Handleiding bij de overeenkomst voor observatiestage of onderzoek zonder interactie met de organisatie versie juli 2014 Algemeen In een aantal opleidingen aan de KU Leuven moeten studenten gedurende een bepaalde tijd in een bedrijf of organisatie aanwezig zijn om er stage te lopen of kunnen zij in een bedrijf onderzoeks- of studiewerk verrichten. Bij een stage kan het gaan om een observatiestage, waarbij een student gedurende een meestal korte tijd de concrete uitoefening van een beroep of functie louter observeert of om een échte studiestage waarbij de student daadwerkelijk participeert aan het arbeidsproces in een bedrijf of organisatie. Wanneer een student in een bedrijf aanwezig is voor onderzoeks- of studiewerk, kan dit, naargelang de activiteiten, al dan niet met actieve interactie van de student met het bedrijf of de organisatie. Is geen stage voorzien in de opleiding, dan kan een student onder bepaalde voorwaarden op eigen initiatief een studiestage in een bedrijf of organisatie lopen. We spreken in dat geval van een vrije studiestage. Voor al deze verschillende situaties stelt de KU Leuven modelovereenkomsten met een handleiding ter beschikking. Deze handleiding hoort bij de modelovereenkomst voor observatiestage of onderzoek zonder interactie met de organisatie.
De overeenkomst voor observatiestage of onderzoek zonder interactie met de organisatie Wanneer wordt deze overeenkomst gebruikt ? De KU Leuven gebruikt deze overeenkomst voor observatiestages of voor onderzoekswerk van een student zonder daadwerkelijke interactie met het bedrijf. -
-
Observatiestages zijn stages waarbij een student de concrete uitoefening van een beroep of functie observeert zonder daadwerkelijk te participeren aan het arbeidsproces in het bedrijf of de organisatie. We spreken van onderzoek zonder interactie met het bedrijf of de organisatie wanneer een student alleen maar in de organisatie aanwezig is om er in het kader van zijn opleiding data te raadplegen/verzamelen of bepaalde voorwerpen of materialen te bestuderen, wat uitsluitend ter plaatse kan gebeuren (bijv. een geschiedkundige in spe moet voor zijn masterproef in de bibliotheek van een abdij een manuscript bestuderen). Het bedrijf of de organisatie stelt de data en materialen ter beschikking aan de student en
laat toe dat de student het nodige onderzoeks- en studiewerk verricht. Voor het overige is er geen enkele samenwerking tussen de student en het bedrijf of de organisatie. Een contract voor observatiestage of voor onderzoekswerk zonder interactie met het bedrijf is niet noodzakelijk, maar dit model wordt ter beschikking gesteld indien de organisatie hierom vraagt. Soms vraagt de organisatie enkel naar een verklaring ivm geheimhouding. Dan is een afzonderlijke NDA (non disclosure agreement) een optie. De KU Leuven stelt hiervoor een model ter beschikking. Voor echte studiestages of onderzoekswerk met daadwerkelijke interactie met het bedrijf, is het wel noodzakelijk om steeds een overeenkomst te gebruiken, nl. de modelovereenkomst voor studiestage en/of onderzoek. Gaat het om een vrije studiestage, dan dient de modelovereenkomst voor een vrije studiestage te worden gebruikt. Er bestaat ook een Engelstalige vertaling van deze modelovereenkomst, die gebruikt kan worden voor internationale studenten die hier een opleiding volgen en in België een observatiestage lopen of in een Belgisch bedrijf onderzoek doen, of voor gebruik bij internationale bedrijven gevestigd in België alsook voor studenten die een observatiestage of onderzoek in het buitenland zullen verrichten. Het modelcontract kan facultair worden aangepast. Een facultaire aanpassing wordt gereviseerd door de Juridische Dienst Studenten met uitzondering van aanpassingen die op basis van deze handleiding zelf door de faculteit mogen gebeuren. Contactgegevens Juridische Dienst Studenten: An Francier Naamsestraat 80 - bus 5415, 3000 Leuven Telefoon: +32 16 3 24431 E-mail:
[email protected] Toelichting bij de inhoud van de overeenkomst Gegevens van de verschillende partijen: organisatie/ onderwijsinstelling en student Indien men facultair een modelcontract wil dat bijv. enkel voor stage gebruikt wordt, kan het contract in deze zin aangepast worden (keuzemogelijkheden weg, …). Dan kan bij de gegevens toegevoegd worden: Hierna “stagemeester” genoemd, hierna “stagiair” genoemd, enz. Deze begrippen mogen facultair gekozen worden zonder dat revisie door de Juridische Dienst Studenten nodig is, maar moeten consequent in de overeenkomst en de faculteit gebruikt worden. Gegevens organisatie Het is de organisatie die beslist wie de organisatie vertegenwoordigt en de overeenkomst tekent. Deze persoon hoeft niet dezelfde te zijn als het aanspreekpunt voor de student in de organisatie. Indien men een ander woord wil gebruiken dan organisatie, mag dit aangepast worden zonder dat revisie door de Juridische Dienst Studenten nodig is, maar dit moet dan consequent over het hele contract gebeuren. Gegevens KU Leuven De vertegenwoordiger van de KU Leuven moet één van de personen zijn die genoemd is in de volmachtregeling:
“Om overeenkomsten voor studiestages te sluiten voor KU Leuven-studenten die hetzij vrijwillig, hetzij verplicht uit hoofde van hun studieprogramma, een stage verrichten buiten de KU Leuven (onderneming of andere instelling), door de enkele handtekening van: • de vicerector Studentenbeleid • of de (subfacultaire) decaan, het lid van het academisch personeel bevoegd voor het betrokken studieprogramma of de stagecoördinator van de betrokken (sub)faculteit voor zover het standaardcontract ontwikkeld door de Juridische Dienst Studenten (Studentenvoorzieningen) gebruikt wordt of een overeenkomst gevalideerd door de bevoegde juridische dienst.” Voor het ondertekenen van overeenkomsten ivm onderzoek in bedrijven, bestaat (nog) geen specifieke volmacht, en wordt naar analogie bovenstaande regeling toegepast. Gezien de complexiteit van heel het stagegebeuren/onderzoekswerk en het belang van kennis van de juridische consequenties strekt het tot aanbeveling dat de faculteit de ondertekeningsbevoegdheid legt bij één persoon, die stages/onderzoekswerk van studenten binnen de faculteit juridisch-administratief opvolgt, de stage- en/of plaatsingscoördinator. De facultaire vertegenwoordigers van de KU Leuven kunnen dus enkel tekenen mits gebruik van de modelovereenkomst of indien een ander contract gevalideerd werd door de Juridische Dienst Studenten. 1 Opzet en periode Hier moet men aangeven of de student naar de organisatie komt voor een observatiestage dan wel voor het verrichten van onderzoek (in kader van bachelorproef/masterproef of projectwerk). Indien een stage of onderzoek elkaar opvolgen in de tijd, moeten twee aparte overeenkomsten gemaakt worden. Als de periode van de overeenkomst het academiejaar overschrijdt zijn geen twee contracten nodig. Het is wel belangrijk dat de student zich herinschrijft voor het volgende academiejaar vooraleer het oude academiejaar eindigt. De student krijgt elk jaar automatisch gegenereerde herinneringsmails om zich her- in te schrijven. 2 Omschrijving van de observatiestage/ het onderzoek De laatste zin in punt 2 van de overeenkomst, kan eventueel weggelaten worden zonder dat hiervoor een revisie van de Juridische Dienst Studenten nodig is. Het weglaten van de zin verandert niets aan het recht dat de KU Leuven heeft om de resultaten van de stage/het onderzoek te gebruiken, alleen wordt dit recht dan niet geëxpliciteerd in de overeenkomst. 3 Aanwijzing begeleiders van de student Voor onderzoek zonder interactie met het bedrijf is geen begeleiding nodig. Aangezien een contract slechts nodig is als de organisatie hierom vraagt, moet de organisatie dan wel bereid zijn een aanspreekpunt aan te duiden. Een faculteit kan kiezen om een ander woord te gebruiken voor “begeleider”, bijv. “promotor” en mag dit aanpassen zonder dat revisie door de Juridische Dienst Studenten nodig is. De overeenkomst moet dan consequent overal aangepast worden. De persoon die hier voor de KU Leuven wordt ingevuld is diegene die de stage of het onderzoek inhoudelijk opvolgt. 4 Bijzondere verplichtingen van de organisatie Ivm verwerking van persoonsgegevens van de organisatie in het kader van de studiestage/ het onderzoek is de organisatie verantwoordelijk voor het respecteren van de
