Deskripsi Singkat Mata Diklat ini dimaksudkan untuk membekali peserta dengan kemampuan membangun tim efektif untuk mewujudkan arah kebijakan organisasi melalui pembelajaran identifikasi stakeholders, pemetaan nilai dan interest stakeholder, dan strategi berkomunikasi. Mata Diklat disajikan secara interaktif melalui metode ceramah interaktif, diskusi, dan praktik.
Keberhasilan peserta dinilai dari kemampuannya membangun persepsi yang sama diantara para stakeholder untuk mewujudkan strategi organisasi.
HASIL BELAJAR Setelah mengikuti pembelajaran ini peserta diharapkan mampu membangun tim yang efektif untuk mewujudkan strategi organisasi.
INDIKATOR HASIL BELAJAR Setelah mengikuti pembelajaran ini, peserta dapat: 1. Mengidentifikasi stakeholders dalam mewujudkan strategi organisasi. 2. Memetakan nilai dan kepentingan stakeholders.
3. Strategi berkomunikasi dan Menyamakan persepsi stakeholders.
Tim adalah perpaduan dua atau lebih orang yang memiliki Tujuan Bersama dan memiliki Saling Ketergantungan. Hasil yang dicapai oleh Tim bergantung pada Kerjasama yang dilakukan pada sebagian besar waktu.
KERJASAMA TIM ? http://ikhtisar.com/membangun-tim-kerja-yang-efektif
TAHAPAN MEMBANGUN TIM EFEKTIF Tim Efektif akan melalui Tahapan Pengembangan (Development) secara berjenjang yakni: 1. Forming (Pembentukan)
2. Storming (Menyerbu) 3. Norming (Norma/Etika)
4. Performing (Pencapaian/Kinerja)
MODEL EFEKTIVITAS TIM Sebuah Tim dapat terus memperbaiki efektivitasnya dengan fokus pada 5 kunci utama yakni: 1. Goals (Tujuan), 2. Roles (Peran), 3. Procedures (Prosedur), 4. Relationships(Hubungan) and 5. Leadership (Kepemimpinan). Tim yang efektif selalu Sadar (Awareness) dan Responsif (Responsive) terhadap lingkungan Internal dan lingkungan Eksternal mereka. http://ikhtisar.com/membangun-tim-kerja-yang-efektif
Siapa saja (orang, organisasi, komunitas) yang dipengaruhi oleh atau mempengaruhi suatu Effort (Upaya) organisasi selanjutnya disebut Upaya Bisa pula mereka yang memiliki kepentingan kuat terhadap Upaya itu, demi alasan akademik, filoso-fis, atau politis, sekalipun mereka dan keluarga-nya, teman dan rekannya tidak langsung dipenga-ruhi Upaya itu
Stakeholders Primer (Primary Stakeholders) Orang / kelompok yang langsung dipengaruhi Upaya itu, baik positif maupun negatif (dalam beberapa kasus ada Stakeholders Primer di kedua sisi) Mis.: Kebijakan pengendalian harga sewa rumah menguntungkan penyewa, tetapi merugikan pemilik rumah
Stakeholders Sekunder (Secondary Stakeholders)
Orang / kelompok yang secara tidak langsung di-pengaruhi Upaya itu, baik positif maupun negatif
Mis.: Program pengurangan tindak kekerasanda-lam rumah tangga (KDRT) bisa mempunyai akibat positif terhadap personil IGD (Instalasi Gawat Darurat) karena mengurangi jumlah kasus
Sebaliknya, mungkin memerlukan lebih banyak training bagi polisi untuk menangani panggilan ter-kait tindak KDRT dengan cara yang berbeda
Stakeholders Utama (Key Stakeholders) Mereka yang bisa memiliki pengaruh positif / nega-tif terhadap Upaya itu – mereka penting di dalam atau bagi organisasi yang terlibat dalam Upaya itu Mis.: CEO / Direktur dan Staf yang bekerja lang-sung untuk melaksanakan kegiatan Upaya itu Juga Penyandang Dana, Pejabat Pemerintah yang terpilih / ditunjuk, Tokoh Bisnis, Ulama, dan Figur lain yang berpengaruh
Ekonomik Program training ketenagakerjaan bisa meningkat-kan prospek ekonomik orang berpenghasilan ren-dah Pengaturan zona wilayah bisa membawa konse-kuensi bagi berbagai kelompok
