Overeenkomst standhouders SID-in 2016
Tussen: Het Departement Onderwijs en Vorming vertegenwoordigd door Micheline Scheys, Secretarisgeneraal van het Departement Onderwijs en Vorming, enerzijds
en naam van de instelling/organisatie: adres van de instelling/organisatie: vertegenwoordigd door : naam van de vertegenwoordiger: e-mailadres van de vertegenwoordiger: anderzijds, wordt het volgende overeengekomen:
Artikel 1: definities In deze overeenkomst wordt verstaan onder: - De organisatie: het Departement Onderwijs en Vorming die instaat voor de organisatie van de SID-ins en hun bevoegde vertegenwoordigers. - De standhouders: de instellingen/organisaties/sectoren die toelating kregen om stand te houden op de informatieve beurs en hun aangestelde vertegenwoordigers. - Inschrijvingsformulier: het formulier waarmee de instelling/organisatie haar deelname aan de beurzen bevestigt en dit reglement aanvaardt. - Beurs: de driedaagse informatiegelegenheid van de SID-ins. - Standruimte: de aan de standhouder ter beschikking gestelde naakte oppervlakte waarvan de locatie en de oppervlakte door het Departement Onderwijs en Vorming wordt bepaald. - Deelnamekosten: er zijn geen deelnamekosten te betalen. - Bezoekers: alle scholen met een zesde of zevende jaar secundair onderwijs, aso, tso, kso, bso, dbso of buso worden uitgenodigd om met hun laatstejaarsleerlingen klassikaal een SID-in te bezoeken. Op zaterdag en donderdagavond is iedereen welkom. - Bezoekersplanning: overzicht van de scholen die met het aantal leerlingen opgesplitst per onderwijsvorm, de SID-in klassikaal bezoeken - De accommodatie: de plaats waar de beurs doorgaat. - De accommodatieverhuurder: de eigenaar of beheerder van de accommodatie, of diens aangestelde.
Artikel 2: doel van de Studie-informatiedagen Elk jaar organiseert het Departement Onderwijs en Vorming netoverschrijdende Studie-informatiedagen (SID-ins) in de vijf Vlaamse provincies. De doelstelling van de SID-ins is om tijdens deze beurs de laatstejaarsleerlingen secundair onderwijs kennis te laten maken met studie- en beroepsmogelijkheden na het secundair onderwijs. Zo kunnen we hen ondersteunen in hun studie- of beroepskeuze(proces).
Artikel 3: inschrijving en aanvraag standruimte De overeenkomst komt tot stand als de organisatie de schriftelijke aanvraag van de standhouder aanvaardt. De standhouder verklaart alle consequenties van de inschrijving te zullen aanvaarden die voortvloeien uit de ondertekening van het inschrijvingsformulier; ook indien de ondertekening is gedaan door een personeelslid van de standhouder.
Artikel 4: data, tijden en beursaccommodatie De organisatie bepaalt de data en de beursaccommodatie van de beurs, alsook de tijd voor opbouw, houden van de beurs en afbraak. De beurs duurt 3 dagen: - Donderdag en vrijdag zijn voorbehouden voor klassikale bezoeken tussen 9u en 16u. De bezoekers (leerlingen in klasverband) schrijven zich in via een onlineinschrijvingsmodule. - Donderdagavond 17u – 20u, en zaterdag tussen 10u tot 16u is er vrij bezoek. De organisatie kan door bijzondere omstandigheden beslissen om: - de vastgelegde data, tijden en/of beursaccommodatie te wijzigen of; - de beurs te annuleren of; - de beurs tijdens de SID-ins te laten ontruimen en af te sluiten. Bij wijziging van de vastgestelde data, tijden of beursaccommodatie blijft de overeenkomst onverkort van kracht. In geen geval kan de standhouder tegenover de organisatie aanspraak maken op enige vergoeding van gemaakte kosten of geleden schade in verband met een besluit zoals hierboven omschreven.
Artikel 5: standruimte De organisatie verbindt zich er vervolgens toe voor de periode van de beurs een bepaalde standruimte voorzien van energie ter beschikking te stellen aan de standhouder. De standruimte is afhankelijk van de accommodatie. De standhouder heeft gedurende de beurs recht op de standruimte zoals door de organisatie in de grondplannen bepaald en berekend volgens een formule die rekening houdt met de relatieve beschikbare plaats, het aantal generatiestudenten en het aantal studiegebieden.
