Handleiding AVM Maart. Accommodatie verhuur Manager

Handleiding AVM

Accommodatie verhuur Manager

Maart 2013

Handleiding AVM

Maart 2013

Inhoudsopgave Over deze documentatie ................................................................................................................ 3 1.0 Algemeen ............................................................................................................................. 4 1.1

Opbouw van deze handleiding ......................................................................................... 4

1.2

Opstarten van de Accommodatie Verhuur Manager ........................................................... 4

1.3

Het framework in vogelvlucht .......................................................................................... 5

2.0 Huurder ................................................................................................................................ 7 2.1

Een huurder aanmaken, wijzigen of verwijderen ............................................................... 7

2.2

Zoeken en sorteren ......................................................................................................... 9

2.3

Exporteren en mailmergen .............................................................................................10

Exporteren: ..........................................................................................................................10 Mailmergen: .........................................................................................................................10 2.4

Vrije dagen van een relatie instellen ...............................................................................13

2.5

De mailinglist gebruiken .................................................................................................14

3.0 Contactpersoon ......................................................................................................................15 3.1

Een contactpersoon aanmaken .......................................................................................15

3.2

Begeleiders en hun planningen .......................................................................................16

3.3

Contactpersonen benaderen ...........................................................................................16

4.0 Accommodatie ........................................................................................................................17 4.1

Wat doe je in het hoofdstuk Accommodatie? ...................................................................17

4.2

Gesloten dagen van accommodaties blokkeren ................................................................17

4.3

Nuttige tips voor het hoofdstuk Accommodatie ................................................................18

5.0 Planningen en verhuren ..........................................................................................................19 5.1

Het scherm ...................................................................................................................19

5.2

Planningen aanmaken, wijzigen of verwijderen ................................................................20

5.3

Losse verhuren aanmaken, wijzigen of verwijderen..........................................................24

5.4

Nuttige tips bij plannen en verhuren ...............................................................................25

6.0 Overeenkomst ........................................................................................................................25 6.1

Wat zijn overeenkomsten? .............................................................................................25

6.2

Eén of meerdere overeenkomsten printen .......................................................................26

6.3

Overige opties ...............................................................................................................28

HTA Software Dorpstraat 33B 2712 AB Zoetermeer

079-362 88 00 [email protected] www.htasoftware.eu

1

Handleiding AVM

Maart 2013

7.0 Factuur ..................................................................................................................................29 7.1

Introductie factureren in de Accommodatie Verhuur Manager ...........................................29

7.2

Factureren ....................................................................................................................30

7.3

Facturen printen ............................................................................................................31

8.0 Rapporten ..............................................................................................................................34 8.1

Wat is de rapportgenerator? ...........................................................................................34

8.2

Een query uitvoeren .......................................................................................................35

9.0 Troubleshooting......................................................................................................................36



2

Handleiding AVM

Maart 2013

Over deze documentatie Hartelijk gefeliciteerd met de aanschaf van uw Accommodatie Verhuur Manager! De documentatie bij de Accommodatie Verhuur Manager bestaat uit 3 delen. Daarin zullen we het Installeren, Gebruiken en Onderhouden van de Accommodatie Verhuur Manager bespreken. Samen vormen deze eerste letters de woorden I en Go en dat is precies waarvoor deze handleiding bedoeld is. Stap voor stap zullen we u bekend maken met alle mogelijkheden en de beste werkwijzen in de Accommodatie Verhuur Manager. F1 voor hulp In de Accommodatie Verhuur Manager zit een framework-help ingebouwd. Dat betekent dat u met de knop F1 een helpfunctie te zien krijgt over het scherm waar u op dat moment naar kijkt. De helpfunctie vertelt u dan precies wat iedere knop doet. Handige tips worden aangegeven met een besparen.

dus lees deze aandachtig, ze kunnen u veel werk en tijd

Deze handleiding kunt u uitprinten en gebruiken als naslagwerk bij het werken in de Accommodatie Verhuur Manager. Wij wensen u veel plezier bij het ontdekken van alle tijdsbesparende mogelijkheden in de Accommodatie Verhuur Manager!



3

Handleiding AVM

Maart 2013

1.0 Algemeen 1.1

Opbouw van deze handleiding

Deze handleiding is samengesteld uit drie delen, namelijk I (Inrichten), G (Gebruiken) en O (Onderhouden). U kunt de handleiding op deze manier ook gemakkelijk splitsen en verdelen onder de juiste personen. Vaak hoeft bijvoorbeeld degene die verantwoordelijk is voor de tarieven helemaal niets te maken te hebben met het aanmaken van planningen en verhuren. 1.2

Opstarten van de Accommodatie Verhuur Manager

Na de installatie start u het programma op met het volgende icoon: U krijgt dan het inlogscherm te zien:

U kunt op verschillende manieren inloggen.

1.

Als u beide vinkjes activeert, ziet u voortaan het inlogscherm niet meer. Dit is vooral handig als u de enige bent op een bepaalde werkplek.

2.

Indien u een werkplek deelt met anderen, is het verstandig om beide vinkjes uit te zetten.



4

Handleiding AVM 1.3

Maart 2013

Het framework in vogelvlucht

Met het framework bedoelen we de basis, het skelet van de Accommodatie Verhuur Manager. In dit hoofdstuk behandelen we de logica achter de opbouw van de schermen en laten we zien hoe u het meest effectief kunt werken.

1.

De sidebar is de toegang tot alle schermen in de Accommodatie Verhuur Manager. De kopjes in het hoofdstuk waarin u zit, slaan altijd op dat hoofdstuk. Als u dus in dit scherm de Brancheorganisatie voor ICT selecteert en vervolgens op “Verhuur” drukt, ziet u alle verhuurmomenten van deze relatie.

