Checklist
Management Checklist Unit4 Multivers Service Manager
In business for people.
Management Checklist Unit4 Multivers Service Manager Relatiebeheer (Unit4 Multivers)
Werkadres gegevens
Relaties en contactpersonen eenvoudig vastleggen
Notities per installatie
Zelf extra tabbladen en velden aanmaken
Standaard instellingen per installatie
Selecties maken op alle eigenschappen van uw klanten
Voorkeursmonteur per installatie
Eenvoudig samenvoegen en genereren van direct mailings Relatie gebonden documentbeheer Analyses van uw prospects uitvoeren Te nemen acties en notities aanmaken, toewijzen en afhandelen Met één druk op de knop relatie omzetten in debiteur of crediteur
Preventief onderhoud en/of inspectie schema Monteur checklist per installatie Activeren onderhoud en/of inspectie beurten voor de komende periode Aankondigingsbrieven naar klant Rouleren preventief onderhoud en inspecties Registratie meetgegevens per installatie Vrije velden per installatie
Automatische synchronisatie relaties met Unit4 Multivers
Vrije tabellen per installatie
Contractenbeheer
Leverancier per installatie onderdeel
Meerdere contracten per opdrachtgever
Historische service opdrachten per installatie
Diverse contractvormen mogelijk
Dupliceren installaties
Standaard instellingen per contract
Digitale installatie dossiers
Technische kenmerken per installatie onderdeel (vrije velden)
Afgesproken maximale response tijd bij storingen Notities per contract
Service opdrachten
Kosten en opbrengsten per contract (draaitabel)
Opdrachten gesplitst naar storingen, onderhoud/ inspecties, aanvullende werkzaamheden
Digitale contract dossiers
Installatiebeheer Meerdere installaties per contract
Aannemen/registreren storingsmeldingen Automatisch genereren service opdrachten vanuit onderhoud/inspectie schema’s installaties
Installaties ook zonder contract te definiëren
Combineren te verhelpen storingen met uit te voeren preventief onderhoud
Afwijkende debiteur ten opzichte van contract
(Voorlopige) Uitvoeringsdatum opdracht
Afwijkende facturatie instellingen ten opzichte van contract (regiewerk)
Prioriteit aanduiding
2 Unit4 - Multivers
Meerdere medewerkers per service opdracht
Planning/monteur agenda’s
Servicebon op papier, per email of per SMS naar monteur
Capaciteit planning preventief onderhoud en inspecties per week (grafische weergave)
Monteur checklist als bijlage bij de service opdracht
Definitief inplannen service opdrachten op basis van uitvoeringsdatum, prioriteit, postcode, (voorkeurs) werknemer
Status aanduiding service opdracht Afwijkende debiteur ten opzichte van contract of installatie Standaard instellingen uit contract of installatie (regiewerk) per service opdracht te overrulen Vaste aanneemsom per service opdracht Historische service opdrachten per installatie Centraal boeken afgemelde service opdrachten (kosten) Automatisch genereren factuurvoorstel (regie) op basis van geboekte service opdracht
Digitale werkbon (optie)
Grafische monteur agenda’s (idem MS Outlook) per afdeling Integratie met Google Maps Overnemen van te plannen service opdrachten in de monteur agenda’s Dupliceren service opdracht naar agenda(s)van extra benodigde monteur(s) In agenda aanpassen eerder geplande werktijd per service opdracht Verschillende kleur aanduidingen voor storingen (rood), preventief onderhoud/inspecties (groen) en aanvullende opdrachten (geel)
Digitale werkbon layout standaard of op klantspecificatie
Interactieve, automatische kleurwijziging in de agenda’s van door de monteur digitaal afgemelde service opdrachten (kleur wordt grijs). Dit, als visuele terugkoppeling van de monteur dat de opdracht door hem is afgehandeld
Extra documenten als bijlage bij service opdracht
Invoeren verlof en verzuim in monteur agenda
Nieuwe storingsopdracht ook door monteur zelf aan te maken (bijv. buiten kantoortijd)
Invoeren/opvragen te nemen acties ten behoeve van de planner
Registratie reistijd (op basis enkele reis)
Weergave agenda’s in tijdlijn
Registratie werktijd
Continu overzicht van nog te plannen service opdrachten
Beschikbaar op smartphones, tablets en laptops
Registratie materiaalverbruik en/of gemaakte kosten Digitale handtekening klant Afmelden/terugkoppelen digitale werkbon met bestede tijd, materiaalverbruik en gemaakte kosten Automatisch mailen getekende werkbon naar klant Door monteur/inspecteur genomen foto’s als bijlage bij afgemelde service opdracht terug naar backoffice Automatisch boekingsvoorstel voor de administratie Digitaal dossier per service opdracht
