Checklist
Unit4 Multivers Installatie
In business for people.
Management Checklist Unit4 Multivers Installatie Algemeen
CRM
Gebruikers-interface volledig volgens Microsoft standaard
Centraal vastleggen relatie informatie
Transparante koppelingen met MS Office en Exchange SQL-database (InterBase) Integrale werkmaatschappijenstructuur (optie) Meerdere administraties mogelijk Variabel instelbare informatieschermen Flexibele rapportage mogelijkheden Uitgebreid rechtenbeheersysteem Systeemconfiguratie conform bedrijfsspecifieke situatie Uitgebreide zoekfuncties Online helpfunctie Diverse optionele uitbreidingen
Inzicht en grip op uw verkoopkansen en pipeline Effectieve opvolging van offertes Acties en notities Verbetering relatiebeheer, meer tevreden klanten Eenvoudige mailing functionaliteit Overzichtelijk dashboard
Artikelbeheer Inlezen producent- en leveranciersartikelen, onder andere op basis van de door 2BA aangeleverde database Inlezen bijbehorende inkoopcondities groothandels Via internet rechtstreeks zoeken in 2BA database Deeplink naar website van leverancier
Relatiebeheer Relaties en contactpersonen eenvoudig vastleggen Zelf extra tabbladen en velden aanmaken Selecties maken op alle eigenschappen van uw klanten Eenvoudig samenvoegen en genereren van direct mailings Relatiegebonden documentbeheer Analyses van uw prospects uitvoeren Te nemen acties en notities aanmaken, toewijzen en afhandelen Met één druk op de knop relatie omzetten in debiteur of crediteur Werkmaatschappij overkoepelend relatiebestand (Extended-versie)
2 Unit4 - Multivers
Automatisch toevoegen gevonden artikel(en) aan eigen database Vrije velden toevoegen aan artikelen Zoeken op (deel van) artikelomschrijving Zoeken artikelen op basis van classificatie, synoniemen en kenmerken Per artikel informatie met betrekking tot: verpakking, aantal in verpakking, kortingsgroep, EAN-code en levertijd Onderscheid tussen besteleenheid en verwerkbare eenheid Hiërarchische samenhang tussen producentartikel, leveranciersartikel(en) en voorraadartikel Werkmaatschappij overkoepelend artikelbestand (Extended-versie)
Voorcalculatie
Wachtwoordbeveiliging per calculatie
Aanmaken nieuwe calculatie met omschrijving en relatiegegevens
Calculaties worden weggeschreven in aparte bestanden zodat archivering, email uitwisseling en autorisatie eenvoudig is te realiseren
Afwijkend project- en factuuradres mogelijk Calculeren op basis van voorgedefinieerde normen Variabele calculatieprijs formules Vooraf te definiëren paragraaf- en subparagraaf omschrijvingen (ook Stabu) Calculeren van uren, materialen, kosten, werk derden, stelposten 2BA artikelbestand lokaal of online (via internet) te raadplegen
Werkvoorbereiding Samenstellen materiaallijst (evt. met voorcalculatie als onderlegger) Genereren offerte aanvragen bij leveranciers Vergelijken prijzen en levertijden diverse groothandels Automatisch aanmaken bestellijst en inkooporders
Gebruik van uitgebreide zoekmogelijkheden (artikelen)
Opstellen werkbegroting naar deeltaken (project uitvoeringsfases)
Deeplink naar website van leverancier voor extra artikelinformatie (2BA)
Materiaal-beslissing staat
Gebruik van recepten en deelcalculaties uit calculatiebibliotheek
Vastleggen voorraadreserveringen
Werken met onbekende artikelen en tekstblokken
Bewaking op tijdige ontvangst van bestellingen Productie opdrachten
Automatische berekening van uren via normstelsels
Project planning (optie)
Manipuleren van prijzen, kortingen en uurnormen met variabele formules
Onderling koppelen van project deeltaken
Actualiseren calculatie aan de hand van nieuwste materiaalprijzen en tarieven
Opsplitsen project in uitvoerbare deeltaken Termijnopstelling per deeltaak Toewijzen interne werkopdrachten aan deeltaken
