Handleiding. Visual Handel. Visual Handel Pagina: 1 Versie:

Handleiding

Visual Handel Visual  Handel Versie: 05191202

Pagina: 1

INHOUDSOPGAVE Hoofdstuk Pagina 1. Algemeen. 5 1.1. Basisgegevens. 5 1.2. Artikelen. 5 2. Leveranciers. 7 2.1 Instellen. 7 2.2. Prijsafspraak met een leverancier 9 3. Magazijnen & Locaties. 11 3.1. Magazijnen. 11 3.2. Locaties. 13 4. Bestellen. 14 4.1. Bestelling Toevoegen. 14 4.2. Bestelling Genereren. 21 5. Ontvangen. 27 5.1. Verwerken Ontvangst. 27 6. Leveringen. 36 6.1. Leveringen. 36 7. Factureren. 38 7.1. Factuur maken. 38 8. Backorders. 44 8.1. Backorder. 44

Visual  Handel Versie: 05191202

Pagina: 3

1. Algemeen. 1.1. Basisgegevens. Om met de voorraadmodule te kunnen werken zult u eerst een aantal basisgegevens moeten vastleggen. In deze handleiding worden alleen die gegevens besproken die van belang zijn voor deze module. Zo zal het aanmaken van artikelen niet besproken worden maar wel de wijzigingen die specifiek nodig zijn om de artikelen te kunnen gebruiken in combinatie met de voorraadmodule.

1.2. Artikelen. Het artikelbestand maakt onderdeel uit van de basis-programmatuur. Om de voorraad van een artikel bij te kunnen houden dient u bij het betreffende artikel de optie “Voorraadartikel” aan te vinken. - Maak een nieuw artikel aan - Zet een “vinkje” bij “Voorraad Artikel?” - Klik op “Bewaar”

Figuur 1.2.1. Visual  Handel Versie: 05191202

Configuratie voorraadartikel Pagina: 5

- Open het zojuist gemaakte artikel. Men ziet dat er in het detailvenster van het artikel de volgende tabbladen bij zijn gekomen; * Prijsafspraken * Documenten * Leveranciers * Voorraad

Figuur 1.2.2.

Voorraadtabs

Prijsafspraken Wanneer u gebruik maakt van prijsafspraken voor de verkoop maakt u gebruik van deze tab. Voor meer informatie zie manual: “Visual Prijslijsten”. Documenten Men heeft hier de mogelijkheid om documenten aan artikelen te koppelen. Leveranciers De koppeling van een voorraadartikel met één of meerdere leverancier(s) dient hier te worden toegewezen. Voor meer informatie zie: “Hoofdstuk 2. Leveranciers”. Voorraad Men geeft hier aan wat de “Defaultlokatie” van het artikel is in het magazijn en wat de minimale en maximale voorraad is. Voor meer informatie zie: Hoofdstuk 3. Magazijnen & Locaties”.


Pagina: 6

2. Leveranciers. 2.1 Instellen. Om een artikel te kunnen bestellen moet er minimaal één leverancier gekoppeld zijn. - Open het detailscherm van een artikel en klik op “Leveranciers” en dan op “Toevoegen”

Figuur 2.1.1.

Extra tabbladen

- In het geopende scherm klikt u op het vergrootglas bij “Leverancier”


Pagina: 7

Figuur 2.1.2.

Toekennen Artikel → Leverancier

- Selecteer een “Leverancier” - Voorzie de overige velden van de juiste informatie - Klik op “OK” De als eerste geselecteerde leverancier is de “Hoofdleverancier”. Dit is van belang wanneer er meerdere leveranciers gekoppeld worden aan één artikel. Deze status is ingebouwd om gebruik te kunnen maken van de functie: “Generen”. Voor meer informatie zie: Hoofdstuk: 4.2. Bestelling Genereren. Bij het verwijderen van een leverancier verdwijnen ook de prijzen en alle andere ingevulde velden van dit artikel voor deze leverancier, er wordt niks vastgehouden.


Pagina: 8

2.2. Prijsafspraak met een leverancier. Om kortingafspraken met een leverancier vast te leggen handelt u als volgt: - Selecteer in het detailscherm “Leveranciers”. - Selecteer een Leverancier. - Klik op “Prijsafspraken”.

Figuur 2.2.1.

Prijsafspraak

- Klik op “Toevoegen”.

Figuur 2.2.2.


