Het creëren van winstgevende samenwerkingsrelaties in de bouwketen
De
Steppebrand
op 18 september 2001
Samenwerken is als dansen, speels en hand in hand. Zó beter de klant bedienen met een beter rendement, dat is dé nieuwe uitdaging. Zo’n dans vereist visie, openheid en vertrouwen, heldere structuren en een doelgericht gebruik van moderne technieken
2
Aanleiding en doelstelling ¾ Aanleiding: ¾ De klant verlangt een beter inspelen op zijn behoeften in een kortere tijd en tegen lagere kosten ¾ Het bouwproces kent te veel faalkosten ¾ Innovaties hebben te veel tijd nodig om tot rendement te komen
¾ Doelstelling: ¾ Inzicht krijgen in de huidige kansen en bedreigingen ¾ Een aanpak ontwikkelen in een ontspannen ambiance ¾ Een
Steppebrand ontsteken 3
Programma van de bijeenkomst ¾ Kennismaking ¾ Integrale samenwerking; wat is het, de knelpunten, de ¾ ¾ ¾
dilemma’s, de meerwaarde en leerzame voorbeelden. Resultaat: eerste conclusies voor de toekomst Introductie van het Projectpact als leidraad voor samenwerking bij projecten De voorwaarden voor samenwerking en de mogelijke rol van een platform Aanscherping van conclusies voor de praktijk van morgen, discussie over een strategie en concrete stappen naar integrale samenwerking
¾ Afronding: ontsteking van de
Steppebrand 4
Betrokkenheid DHMC ¾ Missie: DHMC helpt bedrijven voorwaarden te
creëren om open en klantgerichte samenwerkingsrelaties op te bouwen ¾ Focus: Mens (motivatie), communicatie en cultuur ¾ Activiteiten: Advies, onderzoek, opleiding, coaching en bemiddeling ¾ Diensten: Bewustwordings-en draagvlaksessies, workshops en trainingen voor onderling vertrouwen en teamspirit, trainingen in klantgerichte communicatie en samenwerking, persoonlijke coaching en communicatie-advies, klanttevredenheidsonderzoek op meerdere wijzen 5
Betrokkenheid Coficient ¾ Missie: Coficient streeft naar succesvolle processen in
¾
ontwikkelen, bouwen en beheren. Het wil bevorderen dat er meer klantwaarde wordt geproduceerd, efficiënter, sneller, innovatiever en met een beter rendement Activiteiten: ¾ Advisering, met coaching van veranderprocessen, verzorgen van toegesneden trainingen en onafhankelijk intermediair tussen (potentiele) partners ¾ Klankbord van leden leiding en management ¾ Onderzoek
¾ Specifieke adviezen: Kwaliteitszorg nieuwe stijl inclusief het herontwerp van werkprocessen, risico- en kennismanagement en integrale samenwerking
6
Wat is Integrale samenwerking ¾ Procesbeheersing in een netwerk van bedrijven die
samen een projectketen vormen, waar ze elkaar inen output leveren en waar iedere schakel waarde toevoegt aan de vorige ¾ De keten wordt door de deelnemers aan het netwerk gezamenlijk beheerst en zij zien de (eind)consument als hun klant ¾ Het doel is elkaar te helpen om de klant optimaal te bedienen én om het rendement te verbeteren ¾ Niet het succes van de eigen onderneming, maar dat van de samenwerking staat centraal 7
Resultaten enquête ¾ ¾ ¾ ¾
De knelpunten in de huidige samenwerking De belemmeringen De meerwaarde van een betere samenwerking De voorwaarden voor een betere samenwerking
¾ Antwoorden van 5 ontwikkelaars, 6 bouwers, 3 coproducenten, 2 architecten
8
Zwaarste knelpunten 160% 140% 120%
Ontwikkelaar
100%
Bouwer
80%
Coproducent
60%
Architect
40%
Allen
20%
Ve rtr ou we n
at ie In fo rm
e Se rvi c
In no va t ie
Kw al it
ei t
0%
9
Knelpunten per thema 70% 60% 50% 40% 30% 20% 10% 0%
de rs ch ap sm an ag M id em de en le t nm an C ag ult ... uu re n co m m ...
