Projectenpool
Het resultaat telt
Deze brochure is een uitgave van: Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties Projectenpool Postbus 20011 | 2500 EA Den Haag T (070) 426 83 66 www.minbzk.nl (Intranet BZK: http://bzk-intranet/projectenpool) © maart 2009 | 7415/821-GMD
Projectenpool
Projectmatig werken komt steeds meer voor bij het ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties (BZK).
Ervaren projectleiders staan startklaar
Dit is ingegeven door de rijksbrede wens om flexibel te werken. De Projectenpool, die sinds 2006 bestaat, komt tegemoet aan de vraag naar ervaren interne projectleiders.
Voor wie tijdelijk een hoog gekwalificeerde projectleider voor een BZK-project zoekt, is de Projectenpool een uitkomst. De voordelen zijn groot. Wij kunnen project leiders leveren die BZK-breed inzetbaar zijn. Een projectleider van de Projectenpool is ervaren, kent de organisatie, heeft al een netwerk, is goedkoper dan externe inhuur en is eenvoudig op interim-basis in te huren. Bovendien is BZK gebaat bij interne projectleiders. Het vergroot de flexibiliteit van de organisatie, externe inhuur wordt teruggedrongen en kennis over BZK en over projectmanagement wordt binnen BZK opgebouwd en verspreid. Uiteenlopende opdrachten
Wij leveren goede projectleiders, projectmedewerkers en programmaleiders voor de volgende soorten opdrachten: - beleid (opstelling, uitvoering en implementatie); - beheer en bedrijfsvoering; - evaluatie; - strategie en visietrajecten; - project- of commissiesecretariaat. Begeleiden zoekproces
Binnen BZK groeit de vraag naar projectleiders. Daarom leveren we niet alleen projectleiders, maar begeleiden we ook het zoekproces. Een projectleider kan uit onze pool komen óf vanuit de BZK-organisatie. Ook wisselen we medewerkers uit met andere departementale pools en expertisecentra. Met ons gedegen selectieproces en brede netwerk vinden wij de juiste persoon voor het project. Wij zoeken en bemiddelen, de opdrachtgever maakt de keuze. Andere diensten
Onze kracht ligt in het leveren van de juiste mensen. Daarnaast stellen we onze opgebouwde kennis en kunde graag beschikbaar aan de BZK-organisatie via: - workshops projectmanagement en risicoanalyse; - advisering over project- en programmamanagement; - procesbegeleiding; - Project Start Ups. Professioneel team
De Projectenpool bestaat gemiddeld uit twaalf project leiders. De medewerkers van de pool zijn deskundig en ervaren op het gebied van projectleiding en project management en zijn snel, flexibel en organisatiebreed
2
Projectenpool
inzetbaar. Hoe we werken? Professioneel, flexibel, klantgericht en doelmatig zijn de kernbegrippen. We evalueren alle projecten en gebruiken de uitkomsten om de kwaliteit verder te verbeteren. Om de kennis op peil te houden, investeren we voortdurend in de medewerkers en methoden. Professionele code
Om opdrachtgevers het beste te garanderen, houden de projectleiders zich aan een professionele code. Een projectleider van de Projectenpool: - stelt het resultaat en het doel centraal; - adviseert op maat; - communiceert actief met de opdrachtgever en andere stakeholders; - zorgt bij verschillen in opvatting voor een perspectiefvol proces; - hanteert een zakelijke, projectmatige aanpak; - hanteert de BZK-instrumenten van het Kenniscentrum Programma’s en Projecten; - is integer; - bouwt aan vertrouwen; - komt afspraken na. Heldere werkwijze
Een projectleider inhuren van de Projectenpool is heel eenvoudig. Als de opdrachtgever na het intakegesprek met ons in zee gaat, sluit hij een overeenkomst af met de Projectenpool. De projectleider houdt zijn uren bij in ons tijdschrijfsysteem. Eens per kwartaal ontvangt de opdrachtgever de factuur op basis van het aantal gewerkte directe uren plus een opslag van tien procent voor opleidings- en andere indirecte kosten. De salarisadministratie zorgt voor interne verrekening. Kortom: simpel en veel goedkoper dan externe inhuur. Criteria voor een project
Wanneer kan een opdrachtgever bij de Projectenpool terecht? Het project dient aan de volgende voorwaarden te voldoen: - concrete enkele- of meervoudige doelstellingen; - expliciet en eenduidig opdrachtgever-opdrachtnemerschap; - duidelijke toewijzing van mensen en middelen; - gelimiteerd in tijd en kosten; - unieke, eenmalige activiteit; - vaak: multidisciplinair.
