De leerarena in de praktijk Hoe organiseer ik een leerarena?
NVBR Leerarena Kijfhoek ‘Wat vertel jij je collega’s als zij morgen worden ingezet bij zo’n brand?’
NVBR Leerarena Moerdijk “Wat vertel jij je collega’s als zij morgen worden ingezet bij zo’n brand?”
Voorwoord
Inhoudsopgave
Sommige incidenten krijgen veel media-aandacht. Iedere burger heeft vervolgens wel een mening over de inzet van de brandweer. Ook
1 Inleiding
4
leren en wat willen de collega’s vertellen aan hun brandweercollega die morgen voor zo’n zelfde klus staat?
2 Wat is een leerarena?
5
De brand in Moerdijk (2011) heeft de NVBR de brand in Moerdijk aangegrepen om samen met de regionale brandweren Midden- en West
3 Wanneer een leerarena?
6
4 Noodzakelijke ‘ingrediënten’
7
5 Tips en trucs
8
volgen nog de nodige inspecties op de brandweerorganisatie. Maar wat heeft de brandweer zelf meegemaakt? Wat kunnen wij hier zelf van
Brabant en Zuid-Holland Zuid een methode te ontwikkelen om als brandweer te leren van zo’n inzet met behulp van de kennis van de brandweermensen zelf. Dit resulteerde in een landelijke leerarena waarin zowel betrokken brandweercollega’s als collega’s uit het land de inzet hebben besproken en leeropgaven voor de regio en het land hebben benoemd. De positieve ervaringen hebben geleid tot nog een landelijke leerarena en diverse regionale leertafels. Gebleken is elke keer weer dat de organisatie en de dag zelf gedegen voorbereiding en ondersteuning vergen om de doelstellingen van de leerarena te kunnen halen. 6 Presentatie van de uitkomsten
10
7 Meer informatie
11
Dit boekje ‘De leerarena in de praktijk’ is opgesteld om de opgedane ervaringen met de leerarena landelijk te delen. Het is een handreiking voor de voorbereiding en de uitvoering van een leerarena door concrete instrumenten, maar ook tips van collega’s die al eens een leertafel hebben georganiseerd. 8 Bijlagen
12
Als portefeuillehouder leerarena heb ik genoten van het enthousiasme en de deskundigheid van de collega’s die
1 Eerste en tweede orde leren
12
in belangrijke mate hebben gezorgd voor het succes van dit leerinstrument. Mijn bijzondere dank gaat uit naar
2 Spelregels
13
Jacquelien van ’t Zand, Wendy Kiel en Leon Kerstjens. Bij het brandweerveld rust nu de uitdaging om dit instrument
3 Evaluatieformulier leerarena
14
gedegen doch spaarzaam toe te passen waarbij uiteindelijk het ultieme doel moet zijn om de geoogste leerpunten
4 Dagplanning
over te brengen aan alle collega’s. Anton Slofstra Portefeuillehouder leerarena
16
1 Inleiding
2 Wat is een leerarena?
De brandweer is de laatste jaren steeds meer bezig met het
De leerarena is...
4
NVBR Brandveilig Leven in de praktijk
Basisprincipes
zogenaamde ervaringsleren. Er wordt niet meer alleen geleerd uit theorieboeken, maar ook door eigen ervaringen met anderen
...een aanvulling op de evaluatie.
te delen (verhalen vertellen) en daar reflectie op te krijgen.
...reflectie op het eigen optreden met als doel antwoord op de
De brand in Moerdijk heeft ertoe geleid dat vanuit de NVBR een
...het centraal stellen van de ‘hoe-vraag’.
methode is ontwikkeld om het ervaringsleren te stimuleren. Wat
...het focussen op tweede orde leeropgaven (zie bijlage 1) en niet
vraag: doen we de goede dingen goed?
op oplossingen.
heeft de brandweer zelf ervaren tijdens dit incident en hoe zijn
...het vinden van rode draden in soortgelijke incidenten op basis
de mensen ter plaatse tot de genomen besluiten gekomen? En
van feiten, ervaringen, beelden en verhalen, zodat we ervan
wat kunnen we hier van leren als Brandweer Nederland?
kunnen leren. ...een reflectiemethode waarvoor tijd en ruimte vrijgemaakt moet
Bij die ene leerarena is het niet gebleven. Landelijk is er dat jaar
worden zowel in de voorbereiding als op de dag zelf.
nog één gehouden en ook in diverse regio’s is deze methode
...een reflectiemethode waarbij niet wordt veroordeeld of
(dan leertafel genoemd) toegepast. Op basis van de ervaringen
verantwoord.
