Het hoe en waarom van het overdrachtsformulier. Onderwijsadvies

Het hoe en waarom van het overdrachtsformulier

In opdracht van: Gemeente Rijswijk

Uitgevoerd door: Haags Centrum voor Onderwijsadvies

Den Haag, oktober 2010

Overdracht van kindgegevens in de gemeente Rijswijk

Vanaf vandaag zal in de gemeente Rijswijk gebruik worden gemaakt van een uniform overdrachtsformulier om kindgegevens over te dragen van de peuterspeelzaal of het kinderdagverblijf naar de basisschool. Om deze verandering feestelijk in te luiden is er op 11 oktober 2010 een ‘KickOff’ geweest. Tijdens deze middag is informatie gegeven over het overdrachtsformulier en hebben jullie kennis gemaakt met hoe je het formulier in de praktijk gaat gebruiken. In dit document staat alle informatie nogmaals beschreven. Op de eerste pagina’s vind je informatie over de doorgaande lijn in de ontwikkeling van het kind en daarbij het belang van het overdrachtsformulier in de gemeente Rijswijk. Daarna wordt verteld dat voor een goede overdracht observeren erg belangrijk is. De manier van obsereven en wat je met de informatie uit je observatie kan doen staat daarin ook uitgelegd. Vervolgens vind je informatie over de rol van de ouders bij de overdracht; hoe kan en moet je hen informeren? Tot slot geven we je tips over hoe je collega’s kan motiveren ook het overdrachtsformulier te gebruiken. Veel leesplezier en natuurlijk veel succes met het overdrachtsformulier!

Overdracht als onderdeel van de doorgaande lijn Peuterspeelzalen en kinderdagverblijven steken veel energie in de ontwikkeling van kinderen. Steeds meer wordt gewerkt met een ontwikkelingsgericht programma zoals Piramide of Ko-Totaal. In die programma’s is aandacht voor een brede ontwikkeling van kinderen. Dat wil zeggen dat de verschillende ontwikkelingsgebieden aan bod komen in het programma. Leidsters van peuterspeelzalen of pedagogisch medewerkers in de kinderopvang proberen door hun activiteitenaanbod, door het volgen van de ontwikkeling en in hun ruimteinrichting ieder kind optimale ontwikkelingskansen aan te bieden. Blijft de ontwikkeling van een kind desondanks te ver achter, dan kan een beroep worden gedaan op specialistische hulp. Al met al wordt veel energie en aandacht gegeven aan de kinderen op de peuterspeelzalen en kinderdagverblijven. Die inzet mag niet verloren gaan wanneer een kind overstapt naar de basisschool. Bij de overstap van peuterspeelzaal of kinderdagverblijf is het belangrijk dat de leerkracht alle beschikbare informatie over het kind krijgt aangereikt zodat de begeleiding zonder haperingen kan worden voortgezet. Een goede overdracht van kindgegevens van peuterspeelzaal of kinderdagverblijf naar de basisschool is goed voor ieder kind. Het bevordert de doorgaande lijn in de ontwikkeling van het kind en daarmee de startpositie van het kind op de basisschool. Met de doorgaande lijn wordt bedoeld dat kinderen een soepele overgang ondergaan bij verandering van leeromgevingen. Meer specifiek gaat het hier om de overgang van peuterspeelzaal of kinderdagverblijf naar de basisschool. De doorgaande lijn impliceert samenwerking tussen de verschillende leeromgevingen door het overdragen van gegevens en de uitwisseling van methodes. De gemeente Rijswijk investeerde al in deze samenwerking door gezamenlijk trainingen te faciliteren en gaat nu een stapje verder in die doorgaande lijn door de invoering van een overdrachtsformulier. Met een goede doorgaande ontwikkelingslijn wordt nagestreefd kinderen in een bepaalde leeftijdsfase goed voor te bereiden op de ontwikkeling in de volgende leeftijdsfase. In iedere leeftijdsfase zijn verschillende schakels werkzaam. Achterstand of uitval van kinderen ontstaat vooral bij de overgang van ene schakel naar de volgende schakel. Door een goede overdracht kan een slechte start op de basisschool worden voorkomen. Leerkrachten die al met een overdracht werken geven aan dat het je alert maakt: “als een kind in groep 1 afwijkend gedrag vertoont, kunnen we beter achterhalen of het oud of nieuw gedrag is. Zonder dossier ben je sneller geneigd te denken dat het wenproblemen zijn en besluit je de situatie nog even aan te kijken. Maar als je weet dat het kind op de peuterspeelzaal dezelfde problemen had, kun je gerichter aan de slag”. Het overdrachtformulier vormt in principe de eerste bladzijden van het leerlingdossier en draagt zo bij aan een compleet beeld van het kind.