Projectenpool
3
De mensen
‘Een goed begin is essentieel’
Bij de Projectenpool draait het vooral om de mensen. Om projectleiders die hun sporen hebben verdiend. Daarom vertellen zij zelf over hun kennis en expertise. En hoe ze die in de praktijk toepassen.
Anja Lelieveld, hoofd Projectenpool:
‘Een succesvol project begint bij een goede intake’ “Intake, waarom doen we het? Is het meer dan het aannemen van een klus en daar de juiste projectleider bij zoeken? Het antwoord daarop is simpel: ja. Een intake is belangrijk om helder te krijgen wat een opdrachtgever wil bereiken, realiseren of uitvoeren. Daardoor bepalen we op de eerste plaats de projectmatigheid en de uitvoerbaarheid van een opdracht. We kunnen ten tweede meedenken over de opdrachtformulering. Dat meedenken heeft ook meerwaarde. Wellicht zijn er meer of betere resultaten met het project te behalen? Kan de opdrachtgever het product of resultaat ook nog op andere manieren gebruiken? Niet onbelangrijk is op de derde plaats dat we scherp krijgen wie de opdracht het beste kan uitvoeren. Als laatste geeft een intake inzicht in de planning van een opdracht. Het resultaat van een intake is een projectopdracht, waarin we doelen, resultaten en producten scherp geformuleerd krijgen. Het is vervolgens aan de projectleider om de contouren van het project en de opdracht verder te specificeren en concreet te vertalen in termen van tijd, geld, kwaliteit, organisatie en informatie. Een intake leidt niet altijd tot een opdracht. Een goede intake leidt wel altijd tot een goed project.”
Projectenpool
Hans Meijering, projectleider:
‘Risicomanagement wordt onderschat’ “Projecten zijn per definitie risicovol. Projecten zijn uniek, vaak innovatief met gebruik van nieuwe technieken en een nieuwe werkwijze. Projecten kennen geen ingewerkt team maar wel een strakke deadline. Bij projecten loop je dus per definitie veel risico’s. Risicomanagement benoemt mogelijke gebeurtenissen die verstorend kunnen werken op het project. Het team ontwikkelt maatregelen om risico’s te voorkomen of de eventuele schade te beperken. Bewust een risico accepteren is óók een keuze. Risico’s zijn dus te managen, maar niet uit te sluiten. Als je aan risico management hebt gedaan weet je tenminste wel wát je moet doen als een risico zich voordoet. En vooral wie de actie moet ondernemen. Het is niet anders als bij rampen. Rampen zijn niet te plannen, maar de voorbereidingen wel.”
