Industry
CTAC Real estate
CHARE Intake Voor woningcorporaties en vastgoedondernemingen is het essentieel om het vastgoed in optimale staat te hebben en houden. Hierbij is het belangrijk dat huurders makkelijk en snel worden geholpen in het opgeven van reparatieverzoeken, klachten/storingen of verhuisverzoeken. Deze activiteiten vallen onder Niet Planmatig Onderhoud – en het efficiënt en effectief uitvoeren van NPO-processen levert een substantiële bijdrage aan de financiële effectiviteit van de organisatie en natuurlijk de klanttevredenheid. Corporaties hebben dagelijks te maken met uiteenlopend
Vragen, reparatieverzoeken en mutaties opgegeven door
niet-gepland onderhoud. Denk daarbij bijvoorbeeld aan een
de huurders worden in CHARE Intake afgehandeld volgens
lekkende gootsteen, een kapotte ruit, sloten die vervangen
het ‘one-call-done’-principe. De afspraak met de huurder,
moeten worden of een gaslek dat gedicht moet worden.
op de gewenste datum/tijd, is automatisch vastgelegd in het
Bij voorkeur melden huurders dit soort ongemakken op één
SAP ERP (MRSS)-planbord. De vakmannen van de interne
centrale plek, waarna eigen onderhoudsmensen of externe
aannemerij ontvangen automatisch werkopdrachten op hun
aannemers op pad worden gestuurd om het probleem op
PDA. Externe aannemers krijgen opdrachten via de CHARE
te lossen. Ook mutatieprocessen (huurders die vertrekken,
Aannemersportal. Deze opdrachten worden eventueel
nieuwe huurders die komen) zijn aan de orde van de dag.
gecombineerd met een voor- en/of eindinspectie. Een
CHARE draagt zorg voor een efficiënte uitvoering.
Maasdelta-opzichter voert de inspecties uit met behulp van de mobiele inspectieapplicatie(tablet).
Ctac heeft in haar CHARE-oplossing hiervoor CHARE Intake ontwikkeld: een intake-applicatie die op basis van standaard SAP ERP-componenten en Ctac-eigen branchespecifieke ontwikkelingen, het complete NPO afdekt.
Dankzij het ‘one-call-done’-principe is er geen noodzaak meer om huurders na te bellen over een afspraak. Aannemers zijn zeer actief om via de Aannemersportal hun werkzaamheden terug te melden. Op basis van deze gereedmelding krijgen zij hun facturen betaald (SAP ERS). De papieren werkbon bij de vakmannen ligt alleen nog in hun bestelbus, mocht de connectie uitvallen. De opzichters gaan niet meer op weg met een papieren dossier, maar met een tablet. De kostenafrekeningen en factuurbetalingen worden automatisch en geïntegreerd door de financiële administratie in CHARE afgehandeld. Het resultaat is een geïntegreerde onderhoudsketen.
De visie van Ctac Vaak zijn meerdere databronnen aanwezig die het moeilijk maken een ‘single point of truth’ te realiseren. Het is daarmee lastig om de informatievoorziening zowel intern als extern flexibel en up-to-date te houden. Steeds weer veranderende behoeftes vragen om een flexibele opzet van uw informatie systeem voor het aanbieden, delen en openstallen van klant-, vastgoed-, onderhoud- en financiële informatie. Ctac heeft een modulaire opzet ontwikkeld waarmee alle klantinformatie beschikbaar is en klantprocessen worden gestart en bewaakt. De inzet van CHARE levert uniforme bedrijfsprocessen waarmee de zo gewenste betrouwbaarheid en compleetheid van data wordt geleverd. De voordelen van CHARE Intake zijn daarmee onder andere: • Eenduidige, complete en verrijkte gegevens beschikbaar voor alle klant- en CRM-processen • Geïntegreerde huurder/klantdossiers waarin alle gegevens digitaal beschikbaar zijn • Gegarandeerde datakwaliteit door SAP ERP als operationele systeem voor de primaire processen • Toepassing van moderne webtechnologie en mobility • Eenvoudige maar krachtige schermen • Proactieve monitoring; CHARE bewaakt onder andere deadlines en termijnen
CHARE Intake in vogelvlucht
MDG INTAKE APPLICATIE ZOEKEN
De corporatiemedewerker vindt heel gemakkelijk een huurder, adres, verhuureenheid of contract; deze processen worden door de enterprise searchfunctionaliteit in CHARE verzorgd. CHARE Intake faciliteert met zogeheten guided procedures de gebruiker, zodat ook ongetrainde medewerkers in de belangrijke NPO-processen kunnen acteren.