Perubahan Sosial Upaya memperbaiki keharmonisan sosial bisa mengubah iklim sosial bagi kedua anggota kelom-pok minoritas / mayoritas suku / etnis tertentu
Kerja Melibatkan pekerja dalam pengambilan keputusan bisa meningkatkan kehidupan kerja dan membuat orang lebih puas terhadap pekerjaannya Waktu Jam kerja fleksibel, program libur bagi pengasuh, libur orang-tua, dan memberi waktu luang mengu-rus urusan kehidupan bisa membebaskan dari stres dan meningkatkan produktivitas
Lingkungan Perlindungan ruang publik, konservasi sumber daya alam, perhatian pada perubahan iklim, dan upa-ya membangun lingkungan hijau bisa menambah kenyamanan kehidupan sehari-hari Kesehatan Fisik Fasilitas medis gratis / terjangkau dan program lain yang serupa bisa memberi manfaat bagi orang berpenghasilan rendah dan bisa memperbaiki kese-hatan masyarakat
Keselamatan & Keamanan Program pengawasan dan patroli lingkungan dan prakarsa keselamatan kerja bisa meningkatkan keselamatan dan keamanan komunitas tertentu, bahkan masyarakat secara keseluruhan
Kesehatan Mental Pusat Kesehatan Mental Masyarakat dan Penitipan Orang Dewasa bisa sangat penting, tidak hanya bagi orang yang bermasalah kesehatannya, tetapi juga bagi keluarga dan komunitas secara keseluruhan
Mendapatkan lebih banyak gagasan pengembangan dan implementasi Upaya daripada jika dibatasi hanya pada satu organisasi atau kelompok kecil yang memiliki pandangan serupa Bisa memasukkan banyak perspektif dari semua sektor / unsur komunitas yang dipengaruhi, sehingga bisa memberi gambaran lebih jelas tentang konteks komu-nitas, potensi kesulitan, dan aset yang ada Memperoleh penerimaan dan dukungan dari semua Stakeholders yang membuat mereka menjadi bagian integral dari pengembangan, perencanaan, implementasi, dan evaluasinya (ada sense of ownership)
Fair bagi semua Semua Stakeholders bisa punya pendapat dalam pengembangan Upaya yang mung-kin berdampak serius terhadap mereka Terhindar dari unsur yang tidak kita ketahui Jika semua duduk bersama, segala masalah bisa diung-kap dan diselesaikan sebelum menjadi “tembok peng-halang”
Memperkuat posisi kita jika ada oposisi Bersama semua Stakeholders bisa membuat perbedaan besar dengan kekuatan pengaruh politis dan moral
Menjembatani modal sosial bagi komunitas Modal sosial merupakan jejaring kenalan, persahabatan, ikatan keluarga, kebaikan, kewajiban, dan nilai sosial yang bisa digunakan untuk merekat hubungan dan memperkuat komunitas Meningkatkan kredibilitas organisasi kita Melibatkan dan menghadirkan kepentingan semua Stakeholders membuat organisasi kita dipandang fair, etis, transpa-ran, dan membuat orang suka bekerja dengan kita
Meningkatkan peluang keberhasilan Upaya Mengidentifikasi Stakeholders dan merespons kepentingan mereka akan menyebabkan dukungan masyarakat
Stakeholders Primer Penerima Manfaat / Target dari Upaya
Penerima Manfaat (Beneficiaries): mereka yang memperoleh sesuatu (layanan, keterampilan, uang, barang, hubungan sosial, dsb.) sebagai akibat langsung dari Upaya Sasaran (Target): mereka yang menerima / tidak menerima manfaat pribadi, atau memiliki tindakan yang memberi manfaat terhadap populasi / komunitas tertentu (biasanya tidak menguntungkan) Contoh: Populasi tertentu kelompok suku / etnis, kelompok sosio-ekonomik, penghuni rumah susun
Stakeholders Primer (lanjutan)