Maken van een prijsafspraak

Pagina: 9

- Vul de velden. - Klik op “Bewaar”.

Figuur 2.2.3.

Instellen van de Inkoopstaffel

- Klik op “Sluiten”.

Figuur 2.2.4.

Prijsafspraak toegevoegd

Het artikel is gekoppeld met een leverancier en krijgt in het voorbeeld 10% korting.


Pagina: 10

3. Magazijnen & Locaties. 3.1. Magazijnen. Om voorraad bij te kunnen houden beschikt men over een of meerdere magazijnen. In de praktijk is er meestal maar één magazijn met meerdere locaties. In onze programmatuur is het mogelijk om meerdere magazijnen te hebben en meerdere locaties. Een magazijn kan van alles zijn. Het zou bijvoorbeeld ook een bestelauto kunnen zijn, of als u over meerdere bestelauto’s beschikt zou iedere bestelauto een magazijn kunnen zijn.

Figuur 3.1.1. Magazijngegevens Algemeen

Van ieder magazijn legt u een aantal basisgegevens vast die u later op allerlei rapporten en layouts weer kunt gebruiken. De betekenis van de velden is als volgt. Visual  Handel Versie: 05191202

Pagina: 11

Veld Magazijn Naam Default locatie Adres 1 Adres 2 Adres 3 Postcode Plaats Land Telefoon Fax Contactpersoon

Omschrijving Korte zoekcode voor dit magazijn. In de applicatie wordt deze code gebruikt om te kunnen selecteren en gegevens te koppelen. De omschrijving van dit magazijn. Wordt standaard geselecteerd als er een besteling wordt gemaakt. Dit kan een aparte ontvangstlocatie zijn. Eerste adresregel. Tweede adresregel. Derde adresregel. Postcode behorende bij het adres. Plaats behorende bij het adres. Land behorende bij het adres. Telefoonnummer behorende bij het adres. Faxnummer behorende bij het adres. Medewerker die als aanspreekpunt dient behorende bij dit magazijn.

Het is uiteraard mogelijk om steeds nieuwe magazijnen en te maken en bestaande gegevens achteraf te wijzigen. Het verwijderen van magazijnen zal niet mogelijk zijn als er nog locaties aan een magazijn verbonden zijn.


Pagina: 12

3.2. Locaties. Een magazijn kan vervolgens weer opgedeeld worden in locaties. Een locatie is de kleinste eenheid binnen een magazijn.

Figuur 3.2.1. Invoeren nieuwe locatie

Veld Locatie Magazijn Omschrijving Looproute nr. Ophoogfactor Aantal T/m


Omschrijving De code voor de locatie, meestal de code waaronder de locatie bekend is in het magazijn. Het magazijn waar deze locatie bij hoort. Nadere aanduiding van de locatie. Elke locatie kan opgenomen worden in een looproute zodat er op een een picklist de meest efficiënte volgorde kan worden aangehouden. Factor waarmee aantal wordt verhoogd. Aantal waarmee verhoogd wordt. Aantal plaatsen op de lokatie.

Pagina: 13

4. Bestellen. 4.1. Bestelling toevoegen. Er zijn verschillende manieren van bestellen. De meest eenvoudige manier is het handmatig toevoegen van een bestelling.

Figuur 4.1.1. Bestelling toevoegen

- Klik op Bestelling -> toevoegen.


Pagina: 14

Figuur 4.1.2.

Veld Leverancier* Referentie Bestelreferentie Besteldatum Bestelwijze Magazijn* Naam Land Telefoon & Fax Inkoper Betalingsconditie Leveringswijze

Bestelformulier

Omschrijving Leverancier selecteren Referentie Bestelreferentie Besteldatum Selecteer een bestelwijze Selecteer een aflevermagazijn Naam van het aflevermagazijn Land van het aflevermagazijn Telefoon en Faxnummer behorend bij het magazijn Eventueel een medewerker selecteren die als aanspreekpunt dient behorende bij deze bestelling. Selecteer een betalingswijze Selecteer een leveringswijze

* = Verplichte velden


Pagina: 15

Wanneer de velden gevuld zijn is het mogelijk om in het regelgedeelte de artikelen te selecteren die bij deze leverancier te bestellen zijn. - Positioneer uw cursor onder de kolom artikel en klik met de linkermuistoets in het lege veld. - Er verschijnt een knop met een vergrootglas. Door op “F5” te drukken of met de muis op het vergrootglas te klikken opent u het artikelscherm.

