Handleiding voor de organisatie

Project MVO - Faculteit Toegepaste Economische Wetenschappen

Academiejaar 2013-2014

Handleiding voor de organisatie

Dit document dient als ondersteuning bij het opstellen en indienen van een projectaanvraag voor de projecten Maatschappelijk Verantwoord Ondernemen. Het in acht nemen van deze kanttekeningen kan ertoe bijdragen om een succesvol resultaat te bekomen op het einde van het academiejaar. Onderstaande informatie is het resultaat van de feedback verzameld over de voorbije edities en komt tegemoet aan mogelijke vragen.

1. Timing Het project loopt van oktober 2013 – april 2014. Tijdens de examenperiode (december-januari) wordt het project tijdelijk stilgelegd en hervat in februari. - Eind september wordt een infosessie georganiseerd voor de studenten. Na afloop worden alle projectvoorstellen digitaal beschikbaar gesteld voor de studenten, waarna zij individueel kunnen intekenen. - Begin oktober worden de groepen reeds samengesteld. Er wordt aan de studenten gevraagd om kennis te maken met het team en een teamleider aan te duiden. - De teamleider initialiseert de eerste vergadering en bedingt een contactmoment bij de interne en externe begeleider van het project. Tijdens dit gesprek wordt het project meer in de diepte besproken en worden concrete doelstellingen opgelegd. - Studenten bundelen deze informatie in een aangereikte template, die zij, gehandtekend door alle partijen, indienen begin november. Hierin formuleren zij in hun eigen woorden de projectinhoud en de doelstellingen. Dit is de handleiding voor het project waaraan zij zich dienen te houden bij de uitwerking. - Per semester wordt één voortgangsrapport verwacht van de studenten dat zij aan de hand van een template kunnen invullen. Hierin bespreken zij de bereikte resultaten, de (opgeloste) problemen en de verdere stappen. - Het opleveren van het finale document, dat de resultaten bundelen zal, gebeurt eind april. (Indien u een oplevering wenst, eerder in het academiejaar, wordt u verzocht dit reeds bij de projectaanvraag te vermelden.) De finale oplevering bevat hetvolgende: o o o o

Projectplanning Enkele voortgangsrapporten (minstens 1 per semester) Een finaal document met een overzicht van het geleverde werk en aanbevelingen voor de toekomst Een duidende poster



2. Werkbelasting 2a. Voor de student Het is de bedoeling dat 4 studenten samen ongeveer 7 uur per week zullen besteden aan het project. Dit komt overeen met een fulltime equivalent die gedurende één maand aan uw project werkt, maar dan verspreid over 4 studenten en over één academiejaar. Hoe en wanneer deze uren ingevuld worden is vrij te kiezen. In principe zijn de studenten op vrijdagmiddag vaak vrij van lessen om aan het project te werken. Concreet vragen wij u om rekening te houden met volgende punten: -

-

Hoe vaak wenst de interne begeleider van de organisatie persoonlijk contact met de studenten? Dit kan variëren afhankelijk van de verwachtingen en de projectinhoud. Hou bij het vaststellen van het aantal contactmomenten rekening met de reistijd van de studenten van en naar de locatie van de samenkomst. Deze dient u mee in mindering te brengen van de eerder vooropgestelde 7 uur per week. Dit heeft tot gevolg dat de afstand van uw organisatie (of de plaats waar de vergaderingen doorgaan) tot de universiteit omgekeerd evenredig is met het aantal contact momenten. Bedenk hierbij ook dat studenten vaak gebruik maken van het openbaar vervoer en dat het dus minder tijd zal vergen om op een goed bereikbare locatie te vergaderen. Bovenstaande opmerking geldt uiteraard enkel voor persoonlijke contactmomenten. De frequentie van contacten via andere communicatie kanalen is projectafhankelijk. Zo zal de frequentie van mailverkeer duidelijk besproken worden bij de aanvang van het project.

2b. Voor de organisatie De input en sturing van jullie kant bepalen jullie in principe zelf. We verwachten dat de studenten zelfstandig kunnen werken. Dit kunnen zij vanop afstand doen. Het is dus niet de bedoeling dat zij werkruimte bekomen binnen jullie organisatie, tenzij uitdrukkelijk besproken bij de aanvang van het project. De frequentie van de contactmomenten bepalen jullie eveneens zelf (zoals hierboven aangegeven).

