Het Nieuwe Werken, veilig en gezond. Hoe doe je dat?

Het Nieuwe Werken, veilig en gezond Hoe doe je dat?

November 2012

INHOUD Inleiding ............................................................................................................................................... 3 Zorgplicht en Het Nieuwe Werken ...................................................................................................... 5 De zorgplicht ................................................................................................................................... 5 Wetgeving ....................................................................................................................................... 5 Reikwijdte van de zorgplicht ........................................................................................................... 6 Handvatten voor invulling van de zorgplicht ...................................................................................... 9 Investeer in voorbereiding .............................................................................................................. 9 Besteed veel aandacht aan preventie ........................................................................................... 12 Organiseer terugkoppeling en ontmoetingen............................................................................... 14 Tot slot............................................................................................................................................... 16

Bijlage 1: Aandachtspunten voor de gezondheid van medewerkers en tips om werkgerelateerde gezondheidsklachten te voorkomen ................................................................................................. 17 Bijlage 2: Risico-inventarisatie & Evaluatie – checklist thuiswerkplek.............................................. 22 Bijlage 3: Vragenlijst past thuiswerken bij mij?................................................................................. 23 Bijlage 4: Vragenlijst thuiswerken voor leidinggevende en medewerker (om te bespreken) .......... 24 Bijlage 5: Gebruik van communicatiemiddelen ................................................................................ 25 Bijlage 6: Links naar relevante websites ........................................................................................... 26

Het Nieuwe Werken, veilig en gezond - Hoe doe je dat?

Pagina 2 van 26

Inleiding ‘Werken waar en wanneer je wilt, met minder regels en meer ondernemerschap, met als doel het beste resultaat voor de klant’. Zo omschrijven sommige bedrijven Het Nieuwe Werken (HNW). Andere organisaties benadrukken de integrale benadering van de fysieke, virtuele en mentale (werk)omgeving waarbij de werknemer – uiteraard binnen grenzen - zelf beslist hoe hij werkt, waar hij werkt, wanneer hij werkt, waarmee hij werkt en met wie hij werkt. Wat de definitie ook precies mag zijn, kenmerkend is dat werknemers steeds meer zelf hun werk invullen en daar ook meer verantwoordelijkheid voor dragen. Voor de werkgever betekent dit dat hij werk anders organiseert en zijn medewerkers ook anders aanstuurt. Maar hoe zorgen werkgevers en werknemers er nu samen voor dat zij hun werk wel op een gezonde manier blijven doen?

9- tot-5-werken is ook Het Nieuwe Werken Essentieel voor Het Nieuwe Werken is dat de manier van werken, maar ook de inhoud van het werk passen bij de medewerker. Als een medewerker het best functioneert in een 9-tot5-ritme, en de overeengekomen resultaten oplevert, dan is dat ook Het Nieuwe Werken, zo lang de medewerker daar op basis van zijn persoonlijke omstandigheden en de inhoud van het werk een bewuste keuze voor heeft gemaakt. Bron: &samhoud

Deze handreiking biedt tips voor werkgevers die meer ruimte willen geven aan werknemers om zelf te beslissen waar, wanneer en hoe zij hun werk uitvoeren, maar ook worstelen met deze vraag. De handreiking is ook interessant voor werknemers die meer zelf willen bepalen waar ze werken en het tijdstip en de manier waarop ze dat willen doen. Maar zich ook afvragen hoe zij dit het best kunnen doen zonder het contact met collega’s te verliezen en zonder altijd bereikbaar te hoeven zijn. Twee jaar geleden verscheen de publicatie Het Nieuwe Werken: Hoe blijf je er gezond bij? Hierin stonden tips voor organisaties hoe zij bij de introductie van Het Nieuwe Werken, hun verantwoordelijkheid voor goede arbeidsomstandigheden konden invullen. Deze tips waren gebaseerd op ervaringen van organisaties die Het Nieuwe Werken hadden ingevoerd. Inmiddels zijn meer organisaties overgegaan tot deze manier van flexibel werken. Dat heeft weer nieuwe inzichten opgeleverd. Voor het platform Slim Werken Slim Reizen en het VakbondsKenniscentrum Werk & Vervoer is dat de aanleiding deze handreiking te actualiseren. Op basis van interviews en gesprekken met dertien inspirerende organisaties en een aantal deskundigen hebben we nieuwe ervaringen, tips, inzichten en recente jurisprudentie toegevoegd. Hiermee krijgen werkgevers en werknemers handvatten om hun verantwoordelijkheid voor de gezondheidsrisico’s in een constante dialoog goed in te vullen. Deze handreiking is geen juridisch document. We pretenderen niet dat wanneer werkgevers en werknemers alle tips in deze handreiking uitvoeren zij voldoen aan de wettelijk verplichtingen ten


Pagina 3 van 26

aanzien van arbeid en gezondheid. We zijn er wel van overtuigd dat deze handreiking werkgevers en werknemers kan helpen om hun wettelijke verantwoordelijkheid en aansprakelijkheid voor een gezond en veilig werkklimaat goed in te vullen als de organisatie overgaat naar Het Nieuwe Werken. Tot slot bedanken we alle mensen en organisaties met wie we hebben gesproken over het thema Het Nieuwe Werken en de gezondheid van werknemers. Hun ervaringen en het enthousiasme om ze te delen zijn waardevol geweest en helpen andere werkgevers en werknemers om een stap te zetten naar Het Nieuwe Werken.


Pagina 4 van 26

Zorgplicht en Het Nieuwe Werken De zorgplicht De werkgever is volgens de Arbeidsomstandighedenwet (Arbowet) verantwoordelijk voor goede en veilige arbeidsomstandigheden voor zijn werknemers. De meer algemene zorgplicht van de werkgever voor de werknemer, zoals die is vastgelegd in het Burgerlijk Wetboek (BW 7:658), blijft ook bij Het Nieuwe Werken onverminderd van kracht. De manier waarop de werkgever deze zorgplicht invult, kan bij Het Nieuwe Werken wel verschillen ten opzichte van situaties waarin deze vorm van werken niet is ingevoerd. Dit geldt ook voor de werknemer. Zijn toegenomen autonomie en mogelijkheden om zaken zelf te regelen hebben ook betekenis voor zijn verantwoordelijkheden (‘goed werknemerschap’). Naast rechten heeft de werknemer ook plichten. Deze Arbohandreiking gaat ook in op de vraag hoe ‘goed werkgeverschap’ en ‘goed werknemerschap’ zich verhouden met betrekking tot Het Nieuwe Werken.