le i
Bouwer Coproducent Architect Allen
Pr oc e
Vi
si e
en
Kl an tw aa
rd e
Ontwikkelaar
10
Knelpunten ¾ Eerste conclusies: ¾ Nadruk op gebrek aan klantwaarde, informatie en innovatie en vertrouwen. Gebrekkige innovatie voor ontwikkelaars geen argument
¾ Vragen: ¾ Hoe kan het vertrouwen bij ontwikkelaars groeien? ¾ Zijn er voor het succes van integrale samenwerking nog partijen niet in beeld (bijv. adviseurs/ toeleverende industrie) en welke knelpunten hebben zij?
11
Grootste belemmeringen 90% 80% 70% 60% 50% 40% 30% 20% 10% 0%
Ontwikkelaar
rtr ou we n
Coproducent Coproducent Allen
Ve
al an s ht sb
M ac
Ko
rte
te rm ijn
Bouwer
12
Belemmeringen per thema
Ontwikkelaar Bouwer Coproducent Architect Allen
Vi
si e
en
le i
de
rs Pr ch oc ap es m an ag M em id en de t le nm an ag C ult ... uu re n co m m u. ..
70% 60% 50% 40% 30% 20% 10% 0%
13
Belemmeringen ¾ De belangrijkste belemmeringen zijn het gebrek visie en leiderschap, vertrouwen en de veelheid aan relaties per project en de geringe continuïteit daarin. ¾ Hoe is het dilemma tussen kiezen voor concurrentie of duurzame samenwerkingsrelaties te doorbreken?
14
Dilemma’s van een betere samenwerking ¾ Vooronderstelling 1 : Door open samen te werken (vertrouwen geven) verlies ik de controle (risico op misbruik)
¾ Vooronderstelling 2: Door rekening te houden met mijn ¾ ¾ ¾
omgeving verlies ik mijn autonomie. Vooronderstelling 3 : Als een ander inzicht krijgt in mijn unieke eigenschappen gaat hij die kopiëren Vooronderstelling 4 : In het creëren van synergetische effecten gaan de kosten altijd voor de baten uit Vooronderstelling 5 : Duidelijk communiceren kan alleen als het intensief gebeurd. Intensief is niet efficiënt 15
Vooronderstelling 1 : Door open samen te werken verlies ik de controle
B
A
Samen synergie creëren
D
Zo veel mogelijk vertrouwen en open zijn
E
Zo min mogelijk vertrouwen en open zijn
Duurzaam winstgevende relaties
C
Controle (beheersing) bewaren
16
Vooronderstelling 2 : Door rekening te houden met mijn omgeving verlies ik mijn autonomie B
Synergie waarborgen
Zo veel mogelijk D richten op het gemeen schappelijk doel
Duurzaam A winstgevende relaties
C
Autonomie waarborgen
Zo min mogelijk richten op het E gemeenschappelij ke doel 17
Vooronderstelling 3 : Als een ander inzicht krijgt in mijn unieke eigenschappen gaat hij die kopiëren.
A
B
Samen synergie creëren
C
Onmisbaar blijven
D
Vertrouwen en openheid volledig waarborgen.
Duurzaam winstgevende relaties
Vertrouwen en E openheid zo veel mogelijk beperken 18
Vooronderstelling 4 : In het creëren van synergetische effecten gaan de kosten altijd voor de baten uit.
A
B
Synergie waarborgen
D
Wederzijds voordeel staat voorop
C
Korte termijn eigen belang waarborgen.