Figuur 4.1.3.

Selecteer een artikel

Het volgende scherm opent zich;

Figuur 4.1.4.

Artikelselectiescherm

Dit scherm laat alle artikelen zien. Via het filter is het mogelijk om aan te geven welke artikelen zichtbaar moeten zijn. Visual  Handel Versie: 05191202

Pagina: 16

Veld Op leverancier Signaleringen Omschrijving Art.code Lever. artikelc..

Omschrijving Selectie op leverancier Selectie op basis van Artikelvoorraad Artikelomschrijving Artikelcode Leverancier artikelcode

Selecteer het artikel, klik op “Selecteer” en geef het aantal in.

Figuur 4.1.5.

Artikel toevoegen aan bestelformulier

Herhaal deze handeling totdat de bestelling compleet is. Het is mogelijk om via dit scherm artikelen aan deze leverancier te koppelen.

Figuur 4.1.6.

Artikel toevoegen aan leverancier via bestelformulier

- Klik op “Afdrukken” of “Bewaar” wanneer de bestelling is gemaakt.

Figuur 4.1.7.

Bewaren/Afdrukken nieuwe bestelling


Pagina: 17

Indien u de bestelling “Bewaard” of er een “Proef afdruk” van maakt is het mogelijk om nog artikelen aan de lijst toe te voegen. De Bestelbon is op de volgende manier te benaderen: - Klik op “Bestelling”. - Selecteer “Overzicht”.

Figuur 4.1.8.

Overzicht

In het scherm wat volgt is het mogelijk om de desbetreffende bon te openen en aan te passen.


Overzicht bestellingen Pagina: 18

Met behulp van de filtermogelijkheden is het mogelijk om gericht een bestelbon op te zoeken. Zodra de afdruk “Definitief” is gemaakt kan er niks meer veranderd worden aan de bestelling. De “Definitief” afgedrukte bestelling is te benaderen op de volgende manier: - Klik op “Bestelling”. - Klik op “Open bestellingen”.

Figuur 4.1.9. Open bestelling

In het scherm wat volgt is het mogelijk om de desbetreffende bon te openen.

Figuur 4.1.10.


Open bestellingen

Pagina: 19

Deze open bestelbonnen zijn definitief afgedrukte bonnen. Definitief afgedrukte bonnen zijn niet meer te wijzigen. Door de regel te selecteren en te dubbelklikken worden de regels uit de bestelbon getoond.

Figuur 4.1.11.

Open bestelregels

Indien u in de kolom “Afgehandeld” de status in “Ja” veranderd zullen er geen wijzigingen in de voorraad plaatsvinden. Verderop in deze handleiding wordt uitgelegd hoe een bestelbon verwerkt moet worden.


Pagina: 20

4.2. Bestelling Genereren Het is ook mogelijk om bestellingen te genereren.

Figuur 4.2.1. Automatisch bestelling genereren

Deze optie is mogelijk voor artikelen waar de volgende items een waarde hebben: - Magazijn - Lokatie - Leverancier - Minimale voorraad - Maximale voorraad


Voorraadbeheer; Automatisch bestelling genereren Pagina: 21

De mogelijkheden in dit scherm zijn als volgt; De opties;

Figuur 4.2.3.

Opties Automatisch genereren

Optie

Omschrijving

Advies

Scherm wordt geopend met advies over: - Artikel

Art. per Lev.

- Leverancier

(te wijzigen)

- Aantal te bestellen

(te wijzigen)

Koppeling Artikel → Leverancier Het is mogelijk om in dit scherm de leverancierartikelcode te koppelen aan uw eigen artikelcode.

Voorraad

Voorraadgegevens over artikel: - Magazijn - Artikel - Default Lokatie

(te wijzigen)

- Minimale voorraad

(te wijzigen)

- Maximale voorraad (te wijzigen) - Actuele voorraad Verwijderen

Bestelregel verwijderen

Vergelijk

- nog niet functioneel –

Vernieuwen

Opnieuw opbouwen van het scherm

Genereren

Automatisch bestelling genereren


Pagina: 22

Figuur 4.2.4.

