Handleiding Protas Zermelo Software BV pagina 1

Handleiding Protas

© Zermelo Software BV

pagina

1

PROTAS Hét programma voor het VOLAUTOMATISCH inroosteren van oudergesprekken releasedatum handleiding: 2 maart 2012 © Zermelo Software BV

Inleiding Protas is hét systeem voor de organisatie en het inroosteren van ouderspreekavonden. Protas is ontworpen om flexibel inzetbaar te zijn en biedt de volgende functionaliteit: •

•

• • •

•

De aangevraagde gesprekken kunnen automatisch over meerdere avonden verdeeld worden. Hierbij streeft het programma er naar zowel ouders als docenten op zo min mogelijk avonden naar school te laten komen. Zijn de gesprekken eenmaal over de avonden verdeeld, dan zoekt Protas een compact rooster waarin zowel ouders als docenten zo kort mogelijk op school moeten zijn. Hierbij wordt natuurlijk rekening gehouden met de pauzebehoefte bij beide partijen en beschikbaarheden van ouders en docenten. Het toevoegen van gesprekken aan een reeds ingeroosterde avond is heel eenvoudig en geschiedt in een overzichtelijke interface. Bij het toewijzen van tafeltjes of lokalen kan rekening worden gehouden met bijvoorbeeld een combinatie van kamers van schoolleiders, afdelingscoördinatoren en een aula met tafeltjes. Gesprekken kunnen worden aangevraagd met de gebruikelijke briefjes die de leerlingen op school moeten inleveren. Protas biedt echter ook de mogelijkheid ouders gesprekken aan te laten vragen via Internet. Als de school gebruik maakt van een gpn-bestand of Projectie kunnen ouders op Internet direkt zien welke docent welk vak aan hun zoon/dochter geeft. Deze informatie staat dan ook op de brieven die de ouders krijgen. Bovendien kunnen ze op Internet vragen of opmerkingen aan de gespreksaanvragen toevoegen opdat de docent het gesprek beter kan voorbereiden. De enige technische systeem-eis is dat de school de gespreksaanvraagsite kan onderbrengen bij een provider die php-scripts toestaat. Dit is een in praktijk een laagdrempelige systeem-eis. Zie ook verder in deze handleiding. Op basis van naam- en adresgegevens wordt herkend welke leerlingen in hetzelfde gezin zitten. Dit gebeurt volautomatisch. Vanzelfsprekend kan dit “met de hand” worden aangepast.

Over deze handleiding De ontwikkelingen op softwaregebied gaan snel en de behoefte op de scholen deze software te gebruiken is groot. Het is dan ook ondoenlijk bij het uitbrengen van een nieuw product een volledig bijgewerkte handleiding te leveren. Op onze website www.zermelo.nl kunt u altijd de meest recente versie van de handleiding vinden. U kunt ook terecht op de Online Help, voor meer onderwerpgerichte informatie. Op deze manier zijn wij dan ook in staat open aanmerkingen en tips van de gebruikers direct in de handleiding te verwerken. Reacties op deze handleiding of op Protas kunt u mailen aan [email protected] .

Handleiding Protas


pagina

2

Installatie van de software De installatie gaat net zo eenvoudig als met alle andere Zermelo-software. U downloadt het zipbestand met Protas van www.zermelo.nl . U pakt dit uit in de map waar u de software wilt hebben. Voeg hier het bestand zermelo_.key aan toe en u kunt aan de slag. Er is dus geen “systeeminstallatie” of iets dergelijks nodig!

Systeem-eisen Hardware Voor het gebruik van Protas op zich zijn de gebruikelijke systeemeisen van toepassing. Protas draait op alle Windows-versies (’98 en hoger). Protas is geen “zwaar” programma dat een bijzonder snelle machine nodig heeft.

Internet Bij onderstaande eisen kan uw systeembeheerder u waarschijnlijk wel helpen. Voor het gebruik van de Internet-interface is het wel noodzakelijk dat de school de door Protas gegenereerde website bij een provider kan onderbrengen die php ondersteunt. Deze website bevat voor iedere leerling een bestand van ongeveer 15 kB (bij onze tests). Als u 1000 leerlingen wilt “aanbieden” moet u dus rekenen op een totale grootte van ongeveer 15MB. Het is dan weer afhankelijk van het systeem bij de provider hoeveel ruimte de site daar in neemt. Voor het gebruik van php-scripts is het niet nodig dat u bij uw provider schrijfrechten hebt. De scripts verwerken alleen forms van een web-formulier, testen deze en verzenden e-mails. Er wordt alleen gebruik gemaakt van php-onderdelen die standaard in iedere php-implementatie aanwezig zijn (PHP3 en PHP4).

Organisatie Voor de te volgen procedures bij het gebruik van Protas zijn er drie situaties mogelijk: • De school gebruikt voor het jaarrooster Zermelo: Dit is zonder meer de mooiste situatie. Protas kan UDM(Z) lezen en weet daardoor welke leerlingen in welke klassen zitten en van welke docenten ze welk vak krijgen. • De school gebruikt geen Zermelo maar wel GPN-bestanden. Protas kan GPN lezen, maar de gebruiker moet Protas daarbij helpen met het interpreteren van vak-informatie. Met aanvullende informatie van de administratie betreffende de leerlingen uit de onderbouw weet Protas ook welke leerlingen in welke klassen zitten en van welke docenten ze welk vak krijgen. • De school gebruikt geen Zermelo en geen GPN-bestanden, maar heeft wél een administratie die leerlinglijsten kan genereren met leerlingnummers, naam- en adresgegevens en de klas. Ook hier is Protas prima te gebruiken, maar op Internet is dan niet te zien welke docent welk vak geeft. Het is in Protas wél mogelijk met de hand de docenten voor de klassikale lessen in te voeren.

Handleiding Protas


pagina

3

Een eerste kennismaking met Protas Als u Protas start krijgt u het volgende scherm te zien:

Bovenstaand startscherm bevat een diagnose van de gegevens die op dat moment aanwezig zijn. In de rode balk die met “Prioriteit” begint, geeft Protas aan, wat op dat moment volgens Protas aan de beurt is om te doen. Alle icoontjes representeren (bijna) alle menu-opties. We lopen de icoontjes eens langs:

Nieuw PTS Hiermee maakt u een nieuw Protas bestand aan (met de extensie PTS). Hier kunt u dan gegevens aan toevoegen uit Zermelo/gpn-bestand en de administratie.

PTS openen Hiermee opent u een reeds bestaand Protas-bestand. Bijvoorbeeld om gespreksaanvragen aan toe te voegen.

Bewaar PTS Hiermee bewaart u het Protas-bestand waar u mee bezig bent.

Recente PTS bestanden

Import UDM(Z) Hiermee importeert u een Zermelo-bestand in uw net aangemaakte lege PTS bestand.

Handleiding Protas


pagina

4

Import GPN Hiermee importeert u een gpn-bestand (zonder periodes!). U zult Protas dan waarschijnlijk moeten helpen bij het interpreteren van vaknamen in de clusterafdelingen. Daar in een gpn-bestand meestal geen onderbouwleerlingen zitten, zult u ook nog een administratiebestand moeten inlezen voor deze gegevens. Protas bevat dan wel alle informatie over welke docenten welk vak aan welke leerlingen geven.

Import adm Lees leerlinggegevens uit de administratie in in Protas.

Data en tijden Hiermee komt u in het gedeelte waar u de data van de gespreksdagen kunt opgeven en het tijdraster.

Stamklassen Hiermee krijgt u een overzicht van de stamklassen over de afdelingen.

Doc,lln,lok Hiermee krijgt u toegang tot docenten, leerlingen en lokalen/tafeltjes.