van het toepassen van deze nieuwe methode is dit boekje
...een reflectiemethode dat een gedegen voorbereiding eist van
ontwikkeld. Hiermee wordt een handreiking geboden aan
organisatie, begeleiders en deelnemers.
potentiële opdrachtgevers, kennisregisseurs en procesbegeleiders
...een reflectiemethode die voor elke gelegenheid qua inhoud en
om een leerarena op een zodanige manier vorm te geven dat het
deelnemers er anders uitziet, maar aan dezelfde basisprincipes
beste resultaat wordt verkregen.
voldoet. De belangrijkste ervaring uit alle leerarena’s is:
...maatwerk en vraaggericht.
De kracht van de leerarena zit hem niet in de instrumentele kant,
...een moment van aandacht en tijd voor vakmanschap.
maar vooral in de waarde van de mensen die deelnemen en de respectvolle wijze waarop gebruik wordt gemaakt van de kennis die aanwezig is binnen Brandweer Nederland.
4
5
3 Wanneer een leerarena? 6
4 Noodzakelijke ‘ingrediënten‘
NVBR Brandveilig Leven in de praktijk
Er zijn verschillende manieren om het eigen optreden van de
Met behulp van onderstaand model is eenvoudig een keuze te
Een aantal zaken is van essentieel belang om te zorgen dat de
brandweer te reflecteren. De meest gebruikte methodes binnen
maken uit bovenstaande methodes.
– Mix van deelnemers
leerarena succesvol is. Veel zaken zitten in de voorbereiding.
Nodig een dwarsdoorsnede uit van de mensen die betrokken
de brandweer zijn:
Onderstaand de meest belangrijke.
zijn geweest bij het incident. Zij kunnen hun feiten, emoties
After action review
– Opdrachtgever
en afwegingen vertellen en maken daarmee het verhaal. Landelijke leerarena / evaluatie
Een After Action Review (AAR) is een methode om, direct na het afronden van een inzet, oefening of activiteit, met een team op een gestructureerde manier de uitvoering daarvan te analyseren Afwijking
en geleerde lessen te verzamelen. Een AAR zorgt voor het
Nodig daarnaast collega’s uit die niet betrokken waren
Waarborg vertrouwelijkheid (veilige omgeving).
bij het incident. Zij hebben de rol om goed te luisteren en
Onderstreep de wil en het belang om te willen leren.
verhelderende vragen te stellen. Daarnaast brengen zij hun
Zeg toe dat er iets met de uitkomsten wordt gedaan.
eigen kennis en ervaringen in. De groep deelnemers gaat gezamenlijk op zoek naar voor de brandweer representatieve
– Opdrachtformulering
leeropgaven.
Beschrijf de aanleiding en de doelen van de leerarena.
systematisch en gestructureerd verzamelen van nieuwe kennis
– Locatie
– Organisatieteam
en ervaringen, zodat kennis en ervaringen binnen het team beter (her)gebruikt kunnen worden, en is dus niet gericht op
Formeer met verschillende mensen een team om de leerarena
verantwoording.
te organiseren.
Procedures
Leiderschap
Zoek een onafhankelijke locatie waar mensen niet gestoord worden door “dagelijkse“ werkzaamheden of door collega’s. – Communicatie
– Feitenrelaas
Rapportage eerste indruk (REI)
Standaard afwijking
Korte schriftelijke weergave van een inzet door leidinggevenden.
Regionale leertafel
Leertafel
Stel deelnemers vooraf op de hoogte van het doel van de
Zorg voor een feitelijk verslag van het incident. Maak hierbij ook gebruik van beeld en geluid. Op basis daarvan worden de
leerarena. Dit om onduidelijkheden te voorkomen en de
thema’s van de leerarena bepaald.
juiste verwachting te scheppen. Ook kunnen deelnemers zich dan voorbereiden en eventueel voorafgaand aan de
– Procesbegeleiders
bijeenkomst vragen stellen.
Benoem per thema een procesbegeleider. Deze heeft als
Regionaal georganiseerde leerarena. Principe is gelijk aan dat van een leerarena. De regio heeft zelf de coördinatie van de leertafel
AAR, REI
in handen. Standaard
Leerarena
Wees voorbereid op mogelijke media-aandacht en wijs een
taak de spelregels te bewaken, iedereen bij het gesprek te
woordvoerder aan.
betrekken en eventuele blokkades te signaleren.
