: ▪▪ U mag in totaal maximaal vier dagen uitbetalen. ▪▪ U kunt geen bovenwettelijke vakantiedagen uitbetalen die de werkneemster nog niet daadwerkelijk heeft opgebouwd. In de maand juni (halverwege het jaar) heeft zij 12 van de 24 vakantiedagen opgebouwd. U kunt dus maximaal twee bovenwettelijke dagen aan haar uitbetalen.

7.2.1 Einde dienstverband Als een werknemer uit dienst treedt, mag u zowel de wettelijke als bovenwettelijke vakantiedagen uitbetalen. Dit is de enige situatie waarin u ook de openstaande wettelijke vaafkopen kantiedagen mag afkopen. In alle andere gevallen moet u de werknemer in de gelegenheid stellen om ze op te nemen. Vooral als een werknemer openstaande vakantiedagen uit meerdere jaren heeft, kan dit ingewikkeld worden. Het uitbetalen van vakantiedagen bij uitdiensttreding is uitvoerig aan bod gekomen in hoofdstuk 5, maar hier vindt u alsnog een rekenvoorbeeld.

62

Vak antiedagen berekenen en betalen

Uitbetaling vakantiedagen Stel, een werknemer treedt per 1 juli 2013 uit dienst, en heeft – sinds zijn indiensttreding in januari 2007 – jaarlijks 25 vakantiedagen opgebouwd. Aan het einde van zijn dienstverband heeft de werknemer nog een aantal vakantiedagen openstaan. Deze wilt u uitbetalen. Het opnamepatroon van de werknemer was als volgt: 2007: 21, 2008: 24, 2009: 20, 2010: 30, 2011: 23 en 2012: 19. In 2013 heeft de werknemer nog geen vakantiedagen opgenomen. Voor de berekening van de uit te betalen vakantiedagen gaat u ervan uit dat de werknemer de oudste dagen als eerste opmaakt. U berekent het openstaande saldo aan vakantiedagen voor deze werknemer als volgt: ▪▪ 2007: opbouw 25, opname 21, restant 4; ▪▪ 2008: restant 4 + opbouw 25, opname 24 (4 van 2007 + 20 van 2008), restant 5; ▪▪ 2009: restant 5 + opbouw 25, opname 20 (5 van 2008 + 15 van 2009), restant 10; ▪▪ 2010: restant 10 + opbouw 25, opname 30 (10 van 2009 + 20 van 2010), restant 5; ▪▪ 2011: restant 5 + opbouw 25, opname 23 (5 van 2010 + 18 van 2011), restant 7; ▪▪ 2012: restant 7 + opbouw 25, opname 19 (7 van 2011 + 12 van 2012), restant 13. Hier telt u de vakantiedagen van 2013 – 25 / 2 = 12,5 – bij op. Dit brengt u op 25,5 uit te betalen vakantiedagen.

7.2.2 Vakantiedagen aankopen Om op loonkosten te besparen, bieden veel ondernemingen hun werknemers de mogelijkheid om extra vakantiedagen in te kopen in ruil voor loon. Uiteraard verbinden zij hier wel een aantal voorwaarden aan. Zo zal de leidinggevende van de werknemer eerst zijn akkoord moeten geven, en is het bij- akkoord voorbeeld niet de bedoeling dat werknemers de ingekochte vrije dagen in drukke periodes opnemen. Daarnaast ver-

63

Vak antiedagen

binden veel werkgevers een maximum aan het aantal mee te nemen vrije dagen, zodat de ingekochte vrije dagen juist gedurende rustige periodes worden gebruikt. Meer over het aankopen van vakantiedagen kunt u vinden in hoofdstuk 3.

64

8 Vakantiereglement Om misverstanden en vervelende situaties te voorkomen, stelt u een zogeheten vakantiereglement vast. Hierin staan alle regels omtrent de opbouw, opname, berekening en eventuele uitbetaling van vakantiedagen. Dit is handig voor zowel u als de werknemers. U heeft een compleet overzicht van de regels waaraan u zich moet houden, en ook de werknemers weten waar ze aan toe zijn. In het vakantiereglement staan alle spelregels rondom vakantie en eventueel ook verlof. Dit reglement moet iedere werknemer kunnen raadplegen. Zorg dat u heldere regels opstelt waarnaar u kunt verwijzen als uw werknemer met vragen komt over vakantie en verlof. In het reglement legt u de procedure uit voor het opnemen van vakantie. Aangezien de volgorde van opnemen van wettelijke en bovenwettelijke vakantiedagen ook is veranderd met de komst van de nieuwe vakantiewet, moet u dit ook opnemen.

procedure

8.1 Aandachtspunten Bij het toekennen (en weigeren) van vakantieverzoeken moet de werkgever gebruikmaken van het vakantiereglement. In het vakantiereglement kunt u alle vakantieregels bundelen. Zo is het voor iedereen direct duidelijk waar hij aan toe is. Stelt u het vakantiereglement op of brengt u er wijzigingen in aan, besteed dan aandacht aan de volgende zaken: ▪▪ de manier waarop de werknemers vakantie moeten aanvragen; ▪▪ wanneer en hoe zij toestemming voor vakantie krijgen;

65

bundelen

Vak antiedagen

▪▪ hoe lang ze maximaal weg mogen; ▪▪ welke regels er gelden als een werknemer tijdens zijn vakantie ziek wordt (zie hiervoor ook hoofdstuk 4).

ziek

rouleren

Voorrang Verder kunt u overwegen om bepaalde groepen werknemers standaard voorrang te verlenen bij hun vakantieaanvraag, bijvoorbeeld collega’s met schoolgaande kinderen. Zij zijn immers aan de schoolvakanties gebonden. Een andere optie is om dit systeem te laten rouleren, zodat ieder jaar andere groepen werknemers voorrang krijgen.

Het reglement moet ook duidelijk zijn over de sancties die u oplegt aan werknemers die de regels niet naleven. Het is bijvoorbeeld behoorlijk vervelend als werknemers te laat terugkomen van hun vakantie. Vergeet daarom niet om duidelijk aan te geven hoe u hiermee omgaat!

oudere werknemers

leeftijds discriminatie

Wet gelijke behandeling Vroeger was het in veel ondernemingen gebruikelijk om extra vakantiedagen toe te kennen aan oudere werknemers en soms komt zo’n regeling ook nu nog voor. Vanwege de Wet gelijke behandeling op grond van leeftijd, die sinds mei 2004 van kracht is, mag u zo’n regeling echter alleen hanteren als u kunt aantonen dat er geen sprake is van discriminatie van jongere werknemers. Dit betekent niet alleen dat u moet kunnen aantonen dat het werk in uw onderneming een aanzienlijk zwaardere belasting oplevert voor oudere werknemers, maar ook dat extra rust in de vorm van meer vakantiedagen de beste manier is om dit probleem aan te pakken. Of u dat allemaal kunt aantonen, hangt sterk af van de aard van het werk en de manier waarop dit in uw onderneming is georganiseerd. Wilt u het risico op leeftijdsdiscriminatie geheel uitsluiten, dan kunt u alle werknemers – ongeacht hun leeftijd – het beste allemaal dezelfde vakantierechten geven.