Stamklas per dag Hier kunt u aangeven of bepaalde dagen geblokkeerd zijn voor bepaald stamklassen. Hiermee kunt u bijvoorbeeld regelen dat van de drie gespreksavonden er één voor de onderbouw is en de andere twee voor de bovenbouw.

Gezinnen Hier kunt u gezinnen samenstellen. Dit kan automatisch op basis van NAW-gegevens, maar u kunt ook met de hand leerlingen samenvoegen of juist scheiden.

Leerling-docent Hier kunt u per leerling zien voor welk vak hij welke docent heeft. Per stamklas kunt u dit bovendien aanpassen voor de klassikale lessen. Dit onderdeel is vooral geschikt voor basisscholen. Zij kunnen hier de klas-docent relatie met de hand invoeren zonder Projectie of een gpn-bestand te gebruiken. (Deze programma’s worden in het basisonderwijs niet gebruikt.)

Schrijven website Hiermee genereert u de website voor gespreksaanvragen via Internet.

Uitnodigingsbrieven Hiermee print u brieven voor ouders met uitnodigingen.

Handleiding Protas


pagina

5

Blokkades Hier kunt u per docent en per gezin gespreksmomenten (en dus hele dagen) blokkeren.

Gesprekken Hier kunt u gespreksaanvragen invoeren en veranderen. Dit kan zowel met de hand als ook automatisch als u gebruik maakt van de Internet-mogelijkheden. Beide invoer methodes kunnen door elkaar heen gebruikt worden!

Verdelen Hier kunt u volautomatisch de gesprekken verdelen over de verschillende avonden (als u meer dan één avond wilt gebruiken). Bij deze verdeling streeft Protas er naar zowel ouders/verzorgers als docenten op zo min mogelijk avonden naar school te laten komen en een zo evenwichtig mogelijke verdeling van alle gesprekken over alle avonden te bewerkstelligen. Vanzelfsprekend kunt u gesprekken ook met de hand op een dag plaatsen.

Roosteren Achter deze knop zit hét centrale deel van Protas: de volautomaat. Tót “Verdelen” was u alleen maar bezig met het invoeren van gegevens. Bij “Verdelen” hebt u al een automaat bezig gezien, maar als de gesprekken eenmaal over de avonden verdeeld zijn, moet er voor elke avond een rooster gemaakt worden. Hierbij hebt u natuurlijk een aantal wensen: • • • •

Ouders moeten niet twee gesprekken achter elkaar hebben. Docenten moeten niet teveel gesprekken achter elkaar hebben. Zowel ouders als docenten moeten niet te grote pauzes hebben, waardoor ze onnodig lang op school moeten zijn. U wilt graag dat Protas ALLE gesprekken conform bovenstaande wensen inroostert, zodat u niet achteraf met de hand nog aan de slag moet!

Lokalen Via deze knop kunt u docenten per avond aan een lokaal/tafel koppelen. Het is hierbij mogelijk te werken met lokalen die één of meer tafeltjes bevatten. U kunt dus bijvoorbeeld werken met een “tafeltjescapacateit” die als volgt is opgebouwd: • • •

5 coördinatorenkamers met elk één tafel een kleine aula met 3 tafels een grote aula met 25 tafels

Roosters afdrukken Hiermee drukt u de roosters af voor docenten en ouders/verzorgers en kunt u overzichtsroosters bekijken. Dit laatste kan ook bij Roosteren bekeken worden.

Over Protas Deze knop geeft u informatie over de versie van Protas

Handleiding Protas


pagina

6

Een casus In dit hoofdstuk wordt het volgende scenario uitgewerkt: • • • • •

U hebt een lijst met docenten. U hebt een lijst met lokalen. Per lokaal één tafel. U kunt hierbij ook denken aan de tafels in de aula waar u alle gesprekken wilt laten plaatsvinden. U hebt van de administratie een lijst met leerlingen met nummer en adresgegevens. U wilt op drie avonden de gesprekken laten plaatsvinden. Hierbij wilt u op één avond alléén onderbouw, op één avond alléén bovenbouw en op één avond beide. U hebt een stapel met briefjes met gespreksaanvragen. Op elk briefje staat in ieder geval het nummer van de leerling en de namen/afkortingen van de docenten met wie een gesprek wordt aangevraagd.

Als u deze casus hebt doorgewerkt, hebt u kennis gemaakt met de basisonderdelen van Protas. Voor veel gebruikers zal dit voldoende zijn om met Protas aan de slag te kunnen.

Stap 1: Protas starten Protas wordt gestart met een leeg PTS-bestand. U kunt dit gebruiken als basis voor uw project of u kunt een PTS-bestand openen met uw werk van gisteren en daar dan mee verder gaan. Voor deze casus gaan we er van uit, dat u verder gaat met het lege PTS-bestand. De procedure is nu in principe dat we de knoppenbalk van Protas van links naar rechts aflopen. Het diagnosevenster dat telkens verschijnt kunt u gebruiken voor extra controle op de ingevoerde gegevens en het volgende “actiepunt”. De knoppen voor de koppeling met Projectie en gpn-bestand kunnen we overslaan. Deze zijn in deze casus niet van toepassing. Klik op de knop Import adm om leerlingen in te voeren.

Stap 2: gegevens importeren

Selecteer het udm-bestand. Wij adviseren u een opgeschoond roosterbestand te importeren. Dat betekent dat het lesdomein alleen lessen bevat met daadwerkelijk een docent, een groep en een vak. Dus geen vergaderingen, zelfstudie-uren e.d.. In het diagnosescherm ziet u nu dat er docenten, leerlingen, lokalen, tafels en stamklassen zijn.

Handleiding Protas


pagina

7

Stap 3: data en tijden

Het data- en tijdenscherm verschijnt:

Er is standaard één avond aanwezig. U maakt nieuwe avonden aan door op het lege veld onderaan de kolom Naam een letter in te voeren. De avond wordt dan aangemaakt met als naam deze letter. U kunt deze naam veranderen door weer in de cel te klikken. De rest van de gegevens behoeven geen nadere toelichting. Let op: de data van de avonden moeten verschillend zijn! U voert bijvoorbeeld in dat u de avonden wilt plaatsen op 10, 11 en 17 januari 2012. De tijden van de gespreksmomenten kunt u met de hand invoeren. De laatste drie kolommen gelden voor elke avond! Als u een bepaalde avond korter wilt laten duren, moet u op die avond voor de laatste paar gespreksmomenten alle docenten blokkeren. Het is eenvoudiger de begin- en eindtijden van de gespreksmomenten automatisch te laten genereren met de knop Tijden automatisch genereren. We voeren in, dat de avonden om 18:30 (dubbele punt als scheidingsteken!) begint, dat de gesprekken 7 minuten duren, dat er 30 gespreksmomenten zijn en dat er geen pauze tussen de gespreksmomenten is:

Na OK krijgen we het ingevulde data- en tijdenscherm:

Handleiding Protas


pagina

8

Met OK verlaten we dit scherm. We gaan nu naar de volgende knop in het hoofscherm. De knop stamklassen slaan we even over en gaan naar de knop Doc,lln,lok om de docenten en lokalen in te voeren.