Filter Voorraadbeheer “Generen”

Veld Artikel Magazijn Leverancier Minimum

Omschrijving Filteren op Artikel Filteren op Magazijn Filteren op Leverancier - Beschikbare Voorraad - Economische Voorraad - Plankvoorraad - Vrije Voorraad - Negatief - Onder ingestelde minimum - Normaal & onder minimum - Alles

Laten zien

Door gebruik te maken van dit filter is het mogelijk om een selectie te laten zien uit de artikeldatabase. Het is bijvoorbeeld mogelijk om alleen artikelen van een bepaalde leverancier te tonen. - Klik op het vergrootglas bij “Leverancier” - Dubbelklik op een leverancier - Klik op “Vernieuwen” U ziet nu alleen de artikelen van de geselecteerde leverancier. Om alle leveranciers te zien maakt u het veld “Leverancier” leeg en klik u op vernieuwen. Alle artikelen worden nu getoond.


Pagina: 23

Figuur 4.2.5.

Voorraad Artikeloverzicht

Kolom Artikel Omschrijving Magazijn Status

Leverancier Aantal Inkoopeenheid Prijs Voorraad Min. Voorraad Max. Voorraad Eenheid Niet afgedrukte bestelling


Omschrijving Artikelcode Artikelomschrijving Magazijncode Artikelvoorraadstatus; Negatief: <0 Onder minimum, voorraadaantal onder ingestelde minimum Normaal: Voorraadaantal tussen ingesteld minimum en maximum Boven maximum: voorraadaantal boven ingestelde maximum Hoofdleverancier Te bestellen aantal Inkoopeenheid Inkoopprijs Voorraadaantal Ingestelde minimum voorraadaantal Ingestelde maximum voorraadaantal Verkoopeenheid Overzicht voor afgedrukte bestellingen

Pagina: 24

Figuur 4.2.6.

Extra info over het geselecteerde artikel. De definities en de berekening van de items is als volgt: Vrije voorraad Werkelijke vrd. + ontvangen – nog te fact. – vrd. in bewerking – backorder

Beschikbare voorraad* Werkelijke vrd. + ontvangen – nog te fact. – vrd. in bewerking (ingebouwd voor toekomstige mogelijkheden)

Plankvoorraad Werkelijke vrd. + ontvangen – nog te fact. – vrd. in bewerking

Economische voorraad Werkelijke vrd. + ontvangen – nog te fact. – backorder + def. bestelling + in produktie

In het overzichtsscherm ziet u informatie over het geselecteerde artikel. In één oogopslag ziet u ook welke artikelen onder de minimumvoorraad zitten en eventueel besteld kunnen worden. Door nu op de knop “Generen” te klikken wordt er een bestelling aangemaakt. Een voorwaarde voor een correcte werking is een foutloze artikeladministratie.

Figuur 4.2.7.


Generen van een bestelling

Pagina: 25

Aan de hand van de beschikbare gegevens zal er wel of geen bestelling gegenereerd worden. Indien er bij het automatisch bestellen fouten optreden dan zal het programma een foutmelding genereren.

Figuur 4.2.8.

Foutmelding

De tekst in de foutmelding maakt duidelijk om welke ontbrekende gegevens het gaat of welke gegevens aangepast moeten worden. Als de gegevens zijn ingevoerd/aangepast is het pas mogelijk om een bestelling te genereren.


Pagina: 26

5. Ontvangen. 5.1. Verwerken Ontvangst. Een geplaatste bestelling wordt op enig moment ontvangen. Om een bestelling te verwerken maken we in dit voorbeeld gebruik van een automatisch gegenereerde bestelling voor artikel SVRD-02i. Minimale voorraad: Maximale voorraad: Inkoopeenheid: Automatisch besteld: Verkoopeenheid:

15 stuks 35 stuks 10 stuks (DEC) 30 stuks 1 stuks

Om deze bestelling te verwerken handelt men als volgt: - Klik op “Ontvangst”. - Klik op “Toevoegen”.

Figuur 5.1.1.


Verwerken ontvangst

Pagina: 27

Het volgende scherm opent zich.

Figuur 5.1.2.

Ontvangstformulier

Dit scherm heeft de volgende opties:

Figuur 5.1.3.

Opties bij ontvangst

Optie Bewaar Annuleren Notities Afdrukken Verwerk Lokaties Serienrs.

