HO 2011 afsprakennota verblijf

HO 2011 afsprakennota verblijf versie 16 juni 2011

colofon

inhoud

coverfoto: andere foto’s: Een product van: Daniel Peeters & Marc Hens [email protected] www.scoutsengidsenvlaanderen.be/herfstontmoetin g

© mei 2011 vu Christophe Lambrechts Scouts en Gidsen Vlaanderen vzw Lange Kievitstraat 74 2018 Antwerpen tel 03 231 16 20 fax 03 232 63 92

Beste verantwoordelijke, .................................. 3 Checklijst ....................................................... 4 Bezorg voor 1 juni of op dagje Hoge Rielen … ..... 7 Bezorg voor 1 augustus … ................................ 7 Voor 15 augustus….......................................... 7 Voor zondag 21 augustus ................................. 8 Vul voor dinsdag 23 augustus online in … ........... 9 “Dienst Bestellen” Hoge Rielen … .................... 10 Voor de verantwoordelijken “eten & drinken” .... 11 De voorbereidende week ................................ 12 Tijdens de voorbereidende week ..................... 12 Transport naar en op Hoge Rielen ................... 15 Op maandag 22 augustus .............................. 18 Op dinsdag 23 augustus................................. 18 Op woensdag 24 augustus ............................. 18 Op donderdag 25 augustus............................. 19 Op vrijdag 26 augustus .................................. 21 Op zaterdag 27 augustus ............................... 24 Op zondag 28 augustus ................................. 25 Op maandag 29 augustus . Fout! Bladwijzer niet gedefinieerd. Het weekend van Herfstontmoeting ................. 27 Eten tijdens het weekend van Herfstontmoeting voor niet-gouwmedewerkers........................... 31 Financiën ..................................................... 32 Verzekeringen beschrijving ............................. 33 Te gast in de natuur ...................................... 34 Veiligheidsplan.............................................. 38 Opruimen ..................................................... 45 Ruimtelijke ordening...................................... 47 Contacteer een verantwoordelijke ................... 49 Deadlines en nuttige links ................................ 6

-2-

Beste verantwoordelijke, Herfstontmoeting is weer in aantocht! (26, 27 & 28 augustus 2011) Alle gouwen, commissariaten en ploegen maken zich op om weerom het beste van zichzelf te geven; Hoe maken we die toren, wat zijn leuke werkwinkels, hoe vallen op tijdens de markt, doen we café op zaterdagavond … Naast al het denkwerk en de handenarbeid die jullie verrichten, heeft een leuke Herfstontmoeting ook veel te maken met goede communicatie. Als medeorganisator van deze Herfstontmoeting ben jij ook daarin de spilfiguur. Daarom vragen we je uitdrukkelijk om deze afsprakennota grondig te lezen; elk jaar verandert er wel iets aan de afspraken en regels. Breng je medewerkers op de hoogte van deze afspraken; Laat je medewerkers weten wat ze moeten meebrengen en vertel hen vooraf over de geldende leefregels; Vraag uitdrukkelijk aan je medewerkers om op Herfstontmoeting altijd en overal de leefregels en afspraken te respecteren. Alleen zo blijft een week samenleven en samenwerken leuk voor iedereen. Maak van Herfstontmoeting een boeiende, deugddoende, zonnige week en geniet er van! Wij kijken alvast uit naar jullie komst!

Daniel Peeters

Marc Hens

[email protected]

[email protected]

Alle formulieren, afspraken en informatie kan je digitaal www.scoutsengidsenvlaanderen.org in de map “info Herfstontmoeting”.

terugvinden

op

Alle HO-verantwoordelijken van gouwen, commissariaten en ploegen (die we doorkregen) hebben een paswoord en login voor www.scoutsengidsenvlaanderen.org, jij toch ook? Nog vragen of onduidelijkheden, laat het ons even weten en we helpen je dadelijk verder! In deze nota zal je nog enkele grijs gemarkeerde stukken vinden. Dat zijn zaken die NU nog niet duidelijk zijn!

-3-

Checklijst HO voor de verantwoordelijken Voor 1 juni De materiaallijsten online

voor 1 augustus Aanvraag kinderopvang online Voor commissariaats- en ploegmedewerkers ivm avondeten op zaterdag 27 augustus Verantwoordelijken (contact voor de organisatie) online

voor 15 augustus Het verblijf medewerkers online HO-vacatures voor ‘nationale HO-taken’ online Lijst ‘speciale medewerkers’ online Voor commissariaten, ploegen (materiaal/kook)budget?

en

de

kookploeg

van

P1

en

SiS:

voorschot

op

je

voor 21 augustus Iedereen ingeschreven? OOK voor je MEDEWERKERS!! => Individuele inschrijving via scoutsengidsenvlaanderen.be

voor 23 augustus Alles & iedereen tijdig verzekerd?!

Bestelling/levering voor tijdens de voorbereidende week: Kookploeg van paviljoen 1, zelfkokende ploegen, gouwen; de 1ste GROTE BESTELLING, bestellen voor - woensdag 17/08 - 11 uur => SiS (P13) - woensdag 17/08 - 11 uur => P1 & kinderdagverblijf (P12) - woensdag 17/08 - 11 uur => gouwen (die “winkelgerief” nodig hebben vanaf woensdag 25/8) Volgende bestellingen: zijnde de gewone dingen van beenhouwer, bakker, brouwer=> de dag vooraf voor 11 uur. ALLE ANDERE BESTELLINGEN 1 WEEK VOOR LEVERTIJD!

Bestelling/levering voor tijdens het weekend van Herfstontmoeting (26-27-28 augustus 2011): Zelfkokende gouwen, commissariaten, ploegen en kookploeg van paviljoen 1, bestel voor maandagvoormiddag 20 augustus

Op maandag 22 augustus voor 11.30 uur: bij de dienst Bestellen: (Bestellingen voor maandag 29 augustus) om 21 uur: in LK10: Briefing:

Op dinsdag 23 augustus om 21 uur: in LK10: Briefing:

-4-

Op woensdag 24 augustus om 16uur: hartverwarmend drankje + vieruurtje aan de tent van ploeg vorming, op de markt. om 21 uur: in LK10: Briefing:

Op donderdag 25 augustus om 16uur: hartverwarmend drankje + vieruurtje aan de tent van ploeg vorming, op de markt. om 17 uur: in LK10: Briefing: in paviljoen 1 tussen 17 en 22 uur: Afrekenen medewerkers: voor gouwen, commissariaten en ploegen bij Maarten Vanden Berghe Feestje voor medewerkers: op KK-K De deuren openen pas om 21.30, de muziek begint pas na de speech van de VC en ten vroegste om 22 uur De muziek stopt om 01.00 uur, de toog sluit om 01.30 en de deuren sluiten om 02.00 uur

Op vrijdag 26 augustus in paviljoen 1 tussen 14 en 16 uur : Afrekenen medewerkers: voor gouwen, commissariaten en ploegen bij Maarten Vanden Berghe & ophaling kassa’s voor de gouwcafés poort aan K1 wordt gesloten om 17u. Dranklevering door de SIS voor de gouwcafés op vrijdag. In de namiddag

Op zaterdag 27 augustus ten laatste op zaterdagvoormiddag: een afspraak met Simonne/Maria (dienst Bestellen Hoge Rielen) voor het terugbrengen van het leeggoed en het betalen van de afrekening op zondagvoormiddag? vanaf 16 uur op de gouwgrond: Alcoholische dranklevering door de SiS: vanaf 21 uur op de gouwgrond: Drankophaling door de SiS: Tussen 21 en 24 uur: in paviljoen 1: Afrekening kassa’s gouwcafés.

Op zondag 28 augustus Tussen 9 en 12.30 uur: bij de dienst Bestellen: Terugbrengen leeggoed & afrekenen aankopen dienst Bestellen Hoge Rielen Vanaf 11 à 12 uur wordt de bareel aan de ingang van de K1 (naast sanitaire blok) gesloten. Vanaf 11 à 12 uur wordt de poort op het einde van de K1 (ingang voor medewerkers) geopend. Vanaf 17 uur wordt ook de bareel van de K1 geopend. Voor 17 uur: Overschotten van eten (graag verpakt)… ed naar de SIS-loods Voor 17 uur: in de SIS-loods => terugbrengen materiaal Om 17 uur: aan ingang Ossengoor: gesloten Om 18 uur: in café Hoge Rielen: Medewerkersreceptie

-5-

Deadlines en nuttige links Voor 1 juni De materiaallijsten => www.scoutsengidsenvlaanderen.be/herfstontmoeting/materiaal Voor 1 augustus Verantwoordelijken (contactpersonen voor de organisatie) www.scoutsengidsenvlaanderen.be/herfstontmoeting/verantwoordelijken Opgelet: er zijn meerdere tabbladen (voor diverse verantwoordelijken)

Aanvraag kinderopvang => www.scoutsengidsenvlaanderen.be/herfstontmoeting/kinderopvang Door de ouders zelf in te geven. Gelieve deze link tijdig aan hen door te geven! Voor 15 augustus Verblijf medewerkers => www.scoutsengidsenvlaanderen.be/herfstontmoeting/verblijf_medewerkers Door de verantwoordelijken van de medewerkers in te geven !

Nog HO-medewerkers gezocht voor volgende nationale taken! In te geven als team of individueel http://www.scoutsengidsenvlaanderen.be/herfstontmoeting/vacature Heb je (externe) medewerkers, VIP’s, leveranciers,… die niet vertrouwd zijn met HO en HR? Maakt het ook makkelijk voor de medewerkers van de medewerkersingang Ossengoor en leg een online lijst aan van verwachte “speciale medewerkers” http://www.scoutsengidsenvlaanderen.be/herfstontmoeting/speciale_medewerkers Voor 21 augustus Individueel inschrijven voor medewerkers als deelnemers! www.scoutsengidsenvlaanderen.be/herfstontmoeting Voor 23 augustus Alles en iedereen verzekerd? http://www.scoutsengidsenvlaanderen.be/verzekeringen-online

-6-

Bezorg voor 1 juni of op dagje Hoge Rielen … De materiaallijsten, in te vullen via: www.scoutsengidsenvlaanderen.be/herfstontmoeting/materiaal (bestel slaaptenten als je in een tent wil slapen!)

Bezorg voor 1 augustus … Vul online de diverse verantwoordelijken (= aanspreekpunt voor de HO-organisatie) in: •

http://www.scoutsengidsenvlaanderen.be/herfstontmoeting/verantwoordelijken

•

Opgelet: we vragen diverse verantwoordelijken. Er zijn meerdere tabbladen

Online aanvragen voor kinderopvang, door de ouders zelf. www.scoutsengidsenvlaanderen.be/herfstontmoeting/kinderopvang (bezorg tijdig de link naar het webformulier aan je medewerkers met kinderen aub!)

Voor 15 augustus… Vul online het verblijf medewerkers in: •

http://www.scoutsengidsenvlaanderen.be/herfstontmoeting/verblijf_medewerkers

•

Op basis van deze lijst worden de overnachtingsplaatsen geregeld, het eten besteld en afgerekend. Ook een handige tool voor een overzicht van je medewerkers

Voor commissariaats- en ploegmedewerkers ivm avondeten de zaterdag van HO zelf: - spreek iets af met een gouw naar keuze - lukt het je om één of andere reden niet om iets af te spreken met een gouw, neem dan contact op met Marc Hens. [email protected] Vul online de HO-vacaturedatabank in: •

Dit zijn “nationale vacatures” waarvoor we rekenen op de support van gouwen, ploegen, commissariaten en anderen. Onder de noemer: “zij aan zij, doen we het samen” !

•

http://www.scoutsengidsenvlaanderen.be/herfstontmoeting/vacature

Voor commissariaten, ploegen en de kookploeg van P1 en SiS: Heb je graag een voorschot op je (materiaal/kook)budget? Aanvragen bij Daniel Peeters. Voor gouwen/districten die gebruik gaan maken van de regeling voor bussen. Doorgeven aan Daniel hoeveel bussen je gaat inleggen naar HO op vrijdag en/of zondag

Is werken voor jou ook een feest, dan is dit iets voor jou! De SiS-ploeg is nog op zoek naar medewerkers die met plezier de handen uit de mouwen willen steken om bv 150 seniors recht te zetten, 4 km verlengdraad te leggen en in te graven, enkele honderden lampionnekes te hangen, een 100-tal toiletten te voorzien van wc-papier, het jaarkenteken te schilderen op doek (2mx3m) ... Interesse en sta je reeds in leiding en kan je je minimum 7 dagen (of liever nog, de volledige periode van 14 dagen) vrijmaken? Neem dan contact op met: Patrick Vanderauwera ([email protected]) of Daniel Peeters ([email protected])

-7-

Voor zondag 21 augustus Iedereen ingeschreven? Vanaf dit jaar moeten niet alleen de deelnemers (leiding) inschrijven voor HO. We verwachten ook dat de medewerkers zich inschrijven voor HO. Inschrijven doe je via http://www.scoutsengidsenvlaanderen.be/herfstontmoeting

Waarom? -

Om het systeem van de eetbonnen te vereenvoudigen hebben we bekeken waarvoor die bonnen dienen, nl om aan eten te geraken, maar de belangrijkste consequentie is om gouwen de verzamelde eetbonnen te kunnen terugbetalen!

-

In de loop van de jaren zijn door gouwen velerlei systemen bedacht om aan de eetbonnen van hun deelnemers en medewerkers te geraken. Als je bv ’s ochtends niet komt ontbijten … de gouw voorziet wel ontbijt voor jou (wat dan blijft staan) en krijgt niets terug betaald omwille dat je geen bon hebt afgegeven.

-

We gaan er nu vanuit dat elke deelnemer uit een bepaalde gouw ook in die gouw gaat eten, hetzelfde voor de eigenste gouwmedewerkers. Op het einde van HO weten we dus perfect wie er was en vermenigvuldigen dat gouw-aantal met de dagprijs van HO en betalen de gouw terug.