66

Vak antiereglement

Voorbeeldpassages vakantiereglement De regels die in uw onderneming gelden omtrent het vakantiebeleid moeten helder zijn omschreven. Hieronder vindt u een voorbeeld: 1 Werknemers bouwen vakantiedagen op per gewerkt tijdvak over de periode 1 januari tot en met 31 december van ieder kalenderjaar. 2 De werkgever verstrekt iedere werknemer op diens verzoek, maar in ieder geval bij beëindiging van het dienstverband, een verklaring die duidelijk maakt op hoeveel vakantie de werknemer nog aanspraak kan maken. 3 Werknemers met een fulltime dienstverband hebben per kalenderjaar recht op minimaal [aantal] vakantiedagen. Bij werken in deeltijd wordt het aantal vakantiedagen naar rato vastgesteld. 4 Werknemers kunnen tegen inlevering van [percentage of bedrag] van de loonsom aanspraak op een extra vakantiedag verwerven. Per kalenderjaar kan de werknemer op deze wijze maximaal [aantal] extra dagen aankopen. 5 Voor werknemers van wie het dienstverband tijdens het lopende kalenderjaar aanvangt of eindigt, stelt de werkgever de vakantieaanspraken naar rato vast.

8.2 Aanvraagformulieren Door gebruik te maken van standaard (digitale) vakantieaanvraagformulieren, is het een stuk gemakkelijker om een goed overzicht te bewaren. Het is natuurlijk niet de bedoeling dat elke werknemer op hetzelfde moment de hort op is. Voordat de werkgever daadwerkelijk toestemming geeft om vakantiedagen op te nemen, moet hij dus goed controleren of andere werknemers van een bepaalde afdeling hetzelfde vakantieverzoek hebben ingediend. Zodra hij zijn goedkeu-

67

toestemming

Vak antiedagen

tijdig

ring heeft gegeven, is het in principe niet meer mogelijk om deze weer in te trekken. Daarnaast is het van belang dat de werkgever tijdig antwoord geeft. Als hij niet binnen twee weken reageert, gaat het vakantieverzoek in zoals de werknemer het heeft verzocht. Het is van belang dat u vervolgens weet hoe het met de vakantieaanvraag zit, zodat u dit in uw administratie kunt verwerken.

68

9 Feestdagen Naast vakantiedagen zijn er natuurlijk ook nog feestdagen. Denk aan Nieuwjaarsdag, Koningsdag, Hemelvaartsdag, de beide kerstdagen en andere in Nederland algemeen erkende feestdagen. Hoewel de meeste werknemers vrij hebben op deze feestdagen, is een werkgever niet verplicht om zijn werknemers dan een (betaalde) vrije dag te geven. Meestal is dit echter wel bepaald door de cao. Hebben werknemers automatisch vrij op een officiële feestdag? Wat betekent zo’n vrije dag nu eigenlijk voor het vakantiesaldo van werknemers? En kan de werkgever zijn werknemers verplichten om een vrije dag op te nemen op feestdagen? Op dit soort vragen moet u als salarisadministrateur natuurlijk een antwoord hebben.

verplichten

9.1 Geen vakantiedag De meeste werknemers gaan ervan uit dat feestdagen ‘door de baas betaalde’ vrije dagen zijn. Deze vrije dagen gaan dus niet ten koste van het aantal vakantiedagen dat ze hebben opgebouwd. Toch is het geen regel dat feestdagen doorbetaalde vrije dagen zijn. De realiteit is wat complexer van aard. Hierbij is het handig om onderscheid te maken tussen officiële vrije dagen en niet-officiële vrije dagen. Doorbetalen In geval van officiële vrije dagen komt het inderdaad vaak voor dat de werknemer vrij is en toch gewoon loon ontvangt. Het is echter geen recht. Er bestaat geen algemene regel

69

doorbetaald

geen recht

Vak antiedagen

wet

die de werkgever verplicht om op een officiële feestdag de werknemers een vrije dag toe te kennen en het loon door te betalen. De Nederlandse wet kent dus geen bepalingen over het werken op feestdagen. Ook het doorbetalen van het loon aan de werknemer op een vrije feestdag is niet in de wet vastgelegd.

Aangezien niet iedere onderneming op officiële feestdagen de deuren kan sluiten, kan de werkgever in principe zelf bepalen hoe hij omgaat met een officiële feestdag. Deze vrijheid is echter beperkt omdat de werkgever wel verplicht is om ervoor te zorgen dat zo veel mogelijk werknemers vrij krijgen op een officiële feestdag.

9.2 Officiële feestdagen De officiële Nederlandse feestdagen staan in de Algemene termijnenwet. Deze wet beschouwt de volgende dagen algemeen erkende feestdagen of daaraan gelijk gesteld: ▪▪ nieuwjaarsdag; ▪▪ Goede Vrijdag; ▪▪ t weede paasdag; ▪▪ Koningsdag; ▪▪ Bevrijdingsdag; ▪▪ Hemelvaartsdag; ▪▪ t weede pinksterdag; ▪▪ eerste en tweede kerstdag. Werkgever bepaalt Dat een dag als nationale feestdag is erkend, betekent nog niet dat werknemers automatisch recht hebben op een vrije dag. Het is aan de werkgever om te bepalen of werknemers die dag recht op vrijaf hebben. Maar hij is daar niet volkomen vrij in. De werkgever moet er namelijk alles aan doen om op een feestdag zo veel mogelijk werknemers een vrije dag te geven. Dat hoort bij het prin-

70

Feestdagen

cipe van goed werkgeverschap. En ligt eenmaal vast dat de werknemer vrij is, dan moet hij ook daadwerkelijk betaald worden.

goed werkgeverschap

Voor werken op feestdagen gelden speciale regels voor arbeidstijden. Om ervoor te zorgen dat werknemers zo veel mogelijk vrij hebben op een feestdag, mogen werknemers in de week voorafgaand aan de feestdag meer uren draaien dan gebruikelijk.

Vakantiesaldo Natuurlijk kunnen werknemers om op een feestdag niet te hoeven werken, wel een vrije dag opnemen ten laste van hun vakantiesaldo. Uw onderneming kan ervoor kiezen om een dag als bijvoorbeeld Goede Vrijdag of de vrijdag na Hemelvaart als verplichte vakantiedag aan te wijzen. Voor alle werknemers die normaal gesproken op deze vrijdag zouden werken, wordt dan verplicht één dag van het vakantiesaldo afgeschreven. Om deze maatregel in de onderneming in te voeren, moet de werkgever wel toestemming hebben van de ondernemingsraad of personeelsvertegenwoordiging.

Deuren sluiten Niet elke onderneming kan zomaar de deuren sluiten op een feestdag. Werkt u bijvoorbeeld in een ziekenhuis of in een onderneming waar de productie 24 uur per dag en zeven dagen per week doordraait, dan zijn er altijd werknemers die op 27 april of 25 december wél moeten werken. Daarom laat de overheid ruimte voor werkgevers om hier zelf invulling aan te geven. Dit wil echter niet zeggen dat een werkgever niemand een betaalde feestdag hoeft te geven. Hij moet zich wel inspannen om zo veel mogelijk werknemers vrij te geven op een feestdag.

