Handleiding Visual Verhuur

Handleiding

Visual Verhuur Visual Verhuur Versie 0531401

Pagina 1

INHOUDSOPGAVE HOOFDSTUK 1. Introductie 1.1. Hartelijk Welkom bij Visual Verhuur 1.2. Registreren 1.3. Copyright 2. Instellen van de gegevens 2.1. Algemeen 2.2. Tijdseenheden 2.3. Verhuurfactoren 3. Artikelregistratie 3.1. Artikelgegevens 3.2. Verhuur Artikelen 3.3. Verhuurprijzen 3.4. Samengestelde Artikelen 3.5. Serieartikelen 3.6. Retourstatus 4. Verhuren 4.1. Verhuur 4.2. Verhuurbon Aanmaken 4.3. Reservering Verhuur 4.4. Retour Afhandeling 4.5. Factuur Aanmaken 4.6. Termijn Factuur 5. Overzicht op verhuurde artikelen 5.1. Verhuur Overzicht

Visual Verhuur

PAGINA 5 5 5 5 6 6 7 9 12 12 13 14 15 17 25 31 31 32 36 37 43 46 50 50

Pagina 2

1. Introductie 1.1.

Hartelijk welkom bij Visual Verhuur

Het doet ons bijzonder veel genoegen om u als nieuwe gebruiker van Visual Verhuur te mogen verwelkomen. Wij hopen dat u zich het programma snel eigen kunt maken. Deze handleiding zal u daarbij ondersteunen en anders kunt u contact opnemen met onze helpdesk. Voor contact informatie zie onze website. De Website kunt u vinden bij de about informatie, te bereiken via beheer->about 1.2.

Registreren

Aangezien Visual Verhuur een onderdeel is van Visual Relatie, hoeft u zich niet apart te registeren voor dit onderdeel 1.3.

Copyright

Alle software is beschermd via het auteursrecht. Dit houdt onder andere in dat u programma’s niet zomaar mag kopiëren. Het is u echter wel toegestaan om één kopie voor veiligheidsdoeleinden te maken.

Visual Verhuur Versie 0531401

Pagina 5

2. Instellen van de gegevens 2.1. Algemeen Om goed met Visual Verhuur te kunnen werken leggen we eerst uit welke mogelijkheden het Verhuur gedeelte allemaal biedt. Visual Verhuur maakt het mogelijk om artikelen te verhuren aan relaties, bestaande dan wel nieuwe relaties. De invoer gaat of via het toetsenbord of via een barcodereader die verbonden is met het toetsenbord. Visual Verhuur heeft 2 mogelijkheden van verhuren. De eerste methode is via een verhuurprijzenlijst per tijdseenheid. Deze tijdseenheid is zelf aan te maken en te onderhouden. De tweede methode is volgens een zogenaamde factor tabel. Met een factor bedoelen we het volgende. Een artikel wordt verhuurd voor een aantal dagen. De verhuurprijs voor een dag is 100 voor twee dagen is de factor 1,5. De prijs voor twee dagen zal dan zijn 100 * 1,5 is 150. Bij de paragraaf over de factor komen we hier uitgebreid op terug. Visual Verhuur zit zo in elkaar dat beide methodes door elkaar gebruikt kunnen worden. Het ene artikel kan volgens een bepaalde factor worden verhuurd, het andere volgens een verhuurprijzenlijst.


Pagina 6

2.2. Tijdseenheden Tijdseenheden zijn nodig als u met een verhuurprijslijst wilt werken. De tijdseenheden zijn de eenheden waarin de artikelen worden verhuurd. Als voorbeeld een dag of een week. Voor deze tijdseenheden wordt bij het artikel een prijs opgegeven.

Figuur 2.2.1.

Tijdseenheden

Via “Verhuur ->Tijdseenheid” krijgt u bovenstaand scherm. Via de knoppen “Toevoegen” of “Wijzigen” krijgt men het volgende scherm.

Figuur 2.2.2. Aanpassen tijdseenheden


Pagina 7

Veld Omschrijving Factor

Aantal

Functie De omschrijving van de eenheid. Deze omschrijving wordt gebruikt binnen de Verhuur. Dit is een factor die door het systeem is bepaald en niet wijzigbaar is. Met deze factor wordt er in het systeem gerekend. De volgende factoren zijn aanwezig: Minuut, uur, dag, week en maand. Het aantal wat bij de factor hoort. Dit kunnen alleen maar gehele getallen zijn.

