Handleiding bij het voorbereiden van een activiteit met of bij een partner

Handleiding bij het voorbereiden van een activiteit met of bij een partner Deze handleiding is o.a. noodzakelijk omdat wij (het regioteam) geen rechtspersoon zijn en derhalve niet namens De Hart&Vaatgroep kunnen opereren op de zakelijke markt. Hiervoor is iedere keer een machtiging nodig van het Hoofdbestuur. Het toekennen van een projectbudget wordt binnen De Hart&Vaatgroep gezien als een machtiging. De betreffende organisator/organisatrice heeft dan tot het vastgestelde bedrag toestemming om hier overeenkomsten voor af te sluiten in naam van “De Hart&Vaatgroep Regio Zuid-Holland”. Indien op welk moment ook blijkt dat er op een of andere wijze geld moet komen van De Hart&Vaatgroep moet u altijd contact opnemen met de regionale penningmeester. Hij/zij zal dan zorgen dat aan alle reglementen van De Hart&Vaatgroep zal worden voldaan. De onderdelen die achtereenvolgens behandeld worden zijn: 1. Er ontwikkelt zich een idee. 2. Overleg met partners en regioteam 3. Regioteam besluit tot opstarten acticiviteit 4. Het Bureau besluit gunstig op projectaanvraag 5. Een prettige dag 6. Opmaken eindafrekening

LET OP! Voor een kookworkshop geldt de handleiding kookworkshops met een heel eigen budgetformulier.

Er ontwikkelt zich een idee: 

Bepaal uw doel o we denken aan een stand op een beurs / een eigen beurs o voorlichtingsdag o (kook-)workshop o een lezing bij o bekendheid HVG vergroten



Bepaal de doelgroep o Alleen voor leden van HVG o Alleen voor niet leden  Bv ingeschrevenen ziekenhuis  Mensen uit de regio o Voor iedereen



Bekijk waaraan er behoefte is o Wat zijn de meest gestelde vragen  via de website  bij het ziekenhuis  bij het bureau



Kies een thema



Kies een vorm o Symposium o Lezing o Lotgenotencontact o Video of film



Ga na wat de mogelijkheden zijn  Kunnen er derden bij de organisatie betrokken worden?  Trekken we wel voldoende bezoekers?  Wat komt voor onze rekening (ook uw reiskosten tellen mee)?  Moeten de leden eventueel een bijdrage betalen voor deelname?



Neem contact op met uw penningmeester. Dit m.b.t. de eventuele kosten en of er een extra projectbudget moet worden aangevraagd.



Wat biedt onze organisatie in de omgeving? o

Is er in de omgeving een organisatie op het gebied van bewegen? Controleren via de beweegzoeker en met Paul opnemen

o

Zijn er vrijwilligers (hart en vaat) in de omtrek woonachtig? Controleren met lijst vrijwilligers

o

Zijn er veel leden in de omtrek woonachtig? Controleren via ledenadministratie bij de penningmeester

o

Denk aan postverzendingen, deze moeten ook via de penningmeester ivm ons debiteurennummer TNT-Post

Overleg met partner(s) en regioteam 

Vooroverleg met ziekenhuis/instelling/beursorganisatie o o o

o o o

o o o o o



Datum Plaats Bij voorlichtingsdag:  dagdeel of dag  wel of geen lunch  zo ja, wie betaalt deze Tijden van aanvang en einde Wie betaalt de koffie, thee, frisdrank, e.d.? Onderwerp(en) bij voorlichtingsdag:  één of meerdere onderwerpen  één of meerdere personen die verhaal houden Informatiestands (Trombose, STIN, MEE) uitnodigen? Wie zorgt er voor het uitnodigen van sprekers? Wie maakt voorlichtingsmateriaal voor de dag? Wie verzorgt de reclame affiches? Wie verzorgt de persberichten? Liefst door partner, die is bekend met de bladen in de regio.