71

verplichte vakantiedag

Vak antiedagen

9.2.1 Parttimers Parttime werknemers hebben naar rato van hun dienstverband recht op evenveel feestdagen als fulltime werknemers. Als een erkende feestdag op de vrije dag van een deeltijder valt, moet hij hier dus compensatie voor krijgen. Dit oordeelCGB de de Commissie Gelijke Behandeling (CGB) in 2011 in een zaak waarbij Shell parttime werknemers geen vergoeding gaf voor officiële feestdagen die op hun vrije dag vielen. In het personeelsreglement had Shell vastgelegd dat deeltijders vrij hadden als een erkende feestdag viel op een dag dat zij moesten werken, maar dat zij geen compensatie kregen als deze feestdag viel op een dag dat ze vrij waren. De CGB oordeelde dat hier sprake was van een verboden onderscheid. Als een erkende feestdag op een vrije dag van een parttimer valt, ondervindt hij hier meer nadeel van dan een voltijder. Andersom geldt dit overigens ook: als een erkende feestdag valt op de dag dat een parttimer moet werken heeft hij er meer voordeel van dan een fulltimer. Commissie Gelijke Behandeling, 12 augustus 2011, 2011-127 9.2.2 Feestdagen ruilen Nederlandse feestdagen zijn vaak gerelateerd aan het christelijk geloof. Niet alle werknemers hebben hier echter affiniteit mee. Dit geldt zeker voor werknemers met andere religieuze overtuigingen, zoals boeddhisten, sikhs of moslims. Omdat zij hun eigen belangrijke, feestelijke dagen cao’s hebben, bieden steeds meer cao’s de mogelijkheid om een vrije dag op een christelijke feestdag te ‘ruilen’ tegen een andere dag. Bestaan hierover geen schriftelijke afspraken, dan hoeft de werkgever in principe niet in te gaan op een ruilverzoek, maar het getuigt van goed werkgeverschap om dit wel te doen. Gewetensbezwaren Bestaan er geen afspraken over een vrije dag op een religieuze feestdag die niet samenvalt met een Nederlandse officiële feestdag, dan hoeft de werkgever werknemers geen vrij te geven. Dit geldt tenzij de werknemer gewetensbezwaren

72

Feestdagen

heeft om op een bepaalde religieuze dag te werken. In dat geval moet de werkgever hem wel vrij geven. Betalen van het loon over die dag hoeft in dit geval echter niet. Als een orthodox-joodse werknemer bijvoorbeeld op geloofsgronden bezwaar maakt om op Jom Kipoer te werken, mag de werkgever hem niet verplichten om dit toch te doen. U hoeft hem dan alleen geen salaris over deze vrije dag uit te betalen.

loonbetaling

Werknemers met een ander geloof dan het christendom kunnen er natuurlijk ook voor kiezen om een snipperdag op te nemen op een dag die voor het eigen geloof betekenis heeft. Hierbij kunt u denken aan het islamitische Suikerfeest of het joodse Chanoeka.

9.3 Niet-officiële feestdagen Er is wel iets aan de hand met Goede Vrijdag en Bevrijdingsdag. Zijn het nu feestdagen of toch niet? Hebben de werknemers recht op een vrije dag met behoud van loon? De verwarring over deze dagen ontstaat doordat het geen nationale feestdagen zijn, maar voor de toepassing van de Algemene termijnenwet wel met de nationale feestdagen worden gelijkgesteld. Deze wet bepaalt dat bepaalde termijnen moeten worden verlengd tot de eerstvolgende werkdag als ze eindigen op een feestdag, zaterdag of zondag. Hierbij kunt u denken aan termijnen om iets te betalen of in te dienen. Cao of reglement Daar komt nog bij dat in een aantal cao’s en bedrijfsreglementen ook afspraken zijn opgenomen voor de niet-officiële feestdagen Goede Vrijdag en Bevrijdingsdag. Zo krijgen werknemers in sommige sectoren één keer per drie jaar een betaalde vrije dag op 5 mei. In andere sectoren moeten de werknemers daar vijf jaar op wachten. Binnen de Rijksoverheid is 5 mei wel een standaard vrije dag. Onderwijsinstellingen zijn vaak dicht op Goede Vrijdag. Daarom denken

73

verwarring Algemene termijnenwet

afspraken

Vak antiedagen

mensen vaak dat dit feestdagen zijn als nieuwjaardag. Dat is dus niet zo. Daarom doet u er goed aan om uw bedrijfsreglement en cao jaarlijks te controleren op extra vrije feestdagen in het lopende of komende kalenderjaar.

Toeslag bij werken op feestdagen In veel ondernemingen krijgen werknemers die op nationale feestdagen moeten werken voor die uren een toeslag op hun loon. Dit is dan vaak in de cao of individuele arbeidsovereenkomst vastgelegd. Werknemers krijgen bijvoorbeeld 100% compensatie, waardoor ze op feestdagen 200% uitbetaald krijgen. Hiermee toont uw werkgever zich betrokken, en kan hij bovendien gemakkelijker vrijwilligers vinden om zijn rooster te dichten. Werken op een feestdag wordt immers een stuk aantrekkelijker als er een extra vergoeding tegenover staat.

9.4 Afspraken in cao

verworven recht

Hoewel werknemers niet verplicht betaald vrij hoeven te krijgen op officiële feestdagen, heeft de overgrote meerderheid van de Nederlandse werknemers in de praktijk dan gewoon een betaalde vrije dag. Dit komt ook omdat hierover vaak afspraken staan in de arbeidsovereenkomst, het bedrijfsreglement of de cao. In veel bedrijven is het ook een gewoonte, en die kan de werkgever niet zomaar veranderen. Er is dan sprake van een ‘verworven recht’ om vrij te hebben.

Als er in de (collectieve) arbeidsvoorwaarden niets is geregeld over bijvoorbeeld Goede Vrijdag en Bevrijdingsdag zullen de werknemers die dag gewoon aan de slag moeten, zonder dat ze hiervoor een extra beloning hoeven te verwachten.

74

10 Verlof Er zijn verschillende momenten te bedenken waarop werknemers onverhoopt niet kunnen werken. Ze moeten bijvoorbeeld een zieke partner verzorgen, een begrafenis regelen of wachten totdat de monteur die lekkende wasmachine repareert. Op dit soort momenten kunnen werknemers – betaald of onbetaald – verlof opnemen. Omdat u dit als salarisadministrateur allemaal vastlegt, moet u natuurlijk volledig op de hoogte zijn van de regels. Hoewel in het dagelijkse spraakgebruik verlof en vakantie nogal eens aan elkaar gelijkgesteld worden (soms wordt zelfs de term ‘vakantieverlof’ gebruikt), is verlof toch echt iets anders dan vakantie. Waar werknemers – tot op zekere hoogte – vrij zijn om hun vakantiedagen op te nemen, is verlof namelijk gekoppeld aan bepaalde gebeurtenissen. Hierbij kunt u denken aan een bevalling, calamiteiten of de zorg voor een ziek kind of een zieke ouder. Het is niet de bedoeling dat werknemers vakantiedagen inzetten voor zulke knelpunten in de privésfeer. Die dagen zijn immers bedoeld om uit te rusten, terwijl het verlof in het leven is geroepen om het voor werknemers gemakkelijker te maken om werk en zorg met elkaar te combineren.

gebeurtenissen

werk en zorg

10.1 Soorten wettelijk verlof In de Wet arbeid en zorg (WAZO) is bepaald dat werknemers, afhankelijk van de omstandigheden, recht hebben op verschillende soorten verlof. Deze wet heeft tot doel om werknemers te ondersteunen bij het vinden van de juiste

75

WAZO

Vak antiedagen

balans tussen werken zorgtaken. Er zijn – zoals gezegd – verschillende wettelijke verlofvormen, waarover u hieronder meer kunt lezen.