3. Projectinhoud De projecten voor dit forum mogen verschillende domeinen behandelen aangezien de opleiding Handelsingenieur een brede opleiding is met uiteenlopende vakgebieden. Het is aangewezen om als organisatie reeds een duidelijke probleemstelling naar voor te brengen. Zo trekt u als organisatie de studenten met de juiste competenties en interessegebieden aan voor uw project. Hou bij het opstellen van uw probleemstelling rekening met volgende aanbevelingen: -

In bijlage vindt u een lijst met de domeinen waarin een project zich kan situeren. Elk van deze grote domeinen zijn onderverdeeld in kleinere subdomeinen. U kan zich door deze lijst


-

-

-

-


laten inspireren bij het opstellen van de projectaanvraag. U kan eventueel verschillende subdomeinen combineren, maar hou hierbij opnieuw rekening met beschikbare tijd. Sinds dit academiejaar bieden we ook de mogelijkheid om te opteren voor een vereenvoudigde (en iet wat gestandaardiseerde) aanvraag in te dienen. Zoals in de nieuwsbrief is weergegeven zijn er vier standaard analyses mogelijk: financieel, operationeel, markt en communicatie. Deze tekenen slechts zeer rudimentaire krijtlijnen uit en dienen verder verfijnt te worden tijdens het eerste kennismakingsgesprek. Indien een project te omvangrijk blijkt, staat het u vrij om dit project op te splitsen en als twee of meer aparte projecten in te dienen. Een andere optie is om het project te spreiden over meerdere academiejaren. Denk reeds op voorhand na over wat u als organisatie zou definiëren als zijnde een succesvol en bruikbaar resultaat. Dit bevordert een doelgerichte en efficiënte werking. Uiteraard kan u steeds contact opnemen met één van de organiserende leden van de Universiteit Antwerpen om u bij te staan met raad en daad bij het invullen van de template. Bent u er nog niet 100% zeker van wat de concrete uitkomst moet zijn van het project, geen probleem. Tijdens de gesprekken bij de aanvang van het project (oktober) wordt specifiek stilgestaan bij de mogelijkheden. Jaarlijks publiceren we de samenvattingen van alle projecten in een Book of Abstracts. Indien u geïnteresseerd bent in deze vorige projecten, of inspiratie wil opdoen, kan u een digitale versie bekomen via onze website www.ua.ac.be/ProjectMVO en doorklikken op Book of Abstracts in de kantlijn.

4. Indienprocedure U vindt de template tot projectvoorstel in bijlage, zoals deze aan de studenten zal worden voorgelegd. Hierin wordt naar algemene informatie gepolst, aangaande de organisatie en het project. De template dient als oriëntatie voor de studenten en geeft hen een eerste indicatie van wat ze kunnen verwachten. In een verder stadium zal begin oktober worden samengezeten om de lijnen van het project nauwkeuriger uit te tekenen. Het is dus niet noodzakelijk deze nu al weer te geven in het projectvoorstel. Graag vernemen wij voor 18 september 2013of u geïnteresseerd bent in een samenwerking met de Faculteit TEW van de Universiteit Antwerpen.

5. Meer informatie Website:

www.ua.ac.be/forumTEW

Contact:

Jelle Van Camp Universiteit Antwerpen, Prinsstraat 13 / B517, 2000 Antwerpen mail: [email protected] tel: 03/265.49.13


6. Bijlage 











Strategisch o Organisatiestructuur o Sectoranalyse o Risicoanalyse o Benchmarking o Besparingsmogelijkheden o Externe factoren met invloed op de organisatie Marketing o Naambekendheid o Doelpubliek o Klantgerichtheid o Klantendatabase o Marketingstrategie o Imago-onderzoek o Klantenwerving o Publiciteit o Marktanalyse o Branding o Klantentevredenheid o Klantenrelaties o Externe communicatiekanalen Financiering o Financiële structuur o Cashflowberekening o Fondsenwerving (sponsoring, financiële en materiële steun) Supply Chain Management o Kostenanalyse o Kostenoptimalisatie o Relaties met leveranciers o Voorraadoptimalisatie o Transport o Logistiek o Distributiesysteem Accounting o Boekhouding o Informatie in verband met BTW-plicht Juridisch o Subsidies o Beperkingen opgelegd door de wetgeving o Organisatiestructuur o Oprichting organisatie









 

 

Human Resource Management o Personeelsrelaties o Interne communicatie o Taakbeschrijvingen (procedureboek) o Personeelswerving (of aantrekken vrijwilligers) o Engagement personeel/vrijwilligers Informatica o Website o Interne software o ERP-systeem o IT-infrastructuur o Besturingssysteem o Gebruik IT in organisatie Productanalyse o Technische analyse o Economische analyse o Sociaaleconomische impact Kennisdatabank Infrastructuur o Verhuur o Reserveringssysteem o Onderhoud Sociaaleconomische impact van de organisatie Evenement organiseren


Handleiding voor de organisatie

Recommend Documents