Handleiding bij module kostprijsberekening verwerking van groenten en fruit
Europees Landbouwfonds voor Plattelandsontwikkeling: Europa investeert in zijn platteland 1
2
Inhoud Stap 1. Van start gaan! ............................................................................................................................ 5 Stap 2: Mijn productassortiment: ‘PRODUCTEN’ .................................................................................... 7 Stap 3: De eigenlijke kostprijsberekening van je producten ‘KOSTPRIJSBEREKENING’ .......................... 9 Kostenblad materiaalkost.................................................................................................................. 11 Kostenblad directe arbeid ................................................................................................................. 13 Kostenblad machinekosten ............................................................................................................... 14 Kostenblad indirecte arbeid .............................................................................................................. 16 Kostenblad verkoopkosten................................................................................................................ 18 Kostenblad marketingkosten ............................................................................................................ 19 Kostenblad administratieve kosten................................................................................................... 20 Stap 4. Het resultaat .............................................................................................................................. 21
3
4
Stap 1. Van start gaan! De module kostprijsberekening voor groenten- en fruitproducten staat online op de website van het Steunpunt Hoeveproducten. Surf dus naar onze site www.steunpunthoeveproducten.be.
Vooraleer je de module kan gebruiken dien je je te registreren. Dit kan door in het linker menu de keuzeknop ‘registreren’ aan te klikken. LET OP indien je in het verleden je reeds registreerde (om bijvoorbeeld een startersmap te downloaden) dan dien je jezelf geen 2de keer te registreren. Met je ‘oude’ login en paswoord kan je ook de module kostprijsberekening aanvinken. NIEUWE REGISTRATIE: vul op het registratieblad alle gevraagde gegevens in. Kies zelf een login en een paswoord. Na registratie krijg je op het opgegeven mailadres de bevestiging van je registratie en een reminder van de door jou gekozen login en paswoord. Je krijgt nu toegang tot de module en je kan je rekenwerk starten. Veel succes!
5
6
Stap 2: Mijn productassortiment: ‘PRODUCTEN’ Je bent natuurlijk benieuwd naar de kostprijs van de producten die je verwerkt of zal verwerken. Maak een overzicht van al je producten en maak voor elk product een fiche aan door het ‘+’ teken links van ‘voeg een nieuw product toe’ aan te klikken. Je krijgt nu het volgende te zien:
VUL ALLE VELDEN IN! • • •
•
•
Productie/bereiding = hoeveel product maak je per bereiding? In dit voorbeeld 10 kg confituur per bereiding Eenheid= is dit in kg, liter,…? In dit voorbeeld in kg % verlies= er treden altijd wat verliezen op tussen de bereiding van je product en de verpakking ervan in potjes/flessen,… Schat deze verliezen zo nauwkeurig mogelijk in. In dit voorbeeld is dit 4% Verpakkingsgrootte = in welke verkoop eenheid biedt jij je product aan. Biedt je verschillende verpakkingen aan dan dien je voor elke verpakking in principe een nieuwe fiche aan te maken. Je kan je ev. ook beperken tot het berekenen van de kleinste verpakking. Is deze rendabel dan zal de grotere verpakking dit normaal gezien ook zijn. In dit voorbeeld vul ik af in bokalen van 250gr (dus 0.25kg) # producties/jaar = hoeveel maal per jaar bereid je dit product. Misschien is dit moeilijk in te schatten. Je kan ook bekijken hoeveel keer per week of per maand je het product aanmaakt en dan vermenigvuldigen met het aantal weken/maanden dat je thuisverkoop actief is. In dit voorbeeld maak ik 20 maal per jaar aardbeienconfituur
7
KLIK VERVOLGENS OP INVOEGEN en maak indien gewenst een volgende productfiche aan. Je krijgt dit te zien (best even naar beneden scrollen in de module):
Opmerking: Maak je 10 verschillende soorten confituren dan zal je 10 verschillende fiches moeten aanmaken om per confituur een correcte kostprijsberekening te kunnen maken.