Fixatie speciaal door leverancier geoffreerde artikelprijzen
Koppelen inkooporders aan deeltaak gerelateerde werkopdrachten
Manipuleren calculatie aan de hand van opslagen en afslagen op diverse niveaus
Bewaking op tijdige ontvangst van de bestellingen
Knip- en plakmogelijkheden, ook delen uit andere calculatie(s)
Grafische weergave projectplanning naar deeltaken Stand opname per deeltaak
Uitgebreide manipulatiemogelijkheden binnen de calculatie staartgevevens (op- en afslagen per categorie tot 3 niveaus)
Grafische weergave van de voortgang van het project op basis van stand opnames en de voor- en nacalculatie
Afdrukken calculatie met variabel in te delen layout (o.a. open begroting overzicht)
Automatische signalering te factureren termijnen
Export naar Microsoft Excel
Inkoop en voorraad administratie
Export naar projectbudget
Voorraadadministratie met meerdere magazijnen
Export naar werkbegroting (materiaalstaat)
Magazijnoverboekingen
Automatisch genereren bestellingen
Voorraadreserveringen
3 Unit4 - Multivers
Voorraad herwaardering
Aanneemsom en termijnopstelling per (deel)project
Productieopdrachten
Identificatie meer-/minderwerk per (deel)project
Technische en economische voorraad
Administratieve budgettering per (deel)project
Materiaalafgifte ten behoeve van project
Opvoeren/afdrukken werkopdrachten
Inkoopadministratie
Materiaalboekingen op project: rechtstreeks of via werkopdracht, magazijnuitgifte, goederenontvangst (externe bestelling) of inkoopfactuur
Bestellingen voor project, voor werk- of serviceopdracht, voorraad en diverse Variabele afleveradressen per bestelling Vergelijken prijzen en levertijden verschillende leveranciers Inkoopprijs- en kortingsafspraken Mogelijkheid tot overnemen van historische inkooporders Ontvangstregistratie
Urenboekingen via weekstaat, werkopdracht of online Afstemmen bestel- en ontvangstinformatie bij inboeken inkoopfactuur Invoeren standopnames, ramingen en prognose eindstand per (deel)project Laatste 10 stand opnames worden bewaard
Boekingen project retouren
Automatische toeslagberekening (dekkingsbijdrages)
Informatie met betrekking tot nog te ontvangen bestellingen of delen hiervan
Gefaseerde, dus ook tussentijdse resultaatneming op onderhanden (deel)projecten
Genereren besteladvieslijst en voorraadbestellingen Elektronisch bestellen (ICM) Confrontatie bestel- en/of ontvangstinformatie bij boeken inkoopfactuur
Project management Flexibele, hiërarchische projectstructuur Gebruik van vrije velden en verzamelgroepen
Service en contracten Registratie van onderhoudscontracten en bijbehorende installatiegegevens Digitaal dossier per contract en/of installatie Variabele contract looptijdopstellingen Variabele termijnopstellingen Automatische indexering en contractprolongatie
Opvoeren van projecten en deelprojecten
Budgetteren contracten en installaties naar kostencategorieën
Eenvoudig dupliceren deelprojecten
Flexibele facturatie mogelijkheden
Digitaal dossier per (deel) project
Bijhouden servicehistorie per installatie
Meerdere debiteuren per project mogelijk
Bijhouden artikelhistorie
Projectleider per (deel)project toe te wijzen
Volledige integratie met projectensysteem
Projectleidersscherm (“mijn projecten”)
Meerdere installaties per contract
Valutasoort per (deel)project
Eenvoudig dupliceren van installaties
Kostendrager per project en eventueel afwijkend per deelproject
Mogelijkheid tot het definiëren van subinstallaties
Kostenplaats (afdeling) per(deel)project Financiële verbijzondering naar projecttype per (deel)project
4 Unit4 - Multivers
Vrije velden per installatie op te voeren Gedetailleerde registratie installatie onderdeelgegevens
