m tec
Magazine van Magnus, editie 2010
Het kantoor en de werkplek van morgen, de vernieuwende visie van ASPA Een wendbaarder SAP Business Warehouse: terug naar de kern
Agility, incasseren of sturen? Syntus optimaliseert rooster- en matchingprocessen voor openbaar vervoersdiensten
Edwin Ardon
Agility: incasseren of sturen? Het thema van deze m•tec is ‘agility’ ofwel wendbaarheid.
de organisatie, bij die punten in een bedrijfsproces waar
Een onderwerp waar al veel over gesproken en geschreven
contact met andere partijen is. In essentie blijven basis-
is, veelal vanwege de beperkingen die organisaties ervaren bij
processen zoals de financiële, voorraad- en personeels-
het inspelen op ontwikkelingen en uitdagingen. Beperkingen
administratie ongewijzigd. Voor u misschien wel een
die ze voelen in hun applicaties, processen en zelfs be-
geruststellende gedachte. Hier spelen de door de hardcore
drijfscultuur. Sommige strategische analyses reppen van
agility predikers geschetste beperkingen dus maar beperkt.
organisaties die gevangen worden gehouden in ‘in beton gegoten, traditionele ERP-procesondersteuning’. Grip op bedrijfsprocessen helpt om de noodzaak tot De opkomst van ERP-applicaties in de jaren ‘90 werd in-
aanpassen vroegtijdig – eerder dan de concurrentie –
gegeven door de behoefte om bedrijfsprocessen op een
te onderkennen. En om proactief gerichte keuzes met
eenduidige manier te definiëren en zo de productiviteit,
betrekking tot de benodigde aanpassingen in de bedrijfs-
bestuurbaarheid én flexibiliteit te verhogen. In de eerder-
voering, applicaties en processen te maken. Wachten tot
genoemde discussies lijken deze bedrijfsprocessen juist
uw concurrent haar bedrijfsvoering al heeft aangepast of
een – bijna onoverkomelijke – hindernis op te werpen. Een
tot leveranciers of klanten dat afdwingen? Dat is meestal
beeld dat ik hier graag wil rechtzetten.
een pijnlijk proces dat gevoelsmatig veel tijd en geld kost. Het als eerste detecteren van de noodzaak van ver-
Veel van de gewenste aanpassingen hebben te maken
anderingen geeft vrijheidsgraden voor de organisatie.
met het herpositioneren van een organisatie in haar be-
Door die veranderingen vervolgens te initiëren in plaats
drijfsketen en het veranderen van de wijze waarop zij
van te ondergaan, heeft u in ieder geval het gevoel ‘master
met leveranciers en klanten samenwerkt. Vaak leidt dit
of your own destiny’ te zijn.
‘slechts’ tot een wijziging in de externe raakpunten van
welkom colofon m•tec is een uitgave van Magnus. Oplage 2.000 stuks.
magnus Gooimeer 5-39, 1411 DD Naarden, Postbus 5021, 1410 AA Naarden, telefoon: 035 699 60 60, e-mail:
[email protected] concept en realisatie Kimm van Splunter-Mazer en Peter-Jan Simons. eindredactie Caroline Jooren Tekstproducties. design Jeroen Roset. © copyright 2010 Niets uit deze uitgave mag verveelvoudigd en/of openbaar gemaakt worden door middel van druk, fotokopie of op enige andere wijze zonder voorafgaande toestemming van Magnus.
Magnus m•tec - editie 2010
Inhoud Agility, incasseren of sturen? 2 Een wendbaarder SAP Business Warehouse: 4 terug naar de kern SAP BPC brengt de business 6 ‘in control’ over het planningsproces Het kantoor en de werkplek van morgen, 8 de vernieuwende visie van ASPA Creditmanagement volgens Joan Knight 10 Integratie: essentieel voor mediabedrijven 12 Enhancement packages: naar eigen keuze 13 nieuwe SAP-functionaliteit inschakelen
Easy Maintenance: een krachtige tool 14 voor bedrijven met SAP EAM Effectief testen met realistische business data 15 Meer effectiviteit door toepassing van 16 Lean-Six Sigma op uw SAP-systeem Syntus optimaliseert rooster- en matching- 18 processen voor openbaar vervoersdiensten Microsoft SharePoint met Office 2010: 19 een potentieel juridisch orakel?
Een datawarehouse moet zowel stabiel als wendbaar zijn om te kunnen beantwoorden aan de snel veranderende informatiebehoeften. Door terug te gaan naar de kern van de datawarehousing-filosofie kunnen organisaties SAP BW beter benutten, betogen Steven Groot en Gerard Bot.
Een WENDbaarder SAP Business Steven Groot & Gerard Bot
Sinds SAP in 1998 de eerste stappen op de datawarehousing-markt zette, is er veel gebeurd. SAP BW onderscheidde zich destijds door de meegeleverde business content: voorgedefinieerde dataflows en op best practices gebaseerde objecten. Hiermee kon snel data uit vrijwel alle SAP-modules ontsloten worden. Het simpelweg activeren van een pakket standaardrapportages maakte de weg vrij naar business intelligence. Meer mogelijkheden voor het ontsluiten van data gaan echter ook gepaard met continu veranderende vragen. En wie kent de volgende problemen niet? Verschillende BW-objecten die één klant typeren. Lange ontwikkeltrajecten om velden aan een rapportage toe te voegen. Problematische koppeling van een kalenderjaar en een fiscaal jaar. Trage performance omdat één kubus in veel verschillende rapportages moet voorzien…
Terug naar de kern
Data-acquisitie
kunnen combineren en uit verschillende invalshoeken naar
zonder transformaties of filters. In de datasources wordt
data kunnen kijken. Ontwikkelaars willen een dynamisch
gedefinieerd welke data ontsloten worden. De granulariteit
platform in plaats van een oerwoud aan dataflows. Met SAP
blijft gelijk. Standaard datasources zijn, in tegenstelling tot
NetWeaver BW kun je hierop inspelen door de stabiliteit en
standaardrapportages, kubussen en objecten, vrijwel altijd
wendbaarheid van het datawarehouse te vergroten. Daarbij
te hergebruiken in een datawarehouseconcept. Pas op een
gaan we in feite terug naar de kern van de datawarehousing-
hoger niveau wordt bedrijfsspecifieke logica ingezet.
Het management wil gegevens uit verschillende modules
De eerste laag haalt de onbewerkte data uit de bronsystemen,
filosofie. Deze is gebaseerd op een gelaagde opbouw: dataacquisitie, corporate memory en datamart. Elke laag heeft
Omdat het datavolume in de acquisitielaag snel groeit, is het
een specifieke functie. De data-acquisitielaag onttrekt de
belangrijk om data zo efficiënt mogelijk te extraheren. Hiertoe
gegevens één op één uit het bronsysteem. In het corporate
biedt SAP BW sinds versie 7.0 het write-optimized data store
memory worden de data opgeschoond, geïntegreerd en
object (DSO) aan. Doordat dit type DSO uit slechts één actieve
eventueel getransformeerd opgeslagen. In datamarts krijgen
tabel bestaat, hoeft de data niet geactiveerd te worden. Ook
gegevens de juiste vorm en het benodigde aggregatieniveau
worden geen systeem ID’s (SID’s) gegenereerd. De write-
voor rapportagedoeleinden.
optimized DSO kent geen aggregatie, de gegevens worden met een technische sleutel (een aanvraag-ID, datapakket en
Data-acquisitie
Corporate memory
Architected datamart
Snelle ontvangst data
Uniformiteit van data
Snelle rapportage
ICT-afdeling
ICT-afdeling
Business
Detailniveau
Hoog
Hoog
Zoveel als nodig
Datahistorie
Zes maanden
Vier jaar
Twee jaar
Functie
Eigenaar
recordnummer) opgeslagen. U kunt het datavolume beperken door de write-optimized DSO op dezelfde manier als een Persistant Staging Area (PSA) op te schonen. Zo kunnen de oude, doorgeboekte aanvragen verwijderd worden.
