Handleiding ep-online.nl voor adviseurs

Handleiding ep-online.nl voor adviseurs

2

Datum Status

2 februari 2012 Definitief

Pagina 1 van 1

Definitief | Handleiding ep-online.nl voor adviseurs | 2 februari 2012

Colofon

Projectnaam Projectnummer Versienummer Publicatienummer Locatie Projectleiders Contactpersoon

EPBD energielabeldatabase 0 2 Utrecht/Den Haag Raymond Beuken Anne Hezemans

Aantal bijlagen Auteurs

Anne Hezemans

Dit rapport is tot stand gekomen in samenwerking met:

Hoewel dit rapport met de grootst mogelijke zorg is samengesteld kan Agentschap NL geen enkele aansprakelijkheid aanvaarden voor eventuele fouten.

Pagina 2 van 26


Inhoud

Colofon—2 1

Inleiding—5

2 2.1

Toegang verkrijgen tot de energielabeldatabase—6 Inloggen—6

3 3.1 3.2 3.3 3.4 3.5 3.6 3.7

Een energielabel afmelden—8 Werken met het monitoringsbestand en rekensoftware—8 Automatisch afmelden—9 Het handmatig afmelden van een energielabel—10 Afmelden op basis van representativiteit—13 Wijzigen van een energielabel—14 Verwijderen van energielabels vanwege een fout of verandering—15 Foutmeldingen bij het afmelden—15

4 4.1 4.1.1 4.1.2 4.1.3 4.1.4 4.1.5 4.2

Het beheren van eigen gegevens—17 Persoonlijke gegevens aanpassen—17 Organisatie aanpassen—18 Adviseur accounts aanmaken—18 Adviseur accounts blokkeren—19 Inzage eigen labels—19 Extra superuser aanmaken—19 Wachtwoord aanpassen—19

5

Energielabel opvragen—21

6

Rapportage opvragen—22

7 7.1 7.2

Vragen?—23 Energielabel Informatienetwerk—23 Energielabel Helpdesk—23

8

Begrippenlijst—24

Pagina 3 van 26


1

Inleiding

Het rechtsgeldig maken van een energielabel gebeurt door het afmelden van een energielabel. Afmelden houdt in dat vanuit de rekensoftware een bestand naar de energielabeldatabase wordt upgeload en dat vanuit de energielabeldatabase een afmeldnummer wordt gegenereerd dat overgenomen moet worden door de rekensoftware. Dit nummer wordt geprint op het energielabel. Het afmelden van een energielabel kan alleen uitgevoerd worden door een Certificaathouder (CH) of energielabeladviseur. Behalve de adviseurs hebben andere partijen ook toegang tot de energielabeldatabase of de informatie die er in besloten ligt: De Certificerende Instellingen (CI) registreren en autoriseren de adviseurs, daarnaast doen zij steekproeftrekkingen ten behoeve van de kwaliteitscontrole. Het Kadaster stelt de energielabels beschikbaar via Kadaster On-line. Agentschap NL beheert namens het Ministerie van BZK de energielabeldatabase. Agentschap NL rapporteert op basis van de gegevens in de energielabeldatabase aan het ministerie van BZK en aan de EU over de stand van zaken wat betreft het energielabel in Nederland. Deze handleiding beschrijft hoe adviseurs energielabels kunnen afmelden in het on-line afmeldsysteem: ep-online.nl.

Secties aangeduid met dit symbool vertegenwoordigen veel gebruikte instructies en zijn essentieel voor het werken met de energielabeldatabase.

Pagina 5 van 26

VERTROUWELIJK | Definitief | Handleiding ep-online.nl voor adviseurs | 2 februari 2012

2

Toegang verkrijgen tot de energielabeldatabase

Organisaties die certificaathouder willen worden voor het afmelden van energielabels, dienen hiervoor gecertificeerd te worden door een Certificerende Instelling. Voor een actueel overzicht van Certificerende Instellingen verwijzen wij naar de website van het KBI (www.kbi.nl). Door op de knop ‘zoek certificatie instelling’ te klikken krijgt u een overzicht van alle certificerende instellingen in Nederland. Instellingen gerechtigd voor certificeren BRL 9500 zijn instellingen die uw bedrijf kunnen certificeren voor het afmelden van energielabels. Om energielabels te kunnen afmelden op de energielabeldatabase, dient uw organisatie na de certificering geautoriseerd te worden door deze Certificerende Instelling (dus NIET door Agentschap NL) voor de energielabeldatabase. Pas nadat de Certificerende Instelling u geautoriseerd heeft voor de energielabeldatabase, ontvangt u een tweetal e-mails van de energielabeldatabase ([email protected]): een e-mail met een overzicht van de ingevoerde NAW-gegevens, emailadres en organisatiegegevens. Onderaan de e-mail staat ook uw gebruikersnaam en wachtwoord. Houd wachtwoord geheim! een tweede e-mail met opnieuw uw gebruikersnaam en wachtwoord. Daarnaast staat er een verificatielink in de e-mail. Wat als ik de e-mail met gebruikersnaam en wachtwoord kwijt ben? Alleen wachtwoord kwijt? 1. Ga naar www.ep-online.nl 2. Kies voor optie wachtwoord vergeten (rechts op het scherm, direct onder loginvelden) 3. Vul uw login naam in. Het wachtwoord wordt nu nogmaals verstuurd naar emailadres van uw gebruikersaccount. 4. Wij verzoeken u dit wachtwoord te wijzigen zodra u weer bent ingelogd. Ook loginnaam kwijt? 1. Neem contact op met [email protected]

