Checklist
Management Checklist Unit4 Multivers Installatie
In business for people.
Management Checklist Unit4 Multivers Installatie Algemeen
CRM
Gebruikers-interface volledig volgens Microsoft standaard
Centrale vastlegging relatie informatie
Transparante koppelingen met MS Office en Exchange SQL-database (InterBase) Integrale werkmaatschappijenstructuur (optie) Meerdere administraties mogelijk Variabel instelbare informatieschermen Flexibele rapportage mogelijkheden Uitgebreid rechtenbeheersysteem Systeemconfiguratie conform bedrijfsspecifieke situatie Uitgebreide zoekfuncties Online helpfunctie Diverse optionele uitbreidingen
Inzicht en grip op uw verkoopkansen en pipeline Effectieve opvolging van offertes Acties en notities Verbetering relatiebeheer, meer tevreden klanten Eenvoudige mailing functionaliteit Overzichtelijk dashboard
Artikelbeheer Inlezen producent- en leveranciersartikelen, onder andere op basis van de door 2BA aangeleverde database Inlezen bijbehorende inkoopcondities groothandels Via internet rechtstreeks zoeken in 2BA database Deeplink naar website van leverancier
Relatiebeheer Relaties en contactpersonen eenvoudig vastleggen Zelf extra tabbladen en velden aanmaken Selecties maken op alle eigenschappen van uw klanten Eenvoudig samenvoegen en genereren van direct mailings Relatiegebonden documentbeheer Analyses van uw prospects uitvoeren Te nemen acties en notities aanmaken, toewijzen en afhandelen Met één druk op de knop relatie omzetten in debiteur of crediteur Werkmaatschappij overkoepelend relatiebestand (Extended-versie)
2 Unit4 - Multivers
Automatisch toevoegen gevonden artikel(en) aan eigen database Vrije velden toevoegen aan artikelen Zoeken op (deel van) artikelomschrijving Zoeken artikelen op basis van classificatie, synoniemen en kenmerken Per artikel informatie met betrekking tot: verpakking, aantal in verpakking, kortingsgroep, EAN-code en levertijd Onderscheid tussen besteleenheid en verwerkbare eenheid Hiërarchische samenhang tussen producentartikel, leveranciersartikel(en) en voorraadartikel Werkmaatschappij overkoepelend artikelbestand (Extended-versie)
Voorcalculatie Aanmaken nieuwe calculatie met omschrijving en relatiegegevens Afwijkend project- en factuuradres mogelijk Calculeren op basis van voorgedefinieerde normen
Calculaties worden weggeschreven in aparte bestanden zodat archivering, email uitwisseling en autorisatie eenvoudig is te realiseren
Werkvoorbereiding
Variabele calculatieprijs formules
Samenstellen materiaallijst (evt. met voorcalculatie als onderlegger)
Vooraf te definiëren paragraaf- en subparagraaf omschrijvingen (ook Stabu)
Genereren offerte aanvragen bij leveranciers
Calculeren van uren, materialen, kosten, werk derden, stelposten 2BA artikelbestand lokaal of online (via internet) te raadplegen Gebruik van uitgebreide zoekmogelijkheden (artikelen)
Vergelijken prijzen en levertijden diverse groothandels Automatisch aanmaken bestellijst en inkooporders Opstellen werkbegroting naar deeltaken (project uitvoeringsfases) Materiaal-beslissing staat
Deeplink naar website van leverancier voor extra artikelinformatie (2BA)
Bewaking op tijdige ontvangst van bestellingen
Gebruik van recepten of deelcalculaties uit calculatiebibliotheek
Productie opdrachten
Werken met onbekende artikelen en tekstblokken
Planning
Automatische berekening van uren via normstelsels
Opsplitsen project in uitvoerbare deeltaken
Manipuleren van prijzen, kortingen en uurnormen met variabele formules Actualiseren calculatie aan de hand van nieuwste materiaalprijzen en tarieven Fixatie speciaal door leverancier geoffreerde artikelprijzen