2.

Op het detailscherm ziet u de gedetailleerde informatie van wat u in het onderste scherm heeft geselecteerd.

3.

Het onderste gedeelte van het scherm is altijd een lijst. Hierin kunt zoeken en sorteren. U kunt met de muis op een kolomhoofd klikken om in deze kolom te gaan zoeken. Vervolgens kunt u op twee manieren gaan zoeken. U kunt gewoon beginnen met typen, bijvoorbeeld “Branche”. De AVM zoekt dan de eerste record met deze tekst. Ook kunt u vrij zoeken, dit doet u door eerst een * te typen en dan de tekst die u zoekt. Als u dus in het hoofdstuk “Relaties” zoekt naar HTA Software, kunt u zoeken op *Software. Alle relaties waar de lettercombinatie “Systems” in voorkomt worden dan getoond. HTA Software Dorpstraat 33B 2712 AB Zoetermeer


5

Handleiding AVM

Maart 2013

4.

De knoppen “Nieuw”, “Wijzig” en “Verwijder” werken altijd op het scherm waarin u op dat moment werkt. Als u op “Nieuw” zou klikken in het voorbeeld, maakt u een nieuwe relatie aan. Zou u in het accommodatiescherm aan het werk zijn, dan maakt u een nieuwe accommodatie aan.

5.

Met de knoppen “Opslaan” en “Annuleren” kunt u een actie, zoals het aanmaken van een nieuwe relatie, bevestigen of toch afbreken. U kunt niet naar een ander scherm tijdens het aanmaken van nieuwe items.



6

Handleiding AVM

Maart 2013

2.0 Huurder 2.1

Een huurder aanmaken, wijzigen of verwijderen

Als u in de sidebar klikt op huurder en vervolgens op huurders, komt u in het hoofdscherm van het hoofdstuk. Als u nu het Detailframe actief klikt (door de blauwe balk aan te klikken), kunt u met de knop –Nieuw- op de toolbar een nieuwe huurder aanmaken. U krijgt dan het volgende scherm te zien:



In dit scherm voert u alle beschikbare informatie in van de nieuwe relatie. De lichtblauwe velden zijn verplicht in te vullen.



In het eerste veld “huurder”, kunt u een code aangeven voor deze nieuwe relatie. Deze code wordt bijvoorbeeld gebruikt voor de weergave op het grafische verhuuroverzicht.



Achter “Tariefcode” ziet u drie puntjes, waarmee u de hulptabel met beschikbare tariefcodes oproept. De gekozen tariefcode zal bij iedere verhuur of planning van deze relatie standaard gekozen worden om tijd te besparen bij het invoeren. U kunt hier natuurlijk altijd nog vanaf wijken.



Bij planningen en verhuren kiest u altijd een activiteit om later managementinformatie te kunnen opstellen. Bij “Activiteitcode” krijgt u ook een keuzelijst. De gekozen activiteitcode zal bij iedere verhuur of planning van deze relatie standaard gekozen worden om tijd te besparen bij het invoeren. U kunt hier natuurlijk altijd nog vanaf wijken.



Het verplichte veld “Naam” is voor de volledige naam van de huurder. De hier ingevulde naam kunt u bijvoorbeeld gebruiken op overeenkomsten (bevestigingen) en facturen.



7

Handleiding AVM

Maart 2013



Het veld “Naam2” is bedoeld voor een standaard toevoeging, zoals T.a.v. Het Secretariaat. De velden “Adres”, “Postcode” en “Telefoon/Fax” zijn standaard adresvelden.



“Memo” kunt u gebruiken om extra informatie bij de relatie te noteren, bijvoorbeeld een notitie dat de relatie vanaf een bepaalde datum een nieuw correspondentieadres heeft.



Vanuit het veld “Email” kunt u vanuit de Accommodatie Verhuur Manager direct een E-mail sturen door op de blauwe hyperlink te klikken. Uw standaard E-mailprogramma wordt dan geopend en u kunt een bericht versturen. Dit wordt overigens niet opgeslagen in de Accommodatie Verhuur Manager. Dit is wel mogelijk met de HTA Manager, ons relatiebeheerssysteem.



Als u op de omgekeerde driehoek klikt bij “Kleur”, krijgt u een lijst te zien met alle beschikbare kleuren. U kunt zelf bepalen hoe u de kleuren gebruikt. U kunt bijvoorbeeld bepalen dat alle relaties binnen uw gemeente blauw zijn en alle relaties buiten uw gemeente rood. Maar u kunt er ook voor kiezen dat alle vaste relaties paars zijn en alle incidentele huurders geel. De mogelijkheden zijn eindeloos. De kleur van een relatie is te zien in het grafische verhuuroverzicht.



“Deb. nummer” en “Grootboek” zijn velden die onder meer gebruikt kunnen worden voor de export naar een financieel systeem. Ook kunnen deze gebruikt worden voor managementinformatie, zoals opbrengst per grootboeknummer.



Op het veld “Deb. nummer” zit standaard een autonummeringsfunctie. Als u bij de eerste relatie niets invult zal de Accommodatie Verhuur Manager automatisch beginnen bij debiteurennummer 1. DIT IS NIET ONGEDAAN TE MAKEN. Indien u uw eigen debiteurennummers wilt toekennen, maakt u dan eerst bijvoorbeeld HTA SOFTWARE aan als relatie met debiteurnummer “AAA”.