Hou de deelnemers na afloop van de leerarena op de
– Ondersteuner themagroep Zorg dat een ondersteuner een verslag maakt en de tijd
hoogte van de voortgang van de acties die uit de leerarena
Landelijk georganiseerd. De regie voor de landelijke leerarena’s
bewaakt. Deze persoon neemt niet deel aan het gesprek
voortkomen.
ligt bij Brandweer Nederland. Zij zorgt (in overleg met de
maar heeft een signaalfunctie. Op pagina 10 staan tips voor Een dagplanning staat in bijlage 4 en een uitgebreid draaiboek is
verslaglegging van de bijeenkomst.
betrokken regio’s) voor de coördinatie van de leerarena.
te vinden op Brandweer Kennis Net.
Ervaring
6
7
5 Tips en trucs 8
NVBR Brandveilig Leven in de praktijk
In het land zijn diverse leerarena’s en leertafels georganiseerd. De organisatoren hiervan geven je onderstaande tips en trucs.
Besluit Besluit wel wel of of geen geen leerarena leerarena
Voorbereiding
De leerarena
Nafase
“Wees zuinig op het instrument, stel
“Formuleer de thema’s scherp/prikkelend,
“Benoem voor elk thema een procesbegeleider
“Maak waar wat je belooft
je zelf de vraag of een leerarena/-tafel
dit komt het resultaat ten goede”
die kritisch kan doorvragen”
tijdens een leerarena”
“Maak voor de organisatie en coordinatie
leermomenten oplevert die nog niet
van de leerarena iemand volledig vrij”
eerder benoemd zijn”
“Maak de groepen van de thema’s niet
“Zorg dat in het team dat de leertafel begeleidt
te groot (max 15 personen). Dit komt de
“Deel je leermomenten met collega’s
mensen zitten die in het natraject een rol kunnen
interactie ten goede”
buiten het incident”
spelen; daarmee hou je de regie op de leerpunten”
“Zoek naar diversiteit met betrekking tot de type incidenten
“Regel voldoende ondersteuning voor,
“Ga de dialoog aan. Stel de geconstateerde
waar je een leerarena voor inzet”
tijdens maar ook na de sessie”
dilemma’s ter discussie”
“Probeer de uitkomsten van de
“Wees erop bedacht dat er emoties kunnen vrijkomen die voor het proces blokkerend kunnen werken. Voor direct
leerarena te visualiseren” “Maak het leuk, ontspannen en niet gehaast”
“Zorg voor voldoende prioriteit
betrokkenen bij een incident kan het een spannende
bij zowel deelnemers als het
dag zijn. Organiseer daarom een voorbespreking met
“Behandel niet teveel
management”
deelnemers zodat ze vooraf weten wat ze kunnen
onderwerpen in één keer”
verwachten van de leerarena” “Leg het dagprogramma niet te precies vast. Wees
“Zorg voor een open, vertrouwde sfeer door
“De organisatie moet open
flexibel zodat afhankelijk van de discussie het
onder meer niet in uniform te komen”
staan om te leren”
programma tijdens de dag aangepast kan worden” “Maak vooral gebruik van je contacten/netwerken
“Ga de emoties tijdens de leerarena
in het land om de geschikte deskundigen te vinden”
niet uit de weg, benoem ze, toon begrip maar laat het niet leidend zijn”
8
9
6 Presentatie van de uitkomsten
7 Meer informatie
De leerarena resulteert in een verhaal bestemd voor de collega’s
In diverse regio’s zijn al leerarena’s gehouden. Mede dankzij
Heb je ondersteuning op een regionale leertafel nodig of regie
in het land. De manier waarop dit gepresenteerd wordt, varieert
die ervaringen kon dit document worden opgesteld. Voor
op een landelijke leerarena?
en is aan de regio om te bepalen hoe zij dit doet.
uitgebreidere informatie over de leerarena’s en leertafels zie:
Neem contact op met:
[email protected]
10
NVBR Brandveilig Leven in de praktijk
www.nvbr.nl/wat_doen_we/thema-lerende/leeragentschap en Brandweer Kennis Net.
Bedenk vooraf hoe je het resultaat wilt presenteren aan alle collega’s en gebruik daarbij onderstaande aandachtspunten. – Beelden zeggen meer dan woorden. Hou het leesbaar en laat mensen een voorstelling krijgen van het verhaal door
NVBR Leerarena Kijfhoek
plaatjes, foto’s, tekeningen.
‘Wat vertel jij je collega’s als zij morgen worden ingezet bij zo’n brand?’