We zullen dit verduidelijken met de volgende tabel: Minuut Factor 30 Aantal Tijdsduur 1/2 uur

Uur 12 1/2 dag

Uur 168 1 week

Dag Week 1 4 Hele dag 4 Weken

Tabel 2.2.1.

De aangemaakte tijdseenheden komen weer terug op het tabblad verhuurprijzen, waar de prijzen per artikel kunnen worden vastgelegd. Afhankelijk van de factor en het aantal wordt bij het verhuren de prijs berekend.


Pagina 8

2.3. Verhuurfactoren Via “Verhuur ->Verhuur factor” kunnen de verhuurfactoren aangemaakt worden. De verhuurfactoren kunnen gelden voor meerdere artikelen. Dus er kan een verhuurfactor zijn voor alle artikelen. Als eerste krijgt men het volgende scherm:

Figuur 2.3.1.


Kies verhuurfactor

Pagina 9

Door op de knop toevoegen of wijzigen te drukken krijgt u het volgende scherm:

Figuur 2.3.2.

Aanpassen verhuurfactor gegevens

In dit scherm worden de verhuurfactoren aangemaakt. Het voorbeeldbedrag van 100 euro dient als voorbeeld om de berekeningen op eenvoudige manier te controleren. Het voorbeeldbedrag van 100 euro kunt u vervangen door elk ander bedrag om de berekeningen te controleren. Het voorbeeldbedrag wordt niet gebruikt bij het maken van de facturen. Hiervoor wordt bij de artikelen de prijs gebruikt die vermeldt staat achter de dagprijs. De velden onder de kolommen Factor, Totaal prijs, Prijs, Korting - % en kortingsbedrag zijn allen wijzigbaar. Als er op een regel een van deze waarden wordt gewijzigd dan zullen de andere waarden op dezelfde regel ook worden gewijzigd. Voor de werking van het programma maakt het geen verschil welke waarde wordt gewijzigd.


Pagina 10

Het maken van een staffel is beperkt tot 7 dagen, hierna treed de volgende rekenregel in werking. (Factor 7 dagen +(( Factor 7 – Factor 6) maal (aantal dagen van de verhuur – Factor 7)) maal de dagprijs is de verhuurprijs. Voorbeeld met getallen volgens bovenstaand scherm: Bij een verhuur van 10 dagen wordt de prijs als volgt berekend: (4 + (( 4 - 3,5) * (10-7)) *100 = 550 (4 + (0,5 * 3) *100 = 550 (4 + 1,5) * 100 = 550 5,5 * 100 = 550 De verhuurprijs wordt dus 550 euro voor een periode van 10 dagen. De verhoging van de factor tussen Factor 7 en Factor 6 is 0,5. Dit wil zeggen 50% korting op de dagprijs. De gemiddelde prijs per dag zal derhalve steeds dichter bij 50 euro komen te liggen. Anders gezegd 1 dag extra kost 50 euro.


Pagina 11

3. Artikelregistratie 3.1. Artikel gegevens Via de knop “Bestanden -> Artikelen” kunnen de gegevens worden benaderd. We beschrijven hier niet alle artikelgegevens alleen die betrekking hebben op het verhuurgedeelte. Bij het artikelgedeelte zijn er enkele instellingen die betrekking hebben op de verhuur namelijk: 1. Verhuur (Staffel-/Horecamethode) 2. Verhuurprijzen (Tijdseenheden) 3. Samengesteld (Artikelcombinaties) 4. Serie artikel (Registratie serieartikelen) 5. Retourstatus (Registratie artikelen “niet inzetbaar”) Deze functies worden afzonderlijk behandeld in de volgende paragrafen.

Figuur 3.1.1.

Aanpassen tabelgegevens

Op het eerste tabblad dien je voor artikelen die in de verhuur gaan het vinkje bij “Verhuur artikel?” aan te zetten. Voor artikelen waarop een tijdseenheid van toepassing is adviseren we om geen gebruik te maken Visual Verhuur Versie 0531401

Pagina 12

van de velden “Dagprijs” en “Verhuurfactor”. Meer uitleg hierover in de volgende paragrafen.


Pagina 13

3.2. Verhuur

Figuur 3.2.1.