Penduduk wilayah geografi tertentu lingkungan ru-kun tetangga, kota, pedesaan Orang yang mengalami / berisiko terhadap masalah / kondisi tertentu tunawisma, kurang keterampilan da-sar, tunakarya, penderita diabet Orang yang terlibat / peserta organisasi / institusi ter-tentu siswa sekolah, penerima BLT / BLSM, pemuda yang terlibat dalam sistem peradilan Orang yang akan diubah perilakunya remaja nakal, perokok, orang yang terlibat kegiatan seks berbahaya Pembuat Kebijakan dan Institusi yang menjadi Sasaran Upaya
Stakeholders Sekunder Mereka yang langsung terlibat dengan / bertanggung jawab
terhadap Penerima Manfaat atau Sasaran Upaya Individu dan organisasi yang hidup bersama / dekat de-ngan / peduli terhadap Penerima Manfaat / Sasaran dan menawarkan layanan langsung kepada mereka Contoh: Orang-tua, pasangan hidup, saudara kandung, anak, anggota keluarga lain, teman Sekolah dan Stafnya guru, konselor, guru bantu Dokter dan Tenaga Paramedis, terutama petugas pera-watan utama
Stakeholders Sekunder (lanjutan)
Petugas Sosial dan Psikoterapis Organisasi Kesehatan dan Layanan Kemanusiaan de-
ngan seluruh Stafnya pekerja muda, pekerja kasus kesejahteraan, dsb. Relawan komunitas dengan berbagai kapasitas so-pir, instruktur relawan dalam pelatihan petugas dapur Mereka yang pekerjaan / hidupnya bisa dipengaruhi oleh proses / hasil Upaya Contoh: Polisi dan Petugas Hukum lain Pendekatan baru terhadap pencegahan tindak kekerasan, penyalahgunaan obat, atau KDRT bisa memerlukan training dan praktek keterampilan baru pada Penegak Hukum
Stakeholders Sekunder (lanjutan)
Personil IGD, guru, orang lain yang terikat hukum untuk melaporkan child abused atau situasi serupa
Pemilik Perumahan hak hukum dan tanggung jawabnya bisa diubah oleh hukum yang memunculkan kam-panye penghentian diskriminasi perumahan / memperkuat hak penyewa
Kontraktor dan Pengembang akan terpengaruh oleh hukum yang mengatur ruang terbuka dan zona wilayah
Pekerja meningkat biayanya K3, asuransi Anggota masyarakat biasa yang kehidupan, pekerjaan, dan rutinitasnya dipengaruhi oleh perubahan kebijakan
Stakeholders Utama Pejabat Pemerintah & Pembuat Kebijakan adalah mereka yang merencanakan, mensahkan, dan menjalankan hukum dan peraturan yang bisa memenuhi tujuan Upaya atau langsung membatalkannya Anggota DPR-DPRD yang membuat dan mensahkan hukum serta mengontrol anggaran publik Gubernur, Walikota / Bupati eksekutif yang menjalankan hukum, mengadministrasikan anggaran, dan laksanakan-nya bisa sangat berkontribusi bagi keberhasilan / kegagal-an Upaya
Stakeholders Utama (lanjutan) Anggota pimpinan badan lokal Pimpinan badan kesehatan, perencanaan (BAPEDA), penzonaan wilayah bisa dengan kekuasaannya menjadi sekutu penting atau oponen berbahaya Badan Pemerintah Daerah sering membuat dan mengeluarkan peraturan yang adakalanya bisa membantu / membatalkan Upaya, tergantung pilihan mereka Pembuat kebijakan sering memiliki kekuasaan resmi (mes-kipun hanya “penasehat”) pendapat dan gagasannya sering dianut
Stakeholders Utama (lanjutan) Mereka yang bisa mempengaruhi pihak lain Media massa Orang dengan posisi yang bisa menyebarkan pengaruh ulama, dokter, CEO, Rektor Pemimpin komunitas yang didengar orang mungkin di-hormati karena posisi mereka dalam populasi itu, menjadi penduduk lama yang mendapat kepercayaan masyarakat
Stakeholders Utama (lanjutan) Mereka yang punya kepentingan dengan hasil Upaya Komunitas bisnis bisa mendapatkan pekerja yang lebih baik, lebih mudah dan lebih banyak mendapat keuntungan Advokat bergantung kepentingan mereka Aktivis komunitas yang memiliki kepentingan filosofis atau politis berkaitan dengan isu yang diangkat oleh Upaya Orang yang mempunyai kepentingan akademik / penelitian terhadap isu / populasi Target Penyandang Dana nyata / potensial tanpa dukngan me-reka Upaya tidak bisa terlaksana Masyarakat luas diperlukan dukungannya
