HANDLEIDING GEBRUIKERSBEHEER
Onderwijs en Vorming
Gebruikersbeheer in Web IDM 1. Aanmelden in het gebruikersbeheerplatform Na het voltooien van het aanmeldproces (zie Aanmelden bij Mijn Onderwijs), kom je automatisch op de startpagina van het gebruikersbeheerplatform. https://ov-idbeheer-aip.vlaanderen.be
Nadat je op het icoon van de identiteitskaart hebt geklikt, verschijnt volgend scherm. Daar kan je de aanmeldprocedure starten door op de knop ‘Verdergaan’ te drukken. Steek de identiteitskaart in de kaartlezer.
Er verschijnt een pop-up venster waar je de gebruiker kan bevestigen. 1
Daarna verschijnt er een pop-up venster waarin je de pincode van de identiteitskaart moet ingegeven .
2
2. Gebruikers beheren Na het voltooien van het aanmeldproces, kom je automatisch op de startpagina van het gebruikersbeheerplatform. Om een gebruiker te zoeken, aan te maken of te wijzigen, klik je in de linker kolom op ‘Gebruiker’ om de opties te openen.
Een gebruiker zoeken Via de tab ‘Zoek’ kan je een bestaande gebruiker in het systeem opzoeken.
Vervolgens kom je op het zoekscherm terecht. Daar kan je de parameters invullen. Hoe meer velden je invult, hoe concreter de zoekresultaten zullen zijn.
3
In dit voorbeeld werd enkel de naam ingevuld. Er komen 4 zoekresultaten, waar je de gewenste van kan selecteren, door op ‘Detail gebruiker’ te klikken.
Daarna krijg je een overzicht van de rechten van de gebruiker in relatie tot de instellingen waaraan hij gekoppeld is. Via de knop ‘Wijzig gebruikersgegevens’ kan je de gegevens van de gebruiker aanpassen.
4
Je kan de gegevens van de gebruiker hier aanpassen.
5
6
Een gebruiker toevoegen De tab ‘Gebruiker’ opent zich en de optie ‘Voeg toe’ verschijnt. Daar klik je op om een nieuwe gebruiker in het systeem toe te voegen.
De eerste stap in het invoeren van de nieuwe gebruiker is het rijksregisternummer registreren.
7
Vervolgens vul je de persoonlijke gegevens van de nieuwe gebruiker in. Eventueel kan je ook een reden opgeven waarom je deze gebruiker aanmaakt.
Daarna selecteer je via de drop-down lijst aan welke instelling je de nieuwe gebruiker wil koppelen. Ook zijn relatie tot die instelling kan je in dit scherm aanduiden.
8
In het volgende scherm kan je de contactgegevens van de nieuwe gebruiker toevoegen.
Onderstaande afbeelding is een fictief voorbeeld van een correct ingevulde pagina, volgens de vormvereisten van het programma.
9
Vervolgens selecteer je via de drop-down lijst welk gebruikersrecht de nieuwe gebruiker krijgt. In dit voorbeeld krijgt hij de rechten van een verantwoordelijke toegangen IRM.
Selecteer daarna in de kalenders de begin- en einddatum voor de periode waarin de nieuwe gebruiker over de toegekende rechten (of rol?) mag beschikken. Na het verstrijken van de einddatum hebben de gebruikers geen rechten meer. Hun gegevens blijven wel in het systeem bewaard.
10
Nadat de velden ingevuld zijn, druk je op de knop ‘Voeg gebruikersrecht toe’.
Klik daarna op ‘Bevestig’.
11
Ten slotte krijg je een overzicht te zien van de rechten van de gebruiker. Als je geen verdere rechten wil toekennen, sluit je het scherm af . Wil je nog rechten binnen een andere instelling toekennen aan dezelfde gebruiker, klik dan op ‘Voeg relatie tot instelling toe’.
In het volgende scherm kan je de gegevens wijzigen. Wanneer je klaar bent, druk je op de knop ‘Bevestig wijziging’ om de wijzigingen op te slaan.
12
3. Gebruikersrechten beheren In de linker kolom op het startscherm, kan je de tab ‘Gebruikersrechten’ openen om reeds toegekenderechten van gebruikers te beheren.
13
Een gebruikersrecht zoeken Klik op ‘Zoek’ om het zoekscherm te openen.