Wetgeving Belangrijke regelgeving over veilige en gezonde arbeid staat in het Burgerlijk Wetboek (BW), de Arbeidstijdenwet (ATW) en de Arbowet. Deze regels gelden als er sprake is van een arbeidsverhouding tussen werknemer en werkgever. Daarbij maakt het niet uit of een werknemer thuis of op een andere plek gaat werken in plaats van binnen de organisatie. Als het gaat om rechten en plichten maken noch het Burgerlijk Wetboek, noch de Arbowet of Arbeidstijdenwet een onderscheid tussen deze twee situaties 1. Centraal in de arbeidsrelatie, dus ook in geval van Het Nieuwe Werken, is de wederkerigheid van rechten en plichten. De werkgever heeft plichten, maar de werknemer ook. Het is echter voor werkgevers en werknemers niet altijd even duidelijk waar die grens ligt, met name bij Het Nieuwe Werken. En die onzekerheid kan leiden tot koudwatervrees om Het Nieuwe Werken in te voeren of uit te breiden. Dat is jammer en niet nodig. Als het gaat om ‘arboverplichtingen’ (zie kader Zorgplicht) geldt slechts een handvol regels. Natuurlijk bieden regels altijd ruimte voor verschillende interpretaties. Wanneer geeft de werkgever ‘voldoende’ instructies? Wat betekent een werkplek ‘zoveel mogelijk’ inrichten naar ergonomische beginselen? Wanneer heeft de werkgever zich ‘voldoende’ bekommerd om zijn werknemer? Dit alles kan niet tot achter de komma worden vastgelegd in regelgeving, want elke situatie is anders. Waar het om gaat is dat werkgever en werknemer beiden welwillend tegenover Het Nieuwe Werken staan. Het is belangrijk dat werkgever en werknemer van plan zijn zich als een ‘goede’ werkgever en een ‘goede’ werknemer op te stellen, waarbij zij vooral samen vooraf goede afspraken maken over waar en wanneer er gewerkt wordt en wat de een van de ander mag verwachten, ook op arbogebied.

1

Alleen het Arbobesluit maakt onderscheid tussen deze twee situaties. Maar dat betreft de technische eisen voor de inrichting van de arbeidsplaats. Die zijn voor de bedrijfswerkplek uitgebreider dan voor de telewerkplek.


Pagina 5 van 26

Zorgplicht Burgerlijk Wetboek In het Burgerlijk Wetboek is vastgelegd dat de werkgever en de werknemer verplicht zijn zich als goed werkgever en goed werknemer te gedragen (artikel 7:611). De werkgever is verplicht zodanige maatregelen te treffen en aanwijzingen te verstrekken als redelijkerwijs nodig is om te voorkomen dat de werknemer in de uitoefening van zijn werkzaamheden schade lijdt (artikel 7:658). Maar ook de werknemer is verplicht zich aan die aanwijzingen te houden (art. 7:660). Arbeidsomstandighedenwet In artikel 3 van de Arbeidsomstandighedenwet (Arbowet) is vastgelegd dat de werkgever de arbeid zo moet organiseren dat de veiligheid en gezondheid van de werknemer niet nadelig wordt beïnvloed. De wet maakt geen onderscheid naar de locatie waar werknemers werkzaamheden verrichten. In het kader van. zijn arbobeleid maakt de werkgever een risicoinventarisatie en -evaluatie en plan van aanpak (art. 5) en licht hij zijn werknemers doeltreffend in (art. 8). En ook hier hebben de werknemers de plicht te handelen volgens die instructies en te melden als er gevaar dreigt voor de veiligheid of de gezondheid (art. 11). Dit arbobeleid dient de werkgever te voeren in samenspraak met de werknemersvertegenwoordiging. In het Arbeidsomstandighedenbesluit zijn specifieke regels voor de thuiswerkplek opgenomen, bijvoorbeeld over fysieke belasting. Op grond daarvan moet een werkgever ervoor zorgen dat ook de thuiswerkplek is ingericht volgens de ergonomische beginselen. Belangrijk is dat ook de ondernemingsraad het daarmee eens is. De regelgeving rondom arbeidsomstandigheden geeft veel ruimte voor invulling aan werkgevers en werknemers. Dat wil zeggen dat de wetgever slechts in algemene termen (doelvoorschriften) zijn wensen over arbeid in de wet neerlegt. Dit geeft werkgevers en werknemers maximale ruimte om, binnen de gegeven situatie van de organisatie en in de geest van de wet, zelf de maatregelen (middelvoorschriften) te ontwikkelen en in te voeren om aan de doelvoorschriften te voldoen. Arbeidstijdenwet In de Arbeidstijdenwet staat hoe lang werknemers per dag en per week mogen werken en hoe lang zij recht hebben op pauze of rusttijd. Die regels zijn er voor de veiligheid, de gezondheid en het welzijn van de werknemer, maar ook om de combinatie werk, privé en zorgtaken te vergemakkelijken. De meeste recente informatie over de weten regelgeving over arbeidsomstandigheden is te vinden op www.arboportaal.nl

Reikwijdte van de zorgplicht Het Nieuwe Werken maakt de arbeid flexibeler, maar het ontslaat werkgever en werknemer dus niet van arboverplichtingen. Hoe verhoudt zich dit nu met het begrip ‘plaatsen tijdonafhankelijk’ werken, dat zo’n belangrijk onderdeel is van Het Nieuwe Werken?


Pagina 6 van 26

Letterlijk genomen zou dit inhouden dat de werknemer op alle gewenste plaatsen en op alle gewenste tijdstippen zijn werkzaamheden zou kunnen uitvoeren. En dat zou betekenen dat ook de zorgplicht van de werkgever zich tot al die plaatsen en tijdstippen zou uitstrekken. Zonder afspraken hierover zou de werkgever dus altijd aansprakelijk zijn voor overtreding van de arboregels en voor eventuele schade als gevolg van ongezonde werkomstandigheden (RSI, rugklachten) of een ongezond arbeidspatroon (burn out). Het is daarom belangrijk dat werkgever en werknemer met elkaar vooraf goede afspraken maken over waar, wanneer en hoe er gewerkt wordt.

Gezondheid onderdeel prestatiecontract Bij wooncorporatie AlleeWonen zijn leidinggevenden getraind om gezondheid van medewerkers specifiek aandacht te geven. Medewerkers sluiten jaarlijks een prestatiecontract met de leidinggevende af. Hierin komen onder andere eventuele gezondheidsklachten of gezondheidsrisico’s aan de orde en worden afspraken gemaakt en vastgelegd over de acties die leidinggevende en/of medewerker(s) daarop gaan ondernemen. De mate waarin de afspraken zijn nagekomen en de resultaten daarvan zijn onderdeel van de beoordeling. Bron: AlleeWonen

Voor wat betreft de werkplek kan worden afgesproken dat de werknemer ervoor zorgt dat de inrichting en de gebruikte middelen arboconform zijn en welke ondersteuning van de werkgever eventueel nodig is. Om te weten of een bepaalde werkplek en werkhouding daaraan voldoen, kunnen ‘checklisten ’ van de werkgever of de hulp van een arbodeskundige handig zijn. De meeste geïnterviewde organisaties maken hun werknemers duidelijk dat zij altijd zeer welkom zijn op het bedrijf waar een goed ingerichte werkplek voor ze aanwezig is. Voor wat betreft de werktijden moeten afspraken gemaakt worden over de dagen waarop er wordt gewerkt, wanneer en hoe men bereikbaar is en wat de maximale arbeidstijden zijn. Vanzelfsprekend zijn de kaders van de Arbeidstijdenwet 2 hierbij leidend. Ook moeten afspraken gemaakt worden over een (zelf-)registratie van de gewerkte uren. (De Inspectie SZW eist immers een ‘deugdelijke’ registratie!). Het is belangrijk te weten dat de werkgever niet kan volstaan met het eenmalig vastleggen van dit afsprakenkader. Vanuit zijn zorgplicht is de werkgever verplicht regelmatig na te gaan of de werknemer zich houdt aan de gemaakte afspraken. Want hoe vervelend het ook is, het komt voor dat een werknemer die veel op afstand werkt, te maken krijgt met oververmoeidheid of zelfs ernstige gezondheidsklachten. Juist omdat bij Het Nieuwe Werken de grenzen tussen werk en privé vervagen en er niet langer in ‘starre’ negen-tot-vijf patronen gewerkt hoeft te worden, ligt het gevaar van te lang doorgaan en te weinig nachtrust of ernstige gezondheidsrisico’s op de loer. 2

Hoofdregel: elf uur rust en twaalf uur arbeid per dag, zestig uur in één week en gemiddeld 48 uur en een wekelijkse rust. Het alleen bereikbaar zijn (‘consignatie’) tussen twee diensten is mogelijk en is op zich geen arbeid. Het kan echter niet ongelimiteerd: in elke vier weken mogen maximaal veertien periodes van consignatie zitten. Verder dient de werknemer niet langer dan twee uur achtereen achter het beeldscherm te zitten en moet hij zijn werk regelmatig door pauzes onderbreken.