Informeel overleg (evt. per E-mail) met leden regionaal coördinatieteam en de penningmeester o o o

Voorlopige datum ivm Vida Verplichte inschrijving i.v.m. ruimte, lunch, e.d.? Vaststellen eigen bijdrage (indien gewenst)  bedrag leden  bedrag partner (indien lid)  bedrag partner (indien geen lid) en buitengewone leden  bedrag niet leden

LET OP:

    

Betrokkene kan lid zijn van HVG Partner kan tweede lid zijn van HVG (tegen gereduceerd bedrag) Partner is geen lid Betrokkene is geen lid Betrokkene is lid van een regioteam in Nederland

Het lidmaatschap stelt kortingen in het vooruitzicht bij deelname aan activiteiten. Vandaar de splitsing bij een partner die wel of geen lid is. Een sportvereniging en haar deelnemers krijgen geen korting.

Beslissing Regio coördinatieteam: we starten dit op 

Indien er voor ons kosten zijn dient er een kostenoverzicht gemaakt te worden. Kunnen wij deze kosten niet uit het reguliere budget betalen, dan moet er een projectaanvraag voor het Bestuur worden gemaakt door de penningmeester. LET OP: Behandelingstijd is rond de 8 weken en pas NA verkregen goedkeuring kunt u financiële afspraken maken met derden. Hou daar rekening mee bij het bepalen van de datum!



Graag ook opnemen hoe het met parkeren zit. Indien dit problemen kan geven dan opnemen in kennisgevingen.

Beslissing Bestuur De Hart&Vaatgroep is positief: 

Zodra de toestemming binnen is of indien er geen financiële consequenties zijn kan de definitieve afspraak met de partner gemaakt worden.

LET OP: alle afspraken dienen schriftelijk te gebeuren! o o o o

Datum en tijd Onderwerp(en) Sprekers uitnodigen Zodra presentatoren bekend zijn opnemen of bijzonder audio/video apparatuur nodig is



Stuurt partner eigen leden/patiënten ook een uitnodiging?



Aanschrijven van de leden in het werkgebied van de partner (ruim genomen)



Inlichten webmasters via regionale webmaster



Opnemen welke folders, e.d. er mee moeten / de depothouder besteld deze



Eventueel apart foldermateriaal maken? Zo ja, opnemen met secretaris



Met leveranciers afspreken dat alles gefactureerd wordt naar de penningmeester: De Hart&Vaatgroep Regio Zuid-Holland p/a Hesseplaats 269 3069 EA Rotterdam

Een prettige dag toegewenst doch denk aan het volgende: 

Bij contante betaling ALTIJD een factuur/bon vragen. De handgeschreven bonnetjes van b.v. een Amstel notitieblok worden niet als bewijs gezien. Nodig desnoods de penningmeester uit zodat hij met de pinpas kan betalen.



Maak bij bijeenkomsten altijd een aanwezigheidslijst (makkelijk bij het maken van de eindafrekening). Op deze wijze is een eventuele overschrijdingen van het budget makkelijk te verklaren. Een voorbeeld komt t.z.t. ter beschikking.



Moeten de bezoekers betalen (b.v. bij een kookworkshop) reserveer dan op tijd de pinautomaat. Bij een kookworkshop neemt de kok het pinapparaat mee. Bij andere activiteiten zult u deze zelf af moeten halen op het hoofdkantoor.

Afsluitende werkzaamheden 

Maak zo spoedig mogelijk de eindafrekening op met de penningmeester, graag met een klein verhaaltje voor het jaarverslag (door u en indien mogelijk ook door één van de bezoekers).

Afsluitende opmerkingen: Het aanvragen van een extra projectbedrag is niet altijd noodzakelijk. Er zijn zaken die rechtstreeks uit ons jaarbudget kunnen worden betaald. Neem daarom altijd eerst contact op met de penningmeester voordat u aan een overleg begint. Ook voor dit jaarbudget dient aan het eind van het jaar een overzicht van de kosten gegeven te worden. Mocht u fouten of nieuwe zaken ontdekken die het vermelden waard zijn, mail dan even naar de secretaris.