Veld Verhuur artikel? Staffel-/Horecamethode Dagprijs Verhuur Factor Verhuur Voorraad Aantal verhuurd Borg Verhuur BTW-code

Aanpassen Artikelgegevens

Functie Indien er een vinkje staat is het een verhuurartikel anders een verkoopartikel. Prijs van artikel met ingebouwde staffel. Dit veld wordt gebruikt in combinatie met de Verhuurfactor en dient als uitgangspunt voor het te berekenen bedrag. Dit veld wordt gebruikt in combinatie met de Dagprijs en dient als uitgangspunt voor het te berekenen bedrag. Voorraad van Verhuurartikelen. Dit veld wordt automatisch gevuld. Geeft het aantal verhuurde eenheden weer. Wordt gebruikt bij de verhuur om de totale borg te berekenen. BTW-code die gebruikt wordt bij de verhuur.

LET OP! Bij gebruikmaking van de Staffel-/Horecamethode is de kleinste rekeneenheid 1 dag! Visual Verhuur Versie 0531401

Pagina 14

3.3. Verhuurprijzen

Figuur 3.3.1.

Veld Dag Week

Verhuurprijzen

Functie Geeft daghuurprijs van artikel aan. Geeft weekhuurprijs van artikel aan.

Verhuurprijzen werken niet volgens de Staffel-/Horecamethode. Maak een keuze uit een tijdseenheid en geef het artikel een waarde voor de gekozen tijdseenheid. Door op het icoontje “Tijdseenheden” te klikken is het hier ook mogelijk om een nieuwe tijdseenheid te maken, hiervoor verwijzen we u naar hoofdstuk 2.2. Tijdseenheden.


Pagina 15

3.4. Samengestelde Artikelen

Figuur 3.4.1.

Samenstellen van artikelen

In dit menu is het mogelijk om een pakket samen te stellen. Om een pakket samen te stellen maakt men eerst een nieuw artikelnummer; Bestanden -> Artikelen -> Toevoegen -> Samengesteld Na het geven van een unieke artikelnummer/code en een duidelijke omschrijving voegt men de verschillende artikelen toe door op “Toevoegen” te klikken. Door een samengesteld artikel te selecteren hoeft men niet elk deelartikel aan te klikken. Op de verhuurregel kan men de deelartikelen zien van het samengestelde artikel. Samengestelde artikelen waarbij sprake is van een combinatie van Verhuurartikelen met Verkoopartikelen raden wij af. Wel is het mogelijk dat men verhuurartikelen en verbruiksartikelen op één verhuurbon heeft.


Pagina 16

Voorbeeld: Men verhuurt een kettingzaag. Bij het verhuren van de kettingzaag levert men ook de brandstof die straks verbruikt wordt. De meest gangbare manieren om dit te registreren; Maak de verhuurbon inclusief brandstof op.

Figuur 3.4.2.

Verhuur incl. Brandstof

Bij retour het brandstofverbruik op de retourbon ingeven.

Figuur 3.4.3.

Verbruik aangeven op Retourbon

Bij factureren wordt het aantal uit Kolom “Aantal” van de retourbon overgenomen, tenzij het een nieuwe invoer betreft op de factuur.

Figuur 3.4.4.


Factuurregels

Pagina 17

3.5. Serieartikelen Wanneer men meerdere gelijke artikelen heeft is het mogelijk om deze in serie te registreren. Voorbeeld: Men heeft 50 artikelen van dezelfde type en merk. Men kan ze dan alle 50 afzonderlijk in het systeem zetten of men maakt er een serie van. Bij het maken van een serie hoeft men het artikel maar één keer te registreren en het aantal stuks in te geven. - Open het artikelscherm - Wijzig of voeg een artikel toe - Zet een vinkje bij “Serie Artikel?” - Klik op “Bewaar”

Figuur 3.5.1.


Maak een Serieartikel

Pagina 18

- Open het artikel, in het detailvenster zijn er regels bijgekomen: - Prijsafspraken - Documenten - Serie. nrs. De detailregel “Keuring” is verdwenen. Deze detailregel is op artikelniveau binnen een serie geplaatst (Figuur 3.5.4.).

Figuur 3.5.2.

Details toegevoegd

- Controleer de artikelgegevens en wijzig ze indien nodig. De artikelcode en omschrijving zoals ze hier ingevuld zijn worden gekopieerd naar de rest van deze serie. - Klik op “Serie. nrs.”


Pagina 19

Figuur 3.5.3.