Brainstorming berkumpul bersama anggota organisasi, pejabat, orang yang terlibat, dan orang yang diberi infor-masi tentang Upaya (buat kategori dan nama)
10-15’ mengemukakan sebanyak mungkin saran (walau aneh sekalipun), tanpa kritik dan evaluasi
Mendiskusikan tiap saran, bisa mengidentifikasinya menjadi Stakeholders Primer, Sekunder, dan Utama
Mengumpulkan kategori dan nama dari Informan di komu-nitas (yang bukan peserta Brainstorming), terutama ang-gota populasi / penduduk wilayah geografi yang menjadi Sasaran
Berkonsultasi dengan organisasi yang terlibat / pernah di-libatkan dalam Upaya serupa, atau yang bekerja dengan populasi / di wilayah yang menjadi Sasaran
Mendapatkan lebih banyak gagasan dari Stekeholders be-gitu mereka teridentifikasi
Pasang advertensi apabila perlu di layanan masyarakat, pertemuan komunitas, newsletter komunitas / organisasi, media sosial, email Target, pengumuman oleh pimpinan rapat, pertemuan keagamaan, dan dari mulut ke mulut
NILAI DAN INTEREST STAKEHOLDERS
PENGERTIAN NILAI Istilah “Values (Tata Nilai)” mengacu kepada prinsip-prinsip tuntunan dan perilaku yang melekat di dalam cara organisasi dan para tenaga kerjanya beroperasi seperti yang diharapkan. Values mencerminkan dan memperkuat budaya yang diinginkan oleh organisasi. Values mendukung dan menuntun pengambilan keputusan setiap tenaga kerja, membantu organisasi dalam melaksanakan misinya dan mencapai visinya dengan cara yang memadai. Contoh Values adalah seperti menunjukkan integritas dan sikap fair dalam seluruh interaksi, melampaui ekspektasi pelanggan, menghargai tenaga kerja dan keberagaman, memproteksi lingkungan, dan bertekad untuk mencapai keunggulan kinerja setiap hari. Istilah ini jangan dirancukan dengan istilah Value (tanpa huruf “s” di akhir), karena istilah value (nilai) dalam Baldrige memiliki pengertian yang berbeda pula.
SEBELAS TATA NILAI DAN KONSEP INTI Seluruhnya ada 11 (sebelas) Tata Nilai dan Konsep Inti yang membangun Kriteria Bisnis tersebut: 1. Kepemimpian yang Visioner (Visionary Leadership) 2. Keunggulan menurut Pelanggan (Customer–Driven Excellence) 3. Pembelajaran Perorangan dan Organisasional (Organizational and Personal Learning) 4. Menghargai Tenaga Kerja dan Mitra (Valuing Workforce Members and Partners) 5. Kegesitan (Agility) 6. Fokus kepada Masa Depan (Focus on the Future) 7. Mengelola Inovasi (Managing for Innovation) 8. Manajemen berdasarkan Fakta (Management by Fact) 9. Pertanggungjawaban Kemasyarakatan (Societal Responsibility) 10. Fokus kepada Hasil dan Penciptaan Nilai (Focus on Results and Creating 11. Value)Perspektif Kesisteman (Systems Perspective
Penerima Manfaat mungkin akan: Sangat mendukung (melihat peluang untuk perbaikan hidup)
Ambivalen (dipermalukan karena buta huruf) Menentang ( menganggap sebagai beban) Stekeholders punya kepentingan ekonomik
Adakalanya egois dan serakah, mis.: korporat tidak mau keluar dana untuk menghentikan polusi pabriknya Kepentingan ekonomi bisa juga sejalan dengan Upaya suatu Inisiatif mendirikan klinik bisa memberi kerja bagi kontraktor, tenaga kesehatan, pesanan peralatan medis, dan keuntungan bagi masyarakat setempat
Pengusaha juga punya kepentingan walaupun Upaya menguntungkan masyarakat luas, tetapi Pengusaha Kecil bisa mengalami penurunan keuntungan