In het zoekscherm kan je verschillende filters instellen. Hoe meer je er invult, hoe concreter de zoekresultaten zullen zijn.
14
In dit voorbeeld zie je het zoekresultaat, gefilterd op basis van instelling. Je ziet de gebruikers die rechten hebben voor? die instelling. Om verder te gaan, klik je op ‘Detail’ achter de gebruiker die je wil bekijken.
Vervolgens krijg je een overzicht te zien van de gebruikersrechten van de geselecteerde gebruiker tot? de instelling.
15
Een gebruikersrecht wijzigen Via de knop ‘Wijzig’ wijzig je de rechten.
Je kan de periode van het gebruikersrecht aanpassen.
16
Een gebruikersrecht verwijderen Via de knop ‘Verwijder Gebruikersrecht’
onderaan
kan
je
de
rechten
verwijderen.
Een gebruikersrecht toevoegen Bij de optie ‘Ken een recht toe’ kan je nieuwe rechten aan een gebruiker toekennen.
Via de zoekfunctie die op het scherm verschijnt, kan je op verschillende manieren filteren. Je kan bijvoorbeeld enkel de naam invullen of de instelling selecteren. Hoe meer velden je invult, hoe concreter de zoekopdracht zal worden.
17
In het voorbeeld is gefilterd op basis van de naam. Om verder te gaan voor een specifieke gebruiker, klik je op ‘Detail gebruiker’ van de gewenste gebruiker.
Zo kom je op een overzicht terecht waar je de rechten van de gebruiker binnen de instelling kan zien. Om nieuwe rechten voor de gebruiker binnen de instelling toe te voegen, klik je op ‘Voeg gebruikersrecht toe’. Als er nog geen relatie zou bestaan tussen de gebruiker en de instelling, klik je onderaan het scherm op de knop ‘Voeg relatie tot instelling toe’.
18
Via de uitklaplijst kan je selecteren welke gebruikersrechten de gebruiker binnen de instelling krijgt. Klik daarna op ‘Volgende’.
Voor de Mijn Onderwijstoepassingen zijn de volgende gebruikersrechten van toepassing:
Inrichtende Macht: Een verantwoordelijke toegangen IRM is verantwoordelijk voor 1 of meerdere instellingen. Binnen die instellingen kunnen ze lokale beheerders aanstellen en gebruikersrechten toekennen. Lokale Beheerder: Een lokale beheerder is een schooldirecteur en/of een secretariaat medewerker. Die persoon wordt toegekend aan uitsluitend 1 instelling. Hij of zij kan rechten delegeren aan portaalbeheerders en de gebruikers van zijn of haar instelling beheren. Portaalbeheerder: Een portaalbeheerder is een schooldirecteur en/of een secretariaat medewerker van een instelling. Hij kan de rechten van bepaalde applicaties binnen die instelling beheren en delegeren aan andere portaalbeheerders. 19
Via de kalender moet je vervolgens ingeven in welke periode de gebruiker over de rechten zal beschikken.
Ten slotte bevestig je of de gegevens correct zijn ingevoerd.
20
21
Meerdere gebruikers beheren Gebruikersrechten toekennen aan meerdere gebruikers Om aan meerdere gebruikers tegelijkertijd gebruikersrechten toe te kennen, ga je naar ‘Ken een recht toe aan meerdere gebruikers’ onder ‘Gebruikersrechten’.
Geef de correcte instelling en categorie in.
22
Geef daarna ook het relevante gebruikersrecht in dat je wil toekennen aan de gebruikers.
Geef de begin- en einddatum in te geven en eventueel een reden. Klik daarna op ‘Valideer toevoegingen’.
Selecteer daarna de gebruikers aan wie jede gebruikersrechten wil toekennen.
23
Gebruikersrechten van meerdere gebruikers herroepen Om de gebruikersrechten van meerdere personen tegelijkertijd te herroepen, ga je naar ‘Herroep een recht van meerdere gebruikers’ onder ‘Gebruikersrechten’.
In het volgende scherm kan je de filters invullen. Daarna klik je op ‘Zoek Gebruikersrecht’.
24
Vink het vakje van de gebruikers van wie je de gebruikersrechtenwil herroepen aan en klik daarna op ‘Verwijder toegekende gebruikersrechten’.
25