Toevoegen Serienummer

- Klik op “Toevoegen” en dan “Meerdere”

Figuur 3.5.4. Visual Verhuur Versie 0531401

Serie aanmaken Pagina 20

Figuur 3.5.5.

Aanmaken Serie

- Vul de velden in:

- Serie nr. - Ophoogfactor (Standaard ophoogfactor = 1) - Aantal - Het veld “Artikel” moet het Artikelnummer hebben waarvan u een serie gaat aanmaken. - Het veld “T/m” bevat de inhoud van “Serie nr.” + “Aantal” (figuur 3.5.5.)


Pagina 21

Figuur 3.5.6.

Aangeven details

Indien men de “Verkoopprijs” in het artikeloverzicht zichtbaar wilt hebben dient men hier het veld “Verkoopprijs” te vullen. Wanneer men hier de verkoopprijs invult, bij het maken van deze serie, hoeft men dat straks niet individueel per artikel uit deze serie te doen. - Controleer de gegevens en klik op “OK”


Pagina 22

Figuur 3.5.7.

Overzicht Serienummers

Het “Serie nrs.”-venster is gevuld met serienummers die men heeft aangemaakt.

Figuur 3.5.8.


Schematisch overzicht Serieartikel

Pagina 23

In Figuur 3.5.8. kan u zien hoe een serieartikel is opgebouwd. In het artikeloverzichtscherm ziet u artikelen tot op Artikelcodeniveau, de codes erachter, de serienummers, ziet u als u het artikel hebt geselecteerd (Figuur 3.5.7.). Voor artikelen die een serienummer hebben gelden ook de volgende regels: - Bij het maken van een verhuur kan men bij een serieartikel geen aantal ingeven. Dit komt doordat een serieartikel op basis van serienummer wordt uitgegeven. - Bij het maken van een reservering kan u geen serienummer ingeven.

Figuur 3.5.9

Selecteer serienummer voor Verhuur

- Klik op het veld onder “Serienr.” En een vergrootglas verschijnt. - klik op het vergrootglas en de Database met Serienummers verschijnt.

Figuur 3.5.10 serienummers

Figuur 3.5.11. serienummers

Figuur 3.5.12.Database met serienummers


Pagina 24

Ondanks dat de Serienummers aan de Artikelen zijn verbonden is het niet mogelijk om serienummers dubbel te gebruiken.

Figuur 3.5.13.


Melding dubbele serienummers

Pagina 25

3.6. Retourstatus Artikelen die eerst een behandeling moeten ondergaan voordat ze weer kunnen worden ingezet krijgen een status. Om gebruik te maken van deze functie maakt men eerst een “Retourstatus” aan.

Figuur 3.6.1.

Aanmaken van een Retourstatus

- In het scherm wat dan opent klikt u op “Toevoegen”.

Figuur 3.6.2.

Toevoegen Retourstatus

- Voeg een retourstatus toe.


Pagina 26

Figuur 3.6.3.

Maak een Retourstatus

- Geef een code in. - Maak een omschrijving. - Stel het aantal dagen in dat het product niet inzetbaar is.

Figuur 3.6.4.

Bevestig de gemaakte Code

- Klik op “OK” U hebt een “Retourstatus” aangemaakt. Voor meerdere “Retourstatus”instellingen herhaalt u deze handelingen.


Pagina 27

Om gebruik te maken van de “Retourstatus” -optie dient u per artikel aan te geven of het artikel een retourstatus heeft.

Figuur 3.6.5.

Instellen Retourstatus

- Selecteer een artikel of maak een nieuw artikel aan - Klik op het vergrootglas behorend bij het veld “Retourstatus”

Figuur 3.6.6.

Toekennen Retourstatus

Selecteer een code en klik op “Selecteer”. Het artikel heeft nu een “Retourstatus”.


Pagina 28

Een artikel met een actieve “Retourstatus” wordt niet opgeteld bij de verhuurbare voorraad. Om artikelen vrij te geven uit de “Retourstatus” klikt men op “Klaar”. Het artikel verdwijnt uit het “Retourstatusscherm” en is weer verhuurbaar. In het veld “Einddatum” kan u zien per wanneer de artikelen weer verhuurbaar zijn.

Figuur 3.6.7.

Klik op “Klaar”

Wilt u de “Retourstatus” wijzigen dan kan men gebruik maken van de “Wijzigen” –optie.

Figuur 3.6.8.