-

Wat kunnen/gaan we nog doen met iedereen die aanwezig is op HO? Eindelijk kunnen we eens objectief gaan zien welke leiding we WEL/NIET bereiken. Is dat vooral 1ste-jaars leiding of ook nog 4de-jaars leiding? Zijn er districten waarvan geen enkele groep door HO wordt bereikt? Welke mensen zijn medewerkers en welke historiek hebben die? Is het echt zo dat de leiding uit Kempen vroeger op HO arriveerd dan de leiding uit Zuidwest-Vlaanderen? Hoeveel mensen komen er te laat en wanneer is dat vooral? Komen er nog West-Vlamingen later naar HO of enkele leiding uit de provincie Antwerpen? …

Inschrijven en aankomen! Iedereen (deelnemers en medewerkers) schrijft dus in VOOR ZONDAG 21 augustus 24u. In stappen: Ga naar www.scoutsengidsenvlaanderen.be/herfstontmoeting en klik op inschrijven Je moet je eerst registeren om te kunnen inschrijven. Volg de procedure beschreven via https://groepsadmin.scoutsengidsenvlaanderen.be/groepsadmin/gebruiker-aanmaken en LOG IN. Vanaf nu weten we wie je bent! Klik op inschrijven en hier hoef je enkel nog aan te klikken voor welk thema en voor welke tak je naar HO komt en ben je vegetariër of niet. Klik op “bevestigen”. Je krijgt direct een bevestigingsmail. Als je kiest voor medewerkers (ipv deelnemers) dan moet je kiezen voor welke gouw/commissariaat/ploeg/organisatie/… - de rest blijft hetezelfde! Aan de inkom van HO heb je je barcode nodig (je lidkaart of de geprinte bevestiging). We voorzien barcode-scanners en “tzing” – we weten dat jij er bent. Je krijgt een polsbandje van deelnemer (in 12 kleuren, 1/gouw) of van medewerker. Je betaald en krijgt een HO-gids en een HO-beker. Losse medewerkers uit de voorbereidende week gaan op donderdagavond naar de P1. Hier gebeurt hetzelde als vrijdags aan de deelnemersinkom. Als je ineens voor een hele gouwploeg, commisariaat of ploeg wil afrekenen, dan hoef je niet de verschillende bevestigingen mee te brengen, maar wordt er rechtstreeks in de database gewerkt Heb je wel vooraf ingeschreven, maar je hebt je barcode niet bij of je bent niet ingeschreven. Dan moet je dat ter plaatse doen. Vooraf inschrijven gaat sneller vooruit, dat zullen we ook overal communiceren! Laatkomers: die kunnen aan het infopunt inschrijven.

-8-

Vul voor dinsdag 23 augustus online in … Alles & iedereen tijdig verzekerd?! Online via: http://www.scoutsengidsenvlaanderen.be/verzekeringen-online Nog bijkomende vragen? => Contacteer Ria Janssens of Pieter Ysebaert [email protected]

-9-

“Dienst Bestellen” Hoge Rielen … In principe kan de dienst Bestellen alles leveren wat je op www.collectandgo.be kan vinden. Nog vragen? => contacteer Simonne, de verantwoordelijke van de dienst Bestellen of via 20 of via [email protected]

014 44 84

Hoe bestel je dit lekkers en nog veel meer? Alles van brouwer, bakker en slager bestel je via de excell die je vind op http://www.adj.be/dehogerielen/docs/bestelformulier3.xls - vul het document in sla het ingevulde document op, mail het terug als bijlage bij een mail naar [email protected] – meer info ook op 014 55 84 20 (vraag naar Simonne) Alle andere “waren” beste je via www.collectandgo.be op naam van DHR. NIEUW: onderaan de excell http://www.adj.be/dehogerielen/docs/bestelformulier3.xls vind je de verschillende inlogcodes bv dhr_paviljoen1 of dhr_kampeergrond4 – paswoord blijft winkel 62 In stapjes: Vul in als persoonlijke code:bv dhr_kampeergrond4– Paswoord = winkel62 en klik op OK Vul bij “reservatiecommentaar” ZEKER in voor welke gouw, commissariaat, ploeg of paviljoen je bestelling is samen met je naam, GSM en mailadres. De dienst bestellen van DHR mailt je ALTIJD een bevestiging van jou bestelling bij “collect and go”.

Bestelling/levering voor tijdens de voorbereidende week: Kookploeg van paviljoen 1, zelfkokende ploegen, gouwen; de 1ste GROTE BESTELLING, bestellen voor - woensdag 17/08 - 11 uur => SiS (P13) - woensdag 17/08 - 11 uur => P1 & kinderdagverblijf (P12) - woensdag 17/08 - 11 uur => gouwen (die “winkelgerief” nodig hebben vanaf woensdag 25/8) Volgende bestellingen: zijnde de gewone dingen van beenhouwer, bakker, brouwer=> de werkdag vooraf voor 11 uur. ALLE ANDERE BESTELLINGEN 1 WEEK VOOR LEVERTIJD!

-10-

Bestelling/levering voor tijdens het weekend van Herfstontmoeting (26-27-28 augustus 2011): Zelfkokende gouwen, commissariaten, ploegen en kookploegen van paviljoenen, bestel ten laatste op maandag voormiddag 22 augustus

Help jezelf gemakkelijker aan brood … Aub, help ook de externe mensen die op het terrein moeten “leveren”, door: Steeds voldoende plaats te laten voor bv het bakkersautootje, een ambulance of de dranklevering van de SiS. Hang heel duidelijk je gouwbordje op! Niets is zo vervelend dan op bv de K1 te moeten zoeken naar een gouw om 100 tafels en banken of 20 broden te leveren. Ook als je van gouwgrond bent verhuisd zullen deelnemers dankbaar zijn dat ze bij de juiste gouw geraken

Voor de verantwoordelijken “eten & drinken” wat kopen bij de dienst Bestellen van Hoge Rielen? Herfstontmoeting en z’n medeorganisatoren, met name de gouwen, commissariaten en ploegen, zijn contractueel verplicht om brood en drank te bestellen via de dienst Bestellen van Hoge Rielen. Ook tijdens de voorbereidende week van HO! (zie “afsprakennota voor grote evenementen” - deze nota stelt een kader van afspraken voor, waarbinnen grote evenementen kunnen worden georganiseerd op de Hoge Rielen) Bestel dus ook je eigen fris- en alcoholische dranken voor tijdens de voorbereidende week bij de dienst Bestellen aub. Net zoals voor de deelnemers mogen gouwen, commissariaten, ploegen en andere medewerkers geen eigen dranken meebrengen. Alcoholische dranken die we “tegenkomen” aan “ingang Ossengoor” worden in beslag genomen. Volgens ons contract hebben we recht op 50% korting op de kampeerprijzen, als we 3 euro verbruiken (via de dienst Bestellen) per persoon per dag. (in grote lijnen bestaat deze 3 euro uit 47% drank HO + 26% aankopen in voorbereidende week + 27% aankopen gouwen tijdens het weekend) Omgerekend naar de gouwen betekend die 27%: - Hanteer als gouw het minimumbedrag van 2 euro per persoon voor: het zaterdagontbijt en het warme eten op zaterdagavond. - Op de beheerscommissie werd een “stimulerende financiële regeling” goedgekeurd voor gouwen die aan deze 2 euro komen. Een volledig uitgewerkt overzicht van deze “stimulerende financiële regeling” vind je bij je gouwbeheerder of via Daniel Peeters. Als verantwoordelijke (= medeorganisator van Herfstontmoeting) voor de inkopen rekenen we op je dat je zoveel mogelijk besteld & aankoopt via de dienst Bestellen van Hoge Rielen. Zie ook “dienst Bestellen op de HR” op blz 9. -

We (organisatie van HO) vergeleken en stellen inderdaad vast dat de prijzen bij de dienst Bestellen (geleverd op het terrein) gemiddeld een 10% duurder zijn dan de prijzen in de Colruyt (zelf af te halen).

-

Maar wij plaatsen de meerkost van dit éne punt in een totaalplaatje naast: 50% korting op de kampeerprijs, gratis & permanente beschikking over de SiS-loods, het vlot reserveren en kostenloos annuleren van paviljoenen & terreinen en het aantal werkuren dat personeel van Hoge Rielen kostenloos mee wordt ingezet om een maximale dienstverlening te verzekeren voor HO. Een volledig uitgewerkt overzicht van dit totaalplaatje vind je bij je gouwbeheerder of via Daniel Peeters.

-11-

De voorbereidende week start voor … De SiS-ploeg en Daniel op donderdag 18 augustus. De podiumploeg op zondag 21 augustus. Marc & de commissariaten en ploegen op maandagavond 22 augustus. Voor wie maaltijden in paviljoen 1 reserveert: eerste maaltijd = het ontbijt op dinsdagochtend. Opgelet: De SiS-ploeg zorgt ervoor dat (ten laatste) maandagavond op elke commissariaat- of ploeggrond elektriciteit en water is. Het kinderdagverblijf op dinsdagnamiddag 23 augustus. De gouwen op woensdag 24 augustus. Opgelet: De SiS-ploeg zorgt ervoor dat (ten laatste) woensdagavond op elke gouwgrond elektriciteit en water is.

Tijdens de voorbereidende week We proberen de fietsafstand tussen tak- of gouwgrond en eet- en slaappaviljoen te beperken maar het kan onmogelijk voor iedereen het dichtstbijzijnde paviljoen zijn!

aan ingang Ossengoor Heb je medewerkers, leveranciers, VIP’s … die niet vertrouwd zijn met HO en/of het domein Hoge Rielen. Geef ze online in voor 15 augustus ! Leg hen duidelijk uit naar welke gouw, commissariaat, ploeg of programmaverantwoordelijke ze moeten vragen! Ondersteunende Plannetjes hiervoor Voor late speciale speciale medewerkers (na 15 augustus bekend) leg je zelf aan de “ingang Ossengoor” een briefje (bv de lijst “speciale” medewerkers) met wie je wanneer verwacht en naar waar die mensen mogen/moeten verwezen worden. Of bezorg de lijst “speciale” medewerkers aan Marc Hens Bv: Het is bijzonder vervelend voor de medewerkers en de bloemist aan “ingang Ossengoor” die 10 boeketten bij heeft voor “den bever”. En bijzonder vervelend voor “den bever” die op een bloemist staat te wachten om z’n ex-medewerkers in de bloemen te zetten.

aankomen op Herfstontmoeting BELANGRIJK! Loop eerst even langs het SiS-secretariaat om je “aan te melden” en iets af te spreken over de leveringen “groot materiaal” en de ophaling van je gereedschapskoffer en voor enkele rollen WC-papier voor de sanitaire blok …

gouwen & deelnemers slapen in tenten Alle gouwen slapen in tenten op hun gouwgrond en laten hun deelnemers zelf tenten meebrengen of zorgen zelf voor slaaptenten voor hun deelnemers! Wie slaapt waar? Zie ruimtelijke ordening achteraan. Slaaptenten (patrouilletenten) en enkele knutsel- en materiaalseniors kunnen besteld worden via de materiaalaanvragen (opgelet voor deadline!)

-12-

slapen in een paviljoen Enkel voor commissariaten en ploegen die voor 15 augustus reserveerden (via het online verblijfsformulier medewerkers) en na bevestiging van Marc Hens dat het mogelijk is! Commissariaten en ploegen kunnen, zolang er bedden zijn, binnen slapen in paviljoen 14 – buitenslapers liggen op KP12. Aan de “ingang Ossengoor” ligt de lijst met wie waar slaapt. Ga er niet van uit dat het in hetzelfde paviljoen is als vorig jaar. Wie slaapt waar? Zie ruimtelijke ordening achteraan. Voor de overnachting in het paviljoen heb je nodig: slaapzak, onderlaken, kussensloop, persoonlijke bagage. Bord/gamel en bestek heb je in principe niet nodig! De sleutel van de (bak)fiets van het paviljoen wordt aan één enkele verantwoordelijke (meestal de kookploeg) bezorgd die daarvoor een borg betaalt. Andere verblijvers van een paviljoen kunnen deze fietsen niet gebruiken.

sleutels van een sanitaire blok (of loods) via het SiS-secretariaat Wie wil, kan een sleutel lenen van de sanitaire blok (of loods) van zijn of haar grond. De sleutel kan je verkrijgen in het SiS-secretariaat (aan SiS-loods). De SiS-verantwoordelijke ter plaatse maakt een kopie van je paspoort. Op de kopie wordt genoteerd welke sleutel je meehebt. Is deze sleutel dinsdags na HO niet terug in het bezit van de SiS, dan kan je een factuur verwachten van 50 euro (= kostprijs voor het vervangen van een sleutel).

eten in paviljoen 1 Enkel voor ploegen, commissariaten en gouwen die voor 15 augustus reserveerden (via het online verblijfsformulier medewerkers). en na bevestiging van Marc Hens dat het mogelijk is! NIEUW: reserveer je een maaltijd, dan betaal je ook die maaltijd! Alle jaren hebben we mensen die reserveren en niet komen opdagen. Daardoor moeten we veel eten weggooien dat niet werd betaald, omdat we tot nu toe hier te flexibel mee omgingen. NIEUW: we centraliseerden het kookgebeuren, dwz er kan door medewerkers ALLEEN maar mee gegeten worden in P1. In P14 wordt er enkel geslapen. P12 is tijdens de voorbereidende week de kinderopvang en tijdens het weekend slapen ook medwerkers. Ook voor je ontbijt (en overige maaltijden) zal je je sowieso dus moeten verplaatsen naar P1!

Aan de “ingang Ossengoor” ligt de lijst met wie waar eet. Ga er niet zomaar van uit dat het in hetzelfde paviljoen is als het vorig jaar. In het paviljoen hangt een aantal-eters-invultabel waarop je kleine wijzigingen in het aantal eters nog kan aanduiden. Eventueel bespreek je je wensen met de verantwoordelijke van de kookploeg van het paviljoen. Er hangt ook een takentabel per dag uit, zet zelf je gouw, commissariaat of ploeg ergens op de afwaslijst aub, anders zullen wij je hierop moeten aanspreken LET OP: zeker op donderdag, vrijdag en zaterdagmorgen is afwassen een behoorlijke en dikwijls lastige klus, hou daar een beetje rekening mee bij het plannen van je voorbereidende activiteiten. Kleine ploegen kunnen samenwerken voor deze afwasbeurt! Voor commissariaten, ploegen en gouwen: 1ste maaltijd mogelijk = ontbijt dinsdag 23/08

-13-

opvang voor kleine en grote kinderen Ook dit jaar organiseren we opvang voor kleine en grote kinderen. Het aantal kinderen en het aantal uren dat we kinderen kunnen opvangen zal afhankelijk zijn van de grootte van de ploeg kinderopvangers. De laatste jaren lukt het wel om een ploeg te vinden vanaf dinsdagmiddag tot en met vrijdag. Tijdens het weekend van HO wordt geen opvang voorzien. De kinderen zullen ingedeeld worden in 3 leeftijdsgroepen nl van baby tot peuter (2,5 j); van 2,5j tot 5j en van 6j (of zij die dit jaar 6 worden) en ouder. De bedoeling is dat we (in de voorbereidende week) dan op voorhand specifieke activiteiten kunnen voorbereiden per leeftijdscategorie. Wie een handje wil toesteken bij die opvang, mag dat altijd laten weten via http://www.scoutsengidsenvlaanderen.be/herfstontmoeting/kinderopvang. Ouders die eens enkele uren een handje willen toesteken? Laat het weten aan [email protected] Je bent meer dan welkom! Bezorg tijdig de link www.scoutsengidsenvlaanderen.be/herfstontmoeting/kinderopvang aan medewerkers met kinderen en dring bij hen erop aan dat ze dit ingevuld hebben voor 1 augustus. Bij problemen mail je naar [email protected]. Het is echt nodig om in te schrijven! Voor HO laat Marc de ouders persoonlijk weten of en wanneer hun kind bij ons terecht kan. Beste ouders, het zou bijzonder leuk zijn dat jullie wat eigen (gemerkt) speelgoed, verkleedkleren, schminksetje … zouden meebrengen. Neem eventueel eerst even contact op met [email protected].

café Hoge Rielen “het speelse geweten” Na het middageten en 's avonds kunnen de medewerkers voor een babbel en een drankje terecht in het café van Hoge Rielen. Het verbruik wordt onmiddellijk afgerekend aan de bar. Openingsuren: 12 tot 14 uur & 21 tot 01 uur Kleine eettoestanden (cfr frietjes en spaghetti …) worden tijdens de voorbereidende week voorzien in het restaurant ipv in het café. Honger? Vraag aan de barkeeper de (beperkte) kaart en onder welke tafel je voeten moeten zitten. Vrijdag 26/08, zaterdag 27/08 en zondag 28/08 (uitgezonderd de receptie op zondagavond) wordt er NIETS getapt of geserveerd voor scouts en gidsen.