2.1

Inloggen Als u de eerste keer heeft ingelogd volgens de instructies zoals hiervoor beschreven, kunt u voortaan gebruik maken van de website: ep-online.nl.

Pagina 6 van 26


Hoe moet ik inloggen? 1. Ga naar ep-online.nl 2. U ziet het scherm dat rechts is afgebeeld. 3. Vul gebruikersnaam en wachtwoord in en klik op ‘inloggen’.* 4. U bent nu ingelogd

Figuur 1: Account Login

U kunt altijd uitloggen door op de knop ‘uitloggen’ te klikken rechts bovenin het scherm van de energielabeldatabase. Verderop in dit document zal dikwijls worden gesproken over het inloggen. De hierboven beschreven stappen zullen dan niet herhaald worden. Voor instructies over inloggen, zal telkens worden verwezen naar dit hoofdstuk.

Pagina 7 van 26


3

Een energielabel afmelden

3.1

Werken met het monitoringsbestand en rekensoftware Het afmelden van een energielabel begint met de opname van het gebouw en het invoeren van de resultaten in de rekensoftware. Voor ondersteuning bij het gebruik van de rekensoftware, verwijzen wij u naar de leverancier hiervan. Welke rekensoftware kan ik gebruiken samen met de energielabeldatabase? Een software leverancier dient te worden geattesteerd (goedgekeurd) door een Software Registrant (SR) (een aantal Certificerende Instellingen vervullen deze rol). Pas als dit proces is doorlopen en de software in de energielabeldatabase is geregistreerd door de Certificerende Instelling, kunt u de software gebruiken om energielabels af te melden.

Voor een actueel overzicht van geattesteerde software leveranciers, kunt u naar www.kbi.nl gaan. Kies de optie ‘zoek certificaathouder’ in het menu links. Het zoekformulier dat verschijnt, bevat een aantal opties. Achter 9501 (BRL9501 bevat de eisen voor de rekensoftware) staat een link naar een PDF document met een overzicht van softwareleveranciers en hun contactgegevens. Wanneer in de kolom met de kop ‘Energie Index’ een kruisje staat, dan is de software geschikt. Om een energielabel af te melden, dient een zogenaamd monitoringsbestand te worden aangemaakt. Hierbij geldt dat een monitoringsbestand slechts één opname(datum) maar meerdere gebouwen (Representativiteit) kan bevatten. Een monitoringsbestand (.xml formaat) vervaardigt u met behulp van de rekensoftware en bevat de volgende data: Meetgegevens van de opname Opnamedatum De uitkomst van de Energie Index berekening De adresgegevens (bij afmelden op basis van representativiteit zijn dit er meerdere) Een aantal andere variabelen, verschillend van toepassing bij woningbouw of utiliteitsbouw. Geattesteerde rekensoftware is geschikt gemaakt om een monitoringsbestand volgens de juiste format te genereren. Deze software zal u dan ook vragen alle benodigde gegevens in te voeren. Er zijn twee manieren om een monitoringsbestand af te melden: 1. Handmatig: De stappen worden hieronder uitgelegd bij hoofdstuk 3.3. De Certificaathouder dient dan handmatig het monitoringsbestand te Uploaden naar de energielabeldatabase. 2. Automatisch: Dit is een instelling van de rekensoftware en maakt het mogelijk om vanuit de rekensoftware monitoringsbestanden af te melden. Uitleg hieromtrent wordt bij hoofdstuk 3.2 gegeven. Pagina 8 van 26


3.2

Automatisch afmelden De energielabeldatabase biedt de mogelijkheid om automatisch af te melden door het gebruiken van een Webservice. Het hangt af van de rekensoftware of dit mogelijk is. Voor ondersteuning verwijzen wij naar uw softwareleverancier. Indien er inloggegevens nodig zijn, zijn dit dezelfde als die u gebruikt voor het handmatig afmelden. Uw softwareleverancier kan voor eventuele vragen contact met ons zoeken. In het geval van geautomatiseerd afmelden, roept de rekensoftware een webservice aan. Deze webservice zal een energielabel kunnen “toevoegen”, “vervangen” of “uitbreiden”. -

Toevoegen: deze optie ziet u alleen bij nieuwe energielabels (m.a.w. nieuwe combinatie van opnamedatum, postcode en huisnummer). Het betreft het creëren van een geheel nieuw afmeldnummer en daarmee een nieuw Energielabel.