Wijzig Retourstatus

- Klik op “Wijzig”. - Klik op het vergrootglas.

Figuur 3.6.9. Visual Verhuur Versie 0531401

Nieuwe Retourstatus toekennen Pagina 29

- Selecteer in het scherm de nieuwe Retourstatus.

Figuur 3.6.10.

Toekennen nieuwe Retourstatus

- Bevestig de keuze door op “Selecteer” te klikken. - De “Einddatum” wordt automatisch verzet.

Figuur 3.6.11.

Gewijzigde Einddatum

- Klik op “Sluiten”.


Pagina 30

4. Verhuren 4.1. Verhuur

Figuur 4.1.1.

Verhuur

Selecteer “Verhuur” en u krijgt de volgende opties; Veld Verhuur Overzicht

Termijn Factuur Reservering Tijdseenheid Verhuur Factor Retourstatus


Functie Verhuurbon Retourbon Reserveringen Verhuurbonnen Retour Brengen/Halen Retourstatus Statistiek Keuring Artikelen Tussentijdse Facturatie Reserveer een artikel, dit is GEEN verhuur Instelling verhuurprijs Instelling verhuurprijs Administratie artikelen die tijdelijk niet inzetbaar zijn.

Pagina 31

4.2. Verhuurbon aanmaken Voor het aanmaken van een verhuurbon klikt men op “Verhuur”. Voor een juiste werking van dit onderdeel benadrukken we dat een goede registratie van de verhuurartikelen vereist is.

Figuur 4.2.1.

Verhuurbon maken

Na het klikken op “Verhuur” verschijnt het volgende scherm.

Figuur 4.2.2.

Veld - ID* - Ingangsdatum - Duur


Verhuurscherm

Functie Selecteer een klant. De gegevens van deze klant komen rechts in het veld behorend bij “ID” te staan. Standaard datum is de huidige datum. Selecteer de juiste tijdseenheid en geef de juiste waarde. Standaard waarde is 1. Pagina 32

- Verw. retour datum Veld wordt automatisch gevuld door een berekening “Ingangsdatum” en “Duur”. - Barcode* Selecteer het juiste artikel. Geef het aantal in en druk op “Enter”. Standaard waarde is 1.

Figuur 4.2.3. Meerdere Veldopties

Figuur 4.2.4. Meerdere Veldopties

*ID en *Barcode hebben meerdere veldopties. Door op het pijltje te klikken ontvouwt zich een uitklapmenu waaruit u een keuze kan maken. Na de “Enter” verschijnt er een regel in het “Verhuur Artikelen” scherm.

Figuur 4.2.5.

Regel Artikelverhuur

Bij het selecteren van een samengesteld artikel ziet men meerdere regels ineens verschijnen. Behalve het samengestelde artikel ziet men ook de artikelen waaruit het samengestelde artikel is opgebouwd.

Figuur 4.2.6.

Regels Samengesteld Artikel

De prijs die gehanteerd wordt, is de prijs die is opgegeven bij het samengestelde artikel. In het verhuurartikelen scherm zoals getoond in Figuur 4.2.5. en 4.2.6. is het mogelijk om handmatige aanpassingen aan te brengen op de verschillende velden. Visual Verhuur Versie 0531401

Pagina 33

Het is ook mogelijk om een nieuwe relatie toe te voegen. Klik hiervoor op het vergrootglas behorend bij het ID-veld. Het volgende scherm zal zich dan openen.

Figuur 4.2.6.

Toevoegen Relatie

Voor meer informatie over dit onderwerp verwijzen we naar de Visual Relatie. Indien u een afdruk wilt, klikt op u “Afdrukken”

Figuur 4.2.5.

Afdrukken Verhuur

LET OP! Voor de volledigheid vermelden we dat velden waar een pijltje bijstaat uitgeklapt kunnen worden. Door gebruikmaking van deze optie kan men op verschillende manieren selecteren (Figuur 4.2.3.en Figuur 4.2.4.). Visual Verhuur Versie 0531401

Pagina 34

In het verhuurartikelenscherm (Figuur 4.2.5. en 4.2.6.) is het ook mogelijk om een verhuurartikel middels een grafiek te bekijken. Hiervoor selecteert men een verhuurregel en drukt men op “F6”. Om uw voorraad visueel te maken hebt u de volgende opties; Veld Werkweek Week Maand

Functie 5 dagen 7 dagen Maand

Men kan met deze grafiek de voorraad vanaf de huidige datum voor de komende geselecteerde periode bekijken. De Maandoptie geeft de mogelijkheid om de voorraad van de huidige maand te bekijken (zie figuur 4.2.9.).

