Uitzend Software Diensten BV
UBplusOnline Handleiding digitale urenbriefjes voor opdrachtgevers
Versie 2.00 – april 2013
Inhoudsopgave
H1. Welkom bij UBplusOnline 1.1 Wat is UBplusOnline 1.2 Contactgegevens
3 3
H2. Starten met UBplusOnline 2.1 UBplusOnline instellen 2.2 Contactpersonen instellen 2.3 Inloggen als contactpersoon
4 5 6
H3. Menu’s 3.1 Home 3.2 Urenbriefjes 3.3 Werknemers 3.4 Facturen 3.5 Rapporten 3.6 Documenten
7 7 8 9 10 10
H4. Urenbriefjes accorderen en bekijken 4.1 Accorderen 4.2 Bekijken
11 12
H5. Aanvullende opties 5.1 Afdelingen 5.2 Projecten
13 13
H6. Overige 6.1 Ziekteuren 6.2 Feestdagen 6.3 Ploegenuren 6.4 Reiskosten
15 15 16 16
2
H1. Welkom bij UBplusOnline 1.1 Wat is UBplusOnline UBplusOnline is een platform waarmee via het internet digitale urenbriefjes verwerkt kunnen worden. Via www.jobmotion.nl kunnen de werknemers die via JobMotion bij u aan het werk zijn, inloggen en hun urenbriefje invullen. U krijgt automatisch een e-mail dat er uren klaar staan om te accorderen. Nadat het urenbriefje via UBplusOnline is goedgekeurd, wordt deze door JobMotion geïmporteerd (gesynchroniseerd) in UBplus, waarna de uren worden klaargezet voor verloning en facturering. Momenteel is er een App in ontwikkeling. Wanneer deze beschikbaar is, zullen wij u hierover informeren.
1.2 Contactgegevens Heeft u vragen over urenbriefjes of UBplusOnline, dan kunt u contact opnemen met JobMotion. Amanda Berends, tel. 071- 527 7221
[email protected] Aanwezig op: Maandag (8.30 – 17.00) Dinsdag (8.30 – 15.00) Woensdag (8.30 – 17.00) Vrijdag (8.30 – 15.00)
3
H2. Starten met UBplusOnline 2.1 UBplusOnline instellen Indien u als hoofdcontactpersoon in UBplus wordt aangegeven, ontvangt u uw accountgegevens in een e-mail. Hierin staat beschreven op welk internetadres u kunt inloggen en met welk wachtwoord. U kunt uw wachtwoord eventueel aanpassen via de button wachtwoord vergeten in het inlogscherm of door op uw naam te klikken boven in het scherm en te kiezen voor mijn account. Als u uw emailadres wil aanpassen, neem dan contact op met JobMotion. Via de instellingen die u kunt openen door op uw bedrijfsnaam te gaan staan (zie print-screen onder) kunt u verschillende instellingen maken voor het account.
Wij adviseren de volgende instellingen: • E-mail notificaties: aan o Indien u de e-mail notificaties aan zet, dan krijgt u een mail indien er een urenbriefje voor u klaar staat. o JobMotion stuurt uw facturen altijd per mail. Tevens staan deze voor u klaar in UBplusOnline. • Gegroepeerde e-mail notificaties: ja o Met deze instelling worden e-mail notificaties in een overzicht verstuurd. U krijgt niet bij elke melding een aparte notificatie, maar deze wordt eens per dag verstuurd. • Werktijden opgeven: de uren zelf o Met deze instelling kunnen de werknemers bijvoorbeeld aangeven dat ze 8 uur hebben gewerkt. o Als u graag het exacte tijdstip wil weten waarop de werknemer heeft gewerkt, dan kunt u kiezen voor de optie ‘begintijd, eindtijd en pauze’. • Urenformaat: decimalen • Projecten bij nieuwe functie: alle projecten
4
2.2 Contactpersonen instellen Tevens kunt u als hoofdcontactpersoon andere contactpersonen binnen uw bedrijf toevoegen. Op deze wijze kunnen meerdere personen uren accorderen en eventueel facturen bekijken. U doet dit door wederom in UBplusOnline op uw bedrijfsnaam te gaan staan en nu te kiezen voor contactpersonen (zie print-screen).