Stap 4: docenten en lokalen invoeren

Lokalen en docenten kunt u eventueel met de hand invoeren of inlezen uit een txt-bestand. Onderin het venster staat hier nadere uitleg over. Gebruikers van een gpn-of udmbestand hebben de docenten automatisch ingelezen. We kijken naar de parameters bij docenten. We hebben één docent ingevoerd:

De parameters 6 en 4 geven aan, dat de roosterautomaat er naar zal streven dat deze docent op ieder aanééngesloten reeks van 6 gespreksmomenten er hoogstens 4 gesprekken gepland zijn. Met een instelling 6-5 i.p.v. 6-4 zullen de docentenroosters dus compacter worden. De overige parameters laten we even voor wat ze zijn. We gaan naar de lokalen (links boven op Lokaal klikken). Voor ieder lokaal voeren we één tafel in. U kunt hier eventueel niet beschikbare lokalen verwijderen of een andere beschikbare ruimte toevoegen. We sluiten dit scherm af met OK. Op dit moment is Protas dus voorzien van de leerlingen (nog geen gezins-indelingen!), docenten, lokalen, data en gesprekstijden. Dit kunt u voor een deel ook zien in het diagnosevenster dat weer verschijnt. We gaan nu aangeven, dat 10 januari voor onderbouw is (vandaar de naam OB bij de data), 11 januari bovenbouw en 17 januari een gemengde gespreksavond is. Dit zal op weinig scholen zo georganiseerd worden, maar het is een goed voorbeeld om te demonstreren hoe dit wordt ingesteld. Klik in het hoofdmenu op de knop Stamklas per dag.

Handleiding Protas


pagina

9

Stap 5: dagen blokkeren voor stamklassen

Het scherm spreekt voor zich. De regel bij 1a betekent dat op elke avond gesprekken mogen worden ingeroosterd die betrekking hebben op leerlingen uit 1a. Een dag is voor een stamklas te blokkeren door de klikken op een cel. Door weer te klikken zet u de dag weer open. Klikken en slepen werkt ook, u blokkeert of deblokkeert dan een range van klassen/dagen. Hieronder ziet u hoe u BB (dat is de naam van 11 januari) blokkeert voor de eerste klassen.

Zo kunt u voor alle klassen BB of OB blokkeren. Als u dit gedaan hebt, klikt u op OK. Op dit moment is Protas dus voorzien van de leerlingen (nog geen gezins-indelingen!), docenten, lokalen, data, gesprekstijden en een indeling van de klassen over de data. Nu gaan we gezinnen formeren. Klik op de knop Gezinnen.

Handleiding Protas


pagina

10

Stap 6: gezinnen formeren

Het volgende scherm verschijnt:

Leerlingen moeten gegroepeerd worden tot gezinnen. Dit kan altijd met de hand, maar het kan ook automatisch op basis van naam- en adresgegevens. We maken hier de keus dit laatste te doen. We klikken op de knop Automatisch gezinnen toewijzen onderaan het scherm.

De groene velden geven aan op basis waarvan leerlingen bij elkaar in één gezin worden geplaatst. In ons voorbeeld realiseren we ons, dat er op onze school soms leerlingen zitten die wel in één gezin wonen (en dus hetzelfde adres hebben), maar die verschillende achternamen hebben. Door te klikken op een cel wordt die “aan” of “uit” gezet. Klik op ACHTERNAAM en leerlingen worden alléén bij elkaar geplaatst, als ze én dezelfde straat én hetzelfde huisnummer én dezelfde postcode én dezelfde woonplaats hebben. Klik op OK. Protas gaat nu achter de schermen hard aan het werk en komt dan met het volgende scherm:

Handleiding Protas


pagina

11

Het gezinsnummer geeft aan in welk gezin een leerling geplaatst is. Leerlingen met hetzelfde nummer zitten in één gezin. Gespreksaanvragen voor deze leerlingen bij dezelfde docent (een docent geeft aan beide zoons, die in verschillende klassen zitten, les) worden zoveel mogelijk aan elkaar gekoppeld tot een lang(er) gesprek aan één stuk. We kunnen hier nog met de hand de gezinsindeling wijzigen, maar doen dat niet. Klik op OK. Nu zijn we eigenlijk zover, dat de brieven de deur uit kunnen. In het hoofdmenu zien we als volgende knop Leerling-docent. Hier kan de combinatie tussen leerlingen en docenten bewerkt worden. In deze casus doen we dat niet. De volgende knop is Schrijven website. Ook van deze optie maken we in deze casus geen gebruik. De daaropvolgende knop is Uitnodigingsbrieven. Klik hier op.

Handleiding Protas


pagina

12

Stap 7: uitnodigingsbrieven voor ouders

U krijgt het scherm waarin u kunt aangeven voor welke leerlingen u een ouderbrief wilt laten printen. Door boven op een afdeling te klikken, krijgt u links alle stamklassen van die afdeling. Door op een stamklas te klikken krijgt u alle leerlingen uit die stamklas te zien. Er worden alleen brieven geprint voor de leerlingen die u op het scherm ziet. U kunt leerlingen op de gebruikelijke wijze selecteren. De volgorde van printen is dezelfde als die u op het scherm ziet. Sorteer hier dus eerst op de gebruikelijke wijze. Met het tekstbestand UitnodigingsbriefOuders.TXT (dat in dezelfde map moet staan als waar het programma Protas in staat) kunt u zelf de tekst van de brief bepalen. U kunt eventueel ook de knop Mail merge ouders gebruiken. U voert dan zelf de samenvoeging uit van leeringgegevens en de brief mbv Word en Excel. Opmerking: als u tijdens een Protas-sessie de tekst van deze brief aanpast, moet u Protas eerst afsluiten en opnieuw opstarten. Protas laadt namelijk dit (en de andere met vergelijkbare functionaliteit) bestand bij het opstarten. . U hebt nu mooi de tijd blokkades voor docenten in te voeren. Dit doet u met de knop Blokkades in het hoofdmenu. Klik hier op.

Handleiding Protas


pagina

13

Stap 8: blokkades invoeren voor docenten (en ouders)

Linksboven kunt u aangeven voor welke dag de blokkades gelden en of u blokkades wilt opgeven voor docenten of gezinnen. De rest van het raster spreekt voor zich. Blokkades brengt u aan door op een cel te klikken. Nog een keer klikken verwijdert de blokkade. Door op de docent-afkorting (of gezinsnummer) te klikken, blokkeert u de hele dag. Wees wel voorzichtig! Met veel blokkades kunt u het Protas simpelweg onmogelijk maken een rooster te vinden. Stel dat u een gezin blokkeert op BB en OB en een docent op GEM, dan kan een gesprek tussen dit gezin en deze docent nooit ingeroosterd worden. U zult dit scherm waarschijnlijk voornamelijk gebruiken voor de invoer van blokkades van docenten en een enkele keer voor gezinnen/ouders met heel specifieke tijdwensen. Bij de invoer van gesprekken kunt u namelijk heel eenvoudig op basis van trefwoorden tijdwensen van ouders invoeren. Terwijl u hiermee bezig bent, stromen de briefjes alweer binnen. U realiseert zich, dat het toch wel handig zou zijn, als een groot deel daar van via internet binnen zou kunnen komen. Die gespreksaanvragen kunnen automatisch worden ingelezen. Voor dit moment is dit echter niet van toepassing, maar een volgende keer mogelijk wel.

Handleiding Protas


pagina

14

Stap 9: het invoeren van gespreksaanvragen

Klik op de knop Gesprekken.