Figuur 4.2.9.


Voorraadgrafiek

Pagina 35

4.3. Reservering Verhuur

Figuur 4.3.1.

Reservering

Voor het aanmaken van een reservering klikt men op “Reservering”. Het volgende scherm wordt getoond.

Figuur 4.3.2.

Reserveringsscherm

Het Reserveringsscherm is nagenoeg gelijk aan het Verhuurscherm. De verhuurvoorraad wordt aangepast op het moment dat de Reservering een Verhuur wordt. Men haalt de Reserveringsbon op in het verhuurscherm waar het eventueel nog gemuteerd en omgezet kan worden naar een definitieve verhuur. Het is niet mogelijk om in een reservering een serienummer vast te leggen. Dit is pas mogelijk als een reservering een verhuur wordt.


Pagina 36

4.4. Retour Afhandeling In het verhuurscherm heeft men de mogelijkheid om een retourbon aan te maken. Klik hiervoor op “Retourneren”.

Figuur 4.4.1.

Afhandeling Retour artikelen

Men krijgt het volgende scherm te zien.

Figuur 4.4.2.

Opvragen Retourbon

In dit scherm heeft men verschillende mogelijkheden om een verhuurbon op te vragen; Visual Verhuur Versie 0531401

Pagina 37

Veld ID Bon.nr.

Functie Selecteer een relatie Zoek op bonnummer

Wanneer voor “ID” is gekozen komen achtereenvolgens de volgende schermen op. Selecteer de juiste debiteur. Het “Verhuurartikelen”scherm wordt gevuld met alle openstaande verhuurregels van de geselecteerde relatie.

Figuur 4.4.3.


Opvragen Retourbon per Relatie

Pagina 38

Figuur 4.4.4.

Opvragen Retourbon

Op dit scherm heeft men de volgende mogelijkheden; Veld Bewaren Annuleren Verhuur Factuur Afdrukken Sluiten


Functie Bewaar document Sluit document zonder verandering Terug naar het verhuurscherm Aanmaken Factuur Afdruk bekijken/maken Verlaat Retourscherm

Pagina 39

Bij het opvragen van een retourbon staan, onder de kolommen “Retour” en “Afgehandeld”, de indicatoren standaard op rood.

Figuur 4.4.5.

Afhandelen Retourbon

Wanneer alles in één keer afgehandeld kan worden klikt men op “Alles Retour” linksonder in het scherm.

Figuur 4.4.6.


Het is ook mogelijk om de artikelen individueel een status te geven.

Figuur 4.4.7.


Mocht er bij de inname van de verhuurde artikelen sprake zijn van een incompleet retourpakket, dan kan men per artikel het aantal ingeven.

Figuur 4.4.8.



Pagina 40

Onder de kolom “Afgehandeld” zal de indicator rood worden en de status in “Nee” veranderen.

Figuur 4.4.9. Detail Afhandelingsscherm

Door een dubbelklik op de indicator wordt er een afhandelingscherm getoond. Het afhandelingsscherm heeft “Breuk” als kop. Breuk = Artikelstuk wat niet meer verhuurbaar is.

Figuur 4.4.10.

Selectiescherm Afhandelen Breuk

Wanneer men op het pijltje klikt, krijgt men verschillende opties waaruit men een keuze moet maken. Klik daarna op “OK”.

Figuur 4.4.11.

Verwerking van de Inname goederen

De verhuurregel wordt als afgehandeld weergegeven met onderin de balk extra informatie over de retournering. Visual Verhuur Versie 0531401

Pagina 41

Bij de opmaak van de factuur wordt in dit geval de verhuurprijs van de 10 artikelen plus de verkoopprijs van het vermiste artikel opgeteld. Indien men de gegevens en de geretourneerde artikelen gecontroleerd heeft en een factuur gaat aanmaken klikt men op “Factuur”.

Figuur 4.4.12.

Factureren Retourbon

Figuur 4.4.13.

Factuur

LET OP! Bij het retourneren van samengestelde artikelen ziet men op de factuurregel het samengestelde artikel, niet de deelartikelen. De deelartikelen kan men op de verhuurbon terugvinden!