Verlofvormen in de Wet arbeid en zorg

10.1.1 Zwangerschaps- en bevallingsverlof Op het moment dat een vrouw – die een arbeidsovereenkomst heeft, zelfstandig ondernemer is of een uitkering ontvangt – in verwachting raakt, heeft zij volgens de wet recht op in totaal 16 weken zwangerschaps- en bevallingsverlof. De werkneemster moet dit verlof tussen de zesde en vierde bevallings week voor de uitgerekende bevallingsdatum starten. Na de datum bevalling heeft zij nog recht op in ieder geval tien weken verlof. Gedurende het zwangerschaps- of bevallingsverlof heeft de vrouw recht op doorbetaling van het loon, maar dit neemt UWV van de werkgever over. U hoeft haar gedurende deze

76

Verlof

periode dus geen loon te betalen. U moet deze uitkering wel op tijd aanvragen bij UWV. Daarvoor bestaan digitale formulieren.

UWV

Arbeidsverbod Tussen vier weken vóór de bevallingsdatum en 42 dagen erna bestaat zelfs een arbeidsverbod. De werkneemster mág dan niet werken, al zou ze het willen.

De opbouw van vakantiedagen gaat gewoon door tijdens de periode van zwangerschaps- en bevallingsverlof. De werkneemster kan deze dagen aan haar verlof vastplakken of op een later moment opnemen

10.1.2 Kraamverlof Binnen vier weken na de geboorte van de baby of – in geval van een ziekenhuisbevalling – binnen vier weken na thuiskomst van de baby, heeft de partner of echtgenoot van de moeder van de pasgeborene recht op twee verlofdagen. Uw onderneming betaalt gedurende deze dagen het loon van de werknemer door. In de cao of met de ondernemingsraad of personeelsverte- ondernegenwoordiging kan overigens worden afgesproken dat deze mingsraad verlofdagen in worden gehouden op de bovenwettelijke vakantiedagen van de betreffende werknemer. Ook kan worden bepaald dat de werknemers recht hebben op langer kraamverlof. 10.1.3 Ouderschapsverlof Werkende ouders hebben – gedurende een periode van 12 maanden – recht op (eventueel betaald) ouderschapsverlof. Zij moeten dan wel minstens een jaar in dienst zijn. Het ouderschapsverlof duurt per kind maximaal 26 maal de wekelijkse arbeidsduur. De werkgever mag dit verlof in principe niet weigeren. Werknemers mogen ouderschapsverlof niet weigeren opnemen totdat het kind in kwestie acht jaar oud is.

77

Vak antiedagen

overleg

Over het algemeen werken werknemers met dit verlof gedurende één jaar maar de helft van hun uren. Werknemers kunnen – in overleg met de werkgever – ook nog kiezen voor andere mogelijkheden. Zo kunnen zij kiezen voor fulltime verlof (dat maar zes maanden duurt), het verlof opsplitsen in maximaal zes delen die minimaal één maand duren, of het verlof verspreiden over een periode die langer dan 12 maanden duurt. Opbouw vakantiedagen Over de uren dat de werknemer ouderschapsverlof opneemt, bouwt hij geen vakantiedagen op. Blijft hij gedeeltelijk werken, dan gaat de opbouw van vakantierechten over de gewerkte uren wel gewoon door.

In de cao kan zijn bepaald dat het ouderschapsverlof van uw onderneming wel een (gedeeltelijk) betaalde verlofvorm is. Hier moet u uw cao dan ook op naslaan!

10.1.4 Adoptieverlof Als een werknemer een kind adopteert, heeft hij recht op vier weken adoptieverlof. Het verlof moet vallen in de periode van twee weken vóór de adoptie tot 16 weken erna. Net als een zwangere werkneemster ontvangt de werknemer geuitkering UWV durende deze periode een uitkering van UWV, wat inhoudt dat de werkgever hem niet hoeft te betalen. De opbouw van vakantiedagen gaat gedurende het adoptieverlof gewoon door, en het verlof mag bovendien niet gecompenseerd worden door het van de bovenwettelijke vakantiedagen af te trekken.

Pleegouders kunnen – als het kind bij hen woont en er sprake is van een pleegcontract – ook aanspraak maken op het adoptieverlof!

78

Verlof

10.1.5 Calamiteitenverlof Calamiteitenverlof is in het leven geroepen om werknemers de gelegenheid te geven om acute problemen in de privé- privésfeer sfeer op te lossen. Hierbij kunt u denken aan het regelen van een begrafenis, een kind met een gebroken been naar het ziekenhuis brengen of de politie te woord staan na een inbraak. Het calamiteitenverlof duurt zolang als nodig is om de eerste problemen op te lossen. Tenzij anders is bepaald in de cao, krijgt de werknemer gewoon loon gedurende het calamiteitenverlof. Daarnaast loon kunnen er afspraken zijn gemaakt om het calamiteitenverlof met de bovenwettelijke vakantiedagen te compenseren. 10.1.6 Kortdurend zorgverlof Als (pleeg)kinderen, de echtgenoot/partner of de ouders van een werknemer tijdelijk verzorgd moeten worden, mag een werknemer – in overleg met de werkgever – hier kortdurend zorgverlof voor opnemen. Dit mag meerdere keren per jaar, maar maximaal twee maal het wekelijkse aantal arbeids uren van de werknemer. De werknemer krijgt minstens 70% uitbetaald 70% van het loon uitbetaald en bouwt gewoon vakantiedagen op. Dit zorgverlof mag alleen worden gecompenseerd met de bovenwettelijke vakantiedagen als hierover afspraken zijn gemaakt in bijvoorbeeld de cao.

Let op: een ziek kind ophalen van school valt onder het calamiteitenverlof. Als de werknemer de volgende dag thuis moet blijven om het zieke kind te verzorgen, gaat dit verlof echter over in kortdurend zorgverlof.

10.1.7 Langdurend zorgverlof Als de ziekte van een (pleeg)kind, partner of ouder van een werknemer levensbedreigend is, mag uw werknemer – wederom in overleg met de werkgever – langdurend zorgverlof opnemen. Dit mag maximaal de helft van het aantal arbeids uren per week. Als de werknemer 36 uur per week werkt,

79

Vak antiedagen

mag hij jaarlijks maximaal 216 uur langdurig zorgverlof opnemen. Langdurend zorgverlof mag bovendien maximaal 12 aaneengesloten weken duren.

Kortdurend of langdurend zorgverlof? Kortdurend zorgverlof is niet voor niets ‘kort’; de werknemer mag niet langer dan strikt noodzakelijk verlof opnemen. Kan de werknemer door bepaalde omstandigheden, bijvoorbeeld een sterfgeval, een langere periode niet werken, dan kan hij een beroep doen op andere verlofregelingen, zoals langdurend zorgverlof.

geen loon

De werkgever hoeft de werknemer gedurende de periode van langdurend zorgverlof geen loon te betalen, maar de werknemer bouwt wel gewoon vakantiedagen op. Dit verlof mag u compenseren met de bovenwettelijke vakantiedagen, maar alleen als dat is bepaald in de cao.