Corporate memory
In het corporate memory staat het verrijken met bedrijfsoverkoepelende stamgegevens en geharmoniseerde objecten voorop. Hier worden data uit verschillende bronnen geïntegreerd en vinden de transformaties plaats. Zo wordt een oplossing gezocht voor het eeuwenoude probleem van het koppelen van kalender- en boekingsperiodes, bijvoorbeeld
Karakteristieken per datawarehouse-laag
Magnus m•tec - editie 2010
Warehouse: terug naar de kern door beiden in de klassieke DSO op te nemen. Andere, meer
Algemene tips & tricks
bedrijfsafhankelijke objecten worden geharmoniseerd in een
• Gebruik includes voor de ABAP-codering in de transformaties
nieuw object. Dit zijn bijvoorbeeld de verschillende zakenpartners met hun eigen unieke kenmerken: debiteur, CRM-
voor betere beheersbaarheid (versiebeheer) • Gebruik transformaties en data transfer processen (DTP’s) voor
zakenpartner, algemeen zakenpartner, et cetera.
het laden. Deze werken efficiënter dan transfer & update rules • Beperk het gebruik van formules in transformaties voor
De data in deze laag is voor eindgebruikers niet direct beschikbaar voor rapportage, maar wel toegankelijk te
transparantie en verbeterde performance • Hanteer duidelijke naamgevingconventies door het hele data-
maken via een report-to-report interface. Zo is een rapport
warehouse
via kleine, snelle selecties te verrijken met detailinformatie.
• Archivering is sterk aan te raden, vooral voor de corporate
In SAP BW 7.0 kunnen bij transformatie eindroutines worden
memory laag. Near Line Storage (NLS) kan een goede tussen-
ingezet voor het nabewerken van de geladen gegevens die al
oplossing zijn als gearchiveerde data incidenteel snel beschikbaar
door eventuele startroutines zijn gelopen. We adviseren om
moeten zijn.
altijd start- en eindroutines te gebruiken boven routines op veldniveau. Dit komt de performance en beheersbaarheid ten goede.
gebruikt worden. Denk hierbij aan de organisatie- en tijds-
Architected datamarts
performance te garanderen. Voor meer detail kan de report-
dimensie. Data worden geaggregeerd opgeslagen om goede
De architected datamart ofwel de rapportagelaag wordt opgezet op basis van de behoefte van de business. Met de business als eigenaar van deze laag zal de betrokkenheid en acceptatie sterk toenemen. Aangezien het model in de voorgaande laag geharmoniseerd is, zullen in de datamart veel objecten in de verschillende functionele gebieden her-
to-report koppeling gebruikt worden.
Wend- en weerbaarheid
De terugkeer naar de basisprincipes van datawarehousing draagt in alle lagen bij aan meer flexibiliteit. Door betere harmonisatie in het systeem nemen de eigendomskosten en benodigde ontwikkelinspanningen voor het invullen van nieuwe rapportagebehoeften
Rapportages Web application designer
BEx (web) analyzer
Xcelsius
Crystal reports
Web intelligence
af. De prestaties verbeteren, zowel aan de rapportagekant als aan de back-end waar de laadprocessen sterk verkorten. Ook kunt u uw voordeel doen met de krachtige nieuwe SAP
Datamart laag (DM)
BusinessObjects rapportagetools. Deze zullen beter presteren op door de business ontworpen datamarts dan op de ‘stovepipes’ die business content biedt. Minstens zo belangrijk is de
Corporate memory laag (CM)
betrokkenheid van de business. Door hun informatievragen en de informatievoorziening beter te laten aansluiten, kunnen organisaties hun wend- en weerbaarheid fors vergroten.
Data-acquisitie laag (DA)
Het business eigenaarschap van de rapportagelaag biedt daarin een sleutel tot succes.
Bronsystemen
Het SAP BO BI-landschap
BusinessObjects Planning and Consolidation for NetWeaver (BPC NW) is een van de nieuwste ontwikkelingen van SAP. Wereldwijd zijn de eerste bedrijven live, maar er heerst nog onzekerheid in de markt over de toepasbaarheid. Hoe werkt het in de praktijk? Met de eerste implementatie van BPC NW in Nederland geeft Magnus u graag een kijkje in de keuken.
SAP BPC brengt de business ‘in control’ over het planningsproces Planningsapplicaties zoals SAP Business Planning & Simulation (BPS) en Integrated Planning (IP) leunden altijd zwaar op de IT-organisatie, doordat ze gebaseerd werden op het bestaande Business Warehouse. Dit zorgde voor langdurige, complexe implementaties die uiteindelijk weinig wendbare oplossingen opleverden. SAP BusinessObjects Planning & Consolidation for NetWeaver brengt hier verandering in. De kracht van SAP BPC NW is de combinatie van flexibel decentraal plannen en geïntegreerd, snel rapporteren. De financiële afdeling is zelf verantwoordelijk voor het planningsmodel en de templates voor planning, consolidatie en financiële verslaglegging. Via een vertrouwde Excel-omgeving zijn deze templates eenvoudig te ontwikkelen en te onderhouden. Zo zijn efficiënte rapportages met realisatie- versus plandata te realiseren, waarmee strategische beslissingen sneller tot stand kunnen komen.
Sanoma Uitgevers
Sanoma Uitgevers is met bijna 80 publiekstijdschriften, circa 180 websites, 15 mobiele sites en alle bijbehorende extensies en evenementen Nederlands grootste mediabedrijf in bereik. Vanwege de dynamiek in de mediamarkt voert de onderneming meerdere decentrale planningsrondes per jaar uit. Dit geeft een compleet en gedetailleerd beeld van de verwachtingen, maar legt ook een zware belasting op de financiële afdeling. Tot voor kort bood Excel als enige pakket voldoende flexibiliteit in parameters, berekeningen en gebruiksvriendelijkheid om een goed beeld te krijgen van de verwachte resultaten. Per planningseenheid werd hiervoor een Excel-bestand uitgestuurd naar de betrokken medewerkers. De resultaten werden vervolgens samengevoegd om in SAP ECC in te lezen voor verdere verwerking en rapportages in BW. Dit waren per planningsronde meer dan 100 bestanden. In 2009 is besloten om SAP BPC NW 7.0 te implementeren, vanwege de mogelijkheid om deze complexe planningsmodellen in een BW-omgeving te behouden.
de nieuwe mogelijkheden. Op basis hiervan is een efficiënt, goed onderhoudbaar datamodel opgezet. Cruciaal was dat zowel het beheerteam als de key users hiermee konden werken. Nadat het model gereed was, is gestart met het ombouwen van de Excel-bestanden naar BPC Excel-templates. Door de verschillende expertisegebieden kon hierin een sterke combinatie gemaakt worden van planningsprocessen, BPC-functionaliteit en BW-integratie. Leo van Dam, hoofd planning & control bij Sanoma: “Door de shoulder-to-shoulder projectaanpak waren de gebruikerseisen, de mogelijkheden van het systeem en de lange termijn beheerbaarheid voor iedereen duidelijk. Na goedkeuring van de templates konden onze medewerkers echt aan de slag. Eerst is de volledige vorige planningsronde ingevoerd. Zo kwamen alle uitzonderingen aan bod en raakte de afdeling vast bekend met de nieuwe werkwijze. Ook was er een compleet startpunt voor alle eindgebruikers beschikbaar.”
Forse tijdsbesparing
Shoulder-to-shoulder aanpak
In het projectteam werkten de key users nauw samen met de BPC-consultants van Magnus en het functioneel beheerteam. Allereerst moest exact duidelijk zijn hoe de BPC-templates moesten gaan werken. In veel gevallen konden de bestaande templates gebruikt worden, met enige aanpassingen naar
In plaats van 100 bestanden per ronde te maken, kunnen de gebruikers nu de templates gebruiken. Dit zijn er nog geen 15. De key users kunnen wijzigingen veelal zonder ondersteuning van de IT-afdeling doorvoeren. In de templates zijn de gerealiseerde data en plandata te combineren, wat direct inzicht in de marktontwikkelingen geeft. Dit is een flinke
Magnus m•tec - editie 2010
- een case study
Vincent Beumer & Ellen Fikke
Best practices bij SAP BPC implementaties:
snel en gedetailleerd te vertalen naar planningen. Zonder
Do’s:
daarbij de financiële afdeling te overbelasten”, aldus
• Stel een multidisciplinair projectteam samen
Leo van Dam.
• Geef de key users van de financiële afdeling een belangrijke rol • Betrek IT-beheerders bij het opstellen van templates • Leg het ontwerp van de templates duidelijk vast alvorens het datamodel te definiëren
Techniek
Kenmerkend voor de eindgebruiker is de flexibiliteit van BPC om in Excel data vanuit de bron uit te lezen of te versturen. Op
Don’ts:
de achtergrond wordt nog steeds het BW-systeem gebruikt.