Voorraad- en bestelregistratie (Unit4 Multivers) Meerdere magazijnen, ook per service wagen Magazijn locaties Minimale voorraad per magazijn Automatische voorraad afboeking bij boeken service opdracht Automatisch besteladvies per magazijn Meerdere leveranciers per artikel
Verkoop (Unit4 Multivers)
Urenregistratie
Invoeren verkooporders
Medewerkers per afdeling
Balie order verwerking
BSN nummer per monteur
Magazijnbonnen afdrukken, afmelden en verwerken
Productiviteit factor per monteur
Pakbonnen afdrukken Backorders aanmaken en afmelden Prijzen en kortingen per debiteur (alléén Unit4 Multivers XL) Genereren verkoopfacturen
Facturering service en onderhoud Onderhoudsbedrag per contract, per installatie of uit service schema Factureerschema contracttermijnen Korting afspraken per contract Standaard facturatie instellingen per contract of installatie
Kostprijstarief per medewerker of per medewerker/ soort werk Automatische registratie directe uren per monteur/ periode bij boeken service opdrachten Boeken indirecte uren via weekstaten Importeren extern geregistreerde uren Signalering nog niet volledige urenverantwoording ten opzichte van norm uren medewerker Exporteren directe/indirecte uren + aanverwante personeelskosten t.b.v. salarisverwerking Mandagen register Uitgebreide urenrapportages
Indexering per contract of contractsoort
Rapportages (Centraal Informatie Programma)
Historische indexeringen per contract
Uitgebreide bibliotheek query’s en rapporten
Contract prolongatie
Uitgebreide nacalculatie rapportages met ”downdrill” mogelijkheid naar mutaties
Korting afspraken per installatie Onderhoudstarief per installatie onderdeel Facturering overeengekomen bedrag na bezoek Facturering van op regiebasis uitgevoerde werkzaamheden Facturering vooraf overeengekomen “fixed price” per werkopdracht Handmatige ingevoerde factuuropdrachten op contract of installatie Verzamelfacturen per opdrachtgever, contract of installatie Factuur layout per opdrachtgever Eigen factuur nummering Genereren incasso opdrachten Facturen per email
Service capaciteit plan Service opbrengsten en kosten Service opbrengsten uit contract prolongaties Service schema nog te activeren Afgewerkte service opdrachten Directe en indirecte uren per periode per afdeling/ werknemer (ook inleners) Data analyse door middel van draaitabellen Export naar Excel
Financiële administratie (Unit4 Multivers) Meerdere administraties mogelijk Grootboek Vreemde valuta
4 Unit4 - Multivers
Debiteuren/Crediteuren Kostenplaatsen/Dossiers Budgetten en prognoses Telebankieren (betaalbaar stellen, inlezen elektronisch dagafschrift) BTW en ICP aangiften Balansen en resultatenoverzichten Management Assistent Automatische incasso (alleen Unit4 Multivers XL) Vaste activa (alleen Unit4 Multivers XL) Document management (alleen Unit4 Multivers XL) Rekening courant (alleen Unit4 Multivers XL)
Unit4 Multivers Service Manager: Algemeen Wachtwoord beveiliging Gebruikers interface volledig volgens Microsoft standaard Gebruik van sneltoetsen Meerdere administraties mogelijk Uitgebreid rechtenbeheer systeem Online help functie Persoonlijke schermindelingen, per gebruiker in te stellen Variabele rapportages, per gebruiker in te stellen Documenten per email Digitaal dossier per contract, installatie en werkopdracht Export naar Excel SQL database Interactieve, bi-directionele koppeling met Unit4 Multivers Aantal gelijktijdige gebruikers Unit4 Multivers Service Manager onafhankelijk van aantal gelijktijdige gebruikers Unit4 Multivers Financieel Upgrade naar Unit4 Multivers Installatie (volledige ERP oplossing voor project- en service organisaties) mogelijk
Over Unit4 Unit4 is een toonaangevende leverancier van bedrijfssoftware voor dienstverlenende organisaties. Met ruim 4.000 medewerkers wereldwijd genereert Unit4 een jaarlijkse omzet van meer dan 500 miljoen euro. Unit4 levert ERP, branchegerichte en best-in-class applicaties. Duizenden organisaties uit sectoren als zakelijke en publieke dienstverlening, onderwijs, non-profit, vastgoed, groothandel en financiële dienstverlening werken met business software van Unit4.
www.unit4multivers.nl Unit4 Software B.V. Stationspark 1000, 3364 DA Sliedrecht Postbus 102, 3360 AC Sliedrecht T 0800 844 44 44 (gratis informatienummer) E
[email protected]
www.facebook.com/Unit4Multivers @Multivers www.youtube.com/Unit4Multivers Unit4 Multivers
Copyright © Unit4 N.V. All rights reserved. The information contained in this document is intended for general information only, as it is summary in nature and subject to change. Any third-party brand names and/or trademarks referenced are either registered or unregistered trademarks of their respective owners.
In business for people.