8
Stap 3: De eigenlijke kostprijsberekening van je producten ‘KOSTPRIJSBEREKENING’ Wanneer je al je producten correct hebt ingevoerd zal je nu een uitklapmenu te zien krijgen waarin al je producten (bijvoorbeeld je 10 soorten confituur) zijn opgenomen. Klik het product aan waarvan jij een kostprijsberekening wil maken (bijvoorbeeld aardbeienconfituur). Je krijgt nu achtereenvolgens dit te zien:
9
De kostprijs van een product wordt opgebouwd uit 7 verschillende kostenposten: • • • • • • •
Materiaalkost: kosten verbonden aan ingrediënten en verpakkingskosten Directe arbeid: kosten verbonden aan de tijd die je daadwerkelijk besteedt aan de bereiding van het product Machinekost: kosten verbonden aan de testellen die je nodig hebt om het product te maken Indirecte arbeid: kosten verbonden aan de tijd die je besteedt om de verkoop te organiseren Verkoopkosten: kosten verbonden aan inrichting winkel, verkoopslokaal,… Marketingkosten: kosten verbonden aan het voeren van promotie Administratiekosten: kosten verbonden aan de administratie die de thuisverwerking en verkoop teweeg brengt
Bij elke kostenpost hoort een invulblad dat je zo volledig en correct mogelijk moet invullen:
10
Kostenblad materiaalkost Maak een overzicht van alle materiaalkosten voor het geselecteerde product en maak voor elk kost een fiche aan door het ‘+’ teken links van ‘voeg een nieuwe kost toe’ aan te klikken.
Voorbeelden van kosten zijn: fruit (per fruitsoort maak je 1 fiche aan), suiker, citroensap, bokaal, etiket Vervolledig elke kostenfiche met de naam van de kost, de aankoopprijs excl btw per eenheid, de eenheid, de hoeveelheid nodig per BEREIDING. KLIK VERVOLGENS OP INVOEGEN en maak indien nodig een volgende kostenfiche aan De berekeningen worden door het programma gedaan en verschijnen telkens in het rood. Een voorbeeld:
11
12
Kostenblad directe arbeid Je krijgt dit te zien:
Het is de bedoeling te bepalen hoeveel arbeidsminuten je nodig hebt om je product te bereiden. Let op alleen de tijd waarbij je effectief bezig bent met de bereiding mag je in rekening brengen. Stel dat je product een bewerking moet ondergaan die 20 minuten duurt maar waarbij je eigenlijk niet moet aanwezig zijn dan hoef je de 20 minuten niet in rekening te brengen maar enkel bijvoorbeeld 5 minuten (tijd aanzetten/uitschakelen machine, tussentijdse controle,…) Bereken de tijd (in minuten) nodig vanaf het moment dat je je groenten of fruit hanteert in functie van de verwerking (tijd besteedt aan het telen en plukken/oogsten hoort daar niet bij) tot en met het afvullen en stockeren. Klik nu op het potloodje uiterst links, een fiche zal openklappen. Vul het aantal arbeidsminuten in welke je nodig hebt om het product te bereiden en maak voor jou een keuze m.b.t. je eigen uurloon. Eigen arbeid moet vergoed worden en je dient hiervoor dus een kost te rekenen. Standaard rekent het programma met een kost van 15 euro/uur. Je kan dit zo laten staan maar weet dat je met 15 euro geen externe persoon zal kunnen betalen wanneer je plots ziek zou vallen of door omstandigheden de bereidingen niet zelf kan doen. KLIK VERVOLGENS OP BEWERKEN
13
Kostenblad machinekosten Je krijgt dit te zien:
Maak een overzicht van alle machines die je voor de bereiding van het geselecteerde product en maak voor elk machine een fiche aan door het ‘+’ teken links van ‘voeg een nieuwe kost toe’ aan te klikken.