Het scherm verschijnt waarin u de gespreksaanvragen kunt invoeren. Onderin ziet u de knoppen waarmee u aanvragen via internet kunt inlezen. Deze zijn voor deze casus niet van toepassing. Voor de nieuwsgierigen: veel mailclients, waaronder Outlook en Eudora, slaan de mail op in een tekstbestand. Als u de gespreksaanvragen via internet allemaal opslaat in één mailbox, kunt u door deze mailbox in te lezen de aanvragen automatisch in Protas invoeren. Ook opmerkingen die ouders bij de aanvragen geformuleerd hebben, worden zo automatisch verwerkt. Terug naar onze casus. Met de knoppenrij boven stuurt u aan of u alle leerlingen in het scherm wilt zien, alle leerlingen van een afdeling of alle leerlingen van een stamklas binnen een afdeling. De screendump hierboven is er één van een PTS-bestand waarin een leerling-docent-combinatie is opgenomen. We kijken eens goed naar het middenscherm

Handleiding Protas


pagina

15

De docenten Bt, Cb enz zijn docenten van Meike de Ridder. De vakken staan er naast. Voor Meike voert u een gespreksaanvraag met Bt in door op Bt te klikken. Wilt u een gesprek aanvragen met een docent die niet in dit rijtje voorkomt, dan kunt u deze aanklikken in het rechter deel van het scherm waar alle docenten worden weergegeven. De vakdocenten staan ook rechts vermeld en zijn daar geel gemarkeerd. Als voorbeeld vragen we een gesprek aan met Bt:

Wilt u een dubbel gesprek (mentorgesprek bijvoorbeeld), dan verandert u de 1 in een 2. Het is ook mogelijk twee of meer docenten aan een gesprek te koppelen! U doet dit in het rechterscherm waar alle docenten staan vermeld. Houd de control-toets ingedrukt terwijl u docenten invoert. In de praktijk zult u waarschijnlijk nooit méér dan twee docenten aan een gesprek koppelen (dubbelmentoraat), maar Protas heeft er zelf geen problemen mee, als u een complete sectievergadering invoert! Als voorbeeld hebben we een gesprek ingevoerd met het docentenkoppel Ku en Lg:

Gesprekken van willekeurige lengte Protas kan gesprekken inroosteren van willekeurige lengte. Als u van de 1 in de kolom mult. een 5 maakt, roostert Protas een gesprek in van, in deze casus, 5 keer 7 is 35 minuten. Opmerking: De aanwezigheid van een leerling-docent-combinatie maakt invoer natuurlijk veel gemakkelijker. In de meeste gevallen zal een gesprek worden aangevraagd met een docent die dan in dit korte lijstje bij de leerling staat. Een aanvraag is dan met één klik direct ingevoerd. Door de toevoeging van het vak in dit lijstje hoeft u ook de docent niet meer op te zoeken, als de ouders op het briefje hebben geschreven dat ze de docent voor aardrijkskunde willen spreken. Gesprekken fixeren Als u achter een gespreksaanvraag in de kolom fixed klikt, fixeert of “de-fixeert” u de plaatsing van dit gesprek. Als het gesprek nog niet is ingeroosterd, heeft dit tot gevolg, dat het gesprek ook niet ingeroosterd zal worden door Protas. Als het gesprek wel al is ingeroosterd, is de plaatsing ervan gefixeerd en zal niet door Protas worden veranderd bij het automatisch roosteren. Vragen en opmerkingen voor de docent U kunt met de knop Toon opmerkingen aan/uit onderin het venster de kolom met opmerkingen bij een gesprek rechts van de kolom fixed laten tonen of niet. Deze kolom wordt automatisch gevuld met opmerkingen van ouders die een gesprek via internet hebben aangevraagd en daarbij een gespreksonderwerp hebben aangegeven. Als u deze kolom laat tonen, kunt u ook met de hand hier

Handleiding Protas


pagina

16

tekst intikken. Deze tekst verschijnt op het rooster van de docenten. Als ouders op het briefje een vraag of opmerking voor de docent hebben geschreven, kunt u dit hier invoeren. Tijdwensen van ouders Rechtsboven kunt u per gespreksdag aangeven of ouders voor die avond verhinderd zijn (#LOCKED) of niet (#VRIJ, standaard). Via de knop Tijdwens-definities onderin het scherm kunt u delen van elke avond een naam geven. Deze naam verschijnt dan rechtsboven onder #LOCKED en #VRIJ. (Even het scherm verversen) Door bij een gespreksaanvraag dit dan aan te klikken, kunt u dit deel van de avond voor het gesprek blokkeren. Het scherm voor de tijdwens-definities ziet er als volgt uit:

U maakt nieuwe definities of verwijdert ze via de knoppen onderin. U blokkeert een gespreksmoment door er op te klikken. Nog een keer klikken maakt een tijdstip weer beschikbaar. U kunt #LOCKED en #VRIJ niet veranderen. In het voorbeeld hierboven zijn drie nieuwe definities toegevoegd. Laat voor ouders die laat op de avond willen, Vroeg voor heb die vroeg willen en Journaal voor ouders die geen enkel journaal op het hele uur willen missen. Na OK en verversen van het scherm (even van leerling wisselen) verschijnen deze definities onder #LOCKED en #VRIJ:

U werkt uw stapel briefjes door en voert alle aanvragen in.

Handleiding Protas


pagina

17

Nu bent u zover, dat u bijna kunt gaan roosteren. Vóórdat de gesprekken echt geplaatst gaan worden, moeten ze éérst verdeeld worden over de drie dagen. Hierbij wilt u graag dat Protas rekening houdt met ouders én docenten. Verlaat het invoerscherm voor de gespreksaanvragen en klik op de knop Verdelen.

Stap 10: de gesprekken verdelen over de avonden

Hier ziet u per gesprek, docent of gezin op elke rij de volgende informatie: •

•

•

Gesprek: gespreksnummer/gezinsnummer/docent/dagplaatsing (het cijfer geeft de lengte aan). Grijze vakjes geven de dagen aan waar een gesprek eigenlijk niet mag door een klasblokkade. U kunt het gesprek hier wel met de hand plaatsen! Zie het gedeelte over onderhoud. Docent: afkorting/het totaal aantal gespreksmomenten/het aantal dagen waarop de docent moet komen/de dagplaatsingen (het cijfer geeft het aantal gespreksmomenten (!) aan op die dag). Gezin: gezinsnummer/totaal aantal gespreksmomenten/het aantal dagen waarop het gezin moet komen/de dagplaatsingen (het cijfer geeft het aantal gespreksmomenten (!) aan op die dag).

De tabellen die u ziet bij de keuze Docent of Gezin zijn puur informatief. U kunt hier niets in veranderen. In de tabel die u te zien krijgt als u linksboven Gesprek selecteert kunt u per gesprek met een muisklik dit gesprek op één van de avonden plaatsen. De kolommen A, B, C, D en E staan onder in het venster toegelicht. Ze bevatten informatie over aantallen gesprekken, docenten en ouders in allerlei combinaties. Zeer handig als u snel wilt zien welke docenten/ouders veel of weinig gesprekken hebben. Achter de knop Instellingen staan de parameters die de verdeling over de dagen beïnvloeden. U neemt genoegen met de standaardinstellingen. U kunt vooraf eventueel controleren of er onmogelijkheden zijn (door blokkades die bij docenten/gezinnen zijn ingevoerd). Via de knop pauzewensen kunt u aangeven hoeveel gesprekken er per reeks ingeroosterd mogen worden.

Handleiding Protas


pagina

18

U klikt op Automatisch verdelen over avonden. U ziet dat Protas aan het werk gaat:

Na enige tijd (Protas vindt vrij snel een eerste oplossing en gaat dan op zoek naar betere) drukt u op Escape. U ziet dan de verdeling over de dagen die Protas gevonden heeft:

Bij de standaardinstellingen is ingesteld, dat het belangrijker is dat ouders op zo min mogelijk dagen naar school moeten komen dan docenten. Vandaar dat u hierboven ziet dat veel docenten twee en soms zelfs drie dagen naar school moeten komen. Met de parameters achter Instellingen kunt u dit gedrag aansturen. Vanzelfsprekend heeft ook beschikbaarheid een grote invloed op dit proces en natuurlijk het feit dat er een verdeling is gemaakt voor onder- en bovenbouw. De automaat van Protas is dermate snel, dat er heel goed te experimenteren is. U hoeft niet uren te wachten op een verdeling. In een testbestand met ruim 400 gespreksaanvragen, de verdeling in BB, OB en GEM, maar geen beperkingen op het gebied van beschikbaarheden vindt de pc binnen tien seconden een verdeling over de dagen. Als u een verdeling hebt gevonden die u acceptabel vindt, klikt u op OK. U bent nu klaar om per dag te gaan roosteren. U klikt in het hoofdmenu op Roosteren.