• Neem geen uitgebreide rapportages in de planningstemplates op
Niet meer via de BW Administrator Workbench, maar met de
aangezien de performance cruciaal is bij een bedrijfsbrede uitrol • Vervang BW-rapportages niet door BPC-rapportages, maar laad de plandata door naar de bestaande BW-rapportages
BPC Administrator die automatisch BW-objecten genereert. Zo heb je aan de front-end de voor planning, consolidatie en financiële verslaglegging benodigde flexibiliteit, met op de achtergrond de robuustheid van het datawarehouse. SAP BPC is ontwikkeld door OutlookSoft, dat sinds 2007 deel uitmaakt van SAP. Begin 2009 resulteerde de integratie van het pakket in het NetWeaver platform in de eerste NW-versie van BPC. In versie 7.5 is de integratie met SAP BW nog sterker geworden.
stap vooruit, al is er op het integratiegebied nog ruimte voor verbetering. Toch kan er nu al gerekend worden op een tijds-
Ook valt integratie van de SAP BusinessObjects tools te verwachten, zoals Xcelsius (dashboards) voor simulaties en
besparing van minimaal 60 werkdagen op jaarbasis.
het wegschrijven van data.
De beschikbaarheid van alle plandata in één centrale data-
Uniformiteit en consistentie
base heeft grote voordelen. Alle data zijn direct voor allerlei rapportagevormen te gebruiken. Ad hoc kunnen de controllers via de Excel-interface rapporten maken op plan- en gerealiseerde data. Data hoeven niet meer samengevoegd te worden, er is direct inzicht in tussentijdse resultaten op ieder niveau. Complexere BW-rapportages worden nu ook voorzien van actuele plandata. Tot slot is het heel eenvoudig om scenarioanalyses te maken. Data kunnen gekopieerd worden naar een nieuwe versie, waar andere planwaarden ingevuld kunnen worden. De rekenkracht van Excel helpt om de effecten van verschillende scenario’s direct zichtbaar te maken. Met het verzenden van de data is ook de bedrijfsbrede invloed meteen inzichtelijk.
Slagkracht
De arbeidslast voor de financiële afdeling in planningscycli is met het in gebruik nemen van SAP BPC NW aanzienlijk verminderd. De ondersteuning van functioneel beheerders zorgt bovendien voor extra slagkracht in het planningsproces, terwijl de financiële afdeling in control blijft over het planningsproces. “BPC stelt ons in staat om marktinzichten
In de BPC Administrator worden de dimensies en eigenschappen van de applicatie bepaald. Op de achtergrond worden in SAP BW objecten en de kubus gegenereerd. Door de BPC-dimensies te vullen met masterdata uit de BW InfoObjecten wordt de uniformiteit gegarandeerd. Met de BPC versie 7.5 kan ook dit proces met standaardfunctionaliteit uitgevoerd worden. Let wel, de structuur van dimensies in BPC is anders dan die van BW. Een applicatie in BPS of IP kan dus niet gemigreerd worden naar BPC. Het toevoegen van specifieke masterdata voor planning is eenvoudig uit te voeren. Zowel BW masterals transactiedata (voor vergelijkende cijfers) kunnen na het inlezen in SAP BPC worden teruggeschreven om in het datawarehouse onderdeel uit te maken van de managementrapportages. Dit garandeert uniformiteit en consistentie. Magnus heeft sinds de eerste implementatie van SAP BPC (for NetWeaver) in Nederland naam gemaakt als dé SAP BPC NW specialist. BPC is speerpunt voor twee van onze expertisegroepen: Business Intelligence en Financieel Management. Waar het gaat om efficiënt plannen en consolideren met behulp van SAP, weten steeds meer organisaties ons te vinden.
Het creëren van eigentijdse werkomgevingen die zich moeiteloos laten aanpassen aan de veranderende maatschappij en manier van werken, dat is de missie van ASPA. Naast partner in ‘office identity’ is ASPA één van de grootste kantoormeubelfabrikanten in de Benelux. Daarbij steunt het bedrijf op een uitgebreid eigen verkoopnet, business partners en onafhankelijke dealers. Sterke relaties met klanten en aandacht voor partnerrelaties kenmerken de bedrijfsvoering. In een tijd waarin steeds meer mensen tijd- en plaatsonafhankelijk werken, geeft ASPA een helder antwoord op de vraag welke rol het kantoor en de werkplek kunnen spelen in de organisaties van morgen.
The Village Office – ASPA’s Europese hoofdkantoor in Houten
industriële ondernemingen in Nederland. Toch is er niets
– imponeert. Het van buitenaf onopvallende kantoorpand
stoffigs aan ASPA en de manier waarop zij haar visie als office
droeg vroeger de bijnaam ‘de bunker’. Na de revitalisatie
identity totaalpartner uitdraagt.
door ASPA is het een schoolvoorbeeld van hoe je verouderde panden voor leegstand kunt behoeden. “Wat je hier ziet is
“In onze visie is kantoorinrichting een essentieel element
een working showroom van de werkomgeving als intelligent,
van het vormgeven, behouden en borgen van de identiteit
multitoepasbaar instrument in het werkproces. Met allerlei
van een organisatie. Het maakt aan medewerkers, klanten
Het kantoor en de werkplek van morgen,
sferen en mogelijkheden, waarin flexibel werken een vanzelf-
en de omgeving duidelijk waar een organisatie voor staat.
sprekendheid is. Het is een belevingskantoor met herkenbare
Daarbij vervult ASPA de rol van sparringpartner, inspirator
structuren, waar het ontmoeten en delen van kennis centraal
en initiator van nieuwe ideeën, compleet met realisatie en
staan. Dit maakt the Village Office tot een belangrijke
nazorg. Onze dienstverlening strekt van interieurarchitectuur,
bron van inspiratie voor het creëren van een plezierige,
interieurbouw en projectmanagement tot kabelmanage-
productieve en duurzame werkomgeving”, zegt Valerie
ment en chairwash. Naast onze fabriek met 150 medewerkers,
Gonçalves, manager marketing & communicatie bij ASPA.
verkoopafdelingen en binnendienst hebben we ook een eigen studio waar tien interieurarchitecten en -adviseurs werken.”
Office identity
In de Village Office heeft niemand een vaste werkplek. De
The Village Office lijkt in niets op een ‘nine to five’
financieel directeur geeft er wel de voorkeur aan om dikwijls
werkomgeving. Het is een ontmoetingsplaats die de ASPA
op dezelfde plaats te gaan zitten. Tegenover hem hangt
visie in alle opzichten illustreert. Naast werkplekken zijn er
trouwens de foto van Adriaan Spaander, die ASPA in 1923
net als in een echt dorp marktpleinen en is er een bibliotheek,
oprichtte als kantoorboekhandel. In de rijke historie van
fitnesscentrum en klimwand, een restaurant en bar. De
ASPA vinden we wortels die nog verder terugreiken, naar de
bioscoop cq. seminarruimte wordt ook door externe bedrijven
oprichting van Assenburg in 1864 als één van de eerste
benut.
Magnus m•tec - editie 2010
Flexibiliteit
van ministeries, politieorganisaties, provincies, gemeenten,
flexibiliteit wint als er minder verplaatst en ingesteld hoeft
bedrijven. Bedrijven en inrichtingsconcepten van uiteen-
Eén van de uitgangspunten is dat een organisatie aan te worden. Volgens de ICT-manager bij ASPA wordt dit op productniveau geconcretiseerd door zo min mogelijk moertjes en knoppen te gebruiken, wat zich onder andere vertaalt in bureaustoelen die zich via een synchroonmechanisme aanpassen aan het lichaamsgewicht. “In de realiteit van het nieuwe werken hebben managers, medewerkers, werkplek en technische infrastructuur een heel andere relatie met elkaar dan voorheen. Bij ASPA wordt alles hierop aangepast, van de stoel tot de stroomaansluiting.”
banken, zorg- en onderwijsinstellingen en consumentenlopende aard en omvang. “Zo raakten we pas in gesprek met een accountantsorganisatie vanwege hun behoefte aan nieuwe meubels, wat uiteindelijk resulteerde in een verzoek om een voorstel voor de volledige interieurarchitectuur”, vertelt Gonçalves. Net als een IT-project heeft de inrichting van werkomgevingen in de visie van ASPA baat bij een integrale aanpak, betoogt zij. “Hoe eerder we erbij betrokken raken, hoe beter. Door ons
de vernieuwende visie van ASPA
“Uiteraard maken we ook gebruik van innovatieve ICT zoals
te verdiepen in de missie en identiteit van de klant, kunnen
transpondertechnieken voor automatische aanpassing van
we die optimaal vertalen in de werkomgeving. Tegelijkertijd
instellingen. Er wordt regelmatig gevraagd hoe we het voor
kunnen we bedrijven helpen om efficiëntie en productiviteit
elkaar gekregen hebben om helemaal draadloos te werken.