-

Vervangen: Als eerder een energielabel is afgemeld voor dit gebouw met dezelfde opnamedatum en indien de vervangingsperiode (van 1 week) nog niet is verstreken, dan kunt u deze optie kiezen. Deze actie is bedoeld voor die gevallen waar een deel van de geuploade informatie niet correct is. Bij de actie vervanging wordt alle informatie uit het nieuwe monitoringsbestand opgenomen in het systeem. Alle informatie van de eerdere afmelding wordt overschreven. Het afmeldnummer verandert echter niet.

-

Uitbreiden: Op basis van een representatieve woning kunnen later (na afmelding van deze woning) nog vergelijkbare woningen worden afgemeld. Men noemt dit het ‘uitbreiden’ van een bestaande energielabel. Dit kan alleen als voor de later afgemelde woning dezelfde opnamedatum wordt meegegeven als bij de oorspronkelijke opname (van representatieve woning). Wanneer er dus geen sprake is van representativiteit deze optie niet gebruiken.

Het afmeldnummer wordt direct teruggemeld naar de rekensoftware, zodat dit nummer op het energielabel geprint kan worden. Een bevestiging van de resultaten ontvangt u direct per e-mail. Deze e-mail wordt naar het bij de accountgegevens opgenomen adres gestuurd.

Pagina 9 van 26


-----Oorspronkelijk bericht----Van: EP-online [mailto:[email protected]] Verzonden: dinsdag 7 februari 2012 8:31 Aan: Onderwerp: Door u afgemelde energielabels

Geachte heer/mevrouw, De volgende certificaten zijn zojuist door u afgemeld: Afmeldnummer Resultaat van de afmelding 999999999

Dit is een nieuw energielabel met de volgende woningen: 0000AA, 123, ,

Figuur 2 email met resultaat afmelding 3.3

Het handmatig afmelden van een energielabel In dit gedeelte van de handleiding zullen de stappen beschreven worden die nodig zijn voor het afmelden van een energielabel. Uiteraard zijn er een aantal bijzondere gevallen die enigszins afwijken van deze stappen. De bijzondere gevallen worden later besproken. Hoe moet ik een energielabel afmelden? 1. Log in op de energielabeldatabase (zie 1.3) 2. Kies in de blauwe balk de optie ‘Afmelden’. 3. Kies naast een van de 10 velden/regels de knop ‘bladeren’. Er verschijnt een scherm, het dialoogvenster is een weergave van uw computer.

Pagina 10 van 26


4. Selecteer het monitoringsbestand dat u wilt afmelden en druk op de knop ‘Openen’. 5. Bent u klaar met bestanden invoegen, klik dan op de knop ‘Afmelden’ onderaan het overzicht van bestanden die u wilt afmelden.

Herhaal stap 3,4 en 5 indien u meerdere bestanden wilt afmelden, telkens voor de volgende regel. Er kunnen maximaal 10 bestanden tegelijk worden afgemeld. Bij identificatie van de meting staat de opnamedatum, de postcode en het huisnummer van het gebouw vermeld. Bij een energielabel op basis van representativiteit (zie hoofdstuk 2.4), wordt alleen de representatieve woning vermeld. Het aantal woningen in de volgende kolom is de representatieve woning inclusief vergelijkbare woningen op basis van representativiteit. De kolom ‘Actie’ bevat een menu met een aantal mogelijkheden. U kiest een optie door op het driehoekje naast de actie te klikken en de gewenste optie te selecteren. -

Toevoegen: deze optie ziet u alleen bij nieuwe energielabels (m.a.w. nieuwe combinatie van opnamedatum, postcode en huisnummer). Het betreft het creëren van een geheel nieuw afmeldnummer en daarmee een nieuw Energielabel.

-

Overslaan: Met deze optie wordt er niets gedaan met het monitoringsbestand waarvoor u deze actie selecteert (bijvoorbeeld als u ziet dat een van de bestanden -als u er meerdere tegelijk upload - verkeerd is). Pagina 11 van 26


-

Vervangen: Als eerder een energielabel is afgemeld voor dit gebouw met dezelfde opnamedatum en indien de vervangingsperiode (van 1 week) nog niet is verstreken, dan kunt u deze optie kiezen. Deze actie is bedoeld voor die gevallen waar een deel van de geuploade informatie niet correct is. Bij de actie vervanging wordt alle informatie uit het nieuwe monitoringsbestand opgenomen in het systeem. Alle informatie van de eerdere afmelding wordt overschreven. Het afmeldnummer verandert echter niet.

-

Uitbreiden: Op basis van een representatieve woning kunnen later (na afmelding van deze woning) nog vergelijkbare woningen worden afgemeld. Men noemt dit het ‘uitbreiden’ van een bestaande energielabel. Dit kan alleen als voor de later afgemelde woning dezelfde opnamedatum wordt meegegeven als bij de oorspronkelijke opname (van representatieve woning). Wanneer er dus geen sprake is van representativiteit deze optie niet gebruiken.