Handleiding Protas


pagina

19

Stap 11: het inroosteren van de gesprekken per dag

U ziet hier het scherm met links de gesprekken op de BB-avond (zie linksboven). Het gesprek nr. 33 is actief. Rechts ziet u tussen de groene balken het rooster van de docent (Aq) en het gezin (324). Boven de groene balken ziet u de roosters van alle gezinnen waar Aq een gesprek mee heeft. Onder de groene balken ziet u de roosters van alle docenten waar gezin 324 naast Aq nog een gesprek mee heeft (op deze avond). Het rooster is nog leeg. De gekleurde cellen geven aan waar Protas “mooie plekjes” ziet. In deze casus let u daar even niet op. Boven de “plandialoog” ( voor gpn-gebruikers een bekend begrip) ziet u de gesprekstijden met hun nummers. Deze informatie hebt u met stap 3 ingevoerd. Door tussen de groene balken op een cel te klikken waar docent en gezin vrij zijn, plaatst u het actuele gesprek. Als u de shift ingedrukt houdt bij het klikken, fixeert u de plaatsing, hetgeen te zien is aan het feit, dat het gesprek dan verzonken wordt. Dit kan handig zijn, als een bepaald gesprek op een bepaald moment moet plaatsvinden! Zo kunt u met de hand roosteren. Daar hebt u Protas echter niet voor aangeschaft! U ziet onderaan een aantal knoppen. De knop Instellingen laat u even liggen tot u deze casus helemaal hebt uitgewerkt en wat dieper op Protas in wilt gaan. Protas kent twee roosterautomaten: een snelle en een grondige (die bij tests ook nog steeds heel rap is gebleken). Protas probeert dan per avond alle nog niet ingeroosterde gesprekken in te roosteren. Hierbij wordt rekening gehouden met de instellingen achter de knop Instellingen. Ook hier geldt: durf te experimenteren. U kunt met de knop Verwijder niet-geblokkeerde plaatsingen het rooster altijd weer verwijderen en opnieuw beginnen. U bent heel nieuwsgierig en klikt op Automaat (snel). Binnen korte tijd is Protas klaar (in bovenbeschreven testsituatie in minder dan 8 seconden).

Handleiding Protas


pagina

20

U ziet het effect op het rooster van Aq. Opmerking: in de praktijk is voor ouders een zinvolle instelling 2-1. Hiermee stuurt u aan, dat ouders tussen twee gesprekken altijd de tijd krijgen om naar het volgende gesprek te wandelen. U kunt natuurlijk ook gebruik maken van pauzes tussen gesprekken en bij ouders 1-1 of 3-2 of 4-3 instellen. Dit kan zinvol zijn, als alle tafels in de aula staan en men hooguit 1 minuut nodig heeft om naar een volgende tafel te gaan. Experimenteer hier vooral mee! Als u tussen de groene balken klikt op een roosterplaats waar Aq en 324 vrij zijn, wordt het actuele gesprek daar geplaatst. U kunt ook boven en onder de groene balken gesprekken verplaatsen. Boven de groene balken staan de roosters van alle gezinnen met wie Aq een gesprek heeft op deze avond, dus op elke regel is één gesprek (mogelijk over meer roosterposities) donker gekleurd. (Een analoog verhaal geldt voor de docentroosters onder de groene balken). We kijken naar gezin 558. U ziet dat zowel 558 als Aq het 6e moment beschikbaar zijn. Door op de regel van 558 op dit moment te klikken, wordt het gesprek tussen 558 en Aq naar dit tweede moment verplaatst. Op deze wijze kunt u in de “plandialoog” eventueel gesprekken inroosteren en verplaatsen. Er is nog één interessante kolom: urgentie. Als hier –1 staat, betekent dat, dat het gesprek is ingeroosterd. Als u sorteert op deze kolom (op kolomkop klikken) kunt u onderaan de nietingeroosterde gesprekken vinden. Het kan natuurlijk zijn, dat er gespreksaanvragen zijn binnengekomen, toen het rooster al gemaakt was. Deze kunt u dan met de hand of met de automaat toevoegen. Algemeen advies: als u gaat experimenteren, zorg dan altijd dat u met een kopie van het originele PTS bestand werkt! Dit advies geldt natuurlijk voor veel software, maar zeker voor roosteren roostergerelateerde software! U bent nu klaar om tafels toe te gaan kennen. Klik dit scherm weg met OK en klik op Lokalen.

Handleiding Protas


pagina

21

Stap 12: het toekennen van lokalen

U krijgt eerst een dialoog waarin u kunt aangeven of u losse gesprekken wilt plaatsen (last-minute gesprekken) of dat u lokalen/tafels aan docenten wilt toekennen. Ook kunt u een marge instellen die aangeeft hoeveel vrije momenten er tussen de roosters van twee docenten moet bestaan voordat ze van dezelfde tafel gebruik mogen maken. De standaardwaarde hiervoor is 3. U kiest voor de eerste optie en komt in het grote lokalenscherm.

U kijkt naar het scherm met de lokalentoewijzing op de BB-avond (zie linksboven in het scherm) U ziet van links naar rechts: • Docentafkorting • Een grafische weergave van het rooster van de docent op deze avond • Begintijd van de docent • Eindtijd van de docent (met de marge er aan toegevoegd) • Het lokaal/tafelnummer dat is toegewezen We kijken naar docent Mt. Deze docent heeft nog geen lokaal/tafel toegewezen gekregen. Als een cel wit is, is er in het lokaal waar deze kolom betrekking op heeft nog een tafel beschikbaar voor Mt (ook binnen dit lokaal dezelfde tafel voor al zijn gesprekken!). In onze casus heeft ieder lokaal echter 1 tafel. We zien dat lokaal 001, 003 en 004 bijvoorbeeld beschikbaar zijn voor Mt. Lokaal 002 niet, omdat Fh en Ko die al toegewezen gekregen hebben én de gespreksmomenten van Fh en Ko te dicht op die van Mt zitten, of zelfs overlappen. Lokaal 003 is echter een goede keus. Ku maakt ook gebruik van dit lokaal, maar zit met het rooster ver genoeg van dat van Mt af. Door nog een keer te klikken,

Handleiding Protas


pagina

22

verwijdert u de toewijzing weer. De dubbele punten bij bijvoorbeeld Zz geven aan van welk lokaal de docent ook gebruik zou kunnen maken. Zo kunt u lokaaltoewijzingen gemakkelijk veranderen. Op deze wijze kunt u snel en met overzicht lokalen/tafels aan docenten toewijzen. Als u dit gedaan hebt, bent u klaar om de brieven voor de ouders en docenten te gaan printen. Klik op OK en kies in het hoofdmenu Roosters afdrukken.

Stap 13: het afdrukken van de roosters

U kunt kiezen uit eenvoudige roosters, via mailmerge of een overzicht van de roosters:

U kiest ervoor eerst de roosters van de ouders te printen (Roosterbrieven ouders).