U ziet hier een overzicht van de bestaande contactpersonen, en u heeft de mogelijkheid om gegevens te wijzigen en contactpersonen eventueel blokkeren, indien zij geen toestemming meer hebben om te accorderen. Dit laatste is alleen mogelijk indien de contactpersoon nog geen activiteiten heeft gedaan. Heeft de contactpersoon al wel uren geaccordeerd, dan kan JobMotion voor u de contactpersoon blokkeren. Door te kiezen voor contactpersonen toevoegen komt u in een scherm waar u de betreffende gegevens dient in te vullen.
Indien gewenst kunt u kiezen voor de optie toegang tot alle facturen, waarmee de contactpersoon rechten krijgt om de facturen in te zien. Indien u verschillende afdelingen gebruikt in UBplusOnline, dan kunt u de contactpersonen toewijzen aan één of meerdere afdelingen. Na het opslaan van de gegevens ontvangt de nieuwe contactpersoon een welkomstbericht per mail met de inloggegevens voor UBplusOnline.
5
2.3 Inloggen als contactpersoon Als u als hoofd-contactpersoon bent ingelogd kunt u kiezen voor de volgende menu’s; • Home • Urenbriefjes • Werknemers • Facturen • Rapporten • Documenten Als u als sub-contactpersoon bent ingelogd kunt u kiezen voor de volgende menu’s; • Home • Urenbriefjes • Werknemers • Facturen (alleen indien u hiervoor rechten heeft) We omschrijven op de volgende pagina’s de verschillende menu’s en acties die u kunt uitvoeren.
6
H3. Menu’s 3.1 Home Na het inloggen komt u direct in het scherm Home. Hier krijgt u een overzicht van de status van de urenbriefjes, zoals het aantal niet geaccordeerde urenbriefjes.
Er zijn verschillende statussen mogelijk: • Aangeboden : o Deze uren vragen om accordering door u of uw contactpersoon. • Afgekeurd: o Deze uren zijn afgekeurd door u of uw contactpersoon. • Geaccordeerd: o Deze uren zijn reeds goedgekeurd en zullen spoedig door JobMotion verder verwerkt worden. U kunt door op 1 van deze titels te klikken, doorgaan naar de volgende stap. U komt hiermee in het tabblad urenbriefjes.
3.2 Urenbriefjes Onder het tabblad urenbriefjes kunt u een overzicht bekijken van alle urenbriefjes in UBplusOnline die aan uw bedrijf gekoppeld zijn. Tevens staat aangegeven wat de status is van de urenbriefjes. Eventueel kan er ook een selectie worden gemaakt op status. Wanneer u vanuit het tabblad home (vorige stap) hier komt, is al een selectie op status gemaakt.
7
Urenbriefjes kunnen de volgende status hebben (of een combinatie hiervan); • Aangeboden o Er is een urenbriefje ingevuld en aangeboden ter accordering. • Afgekeurd o Het aangeboden briefje is afgekeurd o De werknemer heeft bericht ontvangen dat de uren niet zijn goedgekeurd. • Nog niet geaccordeerd o Er zijn aangeboden briefjes die nog niet zijn geaccordeerd (deze zijn ofwel aangeboden ofwel afgekeurd). • Geaccordeerd o Er zijn urenbriefjes geaccordeerd, maar nog niet verder verwerkt door JobMotion. • Nog niet verwerkt o Er zijn urenbriefjes die nog niet verder zijn verwerkt door JobMotion (deze zijn ofwel nog niet geaccordeerd, ofwel geaccordeerd). • Verwerkt o De urenbriefjes zijn verwerkt door JobMotion In Hoofdstuk 4 wordt verder uitgelegd hoe u urenbriefjes kunt bekijken en goedkeuren.
3.3 Werknemers Onder het tabblad werknemers krijgt u als hoofdcontactpersoon een overzicht van alle werknemers die aan uw bedrijf gekoppeld zijn. Daarnaast staat de functie van de werknemer aangegeven. Indien u geen hoofdcontactpersoon bent ziet u hier de werknemers waar de hoofdcontactpersoon u rechten voor heeft gegeven.
8
Er kan in dit overzicht zowel op de letter van de achternaam worden gefilterd (door op een letter te klikken die bovenaan de lijst wordt weergegeven) als gezocht worden op naam, door een voor- of achternaam in te voeren bij zoek.
Om de contactgegevens en de eigenschappen van een werknemer te bekijken kunt u op de naam van de werknemer klikken.
Tevens kunnen de urenbriefjes van de geselecteerde werknemer worden bekeken. Dit kan door achter de naam, in de kolom urenbriefjes op zoeken te klikken. U ziet dan de urenbriefjes die nog niet zijn verwerkt.