Heeft u voor alle monitoringsbestanden een actie gekozen, dan klikt u onderaan de tabel op de knop ‘Verwerken’. Alle acties worden nu uitgevoerd. Er verschijnt nu een scherm (zie

F iguur 3 onder) met een bevestiging van de uitgevoerde acties. Het afmeldnummer wordt direct weergegeven voor iedere postcode/ huisnummer combinatie die is afgemeld. Dit nummer dient u handmatig over te nemen in de rekensoftware.

Figuur 3: Resultaat van afmelding Er wordt een email gestuurd naar uw e-mailadres met een verslag van de uitgevoerde acties.

Pagina 12 van 26


Wilt u meer bestanden afmelden, dan kunt u op de knop ‘Meer files afmelden’ onder aan het overzicht klikken en bent u terug bij stap 3. Bent u klaar met alle handelingen op de energielabeldatabase, dan kunt u op ‘uitloggen’ klikken om het systeem te verlaten.

3.4

Afmelden op basis van representativiteit Representativiteit is het principe dat als een bepaalde woning (de representatieve woning) nagenoeg gelijk is qua energieprestatie (minder dan 5% afwijking) aan een aantal andere woningen (denk bijvoorbeeld aan een flatgebouw), dan kan dit eerste gebouwdeel (de representatieve woning) worden gebruikt om alle andere vergelijkbare woningen van een energielabel te voorzien. Figuur 4 verderop beeldt dit principe uit. De rekensoftware biedt hier verscheidene mogelijkheden voor. Er zijn een aantal situaties mogelijk: U meet de representatieve woning op en creëert één monitoringsbestand voor dit gebouwdeel en alle vergelijkbare woningen met dezelfde opnamedatum. De representatieve woning is niet eerder afgemeld. Dit is de meest eenvoudige situatie. U voert de meetgegevens in van de representatieve woning en koppelt alle vergelijke woningen. Al deze gebouwen neemt u op in één monitoringsbestand. Dit bestand kunt u afmelden volgens de stappen uit 3.2. U meet de representatieve woning op en meldt deze alleen af. De vergelijkbare woningen voegt u pas later toe. De representatieve woning meldt u af volgens de stappen in 3.2. De vergelijkbare woningen die u later wilt toevoegen, dient u op hetzelfde energielabel te zetten in de rekensoftware. Let er op dat de opnamedatum voor de vergelijkbare woningen dezelfde is als de opnamedatum die u bij de representatieve woning heeft vermeld. Bij het afmelden (opnamedatum zelfde als eerst, postcode/huisnummer van de representatieve woning en de vergelijkbare woningen) dient u de optie ‘uitbreiden’ te kiezen. U meet de representatieve woning op en creëert meerdere monitoringsbestanden voor de representatieve woning en gegroepeerde vergelijkbare woningen met dezelfde opnamedatum. De representatieve woning is niet eerder afgemeld. Het kan ook zo zijn dat u uw afmelding opdeelt in meerdere monitoringsbestanden. Bijvoorbeeld als een flatgebouw een drietal torens kent en u daarom 3 monitoringsbestanden per toren aanmaakt voor het overzicht. Ieder van de drie bestanden heeft in ieder geval de representatieve woning en de vergelijkbare woningen uit één van de drie torens. Let er in dit geval op dat u bij het uploaden van de bestanden bij het eerste bestand ‘toevoegen’ kiest (deze is immers nieuw) en bij de latere bestanden (op basis van dezelfde representatieve woning die al in het systeem zit) de actie ‘uitbreiden’ kiest. Dit om te voorkomen dat u eerder werk telkens ‘vervangt’ en dus teniet doet. Overigens wij raden deze werkwijze af. Het beste kunt u maar één monitoringsbestand aanmaken per representatieve woning waarin ALLE vergelijkbare woningen worden opgenomen.

Pagina 13 van 26


Figuur 4: Afmelden op basis van representativiteit Indien de representatieve woning sinds de eerste afmelding is verbouwd en deze in de nieuwe staat dient als representatieve woning voor de vergelijkbare woningen, dan dient u een geheel nieuw energielabel aan te maken. Immers, er is dan ook sprake van een nieuwe opname (na de verbouwing) en nieuwe opnamedatum.