In het veld “Kenmerken” kunt u een lijst oproepen met kenmerken. U kunt bij een klant dus bijvoorbeeld aangeven dat het een vaste huurder is, een interne klant of andere, voor uw organisatie relevante kenmerken gebruiken. Kenmerken kunnen alleen worden aangemaakt in het hoofdstuk “Stamgegevens” door daartoe geautoriseerde gebruikers.



In het veld “Bankrekening” kunt u het bank- of girorekeningnummer van uw relatie invullen. Dit nummer kan dan gebruikt worden voor het printen van facturen met aangehechte acceptgirokaart.



Bij “Betaalschema” kunt u aangeven of deze relatie betaalt per maand (M), kwartaal (K) of jaar (J). Met deze informatie kunt u bij het factureren selecties maken.



Bij “Betaalwijze” kunt u weer door de zwarte driehoek aan te klikken kiezen uit een aantal opties, namelijk contante betaling (C), automatische incasso (I) of per acceptgirokaart (G). Met deze informatie kunt u bij het uitprinten van de facturen de AVM de juiste lay-out en printerinstellingen laten kiezen, bijvoorbeeld voor de factuur met acceptgirokaart.



De keuzevakjes “Geblokkeerd” en “Dubieuze debiteur” kunt u nog niets mee doen bij het aanmaken van een nieuwe relatie. Als een relatie eenmaal is opgeslagen, kunt u dit wel. Als u het vakje “Geblokkeerd” activeert kunnen er geen verhuren worden aangemaakt bij deze relatie. Dit is bijvoorbeeld nuttig als er een (betalings)conflict is met een relatie en u niet wilt dat iemand binnen uw organisatie per ongeluk toch een reservering aanmaakt. HTA Software Dorpstraat 33B 2712 AB Zoetermeer


8

Handleiding AVM



Maart 2013

“Dubieuze debiteur” kunt u activeren bij een slecht betalende huurder. U kunt dan in het overzichtsscherm heel eenvoudig een lijst van dubieuze debiteuren oproepen om deze na te lopen.

2.2

Zoeken en sorteren

In het GridFrame kunt u op allerlei manieren zoeken en sorteren. Om het zo duidelijk mogelijk te maken, werken we met een voorbeeld:



Zoeken naar een huurder waarvan u de volledige naam weet: Kik in Relatie - Relaties op de onderste blauwe balk om deze te activeren. Vervolgens klikt u op de kolom waarin u wilt zoeken, in dit geval dus Naam. U kunt nu gaan typen, het systeem zoekt de eerste relatie op die exact deze woordvolgorde heeft.



Zoeken naar een Hurder waarvan u maar een gedeelte van de naam weet: Kik in Huurder - Huurders op de onderste blauwe balk om deze te activeren. Vervolgens klikt u op de kolom waarin u wilt zoeken, in dit geval dus Naam. Als u van de relatie Brancheorganisatie voor ICT alleen nog weet dat ze ICT in de naam hadden zoekt u met een *. U typt dan *ICT. U krijgt dan alle relaties te zien waarin ICT voorkomt. Dat zou dus ook Genootschap Benedictus kunnen zijn. HTA Software Dorpstraat 33B 2712 AB Zoetermeer


9

Handleiding AVM 

Maart 2013

Zoeken/Filteren met één of meerdere autofilters: In de Accommodatie Verhuur Manager kunt u ook zoeken met autofilters. Deze herkent u aan het volgende teken: Met het indrukken van dit teken roept u een lijst op van alle aanwezige informatie in deze kolom. Als u het autofilter oproept in de kolom Plaats, ziet u alle plaatsen van uw relatie. Indien u Zoetermeer zou selecteren, ziet u vervolgens alleen nog alle relaties uit de stad Zoetermeer. U kunt meerdere filters tegelijk activeren.

2.3

Exporteren en mailmergen

Als u een selectie heeft gemaakt, in dit geval alle huurders die de tariefcode NUL hebben, ziet u de volgende gegevens:

Exporteren: Als u nu in de toolbar op “Exporteer” klikt, exporteert u alle gegevens die u hebt geselecteerd naar MS Excel. Dit is bijvoorbeeld nuttig als u adresetiketten wilt uitprinten. Mailmergen: U kunt direct vanuit de Accommodatie Verhuur Manager een mailing maken naar selecties uit uw relatielijst. U maakt vanuit de Accommodatie Verhuur Manager eerst een brief. Hiervoor gaat u naar het Menu en kiest u de optie “Maak Template”. MS Word zal openen en u kunt een sjabloon maken. Met het menu SHV Manager kunt u velden uit de database van de Accommodatie Verhuur Manager invoegen.



10

Handleiding AVM

Maart 2013

Als uw brief klaar is slaat u het bestand op en sluit u MS Word af. U kunt nu de brief gaan samenvoegen vanuit de Accommodatie Verhuur Manager. Hiervoor moet het onderste scherm actief zijn. U maakt eerst de juiste selectie van uw doelgroep met behulp van autofilters en/of vrije zoektermen. U selecteert deze relaties met de muis en de SHIFT en CTRL-toetsen. Vervolgens kiest u in het Menu de optie Documenten en kiest u Maak Document. U kiest nu de opgeslagen sjabloon en drukt op Openen.



11

Handleiding AVM

Maart 2013

Nu worden alle gegevens van de geselecteerde relaties in de brieven geplaatst en kun u uw mailing uitprinten en versturen. Sla het samengevoegde document ook op, bijvoorbeeld met het woord SAMENGEVOEGD achter de originele bestandsnaam. Zo hebt u later altijd zekerheid als er een vraag is over de betreffende brief.