– Hou rekening met copyright van gebruikte foto’s en afbeeldingen. – Voorkom herleidbaarheid naar personen. NVBR Leerarena Moerdijk
– Voorkom dat het eindproduct leidt tot beoordeling/ veroordeling. Communicatie is belangrijk.
“Wat vertel jij je collega’s als zij morgen worden ingezet bij zo’n brand?”
– Behandel de conceptdocumenten als zijnde: voor intern beraad om te voorkomen dat nog niet geverifieerde documenten het land in gaan dan wel opgevraagd kunnen
Leertafel Westvlietweg
worden in het kader van lopende onderzoeken. – Stukken die aangeboden worden aan het bestuur zijn opvraagbaar via de Wet Openbaarheid Bestuur. Wees je
De leerarena heeft mede geleid tot de reconstructiefilm van de brand in Moerdijk waarin
hiervan bewust. Laat je desnoods informeren door een jurist
collega’s hun verhaal vertellen.
van je organisatie. – Sluit aan bij je doelgroep waarvoor je het eindproduct maakt. – Benoem de leerpunten concreet en beperk je tot enkele hoofdpunten.
10
11
8 Bijlagen 12
NVBR Brandveilig Leven in de praktijk
Bijlage 1
Bijlage 2
Eerste en tweede orde leren
Spelregels leerarena
Het doel van een leerarena is het inventariseren van de leereffecten die te halen zijn uit het brandweeroptreden bij de
Spelregels
Het proces
initiële brandbestrijding, met aandacht voor:
We zijn bereid om met een ‘open mind´ naar de vraagstukken te
De opdrachtgevers staan voor vertrouwelijkheid.
kijken.
Alle informatie – documenten, presentaties en dat wat
Dit betekent onbelast luisteren, checkvragen en verhelderende
besproken wordt tijdens de leerarena – is en blijft vertrouwelijk.
activiteiten en het resultaat en worden bestaande
vragen stellen voordat een conclusie wordt getrokken.
Bij de informatie die na de leerarena wel naar buiten gaat, is
brandweersystemen zoals doctrines, planvorming et cetera
anonimiteit het uitgangspunt en wordt eerst afstemming gezocht
niet ter discussie gesteld (het zogenaamde 1e orde leren of
We hebben respect voor elkaar en voor elkaars grenzen.
met de direct betrokkenen.
‘Single loop learning’).
Alle deelnemers zijn gelijk: rangen, standen en functies laten we
achter bij de deur.
Buiten de leerarena wordt door de deelnemers niet
resultaat en de bestaande brandweersystemen en worden
gecommuniceerd over de inhoudelijke aspecten van de
deze systemen zoals doctrines, planvorming et cetera juist wel
Het verhaal van ….;
leerarena.
ter discussie gesteld (2e orde leren of ‘Double loop learning’).
Wij zijn hier om van elkaars ervaringen te leren.
De tijd is beperkt.
Wat ging goed en wat kan beter?
Omdat er veel waardevolle informatie te bespreken is moeten
1 Doen we de dingen goed? Hierbij ligt de focus op de
2 Doen we de goede dingen? Hierbij ligt de focus op het
we effectief met de tijd omgaan. De procesbegeleiders zullen dit bewaken en waar nodig bijsturen. Leren mag ook leuk zijn.
12
13
Bijlage 3 Evaluatieformulier leerarena Graag willen we weten of deze bijeenkomst geslaagd was en wat bij een volgende keer beter zou kunnen. Hiervoor hebben we uw
Opmerkingen Wat heeft u bijzonder gewaardeerd? .......................................................................................................................................................
Reden
Onvoldoende
Matig
Voldoende
Goed
Zeer goed
mening en aantal minuten van uw tijd nodig.
.......................................................................................................................................................
Wat heeft u gemist?
Algemeen
.......................................................................................................................................................
Is het doel van de leerarena/leertafel u vooraf duidelijk geworden?
.......................................................................................................................................................
Hoe heeft u de communicatie voorafgaand aan de leerarena/leertafel ervaren?
Heeft u nog andere tips of opmerkingen?
Hoe beoordeelt u het feitenrelaas dat u, ter voorbereiding, heeft ontvangen?
.......................................................................................................................................................
Heeft u de omgeving als “veilig” ervaren?
Zou u de volgende keer weer willen deelnemen aan een leerarena/leertafel?
Hoe beoordeelt u de opzet van het programma?
Ja / nee, reden: . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Hoe beoordeelt u de betrokkenheid van collega’s uit het land bij de leerarena/leertafel?
.......................................................................................................................................................