Communicatie op HO In dit tijdperk heeft bijna iedereen een GSM. Zorg dus dat je de nummers die belangrijk zijn doorgeeft aan je medewerkers! Het SiS-secretariaat bel/fax je op 014 55 84 34. Zelf telefoneren kan je aan de openbare telefooncel (met telefoonkaart of via proton) aan de hoofdingang van Hoge Rielen. Telefoonkaarten te koop aan het onthaal van Hoge Rielen. Je mail kan je checken op de (gratis) surfpc’s aan het onthaal van Hoge Rielen (openingsuren: van 09u tot 19u) Er bestaat ook een mogelijkheid zelfs om wireless te gaan op het inkomplein (hiervoor heb je wel een netwerksleutel nodig die je aan het onthaal van Hoge Rielen kan verkrijgen).

EHBO nodig in de voorbereidende week Het lijkt mij verstandig om voor de “kleine dingen” met je gouw een eigen verbandkoffer te voorzien met ontsmettingsmiddel, plakkers, een tekentang, zonnecreme en enkele pillekes tegen hoofdpijn! In het SiS-secretariaat kan je ook terecht voor deze dingen. Iets serieus? Niet twijfelen en vooral niet panikeren, want daar heeft niemand iets aan! Neem direct contact op iemand van de SiS of Daniel/Marc en/of breng de gekwetste zelf naar het ziekenhuis – plannetjes en verzekeringsformulieren vind je aan ingang Ossengoor (en ook op .org). Het St.-Elisabethziekenhuis ligt vlakbij de Turnhoutse Ring: Rubensstraat 166 - 2300 Turnhout Geef in de online lijst verantwoordelijken http://www.scoutsengidsenvlaanderen.be/herfstontmoeting/verantwoordelijken wie van je gouw, commissariaat of ploeg EHBO kan/mag toedienen (bv verpleegpersoneel) …. Dan kunnen we die personen eventueel contacteren in geval van (kleine) nood.

-14-

Transport naar en op Hoge Rielen TIP: Geef aan al je medewerkers een plannetje mee! (zie www.scoutsengidsenvlaanderen.org of http://www.scoutsengidsenvlaanderen.be/herfstontmoeting))

Fiets: Hoge Rielen is vlot bereikbaar met de fiets. Een echte aanrader: het fietsknooppuntennetwerk in de Antwerpse www.antwerpsekempen.be/fietsknooppuntennetwerk.aspx. of http://www.knooppunt.be/

Kempen

Omdat de Hoge Rielen een heel groot terrein is (230 ha) en auto’s er quasi verboden zijn, is een fiets het handigste transportmiddel op de Hoge Rielen. Vooral tijdens de voorbereidende week. Een fiets breng je best zelf mee of via de gouwcamion of de trein als je niet op fietsafstand woont. Zorg voor een goed fietsslot, alle jaren worden er meerdere fietsen gestolen (geleend) op HO. Ook in de voorbereidende week!

Openbaar vervoer: Hoge Rielen is vlot bereikbaar met het openbaar vervoer. Je komt dan best met de trein en stapt af in het station Tielen. De dienstregelingen naar het station van Tielen kan je raadplegen via www.nmbs.be. Op 50 meter van het station vind je, aansluitend op de trein, de bushalte van “De Lijn”, de bus brengt je tot vlak voor de hoofdingang van Hoge Rielen. De bus (Lijn 200) passeert elk uur en hup 3 minuten later ben je aan de Hoge Rielen. www.delijn.be

Auto: Als je toch met de auto komt, probeer dan zoveel mogelijk te carpoolen. Carpoolen is goed voor het milieu en minder kostelijk voor Scouts en Gidsen Vlaanderen. Op www.scoutsengidsenvlaanderen.org vind je een wegbeschrijving naar de “ingang Ossengoor”. Aan deze ingang liggen plannetjes waarop de medewerkersparking is aangeduid. OPGELET: De parking voor auto’s van medewerkers is een wei achter de uitleendienst van ADJ. Aan ingang Ossengoor zal een plannetje liggen van die parking. Ook op de org vind je dit plan. REGEL: Je mag enkel parkeren op de parking medewerkers of aan het station van Tielen. Alle andere randparkings van Hoge Rielen of in de buurt van Hoge Rielen zijn verboden! Ook het kleine inrijpadje aan de poort van de K1 of het padje achter de KP12 is verboden parkeerterrein! OPGELET: Vanaf vrijdag 17u wordt deze K1-poort gesloten en dien je langs de hoofdingang van Hoge Rielen naar binnen te gaan De parking P5 (aan “ingang Ossengoor”) zal volledig vrijgehouden worden voor externen tot zondagmiddag 11 uur. Je kan er tot dan als medewerker niet parkeren! In principe mag je niet met de auto op de Hoge Rielen, enkel als je heel veel gerief bij hebt om te laden en te lossen. De medewerkers aan de poort/ingang Ossengoor beslissen hier uiteindelijk over.

-15-

Ingang Ossengoor Vanaf maandagnamiddag 22 augustus worden alle wagens en bezoekers voor HO aan de hoofdingang van Hoge Rielen doorverwezen naar de “ingang Ossengoor”. Andere uitgangen of ingangen worden niet gebruikt door HO. De “ingang Ossengoor” is open van 9 tot 21 uur. Als je veel later of veel vroeger wil komen, dan spreek je best iets af met de mensen van de “ingang Ossengoor”. Respecteer zoveel mogelijk de nachtrust van alle medewerkers, ook de nachtrust van de medewerkers aan “ingang Ossengoor”. De witte aanwijsborden van de SiS zullen zo vlug mogelijk gehangen worden. We hangen deze borden vanaf afrit 24 (Tunhout/Kasterlee) en Kasterlee-centrum naar “Ingang Ossengoor” (voor medewerkers) en vanaf afrit 22 (Gierle/Beerse), Kasterlee-centrum, Lichtaart-centrum en Tielencentrum naar de parking voor deelnemers aan Tielen station.

Richtlijnen autoverkeer Hoge Rielen: Op de Hoge Rielen geldt een snelheidsbeperking van 20 km per uur. Mensen die betrapt worden op te snel rijden, worden gevraagd hun auto onmiddellijk van het terrein te halen en leveren hun rijkaart in voor de rest van de HO. We vragen alle medewerkers om elkaar hierop aan te spreken. Sinds vorig jaar werken ze op DHR met een autolus, dwz dat de middenweg (Herfstontmoetingstraat = van de hoofdingang naar ossengoor) autoluw moet zijn. Maak gebruik van de autolus aub Rijden in niet-HO-zones is verboden; dwz ten westen van K1 en P1. Gebruik je auto enkel als het echt noodzakelijk is. Dus niet om naar het café te gaan, te gaan eten of iemand te gaan bezoeken. Gebruik daarvoor de fiets. Als je je auto ergens parkeert, zorg dan dat hij uit de weg staat. Ga ervan uit dat er op alle momenten dringende hulpdiensten door moeten kunnen zoals bv een brandweerwagen in volle snelheid, op weg naar een brandend paviljoen. Ook alle gemotoriseerde personenvoertuigen (moto’s, mobilhome’s …) vallen onder de richtlijnen voor autoverkeer. Mobilhome’s en caravans zijn niet welkom op HO. Er zijn genoeg andere mogelijkheden & plaats om je te slapen te leggen (ook voor kleine kinderen).

De (oranje) permanente rijkaart Elke gouw, commissariaat en ploeg krijgt één permanente rijkaart. Deze kaart kan je bekomen aan de “ingang Ossengoor". Spreek binnen je gouw, commissariaat of ploeg vooraf goed af wie z’n wagen hiervoor ter beschikking stelt. De wagen krijgt dan een permanente kaart waarop nummerplaat en gouw, commissariaat of ploeg wordt vermeld. Alleen wagens met een permanente kaart zijn permanent toegelaten op Hoge Rielen. TIP: Deze wagen kan je ook gebruiken als kluis of materiaalkot.

-16-

De (blauwe) tijdelijke rijkaart Aan de “ingang Ossengoor” voorzien we een 4-tal bakfietsen. Als je bagage of materiaal moet vervoeren, kan je een bakfiets lenen. Medewerkers die heel veel materiaal moeten laden of lossen kunnen voor hun auto een tijdelijke rijkaart bekomen aan de “ingang Ossengoor". Elke gouw, commissariaat en ploeg krijgt maximum 3 tijdelijke rijkaarten tegelijk. Een eventuele vierde medewerker met auto moet dus wachten tot er minstens één iemand terug van het terrein af is. De wagen krijgt dan een rijkaart waarop nummerplaat en gouw, commissariaat of ploeg wordt vermeld. De identiteitskaart van de bestuurder dient als borg. Tijdelijke rijkaarten gelden maximum 1 uur. Als je de Hoge Rielen verlaat, ruil je de tijdelijke rijkaart opnieuw in voor je identiteitskaart. Is het toch nodig dat je om één of andere reden toch langer dan 1 uur op het terrein MOET zijn met je auto. Probeer dan iets af te spreken met de medewerkers aan “ingang Ossengoor”. LET OP: zij beslissen uiteindelijk en NEEN, “het café” is geen goede reden. Ook ’s nachts moet je met je tijdelijke rijkaart terug van het terrein! Sorry, maar het is een behoorlijke mentale deuk en verspilde energie om vast te stellen dat tijdens vorige edities verscheidene mensen uit gouwburo’s (= de mede-organisatoren van HO) deze regel niet zo strikt namen. Per keer dat jij (of één van je medewerkers) moedwillig deze regel “aan je laars lapt”, wordt voor jou gouw/commissariaat/ploeg een tijdelijke rijkaart ingetrokken. En ja, dat kom ik die persoon + jullie verantwoordelijke persoonlijk vertellen!

NIEUW!! De parkeerkaart De parking voor medewerkers (weide achteraan uitleendienst tenten) wordt vanaf vrijdags ook gebruikt door deelnemers. De parking voor deelnemers is op het stationsplein in Tielen. Vanaf dit jaar gaan we vrijdagavond, bij de aankomst van de deelnemers, ook parkingbewaking voorzien aan de parking voor medewerkers. PRINCIPE: zonder parkeerkaart kom je er NIET op! De parkeerkaart vind je in de org-map van info HO. Het is aan jou om te zorgen dat je medewerkers zo een kaart hebben en onder de voorruit hebben liggen.

-17-

Op maandag 22 augustus voor 11.30 Bestellen

uur:

bij

de

dienst

bestellingen voor maandag 29 augustus Door het vele materiaal dat je hebt mee gebracht of om de tenten van het ADJ binnen te brengen ben je verplicht om zondag te blijven. Vergeet dan niet om brood ed te bestellen bij de dienst Bestellen! Let wel op: de leveringen gebeuren tussen 9 en 10 uur.

om 21 uur: in LK10 Briefing: Stuur van je gouw, commissariaat, ploeg of dienst één vertegenwoordiger. We overlopen (herhalen) enkele belangrijke algemene punten – tijdens een rondje krijg je de kans om vragen te stellen, hulp in te roepen, opmerkingen te geven …

Op dinsdag 23 augustus om 21 uur: in LK10 Briefing: Stuur van je gouw, commissariaat, ploeg of dienst één vertegenwoordiger. We overlopen (herhalen) enkele belangrijke algemene punten – tijdens een rondje krijg je de kans om vragen te stellen, hulp in te roepen, opmerkingen te geven …

Op woensdag 24 augustus Laten we samen een circustent opzetten, op de KKK, voor oa het medewerkersfeestje om 16uur: hartverwarmend drankje + vieruurtje aan de tent van ploeg vorming, op de markt.

om 21 uur: in LK10 Briefing: Stuur van je gouw, commissariaat, ploeg of dienst één vertegenwoordiger. We overlopen (herhalen) enkele belangrijke algemene punten – tijdens een rondje krijg je de kans om vragen te stellen, hulp in te roepen, opmerkingen te geven … We zingen het jaarlied en oefenen kort het bijpassend dansje

-18-

Op donderdag 25 augustus om 9.45 voor de middag: Gezamenlijk tenten-rechtzet-moment: Onder coördinatie van … en verzamelen op de K10 bij de kapoenen Laten we samen een circustent opzetten om 16uur: hartverwarmend drankje + vieruurtje aan de tent van ploeg vorming, op de markt.

om 17 uur: in LK10 Briefing: Stuur van je gouw, commissariaat, ploeg of dienst één vertegenwoordiger. We overlopen (herhalen) enkele belangrijke algemene punten – tijdens een rondje krijg je de kans om vragen te stellen, hulp in te roepen, opmerkingen te geven … De SiS bezorgt ten laatste vandaag het volledige afbraakplan aan de verantwoordelijken aanwezig op de briefing. Normaal werd het afbraakplan ook volledig opgenomen in de HO-gids. Simonne van de dienst Bestellen komt even langs om afspraken te maken ivm het terug brengen van leeggoed en in verband met de afrekening. De programma-verantwoordelijken ploegenmoment, programma toe en antwoorden op al je vragen

vorming,

avond

en

markt

lichten

hun

in paviljoen 1 tussen 17 en 22 uur Afrekenen medewerkers week + weekend: voor commissariaten en ploegen bij Maarten Vanden Berghe

gouwen,

NIEUW: ook medewerkers moeten zich voor zondagavond 21 augustus inschrijven voor HO. Via het online document “verblijf medewerkers” Geef je al de namen van je medewerkers + wie wanneer een maaltijd verbruikt op. Je vult dit voor 15 augustus in www.scoutsengidsenvlaanderen.be/herfstontmoeting/verblijf_medewerkers Deze gegevens worden dan gebruikt bij de afrekening in Paviljoen 1. Het ontbijt = 1,60 euro, middagmaal = 1,90 euro en een warme maaltijd = 3,5 euro). Het weekend van HO kost 16 euro, eender wanneer je binnenkomt. (14 euro eten + 2 euro beker) Deelnameprijs kinderen … hoe zit dat eigenlijk? De redenering: alle medewerkers betalen enkel voor hun eten, niet voor verblijf. We trekken die lijn door en denken dat kinderen van 0-6 jaar gratis mee kunnen eten; kinderen van 6-12 jaar toch al wel een halve portie opeten (= 50% betalen) en kinderen vanaf 12 jaar evenveel bijdragen als een volwassene. Betaal met bancontact voor medewerkers in P1 en waarschijnlijk ook tijdens het feestje voor medewerkers. Voor deelnemers aan de ingang op vrijdag. Tijdens het avondaanbod ook op 1 plaats in de centrale bar. Op zondag bij de Hopperstand.

