HANDLEIDING DE ETHIEK IN DE PRAKTIJK

HANDLEIDING “DE ETHIEK IN DE PRAKTIJK”

GDF SUEZ – De ethiek in de praktijk 1

EEN VEELEISEND ETHISCH ENGAGEMENT

4

PRAKTIJKEN DIE MENSEN OP ALLE NIVEAUS SAMENBRENGEN

6

HOE COMMUNICEREN OVER EEN ETHISCH PROBLEEM?

14

DE BELANGRIJKSTE RICHTPUNTEN VOOR DE ETHIEK IN HET DAGELIJKS LEVEN

18

Een veeleisend ethisch engagement Het Ethisch handvest van de Groep GDF SUEZ bepaalt het algemeen kader voor het gedrag van alle medewerkers op professioneel vlak. Deze handleiding ‘De ethiek in de praktijk’ is bedoeld om de regels voor de toepassing van het algemeen kader in detail te beschrijven. Vanwege de opzet van deze handleiding komen niet alle denkbare hypothesen aan bod. VRAAG / ANTWOORD Voor wie is deze handleiding bestemd?

Deze handleiding is niet alleen bedoeld voor de bestuurders van de ondernemingen van de Groep GDF SUEZ en voor de (vaste of tijdelijke) werknemers binnen de entiteiten van de Groep, maar ook voor alle personen die in opdracht van een andere onderneming tijdelijk werkzaam zijn binnen een entiteit van de Groep.

Het is de taak van elke medewerker de waarden van de Groep en de ethische principes ervan in praktijk te brengen: handelen in overeenstemming met de wetten en regelgevingen; integriteit in onze bedrijfscultuur verankeren; blijk geven van loyaliteit en eerlijkheid; de anderen respecteren; via zijn dagelijks gedrag, zowel bij de uitoefening van zijn vak als in zijn zakelijke relaties, met alle gesprekspartners met wie hij in aanraking komt. Iedereen moet zich inzetten om met gezond verstand en oordeelkundig te handelen; om deze reden is het normaal en natuurlijk ethische vraagstukken en dilemma’s die te maken hebben met de uitoefening van eender welke beroepsactiviteit met collega’s en met de hiërarchische meerdere te bespreken. De ethisch verantwoorde handelingen onderscheiden en fouten

4 GDF SUEZ – De ethiek in de praktijk

vermijden zijn twee aandachtspunten die in de lijn liggen van ons streven naar uitmuntendheid. Ze vergen zowel een persoonlijk engagement als het engagement van de teams. Vanwege de bijzondere verantwoordelijkheden die de manager uitoefent, moet hij de ethische principes van GDF SUEZ doorgeven aan de medewerkers aan wie hij leiding geeft. Hij is ook verantwoordelijk voor de implementatie en toepassing van het beleid inzake Ethiek en Compliance in de operationele en functionele organisatiesystemen van de entiteiten van de Groep. Zo moet hij zijn medewerkers niet alleen praktische en concrete informatie verstrekken over de regels die zij moeten naleven, ook moet hij er zich van vergewissen dat zij deze regels begrepen hebben. Verder moet hij zijn medewerkers advies geven en hen aanmoedigen om hem op de hoogte te brengen van hun vragen over de ethiek en over de toepassing van de reglementen. Hij moet niet aarzelen om bij zijn meerdere of de deontoloog/ethics officer van de entiteit melding te maken van de moeilijkheden die hij kan hebben bij de toepassing van dit beleid. Tot slot is het ook zijn taak na te gaan of zijn medewerkers de regels die ze moeten toepassen, naar behoren naleven. Maar het is in de eerste plaats door zijn eigen voorbeeldig gedrag dat de manager de boodschap inzake de ethiek en de zin van conformiteit aan zijn medewerkers doorgeeft. Iedereen is verantwoordelijk voor zijn eigen gedrag en moet de consequenties van zijn keuzes aanvaarden, ongeacht zijn functie. Als zijn handelingen tegen de ethiek indruisen, stelt hij zich, afhankelijk van het geval, bloot aan disciplinaire, administratieve, burgerrechtelijke of strafrechtelijke sancties; de toepassing van deze maatregelen maakt deel uit van de reglementen die in zijn entiteit van toepassing zijn. Uitvoerder en opdrachtgever zijn allebei verantwoordelijk wanneer een opdracht uitgevoerd wordt die niet strookt met de ethische regels. Iemand die onder druk wordt gezet om tegen de principes van GDF SUEZ of om tegen zijn geweten te handelen wordt uitgenodigd om erover te praten met een persoon die hem kan helpen.

DO’S HET SUBSIDIARITEITSBEGINSEL TOEPASSEN De documenten inzake de ethiek van de Groep bepalen de algemene regels en principes. De entiteiten worden uitgenodigd om deze toe te passen en te specificeren volgens het subsidiariteitsbeginsel, afhankelijk van de plaatselijke regels en van het beleid dat door het management van de entiteit is bepaald. Een voorbeeld: de Groep aanvaardt het principe van geschenken voor zover deze redelijk blijven; er mag nooit twijfel bestaan over de eerlijkheid, onafhankelijkheid en objectiviteit van de schenkers en van de begunstigden. Uiteraard is het noodzakelijk deze regel aan te passen en een beleid te voeren dat geschenken verbiedt in landen waar de wet dit oplegt. Ook kunnen verplichtingen worden toegevoegd die de maximumwaarde van de geschenken bepalen in een entiteit waarvan het management dit zou wensen. Plaatselijk moeten de managers hun medewerkers duidelijke aanwijzingen geven over de maximumwaarde van geschenken.


Praktijken die mensen op alle niveaus samenbrengen Het Ethisch handvest omvat de algemene principes van de ethiek die iedereen in zijn beroepspraktijken en in zijn gedrag ten overstaan van alle gesprekspartners van onze Groep moet toepassen. Deze principes zijn georganiseerd rond drie kringen.

DE KRING VAN DE GROEP De ethiek van GDF SUEZ wordt in de eerste plaats toegepast binnen een eerste kring gevormd door de medewerkers, de entiteiten van de Groep en de aandeelhouders. De medewerkers GDF SUEZ doet zijn best om op alle hiërarchische niveaus veeleisende en harmonieuze betrekkingen tussen de mensen te handhaven. In het kader daarvan heeft iedereen de verantwoordelijkheid om alle medewerkers in staat te stellen hun vak in goede fysieke en morele omstandigheden uit te oefenen. Zo dient de persoon in het kader van de uitoefening van zijn verantwoordelijkheden en in het kader van de hiërarchische betrekkingen steeds te worden gerespecteerd. De Groep bevordert namelijk relaties tussen collega’s, gebaseerd op beleefdheid, waardering, erkenning en discretie. GDF SUEZ veroordeelt morele en seksuele intimidatie.


