Handleiding voor de manager Werknemersportaal Versie 2.9
Pelosa Bleiswijkseweg 47 Postbus 371 2700 AJ Zoetermeer
Telefoon: (079) 3436347 Fax: (084) 2206901 www.pelosa.nl E-mail:
[email protected]
Handleiding voor de manager: Werknemersportaal 2.9
Inhoud Inhoud ..................................................................................................................................................... 2 1
Taken leidinggevende...................................................................................................................... 4 1.1
Goedkeuren van uren ............................................................................................................... 4
1.1.1
GOUDKEUREN OF WEIGEREN UREN PER MEDEWERKER / WEEK ............................................... 4
1.1.2
GOEDKEUREN OF WEIGEREN UREN PER MEDEWERKER / WEKEN ............................................. 8
1.1.3
GOEDKEUREN OF WEIGEREN UREN PER VESTIGING ............................................................. 10
1.1.4
GOEDKEUREN UREN (ASSISTENT )LOCATIEMANAGER ........................................................... 13
1.2
Goedkeuren of weigeren van declaraties .............................................................................. 13
1.3
Goedkeuren of weigeren van verlofaanvragen ...................................................................... 15
1.4
Doorboeken declaraties ......................................................................................................... 16
1.5
Herinneren.............................................................................................................................. 18
1.5.1 1.6
2
3
EXTRA OPTIES ............................................................................................................ 19
Oproeppool ............................................................................................................................ 20
1.6.1
AANVRAAG TOEVOEGEN .............................................................................................. 21
1.6.2
AANVRAGEN WIJZIGEN ................................................................................................ 21
1.6.3
AANVRAGEN WISSEN ................................................................................................... 21
Rapportages .................................................................................................................................. 22 2.1
Statusoverzicht ....................................................................................................................... 22
2.2
Managementrapporten .......................................................................................................... 23
2.2.1
VERJAARDAGENOVERZICHT ........................................................................................... 23
2.2.2
VERSCHILLENLIJST ....................................................................................................... 24
2.2.3
SUPERSTATUSOVERZICHT PER MANAGER ......................................................................... 25
2.2.4
SUPERSTATUSOVERZICHT PER VESTIGING ......................................................................... 26
2.2.5
URENOVERZICHT PER MANAGER .................................................................................... 27
2.2.6
URENOVERZICHT PER VESTIGING .................................................................................... 28
2.2.7
VERLOF VERZAMELLIJST ............................................................................................... 29
Problemen oplossen ...................................................................................................................... 30 3.1
Cache leegmaken.................................................................................................................... 30
3.1.1
INTERNET EXPLORER 6 EN HOGER .................................................................................. 30
3.1.2
FIREFOX 1.0 .............................................................................................................. 30 2
Handleiding voor de manager: Werknemersportaal 2.9
3.2
Popupschermen verschijnen niet ........................................................................................... 30
3.2.1
4
HET POPUPSCHERM WORDT GEBLOKKEERD . ..................................................................... 31
3.3
Uren kunnen niet gewijzigd worden ...................................................................................... 31
3.4
Uurcodes worden niet getoond ............................................................................................. 31
3.5
Foutmelding bij printen .......................................................................................................... 31
3.6
Verzonden mail wordt niet ontvangen .................................................................................. 32
Index .............................................................................................................................................. 33
3
Handleiding voor de manager: Werknemersportaal 2.9
1 Taken leidinggevende 1.1 Goedkeuren van uren Klik op Taken in het menu Klik op Goedkeuren Klik op uren Je krijgt nu 3 opties: Per medewerker / week Per medewerker / weken Per vestiging 1.1.1
Goudkeuren of weigeren uren per medewerker / week Klik op Taken in het menu
Klik op Goedkeuren Klik op uren Klik op Per medewerker /week Het volgende scherm verschijnt:
Op het scherm verschijnt een lijst met weken die nog niet goedgekeurd zijn. De status kan dus zijn: Niet ingeleverd
De werknemer heeft nog niet aangegeven klaar te zijn met het invoeren van de uren.
Ingeleverd
Hij of zij geeft als het ware toestemming aan de leidinggevende om de uren goed te keuren.
Geweigerd
De leidinggevende is het niet eens met de uren en heeft ze afgekeurd.
Gedeeltelijk Goedgekeurd Een deel van de uren is goedgekeurd. De uren zijn zodanig geregistreerd dat verschillende personen verantwoordelijk zijn voor het goedkeuren.
