Checklist voor de people manager

Checklist voor de people manager 4 weken voor aanvang dienstverband  New hire aanmelden bij HR voor introductieprogramma (IT en Facilities worden door HR aangehaakt)  Mentor bereid vinden new hire te begeleiden gedurende eerste 3 maanden op rol/taken/ verantwoordelijkheden (kennisoverdracht en sparren/ coachen)

2 weken voor aanvang dienstverband  Buddy bereid vinden new hire te begeleiden gedurende eerste 3 maanden (gebruik technologie, rules of engagegement, het Nieuwe Werken)  Team meeting plannen  Afspraken voor new hire plannen  1:1 met people manager op dag 3 na start dienstverband  1:1 met mentor op dag 3 na start dienstverband  1:1 met buddy op dag 3 na start dienstverband  Kennismakingsgesprek met individuele teamleden  Kennismakingsgesprek met relevante, andere collega’s  1:1 meetings met people manager voor eerste drie maanden  Werksessies met mentor gedurende eerste drie maanden  In samenwerking met mentor persoonlijk introductieprogramma voor new hire maken

Checklist persoonlijk introductieprogramma voor new hire – delivery door people manager en mentor -

-

-

-

Functie/ Rol  Scorecard uitleggen  Toelichten plek in de organisatie (corp/WE/NL/BU/team/individu)  Nader uitleggen rol: taken en verantwoordelijkheden  Marktsituatie schetsen, aanpak/ strategie toelichten  Inlezen en bespreken relevante accounts/ projecten Informatiebronnen delen (laten zien en links sturen)  Relevante websites  SharePoints en teamsites  Distributielijsten  Blogs  White papers  PPTX + docx Readiness  Aanmelden voor (internationale) MS 101 programma?  Roleguide laten zien + trainingsprogramma vaststellen, starten  Relevante SharePoints en teamssites laten zien en links sturen  Andere, relevante middelen/ processen toelichten Policies bespreken/ borgen  Standard business conduct (verplichte training in Roleguide doen)  Diversity (verplichte training in Roleguide doen)

-

-

-

-

 Travel  Expenses  (Side letters)  Vendorbeleid/ procurement  Security  Relevante andere policies – zie NL web/Compliance/webpart [new hires] Uitleggen development @ Microsoft  Commitment setting, performance review  Performance tool  Careercompass tool  Commitments in tool zetten Voorstellen aan relevante collega’s, introduceren in eigen, interne netwerk MBTI profiel team en werkstijl team  Persoonijke MBTI profiel bespreken  MBTI profiel van team bespreken + werkafspraken team delen, link naar + uitleg van teamsite  Aanmelden voor volgende work life balance workshop (basics MBTI) Budgetverantwoordelijk?  Uitleg van policies, tools en timelines rondom budgetbeheer  Kennismaken met relevante collega’s (Business Operations Manager / Finance collega) Vragen beantwoorden Monitoren: functioneel en sociaal hechten van de nieuwe collega

Checklist voor de mentor         

Persoonlijk introductieprogramma voor de new hire maken ism de people manager + taken verdelen Persoonlijk nader kennismaken Introduceren bij klanten/partners/leveranciers en eigen, interne netwerk Sparren op taken en verantwoordelijkheden Leren gebruiken van relevante processen en tools Leren gebruiken van policies Ondersteunen bij gebruik van het Nieuwe Werken scenario’s (o.a. MySite) Vragen beantwoorden Monitoren of new hire zich ‘thuis’ gaat voelen, evt. zorgen hierover delen en actie nemen met people manager

Checklist voor de buddy  Persoonlijk (nader) kennismaken  Ondersteunen bij gebruik van het Nieuwe Werken scenario’s (technologie en rules of engagement)  Beschikbaar zijn, vragen beantwoorden, vragen stellen en hulp bieden

Checklist voor teamleden  Persoonlijk nader kennismaken  Ondersteunen op taken en verantwoordelijkheden

 Delen van relevante interne informatiebronnen: roleguide, teamsite, NL web, MSW, etc  Introduceren in eigen (interne) netwerk  Ondersteunen bij nieuwe werkstijl

Checklist voor de HR consultant 4 weken na aanvang dienstverband bij people managers follow up tav new hires doen 

1:1 met hiring manager  Voelen new hires zich thuis?  Weten zij hun weg te vinden?  Hebben zij voldoende aansluiting bij collega’s?  Kunnen zij wennen aan andere werkstijl?  Taken en verantwoordelijkheden voldoende duidelijk? Commitments in de tool en helder?  Check indruk rondom new hire bij andere peole managers  Voorbereiding bespreking new hires in BU MT meeting

Checklist voor BU MT Maandelijks in de BU MT meeting (HR consultant bereidt voor) o o

Welke nieuwe collega’s zijn deze maand gestart op welke rollen? Hoe aarden de collega’s die vorige maand gestart zijn? Zien we issues? Wat zegt de people manager?

o

Korte intro van nieuwe collega’s op BU teamsite? (Evt. ook door te sturen aan NL web redactie tbv nieuwsbrief)

Teamsite

Elke BU all meeting o

Nieuwe collega’s welkom heten en kort voorstellen (op slide, of ‘voor wie is dit eerste all meeting? Sta op, zeg je naam, en wat je doet of anders …)

Het lokale, verplichte introductieprogramma Dag 1 Mijn nieuwe collega’s (NL web/ who-is-who, workfloor, Communicator, Company Meeting, Company Party, Magazine) Mijn nieuwe werkplek (rondleiding) Mijn nieuwe organisatie (afdelingen, business modellen, partners) Mijn nieuwe productportfolio (producten, services, merken en concurrenten) Mijn nieuwe arbeidsvoorwaarden (vragen over zorgverzekering, pensioen, lease, etc) Mijn nieuwe werkstijl (ons interne veranderingstraject en authentieke verhaal over onze reis naar het Nieuwe Werken)

Dag 2 Onze visie op het Nieuwe Werken (The new World of Work, lokale vertaling naar groei in productiviteit, vitaliteit, mobiliteit) Mijn nieuwe spullen: hard- en software (ophalen laptop, smartphone, smartcard, locker sleutel @ IT/ Facilities team + installatie; uitleg IT policies, help desk, security, WindowsPhone, etc) Workshop -

Dag 3

Slimmer vergaderen Slimmer communiceren Slimmer ontmoeten Vanaf maart/ april: slimmer verbinden/ kennis delen

Mijn nieuwe team en rol Welkom! 1:1 met people manager

Welkom! 1:1 met mentor (rol) Welkom! 1:1 met buddy (HNW)

Vanaf dag 3

Mijn nieuwe team Welkom! 1:1 met teamleden Welkom! 1:1 met relevante andere collega’s Introductie bij klanten/ parners/ leveranciers

Na 4 weken

Mijn nieuwe job -

‘Terugkomdag’ o Ervaringen delen:  Hoe heb je je eerste maand ervaren?  Vragen die je nog hebt over arbeidsvoorwaarden, lease, pand, etc  Feedback op new hire programma?  Voldoende support van people manager, mentor, buddy? o Het Nieuwe Werken scenario’s – vragen die je nog hebt, of dingen die je nog aan de praat wilt krijgen  o Microsoft in de Nederlandse maatschappij – Evert Romeijn (LCA) o Op verzoek: pensioenverzekeraar