Pagina 7 van 26

In zo’n situatie kan het gebeuren dat de werkgever aansprakelijk wordt gesteld. Maar ook zonder het risico van aansprakelijkheidstelling zal een werkgever intrinsiek gemotiveerd zijn om de gezondheid van zijn werknemers te waarborgen. Gezonde, gemotiveerde en goed uitgeruste medewerkers presteren immers meer! In de jurisprudentie rondom arbo-aansprakelijkheid staat altijd de vraag ‘Had de werkgever dit kunnen weten?’ centraal. Dus ook al zijn de afspraken over perioden van arbeid en rust vooraf schriftelijk gemaakt, dan nog zal de werkgever alert moeten blijven door regelmatig navraag te doen en ook door op andere ‘tekenen’ te letten, bijvoorbeeld signalen van de werknemer, collega’s of de bedrijfsarts. Vaak heeft een werknemer zelf als laatste in de gaten dat hij op bijvoorbeeld een burn out afstevent!

Belangrijke werkgeversverplichtingen -

-

De risico’s die aan Het Nieuwe Werken zijn verbonden’ moeten worden geïnventariseerd en geëvalueerd via een Risico-Inventarisatie en -Evaluatie (RI&E). Een RI&E is een door de wetgever verplichte inventarisatie van de gevaren binnen een bedrijf met betrekking tot de veiligheid, de gezondheid en het welzijn van de werknemers. Bij een RI&E dient specifiek aandacht te worden besteed aan Het Nieuwe Werken, bijvoorbeeld door specifiek in te gaan op de risico’s van het thuis en onderweg werken. Elementen die dan aan de orde kunnen komen zijn: de belasting die verbonden is aan langdurig (beeldscherm)werk op verschillende apparaten (laptops, smartphones en tablets) en het onvoldoende in acht nemen van pauzes en de dagelijkse rust. Het is daarom verplicht om ook het onderwerp ‘arbeids- en rusttijden’ op te nemen in de RI&E. Er moet worden vastgesteld hoe deze risico’s kunnen worden beheerst of voorkomen (‘plan van aanpak’). De werknemers moeten daarover worden geïnstrueerd. De werkplek moet zoveel mogelijk volgens de ergonomische beginselen worden ingericht. De arbeid dient binnen de kaders van de Arbeidstijdenwet te worden georganiseerd. Daartoe moet een ‘deugdelijke’ arbeids- en rusttijdenregistratie worden gevoerd. Werkgevers moeten herhaaldelijk nagaan of werknemers zich aan de gegeven instructies en afspraken houden en de juiste arbeidsmiddelen gebruiken. Het arbobeleid dient te worden gevoerd in overleg met de ondernemingsraad of de personeelsvertegenwoordiging.

Belangrijke werknemersverplichtingen -

Werknemers moeten zich aan de gegeven instructies en afspraken houden en de juiste arbeidsmiddelen gebruiken. Medewerkers moeten de werkgever in de gelegenheid stellen dat te controleren. De werkgever dient zo vroeg mogelijk en zo nodig herhaaldelijk te worden geïnformeerd over eventuele gevaren voor de veiligheid of de gezondheid.


Pagina 8 van 26

Handvatten voor invulling van de zorgplicht De geïnterviewde werkgevers die Het Nieuwe Werken hebben ingevoerd, zijn zich stuk voor stuk bewust van hun wettelijke verantwoordelijkheid om te voorkómen dat hun werknemers schade oplopen aan hun gezondheid als gevolg van het uitoefenen van werkzaamheden. De geïnterviewde organisaties geven wel aan dat het nooit zeker is of je volledig aan de zorgplicht hebt voldaan, maar dat is ook het geval in de reguliere werksituatie. Belangrijk is dat u als werkgever voor uzelf kunt verantwoorden dat u de zorgplicht goed invult. Alle geïnterviewden (ook vertegenwoordigers van de ondernemingsraad) geven daarbij aan dat er een gedeelde verantwoordelijkheid is tussen werkgever en werknemers. Daarbij zijn er drie hoofdcategorieën van acties, initiatieven en maatregelen die helpen gezondheidsklachten bij Het Nieuwe Werken (en aansprakelijkheid van de werkgever) te voorkomen: 1. Investeer in de voorbereiding; 2. Besteed veel aandacht aan preventie; 3. Organiseer terugkoppeling en ontmoetingen.

Investeer in voorbereiding Alle geïnterviewden benadrukken het belang van een goede voorbereiding voor de overstap naar de nieuwe manier van werken. In deze fase wordt de basis gelegd voor preventie van gezondheidsschade. Het Nieuwe Werken heeft invloed op nagenoeg alle aspecten van organiseren en werken: • • •

Leidinggevenden moeten leren om op basis van vertrouwen en prestaties te sturen; Medewerkers krijgen meer verantwoordelijkheid in en voor hun werk; Afdelingen gaan op andere manieren met elkaar samenwerken.

Deze veelomvattendheid van Het Nieuwe Werken kan medewerkers onzeker maken. Niet iedereen weet even goed hoe om te gaan met bijvoorbeeld de vrijheid van Het Nieuwe Werken. De voorbereiding van de organisatie op de introductie van Het Nieuwe Werken vereist daarom veel tijd en brede betrokkenheid van medewerkers en management. Voor een gedegen introductie geldt al snel een periode van zes tot negen maanden.


Pagina 9 van 26

Teams aan de slag Binnen het ministerie van Sociale Zaken en Werkgelegenheid is flexibel werken maatwerk. Ieder team gaat zelf aan de slag. Leidinggevende en medewerkers bespreken met elkaar wat een passende invulling is. De aard van de werkzaamheden en de voorkeuren van medewerkers bepalen de invulling en omvang van de afspraken. Het team evalueert deze periodiek en stelt ze bij waar nodig. De belangrijkste spelregel is dat je er samen uitkomt: dat je met elkaar in gesprek gaat over de onderwerpen verantwoordelijkheid, technologie/ICT, samenwerken en werkplekken. Verantwoordelijkheid Wat zijn de verantwoordelijkheden van het team en de medewerkers? Welke afspraken maken we over resultaten van medewerkers en ieders bijdrage aan het team? Daaronder vallen ook individuele afspraken over flexibel werken tussen medewerker en leidinggevende. Zijn we als team, en is ieder voor zich, in staat het werk zodanig te plannen en in te richten dat collega’s niet onverwacht hoeven in te springen? Technologie/ICT Welke informatie is essentieel en dient overal beschikbaar te zijn? Welke technologie hebben wij nodig om ons werk goed te kunnen doen? Hoe gebruiken we de technologie op een gezonde manier? Samenwerken Hoe laten we elkaar duidelijk weten waar we mee bezig zijn? Afspraken maken over onder andere bereikbaarheid, aanwezigheid, gebruik van communicatiemiddelen. Afspraken over collegiale contacten. Wat zijn onze grenzen van flexibel werken? Hoe spreken we elkaar daar op aan, met respect voor ieders invulling van flexibel werken? Werkplekken Wat voor soort werkplekken heeft het team gezien de activiteiten nodig? Wat is een gezonde en veilige werkplek? Hoe zorg ik daarvoor als ik buiten kantoor werk? Hoe gaan we om met (gevoelige) informatie? Een projectteam binnen SZW begeleidt de teams om te komen tot afspraken en het betreffende managementteam op thema’s zoals sturing op flexibel werken, resultaatgerichtheid, vertrouwen en het geven van ruimte. Ook is er ondersteuning om te komen tot activiteitgerelateerde werkplekvormen en het in kaart brengen van de ICTbehoefte om flexibel te kunnen werken. Bron: Ministerie van SZW bewerking door de werkgroepWE rui