Vraag vooraf wie van je commissariaat, ploeg of gouw een organisatie-houwtouw zal dragen. Deze organisatiebadge is in principe enkel bedoeld voor mensen van de algemene vergadering EN die zich zien ingrijpen als er leefregels overtreden worden. Uiteraard mogen ook anderen bv gouwmedewerkers die zich zien ingrijpen als er leefregels overtreden worden ook zo’n houwtouw dragen. Heb je thuis nog zo’n groen Herfstontmoetings houwtouw liggen?! Breng je het mee dan, zo gaan we duurzaam om met het beschikbare materiaal, alvast bedankt

-19-

Bovenstaande “maatregel” is op vraag en komt uit de evaluaties van HO. Het vertrekt vanuit herkenbaarheid voor deelnemers om info te vragen. Je kan hiermee ook gemakkelijk medeorganisatoren herkennen! Deelnameattest: In sommige gemeenten kan je met een deelnameattest subsidies krijgen via het JWBP en zo de inkomkaart van het weekend (16 euro) recupereren. NIEUW: Je krijgt automatisch een deelnameattest toegemaild als je VOOR zondagavond 21 augustus inschreef EN je TIJDIG aanwezig bent op HO (vrijdagavond!). Als je niet actief deelneemt of je veroorzaakt overlast dan kan de DC (na overleg) doorgeven aan het infopunt om iemand geen deelnameattest te geven.

Feestje voor medewerkers: op KK-K We voorzien een “medewerkersfeestje”. Je hoort er het jaarlied en we oefenen het bijhorende dansje, er is iets te drinken … en voor de sfeer & het aangenaam vertoeven doen we wederom beroep op jou! De deuren openen pas om 21.30, de muziek begint pas na de speech van de VC en ten vroegste om 22 uur De muziek stopt om 01.00 uur, de toog sluit om 01.30 en de deuren sluiten om 02.00 uur

Drank en jetons Vanaf HO2008 zijn er nieuwe “jetons”. 1 kleur, allemaal in de huisstijlkleur en gegraveerd. De beker van HO: Om de afval- en leeggoedproblemen van eerdere edities op te lossen op een ecologische manier, gebruiken we herbuikbare bekers. - Na het betalen van je deelnamegeld ontvang je aan de ingang samen met je polsbandje en HO-gids de unieke & persoonlijke HO-beker. - Deze beker is belangrijk als je de volgende dagen wil drinken. Alle dranken (koffie/thee, cola/fruitsap & pintje) zullen alleen maar worden uitgeschonken in deze herbruikbare polycarbonaatbeker. We werken niet met een wisselbekersysteem. Je krijgt dus gewoon jouw beker terug voorzien van de gewenste inhoud. We voorzien extra afwasmogelijkheden in de buurt van de bars. Zo kan je je persoonlijke beker gemakkelijk zelf reinigen indien nodig. - Speciaal voor Herfstontmoeting wordt hij bedrukt met het jaartkenteken. Door het gesloten oor kan je hem gemakkelijk aan je hemd of broeksriem hangen. - Santé! Pils, cola, bruiswater, fruitsap = 1 jeton = 1,2 euro – hopper blond/bruin = 2 jetons = 2,4 euro De jetons worden bij ontvangst in het gouwcafé in een gesloten bak gestopt (geleverd en afgehaald door de SiS);

-20-

Op vrijdag 26 augustus vanaf 13 uur op de gouwgrond Dranklevering door de SiS: Zorg ervoor dat je gouwcafé vlak in de buurt van de weg is. Zo moet je met de volle/lege bakken geen onnodige meters afleggen van de tractor met kar tot aan je gouwcafé slalommend tussen tenten, piketten en gesjorde constructies. Voorzie een 3-tal mensen om tijdens te helpen met lossen Wisselgeld te kort: bel tijdig naar Maarten Vanden Berghe in P1 Drank te kort: bel tijdig naar Peter Landsheere via het SiS-secretariaat

Om 15u Poort aan K1 wordt volledig afgesloten!

in paviljoen 1 tussen 14 en 16 uur Afrekenen medewerkers week + weekend: voor commissariaten en ploegen bij Maarten Vanden Berghe

gouwen,

NIEUW: ook medewerkers moeten zich voor zondagavond 21 augustus inschrijven voor HO. Via het online document “verblijf medewerkers” Geef je al de namen van je medewerkers + wie wanneer een maaltijd verbruikt op. Je vult dit voor 15 augustus in www.scoutsengidsenvlaanderen.be/herfstontmoeting/verblijf_medewerkers Deze gegevens worden dan gebruikt bij de afrekening in Paviljoen 1. Het ontbijt = 1,60 euro, middagmaal = 1,90 euro en een warme maaltijd = 3,5 euro). Het weekend van HO kost 16 euro, eender wanneer je binnenkomt. (14 euro eten + 2 euro beker) Deelnameprijs kinderen … hoe zit dat eigenlijk? De redenering: alle medewerkers betalen enkel voor hun eten, niet voor verblijf. We trekken die lijn door en denken dat kinderen van 0-6 jaar gratis mee kunnen eten; kinderen van 6-12 jaar toch al wel een halve portie opeten (= 50% betalen) en kinderen vanaf 12 jaar evenveel bijdragen als een volwassene. Betaal met bancontact. voor medewerkers in P1 en waarschijnlijk ook tijdens het feestje voor medewerkers. Voor deelnemers aan de ingang op vrijdag. Tijdens het avondaanbod ook op 1 plaats in de centrale bar. Op zondag bij de Hopperstand. Vraag vooraf wie van je commissariaat, ploeg of gouw een organisatie-houwtouw zal dragen. Deze organisatiebadge is in principe enkel bedoeld voor mensen van de algemene vergadering EN die zich zien ingrijpen als er leefregels overtreden worden. Uiteraard mogen ook anderen bv gouwmedewerkers die zich zien ingrijpen als er leefregels overtreden worden ook zo’n houwtouw dragen. Heb je thuis nog zo’n groen Herfstontmoetings houwtouw liggen?! Breng je het mee dan, zo gaan we duurzaam om met het beschikbare materiaal, alvast bedankt Bovenstaande “maatregel” is op vraag en komt uit de evaluaties van HO. Het vertrekt vanuit herkenbaarheid voor deelnemers om info te vragen. Je kan hiermee ook gemakkelijk medeorganisatoren herkennen! Deelnameattest: In sommige gemeenten kan je met een deelnameattest subsidies krijgen via het JWBP en zo de inkomkaart van het weekend (16 euro) recupereren. NIEUW: Je krijgt automatisch een deelnameattest toegemaild als je VOOR zondagavond 21 augustus inschreef EN je TIJDIG aanwezig bent op HO (vrijdagavond!). Als je niet actief deelneemt of je veroorzaakt overlast dan kan de DC (na overleg) doorgeven aan het infopunt om iemand geen deelnameattest te geven.

-21-

Kassa’s voor de gouwcafés Kom per gouwcafé een kassa halen met startgeld en jetons. En een jeton-telbord! In deze kassa vind je eveneens de gsm-nummer van Maarten

aan de ingang van DHR tussen 19 en 21 uur

(inkom

HO)

Afrekenen medewerkers weekend: voor gouwen, commissariaten en ploegen NIEUW: ook medewerkers moeten zich voor zondagavond 21 augustus inschrijven voor HO. NIEUW: Normaal gaan we ervan uit dat alle medewerkers ten laatste op vrijdagmiddag aankomen. Is dat niet het geval. Geen probleem, als ze zich vooraf inschreven als medewerker, dan betalen ze de medewerkersbijdrage, indien niet betalen ze de deelnemersbijdrage. Ze kunnen dat achteraf via hun verantwoordelijke regelen, nl door de verantwoordelijke een mail te laten sturen naar [email protected] met het betaalde bedrag en waarom je denkt dat je een ander bedrag zou moeten betalen. In de loop van september worden al deze aanvragen bekeken door Daniel en Maarten. Vanaf het openen van de inkom van HO op vrijdagavond, wordt er alleen daar afgerekend. Je kan dus vanaf vrijdagavond NIET meer afrekenen in de P1! Laatkomers kunnen nog afrekenen aan het infopunt vanaf 23u

Waarom hebben we het aankomstuur vervroegd naar 19u?! Een retroplanning: als je om 23u aan het openingsmoment wil staan! dan arriveer je om 22u45 op de centrale grond en je besteld nog vlug een drankje in de centrale bar je vertrekt om 22u30 op de gouwgrond, dan heb je nog juist tijd voor een drankje je arriveert op de gouwgrond om 20u30 en je hebt een 2 uur tijd om aan te komen op de gouwgrond, de instructies van de gouwmensen te volgen, voor waar je tent moet staan, verrek waar zijn die piketten, tent rechtzetten, rugzak erin zwieren, even naar toilet en nog vlug een in te stappen in een gouwspel iets te drinken op de gouwgrond om te arriveren op de gouwgrond om 20u30, moet je om 20u15 vertrekken aan de incheckbalie je arriveert om 20u aan de incheckbalie en op 15min ben je erdoor! = scannen, betalen en bandje rond pols, beker en HO-gids de bus arriveert om 19u45 op de parking voor DHR en je krijgt 15 min om allemaal uit te stappen, je bagage te zoeken en naar de inschrijvingen te wandelen je stapt om 19u00 op de bus in Herentals BESLUIT: Vanaf het station Herentals heb je dus 3 uur nodig om bovenstaande traject af te leggen. 3000 man die aankomt om 19u krijgen we nooit op 3u doorheen dit traject! We communiceren aankomst tot 21u. Zo hebben ze nog 1u tijd om tegen 22u de opening mee te maken! Voor de vroege leiding voorziet de gouw een instapspel tot max 21u. Vanaf dan wordt er in gouwstoet vertrokken naar het groot podium

-22-

op de gouwgrond: NIEUW We vragen aan alle gouwen om hun deelnemers welkom te heten op HO en om ze tot ongeveer 22u30 op de gouwgrond bezig te houden door oa hun tent te laten rechtzetten + slaapgerief te installeren EN een instapspel te voorzien. (NIET ALLEEN OM EEN CAFE & EETKRAAM TE OPENEN! Bijkomend vragen we vanuit het veiligheidsplan aan alle gouwen om hun deelnemers ook te controleren op meegebrachte dranken. We hanteren onderstaande principes: -

Als deelnemers toekomen is dit in de eerste plaats een welkomstmoment. Een drankcontrole is hierbij een spijtige formaliteit. Drankcontroles gebeuren met respect voor de deelnemer. Er wordt een onderscheid gemaakt tussen alcoholische en niet-alcoholische dranken Wie bij het binnenkomen zijn of haar drank afgeeft kan die na HO terugkrijgen.

op de grote kampvuurgrond: De centrale bar en de eetstandjes zullen pas de deuren openen om 22u. Ook alcoholische dranken zijn dan verkrijgbaar Start om 23u op het grote podium een “sing-song” met leuke instapklare meezingers. Start de officiële opening van HO om 24u op het grote podium.

nachtrust: Duid één verantwoordelijke aan die ervoor zorgt dat vrijdagnacht en zaterdagnacht de stilte en rust op en rond de gouwgrond niet verstoord wordt. Geef deze verantwoordelijke (en ook de anderen) door via www.scoutsengidsenvlaanderen.be/herfstontmoeting/verantwoordelijken

de

link

Om de oproepbaarheid te verbeteren & conform het veiligheidsplan worden er binnen elke gouw twee veiligheidsverantwoordelijken en per district 1 verantwoordelijke aangeduid die het ganse weekend bereikbaar zijn met GSM. Deze lijst met GSM-nummers ligt ook aan het infopunt en het onthaal van Hoge Rielen. Geef deze verantwoordelijke (en ook de anderen) door via www.scoutsengidsenvlaanderen.be/herfstontmoeting/verantwoordelijken

-23-

de

link

Op zaterdag 27 augustus In de voorbereidende week en ten laatste op zaterdagvoormiddag Heb je al een afspraak gemaakt met Simonne/Erik (dienst Bestellen Hoge Rielen) voor het terugbrengen van het leeggoed en het betalen van de afrekening op zondagvoormiddag? Je hoeft niet te wachten tot zaterdag, een afspraakje maken kan ook al tijdens de week.

tussen 10.30 u en 11u - gouwgrond Briefing deelnemers over het thema- en takaanbod Voorzie 1 persoon per gouw die alle deelnemers het thema- en takaanbod kan/zal uitleggen

vanaf 13 uur op de gouwgrond Dranklevering door de SiS: Zorg ervoor dat je gouwcafé vlak in de buurt van de weg is. Zo moet je met de volle/lege bakken geen onnodige meters afleggen van de tractor met kar tot aan je gouwcafé slalommend tussen tenten, piketten en gesjorde constructies. Voorzie een 3-tal mensen om tijdens te helpen met lossen Spijtig, maar het is geen goed idee om zaterdagnamiddag (tijdens het vormingsaanbod) de drank onbewaakt te laten. Wisselgeld te kort: bel tijdig naar Maarten Vanden Berghe in P10 Drank te kort: bel tijdig naar Peter Landsheere via het SiS-secretariaat

vanaf 21 uur op de gouwgrond Drankophaling door de SiS: Sorteer (lege cola-flesjes bij lege …) en noteer alles zorgvuldig. Voorzie een 3-tal mensen om te helpen met laden. De leveringsformulieren worden afgetekend door de financieel verantwoordelijke van de gouw en de SiS-verantwoordelijke.

tussen

21

en

24

uur:

in

paviljoen

1

Afrekening kassa’s gouwcafés De kassa + telbord van het gouwcafé terugbrengen. Belangrijk: breng ook het ingevulde telblad van de drankleveringen en -verbruik mee aub.

nachtrust: Duid één verantwoordelijke aan die ervoor zorgt dat vrijdagnacht en zaterdagnacht de stilte en rust op en rond de gouwgrond niet verstoord wordt. Geef deze verantwoordelijke (en ook de anderen) door via www.scoutsengidsenvlaanderen.be/herfstontmoeting/verantwoordelijken

de

link

Om de oproepbaarheid te verbeteren & conform het veiligheidsplan worden er binnen elke gouw twee veiligheidsverantwoordelijken en per district 1 verantwoordelijke aangeduid die het ganse weekend bereikbaar zijn met GSM. Deze lijst met GSM-nummers ligt ook aan het infopunt en het onthaal van Hoge Rielen. Geef deze verantwoordelijke (en ook de anderen) door via www.scoutsengidsenvlaanderen.be/herfstontmoeting/verantwoordelijken

-24-

de

link

Op zondag 28 augustus tussen 9 en 12.30 uur: bij de dienst Bestellen Terugbrengen leeggoed & afrekenen aankopen dienst Bestellen Hoge Rielen Als je zondag niet te veel tijd wil verliezen bij het terugbrengen van het leeggoed en het betalen van de afrekening, dan maak je best ten laatste zaterdagvoormiddag al een afspraak met Simonne/Erik van de dienst Bestellen. Simonne/Erik maken ter plekke de afrekening en verrekenen ineens het teruggebrachte leeggoed. Reken ook daar en dan onmiddellijk je aankopen af. Dat kan cash, per proton, bancontact of visa. Aankopen die op het einde van HO niet betaald zijn, worden per (gedetailleerd) factuur naar het nationaal secretariaat van Scouts en Gidsen Vlaanderen gestuurd. Scouts en Gidsen Vlaanderen zal die factuur dan zo snel mogelijk doorfactureren aan jouw gouw, commissariaat of ploeg.