MDG INTAKE APPLICATIE OVERZICHT
Wanneer de gebruiker als zoekargument een telefoonnummer gebruikt, wordt de informatie over het vastgoedobject dankzij de integratie met de telefooncentrale desgewenst direct in één scherm zichtbaar.
2
SAP VOOR MAASDELTA GROEP
Tijdens het gesprek met de huurder wordt de medewerker geholpen in het proces, waarbij één of meer reparatieverzoeken worden vastgelegd. CHARE Intake zorgt voor de juiste logistieke opvolging door de inzet van Interne Aannemerij of externe vaklieden bij aannemers.
MDGhet INTAKE Door middel van de effectieve LRED-methode wordt aan de hand van de Locatie, de Ruimte, Element APPLICATIE in die ruimte, NIEUW VERZOEK
uiteindelijk het Defect gevonden. Deze beslisboom is geïntegreerd met de vastgoed- en onderhoudsstructuren die in CHARE beschikbaar zijn. De beslisboom maakt verder ook desgewenst gebruik van NEN- en StaBU-normeringen, zodat de juiste prijzenboeken worden gebruikt.
De corporatiemedewerker kan tijdens het gesprek met de huurder meerdere gebreken vastleggen. Deze kunnen allemaal realtime worden ingepland. De medewerker krijgt inzage in alle data en tijdslots waarin capaciteit beschikbaar is. CHARE 4
SAP VOOR calculeert hierbij in welke slots binnen de contractafspraken ten aanzien van reactietijden
MAASDELTA GROEP
en kosten vallen – waarmee de oplossing actief zorgdraagt voor bijvoorbeeld KWHkwaliteitsnormen. Wanneer niet de huurder contact opneemt met de corporatie maar bijvoorbeeld een
MDG INTAKE APPLICATIE CONTACTGEGEVENS VASTLEGGEN
familielid, dan kunnen zijn/haar gegevens worden opgenomen met het doel geïnformeerd te blijven over de voortgang.
Als alle vragen, klachten en verzoeken met de huurder zijn besproken, worden de benodigde activiteiten als een melding in CHARE opgeslagen en de vervolgstappen automatisch uitgevoerd. Met behulp van CHARE Intake is nu de afspraak gepland.
MDG INTAKE APPLICATIE SAMENVATTING
Afspraken waarvoor eerst een inspectie nodig is, worden via CHARE Huur Inspectie afgehandeld – waarbij de inspecteur via
een tablet of ander mobiel apparaat ter plaatse bij de huurder verder onderzoek doet. De uitkomst daarvan wordt ook weer in CHARE Intake gebruikt.
CHARE Intake zorgt voor een correcte werkopdracht voor de juiste vakman(nen). Tevens worden de opdrachten op een juiste manier verdeeld onder de beschikbare externe aannemers en vakmensen van de Interne Aannemerij. Ook de financiële afwikkeling vindt volledig geautomatiseerd plaats. Daarnaast is het concept van self billing voor leveranciers ingeregeld, wat het facturatieproces enorm verbetert. Interne Aannemerij heeft realtime toegang tot CHARE via de PDA. Door de geïntegreerde planbordfunctionaliteit in CHARE worden zij conform afspraken naar de huurder gestuurd. Hierbij hebben zij alle relevante informatie op zak, inclusief de benodigde materialen die vanzelfsprekend in de bestelwagen zijn gelegd. Deze grijpvoorraad wordt beheerd door de logistieke functionaliteit in CHARE en is flexibel in te richten. Interne Aannemerij gebruikt barcode scanning en digitale bevestiging (handtekening) van de huurder voor de bevestiging van een goede klachtafhandeling. Externe vaklieden hebben toegang tot de Aannemersportal in CHARE waarmee zij opdrachten kunnen accepteren, gereed
MDG AANNE SAP VOOR MAASDELTA GROEP OPDRACH
melden en financieel afhandelen. Bij gereed melden kunnen afwijkingen in benodigde uren en verbruikte materialen worden 7
ingelegd.
Via deze portal is voor iedereen in de keten de voortgang en status van reparatieverzoeken en meldingen zichtbaar.
Vanzelfsprekend kan de ketenkoppeling tussen corporatie en aannemers ook via XML-berichtenuitwisseling gebeuren. Hierbij wordt CHARE met de applicaties van de aannemer gekoppeld – een ESB-taak die SAP NetWeaver verzorgt. De vaklieden hebben de complete informatie beschikbaar om de gewenste activiteiten te beoordelen en vervolgens in bewerking te nemen.