E
Eigen voordeel staat voorop
Duurzaam winstgevende relaties
19
Vooronderstelling 5 : Duidelijk communiceren kan alleen als het intensief gebeurt. Intensief is niet efficiënt.
B
A
Elkaar voldoende kennen en begrijpen
D
Intensief communiceren
Duurzaam winstgevende relaties
C
Efficiënt samenwerken
D
Niet intensief communiceren 20
W in C st on gr cu oe rre i nt ie vo G ... rip op Fa pr al oc ko es st en re Ins du pe ct le ie n op Fa kla al ko ... st en re du ct ie
Grootste meerwaarde
140 120 100 80 60 40 20 0 Ontwikkelaar Bouwer
Coproducent Architect Allen
21
Overzicht meerwaarde 600 500 400 300 200 100 0
Ontwikkelaar Bouwer
t m aa sk li
Ar be
id
Kl an t
m ee Al ge
Fi
na nc i
ee
l
n
Coproducent Architect Allen
22
Norm faalkosten
23
Meerwaarde ¾ Meerwaarde vooral in betere bediening klant, een beter rendement, een concurrentievoordeel en een prettiger werksfeer. Het concurrentievoordeel wordt niet gezien door de ontwikkelaars en de architecten ¾ Is de meerwaarde zo aantrekkelijk dat we de risico’s die Integrale samenwerking in zich draagt, durven te nemen?
24
Belangrijkste voorwaarden 200 150 100 50
Ontwikkelaar Bouwer
0
ed W
s iz jd er
s re
c pe
t tc n a Kl
l a tra n e p O
en
c
i un m m o
.. c. oc r P
es
ur u ct u r st
Coproducent Architect Allen
25
Voorwaarden per thema 600 500 400 300 200 100 0
Ontwikkelaar Coproducent Architect Allen
M id
de
le nm an a. ..
e. ..
m an ag
Pr oc
es
co n
ult uu re C
Vi
si
e
en
le i
de
rs ...
m m ...
Bouwer
26
Voorwaarden ¾ Primair: Naast een strategische en duidelijke uigedragen keuze voor samenwerking is wederzijds respect met een open communicatie en een heldere processtructuur nodig ¾ Ook belangrijk: Klantgerichtheid en gezamenlijke sturingsinformatie, liefts met ICT en gedeelde ambitie ¾ Hoe creëren we die voorwaarden en wat is op redelijk korte termijn haalbaar?
27
Voorbeelden van goede samenwerking ¾ Vorige bijeenkomst van 11 juni 2001: ¾ Erasmusweg, Den Haag ( Joop Steenbrugge) ¾ 157 woningen Almere Buiten (Jelle Belksma) ¾ World Class Competitor (Jan Worst)
¾ Deze bijeenkomst: ¾ ¾ ¾ ¾ ¾
Joh. Enschede of Gamma ster (Aad Barnhoorn) Villa Pardoes (Hans Geertman) Verpleeghuis (Arnold Sikkel) Reflex (Jan van den Brink) Pharmachemie Haarlem (Peter de Vries) 28
Het projectpact ¾ Een leidraad voor het projectverloop ¾ Gezamenlijk ambitie, gedeelde waarden, onderling
vertrouwen, goede procesafspraken en gereedschappen voor teamwork ¾ Een verbintenis met de klantwensen en verwachtingen als uitgangspunt ¾ Andere uitgangspunten die verder ingevuld worden zijn een evenwichtige teamsamenstelling, samen zoeken naar het optimale, betrokkenheid bij veilgheid, gezondheid en milieu, in- en externe informatieverstrekking, prestatie-indicatoren met bijsturing en evaluatie 29
Denkmodel voor samenwerking Visie en Leiderschap
Maatschappij
Toelevering Cultuur en communicatie
ProcesMan.
Middelen Man.