Pagina 10 van 26

Onderwerpen waaraan de organisatie in de voorbereidingsfase aandacht zou moeten besteden zijn: •

•

• •

Organiseer verplichte workshops. In bijna alle geïnterviewde organisaties is dit gedaan. Onderwerpen die daarbij aan de orde komen zijn de manier van werken, verantwoordelijkheden, stijl van leidinggeven, maken van afspraken, arbeidsomstandigheden, fiscale aspecten en vergoedingen. Creëer draagvlak voor de nieuwe manier van werken. Dit zorgt voor acceptatie en voorkomt dat werknemers de verandering met (veel) tegenzin ondergaan. Geïnterviewde organisaties geven aan dat naast de workshops en communicatie over de voordelen van Het Nieuwe Werken, ook het voorbeeldgedrag van het (top)management cruciaal is voor het draagvlak. Pas het arbobeleid toe op Het Nieuwe Werken, op basis van de Risico-inventarisatie & Evaluatie (RI&E) en in overleg met de ondernemingsraad. Inventariseer factoren die de gezondheid van medewerkers negatief kunnen beïnvloeden. In bijlage 1 vindt u een aantal van deze factoren zoals die uit interviews met organisaties en deskundigen naar voren zijn gekomen, samen met een aantal tips om te voorkomen dat deze factoren tot gezondheidschade leiden.

Proefverdieping met voorbeeldwerkplekken Eneco heeft een proefproject op een verdieping opgezet voordat de organisatie overging naar flexibel werken. Afdelingen konden een aantal weken ‘proefdraaien’ op deze verdieping om zelf te ervaren wat het nieuwe werken voor hen zou betekenen. Daarnaast hebben alle medewerkers workshops gevolgd om wegwijs te worden in Het Nieuwe Werken. Het gebruik van de ‘HNW-verdieping’ gaf ook richting aan de definitieve inrichting van de flexibele werkplekken en de overgang naar flexibel werken. Bron: Eneco

Investeren in voorbereiding -

-

Zorg dat de arbeidsomstandigheden op orde zijn voordat een organisatie de overstap maakt naar Het Nieuwe Werken. Dan is er goed zicht op de effecten van Het Nieuwe Werken op de gezondheid van medewerkers en kan zonodig snel actie worden ondernomen. Maak de verdeling van verantwoordelijkheden tussen werkgever en werknemer helder en leg deze vast. Biedt workshops aan om werknemers voor te bereiden op Het Nieuwe Werken. Benoem en ontwikkel benodigde (HNW-)competenties. Train leidinggevenden in sturing op basis van vertrouwen en prestaties. Onderscheidt soorten werk(processen) waar Het Nieuwe Werken mogelijk is en toegevoegde waarde biedt. Zorg voor een match tussen de persoonlijkheid van een werknemer en de mate van participatie in Het Nieuwe Werken. Betrek de ondernemingsraad bij de vormgeving en introductie van Het Nieuwe Werken.


Pagina 11 van 26

Investeren in voorbereiding -

Creëer draagvlak voor de verandering door ervoor te zorgen dat het (top)management het goede voorbeeld geeft. Denk eens aan e-learning modules voor leidinggevenden en medewerkers, die verschillende organisaties hebben ontwikkeld. Deze modules gaan over onderwerpen als: inrichting van de (thuis)werkplek, resultaatgericht aansturen, gezond en veilig werken.

Vrijheid en verantwoordelijkheid Voor gemotiveerde medewerkers is het belangrijk een persoonlijk doel voor ogen te hebben. Bij het bedrijf &samhoud wordt veel tijd en energie geïnvesteerd om dit persoonlijk doel te formuleren. Het helpt medewerkers de grote vrijheid en verantwoordelijkheid die zij hebben in te vullen. Daarbij gelden ook nog drie bedrijfsmatige randvoorwaarden, namelijk: Met jouw werk en manier van werken vergroot je het werkplezier van je collega’;. Met jouw werk en manier van werken zorg je voor maximale klanttevredenheid; In gezamenlijk overleg bepalen we per medewerker de minimale declarabiliteit. Het persoonlijke doel en de heldere randvoorwaarden geven medewerkers prima handvatten voor vrijheid en verantwoordelijkheid ten aanzien van hun werkplek, werktijden en manier van werken. Bron: &samhoud

Besteed veel aandacht aan preventie Omdat er bij Het Nieuwe Werken minder direct contact is tussen leidinggevenden en medewerkers, is preventie erg belangrijk, zo leert de ervaring van de geïnterviewde organisaties. Onderwerpen waaraan aandacht moet worden besteed zijn: •

•

•

Het inventariseren van risico’s. Voor een goede invulling van de zorgplicht is het wenselijk een specifieke Risico-inventarisatie & Evaluatie (RI&E) voor Het Nieuwe Werken op te stellen. Zo laten enkele organisaties al een specifieke RI&E voor de thuiswerkplek uitvoeren door medewerkers. De uitkomst is bepalend voor de toestemming om thuis te werken. Een voorbeeld van een RI&E van de thuiswerkplek is opgenomen in bijlage 2 Informatie en training over hoe om te gaan met vertrouwen, verantwoordelijkheden en aansturen op resultaat. Dit komt naast de voorlichting over het omgaan met apparatuur en het voorkomen van risico’s als te hoge werkdruk en RSI. Aandacht voor competenties en persoonskenmerken van medewerkers bij Het Nieuwe Werken. De geïnterviewde organisaties benadrukken het belang van ‘HNW-competenties’ als een zelfstandige en resultaatgerichte houding, effectief kunnen communiceren, goed kunnen organiseren en plannen. De leidinggevende kan hierover met de medewerker individuele afspraken maken en deze vervolgens toetsen in functionerings- of coachingsgesprekken. Als duidelijk wordt dat er iets moet veranderen, onderzoekt de leidinggevende samen met de medewerker wat er moet veranderen en hoe dat het beste


Pagina 12 van 26

•

kan worden aangepakt. Hierover worden vervolgens concrete afspraken gemaakt, die periodiek worden geëvalueerd. Voorzieningen beschikbaar stellen voor bijvoorbeeld de inrichting van de thuiswerkplek of technische faciliteiten die voorkomen dat medewerkers te lang achter elkaar of op verkeerde wijze werken. Denk aan hulpmiddelen als een latophouder, los toetsenbord en muis, of laptoptrolley. Maar ook een in hoogte verstelbaar bureau en een goede bureaustoel.