Handleiding Protas


pagina

23

Op de gebruikelijke wijze kunt u boven en links aansturen of u alle leerlingen wilt zien (en eventueel printen) of per afdeling en/of stamklas. U kunt brieven printen voor alle leerlingen die u in het midden laat zien of alleen voor de geselecteerde leerlingen. U kunt individuele leerlingen selecteren door er op te klikken. De tekst voor deze ouderbrief staat in het bestand RoosterbriefOuders.TXT. Deze tekst kunt u met een eenvoudige editor (Kladblok of Notepad) aanpassen. Per brief vervangt Protas de “Protas-tags” in dit bestand door de werkelijke gegevens. Dit is dus een vorm van mailmerging. Opmerking: door handig stamklassen te selecteren of te sorteren in het middenscherm (er wordt geprint in de volgorde die u daar ziet) kunt u er voor zorgen, dat alle brieven voor de leerlingen van één klas bij elkaar liggen. Dit is natuurlijk handig voor het uitdelen van de brieven. Als u hiermee klaar bent klikt u op OK en kiest u voor Afdrukken. Op dezelfde wijze kunt u de brieven voor de docenten afdrukken. Op deze brieven staan ook de eventuele opmerkingen/vragen van ouders die via internet gesprekken hebben aangevraagd. De docent kan het gesprek dan beter voorbereiden. Als dit gebeurd is bent u klaar en komt u in de fase van het onderhoud.

Handleiding Protas


pagina

24

Stap 14: het onderhoud De brieven zijn verstuurd naar ouders en docenten. De praktijk is, dat er nog steeds wijzigingen doorkomen en nieuwe gespreksaanvragen. U wilt de volgende dingen kunnen doen: • • • •

Een gesprek op een avond verplaatsen. Een nieuw gesprek toevoegen, op een dag plaatsen en vervolgens op een roosterpositie plaatsen. Een gesprek overhevelen van de ene dag naar een andere. Een gesprek verwijderen.

Voor alle wijzigingen achteraf is het natuurlijk aan u hoe u dit communiceert met de betrokken ouders of docenten. Bij het printen kunt u individuele selecties maken, dus u kunt altijd voor de betrokken partijen nog even een nieuwe brief printen. Een gesprek verplaatsen op dezelfde avond Dit hebt u gezien bij stap 11. Een nieuw gesprek met de hand toevoegen

Hier voert u de nieuwe gesprekken in op de bij stap 9 beschreven manier.

Selecteer hier op Niet ingedeeld. De nieuwe gesprekken komen boven aan tevoorschijn. U kunt elk gesprek nu op een dag plaatsen. U moet nu wel zelf rekening houden met plaatsing voor wat betreft onderbouw en bovenbouw, zoals we dat in deze casus hebben gedaan! Het staat u natuurlijk vrij dit gesprek te plaatsen waar u dat wil!

Selecteer de dag waarop u nieuwe gesprekken hebt geplaatst. Als u sorteert op urgentie, staan de niet-ingeroosterde gesprekken onderaan. U kunt elk niet-ingeroosterd gesprek selecteren en inroosteren met de hand. Een gesprek overhevelen van de ene dag naar een ander

Hier zoekt u het gesprek op en plaatst het simpelweg op de gewenste dag. Hier ziet u dat het ongewenst is dat Protas plaatsing blokkeert op basis van klasblokkades (onderbouw- en bovenbouwavonden). Het is immers heel goed mogelijk dat ouders op een avond verhinderd of ziek waren en graag met de docent zouden willen praten over hun kind in de brugklas op de ouderspreekavond voor de bovenbouw. Inroosteren gaat net als bij het toevoegen van een nieuw gesprek. Een gesprek verwijderen

Als u het gesprekken-invoerscherm van de betreffende leerling opzoekt, kunt u het gesprek verwijderen door op de docentafkorting te klikken. Met deze handelingen kunt u het rooster onderhouden en aanpassen tot de ouderavonden voorbij zijn. Hiermee bent u klaar met deze casus en kunt u in principe aan de slag met Protas.

Handleiding Protas


pagina

25

Koppelen met een gpn-bestand Als u een gpn bestand inleest, importeert Protas natuurlijk alle leerlingen, docenten en lokalen die in dat gpn bestand staan. Daarnaast leest Protas alle lesgegevens in. Met name bij clusterlessen loopt Protas dan vaak tegen een dilemma op omdat de software niet weet welke letters het vak aangeven en welke de lesgroep. U kunt een soortgelijk controlescherm verwachten:

In bovenstaand voorbeeld ziet u dilemma’s mbt de vakken lo en ckv. Via de interpretatiehulp kunt u Protas met deze dilemma’s helpen. De vakafkortingen die niet correct zijn klikt u aan waardoor ze rood kleuren. U kunt ook op de regel van het dilemma op een cel onder Les, Subles, Klas of docent klikken. Daarna kunt u Protas aanvullen met gegevens uit het administratiebestand. Dit bestand bevat dan ook de onderbouwleerlingen en van álle leerlingen de adresgegevens. Opmerking: Vaak staan in het gpn bestand allerlei dummie-groepen en/of -vakken om bijvoorbeeld sectievergaderingen in te kunnen roosteren. Soms zijn er ook vakken als KWT (keuzewerktijd) die u uiteindelijk in de brief naar de ouders toe of op de website niet wilt presenteren als een vak met vakdocent. De dummieklassen kunt u met de knop stamklassen groeperen in één afdeling (als ze geen dummieleerlingen bevatten. De ouders merken hier weinig van, maar het is voor u comfortabeler bij het gebruik van Protas. Overbodige en vooral storende vakken kunt u verwijderen in het leerlingdocent overzicht. Hier kunt u deze vakken verwijderen. Protas geeft dan waarschijnlijk de melding dat

Handleiding Protas


pagina

26

hij het vak niet heeft kunnen verwijderen, maar dat hij wel docenten bij die lessen heeft verwijderd. Dit is OK. De interne datastructuur verhinderd de verwijdering van deze vakken in Protas, maar deze vakken worden dan niet meer bij de leerlingen vermeld in de uitnodigingsbrieven naar de ouders en op de website.

Koppelen met een administratietbestand (txt) Als u geen gebruik maakt van een gpn of udm bestand, kunt u de benodigde gegevens ook uit het administratiebestand importeren. Belangrijk hierbij is dat u eerst de structuur van afdelingen en stamklassen aanmaakt. Dit kunt u doen door op de knop stamklassen

te klikken.

In dit scherm maakt u de afdelingen die bestaan binnen uw school mbv de knop Nieuwe afdeling. Vervolgens kunt u in de cel onder de afdeling klikken en de naam van de klassen invoeren.

Wanneer de structuur aanwezig is, kunt u een txt bestand inlezen met de leerlinggegevens. Dit gebeurt via de Zermelo Interface Wizard. Nadat u op Ok heeft geklikt bij stap 1 verschijnt het volgende scherm:

Handleiding Protas


pagina

27

Het is de bedoeling dat u met de knoppen aan de bovenkant aangeeft in welke kolom deze gegevens staan. U klikt daarvoor bijvoorbeeld op de knop “nummer”. Vervolgens klikt u op de grijze balk boven de kolom waar het leerlingnummer in staat. Als de kolommen die u wilt importeren op deze wijze gelabeld zijn, klikt u op “Start import”.

De internet-interface Voor het gebruik van de website is het nodig dat u een website kunt hosten bij een provider die php ondersteunt. U hebt bij deze provider geen schrijfrechten vanuit php-scripts nodig! Als de provider van uw school-website dit niet ondersteunt, kunt u de website natuurlijk bij een andere provider onderbrengen en vanaf uw schoolwebsite daar naar toe linken. Uw systeembeheerder kan u hierbij waarschijnlijk wel helpen. Kort samengevat bestaat het gebruik van de webinterface uit de volgende stappen:

Vóórdat u Protas start past u het bestand schooltekst.txt aan. Dit is de tekst die bovenaan het digitale aanvraagformulier komt te staan. Hierin kunt u algemene informatie voor ouders opnemen. Deze tekst mag worden voorzien van html-tags, zodat u ook de layout hiervan op de website kunt aansturen. Vóórdat u Protas start past u ook het bestand feedback.txt aan. Deze tekst krijgen de ouders te zien nadat ze een aanvraag op internet hebben verzonden. Ook deze tekst kunt u eventueel voorzien van html-tags.