Vanuit het respect voor diversiteit en voor het privéleven neemt de Groep bovenal de bekwaamheid van de medewerkers in aanmerking. Doordat GDF SUEZ een hoge graad van professionaliteit beoogt, wordt de individuele ontwikkeling bevorderd, zowel op professioneel als op persoonlijk vlak. De teamgeest, waaraan in het bijzonder waarde wordt gehecht, berust op een open en constructieve dialoog die de onderlinge samenhang versterkt. De Groep stelt alles in het werk om de medewerkers te informeren over zijn doelstellingen en uitdagingen om hun betrokkenheid bij het leven van de onderneming gemakkelijker te maken. Tot slot probeert GDF SUEZ in alle landen salarissen te garanderen die een redelijk bestaan mogelijk maken in vergelijking met het plaatselijk levensniveau. De Groep probeert ook alle adequate middelen in te zetten om de gezondheid en veiligheid van zijn medewerkers op de werkplek te beschermen.


COMPLY OR EXPLAIN (toepassen of toelichten) Iedereen moet handelen in overeenstemming met de wetten en reglementen. Wel kunnen de entiteiten van de Groep de regels die eigen zijn aan de Groep aan hun eigen organisatie aanpassen, bijvoorbeeld om de wetten of bepaalde aspecten van de plaatselijke cultuur in acht te nemen waardoor onze praktijken op een andere manier worden gebruikt. In dat geval is het raadzaam de afwijkingen eerst te laten goedkeuren door de entiteit waar men toe behoort; vervolgens kan een bijzonder beleid worden doorgevoerd. De regels inzake afwijkingen zijn onderworpen aan ons ‘comply or explain’-principe (toepassen of toelichten). In geval van een afwijking dient de reden uitgelegd en vooraf formeel aanvaard te worden door de deontoloog/ethics officer van de entiteit waar men toe behoort. In geen geval mag deze afwijking de wet schenden. Een afwijkend beleid waarvan vastgesteld wordt dat het is doorgevoerd zonder de instemming van de entiteit waar men toe behoort, wordt als een overtreding van deze regel beschouwd.

De entiteiten van de Groep GDF SUEZ ziet erop toe dat de betrekkingen binnen de entiteiten van de Groep transparant en evenwichtig verlopen. De Groep vergewist er zich in het bijzonder van dat de entiteiten juiste en eerlijke informatie uitwisselen. Als de entiteiten van GDF SUEZ zakelijke relaties met elkaar moeten aangaan, dan nemen ze dezelfde goede trouw in acht als die ze aan klanten, leveranciers en externe handelspartners verschuldigd zijn. De entiteiten waarvan de activiteiten in een gereglementeerde context plaatsvinden, zorgen dat de vereiste procedures in acht worden genomen, met name wat betreft commercieel gevoelige informatie. Tot slot voeren de entiteiten met het oog op een coherente en loyale toepassing, plaatselijk systemen in die het mogelijk maken het Ethisch handvest te implementeren en aan de eisen ervan te voldoen. De aandeelhouders De ontwikkeling van onze Groep hangt met name af van zijn capaciteit om het nodige kapitaal voor de investeringen te vinden. De aandeelhouders stellen vertrouwen in GDF SUEZ, niet alleen om de onderneming op een gezonde manier te besturen, maar ook om nieuwe prestaties te leveren. Met dat doel passen wij hoge normen toe op het gebied van bedrijfsgovernance, met name met het doel om onze aandeelhouders een optimale groei en beloning van het geïnvesteerde kapitaal te garanderen. De Groep past niet alleen de door de controlerende instanties van de financiële markten vastgestelde regels toe, maar ziet er ook op toe dat de gelijkheid van de aandeelhouders in acht wordt genomen en maakt er een erezaak van om binnen de vereiste termijn juiste, transparante, eerlijke en controleerbare financiële informatie te verstrekken.


DE KRING VAN DE MARKT De ethiek van GDF SUEZ is niet alleen van toepassing op de Groep maar ook op de relaties van de Groep met de kring van de markt, bestaande uit klanten, leveranciers en concurrenten. De klanten De tevredenheid van onze klanten en dientengevolge het voortbestaan van onze Groep hangen af van duidelijk geïdentificeerde factoren: beschikbaarheid, verbeeldingskracht, innovatieve geest, constante verbetering van kwaliteit en traceerbaarheid, met name op het gebied van gezondheid en veiligheid en het rekening houden met de maatschappelijke dimensie in de op openbare dienstverlening gerichte activiteiten. Deze eisen veronderstellen een open dialoog gebaseerd op nauwkeurige en eerlijke informatie, de naleving van de regels betreffende commercieel gevoelige informatie, transparantie van de procedures die de Groep toepast en, uiteraard, het nakomen van de verplichtingen en regels inzake mededinging. De leveranciers De kwaliteit van de door GDF SUEZ aan de klanten geleverde producten en diensten hangt ook af van de capaciteit van de Groep om van zijn leveranciers en handelspartners uitstekende prestaties te verkrijgen. Daarom moet de keuze van onze leveranciers objectief en veeleisend zijn. De Groep selecteert ze dan ook omwille van hun professionalisme en hun competitiviteit met het oog op een vertrouwensrelatie. Bij alle onderhandelingen worden de binnen de Groep bepaalde kwaliteitsprincipes in acht genomen. In dat kader worden alle betrokken gesprekspartners betrokken bij de collectieve dimensie van de aankoopbeslissing. Rechtvaardigheid en onpartijdigheid liggen ten grondslag aan de betrekkingen met de leveranciers om zeker te zijn van een evenwichtige en objectieve relatie met hen. De aankopers moeten blijk geven van een onberispelijke ethiek en de reglementen in acht nemen, met name de mededingingsregels.


