Handleiding voor de Studententeams

Handleiding voor de Studententeams

Training Actief in UNICEF voor studenten, december 2010

UNICEF Nederland versie: januari 2011

INHOUDSOPGAVE VOORWOORD

p.4.

HOOFDSTUK 1

Algemene informatie over UNICEF

p.5.

HOOFDSTUK 2

Studententeams

p.7.

2.1 Doel en ambitie

p.7.

2.2 Deelname aan, vorming van en continuïteit van een studententeam

p.7.

2.3 Vervolg opvolging en werving: lancering en registratie

p.10.

2.4 Duur

p.11.

2.5 Vergaderen

p.12.

2.6 Taakverdeling binnen het team

p.12.

2.7 Samengevat

p.12.

HOOFDSTUK 3

Activiteiten

p.13.

3.1 Doel

p.13.

3.2 Typen activiteiten

p.13.

3.3 Projectycle

p.18.

3.5 Tenslotte

p.24.

HOOFDSTUK 4

Bedrijfsbenadering

p.25.

HOOFDSTUK 5

Huisstijl en gebruik logo

p.32.

HOOFDSTUK 6

Ondersteuning en interne communicatie

p.33.

6.1 Ondersteuning binnen het studententeam

p.33.

6.2 Ondersteuning en afstemming binnen het UNICEF-studentennetwerk

p.33.

6.3 Het Studentenoverleg (SO) en medezeggenschap

p.35.

6.4 Ondersteuning van vrijwilligers in het RCU

p.35.

6.5 Ondersteuning vanuit kantoor van UNICEF Nederland

p.36.

6.6 Samengevat

p.39. Handleiding Studententeams UNICEF Nederland

2

HOOFDSTUK 7

Samenwerkingsrelatie met het RCU

p.40.

HOOFDSTUK 8

Praktische informatie

p.42.

8.1 Bestellen met de bestelspecial

p.42.

8.2 Declareren van gemaakte kosten

p.43.

8.3 Vrijwilligersverzekering

p.45.

8.4 Arbeidomstandigheden

p.45.

8.5 Royement

p.46.

Handleiding Studententeams UNICEF Nederland

3

VOORWOORD Beste studenten, Van harte welkom bij UNICEF! Leuk dat jullie ook meewerken in een studententeam, om samen met andere studenten geld op te halen en het werk van UNICEF onder de aandacht te brengen. Dat is nodig, want UNICEF helpt kinderen overal ter wereld die in moeilijke omstandigheden verkeren en dat zijn er veel te veel en soms dichterbij huis dan je denkt. In deze handleiding wordt beschreven wat jij hieraan kunt doen, hoe je het beste activiteiten kunt aanpakken, hoe je aan informatie over UNICEF kan komen en wie je daarbij kan helpen. Met dit handboek hopen we dat je de belangrijkste zaken terugvindt die je als studentvrijwilliger in één van de studententeams van UNICEF nodig hebt om met enthousiasme en plezier aan de slag te gaan voor UNICEF. De informatie in deze handleiding zal zo actueel mogelijk gehouden worden. Daarom wordt de inhoud miinimaal één keer per jaar herzien. Mocht je naar aanleiding van de inhoud of de onderwerpen in deze handleiding tips, of open aanmerkingen hebben dan horen we dat bijzonder graag. Je reactie is welkom via [email protected]. Let’s unite!! For Children!! Veel succes en plezier, Lisette de Graaf, Landelijk studentcoördinaat, [email protected], 06-24906902 Heleen Oudman, Landelijk studentcoördinaat, [email protected], 06-53786705 Casper Molenaar, Landelijk studentcoördinaat en contactpersoon, [email protected], 0622566550

De contactpersoon is een betaalde medewerker van UNICEF Nederland. Het is de taak van de contactpersoon de studententeams te ondersteunen. De contactpersoon voert zelf niet uit. Casper Molenaar is sinds juni 2007 de contactpersoon en werkzaam op maandag, dinsdag, donderdag en vrijdag. Hij heeft 8 uur per week in zijn portefeuille om de studententeams te ondersteunen en is bereikbaar via 06-22566550 of [email protected]. Daarnaast is hij regioconsulent voor 20 uur voor de RCU’s in Zeeland, Noord-Brabant en Limburg.


4

HOOFDSTUK 1

Algemene informatie over Unicef

Op 11 december 1946 is UNICEF opgericht. De nood onder kinderen in Europa was vlak na de Tweede Wereldoorlog groot. Delen van Europa lagen in puin en er was een groot tekort aan de eerste levensbehoeften. De Verenigde Naties besloten een speciaal noodfonds voor kinderen op te richten: UNICEF, United Nations International Children’s Emergency Fund. Na de wederopbouw van Europa zou UNICEF worden opgeheven, maar hier is uiteindelijk van afgeweken. Tijdens een vergadering van de VN werd door, voornamelijk Aziatische, afgevaardigden erop gewezen dat wereldwijd kinderen onder moeilijke omstandigheden moeten zien te overleven. De hulp van UNICEF was dus nog hard nodig. De afkorting UNICEF is blijven bestaan, maar staat sinds 1953 voor United Nations Children’s Fund. Het UNICEF-hoofdkantoor is gevestigd in New York. Het Europese hoofdkantoor in Genève. UNICEF streeft naar een betere wereld voor álle kinderen. Al bijna zestig jaar na oprichting steunt de kinderrechtenorganisatie in circa 155 landen projecten op gebieden van gezondheidszorg, onderwijs, voeding, veilig drinkwater, hygiëne en zorg voor kinderen die opgroeien in extra moeilijke omstandigheden. Bij de uitvoering van projecten werkt UNICEF nooit zelfstandig, maar altijd in samenwerking met de plaatselijke bevolking en regering. Om de projecten te kunnen verwezenlijken zijn er Nationale Comités van UNICEF opgericht. De Nationale Comités van UNICEF zijn gevestigd in 37 geïndustrialiseerde landen, waaronder Nederland. De comités zijn niet verantwoordelijk voor de uitvoering van de projecten, maar zijn belangrijk voor fondsenwerving onder particulieren en bedrijven. Daarnaast is voorlichting aan westerse landen één van hun taken. UNICEF is immers afhankelijk van de vrijwillige bijdragen van regeringen, bedrijven, particulieren en andere instellingen. Wij verenigen en verbinden en maken geen onderscheid naar ras, geloof, nationaliteit of politieke gezindheid. Wij zijn UNICEF! In Nederland is in 1955 het Nederlands UNICEF Comité opgericht. UNICEF Nederland financiert geen projecten in Nederland, maar komt wel op voor de rechten van groepen kinderen die op een of andere manier in de verdrukking komen. Zo is UNICEF Nederland bijvoorbeeld medeoprichter van het Kinderrechtencollectief, dat de Nederlandse regering op het gebied van kinderrechten kritisch volgt. UNICEF heeft een opdracht: ervoor zorgen dat elk land de rechten van kinderen respecteert en naleeft. Wij vinden dit de mooiste opdracht die je kunt krijgen. Niets geeft meer voldoening dan alle kinderen geven waar ze recht op hebben. UNICEF helpt kinderen over de hele wereld bij het overwinnen van armoede, ziekte, geweld en discriminatie. Miljoenen kinderen gaan dankzij UNICEF naar school. Talloze kinderen worden ingeënt tegen dodelijke ziektes als mazelen en krijgen goede voeding. UNICEF werkt hard aan de bestrijding van de aidsepidemie en helpt kinderen die er het slachtoffer van zijn geworden. Waar een noodsituatie heerst, zijn wij. UNICEF is bij rampen en oorlogen direct ter plaatse en zorgt ervoor dat kinderen en hun families kunnen overleven. Kinderen die er alleen voor staan, krijgen van UNICEF bescherming tegen geweld, misbruik en uitbuiting. 5 Handleiding Studententeams UNICEF Nederland

MISSIE UNICEF De missie van UNICEF Nederland is onlosmakelijk verbonden met de wereldwijde missie van UNICEF: “UNICEF Nederland levert een bijdrage aan de missie van UNICEF Internationaal als de drijvende kracht achter een wereld waarin de rechten van alle kinderen zijn gerealiseerd en komt met kracht en gezag en door krachtenbundeling op voor de rechten van kinderen zoals gesteld in het Internationale Verdrag voor de Rechten van het Kind.” Al onze activiteiten worden getoetst aan de vraag welke bijdrage ze aan deze missie leveren. Onze twee hoofddoelstellingen zijn geformuleerd als nadere uitwerking van onze missie. UNICEF merkwaarden In onze (merk)communicatie staat ‘daadkrachtig optimisme’ centraal. Wij geloven dat een betere wereld voor kinderen haalbaar is en wij zorgen ervoor dat hun rechten worden nageleefd. UNICEF wil herkenbaar verschil maken, meer onderscheidend en emotioneel invoelbaar zijn. UNICEF is dé autoriteit op het gebied van kinderrechten. De organisatie die daadwerkelijk verschil maakt voor kinderen. UNICEF Nederland heeft een aantal merkwaarden gekozen, die uitdrukken waar de organisatie voor staat. UNICEF en haar medewerkers zijn betrouwbaar en authentiek; effectief en invloedrijk; daadkrachtig; optimistisch en hoopvol; gedreven en betrokken. De huisstijl reflecteert deze merkwaarden. In de huisstijl volgen we zoveel mogelijk de richtlijnen van UNICEF Internationaal. Op deze manier laten we zien dat UNICEF Nederland deel uitmaakt van een wereldwijde UNICEFfamilie. UNICEF heeft ruim 300.000 leden en een naamsbekendheid van 98% in Nederland. Op het kantoor in Voorburg waren in 2009 95 (in 83 FTE’s) betaalde krachten werkzaam, en door heel Nederland werken ruim 4.100 vrijwilligers. De vrijwilligers geven voorlichting op scholen, onderhouden contacten met lokale en regionale media, organiseren evenementen en verkopen kaarten en andere artikelen. Zij zijn zeer belangrijk voor het succes van UNICEF. In 2009 heeft UNICEF Nederland 57,4 miljoen euro kunnen besteden aan UNICEF’s werk voor kinderen wereldwijd, waarvan 51,7 miljoen is afgedragen aan UNICEF internationaal. Het totale kostenpercentage van UNICEF Nederland in 2009 bedroeg 17,7%. De specifieke kosten voor eigen fondsenwerving bedroeg in in 2009 20%, daar waar van het CBF maximaal 25% is toegestaan.

Voor meer algemene info over UNICEF is er de brochure Waarom UNICEF? Deze brochure krijg je bij je aanmelding en is na te bestellen met bestelcode FWRM


6

HOOFDSTUK 2

Studententeams

2.1 Doel en ambitie De studententeams voeren evenals de ‘reguliere’ vrijwilligerscomités (Regionaal Comité van UNICEF=RCU) voorlichtende en fondsenwervende activiteiten uit. Het doel van studententeams is dan ook het op stedelijk niveau onder de aandacht brengen van het werk van UNICEF in de wereld, bijvoorbeeld bij de eigen achterban, de doelgroep studenten en hen voor het doel in beweging te krijgen door hen tot nadenken over de rechten van kinderen aan te zetten of het geven van bijdragen). De aanvullende waarde van de studententeams binnen het vrijwilligersnetwerk van UNICEF in Nederland ten opzichte van de RCU’s is dat studenten beter in staat zullen zijn de eigen achterban, namelijk medestudenten, te bereiken met de UNICEF boodschap. Dit kunnen zij doen doordat zij directer in contact staan met de studentenwereld doordat zij deel uitmaken van studentennetwerken en beter weten welke activiteiten zullen aanspreken. Daarnaast is verjonging van het vrijwilligersnetwerk van belang en daarmee de continuïteit. Ook menen we dat studenten bij uitstek in staat zijn tot het verzinnen en uitvoeren van creatieve en aansprekende activiteiten en daarmee ook andere doelgroepen aan weten te spreken. Tenslotte dragen studententeams bij aan de fondsenwervende en voorlichtende doelstellingen van UNICEF Nederland. Voor de studenten is het het belangrijkste dat je graag samen iets leuks wil doen voor het welzijn van kinderen wereldwijd. Formeel maakt een studententeam deel uit van een RCU (hoofdstuk 7 gaat in op de samenwerkingsrelatie met het RCU). De studententeams van UNICEF zijn al actief in een aantal steden in Nederland, maar nog lang niet in alle door UNICEF gedetermineerde studentensteden. Het is de ambitie van UNICEF om in 15 steden een studententeam met 5 actieve en coördinerende studentvrijwilligers te hebben, die op hun beurt minimaal twee keer per jaar impact hebben (in de studentengemeenschap) in de stad en daarbij studenten weten te betrekken in een actieve of passieve rol. Daarnaast is de landelijke netwerkfunctie van belang. Dwarsverbanden tussen de studententeams zorgen ervoor dat studenten in teams uit verschillende steden beter van elkanders kennis en ervaringen kunnen leren. 2.2 Deelname aan, vorming van en continuïteit van een studententeam Deelname aan studententeams is mogelijk voor iedere student die in een bepaalde mate een band heeft met de stad waarin het studententeam activiteiten uitvoert of gaat uitvoeren, bijvoorbeeld omdat diegene er woont of studeert. Daarnaast is ook de situatie voorstelbaar dat een student zich aanmeldt voor deelname aan een studententeam in een bepaalde stad zonder dat diegene er woont of studeert. Dan dient te worden nagegaan of de betreffende Handleiding Studententeams UNICEF Nederland

7

student binnen het team op zijn/haar plaats is. De studenten in de studententeams zijn overwegend studenten aan het Hoger Onderwijs. Vaak hebben ze al veel van de wereld gezien, doordat ze gereisd hebben of (vrijwilligers)werk hebben gedaan. Het zijn de studenten binnen de studententeams, die mede op basis van advies door de contactpersoon voor de studententeams Casper Molenaar, zelf hun team samenstellen en vorm geven. Belangrijkste is dat het klikt. Het vormen van een studententeam gaat niet vanzelf. Of je nou begint met een paar studenten of in je eentje, het is van belang dat je zo snel mogelijk enthousiaste medestudenten bij elkaar zoekt, waarmee je denkt goed te kunnen samenwerken. Werven binnen je eigen netwerk en omgeving Het meest eenvoudige is natuurlijk om in je eigen netwerk (vriendenkring, huisgenoten) te zoeken of iets breder de eigen omgeving. Je kunt zelfs voorafgaand aan een college een oproep doen. Om je team onder de aandacht te brengen van medestudenten loont het ook altijd om de afdeling communicatie van de Universiteit of Hogeschool te vragen of je een bericht op de website of in de nieuwsbrief mag plaatsen. Daarnaast kun je het team ook onder de aandacht brengen van andere studenten tijdens de introductiedagen aan het begin van het jaar. Diverse teams hebben hier al goede ervaringen mee. Tenslotte kun je ansichtkaarten verspreiden en posters ophangen op plekken waar veel studenten zijn. Deze ansichtkaarten zijn verkrijgbaar bij de contactpersoon. Hetzelfde geldt voor de posters, die voor iedere stad apart zijn opgemaakt (zie plaatje).


8

Informatiebijeenkomst Ook kun je denken aan het organiseren van een informatiebijeenkomst met behulp van de contactpersoon. De organisatie van zo’n bijeenkomst kan er als volgt uitzien: eerst wordt er een plan gemaakt om aandacht te trekken voor de bijeenkomst. Zo kun je misschien op de website van de Universiteit of Hogeschool een bericht laten plaatsen. Daarnaast kun je ook posters ophangen ter aankondiging van de bijeenkomst. Die posters worden door de contactpersoon in PDF (dus per e-mail) opgestuurd. Vervolgens ga je naar de copyshop om de poster op A3 of A2-formaat uit te printen en hang je ze ongeveer twee weken van tevoren op. Bewaar het bonnetje goed want de kosten kun je declareren (zie voor meer info over declareren hoofdstuk 11). Poster infobijeenkomst Maastricht 6 april 2009 (opvang van meisjes in Azerbeidzjan)

De bijeenkomst kan er dan als volgt uitzien: eerst begin je met een woord van welkom en je voor te stellen, vervolgens zet je het doel van de bijeenkomst uiteen en wat je gaat doen. Je laat vervolgens de algemene DVD van UNICEF Nederland (12 minuten) zien en vervolgt de presentatie. Na afloop is er altijd ruimte voor vragen. Als je niet alle antwoorden weet, kun je verwijzen naar de contactpersoon door het e-mailadres te geven: [email protected]. Ook een standaardpresentatie kun je bij de contactpersoon per email krijgen. Eventueel geïnteresseerde studenten kunnen zich via [email protected] melden of direct bij de betreffende stedelijke coördinator. Vervolgens is het handig om als het klikt de nieuwe student direct aan te melden bij de contactpersoon, zodat diegene meteen meedraait in mailings vanuit kantoor. (zie voor meer info over het bestellen van promotie- informatie en wervingsmaterialen hoofdstuk 8). Handleiding Studententeams UNICEF Nederland

9

Indien er studenten zich melden uit een andere stad dan de 15 die door UNICEF Nederland gedetermineerd zijn, zal per geval worden bekeken of het verstandig is om de “nieuwe” stad in de plaats kan komen van één van de andere 15. Ook kan de situatie zich voordoen dat er een studentenstad is gedetermineerd, maar nog geen studenten actief zijn voor UNICEF. Dan is het aan de contactpersoon om de eerste stap op weg naar een studententeam te gaan zetten. De contactpersoon heeft daartoe verschillende middelen tot zijn beschikking: Landelijke digiwerving Twee keer per jaar zal er vanuit kantoor een landelijke werving via het digitale kanaal www.oneworld.nl worden georganiseerd. Aanmeldingen komen dan binnen via [email protected] bij de contactpersoon voor de studententeams. De contactpersoon vraagt vervolgens aan de betreffende stedelijke coördinator of hij/zij contact op wil nemen met de aspirant-studentvrijwilliger om een afspraak te maken om te kijken of het klikt. Op Oneworld kan ook eenvoudig voor het team specifieke wervingsteksten worden geplaatst, dus als er behoefte is aan een gratis vacature op Oneworld, dien dan een aanvraag in bij de contactpersoon. Als je zelf voor opvolging zorgt, zorg er dan ook voor dat de namen van de nieuwe studenten bekend zijn bij de contactpersoon op kantoor en zorg voor officiële registratie via de secretaris van het Regionaal Comité van UNICEF (RCU). Vraag aan de contactpersoon de contactgegevens van de secretaris van het RCU of de contactpersoon voor het studententeam binnen het RCU (zie ook de volgende paragraaf 2.3). In principe zorgt een studentvrijwilliger/studententeam voor de eigen opvolging. Zo kan het zijn dat een team zich in zijn geheel opheft, maar voordien al gezorgd heeft voor een nieuw team. Het is dan handig als zij al een beetje wegwijs zijn gemaakt door de leden van het vertrekkende team. Als jij zelf beslist te gaan stoppen, overleg dan met je stedelijk coördinator of je zelf voor een opvolger moet zorgen of dat op een andere manier kan worden voorzien in de continuïteit van het studententeam. 2.3. Lancering en registratie Als nieuwe studentvrijwilligers zich hebben gemeld en bij een eerste bijeenkomst is vastgesteld dat het klikt, kan een team of een nieuwe studentvrijwilliger binnen het team gelanceerd worden. Hiermee is de werving/opvolging voor jullie zelf afgerond, maar hiermee ben je nog niet officieel studentvrijwilliger van UNICEF, want daarvoor moet je je eerst laten registreren met functiecode STU bij het secretariaat van de afdeling Vrijwilligersorganisatie op het kantoor van UNICEF Nederland in Voorburg. De enige die gerechtigd is wijzigingen in het vrijwilligersbestand van het RCU door te voeren is de Handleiding Studententeams UNICEF Nederland

10

secretaris van het RCU. Zoals gezegd maakt het studententeam formeel deel uit van het RCU. Dit is in de statuten vastgelegd. Vraag daarom de contactgegevens van de secretaris van jouw RCU én een digitaal mutatie/aanmeldingsformulier aan de contactpersoon of download het formulier van onze extranetpagina, zodat de secretaris van het RCU jou kan laten registreren of bijvoorbeeld wijzigingen door kan geven (e-mailadres, telefoonnummer, adres e.d.).

UNICEF Late Nite at Boom Chicago 23 november 2007 – Studententeam Amsterdam

Dat je goed geregistreerd staat, is van belang, omdat je anders relevante communicatie vanuit kantoor, bijvoorbeeld van je contactpersoon, maar ook van het landelijk studentencoördinaat en het jongerenlid in de Vrijwilligersraad zult missen. Ook dien je over een klantnummer te beschikken, die je alleen verkrijgt als je je laat registreren. Dit nummer heb je nodig als je een beroep wilt doen op ondersteuning van één van de contactpersonen op kantoor of als je materialen wilt bestellen. Het aantal studenten per team is natuurlijk voor eigen invulling, je moet zelf kijken wat handig is. Wel is het belangrijk om rekening te houden met het feit dat het plannen van een vergadering lastiger is met veel teamleden, maar dat je aan de andere kant wel genoeg teamleden hebt om enthousiaste plannen ook daadwerkelijk uit te voeren. We spreken af dat er minimaal drie studenten nodig zijn om te kunnen spreken van een studententeam, dat zelfstandig activiteiten kan gaan ontplooien. Als je denkt een team te hebben dat groot genoeg is, kan je het beste beginnen met te inventariseren wat iedereen in het jaar het liefst zou willen doen voor UNICEF. 2.4 Duur Het is gebleken dat het handig is om met je teamleden af te spreken om in ieder geval één jaar aan de slag te gaan en daarna te kijken wie er wil doorgaan en wie wil stoppen. Hierdoor weet iedereen precies waar hij of zij aan toe is en ben je als team ook als het ware ‘verplicht’ om minimaal één jaar met elkaar samen te werken, waardoor de band onderling sterk wordt en je ook veel kan bereiken. Er is twee keer per jaar een instroommoment: na de zomer en na de jaarwisseling. Hiermee geef je enthousiaste studenten een kans om ook bij je team te komen, maar is er niet een continue instroom van nieuwe leden waardoor het onrustig wordt. Kantoor sluit hierop aan met de landelijke werving (zie paragraaf 2.3). 11 Handleiding Studententeams UNICEF Nederland

Gemiddeld vraagt UNICEF van de studentvrijwilligers 4 uur per week wat betreft de tijd die je aan het vrijwilligerswerk voor UNICEF besteedt. In de praktijk zullen er weken zijn waarin je geen tijd aan je werkzaamheden voor UNICEF besteedt, maar in de weken voorafgaand aan een geplande activiteit juist veel meer. Daar moet je rekening mee houden. 2.5 Vergaderen Nu je een team hebt en misschien al wat enthousiaste plannen, is het nodig om af en toe met elkaar te vergaderen om de taken te verdelen en te kijken hoe het met de vooruitgang van de plannen staat. Je kunt bijvoorbeeld besluiten om één keer in de maand te vergaderen, of naar behoefte, maar ook dit is helemaal naar eigen invulling. Tijdens een vergadering kan het handig zijn om een persoon te laten notuleren en dit later door te sturen naar alle teamleden, de landelijke studentcoördinatoren, de contactpersoon van het RCU en die van kantoor zodat ook zij precies weten hoe het met de voortgang staat en van elkaar weet wat de gemaakte afspraken zijn. Het is ook handig om vlak voor een activiteit wat vaker te vergaderen, zodat je de laatste puntjes op i kunt zetten. Vergaderen kun je thuis doen, maar je kunt ook proberen op de Universiteit/Hogeschool of in een rustige kroeg een (gratis) ruimte te krijgen. 2.6 Taakverdeling binnen het team Binnen het team is het handig om tot een taakverdeling te komen. Afhankelijk van de activiteit waarvoor je kiest, bepaal je voor elke activiteit een onderlinge verdeling van taken. Los van activiteiten benoem je binnen het team één student als coördinator en maakt diegene ook als zodanig bekend bij de contactpersoon. Zie voor meer informatie over de taak van de stedelijk coördinator de functiebeschrijving op onze extranetpagina. Ten aanzien van suggesties voor een onderlinge taakverdeling bij activiteiten, vind je meer informatie in paragraaf 3.3, de te doorlopen projectcycle bij activiteiten. 2.7 Samengevat - je bent studentvrijwilliger voor tenminste één jaar - je zorgt zelf voor opvolging - je vormt een team minimaal met zijn drieën - je laat je officieel registreren met behulp van de secretaris van het RCU op kantoor in Voorburg - je krijgt ondersteuning van de contactpersoon voor de studenten


12

HOOFDSTUK 3

Activiteiten

In het vorige hoofdstuk is de vorming van het studententeam behandeld, maar het gaat uiteindelijk natuurlijk om de activiteiten die je met elkaar uitvoert. Het doel van de studententeams is immers op één of ander manier het Nederlands (studenten)publiek te bereiken met een UNICEF-boodschap en hen aan te zetten tot nadenken of handelen. 3.1 Doel Bij het ontwerpen en opzetten van activiteiten is het nodig om te kijken wat je ermee wilt bereiken, wat is het doel? Met het gekozen doel in ogenschouw kun je je activiteit vervolgens nader vormgeven. Het doel kan zijn het ophalen van geld voor de projecten van UNICEF of een activiteit organiseren waarmee je het werk van UNICEF of thema’s die te maken hebben met kinderrechten onder de aandacht brengt. We spreken van fondsenwervende of voorlichtende activiteiten. Ook kun je de activiteit geheel zelf organiseren of aanhaken bij bestaande activiteiten die georganiseerd zijn door derden. In de volgende paragrafen worden de te onderscheiden typen activiteiten beschreven. Studententeam Amsterdam – intro augustus 2009

3.2 Typen activiteiten Sommige activiteiten kosten veel voorbereidingstijd en het is slim om daar zo vroeg mogelijk mee te beginnen. Ook is het handig je plannen met de landelijke studentcoördinatoren te delen, zodat zij je kunnen helpen en eventuele problemen kunnen voorzien. We spreken af dat van elke activiteit een plan wordt voorgelegd aan de contactpersoon. Zelf organiseren Voordeel van het zelf organiseren van een activiteit is dat je veel van je eigen creativiteit er in kwijt kunt, en het daarom extra leuk is, maar het zal veel energie vergen om geheel zelfstandig een activiteit op te zetten. Een mooi voorbeeld van een zelf bedachte en georganiseerde activiteit was de Student Night door het Studententeam Rotterdam. Doel was het onder de aandacht brengen van het belang van onderwijs voor kinderen én het studententeam op de kaart zetten bij de Rotterdamse studenten. Het programma bestond uit optredens van cabaretiers die op Handleiding Studententeams UNICEF Nederland

13

ludieke wijze het thema onderwijs en vooral probleem van het gebrek er aan tot de verbeelding van de studenten konden spreken. Operationeel directeur van UNICEF Nederland Ingrid Visscher sprak over haar evaringen opgedaan tijdens een veldbezoek aan een onderwijsproject voor onderwijs aan meisjes in Jemen. De avond werd besloten met muziek van studentenband Island Stone. Met subsidie van YourWorld en NCDO konden cabaretiers en de band Island Stone worden ingezet. Ook kon een geschikte ruimte worden gehuurd. Andere voorbeelden van activiteiten zijn; benefietconcert, feest ten bate van UNICEF, aanhaken bij de introductieweek, het organiseren van een sponsorloop of het houden van een lezing of debat. Er is nog veel meer mogelijk, dus wees creatief en denk in termen van studenten: wat vinden ze leuk en waar komen ze op af? Als studententeam kun je je ook richten op andere doelgroepen. Vooral bij fondsenwervende activiteiten, waarbij het doel is, het ophalen van (zoveel mogelijk) geld, kun je je richten op meer vermogende doelgroepen dan studenten. Je moet je wensen dan aanpassen aan de wensen van de gekozen doelgroep. Flyer Student Night – Studententeam Rotterdam - 11 november 2008

Aanhaken bij andermans activiteiten Dat je zelf een activiteit organiseert, ligt voor de hand, maar denk er ook eens aan om aan te haken bij een evenement van een studentenvereniging of een evenement dat speciaal voor studenten wordt georganiseerd (Batavierenrace van Nijmegen naar Enschede, Tilburg Studenten Festival, Hajraa in Eindhoven) waarbij de studentenvereniging of de organisatie van het evenement de verantwoording neemt voor de organisatie en het studententeam afspraken maakt met de organisatie/de studentenvereniging ten aanzien van fondsenwerving en tegenprestatie. Het studententeam zorgt dan voor de afdrachten van geworven fondsen (via de penningmeester van het RCU), de aankleding met UNICEF-promotiemateriaal en projectinformatie met beeldmateriaal van het project waarvoor fondsen geworven worden. Vaak staat de organisatie van een bestaand (sport)evenement open voor mogelijkheden tot samenwerking met een goed doel, zoals UNICEF. Te denken valt dan aan een afdracht per entreekaart of (niet-alcoholische!) consumptie tot het houden van een veiling etc. Er is veel mogelijk en in elke studentenstad is wel een evenement of organisatie die diverse evenementen organiseert te vinden waarbij je zou kunnen aanhaken. 14 Handleiding Studententeams UNICEF Nederland

In sommige gevallen is het verstandig om een samenwerkingsovereenkomst op te stellen. Dat is het geval afspraken over afdrachtpercentages waar grote bedragen mee zijn gemoeid of wanneer de beoogde samenwerking van lange duur is. Neem bij twijfel contact op met je contactpersoon. Wat je altijd moet doen is de gemaakte afspraken op een één of andere manier documenteren, bijvoorbeeld door een e-mailcorrespondentie te bewaren. Zo voorkom je misverstanden. Indien je van plan bent aan te haken bij een bestaand evenement is het handig jezelf een aantal vragen te stellen: 1. Past het bestaande evenement bij (het imago van) UNICEF? 2. Biedt het evenement voldoende mogelijkheden om de UNICEF boodschap over te brengen? 3. Wat is het idee achter deze samenwerking? Omschrijf zo concreet mogelijk het doel wat je beoogt door aan te sluiten bij dit evenement. 4. Waar en wanneer vindt het evenement plaats? Is er voldoende tijd om met het team mee te gaan liften met dit evenement? 5. Is het de bedoeling dat het evenement éénmalig een UNICEF-sausje krijgt of is het een samenwerking van meerdere jaren? 6. Wat is de rol van het team en welke inspanningen worden van het team verwacht? Is het team bereid en in staat aan deze verwachtingen te voldoen? 7. Zijn er nog derde partijen nodig voor de uitvoering van het idee? Zo, ja - welke? En in hoeverre is er reeds contact gelegd met hen? 8. Wat is de looptijd/planning van de activiteit? 9. Wanneer en hoe treedt je met het evenement naar buiten? Wanneer en hoe wordt het intern (naar het RCU, het landelijk studentcoördinaat en de contactpersoon voor de studententeams) en extern (naar je doelgroep) gecommuniceerd? 10. Welke media worden benaderd? Hoe? 11. Wat wordt er verwacht van het kantoor van UNICEF Nederland/is er ondersteuning nodig van het kantoor van UNICEF Nederland? 12. Wordt het evenement inhoudelijk gekoppeld aan een specifiek project of is het ten bate van de algemene middelen van UNICEF of over het werk van UNICEF in het algemeen? (zie paragraaf 3.3 over hoe je informatie en beeldmateriaal kunt krijgen over de projecten die UNICEF Nederland ondersteunt)


15

Fondsenwervende activiteiten Fondsenwervende activiteiten zijn activiteiten waarbij het doel is zo veel mogelijk fondsen te werven ten bate van een UNICEF-project. Je kunt dan denken aan afdracht van entreekaartjes voor een feest, verkoop van tafels voor een galadiner, veiling of een sponsorloop. Door alles in natura gesponsord te hebben verkregen, konden alle inkomsten bij het Benefietconcert in Nijmegen (zie affiche hiernaast), zoals beloofd aan het publiek, volledig ten bate van UNICEF komen. Benefietconcert – Studententeam Nijmegen – 27 mei 2009

Voorlichtende activiteiten De doelen die je je stelt bij voorlichtende activiteiten kunnen kwantitatief van aard zijn, dus zich richten op grote aantallen deelnemers of betrokkenen. Ook kun je je richten op de inhoud en je meer kwalitatieve doelen stellen. Je kunt inhoud aan een voorlichtende activiteit geven door een vrijwilliger uit de lezingengroep van UNICEF of een vakspecialistische medewerker van UNICEF uit te nodigen. Let op: regel dit ver van te voren en realiseer je dat ook dan inzet niet altijd gegarandeerd is. Ook kun je denken aan sprekers van buiten UNICEF zoals het studententeam in Utrecht heeft gedaan bij de Mozambique voorlichtingsavond (zie hoofdstuk 5 voor de flyer). Eenvoudiger is om naar aanleiding van materiaal (DVD, cijfers, een publicatie) van UNICEF een debat te organiseren over een bepaalde problematiek met betrekking tot kinderrechten. Van Studententeams wordt verwacht dat ze jaarlijks zelfstandig één fondsenwervende en één voorlichtende activiteit organiseren. Activiteiten vanuit kantoor Voor de RCU’s zijn een aantal activiteiten op kantoor van UNICEF Nederland in het leven geroepen zoals de UNICEF-loop, de najaarsverkoop van UNICEF-producten of het geven van gastlessen op basisscholen. Overleg eens met het RCU of een dergelijk activiteit wordt georganiseerd en vraag, als je dat leuk lijkt, of je mee kunt helpen.


16

Vanuit kantoor zijn er nog geen activiteiten voor de studententeams ontwikkeld, maar er worden wel geregeld in het kader van een campagne activiteiten voor vrijwilligers gelanceerd, die aantrekkelijk kunnen zijn voor studententeams om aan mee te werken. Als je zelf ideeën voor een concept hebt, dan kun je dat aan je contactpersoon laten weten via [email protected]. In de tussentijd kun je je licht eens opsteken bij andere teams en een draaiboek van een succesvolle activiteit krijgen, bijvoorbeeld Many Minds van het studententeam in Groningen. Verderop in dit hoofdstuk wordt een stappenplan met zaken waaraan je moet denken bij het opzetten en uitvoeren van activiteiten. Activiteiten moeten aanspreken, voor het uitvoerende studententeam alsmede het publiek waarop je je richt. Daarom is het van belang dat de activiteiten prikkelend zijn voor studenten. Anders gezegd; er moet een beroep gedaan worden op de organisatorische én inhoudelijke competenties van studenten. Studenten krijgen eigenaarschap over de te organiseren activiteiten en zo wordt een beroep gedaan op het verantwoordelijkheidsgevoel van studenten. De te organiseren activiteit moet dan niet té ambitieus zijn. Flyer Many Minds - Studententeam Groningen - 21 mei 2009

Haalbaarheid is daarom van belang: kies altijd voor een helder en afgebakend project, waarbij de te nemen stappen en afronding van activiteit van te voren duidelijk is. Tenslotte is het handig als de resultaten eenvoudig inzichtelijk te maken zijn. Let er op dat de uitvoering van een project niet te lang duurt en niet te arbeidsintensief is. Er moet ook nog gestudeerd kunnen worden. Activiteiten van studententeams zijn voorlichtend en/of fondswervend van aard. Let op: UNICEF Nederland verstrekt geen startkapitaal om een activiteit op te zetten. Als je aan het Nederlands publiek communiceert dat de opbrengst ten bate van UNICEF zal komen, dan moeten ook inderdaad alle inkomsten ten bate van UNICEF zijn. Een deel van de kosten mogen dan niet van de inkomsten worden afgetrokken. Idealiter verkrijg je alle kostenposten dus (in natura) gesponsord. Lukt dat niet, dan moet je communiceren dat maar een deel van de opbrengst (van bijvoorbeeld entreekaartjes) ten bate van UNICEF komt. Om transparant te zijn, moet je dit aan je publiek communiceren. Probeer er altijd voor te zorgen dat er zo veel 17 Handleiding Studententeams mogelijk ten bate van UNICEF komt, want alleen dan verkrijg je de sympathie van je publiek. Vrijwilligers mogen 5% van al hun inkomsten besteden aan eigen kosten.

UNICEF Nederland

3.3 Projectycle Als je een activiteit of een evenement organiseert, doorloop je altijd een proces, waarbij het handig is met een aantal zaken rekening te houden. 1. Idee Bekijk eerst wat het doel is dat je je zelf wilt stellen: wil je zoveel mogelijk geld ophalen om kindersterfte tegen te gaan in Zambia of wil je juist het Nederlands publiek confronteren met de gevolgen voor kinderen van de oorlog in Bosnië en Herzegovina? Vervolgens heb je een gezamenlijke brainstorm waarbij alle ideeën, zo gek je maar kunt bedenken, welkom zijn. Dan moet je tot een schifting komen waarbij je een aantal criteria op de ideeën loslaat. Ten eerste moet je enthousiast worden van het idee. Daarnaast moet de activiteit bij (het imago van) UNICEF passen en de uitvoering haalbaar zijn. Bedenk van te voren goed hoeveel tijd je er met zijn allen in wilt steken en of het misschien niet te ambitieus is. Schat ook goed in of het idee aan zal slaan bij (dat deel van) het Nederlands publiek waar je je op wilt richten. Bekijk tenslotte of het idee aansluit bij het geformuleerde doel of het bij UNICEF past en maak een keuze. 2. Plan Vervolgens maak je een plan, dat je aan je contactpersoon 1 toestuurt. In het plan vermeld je 1. het doel van de activiteit (in geworven fondsen, aantallen deelnemers, in kwaliteit discussie enz.); 2. datum en locatie; 3. een omschrijving van de doelgroep waar je je op richt; 4. hoe UNICEF inhoudelijk naar voren zal worden gebracht; 5. of, en zo ja, voor welk project gekozen wordt; 6. derde genodigden zoals sprekers, bands DJ’s, cabaretiers, lokale bekendheden;

1

Er zijn drie contactpersonen die alle teams in de 15 steden ondersteunen, waarmee je je plannen kunt delen. Elke contactpersoon heeft elk 5 steden. De verdeling is als volgt: Heleen Oudman: Amsterdam, Groningen, Wageningen, Enschede en Den Haag; Lisette de Graaf: Utrecht, Rotterdam, Nijmegen, Leiden en Delft; Casper Molenaar: Maastricht, Tilburg, Eindhoven, Breda, Leeuwarden en Zwolle. Zie voor meer info paragraaf 6.2)


18

7. je marketing activiteiten (communicatieplan inclusief inzet media: hoe wil je je doelgroep bereiken?); 8. het tijdspad; 9. sponsoren: wat is hun bijdrage? Wat is de tegenprestatie van het studententeam?; 10. begroting: de verwachte resultaten (bijvoorbeeld in financiële opbrengsten of het aantal deelnemers) afgezet tegen de investering (in tijd en eventueel ook financieel); 11. hoe je van plan bent die resultaten realiseren (werkwijze met tijdspad met taken en taakverdeling) en te meten. Afhankelijk van de gekozen ambitie, kan het enorm verschillen met hoeveel zaken je rekening moet houden om de activiteit succesvol te laten verlopen (Van succesvol is sprake als je de door jezelf in overleg met de contactpersoon gestelde doelen weet te behalen). De gekozen ambitie heeft dan ook gevolgen voor de te onderscheiden taken. Hierbij kun je denken aan: •

Coördinatie gehele project: bijeenroepen studententeam, contact met contactpersoon, monitoren vooruitgang/mijlpalen in het tijdspad, bestelling UNICEFmaterialen, verzoeken om UNICEF-sprekers

•

Coördinatie en uitvoering geldstromen: begroting en afwikkeling betalingen (inclusief projectkeuze: of je voor het werk van UNICEF in het algemeen aandacht en/of bijdragen vraagt of voor een specifiek project)

•

Coördinatie en uitvoering marketing: benaderen media, opstellen persbericht, ontwerp (digi)flyer/poster, verslaglegging in media

•

Coördinatie en uitvoering sponsoring: vinden van sponsoren en maken van afspraken, opstellen en afsluiten van samenwerkingsovereenkomsten

•

Opstellen draaiboek voor tijdens de activiteit zelf en toezien op uitvoering

NB: de coördinator van het hele project is niet noodzakelijk de stedelijk coördinator. Eén individuele student kan meerdere taken uitvoeren. Let daarbij er wel op of dat haalbaar is. Het moet in het plan wel helder worden wie waarvoor verantwoordelijk is. De coördinatie van één taak ligt in de handen van één student. Meerdere studenten kunnen betrokken zijn bij de uitvoering. 3. Voorbereiding In de voorbereidingsfase kom je een aantal zaken tegen waar je rekening mee moet houden:


19

-

bestellen van promotiemateriaal voor UNICEF-aankleding en bijvoorbeeld voldoende t-shirts, balonnen

-

verkrijgen van projectinformatie, giftvoorbeelden, beeldmateriaal, indien de activiteit er op is gericht aandacht en/of bijdragen te vragen voor een specifiek project van UNICEF. UNICEF Nederland heeft een aantal voorkeursprojecten waarvoor geworven kan worden en/of onder de aandacht gebracht kan worden. Deze voorkeursprojecten zijn te vinden op extranetpagina http://www.unicef.kpnis.nl/unicef/show/id=172967 of vraag ernaar bij de contactpersoon voor de studententeams. Op www.unicef.nl/projecten staan een aantal van deze projecten ook nader toegelicht.

-

tijdig benaderen sprekers van UNICEF en/of Bekende Nederlanders. Voor het uitnodigen van een spreker van UNICEF is het format aanvraag spreker lezingengroep op extranetpagina

http://www.unicef.kpnis.nl/upload/182840_822_1270809386524Format_aanvraag_lezingengroep.doc beschikbaar.

Verder zijn er een aantal tips en trucs te benoemen, die handig zijn bij het benaderen van bekendheden: o Over de persoon: De persoon heeft een onbesproken achtergrond en kan het imago van UNICEF niet ten nadele beïnvloeden. Weet wie je benadert en waarom. Zorg voor voldoende informatie over de persoon van te voren en voldoende inleving in hetgeen zij/hij in dagelijks leven doet. Het profiel (leeftijd, soort werk, doelgroep, netwerk, mediakanalen) van de persoon past bij het soort actie van het studententeam en bij de doelgroep die daar aan de orde komt. De persoon staat volledig achter de missie, visie en doelstellingen van UNICEF Nederland. Bij een persoon met een landelijke bekendheid, toetst het studententeam te allen tijde de benadering en mogelijke inzet bij het kantoor van UNICEF Nederland. o Verwachtingen: Zorg voor helder verwachtingsmanagement. Het betreft altijd een eenmalig verzoek. De persoon wordt benaderd door het studententeam. Er mag geen verwachting ontstaan tot een langdurige samenwerking of zelf tot het idee van Ambassadeursschap. De titel Ambassadeur mag dan ook niet worden gebruikt door de persoon of door de RCU’s, omdat dit verwarring kan geven. o Het studententeam is verantwoordelijk voor het sturen van een duidelijke briefing voor de persoon ruim voordat de activiteit plaatsvindt. De afspraken van de tijd, duur, inhoud rol, doelstelling en plaats zijn van te voren helder. Tijdens de activiteit zorgt het team voor goede begeleiding. Het beste is om 1 contactpersoon te bepalen voor de contacten en afstemming vooraf en tijdens de activiteit. Handleiding Studententeams UNICEF Nederland

20

o De persoon wordt met respect behandeld. Ook al lijkt dit vanzelfsprekend, toch is het belangrijk dit in acht te houden en bijvoorbeeld een persoon niet te overvragen, maar wel de kansen en mogelijkheden te benutten. Vraag de persoon niet voor iets waarbij de persoon zich niet prettig en comfortabel voelt. o De persoon draagt geen UNICEF-branded kleding, maar komt in eigen kleding. Hij/zij treedt immers niet op namens UNICEF, maar op persoonlijk titel. o Publiciteit: Bij publiciteit dient de persoon goed, voldoende inhoudelijk te worden geïnformeerd door het studententeam. De feiten dienen te kloppen. Dit geld alle kanten op, zowel de feiten van UNICEF, als de feiten over de activiteit als de persoon. Bij landelijke persaanvragen dient het team het kantoor van UNICEF Nederland erbij te betrekken. Het kantoor is verantwoordelijk voor landelijke publiciteit. o Kosten: Reiskosten van de persoon kunnen worden gedeclareerd bij het studententeam. o De inzet is omniet. De persoon wordt niet betaald voor hetgeen hij/zij doet voor de activiteit. o Bedanken: Vergeet niet de persoon te bedanken op persoonlijke wijze . Dit hoeft zeker niet te allen tijde met een presentje, maar moet een uiting zijn dat past bij zijn/haar rol. In ieder geval dient er over na worden gedacht en aandacht voor te zijn. Let op: UNICEF Ambassadeurs kunnen niet benaderd worden: Omdat aan de verzoeken van vrijwilligers zelden tot nooit kon worden voldaan, is ervoor gekozen om de Ambassadeurs niet meer in te zetten voor lokale dan wel regionale evenementen die voor UNICEF door vrijwilligers worden georganiseerd. Wel kunnen vrijwilligers lokale bekendheden vragen op te luisteren.

Operationeel directeur van UNICEF Nederland Ingrid Visscher spreekt over een onderwijsproject in Jemen op de Student Night in Rotterdam – 11 november 2008


21

-

tijdig op de hoogte stellen van en afstemmen met collega-vrijwilligers van het RCU, contactpersonen van kantoor voor ondersteuning

-

regelen accommodatie: kies een voor de activiteit passende locatie; o passend qua grootte; met een half lege zaal is de gezelligheid al snel ver te zoeken. Met een te kleine zaal ook. o passend qua sfeer; bij een dansevent past een andere sfeer dan een forumdiscussie of een benefietdiner o passend bij de doelgroep; het is handig voor een locatie te kiezen die al bekend is bij de doelgroep waar je je op richt en waar de doelgroep zich toch al vaak liet zien.

-

regelen PR-materiaal ((digi)flyers, posters, persbicht, digitale banner Universiteitssite/Hogeschoolsite e.d.), Facebook, Hyves. Stuur eventuele ontworpen communicatiemiddelen op naar de contactpersoon voor de studententeams. Het gebruik van het logo van UNICEF is aan regels gebonden. Deze en andere huisstijlregels staan in de Brandtoolkit. Vraag aan je contactpersoon naar deze Brandtoolkit of kijk op onze extranetpagina.

-

benaderen regionale media: Vraag aan het RCU of daar goede contacten met lokale media zijn. Het kantoor van UNICEF Nederland onderhoudt contact met de landelijke media. Vraag eerst toestemming aan kantoor om landelijke media te benaderen.

-

regelen PA (geluid)

-

het werven van sponsoren; zie voor tips voor het verkrijgen van sponsoring hoofdstuk 4 over bedrijfsbenadering. Maak heldere afspraken en leg ze op schrift vast (vaak volstaat een e-mailcorrespondentie). Het is handig om telefonisch gemaakte afspraken nog even op papier te zetten en die per e-mail te versturen. Zo weten beide partijen waar ze aan toe zijn.

-

denk aan de distributie van entreekaarten bij kaartverkoop: hoe bereik je je publiek: verkooppunten door zelf in een stand in de aula op de Universiteit te gaan staan en/of besteed je het uit aan de accommodatie zelf? Of verkoop je alleen aan de deur? In het laatste geval is het nadeel dat je van tevoren niet hoeveel deelnemers er zullen komen.

-

maak een draaiboek voor de uitvoering van het evenement, wie doet wat wanneer en waar? Hoeveel mensen heb je nodig?


22

4. Uitvoering Veel succes en plezier!

Student Night – Studententeam Rotterdam – 11 november 2008

5. Afronding - Afdracht: Denk bij fondsenwervende evenementen aan de afdracht van de geworven fondsen via de penningmeester van het RCU. Vraag aan de contactpersoon wat de contactgegevens van de penningmeester van het RCU zijn. - Attentie: Aardig is om sprekers, maar ook sponsoren te voorzien van een attentie. Ook kun je in overleg met de contactpersoon een bedankplaquette regelen, maar wees ruim op tijd met dit verzoek. Bedenk of je een bedankje ter plaatse wilt geven of nadien. Bij fondsenwervende evenementen die georganiseerd worden door derden kan als het bedrag bekend is een chequeoverhandiging plaatsvinden. Een blanco cheque is te downloaden van onze extranetpagina. - Verslaglegging: Denk er aan dat je tijdens het evenement leuke foto’s maakt (van voldoende resolutie), zodat je een stukje in de UNICEF Berichten (voor alle ongeveer 4100 vrijwilligers) kunt illustreren. Hetzelfde stukje kun je ook gebruiken voor de interne nieuwsbrief voor de studententeams of misschien wel bij de lokale media. - Evaluatie: Nadat je activiteit geweest is, kan het handig zijn om even kort met je team samen te komen en te evalueren. Wat ging er goed, wat ging er minder goed, hoe komt dit en wat kunnen we hier van leren. Hiermee voorkom dat je volgende keer dezelfde fout maakt, je kan je tips ook doorgeven aan andere studententeams via de maandelijkse nieuwsbrief. Bij de evaluatie gaat het meer om de interne verslaglegging. Vermeld expliciet of de geformuleerde doelstelling is behaald. Vervolgens kun je de resultaten opsommen, geworven fondsen, aantal deelnemers/bezoekers. Even belangrijk is een kort sfeerverslag van het Handleiding Studententeams UNICEF Nederland

23

evenement en ook erg belangrijk is of jullie het zelf leuk hebben gevonden. Benoem ook een aantal verbeterpunten. Met een dergelijke verslaglegging in combinatie met het plan (incl. draaiboek) kunnen andere studententeams hun voordeel doen en houd je kantoor op de hoogte. Tenslotte wordt vanuit kantoor verwacht dat je de resultaten van elke activiteit met de contactpersoon deelt. Dit kan door het invullen van het resultaatformulier activiteiten studententeams. Dit formulier is te downloaden van onze extranetpagina.

All the Invisible Children is een compilatie van een 7-tal films over kinderen die in evenzoveel landen plaatsvinden. In iedere film staan kinderen centraal, wiens rechten in het geding zijn. De films lenen zich goed voor inhoudelijke verdieping en discussie bij een activiteit en duren gemiddeld 16 minuten. Neem contact op met de contactpersoon voor het verkrijgen van de film en auteursrechten.

3.5 Tenslotte Vraag om verslagen van activiteiten bij de contactpersoon voor de studententeams om je te laten inspireren door activiteiten van de andere teams. De volgende hoofdstukken gaan in op de diverse onderwerpen waar je rekening mee moet houden bij het organiseren van activiteiten. Achtereenvolgens komen bedrijfsbenadering, huisstijl/gebruik logo en ondersteuning aan bod.


24

Hoofdstuk 4 Bedrijfsbenadering Bij 'bedrijfsbenadering' binnen UNICEF kun je denken aan een scala aan mogelijkheden. Zo kun je bedrijven de mogelijkheid bieden te doneren of er op wijzen dat ze producten van UNICEF kunnen kopen. Ook kunnen bedrijven voor UNICEF leden werven of meedoen aan een salarisdonatieprogramma. Bedrijven in het Midden en Klein Bedrijf (MKB) kunnen zelf ook UNICEF-supporter worden. Er zijn ook bedrijven die het steunen van UNICEF graag koppelen aan een bepaald product of dienst en de verkoop daarvan. Bedrijven hebben vele mogelijkheden om het werk, de producten en het lidmaatschap van UNICEF te promoten: Via hun reclamefolders, hun website, advertentieruimtes, in winkeletalages of in de personeelskantine, overal kan UNICEF naar voren komen. Maar let op: UNICEF heeft een naamsbekendheid van 98% in Nederland, en heeft dus relatief minder aan de promotie van ons logo dan een onbekend goed doel. Naast al deze mogelijkheden willen bedrijven soms ook graag ‘iets doen’. Werknemers kunnen zich ten bate van UNICEF laten sponsoren voor een marathon, of het bedrijf wil tijdens een evenement geld inzamelen voor UNICEF. In dit hoofdstuk bekijken we vooral welke mogelijkheden en beperkingen sponsoring biedt. We besluiten het hoofdstuk met het concept van UNICEF Supporter voor het MKB. Sponsoring Bij veel activiteiten is het nodig om van tevoren geld te hebben, zodat je benodigde spullen kunt inkopen, flyers kunt drukken of bijvoorbeeld een ruimte kunt reserveren. Omdat UNICEF dit geld niet biedt, is het nodig om op een slimme manier aan geld te komen vóórdat je aan de activiteit begint. Een manier is het vinden van een sponsor of meerdere sponsoren. Deze bedrijven geven geld en/of producten/diensten in natura in ruil voor het maken van reclame voor hen. Belangrijk is om tijdig te beginnen met het zoeken van een sponsor, en ook te kijken naar welk soort sponsor je zou kunnen gebruiken. Kijk bijvoorbeeld welke sponsor er baat bij heeft om zijn naam gelinkt te hebben aan UNICEF, of welke sponsor geschikt zou zijn bij jouw activiteit.

Chantal Bezuijen, contactpersoon voor bedrijfsbenadering spreekt op de Studentendag in Voorburg – 12 maart 2009 Inmiddels heeft Chantal UNICEF Nederland verlaten en is Jacco van Mersbergen de nieuwe contactpersoon voor bedrijfsbenadering.

Ook is het zo dat niet alle bedrijven op deze wijze gelinkt kunnen worden aan UNICEF met het oog op het risico op imagoschade. Handleiding Studententeams UNICEF Nederland

25

Bij de keuze welke bedrijven je benadert hanteren we het B-B-B-concept. Je stelt jezelf drie vragen: 1. Is het Bedrijf ok? (Verkoopt het bedrijf verantwoorde producten of diensten? Past het imago van het bedrijf bij UNICEF? 2. Zijn de Bedoelingen van het bedrijf ok? (Wil het bedrijf oprecht bijdragen aan UNICEF of handelt het bedrijf alleen uit eigen belang? Let ook op de relatie van het bedrijf met bepaalde klanten. Deze is lastig en je zult echt flink in gesprek moeten gaan met vertegenwoordigers van het bedrijf om te achterhalen of de bedoelingen oprecht zijn. 3. Is de Bijdrage ok? (Staat het sponsorbedrag in verhouding tot de gewenste verkregen aandacht of zit het bedrijf voor een dubbeltje op de eerste rang? UNICEF heeft een aantal richtlijnen opgesteld die beschrijven met welke bedrijven wij geen samenwerking zullen starten. Dit heeft te maken met de goede naam die UNICEF heeft en de doelstelling die wij nastreven: ervoor zorgen dat de rechten van kinderen overal gewaarborgd zijn en dat kinderen een betere toekomst krijgen. Het is daarbij van belang dat wij dan geen zakendoen met bedrijven die deze rechten niet respecteren en bijvoorbeeld gebruik maken van kinderarbeid of handelen in wapens.

Welke bedrijven niet? Schending VN sanctie s

Deze bedrijven worden uiteraard niet genegeerd door UNICEF Nederland, maar juist gewezen op hun maatschappelijke verantwoordelijkheden. Bedrijven uit de volgende branches zijn uitgesloten van samenwerking: Handleiding Studententeams UNICEF Nederland

26

Wapens Het gaat hierbij om bedrijven die zelf wapens produceren, onderdelen maken, distribueren, verkopen etc. Ook bedrijven die een dochteronderneming zijn van dit soort bedrijven mogen geen samenwerking aangaan met UNICEF. Alcohol Alcohol is slecht voor de ontwikkeling van kinderen. Daarom werkt UNICEF niet samen met producenten van alcoholische dranken en bedrijven die merken van alcoholische dranken voeren. Ook groothandels en distributeurs van alcoholische producten die meer dan 10% van hun jaarlijkse bruto omzet halen uit de verkoop van alcoholische dranken of wiens imago geassocieerd wordt met alcohol zijn uitgesloten van een samenwerking. Voor verkooppunten geldt een maximaal percentage van 25% van de omzet die voort mag komen uit de verkoop van zwaar alcoholische dranken. N.B. UNICEF kan geen beneficiant zijn van een evenement wanneer een producent van licht alcoholische dranken (wijn, bier) de enige sponsor van het evenement is. Tabak Wat geldt voor alcohol geldt natuurlijk ook voor tabak. Producenten van tabak, bedrijven die zich met name bezighouden of wiens publieke imago geassocieerd wordt met de productie van (aan) tabak (gerelateerde producten) zijn geen bedrijven waar Unicef mee wil samenwerken. Dezelfde percentages als genoemd bij alcohol, worden ook hierbij gehanteerd om te selecteren of we wel of niet kunnen samenwerken. Schending VN sancties Bedrijven die de VN sancties schenden zijn per definitie bedrijven waar Unicef geen samenwerking mee aangaat. Hieronder vallen regels om kinderarbeid tegen te gaan, het milieu niet vervuilen, maar ook de omgang waarborgen tussen werkgever en werknemer. Shell is een voorbeeld van een bedrijf waar we hierdoor niet mee kunnen samenwerken. Producenten van moedermelk vervangende producten Hiermee wordt bedoeld: bedrijven die de internationale marketingcode voor moedermelk vervangende producten schenden. UNICEF is namelijk voorstander van het geven van borstvoeding omdat in veel landen, dit de goedkoopste maar ook veiligste manier is om een baby te voeden. Zodra een producent van borstmelk vervangende producten in advertenties aangeeft dat het beter is om deze producten te gebruiken, in plaats van moedermelk, gaat het bedrijf in tegen de internationale marketingcode. Het is namelijk wetenschappelijk bewezen dat moedermelk het gezondste is. In veel ontwikkelingslanden is bovendien schoon water niet vanzelfsprekend en als moeders de borstmelk vervangende producten aan moeten maken met water, levert dat een zeer schadelijke situatie op voor het pasgeboren kindje. Agressieve marketing van deze producten gaan daarom in tegen het beleid van UNICEF. Om deze reden is Nutricia een bedrijf waar wij geen samenwerking mee aangaan. Casino’s Gokken is een verslavende bezigheid. Bedrijven die meer dan 10% van hun jaarlijkse bruto omzet halen met gokken, weddenschappen etc. of wiens imago geassocieerd wordt met gokken, kunnen geen deel uitmaken van een samenwerking met UNICEF. Handleiding Studententeams UNICEF Nederland

27

Uitbuiting en corruptie Als een bedrijf zich op welke wijze dan ook bezighoudt met pornografie, onjuist zakendoen, fraude, criminele activiteiten en corruptie, is het uiteraard geen waardige UNICEF-partner. Bedrijven die hier regelmatig voor veroordeeld zijn mogen zich op geen enkele wijze associëren met UNICEF. Milieu Bedrijven die zich herhaaldelijk en regelmatig schuldig gemaakt hebben aan milieu delicten en hiervoor veroordeeld zijn of op dit gebied een slecht imago hebben, mogen dit niet ‘afkopen’ met een donatie aan UNICEF. UNICEF verwacht van haar partners een passende verantwoordelijkheid ten opzichte van het milieu, omdat dit natuurlijk de leefomgeving is van alle kinderen. Een bedrijf dat zich op dit gebied niet aan de regels houdt, beschadigt hiermee direct de gezonde en veilige toekomst van kinderen wereldwijd. Het spreekt voor zich dat er verschillende bedrijven zijn die net niet in dit rijtje thuishoren. Bij twijfel of het bedrijf wel of niet een samenwerking aan mag gaan met UNICEF, kun je je contactpersoon benaderen en vragen of het bedrijf voldoet aan onze richtlijnen. De goede naam en integriteit van UNICEF staat hierbij op het spel, neem daarom altijd het zekere voor het onzekere en vraag bij twijfel een screening aan. Deze richtlijn is ontwikkeld om makkelijk houvast te hebben over wat wel en niet mag met bedrijven. Het belangrijkste om te onthouden is dat UNICEF een professionele, effectieve en verantwoordelijke organisatie is die niet met schadelijke bedrijven in verband kan worden gebracht. Wees dus naar redelijkheid voorzichtig hierin en bij twijfel; neem contact op met het hoofdkantoor! Wat kun je doen om sponsoring van bedrijven tot stand te brengen? Je kunt de sponsoring voor het Studententeam opzetten door de volgende stappen te doorlopen: 1. Begin met een inventarisatie van de specifieke behoeften van het Studententeam of van de actie. Wees daarbij zo concreet mogelijk, want hoe concreter de plannen, des te beter je de juiste vraag bij het juiste bedrijf kunt neerleggen. • • •

Wil je de flyers gesponsord hebben? Om hoeveel stuks gaat het, op welk formaat en in zwart-wit of kleur? Wil je een vergaderruimte? Om hoeveel keer gaat het, hoe lang heb je de ruimte nodig, op welke tijdstippen? Hoe concreter, hoe beter je de vraag bij het juiste bedrijf kunt neerleggen.

2. Inventariseer vervolgens wie binnen het Studententeam nuttige contacten heeft met lokale bedrijven, particulieren, instellingen, die de gewenste producten of diensten zouden kunnen aanbieden. Handleiding Studententeams UNICEF Nederland

28

3. Maak aan de hand daarvan een lijst van bedrijven die je wilt benaderen (eventueel samen met de bedrijfsbenaderaar van het RCU). Bepaal ook direct wat je kunt bieden als ‘tegenprestatie’ voor de sponsoring, bijvoorbeeld door te inventariseren waar logo’s genoemd kunnen worden en hoeveel personen dit dan zouden lezen of zien. 4. Benader vervolgens met een enthousiaste brief of persoonlijk de geselecteerde bedrijven in de stad. Wees erop voorbereid dat het zoeken naar sponsoring soms een lastige taak kan zijn. Een vriendelijke en gemotiveerde aanpak werkt het beste. 5. Bij succes kun je met het bedrijf vervolgens afspraken maken over de sponsoring en namens het Studententeam het bedrijf op een gepaste manier bedanken voor zijn inzet. Sponsoring Voor events is het van belang dat de kosten niet de opbrengsten overstijgen. Daarom kan het lonen om bedrijven te benaderen voor sponsoring. Bedrijven beschikken over producten, diensten, geld, maar bijvoorbeeld ook over ruimte waarmee je enorm geholpen kan worden. Waar moet je op letten? Het is bij sponsoring van groot belang dat de aangeboden dienst of producten overeenkomen met de gevraagde dienst of producten van het event. Waarom wil het bedrijf UNICEF sponsoren? a. Uit goede bedoelingen? Het is belangrijk dat een bedrijf achter de doelstellingen van UNICEF staat. Dat komt de relatie rondom de sponsoring ten goede, maar zal ook een stuk kwaliteit en verantwoordelijkheid met zich mee brengen. b. Uit winstoogmerk, voor klantenbinding of nieuwe klanten binnenhalen? Een combinatie is goed, maar let op de balans tussen de redenen. Het mag niet zo zijn dat een bedrijf alleen om deze redenen UNICEF sponsort. Het moet uiteindelijk gaan om zoveel mogelijk kinderen te willen helpen. Dat daarnaast andere belangen meetellen is geen probleem, maar neem bij twijfel over de integriteit van de sponsoring gerust contact op UNICEF. Wat verwacht het bedrijf te kunnen sponsoren? a. Als je 300 flesjes water nodig hebt voor een sponsorloop heb je niet veel aan vijf flessen cola. Maar je hebt ook niks aan een container met 800 liter water, want dat betekent dat je weer op zoek moet naar een sponsor voor de bekertjes. Zorg hierbij dat vraag en aanbod goed op elkaar aansluiten; sta open voor suggesties maar wees realistisch. b. Maak afspraken over de verantwoordelijkheid van de te sponsoren diensten of producten. Als iets kapot is, wie zorgt dan voor vervanging? Of als de ruimte een avond al is volgeboekt, wordt er dan een andere ruimte aangeboden? Wat verwacht het bedrijf van UNICEF? Handleiding Studententeams UNICEF Nederland

29

a. Als je om sponsoring vraagt om een actie uit te kunnen voeren, kijk dan naar de mogelijkheid om het bedrijf tijdens de actie te promoten. Als het fruit wordt gesponsord door de lokale groenteman, kun je bijvoorbeeld dit noemen in de flyer of bij de kraam. Ook kun je het logo van het bedrijf eventueel op de regionale website van het RCU plaatsen met daarbij genoemd de producten of diensten die gesponsord worden. Pas als alles in balans is kun je de sponsoring van een bedrijf aannemen. Neem bij twijfel altijd contact op met je contactpersoon. Wat kun je doen om sponsoring van bedrijven tot stand te brengen? Sponsoring voor het event kan geschieden door de volgende stappen te ondernemen: 1. Begin met een inventarisatie van de specifieke behoeften van de actie. Wees daarbij zo concreet mogelijk. Wil je de flyers gesponsord hebben? Om hoeveel flyers gaat het, op welk formaat en in zwart-wit of kleur? Wil je een vergaderruimte? Om hoeveel keer gaat het, hoe lang heeft u de ruimte nodig, op welke tijdstippen? Hoe concreter, hoe beter u de vraag bij het juiste bedrijf kunt neerleggen. 2. Inventariseer vervolgens binnen het team wie contacten heeft met lokale bedrijven, particulieren, instellingen, die de gewenste producten of diensten zouden kunnen aanbieden en stel iemand binnen het team aan die de werving van sponsoren coördineert. 3. Maak aan de hand daarvan een lijst van bedrijven die je wilt benaderen. Bepaal ook direct wat je kunt bieden als tegenprestatie voor de sponsoring, bijvoorbeeld door te inventariseren waar logo’s genoemd kunnen worden en hoeveel personen dit dan zouden lezen of zien. 4. Benader vervolgens met een enthousiaste brief of persoonlijk geselecteerde bedrijven uit de stad. Wees erop voorbereid dat het zoeken naar sponsoring soms een lastige taak kan zijn. Een vriendelijke en gemotiveerde aanpak werkt het beste. 5. Bij succes kun je met het bedrijf vervolgens afspraken maken over de sponsoring en het bedrijf op een gepaste manier bedanken voor de inzet. 4.3 Concept UNICEF Supporter voor het MKB UNICEF Supporters zijn MKB-ers die hun maatschappelijke betrokkenheid uitdragen door UNICEF structureel te steunen met een vaste bijdrage per jaar. Daarnaast kunnen zij acties voor UNICEF organiseren, bijvoorbeeld met hun klanten of medewerkers. Als uiting van hun betrokkenheid kunnen zij het speciale UNICEF Supporters logo gebruiken.

Bedrijven kunnen supporter worden door 125 euro per maand. Dit bedrag gaat direct naar UNICEF-programma's voor kinderen die het op dat moment het hardst nodig Handleiding Studententeams UNICEF Nederland

30

hebben. Via een e-mailnieuwsbrief en de website van UNICEF Nederland worden bedrijven regelmatig op de hoogte gehouden over de bestedingen. Giften vanaf 227 euro per jaar kunne worden afgetrokken van de belasting, mits de aftrek niet meer dan tien procent van de belastbare winst bedraagt. Mocht je met je studententeam bedrijven uit het MKB willen werven als supporter, dan kun je de wervingsbrochure bestellen met bestelcode FMKBSUPP. Ook is het handig om in ieder geval één student zich te laten registreren met functiecode BB (bedrijfsbenaderaar), zodat je door de contactpersoon voor bedrijfsbenadering van UNICEF Nederland op de hoogte wordt gehouden met o.a. de nieuwsbrief en hij je kan ondersteunen. Tenslotte is het noodzakelijk om je wervingsactiviteiten af te stemmen met de bedrijfsbenaderaars van het RCU. Zo vermijdt je het risico dat bedrijven meerdere keren benaderd worden.


31

Hoofdstuk 5 Huisstijl en gebruik logo Als internationale organisatie is het van belang dat UNICEF wereldwijd dezelfde uitstraling heeft. Alle UNICEF kantoren gebruiken hetzelfde logo en gebruiken dezelfde kleur cyaanblauw. Deze herkenbaarheid is onze kracht. Jij, als studentvrijwilliger van UNICEF bent een onmisbare schakel voor het uitdragen van de UNICEF boodschap. Daarom is het van groot belang dat elke vrijwilliger met de juiste onderdelen van de huisstijl werkt. En hoe beter dit gedaan wordt, des te meer succes we zullen hebben. Van het schrijven van een brief of persbericht, het maken van een rekening of nieuwsbrief, tot het maken van flyer, aankondigingsposter of programmaboekje. Waarom huisstijlafspraken? Naast herkenbaarheid is nog een voordeel dat je je kunt richten op de inhoud in plaats van de vorm, want over de vorm is op een groot aantal niveaus al nagedacht. Natuurlijk betekenen de richtlijnen niet dat alle creativiteit is uitgebannen, integendeel, alleen de marges waarbinnen gewerkt moet worden zijn duidelijk vastgelegd. Zo kunnen efficiëntie en herkenbaarheid heel goed samen gaan met aansprekende communicatiemiddelen. Omdat UNICEF volledig afhankelijk is van fondsenwerving en vrijwillige bijdragen moet onze communicatie aanspreken en direct effect hebben. Onze huisstijl is daarbij een onmisbaar hulpmiddel. Bijna alle huisstijlonderdelen staan op extranet. De huisstijlonderdelen voldoen aan de richtlijnen opgesteld in de Brandtoolkit. Ook vrijwilligers moeten volkdoen aan deze richtlijnen. Vraag daarom bij de contactpersoon om de Brandtoolkit. Het studententeamlogo zoals hiernaast gebruikt, bestaat niet meer.


32

HOOFDSTUK 6 Ondersteuning en interne communicatie Bij het doen van vrijwilligerswerk in Nederland komt soms heel wat kijken. Het is handig als je veel van UNICEF weet, de weg kunt vinden binnen de organisatie en al ervaring hebt opgedaan met het organiseren van activiteiten samen met anderen. Gelukkig sta je er niet alleen voor en kun je hulp krijgen van medevrijwilligers en medewerkers van UNICEF Nederland. Ook is er veel documentatie te vinden, waarmee je goed aan de gang zou moeten kunnen gaan. Bij het samenwerken met anderen hoort ook het maken van heldere afspraken: je stemt af. Dit hoofdstuk gaat in op de ondersteuning die je kunt krijgen bij het doen van vrijwilligerswerk voor UNICEF en de afspraken die we daarover hebben gemaakt. 6.1 Ondersteuning binnen het studententeam Als studentvrijwilliger maak je in eerste instantie deel uit van een studententeam. Studentvrijwilligers in de studententeams kunnen profiteren van elkaars ervaringen. Het is fijn als je binnen het team meehelpt een sfeer neer te zetten waar je gewoon van alles aan elkaar kunt vragen. Op die manier kun je elkaar het best helpen en heb je met elkaar het beste resultaat. 6.2 Ondersteuning en afstemming binnen het UNICEF-studentennetwerk Als je er met het team niet uitkomt, dan kun je je vragen ook stellen aan de twee studenten én de contactpersoon van kantoor, die samen het landelijk studentcoördinaat (LSC) vormen. In 2011 zijn dat Heleen Oudman, Lisette de Graaf en Casper Molenaar. Zij kunnen jullie ook verwijzen naar studenten van een ander team, waarvan zij weten dat zij al ervaringen hebben opgedaan met betrekking tot jouw (hulp)vraag. Alle studententeams worden ondersteund door één van de drie leden van het LSC. Begin 2011 is de onderverdeling als volgt:

Heleen Oudman • • • • •

Amsterdam Groningen Wageningen Enschede Den Haag

Lisette de Graaf • Utrecht • Rotterdam • Nijmegen • Leiden • Delft Handleiding Studententeams UNICEF Nederland

Casper Molenaar • • • • •

Breda Eindhoven Maastricht Tilburg Zwolle 33

Afstemming tussen de studententeams vindt ook plaats in het Landelijk Studentenoverleg (zie paragraaf 6.3). Onderstaand schema laat de werking van het studentennetwerk van UNICEF Nederland zien.

Het studentennetwerk

Ondersteuning

Verantwoording Contactpersoon Drie landelijke studentcoördinatoren, incl. CP

Landelijk Studentenoverleg

Medezeggenschap

Stedelijke coördinatoren Uitvoering

Jongerenlid in de Vrijwilligersraad (en plaatsvervanger)

Afstemming/uitwisseling Geregistreerde studentvrijwilligers

Samenwerking met RCU

Incidentele studentvrijwilligers

Uitvoering van activiteiten geschiedt door de studenten in het studententeam. Incidentele vrijwilligers worden niet geregistreerd en daar heeft kantoor geen zicht op: vandaar de stippellijn. Ze zijn wel verzekerd, als ze maar bekend zijn bij het team zelf. Ondersteuning vindt plaats in eerste instantie door de drie landelijk studentcoördinatoren: Heleen, Lisette en Casper, maar eindverantwoordelijke blijft de contactpersoon, Casper dus. Afstemming tussen de teams vindt plaats in het Landelijk Studentenoverleg (LSO). Ook dient afgestemd te worden met de vrijwilligers in het RCU. Dit doet de stedelijke coördinator in overleg met de contactpersoon voor het studententeam in het RCU. In het Landelijk Studentenoverleg vindt ook uitwisseling en afstemming plaats, maar dan tussen de teams, met de landelijk studentcoördinatoren en de contactpersoon. Medezeggenschap van jongeren, dus niet alleen studenten in de teams, is de verantwoordelijkheid van het jongerenlid in de raad. Het jongerenlid kan in contact komen met een deel van haar achterban via het LSO.


34

Het Jongerenlid in de Vrijwilligersraad is Judith Harms. De Vrijwilligersraad is het medezeggenschapsorgaan voor de vrijwilligers. Twaalf provinciale afgevaardigden en één jongerenlid behartigen samen de belangen van de ruim 4100 vrijwilligers richting UNICEF Nederland. Judith dient dus namens de jongeren en de studenten in de Vrijwilligersraad. Daarnaast denkt de raad mee en brengt de raad advies uit aan UNICEF Nederland met betrekking tot het vrijwilligersbeleid. Bij de vergaderingen van de Vrijwilligersraad schuiven onder andere het hoofd Vrijwilligersorganisatie, Anke Vervoord, en de operationeel directeur, Ingrid Visscher, van UNICEF Nederland aan. De vergaderingen zijn openbaar, dus je kunt een keer komen kijken. Charlotte Mutsaerts is het plaatsvervangend jongerenlid in de Vrijwilligersraad. Nieuwsbrief – UNICEF Studenten Berichten (USB) Door het landelijk studentencoördinaat wordt ook periodiek een nieuwsbrief uitgegeven, waardoor jullie op de hoogte blijven van elkaars activiteiten, over UNICEF, acties en allerlei nieuwtjes. Andersom ben je van harte uitgenodigd een stukje te schrijven. De nieuwsbrieven worden per e-mail aan alle studenten en alle contactpersonen voor de studententeams binnen de RCU’s verstuurd en staan ook op extranet onder studenten & jongeren. 6.3 Het Landelijk Studentenoverleg (LSO) en medezeggenschap Tenminste twee keer per jaar vindt in Utrecht het landelijke Studentenoverleg (SO) plaats. Naar behoefte kan dit aantal worden uitgebreid tot maximaal vier keer. Het SO vindt plaats daags voor de vergadering van de landelijke Vrijwilligersraad. Bij het SO worden alle stedelijke studentcoördinatoren uitgenodigd en het jongerenlid in de vrijwilligersraad en/of zijn/haar plaatsvervanger. Ook is de contactpersoon voor de studenten van kantoor aanwezig. Het LSO is hét platform, waar de studenten hun ervaringen delen en komen tot een uitwisseling van tips & trucs. Op het LSO kunnen de studenten de contactpersoon ook aanspreken op het beleid van kantoor ten aanzien van vrijwillige inzet in zijn algemeenheid of de studententeams in het bijzonder. Het jongerenlid van de Vrijwilligersraad is ook aanwezig om boodschappen vanuit het studentennetwerk mee te nemen naar de Vrijwilligersraad. Met je opmerkingen kun je ook buiten het LSO bij Judith terecht. Het jongerenlid maakt geen deel uit van het studentennetwerk van UNICEF. De notulen van het LSO worden gedeeld met de teammanager van het team Vrijwilligersorganisatie, Helma Brouwer en geplaatst op onze extranetpagina. 6.4 Ondersteuning van vrijwilligers in het RCU Heel veel kennis over UNICEF en ervaring met het organiseren van voorlichtende en fondsenwervende activiteiten is aanwezig bij de RCU’s. Van de vrijwilligers in de RCU’s kun je veel leren. Het is daarom verstandig ook bij hen advies in te winnen. Daarnaast is het Handleiding Studententeams UNICEF Nederland

35

afstemmen van activiteiten van het studententeam met het RCU verplicht en heb je bepaalde vrijwilligers van het RCU nodig bij bepaalde gebeurtenissen. (Meer hierover in hoofdstuk 8) 6.5 Ondersteuning vanuit kantoor van UNICEF Nederland Voor ondersteuning vanuit kantoor bij je vrijwilligerswerk voor UNICEF kun je in de eerste plaats op zoek gaan relevante documentatie zoals dit handboek. Voor 90% van je vragen vind je hier ook de antwoorden. Allerlei documenten kun je vinden op de extranetpagina, die speciaal voor de studententeams in het leven is geroepen.

Algemeen directeur van UNICEF Nederland Jan Bouke Wijbrandi in gesprek met studenten op de Studentendag in Voorburg – 12 maart 2009

Extranet is een besloten deel van de website van UNICEF Nederland en te vinden op de link www.unicef.nl/extranet en alleen toegankelijk voor UNICEF-vrijwilligers. Je logt in met gebruikersnaam “vrijwilliger” en wachtwoord “kindereneerst”. Onder “Functiegerichte informatie” vind je allerlei links naar info voor de diverse vrijwilligersfuncties die we bij UNICEF Nederland hebben, waaronder “jongeren & studenten”. Ook zijn diverse handboeken behorende bij andere functies erg interessant voor de studententeams. Ten eerste natuurlijk het Vrijwilligershandboek, dat je na je registratie in het welkomstpakket hebt gehad. Kijk ook eens bij de functie bedrijfsbenaderaar. In de Handleiding Bedrijfsbenaderaar staan allerlei tips over het vinden van sponsoren, maar ook staat er uitgelegd waar je op moet letten welke bedrijven je kunt benaderen. Tevens vind je op Extranet informatie over de campagne. Vooral de campagnespecial is erg interessant. Daarin staat het probleem van de najaarscampagne uitgelegd en wat UNICEF daaraan doet.


36

Tenslotte is de Bestelspecial van belang voor het bestellen van (promotie)materialen. De Bestelspecial vind je onder “Informatie voor alle vrijwilligers” op de openingspagina. Meer over het bestellen via de Bestelspecial, zie het hoofdstuk “praktische informatie”. Voor alle overige zaken kun je voor persoonlijke en professionele ondersteuning terecht bij je contactpersoon voor de studententeams, Casper Molenaar. Via hem kun je ook de hulp van andere meer vakspecialistische vrijwilligerscontactpersonen inroepen. De contactpersoon voor de studententeams kan je helpen de juiste contactpersoon op kantoor te vinden. Daarom verloopt het contact met de andere contactpersonen via hem. Is er eenmaal contact gelegd met een bepaalde vakspecialistische contactpersoon, dan kan voor het vervolg direct contact opgenomen worden met deze contactpersoon. Er zijn contactpersonen op diverse terreinen: communicatie (lezingengroep, jeugdvoorlichters, mediavoorlichters en webredacteuren), financiën, evenementen en UNICEF-loop, bedrijfsbenadering, verkoop (verkoopvrijwilligers en UNICEF-winkels), logistiek (voor de depothouders), secretariaat en webredactie, medezeggenschap (Vrijwilligersraad) en training. Daarnaast zijn er nog vier regioconsulenten die de RCU’s in hun werkzaamheden ondersteunen en vanuit hun eigen huis in een bepaalde regio in Nederland met UNICEFvrijwilligers werken. Tenslotte kan ondersteuning verkregen worden van de medewerkers van de vrijwilligerstelefoon via het nummer 070-3339345. NB: Sommige contactpersonen zijn contactpersoon voor meerdere functiegroepen. Alle contactpersonen zijn te vinden in het document “Overzicht alle

vrijwilligerscontactpersonen” onder diverse informatie of via http://www.unicef.nl/upload/154063_822_1202287504876-Contactpersonen.pdf. Zoveel contactpersonen als er zijn, op zo veel terreinen kun je ondersteuning verkrijgen van kantoor. Voor de studenten zijn een aantal contactpersonen van specifiek belang: studententeams: voor deskundigheidsbevordering en afstemming, voor alle hulpvragen en eventueel doorverwijzing naar meer vakspecialistische contactpersonen, werving en opvolging, beeldmateriaal, projectinformatie en giftvoorbeelden, om je ei kwijt te kunnen, klankbord, visitekaartjes, beheer www.unicef.nl/studenten, beheer extranetpagina Studenten & jongeren, inhoud Handboek studententeams, registratie, ondersteuning en meedenken bij activiteiten, ondersteuning landelijk studentcoördinaat;

communicatie: voor persberichten, contact met media, huisstijl, gebruik logo, verslaglegging in de UNICEF Berichten;

financiën: voor subsidies, begroting en financiële verslaglegging, afstorten;

evenementen: voor je activiteitenplan (inclusief begroting), samenwerking met derden: vraag of een samenwerkingsovereenkomst nodig is;


37

bedrijfsbenadering: voor het samenwerken met bedrijven, voor het opstellen van een sponsorcontract, het bedanken van bedrijven, voor bedrijvenlijsten, voor criteria en namen van bedrijven waar je wel/niet mee kunt samenwerken;

bij de vrijwilligerstelefoon kun je terecht met algemene en vragen over de status van je bestelling (over het bestellen van promotiemateriaal meer later dit hoofdstuk).

Studentendag 6 maart 2008

Deskundigheidsbevordering Naast de ondersteuning die vanuit het kantoor van UNICEF Nederland voor de studententeams geregeld is, organiseert de contactpersoon jaarlijks ook enkele bijeenkomsten voor de studentvrijwilligers van UNICEF met als doel de deskundigheid, samenhang van het studentennetwerk én de betrokkenheid van de studenten bij UNICEF te bevorderen. Studentendag kantoor UNICEF Nederland Zo vindt er jaarlijks in maart de Studentendag op het kantoor in Voorburg plaats. De UNICEF Studentendag is bedoeld om met elkaar, een aantal beroepskrachten op kantoor èn de mogelijkheden van vrijwilligerswerk voor UNICEF, (nader) kennis te maken. Ook komt het werk van UNICEF in het veld aan de orde. In het programma komen al deze items aan de orde in presentaties van diverse medewerkers van UNICEF Nederland. Actief in UNICEF voor studenten Iedere nieuwe vrijwilliger krijgt automatisch een uitnodiging voor de introductietraining Actief in UNICEF. In de introductietraining komen verschillende zaken aan bod: het werk van UNICEF op regionaal, nationaal en internationaal niveau; het presenteren van UNICEF aan


38

derden; en een kennismaking met alle UNICEF-materialen en tips bij het organiseren van activiteiten. In 2010 werd voor het eerst de aanvangscursus voor vrijwilligers van UNICEF speciaal voor de studentvrijwilligers georganiseerd.

Deelnemers aan de training Actief in UNICEF in Doorn, 11-12 december 2010

Daarom leent de introductiecursus zich ook prima voor een kennismaking met andere studentvrijwilligers uit het hele land en voor het uitwisselen van ervaringen. Na het volgen van de cursus ontvangen de deelnemers een certificaat als bewijs van deelname. 6.6 Samengevat Contact met de landelijke coördinatoren, met de overige teams en de contactpersoon voor de studenten en vooral ook het RCU is dus heel belangrijk. Deze contacten zijn belangrijk voor de benodigde ondersteuning. Andersom blijf je hiermee ook op de hoogte van elkaars plannen, kun je hiervan leren en is het fijn voor de landelijke coördinatoren én de contactpersoon om te weten waar elk team mee bezig is, en waarhulp nodig is. De contactgegevens van alle teams en coördinatoren van elke stad zijn op te vragen bij de contactpersoon, evenals de gegevens van de vrijwilligers in het RCU en dan in het bijzonder de secretaris, penningmeester en contactpersoon binnen het RCU. Handleiding Studententeams UNICEF Nederland

39

HOOFDSTUK 7 Samenwerkingsrelatie met het RCU Omdat de samenwerkingsrelatie tussen het studententeam én de vrijwilligers binnen het Regionale Comité van UNICEF erg belangrijk is, zij zijn immers samen (het gezicht van) UNICEF in de regio, wordt hier een heel hoofdstuk aan gewijd. Formeel, dat wil zeggen volgens de statuten van UNICEF Nederland, maakt het Studententeam deel uit van het RCU. In de praktijk verschilt de mate waarin en de wijze waarop studentvrijwilligers én “reguliere” vrijwilligers in het RCU samenwerken per stad nogal. Daarom wordt er van een contextspecifieke aanpak gesproken, waarbij in elke regio de samenwerkingsrelatie in overleg tussen studententeam en RCU opnieuw wordt gedefinieerd. De contactpersoon voor de studententeams faciliteert daarbij de eerste contacten en helpt bij de te maken afspraken.

Studententeam Rotterdam 2008

Los van die contextspecifieke aanpak zijn er een aantal vaste afspraken, waaraan de studententeams zich moeten houden. Het betreft afspraken op het terrein van:

Registratie: officiële registratie als vrijwilliger van UNICEF (met functiecode STU) vindt altijd plaats via een mutatieformulier die door de secretaris van het RCU wordt verstuurd aan het secretariaat van de afdeling Vrijwilligersorganisatie. Over de status van je registratie kun je vragen stellen aan de contactpersoon voor de studententeams.

Afstemmen activiteiten: alle activiteiten van het studententeam worden afgestemd met het RCU. Dit doe je in overleg met de contactpersoon voor het studententeam binnen het RCU. Handleiding Studententeams UNICEF Nederland

40

Afstorten geworven fondsen: alle geworven fondsen dienen zo spoedig mogelijk na afloop van de activiteit aan de penningmeester van het RCU te worden toegekomen.

Declaratie via de penningmeester van het RCU: Als je geregistreerd staat als UNICEF-vrijwilliger moet je de kosten die je maakt ten behoeve van de uitvoering van je vrijwilligerswerk voor UNICEF declareren bij de penningmeester van het RCU. Ben je nog niet geregistreerd, dan kun je in sommige gevallen terecht bij de contactpersoon voor de studententeams van kantoor. Bekijk voor meer informatie hierover in Hoofdstuk 8 Praktische informatie paragraaf 8.2 declareren.

Bestellen promotie/verkoopmateriaal: het bestellen van promotiematerialen verloopt in sommige RCU’s altijd via de depothouder. Neem daarom contact op met de depothouder van het RCU in voorkomende gevallen. Mogelijk is er al heel wat promotiemateriaal aanwezig binnen het RCU. Daarom kan het geen kwaad daarnaar bij de depothouder te informeren. Tenslotte is depothouder vaak goed op de hoogte van de materialen die beschikbaar zijn en kan je hierbij dus goed adviseren. In principe heeft elke vrijwilliger het recht om promotiemateriaal, bijvoorbeeld een UNICEF polo-shirt te bestellen. Als je veel promotiematerialen wilt bestellen, zal kantoor navraag doen of de bestelling in orde is bij de depothouder, omdat alleen de depothouder gerechtigd is grote bestellingen te doen. Als je bijvoorbeeld voor het hele team shirtjes wilt bestellen, moet je dat via de depothouder doen, omdat individuele vrijwilligers maar een beperkte hoeveelheid promotiematerialen mogen bestellen, bijvoorbeeld één shirt. Neem bij grote(re) bestellingen ook altijd contact op met de contactpersoon voor de studententeams van kantoor. Mocht je aan fondsenwerving willen doen door UNICEF-producten te verkopen, neem dan altijd contact op met de depothouder, omdat alleen de depothouder verkoopproducten kan bestellen en de verkoop binnen de regio organiseert.

Tenslotte is het zeer aan te bevelen te investeren in een prettige en intensieve samenwerkingsrelatie met de vrijwilligers van het RCU als zij daar voor open staan. Vergeet niet dat de vrijwilligers van het RCU hun vrijwilligerswerk ook in hun vrije tijd uitvoeren, een drukke agenda hebben en vaak prioriteit verlenen aan het uitvoeren van hun eigen activiteiten. Daarnaast kan opgemerkt worden dat de meeste vrijwilligers van het RCU heel graag samenwerken met studentvrijwilligers en ook inzien dat van elkaars kwaliteiten, kennis en ervaringen geprofiteerd kan worden. Er kan een zo een echte win-win situatie ontstaan, waarbij studentvrijwilligers en de vrijwilligers van de RCU’s elkaar helpen bij de planning en uitvoering van activiteiten.


41

HOOFDSTUK 8 Praktische informatie Tenslotte besluiten we met een hoofdstuk met allerlei praktische informatie die van pas kan komen. Achtereenvolgens komen aan bod het bestellen van promotiematerialen met behulp van de bestelspecial, het declareren van kosten die je maakt ten behoeve van je vrijwilligerswerk voor UNICEF en het antwoord op de vraag in hoeverre je verzekerd bent als je bezig bent met vrijwilligerswerk voor UNICEF. 8.1 Bestellen met de bestelspecial Om materialen te bestellen moet je je eerst op de hoogte stellen van wat er allemaal aan materialen is en zul je keuzes moeten maken in welke materialen nodig zijn voor je activiteit. Hiervoor is de bestelspecial. De bestelspecial is een brochure waarin uitgelegd wordt welke materialen aan vrijwilligers ter beschikking worden gesteld, hoe je de diverse materialen kunt bestellen, waarvoor ze bedoeld zijn en wie gerechtigd is deze materialen te bestellen. Ook staan in De Bestelspecial diverse aankomende acties en regelingen. De Bestelspecial wordt elk najaar opnieuw uitgegeven en elk jaar zijn er wel wat regels die veranderen. Houd daarom de vernieuwde informatie goed in de gaten. De Bestelspecial wordt verzonden aan alle vrijwilligers en kan via extranet als PDF-bestand worden gedownload. De link voor de Bestelspecial vind je op de hoofdpagina van extranet. Het bestellen Om materialen te bestellen, moet je je eerst ervan op de hoogte stellen welke materialen er zijn en zul je een keuze moeten maken, welke materialen nodig zijn voor je activiteit. We onderscheiden verkoopproducten (voor Verkoopvrijwilligers), (Verkoop)ondersteunend materiaal, promotiemateriaal, informatiemateriaal en campagnemateriaal (voor alle vrijwilligers) en materialen voor in de klas (voor de jeugdvoorlichters). Bekijk eens welke producten er zijn: van vlaggen, ballonnen en stickers tot inforrmatiebrochures, DVD’s en tshirtjes. Noem maar op. Het bestellen van materialen (behalve verkoopproducten want die worden in consignatie verkregen) is gratis voor

vrijwilligers, maar natuurlijk niet voor UNICEF. Daarom moet je je altijd afvragen

of het bestellen van bepaalde materialen wel echt noodzakelijk en op zijn plaats is. De bestelspecial Najaar 2010/Voorjaar 2011


42

Een bestelling plaats je door een ingevuld formulier met code BFOMDIGI (bestelformulier overige materialen) per e-mail te versturen naar [email protected]. Op het formulier kun je aangeven welke materialen je wilt bestellen en het aantal. Ook geef je het afleveradres aan, wat niet noodzakelijk je thuisadres is. Denk er goed over na welk adres je gaat gebruiken. Het is handig dat je er bent als het wordt geleverd. Het is lastig exact aan te geven wanneer het wordt geleverd, omdat UNICEF daarin afhankelijk is van TNT Post, maar er geldt een levertijd van maximaal vier dagen. Let op

Onvolledig ingevulde formulieren worden niet in behandeling genomen.

Vermeld altijd het nummer van je comité (RCU) én je klantnummer. Als je niet bekend bent met deze nummers, vraag er dan naar bij je stedelijk coördinator, het LSC of de contactpersoon op kantoor. Je beschikt niet over een klantnummer als je niet officieel geregistreerd bent als UNICEF-vrijwilliger. Je kunt dan ook geen materialen bestellen.

Op het betreffende formulier staat aangegeven hoe u het formulier terug kunt sturen.

Vanwege de efficiëntie en kostenbesparing gaat de voorkeur uit naar digitale bestellingen.

Het is aan te raden onderling af te spreken dat alleen de stedelijk coördinator of één student uit het team de bestellingen regelt, zodat je het risico vermijdt dat verschillende studenten dezelfde bestelling plaatsen. Dat is wel zo overzichtelijk en dan is er één iemand die je daarover kunt bevragen.

Voor alle artikelen geldt: levering zolang de voorraad strekt. Heb je moeite met downloaden of het invullen van de Bestelspecial of het bestelformulier, neem dan contact op met je contactpersoon van kantoor. 8.2 Declareren van gemaakte kosten Bij de uitvoering van je vrijwilligerswerk zul je zo nu en dan genoodzaakt zijn kosten te maken. Deze kosten zijn vaak, maar niet altijd, te declareren. Houd daarom goed in de gaten wat je wel en niet kunt declareren vóórdat je het geld uitgeeft. Een belangrijk kenmerk van vrijwilligerswerk is dat de eventuele onkostenvergoeding niet in verhouding staat tot de omvang en het tijdsbeslag van de verrichte werkzaamheden, maar tot de daadwerkelijk gemaakte kosten. Een onkostenvergoeding kan volgens de wet niet worden aangemerkt als loon of inkomen en kan dan ook onbelast worden uitgekeerd. Het betreft dus een vergoeding voor (aantoonbare) gemaakte kosten. Bij een vergoeding voor verrichte werkzaamheden is namelijk wel sprake van loon en deze kent een andere behandeling. Alle regelingen die UNICEF voor de vrijwilligers hanteert, zijn belastingvrij omdat UNICEF de werkelijk gemaakte kosten vergoedt. De volgende kosten (die in het kader van de uitoefening van UNICEF –activiteiten zijn gemaakt) komen voor vergoeding in aanmerking:

portokosten, kopieerkosten e.d.; Handleiding Studententeams UNICEF Nederland

43

kosten van telefoongesprekken (niet de abonnementskosten);

reiskosten naar bijeenkomsten van of voor UNICEF, op basis van 2e klasse openbaar

vervoer, indien mogelijk met voordeelurenkaart of OV-studentenkaart, let op: buskaartjes kunnen dus niet worden gedeclareerd;

indien niet met het openbaar vervoer gereisd kan worden, mag € 0,19 per kilometer worden gedeclareerd;

andere werkelijk gemaakte (vergaderen activiteiten-) kosten (Hierbij moet gedacht worden aan kosten voor zaal- of kraamhuur e.d..), mits daarvoor vooraf afstemming heeft plaatsgevonden en toestemming is verkregen van de penningmeester van het RCU of in bijzondere gevallen van kantoor. Zonder overleg met en nadrukkelijke toestemming vóóraf van de afdeling Vrijwilligersorganisatie is het Studentenoverleg of de studententeams niet toegestaan om facturen op naam van UNICEF Nederland te laten uitschrijven en aanbieden. Overleg daarom van te voren met de contactpersoon voor de studententeams van kantoor.

Declaratie via de penningmeester van het RCU Alle kosten die gerelateerd zijn aan activiteiten van en voor het RCU (en dus ook het studententeam) moeten via de penningmeester van het RCU worden gedeclareerd. Declaraties moeten worden ingevuld op het (blauwe) declaratieformulier, dat moet worden gestuurd naar de penningmeester van het RCU waar de vrijwilliger staat ingeschreven. De contactgegevens van jouw penningmeester, kun je opvragen bij de contactpersoon. Het declaratieformulier is ook te downloaden van onze extranetpagina. Voorwaarden Declaraties zullen door UNICEF alleen worden vergoed wanneer aan de volgende voorwaarden wordt voldaan:

het blauwe declaratieformulier is volledig ingevuld

originele bewijsstukken van de gedeclareerde kosten zijn bijgevoegd

de ingediende declaratie heeft betrekking op het lopende of juist afgelopen kalenderjaar. Dit houdt in dat declaraties uiterlijk vóór 31 januari van het opvolgende jaar, bij de penningmeester of kantoor moeten zijn ingediend om voor uitbetaling in aanmerking te komen. Declaraties met betrekking op het jaar 2010 kun je dus aanbieden tot uiterlijk 31 januari 2011. Declaraties van voorgaande jaren worden niet in behandeling genomen.

Als vrijwilliger kun je ervoor kiezen om de gemaakte onkosten niet te declareren. In dat geval biedt de Belastingdienst je de mogelijkheid om het bedrag als gift aan te merken. Hiervoor is het volgende noodzakelijk:

de declaratie wordt bij de afdeling Vrijwilligersorganisatie ingediend volgens de standaard declaratie procedure (blauw formulier met bewijsstukken)


44

je dient duidelijk te vermelden dat je het aan jou uit te keren bedrag als gift aan UNICEF schenkt. Vervolgens wordt je declaratie door UNICEF gehonoreerd en (aangezien je hebt aangegeven het bedrag als gift aan UNICEF te schenken) als gift geregistreerd. Je ontvangt hiervan een schriftelijke verklaring.

Een declaratie wordt gehonoreerd wanneer aan de beschreven voorwaarden is voldaan. zie voor meer informatie over declareren van onkosten ook het document op extranet via http://www.unicef.nl/unicef/show/id=74864 of onder “diverse informatie” het document “Onkostenvergoeding voor UNICEF vrijwilligers” (Update: Onkostenvergoeding voor UNICEF vrijwilligers van 29 mei 2006): http://www.unicef.nl/upload/112457_822_1149755547673Onkostenvergoeding_Vrijwilligers_update_per_juli_2006_.pdf Wat te doen als je nog niet officieel geregistreerd staat? Als je nog niet officieel geregistreerd bent, kun je géén kosten declareren met het declaratieformulier bij de penningmeester. Als je voor de te declareren kosten voordat ze gemaakt zijn overlegt aan de contactpersoon voor de studententeams van kantoor kan hij/zij toestemming verlenen en zelf zorg dragen voor de declaratie. Bewaar de kwitantie goed, want die heeft de contactpersoon nodig om de voorgeschoten kosten te declareren. 8.3 Vrijwilligersverzekering Als vrijwilliger zet je je belangeloos in voor UNICEF. En hoewel we allemaal ons uiterste best doen om de activiteiten en werkzaamheden zo plezierig mogelijk te laten verlopen, kan er natuurlijk wel eens iets mis gaan. Als je aanspraak wilt maken op een verzekering, neem dan altijd contact op met de medewerkers van de afdeling Vrijwilligersorganisatie van UNICEF Nederland via de contactpersoon voor de studenten. Raadpleeg het Vrijwilligershandboek voor de exacte regelingen over verzekeringen. Het Vrijwilligershandboek heb je gekregen met de verzending van het welkomstpakket van UNICEF. Deze is ook te downloaden van extranet. Ook vrijwilligers die alleen bij het Studententeam staan geregistreerd en niet officieel bij de afdeling Vrijwilligersorganisatie van UNICEF Nederland, omdat zij bijvoorbeeld handen spandiensten verrichten en slechts enkele dagen per jaar meehelpen, zijn tijdens de uitvoering van werkzaamheden voor UNICEF verzekerd. 8.4 Arbeidomstandigheden Net zoals bij beroepskrachten dient er serieuze aandacht te zijn voor de arbeidsomstandigheden waaronder vrijwilligers werken. Vanuit het kantoor is het onmogelijk om hier altijd zicht of invloed op te hebben. Daarom staan hier een aantal belangrijke aandachtspunten op een rij. Ze zijn tot stand gekomen na overleg met de Arbodienst en mede gebaseerd op een onderzoek onder RCU’s naar de risico’s van het vrijwilligerswerk. In alle gevallen geldt dat jouw veiligheid, gezondheid en welzijn voor UNICEF op de eerste plaats staan. Zonder te willen vervallen in allerlei procedures, regels en afspraken raadt UNICEF jou aan om boven alles met ‘gezond verstand’ om te gaan met de risico’s die het vrijwilligerswerk met zich meebrengt. Handleiding Studententeams UNICEF Nederland

45

Er zijn een aantal vrijwilligersfuncties en -activiteiten waarbij het tillen en vervoeren van goederen voorkomt. Denk aan je werkhouding bij het tillen (til vanuit de benen en niet vanuit de rug). Til niet boven je macht en pas op met (steile) trappen. UNICEF raadt je aan om een steekwagentje of ander hulpmiddel te gebruiken om je te helpen bij het tillen van zware lasten. Stem de aanschaf van eventuele hulpmiddelen wel eerst af met het coördinatieteam van het RCU. Een andere optie is dat je een collega-vrijwilliger vraagt je te helpen. Meer nuttige tips met betrekking tot ‘tillen’ vind je in de gelijknamige brochure van het Ministerie van SZW. Deze is gratis bij de afdeling Vrijwilligersorganisatie op te vragen. Uit onderzoek onder vrijwilligers is gebleken dat vrijwilligers soms meer dan acht uur op een dag bezig zijn voor UNICEF. Dat is eigenlijk te veel. Verwacht je zo’n lange dag, kijk dan of het mogelijk is om het werk te verdelen over meerdere mensen of om de werkduur te verkorten. Zorg er in ieder geval voor dat je pauzes kunt inlassen. Als UNICEF-vrijwilliger ben je regelmatig aanwezig op voor jou onbekende plaatsen en gebouwen. Het is belangrijk om op dat soort plekken te weten wat je moet doen in het geval van calamiteiten (check vluchtroutes, nooduitgangen en plattegronden). Ook kan het voorkomen dat je, als je te gast bent bij een bedrijf, instelling of activiteit, langdurig moet staan, omdat er geen zitgelegenheid is. UNICEF adviseert je in zo’n geval een stoel te vragen of er zelf een mee te nemen. Houd je je regelmatig bezig met activiteiten waarvoor je met een beeldscherm werkt, hou dan als regel aan dat je na twee uur beeldschermwerk een pauze inlast. 8.5 Royement Mocht het zo zijn dat je schade toebrengt aan de naam van UNICEF of gegronde aanleiding geeft hiervoor te vrezen, dan kan de samenwerking met jou als studentvrijwilliger door UNICEF Nederland eenzijdig worden opgezegd. Met jou, het Studententeam en het RCU vindt hierover uiteraard vooraf afstemming plaats. Omdat de vrijwilligers via het RCU binnen UNICEF aan de slag gaan, vragen wij in eerste instantie aan de comités om een zorgvuldig vrijwilligersbeleid binnen de regio te voeren. In het geval van een geschil of misstand zal er dan ook in eerste instantie binnen het RCU naar een oplossing worden gezocht. In uitzonderlijke gevallen zal er door het kantoor opgetreden worden. Wanneer een geschil of misstand niet binnen een RCU kan worden opgelost, kan via de regioconsulent ook aan het kantoor worden gevraagd een oplossing te zoeken. Hierbij is het belang van UNICEF leidend. Gelukkig komt het in de praktijk zelden voor dat er van deze mogelijkheid gebruik wordt gemaakt.


46

Handleiding voor de Studententeams

Recommend Documents