Handleiding. Visual Planning BHV

Handleiding

Visual Planning BHV Visual Planning BHV Versie: 06032002

Pagina: 1

INHOUDSOPGAVE Hoofdstuk 1. Bestanden. 1.1. Bestandsconfiguratie. 2. Koppelen oude & nieuwe cursisten. 2.1 Koppelen nieuwe cursist. 2.2. Koppelen bestaande cursist. 3. Planning. 3.1. Configureren “Activiteiten”. 3.2. Activiteiten aanmaken. 3.3. Planning maken. 3.4. Factureren Planning.

Visual Planning BHV Versie: 06032002

Pagina 3 3 6 6 10 13 13 14 16 20

Pagina: 2

1. Bestanden 1.1. Bestandsconfiguratie. In deze handleiding wordt ingegaan op de specifieke instellingen voor het gebruik van Visual Planning BHV. Voordat we verder gaan moeten we de eerst de volgende handeling uitvoeren: Specifieke aanpassing voor BHV: - Klik op “Beheer”. - Klik op “Aanpassen Scherm”. - Klik op”Kies Relatie”. - Ga naar: “ID; 48”.

Figuur 1.1.1.

Aanpassen scherm

- Wijzig “Caption” in “NIBHV-code”. - Klik onder “Tabblad” en selecteer “Algemeen”. - Klik onder “Zichtbaar” en selecteer “Ja”.

Figuur 1.1.2.

Aanpassen scherm

Opmerking: Bij geen gebruik van ID 48 worden toekomstige ontwikkelingen bemoeilijkt. In de toekomst worden BHV - bestanden uitgewisseld op basis van “ID; 48”.


Pagina: 3

Visual Planning BHV maakt onderscheid tussen: - Nieuwe cursisten. - Bestaande cursisten op herhaling. Nieuwe cursisten:

- Geen NIBHV-nummer. - Geen contract. - NIBHV-nummer. - Contract.

Bestaande cursist: En in het Artikelbestand: - Nieuwe Cursus. - Herhalingscursus. Nieuwe cursus:

- Geen “Contractartikel”. - Niet “Naar planning”. - Wel “Contractartikel”. - Wel “Naar planning”.

Herhalingscursus: Werkwijze nieuw artikel: - Klik op “Bestanden”. - Klik op “Artikelen”. - Selecteer of maak een nieuw artikel. - Klik op “Contract/Garantie”. Controleer de instelling.

Figuur 1.1.3.


Nieuwe cursus

Pagina: 4

Voor de duidelijkheid: Niet aanvinken! Werkwijze Herhalingscursus: - Klik op “Bestanden”. - Klik op “Artikelen”. - Selecteer of maak een nieuw artikel. - Klik op “Contract/Garantie”. Controleer de instelling.

Figuur 1.1.4.

Herhalingscursus

Voor de duidelijkheid, indien niet aangevinkt: aanvinken!


Pagina: 5

2. Koppelen oude & nieuwe cursisten. 2.1. Koppelen nieuwe cursist. Nieuwe Cursist → nieuwe Cursus → Koppelen → Herhalingscursus. - Maak de Cursist aan.

Figuur 2.1.1.

Aanmaken nieuwe cursist

- Klik op “Bewaar”. - Klik op “Logistiek”. - Selecteer “nieuwe relatie”, rechtermuisknop en selecteer “Factureren”.


Pagina: 6

Figuur 2.1.2.

Factureren nieuwe cursist

- Factureer de Cursist.

Figuur 2.1.3.

Factureren nieuwe Relatie

- Kies voor “Afdrukken” of “OK” (De factuur wordt gesloten). - Dubbelklik op de Relatie (Relatiedetailsscherm wordt geopend) - Klik op Contracten in de Detailtab. Visual Planning BHV Versie: 06032002

Pagina: 7

- Klik op “Toevoegen”.

Figuur 2.1.4.

Toevoegen contract

Het volgende scherm wordt geopend:

Figuur 2.1.5.

Instellen contract

- Klik op het vergrootglas.


Pagina: 8

Het artikelscherm wordt geopend. Selecteer in het geopende scherm een vervolgcursus.