Omschrijving Bewaar document Annuleer wijzigingen Tekst toevoegen Adrukken van het document Verwerk de data Ontvangstlokatie artikelen toekennen Invoeren van serienummers, verplicht voor serienummerartikelen


Pagina: 28

Het veld “Magazijn” is een verplicht veld. Dat wil zeggen dat u een magazijn moet selecteren voordat u een bestelnummer kan selecteren. Als u over één magazijn beschikt dan wordt standaard het veld met de magazijncode gevuld. Heeft u een magazijn geselecteerd dan kan u via de knop “Bestelnr.” een bestelbon selecteren.

Figuur 5.1.4.

Selecteer bestelnummer

Veld Magazijn Bestelnr. Prod.ordernr. Referentie Leverancier Ontvangstdatum Colli

Omschrijving Magazijn (Verplicht veld) Bestelnummer Produktieordernummer Referentie Leverancier (wordt automatisch gevuld) Datum van ontvangst, standaard huidige datum Aantal colli

Figuur 5.1.5.

Selecteer een bestelbon


Pagina: 29

- Selecteer de bestelbon en klik op “Selecteer”. De ontvangstbon wordt geopend.

Figuur 5.1.6.

Verwerk een bestelling

De bestelregel bestaat uit de volgende onderdelen; Kolom Artikel Omschrijving Nog te ontvangen Aantal Eenheid Afgehandeld Backorder?

Omschrijving Artikelcode Omschrijving van het artikel Nog te ontvangen aantal Bestelde aantal inkoopeenheden Inkoopeenheid Indicator voor afhandeling Indicator t.b.v. Backorder* -status

*Backorder: Als er op het moment van bestellen van dit artikel al een aantal in backorder staan is de status van deze regel “Ja” i.p.v. “Nee”. Visual  Handel Versie: 05191202

Pagina: 30

Figuur 5.1.7.

Ontvangstregel

- Selecteer een regel uit de bestelbon en klik op “Verwerk”. Als het artikel een serieartikel is krijgt u een foutmelding;

Figuur 5.1.8.

Foutmelding

- Klik op “Serienrs.”

Figuur 5.1.9.

Toekennen van serienummers

De reden van de foutmelding is dat u een serienummerartikel hebt ontvangen. Voordat u deze artikelen kan verwerken moet u voor deze ontvangen artikelen elk een uniek serienummer registreren. In het voorbeeld maak ik gebruik van fictieve artikelen die ik heb doorgenummerd. Het is ook mogelijk om het serienummer van de fabrikant hier te registreren.


Pagina: 31

Figuur 5.1.10.

Aanmaken serienummers t.b.v. “verwerken ontvangst”

- Klik op “OK”. - Klik op “Verwerk” (controleer eventueel de serienummers). - Klik op “Sluiten” of op “Afdrukken”. De ontvangstbon is nu verwerkt en terug te vinden via: “Ontvangst/ Overzicht”. De ontvangen artikelen zijn in de voorraad opgeteld. - Klik op “Overig”. - Selecteer “Artikel voorraad”.


Pagina: 32

Figuur 5.1.11. Voorraad

Het volgende scherm wordt geopend:

Figuur 5.1.12.


Artikeloverzicht

Pagina: 33

Dit scherm bevat de volgende opties;

Figuur 5.1.13. Opties “Artikeloverzicht”

Optie Bekijk Afdrukken Export Vernieuwen Sluiten

Omschrijving Bekijk het geselecteerde artikel Afdrukken van de voorraadgegevens van het geselecteerde artikel Exporteer de voorraadartikelgegevens naar een door u geselecteerd bestandstype Opnieuw opbouwen van het scherm Sluiten van het scherm

De volgende filterinstellingen:

Figuur 5.1.14.

Filteroptie Vernieuwen Wissen Code Omschrijving Artikelgroep Magazijn


Filter “Artikeloverzichtsscherm”

Omschrijving Opnieuw opbouwen van het scherm Wissen van filtergegevens Artikelcode Artikelomschrijving Artikelgroep Magazijn

Pagina: 34

De volgende velden:

Figuur 5.1.15.

Kolommen “Artikeloverzichtvelden”

Veld Code Omschrijving Geres. vrd. in Backorder Afgedrukte best. vrd. Nog te faktureren Aantal ontvangen In bewerking In produktie Geres. vrd. in order Werkelijke voorraad

Omschrijving Artikelcode Artikelomschrijving Voorraad gereserveerd voor Backorder Afgedrukte bestelde voorraad Nog te faktureren Aantal ontvangen In bewerking In produktie Gereserveerde voorraad in order Werkelijke voorraad

Het is mogelijk om dit artikel uit te leveren omdat er voorraad van is. Wanneer er bij het opmaken van een factuur of levering artikelen niet op voorraad staan kan men gebruik maken van de Backorder-optie. Note: Er zijn meerdere mogelijkheden om de voorraad te controleren.