Hoe beoordeelt u de procesbegeleiding van de leerarena/leertafel?
Wat is uw oordeel over de leerarena/leertafel {naam} in het geheel? (Cijfer 1 t/m 10) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
.......................................................................................................................................................
Hoe beoordeelt u het niveau van de presentaties? Bedankt voor uw medewerking!!
Organisatie Wat vond u van de locatie?
Gelieve het ingevulde formulier uiterlijk {datum} per mail zenden aan: {naam en e-mailadres}
Wat vond u van de catering? Wat vond u van de tijdsplanning?
14
15
Bijlage 4 Dagplanning
Ronde I
Ronde II
Start incident tot ...
(tijdsperiode benoemen)
Alarmering
Alarmering
Opschaling
Opschaling
Leiding & coördinatie
Leiding & coördinatie
Techniek & tactiek
Techniek & tactiek
Informatieuitwisseling
Informatieuitwisseling
Thema’s Thema’s Thema’s
Thema’s Thema’s Thema’s
Indeling rondes
Tijdstip Activiteit
Tijdstip Activiteit
Ronde 1: Het feitenrelaas wordt verteld. (10 minuten)
08.30 – 09.00 uur
13.30 – 16.45 uur
Ontvangst
Ronde II
13.30 – 14.00 uur Feitenrelaas door
09.00 – 09.30 uur Opening door (commandant)
(inclusief verhelderende vragen)
en toelichting dag door dagvoorzitter
Ronde 2: Onbelast luisteren, checkvragen en verhelderende vragen stellen. (15 minuten)
• Doel
14.00 – 14.15 uur
Thema’s bepalen
• Spelregels
14.15 – 14.20 uur
Wisselen zalen
• Rollen
14.20 – 15.50 uur
Themasessies ronde II
• Programma
15.50 – 16.00 uur
Wisselen zalen
(wat wordt de standaard) met daarbij de
• Kennismaking deelnemers
16.00 – 16.45 uur
Plenaire terugkoppeling
vraag: gaat het om een incident (standaard)
09.30 – 12.45 uur
Ronde I (zie schema p. 17)
16.45 – 17.00 uur
Pauze
of om een exemplaar (afwijking)?
17.00 – 17.15 uur
Afsluiting
(15 minuten)
(inclusief verhelderende vragen)
• Door dagvoorzitter en commandant.
10.30 – 10.45 uur
Thema’s bepalen
• Samenvatting belangrijkste
10.45 – 10.50 uur
Wisselen van zalen
10.50 – 11.50 uur
Themasessies ronde I
• Hoe gaan we verder?
11.50 – 12.00 uur
Wisselen van zalen
• Dankwoord
12.00 – 12.45 uur
Plenaire terugkoppeling
17.15 - …. uur
Borrel
12.45 – 13.30 uur
Lunch
09.30 – 10.30 uur Feitenrelaas door
Ronde 3: Wat leren we hier van? (15 minuten) Ronde 4: Wat werkt goed, wat moet anders
Ronde 5: Samenvatting voor plenaire terugkoppeling. (5 minuten)
uitkomsten van de dag.
16
17
18
NVBR Brandveilig Leven in de praktijk
Een organisatie waarin medewerkers op alle niveaus relevante informatie signaleren, verzamelen en interpreteren. Daar streven
Colofon
we naar. Dit maakt het voor de organisatie mogelijk om slim en effectief te handelen. Door beter te leren van eigen optreden, neemt de kennis en het veiligheidsbewustzijn van de brandweer
Dit is een uitgave van Brandweer Nederland.
toe en hiermee de veiligheid voor burgers en brandweermensen. Dit kunnen we gezamenlijk realiseren als iedereen in Brandweer
Brandweer Nederland
Nederland hieraan een bijdrage levert. Door het initiëren,
Kemperbergerweg 783
faciliteren en uitvoeren van verschillende activiteiten en projecten
Postbus 7010
helpt Brandweer Nederland om het vergroten van het lerend
6801 HA Arnhem
vermogen van de brandweer te stimuleren.
t
(026) 355 24 55
f
(026) 351 50 51
Meer informatie over Lerend Vermogen vindt u op de website
[email protected]
van Brandweer Nederland: www.brandweernederland.nl/
www.brandweernederland.nl
lerendvermogen. Illustraties:
Brandweer Nederland en Gerben van den Boom
Tekst en redatie: Brandweer Nederland Vormgeving:
Carlo Polman, Oud.Zuid Ontwerp
Druk:
Rikken Print
© Brandweer Nederland, oktober 2012
18
19