12

Handleiding AVM 2.4

Maart 2013

Vrije dagen van een relatie instellen

In Huurder – Vakantiedagen kunt u per relatie aangeven wanneer er geen verhuur geboekt zou moeten kunnen worden. Zo kunt u niet per ongeluk een planning van een basisschool laten doorlopen in een zomervakantie.

U kunt in bovenstaand scherm tot maximaal één maand per keer vrije dagen selecteren. Het selecteren kunt u gewoon doen door te slepen met de linkermuisknop ingedrukt. Vervolgens klikt u met de rechtermuisknop op de selectie, waarna u het scherm te zien krijgt. De reden die u hier invult, verschijnt ook op iedere overeenkomst die deze periode overlapt.

Let bij het aanmaken van een periode geblokkeerde dagen goed op. U kunt deze namelijk alleen één voor één verwijderen. Als u grote periodes geblokkeerde dagen wilt verwijderen, neemt u dan contact op met HTA Software.

Als u voor al uw relaties vrije dagen wilt gaan invoeren, kunt u bij de bovenste relatie Beginnen en vervolgens met behulp van werken.


toetsen in hetzelfde detailscherm blijven


13

Handleiding AVM 2.5

Maart 2013

De mailinglist gebruiken

De mailinglist is een combinatie tussen de hoofdstukken Verhuurder en Contactpersonen. Op deze manier heeft u de beschikking over individuele adresgegevens van verschillende contactpersonen van dezelfde relatie (Voorzitter, secretaris, penningmeester), maar kunt u wel filteren en sorteren op algemene relationele kenmerken zoals tariefcode. Vervolgens kunt u op dezelfde wijze exporteren en mailmergen als uitgelegd in paragraaf 2.3.



14

Handleiding AVM

Maart 2013

3.0 Contactpersoon In het hoofdstuk Contactpersoon kunnen we de verschillende contactpersonen van de relaties beheren. Zo kunt u oneindig veel personen per relatie in de Accommodatie Verhuur Manager invoeren. Veel gebruikt is het veld “Functie”, waarmee u kunt aangeven wat de rol van deze contactpersoon is. In de stamgegevens kunt u zelf aangeven met welke functies u te maken heeft. Bij veel van onze relaties zijn is dat Voorzitter, Secretaris, Penningmeester en Factuuradres, maar de Accommodatie Verhuur Manager biedt u de flexibiliteit om hiervan af te wijken.

3.1

Een contactpersoon aanmaken

Klik in de toolbar op -Nieuw- om het aanmaken van een nieuwe contactpersoon te starten. Kies eerst de relatie waarbij de nieuwe contactpersoon hoort met behulp van de

.

Vervolgens kunt u aangeven wat de functie van deze persoon is. Als u de facturen naar deze contactpersoon wilt laten gaan, dient u de functie Factuuradres toe te kennen. U kunt nu alle adresgegevens invoeren, deze hoeven dus niet hetzelfde te zijn als van de relatie. Ten slotte geeft u aan of deze persoon een begeleider is of niet. Een begeleider kunt u selecteren bij het aanmaken van verhuren of planningen. Zo weet u altijd wie op een bepaald moment de verantwoordelijkheid namens deze relatie had.



15

Handleiding AVM

Maart 2013

U kunt met een webcam een foto maken van uw contactpersoon of een bestaande foto selecteren. U kunt bij uw applicatiebeheerder ook andere functies laten toevoegen aan de lijst. 3.2

Begeleiders en hun planningen

Als u gebruik maakt van het toekennen van beheerders aan planningen en verhuren, kunt u in Contactpersoon - Planning en Contactpersoon - Verhuur snel een overzicht oproepen van alle planningen en alle verhuurmomenten van deze contactpersoon.

U kunt hierin ook weer zoeken en sorteren, bijvoorbeeld op datum. Selecteer in Verhuur het kolomhoofd Datum, nu kunt u bijvoorbeeld typen 28-04, waarna de Accommodatie Verhuur Manager naar de dichtstbijzijnde datum zal gaan. 3.3

Contactpersonen benaderen

Contactpersonen kunt u ook vanuit de Accommodatie Verhuur Manager benaderen. Dit is handig als u bijvoorbeeld alle begeleiders een brief wilt sturen. Vervolgens kunt u op dezelfde wijze exporteren en mailmergen als uitgelegd in paragraaf 2.3.



16

Handleiding AVM

Maart 2013

4.0 Accommodatie 4.1

Wat doe je in het hoofdstuk Accommodatie?

Het hoofdstuk Accommodatie is de kern van de Accommodatie Verhuur Manager. In dit hoofdstuk maakt u alle verhuren en planningen. Omdat Planning en Verhuur een zeer uitgebreide functionaliteit kennen, is het volgende hoofdstuk volledig gewijd hieraan. Alle andere hoofdstukken en items met hierin Planning of Verhuur zijn bedoeld om te wijzigen of te raadplegen. 4.2

Gesloten dagen van accommodaties blokkeren

Om gesloten dagen van uw Accommodaties in te stellen gaat u naar Accommodatie - Gesloten. Op de aangegeven gesloten dagen kunt u geen verhuren registreren.

Het toevoegen van gesloten dagen gaat hetzelfde in zijn werk als bij relaties. Voor de werkwijze kunt u paragraaf 2.4 raadplegen. Als u op een gesloten dag toch een verhuur wilt boeken, is dit mogelijk. In paragraaf 5.2 ziet u hoe dit in zijn werk gaat.