Tom Keek, projectleider:
Richard van der Luit, projectleider:
“Het programma ‘Minder en efficiënter toezicht’ leek zo duidelijk. Er lagen twee adviesrapporten en er was een kabinetsstandpunt als opdrachtomschrijving. Niets was echter minder waar. Over de achterliggende doelen en de opzet van het programma bestonden bij de teamleden nog grote verschillen van opvatting. De organisatie van het programma was in volle aanbouw, maar ondertussen kwamen deadlines al in zicht. De programmaleider besloot op advies van de Projectenpool een Programma Start Up (PSU) te organiseren. De PSU-begeleider zorgde voor een PSU op maat. In de meerdaagse PSU werd een helder beeld en gezamenlijk commitment gecreëerd van de programmadoelen, projectresultaten, planning en activiteiten. De opdrachtgever kreeg na afloop een heldere uiteenzetting en kon op basis hiervan effectief
“Bij de start van een project ga je in een stakeholdersanalyse systematisch na wie er belangrijk zijn voor jouw project. Het zorgt voor inzicht in het speelveld. Dat begint met collega’s in de afdeling en directie, de opdrachtgever, de lijn van opdrachtgever naar minister en de directe doelgroep van je project. Voor het project Voorbereiding Grieppandemie dat ik leid, zijn bijvoorbeeld gemeenten, supermarkten en drinkwaterbedrijven belangrijke doelgroepen. Onze doelstelling is dat deze vitale organisaties in de maatschappij goed zijn voorbereid op een eventuele grieppandemie. Er zit enerzijds een grens aan de stakeholdersanalyse; je komt al snel op de hele wereld uit. Je moet anderzijds het instrument niet te strak hanteren. Gaandeweg kom je namelijk bij doelgroepen terecht die je niet eerder had bedacht. Zo leveren we een bijdrage aan
‘Start-up zorgde voor gezamenlijk commitment’
4
communiceren met collega’s, bestuurders en de verbinding leggen met stakeholders. De tweedaagse PSU was een investering die zich dubbel en dwars terugverdiende. Het motto ‘een goed begin is het halve werk’ gaat voor een PSU zeker op.”
‘Stakeholdersanalyse zorgt voor inzicht in het speelveld’
Projectenpool
5
een congres dat voor begrafenisondernemingen wordt georganiseerd. Daar waren we zelf niet opgekomen. De stakeholdersanalyse gebruik ik zelf in het begin van een project om een strategisch netwerk op te bouwen. Met belangrijke personen ga ik persoonlijk kennismaken. Keer op keer blijkt later in het project dat ik die contacten heel goed kan benutten.”
zijn. Dat houdt iedereen scherp en betrokken. Voor mij is de pool een succesvol instrument dat bijdraagt aan de ontschotting binnen BZK en de individuele medewerker de kans biedt zich breed te ontwikkelen, wat weer ten goede komt aan het departement als geheel.”
Ingrid Michon, projectleider:
Renée Meiburg, beleidsondersteunend medewerker:
‘Project ook toepasbaar voor politiek-bestuurlijk vraagstuk’
“Opdrachtgevers die een projectleider via de Projectenpool inhuren, hebben geen omkijken naar de administratie die daarbij komt kijken. Ze ondertekenen een contract en krijgen vervolgens eens per drie maanden een factuur met de gewerkte uren. Ziekte en verlof worden niet doorberekend. Ook als de einddatum anders wordt, trekken wij tijdig aan de bel. Zo heeft de opdrachtgever altijd een goed inzicht in het verloop van het project. Hoewel de opdrachtgever dat niet merkt, verloopt de administratie in projecten niet altijd vanzelf. De systemen in een hiërarchische organisatie zijn nog niet ingericht op een flexibele organisatie als de Projectenpool. Een treinkaartje aanvragen via intranet leidt al tot extra handelingen. Als BZK serieus werk wil maken van projectmatig en flexibel werken, is het wenselijk dat de administratieve systemen daarop worden ingericht. Tot die tijd waken wij ervoor dat opdrachtgevers daar geen last van hebben.”
“Vaak horen we dat het onderwerp té politiek-bestuurlijk is om als project te benaderen. De praktijk wijst uit dat het wél kan. Je kunt alle vraagstukken in projectvorm gieten als je het resultaat maar vooraf bepaalt. Politiek-bestuurlijke vraagstukken vragen juist om een scherp resultaat, dat aantoont dat onze bewindspersonen verantwoordelijkheid nemen en daadkrachtig zijn. Het is een feit dat politiekbestuurlijke trajecten zeer complex en vaak roerig zijn. Opknippen en tussenresultaten benoemen is dus mijn credo. Je kunt niet het hele probleem direct oplossen, dat is onmogelijk. Daarom is het belangrijk om te focussen op concrete tussenproducten. Zo kun je een onderzoek initiëren, zodat het probleem scherper wordt. Of je kunt de stakeholders opzoeken om verschillende oplossings richtingen uit te werken. Vervolgens kun je deze tussen producten markeren. Een tussenresultaat is óók een resultaat. En daarbij: zoek een golf! Daarmee doel ik op timing. Door een mediabericht, een actie van een ander departement of een internationale ontwikkeling kan jouw project de wind in de rug krijgen. Dán moet je meters maken en resultaten binnen zien te halen.”