Op grond van bijzondere omstandigheden is de organisatie steeds voor de aanvang van de beurs gerechtigd de indeling van de beurs te herzien en daarbij de aan de standhouder toegewezen standruimte te wijzigen of groepen te wijzigen of te hergroeperen. De organisatie zal in een dergelijk geval steeds trachten de standhouder een qua oppervlakte vergelijkbare standruimte aan te bieden. De kosten voor de aanpassing van de stand in dergelijk geval vallen ten koste van de standhouder. De standhouder is verplicht zijn stand op te bouwen en in te richten woensdag voorafgaand aan de beurs tussen 8u00 en 20u00 met inachtneming van wat door de accommodatieverhuurder hieromtrent werd bepaald. De opbouw gaat van start zodra de organisatie de aflijning en elektriciteitsvoorziening gecontroleerd heeft. De standhouder krijgt de standruimte ter beschikking zonder standbouw, inrichting, meubilering of enige andere (technische) voorziening, tenzij stroomvoorziening van 40 Watt per m² standoppervlakte of een forfait van 1500 W. Op verzoek van de organisatie moeten alle plannen, ontwerpen of maquettes voor stands uiterlijk op het door de organisatie aangegeven tijdstip ter goedkeuring aan de organisatie te worden voorgelegd. Pas nadat de bedoelde goedkeuring is verkregen mogen de opbouwwerkzaamheden worden aangevat. De organisatie behoudt zich het recht voor haar goedkeuring te weigeren, desnoods zonder opgave van redenen. De maximumhoogte van de stand is 3m50. Zichtbare delen van de achterkant van de wandpanelen ( = bovenste deel van de panelen > 2.50m) worden bedekt met een zwarte doek. Opbouw van de stand gebeurt volgens de voorschriften van het ARAB en AREI en de normen die door de sociale inspectie worden gehanteerd. In geen geval kunnen elektrische kabels onder een tapijt gelegd worden, zonder dat ze van een passende afscherming voorzien te zijn. De standhouder kan de elektrische kabels afschermen met behulp van een kabelgoot. De standen worden, voor de beurs aanvangt, gecontroleerd door een erkend keuringsorgaan. De bevindingen worden in een verslag aan de organisatie overhandigd. Opmerkingen van de controleur kunnen leiden tot passende maatregelen vanwege de organisatie. De standhouder heeft hiertegen geen verhaal. De plaatsing van een achterwand en twee zijwanden is verplicht, tenzij de standhouder een hoek-, kop- of eilandstand is toegewezen. Hoek-, kop- of eilandstand moeten als zodanig worden ingericht. De organisatie zal de standruimte aangeven door een plaatsaanduiding met tape op de vloer. De standhouder mag die plaatsaanduiding niet verwijderen, noch veranderen of aanpassen. Als de organisatie oordeelt dat de inrichting of de opbouw van de standruimte niet tijdig voor het einde van de opbouwperiode gereed kan zijn, kan de organisatie voor rekening en risico van de standhouder alle maatregelen en voorzieningen treffen die ze nodig acht. Airflames, torens, spiegelbollen en andere attracties worden niet toegelaten op de standen van de beurs. Wanden, palen, deuren en andere delen van de zaal mogen niet gebruikt worden voor affichering, projectie, steunmateriaal voor de stand...