17

Handleiding AVM 4.3

Maart 2013

Nuttige tips voor het hoofdstuk Accommodatie In Accommodatie - Relatie ziet u alleen relaties die de geselecteerde accommodatie ooit hebben gebruikt. Naar deze selectie kunt u ook weer mailings versturen (zie hoofdstuk 2.3). In Accommodatie - Prijsafspraken ziet u alle geldende afwijkende prijsafspraken in de geselecteerde accommodatie. Deze kunt u bij het aanmaken van planningen of verhuren selecteren. Meer hierover in hoofdstuk 5. Gesloten dagen kunnen ook naar andere accommodatiedelen worden gekopieerd. Om dit te doen gaat u eerst naar de accommodatie waar nog geen gesloten dagen zijn in Accommodatie Gesloten. Vervolgens klikt u op de toolbar op -Kopieer-. U geeft aan vanaf wanneer u wilt kopiëren en vanuit welke accommodatie u de gesloten dagen naar de huidige accommodatie toe wilt kopiëren.



18

Handleiding AVM

Maart 2013

5.0 Planningen en verhuren Planningen en verhuren doet u in principe altijd vanuit Accommodatie - Planning en Accommodatie - Verhuur. In dit hoofdstuk ziet u de gemakkelijkste manier waarop u werkt met de Accommodatie Verhuur Manager. 5.1

Het scherm

In het planningsscherm ziet u bovenin een balk met een aantal opties:

Als u dit veld activeert, ziet u alleen nog maar de planningen vanaf de datum die u kiest. Als u al een grote historie in uw systeem hebt staan, wordt de Accommodatie Verhuur Manager ook sneller, omdat er minder regels doorgerekend hoeven te worden.

Dit scherm activeert het grafische overzicht zoals hierboven getoond. Als u deze functie deactiveert ziet u de bijbehorende gegevens van de planningen.



19

Handleiding AVM

Maart 2013

Als u dit selecteert, ziet u geen weekagenda meer, maar een dagagenda. Hierdoor hebt u meer overzicht als u erg veel verhuurmomenten heeft. 5.2

Planningen aanmaken, wijzigen of verwijderen

Een planning is een hulpmiddel bij het aanmaken van verhuren. U kunt dus herhaling toevoegen. Wat belangrijk is om te weten is dat een planning verhuren genereert die allemaal hetzelfde overeenkomstnummer hebben. Als u dus tussen de verhuren kijkt, ziet u ook alle verhuren die bij een planning horen.

Een losse verhuur is in het overzichtsscherm wit, een planning is grijs.

Als u dit aanvinkt ziet u alle eventuele dubbelboekingen. Deze kunnen ontstaan als u (in overleg met uw applicatiebeheerder) ervoor zorgt dat dubbel boeken tijdelijk wordt toegestaan. Dit kan nuttig zijn als u voor aanvang van een nieuw seizoen alle reserveringen gaat verwerken. Het is namelijk vervelend als er slechts een kleine overlapping is en het systeem weigert een hele planning te



20

Handleiding AVM

Maart 2013

verwerken. Op deze manier kunt u alle planningen invoeren en als alles is ingevoerd de discrepanties afhandelen. Indien u de keuze verhuur vanaf niet aanvinkt, ziet u alle verhuren van de huidige dag. U hoeft dat niet steeds de datum vanaf te verzetten. Indien u ook het verleden wilt zien, dient u een datum te kiezen.



21

Handleiding AVM

Maart 2013

Het aanmaken van een planning gaat als volgt stapsgewijs in zijn werk: 1. Selecteer met de linkermuisknop in het grafische overzicht de gewenste accommodatie, dag en periode 2. Klik in de toolbar op -Nieuw3. U krijgt nu het volgende scherm te zien:

In het veld “Overeenkomst” ziet u het nummer dat voor deze planning is gereserveerd. Als u “Optie” selecteert, kunt u later in het overzicht zien of er al bevestigd is. Als u de selectiemogelijkheid “Cursus” activeert, kunt u personen inschrijven op de verhuren. Dit is overigens een uitbreidingsmodule. Het veld “Accommodatie” is al door het systeem ingevuld, omdat u dit heeft geselecteerd in het grafische overzicht. U kunt dit met de vanzelfsprekend nog wel wijzigen. U kunt ook een relatie selecteren met de , dan worden de velden “Betaalschema”, “Betaalwijze”, “Tariefcode” en “Activiteitcode” automatisch ingevuld met de gegevens die u bij deze relatie heeft ingevuld. U kunt dit met de nog wijzigen. Het veld “Iedere” en de selectiemogelijkheid “Per maand” geven u de mogelijkheid om planningen flexibel aan te maken. U kunt bijvoorbeeld Iedere tweede dinsdag van de maand of Iedere drie weken op dinsdag aanmaken. De velden “Dag”, “Starttijd” en “Eindtijd” worden ook ingevuld door uw selectie in het grafische overzicht. Als u een afwijkende prijs wilt invullen bij deze verhuur, kunt u dat handmatig ingeven in het veld “Prijs”. Vervolgens kunt u bij type een keuze maken uit: per uur, per keer, per week, per maand of per jaar.



22

Handleiding AVM

Maart 2013

Ook kunt u alle beschikbare prijsafspraken oproepen voor deze relatie in deze accommodatie met de . Los hiervan kunt u een bepaald kortingspercentage toepassen. Met het veld “Memo” kunt u vrije teksten ingeven bij deze planning, bijvoorbeeld Eenmalige korting

op planning in overleg met de heer V.A. Luta. Ten slotte kunt u nog een begeleider kiezen van deze relatie, zodat u weet wie verantwoordelijk is voor de gang van zaken. 