Gezond beeldschermwerk -

-

-

Bij de Rabobank is afgesproken dat afdelingen een belangrijke verantwoordelijkheid dragen voor gezond beeldschermwerk. Daartoe zijn de volgende afspraken gemaakt: Een medewerker mag maximaal zes uur netto beeldschermwerk per dag uitoefenen. Dit moet ten minste iedere twee uur worden afgewisseld met ander werk en als dat niet voorhanden is met pauze. (Nieuwe) medewerkers krijgen periodiek voorlichting door middel van de workshop Gezond Beeldschermwerk of via een intern aan te stellen ergocoach. Ook is informatie en een zelf-assessment tool beschikbaar op het interne web. Ergocoaches worden aangesteld en opgeleid binnen afdelingen met intensief beeldschermwerk. Dit zijn medewerkers die binnen de afdelingen zorgen voor continue aandacht voor gezond beeldschermwerk.

Bron: Arbodienst Rabobank Groep

Aandacht voor preventie -

Pas bestaande Risico-inventarisatie & Evaluatie (RI&E) aan op specifieke HNW-vraagstukken. Maak afspraken op teamniveau over hoe vaak en wanneer men elkaar ziet en overlegt. Coach (jonge) medewerkers in Het Nieuwe Werken. Laat medewerkers verklaren dat zij kennis hebben genomen van de informatie en voorlichting van de werkgever over arbeidsomstandigheden. Train medewerkers in nieuwe en/of andere manieren van communiceren. Laat medewerkers vragenlijsten beantwoorden over de inrichting van de thuiswerkplek en laat de vragenlijst ondertekenen als voorwaarde voor deelname aan Het Nieuwe Werken. Laat arbeidsomstandigheden opnemen als vast onderdeel in de jaarlijkse gesprekken tussen medewerkers en leidinggevenden. Volg de ontwikkeling van medewerkers op relevante competenties en stuur zo nodig bij. Laat de thuiswerkplek controleren door de arbodeskundige. Werk aan een cultuur waarin medewerkers elkaar aanspreken op signalen als te hoge werkdruk of fysieke klachten. Stel benodigde technische apparatuur beschikbaar, zoals een laptop en smartphone. Stel communicatiemiddelen beschikbaar die onderling contact stimuleren, nadrukkelijk ook face-to-face. Licht medewerkers voor over de inrichting van de thuiswerkplek en ontwikkel (in samenwerking met de arbodienst) een checklist voor de thuiswerkplek. Informeer over de inrichting van de thuiswerkplek en maak het gebruik van voorzieningen breed en eenvoudig toegankelijk (intranet, arbocatalogus).


Pagina 13 van 26

Organiseer terugkoppeling en ontmoetingen In organisaties waarin het tijden plaatsongebonden werken volledig is ingevoerd, is het voor de werkgever lastig om te controleren of medewerkers ook daadwerkelijk werken conform de arborichtlijnen in de organisatie. Een strikte controle is volgens de geïnterviewde organisaties ook niet wenselijk vanuit de optiek van een meer gelijkwaardige arbeidsrelatie. Door veel aandacht te besteden aan voorlichting en informatie, kunnen medewerkers hun eigen verantwoordelijkheid invullen. Hiermee komt het zwaartepunt bij de invulling van de zorgplicht vooral te liggen bij voorlichting, en minder bij controle. Een aantal succesvolle manieren om terugkoppeling te organiseren zijn: •

•

•

•

Maak arbeidsomstandigheden en gezondheid tot een vast punt in (functionerings)gesprekken tussen leidinggevenden en medewerkers. De leidinggevende bespreekt met de medewerker zijn arbeidsomstandigheden en vraagt naar (aan het werk gerelateerde) gezondheidsklachten of de kans daarop. Ze leggen het besprokene (en eventuele afspraken) schriftelijk vast. Houd regelmatig een medewerkertevredenheidsonderzoek. Door gerichte vragen op te nemen over de nieuwe manier van werken wordt inzichtelijk in hoeverre werknemers conform de richtlijnen van de organisatie werken en wat het effect hiervan is op gezondheidsrisico’s. Organiseer en faciliteer ontmoetingen tussen werknemers en train hen, zodat zij elkaar aanspreken op arbeidsomstandigheden en gezondheid. Omdat het niet (meer) vanzelfsprekend is dat werknemers elkaar veel zien, stimuleert een aantal organisaties dat men elkaar ontmoet en aanspreekt op eventuele (indicaties van) arbeidsklachten of omstandigheden die daartoe kunnen leiden. Huisvesting is in dit kader ook belangrijk. Het creëren van ontmoetingsplekken voor medewerkers bevordert de onderlinge samenwerking. Evalueer periodiek de gemaakte afspraken over Het Nieuwe Werken (en de naleving daarvan) en stel zonodig gemaakte afspraken bij.

Ontmoeten centraal De cultuur van de gemeente Heemstede is gericht op samenwerking. Zowel met de burger als tussen ambtenaren. Het organisatie- en kantoorconcept nodigen mensen uit om op kantoor te komen werken. Een ambtenaar mag ergens anders werken, maar bespreekt dit met zijn team en zijn leidinggevende, die hiervoor toestemming moet geven. Er worden nadrukkelijk afspraken gemaakt over wanneer iedereen gezamenlijk aanwezig is. Bron: gemeente Heemstede


Pagina 14 van 26

Tips voor het organiseren van ontmoetingen met collega’s -

Spreek een (twee) wekelijks koffieuurtje af op een vaste tijd. Organiseer een wekelijkse team-. afdelingslunch of kantoordag waarbij iedereen aanwezig is. Organiseer bijeenkomsten over een vakinhoudelijk thema. Maak er iets aantrekkelijks van zodat mensen zin hebben om te komen. Zorg op kantoor voor plekken waar mensen elkaar kunnen ontmoeten. Roep intervisiegroepen in het leven. Collega’s kunnen elkaar zo consulteren en tegelijkertijd (informeel) contact onderhouden. Spreek met elkaar af hoe je omgaat met verjaardagen en andere feestelijke gebeurtenissen, maar ook met verdrietige momenten. Bekijk of werknemers die in vergelijkbare levensfases zitten elkaar mogelijk kunnen ondersteunen bij de wijze waarop zij werken en de resultaten die zij daarmee kunnen bereiken. Een jonge, startende en alleenstaande medewerker loopt bijvoorbeeld tegen andere vraagstukken aan dan medewerkers met kinderen in de puberleeftijd.

Bron: Arbodienst Rabobank Groep , Allee Wonen en &samhoud

Organiseren van terugkoppeling en ontmoetingen -

Neem arbeidsomstandigheden en gezondheid op als vast onderdeel in (functionerings)gesprekken tussen leidinggevende en medewerker. Neem gerichte vragen over Het Nieuwe Werken op in het medewerkertevredenheidsonderzoek. Organiseer feedback en ontmoetingen tussen collega’s. Stel een vertrouwenspersoon aan om arbeidsrisico’s en gezondheidsklachten te bespreken. Laat foto’s maken van de thuiswerkplek door medewerkers en deze eventueel ter beoordeling voorleggen aan arbodeskundigen.