3.4 Facturen Onder het tabblad Facturen wordt een overzicht getoond van de gesynchroniseerde facturen. Tevens kunt u hier de factuur bekijken als PDF (als hoofdcontactpersoon of indien u hiervoor rechten heeft gekregen door de hoofdcontactpersoon). 9
In het scherm ziet u eerst het factuurnummer, gevolgd door de factuurdatum en de omschrijving van de factuur (vaak is dit factuur met factuurnummer). U kunt het bedrag van de factuur zien en de factuur met de button downloaden eventueel als PDF downloaden. Facturen zijn ook altijd per mail naar u gestuurd.
3.5 Rapporten U kunt als hoofdcontactpersoon bekijken hoeveel uren er geboekt zijn bij de werknemers die bij u aan het werk zijn en in UBplusOnline staan. Tevens zijn de urenregels te exporteren naar Excel door te kiezen voor Export naar Excel. Voordat dit wordt geëxporteerd wordt kan er een keuze gemaakt worden van periode t/m periode.
Deze functie wordt in de toekomst uitgebreid. 3.6 Documenten U heeft als hoofdcontactpersoon de mogelijkheid contracten digitaal aan te bieden aan JobMotion. Door middel van een bladeren functie kunt u browsen naar documenten op uw werkstation.
10
H4. Urenbriefjes accorderen en bekijken 4.1 Urenbriefjes accorderen Wanneer een werknemer uren heeft ingevoerd en aangeboden, krijgt u een e-mail van JobMotion met als onderwerp ‘Er is een urenbriefje aangeboden’. Deze uren moeten door u worden geaccordeerd. Ook de betreffende contactpersonen krijgen deze mail en kunnen de urenbriefjes accorderen. U krijgt geen bevestiging hiervan, maar de urenbriefjes verdwijnen wel uit uw lijst. U kunt de uren accorderen door in te loggen in UBplusOnline. U kunt werken vanuit het tabblad home of vanuit urenbriefjes (zoals beschreven in hoofdstuk 3). Als u de aangeboden urenbriefjes selecteert, ziet u achteraan de volgende opties staan: keuren van het werkbriefje (bekijken en accorderen of afkeuren) werkbriefje bekijken het urenbriefje converteren naar een PDF bestand
Als u kiest voor het keuren van het werkbriefje, ziet u welke uren zijn ingevoerd door de werknemer en kunt u deze accorderen. Zie ook hoofdstuk 6 voor extra aandachtspunten. U kunt ervoor kiezen om een urenbriefje aan te passen, te accorderen of af te keuren: • Aanpassen o Klik op urenbriefje aanpassen o Pas de uren aan o Eventueel kunt u nog een opmerking bijvoegen (+ opmerking) o Kies opslaan o De uren zijn nu aangepast o U kunt nu meteen het urenbriefje accorderen door onderaan op accorderen te klikken o Door weer op het tabblad urenbriefjes te klikken, gaat u terug • Accorderen o Klik op accorderen o De uren zijn nu goedgekeurd en worden naar JobMotion gestuurd voor verdere verwerking • Afkeuren o Plaats een opmerking. Het is verplicht een reden aan te geven voor afkeuring. o Klik op afkeuren o De uren zijn nu afgekeurd o De werknemer ontvangt een e-mail en kan inloggen om de reden te zien. Vervolgens kan de werknemer de uren wijzigen en opnieuw aanbieden. 11
Werknemers krijgen wekelijks uitbetaald via JobMotion. Dit vereist dan ook een spoedige accordering van de gewerkte uren. Uren die voor maandagmiddag 12.00 uur geaccordeerd zijn, worden meegenomen met de weekbetaling op dinsdag. Uren die daarna binnenkomen, kunnen helaas niet meer verloond worden. Wij willen u vragen hier rekening mee te houden. Mocht het door omstandigheden niet (op tijd) lukken om urenbriefjes te accorderen, neem dan contact op met JobMotion, dan kunnen wij dit voor u doen.
4.2 Urenbriefjes bekijken U kunt altijd verwerkte urenbriefjes terugzien door in te loggen in UBplusOnline. Door in het tabblad urenbriefjes te selecteren op verwerkt, ziet u een overzicht van alle urenbriefjes die al verwerkt zijn. U kunt de urenbriefjes op twee manieren inzien; door te kiezen voor bekijken (u krijgt het schema te zien, zoals de werknemer dit heeft ingevuld) of door te kiezen voor pdf (er wordt een pdf-bestand aangemaakt van de betreffende uren). Ook kunt u hier zien wanneer en door wie de uren zijn aangeboden en geaccordeerd.