‘Opdrachtgever heeft goed zicht op voortgang’
De opdrachtgevers over ons
‘Enthousiasmerend en resultaatgericht’
Dike Garrelts, projectleider:
‘Verbindingen leggen binnen BZK’ “Het aantrekkelijke van het werk als projectleider van de Projectenpool vind ik dat je BZK-breed kunt werken. Je leert het departement goed kennen, kunt verbindingen leggen tussen verschillende DG’s en collega’s met elkaar in contact brengen. Die liaisonfunctie is leuk en kennisuitwisseling is goed voor de organisatie én voor de medewerkers. Op dit moment ben ik voor een half jaar ingehuurd door het ministerie van Verkeer en Waterstaat. Dat geeft een extra dimensie aan je werk als projectleider. Je werkt op andere beleidsonderwerpen, maar opereert ook in een andere structuur en cultuur. Het project dat ik leid heeft een grote politiek-bestuurlijke relevantie, waardoor de lijnen kort
6
Projectenpool
Projectenpool
7
Tevreden opdrachtgevers zijn van essentieel belang voor de Projectenpool. Want met hoeveel passie we ons werk ook doen, het gaat erom dat de opdrachtgever tevreden is over het resultaat. In de projectevaluatie kunnen wij doorgaans rekenen op goede beoordelingen. We delen deze graag met u. Door de positieve woorden leunen wij echter zeker niet achterover. We blijven continu streven naar verbetering.
veel ervaring
Leonie ten Cate, senior beleidsmedewerker afdeling Internationale Zaken:
‘Investeren in beginfase’ “We hebben in 2008 bij Bureau Internationale Zaken een jaar lang gewerkt met de Agenda BZK Internationaal. We waren benieuwd naar de bevindingen van de verschillende dossierhouders. Een korte evaluatie door iemand van buiten de afdeling leek ons de beste manier om hier achter te komen. We kozen voor een projectleider van de Projecten pool, omdat deze de organisatie kent maar ook neutraal is. De aanpak van de projectleider was helder. Zij begon met het stellen van de juiste vragen. Samen namen we een aantal zaken door: zoals doel en doelgroep. Allemaal ‘basics’ natuurlijk, maar wel wezenlijk voor de wederzijdse verwachtingen en het beoogde resultaat. We merkten dat de investering vooraf, dus even de tijd nemen om de kaders en het doel scherp te formuleren, een duidelijk en werkbaar eindproduct opleverden.”
Harke Heida, directeur Constitutionele Zaken en Wetgeving:
‘Goed ingewerkt en snel beschikbaar’
“Bij de directie Constitutionele Zaken en Wetgeving hebben we verschillende malen gebruik gemaakt van de Projecten pool. De projectleiders zijn zowel voor onderzoeksprojecten als evaluatieonderzoeken ingezet. De onderzoeken zijn gebruikt om managementvoorstellen te onderbouwen of leerpunten te formuleren. Waarom we voor de Projecten pool kozen? De onderzoeker is op de eerste plaats bekend met BZK, wat inwerken scheelt. Bovendien hadden we goede ervaringen met de eerdere inzet, zowel op het gebied van kwaliteit, snelheid als administratieve afwikkeling. Een derde reden is dat de projectleider relatief goedkoop en snel beschikbaar is.”
8
Projectenpool
Jiska Nijenhuis, senior beleidsmedewerker cluster Bestuurlijke en Financiële Verhoudingen:
Karel Schuurman, coördinator team opsporing en plv hoofd Project Criminaliteitsbestrijding:
‘Bemiddelen, maar niet beslissen’
‘Gemotiveerd, zelfstandig en kwaliteitsbewust’
“Voor het project Single information Single audit, kortweg SiSa, hebben we om een projectcoördinator of project medewerker van de Projectenpool gevraagd. Mijn ervaringen zijn zeer positief. In eerste instantie bleek geen geschikte kandidaat beschikbaar, maar werd flink en open meegedacht over alternatieven. Zo kwam het hoofd van de pool op het idee om gebruik te maken van het inter departementale projectennetwerk. Zo’n netwerk biedt een ruimer aanbod met bij sommige departementen naast projectleiders ook projectmedewerkers. Dat heeft succes opgeleverd, waarbij ze een ‘echte’ makelaarsrol op zich nam. Bemiddelen, maar niet beslissen.”