Pagina 15 van 26

Stimuleren van gewenst gedrag De overgang naar Het Nieuwe Werken gaat in veel gevallen gepaard met een nieuwe inrichting van de werkplek. Vaste werkplekken zijn voor de meeste medewerkers niet meer beschikbaar. Het soort werk dat iemand doet bepaalt vaak de plek waar hij of zij gaat zitten. Mensen moeten daardoor veel meer rekening houden met elkaar. Bureaus zijn niet meer het toneel van een familiefotoparade of een stapel al dan niet afgewerkte dossiers en telefoneren is ook niet op alle plekken handig. Het veranderen van gedrag gaat bij de één sneller dan bij de ander. Het houden van workshops en het voorlichten van medewerkers alleen is vaak niet voldoende. Medewerkers moeten zich vaak gedurende enige tijd bewust blijven van het gewenste gedrag voordat het structureel wordt. Om dit gedrag en het gesprek daarover te stimuleren, heeft de Rijksdienst voor het Wegverkeer (RDW) tien zogenoemde ‘huisvragen’ opgesteld. Deze vragen kan een medewerker met enige regelmaat voor zichzelf doornemen om zo tot het gedrag te komen dat bij Het Nieuwe Werken past: Houd ik voldoende rekening met een ander? Spreek ik een ander aan op niet passend gedrag? Bepaal ik pas bij binnenkomst waar ik ga zitten? Maak ik gebruik van een werkruimte waar deze voor is bedoeld? Reserveer ik alleen een vergaderruimte als ik met meer dan vijf collega’s overleg heb? Heb ik mijn werkomgeving voldoende netjes gehouden? Is mijn agenda bijgewerkt en toegankelijk voor collega’s? Werk ik zoveel mogelijk digitaal (is mijn PC mijn archief)? Heb ik goed overlegd en gecommuniceerd over mijn thuis-/elders werken? Ben ik uitgelogd als ik mijn werkplek voor langer dan twee uur verlaat en heb ik mijn spullen opgeruimd? Bron: Rijksdienst voor het Wegverkeer

Tot slot Hoe Het Nieuwe Werken uiteindelijk in een organisatie vorm krijgt, hangt van heel veel verschillende aspecten af. De aard van de werkzaamheden, het type werknemer, de stijl van leidinggeven en meer in het algemeen de bedrijfscultuur zijn daarin bepalend. Dat betekent ook dat er voor werkgevers geen één manier is om de zorgplicht in te vullen. Met deze handreiking bieden we een breed palet aan tips en ideeën waaruit iedereen kan putten al naar gelang de specifieke situatie in zijn organisatie. Uit de vele gesprekken die we hebben gevoerd blijkt wel dat de kern voor het succes van het Nieuwe Werken een goede dialoog is tussen werkgever, leidinggevende en medeweker. Dat is de basis van gezond en veilig werken.


Pagina 16 van 26

Bijlage 1: Aandachtspunten voor de gezondheid van medewerkers en tips om werkgerelateerde gezondheidsklachten te voorkomen Een aantal factoren heeft bij (de overgang naar) Het Nieuwe Werken nadrukkelijk aandacht nodig. Hieronder geven we een korte omschrijving van deze factoren, samen met een aantal tips die helpen om gezondheidsklachten bij werknemers te voorkómen. Persoonskenmerken en vaardigheden Omschrijving De grotere vrijheid en verantwoordelijkheid van medewerkers bij Het Nieuwe Werken vereist dat zij: • in staat zijn hun werk te structureren en hoofd- en bijzaken te onderscheiden; • in staat zijn zelfstandig hun werk in te richten en uit te voeren; • minder behoefte hebben aan vaste organisatorische structuren en werkstructuren. Het Nieuwe Werken is dus niet voor elke werknemer in dezelfde mate geschikt . Zo kunnen bijvoorbeeld bijzonder gewetensvolle medewerkers het moeilijk vinden om grenzen aan hun werk te stellen, zeker als zij thuiswerken. Aan de andere kant kunnen medewerkers met weinig zelfdiscipline zonder druk van buitenaf nooit lang achtereen aan het werk blijven. Die laatste groep werkt bijvoorbeeld beter als er een externe motivatie aanwezig is. Het kan zijn dat zij minder presteren als zij vaak buiten kantoor en naar eigen inzicht moeten werken. Tips •

• •

•

Sommige medewerkers zijn vooral gebaat bij een structuur die van buitenaf vaststaat; als zij ‘ouderwets’ naar hun werk gaan en ’s avonds het werk weer achter zich kunnen laten. Besteed bij Het Nieuwe Werken aandacht aan deze persoonsgebonden aspecten. Leidinggevenden moeten verschil durven maken tussen medewerkers die meer en minder ruimte aankunnen. Een middel om inzicht te krijgen in de verschillen tussen werknemers en de mate waarin zij kunnen omgaan met meer vrijheid en verantwoordelijkheid is de HNW -scan (zie bijvoorbeeld http://www.benchmarkrijk.nl/HNW-zelftest). Deze scan geeft een objectief beeld van de risico’s voor zowel medewerker als leidinggevende. Ook sommige leidinggevenden zullen het moeilijk vinden om los te laten. Een onderdeel van Het Nieuwe Werken is (dat een deel van) het werk thuis of elders kan worden verricht. Een korte vragenlijst kan werknemers helpen om zelf te bepalen of thuiswerk bij hen past. Vervolgens kunnen leidinggevende en medewerker aan de hand van een gespreklijst bespreken of thuiswerken mogelijk is.


Pagina 17 van 26

Teveel informatie Omschrijving Nieuwe hulpmiddelen, zoals smartphones, tablets, snelle internetverbindingen en diverse software geven een belangrijke impuls aan Het Nieuwe Werken. Tegelijkertijd brengt de wijze waarop medewerkers met de nieuwe hulpmiddelen omgaan mogelijk risico’s voor de gezondheid met zich mee. In een verkeerde houding langdurig op een tabletcomputer werken kan bijvoorbeeld tot fysieke klachten leiden. De nieuwe technologie maakt het mogelijk om relatief eenvoudig nagenoeg een oneindige hoeveelheid informatie te verzamelen, versturen en ontvangen. Deze grote informatiestroom kan tot ongezonde stress leiden. Tips •

•

•

Voorkóm dat medewerkers teveel informatie ontvangen. Onder andere door afspraken te maken over wanneer mensen bereikbaar zijn, kritisch zijn op welke informatie wel en niet wordt doorgestuurd (‘Wat heeft de ontvanger eraan?’) en medewerkers trainen in het herkennen van essentiële informatie. Niet iedereen heeft baat bij een smartphone. Bedenk goed wat je met elkaar gaat veranderen en waarom. Wat wil je faciliteren en hoe zorg je ervoor dat men weet hoe je dat op een goede manier kunt gebruiken? Een voorbeeld: in de praktijk zie je dat online samenwerkingstools beter worden benut als mensen weten hoe ze deze moeten gebruiken. Hierin zullen de afdelingen HR en ICT dus moeten samenwerken (Bron: Gids voor Het Nieuwe Werken, cao Woondiensten 2012). Licht alle medewerkers voor over het gebruik van de meest geëigende communicatievormen en –middelen. In bijlage 5 staan enkele tips.

Inrichting en gebruik van de niet-reguliere werkplek, de kantoorgebonden werkplek en de thuiswerkplek Omschrijving De werkgever heeft in vergelijking met de reguliere werkplek (op kantoor) bij plaatsen tijdonafhankelijk werken minder zicht en invloed op de inrichting van de werkplek en de wijze waarop de werknemer deze gebruikt. Een verkeerde inrichting (en langdurig daarin werken) en langdurig verkeerd gebruik van een goed ingerichte werkplek kunnen leiden tot fysieke klachten bij werknemers. Tips •

•

Voor wat betreft de inrichting van de thuiswerkplek kan een specifiek daarop toegesneden RI&E een hulpmiddel zijn om een werknemer ook eigen verantwoordelijkheid te geven en er samen met de werkgever op toe te zien dat de thuiswerkplek goed is ingericht. Een voorbeeld van een ‘thuiswerkplek RI&E’ is opgenomen in bijlage 2. Richt voorbeeldwerkplekken in waar afdelingen en medewerkers kunnen ervaren hoe het is om in de nieuwe omgeving te werken. Zorg ook voor de instructie en organiseer feedback.