Een aantal van de voorgaande verlofvormen kan een werkgever niet weigeren, zoals zwangerschapsverlof en adoptieverlof. Andere vormen van verlof kan de werkgever alleen weigeren bij een zwaarwegend bedrijfsbelang.

10.1.8 Flexibilisering van verlof U doet er verstandig aan om het nieuws omtrent verlof en de voorwaarden daarvoor goed in de gaten te houden. Mowijzigings menteel ligt er namelijk een wijzigingsvoorstel voor de Wet voorstel arbeid en zorg bij de Tweede Kamer. Het kabinet wil de werknemer hiermee meer flexibiliteit bieden bij het opnemen van verlof. Als de Kamer het wetsvoorstel aanneemt, worden de huidige regels versoepeld. Er komen dus geen nieuwe verlofregelingen! Of en wanneer de wetswijziging geaccepteerd wordt, is nog niet duidelijk.

80

Verlof

Loon doorbetalen of niet? U hoeft bij verlof van de werknemer niet altijd het loon door te betalen. Er zijn verlofvormen waar een werknemer een wettelijk recht op heeft, maar waarbij hij geen recht heeft op loondoorbetaling. Daarnaast kan UWV verantwoordelijk zijn voor de loondoorbetaling. U heeft al kunnen lezen dat dit geldt voor zwangerschaps- en bevallingsverlof. Ook al is uw onderneming niet verplicht om het loon door te betalen, toch kunt u ervoor kiezen om dit (gedeeltelijk) wel te doen. Hiervoor zijn verschillende redenen, zoals solidariteit met de werknemer of vergroting van de aantrekkelijkheid van het arbeidsvoorwaardenpakket. Natuurlijk is het wel belangrijk dat u geen onderscheid maakt tussen verschillende werknemers. Het is dus verstandig om deze speciale afspraken vast te leggen. Het personeelsreglement is hier de aangewezen plek voor.

Wijzigingen De belangrijkste wijzigingen in het Wetsvoorstel modernisering verlof en arbeidstijden zijn: ▪▪ Kort- en langdurend zorgverlof worden ook mogelijk voor huisgenoten met een gezamenlijk huishouden die niet tot de verwanten in de eerste of tweede graad behoren. ▪▪ De spreiding en opname van ouderschapsverlof wordt flexibeler. ▪▪ Een werknemer hoeft niet langer minstens een jaar bij een werkgever in dienst te zijn om in aanmerking te komen voor ouderschapsverlof. ▪▪ De termijn voor het opnemen van adoptieverlof wordt verruimd van 18 naar 26 weken. De werknemer mag bovendien afwijken van een aaneengesloten opname van vier volledige weken verlof en kan bijvoorbeeld kiezen om acht weken lang slechts 50% op te nemen. De totale verlofduur van vier weken blijft hetzelfde als nu.

81

Vak antiedagen

▪▪ Langdurend zorgverlof kan straks binnen een langere periode – van 18 maanden – worden opgenomen of voor meer uren dan de helft van de arbeidsuren per week. ▪▪ Het bevallingsverlof bij een ziekenhuisopname van de baby wordt uitgebreid.

Dit wetsvoorstel ligt al sinds 2011 bij de Tweede Kamer. De behandeling is opnieuw vertraagd, omdat minister Asscher van Sociale Zaken en Werkgelegenheid het wetsvoorstel wil uitbreiden met regelingen voor vaderverlof, mantelzorg en mogelijkheden voor flexibel werken.

10.2 Buitengewoon verlof

afspraken

eigen tijd

Veel ondernemingen geven werknemers buitengewoon verlof bij gebeurtenissen als een verhuizing, een bruiloft of een begrafenis van een familielid. Dit heet dan buitengewoon of bijzonder verlof. Hierover is niets wettelijks geregeld, maar cao’s en bedrijfsreglementen bevatten hier wel vaak afspraken over. Hierin staan ook andere situaties waarbij een werknemer een dag verlof kan krijgen. Sommige cao’s bepalen dat de werkgever de gemiste uren moet doorbetalen, dus u moet nagaan hoe dit in uw onderneming geregeld is. (Tand)arts Voor bezoek aan arts of tandarts onder werktijd gelden geen wettelijke regels. Meestal is de afspraak dat werknemers dit zo veel mogelijk in hun eigen tijd doen. Als dit niet kan, valt het vaak onder kortdurend verzuim en is het dus doorbetaald. Ook hier kan de cao andere afspraken over bevatten.

Staan er geen andere afspraken in de cao, maar moet een werknemer echt vrij hebben, dan moet de werkgever samen met de werknemer een oplossing vinden.

82

11 Vakantiebijslag De Wet minimumloon en minimumvakantiebijslag bepaalt dat werknemers naast het minimumloon recht hebben op een minimumvakantiebijslag. De meeste werknemers krijgen deze in mei of juni uitgekeerd, maar sommige werknemers ontvangen de vakantiebijslag maandelijks. Deze is dan inbegrepen in het loon. Hoewel werknemers natuurlijk erg naar hun vakantiebijslag uitkijken, betekent het voor u als salarisadministrateur extra werk. U bent immers degene die de vakantiebijslag berekent en uitbetaalt! Er bestaat enige verwarring over de term ‘vakantiebijslag’. In de praktijk wordt vakantiebijslag namelijk vaak – ten onrechte – vakantiegeld genoemd. Formeel gezien zijn vakantiebijslag en vakantiegeld echter twee totaal verschillende zaken. De term ‘vakantiegeld’ heeft namelijk betrekking op de doorbetaling van het loon van de werknemer gedurende de vakantiedagen. Vakantiebijslag staat voor de minstens 8% loontoeslag die werknemers verplicht horen te ontvangen van hun werkgever.

vakantiegeld

11.1 Vakantiebijslag berekenen Iedereen die in Nederland in dienstbetrekking werkt, heeft het wettelijk recht op vakantiebijslag. Dit is vastgelegd in de Wet minimumloon en minimumvakantiebijslag. De vakantiebijslag moet minimaal 8% van het ten laste van de werkgever komende loon zijn, maar dit mag ook meer zijn. Het is verstandig om afspraken over een hogere vakantiebijslag

83

Wet minimumloon en vakantiebijslag

Vak antiedagen

duidelijk vast te leggen in de arbeidsovereenkomst of het personeelsreglement.

Uitzondering op de hoogte van de bijslag Er geldt een uitzondering op de minimale hoogte van de vakantiebijslag. Als een werknemer in totaal meer dan drie keer het minimumloon verdient, is de werkgever namelijk niet verplicht om over het meerdere vakantiebijslag te betalen. Om vast te stellen of een werknemer meer dan drie keer het minimumloon verdient, neemt u het gemiddelde minimumloon in de periode waarover u de bijslag berekent. U moet deze beperking overigens wel in de arbeidsvoorwaarden vastleggen, anders heeft de werknemer alsnog recht op vakantiebijslag over zijn volledige loon.