“Binnen het programma bestuurlijke aanpak van georganiseerde misdaad was een deelproject gedefinieerd. Dat betrof de overheidsbrede uitwisseling van informatie. Omdat dit een mooi afgeronde opdracht was en we onvoldoende capaciteit hadden, besloten we een projectleider van de Projectenpool in te huren. Iemand die een gemotiveerde, zelfstandige en kwalitatief hoogwaardige projectleider zoekt, kan ik de Projectenpool van harte aanbevelen. Niet alleen vanuit het programma, maar ook vanuit de betrokken externe partijen was er alle lof voor de manier hoe de projectleider is omgegaan met de materie. Het bestuurlijk akkoord vormt nu de basis voor de werkzaamheden van alle regionale informatie- en expertisecentra. Kortom: een belangrijk stukje werk met veel draagvlak!”
Lucas Lombaers, directeur Arbeidszaken Publieke Sector:
Sjaak Krombeen, programmaleider Project Veilige Publieke Taak:
“Opereren zonder dikke pakken papier, enthousiasmeren en op de juiste momenten stevig doorpakken: dat was de werkwijze van de projectleider van de Projectenpool. Voor het Onafhankelijk Meldpunt klokkenluiders zochten we naar een geschikte projectleider. Het was een opdracht met een hoog afbreukrisico. Desondanks wist de projectleider door een gedegen analyse uiteindelijk een prima resultaat te behalen. Belangrijk voordeel was dat de projectleider snel doorhad wie de belanghebbenden waren en wat hun rol was. De proactieve houding met een sterke resultaatgerichtheid werd zeer gewaardeerd. Ook de aanstekelijke drive was voor de collega’s heel motiverend. Kortom, deze projectleider krijgt van ons een uitstekende beoordeling.”
“Ons ontbrak het aan capaciteit om de normstelling voor het programma Veilige Publieke Taak te formuleren. Daarmee heeft de Projectenpool ons goed ondersteund. De projectleider werd met een vage omschrijving over het resultaat - een landelijke normstelling - op pad gestuurd. De tijdlijn was duidelijk, hoewel het moeilijk in te schatten is hoeveel tijd en moeite het kost om van alle partijen een handtekening te krijgen. Toch wist de projectleider een goed resultaat te halen: vier duidelijke en voor alle partijen acceptabele normen. Na een adempauze vormen het beeldmerk en de normen nu een duidelijk pakket dat wordt uitgerold naar de werkgevers met een publieke taak.”
Jan Gudde, hoofd afdeling Koninkrijksverhoudingen directie Koninkrijksrelaties:
‘Projectleider kon instrumenten aandragen’ “Projectmatig werken zit bij een beleidsdirectie niet per se in de ‘genen’, zo ook niet bij de directie Koninkrijksrelaties. Daarom kozen we voor een van de projecten van het programma transitie Nederlandse Antillen voor een projectleider van de Projectenpool. De staatkundige veranderingen in de Nederlandse Antillen waren bij uitstek een onderwerp dat projectmatig aangepakt moest worden. Met een projectleider van de Projectenpool kregen we bij de directie Koninkrijksrelaties iemand binnen met veel projectmatige ervaring. De ervaringen met de projectleider zijn uitstekend. Zij kon andere medewerkers instrumenten aanreiken om de vele deelprojecten goed in te vullen. Het programma kende daarnaast een vliegende opzet en start, want tijdens de opbouw moest er al ‘geleverd’ worden. Dat maakte snelle inzet van extra capaciteit noodzakelijk. Bij de Projectenpool was deze capaciteit tijdig beschikbaar. Ten slotte speelde de tijdelijkheid een rol. Voor het programma kon tijdelijk extra capaciteit worden ingehuurd. Er zijn natuurlijk verschillende mogelijkheden om dat voor elkaar te krijgen. In tijden van taakstelling is het echter lastig om tijdelijke plekken in te vullen. De Projectenpool kan dit probleem verminderen.”