Pagina 18 van 26

Onbegrensdheid van werk Omschrijving Binnen Het Nieuwe Werken is het minder vanzelfsprekend dat collega’s en anderen waarmee een werknemer samenwerkt op hetzelfde moment werken. Een werknemer kan daardoor continue met werk (mail, telefoon) worden geconfronteerd. De al dan niet impliciete verwachtingen die daarmee worden verwacht - mede gefundeerd op mogelijkheden van nieuwe technologie - kan leiden tot minder rust, dus minder hersteltijd/-vermogen, kans op werkstress en ongezonde werkdruk. Tips •

•

Maak met medewerkers zowel op teamniveau als individueel niveau afspraken op welke tijden zij werken en bereikbaar zijn. Medewerkers leggen dit vast in elektronische agenda’s die voor iedereen (met wie regelmatig wordt samengewerkt) toegankelijk zijn. Heel belangrijk is om als leidinggevende het goede voorbeeld te geven. Een leidinggevende zal zich dus ook nadrukkelijk moeten houden aan de afspraken die hij met het team en de individuele medewerkers maakt.

Aansturing op resultaten/ prestatiecultuur Omschrijving De outputgerichte aansturing die vaak samengaat met plaatsen tijdonafhankelijk werken kan leiden tot een prestatiecultuur waarbinnen werknemers meer druk ervaren om meer en zichtbaarder te presteren. Als het daarbij onduidelijk is wanneer aan de verwachtingen is voldaan of wanneer er voldoende resultaten zijn bereikt, kan dit stressverhogend werken. Met ongezonde werkstress/werkdruk als mogelijke consequentie. Tips • •

Leidinggevenden maken jaarlijks afspraken met hun medewerkers over te behalen resultaten en wederzijdse verwachtingen. Hierover vindt regelmatig feedback plaats. Organiseer workshops voor leidinggevenden waarin het maken van resultaatafspraken een centrale plek krijgt. Beoordeel leidinggevenden daar ook op en neem dit mee in de overweging of een afdeling over kan naar Het Nieuwe Werken.


Pagina 19 van 26

Isolatie en vereenzaming Omschrijving Door Het Nieuwe Werken is het minder vanzelfsprekend dat collega’s elkaar op vaste tijden en op vaste plekken treffen. Bij meer flexibel werken bestaat het risico op gebrek aan sociale contacten voor sommige medewerkers, doordat de werkverbanden losser worden. Het gevoel ‘ergens bij te horen’ kan afnemen. Dit kan een stressfactor zijn. Uit gesprekken met organisaties waar het plaatsen tijdonafhankelijk werken is ingevoerd blijkt isolatie met name voor nieuwe medewerkers een groot risico te zijn. Tips • •

• •

•

Omdat de leidinggevende en collega’s meer op afstand zitten of op andere tijden aanwezig zijn, dient de ontmoeting met elkaar meer georganiseerd en actief opgezocht te worden. Maak meer ervaren (senior) medewerkers verantwoordelijk voor de begeleiding van medewerkers die nieuw zijn in de organisaties. Legt dit ook vast in hun jaarplan en beoordeel activiteiten, inzet en resultaten. Steek energie in het versterken van de onderlinge band. Dat kan door medewerkers te stimuleren om informele bijeenkomsten te organiseren of door dat vanuit de organisatie te faciliteren. Zo zie je dat de vrijdagmiddagborrel in belang toeneemt en dat het hebben van een inspirerende ontmoetingsplek leidt tot meer ontmoetingen. Een op dit gebied actief management toont door zelf actief deel te nemen en toegankelijk te zijn voor anderen voorbeeldgedrag, waardoor ook andere medewerkers makkelijker aanhaken. Onderzoek van TNO toont aan dat het gedrag van het management uiteindelijk bepaalt of zaken als cohesie en kennisdeling voor- of achteruit gaan. Organiseer speciale workshops voor startende medewerkers waarin zij wegwijs worden gemaakt in de manier van werken.


Pagina 20 van 26

Minder sociale controle Omschrijving Bij Het Nieuwe Werken is het aantal dagelijkse, informele contacten met leidinggevenden en collega’s beperkter. Signalen over de gezondheid van werknemers worden minder snel door leidinggevenden opgepikt. Van medewerkers wordt nog meer dan in de 'oude' situatie verwacht dat zij zelf aangeven dat zaken niet goed verlopen of bijvoorbeeld meer moeite geven dan voorheen.

Voor leidinggevenden is er minder sturing op aanwezigheid, maar meer op output. Het kan daardoor langer duren voordat mensen zich ziek melden. Bijvoorbeeld doordat zij werkzaamheden naar een ander moment uitstellen als zij zich op een bepaald moment niet goed voelen. Dat is niet per definitie slecht, maar het moet er niet toe leiden dat werknemers signalen over hun gezondheid gaan negeren. Tips •

•

Veel organisaties waarin vormen van Het Nieuwe Werken zijn ingevoerd, geven aan dat het zowel voor de kwaliteit van het werk als voor de gezondheid en betrokkenheid van medewerkers essentieel is dat afdelingen of andere werkeenheden afspraken maken wanneer men elkaar spreekt en iedereen aanwezig is. Informele activiteiten zijn belangrijk. Organiseer deze met enige regelmaat en maak afspraken over de aanwezigheid.


Pagina 21 van 26

Bijlage 2: Risico-inventarisatie & Evaluatie – checklist thuiswerkplek

Vraag

Toelichting

antwoord

Kun je thuis in rust werken en weet je wat je moet doen als je hulp nodig hebt?

Aanwezigheid van huisgenoten, het niet hebben van een aparte werkkamer, of andere omstandigheden die geluid met zich meebrengen of waardoor je wordt afgeleid kunnen je psychosociale arbeidsbelasting verhogen.

O ja O nee

Heb je voldoende ruimte in je woning om een bureautafel en stoel op een ergonomisch verantwoorde manier op te stellen?

De bureautafel moet dwars op het raam staan om een gunstige hoek voor de lichtinval te krijgen. Je moet voldoende ruimte hebben om de bureaustoel met de juiste instellingen te kunnen gebruiken en de bureautafel te kunnen bereiken en verlaten. Er moet voldoende algemene verlichting en verlichting van de beeldschermwerkplek zijn.

O ja O nee

Heb je de beschikking over een bureautafel die een ergonomisch verantwoorde zit- en werkhouding mogelijk maakt en waaraan je met de door het bedrijf verstrekte laptop, muis, laptopsteun en toetsenbord kunt werken?

Je bent geïnstrueerd over hoe je de beeldschermwerkplek moet instellen en je bent op de hoogte van de mogelijkheid om een beeldschermbril aan te schaffen. De hoogte van het werkblad moet op een voor jou goede werkhoogte zijn. Het blad moet voldoende breed en diep zijn, minimaal 120 cm x 80 cm. We bevelen bij het werken met een laptop of flatscreenmonitor een afmeting aan van 160 cm x 80 cm. Het werkblad is bij voorkeur in hoogte verstelbaar. Het beeldscherm staat in het midden van het bureau zodat je recht achter het scherm kunt zitten. De bovenkant van het scherm staat niet hoger dan ooghoogte. Een te hoge bureautafel is te gebruiken met een grotere stoelhoogte in combinatie met een voetenbankje. Aan een te lage bureautafel kan niet op een ergonomisch verantwoorde wijze worden gewerkt.