Pagina 42

4.5. Factuur aanmaken Door in het scherm, Figuur 4.4.12, op “Factuur” te klikken is het mogelijk dat men de volgende melding krijgt. Geef aan of het voor de hoofdrelatie is of niet voor de hoofdrelatie.

Figuur 4.5.1.

Factuur aanmaken

Na het kiezen krijgt men het Factuur-retour scherm te zien.

Figuur 4.5.2.

Factuur aanmaken

In dit scherm is het mogelijk om nog aanpassingen op de factuurregels te maken m.u.v. “Totaal”. Visual Verhuur Versie 0531401

Pagina 43

Wanneer er sprake is van een incompleet retourpakket zal, indien de gegevens ook zijn aangepast, de factuurbon aangepast zijn.

Figuur 4.5.3.

In figuur 4.5.3. is aangegeven hoe de factuur is opgebouwd. Men heeft de verhuurprijs van het artikel vermenigvuldigd met het aantal. Het artikel wat niet meer verhuurbaar is wordt tegen verkoopprijs op de factuur gezet en opgeteld bij de verhuur.


Pagina 44

Gelijk aan Figuur 4.5.2. zal het in dit scherm mogelijk zijn om nog aanpassingen op de factuurregels te maken m.u.v. “Totaal”. Om deze factuur te bewaren klikt men op “Bewaren”.

Figuur 4.5.4.

Factuur bewaren

Hier krijgt u de mogelijkheid om de factuur te verzamelen.

Figuur 4.5.5.

Factuur verzamelen

Afhankelijk van de keuze die hier gemaakt wordt, word de factuur opgemaakt. Wilt u de Factuur uitprinten klikt u op “Afdrukken”. Bij het afdrukken wordt de factuur automatisch bewaard.


Pagina 45

4.6. Termijn Factuur

Figuur 4.6.1.

Termijn Factuur

De “Termijn Factuur” - optie is ingebouwd zodat men tijdens een verhuur een factuur kan versturen. Standaard staat deze optie aan.

Figuur 4.6.2.

Indicator Termijn Factuur

In Scherm Figuur 4.6.2. kan men ook zien in welke tijdseenheid het artikel ingedeeld staat. Dit is van belang bij het opvragen van een termijnfactuur. Staan er meerdere artikelen in de verhuurlijst met verschillende “tijdseenheden” dan zal de termijnfactuur verschillende malen uitgevoerd kunnen worden.


Pagina 46

Figuur 4.6.3.

Selecteer Termijn Factuur

In dit scherm heeft men de volgende opties; Veld Type

Tijdseenheid Project Factuur t/m Bon nr.

Functie Alle regels Alleen niet termijnregels Alleen termijnregels Dag Week Projectnaam Datum tot en met Bonnummer

Wanneer men een of meerdere verhuurregel(s) heeft geselecteerd, vul dan het “Factuur t/m” - veld in. Vergeet niet de juiste tijdseenheid voor de betreffende artikelen te selecteren.

Figuur 4.6.4.


Selecteer Factuurdatum t/m

Pagina 47

Na de selectie is het mogelijk om een factuur te maken.

Figuur 4.6.5.

Factureren Termijn Factuur

Na een klik op “Factureer” kleurt het Factureericoon grijs

Figuur 4.6.7.

Factureren Termijn Factuur

Men kan de factuur afdrukken door op “Logistiek” te klikken, selecteer de debiteur, klik op “Factureren” en selecteer “Afdrukken Facturen”.


Pagina 48

Figuur 4.6.8.

Open Termijnfactuur

Figuur 4.6.9.

Open TermijnFactuur

Dubbelklik op de selectie en de Factuur opent zich. Men kan de Factuur nog wijzigen alvorens over te gaan op “Afdrukken”.

Voor meer informatie over Factureren verwijzen we u naar “Factureren” Visual Verhuur Versie 0531401

Pagina 49

5. Overzicht op verhuurde artikelen 5.1. Verhuur Overzicht

Figuur 5.1.1.

Overzicht

Selecteer “Overzicht” en u krijgt de volgende opties; - Reserveringen - Verhuurbonnen - Verhuurregels - Retour - Brengen/Halen - Retourstatus - Keuring - Artikelen

Figuur 5.1.2.


Verhuur overzicht selectiescherm

Pagina 50

Figuur 5.1.3.