Weken die niet door de werknemer ingeleverd zijn, kunnen wel worden bekeken maar niet worden goedgekeurd of geweigerd. In de lijst met werknemers worden alleen degenen getoond die weken hebben ingevuld. De werknemers hebben of de ingelogde gebruiker als leidinggevende, of ze hebben uren geboekt op een vestiging die per locatie goedgekeurd wordt en de ingelogde gebruiker is daarvan de locatiemanager (zie punt Fout! Verwijzingsbron niet gevonden. Fout! Verwijzingsbron niet gevonden.). Een locatiemanager ziet in deze lijst niet de weken van zichzelf, de assistent locatiemanager ziet niet de eigen weken of die van de locatiemanager. Klik op de week die gecontroleerd moet worden. Het volgende scherm verschijnt:
Bovenin het scherm staat de naam van de gekozen werknemer en de week die goedgekeurd moet worden. Te Werken Uren geeft het totaal aantal uren aan dat in PlanRad opgegeven is in de contracten voor de medewerker. Heeft een contract bufferuren, dan wordt gekeken hoeveel te werken uren voor de gekozen week opgegeven zijn. Zijn er geen bufferuren, dan worden de minuren getoond. In beide gevallen worden de spaaruren erbij opgeteld. In bovenstaand voorbeeld zijn er twee contracten voor deze werknemer: een voor 10 uur en een voor 26 uur. Er wordt niet gewerkt met bufferuren en er zijn geen spaaruren. Omdat het gewerkte aantal uren minder is dat wat er minimaal gewerkt moest worden, is het weektotaal oranje. Dit is
Pagina 5 van 34
ook het geval als de werknemer te veel zou hebben gewerkt. Zou het aantal uren gelijk zijn, dan is het getal groen. De uren worden als volgt verdeelt: Niveau 1 = vestiging. Opdrachtgever of subsidieverstrekker Niveau 2 = groep of project Niveau 3 = activiteit Niveau 4 = uursoort
De uren geboekt op Rode Kruis zijn grijs. Deze zijn door de ingelogde gebruiker wel te bekijken maar niet goed te keuren. Dit komt omdat Rode Kruis ingesteld staat op goedkeuren per locatie (zie punt Fout! Verwijzingsbron niet gevonden. Fout! Verwijzingsbron niet gevonden.) en de ingelogde gebruiker geen locatiemanager is van die vestiging. Wanneer het Werknemersportaal gebaseerd is op PlanRad PP, dan worden de wijzigingen t.o.v. de weekplanning bijgehouden. Onder in het scherm zit u deze legenda:
Het is door de kleur van de getallen in een oogopslag duidelijk of er, en zo ja wat, er veranderd is. Door met de muis een gekleurd aantal uren aan te wijzen wordt er een knopinfo zichtbaar waarin staat wat het oorspronkelijke aantal uren was (bij wijzigen of wissen van uren). De kleuren zijn alleen zichtbaar in het deel wat goed te keuren is voor de ingelogde gebruiker. Zijn er uren grijs, dan worden in dat deel geen wijzigingen weergegeven. Per niveau worden de totalen getoond. Zo is in dit voorbeeld te zien dat Deze medewerker totaal 20 uur geregistreerd heeft 12 uur hiervan geboekt zijn op Bureau HALT Deze uren geboekt zijn op de twee projecten Drugsbestrijding en Stop Graffiti Er per project een aparte activiteit is (Begeleidersplanning bij Drugsbestrijding en Administratie bij Stop Graffiti( Er op 2 verschillende uurcodes is geboekt (Gewerkte uren en Ziekte uren) Door de kleur blauw is te zien dat er op woensdag uren zijn toegevoegd zijn die niet in de planning stonden. Dit is alleen zichtbaar in het Werknemersportaal gebaseerd op PlanRad PP. Voor HR zijn deze uren gewoon zwart. Als een werknemer een opmerking heeft ingevuld, dan is dit in dit scherm zichtbaar doordat het aantal uren in de dagkolom schuin gedrukt is. Door met de muis dit getal aan te wijzen, verschijnt de tekst in een knopinfo. Het contracttype en het keuzelijstje voor het tonen van extra informatie (rechts onderin het scherm) is alleen zichtbaar als er een licentie is voor de module van managementinformatie. Met het
Pagina 6 van 34
keuzelijstje kan men kiezen voor het inzien van de personeelsgegevens, verlofkaart en overzicht ziekmeldingen van de werknemer. Met de knop Naar Lijst keert men terug naar de lijst met de goed te keuren weken. Het kan gebeuren dat er in PlanRad (het programma waarop het Werknemersportaal gebaseerd is) al uren zijn ingevoerd voor deze week. In rood verschijnt de volgende melding op het scherm: “Er zijn al uren in PlanRad ingevoerd. U kunt niet goedkeuren. De totalen kunnen afwijken van de invoer op het scherm. Neem contact op met de salarisadministratie. De week kan niet goedgekeurd worden. Eerst moeten de uren uit PlanRad verwijderd worden. Op dit moment zijn er twee mogelijkheden: goedkeuren of weigeren. Door te kiezen voor weigeren krijgt de week de status Geweigerd en de werknemer ontvangt een e-mailbericht hierover (mits dit adres is ingevuld in PlanRad). Op de startpagina Mijn Taken van de werknemer is duidelijk te zien welke weken door de leidinggevende afgekeurd zijn. Klik op Bewerken, Goedkeuren of Weigeren. Antwoord bevestigend op de gestelde vraag.
Is voor Weigeren gekozen dan verschijnt dit scherm:
Voer hier de reden in van de weigering en klik op OK of op Annuleren als de hele bewerking alsnog afgebroken moet worden. De ingevoerde reden van de weigering wordt in de tekst van de e-mail geplaatst. In het werknemersportaal kan de reden opgeroepen worden door op de status Geweigerd te klikken. De week wordt goedgekeurd (of geweigerd, als naar gelang de menukeuze) en uiteindelijk wordt de lijst met weken weer geladen. De zojuist goedgekeurde week is hieruit verdwenen. De geweigerde weken blijven wel in de lijst zichtbaar. Vanaf nu zijn uren in PlanRad te bekijken via het menu Uren. Ook allerlei overzichten zijn hier te openen.
Pagina 7 van 34
1.1.2
Goedkeuren of weigeren uren per medewerker / weken Klik op Taken in het menu Klik op Goedkeuren Klik op uren Klik op Per medewerker /week Het volgende scherm verschijnt:
Selecteer bovenin de medewerker voor wie je uren wil goedkeuren. Geef per ingeleverde week van de medewerker aan of je deze onbeslist wil laten, goed wil keuren of wil weigeren. Klik op de knop Verwerken
Pagina 8 van 34
Schermopbouw Onder de geselecteerde medewerker verschijnen de weken welke klaar staan ter goedkeuring. In de eerste kolom kun je kiezen wat je met de uren wil doen door het bolletje aan te klikken. Je hebt de volgende keuzes: O:
Onbeslist, de uren van de medewerker in deze week blijven in de lijst staan. Deze optie kies bijvoorbeeld als je nog dingen moet uitzoeken of navragen.
G:
Goedkeuren, de uren van de medewerker in deze week keur je goed en zullen na de synchronisatie in PlanRad verschijnen
W:
Weigeren, de uren van de medewerker in deze week weiger je, er verschijnt een pop-up met een controle vraag
Nadat je op OK hebt geklikt verschijnt er een pop-up om de reden van weigering op te geven.