De principes betreffende de ethiek komen ook tot uiting doordat milieugebonden en maatschappelijke zorgen deel uitmaken van de selectiecriteria van de leveranciers. GDF SUEZ verplicht zijn handelspartners, onderaannemers en leveranciers om, indien dat nog niet gebeurd is, zichzelf ethische regels op te leggen, zowel op milieuvlak als op maatschappelijk vlak, en ook om praktijken in acht te nemen die verenigbaar zijn met de waarden van de Groep. De concurrenten Onze groep houdt zich aan de marktregels. Daarom leven wij de regels inzake de concurrentie en de gereglementeerde markten na door een loyaal gedrag: wij onthouden er ons meer bepaald van, onze concurrenten te beledigen of zwart te maken. Ook maken wij uitsluitend gebruik van wettelijke en eerlijke middelen om informatie over onze concurrenten in te winnen. Tot slot beschermen wij onze eigen vertrouwelijke informatie en fabrieksgeheimen en deze die onze leveranciers of handelspartners ons eventueel toevertrouwen. 10 GDF SUEZ – De ethiek in de praktijk

DE KRING VAN DE MAATSCHAPPIJ GDF SUEZ gaat de grote uitdagingen van de 21e eeuw op het gebied van energie aan met doelstellingen die bereikt kunnen worden door naleving van de verbintenissen inzake duurzame ontwikkeling die binnen de Groep zijn bepaald. De gemeenschap Onze Groep oefent activiteiten uit die ons een centrale plek geven binnen de overheidsinstellingen waarvoor we optreden; de Groep hecht in het bijzonder belang aan het ondersteunen van de gemeenschappen waarin wij actief zijn. GDF SUEZ heeft een actief beleid op het gebied van solidariteit met bevolkingsgroepen die het moeilijk hebben, eventueel samen met de overheid. De Groep treedt ook op als sponsor en als beschermheer en werkt aan lokale verankering in samenspraak en samenwerking met de overheidsinstellingen, gebaseerd op de ondersteuning van hun initiatieven. Deze activiteiten dienen eenduidig, transparant en geoorloofd te zijn. GDF SUEZ beschouwt integriteit als een van de grondbeginselen van de ethiek van de Groep. De Groep keurt corruptie in alle mogelijk vormen af en ziet erop toe dat medewerkers die zich inzetten om dit principe te doen naleven, er geen nadelige gevolgen van ondervinden. Bovendien laat de Groep zich niet in met de financiering van welke politieke activiteiten ook, behalve in de landen waar dergelijke financieringen zijn toegestaan en bij wet geregeld zijn; in dat geval voldoen de eventuele financieringen strikt aan de geldende wetten en aan het intern bepaalde beleid. Tot slot streeft GDF SUEZ ernaar om, samen met de plaatselijke spelers, alle culturen te begrijpen en te respecteren. In het kader daarvan en om op het terrein acties te voeren die coherent zijn met de vakgebieden van de Groep, onderhoudt de Groep een dialoog en een samenwerkingsverband met nietgouvernementele organisaties (NGO’s) die actief zijn op milieuen humanitair gebied. De Groep moedigt ook de eigen commitments van de medewerkers aan op burgerlijk gebied en in het verenigingsleven. GDF SUEZ – De ethiek in de praktijk 11

GDF SUEZ verenigt zich met de hoogste ethische normen De actieprincipes van GDF SUEZ liggen in de lijn van internationale referentieteksten, met name: de Universele Verklaring van de Rechten van de Mensen en de aanvullende overeenkomsten; de conventies van de Internationale Arbeidsorganisatie (IAO); de principes van de Organisatie voor Economische Samenwerking en Ontwikkeling (OESO) bestemd voor multinationale ondernemingen; de Conventie van de Verenigde Naties tegen corruptie.

De planeet Het milieu, de bescherming ervan en duurzame ontwikkeling zijn bijzonder belangrijke aandachtspunten voor GDF SUEZ. Het beleid van de Groep inzake duurzame ontwikkeling drukt het duidelijk uit door te onderstrepen dat het respect voor de mens en voor het milieu aan de grondslag ligt van de identiteit en de waarden van GDF SUEZ. De Groep bepaalt, vanuit het bewustzijn van zijn verantwoordelijkheden voor de huidige en komende generaties, een strategie en doelstellingen die overeenstemmen met de principes voor duurzame ontwikkeling en brengt verslag uit over de geboekte resultaten. De Groep neemt de wettelijke voorschriften en plaatselijke reglementen in acht. Ook heeft de Groep oor voor de verwachtingen van klanten, omwonenden, medewerkers en de gemeenschap. Wij letten op emissies en de impact van onze activiteiten en streven ernaar onze milieudoelstellingen te delen met onze handelspartners, leveranciers en in het voorkomende geval met de eigenaars van de installaties die wij beheren.


De Groep maakt gebruik van methoden en technieken die het meest geschikt zijn om duurzame ontwikkeling te bevorderen. Wij moedigen onderzoek en innovatie aan met het oog op de ontwikkeling van onze knowhow op het gebied van kwaliteit en veiligheid, opwerking en hergebruik van materialen, de economie van natuurlijke hulpbronnen en de beperking van alle vormen van hinder.

Handelen op een ethisch verantwoorde manier en in overeenstemming met de reglementen en verbintenissen van de Groep, d.w.z. het compliance-principe toepassen, is een constante doelstelling van GDF SUEZ. Van daaruit is het ieders plicht om de eigen professionele verantwoordelijkheden op zich te nemen nadat deze samen met de manager zijn bepaald en geëvalueerd.


Hoe communiceren over een ethisch probleem? De medewerkers van de Groep kunnen talrijke documenten raadplegen met uitleg over de doelstelling en de inhoud van het beleid Ethiek en Compliance die ook concrete voorbeelden aanhalen. VRAAG / ANTWOORD Wat betekent compliance? Dit is een geheel van toe te passen maatregelen om de doelstelling qua conformiteit te halen. Compliance is een dynamiek, conformiteit is een toestand.