Tussen 11 en en bareel K1

12

uur:

Wissel

poort

Vanaf 11 à 12 uur wordt de bareel aan de ingang van de K1 (naast sanitaire blok) gesloten. Vanaf 11 à 12 uur wordt de poort op het einde van de K1 (aan ingang voor medewerkers) geopend. Is belangrijk dat je hier even over nadenkt en bv zorgt dat de permanente wagen ergens langs de Noorderlaan staat. Ten laatste vanaf 12 uur kan NIET meer via de Noorderlaan op de K1 of andersom! Vanaf 17 uur wordt ook de bareel van de K1 geopend.

Voor 17 … ed

uur:

Overschotten

van

eten

Verdeel de overschotten van eten onder de helpende leiding of je medewerkers of eventueel een rusthuis/opvangcentrum/ … in je buurt. Vorig jaar vonden we 2 dozen met 40 verse broden (van de zondagmorgen) die bij de GFT-afval bak stonden. Doe de broden dan tenminste uit de zakken en steek ze los in de GFT-bak; anders wordt dit restafval. De SiS heeft niet de tijd om al zo’n zaken uit te pakken en bij de juiste afvalfractie te sorteren. NIEUW: omdat bovenstaande mededeling blijkbaar niet overal helpt om de etensoverschotten weg te werken … Vanaf dit jaar voorzien we een inzamelpunt voor eet-overschotten in de SiS-loods. Enkel gesloten verpakkingen worden aangenomen, de rest gaat bij de GFT of restafval. Vanuit de HO-organisatie contacteren dan enkele 4de wereldcentra/gevangenis/… uit de buurt.

-25-

Voor 17 uur: in SIS-loods Terugbrengen materiaal Breng zelf je gereedschapskoffer/slot/gereedschap terug aub.

Tussen 16 en 18 uur: afbraak Podium en hulp in de sjorhoutloods Wie nog een handje vrij heft om te helpen. Je bent welkom aan het groot podium of in de sjorhoutloods

Om 17 uur: aan ingang Ossengoor gesloten Om 17 uur wordt de in- en uitgang “Ossengoor” gesloten! Vanaf dan is de poort en de bareel op K1 open. De K1 dient vanaf 17 uur als in- en uitgang van HO tot na de receptie en dan wordt ook deze poort gesloten.

Om 18 uur: in café Hoge Rielen Medewerkersreceptie Parkeer je auto NIET aan het café, maar naast de sporthal en de sportvelden! Of gewoon buiten de omheining van Hoge Rielen (via de poort 6 (= tussen de sportvelden en de K1) geraak je vlot buiten!) Voor alle medewerkers voorzien we een broodje om te eten + je krijgt ook 1 “gratis” drankje. Je kan ook hier nog een drankje kopen met je HO-jetons of gewoon cash. MERCI VOOR JE INZET!

-26-

Het weekend van Herfstontmoeting programma Vrijdag 27 augustus 2011 Tijdstip

Programma

Vanaf 19 uur

Aankomst en inschrijving deelnemers

20u00 tot 22u30

Op gouwgrond: slaaptent installeren en instapactiviteit bij de gouw (+café)

22u30 tot 23u00

Verplaatsing naar het grote podium

23u00 tot 24u00

Onthaalshow op het grote podium

24u00 tot 01u00

Startspektakel

01u00 tot 02u30

Scouteske avond met animo, kampvuur + kaffee

02u30 tot 03u00

Verplaatsing naar gouwgrond

03u00

Slapen

Zaterdag 28 augustus 2011 Tijdstip

Programma

08u00 tot 09u00

Wekken en ontbijt op de gouwgrond

09u00 tot 11u00

Gouwen pakken uit (Gouw- en districtsmoment) aanbod

11u00 tot 11u30

Verplaatsing naar themagronden

11u30 tot 13u00

Tijd voor thema’s (vorming van de ploegen en andere)

13u00 tot 13u30

Verplaatsing naar grote kampvuurgrond

13u30 tot 14u30

Massa-picknick op grote kampvuurgrond + animo

14u30 tot 15u00

Verplaatsing naar takgronden (zelfde als ploegengronden)

15u00 tot 17u30

Tijd voor takken (vorming van de commissariaten)

17u30 tot 18u00

Verplaatsing naar gouwgrond

18u00 tot 19u30

Warm avondmaal op gouwgrond

19u30 tot 21u30

Gouwen pakken opnieuw uit (Gouwaanbod)

21u30 tot 22u00

Verplaatsing naar grote kampvuurgrond

22u00 tot 22u30

Zingevingsmoment

22u45 tot 02u30

Avondgebeuren: optredens (her en der)

02u30 tot 03u00

Verplaatsing naar gouwgrond

03u00

Slapen

Zondag 29 augustus 2011 Tijdstip

Programma

08u00 tot 09u00

Wekken en opstaan

09u00 tot 09u30

Verplaatsing naar grote kampvuurgrond

09u30 tot 12u30

Een actief marktgebeuren met walking brunch

13u00 tot 14u00

Slotspektakel

14u00 tot 15u00

Opruim en afbraak

Vanaf 15.30 uur

Vertrek deelnemers

-27-

+ uitleg thema- & tak-

AANKOMST Aankomen, inschrijven, en hop, naar de gouwgrond

ONTHAAL EN INSTAPACTIVITEITEN OP DE GOUWGROND Een warm welkom op je gouwgrond, op eigen gouwwijze.

ONTHAALSHOW (Jan Vansantvoet) Spetterende opening van Herfstontmoeting met o.a. het gloednieuwe jaarlied

STARTSPEKTAKEL Een perfecte sfeermaker om Herfstontmoeting in te zetten. Instapklaar en meezingbaar!

‘SCOUTESKE’ (*) AVOND (Marc Hens) Her en der animo en activiteiten. Brood en spelen voor de actievelingen en een gezellig kampvuur voor de keuvelaars. (*) Uiteraard, ook voor de gidsen!

GOUWEN en DISTRICTEN PAKKEN UIT Slapen en eten, we spelen spelletjes waar je iets van opsteekt en je leert de leiding uit je district, je disctrictscommissaris en de gouwmensen op een andere manier kennen. Kom dat zien. Thuis is waar je tent staat.

TIJD VOOR … Vorming op Herfstontmoeting is meer dan een werkwinkel ‘creatief met klei’ of een uitwisseling over de ideale takraad. Iedere leider heeft zijn persoonlijke voorkeur over wat en hoe hij dingen wil bijleren. De ene hoort graag de ervaringen van iemand met kennis van zaken terwijl de andere liever zelf wat uitprobeert met vallen en opstaan. Nog anderen lezen liever een goede handleiding of wisselen graag ideetjes uit met collega’s. Wij willen voor ieder wat wils aanbieden zodat de vormingsmomenten op Herfstontmoeting terug jullie momenten kunnen worden. Nieuw dit jaar is de opsplitsing in een ploeg- en een takmoment. Tijdens de zaterdagvoormiddag kan je terecht op allerhande themagronden om daar nieuwe prikkels en ervaringen op te doen. De ploegen en niet takcommissariaten van Scouts en Gidsen Vlaanderen heten jullie elk op hun manier welkom. Bij de inschrijving voor Herfstontmoeting kies jij voor een thema dat jou het meeste aanspreekt, wij zorgen ervoor dat jij op de juiste grond terecht komt. In de namiddag wordt je ontvangen door de medewerkers van het takcommissariaat van jouw tak. Of je nu kapoenenleiding, groepsleiding of materiaalmeester bent, er is er voor ieder wel een plekje op de Hoge Rielen om uitgedaagd te worden.

TIJD VOOR THEMA’S (Freek Stevens en Ducky) Groendienst – ecologie – milieuvriendelijk – Zeescouts – zeevaardigheid – Vaar je mee? – SOLL – klimmen – kruipen – klauteren – durven – Rafiki – Internationaal – Grote meren – Afrika – Buitenlands kamp – Lokalen – bouwen – verbouwen – renoveren – brandveiligheid - Zingeving – belofte – totemisatie – meerwaarde – vieringen – Technieken – Sjorren – Materiaal – Tocht – Knopen – Akabe – ADHD – Straffe Gasten – Autisme – Open Kamp – Diversiteit – Armoede – Touwenparcours – Op Grote hoogte – Vorming – internationale uitwisseling – Jamboree – Flamboree – Kansarmoede – Over het muurtje kijken – Werkwinkels geven – Visie – Spreken voor publiek

-28-

MASSA-PICKNICK (Tim Van Geffen) We genieten samen van een heerlijke smos, dit opgeluisterd door frisse randanimatie! Deelnemers en medewerkers welkom op de podiumgrond. Op de achterkant van je HO-gids vind je de bonnetjes hiervoor!

TIJD VOOR TAKKEN (Freek Stevens en Ducky) Kapoenen: Ervaren rot in het kapoenenvak of frisgroene starter: een middagje op de kapoenengrond en je begint (opnieuw) met volle goesting aan een jaar vol rakkers, pagadders en bengels. Kabouters-Welpen: Zin om je te verdiepen in de wondere wereld der kabouters en (zee)welpen? Voor ervaren rotten of nieuwbakken leiding, iedereen komt verfrist aan de start! Jonggidsen-Jongverkenners: Hoe verloopt een jonggiverjaar? Waar zijn jonggivers mee bezig? Vragen waarop we samen een boeiend antwoord zoeken. Basiskennis opfrissen of straffe kunstjes uitproberen? Jonggivers zijn steeds paraat. Gidsen-Verkenners: Zowel een ervaren leidster als een jonge leeuw kan hier de batterijen opladen voor een knetterend giverjaar! Jin: Wat zijn de absolute aanraders en waar krijgen jins groen haar van? Niets zo speels als een jin! Gooi alle remmen los met zaken zo zot dat ze voor jins te gek zijn! Groepsleiding: Zowel voor fonkelnieuwe als doorwinterde groepsleid(st)ers. Dartel, lustig, speels: zo kennen we groepsleiding wel. Komt dat zien …. Akabe: Een takgrond voor akabe: tapas van takwerking op smaak gebracht met akabesausjes. Wij wakkeren de vlam aan en sturen jullie naar huis met een hoofd vol ideeën.

GOUWEN en DISTRICTEN PAKKEN opnieuw UIT Met avondeten en geheel eigen gouwanimo!

ZIN IN HERFSTONTMOETING (Jan Vansantvoet) Maak ook kennis met het nieuwe lied “ik beloof”

-29-

AVONDGEBEUREN: (Marc Hens) Maar Plotseling Bont en klaar Schijnen de lampen en stralen Over de zaal Hun schitterende, schetterende praal Terwijl 't orkest, Kranig en vast Naar 't einde rennend, Een razende dans inzet. … (uit Music Hall van P. Van Ostaijen) En de artiest speelt en speelt en speelt… tot de aanwezige bespeeld is… Meer info in de HO-gids!

ACTIEF MARKTGEBEUREN (Janina Maes) Er zijn nog zekerheden op HO. Ook dit jaar zal er op zondagochtend markt met brunch zijn. Rustig(?)wakker worden tussen de enthousiaste marktkramers. Een zoektocht naar koffie en anders lekkers. Dat zijn de vaste waarde op de vroeg markt van Herfstontmoeting. Nood inspiratie voor het nieuwe werkjaar? Dan verwachten we je zondagvoormiddag op de markt. Van takwerking, tak- en groepsraadmap tot technieken, vorming en alles over scouting in binnen - en buitenland. Rondslenteren tussen kraampjes of grenzen verleggen in het internationale dorp of de speleobox. Koopjes ga je er niet vinden; enthousiasme en goesting of info des te meer.

BRUNCH Verspreid over de markt vind je de brunch-standjes. Op de achterkant van je HO-gids vind je de bonnetjes hiervoor!

SLOTSPEKTAKEL (Jan Vansantvoet) Zonder een leuke afsluiter kunnen we natuurlijk niet huiswaarts keren! Daarom, speciaal voor jullie: een terugblik op het weekend en een vrolijk, vederlicht schouwspel vol improvisatie.

OPRUIM Iedereen een beetje, dan is het voor iedereen ook snel gedaan!

-30-

Eten tijdens het weekend van Herfstontmoeting voor niet-gouwmedewerkers Zaterdagochtend: Je kan nog ontbijten in paviljoen 1.

Zaterdagmiddag Iedereen picknickt samen op de KKG

Zaterdagavond Commissariaats- en ploegmedewerkers, die willen gaan eten bij een gouw, spreken ten laatste voor 1 augustus bij welke gouw ze gaan eten. Vanuit de P1 zorgen we voor een correcte verrekening. Voor alle andere medewerkers voorzien wij warm avondeten op de KK-G.

Zondag-brunch Iedereen bruncht op de grote kampvuurgrond. Voor de medewerkers die in een kraam staan op de markt moeten we nog iets bedenken waardoor zij ook aan eten geraken. OPGELET: JE HEBT EEN HO-GIDS NODIG OM AAN ETEN TE GERAKEN!! Hetzelfde voor de gouw medewerkers die in de voormiddag al de gouwgrond afbreken.

Zondag vanaf 18 uur: Receptie in het café van de Hoge Rielen. Parkeer je auto NIET aan het café, maar naast de sporthal en de sportvelden! Zie ook het plannetje dat je hiervoor gekregen hebt! Voor alle medewerkers voorzien we een broodje om te eten + je krijgt ook 1 “gratis” drankje. Je kan ook hier nog een drankje kopen met je HO-jetons of gewoon cash.

-31-

Financiën Gouwen: Alle kosten (vervoer & materiaal) van gouwmedewerkers worden verrekend door de eigen gouw volgens de daar geldende afspraken.