14
Voorbeelden van machines zijn: kookketel, pasteur, kookvuur, afvulmachine, weegschaal, wasinstallatie, pers, oven, dampkap,… Vervolledig elke machinefiche met de naam van de kost, de aankoopprijs excl. btw, de afschrijfperiode, de eventuele jaarlijkse onderhoudskosten en bepaal het % gebruik voor het geselecteerde product. Het is namelijk zo dat je bijvoorbeeld je kookvuur niet alleen voor de aardbeienconfituur zal gebruiken maar ook voor de 9 andere soorten confituur uit je assortiment. Je zou kunnen zeggen dat je voor de aardbeienconfituur slechts 1/10 van de kostprijs van het kookvuur in rekening brengt. Vul dan bij ‘percentage gebruik’ het cijfer 10 in. Dit is een correcte inschatting wanneer de 10 soorten confituur die je maakt even goed verkopen. Wellicht is dit in de praktijk toch niet zo en zou je ook het percentage van de omzet kunnen nemen die de verkoop van aardbeienconfituur vertegenwoordigd. Misschien is deze bij jou 30%. Vul dan bij ‘percentage gebruik’ het cijfer 30 in KLIK VERVOLGENS OP INVOEGEN en maak indien nodig een volgende machinefiche aan De berekeningen worden door het programma gedaan en verschijnen telkens in het rood.
15
Kostenblad indirecte arbeid Indirecte arbeid is eigenlijk alle arbeidsuren die je besteedt aan de verwerking en verkoop zonder dat deze betrekking hebben op 1 bepaald product. Het reinigen van de winkel, het onderhouden van een website, het bijhouden van de administratie doet u voor het ganse productassortiment en niet enkel voor 1 specifiek product. Je zal echter moeten bepalen hoeveel indirecte arbeidstijd u aan elk van uw producten toeschrijft. Stel je hebt 10 soorten confituur die allen evenveel verkopen dan kan je telkens 1/10 van alle indirecte arbeidsuren toekennen aan elk van je producten. Vul dan bij ‘percentage gebruik’ het cijfer 10 in. Doet de verkoop van aardbeienconfituur het veel beter dan de rest dan zal je daarvoor een hoger % van de indirecte arbeidskosten moeten aan toekennen. Vul dan bij ‘percentage gebruik’ bijvoorbeeld het cijfer 30 in. Klik nu op het potloodje links van ‘actief besteedt aan de verkoop’, een fiche zal openklappen. Benoem de activiteit waarvan je de arbeidsuren wil doorrekenen. Voorbeelden zijn: aantal uren besteedt aan de verkoop, aantal uren besteedt aan reinigen winkel, aantal uren besteedt aan aanvullen winkelrekken, aantal uren besteedt opruimen verbruikszaal/terras, aantal uren besteedt aanmaken folders, aantal uren besteedt onderhouden website, aantal uren besteedt verdelen folders, aantal uren besteedt bijhouden administratie, aantal uren besteedt bestellingen doorgeven en opvolgen,… Vul steeds het aantal effectief actieve uren/week in. Bijvoorbeeld voor de winkel zijn de arbeidsuren verschillend van het aantal openingsuren. Het is niet omdat de winkel open is dat er steeds klanten staan. Reken dus enkel die arbeidstijd waarin je verkoopt. Maak bovendien voor jou een keuze m.b.t. je eigen uurloon. Eigen arbeid moet vergoed worden en je dient hiervoor dus een kost te rekenen. Standaard rekent het programma met een kost van 15 euro/uur. Je kan dit zo laten staan maar weet dat je met 15 euro geen externe persoon zal kunnen betalen wanneer je plots ziek zou vallen of door omstandigheden de activiteit niet zelf kan doen. Geef aan hoeveel weken/jaar je verkoop actief is (=dat je open bent) Bepaal dan et % gebruik dat je kan doorrekenen aan het geselecteerde product (zie hierboven)
16
KLIK VERVOLGENS OP BEWERKEN en maak indien nodig een volgende indirecte arbeidsfiche aan.
17
Kostenblad verkoopkosten
Maak een overzicht van alle verkoopkosten die je voor de bereiding van het geselecteerde product maakt en maak voor elk verkoopkosten een fiche aan door het ‘+’ teken links van ‘voeg een nieuwe kost toe’ aan te klikken.