Het is echter onmogelijk om de vele uiteenlopende situaties te voorzien. Om een antwoord te vinden dat met onze ethiek overeenstemt, is het soms nodig om er met andere mensen uit de omgeving over te discussiëren. Afhankelijk van de vraag die men heeft, kan men zich wenden tot een collega, tot de superieuren, te beginnen met de directe chef, tot een andere manager wiens bevoegdheid te maken heeft met de vraag (bijv. human resources, veiligheid, juridische zaken), een personeelsvertegenwoordiger als de wet dit toelaat, en, uiteraard, tot de deontoloog/ethics officer. Omdat een vraag betrekking kan hebben op het gedrag van personen die men kent, is het stellen van een vraag over ethiek vaak een delicate zaak. Er is dus moed, zelfs lef, nodig om deze onderwerpen ter sprake te brengen en het dilemma uiteen te zetten. Het is evenwel


OPLEIDINGEN VOLGEN ROND DE ETHIEK De opleidingen bestemd voor de functionele en operationele kaderleden zijn toegankelijk via cursussen of online. De thema’s die aan bod komen zijn met name:

de enige manier om een einde te maken aan onaanvaardbare praktijken en om aan verbetering te werken. Tegen personen die te goeder trouw aangeven dat ze zich zorgen maken over de ethiek of compliance, kunnen in geen geval maatregelen getroffen worden vanwege het feit dat ze dit kenbaar maken. Een medewerker die slachtoffer of getuige is van dergelijke praktijken kan zich tot de deontoloog/ethics officer van zijn entiteit of van de Groep wenden die dan de plicht heeft om samen met het management middelen op te sporen om de wettige rechten van de betrokken personen te vrijwaren of te herstellen.

ewustwording b van de ethiek in het kader van de onderneming; zakelijke ethie; mededingingsregels binnen de Europese Unie; anticorruptiemaatregelen in het kader van de internationale ontwikkeling; ethische aanpak in het kader van de openbare aanbestedingen; verantwoordelijkheid van het management, ethisch risico, interne controle, audit. Raadpleeg voor meer informatie de directie Ethiek en Compliance, of de deontoloog/ethics officer van uw entiteit of branche.

In alle omstandigheden zijn de deontologen/ethics officers verplicht om de vertrouwelijkheid van de meegedeelde informatie te garanderen.


DE ETHISCHE E-MAIL, EEN ADEQUAAT SYSTEEM GDF SUEZ stelt de medewerkers een e-mailadres ter beschikking dat ze kunnen gebruiken om de Deontoloog/ Ethics Officer van de Groep vragen te stellen als ze twijfels hebben over de te volgen gedragslijn of over vastgestelde niet-nakoming van de regels voor ethiek en compliance. Deze procedure vervangt de andere bestaande communicatiewegen (hiërarchische meerdere, personeelsvertegenwoordigers, het openbaar gezag, enz.) in geen geval; het is een aanvulling daarop. Er moet gebruik van worden gemaakt in overeenstemming met de plaatselijke reglementaire verplichtingen; sommige reglementen bepalen overigens verplichte gevallen. Onrechtmatig gebruik van de procedure kan leiden tot vervolging, maar tegen de gebruiker die te goeder trouw handelt, is vervolging niet mogelijk. De identiteit van de gebruiker en die van personen die eventueel worden beschuldigd, worden vertrouwelijk behandeld, en schending hiervan kan worden bestraft.

Goed om te weten Alle documenten die het Ethisch handvest en deze handleiding aanvullen kunnen door alle medewerkers van de Groep worden geraadpleegd op de intranetsite en op het extranet gewijd aan ethiek.

De procedure beoogt in de eerste plaats de disfuncties op boekhoudkundig gebied, op het gebied van de financiële audits en de strijd tegen corruptie, en ook andere ernstige overtredingen die het vitale belang van de onderneming of de fysieke of morele integriteit van de personeelsleden in het gedrang kunnen brengen. Andere disfuncties kunnen in aanmerking worden genomen bij de naleving van plaatselijke reglementen. Meldingen kunnen op allerlei manieren worden gericht aan de deontologen/ethics officers van de entiteiten en/of de Deontoloog/Ethics Officer van de Groep, met name per e-mail: [email protected]


DO’S Tot wie kunt u zich wenden?

gen in geval sch dilemma

lijk?

reenstemming sche code en waarden drijf?

t ik door mijn beslissing personen in de Groep den?

olledig vinden issing?

Om alles te vernemen over Ethiek en Compliance binnen de Groep:

De ethische principes van de Groep • Handelen in overeenstemming met de wetten en regelgevingen • Integriteit in onze bedrijfscultuur verankeren

mijn collega’s ervan denken?

• Blijk geven van loyaliteit en eerlijkheid

in de krant zou verschijnen?

• De anderen respecteren

n mijn naasten ervan vinden?

ereen dit zou doen?

beter mijn /ethics officer raadplegen?

http://ethics.gdfsuez.com wachtwoord: ethics

hebt twijfels over U de te volgen gedragslijn of u vraagt u af welke procedure u moet volgen. zou advies willen. U U denkt dat de regels van de onderneming met voeten worden getreden of op het punt staan overtreden te worden. denkt dat u betrokken U bent of zult worden bij een handeling die tegen de regels van uw onderneming indruist. In al deze omstandigheden kunt u mensen raadplegen op wie u kunt vertrouwen: uw collega’s, uw meerdere, de directie Juridische zaken, een personeelsvertegenwoordiger als de wet dit toelaat, de deontoloog/ ethics officer, enz.


De belangrijkste richtpunten voor de ethiek in het dagelijks leven Als er zich een ethisch probleem mocht voordoen, mogen wij daarom de richtpunten uit dit document nooit uit het oog verliezen en evenmin aarzelen de hulp van de manager in te roepen. Fraude Fraude in ondernemingen is een gevoelig onderwerp en de impact ervan wordt vaak geminimaliseerd. Toch brengen fraudes financiële kosten met zich mee die hoog kunnen oplopen en moeilijk terug te vorderen zijn; ruimer beschouwd betekenen ze een risico voor elke persoon en elke onderneming. Voor GDF SUEZ is fraude in alle mogelijke vormen onaanvaardbaar. Frauduleuze handelingen kunnen worden bestraft volgens de internationale of plaatselijke wetten en de interne reglementen van de Groep. Elke bewuste en verborgen handeling of nalatigheid gepleegd met het voornemen aan de geldende wetten of regels van de onderneming te ontsnappen of deze te omzeilen met de bedoeling een niet-verschuldigd materieel of moreel voordeel te verkrijgen, voor de fraudeur of voor een derde, worden beschouwd als fraude. Fraude kan diverse vormen aannemen: diefstal van geld, goederen of gegevens, de bewuste vervalsing, verzwijging of vernietiging van documenten, valsheid in geschrifte of het verstrekken van onjuiste gegevens, geknoei met rekeningen, namaak, het witwassen van geld, oplichting, corruptie, enz. 18 GDF SUEZ – De ethiek in de praktijk