1


Het overdrachtsformulier in de gemeente Rijswijk Voor de overdracht van kindgegevens is een uniform voorblad gemaakt, wat in heel Rijswijk gebruikt zal worden. Het overdrachtsformulier is gemaakt naar Amsterdams voorbeeld en door de gemeente Rijswijk ontwikkeld in samenwerking met de SRK, SKON, het Haags Centrum voor Onderwijsadvies (HCO) en een afvaardiging van de basisscholen in Rijswijk. Er is gekozen voor een uniform voorblad waarop alle gegevens voor de administratie en algemene begeleiding van het kind op de ontvangende basisschool worden genoteerd. De gegevens die worden ingevuld zijn: 1. Kindgegevens (administratieve gegevens, informatie over de gezinssamenstelling en eventuele bijzonderheden qua gezondheid/ allergie van het kind) 2. Gegevens peuterspeelzaal/ kinderdagverblijf (waar het kind vandaan komt) 3. Plaatsingsgegevens (hoelang en hoe vaak kwam het kind en heeft het meegedaan aan een VVE-programma?) 4. Beknopte informatie over begeleiding en ontwikkeling van het kind (aangeven of er bijzonderheden zijn) Het voorblad wordt ingevuld door de pedagogisch medewerker die het kind in haar groep had. Naast dit uniforme voorblad wordt de overdracht compleet gemaakt door één of meerdere bijlagen toe te voegen. Het gebruikte kindvolgsysteem kan bijvoorbeeld worden toegevoegd of andere relevante informatie, zoals of het kind ook hulp van externe organisaties heeft gehad, zoals gegevens van VTO of logopediste, of uitleg wanneer een kind extra aandacht nodig heeft bij één of meer ontwikkelingsgebieden. Vóórdat het ingevulde overdrachtsdossier (uniform voorblad plus bijlage(n) met aanvullende informatie) naar de basisschool gestuurd kan worden móeten ouders toestemming hebben gegeven. Hiervoor dienen zij het toestemmingsformulier te tekenen. Formulieren zonder handtekening van de ouder(s) worden NIET doorgestuurd naar de basisschool en er zal dan GEEN overdracht van kindgegevens plaatsvinden.

2


Observeren van kinderen Het bijhouden van de ontwikkeling van kinderen wordt steeds meer gemeengoed op peuterspeelzalen en kinderdagverblijven. Er wordt gekeken waar de kinderen mee spelen, met wie ze spelen, hoe ze reageren, hoe ze te werk gaan. Dit kijken en luisteren naar kinderen gebeurt bewust en onbewust. Men spreekt van observeren als het kijken en luisteren zowel bewust als doelgericht gebeurt. Informatie opgenomen tijdens deze observaties wordt gebruikt voor het (bij)sturen van het handelen van de leidster of leerkracht. In het algemeen zijn drie hoofddoelen te onderscheiden voor het verzamelen van informatie over het gedrag en de ontwikkeling van kinderen1: het ondersteunen van het pedagogisch-didactisch handelen; het vaststellen van speciale behoeften van kinderen; het beïnvloeden van beleidsbeslissingen Meer specifiek voor leidsters in de peuterspeelzaal vond Kleerekoper (20052) deze redenen voor gebruik van een kindvolgsysteem: inspelen op de individuele behoeften van de kinderen; onderzoeken in welke mate pedagogisch medewerkers en peuterleidsters erin slagen om de kinderen de juiste omgeving te bieden; als leidraad voor een gesprek met ouders; helderheid bieden bij twijfels over de ontwikkeling van een kind en over de juiste aanpak daarbij; als evaluatie-instrument (heeft de gekozen aanpak geleid tot het behalen van de doelen?); om te komen tot een “warme” overdracht van gegevens van de kinderen voor de basisschool.