MDG AANNEMERSPORTAAL VOORTGANG
MDG AANNEM
SAP VOOR MAASDELTA GROEP
11
De functionaliteit in CHARE faciliteert de aannemer bij het melden van de realtime voortgang, die vervolgens centraal in CHARE Intake beschikbaar is. Realtime statusinformatie zorgt ervoor dat het management van de corporatie altijd up-to-date informatie heeft over NPO. Deze monitorfunctie is ook proactief te gebruiken om prioriteiten bij te stellen of bijvoorbeeld extra capaciteit in te zetten wanneer deadlines in het gedrang komen.
CHARE Intake verzorgt ook het financieel gereed melden van opdrachten. Hierbij wordt het concept van self billing gehanteerd (ERS = evaluated receipt settlement), dat tot een grote optimalisatie in de factuur- en betaalstromen leidt en de corporatie meer inzicht en grip op de financiële activiteiten oplevert.
13
MDG AANNEMERSPORTAAL FINANCIEEL GEREEDMELDEN
SAP VOOR MAASDELTA GROEP
CHARE Intake als integraal onderdeel
Door de wijze waarop Ctac haar branche
of als bouwsteen
specifieke ontwikkelingen realiseert, is CHARE
De basis van CHARE is het krachtige SAP
Intake in elk SAP ERP-platform (versie ECC6.0,
ERP-platform. Hierin worden alle primaire
EhP5 of hoger) ook als bouwsteen te gebruiken.
bedrijfsprocessen afgebeeld en uitgevoerd,
Hiermee is de doeltreffendheid van dergelijke
Solution Provider klanten bij het
en kunnen medewerkers en externen (zoals
implementaties sterk te verbeteren.
realiseren van hun ambities. Dat
Ctac - Enabling your Ambition Ctac helpt als innovatieve ICT
doen we door het ontwikkelen en
aannemers) rolgebaseerd toegang krijgen tot
implementeren van branchegerichte
deze processen. In het SAP platform worden
Omdat CHARE de CORA- en VERA-richtlijnen
huurder/klantdossiers bijgehouden, waarbij
ondersteunt, is het ook mogelijk om CHARE
alle vormen van digitale documenten worden
Intake te gebruiken in combinatie met andere,
uiteenlopende sectoren. Met een
opgeslagen. Denk daarbij niet alleen aan digitale
non-SAP, systemen. Hierbij wordt dan de
passie voor technologie en een
brieven, maar ook aan e-mails, transacties,
Enterprise Service Bus (ESB)-functionaliteit
scherp oog voor bedrijfsprocessen
afspraken, websitebezoeken of intelligente
van SAP NetWeaver gebruikt.
formulieren die via apps beschikbaar zijn.
oplossingen die exact inspelen op de bedrijfsprocessen van klanten in
werken we dagelijks op het snijvlak van business en IT. De sector specifieke totaaloplossingen voor
Oftewel, zaakgericht werken zoals het bedoeld is.
onder meer retail, wholesale, real
CHARE is de marktleidende oplossing van
estate en charity zijn samen met
Ctac die in nauwe samenwerking met de
klanten ontwikkeld. We completeren
corporatiesector is ontwikkeld. Het is een
deze composed solutions met een
gecertificeerde SAP Business All-in-One oplossing waarmee primaire en secundaire
volwaardig pakket van diensten, variërend van businessconsultancy tot managed services en software-
processen worden ondersteund. Ctac levert
ontwikkeling tot mobility- en cloud-
CHARE zowel als compleet pakket als in
diensten. Daarbij kiezen we altijd
bouwstenen en modules. De toepassing is
voor een professionele benadering,
beschikbaar on-premise en in de cloud. Ctac investeert doorlopend in CHARE en is actief in marktinitiatieven als CORA, VERA en REDEX.
een innovatieve invalshoek en transparant, persoonlijk contact. Ctac is genoteerd aan Euronext Amsterdam.
CTAC THE NETHERLANDS Meerendonkweg 11, Postbus 773 5201 AT ’s-Hertogenbosch T. +31 (0)73 692 06 92 E.
[email protected] I. www.ctac.nl CTAC BELGIUM Uilenbaan 82 2160 Wommelgem T. +32 (0)3 354 09 79 E.
[email protected] I. www.ctac.be CTAC FRANCE 54-56 Avenue Hoche 75008 Paris T. +33 (0)1 56 60 53 89 E.
[email protected] I. www.ctacfrance.fr
Ctac N.V. 2013, alle rechten voorbehouden. Niets van deze uitgave mag worden vermenigvuldigd en/ of openbaar gemaakt door middel van druk, fotocopie, microfilm of op welke andere wijze dan ook en evenmin in een databank of retrieval systeem worden opgeslagen, zonder de voorafgaande schriftelijke toestemming van Ctac N.V.
NL-IN-RE-BR-003-0913