Pagina: 35

6. Leveringen 6.1. Leveringen. De applicatie Visual Handel biedt u de mogelijkheid om artikelen uit te leveren en later te factureren. - Klik op “Logistiek’ - Klik op “Leveringen” U hebt 3 opties: 1. Toevoegen. 2. Afdrukken leveringen. 3. Leveringen historie.

Figuur 6.1.1.

Nieuwe Levering maken

- Klik op “Toevoegen”. Het volgende formulier wordt geopend:


Pagina: 36

Figuur 6.1.2.

Leveringformulier

Dit formulier is nagenoeg gelijk aan het “Factuur” -formulier. In het Leveringsformulier heeft u de volgende velden: Veld Artikel Aantal Eenheid Omschrijving

Omschrijving Artikel Aantal artikel Eenheid van Artikel Omschrijving van Artikel

Het grote verschil tussen “Leveringen” en “Factuur” is het volgende: Een Faktuur kan uit meerdere leveringen bestaan terwijl een levering niet uit meerdere Fakturen kan bestaan.


Pagina: 37

7. Factureren 7.1. Factuur maken. In de vorige hoofdstukken hebben we uitgelegd hoe u het pakket moet inrichten om succesvol met Visual Handel te kunnen werken. Een van de pijlers van deze applicatie is het “simpel & snel” te kunnen factureren. - Open een factuur

Figuur 7.1.1.

Factureren

- Selecteer een “Relatie”. - Klik met de rechtermuisknop op de regel en selecteer “Factureren”. De volgende pagina wordt geopend;


Pagina: 38

Figuur 7.1.2.

Openen “Factuurscherm”

Dit scherm bevat de volgende Opties;

Figuur 7.1.3.

Opties Bewaar Annuleren Notities Afdrukken Levering* Serienummers* Backorders* Leveringsbon

Opties “Factuurscherm”

Omschrijving Bewaar de factuur Annuller wijzigingen Maak aantekeningen Uitprinten Levering Serienummers Backorders Leveringsbon printen

* Deze symbolen lichten op wanneer er data beschikbaar is voor deze opties.


Pagina: 39

Figuur 7.1.4.

“Kop” van het “Factuurscherm”

Veld Relatie Naam Contactpersoon

Omschrijving Selecteer een relatie Naam van de Relatie Mogelijkheid om een factuur te koppelen aan een contactpersoon Adresgegevens van de Relatie Land Telefoonnr. en Faxnr. Magazijn Leverdatum Factuurdatum Datum Betaald Bij de instellingen ligt vast welke standaard verzendwijze men voor iedere relatie wil gebruiken. Dat kan per factuur hier gewijzigd worden. Bij de instellingen legt men per relatie de standaard betalingsconditie vast. Dat kan voor deze factuur hier worden gewijzigd. Referentie Extra Referentie Herkomst Eigenaar Gemaakt door

Adres Land Telefoon & Fax Magazijn Leverdatum Factuurdatum Datum Betaald Verzendwijze

Betalingsconditie Referentie Extra Referentie Herkomst Eigenaar Gemaakt door Visual  Handel Versie: 05191202

Pagina: 40

Als er bij de relatie een afwijkende verzendwijze of betalingsconditie is gekozen dan wordt deze gebruikt in plaats van de standaardinstelling die voor alle relaties geldt.

Figuur 7.1.5.

Toevoegen van regels in de factuur

In het onderste deel van het scherm voegt u artikelen toe. Het maken van factuuregels gaat als volgt: - Klik in de kolom onder “Artikel”. Een knop met een vergrootglas verschijnt. Men heeft nu verschillende Mogelijkheden; - Typ een artikelnummer in of - Druk op “F5” van het toetsenbord of - Klik op het vergrootglas Deze boven omschreven acties openen een overzicht van artikelen tenzij u een volledig artikelnummer hebt ingevuld.


Pagina: 41

Figuur 7.1.6.