Registratie meetgegevens Kenmerken als vrije velden (zoeksleutels) op te voeren bij installatie onderdeelgegevens Snel en uitgebreid zoeken op installatie onderdelen, vrije velden of specifieke kenmerken Onderhoudschema per installatie, inclusief eventuele inspectiebeurten en monteurchecklist Koppelen tijdsbesteding en verbruiksmateriaal aan geplande onderhoudsbeurt Grafische weergave van toekomstige capaciteitsbehoefte te verrichten preventief onderhoud c.q. uit te voeren inspectiebeurten Tot serviceopdracht activeren van geplande onderhoud-/inspectiebeurt Automatisch genereren voorraadreserveringen m.b.t. te gebruiken materiaal Automatisch produceren aankondigingbrief inzake bezoek monteur
Definitief inplannen opdrachten op basis van uitvoeringsdatum, prioriteit, postcode, (voorkeur) werknemer Grafische monteur agenda’s (idem MS Outlook) per afdeling Weekplanning In de monteur agenda’s overnemen (“slepen”) van te plannen opdrachten Dupliceren opdracht naar agenda(‘s) van eventueel extra benodigde monteur(s) In agenda aanpassen van de eerder geplande werktijd Verschillende kleur aanduidingen voor storingen, preventief onderhoud/inspecties en aanvullende opdrachten Automatische kleurwijziging van via de digitale werkbon afgemelde opdrachten Invoeren verlof en verzuim in de monteur agenda
Registreren storingsmeldingen
Weergave agenda’s in tijdlijn
Combineren storingsopdracht met preventief onderhoud-/inspectiebeurt
Synchronisatie met MS Outlook Integratie met Google Maps
Genereren/plannen serviceopdrachten Berichtgeving naar opdrachtgever per email of SMS
Digitale werkbon (optie)
Koppelen bestelling (materiaal en/of werk derden) aan serviceopdracht
Interactief aansturen monteurs inzake uit te voeren werk opdrachten met behulp van smart device monteur (smartphone, tablet of laptop)
Continu overzicht van nog uit te voeren en af te werken serviceopdrachten Boeken serviceopdrachten, inclusief vastleggen digitale ‘memo’ voor eerstvolgend bezoek Mogelijkheid tot facturatie op regiebasis Uitgebreide rapportagemogelijkheden Draaitabel/rapport van gemaakte kosten per contract vs. contractopbrengst
Terugkoppelen status werk opdracht met bestede werktijd en materiaalverbruik Digitale handtekening voor akkoord opdrachtgever Mogelijkheid om via monteur device een nieuweof vervolg werk opdracht aan te maken Bijlagen bij digitale werkbon (bijv. instructie documenten, handleiding etc.)
Standaard importfunctie voor conversiedoeleinden
Door monteur gemaakte foto’s worden opgeslagen bij de digitale werkbon
Manplanning / Monteur agenda’s
Per email versturen van de getekende digitale werkbon aan de klant
Continu overzicht van nog te plannen werk- en/of service opdrachten Invoeren/opvragen te nemen acties ten behoeve van de planner
5 Unit4 - Multivers
Opslaan digitale werkbon in installatiedossier Automatisch boekingsvoorstel ten behoeve van de administratie/facturatie
Urenregistratie
Afdrukken orderbevestiging
Variabele invoermogelijkheid weekstaten
Koppeling naar inkooporder
Boeken uren op projecten: rechtstreeks, op basis van dag- of weekstaten, werkopdrachten of online
Automatisch genereren van gekoppelde inkooporder
Boeken van directe en indirecte uren en kosten (declaraties, kilometers) via weekstaat
Automatisch genereren van voorraadreservering
Boeken uren van inleners (af te stemmen tijdens boeken van factuur crediteur) Combinatie van boekingsmethodes Controle op norm uren Online invoeren weekstaten (optioneel) Universele importmogelijkheid externe urenmutaties Automatische correctie geboekte uren aan de hand van vooraf ingevoerd productiviteitspercentage per werknemer Tarieven (zowel kostprijs als commercieel) per man, per afdeling, soort werk, project, klant Centraal doorboeken ingevoerde uren door hiertoe geautoriseerde functionaris Mandagenregister