Figuur 2.1.6.

Contract gekoppeld

- Klik op “OK”. U hebt nu een contract gekoppeld aan een cursist met een vervaldatum. Om deze cursist een NIBHV-code toe te kennen handelt u als volgt: - Open de Relatiedetail-gegevens van de cursist. - Ga naar het veld “NIBHV-Code”. - Voer de NIBHV-Code in.

Figuur 2.1.7.

Toevoegen NIBHV-Code

- Klik op “Bewaar”. Visual Planning BHV Versie: 06032002

Pagina: 9

2.2. Koppelen bestaande cursist. Bestaande cursist initieel koppelen. Daarna via contracten planning volgen. - Maak de Cursist aan.

Figuur 2.2.1.

Initieel koppelen “Bestaande”- cursist

- Voer de gegevens in, ook de NIBHV-code. - Klik op “Bewaar”. De gegevens van de Cursist worden opgeslagen. - Open nogmaals de Relatie. - Klik op Contracten in de Detailtab. - Klik op “Toevoegen”.


Pagina: 10

Figuur 2.2.2.

Toevoegen Contract


Figuur 2.2.3.

Koppelen contract

- Klik op het vergrootglas. Het artikelscherm geopend. Selecteer in het geopende scherm een vervolgcursus. Visual Planning BHV Versie: 06032002

Pagina: 11

Figuur 2.2.4.

Koppelen herhalingscursus

U ziet dat er in het veld “Vervaldatum” een datum wordt ingevuld. Deze datum wordt berekend door het contract. - Klik op “OK”. U hebt nu een contract gekoppeld aan een cursist.


Pagina: 12

3. Planning. 3.1. Configuratie “Activiteiten”. In de handleiding “Visual Planning” wordt ingegaan op de configuratie van de onderdelen van “Visual Planning”. Voor de BHV volgt hier een specifieke uitleg over de configuratie van de “Activiteiten”. U maakt de volgende planborden aan: - Lokaties. - Opleiders. - Examinatoren. -… De betreffende eenheden bij de planborden: Planbord - Lokaties

Eenheden - INL1 (Instructielokaal 1) - INL2 (Instructielokaal 2) - INL3 (Instructielokaal 3)

- Opleiders

- Jan (Docent: Jan) - Marga (Docent: Marga)

- Examinatoren

- Janssen (Dhr. Janssen) - Pietersen ( Dhr. Pietersen)

De indeling van de Planborden en Eenheden zijn uiteraard voorbeelden. Deze zijn vrij standaard. Voor de activiteiten gelden echter andere regels, bijvoorbeeld dat er meerdere relaties aan een activiteit kunnen deelnemen.


Pagina: 13

3.2. Activiteiten aanmaken. U kunt nu activiteiten aanmaken. Deze activiteiten worden uiteindelijk gepland. Zoals gebruikelijk kunnen er meerdere activiteiten worden aangemaakt die gebruik maken van meerdere planborden en meerdere eenheden. - Klik op “Activiteiten”. - Klik op “Toevoegen”.

Figuur 3.2.1.

Toevoegen activiteit

Het venster “Invoeren nieuwe activiteit” verschijnt. Dit venster bevat alle gegevens die benodigd zijn om een “Activiteit” te kunnen plannen. - Plaats een vink achter “Meerdere relaties”.