3.5

Wijzigen van een energielabel Het energielabel kan vervangen worden, als er eerder een energielabel is afgemeld voor dit specifieke gebouw met dezelfde opnamedatum én indien de vervangingsperiode (van 1 week) nog niet is verstreken. Deze actie is bedoeld voor die gevallen waar een deel van de geuploade informatie niet correct is. Let er bij een dergelijke vervanging op dat de opnamedatum gelijk blijft, anders wordt er een nieuw energielabel aangemaakt. Bij de actie ‘vervanging’ wordt alle informatie uit het nieuwe monitoringsbestand opgenomen in het systeem. Alle informatie van de eerdere afmelding wordt overschreven en verdwijnt uit het systeem. Het afmeldnummer verandert echter niet. Standaard heeft u een vervangingsperiode van 1 week. Mocht u na deze periode nog een energielabel willen vervangen, kunt u tijdelijk extra vervangrechten Pagina 14 van 26


aanvragen. U kunt dit doen door een email te sturen naar [email protected]. Zet in uw email duidelijk welke energielabel u wilt vervangen en de reden waarom u het energielabel wilt vervangen. Nadat uw verzoek is beoordeeld en is gehonoreerd. Ontvangt u een email dat u de extra vervangrechten zijn toegekend. In deze email staat ook tot wanneer de vervangrechten zijn toegekend en er een instructie meegestuurd. Wilt u het een energielabel uitbreiden met Vergelijkbare Gebouw(delen), lees dan de sectie ‘2.4 Afmelden op basis van representativiteit’. Let op: de opname datum van het nieuwe monitoringsbestand (waarmee u het energielabel uitbreidt) voor afmelden op basis van representativiteit dient wel dezelfde opnamedatum te hebben als het eerder afgemelde label dat u wilt uitbreiden.

3.6

Verwijderen van energielabels vanwege een fout of verandering Zoals eerder aangegeven kan het energielabel binnen 1 week nog worden aangepast, door bij een zelfde opnamedatum, postcode en huisnummer, nieuwe gegevens mee te geven in het monitoringsbestand. Deze mogelijkheid is ingebouwd voor correcties van per ongeluk foutief ingegeven informatie. Het energielabel alleen worden verwijderd als daar een goede reden voor is. Indien het gebouw op het energielabel wordt verbouwd, dan kan het zo zijn dat er sprake is van een nieuwe energieprestatie. In dat geval zou een compleet nieuw label kunnen worden afgemeld met een nieuwe opnamedatum en uiteraard dezelfde postcode/huisnummer combinatie. Er wordt dan een nieuw afmeldnummer uitgegeven en dit komt naast het oude label te staan in de database. U kunt uw verwijderverzoek met reden en te verwijderen monitoringsbestand sturen naar [email protected]. Zet is uw verzoek duidelijk het label (adres en afmeldnummer) en de reden waarom u wilt dat we het energielabel verwijderen. Na een akkoord beoordeling wordt het energielabel verwijderd en krijgt daarvan bericht. Het verwijderen van energielabels kan alleen door de beheerder van het systeem (AgNL) worden uitgevoerd. Elk verzoek tot verwijdering moet met redenen omkleed ingediend worden en wordt door de deskundigen intern beoordeeld. Verzoeken om te verwijderen ivm waardering in WWS zal Agentschap NL niet honoreren.

3.7

Foutmeldingen bij het afmelden Hieronder is aangegeven wat gedaan moet worden bij de meest voorkomende foutmeldingen. Komt u er toch niet uit? Neem dan contact op met onze supportdesk.

Tabel 1: Bij welke foutmelding wat te doen Foutmelding ‘Bestand niet conform interface specificaties.’ ‘In de opbouw van het bestand is een

Wat te doen? Neem contact op met de leverancier van de rekensoftware of onze support. Neem contact op met de leverancier Pagina 15 van 26


fout geconstateerd. Neem contact op met de leverancier van de rekensoftware. Deze kan met de volgende informatie de fout herstellen:’ ‘De waarde van is <waarde>. Dit is niet volgens het formaat.’ ‘De waarde van is <waarde>. Dit is geen toegestane waarde. Zie interface specificaties voor de lijst van mogelijke waardes voor dit attribuut’

‘Als TypeHeating 1 (Individueel) of 2 (Collectief) is, moet rubriek TypeHeatingDevice gevuld zijn.’

‘Deze rekentool , versie is onbekend binnen het systeem.’ ‘De webservice is niet goed aangeroepen. Deze webservice vereist een username, password, actie en de inhoud van een monitoringsbestand als parameters.’ ‘U bent niet geauthenticeerd om deze webservice aan te roepen.’

‘Het bestaande certificaat mag niet meer vervangen worden, omdat de vervangingsperiode is verstreken of omdat er geen bestaand certificaat is voor dit gebouw en deze opnamedatum.’ ‘Het bestaande certificaat mag niet meer uitgebreid worden.’ ‘Dit certificaat mag niet toegevoegd worden, omdat er al een certificaat voor dit gebouw en deze opname datum bestaat.’

van de rekensoftware.

Neem contact op met de leverancier van de rekensoftware. Zie de lijst van mogelijke waardes voor dit attribuut. Pas de gegevens aan via rekensoftware en upload het aangepaste monitoringsbestand opnieuw. Als de fout blijft, neem dan contact op met de leverancier van de rekensoftware of onze support. Pas de gegevens aan via rekensoftware en voer het aangepaste monitoringsbestand opnieuw in. Als de fout blijft, neem dan contact op met de leverancier van de rekensoftware. Neem contact op met de leverancier van de rekensoftware. Controleer of u alles juist hebt ingevuld en probeer nogmaals af te melden. Neem anders contact op met onze support. Controleer of u de juiste username en password het opgegeven en probeer nogmaals af te melden. Bent u uw wachtwoord kwijt, zie onderdeel wachtwoord vergeten. Blijft deze melding, neem dan contact op met onze support. Vraag extra vervangrechten aan (zie 3.5). Of probeer nogmaals af te melden en kies een andere actie “toevoegen”.