Kindvolgsystemen Veelal wordt bij het observeren gebruik gemaakt van een kindvolgsysteem. Kindvolgsystemen zijn systemen om de ontwikkeling van kinderen te kunnen volgen en vast te leggen. Andere termen met hetzelfde doel zijn: ontwikkelingsvolgmodel, observatiesysteem, volgsysteem of kinddossier. In een kindvolgsysteem worden richtlijnen en praktische hulpmiddelen aangereikt. Hierdoor ontstaat een gestructureerde werkwijze voor het verzamelen van informatie over de kinderen. Met de informatie stem je het eigen handelen af in relatie tot het afgesproken beleid. Een goed kindvolgsysteem volgt de ontwikkeling op alle ontwikkelingsgebieden, dat wil zeggen: de sociaal-emotionele ontwikkeling de spelontwikkeling de spraak- en taal ontwikkeling de motorische ontwikkeling (de grote motoriek, de kleine motoriek en de tekenontwikkeling) de cognitieve ontwikkeling (wat weet het kind al) Er zijn kindvolgsystemen in alle soorten en maten. De keuze voor een volgsysteem wordt veelal gemaakt door de overkoepelende stichting zoals de SRK of SKON. Voor leidsters en pedagogisch medewerkers is het goed te weten dat veel volgsystemen zijn gekoppeld aan de tussendoelen van het onderwijs3. Die tussendoelen zijn beschrijvingen van wat een kind zou moeten weten op een bepaalde leeftijd. Voor jou als leidster of pedagogisch medewerkers geven de tussendoelen een beeld van de gewenste ontwikkeling van het kind tussen de 2½ en 4 jaar. Eigenlijk zie je in één oogopslag of een kind zich goed ontwikkelt of misschien een beetje voor of achter loopt. Ook wordt duidelijk waar je naar toe werkt. De doelen zijn geformuleerd vanaf 2½ jaar en gaan bijvoorbeeld in op de volgende gebieden:

1

Bijlsma, B. (2003). Het kiezen van een kindvolgsysteem. Leeuwarden: Stichting Partoer

2

Kleerekoper, L. (2005). Zijn peuters te volgen?. De wereld van het jonge kind, 32 (8), p232-235.

3

Voorbeelden daarvan zijn Kijk!, OVM en Pravoo

3


-

tellen en getalbegrip meten meetkunde grove motoriek fijne motoriek en tekenen omgaan met jezelf, met andere kinderen en met volwassenen zelfstandigheid, zelfredzaamheid en speelwerkgedrag beginnende geletterdheid mondelinge taalvaardigheid en woordenschat ontwikkeling luisteren en auditieve waarneming.

Kindvolgsystemen blijken een goed hulpmiddel bij het werken aan de ontwikkeling van kinderen. Het versterkt je kennis over de normale ontwikkeling en geeft meer richting aan je handelingen doordat je je meer bewust bent van die ontwikkeling. Het is ondersteunend bij het observeren omdat je meer gericht kijkt. Observeren is wel moeilijk. Niet elk aspect van de ontwikkeling van een kind laat zich even eenvoudig vastleggen. Peuters ontwikkelen zich sprongsgewijs. Hierdoor kan het voorkomen dat een kind in korte tijd iets nieuws leert wat dan niet is opgenomen in het kindvolgsysteem. Daarnaast is het lastig te bepalen hoe de taalontwikkeling verloopt bij tweetalige kinderen. Een kind kan de eigen moedertaal vloeiend spreken, maar gebrekkig Nederlands. Kun je dan spreken van een taalprobleem? Een kindvolgsysteem kan dus niet helemaal “waterdicht” zijn. Maar zaken die wel bekend zijn, kunnen goed worden overgedragen naar de basisschool. Dat helpt de leerkracht om het kind zo goed mogelijk op te vangen en te begeleiden Observeren als onderdeel van voorschoolprogramma’s In Rijswijk maakt een groot deel van de peuterspeelzalen en kinderdagverblijven gebruik van een voorschoolprogramma, bijvoorbeeld Piramide of Ko-totaal. De programma’s bieden een didactische aanpak voor kinderen van 2½ jaar tot 6 jaar. Voorschoolprogramma’s hebben in het programma een kindvolgsysteem. Niet iedere voorschool werkt ook met het kindvolgsysteem die bij het programma hoort. Dat is ook niet nodig. Het gaat bij het volgen van kinderen erom dat er een indruk ontstaat van het ontwikkelingsverloop van het kind en dat dit op systematische wijze wordt weergegeven. Dit kan met het het kindvolgsysteem van het voorschoolprogramma, maar ook met een ander kindvolgsysteem. Tegelijk met deze ontwikkeling in de voor- en vroegschoolse educatie ontstond de roep om overdrachtslijsten van peuterspeelzaal naar het basisonderwijs. Hiermee kan een doorgaande pedagogisch-didactische lijn gerealiseerd worden. De informatie uit de voorschoolse periode kan laten zien wat het kind al wel en nog niet kan. De invoering van voor- en vroegschoolse programma heeft grote gevolgen voor de professionalisering van peuterspeelzalen en kinderopvang. Leidsters en pedagogisch medewerkers worden in het professionaliseringstraject getraind in het observeren en registreren van kinderen.