Handleiding Protas


pagina

28

Hierna start u Protas. U opent een Protas bestand en kunt nu de instellingen in het programma veranderen. Dit kunt u doen bij opties -> instellingen. Tabblad Email instellingen:

• • • • • • • • • •

Gebruikersnaam: u vult de gebruikersnaam van het emailaccount in dat gebruikt wordt voor de gespreksaanvragen. Emailadres: u vult hier het emailadres in dat wordt gebruikt voor de gespreksaanvragen Wachtwoord: u vult het wachtwoord behorende bij bovenstaande emailadres in SMTP server: niet van toepassing SMTP poortnummer: niet van toepassing Maximale regellengte: niet van toepassing Wachttijd tussen 2 berichten: niet van toepassing Maximale grootte van attachment: niet van toepassing Adres van server voor inkomende email: u vult hier het adres van de server in dat wordt gebruikt voor de gespreksaanvragen. Poortnummer: in de meeste gevallen is dit 110. Neem eventueel contact op met uw systeembeheerder

Tabblad Protas instellingen:

Handleiding Protas


pagina

29

• • • • •

•

• • •

Minimaal aantal docentregels: het gaat om het minimum aantal regels dat op de uitnodigingsbrief komt te staan, dan wel op het inschrijfformulier voor de website. Minimaal aantal extra docentregels: het aantal dat u hier invult komt onderaan de regels met docenten te staan. Dit zijn extra regels waar dus geen vak en docent reeds ingevuld zijn. Dubbele gesprekken: u kunt aangeven of er een dubbelgesprek mag worden aangevraagd (J=mogelijk, N=niet mogelijk) Vragen voor roostermaker: u kunt aangeven of er een commentaarveld voor de roostermaker zichtbaar is (J=zichtbaar, N=niet zichtbaar) Marge tussen gesprekken bij lokaaltoewijzing: als u meerdere docenten in 1 lokaal wilt plannen, terwijl er maar 1 tafel is, kunt u dmv de marge instellen wanneer het lokaal weer beschikbaar is. In het scherm bij de lokaaltoewijzing wordt er met deze marge rekening gehouden. Factor timeout: met dit getal geeft u aan met hoeveel de strafpunten voor de spanbreedte (maximale breedte van de reeks gesprekken) vermenigvuldigd moet worden. Hoe hoger het getal hoe hoger het belang voor een strak rooster. Voetnoot gezin: de tekst die hier staat verschijnt op de uitnodiging indien er een aanvraag niet ingeroosterd is. U kunt de tekst naar eigen wens hier aanpassen Voetnoot docent: de tekst die hier staat verschijnt op de uitnodiging indien er een aanvraag niet ingeroosterd is. U kunt de tekst naar eigen wens hier aanpassen. Bij voorkeur vroeg op de avond: standaard staat deze optie op N(ee). U kunt hier uw voorkeur aangeven voor het vroeg op de avond roosteren. De gesprekken zullen dan zo veel mogelijk aan het begin gepland worden. Dit kan belastend zijn voor het rooster. Andere wensen, zoals pauzewensen kunnen hierdoor sneuvelen.

Handleiding Protas


pagina

30

Tabblad Protas Webinstellingen:

• • • • •

Pinsleutel: zolang u deze sleutel niet veranderd behoudt iedereen dezelfde pincode Webdirectory: standaard is dit C:\PROTASWEB. U kunt dit uiteraard aanpassen. In deze map worden alle bestanden weg geschreven op het moment dat u de website aanmaakt. Emailadres foutmeldingen: het adres dat u hier invult wordt gebruikt voor foutieve aanmeldingen, hackpogingen. Emailadres gesprekken: het adres dat u hier invult wordt gebruikt voor alle gespreksaanvragen Emailadres backup: dit is facultatief. Als u hier gebruik van maakt, adviseren wij u om een emailadres op een andere webserver aan te maken.

Na het instellen van de opties van Protas bent u klaar om de website te maken, waar de ouders gespreksaanvragen kunnen aanvragen. U doet dit door op de www knop te drukken. Als u dit heeft gedaan, dan kunt u: • • • • • • •

•

De groepen kiezen (meestal stamklassen) waarvoor u gesprekken via internet wilt laten aanvragen. U klikt op de knop OK. (Protas pompt nu de door u opgegeven map vol met mogelijk honderden bestandjes die samen de website vormen.) De inhoud van deze map laat u door bijvoorbeeld uw systeembeheerder uploaden naar internet. Protas heeft een lijst met PIN-codes gemaakt (en heeft gemeld waar hij deze heeft opgeslagen). U vermeldt deze pincodes in de uitnodigingsbrief naar de ouders toe. U kunt deze brieven meegeven aan de leerlingen (die de code dan ook hebben) of u verzendt ze per post. Ouders kunnen op internet gesprekken aanvragen en deze aanvragen per docent voorzien van opmerkingen of vragen. Elk digitaal aanvraagformulier komt op de twee e-mail adressen binnen als een mailtje. U laat het backup adres met rust en leest het hoofdadres uit met bijvoorbeeld Eudora of Outlook. Het is hier aan te raden te kiezen voor de optie “leave mail on server” tot de ouderavond voorbij is. Door Eudora of Outlook deze aanvragen middels een filter (alle subjects bevatten de tekst “Protas” waar u op kunt filteren) deze aanvragen in één mailbox op te laten slaan, maakt u op de harde schijf een bestand dat begint met de naam van deze mailbox. Door deze mailbox in uw mailclient een opvallende naam te geven (bijvoorbeeld ProtasOnzeSchool) kunt u in Windows gemakkelijk zoeken naar een bestand dat begint met deze naam. Dit bestand kunt u in Protas inlezen bij het invoeren van de gespreksaanvragen. Het mogelijk om de digitale aanvraagformulieren direct van de server af te halen. Het is mogelijk de server te benaderen vanuit de software van Zermelo zelf, en de gespreksaanvragen direct van de server te downloaden. In dit geval heeft u geen emailprogramma meer nodig en is de aanvraag sneller te verhandelen.

Handleiding Protas


pagina

31

U kunt invoer vanuit een mailbox combineren met handmatige invoer vanaf ingeleverde papieren formulieren! Ouders kunnen zelfs een deel van de gesprekken aanvragen via internet en een deel met de papieren brief. Protas heeft hier geen enkele moeite mee. De tekstbestanden aanpassen doet u bijvoorbeeld met kladblok of notepad.

U hebt nu alleen nog niet de leerlingen geselecteerd die op de website moeten komen. Klik op de knop Schrijven website.

Het volgende scherm verschijnt:

Met de knop Website voor het inschrijven wordt de bij opties -> instellingen aangegeven map gevuld met de website. Het bestand index.htm is de homepage van deze website. Ouders loggen in met behulp van leerlingnummer en pincode. De rest wijst de weg vanzelf. U kunt eenvoudig experimenteren met verschillende instellingen door de website alleen te laten genereren voor één kleine groep leerlingen. Dan is de website ook klein en laat hij zich zeer snel uploaden naar een provider. Dit is noodzakelijk voor het testen, daar u waarschijnlijk op uw eigen PC geen webserver met PHP hebt draaien.

Handleiding Protas


pagina

32

Een casus met de internet-interface Voor het gebruik van de casus met de internet-interface wordt gebruik gemaakt van de Protas demo, die samen met het programma wordt gedownload.

Stap 1: Genereren van website Om een website te genereren dienen eerst alle opties correct te zijn ingesteld. Deze opties kunt u vinden onder opties -> instellingen. Welke opties dit zijn kunt u in het vorige hoofdstuk lezen. Zijn deze opties correct ingesteld, dan kunt u de website laten generen. Dit doet u door te drukken op de knop 'Schrijven Website'.