Commissariaat of ploeg: Alle kosten van voorbereidende bijeenkomsten worden verrekend op het eigen budget, gebruik daarvoor de gewone paarse kostenformulieren. Kosten voor HO kan je indienen via de HO-kostenformulieren (extra te verkrijgen bij Marc Hens) tot 30 september 2011. Je kan een excell downloaden via .ORG De formulieren mogen enkel gebruikt worden voor verplaatsingen van commissariaats- en ploegmedewerkers in functie van HO tussen zondagavond 21 augustus en zondagavond 29 augustus en voor onkosten binnen het ter beschikking gestelde budget (vraag na bij de verantwoordelijke van je programmaonderdeel). Belangrijk: Vraag altijd een kasticket (of direct gemaakte factuur) als je contant moet betalen en niet dat vast aan je kostenformulier. We hebben deze bewijsjes nodig om je te kunnen terugbetalen. => Als de firma bereid is om een factuur te maken, laat die dan maken op naam van Scouts en Gidsen Vlaanderen vzw. HO, Lange Kievitstraat 74, 2018 Antwerpen en vraag de firma om op de factuur jouw naam te vermelden (zo weten wij wie het materiaal besteld heeft en van wie z’n budget de factuur moet betaald worden). Heb je een voorschot op je budget gevraagd, dan ontvangen we na HO graag een excell-overzicht (+ kasticketten) van de volledige afrekening van het budget van je ploeg of commissariaat. Zo kunnen we de onkosten die de leden van je ploeg of commissariaat doorgeven met hun kostenformulieren nakijken en terugbetalen.

-32-

Verzekeringen beschrijving Alles & iedereen verzekerd? Ook je kinderen? Verzekering als WE-resident is NIET genoeg! Online via: http://www.scoutsengidsenvlaanderen.be/verzekeringen-online voor dinsdag 24 augustus. Meer info bij Ria Janssens en Pieter Ysebaert. Vermeld duidelijk voor WELKE gouw, commissariaat, ploeg of persoon de aangevraagde verzekering van toepassing is. Voor HO-materiaal: hiervoor duid je bij “type verzekering” “Materiaal verzekering – HO” aan!! Zo komt alles automatisch juist! Een overzicht vind je hier http://www.scoutsengidsenvlaanderen.be/files/publicaties/documenten/2011-goedverzekerd.pdf

Tijdelijke verzekering: Voor medewerk(st)ers bv foeriers … - 4 euro per persoon.

Eenmalige activiteit: Voor medewerk(st)ers bv foeriers - per groep van max. 50 personen: 55 euro

Verzekering van groepsmateriaal, persoonlijke voorwerpen:

materiaal

van

derden

en

Voor waardevolle persoonlijke, uitgeleende of gehuurde voorwerpen bv fietsen, digitale camera, patrouilletent of laptop. TIP: Bewaar waardevolle voorwerpen op een veilige manier bv. in de auto met permanente rijkaart of in een sanitaire blok. Premie: 8,25‰ op het verzekerd bedrag met een minimumpremie van 20,45 EUR (verzekerd bedrag van 2.478,94 EUR ). Vrijstelling: 247,89 EUR bij schade aan groepsmateriaal en materiaal van derden. Geen vrijstelling bij schade aan persoonlijke voorwerpen en fietsen van leden van Scouts en Gidsen Vlaanderen. Fietsen: max verzekerd bedrag = 495,79 EUR per persoon Diefstal is slechts verzekerd bij inbraak. Verwittig in geval van diefstal (met inbraak) het infopunt, zij verwittigen de politie.

Autoverzekering: kilometers in opdracht Auto’s en moto’s waarmee men zich verplaatst in functie van Herfstontmoeting zijn automatisch omnium verzekerd. Schade aan je auto op weg van/naar Hoge Rielen: => vul steeds een aanrijdingsformulier in => laat altijd een PV opmaken door de politie. Schade aan je auto op Hoge Rielen: => zorg voor getuigen => vul steeds een aanrijdingsformulier in => verwittig het infopunt, zij verwittigen indien nodig de politie.

-33-

Te gast in de natuur Geluid Beperk het gebruik van geluidsinstallaties! En heb je toch geluidsversterking echt nodig, richt dan de boxen naar de binnenkant van Hoge Rielen en niet naar de buitenwereld aub! We hebben met de Hoge Rielen en de gemeente Kasterlee een uitgebreid geluidsoverlastplan afgesproken. Let op: geluidsoverlast is er reeds als het geluid verder dan je eigen gouwgrond draagt! Concreet:

Donderdag 25 augustus 2011 Tijdstip 22u00 tot 01u00

Programma Medewerkersfeestje

Locatie KK-K

Duur (min.) 180’

Vrijdag 26 augustus 2011 Tijdstip 20u00 23u00 24u00 01u00

tot tot tot tot

23u00 24u00 01u00 02u30

Programma Instapmoment Onthaalmoment Openingsshow Café’s en film

Locatie K1, K3, K4, K5, K6, K9 KK-G KK-G KK-K, KK-G, K10, KP14 en LK10

Duur (min.) 180’ 60’ 60’ 100’

Zaterdag 27 augustus 2011 Tijdstip

Programma

09u00 tot 11u00 11u00 tot 13u00

Gouwaanbod Ploegaanbod

13u00 tot 14u30 14u30 tot 17u30

Massa picknick Takaanbod

17u30 tot 21u30

Gouwaanbod Soundcheck Zingeving Optredens

21u30 tot 22u00 22u00 tot 02u30

Locatie K1, K3, K4, K5, K6, K9 KK-K, KK-G, K7, K10, vijvers, K12, KP14, LK10 KK-G KK-K, KK-G, K7, K10, vijvers, K12, KP14, LK10 K1, K3, K4, K5, K6, K9 KK-K, KK-G, K10, vijvers KK-G KK-K, KK-G, K10, vijvers

Duur (min.) 120’ 120’ 90’ 180’ 240’ 30’ 270’

Zondag 28 augustus 2011 Tijdstip 09u30 tot 12u30 12u30 tot 14u00

Programma Markt Slotmoment

Locatie KK-G KK-G

Duur (min.) 180’ 90’

Functioneel gebruik van geluid: optredens (5 locaties en na 22 uur) Functioneel gebruik van geluid: presentatie + lied + muziek – voor 4000 personen (= 1 locatie) Functioneel gebruik van geluid: presentatie + lied + muziek – in kleine(re) groepen (= meerdere locaties)

-34-

Dit plan wordt strikt gehanteerd (d.w.z. overlast voor of na de afgesproken tijdstippen + plaatsen betekent elektriciteit uit). bv: zaterdag voor 17 uur 30 en na 21 uur30 is geluidsoverlast op de gouwgronden verboden!

Gas- en andere leidingen: Er bestaan geen nauwkeurige plannen van de leidingen die overal verspreid liggen op Hoge Rielen TIP: Maak geen diepe putten (60 cm en meer) op 2 meter van de rand van de weg, van de bosrand …

Afval Organiseer en voorzie een mini-containerpark op je grond! Op een logische, gemakkelijk bereikbare plaats en voldoende groot bv in de buurt van de eetbedeling of aan de afwasbatterij De afvalborden en de afvalbakken worden geleverd door de SiS. Heb je er tekort, ga er dan bijvragen aan het SiS-secretariaat. Selecteer alle afval in je mini-containerpark, zowel tijdens de voorbereidende week als tijdens het weekend. De verschillende fracties zijn: GFT (keukenafval), PMD, karton en papier, restafval, wit glas, bont glas, KGA (klein gevaarlijk afval). Een volle afvalbak? Het liefste hebben we dat je hem komt ledigen in het HO-afvalpark (achter loods 314). Het bespaart de SiS heel wat werk, waarvoor dank! Kan je hem om één of andere reden niet komen ledigen, rij dan even langs het SiS-secretariaat en spreek iets af voor een lege afvalbak. Een volle GFT-bak? Rij even langs het SiS-secretariaat voor een lege GFT-bak. Zet je volle bak ergens aan de kant (uit de weg) van je terrein, de Hoge Rielen haalt deze volle GFT-bakken op. GROOT, GROTER, GROOTST AFVAL: Elke editie vinden we met de SiS tijdens de afbraak- en opruimdagen na HO, bij het afval materialen zoals: een rolstoel, een surfplank, een kopiemachine, 100m² doorregend nat tapijt, 50 kapotte paraplu’s op een hoopje, kapotte fietsen … echt verrassende dingen! We begrijpen dat je die dingen nodig hebt voor je inkleding ofzo …! Maar we zouden het dan ook ten zeerste appreciëren dat ze die “speciale” dingen ook ZELF terug meeneemt naar hun oorspronkelijke habitat of op zijn minst ZELF in de restcontainer van de SiS (achter loods 314) komt droppen, aub! We weten nu nog niet hoe we het gaan aanpakken. Een ideetje dat al gevallen is, om het de eerste verbondsraad (-commissie) mee te brengen en terug te overhandigen aan de respectievelijke gouw, commissariaat of ploeg ;-)

Roken: Roken kan alleen aan de rand van paviljoenen en aan de kampvuurkringen, DUS OOK NIET OP DE WEGEN! Voorzie op je grond een duidelijk afgebakende rookplaats. Asbakken en rookzone-bordjes worden geleverd door de SiS. Zorg dat de rookplaats groot genoeg is en aangenaam om te verblijven dus niet bv. helemaal achteraan in een tent of half tussen de struiken.

Tenten: Zet geen tenten tussen de bomen en struiken. Zet tenten enkel zorgvuldig recht op de daartoe voorziene plaatsen. Als je twijfelt over de plaats, vraag het even na op het SiS-secretariaat. Zet ook ALLE tenten vast met enkele piketten, ook de seniors! Het zou niet de eerste senior zijn die gaat vliegen en meestal gaat dat ‘gaan vliegen’ dan gecombineerd met veel regen en toch terwijl je juist in die tent ligt te slapen zeker! ;-)

-35-

Kampvuur, vuurkorven en BBQ: Hoge Rielen heeft op (bijna) elke kampeergrond een kampvuurkring! Kampvuur, vuurkorven en BBQ maken kan mits volgende regels: Sowieso NIET tijdens de aanwezigheid van de HO-deelnemers!! ENKEL & ALLEEN NA TOESTEMMING VAN DANIEL (& HR) Enkel op de daarvoor voorziene kampvuurkringen Één verantwoordelijke wordt aangeduid Voldoende emmers water bij het vuur Max. 1m hoog en breed (1m³) Het vuur permanent bewaken Volledig doven voor je de kampeergrond verlaat => nog vragen: contacteer Daniel Peeters. beste HO-verantwoordelijke van gouw/commisssariaat/ploeg Een strenger "vuurbeleid" in de gemeente Kasterlee verplicht ook de Hoge Rielen om extra voorzichtig te zijn met vuur! Het strengere vuurbeleid heeft oa te maken de (toeristische) uitstraling van de groene bomen- en bospracht in deze gemeente en hangt samen met een provinciaal vuurbeleid binnen bosrijke omgeving. Om het beleid beheersbaar en uniform te houden wordt er gewerkt met 4 soorten seinen, groen en geel is nog ok, maar bij een oranje en rood sein mag er GEEN VUUR gemaakt worden in concreto wil dit zeggen dat bij een oranje of rood sein: - er GEEN open vuur mag gemaakt worden, dat oa het centrale kampvuur op vrijdag- en zaterdagavond dan NIET doorgaat - voor de shows bij de gouwen & nationaal, gelieve ook GEEN dingen te gebruiken met VUUR - kaarsen, fakkels en open haard vuren zijn niet toegelaten - voor het koken in de voorbereidende week en tijdens het weekend van HO mogen er ook geen varkens aan het spit georganiseerd worden wat kan nog wel tijdens het oranje sein: een bbq, maar enkel op de verharde strook rond het paviljoen of boven de kampvuurkring op een kampeergrond. Dit op voldoende afstand van bomen en struiken, mits er emmers water in de buurt staan. wat kan er nog tijdens het rode sein: - koken op gasbekken, waarbij de gasbek op min 70cm van de grond staat, op een vuurvaste ondergrond! - een kippenkraam (op gas) kan ook nog wat kan nog wel tijdens het groen en geel sein: - een "open vuur" kan misschien na aanvraag bij Daniel (en enkel IN de kampvuurkring, op een tafelvuur gecombineerd met een brandvrije ondergrond) Besluit: - sowieso is het goed om bij Daniel te checken wat wel of niet kan,ik stuur je vraag dan door naar de verantwoordelijke van DHR en het antwoord krijg je via mij terug in je mailbox - staat of valt je concept met vuur => zoek iets anders, want voor hetzelfde kan het niet!

-36-

Zwemmen in de zwemvijver Zwemmen in de zwemvijver mag NIET omdat er geen redder aanwezig is en omdat er tijdelijke constructies (van commissariaat givers) in het water staan. Dit zijn wettelijke voorschriften, hou je hieraan! Werp zeker geen stokken, bladeren of andere dingen in het water want dat ondermijnt de waterkwaliteit. De brandputten zijn er uitsluitend voor de brandweer, je mag er niet in. Sommige brandputten spelen een rol in het beheer van de waterflora op de Hoge Rielen

Wegwijzers Dikwijls wordt Hoge Rielen vol gehangen met wegwijzers naar de gouw-, tak-, thema-, marktgrond … Let erop dat je hiermee niets beschadigt. Maar vooral zorg ervoor dat alle wegwijzers zondagavond terug verwijderd zijn!

Strooifolders Beperk het gebruik van papier. Gebruik geen aparte strooifolders voor activiteiten op de HO. Deel duurzaam drukwerk, met informatie over je werking, enkel uit aan geïnteresseerden.

Huis- en andere dieren Er zijn GEEN huisdieren toegelaten op Hoge Rielen. Je zal voor je hondje, poesje, hamster, konijn … een andere oplossing moeten zoeken! Er zijn wel andere dieren toegelaten op DHR, tenminste als je ze nodig hebt als extra inkleiding, bv kippen of een geit. Je moet wel zorgen voor een diervriendelijke omgeving! Dit wil zeggen genoeg en vers drinken & eten en een plekje om te schuilen tegen de zon en bij regen. Op een relatief rustige plek, dat is niet te midden van 200 leiding!

Hoge Rielen deelt boetes (50 euro) uit bij het overtreden van de leefregels aan: Fout-parkeerders: vooral als je op de busstrook of parking 1 (P1) staat! Als je toch je huisdier hebt meegebracht in het domein van HR Bij het vervoeren van personen in de bakfiets Roken in niet-rookzones … Uiteraard na eerst een verwittiging gegeven te hebben!

-37-

Veiligheidsplan Het veiligheidsplan voor Herfstontmoeting bestaat uit twee delen. Hierin omschrijven we wij als organisator HO onze visie op veiligheid tijdens HO en de voorbereidende periode. Op de eerste plaats de leefregels. (zie verder). Aanvullend komt er een plan van aanpak. Het plan van aanpak wordt opgesteld door de verantwoordelijke veiligheid.