De uren worden als volgt verdeelt: Niveau 1 = vestiging. Opdrachtgever of subsidieverstrekker Niveau 2 = groep of project Niveau 3 = activiteit Niveau 4 = uursoort
Pagina 9 van 34
De uren geboekt op Rode Kruis zijn grijs. Deze zijn door de ingelogde gebruiker wel te bekijken maar niet goed te keuren. Dit komt omdat Rode Kruis ingesteld staat op goedkeuren per locatie (zie punt Fout! Verwijzingsbron niet gevonden. Fout! Verwijzingsbron niet gevonden.) en de ingelogde gebruiker geen locatiemanager is van die vestiging. Wanneer het Werknemersportaal gebaseerd is op PlanRad PP, dan worden de wijzigingen t.o.v. de weekplanning bijgehouden. Onder in het scherm zit u deze legenda:
Het is door de kleur van de getallen in een oogopslag duidelijk of er, en zo ja wat, er veranderd is. Door met de muis een gekleurd aantal uren aan te wijzen wordt er een knopinfo zichtbaar waarin staat wat het oorspronkelijke aantal uren was (bij wijzigen of wissen van uren). De kleuren zijn alleen zichtbaar in het deel wat goed te keuren is voor de ingelogde gebruiker. Zijn er uren grijs, dan worden in dat deel geen wijzigingen weergegeven. Per niveau worden de totalen getoond. Zo is in dit voorbeeld te zien dat in week 33: Deze medewerker 12 uur geregistreerd heeft op Bureau HALT Deze uren geboekt zijn op de twee projecten Drugsbestrijding en Stop Graffiti Er per project een aparte activiteit is (Begeleidersplanning bij Drugsbestrijding en Administratie bij Stop Graffiti) Er op 2 verschillende uurcodes is geboekt (Gewerkte uren en Ziekte uren) Door de kleur blauw is te zien dat er op woensdag uren zijn toegevoegd zijn die niet in de planning stonden. Dit is alleen zichtbaar in het Werknemersportaal gebaseerd op PlanRad PP. Voor HR zijn deze uren gewoon zwart. Als een werknemer een opmerking heeft ingevuld, dan is dit in dit scherm zichtbaar doordat het aantal uren in de dagkolom schuin gedrukt is. Door met de muis dit getal aan te wijzen, verschijnt de tekst in een knopinfo. 1.1.3
Goedkeuren of weigeren uren per vestiging Klik op Taken in het menu
Klik op Goedkeuren Klik op uren Klik op Per vestiging Het volgende scherm verschijnt:
Pagina 10 van 34
Selecteer een vestiging Selecteer de week om goed te keuren Je krijgt nu een overzicht van alle medewerkers die in de betreffende week op de betreffende vestiging uren hebben ingeleverd.
Geef per medewerker aan of je deze uren onbeslist wil laten, goed wil keuren of wil weigeren. Klik op de knop Verwerken
Pagina 11 van 34
Schermopbouw Onder de geselecteerde medewerker verschijnen de weken welke klaar staan ter goedkeuring. In de eerste kolom kun je kiezen wat je met de uren wil doen door het bolletje aan te klikken. Je hebt de volgende keuzes: O:
Onbeslist, de uren van de medewerker in deze week blijven in de lijst staan. Deze optie kies bijvoorbeeld als je nog dingen moet uitzoeken of navragen.
G:
Goedkeuren, de uren van de medewerker in deze week keur je goed en zullen na de synchronisatie in PlanRad verschijnen
W:
Weigeren, de uren van de medewerker in deze week weiger je, er verschijnt een pop-up met een controle vraag
Nadat je op OK hebt geklikt verschijnt er een pop-up om de reden van weigering op te geven.
De uren worden als volgt verdeelt: Niveau 1 = vestiging. Opdrachtgever of subsidieverstrekker Niveau 2 = groep of project Niveau 3 = activiteit Niveau 4 = uursoort Wanneer het Werknemersportaal gebaseerd is op PlanRad PP, dan worden de wijzigingen t.o.v. de weekplanning bijgehouden. Onder in het scherm zit u deze legenda:
Pagina 12 van 34
Het is door de kleur van de getallen in een oogopslag duidelijk of er, en zo ja wat, er veranderd is. Door met de muis een gekleurd aantal uren aan te wijzen wordt er een knopinfo zichtbaar waarin staat wat het oorspronkelijke aantal uren was (bij wijzigen of wissen van uren). De kleuren zijn alleen zichtbaar in het deel wat goed te keuren is voor de ingelogde gebruiker. Zijn er uren grijs, dan worden in dat deel geen wijzigingen weergegeven. Door de kleur blauw is te zien dat Elly op woensdag uren heeft toegevoegd zijn die niet in de planning stonden. Dit is alleen zichtbaar in het Werknemersportaal gebaseerd op PlanRad PP. Voor HR zijn deze uren gewoon zwart. Als een werknemer een opmerking heeft ingevuld, dan is dit in dit scherm zichtbaar doordat het aantal uren in de dagkolom schuin gedrukt is. Door met de muis dit getal aan te wijzen, verschijnt de tekst in een knopinfo. 1.1.4 Goedkeuren uren (assistent)locatiemanager Een locatiemanager kan niet de uren van zichzelf, geboekt op de locatie waarvan hij manager is, goedkeuren. Voor de assistent locatiemanager geldt hetzelfde voor zijn uren en voor die van de locatiemanager. Deze uren moeten goedgekeurd worden door degene die daartoe rechten in het Werknemersportaal heeft gekregen, voor die betreffende locatie. Zie hiervoor hoofdstuk rollidmaatschap wijzigen in de handleiding voor de beheerder.
1.2 Goedkeuren of weigeren van declaraties Door te kiezen voor het menu Taken optie Goedkeuren optie Dclaraties verschijnt dit scherm:
In de keuzelijst medewerker verschijnen alle medewerkers die nog niet goedgekeurde declaraties hebben. De status kan dus Niet Ingeleverd, Ingeleverd of Geweigerd zijn. Weken die niet door de werknemer ingeleverd zijn, kunnen wel worden bekeken maar niet worden goedgekeurd. Zijn er geen weken om goed te keuren, dan verschijnt daarvan een melding. Selecteer de juiste medewerker Klik op de week die goedgekeurd moet worden.