Klant
30
Het projectpact ¾ Visie en leiderschap: ¾ Doelen en toegevoegde waarden samenwerking (kwaliteit/ambitie, budget, tijdsspanne) ¾ Management en coördinatie, organisatiestructuur, vertegenwoordiging, besluitvorming, procesregie, besturing, en risicofonds met zijn regels ¾ Incentives, prikkeling betere prestaties (eerder klaar, lagere prijs, storingsvrij) ¾ Omgang met wijzigingen en marges in uitgangspunten, procedures, beslissingen ¾ Geschillenbeslechting 31
Het projectpact ¾ Cultuur en communicatie ¾ De waarden van belang voor samenwerking, teamgeest, eerlijkheid en openheid, wederzijdse steun ¾ Het uitdragen van waarden en resultaten; workshops, barbecues, bulletins ¾ Communicatiestructuur, formeel en informeel ¾ Informatieoverdracht en kennisuitwisseling
32
Het projectpact ¾ Proces- en middelenmanagement ¾ Processtructuur: concept (paralel/serieel), uitwerking verdeling van taken en verantwoordelijkheden, afstemming ieders in- en output, gezamenlijk zorgsysteem ¾ Secundaire processen: wijze van rapportage en gezamenlijke projectbewaking, toedeling en training personeel, tools voor gegevens en kennisbeheer ¾ Financiële voorwaarden: omvang en onderbouwing risicofonds, kostenverdeling samenwerkingsorganisatie, verdeling resultaat, wijze van controling, prijs- en betalingsvoorwaarden
33
De weg naar een projectpact ¾ Doel: Projectpact en draagvlak daarvoor bij team ¾ Drie stappen in ontwikkeling pact en draagvlak: ¾ 1e bijeenkomst met leden directies: Invulling Visie en leiderschap; doelen en toegevoegde waarde, management en coördinatie, incentives, wijzigingen en geschillenbeslechting ¾ 2e bijeenkomst met leden directies en projectleiders: Invulling Cultuur en communicatie; gedeelde waarden, het uitdragen ervan, communicatiestructuur en stijl, kennisoverdracht ¾ 3e bijeenkomst met projectleiders en deels directies: Invulling Proces-en middelenmanagement; processtructuur, bemanning, secundaire processen, financiële voorwaarden, prijs-en betalingsvoorwaarden 34
Het event: het ketenvuur verder verspreiden
Steppebrand 35
Steppebrand ¾ Succesvolle projectvoorbeelden zijn de vonken waaruit een brede basis voor integrale samenwerking zal groeien
36
Het event ¾ Onderwerp: Discussie over zin, doelstelling, samenstelling en werkwijze platform Steppebrand ¾ Vraagstelling: Is Steppebrand een initiatief om werkelijk mee te starten: ¾ Werkwijze: Discussie met afrondend een etentje
37
Het platform Steppebrand ¾ Doel: ¾ Onder handhaving van concurrentie-condities geschikte samenwerkingspartners kunnen kiezen, kritische massa creeëren ¾ Meerwaarde concreet maken door een aanpak te ontwikkelen, “projectpact” ¾ Selectieproces van partners ¾ Samenwerkingskwaliteit is concurrentievoordeel voor deelnemers
38
Het platform Steppebrand ¾ Werkwijze: ¾ Kennis delen uit goede voorbeelden en pilots en vertalen in projectaanpak ¾ Uitwerken van samenwerkingsvoorwaarden voor bedrijven; selectiecriteria voor partnerkeuze ¾ Register van bedrijven die aan criteria voldoen ¾ Publiciteit ¾ Werven van middelen voor het werk van het platform ¾ Een en ander volgens een gezamenlijk te bepalen werkplan
39
Het platform Steppebrand ¾ De leden zijn bedrijven die: ¾ ¾ ¾ ¾
Actief zijn in integrale samenwerking Ervaringskennis en pilots in willen brengen Actief deel willen nemen aan discusies en studies Financieel willen bijdragen aan het werk van het platform (15.000 gulden per jaar ?)
40