Voorbeelden van verkoopkosten zijn: verbruikszaal/terras, tafels, stoelen, servies, winkelinrichting, toog, kassa, frigo,… Vervolledig elke verkoopkostfiche met de naam van de kost, de aankoopprijs excl. btw, de afschrijfperiode, de eventuele jaarlijkse onderhoudskosten en bepaal het % gebruik voor het geselecteerde product. Het is namelijk zo dat je bijvoorbeeld je winkelinrichting niet alleen voor de aardbeienconfituur zal gebruiken maar ook voor de 9 andere soorten confituur uit je assortiment. Je zou kunnen zeggen dat je voor de aardbeienconfituur slechts 1/10 van de kostprijs van de winkel in rekening brengt. Vul dan bij ‘percentage gebruik’ het cijfer 10 in. Dit is een correcte inschatting wanneer de 10 soorten confituur die je maakt even goed verkopen. Wellicht is dit in de praktijk toch niet zo en zou je ook het percentage van de omzet kunnen nemen die de verkoop van aardbeienconfituur vertegenwoordigd. Misschien is deze bij jou 30%. Vul dan bij ‘percentage gebruik’ het cijfer 30 in KLIK VERVOLGENS OP INVOEGEN en maak indien nodig een volgende verkoopkost aan De berekeningen worden door het programma gedaan en verschijnen telkens in het rood.
18
Kostenblad marketingkosten Maak een overzicht van alle marketingkosten die je voor de bereiding van het geselecteerde product maakt en maak voor elk marketingkost een fiche aan door het ‘+’ teken links van ‘voeg een nieuwe kost toe’ aan te klikken.
Voorbeelden van marketingkosten zijn: website, folder, reclamebord, sponsoring,…, Vervolledig elke marketingkostfiche met de naam van de kost, de prijs excl. btw, de afschrijfperiode, de eventuele jaarlijkse onderhoudskosten en bepaal het % gebruik voor het geselecteerde product (zie hoger) KLIK VERVOLGENS OP INVOEGEN en maak indien nodig een volgende verkoopkost aan De berekeningen worden door het programma gedaan en verschijnen telkens in het rood.
19
Kostenblad administratieve kosten Maak een overzicht van alle administratieve kosten die je voor de bereiding van het geselecteerde product maakt en maak voor elk administratieve kost een fiche aan door het ‘+’ teken links van ‘voeg een nieuwe kost toe’ aan te klikken.
Voorbeelden van administratieve kosten zijn: kosten FAVV, verplichte productanalyses, boekhouder, verzekeringen, KBO, lidgelden, kasboek, elektriciteit, gas, water, bureaumateriaal,… Vervolledig elke administratiekost fiche met de naam van de kost, de aankoopprijs excl. btw, de afschrijfperiode, de eventuele jaarlijkse onderhoudskosten en bepaal het % gebruik voor het geselecteerde product (zie hoger) KLIK VERVOLGENS OP INVOEGEN en maak indien nodig een volgende verkoopkost aan De berekeningen worden door het programma gedaan en verschijnen telkens in het rood.
20
Stap 4. Het resultaat Heb je alle kostenposten zo goed en correct mogelijk ingevuld dan kan je vervolgens op het tabblad ‘exporteer’ klikken. Het programma zal je nu vragen of je het resultaat wenst te openen of op te slaan. Klik je op openen dan krijg je onmiddellijk het overzicht + het uiteindelijke resultaat te zien. Opslaan kan op een zelf gekozen locatie op je computer. Voorbeeld:
21
22
Deze handleiding is een uitgave van het Steunpunt Hoeveproducten. Ze werd met de grootste zorg samengesteld en zal regelmatig geactualiseerd worden. Meer informatie kun je inwinnen bij het Steunpunt Hoeveproducten. Niets uit deze uitgave mag worden gekopieerd en/-of verspreid zonder schriftelijke toestemming van de auteur.
Redactie: Ann Detelder, coördinator Steunpunt Hoeveproducten, KVLV vzw Remylaan 4b 3018 Wijgmaal Tel.: 016/24 39 54 GSM 0473/20 85 46 Fax: 016/24 39 09
[email protected] www.steunpunthoeveproducten.be
Eindredactie: Ann Detelder, Coördinator Steunpunt Hoeveproducten
Verantwoordelijke uitgever: Chris Van Hoof, Directeur KVLV vzw
23