Als alle gegevens correct zijn ingevuld, drukt u in de toolbar op -Opslaan-. U krijgt nu het volgende scherm te zien:

De Accommodatie Verhuur Manager vraagt u nu nog eenmaal om de gegevens te controleren. U hebt nog drie opties waaruit u kunt kiezen:

Als u een bestaande planning wijzigt, kunt u met deze functie de gehele planning (dus ook het verleden) opnieuw laten genereren. Als u een planning vanaf nu wilt wijzigen, selecteert u deze optie niet.

Als u uw accommodatie gesloten heeft, maar u wilt deze verhuur of planning toch registeren kunt u deze functie selecteren.

Als de relatie geblokkeerd is in een bepaalde periode, maar u wilt deze verhuur of planning toch registeren kunt u deze functie selecteren. 

U klikt nu op -Genereer- en de planning wordt aangemaakt.



23

Handleiding AVM 5.3

Maart 2013

Losse verhuren aanmaken, wijzigen of verwijderen

Een losse verhuur maakt u aan vanuit Accommodatie - Verhuur. U navigeert in het onderste scherm naar de gewenste datum en selecteert de gewenste periode. Vervolgens klikt u op -Nieuw-. U kunt vanuit relatie-verhuur en accommodatie-verhuur ook een bestaande verhuur kopieren waarna u de dag of tijd kunt aanpassen. Indien u het vanuit de huurder doet, heeft u direkt de optie om de verhuren op hetzelfde overeenkomstnummer te zetten. De rest van het aanmaken wijkt niet af van planning, behalve dat u geen stopdatum kunt selecteren. U kunt een verhuur annuleren en eventueel een percentage toch in rekening brengen. U doet dit door in Accommodatie - Verhuur het betreffende verhuurmoment te selecteren in het detailscherm en in de toolbar te klikken op -Annuleer verhuur-. U ziet dan het volgende scherm:

U kunt hier aangeven wat de datum en reden van annuleren is. Het percentage dat u hier ingeeft is het percentage dat van het factuurbedrag zal worden afgetrokken. Als uw relatie 75% dient te betalen, vult u hier dus 25% in.



24

Handleiding AVM 5.4

Maart 2013

Nuttige tips bij plannen en verhuren Zowel in het planningsscherm als in het verhuurscherm kunt u met de muis het scherm instellen naar uw eigen inzicht. Deze instellingen bewaart de Accommodatie Verhuur Manager per gebruiker. Zo kunt u bijvoorbeeld in Accommodatie - Planning het onderste gedeelte van het scherm naar boven trekken met de muis. Voor u zijn de adresgegevens van uw eigen accommodatie niet interessant en het verbergen hiervan geeft u een groter en overzichtelijker grafisch overzicht. Als u met uw muis dubbelklikt op een datumveld, komt er automatisch de datum van vandaag te staan. Dit kan u veel tijd besparen. Als u een tijd wilt wijzigen, hoeft u niet de : te gebruiken. Als u 13:25 wilt typen, kunt u 1325 typen. U hoeft niet met de muis naar ieder veld te navigeren, u kunt ook met de TAB-toets werken. U kunt meerdere individuele planningen en/of verhuren onder één overeenkomst plaatsen. Hiervoor selecteert u in een planning eerst de relatie en drukt u vervolgens op . U krijgt dan een overzicht van alle overeenkomsten van deze relatie en u kunt de juiste selecteren in de lijst. Deze functie is vooral handig als u een relatie heeft met veel planningen en losse verhuren, omdat u nu één grote overeenkomst krijgt van een aantal pagina’s in plaats van tientallen overeenkomsten waarbij iedere overeenkomst weer ruimte gebruikt voor de adresgegevens.

6.0 Overeenkomst 6.1

Wat zijn overeenkomsten?

Een overeenkomst is een bevestiging van een door u ingevoerde verhuur of planning. De informatie op een overeenkomst kunt u voor een groot deel zelf bepalen. Een overeenkomst kunt u uitprinten en met de post verzenden of via de e-mail versturen als pdfbestand. Voor dit laatste heeft u Adobe Reader® nodig. (gratis te downloaden op http://www.adobe.nl/products/acrobat/readstep2.html) In de Accommodatie Verhuur Manager hoeft u niets te doen om overeenkomsten te genereren. Als u een verhuur of een planning aanmaakt, wordt hiervoor meteen een overeenkomst aangemaakt.



25

Handleiding AVM

6.2

Maart 2013

Eén of meerdere overeenkomsten printen

Een overeenkomst kunt u printen door deze te selecteren in het onderste scherm en vervolgens op “Print rapport” te drukken. Ook kunt u meerdere overeenkomsten selecteren door de Ctrl-toets ingedrukt te houden of een hele rij selecteren door de Shift-toets ingedrukt te houden.



26

Handleiding AVM

Maart 2013

In het onderstaande printscherm heeft u een aantal mogelijkheden. Allereerst kunt u de lay-out kiezen. Dit hoeft u niet iedere keer opnieuw te doen, de Accommodatie Verhuur Manager onthoudt de locatie van uw laatst gebruikte lay-out.



27

Handleiding AVM 6.3

Maart 2013

Overige opties

U kunt ook de planningen en bijbehorende verhuren raadplegen van overeenkomsten. In de praktijk is dit handig als bijvoorbeeld één van uw klanten opbelt over een ontvangen bevestiging. U kunt dan het nummer vragen, waarna u snel kunt navigeren naar de gewenste datum en een wijziging aanbrengen.



