Dit boek helpt je te reecteren op je rol als teamleider. Om meer grip te krijgen op je functioneren. Dit boek nodigt je uit om met je vragen actief aan de slag te gaan. Dit boek geeft tips en adviezen om je werk beter te doen – uiteraard samen met je team. Jan Koers (1954) is senior adviseur en werkplekbegeleider bij EMC. Hij heeft in tientallen bedrijven geadviseerd bij het inrichten en vormgeven van een leiderschapsstructuur voor het operationele middenkader. Hij begeleidt teamleiders en hun managers in de praktijk bij de gezamenlijke professionele invulling van hun rol. Hij gebruikt de werkplek als krachtige en rijke leersituatie.
Het gelijk van de teamleider - Jan Koers
Een teamleider heeft een spilfunctie in de organisatie. Je moet met je manager een sigaar kunnen roken en met je team een biertje kunnen drinken. Moderne organisaties kunnen niet zonder goede teamleiders. Maar, wanneer ben je een goede teamleider? Is het alleen het aansturen van een groep mensen? Nee, een team leiden is meer. Je moet actiegericht zijn, kunnen reageren op alles wat op je afkomt. En onderwijl doelgericht zijn, het overzicht bewaren. Om dan uiteindelijk snel de juiste beslissing te nemen. Kortom, je rol als teamleider is veel omvattend en complex.
Het gelijk
van de
team leider
teammanager vakgroepleider ploegleider shiftteamleader afdelingshoofd
Jan Koers
Het gelijk van de Teamleider
Het gelijk van de Teamleider Teammanager, vakgroepleider, ploegleider, shiftteamleider, afdelingshoofd
Jan Koers
Uitgever Hans Delissen Eindredacteur Wander de Groot Ontwerp Omslag Mariska Ravesteyn Ontwerp binnenwerk, opmaak en Grafische productie Twin Media
© 2011 EMC/Performa Alle rechten voorbehouden. Niets uit deze uitgave mag worden verveelvoudigd en/of openbaar worden gemaakt door middel van grafische of elektronische technieken of op welke andere wijze dan ook zonder schriftelijke toestemming van de auteur, de uitgever en EMC. U kunt zich hiertoe richten tot EMC, Postbus 441, 3720 AK Bilthoven,
[email protected]. Bestellen: Performa Uitgeverij BV, Torenstraat 144 B, 2513 BW Den Haag, (070) 31 070 11,
[email protected]. ISBN: 978 90 76834 62 7 NUR: 807
Voor Mieke
Het gelijk van de teamleider
Voorwoord Dit is een werkboek voor teamleiders. Teamleiders zijn eerstelijns leidinggevenden die ook tal van andere functienamen hebben zoals afdelingshoofd, teammanager, chef of ploegbaas. Het werk van een teamleider is veel omvattend, bij tijd en wijle complex en altijd dynamisch. De kern van zijn functieomschrijving is meestal leidinggeven aan een team en het realiseren van de afdelingsdoelen. Dat suggereert een eigen speelveld en werkplaats. Zo eenvoudig is het in werkelijkheid niet. Mijn stelling is dat een goed functionerende teamleider van cruciaal belang is voor een bedrijf. Hij heeft een bijzondere positie in de organisatie. Hij staat tussen het management en de medewerkers en hij stuurt direct de werkprocessen aan. Hij is als een spin in het web. Deze positie vraagt er om dat je actiegericht bent en snel kunt reageren op alles wat er op je afkomt. Er wordt van je verwacht dat je overzicht hebt en de juiste beslissingen neemt. Er is vaak meer werk dan je uren hebt en je hebt ook nog een leven naast je werk. De kunst is om op de juiste wijze en in balans je rol als teamleider te vervullen. Wat doe je wel en wat doe je niet. Hoe effectief ben je in wat je doet. Waar haal je energie uit. Hoe krijg je je mensen mee? Dit boek helpt je te reflecteren op je rol en grip te krijgen op je werk. Talloze tips en adviezen wijzen de weg om op je eigen manier effectief te zijn in jouw situatie met jouw medewerkers. Dit boek geeft geen antwoord op al je vragen, het nodigt je uit om er mee aan het werk te gaan. Een werkboek dus. De bron Ik heb het voorrecht gehad om jarenlang teamleiders te mogen coachen, begeleiden en adviseren in en tijdens hun werk. Ik was bij hen op de werkvloer, bij functioneringsgesprekken en bij het werkoverleg. Ik was bij ze als ze onenigheid hadden met hun manager, als ze een conflict tussen twee medewerkers moesten oplossen en ook als ze een presentatie gaven aan de directie over hun visie op de ontwikkeling van hun afdeling. Nauwkeurig observeren,
9
10
Voorwoord
analyseren én met ze in gesprek zijn over hun vak heeft geleid tot een duidelijk beeld van de omvang en de complexiteit van het werk van de teamleider. De teamleider is in zijn werk voortdurend bezig om zijn leiderschapsrol verder te professionaliseren. Vaak met vallen en opstaan. Wat mij vaak heeft getroffen in de contacten met teamleiders is de worsteling die zij hebben met de invulling van hun rol en de eenzaamheid, het gevoel er alleen voor te staan, die daar mee gepaard gaat. Bovendien leggen veel teamleiders de oorzaak bij zich zelf als ze niet direct duidelijk hebben wat hun rol is en wat er van hen wordt verwacht. Dit boek start met een beschrijving van die rol en de specifieke meerwaarde van die rol voor het bedrijf. Daarmee wil ik een fundament geven waar de lezer zijn rol op kan baseren en verder kan uitbouwen. Vervolgens wordt een beschrijving gegeven van de vijf belangrijkste dimensies in het werk van de teamleider. De rest van het boek bestaat uit voorbeelden en praktische tips om mee aan het werk te gaan.