Pagina 13 van 34
Het volgende scherm verschijnt:
Controleer de gegevens. Op dit moment zijn er twee mogelijkheden: goedkeuren of weigeren. Door te kiezen voor weigeren krijgt de week de status Geweigerd en de werknemer ontvangt een e-mailbericht hierover. Ook is in het werknemersportaal, op de pagina Mijn Taken van de werknemer duidelijk te zien welke weken door de leidinggevende afgekeurd zijn. Klik op Bewerken, Goedkeuren of Weigeren. Antwoord bevestigend op de gestelde vraag. Is voor Weigeren gekozen dan verschijnt dit scherm:
Voer hier de reden in van de weigering en klik op OK of op Annuleren als de hele bewerking alsnog afgebroken moet worden. De ingevoerde reden van de weigering wordt in de tekst van de e-mail geplaatst. In het werknemersportaal kan de reden opgeroepen worden door op de status Geweigerd te klikken in het scherm Declareren.
Pagina 14 van 34
De week wordt goedgekeurd (of geweigerd, als naar gelang de menukeuze) en uiteindelijk wordt de lijst met weken weer geladen. De zojuist goedgekeurde week is hieruit verdwenen. De geweigerde weken blijven wel in de lijst zichtbaar. De afzonderlijke declaraties moeten nog wel doorgeboekt worden naar PlanRad alvorens ze klaargezet worden ter betaling (zie 1.4 Doorboeken declaraties).
1.3 Goedkeuren of weigeren van verlofaanvragen Het goedkeuren van verlof is alleen mogelijk als het Werknemersportaal gebaseerd is op PlanRad HR. Door te kiezen voor het menu Taken optie Goedkeuren optie Verlof verschijnt dit scherm:
In de keuzelijst Werknemer staan alle werknemers vermeld die een verlofaanvraag ingevoerd en ingeleverd hebben. De keuzelijst Verlof toont alle verloven die de geselecteerde werknemer aangevraagd heeft. De kolom Beschikbaar toont het aantal toegekende verlofuren min de uren die al opgenomen of goedgekeurd zijn. Zou de leidinggevende binnenkort uit dienst gaan, dan is hij nog verantwoordelijk voor verlofaanvragen die door medewerkers gedaan zijn voor een periode die na de uitdiensttreding van de leidinggevende ligt. Deze aanvragen worden dan ook gewoon in de lijst getoond. Pas als de pagina geopend wordt terwijl de leidinggevende uit dienst is, verschijnt een melding: “U bent momenteel niet in dienst en kunt daarom geen verlof goedkeuren”. Afhankelijk van hoe het Werknemersportaal ingesteld is kan een werknemer geen verlofaanvragen doen als het totaal aantal beschikbare uren niet toereikend is. Het kan gebeuren dat er toch een aanvraag is waarmee het totaal aantal minder wordt dan 0. Dit is het geval als het een aanvraag betreft over meerdere dagen, en er in PlanRad geen normuren op het contract zijn ingevuld. Het aantal aangevraagde uren blijft dan 0, en dat is altijd toereikend. Als normuren niet zijn ingevoerd zodat bij een aanvraag over meerdere dagen het aantal aangevraagde uren 0 is, verschijnt daarvan een melding.
Pagina 15 van 34
Zijn er geen aanvragen om goed te keuren, dan verschijnt daarvan een melding. Kies een werknemer waarvan het verlof goedgekeurd moet worden. Kies een verlofaanvraag uit de lijst. Controleer de gegevens. Op dit moment zijn er twee mogelijkheden: goedkeuren of weigeren. Door te kiezen voor weigeren krijgt de aanvraag de status Geweigerd en de werknemer ontvangt een e-mailbericht hierover. Ook is in het werknemersportaal, op de pagina Mijn Taken van de werknemer duidelijk te zien welke aanvragen door de leidinggevende afgekeurd zijn. Klik op Bewerken, Goedkeuren of Weigeren. Antwoord bevestigend op de gestelde vraag. Is voor Weigeren gekozen dan verschijnt dit scherm:
Voer hier de reden in van de weigering en klik op OK of op Annuleren als de hele bewerking alsnog afgebroken moet worden. De ingevoerde reden van de weigering wordt in de tekst van de e-mail geplaatst. In het werknemersportaal is de reden te zien in de verlofaanvraag.
1.4 Doorboeken declaraties Goedgekeurde declaraties mogen alleen betaald worden als de betaalbewijzen ook daadwerkelijk aanwezig zijn. Vandaar dat goedkeuren en doorboeken van declaraties twee aparte handelingen zijn. Dit in tegenstelling tot uurregistraties. Kies Taken optie Doorboeken.
Pagina 16 van 34
Alleen de werknemers die declaraties hebben ingevoerd die goedgekeurd zijn, worden in de lijst getoond. Klik op de werknemer in de lijst waarvoor doorgeboekt moet worden. Alle declaraties voor die persoon worden getoond.
Klik op het selectievakje aan de linkerkant om aan te geven dat deze doorgeboekt kan worden. Klik op Doorboeken De lijst met werknemers wordt nu weer geladen. Zijn er geen werknemers meer die door te boeken declaraties hebben, dan verschijnt hiervan een melding op het scherm. Vanaf nu zijn de doorgeboekte declaraties in PlanRad te bekijken via het menu Personeel. Ook allerlei overzichten zijn hier te openen.
Pagina 17 van 34
1.5 Herinneren Omdat sommige leidinggevenden de uren voor veel werknemers moeten goedkeuren, is het handig om een overzicht te hebben die laat zien welke van hun medewerkers hun uren nog niet ingevuld hebben. Vervolgens zouden deze personen herinnerd moeten worden aan het feit dat nog niet alle uren ingevuld en ingeleverd zijn. Deze mogelijkheid bevindt zich in het menu Taken, optie Herinneren.