‘Ondanks hoog afbreukrisico uitstekend resultaat’
‘Een vage omschrijving is omgezet in een duidelijk resultaat’
aanstekelijke drive Projectenpool
9
De toekomst
Behalve onze opdrachtgevers stellen we prijs op de mening van andere stakeholders over onze pool.
‘Samenwerking binnen het Rijk heeft meerwaarde’
Gevraagd naar de toekomst van de Projectenpool, geven zij aan dat deze BZK kan stimuleren projectmatiger te werken. Want flexibilisering is rijksbreed een gewenste ontwikkelingsrichting.
Roos van Erp, Secretaris-generaal BZK:
Sandor Gaastra, directeur Politie en Veiligheidsregio’s:
‘Goede impuls aan flexibilisering’
‘Projectmatig werken is een vak’
“In programma’s en projecten werken is efficiënt, praktisch en leuk. Het geeft medewerkers over het algemeen veel voldoening om samen resultaten te behalen. Bovendien levert het een slagvaardiger BZK op, omdat bij projecten en programma’s gewerkt wordt met doelen, resultaten en producten. Ik heb er alle vertrouwen in dat programma’s en projecten - en daarbij de Projectenpool - bij BZK zullen bijdragen aan het ontwikkelen van een flexibele overheid. Hoe ik de toekomst van de Projectenpool zie? De kracht van een departementale pool is dat je je opdrachtgevers kent, met ze kunt meedenken en snel kunt reageren op aanvragen. Zij kennen jou en weten hoe je werkt. En als je dat goed doet, komen ze terug. Tegelijkertijd geeft samenwerking binnen het Rijk meerwaarde. Omdat tal van projecten en programma’s zich in een interdepartementale context afspelen en omdat je zo je schaarse capaciteit beter kunt benutten. De samenwerking tussen departementale pools, Rijksadvies en ABD-Interim geeft een goede impuls aan de rijksbrede flexibilisering. Ik juich die initiatieven van harte toe.”
“De Projectenpool is niet alleen de basis voor projectleiders, maar fungeert ook als makelaar voor BZK’ers die tijdelijk in de breedte aan de slag willen. De pool is regelmatig in beeld voor zware opdrachten. De Projectenpool helpt daarnaast BZK projectmatig en programmatisch werken. Dat gaat steeds beter, maar we zijn er nog niet. Projectmatig werken is een vak, waarvan ook nieuwe mensen weer de kneepjes moeten leren. Als we deze manier van werken bij BZK willen borgen, moet het als basisdiscipline worden aangeboden. Wat de toekomst de Projectenpool brengt? Naarmate medewerkers makkelijker over de grens van de Directoraten-generaal worden ingezet voor tijdelijke klussen, verandert haar rol. Het makelen van tijdelijke klussen en het begeleiden en ontwikkelen van interimmers wordt steeds belangrijker. Evenals de samenwerking met andere departementen.”
Kees Vijlbrief, directeur Management Development Consultancy Algemene Bestuursdienst (ABD):
‘Een motor in je organisatie’ Philippe Raets, plaatsvervangend Secretaris-generaal BZK:
‘Projectleiders hebben BZK-brede blik’
“De Projectenpool werkt project- en programmamatig, en draagt daarmee bij aan de flexibilisering van BZK. De projectleiders werken op allerlei plaatsen binnen de organisatie. Dat geeft ze een BZK-brede blik en ervaring, die ze meenemen naar andere opdrachten. Door hun specifieke werkwijze en methoden dragen ze bovendien de kennis en kunde van project- en programmamatig werken uit én over. Opdrachtgevers hebben daar profijt van. De projectenportefeuille van de pool bevestigt dat beeld. Er zijn omvangrijke projecten en delen van programma’s in uitvoering, dwars door de organisatie heen, zelfs interdepartementale projecten.”