De leefregels ACTIEF DEELNEMEN AAN HET PROGRAMMA. Als je naar HO komt, verwachten we dat je tijdig aanwezig bent en meedoet aan het aanbod. De fun, de hits serveren we erbij, maar als je alleen daarvoor komt zal je ontgoocheld zijn. Dit is geen festival maar een ontmoeting tussen scouts en gidsen. We stellen ons niet op als politie; enkel groepen die manifest niet participeren en op storende wijze het programma negeren, vragen we om het aanbod te volgen, niet dwingend, wel aanmoedigend en uitnodigend met verzoek om niet verder te storen. GEEN EIGEN DRANK MEEBRENGEN. Er is genoeg drank aanwezig, zowel alcoholisch als nietalcoholisch en dit aan democratische prijzen. De opbrengst hiervan hebben we nodig. Zowel aan de ingang als op het terrein zal worden gecontroleerd en wordt je gevraagd meegebrachte drank te verwijderen of af te geven. Aan de ingang vragen we – bij het vaststellen van uiterlijke kenmerken van alcoholisch drankbezit - om meegebrachte alcoholische drank terug naar de auto te brengen of af te geven aan de inkom, deze alcoholische drank wordt in beslag genomen door de organisatie. Op het terrein zal meegebrachte alcoholische drank door mensen van de organisatie worden afgenomen en als afval worden vernietigd. Deze verscherpte maatregel communiceren we vooraf aan alle leiding. Elke gouw voorziet een eigen vorm van toezicht op de grond. Bij dronkenschap komen we enkel tussen indien dit erg storend of onveilig is. Desnoods verwittigen we de EHBO ter plaatse via het Infopunt. Als deelnemers dronken arriveren wordt de respectievelijke gouw op de hoogte gebracht. Groepen die collectief beschonken aankomen wordt de toegang geweigerd. RESPECT VOOR MENSEN, NATUUR EN MATERIAAL. We gaan collegiaal met elkaar om en hebben eerbied voor onze omgeving. Elke vorm van agressie is ontoelaatbaar, maar dat spreekt vanzelf. Tegen geweld en vandalisme gaan we sterk in; vriendelijk doch daadkrachtig en beslist; als overleg niet oplossend werkt, moet men HO verlaten; in extreme gevallen kan politie worden verwittigd om van het terrein te worden verwijderd (vb. bij vechten) of om een PV op te maken (vb. bij schade of diefstal). In dergelijke omstandigheden wordt nota gemaakt van de betreffende leid(st)ers om de situatie nadien met de betrokken gouw op te volgen en eventuele maatregelen te nemen naar de toekomst toe. ROKEN ENKEL IN ROOKZONES. Omwille van brand(on)veiligheid is roken en vuur op de Hoge Rielen enkel toegelaten op voorziene plaatsen. Hoe moeilijk dit ook is: we manen iedereen die rookt uitdrukkelijk aan om dit te doen op een van de vele plekken waar roken is toegestaan. Elk open vuur moet onmiddellijk worden gedoofd. NACHTRUST. Vanaf 22 uur waarderen we onze slapende medemens door stilte op de slaapgronden. Hier vragen we uitdrukkelijk een kalme, gedempte sfeer; wie de rust verstoort wordt verzocht zich elders op te houden. SCOUTING, KICKEN ZONDER DRUG. Als scout of gids ga je met roken en drinken verstandig om. Alle illegale drugs zijn op HO verboden. Als je gebruik van illegale drugs vaststelt wijzen we de betrokkenen erop dat dit niet thuishoort binnen scouting en verzoeken we het gebruik stop te zetten. Bij het verhandelen van drugs wordt een verantwoordelijke van de betrokken gouw hierover gebrieft en zullen maatregelen worden genomen zoals aangifte bij de politie. Bij gevaar voor de gezondheid verwittigen we een arts of het Rode Kruis via het noodnummer.

-38-

EXTRA: VOERTUIGEN MET MATIGE SNELHEID! Auto’s, vrachtwagens en motoren zijn enkel mits een doorrijvergunning welkom op HO; langzaam en voorzichtig rijden is voor hen een absoluut gebod, max. 20 Km per uur. Wie dit overtreedt moet hier streng worden op aangesproken; noteer de nummerplaat en breng (via SiS of Infopunt) de medewerkeringang op de hoogte; bij herhaling wordt de doorrijvergunning ingetrokken Ook fietsers dienen zich hoffelijk te verplaatsen, traag rijden is de boodschap, in het donker met licht.

Plan van aanpak Zie volgende pagina’s

-39-

nota

Veiligheidsplan HO Aan Organisatie HO

Van Thibalt- veiligheidsverantwoordelijke HO 2011

23 Jun 2011

Hieronder een beknopte uitleg van het veiligheidsplan. Dit plan en zijn principes zijn grotendeels hetzelfde gebleven ten opzichte van 2010. Bijkomende info bij Thibalt, [email protected]

De spelers en hun taken Organisatie HO -

Verbondsraad Extra medewerk(st)ers van gouw, ploeg of commissariaat SIS Verbondsbestuur en staf Medewerkers van het Infopunt en centrale veiligheid Veiligheidsteam

Wat wordt er van organisatie HO verwacht? De organisatie HO is voor en tijdens Herfstontmoeting bezig met de taken van zijn of haar gouw, ploeg of commissariaat. Daarnaast zijn zij mee verantwoordelijk voor de organisatie van Herfstontmoeting. Elke organisator ziet actief toe op het verloop van herfstontmoeting en treedt zelf effectief (mee) op bij elke vorm van storend of gevaarlijk gedrag. Organisatie HO is herkenbaar aan de groene badge.

Veiligheidsteam Het veiligheidsteam heeft dezelfde opdracht als de andere organisatoren (actief toezien op goed verloop van HO). Hun plaats is vooral op de gemeenschappelijke gronden en de wegen. Het veiligheidsteam kan ook – indien nodig- ondersteunen op andere plaatsen. Het veiligheidsteam is herkenbaar aan de rode badge.

-40-

Aanspreekpunt veiligheid van Gouw/district Per gouw zijn er 2 aanspreekpunten veiligheid die specifiek toezien op de veiligheid (en nachtrust) op de gouwgrond. Per district is er één aanspreekpunt veiligheid. Deze wordt gecontacteerd als er zich ergens een probleem voordoet met iemand uit zijn of haar district. Geef deze verantwoordelijke (en ook de anderen) door via de link www.scoutsengidsenvlaanderen.be/herfstontmoeting/verantwoordelijken Voor 1 augustus

Het infopunt Te vinden op de markt. Deelnemers en medewerkers kunnen er terecht voor allerlei vragen (ook organisatorische en logistieke vragen) over HO. Te bereiken op het nummer 0477 38 24 12 (nummer staat ook op kaartje medewerkersbadge).

Centrale veiligheid Werkt overdag samen met het infopunt. ’s Avonds werkt het infopunt apart. Deze centrale behoudt het overzicht van vragen ivm het veiligheidsplan. De centrale coördineert ook de eventuele interventies. Te bereiken op het nummer 0474 26 14 01

Stappenplan aanpak veiligheid (deze info staat ook achteraan medewerkersbadge)

1. Observeer de situatie -> spreek anderen aan indien ze een leefregel overtreden

Is er overlast? Overlast is een situatie die niet strookt met de leefregels van HO EN waarbij het aanspreken van betrokkenen geen verandering bracht in de situatie. Of een situatie die een verdere aanwezigheid van de groep/personen niet meer verantwoord maakt.

2. Bij overlast -> bel centrale veiligheid

0474/26.14.01

3. Omschrijf de situatie -> over wie gaat het, wat is dringend, waar ben je, … Is er nood aan interventie? Beller en centrale veiligheid beslissen of interventie nodig is. Zoniet, enkel vermelding in het logboek. Zoja,… 4. Wacht aanspreekpunt veiligheid van gouw/district op -> geef de nodige info Nadat je de nodige info hebt gegeven zal die persoon overnemen. Misschien kan je nog ergens bij helpen, dat spreek je onderling af. 5. Verantwoordelijke veiligheid HO bekijkt, samen met gouw en district, wat er verder gebeurt. Dit wordt geval per geval bekeken. Bij eventuele strafbare feiten worden de bevoegde instanties ingeschakeld (steeds gecontacteerd door centrale veiligheid).

-41-

Stappenplan voor aanspreekpunt veiligheid van gouw/district = opgeroepen door centrale veiligheid Onderstaande info wordt verspreid tijdens de briefing voor aanspreekpunten veiligheid.

Aanspreekpunt veiligheid van gouw/district = opgeroepen door infopunt 1. Beluister de info van de persoon die je heeft opgeroepen -> Je neemt nu over. 2. Kan je de situatie NU oplossen? -> Praat met de betrokken leiding en stelt vast dat het incident onder controle is Gemaakte afspraken doorgeven aan centrale veiligheid Er wordt een logboek bijgehouden.

0474/26.14.01.

3. De situatie kan niet onmiddellijk opgelost worden -> Maak afspraken over de opvolging van de situatie. Wat verwacht je van de leiding, wat ga je doen, … Eventueel is er interventie nodig? -> Aanspreekpunt veiligheid bekijkt samen met verantwoordelijke veiligheid en gouw/district welke stappen verder worden ondernomen. Bij strafbare feiten worden de bevoegde instanties gecontacteerd door centrale veiligheid. Gemaakte afspraken doorgeven aan centrale veiligheid

0474/26.14.01.

Leefregels ACTIEF DEELNEMEN AAN HET PROGRAMMA. Als je naar HO komt, verwachten we dat je tijdig aanwezig bent en meedoet aan het aanbod. De fun, de hits serveren we erbij, maar als je alleen daarvoor komt zal je ontgoocheld zijn. Dit is geen festival maar een ontmoeting tussen scouts en gidsen. GEEN EIGEN DRANK MEEBRENGEN. Er is genoeg drank aanwezig, zowel alcoholisch als niet-alcoholisch en dit aan democratische prijzen. De opbrengst hiervan hebben we nodig. Zowel aan de ingang als op het terrein zal worden gecontroleerd en wordt je gevraagd meegebrachte drank te verwijderen of af te geven. RESPECT VOOR MENSEN, NATUUR EN MATERIAAL. We gaan collegiaal met elkaar om en hebben eerbied voor onze omgeving. Elke vorm van agressie is ontoelaatbaar, maar dat spreekt vanzelf. ROKEN ENKEL IN ROOKZONES. Omwille van brand(on)veiligheid is roken en vuur op de Hoge Rielen enkel toegelaten op voorziene plaatsen. NACHTRUST. Vanaf 22 uur waarderen we onze slapende medemens door stilte op de slaapgronden. SCOUTING, KICKEN ZONDER DRUG. Als scout of gids ga je met roken en drinken verstandig om. Alle illegale drugs zijn op HO verboden. VOERTUIGEN MET MATIGE SNELHEID! Auto’s, vrachtwagens en motoren zijn enkel mits een doordrijvergunning welkom op HO; langzaam en voorzichtig rijden is voor hen een absoluut gebod, max. 20 Km per uur.

-42-

Drankcontrole Bij het toekomen van de deelnemers op HO werken we proactief aan de leefregel “geen eigen drank meebrengen”. Aan de hoofdingang wordt dit duidelijk gecommuniceerd (en afgeraden) door 2 medewerkers van de veiligheidsploeg. Daarnaast worden deelnemers hierop gecontroleerd door gouwmedewerkers als ze hun gouwgrond betreden. Samen met de HO-commissie werden hiervoor 4 principes geformuleerd. Deze werden ook bediscussieerd op de verbondscommissie van april 2010. Als deelnemers toekomen is dit in de eerste plaats een welkomstmoment. Een drankcontrole is hierbij een spijtige formaliteit. Drankcontroles gebeuren met respect voor de deelnemer. Er wordt een onderscheid gemaakt tussen alcoholische en niet-alcoholische dranken Wie bij het binnenkomen zijn of haar drank afgeeft kan die na HO terugkrijgen.

Dit aspect van het veiligheidsplan wordt mee besproken tijdens de briefing voor de aanspreekpunten veiligheid van de gouwen en districten.

Info over veiligheidsplan Briefings Tijdens de de dagelijkse briefings in de voorbereidende week is veiligheid een terugkomend item. Er komt een aparte (korte) briefing voor aanspreekpunten veiligheid.

Vorming veiligheid Voor alle spelers in het plan van aanpak is er tijdens de voorbereidende week een vorming. Deze vorming wordt twee keer gegeven. Doel van deze vorming is dat iedereen van de organisatie vertrouwd wordt met de aanpak op vlak van veiligheid en zich daar op gepaste wijze in ondersteund voelt.

-43-

ORGANISATIE Enkele honderden scouts en gidsen van allerlei pluimage zetten zich in om, geheel vrijwillig, als ‘organisator’ extra aandacht te besteden aan een veilig verloop van Herfstontmoeting. Hoed af voor deze bijzondere inspanning. Die loont echter pas wanneer duizenden andere scouts en gidsen als deelnemers mee zorg dragen voor een leefbare HO.

In geval van ramp (overstroming, brand, voedselvergiftiging …) Het infopunt is ons algemeen meldingspunt! Vanuit het infopunt wordt alle communicatie gevoerd met de hulpdiensten en Hoge Rielen. In geval van ramp zal Hoge Rielen de coördinatie leiden tot een bevoegd officier van de hulpdiensten de coördinatie overneemt. Het infopunt en de veiligheidsverantwoordelijken per gouw zullen ingeschakeld worden als communicatiecentrale. Verzamelingspunt (in geval van evacuatie) is het inkomplein van Hoge Rielen om van daaruit verder te gaan naar de para’s of Ossengoor om van daaruit verder te gaan naar de Kasterlee-centrum.

INFO-PUNT! Middenin het gebeuren, op de grote kampvuurgrond, vind je onder een witte tent het “Info-punt’. Hier kan je doorlopend terecht met alle vragen over het verloop en de organisatie van Herfstontmoeting, het programma van Scouts en Gidsen Vlaanderen. Laatkomers kunnen op vrijdag en zaterdag hier inschrijven en betalen. INFOPUNTNUMMER: 0477 382 412

Communicatiecentrale: Nood aan interventie! Bij deze communicatiecentrale kan je enkel terecht in geval van nood of bij nood aan een interventie. Van daaruit worden al dit soort vragen gecoördineerd. Je kan het enkele bereiken via de noodGSM van Scouts en Gidsen Vlaanderen. NOODNUMMER SCOUTS EN GIDSEN VLAANDEREN: 0474 261 401

-44-

Opruimen voor wie in paviljoenen slaapt Tijdens de voorbereidende week spreekt Marc Hens met alle binnenslapende ploegen en commissariaten af wie wat wanneer opkuist en wie blijft wachten tot iemand van de Hoge Rielen komt controleren of alles oké is (= uitleiden gebeurt op zondagavond tussen 15 en 17.30 uur) Pak zondagmorgen voor je naar de markt vertrekt al je bagage in en leg die op je bed. Begin na de slotshow zo snel mogelijk met de opkuis van het paviljoen.

tak-, ploeg-, gouw of cafégrond Op het einde van het ploeg-, tak-, gouwaanbod of avondgebeuren verwachten we dat je je activiteitsgrond opruimt. Vergeet zeker niet de sanitaire blok! Meestal komt een SiS-ser je assisteren bij de opruim, volg zijn/haar aanwijzingen. Verdeel de deelnemers over de verschillende taken. Ook de sanitaire blokken dienen gekuist te worden als er na jou niemand nog gebruik maakt van die grond! Breng je alle afvalcontainers en -bakken (behalve GFT) naar het SiS-secretariaat aub. Het bespaart de SiS heel wat tijd bij de opruim na HO.

gouwen Ten laatste donderdagavond 25/08 (tijdens de briefing) krijgen alle gouwverantwoordelijken het volledige opruimplan van de SiS zodat de gouwen weten welk district welke grond (+ sanitair) moet opruimen. Het opruimplan wordt normaal ook opgenomen in de HO-gids. Van elk district verwachten we een verantwoordelijke aanspreekpersoon bv de DC. We verwachten ook dat deze persoon de groepen uit zijn/haar district aanspreekt om de voorziene plaatsen op te ruimen! Meestal komt een SiS-ser je assisteren bij de opruim, volg zijn/haar aanwijzingen. Verdeel de deelnemers over de verschillende taken. Ook de sanitaire blokken dienen gekuist te worden. In de voorbereidende week komt deze SiS-ser al eens kennis maken + de juiste plaatsen om alles te leggen. We voorzien hiervoor ook enkele plannetjes! (www.scoutsengidsenvlaanderen.org ) Breng je alle afvalcontainers en -bakken (behalve GFT) naar het SiS-secretariaat aub. Het bespaart de SiS heel wat tijd bij de opruim na HO. Laat de deelnemers de grond grondig opkuisen (ook papiertjes en ander zwervend materiaal en vuil) en maak ook de sanitaire blokken goed schoon. Gebruik ook je gezond verstand, zet bv. het overschot van het wc-papier niet onbeschermd buiten.