te verenigen met werkplezier. Daarbij is het goed mogelijk
Ook vragen klanten vaak om de gebruikte technische snufjes
om de facilitaire kosten tot een minimum te beperken en
toe te lichten. Desgewenst brengen we hen ook in aanraking
vierkante meters te besparen.”
met de juiste specialisten voor specifieke uitdagingen, zoals Cisco of Magnus. Met Magnus hebben we recent een driejaarcontract voor technische ondersteuning van de SAP-
Gerechtvaardigde investering
“De totale kantoorkosten bestaan voor 80 procent uit kosten
bedrijfsapplicatie afgesloten. Met deze partner klikt het goed,
voor mensen en voor 20 procent uit facilitaire kosten. Slechts
mede doordat we dezelfde cultuur hebben: no nonsense,
twee procent gaat naar de kantoorinrichting. Deze relatief
korte lijnen.”
kleine investering versterkt de identiteit van een organisatie,
Integrale aanpak
heeft een grote invloed op de efficiëntie, op de tevredenheid en motivatie van medewerkers en daarmee ook op de
Met haar visie op werken en kantoorinrichting raakt ASPA de
productiviteit. Niet vreemd dus dat steeds meer bedrijven en
juiste snaar bij veel bedrijven. Op de klantenlijst prijken tal
instellingen hiervoor maatwerkoplossingen kiezen.”
Peter-Jan Simons
Professioneel creditmanagement zorgt voor vergroting van de rentabiliteit en weerbaarheid van een onderneming. Als International Credit Controller bij Akzo Nobel Aerospace Coatings en bestuurslid van de Vereniging voor Credit Management (VVCM) heeft Joan Knight goed zicht op de trends en de oplossingen van SAP voor geavanceerd creditmanagement.
Creditmanagement volgens Greetje Gompelman-Kooima
Basel II luidde in 2007 een grote wijziging in op de
waardigheid voor een klant te bepalen. Daarbij is het
kapitaalmarkt. Dit akkoord noodzaakt banken om het
mogelijk om de ratings van bijvoorbeeld Dun en Bradstreet
inzicht in het risicoprofiel van hun klanten te vergroten,
aan het systeem te koppelen. Dit kan direct gebruikt worden
onder andere door interne credit ratings. Daarmee zijn
bij acceptatie van nieuwe klanten en orders.
credit ratings bepalend voor de kosten van bankkredieten en andere -producten. De kredietcrisis heeft ons geleerd dat de gerenommeerde credit rating agencies niet heilig zijn.
Omgekeerde facturatie en e-billing
Door automatisering van het order-to-cash proces kan een
Dat banken conform Basel II gedetailleerde methodieken
klant orders rechtstreeks invoeren in het systeem van de
van risicobepaling gebruiken, vindt Joan Knight een goede
leverancier. Dit leidt tot sneller en beter factureren. “Foutloos
ontwikkeling. “Ze hanteren modellen om te bepalen hoe-
factureren leidt tot sneller betalen. Vooral op een nationale
veel en tegen welke condities er geleend kan worden. Ook
markt kan dit rendabel zijn. De afnemer hoeft de factuur niet
voor middelgrote en kleinere bedrijven wordt het op orde
te controleren en de leverancier kan facturen automatisch
hebben van het risicoprofiel en de externe verslaggeving
versturen. Daarvoor is een directe link tussen klant en
belangrijker. Daartegenover staat dat steeds meer banken
leverancier nodig. Niet iedereen werkt met dezelfde systemen
reorganiseren, besparen en uitbesteden, waardoor expertise
en niet alle systemen praten zomaar met elkaar.” SAP biedt de
afneemt en de ouderwetse één op één relatie in het gedrang
mogelijkheid om via allerlei typen connecties een koppeling
komt.”
met externe systemen te maken.
Werkkapitaal en kredietwaardigheid
Credit policies
uitstaande facturen, beoordelen van debiteurenrisico’s,
neer lever je wel of niet? “Je moet onveranderlijk scherp zijn
beheer van het risicoprofiel en onderhouden van financiële
in de signalering van bijvoorbeeld betalingsachterstanden
contacten. “Goed creditmanagement verhoogt het rende-
en de procedures periodiek herzien. Als de credit policy goed is,
ment op het werkkapitaal. De voorraden grondstoffen en
zal de kredietwaardigheid van de klanten meebewegen met
eindproducten of het onderhanden werk, de debiteuren-
de economische situatie. Door hun betaalgedrag nauwlet-
positie en de liquide middelen moeten in balans zijn.
tend te monitoren, neemt de noodzaak tot incasso af. Credit-
Naast het bepalen van de kredietlimieten en betalings-
managers willen op dit gebied steeds meer automatiseren.
termijnen moet de creditmanager ook betrokken zijn bij
Dit kan voor bijvoorbeeld rapportages en agendering, even-
de orderacceptatie en het voorraadbeheer. Voor goedbeta-
als toezeggingen en aanmaningen.”
Creditmanagement behelst onder andere het innen van
De credit policy is de hoeksteen van creditmanagement. Wan-
lende klanten kan men besluiten voorraad aan te houden, terwijl voor slecht betalende klanten pas na betaling
Bij betalingsproblemen is het belangrijk precies te weten
geproduceerd wordt.”
wat er speelt en om toezeggingen of eventuele klachten te registreren. “Als een klant heeft toegezegd te betalen, is
“Ondernemingen moeten de kredietwaardigheid van
een aanmaning overbodig.” De toezegging van de klant om
hun klanten en leveranciers goed in de gaten houden,
te betalen kan vastgelegd worden in SAP FSCM Collection
en regelmatig controles uitvoeren. Kredietwaardigheid is
Management. SAP FSCM Dispute Management dient om
immers geen constante factor.” SAP kan hier goed mee
klachten van klanten op factuurniveau te registreren. Zo zijn
omgaan. SAP Financial Supply Chain Management (FSCM)
toezeggingen en disputen altijd zichtbaar en beschikt ieder-
Credit Management helpt om de risicogroep en krediet-
een in de organisatie over de juiste informatie.
10
Magnus m•tec - editie 2010
Joan Knight is International Credit Controller bij Akzo Nobel Aerospace Coatings. Ze is bestuurslid van de
Joan Knight
Vereniging voor Credit Management (VVCM). Ook heeft ze de SAP Creditmanagement User Group opgericht. Hiervoor is Magnus het aanspreekpunt voor vragen en informatie over SAP-functionaliteit.
Rapportages
Commercieel vanuit een financieel oogpunt
management: de balans, verlies- en winstrekening en
financiën? “Dit maakt niet zoveel uit. Het is een grote discussie
overdues van openstaande posten, cashflow-overzichten
binnen het vakgebied. Essentieel is welke autorisaties en
en agendering. “Het is essentieel om de ontwikkelingen
bevoegdheden een creditmanager krijgt. De ideale credit-
in de debiteurenportefeuille overzichtelijk in beeld te
manager combineert denken en handelen uit financieel oog-
houden. Alle betrokkenen moeten op de hoogte blijven
punt met een commerciële instelling. Een hoge debiteuren-
van acties, aanmanings- en incassotrajecten. Als niet op
stand kost geld, maar klanten blijven klanten. Het is belangrijk
tijd betaald wordt, volgt meteen eem melding dat contact
om bewustwording te creëren bij sales. Dat kan onder andere
met de klant opgenomen dient te worden. Belangrijk is
door sales medeverantwoordelijk te maken voor de ‘days
om de factuurhistorie van een klant bij te houden. Bij
sales outstanding’ ofwel DSO: het aantal dagen dat de
het uit handen geven van een zaak, moet het dossier mee-
facturen gemiddeld openstaan. Zo wordt het belang van
gegeven worden.” Een dossier voor advocaten, incasso-
creditmanagement steeds breder ondersteund in een be-
kantoren of gerechtsdeurwaarders is eenvoudig uit het
drijf en neemt het begrip voor bepaalde beslissingen van
SAP-systeem te halen.
de creditmanager toe. Door de creditmanager en verkoop
Rapportages zijn een krachtig instrument voor credit-
Waar positioneer je creditmanagement, onder verkoop of
gezamenlijke doelen te geven, doe je wat het beste is voor je
“Creditmanagers willen steeds meer automatiseren. Dit kan voor rapportages en agendering, evenals toezeggingen en aanmaningen.”
bedrijf.”