Organisasi penyandang dana pendanaan Upaya bisa berarti pengurangan pekerja atau mengganggu cash flow Upaya yang membawa isu kontroversi budaya (aborsi, pernikahan antar gay) bisa sangat didukung kelompok masyarakat tertentu, tetapi bisa ditentang kelompok lainnya Legislator dan pembuat kebijakan bisa memiliki kepentingan menjaga citra, sehingga mendanai Upaya tertentu Orang yang terlibat dalam Upaya perlu belajar metode baru dan meningkatkan kemampuan membuat laporan Orang-tua yang dilaporkan melakukan child abuse
Menentukan:
Stakeholders yang berpengaruh paling positif atau paling negatif terhadap Upaya
Stakeholders yang paling dipengaruhi oleh Upaya Bagaimana kita harus bekerja bersama Stakeholders de-ngan berbagai tingkat kepentingan dan pengaruh yang berbeda
Kebanyakan metode analisis membagi Stakeholders ke dalam empat kategori
High Influence, Low Interest (Latents)
High Influence, High Interest (Promoters)
Low Influence, Low Interest (Apathetics)
Low Influence, High Interest (Defenders)
Ciri-ciri keempat Kelompok Stakeholders:
Promoters memiliki kepentingan besar terhadap Upaya dan juga kekuatan untuk membantu membuatnya berhasil (atau menggelincirkannya)
Defenders memiliki kepentingan pribadi dan dapat menyuarakan dukungannya dalam komunitas, tetapi kekuatannya kecil untuk mempengaruhi Upaya
Latents tidak memiliki kepentingan khusus maupun terlibat dalam Upaya, tetapi memiliki kekuatan besar untuk mempengaruhi Upaya jika mereka menjadi tertarik
Apathetics kurang memiliki kepentingan maupun kekuatan, bahkan mungkin tidak mengetahui adanya Upaya
Stakeholders Utama pada umumnya adalah Promoters
Kuadran ini dapat membantu memutuskan bagaimana mengelola Stakeholders
Agar Upaya berhasil, perlu mengembangkan Promoters agar memahami penuh dan menerima proses Upaya se-penuh hati
Mereka bisa mengajak Stakeholders lain bergabung serta mendorong mereka berpartisipasi dalam perencanaan, implementasi, dan evaluasi Upaya
Mereka bisa menjadi mentor atau mitra bagi Stakeholders lain
Promoters (High Influence / High Interest) Mereka benar-benar bisa membuat Upaya berjalan Jika positif, mereka perlu diperkuat dan dilibatkan da-lam pekerjaan yang akan dinikmatinya Jika gagasannya tidak jalan, yakinkan bahwa mereka tahu mengapa, dan mengapa alternatifnya lebih baik Latents (High Influence / Low Interest) Mereka bisa sangat membantu jika dapat diyakinkan akan pentingnya Upaya bagi kepentingan mereka sen-diri atau untuk kebaikan yang lebih besar Perlu didekati dan diberi informasi, setiap kali perlu dila-kukan kontak dengan mereka Tunjukkan bagaimana Upaya memiliki efek positif terha-dap isu maupun populasi yang menjadi perhatiannya
Defenders (Low Influence / High Interest) Mereka bisa sangat membantu jika mereka tetap mendapat informasi dan kita tidak perlu khawatir tertang keterlibatannya di masa datang Mereka sering memberikan waktu dan keterampilannya saat Upaya perlu bertahan hidup
Apathetics (Low Influence / Low Interest) Mereka tidak peduli terhadap Upaya Mereka menjadi Stakeholders karena kebetulan menja-di anggota suatu kelompok atau karena posisinya di komunitas Sebaiknya tidak mengganggu mereka, walaupun bisa diberi informasi melalui newsletter
Menarik orang / organisasi ke dalam proses dan mengGerakkan ke arah Promoters Memperlakukan mereka dengan respek Memberi informasi apapun, training, mentoring, dan/atau dukungan yang diperlukan agar mereka tetap terlibat
Menemukan tugas atau pekerjaan yang perlu dilakukan yang menarik minat dan menggunakan bakat mereka Menjaga semangat mereka dengan memuji, merayakan, apresiasi kecil, dan secara terus menerus mengingatkan pencapaian Upaya Melibatkan mereka dalam pengambilan keputusan