Vastleggen voorraadreserveringen
Onderling koppelen van project deeltaken Termijnopstelling per deeltaak Toewijzen interne werkopdrachten aan deeltaken Koppelen inkooporders aan deeltaak gerelateerde werkopdrachten Bewaking op tijdige ontvangst van de bestellingen
Manipuleren calculatie aan de hand van opslagen en afslagen op diverse niveaus
Grafische weergave projectplanning naar deeltaken
Knip- en plakmogelijkheden, ook delen uit andere calculatie(s)
Stand opname per deeltaak
Uitgebreide manipulatiemogelijkheden binnen de calculatie staartgevevens (op- en afslagen per categorie tot 3 niveaus) Afdrukken calculatie met variabel in te delen layout
Grafische weergave van het verloop van het project op basis van stand opnames en de voor- en nacalculatie Automatische signalering te factureren termijnen Manplanning (monteur agenda’s)
Export naar Microsoft Excel Export naar projectbudget
Inkoop en voorraad administratie
Export naar werkbegroting (materiaalstaat)
Voorraadadministratie met meerdere magazijnen
Automatisch genereren bestellingen
Magazijnoverboekingen
Wachtwoordbeveiliging per calculatie
Voorraadreserveringen
Voorraad herwaardering
Aanneemsom en termijnopstelling per (deel)project
Productieopdrachten
Identificatie meer-/minderwerk per (deel)project
Technische en economische voorraad
Administratieve budgettering per (deel)project
Materiaalafgifte ten behoeve van project
Opvoeren/afdrukken werkopdrachten
Inkoopadministratie
Materiaalboekingen op project: rechtstreeks of via werkopdracht, magazijnuitgifte, goederenontvangst (externe bestelling) of inkoopfactuur
Bestellingen voor project, voor werk- of serviceopdracht, voorraad en diverse Variabele afleveradressen per bestelling Vergelijken prijzen en levertijden verschillende leveranciers Inkoopprijs- en kortingsafspraken Mogelijkheid tot overnemen van historische inkooporders Ontvangstregistratie
Urenboekingen via weekstaat, werkopdracht of online Afstemmen bestel- en ontvangstinformatie bij inboeken inkoopfactuur Invoeren standopnames, ramingen en prognose eindstand per (deel)project Laatste 10 stand opnames worden bewaard
Boekingen project retouren
Automatische toeslagberekening (dekkingsbijdrages)
Informatie met betrekking tot nog te ontvangen bestellingen of delen hiervan
Gefaseerde, dus ook tussentijdse resultaatneming op onderhanden (deel)projecten
Genereren besteladvieslijst en voorraadbestellingen Elektronisch bestellen (ICM) Confrontatie bestel- en/of ontvangstinformatie bij boeken inkoopfactuur
Project management Flexibele, hiërarchische projectstructuur Gebruik van vrije velden en verzamelgroepen
Service en contracten Registratie van onderhoudscontracten en bijbehorende installatiegegevens Digitaal dossier per contract en/of installatie Variabele contract looptijdopstellingen Variabele termijnopstellingen Automatische indexering en contractprolongatie
Opvoeren van projecten en deelprojecten
Budgetteren contracten en installaties naar kostencategorieën
Eenvoudig dupliceren deelprojecten
Flexibele facturatie mogelijkheden
Digitaal dossier per (deel) project
Bijhouden servicehistorie per installatie
Meerdere debiteuren per project mogelijk
Bijhouden artikelhistorie
Projectleider per (deel)project toe te wijzen
Volledige integratie met projectensysteem
Projectleidersscherm (“mijn projecten”)
Meerdere installaties per contract
Valutasoort per (deel)project
Eenvoudig dupliceren van installaties
Kostendrager per project en eventueel afwijkend per deelproject
Mogelijkheid tot het definiëren van subinstallaties