Informatie over observeren Op de vraag welke kindgegevens kunnen worden doorgegeven van de peuterspeelzaal of het kinderdagverblijf naar de basisschool kan geen eenduidig antwoord worden gegeven. Er is wel afgesproken dat de informatie die doorgegeven wordt, uit een kindvolgsysteem wordt gehaald. In veel gevallen zal het onvoldoende zijn om het volgsysteem ‘zomaar’ in te vullen. Om de juiste informatie te verkrijgen is goede en gedegen observatie van het kind essentieel. Zoals al eerder genoemd spreken we van observeren als er bewust en doelgericht naar een kind gekeken en geluisterd wordt. Maar hoe doe je dat? Het belangrijkste om te onthouden is dat mensen uit nature geneigd zijn bepaalde aspecten of details belangrijker te vinden dan het geheel en een eigen mening of beeldvorming hebben bij bepaalde gebeurtenissen. Hierin spelen twee grote beperkingen op, die van invloed zijn op het observeren.

4


Namelijk de ‘selectiviteit’ van de waarneming en de beïnvloeding van ‘subjectiviteit’4. Om dus de juiste informatie uit je observatie te halen is objectiviteit zeer belangrijk. Selectie ontstaat automatisch doordat je niet op alles tegelijk kunt letten. Door het stellen van een doel of een bepaalde vraag kan je de selectie sturen. Je let alleen op de gedragingen van een kind die antwoord (kunnen) geven op jouw vraag. Met andere woorden, door het gebruiken van een (onderzoeks)vraag richt je je in de observatie al op de juiste onderdelen in het gedrag van het kind. Het subjectieve in een observatie wordt veroorzaakt doordat we zelf het gedrag van een kind gaan interpreteren. We vormen een eigen mening. Maar hoe minder we zelf interpreteren, hoe objectiever de observatie. Om dit te realiseren is het belangrijk dat gecodeerd wordt. Door gedrag te coderen wordt vastgelegd welke gedragingen passen bij bijvoorbeeld de leeftijd van een kind. Wanneer gebruik gemaakt wordt van een kindvolgsysteem staan vaak gedragingen van kinderen beschreven bij een ontwikkelingsgebied. Deze beschrijvingen zijn de coderingen en helpen ons objectief naar een kind te kijken en te luisteren. Het is handig om deze codering (globaal) te kennen voordat je begint met observeren. Dan weet je waar je naar moet kijken en wat je ongeveer kan verwachten. Blijf objectief in je observatie door alleen te letten op de feitelijke waarneming en deze te koppelen aan de codering.

4

Sande, J.P., van de (1999). Gedragsobservatie. Groningen: Wolters-Noordhoff.

5


Hoe kan ik ouders informeren? Net als voor jullie is het voor ouders ook nieuw dat in de gemeente Rijswijk vanaf nu gegevens worden overgedragen naar de basischool. Je kunt ouders wijzen op deze verandering met behulp van de verspreide posters door ze op te hangen. Er zijn een aantal belangrijke punten waarmee je als pedagogisch medewerker of leidster rekening moet houden bij het informeren van de ouders. In de eerste plaats is het belangrijk dat de ouders goed ingelicht worden over de overdracht zelf en het belang daarvan. Dit onderwerp kan bij het eerste gesprek met de ouders al worden behandeld. De overdracht van kindgegevens hoort vanaf nu bij het beleid van de kinderopvang in Rijswijk. Hiervan stel je de ouders op de hoogte bij de intake. Je vertelt dus de visie van jouw kinderdagverblijf of peuterspeelzaal met betrekking tot de overdracht5. Je kunt aan de ouders vertellen dat de overdracht belangrijk is voor een soepele overgang naar de basisschool, waardoor hun kind gelijk in zijn of haar nieuwe leeromgeving de juiste aandacht krijgt. In de tweede plaats zullen tijdens het intake gesprek ook de verwachtingen van de ouders worden besproken. Het is goed ook hun mening ten aanzien van de overdracht te laten vertellen. Ouders moeten ook hun eventuele bezwaren kunnen aangeven. In elk gesprek wat je met een ouder voert is het belangrijk aan te geven dat je gericht bent op samenwerking met ouders6. De ouders worden beschouwd als partner, om samen de ontwikkeling van hun kind zo voorspoedig mogelijk te laten verlopen. In de derde plaats is toestemming van de ouders om daadwerkelijk de kindgegevens over te dragen aan de basisschool noodzakelijk. Het beste is om al tijdens het intake gesprek te vragen om hun toestemming. Zij zullen ook altijd een handtekening op het overdrachsformulier zelf zetten, zoals hierboven al is aangegeven. Zonder handtekening zullen geen gegevens worden overgedragen. Maak dit ook duidelijk aan de ouders, door aan te geven dat zij overal van op de hoogte worden gesteld en dat zij een belangrijke rol hebben in de overdracht.