Corruptie Corruptie, een fenomeen dat wijst op een diepe kwaal, is een belemmering voor het goed functioneren van ondernemingen. Corruptie brengt kosten met zich mee en vermindert de economische efficiëntie, weerspiegelt een gebrek aan solidariteit en kan de waardigheid en integriteit aantasten van diegenen die er tegen wil en dank de gevolgen van dragen. Daarom verbiedt GDF SUEZ corruptie in alle mogelijke vormen, ongeacht het moment, de plaats of de omstandigheden. Corruptie is een illegale afspraak tussen twee of meer personen. Het is een van de vormen van fraude. In het algemeen kunnen we twee soorten corruptie onderscheiden: actieve corruptie bestaat erin iemand een voordeel te geven met de bedoeling een besluitvormingsproces in een andere richting te sturen (vergunning, recht, levering, aanbesteding, contract, enz.); passieve corruptie bestaat erin een voordeel te ontvangen in ruil voor de invloed uitgeoefend om een beslissing een andere wending te geven. Om passieve corruptie wordt niet noodzakelijk gevraagd. Omgekeerd kan corruptie wel zo ver gaan dat het tot afpersing komt. Corruptie kan concreet allerlei vormen aannemen, zoals bonussen, commissies, verduisteringen, niet-verschuldigde betalingen voor openbare diensten, enz. In het laatste geval neemt corruptie de vorm aan van afpersing. Afpersing bestaat erin voor de toekenning van een aanbesteding (of van een contract, een vergunning) voorwaarden te stellen in de vorm van een niet-verschuldigde tegenprestatie, druk uit te oefenen door af en toe, of dagelijks, geld te vragen, door administratieve pesterijen, zelfs door personen en hun gezinnen met fysieke dreigementen lastig te vallen. Corrupte handelingen worden soms gemakkelijker gemaakt door commerciële tussenpersonen in te schakelen, om ze op deze manier te verbergen of te versluieren in geval van naspeuringen. Om dergelijke arrangementen te vermijden heeft de Groep een interne kaderprocedure uitgewerkt die verplicht moet worden toegepast wanneer men een beroep doet op commerciële tussenpersonen.

BESTRIJDING VAN CORRUPTIE Bewuste verbintenissen van de Groep et betrekking tot m het Wereldpact van de Verenigde Naties waarvan het 10e principe de strijd tegen corruptie betreft; met betrekking tot het Transparantie-intiatief van de extractieve industrieën (ETI), een organisatie van de civiele maatschappij die zich aan de bestrijding van corruptie wijdt; met betrekking tot de Franse afdeling van de ngo Transparency International, als actief lid.

Het principe van wederkerigheid Een voorbeeld van een goede praktijk op het gebied van uitnodigingen (voor zover de plaatselijke wet deze toelaat) bestaat erin een klant nooit uit te nodigen op een plaats waar hij u niet zou kunnen terugvragen!


Een verbod leggen op alle oneerlijke praktijken zoals afspraken met concurrenten met het oog op: fgesproken inschrijvingen a op aanbestedingen; de vaststelling van een aankoop- of verkoopprijs; de beperking van productie, investeringen, innovatie en het gebruik dat ervan wordt gemaakt; de verdeling of segmentering van markten, afzetmarkten of bevoorradingsbronnen, in grondgebieden, klanttypes of volgens eender welk ander criterium; de uitschakeling van een concurrent, klant, leverancier of nieuwkomer op de markt.

Stel uzelf, voordat u een cadeau aanvaardt of schenkt de volgende drie vragen: Is het een cadeau dat mijn gedrag ten aanzien van de persoon of de onderneming kan doen veranderen? Is mijn meerdere het ermee eens, dat ik dit cadeau schenk (ontvang)? Kan ik ongegeneerd over dit cadeau praten met mijn medewerkers en met mijn naasten? Vergeet niet na te gaan welke regels in uw entiteit van toepassing zijn.

Mededinging De Groep hecht het allergrootste belang aan het naleven van de mededingingsregels en verwerpt alle mededingingverstorende praktijken. De medewerkers wordt gevraagd, blijk te geven van onberispelijk gedrag ten aanzien van concurrenten, klanten, leveranciers en potentiële klanten. De volgende zaken zijn met name verboden: verboden kartels, misbruik van een dominante positie, corrupte handelingen, uitwisseling van bevoorrechte informatie, discriminerende, overdreven of marktondermijnende prijzen, enz. Alle medewerkers van de Groep wenden uitsluitend wettelijke en ethisch verantwoorde middelen aan om informatie in te winnen over de concurrenten. Een voorbeeld: binnendringing en het gebruik van een valse identiteit zijn niet geoorloofd. De medewerkers begaan geen smaad of laster ten opzichte van concurrenten en proberen geen voordeel te halen uit onjuiste, vervalste of vervormde documenten. Tot slot moet een entiteit van de Groep die op een gereglementeerde markt optreedt, erop toezien dat de medewerkers op de hoogte worden gebracht van de hen betreffende bepalingen en dat de correcte toepassing ervan gecontroleerd wordt. Geschenken, uitnodigingen en reizen Over het algemeen staat de Groep erop het aantal geschenken en uitnodigingen, en de waarde ervan zoveel mogelijk te beperken, ongeacht of het gaat om geschenken die medewerkers van de Groep geven of ontvangen. De frequentie en het bedrag ervan moeten door het management worden bepaald. Om te vernemen hoe dit beleid in de eigen entiteit wordt toegepast, kunnen de medewerkers hun meerdere raadplegen. Geschenken en uitnodigingen zijn een teken van beleefdheid en moeten dus overeenstemmen met de plaatselijke manieren en gebruiken. Weiger steeds een geschenk of uitnodiging te geven of te ontvangen dat u op de een of andere manier een onprettig gevoel geeft of dat uw gesprekspartner of uw omgeving een onprettig gevoel kan geven. Tot slot moeten voorstellen voor reizen, of ze nu in zakelijk verband ontvangen of aangeboden worden, vooraf worden goedgekeurd door de hiërarchie.


