Uitzend Software Diensten BV
UBplusOnline Handleiding voor inleners
Versie 5.00-B april 2012
Inhoudsopgave
H1. Starten met UBplusOnline 1.1 UBplusOnline instellen 1.2 Inloggen als contactpersoon
3 5
H2. Menu’s 2.1 Home 2.2 Urenbriefjes 2.3 Werknemers 2.4 Facturen 2.5 Rapporten 2.6 Documenten
6 7 8 9 10 10
H3. Aanvullende opties 3.1 Afdelingen 3.2 Projecten
11 12
2
H1. Starten met UBplusOnline 1.1 UBplusOnline instellen Indien u als hoofdcontactpersoon in UBplus wordt aangegeven ontvangt u uw accountgegevens in een e-mail. Hierin staat beschreven op welk internetadres u kunt inloggen en met welk wachtwoord. U kunt uw wachtwoord eventueel aanpassen via de button wachtwoord vergeten in het inlogscherm of door op uw naam te klikken boven in het scherm en te kiezen voor mijn account. Via de instellingen die u kunt openen door op uw bedrijfsnaam te gaan staan (zie print-screen onder) kunt u verschillende instellingen maken voor het account.
Deze instellingen zijn afhankelijk van de instellingen die het uitzendbureau, detacheringsbureau of payrollbedrijf heeft gekozen. Indien zij hebben gekozen om u de instellingen zelf te laten bepalen, dan zijn onderstaande instellingen instelbaar (werktijden, urenformaat en e-mailnotificaties);
Indien u de e-mailnotificaties aan zet, dan krijgt u een mail indien er een werkbriefje of factuur voor u klaar staat. 3
Tevens kunt u als hoofdcontactpersoon andere contactpersonen binnen uw bedrijf toevoegen. Op deze wijze kunnen meerdere contactpersonen uren accorderen en eventueel facturen bekijken.
Indien u verschillende afdelingen gebruikt in UBplusOnline, dan kunt u de contactpersonen toewijzen aan één of meerdere afdelingen. Tevens kan de nieuwe contactpersoon rechten krijgen om de facturen in te zien. Na het aanmaken kunt u een welkomsbericht sturen zodat de nieuwe contactpersoon gegevens ontvangt waarmee hij/zij kan inloggen in UBplusOnline.
4
1.2 Inloggen als contactpersoon Als u als hoofd-contactpersoon bent ingelogd kunt u kiezen voor de volgende menu’s; Home Urenbriefjes Werknemers Facturen Rapporten Documenten Als u als sub-contactpersoon bent ingelogd kunt u kiezen voor de volgende menu’s; Home Urenbriefjes Werknemers Facturen (alleen indien u hiervoor rechten heeft) We omschrijven op de volgende pagina’s de verschillende menu’s en acties die u kunt uitvoeren.
5
Menu’s 2.1 Home Na het inloggen komt u direct in het scherm Home. Hier krijgt u een overzicht van de status van de urenbriefjes., zoals het aantal niet geaccordeerde urenbriefjes. Daarnaast, alleen indien u zelf de uren invult, kan er in dit tabblad worden gekozen om nieuwe urenbriefjes aan te maken voor uw medewerkers.
(de werknemer vult in)
(u vult de urenbriefjes in)
6
2.2 Urenbriefjes Onder het tabblad urenbriefjes kunt u een overzicht bekijken van alle urenbriefjes in UBplusOnline die aan uw bedrijf gekoppeld zijn. Tevens staat aangegeven wat de status is van de werkbriefjes. Eventueel kan er ook een selectie worden gemaakt op status.