28

Handleiding AVM

Maart 2013

7.0 Factuur 7.1

Introductie factureren in de Accommodatie Verhuur Manager

In tegenstelling tot overeenkomsten, ontstaan facturen niet vanzelf. Om te factureren moet u aangeven wat u precies wilt gaan factureren. Om het factureren te starten, navigeert u naar Factuur - Facturen en klikt u het bovenste scherm actief. Vervolgens drukt u in de toolbar op -Factuur- .

In Factuur - Facturen werkt het prettig als u een filter instelt dat u alleen de nog niet geprinte (= verzonden) in uw scherm ziet. Dit kunt u doen door het kolomhoofd Geprint naar de grijze balk te slepen of door het Autofilter van Geprint op “False” te zetten.



29

Handleiding AVM 7.2

Maart 2013

Factureren

Als u het factureren start, krijgt u het volgende keuzescherm te zien:

In dit scherm bepaalt u wat u precies wilt gaan factureren. Als u in het veld “Datum van:” de bovenstaande selectie maakt, factureert de Accommodatie Verhuur Manager alle verhuren die in deze periode vallen. U kunt ook één bepaald contract factureren, dan vult u bij “Alleen contract” het te factureren overeenkomstnummer in. U kunt ook kiezen of u de facturen wilt aanmaken per relatie (alle planningen en verhuren op 1 factuur) of per overeenkomst. Voor iedere planning of losse verhuur een nieuwe factuur. Verder kunt u de factuurdatum aanpassen die op de facturen geprint zal worden. In de rechterkant van het voorbeeld ziet u alle velden waarop u kunt selecteren. Als u in deze velden geen keuze maakt, factureert de Accommodatie Verhuur Manager alles. Ten slotte kiest u de juiste factuurlay-out en drukt u op -OK-. Alle facturen zullen nu worden gegenereerd en worden geplaatst in Factuur - Facturen. Als u gebruik wilt maken van acceptgirokaarten aan uw factuur, kan Htasoftwarede lay-out hierop aanpassen. U kunt dan alle klanten gemakkelijk factureren met behulp van het selectieveld “Betaalwijze”. U kiest dan simpelweg de juiste factuurlay-out en de betreffende facturen kunnen bij het printen zelfs automatisch de juiste printerlade selecteren (mits uw printapparatuur geschikt is).



30

Handleiding AVM 7.3

Maart 2013

Facturen printen

Als u uw facturen gegenereerd heeft, zijn ze verschenen in Factuur - Facturen.

U kunt eventueel nog extra factuurregels toevoegen op een factuur. Op deze manier kunt u losse artikelen verhuren, of een extra bedrag in rekening brengen voor beschadigingen. U selecteert de betreffende factuur en klikt op Factuur - Factuurregels. In de toolbar klikt u op -Nieuw-, waarna het volgende scherm verschijnt:



31

Handleiding AVM



Maart 2013

32

Handleiding AVM

Maart 2013

U selecteert hier nu de accommodatie waar de extra factuurregel betrekking op heeft. U kunt nog andere (niet verplichte) informatie toevoegen, zoals kostenplaats en kostendrager, datum en starten eindtijd. Achter het veld “Omschrijving” kunt u eventueel een lijst oproepen met mogelijke standaardartikelen. Deze kunnen in de stamgegevens aangemaakt worden. Het voordeel hiervan is dat u ook al een prijs per stuk kunt ingeven (bijvoorbeeld Koffie per kan: € 3,-). U hoeft dan alleen nog maar het aantal en het BTW-percentage te kiezen. Als alles goed is ingevuld, klikt u op -Opslaan-. U kunt nu de facturen die u wilt printen selecteren met behulp van de CTRL- of SHIFT-toets en de muis. Als u de gewenste facturen heeft geselecteerd klikt u op de toolbar op -Print-. U krijgt nu de vraag “Is de factuur goed geprint?”. Als uw printopdracht voltooid is en alle facturen zijn goed geprint, kunt u de vraag met -Ja- beantwoorden. U kunt nu niets meer wijzigen aan de facturen. Wilt u in een overzichtsscherm alles ineens selecteren, klik dan op één willekeurige regel in het overzichtsscherm en druk op SHIFT en END. Als u een printvoorbeeld wilt zien van een enkele factuur, kunt u deze factuur selecteren in het overzichtsscherm, vervolgens het detailscherm activeren (door te klikken op de bovenste blauwe balk) en dan op de toolbar op -Print- te drukken. U kunt met -Close- het printvoorbeeld weer afsluiten. LET OP: Als u op -Close- klikt, wordt deze factuur niet afgedrukt. U moet dan de vraag “Is de factuur goed geprint?” dan ook met -Nee- beantwoorden.



33

Handleiding AVM

Maart 2013

8.0 Rapporten 8.1

Wat is de rapportgenerator?

Met de rapportgenerator kunt u allerlei gegevens opvragen uit de database. Deze gegevens worden dan met een speciale lay-out verwerkt tot overzichtelijke informatie. Voorbeelden van rapporten (ook wel queries genoemd) zijn:    

Roosters voor beheerders Bezettingsoverzichten Bezettingsgraden Gebruikte uren per accommodatie of accommodatiedeel

Omdat de database van de Accommodatie Verhuur Manager een zeer open structuur heeft, is vrijwel ieder veld te gebruiken in de rapportgenerator. Er is dan ook in vrijwel iedere informatiebehoefte te voorzien.



34

Handleiding AVM 8.2

Maart 2013

Een query uitvoeren

Navigeer naar Rapporten - Rapporten. Vervolgens selecteert u links bovenin het gewenste rapport. U krijgt nu rechts bovenin de keuzemogelijkheden te zien. U hebt nu in de toolbar drie mogelijkheden voor het uitvoeren van de query: 

Printen U voert de query uit en krijgt meteen het printvoorbeeld te zien. U kunt het rapport nu meteen uitprinten.