5

Dingarten, A., Everhardus, J., Horst, C. van der, Tchiche, N., Wit, E. de, & Haan, D. de (2004). Communiceren

met ouders. Utrecht: ECHO. 6

Ryckaert, L. (2005). Omgaan met ouders: Een praktische handleiding in gespreks- en communicatietechnieken

voor leerkrachten. Tielt: Uitgeverij Lannoo.

6


Hoe motiveer ik mijn collega’s Niet iedereen is naar de ‘Kick-off’ van het Rijswijkse overdrachtsformulier gekomen. Toch zal iedereen die werkt op een peuterspeelzaal, kinderdagverblijf of kleuterklas van het basisonderwijs te maken krijgen met deze verandering in Rijswijk. Wat is belangrijk om door te geven aan je collega’s? Ten eerste is het belangrijk iets te vertellen over het belang van overdracht. Kort samengevat helpt een goede overdacht het kind bij diens overgang van peuterspeelzaal of kinderdagverblijf naar de basisschool. Doordat de leerkrachten weten wat ze kunnen verwachten van dit kind, kan beter aan de behoeften van de kinderen worden voldaan. We hebben tijdens de Kick-off geprobeerd het belang van vooraf informatie krijgen duidelijk te maken met het Mastermind spel. Wanneer je van te voren al informatie over een kind hebt, kan je sneller handelen en zal de oplossing dichterbij liggen. Concrete en objectieve informatie uit je kindvolgsysteem is hierbij essentieel. Ook tijdens de quiz heb je informatie gekregen over het belang van overdracht. Ten tweede kun je aan je collega’s vertellen hoe de overdracht vanaf nu plaatsvindt. Dit gebeurt door de invoering van een uniform voorblad. Het uniform voorblad van het overdrachtsdossier geeft de mogelijkheid om administratieve- en algemene begeleidingsgegevens van het kind te noteren. Hiermee wordt al een belangrijk overzicht gegeven van belangrijke informatie. Hoe dit wordt ingevuld staat beschreven in de handleiding die samen met het overdrachtsformulier is uitgedeeld. Naast het voorblad worden bijlages meegestuurd naar de basisschool. Een belangrijke bijlage is het kindvolgsysteem dat door de leidsters of pedagogisch medewerker is ingevuld. Daarnaast kan een bijlage worden toegevoegd over de extra hulp die het kind al heeft gehad zoals logopedie, fysiotherapie of psychosociale ondersteuning. Op deze manier kan de ‘nieuwe’ leerkracht van het kind gelijk gericht te werk gaan en zo de doorgaande lijn in de ontwikkeling van het kind waarborgen. Gebruik de informatie over de ontwikkeling van het kind uit je volgsysteem. Deze extra informatie kan redelijk simpel worden overgenomen. Het kan zijn dat je ondanks deze stappen toch op weerstand stuit bij jezelf of je collega’s. Tijdens de Kick-Off hebben we aandacht besteed aan de verschillende bezwaren die mensen kunnen hebben tegen dit overdrachtsformulier. In het optreden van ImProActief zijn die bezwaren op ludieke wijze gepresenteerd. Waarschijnlijk heb jij of je collega’ ook soortgelijke argumenten om niet met het overdrachtsformulier te werken. Denk aan ‘de basisschool doet er toch niks mee’, ‘het is alleen maar extra werk en wat levert het nou op?’, ‘je geeft het kind een stempel’, ‘kinderen ontwikkelen zich sprongsgewijs, dus we hoeven ons nog geen zorgen te maken’ of ‘op de basisschool wordt toch heel anders gewerkt dan bij ons’. Erken deze bezwaren en bespreek ze met je collega. Vertel over het Mastermind spel, de quiz en ImProActief en laat je collega(‘s) inzien wat juist de vóórdelen van het overdrachtsformulier zijn. Naast het benoemen van die voordelen is het belangrijk aandacht te besteden aan de factor tijd. De werkdruk in de kinderopvang is vaak groot door de administratieve rompslomp. Is het overdrachtsformulier een extra stukje administratie? Het valt gelukkig mee. Aangezien elk kind regelmatig geobserveerd wordt aan de hand van een volgsysteem, kan deze extra informatie redelijk simpel worden overgenomen. Ook het invullen van het voorblad hoeft niet veel tijd in beslag te nemen. Wees beknopt en concreet, dat scheelt tijd en geeft duidelijkheid!

7

Het hoe en waarom van het overdrachtsformulier. Onderwijsadvies

Recommend Documents