Belangenconflicten Onder belangenconflict verstaat men een situatie waarin het oordeel van een persoon die in het kader van zijn werk handelt, op een overdreven manier kan worden beïnvloed door een onderliggend belang dat niet met dat van de onderneming overeenstemt. Dat is bijvoorbeeld het geval wanneer een medewerker zich in een situatie bevindt waarin hij een beslissing kan nemen die niet in het belang is van zijn onderneming maar in zijn eigen belang of zelfs dat van een familielid of vriend. In twijfelgevallen kan een medewerker met zijn meerderen nagaan of hij niet te maken heeft met een belangenconflict. Dit advies is met name nodig als uzelf of een van uw naasten belangen heeft in een onderneming of organisatie van een klant, concurrent of leverancier van de onderneming. Het is ook nodig als u buiten de onderneming een beroepsactiviteit uitoefent. Als u verantwoordelijkheden hebt binnen verenigingen of overheidsinstellingen die klant zijn van de Groep is het eveneens raadzaam niet mee te stemmen als het gaat om de toekenning van een contract of om het nemen van een beslissing die verband houdt met een onderneming van de Groep. De financiële medewerkers van GDF SUEZ zijn, wat hen betreft, gehouden hun mogelijke of reële belangenconflicten aan hun meerdere of de deontoloog/ethics officer van hun entiteit te melden in overeenstemming met de ‘Gedragscode ten behoeve van de financiële medewerkers van de Groep’.

Voorbeeld van een evaluatie van een mogelijk belangenconflict

Als u een van de volgende vijf vragen positief beantwoordt, hebt u mogelijk te maken met een belangenconflict: 1 – Ben ik, of is een van mijn naasten (buiten de onder3 – Neem ikzelf of neemt een van mijn naasten bij neming waar ik binnen GDF SUEZ bij behoor) kaderlid, gelegenheid deel aan het nemen van een beslissing eigenaar, beheerder, werknemer of adviseur van een of aan het doen van een aanbeveling inzake de beonderneming: trekkingen tussen een entiteit van GDF SUEZ en een – die diensten of goederen levert aan mijn entiteit of onderneming buiten de Groep die beantwoordt aan aan een entiteit van de Groep? de criteria vermeld in vraag 1 en 2? – die een concurrent is van mijn onderneming of van een onderneming van de Groep? 4 – Eid deel aan het nemen van een beslissing of aan 2 – Heb ik of heeft een van mijn naasten (buiten de het doen van een aanbeveling betreffende een entiteit onderneming waar ik binnen GDF SUEZ bij behoor) een van GDF SUEZ in het kader van een politiek mandaat direct of indirect financieel belang in een onderneming: of van een vereniging? – die diensten of goederen levert aan mijn entiteit of aan een entiteit van de Groep? 5 – Heb ikzelf, of heeft een van mijn naasten reeds – die een concurrent is van mijn entiteit of van een entieen aangeboden cadeau, reis of ander materieel teit van de Groep? of financieel voordeel van een leverancier, klant of – die een activiteit uitoefent die veel gemeen heeft met de activiteit die ik zelf binnen de Groep uitoefen? concurrent aanvaard, of krijgen wij nu zo’n aanbod? GDF SUEZ – De ethiek in de praktijk 21

De criteria voor de selectie van vertegenwoordigers De volgende elementen, die evenwel niet compleet zijn, zijn de minimumeisen bij het selecteren van vertegenwoordigers: z e moeten een goede reputatie hebben, een afdoend netwerk van relaties, een erkende professionele bekwaamheid en kennis van de wetten en van de plaatselijke context en gebruiken, ze mogen geen werknemer of officieel medewerker zijn van een collectiviteit, een politieke partij, een potentiële klant of een concurrent, ze moeten voldoen aan de reglementering, ze mogen niet geselecteerd worden louter op basis van een aanbeveling door een potentiële klant. ze worden gekozen en goedgekeurd volgens de geldende procedure.

Lobbying De Groep definieert lobbying als de bevordering van de belangen van de entiteiten door middel van een objectieve informatieverstrekking aan de opinieleiders en/of verantwoordelijken van gemeenschappen waarbinnen deze entiteiten actief zijn op technisch, economisch en maatschappelijk vlak. Het gaat erom de Groep bekendheid te geven, het imago, de waarden, de vakgebieden en de diensten van de Groep te promoten en de belangen van de Groep te verdedigen. Wanneer een instelling of een land de activiteiten van lobbyisten reglementeert, moeten de entiteiten deze reglementaire verplichtingen naleven en mogen zij slechts een beroep doen op professionele lobbyisten die deze op hun beurt in acht nemen. Wanneer er gedragsregels of deontologische regels bestaan voor lobbyisten, bepaald door hun beroepsorganisaties, dienen de lobbyisten die voor entiteiten van de Groep optreden, deze regels na te leven. In ieder geval onthullen lobbyisten altijd de identiteit van de personen of organisaties voor wie ze optreden in het kader van hun lobbyingactiviteiten. Zo verstrekken ze geen informatie tegen betaling en vragen er ook niet om. De Groep vestigt hun aandacht in het bijzonder op de risico’s inzake belangenconflicten en corruptie. Alle medewerkers, en zeker expats, zorgen ervoor niet de indruk te wekken dat de Groep of de entiteit die ze vertegenwoordigen, de interne politieke zaken van het land op ongeoorloofde wijze proberen te beïnvloeden. Sponsoring en samenwerkingsverbanden Sponsoring en samenwerkingsverbanden zijn toegelaten in het kader van het beleid van de Groep op dat gebied, bepaald in het Charter Sponsoring en Samenwerkingsverbanden. Dergelijke acties getuigen van maatschappelijk en sociaal verantwoorde methoden. Alleen de personen die hiertoe door hun meerdere naar behoren gemachtigd zijn, mogen dergelijke acties voorschrijven of opzetten. De medewerkers zien erop toe dat deze initiatieven rechtmatig zijn en geen belangenconflict veroorzaken of een bedekte vorm van financiering zijn.