Als eDocument exporteren U voert de query uit en kunt het rapport nu opslaan als PDF-bestand om het te kunnen emailen.



Uitvoeren Hiermee voert u de query uit, zonder het resultaat meteen te printen. U krijgt nu ruwe data te zien in het onderste scherm. Deze data kunt u nu exporteren, bijvoorbeeld naar MS Excel.

De functie Als eDocument exporteren kunt u gebruiken om weekroosters als PDF te e-mailen naar uw beheerders. Zo hoeft u roosters dus niet meer te printen en versturen met de post, langs te brengen of laten ophalen. U kunt bij een planning of verhuur een memo aanmaken (zie hoofdstuk 5.2). Dit memoveld kunt u gebruiken op een rooster voor uw beheerder. Zo kunt u bijvoorbeeld aangeven of er materiaal klaargezet moet worden, dat komt dan te staan op het rooster. Zie onderstaand voorbeeld:



35

Handleiding AVM

Maart 2013

9.0 Troubleshooting In dit hoofdstuk kunt u veelvoorkomende problemen en de bijbehorende oplossingen raadplegen. Mocht uw oplossing niet behandeld worden in dit hoofdstuk, neemt u dan contact op met de helpdesk. Ik kan na een update niet meer inloggen Het kan incidenteel voorkomen dat bij een update de verbinding met uw database wordt verbroken. U kunt in het volgende scherm uw database opnieuw selecteren:

LET OP: Het is mogelijk dat er meerdere databases te selecteren zijn achter het veld “Naam”. Neem altijd contact op met uw applicatiebeheerder als u de database gaat selecteren.



36

Handleiding AVM

Maart 2013

De Accommodatie Verhuur Manager geeft allerlei foutmeldingen, bijvoorbeeld “Field Id not found”. Voor allerlei onverwachte meldingen zijn de volgende stappen vaak een goede oplossing: 1.

Eerst AVM afsluiten en opnieuw inloggen. Blijf in het welkomstscherm

2.

Extra - update database - Uitvoeren - Ok - AVM afsluiten en opnieuw opstarten

3.

Scherm - Standaard instellingen - Sorteer en filterinstellingen terugzetten - Ok - AVM afsluiten en opnieuw opstarten.

Ik kan een nieuwe relatie niet opslaan Controleer of u geen reeds bestaande relatiecode aan probeert te maken en dat u alle verplichte velden heeft ingevuld.

Ik wil inloggen, maar de Accommodatie Verhuur Manager start op onder de naam van mijn collega U kunt links bovenin uitloggen en weer inloggen met uw eigen gebruikersnaam. Als u de vinkjes bij het inloggen weghaalt, krijgt u voortaan het inlogscherm weer te zien.

Ik wil een verhuur/planning aanmaken, maar krijg de volgende melding:

De Accommodatie Verhuur Manager heeft altijd een geldig tarief nodig om een verhuur op te kunnen slaan. Als u een planning wilt aanmaken die ook verhuurmomenten zal genereren in het volgende jaar, moet er dus ook een tarief zijn dat dan geldig is. Vraag aan uw applicatiebeheerder om een tarief aan te maken dat in de te boeken periode geldig is.



37

Handleiding AVM

Maart 2013

Ik ben allerlei gegevens kwijt, maar ik weet zeker dat er niets is verwijderd Kijkt u eens onderin het overzichtsscherm. Als u het volgende ziet staan, staat er een filter aan:

Klik dan op het kruis links onderin het scherm. Hiermee schakelt u alle aangebrachte filters uit.

Ik wil een planning of verhuur aanmaken, maar er is iets vreemds met de velden starttijd en eindtijd. Ik zie meerdere dubbele punten en de tijd blijft naar 0::00 verschieten

De tijdsinstelling van uw MS Windows staat niet correct. Vraag aan uw systeembeheerder om in MS Windows de tijdsinstelling als volgt in te stellen: UU:mm:ss



38

Handleiding AVM

Maart 2013

Mijn overzichtsscherm is op een ongebruikelijke manier ingedeeld:

U kunt kolomhoofden ook naar het bovenste gedeelte slepen. Zo kunt u gemakkelijk categoriseren. In bovenstaand voorbeeld hebben we alle relaties ingedeeld per tariefcode. U kunt de velden uitvouwen door op het + teken te klikken. Als u deze sortering wilt opheffen, kunt u met de muis het kolomhoofd terugslepen.

Ik probeer zoek bij het aanmaken van een verhuur te zoeken in het relatiescherm, maar als ik de eerste letter van een relatie typ, gebeurt er niets.

Controleer of u een kolom geselecteerd heeft waarin u wilt zoeken. U herkent dit aan de driehoek die u in dit voorbeeld ziet staan bij “Naam”. Als u geen kolom geselecteerd heeft, kan de Accommodatie Verhuur Manager niet zoeken. HTA Software Dorpstraat 33B 2712 AB Zoetermeer


39

Handleiding AVM

Maart 2013

Ik heb per ongeluk de facturen goedgekeurd terwijl er toch nog een wijziging is. Ik kan nu echter niets meer wijzigen.

Na het goedkeuren van een factuur kunt u niets meer wijzigen. Dit is bewust gedaan, zodat uw boekhouding sluitend blijft. Mocht u toch een wijziging willen en/of moeten aanbrengen, neemt u dan contact op met HTA Software.



40

Handleiding AVM Maart. Accommodatie verhuur Manager

Recommend Documents