-45-

Ruimtelijke ordening Kampeergronden K1 (warme douches in K1 & LK1)....................................... A4 - gouw Kempen K1 (warme douches in K1 & LK1)....................................... B1 - gouw Webra K1 (warme douches in K1 & LK1)....................................... O1 - gouw Gent K1 (warme douches in K1 & LK1)....................................... O2 - gouw Land van Egmont K3 zuid (warme douches) ................................................. O3 - gouw Waas K3 noord (warme douches) ............................................... W2 - gouw Zuid-West Vlaanderen K4 zuid (warme douches) ................................................. O4 - gouw Oost-Brabant K4 noord (warme douches) ............................................... W1 - gouw Noordzee K5 (warme douches) ........................................................ L1 - gouw Limburg K6 (warme douches) ........................................................ A2 - gouw Heide K6 (warme douches) ........................................................ A1 - gouw Antwerpen K9 (koude douches) ......................................................... A4 - gouw Opsinjoor K11 (koude douches) ....................................................... Commissariaat Givers KP12 (koude douches)...................................................... Buitenslapende commissariaten en ploegen K12 (warme douches) ...................................................... Commissariaat Jin K2 (koude douches) ......................................................... Centrale barploeg

De gouwen, commissariaten en ploegen die BUITEN slapen en een koude douche hebben in hun sanitaire blok. Die kunnen, mits goede afspraken met de paviljoenverantwoordelijke, warm gaan douchen in een paviljoen! De verantwoordelijke per paviljoen kan je navragen bij Marc Hens.

Paviljoenen & loodsen P3 ........................................................ Commissariaat Jonggivers P1 ........................................................ Verbondsbureau + staf (vanaf di-av) P1 ........................................................ Financieel hoofdkwartier vanaf do-av P12 ...................................................... Kinderdagverblijf (paviljoen open vanaf ma-av) P1 ........................................................ Slapen & eten medewerkers P14 ...................................................... Slapen medewerkers P13 ...................................................... SiS (slapen en eten) P15 ...................................................... PR-ploeg (vanaf do-av) P16 ...................................................... MW-secretariaat (Marc Hens) tds de week ...................................... 0473 95 09 78 P16 ...................................................... Noodcentrale (An Laenen) tds HO Loods 314 ............................................. SiS-materiaalloods Aan loods 314 ....................................... SiS-secretariaat............................................................................ 014 55 84 34 KKG naast L314 ..................................... Rode Kruis KKG ..................................................... Infopunt & inschrijven voor te-laatkomers ...................................... 0477 38 24 12 LK10 .................................................... Gezamelijke knutselloods commissariaten en ploegen

Contacteer een verantwoordelijke Bereikbaar via Scouts en Gidsen Vlaanderen, Lange Kievitstraat 74, 2018 Antwerpen, tel 03 231 16 20, fax 03 232 63 92 Algemene coördinatie ....................................... Daniel Peeters .................................................................................... [email protected] Secretariaat medewerkers ................................ Marc Hens ........................................................................................... [email protected] Openings- en slotshow ..................................... Jan Vansantvoet ....................................................................................... [email protected] Tijd voor thema’s en takken (vorming) ............... Freek Stevens ......................................................................................... [email protected] Massa-picknick ................................................ Tim Van Geffen.................................................................................. [email protected] Zingevingsmoment .......................................... Jan Vansantvoet ....................................................................................... [email protected] Avondgebeuren (vrijdag en zaterdag)................. Marc Hens .............................................................................................. [email protected] Markt ............................................................. Janina Maes ............................................................................................ [email protected] Ingang “Ossengoor” ......................................... Annemie konings ..................................................................................... [email protected] Verzekeringen ................................................. Ria Janssens en Pieter Ysebaert .................................................verzekeringen@scoutsengidsenvlaanderen.be Afrekeningen P1 .............................................. Maarten Vanden Berghe...................................................................... [email protected] Veiligheid en HO-commissie .............................. Thibalt Bonte ............................................................................................tb@scoutsengidsenvlaanderen.be Infopunt ......................................................... An Laenen................................................................................................ [email protected]

Niet bereikbaar via Scouts en Gidsen Vlaanderen Kookploeg P1 (Raf Mariën ................................. ......................................................................................................... [email protected] Kinderdagverblijf ............................................. Pieter Ysebaert .................................................................... [email protected] SiS ................................................................. Patrick Van der Auwera ...................................................................... [email protected] Bar/drank/catering ........................................... Peter Landsheere ................................................................................ [email protected]

Bereikbaar via Hoge Rielen, Molenstraat 62, 2460 Kasterlee, t 014 55 84 10 – f 014 55 84 39 Dienst Bestellen De Hoge Rielen ........................ Simonne Thys & Erik .......................................................................................... [email protected] ..................................................................... tel: 014 55 84 20........................................................................................................... fax: 014 55 84 39 Secretariaat De Hoge Rielen .............................. Pieter Huybreghts ......................................................................................................... dhr@dehogerielen

AFREKENINGSFORMULIER - MAALTIJDEN MEDEWERKERS - HO2011 Ma 22/08 O M A …………………………………….. €1,6 €3,5 €1,9

PLOEG/COMM/GOUW

O €1,6

Di 23/08 M A €3,5 €1,9

Woe 24/08 O M A €1,6 €3,5 €1,9

Do 25/08 O M A €1,6 €3,5 €1,9

Vrij 26/08 Zat 27/08 O M A €1,6 €3,5 €1,9 €7

Zon 28/08

beker TOTAAL

€7

€2

€7

€7

€2

1

€7

€7

€2

2

€7

€7

€2

3

€7

€7

€2

4

€7

€7

€2

5

€7

€7

€2

6

€7

€7

€2

7

€7

€7

€2

8

€7

€7

€2

9

€7

€7

€2

10

€7

€7

€2

11

€7

€7

€2

12

€7

€7

€2

13

€7

€7

€2

14

€7

€7

€2

15

€7

€7

€2

16

€7

€7

€2

17

€7

€7

€2

18

€7

€7

€2

19

€7

€7

€2

20

€7

€7

€2

21

€7

€7

€2

22

€7

€7

€2

23

€7

€7

€2

24

€7

€7

€2

25

€7

€7

€2

NR NAAM

TOTAAL

Gebruiksaanwijzing (zie ook HO - afsprakennota verblijf) in paviljoen 1 tussen 17 en 22 uur Afrekenen medewerkers week + weekend: voor gouwen, commissariaten en ploegen bij Maarten Vanden Berghe NIEUW: ook medewerkers moeten zich voor zondagavond 21 augustus inschrijven voor HO. Via het online document “verblijf medewerkers” Geef je al de namen van je medewerkers + wie wanneer een maaltijd verbruikt op. Je vult dit voor 15 augustus in www.scoutsengidsenvlaanderen.be/herfstontmoeting/verblijf_medewerkers Deze gegevens worden dan gebruikt bij de afrekening in Paviljoen 1. Het ontbijt = 1,60 euro, middagmaal = 1,90 euro en een warme maaltijd = 3,5 euro). Het weekend van HO kost 16 euro, eender wanneer je binnenkomt. (14 euro eten + 2 euro beker) Deelnameprijs kinderen … hoe zit dat eigenlijk? De redenering: alle medewerkers betalen enkel voor hun eten, niet voor verblijf. We trekken die lijn door en denken dat kinderen van 0-6 jaar gratis mee kunnen eten; kinderen van 6-12 jaar toch al wel een halve portie opeten (= 50% betalen) en kinderen vanaf 12 jaar evenveel bijdragen als een volwassene. NIEUW: Vanaf HO2008 kon je betalen met bancontact. Voor medewerkers in P1 en waarschijnlijk ook tijdens het feestje voor medewerkers. Voor deelnemers aan de ingang op vrijdag. Tijdens het avondaanbod ook op 1 plaats in de centrale bar. Op zondag bij de Hopperstand.

Eten doe je enkel in P1! (niet meer in P12 of P14) Tot HO 2011 kon je gaan eten in paviljoen 12 of 14. Vanuit organis atorisch standpunt kiezen we nu voor 1 eetplaats. Namenlijk P1. In het paviljoen hangt een aantal-eters-invultabel waarop je kleine wijzigingen in het aantal eters nog kan aanduiden. NIEUW: reserveer je een maaltijd, dan betaal je ook die maaltijd! Alle jaren hebben we mensen die reserveren en niet komen opdagen. Daardoor moeten we veel eten weggooien dat niet werd betaald, omdat we tot nu toe hier te flexibel mee omgingen.

nota

Aan De beheerscommissie

Van Tom De Prêtre Daniel Peeters

23 Jun 2011

Deze nota werd geupdate. Inhoudelijk is er niets gewijzigd! Er is enkel gewerkt aan de vorm, om misinterpretatie tegen te gaan!

Tegemoetkoming aan gouwen/districten die een bus inleggen voor verplaatsing van en naar Herfstontmoeting

Doelstellingen: Deze “drempelverlagende” actie ifv van onderstaande HO-doelstellingen => voor alle doelstellingen zie plan HO. 3. ELKE LEIDER: Herfstontmoeting heeft iets te bieden voor iedereen die actief is binnen scouting. 6. SAMEN: Op Herfstontmoeting zijn we allen verbonden als Scouts en Gidsen. Er zijn kansen om aan uitwisseling te doen. 10. ELKE GROEP: Herfstontmoeting is voor alle groepen van Scouts en Gidsen Vlaanderen. Verwacht resultaat: We verhogen “het bereik van leiding/groepen” (= meer leiding/groepen op HO), door de afstand naar HO af te leggen per groep/district/gouw.

De afspraken Een district/gouw kan één (of meerdere) bussen inleggen om het vervoer van én naar HO vlotter te laten verlopen. Het verbond wil hier mee in investeren mits een paar afspraken.

1.

Deze regeling is vrijblijvend (= geen verplichting voor de gouw/district).

2.

Een bus komt er op initiatief van de gouw/district, dwz gouw/district zijn ook verantwoordelijk voor de hele organisatie!

3.

Vanuit het verbond komt er naar de leiding geen communicatie over de ingelegde gouw- of districtsbussen.

4. Gouw/district meldt voor 15 augustus het aantal bussen aan Daniel Peeters. => aanvragen voor tussenkomst, die na 15 augustus toekomen, worden geweigerd voor tussenkomst vanuit verbond 5. De gouw/district vraagt 5 euro per busgebruiker en per rit => de 5 euro komt overéén en loopt gelijk met het tarief van 1 treinrit met gopass => 5 euro voor “van gouw naar HO” en 5 euro voor “van HO naar gouw”, =>deze regeling geldt voor een heenrit (op vrijdagavond) en/of terugrit (op zondagnamiddag) = op alle drie de 3 situaties (heen, terug heen &terug).

Scouts en Gidsen Vlaanderen vzw ▪ nota ▪ Tegemoetkoming aan gouwen die een bus inleggen voor verplaatsing van en naar HO ▪23-6-2011 ▪ pagina 53

6. Een eerste franchise van 200 euro per bus en per rit is ten laste van de gouw; dwz in de eerste 200 euro komt het verbond nooit tussen. => 200 euro komt overeen met 40 betalende busgebruikers. 7. Het verbond draagt niet meer dan 200 euro per bus en per rit bij. 8. Het verbond geeft maximum 1000 euro per gouw, voor heen- en terugrit samen. 9. De tussenkomst geldt enkel op kosten voor vervoer met een gewone bus. => Als de gouw extra’s wil aanbieden op de bus (luxe bus, drank, alternatieve route, …) is dit ten koste van de gouw zelf 10. Facturen worden voor 30 september doorgegeven aan Daniel, samen met het aantal deelnemers per bus!

11. Deze maatregel was voor de eerste keer van toepassing op HO2009. Na HO2009 werd deze maatregel geëvalueerd op de beheerscommissie en goedgekeurd voor bestendiging.

Drie voorbeelden: Gouw/district X geeft na Herfstontmoeting een busfactuur van 550 € aan Daniel voor het inleggen van 1 bus op zondag. Ze waren met 38 personen op de bus. De gouw/district heeft 38x5€=190€ opgehaald bij de reizigers. De gouw/district betaalt zelf met het opgehaalde geld, aangevuld met 10 € uit de gouwkas, zodanig de franchise van 200€ wordt voldaan. Er blijft een rekening van 350€ te betalen. Daarvan legt het verbond 200€ per bus bij. De resterende 150€ is voor de gouw/district. of Gouw/district Y geeft na Herfstontmoeting een factuur van 800€ voor vervoer aan Daniel voor het inleggen van 2 bussen op vrijdag. Ze waren in totaal met 89 personen op de 2 bussen samen. De gouw/district heeft 89X5€=445€ opgehaald bij de reizigers. De gouw/district betaalt zelf met het opgehaalde geld 445€. Het openstaande saldo = 800€-445€=355€. Het verbond legt max 200€x2=400 bij, maar in dit geval is er slechts 355€ nodig. Er is geen resterend saldo meer te vereffen door de gouw/district. of Gouw/district Z geeft na Herfstontmoeting een busfactuur van 460 € aan Daniel voor het inleggen van 1 bus op vrijdag (48 personen op de bus) en 1 bus op zondag (50 personen op de bus). De gouw/district heeft 48x5€+50x5€= 490 euro opgehaald bij de reizigers. Hiermee is de busfactuur volledig betaald, er is zelfs 30 euro over. De gouw/district besteedt zelf de restmiddelen Succes met het uitwerken van dit aanbod. Denk eraan om in overweging te nemen of de moeite ook in verhouding is met de voordelen. Voor de HO-commissie Tom De Prêtre Daniel Peeters

Scouts en Gidsen Vlaanderen vzw ▪ nota ▪ Tegemoetkoming aan gouwen die een bus inleggen voor verplaatsing van en naar HO ▪23-6-2011 ▪ pagina 54