10
Projectenpool
“Ik ben er een warm voorstander van dat elk departement een eigen Projectenpool heeft. Het is de motor die helpt om beweging in je organisatie te krijgen, om flexibeler te opereren. Tegelijkertijd bouwt de Projectenpool kennis en ervaring op. En met een pool geef je mensen de gelegenheid op een ander terrein aan de slag te gaan. Dat verruimt hun blik. Dat houdt echter niet op bij het eigen departement. Uitwisseling met collega’s, zoals dat bij het ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap en het ministerie van Volkshuisvesting, Ruimtelijke Ordening en Milieubeheer al gewoon is, vind ik heel goed. Zo overschrijden collega’s hun departementale grenzen. Daarnaast zie ik ook een samenwerking met ABD-Interim voor me. Het zou goed zijn als de Projectenpool niet alleen in projectleiders bemiddelt, maar dat zij groeit in hogere schalen. Zo komt er een aansluiting met ABD-Interim, waar wij bemiddelen in directiefuncties.”
Projectenpool
11
Erwin Butzelaar, senior adviseur Afdeling Organisatieadvies:
‘Projectenpool moet kennis en kunde uitdragen’ “De Projectenpool heeft haar bestaansrecht bewezen. De vraag naar projectleiders is groot en de werkwijze van de pool past bij de flexibiliseringsgedachte van het Rijk en in het bijzonder BZK. Nu programmatisch en projectmatig werken steeds belangrijker wordt binnen BZK, is het belangrijk dat de pool een nieuwe stap zet. Naast het leveren van projectleiders, kan de pool ook een rol spelen bij het leveren van programmamanagers. Het is daarnaast van belang dat naast de fte’s, ook de kennis en kunde van programmatisch en projectmatig werken binnen de organisatie breder wordt uitgedragen. Het huidige virtuele Kenniscentrum Programma’s en Projecten kan wellicht over ongeveer een jaar geborgd worden in de Projectenpool. Dan ontstaat er een plek binnen BZK waar iedereen die iets met programma’s en projecten wil, terecht kan. Wil je blijvend ruimte geven aan professioneel programmatisch
en projectmatig werken binnen BZK, dan kun je niet zonder een Projectenpool. In vergelijking met andere departementen bevinden we ons ergens in de middenmoot als het gaat om de professionaliteit van programmatisch en projectmatig werken. Departementen als VROM, VenW en LNV zijn voorlopers. Wij kunnen van deze departementen leren. Samenwerking is belangrijk. De pool kan daarbij een voortrekkersrol spelen.”
Feiten en cijfers Naast mensen en meningen geven feiten en cijfers inzicht in de prestaties van de Projectenpool. Welke projecten hebben we sinds 2006 gerund? Wat is de doorlooptijd? Om welke bedragen gaat het? Hieronder presenteren we de belangrijkste wapenfeiten van de Projectenpool.
Interdepartementale samenwerking
Project- en programmamanagement als carrièrelijn
Flexibel en projectmatig werken vindt ook rijksbreed steeds meer plaats. De Projectenpool BZK neemt dan ook deel in het Interdepartementaal Pooloverleg. Dit samenwerkings verband richt zich primair op uitwisseling en op kwaliteits ontwikkeling van projectleiders. Behalve de departementale pools nemen ook Intermin, de Rijksexpertisecentra en ABD-Interim deel. Het potentieel aan gekwalificeerde projectleiders wordt hiermee rijksbreed aanmerkelijk vergroot.
Project- en programmamanagement biedt een interessant en nieuw ontwikkelingsperspectief voor BZK-ers. Door detachering bij de Projectenpool kunnen zij zich verder bekwamen als project- of programmamanager of projectsecretaris. Wij bieden een breed en interessant werkterrein en flexibele inzet binnen heel BZK. Bovendien investeren we in persoonlijke ontwikkeling en opleiding. Een competentiegericht assessment is onderdeel van de selectieprocedure. Maak een afspraak voor een vrijblijvend oriënterend gesprek.