11
Een mediaproduct samenstellen is per definitie complex, mede vanwege het grote aantal betrokken partijen. Al is er vaak wel een vastomlijnd kader, de werkelijke inhoud is telkens nieuw. In combinatie met de verkoop van advertentieruimte wordt het nog ingewikkelder. Juist deze dynamiek maakt het voor mediabedrijven de moeite waard om processen te optimaliseren en door de gehele keten heen op elkaar af te stemmen. Procesintegratie noemen we dat. SAP for Media biedt hier passende standaardhulpmiddelen voor.
Integratie: essentieel
mediabedrijven
voor
Sjaak van den Berg
De meest tot de verbeelding sprekende vorm van integratie
systeem. Hiervoor wordt gebruik gemaakt van, via een
ligt op het gebied van productie. Dit kun je bezien vanuit
standaard-interface geïntegreerde, partneroplossingen.
de fysieke mediaproducten: een DVD, boek, tijdschrift, MP3, tv-uitzending of een bepaalde soort advertentie zoals een
Het redactionele systeem ondersteunt de paginaplanning,
insert in de vorm van een leaflet of boekje. Je kunt ook kijken
de zogenaamde plank. Hierin wordt de indeling gemaakt
naar de inhoudelijke productie: de redactionele content,
en de locatie van advertenties bepaald. De advertentie-
muziek, een manuscript of advertenties. Intellectueel eigen-
gegevens komen direct uit SAP. Hier wordt bij het ingeven
dom wordt afgehandeld via de geïntegreerde functionaliteit
van de order real time contact gemaakt met het redactioneel
van SAP Intellectual Property Management. De redactionele
systeem om te zien of de gevraagde ruimte beschikbaar
content wordt buiten SAP om in een redactioneel systeem
is. Het redactioneel systeem bevestigt of de advertentie
gecreëerd.
conform de wensen is geplaatst. Zo niet, dan geeft het de uiteindelijke plaatsing door zodat herberekening van de prijs
Fysieke productie
kan plaatsvinden. Vervolgens kan in SAP automatisch worden
Van oudsher is SAP bij uitstek geschikt voor het ondersteunen
gefactureerd en worden de financiële gegevens geüpdatet.
van logistieke taken zoals materiaalplanning, inkoop en pro-
Zonder deze integratie zou elke advertentie gecontroleerd
ductie. Dus voor het verkopen, op voorraad houden, inkopen,
moeten worden op plaatsing, om vervolgens de orders aan te
transporteren en produceren van producten. SAP heeft de
passen en daarna pas te factureren.
standaardoplossingen voor deze processen verrijkt met mediaspecifieke schermen, gegevens, velden en functies.
Integratie administratieve processen
In SAP dient de output van het ene proces als input voor het anVanuit productieoogpunt gedraagt een mediaproduct
dere proces. De resultaten uit het verkoopproces beïnvloeden
zich niet zo bijzonder: het is een kwestie van via bepaalde
processen als inkoop, productie en finance direct. Om
bewerkingen combineren van grondstoffen zoals papier en
deze integratie verder te versterken en de administratieve
inkt. Soms vergt dit een bepaalde manier van denken. Voor
afhandeling te versnellen zijn er twee tools:
het produceren van een boek kan ook het manuscript als
Document management system: voor het centraal opslaan
materiaal beschouwd worden. Mediaspecifieke factoren die
en beheren van content. Manuscripten, logos, advertenties en
de productie van een krant of magazine beïnvloeden zijn
bijvoorbeeld geluidsdragers kunnen gekoppeld worden aan
bijvoorbeeld de publicatieplanning, abonnees en product-
relevante objecten zoals een verkooporder of mediaproduct.
verkopen. Deze informatie bepaalt op welk moment en in
Hierdoor wordt de uitwisseling van belangrijke documenten
welke hoeveelheden het mediaproduct beschikbaar moet
tot een minimum beperkt. Ook beschikt iedereen altijd over
zijn, wanneer de productie moet aanvangen en wat de
de meest recente versie.
capaciteitsbelasting is.
Workflow management (WFM): een procestool die businessprocessen waarbij meerdere taken op rij moeten worden
Advertentieproductie
uitgevoerd faciliteert, en zorgt dat de juiste taak in de juiste
Advertenties zijn een belangrijke inkomstenbron: efficiënte
volgorde op het juiste tijdstip aan de juiste persoon wordt toe-
afhandeling ervan heeft direct impact op de bottom line.
gewezen. Uitgangspunt is de positie of rol van de gebruiker.
SAP for Media dekt het overgrote deel van de advertentie-
Via bijvoorbeeld Microsoft Outlook of Lotus Notes worden de
productieprocessen, van het verwerken van boekingen,
betrokkenen automatisch op de hoogte gesteld van de taken
bepalen van plaatsingsmogelijkheden tot de financiële
die zij moeten uitvoeren. Zij kunnen hun taken dan direct
afhandeling. Het enige dat ontbreekt, is een redactioneel
vanuit hun vertrouwde omgeving aanroepen en uitvoeren.
12
Magnus m•tec - editie 2010
Enhancement packages: naar eigen keuze
nieuwe SAP functionaliteit inschakelen Norbert Gundlach
Vanaf SAP ECC 6.0 komt nieuwe functionaliteit beschikbaar via enhancement packages in plaats van upgrades. Klanten kunnen deze verbeterpakketten installeren en de geboden functionaliteit vervolgens naar eigen keuze activeren. Zo kunnen zij sneller, gerichter en eenvoudiger over verbeteringen en uitbreidingen beschikken. Daarmee maakt de traditionele ‘alles of niets’ upgrade plaats voor zelfstandige innovatie. Steeds meer klanten innoveren hun SAP Enterprise Core
gische verbeteringen van hun voorganger. Als component
Component met enhancement packages (EhP’s). Daarmee
Y geüpgraded wordt met EhP 3, wordt component X dat ook.
kunnen ze optioneel functionaliteit activeren zonder een
De ‘maintenance optimizer’ binnen SAP Solution Manager
nieuwe release te hoeven afwachten. Een belangrijk voordeel
ziet hierop toe. Een applicatie kan slechts één EhP-niveau
ten opzichte van upgrades is de beperkte business impact: in
hebben. Medio 2010 wordt EhP 5 verwacht.
plaats van een business case voor de gehele release kun je nu per functioneel gebied een keuze maken. Andere voordelen zijn de beperkte implementatie- en testinspanningen en risico’s. Installeren gaat voor EhP 3 nog via de SAP AddOn Installation Tool (transaction SAINT) en vanaf EhP 4 via de EhP Installer. De doorlooptijd is afhankelijk van de gekozen functionaliteit en kan voor alle componenten behoorlijk oplopen. Technisch gezien wordt de nieuwe functionaliteit pas zichtbaar als je deze activeert en implementeert. Activeren
Best practices:
• Maak een zorgvuldige keuze voor de functionaliteit (technical usage) • Houd er rekening mee dat de gekozen functionaliteit ook meegaat in de volgende EhP-update • Zorg dat Solution Manager goed bijgehouden wordt met de laatste support packages (stacks) • Installeer de EhP bij voorkeur gelijktijdig met een reguliere stack implementatie • Omdat Solution Manager hier tijdens de analyse gebruik van maakt, moeten ook de service marktplace
gaat heel eenvoudig via het Switch Framework. EhP’s zijn
system data up to date zijn
cumulatief: ze bevatten ook de functionaliteit en technolo-
Het gebruik van een WFM zorgt voor grip op de afhandeling
afhandelen. Deze objecten worden in een enterprise service
van administratieve processen. Zonder onnodige vertraging
bundle samengevoegd tot een proces. In de tegenwoordig
of overbodige handelingen worden de doorlooptijden
door SAP uitgeleverde enhancement packages zijn deels
een stuk korter. Door het proces op elke stap te monitoren,
door externe partijen gemaakte ES bundles standaard
worden eventueel vertragende factoren achterhaald en
voorhanden. Er zijn ook niet-mediaspecifieke bundles voor
geëlimineerd. Op basis van deadlines en workloads kan
bijvoorbeeld elektronisch factureren en betalen.
proactief gecontroleerd worden en worden problemen tijdig geïdentificeerd en voorkomen.