Kies eventueel een andere actie en probeer nogmaals af te melden. Neem anders contact met onze support op. Als het reeds opgenomen energielabel vervangen moet worden, kies dan de actie “vervangen” en probeer nogmaals af te melden. Als de vervangperiode reeds verstreken is, dan kunnen er extra vervangrechten worden aangevraagd (zie 3.5) Neem anders contact op met onze support. Pagina 16 van 26


4

Het beheren van eigen gegevens

4.1

Persoonlijke gegevens aanpassen In Figuur 5 is te zien hoe bij iedere de organisatie twee type accounts worden aangemaakt: Superuseraccount Een of meerdere adviseursaccounts. De superuser kan de accounts aanmaken en beheren. De adviseur kan energielabels afmelden. Het is aan de organisatie om te beslissen hoeveel adviseursaccounts men wil aanmaken en verspreiden.

Figuur 5: overzicht structuur accounts in energielabeldatabase Adviseursaccount De adviseur kan zijn eigen contactgegevens aanpassen, maar niet de organisatiegegevens. Superuseraccount Iedere organisatie heeft (minimaal) een superuseraccount. Met dit account kunnen geen labels worden afgemeld. Gebruikers die dus zowel de superuserrol binnen de organisatie vervullen als zelf labels afmelden, krijgen dus te maken met twee verschillende accounts. Ingelogd als superuser kunnen de volgende handelingen worden uitgevoerd: 1. Gegevens organisatie aanpassen 2. Adviseur accounts aanmaken 3. Adviseur accounts blokkeren 4. Inzage eigen labels 5. Superuseraccounts aanmaken en blokkeren

Pagina 17 van 26


4.1.1

Organisatie aanpassen De superuser kan de organisatiegegevens aanpassen. Kies hiervoor voor ‘Beheer’ vanuit het hoofdmenu en vervolgens ‘Organisatie’. U krijgt uw organisatiegegevens te zien en nadat de wijzigingen zijn doorgevoerd, kiest u voor ‘Opslaan’ om de wijzigingen op te slaan. Een van de velden betreft het algemene emailadres. Dit is het mailadres wat wordt gebruikt voor de bevestigingsmails van de afmeldingen. Voorheen kreeg elke individuele gebruiker een bevestiging naar het emailadres wat stond ingevuld op het gebruikersaccount. Nu kan men ervoor kiezen om op het individuele gebruikersaccount het emailadres van de gebruiker in te voeren zonder dat deze elke afmeldbevestiging krijgt. U kunt op het organisatiescherm een algemeen emailadres invullen.

4.1.2

Adviseur accounts aanmaken Een superuser kan voor zijn eigen organisatie nieuwe gebruikers aanmaken. Kies vanuit het hoofdmenu voor de functie Beheer Gebruikers

Figuur 6:overzicht accounts van een organisatie Kies voor ‘Toevoegen’ om een nieuwe gebruiker aan te maken. Per tabblad vult u de velden in. Indien van toepassing kunt u bij ‘Rollen’ aangeven of de betreffende gebruiker woningbouwlabels mag afmelden of utiliteitsbouwlabels. Indien de gebruiker beide soorten labels mag afmelden, selecteert u beide rollen. Welke rollen getoond worden, is afhankelijk van de certificering.

Pagina 18 van 26


Figuur 7: Toevoegen nieuwe account

4.1.3

Adviseur accounts blokkeren Werknemers die niet langer werkzaam zijn voor uw organisatie kunt u individueel blokkeren om nog langer af te melden. Daarnaast kan een certificerende instantie een individuele gebruiker blokkeren indien die bijvoorbeeld een examen niet heeft verlengd. Ook kan een certificerende instantie een organisatie volledig blokkeren indien daar zwaarwegende redenen voor zijn.

4.1.4

Inzage eigen labels Voorheen had elke organisatie een gezamenlijke login en kon men detailgegevens van eigen afgemelde labels inzien. In de nieuwste versie kan men zowel de eigen afgemelde labels inclusief monitoringsbestanden alsmede de labels die door collega’s zijn afgemeld inzien.

4.1.5

Extra superuser aanmaken Ook is het mogelijk om voor de organisatie extra superusers aan te maken. Let erop dat deze nieuwe superusers geen labels kunnen afmelden. Dit kan volgens de instructies bij 2.

4.2

Wachtwoord aanpassen Een wachtwoord kan alleen door de superuser worden aangepast. 1. 2. 3. 4. 5. 6.