Werkbriefjes kunnen de volgende status hebben; aangeboden er is een urenbriefje ingevuld en aangeboden ter accordatie afgekeurd het aangeboden urenbriefje is afgekeurd nog niet geaccordeerd er zijn aangeboden urenbriefjes die nog niet is geaccordeerd geaccordeerd er zijn urenbriefjes geaccordeerd, maar nog niet verwerkt (opgehaald) nog niet verwerkt er zijn aangeboden/geaccordeerde urenbriefjes die nog niet zijn verwerkt verwerkt ingelezen urenbriefjes in UBplus Een urenbriefje kan een combinatie hebben van verschillende statussen. Indien u zelf uren invoert kunt u hier ook kiezen voor het invoeren van een nieuw urenbriefje;
7
2.3 Werknemers Onder het tabblad werknemers krijgt u als hoofdcontactpersoon een overzicht van alle werknemers die aan uw bedrijf gekoppeld zijn. Daarnaast staat de functie van de werknemer aangegeven (indien ingevoerd in de uitzending in UBplus) Indien u geen hoofdcontactpersoon bent ziet u hier de werknemers waar de hoofdcontactpersoon u rechten voor heeft gegeven. Tevens kunnen de urenbriefjes van de geselecteerde werknemer worden bekeken. Er kan in dit overzicht zowel op de letter van de achternaam worden gefilterd (door op een letter te klikken die bovenaan de lijst wordt weergegeven) als zoeken op naam, door een voor- of achternaam in te voeren bij zoek.
Om de contactgegevens en de eigenschappen van een werknemer te bekijken kunt u op de naam van de werknemer klikken.
8
2.4 Facturen Onder het tabblad Facturen wordt een overzicht getoond van de gesynchroniseerde facturen. Tevens kunt u hier de factuur bekijken als PDF (als hoofdcontactpersoon of indien u hiervoor rechten heeft gekregen door de hoofdcontactpersoon).
In het scherm ziet u eerst het factuurnummer, gevolgd door de factuurdatum en de omschrijving van de factuur (vaak is dit factuur met factuurnummer). U kunt het bedrag van de factuur zien en de factuur met de button “downloaden” eventueel als PDF downloaden.
9
2.5 Rapporten U kunt als hoofdcontactpersoon bekijken hoeveel uren er geboekt zijn bij de werknemers die bij u aan het werk zijn en in UBplusOnline staan. Tevens zijn de urenregels te exporteren naar Excel door te kiezen voor Export naar Excel. Voordat dit wordt geëxporteerd wordt kan er een keuze gemaakt worden van periode t/m periode.
2.6 Documenten U heeft als hoofdcontactpersoon de mogelijkheid contracten digitaal aan te bieden aan uw uitzend-, payroll- of detacheringsbureau. Door middel van een bladeren functie kunt u browsen naar documenten op uw werkstation.
10
H3. Aanvullende opties 3.1 Afdelingen Er is een mogelijkheid om meerdere afdelingen aan te maken voor uw bedrijf. Dit kunt u niet zelf doen in UBplusOnline, maar uw uitzend- , payroll- of detacheringsbureau kan dit voor u doen. U kunt dan als hoofdcontactpersoon uw aangemaakte contactpersonen koppelen met een afdeling waarvoor zij verantwoordelijk zijn.
De uitzendingen die dan gekoppeld zijn aan een afdeling zijn dan alleen voor de betreffende contactpersoon te benaderen. De contactpersoon kan dan deze uren accorderen en/of invoeren. De afdeling voor de uitzending wordt gekoppeld door uw uitzend- , payroll- of detacheringsbureau.
De afdeling is tevens op uw factuur af te beelden en u kunt er voor kiezen om een factuur per afdeling te laten draaien indien u dit wenst. U kunt dan tevens een afwijkend factuuradres voor de afdelingen aangeven.
11
3.2 Projecten Indien u gebruik maakt van projecten, dan is het mogelijk deze te gebruiken in UBplusOnline. Uw uitzend- , payroll- of detacheringsbureau kan deze voor u vanuit hun softwarepakket uploaden, of u kunt de projecten zelf aanmaken. De werknemer die bij u in dienst is kan dit project dan kiezen bij het invoeren van zijn/haar uren, of uw uitzend- , payroll- of detacheringsbureau kan deze aan een uitzending koppelen. U kunt als hoofdcontactpersoon projecten toevoegen via uw bedrijfsmenu rechtsboven in beeld;
U kunt een nieuw project toevoegen. U vult dan de naam in van het project welke u terug kunt zien op de factuur (indien u dit wenst) en een begin en einddatum. De werknemer kan vanaf dat u deze heeft opgeslagen dit project direct kiezen bij het invoeren van de uren, of indien u zelf uren invoert kunt u deze kiezen bij het invoeren van uren. 12
