HANDLEIDING BESCHIKBAARHEIDMODULE OPDRACHTGEVERS Versie: 13-09-2011 Pagina 1 van 9
HANDLEIDING BESCHIKBAARHEIDMODULE OPDRACHTGEVERS 1.
Inleiding De website van de Maatschap Spoorwegbeveiligers (www.maatschap-spoorwegbeveiligers) bevat diverse functionaliteiten, niet alleen voor de deelnemers van de maatschap, maar ook voor opdrachtgevers en overige geïnteresseerden. Er is voorzien in een afgeschermd gedeelte voor zowel deelnemers (Deelnemerportaal) en opdrachtgevers (Opdrachtgeverportaal). Via het Opdrachtgeverportaal kunnen opdrachtgevers online de certificaten van de deelnemers inzien en printen en ook te allen tijde een Verklaring van Vakinhoudelijke Beoordeling zoals bedoeld in de Certificatieregeling Personeelstellers downloaden. Daarnaast is speciaal voor opdrachtgevers een Beschikbaarheidmodule ontwikkeld. Opdrachtgevers (planners) kunnen daarmee snel en eenvoudig nagaan of voor een bepaald project één of meerdere deelnemers beschikbaar zijn. U selecteert daarbij op veiligheidsfunctie. Met de Beschikbaarheidmodule kunt u één of meerdere deelnemers voor een project ‘uitnodigen’ en kunnen opdrachtgever en deelnemer online / per mail uiteindelijk afspraken maken en vastleggen. Later kunt u in de kalender op de beschikbaarheidmodule de geplande diensten nazien. Alhoewel de functionaliteit eenvoudig in gebruik is, bevat dit document een handleiding.
©
HANDLEIDING BESCHIKBAARHEIDMODULE OPDRACHTGEVERS Versie: 13-09-2011 Pagina 2 van 9
2.
Inloggen Als Opdrachtgever kunt u inloggen via de button Opdrachtgever Portal. Heeft u nog geen gebruikersnaam en wachtwoord? Vraag deze dan op bij het secretariaat. U kunt alleen inloggen in het Opdrachtgever Portal en NIET in het Deelnemers Portal. U kunt als opdrachtgever meerdere accounts (voor meer planners) aanmaken . Zodra u ingelogd bent krijgt een het onderstaande menu te zien.
U kunt onder ‘Accounts’ extra inlogaccounts aanmaken voor uw planners of medewerkers. Iedere keer als u 1 account aanmaakt en opslaat, verschijnt er een nieuw veld voor een eventueel volgend account.
©
HANDLEIDING BESCHIKBAARHEIDMODULE OPDRACHTGEVERS Versie: 13-09-2011 Pagina 3 van 9
3.
Opdracht invoeren U kunt onder ‘Overzicht werkplekbeveiligers’ zien met welke deelnemer u reeds een contract heeft en van die deelnemer de benodigde certificaten en documenten downloaden. Onder ‘opdrachten agenda’ krijgt u een kalender te zien met ingevoerde opdrachten/diensten.
Onder ‘Opdracht aanbieden’ voert u een openstaande dienst in. Klikt u op Opdracht aanbieden dan komt u in het volgende scherm.
U vult de gewenste datum in en klikt op toevoegen.
©
HANDLEIDING BESCHIKBAARHEIDMODULE OPDRACHTGEVERS Versie: 13-09-2011 Pagina 4 van 9
Vervolgens verschijnt de mogelijkheid om een tijdsperiode en gewenste functie in te vullen. De deelnemers die voor deze dienst beschikbaar zijn met de gevraagde functie worden zichtbaar. U kunt aanvinken welke deelnemer of deelnemers u wenst uit te nodigen. U kunt ze ook allemaal uitnodigen en later een van de geïnteresseerde deelnemers bevestigen en de anderen annuleren.
U kunt nu de locatie invoeren en een omschrijving van de dienst en taken invoeren. Eventueel kunt u een opmerking plaatsen in het laatste veld.
©
HANDLEIDING BESCHIKBAARHEIDMODULE OPDRACHTGEVERS Versie: 13-09-2011 Pagina 5 van 9
4.
Verzend uitnodiging aan deelnemer(s) maatschap Daarna klikt u op ‘Geselecteerde deelnemers uitnodigen’ om de deelnemers een mail te sturen met de uitnodiging voor deze dienst (en). De deelnemer ontvangt een mail met de door u ingevoerde informatie. U krijgt de status van uw dienst te zien in uw scherm.
©
HANDLEIDING BESCHIKBAARHEIDMODULE OPDRACHTGEVERS Versie: 13-09-2011 Pagina 6 van 9
5.
Ontvang reactie op de uitnodiging aan deelnemer(s) maatschap De deelnemer kan op uw uitnodigingsmail reageren of hij ja, dan nee interesse heeft in de door u aangeboden dienst. Daarop veranderd de status van uw aanbod en ontvangt u een mail met de reactie van de deelnemer.
6.
Bevestig opdracht aan deelnemer(s) maatschap U kunt vervolgens vanuit de mail de opdracht bevestigen aan de deelnemer indien hij interesse heeft of u kunt teruggaan naar het opdrachtgeverportaal op de website en daar onder uw opdrachtenagenda de opdracht openen en klikken op bevestigen.
©
HANDLEIDING BESCHIKBAARHEIDMODULE OPDRACHTGEVERS Versie: 13-09-2011 Pagina 7 van 9
Er wordt een mail wordt verzonden aan de deelnemer. Door het bevestigen van de afspraak heeft u nog geen contract met de betreffende deelnemer. De Maatschap Spoorwegbeveiligers is niet verantwoordelijk voor het opstellen of vaststellen van contracten tussen opdrachtgevers en deelnemers van de maatschap. Disclaimer - Deze mail is automatisch gegenereerd door de beschikbaarheidmodule van de Maatschap Spoorwegbeveiligers. Aan het gebruik van de beschikbaarheidmodule kunnen jegens de Maatschap Spoorwegbeveiligers geen rechten worden ontleend. Wij wijzen u er verder op dat bij inschakeling van een deelnemer van de maatschap er eerst een contract dient te worden gesloten tussen de desbetreffende deelnemer en de opdrachtgever. Klik hier voor en modelovereenkomst zoals beschikbaar gesteld door de maatschap.
7.
Andere deelnemer(s) uitnodigingen Indien u geen positieve reactie op uw uitnodiging heeft ontvangen dan kunt u een andere deelnemer uitnodigen. Klikt u op uw opdracht in de Opdrachten agenda en kiest u welke deelnemer u wenst uit te nodigen. Klikt u dan op ‘alsnog uitnodigen’. De reeks van mails en bevestigen start opnieuw.
©
HANDLEIDING BESCHIKBAARHEIDMODULE OPDRACHTGEVERS Versie: 13-09-2011 Pagina 8 van 9
8.
Opdracht opheffen of laten vervallen Indien u de gehele opdracht wenst te laten vervallen dat klikt u op ‘deze opdracht opheffen’. De gehele opdracht wordt verwijderd en alle uitgenodigde deelnemers worden bericht van de wijzigingen. De annulering van de opdracht laat onverlet de afspraken en het contract die u heeft gemaakt met de deelnemer.
©
HANDLEIDING BESCHIKBAARHEIDMODULE OPDRACHTGEVERS Versie: 13-09-2011 Pagina 9 van 9
9.
Projecten invoeren U voert een opdracht per dienst in. U kunt ook een serie diensten invoeren. Kiest u dan steeds een nieuwe datum. De gegevens van de dienst blijven staan en hoeft u niet opnieuw in te vullen.
©