Inloggen met superuseracount Kies voor Beheer Kies voor eigen organisatie Selecteer tabblad “Gebruikers” Selecteer betreffende gebruiker Kies voor tabblad Inloggegevens Pagina 19 van 26


7. Pas wachtwoord aan en kies voor “opslaan” 8. Gebruiker krijgt automatisch een email met het gewijzigde wachtwoord De eisen waaraan het wachtwoord aan moet voldoen zijn: -minimaal 8 tekens -minimaal 1 hoofdletter, 1 kleine letter en 1 cijfer bevatten In de gebruikersnaam mogen geen leestekens zitten. Dus alleen cijfers en letters.

Let u op dat als uw een nieuw wachtwoord heeft gekregen, log eerst in op eponline.nl om het wachtwoord definitief te maken voordat u het wachtwoord vastlegt in de rekensoftware.

Pagina 20 van 26


5

Energielabel opvragen

U kunt via de knop ‘Energielabel opvragen’ in de menubalk energielabels opvragen. U moet een postcode en huisnummer of een afmeldnummer opgeven en daarna klikken op de knop zoeken. Er verschijnt een lijst van alle geldige energielabels die hieraan voldoen. Door op het gewenste afmeldnummer te klikken de details van het geselecteerde label inzien.

Figuur 8: inzien van energielabels Monitoringsbestand ophalen Het is ook mogelijk om de monitoringsbestand van de eigen afgemelde energielabels op te halen. Zoek het energielabel op zoals hierboven beschreven. Klik op het onderstreepte afmeldnummer. Kies op de volgende pagina “download monitorbestand”.

Pagina 21 van 26


6

Rapportage opvragen

Op Energiecijfers.nl kunt u algemene voortgang van de energielabels in Nederland volgen. Via een interactief programma zijn alle energiecijfers voor u toegankelijk. Handig om zelf energiecijfers te selecteren, te groeperen en te downloaden die u nodig heeft voor uw beleid of onderzoek. U kunt zelf eenvoudig grafieken en tabellen samenstellen. Ga hiervoor naar de online databank. Hier vindt u informatie over het aantal uitgebrachte energielabels. U kunt zelf een onderverdeling maken in bijvoorbeeld labelklasse, gebouwtype of huur- en koopwoningen.

Pagina 22 van 26


7

Vragen?

Bij eventuele problemen met het afmelden van energielabels kan naast deze handleiding ook gebruik gemaakt worden van het onderdeel veel gestelde vragen op de website www.energielabelgebouw.nl onder het kopje “afmelden energielabel”. Hier kunt u antwoorden vinden op inhoudelijke en technische vragen.

7.1

Energielabel Informatienetwerk Wilt u uw vraag delen met andere experts en ervaringen uitwisselen dan kunt u dat doen door uw aan te melden bij www.elabel.info (Energielabel Informatienetwerk). Elabel. info is een virtuele werkplek voor adviseurs en deskundigen op het gebied van energielabels voor gebouwen, waar u ervaringen en informatie kunt delen en antwoord kunt vinden op uw vragen rondom het energielabel. Elabel.info is een initiatief van Agentschap NL - Energie en Klimaat, in samenwerking met ISSO en KBI.

7.2

Energielabel Helpdesk Mocht u nog meer vragen hebben, kunt u een email sturen [email protected]. Per telefoon (088) 602 92 00) is Energielabel Helpdesk ook bereikbaar op werkdagen tussen van 09:00 tot 12:00 en van 14:00 tot 16:00.

Pagina 23 van 26


8

Begrippenlijst

Begrip Adviseur

Adviseurscode

Afmelden

Omschrijving Medewerker van een Certificaathouder (zie ook hieronder) die het Energielabel berekent en verstrekt. Het betreft een ‘Inschrijfnummer’ (zie ook hieronder) en gaat het over de code die de Certificerende Instantie aan de Certificaathouder verstrekt. Het Uploaden van een monitoringbestand naar de energielabeldatabase en terugkrijgen van een Afmeldnummer. Binnen het afmeldproces wordt dit Afmeldnummer geretourneerd aan de afmelder en moet dit worden overgenomen (handmatig of automatisch) in de Rekensoftware om op het Energielabel te worden geprint. NB: Het afmelden kan handmatig via de website (webapplicatie) of geautomatiseerd via de Webservice. Het Afmeldnummer dient daarmee handmatig of geautomatiseerd te worden overgenomen.