Selectie Reserveringen

In het detailscherm “Reserveringen” heeft men de volgende opties; Veld Verhuur nr. van, t/m Relatie Aanmaakdatum

Functie Selectie op basis van verhuurnummers Selecteer een Relatie Selectie op basis van Aanmaakdatum

Door gebruik te maken van de aanwezige filtermogelijkheden kan men nauwkeurig een reserveringsoverzicht opvragen. Door op een regel te dubbelklikken kan men de reservering openen. Het is ook mogelijk om direct vanuit dit scherm een reservering af te drukken. Let er wel op dat u de juiste lay-out kiest.


Pagina 51

Figuur 5.1.4.

Selectie Verhuurbonnen

In het detailscherm “Verhuurbonnen” heeft men de volgende opties; Veld Verhuur nr. van, t/m Relatie Aanmaakdatum


Door gebruik te maken van de aanwezige filtermogelijkheden kan men nauwkeurig een verhuurbonoverzicht tonen. Door op een regel te dubbelklikken kan men een Verhuurbon openen. Het is ook mogelijk om direct vanuit dit scherm een verhuurbon af te drukken. Let er wel op dat u de juiste lay-out kiest.


Pagina 52

Figuur 5.1.5.

Selectie Retour

In het detailscherm “Retour” heeft men de volgende opties; Veld Verhuur nr. van, t/m Relatie Aanmaakdatum


Door gebruik te maken van de aanwezige filtermogelijkheden kan men nauwkeurig tonen welke retourbonnen er nog niet gefactureerd zijn. Men heeft de mogelijkheid om een retourbon nogmaals af te drukken of gelijk te factureren.


Pagina 53

Figuur 5.1.6.

Selectie Brengen/Halen

In het detailscherm “Brengen/Halen” kan men tonen welke artikelen er opgehaald dan wel weggebracht moeten worden. Veld Type Datum Van, t/m

Functie Reservering Verhuur Verhuurdatum Retourdatum Selecteer periode

De retourdatum staat voor “ophalen” en de verhuurdatum staat voor “wegbrengen”.


Pagina 54

Figuur 5.1.7.

Retourstatus

Retourstatus In dit scherm ziet men verhuurartikelen die een behandeling moeten ondergaan voordat ze weer in de verhuur gaan. Men kan op dit scherm zien van welke Retourbon dit artikel deel uitmaakt, wanneer het artikel weer inzetbaar is, hoeveel artikelen het betreft en welke behandeling het ondergaat. In hoofdstuk “3.6. Retourstatus” wordt dieper ingegaan op deze functionaliteit.


Pagina 55

Figuur 5.1.8.

Selectie Statistiek

In het detailscherm “Statistiek” kan men op basis van de selectie statistieken tonen. Men kan selecteren op; Veld Code Relatie Type Van, t/m

Functie Zoek Artikel Zoek Relatie Afgewerkte verhuringen Openstaande verhuringen Periodeselectie

Door een of meerdere regels te selecteren en dan op “Sommatie” te klikken krijgt men een optelling te zien van de selectie.


Pagina 56

Figuur 5.1.9.

Selectie Keuring

In het detailscherm “Keuring” heeft men de volgende opties; Veld Datum Type

Keurmeester

Functie Selecteer een datum (Alle) In keuring Niet in keuring (Alle) Selecteer een keurmeester

Op basis van de selectie is het mogelijk om een overzicht te krijgen welke artikelen er “Inkeuring” zijn. “Inkeuring” is een term die gehanteerd wordt voor artikelen die tijdelijk niet inzetbaar zijn. Naast “Inkeuring” kennen we ook “Certificering”. Voor artikelen die “Inkeuring” zijn geweest en weer inzetbaar zijn wordt automatisch een datum gegenereerd die 1 jaar verder ligt. Voor artikelen die opnieuw gecertificeerd zijn geld 4 jaar voordat de volgende certificering plaats moet vinden.


Pagina 57

Figuur 5.1.10.

Selectie Artikelen

In het detailscherm “Keuring” heeft men de volgende optie; Veld Keurmeester

Functie Een selectie op Keurmeester

In dit scherm heb je de mogelijkheid om direct aan te geven welke artikelen er “Inkeuring” moeten of zijn, of al gekeurd zijn. De volgende keuringsdatum ligt 1 jaar verder en wordt automatisch gegenereerd.


Pagina 58

Handleiding Visual Verhuur

Recommend Documents