Financiering van politieke activiteiten De Groep laat zich niet in met de financiering van welke politieke activiteiten dan ook, behalve in landen waar dergelijke financieringen zijn toegestaan en bij wet geregeld zijn. Ze moeten in ieder geval zo beperkt mogelijk blijven en een partijdige of onrechtvaardige houding vermijden. Eventuele giften moeten steeds vooraf aan de Deontoloog/Ethics Officer van de Groep worden gemeld. De entiteiten van GDF SUEZ onthouden zich ervan bij te dragen aan de financiering van instellingen, partijen of kandidaten met een extremistisch instelling. Communicatie In hun communicatiebeleid doen de entiteiten van de Groep hun beste om juiste, volledige, nauwkeurige, begrijpelijke en tijdig gepubliceerde informatie te verstrekken. Afgezien van hun leidinggevende mogen enkel de naar behoren gemachtigde personen zich uitdrukken in naam van de entiteiten. Een medewerker die in het openbaar het woord wil nemen, iets wil publiceren of in wil gaan op een interview over een onderwerp dat een entiteit van de Groep betreft, moet daar dus toestemming voor krijgen van een bevoegd persoon (behalve in speciale omstandigheden bepaald door het reglement). Medewerkers die hiertoe niet gemachtigd zijn, kunnen zich evenwel vrij uitdrukken, op voorwaarde dat ze vooraf duidelijk aangeven dat ze in eigen naam en niet voor rekening van hun entiteit spreken of schrijven. Ze zullen in het bijzonder erop toezien dat ze hun entiteit niet betrekken bij een partijdige stellingname, en zullen zich evenmin beroepen op hun functies binnen de entiteit om hun opinie kracht bij te zetten.


Enkele goede praktijken om de informatiesystemen te beveiligen. Ik laat geen gevoelige documenten achter in printers of vergaderzalen en ik zorg voor een opgeruimd bureau door dergelijke documenten achter slot en grendel op te bergen; Ik ben verantwoordelijk voor de bezoekers die ik ontvang en laat hen nooit alleen in de bedrijfsruimten; Ik schakel altijd de beveiligde screensaver in als ik mijn kantoor verlaat ook al is het maar even; Ik open geen attachments van verdachte of ongevraagde e-mails en beantwoord deze evenmin.

Vertrouwelijkheid In het kader van hun beroepsfunctie hebben alle medewerkers allerlei informatie te beheren en te bewaren. Het kan informatie zijn over de klanten, het personeel, de onderneming of, meer in het algemeen, over de economische, commerciële of juridische omgeving van de onderneming (handelspartners, financiële partners, leveranciers, overheidsdiensten, andere ondernemingen van de Groep, enz.). Over het algemeen moet informatie die niet openbaar is gemaakt als vertrouwelijk worden beschouwd. Aan informatie waarop in sommige activiteitengebieden een specifiek reglement van toepassing is, bijvoorbeeld commercieel gevoelige informatie, moet speciaal aandacht worden besteed. Zowel binnen als buiten GDF SUEZ wordt de medewerkers aangeraden zo discreet mogelijk om te gaan met informatie van eender welke aard, uitgaande van of inzake hun onderneming. Indien u dergelijke informatie moet doorgeven aan een gesprekspartner om hem in staat te stellen zijn missie te vervullen, zorg er dan voor hem alleen de nodige elementen te bezorgen, met name indien deze informatie geheel of gedeeltelijk aan een derde of aan een dienstverlenende onderneming toebehoort. Breng hem ook op de hoogte van het niveau van vertrouwelijkheid van de verstrekte informatie. De vertrouwelijke informatie waar de medewerkers toegang toe hebben is grotendeels gecomputeriseerd; daarom heeft de Groep 12 regels uitgewerkt voor de informatiesystemen die iedereen in acht moet nemen.


Bevoorrechte informatie en misbruik van voorkennis Alle informatie die direct of indirect betrekking heeft op een beursgenoteerde onderneming, die nog niet officieel openbaar is gemaakt en die, indien openbaar gemaakt, een invloed zou kunnen hebben op de ontwikkeling van de koers van de effecten of van de financiële opbrengsten ervan (aandeel, obligatie, lening, aan- of verkoopoptie, enz.) wordt als bevoorrechte informatie beschouwd. Bepaalde bevoorrechte informatie kan ook de financiële instrumenten betreffen. Een persoon die beschikt over bevoorrechte informatie wordt een persoon met voorkennis genoemd; op straffe van ‘misbruik van voorkennis’ mag een persoon die over bevoorrechte informatie over een beursgenoteerde onderneming beschikt, niet handelen in de effecten van deze onderneming, en zelfs geen aanbevelingen of suggesties doen aan derden om deze aandelen te kopen, verkopen of bewaren tijdens de door de plaatselijke reglementeringen bepaalde periodes. Dit verbod betreft zowel de effecten van de vennootschap waarbij deze persoon werkzaam is als de aandelen van alle andere beursgenoteerde ondernemingen waarvan hij eventueel bevoorrechte informatie zou bezitten. Eerlijkheid en juistheid van de documenten, traceerbaarheid Over het algemeen is het raadzaam om een spoor te bewaren van de belangrijkste stappen in een beslissing of handeling waardoor een entiteit of een medewerker verantwoordelijk zou kunnen zijn. Het kan gaan om een document dat gebruikt is om wetenschappelijke, technische, administratieve, boekhoudkundige of financiële resultaten op te stellen. Deze documenten moeten bewaard worden in overeenstemming met de betreffende reglementen. De documenten die wij opstellen of archiveren dienen de juiste weerspiegeling te zijn van de feiten, locaties en data waarover ze verslag uitbrengen. Alle medewerkers onthouden zich ervan een document te vervalsen. Personen die het bestaan van zo’n document vermoeden, moeten onmiddellijk hun meerdere of zelfs de deontoloog/ethics officer van hun entiteit waarschuwen. Tot slot moeten deze documenten en andere registers bewaard worden voor de duur en in de vorm die door de geldende wetten en reglementen vereist zijn. GDF SUEZ – De ethiek in de praktijk 25