De standhouder is niet gemachtigd: - de standruimte geheel of ten dele aan derden in gebruik af te staan of de ruimte te (doen) gebruiken voor een ander doel dan in de overeenkomst van deelname is omschreven - een zodanig gebruik van de standruimte te maken, dat andere standhouders of bezoekers daardoor schade of hinder ondervinden in de vorm van geluidsoverlast, belemmering van toe- of doorgangen, belemmering van lichtval of uitzicht of overlast in enige andere vorm, een en ander ter beoordeling door de organisatie - in of bij de standruimte gebruik te maken van open, stromend, sproeiend en of verneveld water - in of bij de standruimte gebruik te maken van apparaten, toestellen, kachels, haarden en dergelijke met open vuur - gevaarlijke stoffen en of goederen, waaronder licht ontvlambare stoffen, gassen of chemische bestrijdingsmiddelen of radioactieve goederen te gebruiken of deze op te slaan in of bij zijn standruimte - buiten of boven de standruimte goederen, meubilair, uithangborden of reclamemateriaal in de ruimste zin te plaatsen of aan te brengen - buiten de standruimte flyers of ander reclamemateriaal uit te reiken of aan te bieden - fotografische film- of video- opnamen te maken van andere objecten en bezoekers dan op de eigen standruimte. De organisatie behoudt het exclusieve recht om fotografische film- of video- opnamen te maken van de beurs, de bezoekers of andere objecten, of iemand daarvoor aan te stellen. - entreegelden of een vergoeding te vragen van bezoekers voor het bezoeken van de standruimte of het daarin bijwonen van demonstraties, presentaties en dergelijke - in of rond zijn stand activiteiten te ontplooien die naar het oordeel van de organisatie schadelijk of niet passend zijn voor de beurs in haar algemeenheid, zoals activiteiten die beledigend kunnen zijn voor bepaalde groepen mensen, activiteiten die indruisen tegen de openbare orde en goede zeden en activiteiten dien niet stroken met het imago en de doelstelling van de beurs - tijdens de beurs om een verkoop aan een bezoeker te realiseren - in of rond zijn standruimte horeca-activiteiten te ontplooien - onder de bezoekers van de beurs een enquête te (doen) houden De standhouder moet zelf zorg dragen voor het toezicht op zijn standruimte en de daarin aanwezige goederen, tenzij door de accommodatieverhuurder daarvoor bindende voorschriften zijn uitgevaardigd. De organisatie bezorgt de standhouder een standnummer. De standhouder verbindt zich er toe het standnummer op een voor het publiek zichtbare plaats aan te brengen. Dit nummer wordt gebruikt in de brochure ‘Wat na het Secundair Onderwijs?’ en op het grondplan en zorgt er voor dat bezoekers de stand gemakkelijk vinden.
Artikel 6: Informatieverstrekking door de informanten en standbemanning Doel van de beurs is informatieverstrekking. Elke standhouder zorgt voor geschikte informanten die ervaren en deskundig zijn in hun studiegebied of sector en kandidaatstudenten of kandidaat werknemers hierover kunnen informeren. Informanten beperken zich tot info over hun studiegebied/hun instelling/hun organisatie of hun sector en laten zich niet verleiden tot uitspraken over andere instellingen of sectoren of de kwaliteit ervan. Elke instelling/organisatie voorziet in voldoende en deskundig personeel tijdens de openingsuren van de infodagen:
- Donderdag en vrijdag van 9u tot 12u en van 13 tot 16u, - Donderdag van 17u tot 20u, - Zaterdag van 10u tot 16u doorlopend Omdat er vanaf het openingsuur al bezoekers zijn, is het zeer belangrijk dat de informanten tijdig (liefst een half uur voor aanvang) aanwezig zijn. De informanten ronden de gesprekken met de bezoekers af tegen sluitingstijd.
De organisatie verbindt zich er op zijn beurt toe de standhouders een bezoekersplanning voor donderdag en vrijdag aan te bieden via de website (www.onderwijs.vlaanderen.be/sidin ), zodat de standhouders voldoende informanten kunnen afvaardigen. De standhoudende instelling/organisatie verbindt er zich toe objectieve, niet-commerciële informatie te verstrekken en geen enkele promotionele actie van welke aard ook te laten doorgaan. Er worden geen gadgets (agenda’s, stickers, tassen, sleutelhangers… ) of drank en versnaperingen aangeboden aan de bezoekers. Op de beurs mag geen tombolawedstrijd, prijsuitreiking, loterij of andere kansspelen georganiseerd worden. De informatieverstrekking gebeurt enkel op de stand, en niet in de gangen of in de wijde omgeving van de ingang. Indien de standhouder zich niet houdt aan deze bepalingen, kan de organisatie overgaan tot het sluiten van de stand (zie artikel 12, §3). Informanten moeten duidelijk herkenbaar zijn met eigen badges waarop de naam van de instelling/organisatie, studiegebied of sector en de naam van de informant vermeld staan. Vragen over studietoelagen, leerkrediet en studeren in het buitenland verwijzen de informanten door naar de stand van Ministerie van Onderwijs en Vorming/CLB. Naast een volledig aanbod van opleidingen in het hoger onderwijs bieden we op de SID-in ook informatie over een aantal beroepssectoren. De bedoeling is dat leerlingen uit bso, dbso, buso en praktische tso studierichtingen die geen hoger onderwijs willen aanvatten maar ook leerlingen uit aso, tso en kso die niet verder willen studeren, terecht kunnen bij de sectorconsulenten met vragen over de inhoud van beroepen, tewerkstellingsmogelijkheden en interne vormingsmogelijkheden. Daarnaast kunnen deze beroepssectoren ook interessant zijn voor de laatstejaarsleerlingen die wel verder studeren (bv. uit aso, kso of tso). Zeker in tijden van crisis is tewerkstelling ook voor deze doelgroep een belangrijk aspect in hun studie- of beroepskeuze. Ook voor hen is interessant te weten welk diploma vereist is om een bepaald beroep uit te oefenen, en in welke beroepssector ze terecht kunnen met een bepaald diploma. Op deze manier stimuleren we de terugkoppeling tussen onderwijs en arbeidsmarkt. Artikel 7: brandveiligheid Alle doorgangswegen moeten vrij blijven, de deuren en gangen op de voorziene breedte moeten onbelemmerd toegankelijk blijven. Elke standhouder zorgt er voor dat er op zijn stand een blusapparaat van 6kg aanwezig is.