11.1.1 Loon voor vakantiebijslag De werkgever is niet alleen vakantiebijslag verschuldigd over het overeengekomen brutoloon van de werknemer, toeslagen maar ook over aan de dienstbetrekking verbonden toeslagen, zoals onregelmatigheidstoeslagen, prestatiebeloningen en provisies. De vakantiebijslag berekent u dus ook over eventuele incidentele beloningen. Daarnaast tellen bepaalde vergoedingen mee, zoals vergoedingen voor huurgeld, hypotheeklasten of ziektekosten.

overwerk

11.1.2 Geen loon voor vakantiebijslag Als een werknemer overwerkt en daarvoor (extra) betaald krijgt, geldt dat volgens artikel 6 van de Wet minimumloon en minimumvakantiebijslag niet als loon. De Hoge Raad heeft dit onderscheid in 2010 nogmaals bevestigd (Hoge Raad, 10 september 2010, LJN: BM5754). Dit betekent dus ook dat u hierover geen vakantiebijslag hoeft te berekenen. Houd hier rekening mee als u de hoogte van de vakantiebijslag berekent!

84

Vak antiebijsl ag

Daarnaast vormen de volgende betalingen volgens de wet geen grondslag voor vakantiebijslag: ▪▪ eindejaarsuitkeringen; ▪▪ kostenvergoedingen; ▪▪ loon in natura; ▪▪ uitkeringen bij bijzondere gelegenheden; ▪▪ uitkeringen op grond van een aanspraak; ▪▪ vakantiebijslag; ▪▪ winstdelingen.

11.2 Vakantiebijslag betalen De werkgever is verplicht om minstens één keer per jaar de vakantiebijslag aan zijn werknemers uit te betalen. De wet schrijft voor dat dit in juni gebeurt, over de periode 1 juni van het vorige jaar tot en met 31 mei van het huidige jaar. In de praktijk keren de meeste ondernemingen – tot vreugde van de werknemers – de vakantiebijslag echter al in mei uit. Dit is prima, zolang u er maar voor zorgt dat de vakantiebijslag in ieder geval één keer per jaar vóór 1 juli is overgemaakt.

juni

Als u de vakantiebijslag te laat uitbetaalt, kunnen werknemers vanaf de vierde werkdag van de vertraging een wettelijke vertragingsverhoging en rente van u eisen. Het recht op de vakantiebijslag verjaart echter – net als het recht op loon – na vijf jaar.

Onderscheiden Hoewel werknemers net als op salaris gewoon recht hebben op vakantiebijslag, is dit natuurlijk niet hetzelfde. Daarom is het belangrijk dat de werknemers hun reguliere loon wel van de vakantiebijslag kunnen onderscheiden. U kunt daarom bij jaarlijkse uitbetaling van de vakantiebijslag bijvoorbeeld een aparte loonstrook voor de vakantiebijslag verstrekken. Dit geeft de werknemers in uw onderneming

85

loonstrook

Vak antiedagen

voldoende duidelijkheid. Of u neemt het duidelijk als aparte post op de loonstrook op.

eindafrekening

Uitdiensttreding Bij uitdiensttreding heeft een werknemer direct recht op uitbetaling van zijn opgebouwde vakantiebijslag. U moet dit dus in de eindafrekening verwerken. Die moet u uiterlijk bij de eerste reguliere betaaldag na het einde van het dienstverband afhandelen. Als u op dat moment ook niet-opgenomen vakantiedagen uitbetaalt, is uw onderneming hierover eveneens vakantiebijslag verschuldigd! Meer informatie hierover kunt u vinden in hoofdstuk 5.

11.3 Afwijken van de standaardregels

ondernemingsraad

U kunt – tot op zekere hoogte – afwijken van de wettelijke bepalingen over de minimumvakantiebijslag, mits dit is afgesproken in de cao of met de ondernemingsraad of personeelsvertegenwoordiging en het in het personeelsreglement staat. Daarnaast mag hij alleen van de bepalingen in de wet afwijken als dit in het voordeel van de werknemers is.

11.3.1 Geen of minder vakantiebijslag In uw cao kan verder zijn afgesproken dat de werkgever helemaal geen vakantiebijslag uitbetaalt, of een lager percentage. Dat kan echter niet zomaar, want werknemers hebben een wettelijk recht op vakantiebijslag. Meestal gaat het dan all-inloon over all-inloon. Hierin is naast het reguliere loon ook een component vakantiebijslag opgenomen. In de praktijk komt dit vooral voor bij oproepcontracten.

Geen of minder vakantiebijslag uitbetalen is alleen toegestaan bij collectieve regeling, en dan alleen als het totale loon inclusief vakantiebijslag minimaal op 108% van het wettelijke minimumloon uitkomt. De wettelijke vakantiebijslag is gewoon een recht van werknemers!

86

Vak antiebijsl ag

11.3.2 Betaalmoment Het is wat eenvoudiger om af te wijken van het betaalmoment van de vakantiebijslag. In principe moet u ervoor zorgen dat werknemers in uw onderneming eenmaal per jaar hun vakantiebijslag krijgen. Meestal gebeurt dit in mei of juni. Maar als de werkgever daarover schriftelijk afspraken met de werknemers maakt en dit bijvoorbeeld in het personeelsreglement vastlegt, mag u hiervan afwijken. U kunt bijvoorbeeld de vakantiebijslag maandelijks met het loon meebetalen. In de cao kunnen andere afspraken over het cao betaalmoment staan.

Als uw werkgever ervoor kiest om eenmaal per jaar de vakantiebijslag uit te keren, moet u daarvoor natuurlijk voldoende middelen reserveren. Dat speelt minder als u de vakantiebijslag bijvoorbeeld maandelijks uitkeert.

11.4 Vakantiebijslag verwerken De vakantiebijslag vormt loon voor alle loonheffingen. U moet hierover dus loonbelasting/premie volksverzekeringen, premies werknemersverzekeringen en de werkgeversbijdrage Zorgverzekeringswet berekenen. De betalingsfrequentie is daarbij niet relevant. Bijzondere beloning Het is wel zo dat als u de vakantiebijslag eens per jaar uitbetaalt, deze wordt aangemerkt als bijzondere beloning en dat dus de tabel voor bijzondere beloningen voor de loonbelasting/premie volksverzekeringen van toepassing is. Dit geldt ook als de werknemer door uitdiensttreding twee keer in één jaar vakantiebijslag ontvangt (bijvoorbeeld in mei en nogmaals in november, omdat hij dan uit dienst gaat). In de aangifte loonheffingen moet u vervolgens weergeven wat u werknemers in uw onderneming uitbetaalt aan vakantiebijslag in het betreffende tijdvak. Bovendien moet u

87

loonheffingen

uitdienst treding

Vak antiedagen

aangeven hoeveel vakantiebijslag werknemers in dat tijdvak hebben opgebouwd.

De voordeelregel U mag de loonbelasting/premie volksverzekeringen over de bijslag ook volgens de reguliere tabel berekenen als u de voordeelregel kunt toepassen. In dit geval wordt de vakantiebijslag opgeteld bij het gewone tijdvakloon en wordt de loonbelasting/premie volksverzekeringen over het totaal berekend. De voordeelregel is echter alleen toegestaan als de werknemer hierdoor niet meer loonbelasting/premie volksverzekeringen kwijt is dan bij gebruik van de reguliere tabel voor het loon en de bijzondere tabel voor de bijslag afzonderlijk. Anders zou u de werknemer te zeer benadelen.