Afdrukken magazijn afgifte bon Backorders inclusief bewaking op backorders waarvoor inmiddels voorraad is Gereed melden magazijnafgifte Afdrukken pakbon Afdrukken verkoopfactuur Betaling per kas Eventueel aanmaken bijbehorend project
Facturering Facturering op basis van: • Vaste termijnopstelling (deel-)project • Termijnopstelling op basis van deeltaken binnen de werkbegroting
Export urenmutaties per periode ten behoeve van de salarisadministratie
• Afrekenstaat
Uitgebreide rapportagemogelijkheden (uren per man, afdeling, project enzovoort)
• Onderhoudscontracten
Inzicht in de productiviteit van afdelingen en medewerkers
• Verkooporders
• Voorschotten • Regie • Handmatige invoer
Variabele rapportage layouts (inclusief export naar Microsoft Excel)
Ondersteuning WKA en BTW verlegd regeling
Verkoopoffertes en -orders
Project en debiteur gerelateerde verkoopprijsafspraken
Invoeren/afdrukken handelsoffertes
Ingebouwde prijs-/kortingstaffel
Promoveren offerte tot verkooporder
Proeffacturen (ook op beeldscherm)
Invoeren van een verkooporder
Handmatig aanpassen proeffactuur
Orderkosten en orderkorting binnen van tevoren vastgestelde grenzen
Verzamelfacturen
Orderbevestiging Baliefacturatie Prijs- en kortingsafspraken
6 Unit4 - Multivers
Informatie & rapportages
Financiële administratie (Unit4 Multivers)
Digitaal projectdossier
Complete financiële administratie inclusief grootboek, debiteuren, crediteuren, BTW aangifte, betalingsherinneringen en telebankieren
Projectsignaleringen Overzicht voortgangsresultaat en prognose eindstand Centraal Informatieprogramma met vele voorgedefinieerde query’s/rapportages Eenvoudig kiezen voor een andere weergave van gegevens door één muisklik Query’s door gebruiker te modificeren en te bewaren Uitgebreide informatiemogelijkheden voor- en nacalculatie op het beeldscherm, met variabele layout en “downdrill” mogelijkheid tot op het laagste detailniveau
Meerdere boekjaren en perioden naast elkaar kunnen leggen In meerdere boekjaren tegelijkertijd kunnen werken Budgetten, prognoses per grootboekrekening, kostenplaatsen en dossiers, plus bewaking Eenvoudige bewaking van de openstaande posten van uw debiteuren Vooraf vastleggen van periodiek terugkerende journaalposten Eenvoudig herstellen van onjuiste boekingen
Projectoverzichten gecumuleerd en in detail
Automatische incasso’s
Uitgebreide urenrapportages
Registratie en verwerking vaste activa
Mandagen register
Gemakkelijk kunnen beschikken over uitgebreide statistieken, variabele ratio’s en kengetallen
Uitgebreide servicehistorie Draaitabellen Directe exportmogelijkheid naar Microsoft Excel
Verbijzonderen naar kostenplaatsen en kostendragers Automatische signaleringen met behulp van de Management Assistent Financieel dashboard
7 Unit4 - Multivers
Over Unit4 Unit4 is een toonaangevende leverancier van bedrijfssoftware voor dienstverlenende organisaties. Met ruim 4.000 medewerkers wereldwijd genereert Unit4 een jaarlijkse omzet van meer dan 500 miljoen euro. Unit4 levert ERP, branchegerichte en best-in-class applicaties. Duizenden organisaties uit sectoren als zakelijke en publieke dienstverlening, onderwijs, non-profit, vastgoed, groothandel en financiële dienstverlening werken met business software van Unit4.
www.unit4multivers.nl Unit4 Software B.V. Stationspark 1000, 3364 DA Sliedrecht Postbus 102, 3360 AC Sliedrecht T 0800 844 44 44 (gratis informatienummer) E
[email protected]
www.facebook.com/Unit4Multivers @Multivers www.youtube.com/Unit4Multivers Unit4 Multivers
Copyright © Unit4 N.V. All rights reserved. The information contained in this document is intended for general information only, as it is summary in nature and subject to change. Any third-party brand names and/or trademarks referenced are either registered or unregistered trademarks of their respective owners.
In business for people.