Artikel 8: vergunningen De standhouder is verplicht zelf zorg te dragen voor het aanvragen van alle eventueel benodigde vergunningen. Artikel 9: afvalverwijdering en schoonmaak De organisatie voorziet in een afvalzak per stand en zorgt voor de schoonmaak van gangpaden en toiletten. De standhouder zorgt tijdens de beurs voor het schoonmaken van zijn standruimte. Artikel 10: aan- en afvoer van goederen Het is de standhouders niet toegestaan tijdens de openingstijden van de beurs goederen aan of af te voeren. De standhouder draagt zelf zorg voor het vervoer, de aankomst en inontvangstneming van zijn, of ten behoeve van zijn deelname, aangevoerde goederen. De organisatie neemt onder geen beding goederen van een standhouder in ontvangst noch is zij daarvoor op enigerlei wijze aansprakelijk. Artikel 11: afbraak van de stand De standhouder is verplicht de stand af te breken op zaterdagavond tussen 17u00 en 23u00, de standruimte te ontruimen en deze leeg en schoon op te leveren, met inachtneming van wat hieromtrent door de accommodatieverhuurder is bepaald. De standhouder is verplicht de standruimte in de oorspronkelijke staat terug te brengen en kan aansprakelijk gesteld worden voor eventuele beschadigingen aan goederen van de organisatie of de accommodatieverhuurder. In dat geval worden de schoonmaak-, of herstellingskosten gefactureerd aan de standhouder. Artikel 12: slotbepalingen Art. 12. § 1: intellectuele eigendomsrechten: De organisatie is rechthebbende op de intellectuele eigendomsrechten gerelateerd aan de beurs, waaronder tenminste begrepen de naam, de logo’s en het beeld van de beurs. De organisatie verleent de standhouder toelating om de (merk)naam, logo(‘s) en of het beursbeeld te gebruiken voor aan de beurs gerelateerde doeleinden. Als de standhouder gebruik maakt van materialen die aanleiding geven tot vergoeding van intellectuele eigendomsrechten zal hij daarvoor voor eigen rekening alle nodige schikkingen treffen. Art. 12. § 2: overige voorschriften en afwijkingen van het Reglement De organisatie is in het kader van een goed verloop van de beurs gerechtigd aanvullende (veiligheids-)voorschriften op te leggen. De standhouder is verplicht de voorschriften van de organisatie en de accommodatieverhuurder, overheidsvoorschriften en brandweervoorschriften stipt na te leven en op te volgen. Bij tegenstrijdige reglementering neemt de standhouder contact op met de organisatie, die op haar beurt bepaalt welk voorschrift op dat ogenblik prevaleert.