Figuur 3.2.3. Visual Planning BHV Versie: 06032002

Invoeren Activiteiten Pagina: 14

Voorzie de de velden van de gevraagde gegevens. De “Starttijd” en “Eindtijd” worden gebruikt als standaardwaarden bij het inplannen van de activiteit. Elke “Activiteit” kunt u een kleur toekennen door op te klikken. Om een “Activiteit” te kunnen factureren zet u een vink achter “Facturatie”. Hierdoor wordt de “Activiteit” doorgezet naar een order die u op een later tijdstip kan factureren. In het “Invoermasker” geeft u aan bij welke planborden de activiteit hoort. - Klik op “Toevoegen”. - Kies een planbord dat reeds aangemaakt is (eventueel kunt u hier ook een nieuw planbord aanmaken). De omschrijving van het planbord verschijnt nu in de lijst met planborden. In de lijst staan ook de twee opties: - “P” geeft aan of u wilt dat de prijslijst van deze activiteit wordt opgenomen bij elke eenheid van dit planbord. - “E” geeft aan of de prijslijst van de eenheden meegenomen wordt in de order. Door op het veld te klikken verandert de waarde in “Ja” of “Nee”. Een prijslijst voor deze activiteit maakt u aan in het tabblad “Prijslijst” onderaan het venster. Deze prijslijst werkt hetzelfde als de reeds gebruikte prijslijst van de eenheid. U hebt nu de volgende onderdelen geconfigureerd: - Planbord. - Eenheden. - Activiteiten.

Figuur 3.2.4. Visual Planning BHV Versie: 06032002

Voorbeeld Activiteiten Pagina: 15

3.3. Planning maken. - Klik in het hoofdscherm op “Planning”. - Selecteer een “Planbord” (In dit voorbeeld: “Lokaties”). - Ga naar een datum. - Klik met de rechtermuistoets in een eenheid op het planbord. - Selecteer “Toevoegen” uit het snelmenu.

Figuur 3.3.1.

Planning maken

- Plan een “Activiteit”. - Klik op “Relaties”.

Figuur 3.3.2.


Planning maken

Pagina: 16


Figuur 3.3.3.

Relatie toevoegen

- Klik op “Toevoegen”. Standaard staat het filter ingesteld op “Te plannen”.

Figuur 3.3.4.

Filterinstellingen

Aan de hand van de toegekende contracten wordt er een lijst samengesteld. - Klik op het pijltje naar beneden bij “Relaties”.


Pagina: 17

Figuur 3.3.5.

Filterinstellingen

- Selecteer “(Alle)”. - Klik op “Vernieuwen”. U krijgt nu uw volledige Relatiebestand te zien. - Selecteer een “Relatie”. - Klik op “Selecteer” of dubbelklik op deze relatie. - Klik op “OK” als de relatielijst volledig is. - Werk het planformulier af. - Voeg eventueel een “Opleider” toe.

Figuur 3.3.6.

Planformulier

- Klik op “Bewaar”. Visual Planning BHV Versie: 06032002

Pagina: 18

U hebt zojuist het volgende gedaan: • Een planning gemaakt. • Een ruimte gereserveerd. • Deelnemers toegevoegd. • Een opleider toegevoegd.

Figuur 3.3.7.

Planning overzicht

De opleider die is toegewezen aan deze planning heeft nu hetzelfde in zijn/haar planbord staan.

Figuur 3.3.8.


Planning overzicht Pagina: 19

3.4. Factureren Planning Om de gemaakte planning te factureren handelt u als volgt: - Open de planning. - Klik op “Relaties”.

Figuur 3.4.1.

Maak een Order

- Selecteer een Relatie.

Figuur 3.4.2.

Relatie selecteren

- Klik op “Order”.

Figuur 3.4.3.


Order maken

Pagina: 20


Figuur 3.4.4.

Order

- Klik op “Naar Facturatie”.

Figuur 3.4.5.

Order Doorgezet

De order is doorgezet, d.w.z. dat er een factuur van is gemaakt. Om de factuur af te drukken handelt u als volgt: - Sluit “Planning”. - Klik op “Logistiek”. - Kllik op “Factureren”. - Selecteer “Afdrukken Facturen”. - Selecteer de juiste factuur. - Dubbelklik op de geselecteerde Factuur.


Pagina: 21

Figuur 3.4.6.

Factuur

In de geopende factuur is het mogelijk om artikelen toe te voegen zolang de status van de Factuur “Nog niet afgedrukt” is (zie de groene balk). Indien u in het afdrukscherm voor “Definitieve afdruk” kiest wordt de Factuur definitief gemaakt en is de factuur niet meer wijzigbaar. Zodra de Factuur definitief is afgedrukt kan u de factuur terugvinden onder “Factuurhistorie”.


Pagina: 22

Handleiding. Visual Planning BHV

Recommend Documents