Internetservices
Korter op de bal spelen
In een dynamische omgeving waar ingewikkelde producten moeten worden gecombineerd met snel handelen en korte
Ook belangrijk is het naar internet ontsluiten van gegevens
doorlooptijden kost elke fout geld. Juist de administratieve
en processen. Daardoor kunnen zaken als het afsluiten van
processen zijn een grote kostenpost: hier verdient een inves-
abonnementen, het boeken van advertenties en het registreren
tering in automatisering zich al snel terug. Door efficiënte,
van klachten en verhuizingen via het web plaatsvinden. Zo
accurate procesafhandeling kan een bedrijf financieel korter
kan een mediabedrijf aanzienlijk besparen op de kosten en
op de bal spelen en zonder extra investeringen de capaciteit
zijn bereikbaarheid vergroten, zonder veel extra inspanning.
verhogen. Juist voor mediabedrijven is daarom het zorg-
Internetontsluiting van mediadiensten was al mogelijk in
vuldig nadenken over en uitwerken van procesintegratie
oudere versies van SAP for Media, maar gebeurt nu een
absoluut de moeite waard.
stuk simpeler en stabieler via enterprise service bundles. Enterprise services zijn objecten die bepaalde processtappen
13
Onderhoudsprocessen worden efficiënter als monteurs automatisch de juiste informatie aangereikt krijgen en administratieve verplichtingen simpel kunnen afhandelen. Het combineren van SAP Enterprise Asset Management (EAM) met Easy Maintenance maakt het leven van onderhoudsmonteurs een stuk simpeler. Daardoor krijgen zij de handen vrij voor het eigenlijke onderhoud en het realiseren van maximale installatiebeschikbaarheid.
Easy Maintenance: een krachtige tool
voor bedrijven met SAP EAM
Johan Amsing & Niek de Visscher
SAP PLM/EAM is ontwikkeld voor bedrijven in de discrete en
realiseren voor het SAP EAM proces. De techniek is ook voor het
procesindustrie. Door SAP EAM voor het onderhoudsmanage-
optimaliseren van andere processen te gebruiken.
ment in te zetten, gaan kapitaalintensieve productiemiddelen langer mee, dalen de operationele kosten en hoeft minder
Easy Maintenance vergemakkelijkt het administratieve le-
voorraad reserveonderdelen te worden aangehouden. EAM
ven van iedereen in de onderhoudsorganisatie. De applicatie
meldt proactief dat een onderhoudsbeurt nodig is, wie de
voorziet in een versimpelde gebruikersinterface, minder in-
onderhoudsorder moet aanmaken en welke acties nodig zijn.
voerschermen en eenvoudige invoer. De gebruiker krijgt in-
Afgenomen diensten en materialen worden zorgvuldig
formatie aangereikt, in plaats van deze te moeten opzoeken.
geregistreerd. Tot op elk detailniveau is kostenanalyse mo-
Hierdoor is veel te besparen op de doorlooptijd van de ‘repair
gelijk. Dit zorgt voor goed financieel zicht op de historie van
order administratie’.
machines. De uitdaging is nu om ervoor te zorgen dat ook de onderhoudsmonteurs van deze gestroomlijnde processen en informatie kunnen profiteren.
Maximale installatiebeschikbaarheid
Easy Maintenance is gebaseerd op SOA-componenten in combinatie met SAP Enterprise Asset Management-processen. De
Geen onnodige complexiteit
doelstelling is om bedrijven in staat te stellen om maximale
Hoe zorg je ervoor dat het SAP-systeem onderhoudsmonteurs
installatiebeschikbaarheid te realiseren. Dit tegen de laagst
op een eenvoudige, geautomatiseerde wijze ondersteunt bij
mogelijke kosten. Hiertoe worden onderhoudsmedewerkers
hun werk? En dat zij zelf zo min mogelijk complexe proces-
in staat gesteld om complexe processen eenvoudiger en
afhandelingen hoeven uit te voeren? Deze vraag heeft ons
sneller aan te sturen op basis van betrouwbare informatie
ertoe aangezet om een web-enabled SOA-applicatie te
uit het SAP-systeem.
SAP EAM met Easy Maintenance: • Simpele gebruiksinterface • De monteur hoeft slechts enkele schermen te doorlopen • Minimale administratieve overlast voor de onderhoudsmonteur • Toegankelijke, actuele informatie over machines en onderdelen • Info push in plaats van info pull
Twee varianten
Easy Maintenance is een voorgeconfigureerde applicatie ter vereenvoudiging van het plant maintenance proces. Easy Maintenance is gebaseerd op SAP SOA for NetWeaver componenten en SAP Portal functionaliteit en voorziet in volledige integratie met de SAP-infrastructuur. Er is ook een desktopvariant, de Rich Internet Application ofwel RIA, op basis van AdobeFlex en Open Source. Als standaardoplossing is Easy Maintenance in korte tijd te implementeren.
Gebruiksgemak
Easy Maintenance reikt de monteur alle relevante proces-
• Automatische magazijnaansturing (onderdelenbon) • Snellere afhandeling van
informatie aan. Hij hoeft de informatie niet zelf uit het systeem te halen, wat veel tijd scheelt. Zo wordt de afhandeling in SAP EAM aanzienlijk vergemakkelijkt. Onderhoud-
onderhouds- en reparatie-
schermen worden op een slimme manier gecombineerd en
processen • Hogere datakwaliteit, minder fouten • Een hoge return on investment (ROI)
gecomprimeerd. Alleen relevante informatie wordt getoond en gevraagd. Waar de monteur bijvoorbeeld vroeger uit 14 schermen informatie moest ophalen uit SAP EAM, hoeft hij nu slechts vier schermen te doorlopen. Zo kan het onderhoud- en reparatieproces veel sneller doorlopen worden met minder kans op fouten.
14
Magnus m•tec - editie 2010
Om kwalitatieve softwareoplossingen te ontwikkelen en beheren, moet je over realistische testdata kunnen beschikken. Dit vereist het kopiëren van datasets van het productiesysteem naar de test- of acceptatieomgeving. SAP biedt hiervoor verschillende conventionele methoden plus de SAP Test Data Migration Server (TDMS). Welke methode is voor u het meest relevant?
Effectief testen met realistische business data Norbert Gundlach
Testen is een noodzakelijk onderdeel van softwareont-
kunnen reduceren, biedt SAP als vijfde optie de SAP Test Data
wikkeling en -onderhoud. Zo krijgt u grip op de kwaliteit
Migration Server (TDMS). Met deze tool kunt u de kwaliteit,
van het systeem, de risico’s bij het in productie nemen en de
snelheid en efficiëntie van uw tests verbeteren. Nu het test-
afhankelijkheden. Daartegenover staat een forse investering
systeem geen één-op-één kopie van het productiesysteem
in tijd en geld. Daarom is het belangrijk om het testproces
hoeft te zijn, is de benodigde diskruimte tot 70 procent te
gestructureerd aan te pakken en te zorgen voor testdata
reduceren. Zo reduceert u ook de beheerinspanningen.
die de gegevens in uw productiesystemen zo dicht mogelijk benaderen. Voor SAP-omgevingen zijn er vier conventionele
SAP TDMS biedt veel mogelijkheden om selectief data uit SAP
methoden om datasets naar de test- of acceptatieomgeving
R/3, ECC, CRM, BW en BI te kopiëren en te reduceren. Dit kan
te kopiëren.
ook naar een client van eenzelfde of een andere omgeving.
Conventionele methoden voor het verkrijgen van testdata:
De omgeving bestaat uit een zender, een controller en een ontvanger. Vanuit de controller kun je eenvoudig een lege
• Een homogene systeemkopie (back-up & restore) - De data
omgeving vullen met transactionele en master data. Tevens
worden overgezet op een ander systeem met eenzelfde
zijn er mogelijkheden om privacygevoelige data te anonimi-
besturingssysteem en databaseplatform. Ondertussen
seren. Voor de inrichting is weinig functionele kennis nodig.
blijft het productiesysteem gewoon beschikbaar. Dit is
Technische kennis (van tabellen, structuren en domeinen)
relatief eenvoudig en vereist geen kopieertools. Alle clients
is onmisbaar. Onder water is TDMS een complexe tool:
(mandanten) worden in hun geheel meegenomen.
elk object/tabel wordt gecontroleerd en opgeslagen op de
• Een heterogene systeemkopie (export/import, OS/DB-
controller. Het halen van acceptabele doorlooptijden vereist
migratie) - De data worden gekopieerd naar een omge-
veel hardware resources (CPU power). Ook is in het begin veel
ving met een ander besturingssysteem en/of database-
interactie nodig om een kopie af te ronden.
platform. Ook hier worden alle mandanten in hun geheel meegenomen. Het productiesysteem is enige tijd niet beschikbaar (downtime).