O ja O nee

Heb je de beschikking over een bureaustoel die een ergonomisch verantwoorde zit- en werkhouding mogelijk maakt?

De hoogte en zitdiepte van de zitting, de rugleuning, lende- en armsteunen moeten instelbaar zijn en bij jouw lichaamsverhoudingen passen.

O ja O nee

Heb je de mogelijkheid om de lichtinval te regelen?

De lichtinval moet met raambekleding (bijvoorbeeld lamellen of zonwering) regelbaar zijn om reflectie van licht op het beeldscherm te voorkomen.

O ja O nee

Algemene toelichting • Met je leidinggevende heb je afspraken gemaakt over wat je moet doen als je hulp nodig hebt wanneer je voor het bedrijf thuis werkt (bijvoorbeeld als je thuis letsel oploopt of ziek wordt). • Als je een vraag met ‘nee’ beantwoordt, is er sprake van een ongewenste situatie. Hierin is thuiswerken niet verantwoord. Er moeten in overleg met de leidinggevende maatregelen worden getroffen waardoor de vraag daarna met ‘ja’ kan worden beantwoord. • Als je een vraag met ‘nee’ beantwoordt en er geen maatregelen mogelijk zijn om de ongewenste situatie op te heffen, is thuiswerken niet verantwoord. Bron: KPN, bewerking werkgroep Actualisering handreiking


Pagina 22 van 26

Bijlage 3: Vragenlijst past thuiswerken bij mij? Je wilt graag thuiswerken. Dat heeft een aantal voor- en nadelen. Een goede afweging is daarom belangrijk om thuiswerken tot een succes te maken. Beantwoord onderstaande vragen eerlijk en weeg de voor- en nadelen tegen elkaar af. ja

nee

O

O

Hoeveel uur per dag ben je kwijt aan je woonwerkverkeer? Wil je thuiswerken om geconcentreerd te kunnen werken? O

O

tekstruimte

Hoeveel uur per week zou je thuis willen werken? Wil je thuiswerken om je reistijd te verminderen?

Wil je thuis werken om meer tijd te kunnen besteden aan je huisgenoten? Heb je de discipline om thuis op tijd te beginnen met het werk? Heb je de discipline om thuis op tijd te eindigen met het werk? Zijn je huisgenoten het er mee eens dat je een eigen werkplek creëert? Ben je bereid je werkplek thuis volgens de arbo- checklist in te richten? Wil je op een vaste dag of dagdeel thuiswerken?

O

O

O

O

O

O

O

O

O

O

O

O

Kun je op wisselende dagen of dagdelen thuiswerken?

O

O

Word je op kantoor regelmatig voor overleg gevraagd door O collega's? Vraag je collega’s zelf regelmatig om overleg? O

O

Houd je contact met collega's als je thuiswerkt?

O

O

Kun je je werkzaamheden zelfstandig thuis uitvoeren?

O

O

O

Heb je meer vragen met ‘ja’ dan met ‘nee’ beantwoord? Dan is thuiswerken een mogelijkheid voor jou. Bron: Eneco


Pagina 23 van 26

Bijlage 4: Vragenlijst thuiswerken voor leidinggevende en medewerker (om te bespreken)

ja

nee

Is er voldoende werk dat thuis zelfstandig kan worden uitgevoerd? Zijn er goede afspraken over output gemaakt?

O

O

O

O

Is er flexibiliteit in uren/dagen?

O

O

O

O

O

O

Zijn de agenda’s op de afdeling opengesteld voor anderen?

O

O

Heeft de medewerker de discipline om op tijd te beginnen?

O

O

Heeft de medewerker de discipline om op tijd te eindigen?

O

O

tekstruimte

Welke werkzaamheden kunnen thuis worden uitgevoerd?

Wanneer is de medewerker in ieder geval wel op kantoor? Is er veel overleg met collega’s nodig om het werk goed uit te kunnen voeren? Is de medewerker vraagbaak/aanspreekpunt voor collega’s? Welke afspraken zijn er over bereikbaarheid bij thuiswerken?

Hoe vaak evalueren leidinggevende en medewerker het thuiswerken? Bron: Eneco


Pagina 24 van 26

Bijlage 5: Gebruik van communicatiemiddelen •

• • •

E-mail is de meest beperkte vorm van contact. De ontvanger krijgt een bericht en hoeft niet direct te reageren. Dat is prima voor inhoudelijke mededelingen of vragen waarvan de beantwoording even kan wachten. (Video)chat is geschikt voor korte vragen en mededelingen. Het is ook een goede manier om oppervlakkig contact te houden. Telefoon is persoonlijker en vaak uitgebreider. Een telefoontje met de vraag ‘Zullen we wat afspreken?’, heeft een ander effect dan een e-mail met dezelfde vraag. Elkaar in levende lijve spreken is de meest volledige vorm van communicatie. Een fysieke ontmoeting is nodig voor bepaalde vormen van samenwerking, ingewikkelde boodschappen en om de band met collega’s te behouden.

Bron: Arbodienst Rabobank Groep, bewerkt door de werkgroep Actualisering handreiking


Pagina 25 van 26

Bijlage 6: Links naar relevante websites Voorbeelden en tips over de aanpak van HNW

• • • • •

www.telewerkforum.nl/ www.slimwerkenslimreizen.nl/ www.werkenvervoer.nl/ www.fnvbondgenoten.nl/werk_en_inkomen/dossiers/het_nieuwe_werken/ www.hetnieuwewerkendoejezelf.nl/

Specifieke onderwerpen

• • •

www.rie.nl: overzicht van risicoinventarisaties en evaluaties per branche www.arbozone.nl: website van Sdu waar met een proefabonnement veel informatie in te zien is over verschillende arbo-onderwerpen. www.nen.nl: voor nationale en internationale normen over ondermeer ergonomie en kantoorwerk

Wet- en regelgeving

• • •

www.arboportaal.nl wetten.overheid.nl/BWBR0005290/Boek7/Titel10/Afdeling6/Artikel658/geldigheidsdatum_1 2-10-2012 www.rijksoverheid.nl/onderwerpen/arbeidsomstandigheden

Colofon Deze handreiking is samengesteld door de werkgroep Actualisering handreiking Het Nieuwe Werken: Hoe blijf je er gezond bij?. Een initiatief van het Platform Slim Werk Slim Reizen en het Vakbondskenniscentrum Werk & Vervoer. Deze werkgroep bestaat uit vertegenwoordigers van het Ministerie van SZW, ING, KPN, Ministerie van BZK, AWVN, Rabobank, Telewerkforum, FNV, het Platform Slim Werken Slim Reizen en het Vakbondskenniscentrum Werk & Vervoer. Tekst: werkgroep Actualisering handreiking Het Nieuwe Werken: Hoe blijf je er gezond bij? en a-advies bv Redactie en opmaak: EMMA Communicatie Den Haag De inhoud van deze handreiking is voor een belangrijk deel gebaseerd op gesprekken over de ervaringen met Het Nieuwe Werken van: Allee Wonen, de Belastingdienst, Eneco, E-office, gemeente Heemstede, ING, KWF Kankerbestrijding, KPN, ministerie van Sociale Zaken en Werkgelegenheid, Arbodienst Rabobank Groep, Rijksdienst voor het Wegverkeer, &samhoud, SNS Reaal.


Pagina 26 van 26

Het Nieuwe Werken, veilig en gezond. Hoe doe je dat?

Recommend Documents