Op de eerste regel staat vermeld om welke periode het gaat. De begindatum is standaard de maandag van zes weken terug, gerekend vanaf de systeemdatum van de server waar het Werknemersportaal draait. Deze zes weken is nl. het aantal weken in het verleden dat een medewerker zijn uren nog kan invullen in het werknemersportaal. Dit aantal weken is in PlanRad in te stellen. De einddatum is standaard de zondag van de voorgaande week. De huidige week wordt niet herinnerd, mensen moeten wel tijd hebben om hun uren in te vullen. Het aantal weken dat niet herinnerd hoeft te worden is standaard 0 maar is ook in te stellen. Standaard worden medewerkers waarvoor minuren in actieve contracten zijn ingevuld, herinnerd aan het invullen van lege weken en weken die niet ingeleverd of geweigerd zijn. Ook gaat het om weken die liggen ná de datum waarop PlanRad geblokkeerd is voor het invoeren van uren.
Pagina 18 van 34
Medewerkers zonder contracturen worden in eerste instantie niet in deze lijst getoond. Het herinneren is iets wat bij de leidinggevende ligt, dus degene die in het contract van de werknemer is opgegeven als (assistent)leidinggevende, en niet bij de locatiemanager (deze keurt ook goed als PlanRad is ingesteld op Goedkeuren per Locatie). De leidinggevende stuurt het personeel aan en moet de werknemer aanspreken als hij iets niet, of niet goed doet. Vandaar dat de namen in de lijst van personen zijn waarvan de ingelogde gebruiker (assistent)leidinggevende is, ongeacht op welke locatie de werknemer gewerkt heeft. Voorbeeld: Marloes heeft in een week niet op de eigen vestiging gewerkt maar op een andere locatie. Haar leidinggevende herinnert haar met het Werknemersportaal aan het feit dat ze die week had moeten werken, maar dat er geen uren zijn ingevoerd. Marloes voert (hopelijk) haar uren voor die week in en levert ze in. Vervolgens kan de locatiemanager de week beoordelen en goedkeuren. Op het moment dat de leidinggevende gaat herinneren wordt gekeken of de werknemer op die dag (de dag dat de leidinggevende herinnert) 100% ziek is of die dag verlof heeft. Is dat het geval dan komt er resp. een koffertje of zonnetje voor de naam te staan. De manager kan er dan zelf voor kiezen om de selectie voor die persoon uit te zetten. Weet hij bijvoorbeeld dat de persoon in kwestie de volgende dag weer aanwezig is, dan kan hij de selectie aan laten staan. Is de persoon ziek en kan de leidinggevende ervan uitgaan dat dat nog wel een paar dagen duurt, dan weet hij dat herinneren niet zoveel zin heeft en de selectie voor die persoon uitschakelen. De selectie voor alle personen aan- of uitschakelen kan door op het selectievakje voor “Naam” te klikken. Is er niemand geselecteerd, dan is de knop Herinneren en het menu Bewerken, Herinneren uitgeschakeld. Het overzicht is verdeeld in twee delen, het bovenste deel voor de werknemers die via e-mail te herinneren zijn en daaronder de namen van de degenen voor wie dat niet mogelijk is. Via Bewerken, Herinneren of via de knop Herinneren krijgen de mensen in het bovenste deel een email toegestuurd. De tekst van deze email is in te stellen in PlanRad. Zijn er geen personeelsleden in de lijst waarvan een e-mailadres bekend is, dan is het menu Bewerken inactief. Zorg dat de juiste namen zijn geselecteerd. Klik op Herinneren of kies voor het menu Bewerken, Herinneren E-mails worden verstuurd naar de medewerkers waarvan het e-mailadres bekend is. 1.5.1 Extra opties Als het Werknemersportaal gebaseerd is op PlanRad Personeelsplanning, dan zijn er extra opties als men kiest voor Medewerkers zonder contracturen:
Pagina 19 van 34
Nog niet ingeleverd omvat alle weken met de status Niet Ingeleverd en Geweigerd. Ingepland toont de weken waarop de medewerker ingepland is, maar geen uren heeft ingevuld.
1.6 Oproeppool De oproeppool is geen standaard functionaliteit en is dus alleen beschikbaar via een aparte licentie. Wijs het menu Taken aan en klik op Aanvraag Oproeppool.
Het overzicht toont alleen de aanvragen vanaf vandaag. Oudere aanvragen zijn in het Werknemersportaal niet te bekijken.
Pagina 20 van 34
1.6.1 Aanvraag toevoegen Op elk moment kunnen nieuwe rijen aan de lijst met aanvragen worden toegevoegd. Kies voor het menu Bewerken, Toevoegen of klik op de knop Toevoegen Vul de gegevens in. o Door te klikken op de kalendericoon, verschijnt een kalendertje waar de datum gekozen kan worden door op de gewenste datum te klikken.
Er kan geen data vóór de huidige gekozen worden. Die data zijn grijs. o De lijst met vestigingen bevat alleen die vestigingen waarvoor de ingelogde gebruiker (assistent)manager is. Klik op Opslaan. Als de start- of eindtijd niet is ingevoerd wordt de aanvraag niet opgeslagen. 1.6.2 Aanvragen wijzigen Een aanvraag is alleen te wijzigen als deze nog niet in behandeling is genomen, of zolang deze nog niet gesynchroniseerd is met PlanRad. Kies voor het menu Bewerken, Wijzigen of klik op de knop Wijzigen. De velden en keuzelijstjes worden ingeschakeld zodat de gegevens gewijzigd kunnen worden. Dit is duidelijk te zien doordat de lay-out van de elementen wijzigt. Wijzig de velden en klik op Opslaan. 1.6.3 Aanvragen wissen Een aanvraag is alleen te wissen als deze nog niet in behandeling is genomen, of zolang deze nog niet gesynchroniseerd is met PlanRad. Kies Bewerken, Wijzigen of klik op de knop Wijzigen. Klik op de knop helemaal rechts van de velden. Beantwoordt de vraag bevestigend. De velden zijn nu grijs en de tekst is doorgestreept ten teken dat ze bij het opslaan verwijderd worden. Klik op Opslaan (of op Annuleren om de bewerking af te breken).