Terugverdienen
“Wij gaan SAP TDMS onder andere inzetten om via een client
• Client copy - Er zijn verschillende mogelijkheden om te
copy nieuwe grootboekfuncties te testen”, vertelt Hans
bepalen welke data gekopieerd moeten worden naar een
Wezenbeek, projectleider bij Indaver. Deze onderneming biedt
andere client in hetzelfde SAP-systeem. Voor het kopiëren
totaaloplossingen voor het afvalbeheer van industriële be-
van transactie- en master data zijn geen selecties mogelijk.
drijven en openbare besturen. Kernactiviteit is het uitbaten
Om de data tijdens de kopie consistent te houden, mag
van complexe verwerkingsinstallaties voor gevaarlijk en niet-
niet gewerkt worden in de te kopiëren omgeving. De
gevaarlijk afval in België, met een duidelijke focus op recuperatie
doorlooptijd kan langer worden bij een database van
van materialen en energie. Gezien de vele ontwikkelprojecten
meer dan 100 Gigabyte.
verwachten we de kosten van SAP TDMS binnen afzienbare tijd
• Remote client copy - Deze werkt hetzelfde als de gewone client copy, alleen worden data gekopieerd naar een andere client in een andere omgeving. De data dictionary objecten moeten gelijk zijn. Bij grotere datahoeveelheden kan dit tot langere downtime bij bron- en doelsysteem leiden.
Compacte testdata met SAP TDMS
te kunnen terugverdienen door frequent testomgevingen te kunnen verversen met beperkte actuele data.”
Uw afweging
SAP TDMS maakt waar wat het belooft: een consistente set testdata van businessprocessen, selectief per mandant te bepalen. Zo blijft de omvang van de test- of acceptatieomgeving beperkt en is de acceptatie sneller te ‘refreshen’. Hiertegen-
De omvang van het productiesysteem bepaalt de duur van
over staan de complexiteit en kosten van de tool, die mede
het kopiëren en de benodigde capaciteit van de acceptatie-
afhangen van de grootte van de database. Daardoor is SAP
omgeving. Datzelfde geldt voor de benodigde inspanning
TDMS vooral van belang voor organisaties die intensief ont-
voor het onderhoud van de testdata. Om het datavolume te
wikkelen en testen en kwaliteitscontroles uitvoeren.
15
Lean en Six Sigma richten zich beiden op het verhogen van de omzet en het verlagen van de kosten. Steeds vaker worden de twee managementfilosofieën in één adem genoemd. Hoewel ze stammen uit productieomgevingen, zijn ze onverminderd toepasbaar in omgevingen met inputs, outputs, klanten en aandacht voor procesverbetering. Op basis van onze ervaring durven wij te stellen dat de effectiviteit van bedrijfsprocessen significant en blijvend te verhogen is door Lean-Six Sigma toe te passen op de inrichting en het gebruik van uw SAP-systeem.
Op hoofdlijnen beïnvloeden drie factoren de productiviteit
werk. Onder ineffectief en inefficiënt gebruik scharen we
van ERP-systemen: de kwaliteit, configuratie en het gebruik.
zaken als gebrekkige masterdata, ontoereikende procedures,
De kwaliteit wordt bepaald door de effectiviteit (functiona-
training en discipline en organisatorische problemen.
liteit), stabiliteit (integriteit), betrouwbaarheid, beschikbaarheid en schaalbaarheid. Op dit punt scoort SAP uitstekend. De software is aan te passen aan specifieke branche- en be-
De OEE-maatstaf
De kern van Lean is innovatie van processen door hen
drijfsbehoeften. Zelfs bij een optimale configuratie zullen
robuuster te maken, elementen die geen waarde toevoegen
voortschrijdend inzicht, veranderende bedrijfsprocessen en
te elimineren en de doorlooptijd te reduceren. In productie-
marktomstandigheden leiden tot vragen om aanpassingen.
omgevingen is OEE (Overall Equipment Effectiveness) een
Hier niet aan tegemoetkomen veroorzaakt institutionalisering
veelgebruikte maatstaf voor de effectiviteit van bijvoor-
van workarounds, met de bijbehorende schaduwadministraties,
beeld een productielijn. Laten we daarom ook deze maatstaf
incorrecte of incomplete rapportages en Excel-overzichten.
hanteren om onze stelling te onderbouwen. OEE helpt om de beschikbaarheid, efficiëntie en kwaliteit zichtbaar te maken.
Wat betreft het systeemgebruik onderscheiden we het niet
Beschikbaarheid is de tijd die de productielijn daadwerkelijk
gebruiken van de beschikbare functionaliteit en het niet
beschikbaar was gedeeld door de geplande beschikbare tijd.
effectief of efficiënt inzetten van de functionaliteit. Het eerste
De efficiëntie is de output van de lijn in standaard uren ge-
kan te wijten zijn aan een onvolledige implementatie of een
deeld door de daadwerkelijk beschikbare uren. De kwaliteit
gebrek aan kennis van de mogelijkheden. Gevolgen zijn op-
is het aantal geproduceerde goede eenheden gedeeld door
lossingen buiten SAP (daar is Excel weer) of onnodig maat-
het totaal aantal in productie genomen eenheden. Bij een
16
Magnus m•tec - editie 2010
Meer effectiviteit door toepassing van Lean-Six Sigma op uw SAP-systeem Mark Mozer eenvoudig order-to-cash proces wordt de beschikbaarheid
zaken een prominentere plaats geven, bijvoorbeeld transacties
bepaald door het SAP-systeem en de medewerkers. Dan
in het gebruikersmenu en de volgorde in dropdown menu’s.
draait het dus vooral om de beschikbaarheid van een gekwalificeerde operator. Binnen het Lean-gedachtegoed past hier
Schoonmaken moet onderdeel van de dagelijkse routine
de 1:3 & 3:1 regel bij: één persoon beheerst drie taken, en drie
worden, compleet met het wegnemen van foutoorzaken.
personen beheersen één taak. Door deze eenvoudige regel
Denk aan het schoonmaken van masterdata en het
te hanteren beschermt u uw organisatie tegen onvoorziene
verwijderen van duplicaten van materialen, leveranciers en
omstandigheden, zoals ziekte van meerdere medewerkers.
klanten. De kwaliteit van de stamgegevens moet een optimale activiteitenflow bevorderen. Ook archiveren is een vorm van schoonmaken. Standaardiseren vereist vastlegging van verantwoordelijkheden en procedures. Dit helpt bij het
LEAN is een managementfilosofie die erop is gericht de toegevoegde waarde die een onderneming aan haar klanten levert te optimaliseren om de winstgevendheid en continuïteit van de onderneming te waarborgen. Lean doet dit door de klant centraal te stellen en alle activiteiten die geen toegevoegde waarde leveren systematisch te elimineren in een proces van voortdurende verbetering. Lean is in de jaren ‘50 ontwikkeld bij Toyota.
herkennen en voorkomen van afwijkingen. Systematiseren is het borgen – beheren en reviewen – van de voorgaande stappen om terugval in oude patronen te voorkomen. Hierbij spelen controlelijsten en audits een grote rol.
Kwaliteitsverbetering met Six Sigma
De focus van Six Sigma ligt meer op kwaliteit en statistisch onderzoek: meten is weten. De gehanteerde methodiek is DMAIC ofwel Define - Measure - Analyze -Improve - Control.
SIX SIGMA is een managementstrategie die erop gericht is de kwaliteit van de output van processen systematisch en voortdurend te verbeteren. Dit door oorzaken van variatie en defecten in de output op te sporen en uit te bannen. Hiertoe wordt gebruik gemaakt van een set kwaliteitmanagementmethoden en statistische technieken. Six Sigma is in de jaren ‘80 ontwikkeld bij Motorola op basis van kwaliteitverbetermethoden zoals Quality Control, Total Quality Management en Zero Defects.
Keuzes staven met cijfers vergroot uw geloofwaardigheid bij alle echelons van de organisatie. Uw SAP-database bevat een schat aan gegevens voor het analyseren van problemen en het bewaken van processen. Uitdagingen zijn het bepalen wat u wilt meten (of weten) en hoe u deze gegevens op een goede manier kunt ontsluiten. De vraag is wanneer iets daadwerkelijk een verbetering is en hoe we deze duurzaam kunnen maken. De ervaring leert dat het gedisciplineerd toepassen van de Six Sigma maatstaf hier tekortschiet. Zelfs het nauwgezet toepassen van Lean-Six Sigma en de bijbehorende toolsets is niet voldoende.
Efficiëntieverbetering met 5S
De essentie ligt in de verwachte bijdrage van een verbeterproject aan het realiseren van de bedrijfsdoelstellingen.