Kostenplaats (afdeling) per(deel)project Financiële verbijzondering naar projecttype per (deel)project
4 Unit4 - Multivers
Vrije velden per installatie op te voeren Gedetailleerde registratie installatie onderdeelgegevens
Registratie meetgegevens
Digitale werkbon
Kenmerken als vrije velden (zoeksleutels) op te voeren bij installatie onderdeelgegevens
Interactief aansturen monteurs inzake uit te voeren service opdrachten met behulp van smart device monteur
Snel en uitgebreid zoeken op installatie onderdelen, vrije velden of specifieke kenmerken Onderhoudschema per installatie, inclusief eventuele inspectiebeurten en monteurchecklist
Terugkoppelen status service opdracht met bestede werktijd en materiaalverbruik Digitale handtekening voor akkoord opdrachtgever
Koppelen tijdsbesteding en verbruiksmateriaal aan geplande onderhoudsbeurt
Mogelijkheid om via monteur device een nieuweof vervolg serviceopdracht aan te maken
Grafische weergave van toekomstige capaciteitsbehoefte te verrichten preventief onderhoud c.q. uit te voeren inspectiebeurten
Bijlagen bij digitale werkbon (bijv. instructie documenten, handleiding etc.)
Tot werkopdracht activeren van geplande onderhoud-/inspectiebeurt Automatisch genereren voorraadreserveringen m.b.t. te gebruiken materiaal Produceren aankondigingbrief inzake bezoek monteur
Door monteur gemaakte foto’s worden opgeslagen bij de digitale werkbon Per email versturen van de getekende digitale werkbon aan de klant Opslaan digitale werkbon in installatie dossier Automatisch boekingsvoorstel ten behoeve van de administratie/facturatie
Registreren storingsmeldingen Combineren storingsopdracht met preventief onderhoud-/inspectiebeurt
Urenregistratie
Genereren/plannen werkopdrachten
Boeken uren op projecten: rechtstreeks, op basis van dag- of weekstaten, werkopdrachten of online
Monteur agenda, met synchronisatie met MS Outlook agenda Berichtgeving naar opdrachtgever per email of SMS Koppelen bestelling (materiaal en/of werk derden) aan werkopdracht Continu overzicht van nog uit te voeren en af te werken serviceopdrachten Boeken werkopdrachten, inclusief vastleggen digitale ‘memo’ voor eerstvolgend bezoek Mogelijkheid tot facturatie op regiebasis Uitgebreide rapportagemogelijkheden Draaitabel/rapport van gemaakte kosten per contract vs. contractopbrengst Standaard importfunctie voor conversiedoeleinden
Variabele invoermogelijkheid weekstaten
Boeken van directe en indirecte uren en kosten (declaraties, kilometers) bij weekstaat Boeken uren van inleners (af te stemmen tijdens boeken van factuur crediteur) Combinatie van boekingsmethodes Controle op norm uren Online invoeren weekstaten (optioneel) Universele importmogelijkheid externe urenmutaties Automatische correctie geboekte uren aan de hand van vooraf ingevoerd productiviteitspercentage per werknemer Tarieven (zowel kostprijs als commercieel) per man, per afdeling, soort werk, project, klant Centraal doorboeken ingevoerde uren door hiertoe geautoriseerde functionaris Mandagenregister
Export urenmutaties per periode ten behoeve van de salarisadministratie
Facturering
Uitgebreide rapportagemogelijkheden (uren per man, afdeling, project enzovoort)
Vaste termijnopstelling (deel-)project
Inzicht in de productiviteit van afdelingen en medewerkers Variabele rapportage layouts (inclusief export naar Microsoft Excel)
Facturering op basis van: Termijnopstelling op basis van deeltaken binnen de werkbegroting Afrekenstaat Voorschotten Facturatie schema onderhoudscontracten
Verkoopoffertes en -orders
Regie
Invoeren/afdrukken handelsoffertes