Het scherm dat zich nu opent geeft aan voor welke klassen de website wordt geschreven. U kunt dus klassen uit de lijst halen (door op ze te klikken). U kunt dus alle vijfde klassen via het internet laten inschrijven, u kunt alle onderbouwklassen laten inschrijven of alle Havo klassen. De website wordt geschreven na het klikken op "Website voor het inschrijven". Protas gaat nu naar de opgegeven locatie alle bestanden schrijven die nodig zijn voor de website. Een voorbeeld hiervan kunt u hieronder zien.

Dit is de website al. Elke leerling komt op het internet naar het index.htm bestand. Hier vullen de ouders van de leerling de inlogcode en paswoord in. Deze codes kunnen worden uitgedeeld op school

Handleiding Protas


pagina

33

en zijn te vinden in het bestand dat samen met de website is gegenereerd. De pagina controleert de inlogcode en het paswoord die ingevoerd worden en laad de pagina van de leerling. Dit is de pagina Protas_leerlingnummer.htm (bijvoorbeeld Protas_4869.htm). De ouders kunnen hierin aangeven welke docenten ze willen spreken.

Stap 2: Het invoeren van de gespreksaanvragen. Zodra de school de website op het internet heeft gezet en de ouders de inlogcodes ervoor hebben ontvangen, kunnen de ouders inloggen op de website. Ze moeten daarvoor naar de site surfen waar ze kunnen inloggen. Na het inloggen kunnen ze de gespreksaanvragen aangeven. Dit kunnen enkele gesprekken zijn, of dubbele gesprekken. Ook kunnen ze gesprekken aanvragen met docenten die de leerling niet heeft. Het grote voordeel van de website is dat de ouders een opmerking kunnen toevoegen. Zo kunnen ze aangeven waarom ze het gesprek hebben aangevraagd. De docent kan zich dan beter voorbereiden op het gesprek. Bij het versturen van de gespreksaanvraag wordt er een email verstuurd naar het emailadres dat in de software is aangegeven. Alle ouders kunnen op deze manier een gespreksaanvraag opsturen naar de school. De volgende stap is het downloaden van de gespreksaanvragen.

Stap 3: het downloaden van de gespreksaanvragen. Zodra de inschrijfperiode van de ouderavonden stopt, kunnen de gespreksaanvragen opgehaald worden. Dit kan op verschillende manieren. U kunt de email ophalen met een emailprogramma, zoals outlook of eudora, maar u kunt de gespreksaanvragen ook ophalen met de software zelf, door een verbinding te maken met de mailbox. Als er voor is gekozen om de mail binnen te halen met een mailprogramma is, het mogelijk om het inboxbestand in te lezen met Protas. U gaat hiervoor naar de optie 'Gesprekken invoeren of importeren'

Dit opent het volgende scherm:

Handleiding Protas


pagina

34

Met de optie 'emails lezen uit één bestand' in het menu onder Internetkoppeling is het mogelijk om uit een inbox de email te verwerken. Door erop te klikken opent een dialoog waarmee de inbox kan worden ingelezen. U zoekt het bestand op en opent het in Protas. De software loopt door het bestand heen en zoekt naar gespreksaanvragen. Zodra deze gevonden zijn worden ze weergegeven in het systeem en kunt u de gegevens verwerken. U kunt ook meerdere bestanden opgeven door op de knop 'Emails lezen uit meerdere bestanden'. Het is echter ook mogelijk om de gegevens van de gespreksaanvragen te downloaden met de software. Dit heeft verschillende voordelen op de andere methode. De mail blijft bijvoorbeeld op de server, waar het veilig kan worden beschermd. Daarnaast hoeft er geen tussenstap te worden gemaakt met het downloaden van de gespreksaanvragen door een emailprogramma. De gebruiker kiest dan voor de knop 'Mail direct van server'. Het programma Protas gaat dan een verbinding aan met de server die ingesteld is bij opties -> instellingen en probeert de berichten te downloaden van de server af. Dit is sneller, vollediger en minder foutgevoelig dan de berichten te downloaden via een emailprogramma.

De bestanden bij Protas In dezelfde map als waar Protas in zit staan een paar bestanden die Protas gebruikt om uitnodigingsbrieven, roosters en de website te genereren. De bestanden met extensie .txt kunnen door de gebruiker worden aangepast. De bestanden met extensie .zsb (Zermelo Substitutie Bestanden) dienen niet door de gebruiker aangepast te worden. Gebruikers die vertrouwd zijn met php en html kunnen hier natuurlijk wel snuffelen en e.e.a. aanpassen, maar uitsluitend op eigen risico! Belangrijk: deze bestanden worden ingelezen op het moment dat Protas gestart wordt! Als u veranderingen aanbrengt in de bestanden die daarvoor bedoeld zijn, moet u Protas dus eventueel eerst afsluiten en dan weer starten!

•

UitnodigingsbriefOuders.txt Aan te passen door de school! Bevat de tekst van de brief die naar de ouders toe gaat om ze uit te nodigen voor de ouderavond(-en). De Protas-tags worden vervangen door Protas (mail-merge) bij het printen van de brieven. Een voorbeeld van een Protas-tag is:

•

•

•

•

Deze tag wordt door Protas vervangen door de postcode van de leerling om wie het gaat. De overige tags spreken voor zich. U kunt zelf natuurlijk ook deze tags toevoegen waar u wilt. Iedere tag mag vaker voorkomen. RoosterbriefDocenten.txt Aan te passen door de school! De bestandsnaam spreekt voor zich. Het aanpassen van dit bestand gaat net als met UitnodigingsbriefOuders.txt. RoosterbriefOuders.txt Aan te passen door de school! De bestandsnaam spreekt voor zich. Het aanpassen van dit bestand gaat net als met UitnodigingsbriefOuders.txt. schooltekst.txt Aan te passen door de school! De tekst die bij elke lln bovenaan het inschrijfformulier verschijnt. De school kan dit bestand naar eigen inzicht worden aangepast. Hierbij zijn HTML-tags mogelijk! feedback.txt Aan te passen door de school! De tekst die verschijnt nadat op internet een aanvraag is verwerkt. Hierin kunt u ouders informeren over de verdere procedure. Wanneer ze hun rooster krijgen bijvoorbeeld.

Handleiding Protas


pagina

35

•

•

•

•

•

•

•

• •

leerlingpagina.zsb Met verstand van HTML aan te passen door de school. Dit is het geraamte van de individuele inschrijfformulieren. index.zsb Met verstand van HTML aan te passen door de school. Dit is het eerste inlog-scherm om toegang te krijgen tot de individuele aanvraagformulieren. Dit bestand kan met verstand van HTML worden aangepast aan de wensen van de school. Het enige dat deze pagina doet is de parameters leerlingnummer en pw doorsturen (met POST) naar login.php. xdocentregel.zsb Niet veranderen! Voor intern gebruik door Protas. vakdocentregel.zsb Niet veranderen! Voor intern gebruik door Protas. xdockeuzeoptie.zsb Niet veranderen! Voor intern gebruik door Protas. login.zsb Niet veranderen! Dit script controleert het aanvragen van een individueel formulier. Indien leerlingnummer en password bij elkaar horen, krijgt de gebruiker toegang.. protas.zsb Niet veranderen! Dit script verzorgt de verwerking van het formulier. geenroostermakercommentaar.zsb Niet veranderen! welroostermakercommentaar.zsb Niet veranderen!

Vragen en opmerkingen Kijk regelmatig op www.zermelo.nl voor informatie over de nieuwste ontwikkelingen. Mocht u tegen bepaalde dingen aanlopen waarvan u denkt dat het anders of handiger kan, aarzel dan niet en laat het ons weten op [email protected]

Handleiding Protas


pagina

36

Handleiding Protas Zermelo Software BV pagina 1

Recommend Documents