Pagina 21 van 34
2 Rapportages 2.1 Statusoverzicht Met dit rapport is het mogelijk om voor de eigen werknemers de status van de weken te zien wat betreft de urenregistratie. Zie voor een uitleg over het werken met rapporten de handleiding voor de medewerker.
Het rapport toont in eerste instantie de laatste zes weken. In totaal kunnen er maximaal 11 weken op de lijst getoond worden (A4 landscape). Hoeveel weken er standaard getoond worden is op te geven in de systeeminstellingen. Om een andere periode te tonen, moet eerst de startdatum gewijzigd worden. Bij het verlaten van het veld wordt de lijst met einddata opnieuw gevuld met 11 nieuwe data. Met View Report wordt de lijst opnieuw opgebouwd. Door op de onderstreepte code van een bepaalde week voor een werknemer te klikken, wordt het scherm Uren Goedkeuren voor die week en werknemer geopend. De code L betekent dat er nog niets voor die week is ingevuld. De L is dan ook geen hyperlink: er is geen week om naartoe te springen. Datzelfde geldt voor code G. Goedgekeurde uren bevinden zich niet meer in het werknemersportaal, die zijn door de leidinggevende alleen nog te bekijken in PlanRad.
Pagina 22 van 34
Is een werknemer uit dienst dan wordt hij niet in het overzicht getoond als de datum van uitdiensttreding vóór de startdatum van het rapport ligt. Ligt die datum wel binnen de start- en einddatum van het rapport, dan worden de weken dat hij of zij niet in dienst is weergegeven met een kruisje. Is de ingelogde gebruiker geen leidinggevende, maar heeft de werknemer wel op een locatie gewerkt waarvan de ingelogde gebruiker locatiemanager is (zie Fout! Verwijzingsbron niet gevonden. Fout! Verwijzingsbron niet gevonden.), dan wordt de werknemer in het statusoverzicht getoond. Op die bewuste week staat de statuscode, de overige weken worden weergegeven met een kruisje. Is een week gedeeltelijk goedgekeurd dan verschijnt de code D voor die week. Deze letter kan onderstreept zijn (en dus klikbaar) of niet. Hij is onderstreept als de ingelogde gebruiker zijn deel van de week nog moet goedkeuren of als hij of zij leidinggevende is van de medewerker (hij heeft altijd het recht om te zien wat zijn medewerker ingevuld heeft, totdat er goedgekeurd wordt).
2.2 Managementrapporten De managementrapporten in het werknemersportaal zijn alleen zichtbaar als de managerslicentie aan staat. 2.2.1 Verjaardagenoverzicht Dit overzicht toont een lijst met verjaardagen en is alleen zichtbaar als de managerslicentie actief en de ingelogde gebruiker een manager is. Kies menu Rapportages, Managementrapporten, Verjaardagenoverzicht.
Pagina 23 van 34
Standaard worden alle vestigingen (of subsidiegevers, zie Fout! Verwijzingsbron niet gevonden. Fout! Verwijzingsbron niet gevonden.) getoond. Een selectie is als volgt op te geven: Open het keuzelijstje achter de optie Vestiging. Vink het vakje voor de gewenste vestiging(en) aan. Klik op View Report. 2.2.2 Verschillenlijst Dit overzicht toont de verschillen tussen contracturen en werkelijk gewerkte uren en is alleen zichtbaar als de managerslicentie actief is, de ingelogde gebruiker een manager is of in de juiste rol zit. Zie voor een uitleg over het werken met rapporten de handleiding voor de medewerker. Kies menu Rapportages, Managementrapporten, Verschillenlijst.
Er moet eerst een keuze gemaakt worden in vestigingen (of subsidiegevers, zie Fout! Verwijzingsbron niet gevonden. Fout! Verwijzingsbron niet gevonden.) en medewerkers. Een selectie is als volgt op te geven: Open het keuzelijstje achter de optie Vestiging. Vink het vakje voor de gewenste vestiging(en) aan. Doe hetzelfde voor de medewerkers. Klik op View Report.
Pagina 24 van 34
Welke vestigingen en medewerkers gekozen kunnen worden is afhankelijk van wat er als vestiging staat ingevuld op het contract van de medewerker waarvan de ingelogde gebruiker manager is. Alleen die vestigingen zijn te kiezen. Zit men in de juiste rol, dan zijn alle vestigingen en medewerkers zichtbaar. Zowel als het aantal uren hoger ligt of als het lager ligt wordt het in oranje weergegeven. Beide gevallen eisen namelijk de aandacht. Is tijdens een week het contract veranderd, dan is het niet mogelijk om het werkelijke aantal uren voor die week te bepalen. Een totaal van de contracturen wordt daarom in rood weergegeven. Standaard wordt er gerekend met de minuren van het contract en met de uren geboekt op alle vestigingen. Dit is te wijzigen met de opties Toon Min- Of Maxuren en Toon Uren. 2.2.3 Superstatusoverzicht per Manager Dit overzicht toont een lijst met per manager de hoeveelheid weekstatussen en is alleen zichtbaar als de managerslicentie actief is en de ingelogde gebruiker een manager is of in de juiste rol zit. Zie voor een uitleg over het werken met rapporten de handleiding voor de medewerker. Kies menu Rapportages, Managementrapporten, Superstatusoverzicht, Superstatusoverzicht per Manager.
Het rapport toont in eerste instantie de laatste elf weken. In totaal kunnen er maximaal 11 weken op de lijst getoond worden (A4 landscape). Hoeveel weken er standaard getoond worden is op te geven in de systeeminstellingen.