Delegatie van bevoegdheid Iedereen, van manager tot medewerker, draagt bij tot de algemene prestaties van de onderneming en is verantwoordelijk voor dat deel dat met zijn activiteitengebied overeenstemt. In deze optiek, en teneinde een goede verdeling van de bekwaamheden, verplichtingen en verantwoordelijkheden te garanderen, moet het management ervoor zorgen dat een effectieve en operationele delegatie van bevoegdheid en van ondertekeningsbevoegdheid wordt ingevoerd volgens de door het Algemeen Secretariaat van de Groep bepaalde principes. Intellectuele eigendom Net zoals de medewerkers de plicht hebben de immateriële activa van de Groep te beschermen, zo moeten ze ook erop


toezien dat de intellectuele eigendom van de Groep of van iemand anders, gerespecteerd worden. Ze moeten bijvoorbeeld het gebruik van octrooien en auteursrechten zonder toestemming vermijden en mogen geen kopij maken van merken, onderzoek, projecten of publicaties van derden of deze nabootsen. Bescherming van de activa van de onderneming De activa van de entiteiten van de Groep mogen enkel worden gebruikt voor professionele doeleinden, in geoorloofde omstandigheden en met de wettige vergunningen. Iedere medewerker zorgt, voor zover zijn middelen dat mogelijk maken, voor de bescherming en valorisatie van dit erfgoed, vermijdt eventuele aantasting ervan en ziet erop toe dat er geen bedrieglijk gebruik van wordt gemaakt. Deze regel is van toepassing op zowel de materiële activa (eigendommen, lokalen, uitrustingen, toebehoren, e.d.m.) als de immateriële activa (octrooien, informatie, imago, software, merken, reputatie, fabrieksgeheimen, enz.). Een medewerker die vaststelt dat bepaalde veiligheidsmaatregelen niet volstaan, moet zijn meerdere waarschuwen, ook als hij een diefstal of poging tot diefstal, hacking, spionage, sabotage of beschadiging zou vaststellen. Milieu, veiligheid en gezondheid GDF SUEZ bekommert zich om de impact van zijn activiteiten ten overstaan van alle stakeholders en van het milieu. Daarom heeft onze Groep op het gebied van milieu, veiligheid en gezondheid een streng beleid uitgewerkt. De betrokkenheid en waakzaamheid van iedereen zijn nodig om dit beleid verder te ontwikkelen in de richting van duurzame, steeds ambitieuzere en veiligere commitments die de mensen, de samenleving en de planeet respecteren.


Betrekkingen met de leveranciers: 7 ethische principes e wetten, reglementen, D externe normen, waarden van de Groep en interne procedures in acht nemen. Rechtvaardig, transparant en onpartijdig handelen ten aanzien van de leverancier. De wederzijdse verbintenissen nakomen en doen nakomen. De vertrouwelijkheid van de uitgewisselde informatie niet schenden. De verbintenissen van de Groep op het gebied van ethiek, duurzame ontwikkeling en maatschappelijke verantwoordelijkheid bekendheid geven en doen naleven. Mogelijke belangenconflicten vermijden die de objectiviteit en onafhankelijkheid van een beoordeling zouden kunnen beïnvloeden. Aan de alarmbel trekken wanneer zich situaties voordoen die tegen deze regels indruisen.

Inkopen en leveranciers De medewerkers die beroepshalve in contact staan met derden moeten bijzonder oplettend zijn wat betreft het naleven van een ethisch verantwoord gedrag. Het gaat met name om de personen binnen de Groep die in contact staan met leveranciers, dienstverlenende bedrijven en onderaannemers: beleidsmakers, inkopers, bevoorraders, managers en, meer algemeen, alle personen die bij het inkoopproces betrokken zijn. Zij moeten de ethische principes uit dit document volgen en zich conformeren aan de deontologische regels van het inkoopbeleid van de Groep die hen in de dagelijkse uitoefening van hun beroepsactiviteiten aangaan. Raadpleeg voor meer informatiede deontologische regels van het inkoopbeleid op de intranetsite van de Groep en op het extranet dat aan de ethiek is gewijd. Mensenrechten De Groep heeft het respect voor de ander tot een van haar fundamentele ethische principes uitgeroepen. In deze context besteden wij bijzondere aandacht aan het naleven, in het kader van al onze activiteiten, van de geest en de letter van de Universele Verklaring van de rechten van de Mens van 1948. Medewerkers wordt verzocht rekening te houden met de impact van hun handelingen en beslissingen op personen, opdat hun integriteit en hun waardigheid niet worden geschonden door toedoen van een entiteit van de Groep of van een van de medewerkers.


De Groep geeft op het gebied van de mensenrechten ook blijk van gestage waakzaamheid wat betreft de gevoelige situaties die wij tegen kunnen komen in het kader van onze activiteiten, bijvoorbeeld respect voor vluchtelingen of het naleven van de regels inzake de bescherming van goederen in gevoelige streken. In dat kader zien alle medewerkers van GDFSUEZ erop toe in woorden noch in daden in het bijzonder te discrimineren op grond van leeftijd, geslacht, etnische, sociale of culturele origine, religie, politieke opinie of lidmaatschap van een vakbond, persoonlijke levenskeuzes, fysieke kenmerken of handicap.


De ethiek is een gebied dat voortdurend evolueert. De documenten inzake de ethiek zullen nog worden aangevuld om er de beste praktijken in op te nemen met de bedoeling ze voortdurend te verbeteren. Omdat de vertalingen van dit document voor interpretatie vatbaar zijn, geldt enkel de Franse versie als referentietekst. Alle documenten inzake de ethiek van GDF SUEZ zijn toegankelijk via de internetsite GDF SUEZ, het intranet van de Groep en het extranet dat aan de ethiek is gewijd. Voor meer informatie of advies op het gebied van ethiek en compliance: [email protected]

Editie – November 2009


Het Ethisch handvest is beschikbaar op gdfsuez.com, op het intranet http://horizon.gdfsuez.net en op het extranet gewijd aan ethiek http://ethics.gdfsuez.com Redactie: Grafische creatie: Realisatie: Vertaling en uitvoering: Fotografen: Médiathèque GDF SUEZ (Cover, Getty – p.2, Pascal Maitre / Interlinks Image – p.7, Nicolas Gouhier / Abaca Press – p.10, Cédric Helsly – p.13, Laurent Monlaü / Interlinks Image – p.15, Sébastien Millier – p.17, Cédric Helsly – p.21, Hamid Azmoun – p.23, Sébastien Millier – p.26, Augusto da Silva / Graphix-images Degrémont – p.29, Franck Dunouau) © 11/2009

Onze waarden

GDF SUEZ Logotype version Quadri 11/07/2008

82, bd des Batignolles - 75017 Paris - FRANCE Tél. : +33 (0)1 53 42 35 35 / Fax : +33 (0)1 42 94 06 78 Web : www.carrenoir.com

RÉFÉRENCES COULEUR

B 80%

C 100% Y 50% B 5%

gedrevenheid engagement durf verbondenheid

gdfsuez.com


HANDLEIDING DE ETHIEK IN DE PRAKTIJK

Recommend Documents