Selecteer artikelen

In dit scherm hebt u een overzicht van alle artikelen. In de artikelregel ziet u het volgende: - Artikelcode - Omschrijving - Artikelgroep - Verkoopprijs - Btw-code - Eenheid - Voorraad Door gebruik te maken van het filter maakt u een selectie uit de database met artikelen. Het “%”-teken (zonder de aanhalings- en sluittekens) kan u gebruiken als joker. Zet het “%”-teken voor en/of achter een combinatie van letters en/of cijfers. Alle artikelen met dezelfde combinatie letters en/of cijfers worden getoond. Na het selecteren van een artikel geeft u het aantal in. Met de “TAB”toets gaat u naar het volgende veld. Daar geeft u het aantal in. Met de toetscombinatie “Ctrl + Enter” gaat u door naar de volgende regel. In het tussenscherm ziet u de voorraad per Magazijn, per lokatie. Indien u meer wil factureren dan u in voorraad heeft is het mogelijk een Backorder te plaatsen (Zie hoofdstuk 6: Backorders). Visual  Handel Versie: 05191202

Pagina: 42

Wanneer alle artikelen aan de factuur zijn toegevoegd


Pagina: 43

8. Backorders. 8.1. Backorder. Backorders is de term voor naleveringen. Wanneer er bij het opmaken van een factuur of levering, voorraadartikelen niet op voorraad zijn dan wordt er een bestelling van dat betreffende artikel gemaakt. Voorbeeld: We factureren 30 stuks van artikel VRD-01. Er zijn 22 stuks in voorraad.

Figuur 8.1.1.

Artikelvoorraadscherm

- Klik met de rechtermuisknop op een relatie - Select “Factuur”

Figuur 8.1.2.


Maken van Factuur

Pagina: 44

Figuur 8.1.3.

Leveringscherm

Uitleg: Aantal gefactureerd: Plankvoorraad: Beschikbaar: Aantal in Backorder:

30 22 22 08

U factureert 30 stuks van artikel VRD-01. De beschikbare voorraad is 22 stuks. Er kunnen 22 stuks direct geleverd worden met een nalevering van 8 stuks. U hebt ook de mogelijkheid om de hele bestelling in “backorder” te zetten. Hiervoor zet u een vinkje in het vakje achter “Alles in backorder”. - Klik op “Bewaar” of “Ctrl + Enter”. U ziet in het voorbeeldscherm (Figuur 6.1.4. Voorbeeldfactuur) dat er op de factuur 22 artikelen staan.


Pagina: 45

Figuur 8.1.4.

Voorbeeldfactuur

- Klik op “Afdrukken” of “Bewaar”. Indien u kiest voor “Definitief afdrukken” wordt de backorder (8 stuks) bewaard en kan niet meer toegevoegd worden aan de originele factuur. Bij het maken van een nieuwe factuur voor deze relatie wordt automatisch aangegeven dat er backorders aanwezig zijn. Indien u kiest voor “Proefafdruk” blijft de factuur open staan. Bij het maken van een nieuwe factuur of openen van een bestaande factuur via “Factureren/Afdrukken Facturen” wordt u er op attent gemaakt dat er nog backorder(s) voor deze relatie aanwezig zijn.


Pop-up Backorders Pagina: 46

- Klik op “Backorders”

Figuur 8.1.6.

Overzicht “Backorders”

- Controleer of het aantal besteld inmiddels in voorraad is. - Klik op “Naar factuur”. De Backorderregel wordt naar de geopende factuur geschreven. Indien er bij 1 relatie meerdere facturen met meerdere backorders per factuur staan is het aan te bevelen om gebruik te maken van het referentieveld. In het referentieveld is het mogelijk om het “interne factuurnr.” of ordernr. te registreren waar de “Backorder” een onderdeel van is.


Pagina: 47

NOTE:

Figuur 8.1.6

Overzichtsscherm “Backorders”

Voordat u een Backorder naar een factuur doorzet dient u zich er wel van te verzekekeren dat er voldoende voorraad van het artikel aanwezig is. In het schermvoorbeeld (Figuur 8.1.6. Overzichtsscherm “Backorders”) ziet u het volgende: Artikel VRD-01

Aantal 8

Beschikbare vrd. in Mag. Beschikbare vrd. 0 0

Er is geen voorraad om het artikel te leveren of te factureren (dit zou resulteren in nogmaals een “Backorder”).


Pagina: 48

Handleiding. Visual Handel. Visual Handel Pagina: 1 Versie:

Recommend Documents