Pagina 25 van 34
Om een andere periode te tonen, moet eerst de startdatum gewijzigd worden. Bij het verlaten van het veld wordt de lijst met einddata opnieuw gevuld met 11 nieuwe data. Met View Report wordt de lijst opnieuw opgebouwd. In dit voorbeeld is de ingelogde gebruiker manager van drie andere managers. Het getal achter de naam geeft aan hoeveel medewerkers er bij die manager horen. Door op de naam te klikken wordt het gewone statusoverzicht geopend en kan gekeken worden uit welke details de totalen opgemaakt zijn. Standaard worden in de lijst alleen de managers getoond van wie de ingelogde gebruiker manager is op het contract. Zit de manager in de juiste rol, dan is de optie Toon Alle Managers zichtbaar. Standaard staat deze op Nee. Met Ja wordt een overzicht van alle managers getoond, ongeacht of de ingelogde manager op het contract opgeven is als manager. 2.2.4 Superstatusoverzicht per vestiging Het woord vestiging in de menunaam is afhankelijk van wat er in PlanRad is ingevuld bij Systeem, Definities (zie Fout! Verwijzingsbron niet gevonden. Fout! Verwijzingsbron niet gevonden.). Deze menuoptie is alleen zichtbaar als de managerslicentie actief is, en de ingelogde gebruiker een (locatie)manager is of in de juiste rol zit. Zie voor een algemene uitleg over het werken met rapporten de handleiding voor de medewerker. Kies menu Rapportages, Managementrapporten, Superstatusoverzicht, Superstatusoverzicht per vestiging.
De tekst vestiging is afhankelijk van wat er in PlanRad is ingevuld bij Systeem, Definities (zie Fout! Verwijzingsbron niet gevonden. Fout! Verwijzingsbron niet gevonden.).
Pagina 26 van 34
Het Superstatusoverzicht Per vestiging kijkt welke weken al een status hebben voor werknemers die op een vestiging gewerkt hebben en hiervoor uren hebben ingevuld, en telt deze op. Heeft een week in zijn geheel de status Gedeeltelijk Goedgekeurd, dan wordt de weekstatus bij de vestiging die goedgekeurd is, Goedgekeurd. De status bij de overige vestigingen wordt Ingeleverd. Ditzelfde geld voor weken met de status Gedeeltelijk Geweigerd. In alle andere gevallen wordt gewoon de weekstatus overgenomen. Zijn er voor een week geen uren ingevuld, maar had een medewerker volgens de weekplanning wel moeten werken op de gekozen vestigingen, dan is de status L(eeg). Zijn er geen uren ingevuld maar is er ook geen planning, dan wordt de week niet meegenomen in de optelling. Door op het plusje voor de naam van de vestiging te klikken worden de namen van de medewerkers zichtbaar en het aantal weken per weekstatus. Het getal achter de naam geeft het aantal werknemers aan dat bij die vestiging hoort, hetzij door uren op die locatie ingevoerd te hebben, of door opgenomen te zijn in de weekplanning voor die vestiging. Het rapport toont in de eerste instantie de informatie over de laatste elf hele weken. Door de starten einddatum te wijzigen kunnen andere periodes bekeken worden. 2.2.5 Urenoverzicht per Manager Dit overzicht toont de gewerkte uren van medewerkers en is alleen zichtbaar als de managerslicentie actief is, de ingelogde gebruiker een managers is of in de juiste rol zit. Zie voor een uitleg over het werken met rapporten de handleiding voor de medewerker. Kies menu Rapportages, Managementrapporten, Urenoverzichten Management, Urenoverzicht manager.
Pagina 27 van 34
Pagina 28 van 34
Het woord locaties is afhankelijk van wat er in PlanRad is ingevuld bij Systeem, Definities. Standaard zijn alle locaties, medewerkers en uursoorten geselecteerd. Men kan als volgt een keuze maken: Open het keuzelijstje achter de optie Locatie. Vink het vakje voor de gewenste locatie(s) aan. Door hetzelfde voor de medewerkers en de uursoorten. Klik op View Report. Welke locaties en medewerkers gekozen kunnen worden is afhankelijk van wat er staat ingevuld op het contract van de medewerker waarvan de ingelogde gebruiker manager is. Alleen die locaties zijn te kiezen. Zit men in de juiste rol, dan zijn alle locaties en medewerkers zichtbaar (zie voor het werken met rollen de handleiding voor de beheerder). Via de optie Overzicht Per kan gekozen worden of het rapport getoond moet worden gegroepeerd per medewerker (standaard) of per project. 2.2.6 Urenoverzicht per vestiging Dit overzicht toont alle uren die op een vestiging gemaakt zijn in een bepaalde periode. Het woord vestiging in de menunaam is afhankelijk van wat er in PlanRad is ingevuld bij Systeem, Definities Deze menuoptie is alleen zichtbaar als de managerslicentie actief is, en de ingelogde gebruiker een (locatie)manager is of in de juiste rol zit. Zie voor een algemene uitleg over het werken met rapporten de handleiding voor de medewerker. Kies menu Rapportages, Managementrapporten, Urenoverzichten Management, Urenoverzicht per vestiging.
Pagina 29 van 34
Standaard zijn alle locaties, medewerkers en uursoorten geselecteerd. Men kan als volgt een keuze maken: Open het keuzelijstje achter de optie Locatie. Vink het vakje voor de gewenste locatie(s) aan. Door hetzelfde voor de medewerkers en de uursoorten. Klik op View Report. Welke locaties gekozen kunnen worden is afhankelijk van welke locaties de ingelogde manager (assistent)locatiemanager is. Zit men in de juiste rol, dan zijn alle locaties zichtbaar (zie voor het werken met rollen de handleiding voor de beheerder). De getoonde medewerkers in de keuzelijst zijn de namen van de personen die uren hebben ingevoerd op de gekozen locaties. Via de optie Overzicht Per kan gekozen worden of het rapport getoond moet worden gegroepeerd per medewerker (standaard) of per project. 2.2.7 Verlof verzamellijst Dit overzicht genereert een Excel bestand met daarin de verlof verzamellijst van een specifieke vestiging. Selecteer het jaar Selecteer de vestiging Er wordt nu een Excel bestand gegenereerd, dit kan even duren. Dit bastand kan direct geopend worden, of opgeslagen worden.
