Het nieuwe Studentprognosemodel. Voor de begrotingscyclus wordt tot op heden vanuit P&C-data een model (studentenprognosemodel = SPM) opgeleverd voor de raming van het aantal studenten dat zal deelnemen aan het onderwijs bij de HvA. Dit model is gevuld met o.a. historische data, per opleiding, per domein en kent een aantal output bladen waarmee instroom, ingeschreven, bekostiging etc. in beeld wordt gebracht. Het domein voegt hier haar instroomprognose voor de komende periode aan toe, en kan met de historische doorstoomgemiddelden komen tot de berekende aantallen studenten voor de komende 5 jaar. De SPM per domein wordt geïntegreerd in het begrotingsmodel, alwaar de aantallen worden gekoppeld aan collegegelden, tarieven, rijksbijdragen en in kengetallen kunnen worden vergeleken met ratio's OP en OBP en financiële kengetallen per student, fnm2 huisvesting etc. In verband met het nieuwe bekostigingssysteem is het studentprognosemodel aangepast. In de visie van P&C moet het studentprognose model een compromis zijn tussen verwerkbaarheid door de domeinen en snelheid en betrouwbaarheid van vullen vanuit de bekostigingsdatabase. Het oude model was qua vulling met historische gegevens (in Excel) enorm arbeidsintensief en foutgevoelig, maar had wel een mooie lay-out met tabbladen per opleiding. In het oude model zit alle intelligentie in Excel, dus verspreid over heel veel verschillende cellen en daardoor moeilijk onderhoudbaar en foutgevoelig. In het nieuwe model is de intelligentie vastgelegd in query’s in de bekostigingsdatabase en zijn alleen lay-out opties in Excel vastgelegd. Hierdoor kan in de toekomst het prognosemodel veel sneller gemaakt worden en bijvoorbeeld tegelijk met de oplevering van het studenten Jaarboek aan domeinen geleverd worden. Dat betekent wel dat het model er minder fraai uitziet. Het model bestaat uit twee soorten tabbladen: tabbladen waarin vanuit de bekostigingsdatabase de historie per plan (opleiding) is geplaatst en waarin de prognose kan worden ingevoerd en tabbladen met draaitabellen die op de invoertabbladen gebaseerd zijn. Met behulp van de draaitabellen zijn tellingen per domein, cluster, enz. te maken. Concerncontrol kan de draaitabellen gebruiken om gegevens per domein in de begroting over te nemen. De gebruiker kan filteren op een plan en prognoses invullen, in de draaitabellen worden totalen zichtbaar. De basis van het nieuwe model is het totaal aantal ingeschreven studenten. De doorstroom van alle ingeschreven studenten wordt gegeven, met daarnaast welk deel daarvan bekostigd is. Er zijn twee prognose-invoerbladen: één voor de prognose van de studentaantallen en één voor de prognose van de collegegelden.
De kolommen van het tabblad Studentprognose invoer Het studentprognose-invoerblad kent een aantal kolommen met het totaal aantal studenten, bekostigd plus onbekostigd en een aantal kolommen met bekostigde studenten. De doorberekening van de prognose gebeurt in de totaal kolommen, op basis van het aantal diploma’s en uitval van een studiejaar en de instroom van het daarop volgende studiejaar wordt het aantal inschrijvingen berekend.
Rechts in het prognoseblad staan een aantal kolommen die de bekostigingseenheden per peildatum geven. Deze worden berekend uit de (ingevulde) bekostigde inschrijvingen en bekostigde diploma’s. Het studentprognose blad kent de volgende kolommen: onderwijsgroep locatie vorm voltijd, duaal, deeltijd domein cluster subcluster vrij in te vullen met een eigen indeling plan opleiding school voor het onderscheid tussen Pabo Almere studenten van Ipabo en HvA studiejaar met aanduiding historie/prognose totaal instroom HvA het aantal studenten dat voor het eerst aan de HvA is ingeschreven totaal instroom domein het aantal studenten dat voor het eerst bij een domein is ingeschreven (voorbeeld: 10 studenten zijn voor het eerst op een plan ingeschreven, waarvan er 8 voor het eerst bij het domein zijn ingeschreven, 2 studenten zijn dus binnen het domein omgezwaaid naar het betreffende plan) totaal instroom cluster het aantal studenten dat voor het eerst bij een cluster is ingeschreven totaal instroom plan het aantal studenten dat voor het eerst bij een plan is ingeschreven totaal inschrijvingen plan het aantal inschrijvingen op een plan totaal diploma’s plan het aantal behaalde diploma’s bij een plan totaal uitval plan het aantal studenten dat het volgende jaar niet op hetzelfde plan staat ingeschreven (over deze vier kolommen bestaat een vierkantstelling, de doorstroomberekening) totaal uitval HvA het aantal studenten dat het volgende jaar niet op hetzelfde plan staat ingeschreven bekostigde studenten het aantal bekostigde studenten, dit zijn studenten die in principe bekostigd kunnen worden, zij voldoen aan de nationaliteitsvereiste studiefinanciering, aan de woonplaatsvereiste en hebben nog geen graad behaald bekostigde inschrijvingen het aantal bekostigde inschrijvingen, een inschrijving is een bekostigde inschrijving als een bekostigd student zijn maximum aantal bekostigingsjaren nog niet verbruikt heeft bekostigde diploma’s het aantal bekostigde diploma’s, een diploma is bekostigd als hij door een bekostigd student behaald is