Door visual management worden knelpunten voor mede-
Als projectdocumenten de beoogde verbetering helder
werkers zichtbaar en bespreekbaar gemaakt. 5S-werkplek-
definiëren, is eenvoudig te bepalen welke projecten worden
organisatie zorgt voor meer efficiëntie, werkplezier en veilig-
geautoriseerd en welke niet of later. De resultaten van
heid. Deze methodiek bestaat uit vijf stappen die worden
deze verbeteringen komen tot uitdrukking in de gebruikte
aangeven met een Japanse naam: scheiden (seiri), schikken
prestatie-indicatoren (kpi’s). Dit zorgt voor blijvende aan-
(seiton), schoonmaken (seisõ), standaardiseren (seiketsu) en
dacht en borgt de duurzaamheid van de verbetering.
systematiseren (shitsuke). Scheiden is al het overbodige van
Zo bouwt u naast een solide business case voor verbeter-
de werkplek verwijderen: niet-gebruikte transacties uit het
projecten ook mee aan een structuur en cultuur voor het
gebruikersmenu en overbodige keuzemogelijkheden in drop-
verhogen van de klanttevredenheid en omzet.
down menu’s. Schikken of sorteren betekent veelgebruikte
17
Syntus verzorgt het openbaar vervoer in de Achterhoek met een vloot van 80 bussen en 33 treinen. Het matchen van de uit te voeren diensten met de werkdagen van de 450 rijdende personeelsleden is een belangrijk proces, dat voorheen veel tijd in beslag nam. Met hulp van Magnus is hier verandering in gebracht. Het gezamenlijke project ‘Match’ resulteerde in een geavanceerde applicatie die de kwaliteit van de matching verhoogt en Syntus veel tijd en moeite bespaart.
Syntus optimaliseert rooster- en
matchingprocessen voor openbaar vervoersdiensten Joost van Bruijnsvoort
Syntus hanteert een blokkensysteem om voor medewerkers
rekening worden gehouden met de wet- en regelgeving.
het ‘werken-naar-wens’ principe te realiseren. De rijdende
Bovendien werd het eindresultaat door de rijdende per-
personeelsleden kunnen jaarlijks hun voorkeur voor de
soneelsleden niet altijd als ‘eerlijk’ ervaren. Volop redenen
gewenste werkdagen en -tijden opgeven. Dit gaat in tijds-
dus voor Syntus om het matchingproces eens goed onder
blokken, periodes van acht tot dertien uur. Op basis van
de loep te nemen.
de uiteindelijke blokkenplanning worden op een later tijdstip de daadwerkelijke diensten ingepland (dagplanning). Sinds Syntus deze methode volgt, is het ziektever-
Snel resultaat door parallel werken
In Magnus vond Syntus een partner met de juiste ideeën
zuim sterk teruggelopen. Ook is er grotere tevredenheid
en expertise om het matchingproces te optimaliseren en
en minder verloop onder de medewerkers. De verruimde
verder te automatiseren. Dit moest dan wel in een tijds-
zeggenschap over de werktijden heeft bovendien de aan-
bestek van drie maanden kunnen plaatsvinden. Om deze
trekkingskracht van Syntus als werkgever op parttimers en
ambitieuze planning te halen, is een iteratieve werkwijze
herintreders versterkt.
gevolgd. Gelijktijdig zijn een algoritme, schermontwerp en een technisch ontwerp opgesteld. Vervolgens zijn het
Arbeidsintensief en complex
matchingalgoritme en de gebruikersinterface gereali-
Voor de acht Syntus-vestigingen was het matchen van
seerd. De grootste uitdaging was het realiseren van een
de voorkeuren van personeelsleden met de capaciteits-
algoritme dat in een uur een berekening maakt die
behoefte echter geen sinecure. Het proces kostte veel tijd,
rekening houdt met alle wettelijke, CAO- en bedrijfsregels.
mede door de vele handmatige handelingen. Ook moest
Om voor de organisatie herkenbaar te blijven, moest dit
18
Magnus m•tec - editie 2010
Microsoft SharePoint met Office 2010:
een potentieel juridisch orakel?
Eind 2009 zijn Magnus en huisstijlleverancier DotOffice een samenwerking aangegaan op het gebied van Microsoft SharePoint oplossingen. Eén van de eerste gezamenlijke activiteiten was een ‘ronde tafel’ voor de advocatuur. In het sfeervolle Lute aan de Amstel leidde Microsoft de bijeenkomst in met een beschrijving van de mogelijkheden van Microsoft Office 2010 en Microsoft SharePoint 2010. In een open, informele sfeer zijn deze mogelijkheden vervolgens getoetst aan de hedendaagse praktijk- en ICT- uitdagingen. Hoe kun je eenvoudig centraal toegang hebben tot informatie
Aan de hand van stellingen zijn diepgaande discussies
uit verschillende bronnen zoals het praktijkmanagement- en
gevoerd. Vooral de vraag ‘Kan SharePoint met Office 2010
documentmanagementsysteem en de financiële administratie?
het juridisch orakel worden?’ deed veel stof opwaaien.
Deze vraag stond in feite centraal tijdens de ronde tafel. Ter
Uiteindelijk kon iedereen zich vinden in de conclusie dat een
voorbereiding op de sessie is een inventarisatie uitgevoerd
kantoorportaal met gepersonaliseerde en goede informatie-
bij verschillende advocatenkantoren. Daaruit kwam een aan-
weergave concrete primaire behoeften vervult. En dat
tal wensen naar voren:
Microsoft Office en SharePoint 2010 hier een belangrijke
• Een lawyers’ dashboard als cockpit voor gepersonaliseerde
rol in kunnen spelen.
informatie over klanten, ontwikkelingen, nieuws en dossiers • Veilige, gecontroleerde informatie-uitwisseling ter ondersteuning van de samenwerking met collega’s en klanten
Wilt u meer informatie over dit onderwerp?
• Een gepersonaliseerd en kennisgedreven intranet
Neem contact op met
• Integratie van informatie uit verschillende systemen
André Damsteegt van Magnus
(DMS, PMS, CRM) voor betere procesondersteuning • Eenvoudig doorzoeken van de praktijkinformatie
of Constant Sciarone van DotOffice.
SharePoint en Office 2010
SharePoint biedt bedrijven een veilige centrale locatie om werknemers met teamgenoten te laten samenwerken, hulpbronnen te ontsluiten, content en workflows te beheren en bedrijfsinzicht voor besluitvorming te verwerven. Office 2010 is volgens Microsoft ‘de beste manier om SharePoint te gebruiken’. Dit vertaalt zich in krachtige ‘anywhere anytime’ functionaliteit voor real-time informatieuitwisseling en samenwerking. Dit maakt deze combinatie bij uitstek geschikt voor kennisintensieve branches zoals de advocatuur.
algoritme zo dicht mogelijk aansluiten bij de werkwijze
van de voorkeuren voor gewenste werkdagen en -tijden
van Syntus. Met hulp van de matchingexperts van Syntus
inwilligen. En als er afwijkingen moeten plaatsvinden,
wisten de projectleden het proces te doorgronden.
wordt dit aantoonbaar eerlijker verdeeld. Een mogelijke
Snellere en betere matching
vervolgstap is het aanvragen van blokken via internet. Dit zorgt voor extra voordelen, zoals minder werklast en fout-
Project ‘Match’ heeft een spectaculair verbeterd proces
reductie. Door dit met een vakantieplanner te integreren,
opgeleverd. De doorlooptijd van het matchen is van zes
kan de Match-applicatie het hele matchingproces onder-
weken gereduceerd tot een week. Per vestiging zijn hier
steunen. Zo geeft een compleet geautomatiseerd proces
nu twee mandagen voor nodig, waar dit voorheen van
Syntus extra flexibiliteit en de werknemers een rooster dat
40 tot 60 mandagen was. Het matchingpercentage is
beter bij hun wensen aansluit.
structureel verhoogd, Syntus kan nu minstens 80 procent
19
Hoe wendbaar wilt u zijn? U wilt uw productiviteit, bestuurbaarheid en flexibiliteit verhogen, en tegelijkertijd uw kosten verlagen. Daartoe heeft Magnus met ruim 70 consultants meer te bieden dan u wellicht denkt. Zo kunnen we u ondersteuning bieden bij implementaties, upgrades, migraties, training en coaching, projectmanagement, onderhoud, functioneel en technisch beheer en hosting. Magnus heeft SAP expertise op de volgende gebieden: • Product Lifecycle Management • Logistiek • Sales & Marketing • Financieel management • Business Intelligence • IS-Media • Technology Daarnaast heeft Magnus de diepgaande technische expertise op gebieden als composite application development, e-business, integratie, maatwerk en SharePoint Solutions.
Contact
Wilt u weten wat Magnus voor uw organisatie kan betekenen? Neem dan contact op met Kimm van Splunter-Mazer via 035 699 6060 of
[email protected]. Of kijk op www.magnus.nl voor meer informatie.