Art. 12. § 3: aansprakelijkheid Het in deze overeenkomst bepaalde is van overeenkomstige toepassing op alle, door de standhouder ter zake van zijn beursdeelname, ingeschakelde derden zoals standbouwers en leveranciers, evenals op eventuele medestandhouders van de standhouder. De standhouder staat tegenover de organisatie en de accommodatieverhuurder in voor hoofdelijke aansprakelijkheid voor de nakoming van bepalingen uit dit deze reglementering. Indien de standhouder enige bepaling uit dit reglement of enig ander gegeven voorschrift niet tijdig of behoorlijk nakomt is de organisatie gerechtigd alle maatregelen te treffen die zij nodig acht, waaronder maar niet beperkt tot: - Het ontzeggen van de toegang tot de (opbouw van) de beurs - De standruimte van de standhouder te sluiten of hieruit voor rekening en risico van de standhouder bepaalde goederen te verwijderen en op te slaan, af te voeren of te vernietigen - De standhouder deelname aan volgende beurzen te ontzeggen: een en ander onverminderd de verplichting van de standhouder tot betaling van hieruit voortvloeiende kosten. De standhouder is aansprakelijk voor alle (in-) directe schade die de organisatie lijdt als gevolg van een aan de standhouder aan te rekenen tekortkoming, waaronder het niet, niet behoorlijk of tijdig naleven van enige bepaling uit dit reglement en of overige voorschriften. De standhouder vrijwaart de organisatie voor aanspraken van derden, waaronder de accommodatieverhuurder. Daarvoor zal de standhouder zich afdoende verzekeren. De organisatie is niet aansprakelijk voor enigerlei schade, direct of indirect geleden door de standhouder, zijn personeel of bezoeker – gevolgschade, bedrijfschade en schade door diefstal, vernieling of welke oorzaak dan ook inbegrepen – tenzij haar ter zake opzet of grove nalatigheid kan worden verweten. De organisatie is niet aansprakelijk voor enigerlei schade, direct of indirect geleden door de standhouder, zijn personeel of bezoekers ontstaan doordat de voorschriften uit dit reglement en de voorschriften als bij uitzondering opgelegd door de organisatie niet, niet tijdig of onbehoorlijk zijn opgevolgd. De organisatie is niet aansprakelijk voor door de standhouder geleden (in-)directe schade, die het gevolg is van niet nakoming van enige verplichting die voortvloeit uit een tussen de standhouder en een derde (waaronder de accommodatieverhuurder) gesloten overeenkomst ter zake van de levering van diensten in verband met de beursdeelname van de standhouder. Ter info aan de standhouder: in de meeste huurcontracten die de organisatie afsluit met de accommodatieverhuurder staat uitdrukkelijk in dat de exposanten/standhouders ‘afstand van verhaal doen’ en verzekerd moeten zijn o.a. wat betreft ‘alle risico’s nagel tot nagel’ en ‘burgerrechterlijke verzekeringen aansprakelijkheid’. Voor het geval u nog niet over een dergelijke polis beschikt, laat u dan verzekeren bij een verzekeraar van uw keuze en in overeenstemming met de door u gelopen risico’s. In sommige gevallen (dit is bv. het geval in Flanders Expo) kan u als exposant/standhouder – desgewenst - deze verzekering via de zaaluitbater aangaan. Bij wijze van voorbeeld, dit zijn de verzekerde kapitalen en te onderschrijven clausules die Flanders Expo voorschrijft voor de verzekeringsdekking burgerrechtelijke aansprakelijkheid:
Lichamelijke schade + stoffelijke schade elk of gemengd: 2.500.000 euro Stoffelijke schade door brand, vuur, rook, ontploffing, water: 2.500.000 euro Zuivere immateriële schade: 250.000 euro Clausule “afstand van verhaal”: ja Aangetekend voorbericht: ja Art. 12. § 4: wijzigingen De organisatie behoudt zich het recht voor deze overeenkomst gedurende de looptijd van de overeenkomst te wijzigen. Van een dergelijke wijziging zal aan de standhouder schriftelijk mededeling worden gedaan. In de gevallen waarin dit reglement niet voorziet beslist de organisatie.
Art. 12. § 5: aanwezigheid organisatie: Tijdens de opbouw, de beurs en de afbouw is er steeds een lid van de organisatie aanwezig en bereikbaar in of via de stand“Ministerie van Onderwijs en Vorming/CLB”. Bij vragen wendt de standhouder/informant zich tot deze persoon Een noodsecretariaat is telefonisch bereikbaar: Vast toestel
GSM-toestel
Afdeling Informatie en Communicatie -Infoteam Dep. Onderwijs en Vorming
02 553 66 53
/
Sandra Van Asbroek
02 553 95 01
0491 62 93 91
Artikel 13: goede afspraken maken goede vrienden Als standhouder krijgt u ook een afsprakenfiche voor uw standenbouwer. Bezorg hen deze fiche en bespreek ze met hen. Het vermijdt veel misverstanden.
Artikel 14: bijlagen De volgende bijlagen maken integraal deel uit van deze overeenkomst: -
Bijlage I: richtlijnen voor informanten Bijlage II: praktische fiche voor uw standenbouwer
Opgesteld in tweevoud te … op …. Voor de organisatie,
Voor de standhouder,
Micheline Scheys Secretaris-generaal
Naam: Instelling/organisatie:
Departement Onderwijs en Vorming
Datum:
