Handleiding bij de overeenkomst voor vrije studiestage versie juli 2014

Handleiding bij de overeenkomst voor vrije studiestage versie juli 2014

Algemeen In een aantal opleidingen aan de KU Leuven moeten studenten gedurende een bepaalde tijd in een bedrijf of organisatie aanwezig zijn om er stage te lopen of kunnen zij in een bedrijf onderzoeks- of studiewerk verrichten. Bij een stage kan het gaan om een observatiestage, waarbij een student gedurende een meestal korte tijd de concrete uitoefening van een beroep of functie louter observeert of om een échte studiestage waarbij de student daadwerkelijk participeert aan het arbeidsproces in een bedrijf of organisatie. Wanneer een student in een bedrijf aanwezig is voor onderzoeks- of studiewerk, kan dit, naargelang de activiteiten, al dan niet met actieve interactie van de student met het bedrijf of de organisatie. Is geen stage voorzien in de opleiding, dan kan een student onder bepaalde voorwaarden op eigen initiatief een studiestage in een bedrijf of organisatie lopen. We spreken in dat geval van een vrije studiestage. Voor al deze verschillende situaties stelt de KU Leuven modelovereenkomsten met een handleiding ter beschikking. Deze handleiding hoort bij de modelovereenkomst voor een vrije studiestage.

De overeenkomst voor een vrije studiestage Wanneer wordt deze overeenkomst gebruikt ? Een vrije studiestage is tot op heden geen (deel van een) opleidingsonderdeel dat behoort tot het studieprogramma van de student, hetzij als plichtvak, hetzij als keuzevak, en waaraan studiepunten zijn verbonden. Het is een stage die de student volledig op eigen initiatief loopt bij een organisatie of bedrijf, maar die wél verband houdt met de opleiding van de student. De student ontvangt geen onderwijskundige beoordeling of score voor zijn stage en kan er dus ook geen credit voor behalen. Wanneer een student een stage opneemt die voorzien is in het keuzepakket, dan beschouwen we dit aan de KU Leuven als een gewone studiestage: de stage moet voldaan aan de vereisten omschreven in de ECTS-fiches en door de opname in het ISP kunnen studenten niet meer afstappen van de stage. In dat geval moet de modelovereenkomst voor studiestage en/of onderzoek worden gebruikt. Er bestaat ook een Engelstalige vertaling van dit contract, die gebruikt kan worden voor internationale studenten die hier een opleiding volgen en in België een vrije studiestage lopen, of voor gebruik bij internationale bedrijven gevestigd in België.

Daarnaast is er een Engelstalige versie voor studenten die een vrije studiestage in het buitenland zullen verrichten. Deze versie verwijst niet naar de Belgische reglementering, aangezien die in het buitenland niet van toepassing is. Het modelcontract kan facultair aangepast worden. Een facultaire aanpassing wordt gereviseerd door de Juridische Dienst Studenten met uitzondering van aanpassingen die op basis van deze handleiding zelf door de faculteit mogen gebeuren. Contactgegevens Juridische Dienst Studenten: An Francier Naamsestraat 80 - bus 5415, 3000 Leuven Telefoon: +32 16 3 24431 E-mail: [email protected] Toelichting bij de inhoud van de overeenkomst Gegevens van de verschillende partijen: organisatie/ onderwijsinstelling en student Alle gegevens moeten ingevuld worden1. Indien men facultair een modelcontract wil dat andere begrippen gebruikt, kan het contract in deze zin aangepast worden. Dan kan bij de gegevens toegevoegd worden: Hierna “stagemeester” genoemd, hierna “stagiair” genoemd, enz. Deze begrippen mogen facultair gekozen worden zonder dat revisie door de Juridische Dienst Studenten nodig is, maar moeten consequent in de overeenkomst en de faculteit gebruikt worden. Gegevens organisatie Het is de organisatie die beslist wie de organisatie vertegenwoordigt en de overeenkomst tekent. Deze persoon hoeft niet dezelfde te zijn als het aanspreekpunt voor de student in de organisatie. Indien men een ander woord wil gebruiken dan organisatie, mag dit aangepast worden zonder dat revisie door de Juridische Dienst Studenten nodig is, maar dit moet dan consequent over het hele contract gebeuren. Gegevens KU Leuven De vertegenwoordiger van de KU Leuven moet één van de personen zijn die genoemd is in de volmachtregeling: “Om overeenkomsten voor studiestages te sluiten voor KU Leuven-studenten die hetzij vrijwillig, hetzij verplicht uit hoofde van hun studieprogramma, een stage verrichten buiten de KU Leuven (onderneming of andere instelling), door de enkele handtekening van: • de vicerector Studentenbeleid • of de (subfacultaire) decaan, het lid van het academisch personeel bevoegd voor het betrokken studieprogramma of de stagecoördinator van de betrokken (sub)faculteit voor zover het standaardcontract ontwikkeld door de Juridische Dienst Studenten (Studentenvoorzieningen) gebruikt wordt of een overeenkomst gevalideerd door de bevoegde juridische dienst.” Gezien de complexiteit van heel het stagegebeuren en het belang van kennis van de juridische consequenties strekt het tot aanbeveling dat de faculteit de ondertekeningsbevoegdheid legt bij één persoon, die stages van studenten binnen de faculteit juridisch-administratief opvolgt, de stage- en/of plaatsingscoördinator.

1

Ondernemingsnummer bedrijf en RR student zijn nodig voor terugvordering van de gezondheidsbeoordeling door de onderwijsinstelling bij het Fonds voor Beroepsziekten.

De facultaire vertegenwoordigers van de KU Leuven kunnen dus enkel tekenen mits gebruik van het standaardcontract of indien een ander contract gevalideerd werd door de Juridische Dienst Studenten. 1 Opzet en periode Voor de vrije studiestages beperkt de KU Leuven de duur van de stage tot 60 arbeidsdagen in hetzelfde stagebedrijf in een academiejaar voor een stage in België. Een vrije studiestage die langer duurt dan 60 arbeidsdagen valt immers onder de regeling van de beroepsinlevingsovereenkomsten, die bezoldigd worden, onderworpen zijn aan de sociale zekerheid en waarvoor een specifieke overeenkomst dient te worden opgemaakt. Aangezien de wetgeving op de beroepsinlevingsovereenkomsten een Belgische wet is, geldt de tijdslimiet van 60 arbeidsdagen niet voor vrije studiestages in het buitenland. Het is aan het bedrijf ter plekke om te zorgen dat de vrije studiestage verloopt volgens de daar geldende wetgeving. In dit artikel wordt niet verder bepaald of de student voltijds, deeltijds of met gevarieerd werkrooster zal werken. Overeenkomstig art. 6 wordt dit onderling tussen student en de organisatie bepaald. Deze afspraken moeten schriftelijk gemaakt (kan ook per email). Juridisch gezien is er geen bezwaar voor volgende zaken: - meerdere vrije studiestages bij verschillende bedrijven in één academiejaar, mits telkens respecteren van de termijn van max. 60 arbeidsdagen, - meerdere vrije studiestages over meerdere academiejaren, - opeenvolging/combinatie van een (vrije) studiestage of studentenjob in zelfde bedrijf. De opeenvolging/combinatie van een vrije studiestage met een verplichte studiestage in hetzelfde bedrijf ligt juridisch moeilijker. De wetgeving op beroepsinlevingsovereenkomsten heeft als bedoeling het aantal dagen dat men gratis voor een zelfde werkgever werkt, te beperken. De periode van de overeenkomst mag het academiejaar niet overschrijden. Aangezien de vrije studiestage geen specifiek opleidingsonderdeel is, is de onzekerheid over een nieuwe inschrijving na einde van een academiejaar te groot. 2 Omschrijving van de vrije studiestage Een voorwaarde om een vrije studiestage toe te staan is een duidelijke band tussen de stageactiviteiten en de opleiding waarvoor de student tijdens de stage is ingeschreven aan de KU Leuven. De stage moet de student de mogelijkheid geven om hetgeen hij geleerd heeft tijdens de opleiding aan de KU Leuven te toetsen aan de praktijk door deel te nemen aan een reële arbeidspost. De KU Leuven heeft tot op heden geen algemene afspraken over hoe men die band moet invullen. Om de beoordeling van de band met de opleiding correct te laten verlopen, kan de faculteit vragen dat elke student die een vrije studiestage wil lopen bij de stagecoördinator van zijn faculteit een schriftelijk stagevoorstel laat indienen waarin hij de stage omschrijft en uitlegt wat de band is met de opleiding. 4 Aanwijzing begeleiders van de student Een faculteit kan kiezen om een ander woord te gebruiken voor “begeleider”, bijv. “promotor” en mag dit aanpassen zonder dat revisie door de Juridische Dienst Studenten nodig is. De overeenkomst moet dan consequent overal aangepast worden. De persoon die hier voor de KU Leuven wordt ingevuld is diegene die de stage of het onderzoek inhoudelijk opvolgt.

5 Bijzondere verplichtingen van de organisatie Ivm verwerking van persoonsgegevens van de organisatie in het kader van de studiestage/ het onderzoek is de organisatie verantwoordelijk voor het respecteren van de privacywetgeving, ook tijdens de uitvoering van de activiteiten door de student (bijv. indien de student cliëntgegevens moet verwerken van de organisatie). 6 Bijzondere verplichtingen van de student Na het zinnetje “De student zal handelen overeenkomstig de deontologie van toepassing op het beroep waarvoor hij opgeleid wordt” kan naargelang de faculteit dit eventueel gespecifieerd worden, bijv. met volgende zin: “de student in de geneeskunde verbindt zich er toe te handelen in overeenstemming met de plichtenleer en het beroepsgeheim te respecteren”. Deze aanvulling kan zonder revisie van de Juridische Dienst Studenten. De afspraken ivm plaats, datum en uren worden schriftelijk gemaakt worden (kan ook per email), omwille van bewijslast tav de verzekering. De student moet bij een ongeval immers kunnen aantonen dat het ongeval gebeurde tijdens een studiegebonden activiteit. 7 Geheimhouding Dit artikel start met een geheimhoudingsclausule. Deze clausule is enkel van toepassing op vertrouwelijke informatie van de organisatie. Deze clausule is een internationaal gebruikte standaardclausule die evenwichtig de rechten van de organisatie en de student vrijwaart. Indien de organisatie degelijk kan motiveren dat voor bepaalde informatie een langere termijn dan drie jaar na beëindiging van de overeenkomst nodig is voor de geheimhoudingsplicht, én de stage- en/of onderzoekscoördinator van de student hiermee instemt, kan deze termijn in de overeenkomst verlengd worden zonder dat revisie van de Juridische Dienst Studenten nodig is. De intellectuele eigendom van de resultaten van het werk van de student liggen van rechtswege bij de student (en niet KU Leuven of de organisatie), hiervoor is geen aparte clausule in de overeenkomst nodig. Indien de organisatie degelijk kan motiveren dat rechten op de resultaten toch aan de organisatie moeten toekomen ter vrijwaring van de eigen technologie of vertrouwelijke informatie van de organisatie én de stage- en/of onderzoekscoördinator van de student hiermee instemt, kan volgende bepaling toegevoegd worden die de (intellectuele) eigendomsrechten op de resultaten genuanceerd aan de organisatie overdraagt, zonder dat hiervoor verdere revisie nodig is van de Juridische Dienst Studenten: “De resultaten gegenereerd door de student en de daarop te vestigen rechten, voor zover deze bekomen werden met noodzakelijk gebruik van vertrouwelijke informatie en/of voortbouwend op de intellectuele eigendom van de organisatie, komen in eigendom toe aan de organisatie. Niettegenstaande voorgaande, komen de auteursrechten op een verhandeling van de student toe aan de student, overeenkomstig het KU Leuven reglement terzake.” Als deze bepaling wordt toegevoegd kan de titel van dit punt 7 ook aangepast worden, nl. “Geheimhouding en intellectuele eigendom” Het is niet de intentie van KU Leuven deze modelclausules met de organisatie te onderhandelen door er verfijningen of verduidelijkheden aan toe te voegen die principieel hetzelfde bepalen als de modelclausules. Indien de organisatie gemotiveerd bezwaar maakt tegen de modelclausules inzake rechten op de resultaten, kan de vraag tot aanpassing voorgelegd aan de juridische dienst van KU Leuven Research & Development (LRD): [email protected].

8 Verplichtingen op het vlak van veiligheid en gezondheid De faculteit ziet er mee op toe dat de student het VGM-dossier overhandigt aan de organisatie. Indien een faculteit ervoor kiest om dit zelf te overhandigen aan de organisatie, ipv de student, kan dit aangepast in de overeenkomst zonder dat revisie van de Juridische Dienst Studenten nodig is. De eerste zin van punt 8 wordt dan: “De KU Leuven overhandigt aan de organisatie…”. Als bewijs dat de organisatie kennis nam van het document, wordt gevraagd dat de organisatie het VGM-dossier tekent en terug bezorgt. Indien de organisatie nalaat dit te doen, mag de KU Leuven er van uitgaan dat er geen bijkomende risico’s op de werkvloer zijn. Bij bedrijven waar bepaalde risico’s aanwezig zijn die niet voorzien zijn in de opleiding, is het belangrijk ervoor te zorgen dat de organisatie het VGM-dossier ondertekend terug bezorgt. 10 Geschillen en beëindiging van de overeenkomst Het basisprincipe is dat bij elk probleem eerst overlegd wordt tussen de drie partijen. Het is pas als dit overleg niet leidt tot het gewenst resultaat dat de KU Leuven of de organisatie kunnen beslissen de overeenkomst te verbreken. De KU Leuven kan de overeenkomst verbreken oa. bij onbeschikbaarheid van de student, bijv. indien de student langdurig ziek valt. Voor studenten die in het buitenland een vrije studiestage doen: als de organisatie niet akkoord is met de laatste zin van punt 10 (de bevoegdheid van de Leuvense rechtbanken), dan kan deze zin geschrapt zonder dat hiervoor contact moet opgenomen met de Juridische Dienst Studenten. Het zinnetje wordt dan niet vervangen.