Dit praktische gedeelte is gebaseerd op de jarenlange samenwerking die ik heb gehad met teamleiders, aangevuld met een twintigtal uitgebreide interviews met teamleiders en hun managers. De citaten in dit boek zijn echt, de namen die er bij staan gefingeerd. Indeling van het boek De proloog begint met een casus. Teamleider Liesbeth geeft in deze casus een goed beeld van haar rol als teamleider. Deze casus is exemplarisch voor de omvang, de dynamiek en de complexiteit van de rol van teamleider. Naar aanleiding van deze casus worden de kenmerken van de rol benoemd en de waarde van een goed functionerende teamleider voor het bedrijf. In hoofdstuk 1 worden vijf dimensies behandeld van het werk van een teamleider. Vanaf hoofdstuk 2 wordt thematisch ingezoomd op de praktijk van alledag. Deze hoofdstukken bevatten een mix van ervaringen, korte theoretische uitstapjes, handelingsadviezen en praktische tips. Ik heb in al deze passages getracht om simpele rechtlijnige ‘antwoorden’ te vermijden om daarmee zoveel mogelijk recht te doen aan de complexiteit van de rol van teamleider. Veel van de tips komen uit de praktijk van de teamleiders zelf.
Het gelijk van de teamleider
Het thema van de hoofdstukken 2, 3 en 4 is leiding geven. Leiding geven is in contact zijn met je medewerkers. Centraal in hoofdstuk 2 staat de effectiviteit van de teamleider. Het thema van hoofdstuk 3 is de relatie met de individuele medewerker. Mijn stelling is dat je eerst een werkrelatie met je individuele medewerkers moet realiseren voordat je het team goed kunt leiden. Mensen kunnen zich in groepsverband anders gedragen dan in een individueel contact. Hoofdstuk 4 gaat over het leiden van het team. Het geeft enig zicht op de dynamiek die in een groep speelt en geeft tips hoe hier mee om te gaan. In hoofdstuk 5 staat de relatie tussen de teamleider en zijn manager centraal. Tussen management en medewerkers in staan is soms een lastige sandwichpositie. Dat is geen doorgeefluikfunctie maar een rol met een eigen verantwoordelijkheid. De teamleider zal moeten samenwerken met zijn manager om de afdelingsdoelen te kunnen realiseren. Ze zullen het eens moeten zijn over de meerwaarde van de afdeling en de belangrijkste stuurvariabelen. In de tombola van belangen en prioriteiten zal de teamleider zijn eigen weg moeten zoeken en waar nodig zijn manager – en ondersteunende afdelingen – moeten managen om voldoende speelruimte te hebben om zijn eigen verantwoordelijkheden waar te kunnen maken. Hoofdstuk 6 gaat over de belangrijkste waarde die een teamleider heeft voor het bedrijf, namelijk zorgen dat de doelen en het beleid van het bedrijf worden omgezet in praktische werkprocessen. Er zijn grote verschillen tussen de basis op orde hebben voor de dagelijkse routine en het leiden van vernieuwingen. Met name over dit laatste worden veel praktische tips gegeven in dit hoofdstuk. Hoofdstuk 7 heeft als titel ‘de levenscyclus van een teamleider’. Op een goede dag begint je loopbaan als teamleider en op een andere dag besluit je om er mee te stoppen. Dit hoofdstuk begint met 10 tips voor de nieuwe teamleider en besteedt verder aandacht aan mogelijke situaties die een afbreukrisico kunnen vormen voor je houdbaarheid. Situaties die af en toe voorkomen en een groot beroep doen op je veerkracht en flexibiliteit. Situaties die de balans in je werk doet trillen. De epiloog is in de kern een reflectie op de complexiteit van de rol van teamleider. De verantwoordelijkheid en daarmee de zorg voor medewerkers, klanten
11
12
Voorwoord