Pagina 30 van 34
3 Problemen oplossen 3.1
Cache leegmaken
Het kan gebeuren dat gegevens ingevoerd zijn, maar niet zichtbaar op het scherm. Dit kan te maken hebben met het feit dat de browser onthouden heeft welke pagina’s er ooit ingelezen zijn. Wordt een dergelijke pagina dan weer opgevraagd, dan haalt de browser deze uit zijn “geheugen”, de cache. Dit heeft normaliter voordelen: het kost minder tijd om een pagina op te halen (dit gebeurd nl. lokaal), maar kan ook problemen geven: oude gegevens worden gelezen i.p.v. de nieuwe op de site. Probeer het volgende: Forceer het opnieuw inlezen van de pagina door Ctrl F5. Als dit niet werkt, volg de volgende aanwijzingen. 3.1.1 Internet Explorer 6 en hoger Ga naar het menu Extra, en kies Internet Opties. Klik op de knop Bestanden Verwijderen. Vink het vakje bij Ook Alle Off Line Items Verwijderen aan. Klik op OK. Sluit de browser en open de site opnieuw. Een andere mogelijkheid zou zijn om te zorgen dat de browser altíjd de laatste pagina van de site haalt en niet uit zijn cache. Handel als volgt: In Internet Explorer 6.0 Ga naar het menu Extra, en kies Internet Opties. Klik op Instellingen. Kies de optie Bij Elk Bezoek Aan Pagina bij de vraag Wanneer Moet Er Op Nieuwe Versie Van Pagina’s Worden Gecontroleerd. 3.1.2 Firefox 1.0 Kies het menu Tools, optie Options. Klik bij Cache op de knop Clear. Sluit de browser en open de site opnieuw. Zie voor ander browsers de Helpbestanden van het programma.
3.2
Popupschermen verschijnen niet
Popupschermen zijn de vensters de bovenop de actieve pagina komen te liggen. Bijvoorbeeld als u in Urenregistratie op Toevoegen klikt of een Opmerking wilt bewerken. Als deze niet zichtbaar zijn, kunnen er twee dingen aan de hand zijn.
Pagina 31 van 34
3.2.1 Het popupscherm wordt geblokkeerd. De huidige browsers blokkeren vaak dit soort schermen. Volg de volgende aanwijzingen: 3.2.1.1 Internet Explorer en hoger Volg de aanwijzingen in de gele balk die bovenaan in het scherm is verschenen. Of, om het geheel uit te schakelen: Kies Extra, Popup-blokkering, popup-blokkering. Of, om alleen de blokkering voor bepaalde sites uit te schakelen: Kies Extra, Popup-blokkering, Instellingen van popup-blokkering. 3.2.1.2 FireFox Volg de aanwijzingen in de gele balk die bovenaan in het scherm is verschenen. Of, om het geheel uit te schakelen: Kies Extra, Opties, Inhoud en haal het vinkje weg bij Popup venster blokkeren. Of, om alleen de blokkering voor bepaalde sites uit te schakelen: Kies Extra, Opties, Inhoud en klik op Uitzonderingen om op te geven welke sites wel popupschermen mogen gebruiken.
3.3
Uren kunnen niet gewijzigd worden
Het kan zijn dat de week goedgekeurd is, en goedgekeurde uren zijn niet meer te wijzigen. Ook kan het zijn dat de activiteit gesloten is, of het project waarop geboekt gaat worden is gesloten. Neem contact op met uw manager.
3.4
Uurcodes worden niet getoond
In PlanRad moet aangegeven worden welke uurcodes gebruikt mogen worden. Volg de aanwijzingen in Fout! Verwijzingsbron niet gevonden.. Fout! Verwijzingsbron niet gevonden. op bladzijde Fout! Bladwijzer niet gedefinieerd..
3.5
Foutmelding bij printen
Het werknemersportaal heeft voor het printen bepaalde software nodig. De eerste keer dat op een computer met het programma wordt gewerkt, zal deze software niet aanwezig zijn. Daarom verschijnt de volgende foutmelding:
Pagina 32 van 34
Boven in beeld is een gele balk gekomen met aanwijzingen hoe dit component geïnstalleerd kan worden.
3.6
Verzonden mail wordt niet ontvangen
De afzender van het e-mailtje kan een reden zijn. In PlanRad staat deze standaard ingesteld op noreply@domeinnaam (zoals bijvoorbeeld
[email protected]). Dit is meestal een e-mailadres dat niet bestaat. Sommige providers zullen daarom deze e-mail niet doorsturen omdat ze het als spam bezien. Wijzig het standaard e-mailadres of neem contact op met de provider.
Pagina 33 van 34
4
Index
Aanvraag Oproeppool 20 Afdrukken 31 Beschikbaar 15 Bufferuren 5 Cache 30 Doorboeken 16 e-mail 32 Email 19 Gedeeltelijk Goedgekeurd 4 Geweigerd 4, 13 Goedkeuren 16 Goedkeuren uren locatiemanager 12 Grijze uren 6, 9 Herinneren 18 Ingeleverd 4, 13 Kalender 21 Locatiemanager 6, 9 Locatiemanager, goedkeuren uren 12
Minuren 5 Niet Ingeleverd 4 Niet Ingeleverd 13 Niveau 1 6, 9, 12, 23, 24, 26, 27, 28 Niveau 2 6, 9, 12 Niveau 3 6, 9, 12 Niveau 4 6, 9, 12 Opmerking 6, 10, 12 Overzicht ziekmeldingen 6 Personeelsgegevens 6 Popupschermen 30 Printen 31 Spaaruren 5 Te Werken Uren 5 Verlofkaart 6 Weigeren 7, 13, 14, 16 Wijzigingen t.o.v. de weekplanning 6, 9, 12 Ziekmeldingen 6
Pagina 34 van 34