Afmeldnummer

Afmeldsysteem

Attesteren (van Rekensoftware)

Certificaathouder (CH)

Certificaatnummer

Certificerende Instantie (CI)

Zie ook Uploaden. Het nummer dat door de energielabeldatabase wordt gegenereerd bij het afmelden van een monitoringbestand. Dit nummer wordt overgenomen op het het energielabel om het rechtsgeldig te maken. Het systeem dat on-line te bereiken is voor het afmelden en beheren van Energielabels. Zie ook Eponline.nl Het beoordelen van de geschiktheid van Rekensoftware door een software registrant, waarmee wordt bepaald of het aan de gestelde eisen voldoet. Geattesteerde software is goedgekeurd voor gebruik icm de energielabeldatabase en wordt als zodanig in het systeem geregistreerd. Een bedrijf (bijv. een adviesbureau) dat door een Certificerende Instantie is gecertificeerd voor het uitgeven van energielabels. Een Certificaathouder kan meerdere Adviseurs in dienst hebben. Zie Afmeldnummer. Certificerende Instellingen gebruiken deze term soms om te refereren aan het ‘Inschrijfnummer’. Bedrijven of instellingen die zijn gemachtigd om NL/EPBD procescertificaten te verstrekken aan bedrijven en instellingen (certificaathouders). Pagina 24 van 26


Energie Index

Energieklasse

Energielabel

Energielabel Helpdesk ep-online.nl Gebruikersnaam

Inschrijfnummer

Monitoringsbestand

Publiek gebouw

Rekensoftware

NB: Ook wel genoemd certificerende instelling. Cijfer dat het energiegebruik aangeeft op basis van de hoeveelheid energie die nodig wordt geacht voor de verschillende behoeften die verband houden met een gestandaardiseerd gebruik van een gebouw. Voor gebruiksgemak zijn mogelijke waarden van de Energie Index opgedeeld in een aantal bandbreedten: de Energieklasse. Een energieklasse wordt weergegeven met de letters A t/m G. Het rechtsgeldig document (formeel: Energieprestatiecertificaat), dat informatie geeft over de energiezuinigheid (energieprestatie) van een gebouw. Op het Energielabel worden o.a. de Energie Index en bijbehorende Energieklasse vermeld. NB: Regelmatig wordt met het energielabel of kortweg label (ten onrechte) gerefereerd aan het monitoringbestand dat wordt geupload naar de energielabeldatabase. De support van Agentschap NL voor vragen over EPBD en de energielabeldatabase. Het webadres waarop de energielabeldatabase te bereiken is. De naam die gebruikt wordt om in te loggen op de energielabeldatabase. De gebruiker ontvangt deze per e-mail. Het nummer dat door de certificerende instelling wordt uitgereikt aan de certificaathouder. Dit nummer moet worden vermeld op het energielabel. Certificerende Instellingen gebruiken ook wel ‘Certificaatnummer’. Een digitaal bestand (in .xml formaat), dat wordt gegenereerd door de Rekensoftware. Dit bestand bestaat uit de opnamegegevens en de uitkomst van de berekening, aangevuld met enkele andere variabelen. Door dit Monitoringsbestand te uploaden naar de energielabeldatabase, meldt u het Energielabel af. Zie ook Afmelden. Een gebouw met een totale gebruiksoppervlakte van meer dan 1000 m2, waarin door een overheidsdienst of overheidsinstelling diensten aan het publiek worden verleend en daarom door een groot aantal mensen bezocht. Een programma dat wordt gebruikt om de energieindex van een woning of gebouw te bepalen en het Energielabel te genereren. Daarbij creeert de software een monitoringsbestand dat geautomatiseerd of handmatig wordt afgemeld in het afmeldsyteem. Een Afmeldnummer wordt vervolgens Pagina 25 van 26


Representativiteit

Representatiewe woning Software Registrant (SR)

Uploaden

Vergelijkbare woning Webservice geautomatiseerd afmelden

overgenomen om het uiteindelijke Energielabel te produceren. Het concept dat op basis van een Representatief Gebouw(deel) Vergelijkbare Gebouw(delen) van eenzelfde Energielabel worden voorzien. Het Representatief Gebouw(deel) vertegenwoordigt op deze manier de Vergelijkbare Gebouw(delen). Zie Representativiteit Certificerende Instelling, die is gemachtigd labelrekensoftware te attesteren en goed te keuren in het afemeldsysteem. Zie ook Attesteren Het geautomatiseerd of handmatig overbrengen (kopiëren) van monitoringbestanden van de eigen computer naar de energielabeldatabase. (Zie ook Afmelden) Mogelijke acties hierbij zijn: ‘toevoegen’ van een nieuw Energielabel ‘uitbreiden’ van een al eerder afgemeld Energielabel (alleen als postcode, huisnummer en opnamedatum combinatie reeds bekend is bij de energielabeldatabase) ‘vervangen’ van een al eerder afgemeld Energielabel (kan alleen binnen 2 weken na eerdere afmelding). Deze actie is bedoeld voor het herstellen van fouten. (Alleen als postcode, huisnummer en opnamedatum reeds bekend is bij de energielabeldatabase) ‘overslaan’ van een Energielabel. Dit geeft de mogelijkheid een label niet te verwerken indien u zich bedenkt gedurende het Afmelden. Zie Representativiteit Webservice die wordt gecontacteerd door de Rekensoftware voor het geautomatieerd afmelden van Monitoringsbestanden.

Pagina 26 van 26

Handleiding ep-online.nl voor adviseurs

Recommend Documents