Verkooporders
Promoveren offerte tot verkooporder
Handmatige invoer
Invoeren van een verkooporder
Ondersteuning BTW verlegd regeling
Orderkosten en orderkorting binnen van tevoren vastgestelde grenzen
Project en debiteur gerelateerde verkoopprijsafspraken
Baliefacturatie
Ingebouwde prijs-/kortingstaffel
Prijs- en kortingsafspraken
Proeffacturen (ook op beeldscherm)
Afdrukken orderbevestiging
Handmatig aanpassen proeffactuur
Koppeling naar inkooporder
Verzamelfacturen
Automatisch genereren van gekoppelde inkooporder Automatisch genereren van projectreservering t.b.v. de voorraadreservering
Informatie & rapportages Projectdossier administraties
Automatisch genereren van voorraadreservering
Project standopnames, ramingen en prognose eindstand
Afdrukken magazijn afgifte bon
Projectsignaleringen
Backorders inclusief bewaking op backorders waarvoor inmiddels voorraad is
Overzicht voortgangsresultaat en prognose eindstand
Gereed melden magazijnafgifte
Centraal Informatieprogramma met vele voorgedefinieerde query’s
Afdrukken pakbon Afdrukken verkoopfactuur Betaling per kas (Extended versie) Eventueel aanmaken bijbehorend project Aanmaken voorraadreserveringen Aanmaken/afdrukken afleverbon
6 Unit4 - Multivers
Eenvoudig kiezen voor een andere weergave van gegevens door één muisklik Query’s door gebruiker te modificeren en te bewaren Uitgebreide informatiemogelijkheden voor/ nacalculatie op het beeldscherm, met variabele layout en “downdrill” mogelijkheid tot op het laagste detailniveau
Projectoverzichten gecumuleerd en in detail Uitgebreide urenrapportages Mandagen register Uitgebreide servicehistorie Draaitabellen Directe exportmogelijkheid naar Microsoft Excel
Financiële administratie Complete financiële administratie inclusief grootboek, debiteuren, crediteuren, BTW aangifte, betalingsherinneringen en telebankieren Meerdere boekjaren en perioden naast elkaar kunnen leggen In meerdere boekjaren tegelijkertijd kunnen werken Budgetten, prognoses per grootboekrekening, kostenplaatsen en dossiers, plus bewaking Eenvoudige bewaking van de openstaande posten van uw debiteuren Vooraf vastleggen van periodiek terugkerende journaalposten Eenvoudig herstellen van onjuiste boekingen Automatische incasso’s Registratie en verwerking vaste activa Gemakkelijk kunnen beschikken over uitgebreide statistieken, variabele ratio’s en kengetallen Verbijzonderen naar kostenplaatsen en kostendragers Automatische signaleringen met behulp van de Management Assistent Financieel dashboard
Over Unit4 Unit4 is een toonaangevende leverancier van bedrijfssoftware voor dienstverlenende organisaties. Met ruim 4.000 medewerkers wereldwijd genereert Unit4 een jaarlijkse omzet van meer dan 500 miljoen euro. Unit4 levert ERP, branchegerichte en best-in-class applicaties. Duizenden organisaties uit sectoren als zakelijke en publieke dienstverlening, onderwijs, non-profit, vastgoed, groothandel en financiële dienstverlening werken met business software van Unit4.
www.unit4multivers.nl Unit4 Software B.V. Stationspark 1000, 3364 DA Sliedrecht Postbus 102, 3360 AC Sliedrecht T 0800 844 44 44 (gratis informatienummer) E
[email protected]
www.facebook.com/Unit4Multivers @Multivers www.youtube.com/Unit4Multivers Unit4 Multivers
Copyright © Unit4 N.V. All rights reserved. The information contained in this document is intended for general information only, as it is summary in nature and subject to change. Any third-party brand names and/or trademarks referenced are either registered or unregistered trademarks of their respective owners.
In business for people.