reeds bekostigd 0 jaren het aantal studenten met een bekostigde inschrijving dat in voorgaande jaren nul bekostigingsjaren heeft verbruikt reeds bekostigd 1 jaar idem met 1 jaar verbruikt reeds bekostigd 2 jaar idem met 2 jaar verbruikt reeds bekostigd 3 jaar idem met 3 jaar verbruikt jaren verbruikt het aantal onbekostigde inschrijvingen wegens reeds verbruikte bekostigingsjaren, dit is gelijk aan het aantal bekostigde studenten min het aantal bekostigde inschrijvingen onbekostigd overig het aantal onbekostigde inschrijvingen wegens overige redenen, dit is het totaal aantal inschrijvingen min het aantal bekostigde studenten peildatum de peildatum voor de bekostiging bekostigingsjaar het bij de peildatum behorende bekostigingsjaar (t-2) bekostigde inschrijvingen het aantal bekostigde inschrijvingen van het betreffende studiejaar bekostigde diploma’s het aantal bekostigde diploma’s van het voorgaande studiejaar bekostigingseenheden het aantal bekostigingseenheden = aantal bekostigde diploma’s van het voorgaande studiejaar + het aantal bekostigde inschrijvingen van het betreffende studiejaar voorbeeld: bekostigingsjaar 2011, peildatum 30-09-2009, bekostigingseenheden = bekostigde diploma’s 08/09 + bekostigde inschrijvingen 09/10 bekostigingsniveau voorheen werd dit het bekostigingsprofiel genoemd bekostigingsfactor factor behorende bij het bekostigingsniveau voorbeeld: bedrag = bekostigingseenheden x bekostigingsfactor x tarief De kolommen van het tabblad Collegegeldprognose invoer
In het collegegeldprognose-invoerblad is de kolom bekostigde studenten overgenomen uit het studentprognose-invoerblad. Alle bekostigde studenten betalen collegegeld. Via de bijbehorende draaitabel kan getotaliseerd worden op voltijd/deeltijd, zodat het juiste collegegeldbedrag gekoppeld kan worden. Van de onbekostigde studenten betalen sommige categorieën wel en sommige geen collegegeld en sommige een afwijkend bedrag aan collegegeld. Daarvoor zijn kolommen opgenomen met de verschillende categorieën onbekostigd. Het collegegeldprognose blad kent de volgende kolommen: onderwijsgroep locatie vorm domein cluster
subcluster plan school studiejaar met aanduiding historie/prognose bekostigde studenten overgenomen uit het studentprognose blad onbekostigd overig overgenomen uit het studentprognose blad het aantal onbekostigde studenten exclusief het aantal dat zijn bekostigingsjaren heeft verbruikt (onbekostigd overig = totaal ingeschreven – bekostigd student) controle onbekostigd overig controlekolom met het verschil tussen de kolom onbekostigd overig en de som van de categorieën onbekostigd. verschillende kolommen met categorieën onbekostigd tussentijdse instroom het aantal studenten dat in de loop van het betreffende studiejaar start, zij betalen een deel van het collegegeld. doorstroom tussentijdse instroom het aantal studenten dat tussentijds gestart is en dat doorstroomt naar het volgende studiejaar (dit aantal maakt onderdeel uit van het totaal aantal plan-inschrijvingen van het volgende studiejaar)
Handleiding Prognose invoer In het tabblad “Studentprognose invoer” en “Collegegeldprognose invoer” kan de prognose ingevoerd worden. Met behulp van het filter kan naar believen gefilterd worden op bijvoorbeeld domein of plan. De eigenlijke prognose staat in de groene kolommen, die moeten dus in ieder geval gevuld worden. De overige kolommen mogen naar believen gevuld worden. (In de groene kolommen op het collegegeldprognose-blad mogen natuurlijk nullen voorkomen als er in de betreffende categorie geen studenten verwacht worden.) De historische gegevens zijn beschermd en kunnen niet gewijzigd worden. De kolom “subcluster” kan vrij ingevuld worden. Deze kolom is bedoeld om een eigen indeling van plannen te kunnen maken. Wanneer deze kolom gevuld wordt komt de inhoud ook in de draaitabellen terug.
Nieuwe opleidingen Nieuwe opleidingen zijn niet opgenomen in de prognosebladen, er is immers geen historie in de bekostigingsdatabase. Voor nieuwe opleidingen is een sjabloon van 5 opleidingen
opgenomen onderaan de prognosebladen. Wanneer hier gegevens worden ingevuld worden deze ook opgenomen in de draaitabellen.
Draaitabellen Voor overzichten en tellingen van de ingevulde prognosebladen kunnen de tabbladen met draaitabellen gebruikt worden. Let op: Ververs altijd eerst de gegevens voor de draaitabel gebruikt wordt. Hierdoor worden de zojuist ingevoerde prognosegegevens opgenomen in de draaitabel. Kies: Data – Gegevens vernieuwen Of klik op het rode uitroepteken in de werkbalk draaitabel Standaard geven de draaitabellen een telling per cluster. Om een telling per domein te zien: Klik het grijze veld “cluster” vast en sleep het tot net onder het grijze veld “plan” boven het overzicht. Om weer een telling per cluster terug te krijgen: Klik op de knop “ongedaan maken” of kies: Bewerken – Draaitabel ongedaan maken. Er kan ook gefilterd worden op bijvoorbeeld “bekostigingsniveau”: Klik hiervoor op het filterdriehoekje in het grijze veld “bekostigingsniveau”.