privacywetgeving, ook tijdens de uitvoering van de activiteiten door de student (bijv. indien de student cliëntgegevens zal verwerken van de organisatie). 5 Bijzondere verplichtingen van de student Na het zinnetje “De student zal handelen overeenkomstig de deontologie van toepassing op het beroep waarvoor hij opgeleid wordt” kan naargelang de faculteit dit eventueel gespecifieerd worden, bijv. met volgende zin: “de student in de geneeskunde verbindt zich er toe te handelen in overeenstemming met de plichtenleer en het beroepsgeheim te respecteren”. Deze aanvulling kan zonder revisie van de Juridische Dienst Studenten. In dit artikel wordt niet verder bepaald of de student voltijds, deeltijds of gevarieerd aanwezig zal zijn. Dit wordt onderling tussen student en de organisatie bepaald. De afspraken ivm plaats, datum en uren worden schriftelijk gemaakt (kan ook per email), omwille van bewijslast tav de verzekering. De student moet bij een ongeval immers kunnen aantonen dat het ongeval gebeurde tijdens een studiegebonden activiteit. 6 Geheimhouding Dit artikel start met een geheimhoudingsclausule. Deze clausule is enkel van toepassing op vertrouwelijke informatie van de organisatie. Deze clausule is een internationaal gebruikte standaardclausule die evenwichtig de rechten van de organisatie en de student vrijwaart. Indien de organisatie degelijk kan motiveren dat voor bepaalde informatie een langere termijn dan drie jaar na beëindiging van de overeenkomst nodig is voor de geheimhoudingsplicht, én de stage- en/of onderzoekscoördinator van de student hiermee instemt, kan deze termijn in de overeenkomst verlengd worden zonder dat revisie van de Juridische Dienst Studenten nodig is. De intellectuele eigendom van de resultaten van het werk van de student liggen van rechtswege bij de student (en niet KU Leuven of de organisatie), hiervoor is geen aparte clausule in de overeenkomst nodig. In geval van een eindwerk is het KU Leuven reglement inzake auteursrechten op verhandelingen van studenten (“het reglement”) eveneens van toepassing. Overeenkomstig het reglement behoudt de student de auteursrechten op de geschreven eindverhandeling en/of masterproef, alsook de auteursrechten op de computerprogramma’s en databanken die een onderdeel uitmaken van het eindwerk. KU Leuven krijgt kosteloze gebruiksrechten op de resultaten van de student voor onderwijs en onderzoek (cf. punt 2 van de overeenkomst en artikel 4 van het reglement). Indien de organisatie degelijk kan motiveren dat rechten op de resultaten toch aan de organisatie moeten toekomen ter vrijwaring van de eigen technologie of vertrouwelijke informatie van de organisatie én de stage- en/of onderzoekscoördinator van de student hiermee instemt, kan volgende bepaling toegevoegd worden die de (intellectuele) eigendomsrechten op de resultaten genuanceerd aan de organisatie overdraagt, zonder dat hiervoor verdere revisie nodig is van de Juridische Dienst Studenten: “De resultaten gegenereerd door de student en de daarop te vestigen rechten, voor zover deze bekomen werden met noodzakelijk gebruik van vertrouwelijke informatie en/of voortbouwend op de intellectuele eigendom van de organisatie, komen in eigendom toe aan de organisatie. Niettegenstaande voorgaande, komen de auteursrechten op een verhandeling van de student toe aan de student, overeenkomstig het KU Leuven reglement terzake.” Als deze bepaling wordt toegevoegd kan de titel van dit punt 6 ook aangepast worden, nl. “Geheimhouding en intellectuele eigendom” Het is niet de intentie van KU Leuven deze modelclausules met de organisatie te onderhandelen door er verfijningen of verduidelijkheden aan toe te voegen die principieel hetzelfde bepalen als de modelclausules. Indien de organisatie gemotiveerd bezwaar maakt
tegen de modelclausules inzake rechten op de resultaten, kan de vraag tot aanpassing voorgelegd aan de juridische dienst van KU Leuven Research & Development (LRD):
[email protected]. 8 Geschillen en beëindiging van de overeenkomst Het basisprincipe is dat bij elk probleem eerst overlegd wordt tussen de drie partijen. Het is pas als dit overleg niet leidt tot het gewenst resultaat dat de KU Leuven of de organisatie kunnen beslissen de overeenkomst te verbreken. Voor studenten die in het buitenland een observatiestage/onderzoek gaan doen: als de organisatie niet akkoord is met de laatste zin van punt 8 (de bevoegdheid van de Leuvense rechtbanken), dan kan deze zin geschrapt worden zonder dat hiervoor contact moet opgenomen met de Juridische Dienst Studenten. Het zinnetje wordt dan niet vervangen. Verplichtingen op vlak van veiligheid en gezondheid Voor de KU Leuven zijn de gewone opvolging van de risico’s en preventiemaatregelen die op de opleiding van toepassing zijn, voldoende. De organisatie moet de regeling die van toepassing is op bezoekers handhaven. In het contract is hierover niets opgenomen.