12
H5. Aanvullende opties 5.1 Afdelingen U heeft de mogelijkheid om meerdere afdelingen aan te maken voor uw bedrijf. Dit kunt u niet zelf doen in UBplusOnline, maar JobMotion kan dit voor u doen. U kunt dan als hoofdcontactpersoon uw aangemaakte contactpersonen koppelen met een afdeling waarvoor zij verantwoordelijk zijn.
De uitzendingen die dan gekoppeld zijn aan een afdeling, zijn dan alleen voor de betreffende contactpersoon te benaderen. De contactpersoon kan dan deze uren accorderen. De afdeling voor de uitzending wordt gekoppeld door JobMotion. De afdeling is tevens op uw factuur af te beelden en u kunt er voor kiezen om een factuur per afdeling te laten draaien indien u dit wenst. U kunt dan tevens een afwijkend factuuradres voor de afdelingen aangeven. Neem hiervoor contact op met JobMotion.
5.2 Projecten Indien u gebruik maakt van projecten, dan is het mogelijk deze te gebruiken in UBplusOnline. JobMotion kan deze voor u vanuit hun softwarepakket uploaden, of u kunt de projecten zelf aanmaken. De werknemer die bij u in dienst is kan dit project dan kiezen bij het invoeren van zijn/haar uren, of JobMotion kan deze aan een uitzending koppelen.
13
U kunt als hoofdcontactpersoon projecten toevoegen via uw bedrijfsmenu rechtsboven in beeld;
U kunt een nieuw project toevoegen. U vult dan de naam in van het project welke u terug kunt zien op de factuur (indien u dit wenst) en een begin en einddatum. De werknemer kan vanaf het moment dat u deze heeft opgeslagen, dit project direct kiezen bij het invoeren van de uren.
14
H6. Overige 6.1 Ziektedagen Wanneer de werknemer ziek is, dient hij/zij dit te melden bij u en bij JobMotion. Indien van toepassing worden eventuele ziektedagen door JobMotion verloond. De werknemer kan dit echter niet invullen op zijn digitale werkbriefje
6.2 Feestdagen De verplichte sluitingsdagen (ADV dagen) van de Universiteit Leiden en de lokale feestdagen krijgt de werknemer niet uitbetaald. Indien hij/zij salaris wil ontvangen, moet de werknemer zelf vakantieuren opnemen. De verplichte vrije dagen zijn: • 2013: 10 mei, 4 oktober, 27, 30 en 31 december • 2014: 2 en 3 januari, 30 mei, 29, 30 en 31 december • 2015: 2 januari, 15 mei, 28, 29, 30 en 31 december • 2016: 6 mei, 27, 28, 29 en 30 december • 2017: 26 mei, 27, 28 en 29 december • 2018: 11 mei, 24, 27, 28 en 31 december De lokale feestdagen zijn: • 3 oktober • Goede Vrijdag • Bevrijdingsdag (behalve in lustrumjaar) Op de officiële feestdagen krijgt de werknemer loon doorbetaald als hij/zij normaliter op deze dagen had moeten werken. De werknemer hoeft hier dus geen vakantie-uren voor op te nemen. Deze uren worden door JobMotion verloond, u ziet dit niet op het urenbriefje welke ter goedkeuring aan u wordt aangeboden. De officiële feestdagen zijn: • Nieuwjaarsdag • 2e Paasdag • Hemelvaartsdag • 2e Pinksterdag • Beide kerstdagen • Koningsdag • In lustrumjaar Bevrijdingsdag (eerstvolgend lustrumjaar is 2015) Zie hiervoor ook de website van de Universiteit Leiden: http://medewerkers.leidenuniv.nl/p-en-o/werktijden-verlof/werktijden/feestdagen-en-verplichtesluitingsdagen.html Let u hier goed op met het akkoord geven van het digitale urenbriefje!
15
6.3 Ploegenuren Wanneer de werknemer in ploegenuren werkt, kan hij/zij dit invoeren in betreffend veld. Let u hier goed op met het akkoord geven van het digitale urenbriefje! 6.4 Reiskosten Reiskosten kunnen – mits hierover afspraken met u zijn gemaakt – door de werknemer worden ingevoerd in UBplusOnline. De werknemer kan een kopie van een treinkaartje of een uitdraai van ‘mijn ov-chip’ als bijlage toevoegen. Let u hier goed op met het akkoord geven van het digitale urenbriefje!
16