en het realiseren van de afdelingsdoelen vraagt om uitgebalanceerde en zorgvuldige keuzes en beslissingen. Door zijn typische positie in de organisatie wordt hij in die praktijk regelmatig geconfronteerd met tegenstrijdige en conflicterende belangen. Omdat bij hem de kanteling van beleid naar uitvoering plaatsvindt, kan hij die tegenstrijdigheden niet negeren. Er is geen ‘waarheid’, er is niet altijd een ‘juiste beslissing’. De teamleider zal zijn eigen keuzes hierin moeten maken en komt dan soms voor een moreel dilemma te staan. In de omgang hiermee ligt zijn ‘meesterschap’. Toelichting op mijn woordkeus Hij is ook zij. Overal waar ‘hij’ staat of een andere mannelijke vorm kan ook ‘zij’ gelezen worden. Teamleider. Voor teamleider zijn veel andere benamingen gangbaar zoals teammanager, ploegchef, unitleider, meestergast, vakgroepvoorzitter, shiftleader, afdelingshoofd, shiftteamleader of voorman. Teamleiders zijn de mannen en vrouwen die leiding geven aan medewerkers die het uitvoerende werk doen. Het werk van deze medewerkers resulteert in diensten en producten waar het bedrijf haar bestaan aan ontleend. De teamleider en zijn team vormen daarmee het kloppend hart van het bedrijf. Manager. In dit boek staat het woord ‘manager’ voor de direct leidinggevende van de teamleider. Bedrijf. Het woord bedrijf staat voor het samenwerkingsverband waar je werkt, waar je in dienst bent. Dit kan evenzogoed een ministerie zijn als een productiebedrijf of een school. Ik wil de woorden bedrijf en organisatie onderscheiden. Bedrijf roept bedrijvigheid en het werkwoord ‘bedrijven’ op. Woorden die met werken en activiteiten associëren. Organisatie gebruik ik voor de inrichting van een bedrijf. De manier waarop de hiërarchie is ingericht, de wijze waarop het werk is verdeeld en wordt gecoördineerd. Als teamleider heb je een plek in de organisatie en je werkt bij een bedrijf.
Het gelijk van de teamleider
Werk. Je werk is wat je doet, concrete activiteiten. Werk kun je beschrijven in een aantal taken. Rol. Het begrip rol komt veel voor in dit boek. Formeel kun je een rol omschrijven als een samenhangend geheel van activiteiten en werkzaamheden. In het geval van de rol van teamleider is deze omschrijving niet voldoende. Immers, welke activiteiten en werkzaamheden voor de rol van teamleider een samenhangend geheel vormen is vaak niet strak omlijnd. Het is variabel en afhankelijk van de concrete situatie, van jouw visie daarop en van de verwachtingen van je directe omgeving. Daarmee is de invulling van je rol iets waar je steeds mee bezig bent. De invulling van je rol is steeds beslissen welke activiteiten wel of niet je werk zijn en de manier waarop je die activiteiten uitvoert en vorm geeft in je eigen praktijk. De mate waarin je in staat bent de juiste keuzes te maken in activiteiten en de wijze van uitvoeren bepalen je meerwaarde voor het bedrijf. Teamleiderinfo Op de website ‘Teamleiderinfo’ vindt je een forum waar je in contact kunt komen met collega’s uit andere bedrijven. Je kunt hier ervaringen met elkaar delen. Ook staan er regelmatig nieuwe tips op. Wil je toegang hebben tot deze website ‘Teamleiderinfo’, meld je dan aan bij
[email protected].
13
Het gelijk van de teamleider
7
Inhoud Voorwoord
9
Proloog: de teamleider, ruggengraat van het bedrijf
15
Hoofdstuk 1: de waan van de dag
25
Hoofdstuk 2: je hebt het team dat je verdient!
43
Manifest: vakmanschap en meesterschap
61
Hoofdstuk 3: ken je medewerker!
65
Hoofdstuk 4: vorm je team!
83
Hoofdstuk 5: je baas als coach – manage je manager
105
Werkopdracht
127
Hoofdstuk 6: de kunst om ideeën te verwerken
131
Hoofdstuk 7: de levenscyclus van een teamleider
151
Epiloog: het gelijk van de teamleider
173
Bronnen en inspiratie
181
Spiekkaarten
183