88

12 All-inloon In hoofdstuk 11 heeft u al iets kunnen lezen over het all-inloon. Dit is loon waarin de vakantiebijslag al is verwerkt. Maar mag u bij all-inloon ook vakantiedagen verwerken? Daarover blijkt verwarring te zijn. Veel werkgevers en werknemers weten namelijk niet zeker of dit – wettelijk gezien – is toegestaan. Werknemers moeten immers op vakantie kunnen, maar hoe zit dat dan als u de vakantiedagen maandelijks verrekent met het loon? Vakantiedagen – en daarmee het recht op vakantie – afkopen is nooit toegestaan. Maar vooruitbetalen van vakantiedagen mag onder voorwaarden wel. In artikel 7:640 lid 1 BW is opgenomen dat de werknemer geen afstand kan doen van zijn aanspraak op vakantie tegen schadevergoeding. Dat betekent dat u vakantiedagen tijdens de looptijd van de arbeidsovereenkomst dus niet aan een werknemer mag uitbetalen. Dit is echter niet het einde van het liedje. In lid 2 van hetzelfde artikel is hierop namelijk een uitzondering gemaakt: als het gaat om bovenwettelijke vakantiedagen, is tussentijdse afkoop wel toegestaan.

Voorwaarde voor tussentijdse afkoop is wel dat dit schriftelijk is overeengekomen tussen de werkgever en de werknemer. Dit kan bijvoorbeeld in de individuele arbeidsovereenkomst of in een cao. De wettelijke vakantiedagen mag u dus tijdens het dienstverband nooit uitbetalen. De werknemer moet deze op kunnen nemen.

89

uitbetalen

afkoop

Vak antiedagen

12.1 Wettelijk versus bovenwettelijk

afwijken

rust

U mag de bovenwettelijke vakantiedagen dus uitbetalen tijdens de arbeidsovereenkomst, op voorwaarde dat dit schriftelijk is afgesproken met de werknemer. Dit is niet het geval voor de wettelijke vakantiedagen. Dit is zogeheten dwingend recht: hiervan mag noch bij individuele arbeidsovereenkomst noch bij cao worden afgeweken. Recuperatie De reden waarom de wet voorschrijft dat u alleen de bovenwettelijke vakantiedagen mag uitbetalen, is vanwege de zogenoemde recuperatiefunctie van vakantie. Het is namelijk de bedoeling dat de werknemer daadwerkelijk vakantie opneemt om zo voldoende tot rust te kunnen komen van zijn werk.

Bij het einde van de arbeidsovereenkomst is het sowieso anders. De werknemer die bij het einde van de arbeidsovereenkomst nog vakantiedagen overheeft, heeft recht op uitbetaling ervan in geld, ongeacht of dit wettelijke of bovenwettelijke vakantiedagen zijn (zie hoofdstuk 5).

12.2 Betekenis voor all-inloon

vooruitbetalen

Maar wat betekent dit nu voor de werknemers waarmee de werkgever een all-inloon heeft afgesproken? In de praktijk speelt dit vaak bij oproepkrachten of werknemers die maar een paar uur per week werken. Maar ook bij fulltimers komt het voor. In het all-inloon is dan ook een bedrag aan vergoeding voor opgebouwde vakantieaanspraken opgenomen, zowel wettelijke als bovenwettelijke dagen. Eigenlijk mogen wettelijke vakantiedagen niet uitbetaald worden ter vervanging van het opnemen van deze dagen. Maar vooruitbetalen mag wel. Het all-inloon is dan geen vervanging voor de vakantiedagen.

90

All-inloon

U mag de vakantiedagen vooruitbetalen via het all-inloon als de werknemer deze vakantiedagen later toch op kan nemen. Hij mag zijn recht op vakantie dus niet verliezen.

12.3 Rechtszaken Over het all-inloon zijn enkele rechtszaken gevoerd. Zo heeft op 13 maart 2009 de kantonrechter in Haarlem (LJN: BH5921) in een kort geding uitspraak gedaan dat uitbetaling van vakantie-uren in het all-inuurloon is toegestaan. Dat is namelijk niet in strijd met de wet, mits de werkgever aan bepaalde voorwaarden voldoet. Het gerechtshof te Amsterdam heeft de uitspraak later bevestigd (JAR 2009/284). Los van de opname In de betreffende zaak ging het om werknemers die minder dan 48 uur per periode van vier weken werkten. Zij kregen bij supermarktketen AH een all-inuurloon inclusief uitbetaling van opgebouwde vakantiedagen. Bij AH stond echter de uitbetaling van vakantiedagen los van de opname van vakantiedagen. Ook al zat de (vooruit)betaling van vakantiedagen al verwerkt in het uurloon, de werknemers behielden hun recht om vakantiedagen op te nemen. AH controleerde daarbij ook wie zijn vakantie nog niet (helemaal) had opgenomen. De rechter vond dat AH daarmee voldeed aan de op haar rustende verplichting om werknemers vakantie te laten genieten. Vooruitbetaling De kantonrechter kwam tot deze uitspraak omdat de vakantie-uren niet vervangen werden door een bedrag in geld, maar er eigenlijk sprake was van een vooruitbetaling van het salaris over de nog op te nemen vakantiedagen. Het allinloon betekende dus niet dat werknemers geen vakantie op konden nemen. De recuperatiefunctie kwam daarmee niet in het gedrang.

91

voorwaarden

opname

verplichting

vervangen

Vak antiedagen

Ook voor werknemers die meer dan een paar uur per week werken is een all-inloon toegestaan, zo blijkt uit een uitspraak van de kantonrechter in Heerenveen (LJN: BP5796). Zolang u de werknemer maar in de gelegenheid stelt om vakantiedagen op te nemen.

12.4 Aandachtspunten Het uitbetalen van opgebouwde vakantiedagen in een allinloon is dus toegestaan, op voorwaarde dat de werknemer daadwerkelijk de gelegenheid krijgt om de vakantie-uren in vrije tijd op te nemen.

bewijzen

Vastleggen Als u opgebouwde vakantiedagen aan werknemers wilt uitbetalen via een all-inloon, is het verstandig om: ▪▪ schriftelijk vast te leggen uit welke componenten dit all-inloon is opgebouwd, bijvoorbeeld in de arbeidsovereenkomst; ▪▪ iedere looncomponent, waaronder de opgebouwde vakantiedagen, apart te specificeren op de salarisstrook. Als een werknemer de opgebouwde vakantiedagen dan in vrije tijd gaat opnemen, kunt u in elk geval bewijzen dat u de betreffende vakantiedagen al heeft betaald.

12.5 Waarde van de vakantiedagen

percentage

Om het juiste bedrag aan vakantiedagen bij het loon op te tellen, gaat u als volgt te werk. U deelt het aantal vakantiedagen waarop de werknemer jaarlijks recht heeft, door het aantal werkdagen per jaar (260 dagen bij een vijfdaagse werkweek). Bij 25 vakantiedagen komt dit bijvoorbeeld op 25 / 260 x 100% = 9,62%. Met dit percentage kunt u het brutoloon (eventueel met daarin ook de vakantiebijslag) van de werknemer vermeerderen.