Mengajak mereka mengerjakan pembuatan konsep, perencanaan, implementasi, dan evaluasi Upaya dari sejak awal Apabila mengawali hanya dengan sedikit kekuasaan / pe-ngaruh, mereka perlu dibantu belajar bagaimana
memperoleh dan melatih pengaruhnya dengan bekerja bersama orang lain, dan mengembangkan keterampilan pribadi, berpikir kritis, dan politis
Adalah penting memonitor dan mengevaluasi Stakeholders yang telah diidentifikasi, dipahami, dan dilibatkan da-lam rangkaian Upaya Sebaiknya melibatkan Stakeholders dari sejak awal Evaluasi proses Stakeholders seyogyanya menjadi bagian integral dari keseluruhan evaluasi Upaya Stakeholders sebaiknya dilibatkan dalam pengembangan evaluasi
Mereka bisa mengungkapkan apa yang bisa dan tidak bisa dilakukan untuk mempertahankan mereka tetap terlibat
Pertanyaan evaluasi yang perlu dipertimbangkan: Apa yang telah Anda lakukan untuk mengidentifikasi Stakeholders secara lebih baik? Strategi mana yang berjalan paling baik untuk melibatkan populasi dan kelompok yang berbeda? Seberapa berhasil Anda menjaga mereka tetap terlibat? Apakah Anda memberikan training atau dukungan lain? Apakah analisis Stakeholders Anda dan upaya manajemen memberi efek yang diharapkan? Apakah mereka membantu? Apakah keterlibatan Stakeholders meningkatkan kerja, keefektifan, dan/atau dukungan politis dan komunitas terhadap Upaya?
DEFINISI STRATEGI Definisi strategi adalah jalan-jalan utama yang terpilih untuk menjamin tercapainya tujuan secara efektif dan efisien (Santoso : 2005). Dalam kamus induk istilah ilmiah (2003 :740) dijelaskan bahwa strategi adalah taktik, kiat, cara-cara yang baik dan menguntungkan dalam suatu tindakan. Uraian lain menjelaskan strategi adalah rencana yang cermat mengenai kegiatan untuk mencapai sasaran khusus (KBBI : 1996 : 964).
KOMUNIKASI Komunikasi dapat didefinisikan sebagai proses interaktif antara dua atau lebih orang yang saling bertukar informasi yang bermanfaat melalui kata-kata atau pesan-pesan baik secara verbal ataupun tertulis. Dalam hal ini kita melihat ada dua pihak yang saling berhubungan yaitu pihak pemberi informasi atau yang biasanya disebut ‘sender’ dan pihak yang menerima informasi atau yang biasa disebut ‘receiver’.
PENGERTIAN STRATEGI KOMUNIKASI Strategi komunikasi menurut Onong merupakan paduan dari perencanaan komunikasi (communication planning) dan manajemen komunikasi (communication manajement) untuk mencapai suatu tujuan (goal). Untuk mencapai tujuan tersebut strategi komunikasi harus dapat menunjukkan bagaimana operasionalnya secara taktis harus dilakukan dalam arti kata bahwa pendekatan (approach) bisa berbeda-beda sewaktuwaktu, bergantung pada situasi dan kondisi.
LIMA STRATEGI KOMUNIKASI 1. Terbuka Kunci pertama untuk menciptakan Komunikasi Korporat yang efektif adalah transparansi, yaitu informatif dan jujur ?dalam berkomunikasi. 2. Terstruktur Komunikasi yang terstruktur dapat dipresentasikan dalam cara yang menarik agar mudah dimengerti oleh audiens. 3. Bersemangat Komunikasi korporat harus dikemas dengan nuansa yang bersemangat untuk memastikan audiens segera bertindak setelah menerima pesan.
LANJUTAN…………….
4. Seimbang Untuk menciptakan komunikasi yang efektif, Anda perlu mengatur frekuensi pesan. Komunikasi yang terlalu sedikit dapat menyebabkan kebingungan dan frustrasi. Di sisi lain, komunikasi yang terlalu sering akan menyebabkan sikap apatis. 5. Profesional Komunikasi korporat harus dikemas secara profesional. Pesan yang dibuat dengan baik dan tanpa kepentingan pribadi akan lebih efektif dalam lingkungan kerja.