Aantallen, doorlooptijd en kosten (2007-2009)
Projectleiders sinds start Projectenpool
Afgeronde projecten
28
Lopende projecten
17
Bemiddelde projectleiders en -medewerkers (in- en extern)
25
Gemiddelde doorlooptijd projecten
6,8 maanden
Gemiddelde kosten project (op basis van 1 projectleider, 6 maanden, max schaal 13)
49476,96
Projectleider sinds: Esther Beneder Han van den Broek Dike Garrelts Tom Keek Ingrid Koulen Richard van der Luit Cora van der Meer Ingrid Michon Hans Meijering Frans Parren Bert Struijk Frits Warnar
juni 2008 april 2007 januari 2007 juni 2007 maart 2009 april 2007 april 2007 januari 2007 november 2007 juli 2007 maart 2007, per 1 januari 2008 hoofd IAC april 2007
Eva Oskam Rory Nuijens
Trainee (2009) Trainee (2008)
Anja Lelieveld Hoofd Projectenpool / deeltijd projectleider sinds juli 2006 Renée Meiburg Beleidsondersteunend medewerker sinds oktober 2006
12
Projectenpool
Projectenpool
13
Herkomst projectleiders DCB DGV DGBK DGOBD Andere BZK onderdelen
Poolinzet voor uitvoering van projecten bij BZK-onderdelen DCB DGV DGBK
ho
es
tra
ns
pa
ra
nt
DGOBD
Opdrachtgever Project Projectleider DCB / BO / IZ Evaluatie ambassaderaad PV-EU / PV-NAVO Esther Beneder DCB / CZW Ontwikkeling (planning & control) systematiek voor uitvoering Wet Dwangsom en beroep Hans Meijering DCB / BV Uitvoering projecten in programma “Projectmatig en programmatisch werken bij BZK” Cora van der Meer DCB / BO / IZ Evaluatie Euregionaal Politie Informatie- en Coördinatie Centrum Han van den Broek DGV / PV Doorontwikkeling politieorganisatie, Optimalisatie samenwerking Ingrid Michon DGV / CB Interdepartementale voorbereiding op pandemieën Richard van der Luit DGV / CB / NAVI Ontwikkeling beleids- en bedrijfsvoeringscyclus / voorbereiding verzelfstandiging NAVI Frans Parren DGBK / OBD Evaluatie praktische processen rondom instelling en ondersteuning van externe commissies voor BZK Esther Beneder DGBK / OBD Integratie mensenrechteneducatie in programma democratie en rechtstaat Anja Lelieveld DGBK / OBD Implementatie Nederlands Instituut voor de Rechten van de Mens (NIRM) Frits Warnar DGBK / OBD Revitaliseren generiek toezicht Tom Keek DGBK/IIOS Implementatie begrijpelijke formulieren Cora van der Meer DGBK / APS Automatisering proces koninklijke onderscheidingen Dike Garrelts DGBK / VPT Veilige Publieke Taak; dadergerichte aanpak Frits Warnar DGBK / OBD Opstellen implementatie plan WolBES en WfvBes Ingrid Koulen Interdepartementaal / DGBK Bestuurlijke inbedding Deltaregie (implementatie voorstellen Commissie Veerman) Dike Garrelts Interdept. Pooloverleg Visie- en strategie ontwikkeling interdepartementale flexibilisering Anja Lelieveld
In s
te
ek
Projecten in uitvoering (maart 2009)
Formaat van de brochure is op dit moment nog A4. Aan de hand van de gegevens van de drukker zal er rondom ± 1 cm bijkomen.
Meer weten over de Projectenpool?
Wilt u meer weten over de Projectenpool, dan kunt u terecht bij Anja Lelieveld, hoofd Projectenpool, 070 - 426 6139 of Renée Meiburg, beleidsondersteunend medewerker, 070 - 426 8366. De Projectenpool is ook bereikbaar via
[email protected] of http://bzk-intranet/projectenpool.
14
Projectenpool
Ook de keuze van de insteekhoes is nog niet gemaakt. Door deze keuze kan de achterzijde er iets anders uit komen te zien.
Projectenpool
15