92

Register aangifte loonheffingen 47, 87 aankopen vakantiedagen 30, 31, 63 Aanvraagformulieren 67 adoptieverlof 78, 81 afkopen 20, 30, 62 Algemene termijnenwet 73 all-inloon 86, 89-92 arbeidsconflict 13, 33 arbeidsongeschiktheid 10, 11, 14, 16, arbeidstijden 71 Arbeidsverbod 77 ATV-dagen 13, 15, 17, 21, 22, 23, 54 bedrijfsarts 36, 40, 41, 82 begrafenis 82 belasting 66 bevallingsdatum 76 bevallingsverlof , 19 bijzondere beloningen 48, 87 bruiloft 82 Buitengewoon verlof 82 Burgelijk wetboek 47 cafetariamodel 31, 32 cafetariasysteem 31, 32 calamiteit 27 Calamiteitenverlof 79 cao 11, 14, 16, 19, 21, 22, 23, 25, 26, 27, 29, 34, 54, 56,

62, 69, 72, 73, 74, 77, 78, 79, 82, 23, 24 Collectieve vakantie 27 Commissie Gelijke Behandeling 72 compensatie-uren 23 compenseren 44 conflicten 21, 12 contractuitbreiding 51 doktersverklaring 38, 40 doorbetaald 69 eindafrekening 43, 44, 86 Einde dienstverband 30, 90 eindejaarsuitkeringen 85 feestdagen 69-74 fiscale loonsom 32 Flexibilisering 80 Functieniveau 20 gebeurtenissen 75 gebruiksvriendelijk 58 geen loon 80 gelijkgesteld 73 gewerkte uren 26 Gewetensbezwaren 72 goed werkgeverschap 71, 72 goed werknemerschap 27 Hoge Raad 53 informatiebijeenkomst 16 initiatief vakantie 27 Instemming 22

93

Vak antiedagen

inzicht 21 juridisch 11, 22 kantonrechter 41 kopen 30 Kortdurend zorgverlof 79, 81 kostenvergoedingen 85 Kraamverlof 77 Langdurend zorgverlof 81, 82 langdurig verzuim 34 leeftijdsdiscriminatie 20 loon 73, 79 loonbelasting/premie 49 loondoorbetaling 41 loonheffingen 47, 87 loon in natura 85 loonstrook 58, 85, 86 loontijdvak 43

Opnemen vakantiedagen 26, 27, 28 oproepcontracten 86 oudere werknemers 66 ouderschapsverlof 77, 81 overgangsregeling 16 overuren 13, 23, 84 overwerk 13, 23, 84 Parttime 60, 72 Pleegouders 78 privésfeer 79 procedure 38, 65 productiviteit 9, 13, 17 protocollen 33 recht op vakantie 91 recuperatiefunctie 90, 91 redelijkheid en billijkheid 12, 15 re-integratie 14, 19, 36 rouleren 66

meeruren 54 minimumloon 84

sancties 66 stuiten 12

negatief loon 49 Niet-officiële feestdagen 73, 74 nieuwe vakantiewetgeving 10, 11, 33, 51, 52, 53, 59

tandarts 82 termijn 11 Terugbetalen 48 tijd-voor-tijdregeling 13, 54 Toeslag(en) 74, 84 toestemming voor vakantie 65, 67, 71 tussentijdse afkoop 89

Officiële feestdagen 69-73 onbelast 32 ondernemingsraad 23, 27, 71, 77, 86 Ontslag 43-50

94

uitbetalen 46, 47, 51, 52, 61, 65, 89

REGISTER

uit dienst 29, 43, 44, 45, 86, 87 uitdiensttreding 29, 43, 44, 45, 86, 87, uitdraai 56 uitkering 78, 85 uitrekenen 18 UWV 37, 41, 77, 78, 81 vakantiebijslag 9, 43, 44, 47, 48, 50, 83-88 Vakantiebonnen 26 Vakantiedagen aankopen 30, 31, 63 Vakantiedagen opnemen 26, 27, 28 Vakantiedagen verkopen 28, 29, 30 vakantiegeld 83 vakantiereglement 29, 65-68 vakantieverzoeken 65 vakantie weigeren 46 vakantiewet 9, 10, 11, 33, 51, 52, 53 vakantiewetgeving 9, 10, 11, 33, 51, 52, 53 variabele looncomponenten 48 verhuizing 82 verjaren 9-16, 23, 52, 51, 55 verjaringstermijn 9-16, 23, 51, 52, 55 verklaring 49, 50 verkopen vakantiedagen 28, 29, 30 verlof 19, 54, 75-82 Verlofvormen 75-82

verlofadministratie 57 Verplicht opnemen 46 vertragingsverhoging 85 vervallen 10, 11, 13, 15, 16, 20, 22, 23, 24, 44, 45, 55 verval- of verjaringstermijn 13 vervaltermijn 10, 11, 13, 15, 16, 20, 22, 23, 24, 44, 45, 55 verwarring 73 verworven recht 74 verzuim 19 verzuimprotocol 39 volksverzekeringen 49 volledige ziekteperiode 14 voordeelregel 88 Voorrang 66 Voorschieten 28 vooruitbetalen van vakantiedagen 89, 90, 91 vrije ruimte 32 Waarde van vakantiedagen 92 Weigeren vakantie 46 werk en zorg 75, 76 Werkkostenregeling 32 Wet arbeid en zorg 75 Wet gelijke behandeling 66 Wet minimumloon en minimumvakantiebijslag 83 ziek(te) 10, 11, 13, 19, 22, 26, 33-42, 59 zieke werknemer(s) 10, 11, 13, 22, 26, 33-42, 59 ziekmelding 40

95

Vak antiedagen

ziekteverzuim 10, 11, 13, 19, 22, 26, 33-42, 59 ziekteverzuimprocedure 39, 40, 41, 42 ziekteverzuimprotocol 39, 40, 41, 42 Ziektewetuitkering 37 zwangerschaps- en bevallingsverlof 19, 76, 77

96

Als salarisadministrateur bent u verantwoordelijk voor de betaling van het loon van werknemers tijdens hun vakantie. Om dit proces in goede banen te leiden, moet u de weten regelgeving omtrent vakantiedagen goed kennen. En juist die vakantiewet is sinds 2012 behoorlijk veranderd! Het onderscheid tussen de wettelijke en bovenwettelijke vakantiedagen is veel groter geworden. Voor elk type vakantiedagen gelden nu verschillende regels voor de termijn waarbinnen de werknemer deze kan opnemen en of het ook mogelijk is om ze uit te betalen. Wilt u van de wettelijke bepalingen afwijken, dan mag dat niet altijd. In dit dossier Salaris Rendement vindt u de regels voor het opbouwen, administreren, berekenen, opnemen en betalen van vakantiedagen overzichtelijk bij elkaar.

Vakantiedagen Vakantie levert u extra werk op


Vakantiedagen


Heeft u na het lezen van dit themadossier behoefte aan extra informatie en handige hulpmiddelen voor uw vakantieadministratie? Kijk dan eens op rendement.nl/vaktools.

juni 2013

JA ARGANG 11

▶

NUMMER 3

▶

juni 2013

hoofden financiële en salarisadministratie en medewerkers personeels administratie en P&O-managers Hoofdredacteur Marianne Schiltmans-Verhoeven

Recommend Documents